Worauf muss ich bei der Auswahl von CRM-Systemen achten?
Das richtige CRM-System für Ihre Bedürfnisse zu finden kann komplex sein. Die Menge an
unterschiedlichen Systemen auf dem Markt macht es oft schwer, den Überblick zu behalten.
trusted hilft Ihnen mit dem umfassenden CRM-Vergleich dabei, das passende System zu finden.
Zudem können Sie Ihre Auswahl mit einigen wenigen Fragen schnell eingrenzen: Wofür brauchen
Sie das CRM-System? Welchen Ansatz verfolgen Sie? Wie groß ist Ihr Unternehmen? Und welche
Features und Funktionen benötigen Sie? Hier erfahren Sie mehr.
Welche Aufgaben soll Ihr CRM-System erfüllen?
Wofür brauchen Sie eigentlich ein CRM-System? Wenn Sie diese Frage beantwortet haben, können
Sie die Auswahl der verfügbaren Tools schon stark eingrenzen. Wenn Sie ein CRM-System suchen,
um Ihr Vertriebsteam bei der Organisation und der Akquise von Neukunden zu unterstützen,
sollten Sie kein System wählen, das für den Kundensupport entwickelt wurde. Umgekehrt macht es
nur wenig Sinn, ein Sales-CRM wie Pipedrive zu verwenden, wenn Sie es nicht für den Vertrieb
nutzen wollen.
Einige CRM-Systeme auf dem Markt sind sehr flexibel, was ihr Einsatzgebiet anbelangt, oder
bringen verschiedene Module für die einzelnen Bereiche Sales, Marketing und Support mit.
Andere Tools dagegen sind spezialisierte Lösungen, die sich nur schwer von ihrer
ursprünglichen Aufgabe entkoppeln lassen. Im CRM-Vergleich 2020 gibt trusted Ihnen deswegen
immer eine Empfehlung mit an die Hand, für welches Einsatzgebiet sich welches CRM am besten
eignet.
Was ist Ihr CRM-Ansatz, bzw. Ihre Philosophie?
Abhängig davon, ob Sie mit Ihrem CRM das operative Geschäft unterstützen oder lieber die
Kundenkommunikation verbessern wollen, kommen andere Tools für Sie infrage. Grundsätzlich
sollten Sie sich also klar machen, was Sie mit einem CRM-System konkret erreichen wollen, das
heißt: sich ein Ziel setzen, dass das gewählte Tools lösen soll. Wollen Sie
beispielsweise:
- Die Workflows im Tagesgeschäft optimieren und Ihre Team besser organisieren
(operativ)?
- Die Zusammenarbeit zwischen Marketing, Sales, Kundenservice und Außendienst optimieren
(kollaborativ)?
- Die Kommunikation mit Ihren Kunden verbessern und auf zusätzliche Kanäle ausweiten
(kommunikativ)?
- Die gesammelten Daten regelmäßig auswerten, um zukünftige Marketing-Kampagnen zu planen
und Ihren Service zu verbessern (analytisch)?
Je nachdem, welchen Ansatz Sie verfolgen, verändern sich Ihre Möglichkeiten bei der Wahl
Ihres CRMs. Definieren Sie daher ein festes Ziel, dann sind Sie dem perfekten CRM-System schon
einen Schritt näher.
Kleine Unternehmen und Teams sollten sich vor allem auf den operativen und
ggf. auf den kommunikativen Ansatz fokussieren. Ihr CRM-Tool sollte vor allem Ihr Sales- oder
Support-Team bei der täglichen Arbeit unterstützen und die Kommunikation mit Ihren Kunden
persönlicher gestalten. Analyse- und Kollaborations-Features können Sie erst einmal außen vor
lassen; diese werden erst ab einer gewissen Teamgröße bzw. ab einer gewissen Kundenzahl
relevant.
Wie viele Benutzerlizenzen benötigen Sie?
Die einzelnen Systeme, beziehungsweise deren unterschiedliche Tarife und Versionen eignen
sich jeweils für unterschiedlich große Teams. Oft ist auch der Preis für die Miete Ihres
SaaS-Systems an die benötigten Nutzerlizenzen gekoppelt. Definieren Sie also schon früh, wie
viele Ihrer Mitarbeiter am Ende mit dem System arbeiten werden und planen Sie entsprechend.
Viele der von trusted getesteten Systeme haben eine kostenlose Basisversion für kleine Teams
im Angebot, die meist die nötigsten Features mitbringt.
Achten Sie auch darauf, langfristig und zukunftssicher zu planen. Ein System für kleine und
Kleinstteams zu wählen kann für einen Freelancer sinnvoll sein. Als solcher werden Sie nur die
Standard-Funktionen eines CRM-Systems benötigen und müssen zukünftig auch nicht unbedingt mit
einem erhöhten Bedarf an Mitarbeiterlizenzen rechnen. Wenn Ihr Team allerdings in Zukunft
wachsen soll, benötigen Sie ein CRM-System, das auch skalierbar ist. Stellen Sie also sicher,
dass Sie noch nicht an der obersten Grenze des gewählten Systems kratzen, oder dass zumindest
jederzeit ein flexibles Upgrade möglich ist.
Welchen Funktionsumfang sollte Ihr CRM-System haben?
Jedes CRM ist anders aufgebaut und stellt andere Daten oder Aspekte der Kundenbeziehung in
den Vordergrund. Dennoch gibt es eine Reihe von Standard-Funktionen, die jedes CRM-System an
Bord haben sollte. Dazu gehören:
- Kontaktdatenbank und -akten mit detaillierten Kontaktinformationen (360-Grad-Ansicht)
- Umfassende Kontakthistorie für jeden Kunden
- Kunden- bzw. Lead-Selektion (zum Beispiel anhand von Wohnort, Branche, etc.)
- Einfache Statistiken und Reporting
- Dokumentenmangement
- E-Mail-Integration
- Daten-Im- und -Export
- ggf. Aufgabenverwaltung/Projekt- oder Kampagnenmanagement
- ggf. Multichannel-Management
- ggf. Zeitmanagement / Time Tracking
Um herauszufinden, welche Funktionen und Features Sie benötigen, können Sie verschiedene Wege
gehen. Erstellen Sie beispielsweise einen Anforderungskatalog anhand Ihrer täglichen Aufgaben
und Prozesse; oder finden Sie durch Mitarbeiterumfragen heraus, welche Funktionen Ihr Team
braucht und sich wünscht. Wechseln Sie von einem zu einem anderen CRM-System können Sie auch
herausfinden, welche Funktionen Sie in Ihrem alten System besonders häufig genutzt haben und
welche überflüssig sind.
Eine der wichtigsten Fragen, die Sie sich im Zusammenhang mit jeder Art von Cloud-Software
heute stellen müssen ist, ob sie rechtssicher ist. Gerade in Sachen CRM ist eine Testierung
nach der gültigen DSGVO essentiell. Achten Sie daher auf einen europäischen Serverstandort,
wenn Sie Daten von Personen aus der EU erheben und nutzen wollen.
Auch Rechenzentren außerhalb Europas können die nötigen Bestimmungen der
DSGVO erfüllen, wenn sie in einem sogenannten “sicheren Drittland” stationiert sind. Dazu
gehören beispielsweise die USA - sofern der Empfänger dem EU-US-Privacy-Shield-Abkommen
angehört.
Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass der gewählte Provider über eine gültige
Datenschutzbestimmung verfügt. Viele Systeme bringen darüber hinaus Funktionen mit, die Sie in
Sachen DSGVO unterstützen, beispielsweise elektronische Auftragsdatenverarbeitungsverträge,
eine Sperrliste für Kunden, die den Kontakt abgebrochen haben, automatische Opt-Out-E-Mails
und ähnliche Features.
Können Sie das CRM-System vorher testen?
Die meisten der von trusted getesteten und verglichenen CRM-Systeme bieten Ihnen irgendeine
Art von Test oder Demo an. In der Regel handelt es sich dabei um eine zeitlich begrenzte
Testphase (zwischen 14 und 30 Tagen), in der Sie das gewählte System nach Herzenslust
ausprobieren können. Mit anderen Anbietern vereinbaren Sie dagegen eine kostenlose Demo, in
der ein Mitarbeiter des Providers Sie durch das System führt und Ihnen alles zeigt. Nutzen Sie
solche Angebote unbedingt, wenn Sie auf der Suche nach einem passenden System sind. Achten Sie
dabei besonders auf diese Punkte:
- Hat Ihr CRM-System alle Funktionen, die Sie erwartet haben? Müssen Sie Spezialfunktionen
möglicherweise erst gegen Aufpreis hinzubuchen, die bei einem anderen System inklusive
sind?
- Ist das gewählte System einfach zu bedienen und verständlich aufgebaut? Finden Sie alle
wichtigen Features sofort, ohne die FAQ konsultieren oder sich mit dem Support in Verbindung
setzen zu müssen?
- Gibt es ausreichend Hilfe in Form von Dokumentationen, Tutorials oder eines
Einführungsassistenten? Werden auch alle Ihre Mitarbeiter gut mit dem Tool zurecht kommen,
oder steht Ihnen eine lange Einführungsphase ins Haus? Welche Angebote hat der betreffende
Anbieter für das Onboarding der Software und die Schulung Ihres Teams?
Beziehen Sie in einen solchen Test auf jeden Fall auch Ihre Mitarbeiter mit ein. Da diese
täglich mit dem Tool werden arbeiten müssen, sollten sie auch bei der Entscheidung für oder
gegen ein CRM-System eine wesentliche Rolle spielen.
Fazit: So finden Sie das beste CRM-System für Ihre Bedürfnisse
Die passende CRM-Software zu finden ist keine einfache Aufgabe. Viele verschiedene Systeme
mit unterschiedlichen Schwerpunkten machen den Markt vielfältig, aber auch unübersichtlich.
Oft ist nicht klar, mit welcher CRM-Software Sie in welcher Situation oder in welchem Team am
besten fahren.
Aber keine Sorge: trusted hilft Ihnen durch den umfassenden CRM-Vergleich dabei, das richtige
System für Ihre Bedürfnisse zu finden. Nutzen Sie die Filter in unserem Tarifvergleich und die
Tipps aus diesem Ratgeber, dann werden Sie schnell das CRM-System finden, das wirklich zu
Ihnen und Ihrem Team passt. trusted wünscht Ihnen viel Erfolg!