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PROOM

Cloud Speicher

PROOM Überblick

Als Speziallösung für technische Unternehmen wird PROOM selbst mit großen Dateien wie 3D-Modellen spielend leicht fertig. Durch die Organisation in abgeschlossenen “Räumen”, gestaltet sich vor allem die projektbasierte Arbeit im Unternehmen sehr einfach. Die Professional-Version ist entsprechend hochpreisig.

Kostenlose TestphaseJa
SupportEmail, Telefon, FAQ, Webinar
Geeignet fürFreelancer, Startups, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen
Unterstützte PlattformenWeb-App, iOS, Android, Windows
PROOM
Tarif Free Professional Enterprise Private Cloud Enterprise
Preis 0,00 € 199,00 €
Zahlung monatlich monatlich Preis auf Anfrage Preis auf Anfrage
Angebot 30 Tage kostenlos testen 30 Tage kostenlos testen

Überblick

Kostenlose Testphase Ja Ja Nein Ja
Speicherplatz 5 GB 100 GB Unbegrenzt 200 GB
Benutzer 1 10 50 50

PROOM Test

Gesamt
88/100
Vertrag & Kosten
92/100
Leistungsumfang
100/100
Dateien organisieren
80/100
Dateien teilen
75/100
Dateien ansehen und bearbeiten
75/100
Datenschutz & Sicherheit
88/100
Service & Support
85/100

PROOM versteht sich in erster Linie als eine Plattform für den Dokumentenaustausch und die externe Zusammenarbeit und hat sich technische B2B-Unternehmen zur Zielgruppe erkoren. Die Software ist in besonderem Maße auf große Dateien wie technische 3D-Modelle oder ähnliches ausgelegt - zum Beispiel durch die Organisation der Dateien in einzelnen Projekträumen. Glänzen kann der Anbieter außerdem in Sachen Aktivitäten- und Zugriffskontrolle und Sicherheit. Weniger geeignet ist das Tool dagegen für kleine Unternehmen und Startups sowie für Privatnutzer. Ein Web-Office fehlt aktuell noch - was allerdings durch eine dynamische Anbindung von Microsoft Office ausgeglichen wird.

  • Speziallösung für technische Unternehmen
  • Organisation in Projekträumen
  • Prominentes Aktivitätenprotokoll
  • Zero-Knowledge-Passwörter
  • Gelungene Rechteverwaltung
  • Kostenlose Basisversion
  • Relativ teure Professional-Version
  • Für nicht-technische Unternehmen nur eingeschränkt geeignet
Maximilian Reichlin
Redaktionsleiter von trusted
Vertrag & Kosten
92/100

Zielgruppe

Die Zielgruppe des Cloud-Speichers PROOM sind hauptsächlich technische Unternehmen wie Maschinen- oder Anlagebauunternehmen. PROOM eignet sich vor allem für den Austausch umfangreicher Datenmengen und großer Dateien wie beispielsweise 3D-Modelle oder den vertraulichen gesteuerten Austausch von technischen Unterlagen. Deren Verteilung an Kunden und Lieferanten gehört in der Technikbranche zum Alltag.

PROOM fokussiert sich auf mittlere bis größere Unternehmen ab 30 Nutzer. Für diese ist das Preismodell des Anbieters attraktiv, das mit der Unternehmensgröße skaliert und mehr Benutzer mit großzügigen Rabatten belohnt. Für kleinere Unternehmen - vor allem, wenn diese in der technischen Ausrichtung von PROOM keinen Mehrwert sehen - dürfte der Preis der kostenpflichtigen Versionen allerdings zu teuer und der Umfang der kostenlosen Basisversion ein wenig zu schlank sein (mehr dazu unten). Für Privatnutzer, Freelancer oder Startups ist der Cloudspeicher kaum geeignet - diese gehören auch nicht zur Zielgruppe von PROOM, das vor allem für technische Unternehmen konzipiert ist.

Preise und Plans

PROOM gibt es in drei Paketen: FREE, PROFESSIONAL und ENTERPRISE. Funktional unterscheiden sich die drei Versionen kaum, d.h.: Bereits die FREE-Version bietet (außer der API-Schnittstelle und der Mandantenfähigkeit) alle Funktionen von PROOM. Lediglich die Zahl der registrierten Nutzer, der verfügbare Speicherplatz sowie die erstellbaren Projekträume unterscheiden sich von Paket zu Paket. So ist die kostenlose Version FREE für einen einzigen Benutzer und maximal 3 Projekträume ausgelegt; der verfügbare Speicherplatz beträgt 5 GB. Der PROFESSIONAL-Account für rund 200 Euro pro Monat enthält standardmäßig 10 Benutzer und 100 GB Speicherplatz, lässt sich allerdings auch beliebig um weitere Nutzer und mehr Speicher erweitern. Der individuelle ENTERPRISE-Tarif schließlich wird von Haus aus an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst.

PROOM bietet ein skalierbares Preismodell, das mit Rabatten ab bestimmten Nutzerzahlen winkt. So gibt es die PROFESSIONAL-Version ab dem 11. Nutzer bereits ab rund 10 Euro pro Nutzer/Monat (50 Prozent Rabatt zum herkömmlichen Preis).

Diese Pakete stehen Ihnen bei PROOM zur Verfügung
© proom.de - Diese Pakete stehen Ihnen bei PROOM zur Verfügung

Alle drei Pakete gibt es als 3-, 6- oder 12-monatige Abonnements, wobei längere Laufzeiten bei PROOM jeweils einen Rabatt mit sich bringen. Die kostenpflichtigen Versionen PROFESSIONAL und ENTERPRISE lassen sich außerdem jeweils 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Ihre Zahlungsinformationen benötigen Sie dafür nicht - die Testphase läuft automatisch aus, wenn Sie nicht aktiv ein Abo buchen.

Die Anzahl der passiven Nutzer mit Lesezugang ist in allen drei Tarifen unbegrenzt, was bei vielen Wettbewerbern nicht der Fall ist. Das ergibt Sinn: So geben Sie auf Wunsch jederzeit Kunden, Partnern und Externen Zugriff auf wichtige Dokumente und Dateien.

Gerade die kostenpflichtigen Pakete PROFESSIONAL und ENTERPRISE bedienen vor allem die Anforderungen größerer Unternehmen. ENTERPRISE sticht hier aufgrund seiner Mandantenfähigkeit, der API-Schnittstelle und der Möglichkeit hervor, die Nutzeroberfläche an Ihre eigene Corporate Identity anzupassen. ENTERPRISE gibt es außerdem als On-Premise-Version ENTERPRISE PRIVATE CLOUD zur Installation auf Ihren eigenen Servern. Weitere Details über das Pricing entnehmen Sie der PROOM-Kostenübersicht.

PROOM bietet aktuell ausschließlich die Bezahlung per Rechnung an.

Leistungsumfang
100/100

Ansprechende und intuitive Benutzeroberfläche

Der Name ist Programm

PROOM ist ein Kofferwort aus den englischen Begriffen “Project” und “Room” und verdeutlicht die Besonderheit des Tools: Die Organisation von Dateien in abgetrennten Projekträumen.

Startseite Ihres Cloud-Speichers ist die Übersicht über alle aktiven Projekträume in Kachelansicht. In den einzelnen Räumen überzeugt PROOM durch eine aufgeräumte und übersichtliche Oberfläche, die sich beliebig zwischen der Kachel-, der Listen- und der Vorschau-Ansicht wechseln lässt. Schade: Diese Änderungen gelten jeweils global für alle Projekträume, so dass sich unterschiedliche Räume nicht unabhängig voneinander gestalten lassen. Alles in allem ist das User-Interface allerdings mehr als gelungen und erinnert stark an die Ordnerstruktur beispielsweise des Windows-Explorers, was die Bedienung einfach und intuitiv macht.

Einfaches Bearbeiten und Hochladen von Dateien

Einzelne Dateien und Ordner lassen sich mit Rechtsklick bearbeiten. So können Sie:

  • Dateien und Ordner freigeben und teilen
  • Dateien und Ordner löschen
  • Dateien und Ordner herunterladen
  • Die Rechteverwaltung für einzelne Ordner öffnen
  • Dateiversionen verwalten
  • PROOM-Dokumente aus Microsoft Office bearbeiten und speichern
  • Und vieles mehr

Auch der Upload von Dateien in PROOM ist sehr einfach und funktioniert nach dem Drag-and-Drop-Prinzip: Ziehen Sie einfach die gewünschten Dateien von ihrem PC in die Weboberfläche von PROOM und diese werden automatisch hochgeladen.

Ein wenig störend: Das Hochladen von ganzen Ordnern ist über die Web-Oberfläche nicht möglich. Dafür benötigen Sie den kostenlosen Desktop-Client PROOM Sync.

Mobile Apps plus Desktop-Client für Windows

PROOM bringt mobile Apps für iOS- und Android-Geräte sowie mit PROOM Sync einen Client für Windows-Betriebssysteme mit. Der Vorteil von PROOM Sync: Bearbeiten Sie Dateien im Desktop-Client, werden diese automatisch mit der Cloud synchronisiert, so dass über alle Geräte hinweg immer die aktuellsten Dateiversionen zur Verfügung stehen.

PROOM bringt auch mobile Apps für iOS und Android mit
© proom.de - PROOM bringt auch mobile Apps für iOS und Android mit
Dateien organisieren
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Organisation in Projekträumen

Bei PROOM sind Ordner und Dateien in einzelnen und voneinander abgetrennten Projekträumen organisiert - ähnlich wie bei Wettbewerber tresorit in “Tresoren”. Das ist sinnvoll und übersichtlich, da Sie so die Möglichkeit haben, Unterlagen und Dateien zu einzelnen Projekten an einem jeweils zentralen Ort zu sammeln.

Bei PROOM sind Ihre Dateien in abgetrennten Projekträumen untergebracht
© proom.de - Bei PROOM sind Ihre Dateien in abgetrennten Projekträumen untergebracht

Technische Unternehmen, auf die PROOM in besonderem Maße zugeschnitten ist, sammeln so beispielsweise alle relevanten Dateien zu einem bestimmten Auftrag im jeweiligen Projektraum.

Alternativ können Sie mithilfe der Projekträume auch einzelne Teams und Abteilungen (z.B. Marketing/Sales, Entwicklung, IT, etc.) abbilden. So sammeln Sie in jedem Projektraum nur diejenigen Dateien, die für das jeweilige Team relevant sind.

Sehr gutes Aktivitätenprotokoll und Dateiversionierung

Besonderen Wert legt PROOM auf die Verwaltung der Projekträume und Dateien. Um Änderungen an einzelnen Dokumenten und Dateien nachvollziehen zu können, ist PROOM mit einem elaborierten Aktivitätenprotokoll ausgestattet, das sehr zentral in der Nutzeroberfläche platziert ist. Hier können Sie verfolgen, welcher Benutzer oder Partner wann auf welche Dateien zugegriffen und diese heruntergeladen oder bearbeitet hat. Die Aktivitätenliste einer Datei lässt sich jederzeit auch im xls-Format (zum Beispiel für Excel) exportieren und auch nach Zeitraum, Bearbeiter sowie Aktivität filtern.

Das Aktivitätenprotokoll informiert darüber, wer wann was mit einer Datei gemacht hat
© proom.de - Das Aktivitätenprotokoll informiert darüber, wer wann was mit einer Datei gemacht hat

Ähnlich wichtig für die Projektarbeit ist das sehr gut gelungene Versionsmanagement von PROOM. Laden Sie eine aktuelle Dateiversion hoch, erkennt PROOM automatisch die Ursprungsdatei und ersetzt diese mit der neuesten Version. Frühere Fassungen sind dann noch als Versionen verfügbar, die bei Bedarf aufgerufen oder wiederhergestellt werden können. So vermeidet PROOM automatisch Redundanzen in den Projekträumen.

Dateien teilen
75/100

Umfangreiche Rechteverwaltung für volle Kontrolle

PROOM bringt auch eine recht feinporige Rollen- und Rechteverwaltung mit. So haben Sie die Möglichkeit, Projekträume oder Ordner in diesen Räumen für einzelne Nutzer zu beschränken - diese tauchen dann in der Oberfläche gar nicht auf - und so Datenschutzrichtlinien durchzusetzen.

In der Rechteverwaltung beschränken Sie den Zugriff einzelner Benutzer auf bestimmte Ordner und Dateien
© proom.de - In der Rechteverwaltung beschränken Sie den Zugriff einzelner Benutzer auf bestimmte Ordner und Dateien

Ab dem ENTERPRISE-Tarif (mehr dazu unten) ist PROOM außerdem mandantenfähig. Das ist besonders wichtig für große Unternehmen mit vielen verschiedenen Kunden, gleichzeitig laufenden Projekten oder abgetrennten Divisions. Jeder “Mandant” in PROOM erhält ausschließlich Zugriff auf die für ihn freigegebenen Dateien - die Dateien anderer Mandanten oder Divisions tauchen in seiner Oberfläche überhaupt nicht auf.

Umfassende Kommentarfunktion

Die Softwareversion PROOM 3.2 wartet zusätzlich mit einer umfassenden Kommentarfunktion auf, um im Team gemeinsam an Projekten und Dokumenten zu arbeiten und diese zu kommentieren. Kommentare können Sie einzelnen Dateien, Projekträumen oder Ordnern hinzufügen; Ihre Kollegen wiederum können auf die Kommentare reagieren oder diese mit Bildern und Links versehen.

In PROOM hinterlassen Sie Kommentare zu Dokumenten, Projekten und Ordnern
© proom.de - In PROOM hinterlassen Sie Kommentare zu Dokumenten, Projekten und Ordnern
Dateien ansehen und bearbeiten
75/100

Fehlt leider noch: Web-Office und Media-Vorschau

Mit diesen Features ist PROOM bestens dafür geeignet, Unterlagen und Dokumente unternehmensintern bzw. mit Partnern, Kunden und Lieferanten auszutauschen. So - nämlich als Austauschplattform - ist PROOM auch konzipiert; weniger geeignet ist das Tool allerdings für die Speicherung und Aufbewahrung von Dateien. Zudem fehlt es an Möglichkeiten der Medienvorschau: Während Wettbewerber wie pCloud (mit seinem integrierten Musikplayer) vermehrt Möglichkeiten anbieten, diese direkt in der Web-Oberfläche anzuzeigen oder abzuspielen, fehlt es PROOM größtenteils an diesen Funktionen - was allerdings auch der eingeschränkten Zielgruppe geschuldet ist. Nur Bilder lassen sich in einem kleinen Vorschaufenster anzeigen. Leider klappt das nicht mit doc- oder pdf-Dokumenten. Diese können Sie erst nach dem Herunterladen öffnen. Web-Office-Funktionen bringt PROOM ebenfalls nicht mit, wartet dafür allerdings mit einer dynamischen Schnittstelle zu Microsoft Word, Excel und PowerPoint auf (mehr dazu unten).

Weitere Funktionen von PROOM

Natürlich beherrscht PROOM die Standard-Funktionen eines Cloud-Speichers:

  • Hochladen und Speichern von Dateien
  • Synchronisieren von Dateien per PROOM Sync (mehr dazu unten)
  • Teilen von Dateien über Freigabelinks
  • etc.

Weitere Informationen über die verfügbaren Features von PROOM entnehmen Sie der umfangreichen Funktionsübersicht.

Datenschutz & Sicherheit
88/100

Die PROOM-Cloud ist mit einem von Ihnen gewählten Zero-Knowledge-Passwort gesichert. Das bedeutet: Selbst die Administratoren von PROOM bzw. PROCAD haben keinen Zugriff auf Ihr Kennwort. Das ist ein großes Plus in Sachen Sicherheit. Zudem erfolgt die Datenübertragung bei PROOM verschlüsselt nach SSL/TLS AES-256. Eine Testierung nach den DSGVO-Richtlinien liegt ebenfalls vor.

PROOM kann in der Public Cloud oder alternativ im kundeneigenen Rechenzentrum (Private Cloud) betrieben werden. Als SaaS wird es auf Microsoft-Azure-Servern betrieben. Diese befinden sich in Irland und den Niederlanden und sind nach ISO 27001 und ISO/IEC 20000 zertifiziert.

Schnittstellen

PROOM verfügt über eine Schnittstelle zum Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word sowie zu Microsoft Excel und PowerPoint. Dokumente im doc-Format sowie Excel-Tabellen und PowerPoint-Folien lassen sich direkt aus der Weboberfläche von PROOM in Word öffnen, bearbeiten und abspeichern, wodurch die neue Dateiversion automatisch mit dem Cloud Speicher synchronisiert wird. Ein tolles Feature - und für die gewählte Zielgruppe eine echte Alternative zu integrierten Web-Office-Features, wie Sie bei Your Secure Cloud oder Google Drive zum Einsatz kommen.

Um die Microsoft-Integration nutzen zu können, benötigen Sie eine lizenzierte Version von MC Office ab 2010 (Service Pack 2 oder neuer) auf Ihrem PC.

PROOM ist außerdem kompatibel mit dem ebenfalls von PROCAD stammenden Produktdaten-, Product- und Document Lifecycle Management-System PRO.FILE. Zudem bringt das Tool ab dem ENTERPRISE-Tarif eine API-Schnittstelle mit, und kann so auf Wunsch in Drittanwender-Software integriert werden.

Service & Support
85/100

Umfangreiche Tutorials oder Dokumentationen bietet PROOM nicht an. Diese sind allerdings aufgrund der einfachen Bedienung und der übersichtlichen Benutzeroberfläche auch überhaupt nicht nötig. Schon nach kurzer Zeit arbeiten auch Einsteiger mit dem Cloud-Speicher recht sicher und kompetent. Der Provider verspricht eine Einrichtungszeit von maximal 20 Minuten, bevor Sie aktiv mit PROOM arbeiten können!

Obwohl für den professionellen B2B-Bereich im technischen Umfeld konzipiert, ist PROOM so einfach zu bedienen, wie ein B2C-Tool.

Sollte es doch einmal Probleme geben, führt ein Klick auf den Hilfe-Button direkt aus der PROOM-Oberfläche in einen gut ausgebauten FAQ-Bereich, der die dringendsten Fragen beantworten kann.

Der aufgeräumte FAQ-Bereich klärt die wichtigsten Fragen und lässt sich direkt in PROOM öffnen
© proom.de - Der aufgeräumte FAQ-Bereich klärt die wichtigsten Fragen und lässt sich direkt in PROOM öffnen

Für IT-Verantwortliche gibt es außerdem ein umfangreiches Support-Portal mit Materialien zur Problemlösung. Diese Dokumentationen sind nach dem Schema “Symptom/Behandlung” strukturiert.

Ein wenig schade: FREE-Nutzer müssen auf persönlichen Support per Hotline verzichten und greifen ausschließlich auf den Email-Support via Kontaktformular zurück. PROFESSIONAL- und PREMIUM-Kunden haben dagegen Zugriff auf telefonischen Service. Einen Live-Chat oder andere Support-Kanäle (etwa auf Sozialen Netzwerken) gibt es nicht.

Zusammenfassung

Die Hauptaufgabe von PROOM liegt im Austausch von vertraulichen Dateien mit Lieferanten und Partnern. PROOM ist daher vor allem für technische und projektorientierte Unternehmen interessant, die durch die Organisation in einzelne Projekträume alle relevanten Dateien und Dokumente immer verfügbar haben. Diese Firmen schätzen die umfassenden Möglichkeiten der Rechteverwaltung und das Aktivitätenprotokoll, das für die tägliche Arbeit mit Projekt-Dokumenten ein tolles Feature ist. Für andere Unternehmen und gerade für Startups, die sich die relativ kostenintensive PROFESSIONAL-Version nicht leisten möchten, könnte der Umfang des Cloud-Speichers gegebenenfalls zu schlank sein, zumal in der kostenlosen FREE-Version nur maximal 3 Projekträume und 5 GB Speicher zur Verfügung stehen. Kleine und Kleinstunternehmen gehören daher nicht zur Zielgruppe des Providers.

Über PROOM

PROOM ist ein Produkt der PROCAD GmbH & Co. KG. Der Provider ist ein führender Entwickler von Produktdaten- und Dokumentenmanagement-Systemen aus Karlsruhe. Mit PROOM hat PROCAD eine Lösung für die Kollaboration und den Austausch von technischen Dokumenten und anderen Dateien vorgelegt.

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