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Test

Beste CRM Software: 34 Tools im Vergleich

Leads gewinnen, Kontakte verwalten und Kund:innen langfristig binden - das sind die Aufgaben einer modernen CRM-Lösung. Sind Sie auf der Suche nach dem passenden Tool? Im trusted-Test finden Sie es!

Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Aktualisiert am 14. Juni 2022
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Die besten CRM-Systeme

Die Gewinnung von neuen Kund:innen ist bis zu fünfmal teurer, als die Bindung bestehender Kund:innen. Für moderne Unternehmen ist es daher ein Muss, Zeit und Kosten in der Lead-Generierung zu sparen und gleichzeitig die Beziehung zu Bestandskund:innen zu optimieren. Dabei unterstützen Sie moderne CRM-Systeme.

Im CRM-Test von trusted finden Sie 10 der besten und beliebtesten CRMs für Ihr Marketing- oder Sales-Team. Ab unter 20 €/Monat pflegen Sie Ihre Kontakte, konvertieren Leads und optimieren die Kommunikation mit Ihren Kund:innen. Finden Sie jetzt das perfekte CRM-Tool für Ihr Business, dank der Testergebnisse und Empfehlungen von trusted.

Fazit: trusted Empfehlungen

1

Pipedrive

4.3
Sehr gut
1,3
  • Preis ab 14,90 €/User/Monat
  • User 1 - unbegrenzt
  • Kontakte unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales

Pipedrive ist ein CRM-System für Sales-Teams aller Größenordnungen. Kern der Software ist die namensgebende Sales-Pipeline, in der Sie Ihre Deals tracken und den Status aller Verkaufschancen im Blick behalten. Pipedrive unterstützt Sie vor allem im operativen Tagesgeschäft und bei der Zusammenarbeit und Kommunikation im Team.

Warum mögen wir Pipedrive?

Pipedrive ist DAS CRM-System für kleine bis große Sales-Teams. Es ist lächerlich einfach zu bedienen und zu konfigurieren, bringt smarte Automatisierungen mit, die Ihnen vor allem administrative Aufgaben abnehmen, und ist dank der flexiblen Abrechnung pro User hervorragend skalierbar. Dabei ist Ihre Sales-Pipeline in wenigen Stunden einsatzbereit.

Was unterscheidet Pipedrive von anderen CRM-Systemen?

Großartig an Pipedrive sind optionale Add-ons wie der Lead-Booster - ein konfigurierbarer Chatbot, der auf Ihrer Page automatisch Leads generiert und für das System vorqualifiziert - und der Pipedrive Caller - eine VoIP-Lösung für Outbound-Calls. Bestehende Lücken in Sachen Marketing und Support gleicht Pipedrive durch Schnittstellen zu Dritttools aus.

Für wen ist Pipedrive geeignet?

Pipedrive eignet sich hervorragend für KMU, kann aber auch in großen Unternehmen für wichtige Key Accounts zum Einsatz kommen. Für jede Unternehmensgröße gibt es einen passenden Tarif, der gleichzeitig auch die enthaltenen Features bestimmt: Von Essentials für 15 Euro mit den wichtigsten Standard-Features, bis hin zu Enterprise ab 100 Euro pro Monat.

Vorteile
  • Perfekt für Sales-Teams
  • Sehr einfach zu benutzen
  • Ansprechende und übersichtliche Benutzeroberfläche
Nachteile
  • Fehlender Team-Kalender
  • Keine Angebots- und Rechnungsverwaltung
  • Kein Projektmanagement und Zeiterfassung
Pipedrive
4.3
Testbericht
2

HubSpot CRM

4.2
Sehr gut
1,4
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 2 - unbegrenzt
  • Kontakte 1.000 - 1.000.000
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales, Marketing, Support

HubSpot ist ein modulares CRM-System für alle Branchen und Abteilungen, vom Vertrieb bis zum Kundenservice. Das US-amerikanische Tool ist eine Art Allrounder und bietet in seinen einzelnen “Hubs” eine große Funktionsvielfalt. Daher lässt HubSpot sich preislich und in Sachen Zielgruppe nur schwer festlegen und variiert zwischen dem kostenlosen Basis-CRM und Speziallösungen für bis zu 4.000 Euro/Monat.

Warum mögen wir HubSpot?

HubSpot ist eine Art CRM-Baukasten. Die Basis der Software - die Kontaktdatenbank - bringt die wichtigsten Standardfeatures für die Kontakt- und Teamverwaltung mit. Wirklich spannend wird es aber erst, wenn Sie auf die kostenlose Basis die verfügbaren “Hubs” - Sales Hub, Marketing Hub oder Service Hub - aufsetzen. Der modulare Aufbau macht HubSpot flexibel, skalierbar und sehr funktionsstark.

Was unterscheidet HubSpot von anderen CRM-Systemen?

Während Sie mit dem Sales Hub Ihre Leads und Deals in einer visuellen Sales-Pipeline Marke Pipedrive verwalten, bringt der Marketing Hub umfassende E-Mail-Marketing-Funktionen mit und wirft sogar ein Auge auf den Bereich Content-Marketing. Content Creation und SEO sind feste Features des Marketing Hubs; ein Alleinstellungsmerkmal! Hinzu kommt ein Ticketsystem für Supportteams.

Für wen ist HubSpot geeignet?

Da Sie sich HubSpot ganz individuell zurechtbasteln können, eignet sich das CRM-System sowohl für Sales- und Marketing-, als auch für Support-Teams. Gerade das kostenlose Basis-CRM bringt aber nur wenige Features mit und ist daher nur für kleinste Teams interessant. Mindestens einen der Hubs brauchen mittlere bis große Unternehmen für einen soliden Funktionsumfang.

Vorteile
  • Mächtiges Tool mit vielen Features
  • Innovative Aufgabenplanung
  • Kostenlose Basisversion
Nachteile
  • Komplexes Preissystem
  • Lockangebot mit störendem Upselling
HubSpot CRM
4.2
Testbericht
3

Freshsales

4
Sehr gut
1,4
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 1 - unbegrenzt
  • Kontakte unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales

Freshsales ist eine CRM-Lösung für dynamische Sales-Teams. Im Kern der Software steht ähnlich wie bei Pipedrive die konfigurierbare Sales-Pipeline und die Kontaktdatenbank für Leads und potentielle Kund:innen. Freshsales lässt sich nahtlos mit anderen Tools des Anbieters verbinden, beispielsweise mit dem Helpdesk Freshdesk oder der Marketing Automation von Freshmarketer.

Warum mögen wir Freshsales?

Freshsales ist ideal für Sales-Teams, die sich vor allem auf die Lead-Generierung und -qualifizierung fokussieren. Alle Features für einen reibungslosen Sales-Prozess sind integriert. Dazu kommt ein Bulk-E-Mail-Feature, mit dem Sie pro Monat bis zu 50.000 E-Mails an Ihre Kontakte verschicken, um zusätzliche Conversions auszulösen.

Was unterscheidet Freshsales von anderen CRM-Systemen?

Das umfassende Lead-Management wird unterstützt durch die künstliche Intelligenz “Freddy”, die nicht nur automatisch neue Leads via Chatbot generiert, sondern auch eine Bewertung Ihrer bestehenden Leads vornimmt, Vorschläge für die nächsten Sales-Schritte unterbreitet oder Daten auswertet. Hilfreich ist auch die automatische Datenanreicherung, mit der unvollständige Datensätze mithilfe Sozialer Netzwerke ergänzt werden.

Für wen ist Freshsales geeignet?

Freshsales ist ideal für kleine bis mittelgroße Sales-Teams, die schnell und flexibel arbeiten wollen. Die aufgerufenen Preise sind mit zwischen 15 und 69 Euro pro User und Monat recht moderat, vor allem im Vergleich mit mächtigen Allroundern wie HubSpot, Salesforce oder SugarCRM. Für Startups steht eine abgespeckte kostenlose Version zur Verfügung.

Vorteile
  • Innovatives Lead-Scoring
  • Künstliche Intelligenz “Freddy”
  • Kostenlose Basisversion
Nachteile
  • Teilweise schwerfällig
  • Kleinere Fehler beim Lead-Scoring und beim Import
Freshsales
4
4

Zoho CRM

3.7
Sehr gut
1,4
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 3 - unbegrenzt
  • Kontakte 5.000 - unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales, Marketing (eingeschränkt), Support (eingeschränkt)

Zoho CRM ist Teil der großen Zoho-Produktfamilie, die unter anderem auch Marketing- und Support-Tools umfasst, mit denen Sie Zoho CRM zur ausgemachten Komplettlösung ausbauen können. An und für sich ist Zoho CRM allerdings ein CRM-System für Vertriebsteams.

Warum mögen wir Zoho CRM?

Zoho CRM ist zwar eigentlich ein CRM-System für den Vertrieb, bietet darüber hinaus aber einige Komfortfeatures sowie Funktionen, die aus den Bereichen Marketing oder Support stammen. Wirklich umfassend sind die entsprechenden Features zwar nicht; trotzdem schlagen sie eine gute Brücke zwischen Teams und Abteilungen.

Was unterscheidet Zoho CRM von anderen CRM-Systemen?

Zoho CRM bringt viele ausgefallene und innovative Funktionen mit: Motivieren Sie Ihr Team mit Spielen aus dem Zoho CRM “Gamescope”, lassen Sie sich von der künstlichen Intelligenz Zia bei der Datenpflege unterstützen oder bilden Sie Ihr Lieferanten- und Partnermanagement in Zoho ab. Mit solchen Goodies dreht Zoho kräftig an der Innovationsschraube.

Für wen ist Zoho CRM geeignet?

Zoho CRM ist aufgrund seiner Anpassbarkeit für Sales-Teams aus allen Branchen interessant. In Sachen Komplexität scheint Zoho auf den ersten Blick nur für mittelgroße bis große Unternehmen geeignet – preislich liegt es aber im Mittelfeld und kostet zwischen 14 und 65 Euro pro User und Monat. Für Teams mit bis zu 3 Nutzer:innen gibt es die Basisversion “Starter” mit begrenztem Funktionsumfang gratis.

Vorteile
  • Sehr großer Funktionsumfang
  • Stark individualisierbar
  • Innovative KI und Automatisierung
Nachteile
  • Kundenkontakt nur per Mail
  • Sehr komplex; nichts für Einsteiger
Zoho CRM
3.7
5

SugarCRM

3.3
Sehr gut
1,4
  • Preis ab 49,00 €/User/Monat
  • User 3 - unbegrenzt
  • Kontakte 10.000 - unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales, Marketing, Support

SugarCRM gehört gemeinsam mit Salesforce und HubSpot zur Riege der “Baukasten-CRMs”. Genau wie dort können Sie sich mit Sugar Ihre ganz individuelle Lösung aus den drei Modulen “Sugar Market”, “Sugar Sell” und “Sugar Serve” zusammenstellen. Diese nutzen Sie entweder im Browser, oder dank mobiler App auch auf Smartphones und Tablets.

Warum mögen wir SugarCRM?

Sugar kann in Sachen Funktionsumfang durchaus Branchengrößen wie Salesforce und NetSuite Konkurrenz machen. Zusätzlich zum Kontaktmanagement sind auch umfangreiche Funktionen zur Leadverwaltung integriert. Durch einfache vordefinierte Workflows steuern Sie Ihre Kampagnen und Ihr Email-Marketing. Kollaborative Funktionen wie Aufgaben- und Dokumentenmanagement runden den Funktionsumfang ab.

Was unterscheidet SugarCRM von anderen CRM-Systemen?

Besonders glänzen kann SugarCRM mit seinem starken Berichtswesen. Von individuell anpassbaren Dashboards für jedes Teammitglied über die wichtigsten Standard-Berichte bis hin zu benutzerdefinierten Reports mit ansprechenden Diagrammen ist hier alles möglich. Das Berichtswesen ist recht komplex und schwierig zu überblicken, bietet aber vor allem Marketing-Teams wichtige Insights.

Für wen ist SugarCRM geeignet?

SugarCRM ist mit Preisen ab rund 49 Euro pro User und Monat eines der höherpreisigen Angebote im aktuellen Vergleich und richtet sich auch in Sachen Funktionsumfang eher an mittelständische bis große Unternehmen. Vergleichbar ist Sugar dadurch am ehesten mit Salesforce, das eine ähnliche Zielgruppe bedient.

Vorteile
  • Sehr großer Funktionsumfang
  • Mächtiges Analytics-Tool
  • Landingpage- und Formular-Editor
Nachteile
  • Kundenkommunikation nur per Mail
  • Kleinere Performance- und Usability-Probleme
SugarCRM
3.3
Testbericht
6

Salesforce

4
Sehr gut
1,4
  • Preis ab 25,00 €/User/Monat
  • User 10 - unbegrenzt
  • Kontakte unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales, Marketing, Support

Salesforce ist ein Marktführer im Bereich CRM und einer der bekanntesten Namen der Branche. Vor allem bei Mittelstands- und Großunternehmen ist das CRM-System sehr beliebt. Trotz seines Namens eignet sich Salesforce nicht nur für den Vertrieb, sondern lässt sich flexibel auf die Bedürfnisse verschiedenster Teams anpassen.

Warum mögen wir Salesforce?

Salesforce ist eines der mächtigsten CRM-Systeme im Vergleich. Der riesige Funktionsumfang wird zusätzlich durch optionale Module und Add-Ons erweitert und schafft so eine Software Suite, die sich vor keinem Wettbewerber verstecken muss. Mit der Sales-, Service- und Marketing Cloud - die nahtlos ineinandergreifen - liefert Salesforce eine Lösung für jeden Bedarf.

Was unterscheidet Salesforce von anderen CRM-Systemen?

Eine eigene Telefonanlage und die künstliche Intelligenz Einstein sorgen für den nötigen Innovationsschub, der Salesforce von der Konkurrenz abhebt. Dazu kommt die Kontaktverwaltung, die Opportunity-Verwaltung und starke Analytics. Ein Highlight ist das eigene Soziale Intranet “Chatter”, mit dem Ihr Team immer auf dem Laufenden bleibt und stets vernetzt ist.

Für wen ist Salesforce geeignet?

Durch seinen flexiblen Aufbau spricht Salesforce auf den ersten Blick sowohl KMU als auch große Enterprises an. Grundsätzlich eignet sich die Suite allerdings eher für mittelgroße bis große Unternehmen. Kleinere Firmen und Teams könnten die Software zu komplex, unübersichtlich und (je nach Funktionsumfang) zu kostspielig finden.

Vorteile
  • Sehr großer Funktionsumfang
  • Innovative Features (KI, Chatter, Lightning Dialer)
  • Sehr flexibel und anpassbar
Nachteile
  • Zu kleinteilig im Marketing-Sektor
  • Lange Konfiguration (mehrere Wochen)
  • Teilweise kostspielig
Salesforce
4
Testbericht
7

monday sales CRM

4.4
Sehr gut
1,5
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 2 - unbegrenzt
  • Kontakte 1.000 - unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales, (Marketing)

monday sales CRM ist das neue CRM-System von monday.com. Eigentlich bekannt für sein flexibles Projektmanagement-System mit dem selben Namen, hat monday mittlerweile auch andere Bereiche für sich entdeckt und bietet mit sales CRM ein voll konfigurierbares und flexibles CRM-System für Sales-Teams.

Warum mögen wir monday sales CRM?

monday verfügt über eine ansprechende und moderne Oberfläche und ein einfaches Handling. Zudem sind alle wichtigen Funktionen und Features enthalten, wenn Sie auch auf einige Spezialfunktionen verzichten müssen, wie Salesforce KI, Freshsales Mail-Editor oder Support-Features wie ein Ticketsystem, etc.

Was unterscheidet monday sales CRM von anderen CRM-Systemen?

monday bietet Ihnen so viele Freiheiten wie kaum ein anderes CRM-System im Vergleich. Mithilfe von individuell konfigurierbaren Boards, benutzerdefinierten Datenfeldern, verschiedenen Ansichten und selbstgeschriebenen Automations erstellen Sie mit dem monday-Baukasten ganz individuelle Workflows.

Für wen ist monday sales CRM geeignet?

monday sales CRM eignet sich für kleine bis große Sales-Teams in vielen verschiedenen Branchen und bietet neben dem Einsatz als CRM auch noch andere Use-Cases, wie das Projektmanagement, die Zeiterfassung und das Dokumenten- und Dateienmanagement.

Vorteile
  • Hochgradig flexible CRM-Software
  • Individuelle Boards, Felder, und mehr
  • Modernes und ansprechendes Design
Nachteile
  • Oberflächliche Marketing-Features
  • Keine Kundenservice-Features
  • Hoher Administrationsaufwand
monday sales CRM
4.4
Testbericht
8

Insightly

3.5
Gut
1,8
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 1 - unbegrenzt
  • Kontakte 100.000 - unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales, Marketing (eingeschränkt)

Insightly ist ein US-amerikanisches CRM-System für Vertriebs- und Marketing-Teams, die einen hohen Bedarf an Echtzeit-Auswertungen und immer aktuellen Zahlen für die Kampagnenplanung haben. Vor allem in den Tarifen “Professional” und “Enterprise” legt Insightly besonderen Wert auf die Auswertung Ihrer Sales-Prozesse.

Warum mögen wir Insightly?

Das Sales-CRM überzeugt mit allen wichtigen Features für Vertrieb und Kommunikation und einem soliden Preis-Leistungs-Verhältnis. Besonders schön ist außerdem die integrierte Projektverwaltung, mit der Sie Projekte in Insightly planen und Aufgaben an einzelne Teammitglieder zuweisen. Eine hervorragende Ergänzung für projektbasierte Teams.

Was unterscheidet Insightly von anderen CRM-Systemen?

Ähnlich wie SugarCRM kann Insightly vor allem durch mächtige Analytics überzeugen, die Ihnen alle wichtigen namensgebenden Insights liefern. Mithilfe eines eigenen Diagramm-Editors erstellen Sie aus allen Daten und Feldern in Ihrer Datenbank die passenden visuellen Auswertungen und legen diese auf dynamischen Echtzeit-Dashboards ab. Diese sind besonders schön gestaltet und sogar animiert.

Für wen ist Insightly geeignet?

Insightly ist für kleine bis mittelständische Unternehmen interessant. Kleinere Teams können mit den Features des kleinsten Tarifs “Plus”, der die wichtigsten Standards für die Kontakt- und Lead-Verwaltung abdeckt, schon gut arbeiten. Größere Teams greifen zu den Tarifen “Professional” oder “Enterprise” und profitieren von der ganzen Power des Analytics-Moduls von Insightly.

Vorteile
  • Großer Funktionsumfang
  • Mächte Analytics und Reports
  • Integriertes Projektmanagement
Nachteile
  • Keine Telefonanbindung in Europa
  • Server in den USA
  • Teilweise unmoderne Oberfläche
Insightly
3.5
9

weclapp

3.6
Gut
1,6
  • Preis ab 15 €/User/Monat
  • User 2 - unbegrenzt
  • Kontakte unbegrenzt
  • Mobile CRM nein
  • Geeignet für Sales, Kundenservice

weclapp ist ein komplexes ERP- und CRM-System für Unternehmen aus den Bereichen Dienstleistung und Handel. Neben den wichtigsten Features für die Kontakt- und Leadverwaltung (allerdings ohne visuelle Sales-Pipeline) bietet die Plattform diverse zusätzliche Funktionen.

Warum mögen wir weclapp?

Einer der größten Vorzüge von weclapp ist das flexible Pricing. Hier haben Sie nicht nur die Wahl aus drei Preispaketen, sondern können auch beliebig aus drei Vertragslaufzeiten (1 Monat, 12 Monate, 24 Monate) und drei Abrechnungsintervallen (monatlich, jährlich, zweijährlich) wählen. So bleiben Sie entweder super flexibel oder profitieren von Rabatten von bis zu 50 Prozent.

Was unterscheidet weclapp von anderen CRM-Systemen?

weclapp ist nicht nur ein CRM-System, sondern beinhaltet in den größeren Tarifen auch Features wie die Angebots- und Auftragsverwaltung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Lagerverwaltung und Warenwirtschaft sowie diverse Shop-Anbindungen. Im Grunde ist es damit ein umfangreiches ERP-System.

Für wen ist weclapp geeignet?

weclapp eignet sich für Dienstleister:innen wie Consultants bzw. Agenturen sowie für Handelsunternehmen verschiedenster Schwerpunkte. Vor allem mittelständische eCommerce-Unternehmen können von den Features von weclapp profitieren. Einsteiger:innen werden ein wenig an dem komplexen System zu knabbern haben; nach dieser Eingewöhnungszeit erweist sich weclapp allerdings als überraschend agil.

Vorteile
  • Sehr großer Funktionsumfang
  • Integriertes Projektmanagement
  • Integrierte Buchhaltung
Nachteile
  • Teilweise holprige Bedienung
  • Sehr komplex für kleine Firmen
  • Aufwändige Datenpflege
weclapp
3.6
10

CentralStationCRM

4.7
Gut
2,3
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 3 - 80
  • Kontakte 200 - 80.000
  • Mobile CRM ja (Android)
  • Geeignet für Sales

CentralStationCRM ist ein schlankes und einfaches CRM-System für Einzelkämpfer:innen und kleine Teams. Das in Deutschland entwickelte und vertriebene Tool setzt auf die wichtigsten Standard-Features für das Kontaktmanagement und will damit ein einfaches System für junge Teams zur Verfügung stellen.

Warum mögen wir CentralStationCRM?

Der Funktionsumfang von CentralStationCRM ist sehr entschlackt und verzichtet auf komplexe Komfortfeatures und Schnickschnack. Visuelle Sales-Pipeline? Fehlanzeige! Marketing Automation? Fehlanzeige! Tatsächlich bietet CentralStation im Grunde nur eine übersichtliche Kontaktdatenbank und ein paar schlanke Tools für das Projektmanagement und die Terminverwaltung. That’s it.

Was unterscheidet CentralStationCRM von anderen CRM-Systemen?

Die bewusste Entscheidung zur Schlankheit führt zwar zum letzten Platz im Vergleich, macht CentralStationCRM aber nicht weniger sympathisch. Im Gegenteil! Das schlanke Tool ist innerhalb weniger Minuten überblickt, die wichtigsten Handgriffe schnell gelernt und alle wichtigen Daten im Handumdrehen importiert.

Für wen ist CentralStationCRM geeignet?

CentralStationCRM wurde bewusst für kleine Teams, junge Startups und Freelancer konzipiert, die noch keinen komplexen Funktionsumfang benötigen. Wachsende oder große Unternehmen werden schnell feststellen, dass CentralStation ihnen (wahrscheinlich) nicht genügt.

Vorteile
  • Einfach und übersichtlich
  • Keine lange Einarbeitungszeit
  • Umfassendes Service-Material
Nachteile
  • Sehr schlanker Funktionsumfang
  • Misslungene E-Mail-Integration
  • Wenige Schnittstellen
CentralStationCRM
4.7
Testbericht

Die 10 besten CRM Tools im Vergleich

  1. Pipedrive - Testsieger 2023
  2. HubSpot CRM - Usability-Sieger
  3. Freshsales - Bestes CRM für KMU
  4. Zoho CRM - Preis-Leistungs-Sieger
  5. SugarCRM - Bestes Marketing-CRM
  6. Salesforce - Bestes CRM für Enterprises
  7. monday sales CRM - Flexibelstes CRM-System
  8. Insightly - Bestes CRM für Analysen und Auswertungen
  9. weclapp - Sicherheits- und Datenschutz-Sieger
  10. CentralStationCRM - Bestes CRM für Freelancer

Vergleichstabelle

AnbieterPipedriveHubSpot CRMSugarCRMSalesforcemonday sales CRMPisaSales CRMCentralStationCRMLime CRMteamspace CRMCapsuleFreshsalesZoho CRMweclappInsightlyMicrosoft Dynamics 3651CRM1sales.ioAct! CRMADITO CRMcombitCopperDOCHOUSE 4GEDYS IntraWare 8 CRMKeapNetSuiteNimblenoCRMSamdockSAP CRMScopevisioTeamgateTeamleader focusTecArt CRMZendesk Sell
Kundenbewertung
4.3
4.2
3.3
4
4.4
4.8
4.7
4
4
3.7
3.6
3.5
3.5
2.3
3.7
2.5
4.2
5
3.7
5
4.1
4.1
2.7
3.6
4.7
5
4.8
3.2
4.5
3.6
4
3.9
Preis 19,90 - 1190,00 € 0,00 - 2944,00 € 147,00 - 1350,00 € 25,00 - 300,00 € 0,00 - 90,00 € 328,50 - 1185,00 € 0,00 - 199,00 € 50,00 € 19,00 - 24,00 € 0,00 - 54,00 $ 0,00 - 83,00 € 0,00 - 65,00 € 60,00 - 238,00 € 0,00 - 99,00 $ 42,20 - 1265,00 € 17,00 - 55,00 € 25,00 € 22,00 - 55,00 € 65,00 - 85,00 € 57,00 - 147,00 € 29,00 - 129,00 $ Auf Anfrage 590,00 - 790,00 € 79,00 - 199,00 $ Auf Anfrage 25,00 $ 12,00 - 35,00 € 22,00 € Auf Anfrage 30,80 - 36,40 € 10,00 - 69,00 € 60,00 - 90,00 € 217,50 - 3800,00 € 25,00 - 249,00 €

Was ist ein CRM-System?

Eine CRM-Software ist im Kern nichts anderes, als eine digitale Kundenkartei, in der Sie Informationen und Kontaktdaten Ihrer Kund:innen speichern. Gleichzeitig halten Sie in Ihrem CRM fest, wie der bisherige Kontakt mit einzelnen Kund:innen verlaufen ist. So gewährleisten CRM-Programme auch bei großen Kundenzahlen eine persönliche Betreuung. Gleichzeitig unterstützt ein CRM Ihr Team durch organisatorische Tools wie Aufgabenlisten, Terminkalender, eine Online-Ablage für Dokumente und mehr.

Mithilfe eines CRM-Systems gewinnen Sie einen 360-Grad-Blick auf Ihre Kund:innen und Kontakte
Mithilfe eines CRM-Systems gewinnen Sie einen 360-Grad-Blick auf Ihre Kund:innen und Kontakte
Screenshot: trusted.de
Quelle: salesforce.com
Was ist CRM?

CRM ist kurz für Customer Relationship Management (dt. Kundenbeziehungsmanagement) und beschreibt den Aufbau und die Pflege langfristiger Beziehungen zu potentiellen und bestehenden Kund:innen. Dazu gehören Aufgaben wie Leadgenerierung, die Akquise sowie die Entwicklung, Bindung und Betreuung von Kund:innen.

Je nachdem, für welche Aufgaben Sie Ihr CRM-System nutzen, übernimmt die Software auch weitere Aufgaben für Sie:

Marketing-Teams unterstützt ein CRM beispielsweise dabei, Kampagnen zu planen, potentielle Kund:innen persönlich anzusprechen (etwa durch E-Mail-Marketing) und aktiv Leads zu generieren.

Sales-Teams greifen auf diese Leads zu und können die gesammelten Daten nutzen, um neue Kund:innen zu gewinnen.

Support-Teams unterstützt CRM bei der langfristigen Betreuung von Bestandskund:innen.

Der CRM-Prozess umfasst Marketing-, Vertrieb- und Service-Prozesse und zielt auf stetige Optimierung ab
Der CRM-Prozess umfasst Marketing-, Vertrieb- und Service-Prozesse und zielt auf stetige Optimierung ab
Quelle: trusted.de

Die besten CRM-Systeme 2023 im Test

Welche sind die besten CRM-Tools?

Die Gewinner im trusted CRM-Test 2023 sind Pipedrive, HubSpot und Freshsales, dicht gefolgt von Zoho CRM und SugarCRM. Um die beste CRM-Software zu ermitteln, hat die trusted-Redaktion diese und weitere Tools im ausführlichen Praxistest unter die Lupe genommen. Die Top 5 zeichnen sich dabei besonders durch ihren großen Funktionsumfang, ihre einfache Bedienung und ihr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Im Folgenden finden Sie weitere Informationen über die besten CRMs für Sales, Marketing und Service.

CRM-Systeme werden im Vertrieb, im Marketing und im Kundensupport bzw. der Kundenbetreuung eingesetzt. KMU und große Unternehmen aus den verschiedensten Branchen nutzen CRM-Tools.

Vor allem Unternehmen, bei denen der Kunde im Fokus steht, profitieren von der Einführung eines CRM-Systems. Bei trusted erfahren Sie, welche CRM-Systeme welche Abteilungen effektiv unterstützen:

Marketing, Vertrieb und Service sind die drei Bereiche, in denen CRM am wichtigsten ist
Marketing, Vertrieb und Service sind die drei Bereiche, in denen CRM am wichtigsten ist
Quelle: trusted.de

Welche sind die besten CRM-Systeme für Sales-Teams?

Die besten Sales-CRMs im aktuellen trusted-Vergleich sind Pipedrive, HubSpot, Freshsales, Salesforce und monday sales CRM. Visuelle Sales-Pipelines im Kanban-Stil und zusätzliche Features wie VoIP-Telefone oder proaktive Chatbots helfen Ihnen bei diesen CRM-Tools dabei, potentielle Kund:innen direkt anzusprechen, den Status einzelner Leads anhand eigens definierter Regeln im Blick zu behalten und Ihre Betriebsworkflows zu optimieren. Weitere Sales-CRMs sind beispielsweise Insightly oder PisaSales CRM. Erfahren Sie mehr:

Sales-Teams nutzen CRM-Systeme, um die Kontakte einzelner Mitarbeiter:innen zu potenziellen Kund:innen im Blick zu behalten und den Status ihrer Leads und Opportunities zu überwachen. So wissen Sie immer, wie weit Ihre Teammitglieder mit ihren Vertriebszielen sind und welche Leads die besten Chancen auf Konvertierung haben. Viele Sales-CRMS bringen zu diesem Zweck eine Sales-Pipeline im Kanban-Stil mit, um Ihre Verkaufschancen übersichtlich darzustellen.

Einen detaillierten Blick auf die besten CRMs für den Sales-Bereich finden Sie im ausführlichen Test der besten Vertriebssoftware von trusted.de.

Visuelle Sales-Pipelines helfen Ihnen, all Ihre Verkaufschancen im Blick zu behalten und konsequent zu pflegen
Visuelle Sales-Pipelines helfen Ihnen, all Ihre Verkaufschancen im Blick zu behalten und konsequent zu pflegen
Screenshot: trusted.de
Quelle: pipedrive.com

So bilden Sie in Ihrem CRM Ihre ganz eigene Vertriebs-Pipeline mit verschiedenen Phasen ab. Alle aktuellen Deals und Opportunities finden sich in der übersichtlichen Pipeline wieder und lassen sich flexibel zwischen den Phasen verschieben.

CRM-Systeme, die vor allem für die Entwicklung und Konvertierung Ihrer Leads genutzt werden, heißen auch Lead Management Software.

Erstellen Sie Angebote und verfolgen Sie Ihre Sales-Performance mithilfe aussagekräftiger Statistiken
Erstellen Sie Angebote und verfolgen Sie Ihre Sales-Performance mithilfe aussagekräftiger Statistiken
Screenshot: trusted.de
Quelle: centralstationcrm.de

Die Planung von Verkaufsgesprächen und Präsentationen für Ihre Kund:innen geht im CRM-System schnell und einfach dank integriertem Kalender. An wichtige Deadlines und Termine werden Sie frühzeitig erinnert, so dass Sie Leads nicht verlieren und wichtige Meetings nicht unter den Tisch fallen. So verbringt Ihr Vertriebsteam weniger Zeit mit der Planung und Organisation, und mehr Zeit im tatsächlichen Gespräch.

Welche sind die besten CRM-Systeme für Marketing-Teams?

Die besten CRM-Systeme für Marketing-Teams sind HubSpot, SugarCRM, Insightly und Salesforce. Mithilfe starker Analytics verschaffen Sie sich in diesen Tools ein genaues Bild von Ihren Kund:innen, planen passgenaue Marketing-Kampagnen und verschicken direkt Marketing-E-Mails an Ihre Kontakte. Gleichzeitig tracken Sie die wichtigsten Zahlen und Daten zu den bevorzugten Kanälen Ihrer Leads. Weitere nützliche Marketing-CRMs sind beispielsweise Keap, Copper oder Nimble. Erfahren Sie mehr:

Marketing-Teams können mit den gesammelten Daten Kampagnen planen und die Customer Journey von Anfang bis Ende mitverfolgen. Viele CRM-Systeme integrieren neben offensichtlichen Kontaktdaten auch Informationen aus sozialen Netzwerken, beispielsweise über Interessen und Hobbys, etc.

Einige CRM-Systeme bieten Ihnen die Möglichkeit, direkt aus dem CRM heraus E-Mail-Kampagnen zu starten und die dazugehörigen Aufgaben zu planen. Wichtig für ein Marketing-CRM ist außerdem die Leadgenerierung und -qualifikation.

CRM-Systeme helfen Ihnen dabei, ansprechende Marketing-Kampagnen umzusetzen - z.B. im E-Mail-Marketing
CRM-Systeme helfen Ihnen dabei, ansprechende Marketing-Kampagnen umzusetzen - z.B. im E-Mail-Marketing
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubspot.com

Marketing-CRMs bieten umfangreiche Such- und Filterfunktionen, um Ihre Lead-Datenbank nach den aussichtsreichsten Kontakten zu durchsuchen. Diese zielgerichtet anzusprechen - ob nun per Post, E-Mail oder Telefon - gelingt durch die gesammelten Kontaktinformationen.

Zudem vereinfacht ein CRM-Tool die Kommunikation zwischen Marketing- und Sales-Teams; da beide Abteilungen in der gleichen zentralen Plattform arbeiten, ist die Übergabe von konvertierten Leads an die Vertriebskollegen kein Problem.

Bewerten und qualifizieren Sie Ihre Leads für einen reibungslosen Conversion-Prozess
Bewerten und qualifizieren Sie Ihre Leads für einen reibungslosen Conversion-Prozess
Screenshot: trusted.de
Quelle: freshworks.com

Als besonders nützlich für Marketing-Teams erweisen sich Marketing-Automation-Features. Mithilfe von Marketing Automation verschickt Ihr CRM-System zum Beispiel automatisch eine Mail, wenn Sie einen Lead in eine neue Phase verschieben. Oder versorgt Bestandskunden in regelmäßigen Abständen mit relevanten Informationen zu deren Interessensgebieten.

Welche sind die besten CRM-Systeme für Support-Teams?

Support-Teams sind am besten mit den CRM-Tools von HubSpot, Salesforce oder SugarCRM ausgestattet. Die Service-Module dieser CRM-Systeme ähneln klassischen Helpdesk-Tools und helfen Ihnen dabei, Anfragen, Kritik und Feedback Ihrer Kund:innen entgegenzunehmen, im Ticketsystem weiter zu bearbeiten und schnell und persönlich darauf zu reagieren. Ein weiteres CRM-System, das sich gut für den Kundensupporte eignet, ist beispielsweise TecArt CRM. Erfahren Sie mehr:

Service- und Support-Mitarbeiter profitieren von der zentralen Kontaktdatenbank und von der Kontakthistorie zu jedem Kunden. So können Sie schnell nachverfolgen, welche Art der Kommunikation bereits stattgefunden hat, und wer in Ihrem Team den/die Kund:in für gewöhnlich betreut - um eine Anfrage direkt dorthin weiterzuleiten.

Einige CRM-Systeme bringen Features wie ein integriertes Telefonsystem mit, so dass Sie in Ihrem CRM Anrufe Ihrer Kund:innen annehmen oder diese selbst anrufen können.

Service-CRMs sind Ticketsysteme und Helpdesks, mit denen Sie Kundenanfragen verwalten und Probleme lösen
Service-CRMs sind Ticketsysteme und Helpdesks, mit denen Sie Kundenanfragen verwalten und Probleme lösen
Screenshot: trusted.de
Quelle: salesforce.com

Integriertes Fallmanagement, beziehungsweise ein integriertes Ticket-System helfen Ihrem Support-Team dabei, im Problemfall schnell zu reagieren und Ihren Kund:innen zu helfen. So wird Ihr CRM-System zum Helpdesk, in dem Sie alle eingehenden Anfragen sammeln, sortieren, priorisieren und schließlich bearbeiten können. Dabei liefert Ihr System Ihnen auch hilfreiche Kennzahlen für das Zielmanagement und die Entwicklung Ihrer Support-Workflows.

Wieviel kostet CRM-Software?

Ein CRM-Tool kostet in der Regel - je nach Ausstattung - zwischen 25 und 300 Euro pro Monat. Die tatsächlichen Kosten richten sich dabei nach der Anzahl der registrierten Benutzer:innen und nach dem gewünschten Funktionsumfang. Selten haben auch die maximal anlegbaren Kontakte einen Einfluss auf den Preis der jeweiligen Software. Im folgenden stellt trusted Ihnen Preisbeispiele aus drei verschiedenen Preisklassen vor und zeigt Ihnen, mit welchem System welche Unternehmensgröße am besten fährt:

CRM-Systeme für kleine Teams

Kleine Teams und junge Startups haben oft entweder überhaupt keinen Bedarf an einem richtigen CRM-System (da sie etwa mit einer Excel-Tabelle zurechtkommen) oder benötigen keinen riesigen Funktionsumfang. Die Basics - also die reine Kontaktverwaltung und das Lead-Management - reichen hier in der Regel aus. Dafür sind CRM-Systeme wie CentralStationCRM oder die günstigen Einstiegs-Varianten von Pipedrive, Freshsales, Zoho CRM oder Insightly gut geeignet.

Einen vollständigen Überblick über die besten CRM-Systeme für Freelancer, Startups und KMU finden Sie im Vergleich der besten CRM für kleine Unternehmen von trusted.de.

Für CentralStation bezahlen Sie zwischen 0 und maximal 200 Euro mit bis zu 40 Benutzer:innen
Für CentralStation bezahlen Sie zwischen 0 und maximal 200 Euro mit bis zu 40 Benutzer:innen
Screenshot: trusted.de
Quelle: centralstationcrm.de

Aufgrund des schlanken Funktionsumfangs, des vergleichsweise einfachen Einstiegs und der günstigen Preise sind solche Systeme für kleine Teamgrößen wie geschaffen. Im Schnitt bezahlen Sie hier zwischen 15 und 30 Euro pro Monat, auch abhängig von der jeweiligen Vertragslaufzeit. Einige Beispiele:

CRM-System/TarifPreis pro Monat
CentralStationCRM “Team”18,00 €
Pipedrive “Essential”19,90 €/User
Freshsales “Growth”18,00 €/User
Zoho CRM “Standard”20,00 €/User
Insightly “Plus”$ 29,00 /User

Oft gibt es Einstiegspakete mit einem eingeschränkten Funktionsumfang oder mit eingeschränkten Kontakten für kleine Teams sogar völlig umsonst. Bei CentralStationCRM nutzen Sie etwa das kostenlose Starter-Paket mit bis zu 200 Kontakten und 3 Usern gratis.

Auch Freshsales, Insightly und Zoho CRM stehen in den Einstiegsvarianten kostenlos zur Verfügung. Selbst das große HubSpot bietet ein kostenloses CRM als Basis für die kostenpflichtigen “Hubs”, die dann Spezialfunktionen enthalten.

Mit eingeschränktem Funktionsumfang gibt es das CRM von HubSpot schon kostenlos
Mit eingeschränktem Funktionsumfang gibt es das CRM von HubSpot schon kostenlos
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubspot.com

CRM-Systeme für mittelständische Unternehmen

CRM-Systeme, die sich vor allem an mittelständische Unternehmen richten, sind beispielsweise weclapp oder die größeren Varianten von Pipedrive, Insightly, Zoho CRM und Freshsales. Je nach Konfiguration können sich auch HubSpot, Salesforce oder SugarCRM anbieten. Diese enthalten mehr Funktionen und bringen auch Spezial- und Komfortfeatures mit, wie Chatbots, Telefonanlagen, Automatisierungen und mehr.

Zoho CRM kostet zwischen 20 und 65 Euro pro User und Monat, je nach Funktionsumfang
Zoho CRM kostet zwischen 20 und 65 Euro pro User und Monat, je nach Funktionsumfang
Screenshot: trusted.de
Quelle: zoho.com

In der Regel bezahlen Sie für solche Systeme zwischen 30 und 60 Euro pro User und Monat, wiederum abhängig von der gewählten Vertragslaufzeit:

CRM-System/TarifPreis pro Monat
weclapp “Cloud CRM”30,00 €/User
Pipedrive “Advanced”34,90 €/User
Zoho CRM “Professional”35,00 €/User
Freshsales “Pro”47,00 €/User
Zoho CRM “Enterprise”50,00 €/User
Insightly “Professional”$ 49,00 /User
Pipedrive “Professional”59,00 €/User

CRM-Systeme für große Enterprises

Große Unternehmen, Konzerne und Enterprises, deren Kundenzahlen in die zehntausende oder mehr gehen, haben völlig andere Anforderungen an ihr CRM. Nicht alle Kund:innen landen hier in der Sales Pipeline; der wirklich persönliche Kontakt beschränkt sich auf einige wenige Key Accounts. Trotzdem muss die Kontaktdatenbank noch übersichtlich und die Kontakthistorie lückenlos sein, um das Support-Team zu unterstützen.

Gleichzeitig werden hier aussagekräftige Analytics interessant, um Prozesse auszuwerten und zu optimieren.

CRMs dieser Preisklasse sind beispielsweise die Baukastensysteme von HubSpot, Salesforce oder SugarCRM, die eine individuelle Zusammenstellung der benötigten Funktionen und Module erlauben. Auch die Enterprise-Pakete von Pipedrive und Co. fallen in diese Preiskategorie; diese sind bereits dem Namen nach hauptsächlich auf die Bedürfnisse großer Unternehmen ausgerichtet.

Die Professional- oder Enterprise-Versionen von Sugar kosten zwischen 52 und 85 Euro pro User und Monat
Die Professional- oder Enterprise-Versionen von Sugar kosten zwischen 52 und 85 Euro pro User und Monat
Screenshot: trusted.de
Quelle: sugarcrm.com

Große Unternehmen bezahlen in der Regel zwischen 100 und 400 Euro pro User und Monat für ihr CRM-System, wobei die Grenzen nach oben - abhängig von den enthaltenen Kontakten, hinzugefügten Add-ons, etc. - im Grunde offen sind:

CRM-System/TarifPreis pro Monat
Zoho CRM “Ultimate”65,00 €/User
Freshsales “Enterprise”83,00 €/User
Insightly “Enterprise”$ 99,00 / User
Pipedrive “Enterprise”119,00 €/User
weclapp “ERP Handel”119,00 €/User
Salesforce “Enterprise”150,00 €/User
Sugar “Professional”156,00 €/User
Sugar “Enterprise”255,00 €/User
Salesforce “Unlimited”300,00 €/User
HubSpot “Professional”328,00 €/User
HubSpot “Enterprise”368,00 €/User

So hat trusted CRM-Software getestet

34
Anbieter im Vergleich
10
Anbieter im Praxistest
100+
Stunden Aufwand
100
Testdatensätze

Im CRM-Test 2020 hat die trusted-Redaktion die gängigsten CRM-Systeme auf dem Markt einem umfassenden Praxistest unterzogen. Anhand spezifischer Testszenarios und mithilfe von Beispieldaten wurde jedes der getesteten Tools auf Herz und Nieren geprüft. Die folgenden Faktoren waren dabei für ausschlaggebend für die Bewertung:

10%
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Tool? Wie viele Kontakte und Nutzer können Sie zu diesem Preis anlegen? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

15%
Kontaktverwaltung

Welche Funktionen liefert das CRM, um Kunden-, Lead- und Account-Daten zu verwalten? Wie funktioniert der Im- und Export? Welche Funktionen haben Sie, um Daten wiederzufinden und zu organisieren?

15%
Kommunikation

Wie kommunizieren Sie aus dem dem jeweiligen System heraus mit Ihren Kontakten? Welche Kontaktmöglichkeiten (E-Mail, Telefon, etc.) sind integriert?

10%
Organisation

Welche Möglichkeiten haben Sie, Ihre Prozesse und Mitarbeiter:innen zu organisieren? Wie planen Sie Aufgaben und Termine? Welche Nutzerrollen stehen zur Verfügung und wie umfassend sind Ihre Möglichkeiten, die Rechte Ihrer Nutzer zu verwalten?

5%
Vertrieb

Gibt es eine zentrale Sales-Pipeline? Wie gut ist diese bedien- und anpassbar? Welche Möglichkeiten haben Sie zur Lead-Bewertung und zur Verwaltung von Angeboten und Rechnungen?

5%
Marketing

Können Sie innerhalb des CRMs Kampagnen planen, durchführen und tracken? Welche Möglichkeiten für das E-Mail-Marketing stehen zur Verfügung? Wie umfassend sind Ihre Möglichkeiten zur Automatisierung?

5%
Kundenservice

Welche Funktionen und Features stehen zur Verfügung, um Ihren Kund:innen effektiv Support zu leisten und Anfragen zu bearbeiten?

5%
Analyse & Reporting

Welche Möglichkeiten haben Sie, um wichtige Kennzahlen im Blick zu behalten? Gibt es ein zentrales Dashboard? Wie gut ist dieses anpassbar? Welche Standard-Reports und Analysen können Sie erstellen?

10%
Usability

Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige CRM-System? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei?

10%
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden Ihre Kundendaten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

10%
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Welche CRM-Systeme gibt es auf dem Markt?

Im trusted CRM-Vergleich stellen wir Ihnen die gängigsten und bekanntesten CRM-Systeme vor und geben Ihnen wertvolle Einblicke in die einzelnen Tools. Umfangreiche Test- und Vergleichsberichte helfen Ihnen dabei, die passende CRM-Software für Ihr Unternehmen zu finden. Profitieren Sie von der Erfahrung der trusted Redakteure und den Ergebnissen unserer Tests und Recherchen und entdecken Sie die besten CRM-Systeme auf dem deutschen Markt:

Pipedrive
4.3
DAS CRM für Sales-Teams in kleinen bis großen Unternehmen. Mit der Fokussierung auf den reibungslosen Vertriebsworkflow und der einfachen Handhabung ist Pipedrive eines der flexibelsten und besten CRMs auf dem Markt.… Mehr Lesen
HubSpot CRM
4.2
HubSpot ist eines der bekanntesten CRM-Systeme und deckt mit seinen verfügbaren Modulen die Bedürfnisse von Marketing-, Sales- und Service-Teams. Diese Flexibilität sowie die einfache Bedienung machen HubSpot aus.… Mehr Lesen
SugarCRM
3.3
Sugar ist trotz des großen Funktionsumfangs in Sachen Kontaktmanagement, Marketing und Vertrieb ein flexibles Tool. Grund dafür ist die anpassbare Benutzeroberfläche sowie die offene Architektur, durch die sich Sugar in nahezu jede IT-Umgebung einbinden lässt.… Mehr Lesen
Salesforce
4
Salesforce ist Markt- und Innovationsführer im Bereich CRM. Das Tool gehört zu den bekanntesten CRM-Systemen der Welt und glänzt mit innovativen Features in Sachen künstlicher Intelligenz und Workflow-Automation.… Mehr Lesen
monday sales CRM
4.4
monday bietet nicht nur eine funktionsstarke Projektmanagement-Lösung, sondern lässt sich auch flexibel zu einem einfachen Sales CRM umbauen. Im trusted-Artikel erfahren Sie, wie das geht, und was monday.com als CRM-System auf dem Kasten hat.… Mehr Lesen
PisaSales CRM
4.8
PisaSales versucht, die eierlegende Wollmilchsau unter den CRM-Systemen zu sein. Die modulare Ausrichtung der Software macht das CRM-Tool für viele B2B-Branchen und Unternehmensbereiche interessant, ob nun Sales, Marketing, Service, Einkauf, etc.… Mehr Lesen
CentralStationCRM
4.7
Klein aber fein! Das schlanke CentralStationCRM erschlägt Sie nicht mit unnötigem Krimskrams und komplexen Spezialfunktionen sondern liefert eine einfache und schnelle Kontaktverwaltung in der Cloud.… Mehr Lesen
Lime CRM
Ein CRM so flexibel wie Sie! Lime CRM bietet eine schlanke und übersichtliche CRM-Basis, die Sie mithilfe diverser Add-Ons und Schnittstellen vollständig an Ihre eigenen Workflows und Bedürfnisse anpassen können.… Mehr Lesen
teamspace CRM
Verwalten Sie Leads und Kund:innen einfach und bequem, ob für Sales, Marketing oder Support. Mit Kunden- und Kontaktverwaltung, Sales-Pipelines, ABC-Analyse, und umfassenden Projekt- und Dokumentenmanagement-Features.… Mehr Lesen
Capsule
4
Capsule ist ein smartes und günstiges CRM für kleine agile Unternehmen. Das Tool liefert einen schlanken Funktionsumfang und einen einsteigerfreundlichen Preis sowie eine moderne und ansprechende Nutzeroberfläche.… Mehr Lesen
Freshsales
4
Freshsales ist das CRM für dynamische Sales- und Marketing-Teams mit innovativen Funktionen und einer großen Bandbreite an Möglichkeiten. Vom automatischen Lead-Scoring bis zum E-Mail-Marketing hat das Tool viel auf dem Kasten.… Mehr Lesen
Zoho CRM
3.7
Zoho CRM ist ein echter Alleskönner für Sales, der teilweise auch Funktionen für Marketing- und Support-Teams im Gepäck hat. Das Tool ist hochgradig individualisierbar und liefert viele innovative Funktionen rund um Automatisierung und Künstliche Intelligenz. Ein Profi-Tool für mittlere bis große Teams.… Mehr Lesen
weclapp
3.6
weclapp liefert Ihnen eine CRM- und ERP-Software für mittelständische Firmen. Komplett ausgestattet mit allem, was Sie brauchen: Kontaktverwaltung, Projektmanagement, Abrechnung und noch mehr sind in weclapp integriert.… Mehr Lesen
Insightly
3.5
Insightly ist ein funktionsstarkes CRM für KMU und kann vor allem mit mächtigen Analytics aufwarten. So haben Sie die wichtigsten Zahlen immer im Blick und gewinnen - wie der Name schon sagt - nützliche Insights.… Mehr Lesen
Microsoft Dynamics 365
3.5
Microsoft Dynamics 365 ist ein mächtiges CRM- und ERP-System von Microsoft. Das Tool bietet eine hohe Anpassbarkeit und einen riesigen Funktionsumfang. Perfekt geeignet für den Mittelstand und für Enterprises.… Mehr Lesen
1CRM
2.3
Das Open-Source-System 1CRM ist vor allem für kleine bis mittlere Unternehmen interessant. Das hochgradig anpassbare System deckt die verschiedensten Anwendungsfälle ab und lässt sich spielend leicht an Ihre eigenen Workflows anpassen.… Mehr Lesen
1sales.io
3.7
1sales ist ein intuitives und schlankes CRM- und SPM-Tool, das die Bedürfnisse kleiner bis mittelständischer Unternehmen ideal abdeckt. Anfänger finden sich sofort im Tool zurecht; alte Hasen schätzen die einfache Bedienung und klare Navigation.… Mehr Lesen
Act! CRM
2.5
Act! CRM ist ein für kleine und mittlere Unternehmen entwickeltes CRM-System plus Marketing-Automation. Behalten Sie den Überblick über Ihre Verkaufschancen in individuell angepassten Sales-Pipelines.… Mehr Lesen
ADITO CRM
4.2
ADITO bietet eine branchenunabhängige und hochflexible xRM-Lösung. Das Tool lässt sich auf so gut wie jede Branche und alle individuellen Wünsche zuschneiden, wobei der intuitive Softwarekern stets erhalten bleibt.… Mehr Lesen
combit
5
combit (oder lang: der combit Relationship Manager) ist ein ausgereiftes und sehr anpassungsfähiges On-Premise CRM mit vielen Möglichkeiten. Im Baukastensystem stellen Sie sich genau die Lösung zusammen, die Sie benötigen.… Mehr Lesen
Copper
3.7
Copper liefert kleinen bis mittleren Unternehmen ein modernes CRM mit den wichtigsten Features. Es ist einfach aufzusetzen und zu bedienen. Dank nützlicher Integrationen ist das CRM-System vor allem für Nutzer der Google Business-Suite interessant.… Mehr Lesen
DOCHOUSE 4
5
Das Team hinter DOCHOUSE 4 kann auf über 25 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von CRM-Systemen zurückblicken. Durch den modularen Aufbau ist DOCHOUSE 4 enorm flexibel und lässt sich auf jede Art von Unternehmen anpassen.… Mehr Lesen
GEDYS IntraWare 8 CRM
4.1
GEDYS IntraWare 8 bietet umfassende Features für Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Der modulare Aufbau erlaubt Ihnen, mit dem Tool zu wachsen und genau diejenigen Funktionen zu nutzen, die Sie benötigen.… Mehr Lesen
Keap
4.1
Keap ist eine CRM-Komplettlösung für Dienstleister und eCommerce-Unternehmen. Das Tool bietet einen hohen Grad an Automatisierung und hat neben der Kontaktverwaltung und der zentralen Sales-Pipeline auch ein vollwertiges Rechnungstool im Gepäck.… Mehr Lesen
NetSuite
2.7
NetSuite CRM ist ein funktionsstarkes Enterprise-CRM mit vielen komplexen Möglichkeiten für Kontaktverwaltung, Lead Management und E-Mail-Marketing. Es ist besonders für mittelgroße und schnell wachsende Unternehmen geeignet.… Mehr Lesen
Nimble
3.6
Nimble ist ein smartes und schnelles kleines CRM-Tool, das seinen Schwerpunkt vor allem auf den Bereich Social CRM setzt. Das ist besonders für KMU mit einer überschaubaren Anzahl von Contacts interessant.… Mehr Lesen
noCRM
4.7
noCRM wurde von und für Vertriebsmitarbeitern für einen reibungslosen Sales-Prozess entwickelt. Intelligente und flexible Schnittstellen erleichtern die Datenhaltung und beschleunigen Ihren Sales-Prozess.… Mehr Lesen
Samdock
5
Samdock ist die Antwort eines jungen deutschen Software-Unternehmens auf die größtenteils amerikanisch geprägte CRM-Branche. Es richtet sich an kleine bis mittlere Unternehmen und vereint Kontaktdaten für Marketing, Vertrieb und Kundenservice.… Mehr Lesen
SAP CRM
4.8
SAP C/4HANA hat nicht nur einen komplizierten Namen, sondern ist auch selbst einigermaßen komplex. Die Software Suite für mittlere bis Großunternehmen vereint CRM, Marketing, Vertrieb und Kundenservice in einer zentralen Datenbasis.… Mehr Lesen
Scopevisio
3.2
Für sich selbst genommen ist Scopevisio ziemlich schlank. Die große Stärke des CRM offenbart sich im Zusammenspiel aller Module der Software-Suite, die neben der Kontaktverwaltung auch ERP- und ECM-Module enthält.… Mehr Lesen
Teamgate
4.5
Teamgate ist nicht nur ein einfaches Sales-CRM sondern sieht sich selbst als Workflow-Optimierer für dynamische Sales-Teams. Die Stärken des Tools liegen vor allem in der Vernetzung aller Mitarbeiter und in der Kommunikation im Team.… Mehr Lesen
Teamleader focus
3.6
Das Business-Tool Teamleader focus legt den Schwerpunkt vor allem auf einfache Bedienung und effiziente Strukturen. Neben dem CRM-Modul sind Erweiterungen um Projektmanagement- und Rechnungstools verfügbar.… Mehr Lesen
TecArt CRM
4
TecArt CRM ist durch viele verfügbare Zusatzmodule individuell anpassbar und deckt ein riesiges Feld an Funktionen und Anwendungsgebieten ab. Egal ob für Sales-, Marketing- oder Support-Teams und egal welche Branche - TecArt hat eine passende Lösung.… Mehr Lesen
Zendesk Sell
3.9
Zendesk Sell richtet sich an KMU mit großen Plänen. Es ist grundsätzlich einfach gestrickt, kann aber zu einem echten Leistungsträger ausgebaut werden, der den Vergleich mit vielen Enterprise Lösungen nicht scheuen muss.… Mehr Lesen

Worauf muss ich bei der Auswahl von CRM-Softwares achten?

Das richtige CRM-System für Ihre Bedürfnisse zu finden kann komplex sein. Die Menge an unterschiedlichen Systemen auf dem Markt macht es oft schwer, den Überblick zu behalten. trusted hilft Ihnen mit dem umfassenden CRM-Vergleich dabei, das passende System zu finden. Zudem können Sie Ihre Auswahl mit einigen wenigen Fragen schnell eingrenzen: Wofür brauchen Sie das CRM-System? Und welche Features und Funktionen benötigen Sie? Hier erfahren Sie mehr:

Welche Funktionen und Features braucht ein CRM-System?

Jedes CRM ist anders aufgebaut und stellt andere Daten oder Aspekte der Kundenbeziehung in den Vordergrund. Dennoch gibt es eine Reihe von Standard-Funktionen, die jedes CRM-System an Bord haben sollte. Dazu gehören:

Kontaktverwaltung

Kern Ihrer CRM-Software ist die Kontaktverwaltung. Wichtige Funktionen, die auf jeden Fall vertreten sein sollten, sind daher:

  • Stammdatenverwaltung
  • Kunden-, Lead-, und Account-Verwaltung
  • Datenimport (als CSV- und/oder XLS-Datei)
  • Datenexport
  • Kontakthistorie
  • Such-, Sortier- und Filterfunktion
Die Kontaktverwaltung in ansprechenden und übersichtlichen Datenbanken ist die Basis eines jeden CRM-Systems
Die Kontaktverwaltung in ansprechenden und übersichtlichen Datenbanken ist die Basis eines jeden CRM-Systems
Screenshot: trusted.de
Quelle: zoho.com

Mithilfe dieser Funktionen stellen Sie sicher, dass Ihre Datensätze stets vollständig und auf dem neuesten Stand sind - und dass Sie im operativen Geschäft effektiv damit arbeiten können. Andere Features, die Sie dabei ebenfalls unterstützen können, sind beispielsweise:

  • Dublettencheck beim Import
  • Automatische Datenanreicherung beim Import
  • Benutzerdefinierte Felder

Hierbei handelt es sich um Komfortfeatures. Sie sorgen gerade bei großen und umfassenden Datensätzen für die nötige Übersicht und dafür, dass Sie Ihre eigenen Workflows und Prozesse in Ihrem CRM abbilden können.

Kommunikation

Die Kommunikation mit Ihren Kund:innen und Leads ist eines der Hauptthemen, wenn es um Kundenbeziehungsmanagement geht. Schließlich wollen Sie nicht nur Daten zu Ihren Kund:innenen erheben, sondern diese auch im persönlichen Kontakt nutzbar machen. Die Kommunikation per E-Mail und die Integration Ihrer bestehenden E-Mail-Postfächer ist dafür der wichtigste Standard.

Die Kommunikation mit Ihren Kontakten und Kund:innen (z.B. per E-Mail) ist eine Grundfunktion von CRM
Die Kommunikation mit Ihren Kontakten und Kund:innen (z.B. per E-Mail) ist eine Grundfunktion von CRM
Screenshot: trusted.de
Quelle: insightly.com

Organisation

Die Organisation Ihres Teams und Ihrer Prozesse ist vor allem dann wichtig, wenn ein großes Team oder gar mehrere Teams gleichzeitig mit der Software arbeiten sollen. Hier sollten alle Mitarbeiter:innen immer auf dem Laufenden darüber sein, was sich gerade tut. Dementsprechend sind die folgenden Funktionen besonders wichtig:

  • Aufgabenverwaltung
  • Terminverwaltung / Kalender
  • Erinnerungsfunktion bzw. Push-Nachrichten
  • Mitarbeiterverwaltung mit Benutzerrollen und -rechten
  • Dokumenten- und Dateimanagement
Mithilfe von CRM-Systemen organisieren Sie Ihr Team, Ihre Aufgaben und Termine
Mithilfe von CRM-Systemen organisieren Sie Ihr Team, Ihre Aufgaben und Termine
Screenshot: trusted.de
Quelle: pisasales.de

Zusätzlich sollten projektbasierte Teams darauf achten, dass auch ein Projektmanagement-Tool sowie die Zeiterfassung integriert sind, um Projektarbeitszeiten sauber zu tracken und den Überblick über anstehende Aufgaben im Projekt nicht zu verlieren.

Analyse und Reporting

Die Analyse Ihrer Daten und Prozesse muss nicht unbedingt ein großes Thema für Sie sein, kann es aber werden. Schließlich will die Arbeit vor allem mittlerer bis großer Teams nicht nur organisiert, sondern auch stetig ausgewertet werden, um Verbesserungspotential zu erkennen.

Legen Sie Wert auf die Analyse Ihrer Prozesse, sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass die richtigen Werkzeuge und Standard-Reports in Ihrem CRM-System integriert sind, oder dass Sie selbst benutzerdefinierte Reports erstellen können.

Die Auswertung von Kennzahlen und Daten ist vor allem für große Unternehmen ein essentieller Bestandteil von CRM
Die Auswertung von Kennzahlen und Daten ist vor allem für große Unternehmen ein essentieller Bestandteil von CRM
Screenshot: trusted.de
Quelle: salesforce.com

Ein dynamisches Dashboard mit den wichtigsten Informationen zu aktuellen Leads und Verkäufen ist für Sales-Teams Pflicht.

Marketing-Teams benötigen Kennzahlen zu generierten Leads und müssen E-Mail-Kampagnen tracken, um ihre Prozesse zu optimieren.

Auch Support-Teams profitieren von der Erhebung wichtiger Kennzahlen, beispielsweise die Zeit, die sie mit einzelnen Tickets oder im Gespräch verbringen.

Welche Aufgaben soll das System erfüllen?

Wofür brauchen Sie eigentlich ein CRM-System? Wenn Sie diese Frage beantwortet haben, können Sie die Auswahl der verfügbaren Tools schon stark eingrenzen.

Wenn Sie ein CRM-System suchen, um Ihr Vertriebsteam bei der Organisation und der Akquise von Neukunden zu unterstützen, sollten Sie kein System wählen, das für den Kundensupport entwickelt wurde. Umgekehrt macht es nur wenig Sinn, ein Sales-CRM wie Pipedrive zu verwenden, wenn Sie es nicht für den Vertrieb nutzen wollen.

Einige CRM-Systeme auf dem Markt sind sehr flexibel, was ihr Einsatzgebiet anbelangt, oder bringen verschiedene Module für die einzelnen Bereiche Sales, Marketing und Support mit. Andere Tools dagegen sind spezialisierte Lösungen, die sich nur schwer von ihrer ursprünglichen Aufgabe entkoppeln lassen.

Im CRM-Vergleich 2020 gibt trusted Ihnen eine Empfehlung mit an die Hand, für welches Einsatzgebiet sich welches CRM am besten eignet (siehe oben).

Außerdem wichtig: Je nachdem, in welchem Bereich Ihres Unternehmens ein CRM-System zum Einsatz kommen soll, benötigen Sie über die Grundfunktionen hinaus noch einige spezielle Features. Ein Sales-CRM bringt andere Funktionen mit, als ein CRM-System, das für den Support entwickelt wurde. Achten Sie daher auf die folgenden Features:

Wichtige Features für den Vertrieb/Sales

  • Konfigurierbare visuelle Sales-Pipeline
  • Lead-Qualifizierung / Lead-Bewertung
  • Angebots- und Rechnungsverwaltung
  • Produkt- und Lagerverwaltung

Wichtige Features für das Marketing

  • Kampagnenplanung / Kampagnenmanagement
  • E-Mail-Marketing (mit E-Mail-Vorlagen und -Tracking)
  • Formular- und Landingpage-Editoren für Online-Kampagnen
  • Marketing Automation

Wichtige Features für Service und Support

  • Helpdesk
  • Ticketsystem
  • ggf. Customer Self Service
  • Service Automation

Änderungshistorie

14.06.2022
Neuer Anbieter: monday sales CRM

trusted.de hat mit monday sales CRM einen neuen Anbieter dem CRM-Test hinzugefügt. Das Tool landete auf dem 6. Platz.

28.04.2022
Neuer Anbieter: Lime CRM

trusted.de hat mit Lime CRM einen neuen Anbieter dem CRM-Vergleich hinzugefügt.

08.02.2022
Update

Einige Anbieter im CRM-Systeme-Vergleich haben seit dem letzten Test durch trusted neue Features erhalten oder ihre Preise verändert. Der trusted-Vergleich wurde dahingehend aktualisiert.

10.09.2021
Aktualisierung 2021

trusted hat den CRM-Systeme-Test umfassend aktualisiert. Preise und Features wurden für alle Anbieter neu überprüft und angepasst. Pipedrive ist weiterhin Testsieger.

03.06.2020
CRM-Systeme Test 2020

trusted hat den großen CRM-Systeme-Vergleich mit 31 Anbietern durchgeführt. Testsieger 2020 ist Pipedrive.

Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software

Maximilian Reichlin ist Redaktionsleiter bei trusted.de. Als Experte für Business-Software aus der Cloud hat er gemeinsam mit seinem Team aus Branchenexperten die beliebtesten CRM-Systeme für Sie unter die Lupe genommen.

Preisvergleich
34 Anbieter und 117 Tarife

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
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aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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