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Test

CRM Software Test: 31 Tools im Vergleich

CRM-Systeme für alle Fälle! Im großen CRM-Test 2021 hat trusted 31 gängige CRM-Tools miteinander verglichen und 9 davon umfassend und praxisnah getestet. Hier finden Sie das beste CRM-System für Ihr Sales-, Marketing- oder Support-Team ab 25 Euro pro Monat. Wählen Sie jetzt das passende Tool und fokussieren Sie sich voll und ganz auf das wichtigste Asset Ihres Unternehmens: Ihre Kund:innen.

Maximilian Reichlin
Head of Content
Maximilian Reichlin ist Redaktionsleiter bei trusted.de. Als Experte für Business-Software aus der Cloud hat er gemeinsam mit seinem Team aus Branchenexperten 31 CRM-Systeme unter die Lupe genommen und 9 davon in einem aufwändigen Praxistest geprüft.
Letztes Update: 3. Juni 2020

Die besten CRM-Systeme

Unsere Redaktion vergleicht alle Anbieter unabhängig. Für Links auf dieser Seite erhält trusted ggf. eine Provision vom Anbieter, z.B. für mit gekennzeichnete. Mehr Infos.

Die Gewinnung von neuen Kund:innen ist bis zu fünfmal teurer, als die Bindung bestehender Kund:innen. Alleine dieser Fakt zeigt, wie wichtig es für moderne Unternehmen ist, Kund:innen langfristig zu halten und die Beziehungen zu ihnen konsequent zu pflegen. Gleichzeitig wollen Sie aber auch neue Leads generieren und konvertieren und Ihre Produkte und Dienstleistungen vermarkten. Bei all diesen Aufgaben unterstützt Sie ein CRM- oder Customer-Relationship-Management-System.

Der CRM-Marktüberblick von trusted zeigt Ihnen die besten Tools für die Verwaltung Ihrer Kontakte und die Organisation Ihres Vertriebs, Marketings und Kundensupports. Pflegen Sie Ihre Kundenkontakte aktuell und professionell mit den Gewinnern des CRM-Tests 2021: Pipedrive, HubSpot, Salesforce, SugarCRM, Freshsales und mehr im umfangreichen Test. Mithilfe des richtigen Tools und der Tipps und Ratschläge von trusted.de steigern Sie die Effizienz Ihres Teams und die Zufriedenheit Ihrer Kund:innen aktiv und nachhaltig:

Fazit: trusted Empfehlungen

1.

Pipedrive

CRM-Testsieger 2021
  • Preis ab 12,50 €/User/Monat
  • User 1 - unbegrenzt
  • Kontakte unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales

Pipedrive ist ein CRM-System für Sales-Teams aller Größenordnungen. Kern der Software ist die namensgebende Sales-Pipeline, in der Sie Ihre Deals tracken und den Status aller Verkaufschancen im Blick behalten. Pipedrive unterstützt Sie vor allem im operativen Tagesgeschäft und bei der Zusammenarbeit und Kommunikation im Team. Dabei ist das CRM aus Estland ist besonders auf einfache Usability getrimmt - sowohl im Browser, als auch in den mobilen Apps für iOS und Android.

Warum mögen wir Pipedrive?

Pipedrive ist DAS CRM-System für kleine bis große Sales-Teams. Es ist lächerlich einfach zu bedienen und zu konfigurieren, bringt smarte Automatisierungen mit, die Ihnen vor allem administrative Aufgaben abnehmen, und ist dank der flexiblen Abrechnung je User hervorragend skalierbar. In wenigen Stunden füllen Sie das System mit allen wichtigen Daten und Leads, bauen Ihre Pipeline und die Workflows ihres Vertriebs auf und legen los. Einfacher geht es kaum.

Was unterscheidet Pipedrive von anderen CRM-Systemen?

Großartig an Pipedrive sind optionale Add-ons wie der Lead-Booster - ein konfigurierbarer Chatbot, der auf Ihrer Page automatisch Leads generiert und für das System vorqualifiziert - und der Pipedrive Caller - eine integrierte VoIP-Lösung für Outbound-Calls. Pipedrive fokussiert sich voll auf einen flexiblen und schnellen Vertrieb. In Sachen Marketing und Kundensupport hat Pipedrive nicht viel auf dem Kasten; das gleicht das CRM-Tool allerdings durch entsprechende Schnittstellen aus.

Für wen ist Pipedrive geeignet?

Pipedrive eignet sich hervorragend für KMU, kann aber auch in großen Unternehmen für wichtige Key Accounts zum Einsatz kommen. Der Funktionsumfang ist vom gewählten Tarif abhängig: Während in Essentials für rund 13 Euro pro Nutzer und Monat nur die wichtigsten Standard-Funktionen integriert sind, kommen in den Tarifen Advanced (25 Euro), Professional (50 Euro) und Enterprise (100 Euro) immer mehr Features hinzu. So bietet Pipedrive eine Sales-Lösung für jede Unternehmensgröße.

Vorteile
  • Perfekt für Sales-Teams
  • Sehr einfach zu benutzen
  • Ansprechende und übersichtliche Benutzeroberfläche
Nachteile
  • Fehlender Team-Kalender
  • Keine Angebots- und Rechnungsverwaltung
  • Kein Projektmanagement und Zeiterfassung
Pipedrive
2.

HubSpot CRM

Das beste Allround-CRM
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 2 - unbegrenzt
  • Kontakte 1.000 - 1.000.000
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales, Marketing, Support

HubSpot ist ein modulares CRM-System für alle Branchen und Abteilungen, vom Vertrieb bis zum Kundenservice. Das US-amerikanische Tool ist eine Art Allrounder und bietet in seinen einzelnen “Hubs” eine große Funktionsvielfalt und -tiefe. Von dieser profitieren Sie sowohl in der Web-Version im Browser, als auch in den mobilen Versionen für iOS- und Android-Betriebssysteme. Preislich lässt sich HubSpot nur schwer festlegen und variiert - je nach Konfiguration - zwischen kostenlos und satten 4.000 Euro pro Monat.

Warum mögen wir HubSpot?

HubSpot ist eine Art CRM-Baukasten. Die Basis der Software - die Kontaktdatenbank - bringt die wichtigsten Standard-Features für die Kontakt- und Teamverwaltung mit. Wirklich spannend wird es aber erst, wenn Sie auf die kostenlose Basis die verfügbaren “Hubs” - Sales Hub, Marketing Hub oder Service Hub - aufsetzen. Der modulare Aufbau macht HubSpot sehr flexibel und gut skalierbar; zudem ist das CRM-System eines der funktional stärksten im aktuellen trusted-Vergleich.

Was unterscheidet HubSpot von anderen CRM-Systemen?

Während Sie mit dem Sales Hub Ihre Leads und Deals in einer visuellen Sales-Pipeline Marke Pipedrive verwalten, bringt der Marketing Hub umfassende E-Mail-Marketing-Funktionen mit und wirft sogar ein Auge auf den Bereich Content-Marketing. Content Creation und SEO sind feste Features des Marketing Hubs; ein Alleinstellungsmerkmal. Der Service Hub schließlich integriert ein umfangreiches Ticketsystem in die Produktfamilie und macht den Rundumschlag von HubSpot komplett.

Für wen ist HubSpot geeignet?

Da Sie sich bei HubSpot eine ganz individuelle Lösung für jeden Bedarf zurechtbasteln können, eignet sich das CRM-System sowohl für Sales- und Marketing-, als auch für Support-Teams. Ein kleiner Wermutstropfen ist das kostenlose Basis-CRM, das kaum nützliche Features an Bord hat und im Grunde nur für kleinste Teams interessant ist. Mindestens einen der Hubs brauchen Sie für einen soliden Funktionsumfang. Erst dann entfaltet HubSpot seine volle Stärke für mittelgroße bis große Unternehmen.

Vorteile
  • Mächtiges Tool mit vielen Features
  • Innovative Aufgabenplanung
  • Kostenlose Basisversion
Nachteile
  • Komplexes Preissystem
  • Lockangebot mit störendem Upselling
HubSpot CRM
3.

Salesforce

Das beste CRM für große Unternehmen
  • Preis ab 25,00 €/User/Monat
  • User 10 - unbegrenzt
  • Kontakte unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales, Marketing, Support

Salesforce ist ein Marktführer im Bereich CRM und einer der bekanntesten Namen der Branche. Vor allem bei Mittelstands- und Großunternehmen ist das CRM-System sehr beliebt. Trotz seines Namens eignet sich Salesforce nicht nur für den Vertrieb, sondern lässt sich flexibel auf die Bedürfnisse verschiedenster Teams anpassen. Ein Verkaufsargument von Salesforce sind die über 3.000 nativen Integrationen, mit denen Sie das CRM nahtlos in Ihre bisherige Tool-Landschaft einpassen können.

Warum mögen wir Salesforce?

Salesforce ist eines der mächtigsten CRM-Systeme im Vergleich. Der riesige Funktionsumfang wird zusätzlich durch optionale Module und Add-Ons erweitert und schafft so eine Software Suite, die sich vor keinem Wettbewerber verstecken muss. Ähnlich wie bei HubSpot stellen Sie sich hier aus den verfügbaren Modulen eine ganz individuelle Lösung zusammen. Mit der Sales-, Service- und Marketing Cloud - die nahtlos ineinandergreifen - liefert Salesforce eine Lösung für jeden Bedarf.

Was unterscheidet Salesforce von anderen CRM-Systemen?

Eine eigene Telefonanlage und die künstliche Intelligenz Einstein sorgen für den nötigen Innovationsschub, der Salesforce von der Konkurrenz abhebt. Dazu kommt die Kontaktverwaltung, die Opportunity-Verwaltung und starke Analytics. Ein Highlight ist das eigene Soziale Intranet “Chatter”, mit dem Ihr Team immer auf dem Laufenden bleibt und stets vernetzt ist. Ein besonderes Augenmerk legt Salesforce auf das Marketing und die Marketing Automation, für die besonders viele Module verfügbar sind.

Für wen ist Salesforce geeignet?

Durch seinen flexiblen Aufbau spricht Salesforce auf den ersten Blick sowohl KMU als auch große Enterprises an. Grundsätzlich eignet sich die Suite allerdings eher für mittelgroße bis große Unternehmen. Kleinere Firmen und Teams könnten die Software zu komplex, unübersichtlich und (je nach Funktionsumfang) zu kostspielig finden. Immerhin: Sales- und/oder Service Cloud lassen sich im Vorfeld 30 Tage lang kostenlos testen, bevor Sie sich entscheiden. Mit der sehr umfangreichen Marketing Cloud geht das noch nicht.

Vorteile
  • Sehr großer Funktionsumfang
  • Innovative Features (KI, Chatter, Lightning Dialer)
  • Sehr flexibel und anpassbar
Nachteile
  • Zu kleinteilig im Marketing-Sektor
  • Lange Konfiguration (mehrere Wochen)
  • Teilweise kostspielig
Salesforce
4.

SugarCRM

Das beste Marketing-CRM
  • Preis ab 156,00 €/Monat
  • User 3 - unbegrenzt
  • Kontakte 10.000 - unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales, Marketing, Support

SugarCRM gehört gemeinsam mit Salesforce und HubSpot zur Riege der “Baukasten-CRMs”. Genau wie dort können Sie sich mit Sugar Ihre ganz individuelle Lösung aus den drei Modulen “Sugar Market”, “Sugar Sell” und “Sugar Serve” zusammenstellen. Diese nutzen Sie entweder im Browser, oder dank mobiler App auch auf Smartphones und Tablets. SugarCRM ist sehr funktionsstark und bietet dank der übersichtlichen Oberfläche einen guten Flow, bringt aber auch einen gewissen Aufwand in Einarbeitung und Pflege mit sich.

Warum mögen wir SugarCRM?

Sugar kann in Sachen Funktionsumfang durchaus Branchengrößen wie Salesforce und NetSuite Konkurrenz machen. Zusätzlich zum Kontaktmanagement sind auch umfangreiche Funktionen zur Leadverwaltung integriert. Durch einfache vordefinierte Workflows steuern Sie Ihre Kampagnen und Ihr Email-Marketing. Kollaborative Funktionen wie Aufgaben- und Dokumentenmanagement runden den Funktionsumfang ab. Alles in allem haben Sie mit Sugar alle Features zur Verfügung, die Sie für erfolgreiches CRM brauchen.

Was unterscheidet SugarCRM von anderen CRM-Systemen?

Besonders glänzen kann SugarCRM mit seinem integrierten Analytics-Modul, beziehungsweise seinem starken Berichtswesen. Von individuell anpassbaren Dashboards für jedes Teammitglied über die wichtigsten Standard-Berichte bis hin zu benutzerdefinierten Reports mit ansprechenden Diagrammen ist hier alles möglich. Das Berichtswesen ist recht komplex und auf den ersten Blick schwierig zu überblicken, bietet aber vor allem für Marketing-Teams aussagekräftige und umfangreiche Insights für die nächste Kampagne.

Für wen ist SugarCRM geeignet?

SugarCRM ist mit Preisen ab rund 52 Euro pro User und Monat eines der höherpreisigen Angebote im aktuellen Vergleich und richtet sich auch in Sachen Funktionsumfang eher an mittelständische bis große Unternehmen. Vergleichbar ist Sugar dadurch am ehesten mit Salesforce, das eine ähnliche Zielgruppe bedient. Zudem sollten Sie und Ihr Team sich auf eine gewisse Einarbeitungszeit einstellen, bevor Sie sicher mit Sugar arbeiten können. Dann ist es aber eine hervorragende Lösung für Sales-, Marketing- und/oder Support-Teams.

Vorteile
  • Sehr großer Funktionsumfang
  • Mächtiges Analytics-Tool
  • Landingpage- und Formular-Editor
Nachteile
  • Kundenkommunikation nur per Mail
  • Kleinere Performance- und Usability-Probleme
SugarCRM
5.

Freshsales

Das beste Sales-CRM
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 1 - unbegrenzt
  • Kontakte unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales

Freshsales (früher Freshworks CRM) ist eine CRM-Lösung für dynamische Sales-Teams. Im Kern der Software steht ähnlich wie bei Pipedrive die konfigurierbare Sales-Pipeline und die Kontaktdatenbank für Leads und potentielle Kund:innen. Freshsales ist Teil der Freshworks-Produktfamilie und lässt sich nahtlos mit anderen Tools des Anbieters verbinden, beispielsweise mit dem Helpdesk-System Freshdesk oder der Marketing Automation von Freshmarketer. Aber auch Schnittstellen zu Drittprogrammen sind verfügbar.

Warum mögen wir Freshsales?

Freshsales ist ideal für Sales-Teams, die sich vor allem auf die Lead-Generierung und -qualifizierung fokussieren. Alle wichtigen Features für einen reibungslosen Sales-Prozess sind in Freshsales integriert. Dazu kommt ein Bulk-E-Mail-Feature, mit dem Sie pro Monat bis zu 50.000 E-Mails an Ihre Kontakte verschicken können, um zusätzliche Conversions auszulösen. Dafür erstellen Sie eigene Vorlagen oder bedienen sich an den vorgefertigten Templates.

Was unterscheidet Freshsales von anderen CRM-Systemen?

Das umfassende Lead-Management wird unterstützt durch die künstliche Intelligenz “Freddy”, die nicht nur automatisch neue Leads via Chatbot generiert, sondern beispielsweise auch eine Bewertung Ihrer bestehenden Leads vornimmt, Vorschläge für die nächsten Schritte im Sales-Prozess unterbreitet oder Daten für eine Vorhersage auswertet. Hilfreich ist auch die automatische Datenanreicherung, mit der Freshworks CRM unvollständige Kontaktdatensätze mit Informationen von Sozialen Netzwerken ergänzt.

Für wen ist Freshsales geeignet?

Freshsales ist ideal für kleine bis mittelgroße Sales-Teams, die schnell und flexibel arbeiten wollen. Die aufgerufenen Preise sind mit zwischen 15 und 69 Euro pro User und Monat recht moderat, vor allem im Vergleich mit mächtigen Allroundern wie HubSpot, Salesforce oder SugarCRM. Besonders nett: Für Startups bzw. kleinste Teams steht eine abgespeckte kostenlose Version von Freshsales zur Verfügung. Besonders profitieren Teams, die bereits andere Produkte der Freshworks-Familie im Einsatz haben.

Vorteile
  • Innovatives Lead-Scoring
  • Künstliche Intelligenz “Freddy”
  • Kostenlose Basisversion
Nachteile
  • Teilweise schwerfällig
  • Kleinere Fehler beim Lead-Scoring und beim Import
Freshsales
6.

Zoho CRM

Das beste CRM für den Mittelstand
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 3 - unbegrenzt
  • Kontakte 5.000 - unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales, Marketing (eingeschränkt), Support (eingeschränkt)

Zoho CRM ist das CRM-System des internationalen Business-Software-Riesen Zoho. Ähnlich wie Freshsales ist das CRM-Tool damit Teil einer größeren Produktfamilie, die unter anderem auch Marketing- und Support-Tools umfasst, mit denen Sie Zoho CRM zur ausgemachten Komplettlösung ausbauen können. An und für sich ist Zoho CRM allerdings ein CRM-System für Vertriebsteams, das Sie flexibel im Browser oder via App auf mobilen Geräten nutzen können.

Warum mögen wir Zoho CRM?

Zoho CRM ist zwar eigentlich ein CRM-System für den Vertrieb, bietet darüber hinaus aber einige Komfortfeatures sowie Funktionen, die aus den Bereichen Marketing oder Support stammen. Wirklich umfassend sind die entsprechenden Features zwar nicht; trotzdem schlagen sie eine gute Brücke zwischen Teams und Abteilungen. Wollen Sie den Funktionsumfang in Sachen Marketing und Support vertiefen, koppeln Sie Zoho CRM ganz einfach mit Zoho Desk, Zoho Campaigns oder beliebigen weiteren Tools.

Was unterscheidet Zoho CRM von anderen CRM-Systemen?

Zoho CRM bringt neben der Kontaktverwaltung und umfangreichen Features für die Marketing- und Sales-Automatisierung viele ausgefallene und innovative Funktionen mit. Motivieren Sie Ihr Team mit Spiele aus dem Zoho CRM “Gamescope”, lassen Sie sich von der künstlichen Intelligenz Zia bei der Datenpflege unterstützen oder bilden Sie Ihr Lieferanten- und Partnermanagement in Zoho ab. Gerade mit der KI und den smarten Automatisierungen anhand benutzerdefinierter Regeln dreht Zoho kräftig an der Innovationsschraube.

Für wen ist Zoho CRM geeignet?

Zoho CRM ist aufgrund seiner Anpassbarkeit für Sales-Teams aus allen Branchen interessant. In Sachen Komplexität und Funktionsumfang scheint Zoho auf den ersten Blick nur für mittelgroße bis große Unternehmen geeignet. Preislich liegt Zoho dagegen in einem soliden Mittelfeld und kostet zwischen 14 und 65 Euro pro User und Monat. Für Teams mit bis zu 3 Nutzer:innen gibt es die Basisversion “Starter” mit begrenztem Funktionsumfang sogar absolut gratis. Aber Vorsicht: Einsteiger:innen könnten leicht überfordert sein.

Vorteile
  • Sehr großer Funktionsumfang
  • Stark individualisierbar
  • Innovative KI und Automatisierung
Nachteile
  • Kundenkontakt nur per Mail
  • Sehr komplex; nichts für Einsteiger
Zoho CRM
7.

Insightly

Das beste CRM für Analysen und Auswertungen
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 1 - unbegrenzt
  • Kontakte 100.000 - unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales, Marketing (eingeschränkt)

Insightly ist ein US-amerikanisches CRM-System für Vertriebs- und Marketing-Teams, die einen hohen Bedarf an Echtzeit-Auswertungen und immer aktuellen Zahlen für die Kampagnenplanung haben. Vor allem in den Tarifen “Professional” und “Enterprise” legt Insightly besonderen Wert auf die Auswertung Ihrer Sales-Prozesse. Insightly gibt es sowohl als Web-App im Browser als auch als mobile App für iOS- und Android-Geräte.

Warum mögen wir Insightly?

Das Sales-CRM überzeugt mit allen wichtigen Features für Vertrieb und Kommunikation und einem soliden Preis-Leistungs-Verhältnis. Besonders schön ist außerdem die integrierte Projektverwaltung, mit der Sie Projekte in Insightly planen und Aufgaben an einzelne Teammitglieder zuweisen. Eine hervorragende Ergänzung für projektbasierte Teams. Ein kleines Manko dagegeN: Gerade im Vergleich mit modernen Tools wie Pipedrive und Co. wirkt die Oberfläche von Insightly ein wenig sperrig und angestaubt.

Was unterscheidet Insightly von anderen CRM-Systemen?

Ähnlich wie SugarCRM kann Insightly vor allem durch mächtige Analytics überzeugen, die Ihnen alle wichtigen namensgebenden “Insights” liefern. Mithilfe eines eigenen Diagramm-Editors erstellen Sie aus allen Daten und Feldern in Ihrer Datenbank die passenden visuellen Auswertungen und legen diese auf dynamischen Echtzeit-Dashboards ab. Diese sind bei Insightly besonders schön gestaltet und sogar animiert. Das CRM-Tool legt also nicht nur seinem Namen nach Wert auf aussagekräftige Einblicke.

Für wen ist Insightly geeignet?

Insightly ist für kleine bis mittelständische Unternehmen interessant. Kleinere Teams können mit den Features des kleinsten Tarifs “Plus”, der die wichtigsten Standards für die Kontakt- und Lead-Verwaltung abdeckt, schon gut arbeiten. Größere Teams greifen zu den Tarifen “Professional” oder “Enterprise” und profitieren von der ganzen Power des Analytics-Moduls von Insightly. Die Preise für das CRM-System reichen von 29 bis 99 US-Dollar pro Monat. Teams mit maximal 2 Mitarbeiter:innen nutzen Insightly auf Wunsch kostenfrei.

Vorteile
  • Großer Funktionsumfang
  • Mächte Analytics und Reports
  • Integriertes Projektmanagement
Nachteile
  • Keine Telefonanbindung in Europa
  • Server in den USA
  • Teilweise unmoderne Oberfläche
Insightly
8.

weclapp

Das beste CRM für eCommerce und Co.
  • Preis ab 15 €/User/Monat
  • User 2 - 10
  • Kontakte unbegrenzt
  • Mobile CRM nein
  • Geeignet für Sales

weclapp ist ein komplexes ERP- und CRM-System für Unternehmen aus den Bereichen Dienstleistung und Handel. Neben den wichtigsten Features für die Kontakt- und Leadverwaltung (allerdings ohne visuelle Sales-Pipeline) bietet die Plattform diverse zusätzliche Funktionen. Das Cloud-Tool ist in jedem gängigen Web-Browser als Web-Version verfügbar und kostet - je nach Paket - zwischen 15 und 120 Euro pro User und Monat.

Warum mögen wir weclapp?

Einer der größten Vorzüge von weclapp ist das flexible Pricing. Hier haben Sie nicht nur die Wahl aus drei Preispaketen (die den Funktionsumfang bestimmen) sondern können auch beliebig aus drei Vertragslaufzeiten (1 Monat, 12 Monate, 24 Monate) und drei Abrechnungsintervallen (monatlich, jährlich, zweijährlich) wählen. So bleiben Sie entweder super flexibel oder profitieren in den längeren Laufzeiten von Rabatten von bis zu 50 Prozent im Vergleich zum Monatsabo.

Was unterscheidet weclapp von anderen CRM-Systemen?

weclapp ist nicht nur ein CRM-System, sondern beinhaltet in den größeren Tarifen auch Features wie die Angebots- und Auftragsverwaltung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Lagerverwaltung und Warenwirtschaft sowie diverse Shop-Anbindungen. Damit bietet weclapp ein umfangreiches ERP-System, das nicht wirklich auf dynamische Sales- und Marketing-Prozesse abzielt, sondern auf die Organisation aller relevanten Unternehmensbereiche von Dienstleistungs- und Handelsunternehmen.

Für wen ist weclapp geeignet?

weclapp eignet sich für Dienstleister:innen wie Consultants bzw. Agenturen sowie für Handelsunternehmen verschiedenster Schwerpunkte. Vor allem mittelständische eCommerce-Unternehmen können von den Features von weclapp profitieren. Einsteiger:innen werden ein wenig an dem komplexen System zu knabbern haben; nach dieser Eingewöhnungszeit erweist sich weclapp allerdings als überraschend agil. Auch das Preissystem ist mit drei möglichen Laufzeiten und drei Zahlungsintervallen recht flexibel.

Vorteile
  • Sehr großer Funktionsumfang
  • Integriertes Projektmanagement
  • Integrierte Buchhaltung
Nachteile
  • Teilweise holprige Bedienung
  • Sehr komplex für kleine Firmen
  • Aufwändige Datenpflege
weclapp
9.

CentralStationCRM

Das beste CRM für Freelancer und kleine Unternehmen
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 3 - 80
  • Kontakte 200 - 80.000
  • Mobile CRM ja (Android)
  • Geeignet für Sales

CentralStationCRM ist ein schlankes und einfaches CRM-System für Einzelkämpfer:innen und kleine Teams. Das in Deutschland entwickelte und vertriebene Tool setzt auf die wichtigsten Standard-Features für das Kontaktmanagement und will damit ein einfaches System für junge Teams zur Verfügung stellen. Auf dieses haben Sie im Webbrowser sowie auf Android-Geräten Zugriff. Eine iOS-App existiert von CentralStationCRM aktuell noch nicht.

Warum mögen wir CentralStationCRM?

Der Funktionsumfang von CentralStationCRM ist sehr entschlackt. Im Gegensatz zu Systemen wie Pipedrive, HubSpot und Co. ist CentralStationCRM sehr simpel aufgebaut und verzichtet auf komplexe Komfort- und Detailfeatures. Visuelle Sales-Pipeline? Fehlanzeige! Marketing Automation? Fehlanzeige! Tatsächlich bietet CentralStation im Grunde nur eine übersichtliche Kontaktdatenbank und ein paar schlanke Tools für das Projektmanagement und die Terminverwaltung. That’s it.

Was unterscheidet CentralStationCRM von anderen CRM-Systemen?

Die bewusste Entscheidung zur Schlankheit führt zwar - aufgrund vieler fehlender Features - zum letzten Platz im trusted-Vergleich, macht CentralStationCRM aber nicht weniger sympathisch. Im Gegenteil! Das schlanke Tool ist innerhalb weniger Minuten überblickt, die wichtigsten Handgriffe schnell gelernt und alle wichtigen Daten im Handumdrehen importiert. Anstatt sich mit viel Schnickschnack und Spielereien zu beschäftigen, fangen Sie bei CentralStationCRM direkt an, zu arbeiten.

Für wen ist CentralStationCRM geeignet?

CentralStationCRM wurde bewusst für kleine Teams, junge Startups und Freelancer konzipiert, die noch keinen komplexen Funktionsumfang benötigen. Wachsende oder große Unternehmen werden schnell feststellen, dass CentralStation ihnen (wahrscheinlich) nicht genügt. Wollen Sie sich selbst ein Bild machen? CentralStationCRM ist für kleine Teams mit bis zu 3 User komplett kostenlos und kostet auch darüber hinaus nicht die Welt. Zwischen 18 und 400 Euro bezahlen Sie hier pro Monat (wohlgemerkt: nicht pro NUTZER und Monat).

Vorteile
  • Einfach und übersichtlich
  • Keine lange Einarbeitungszeit
  • Umfassendes Service-Material
Nachteile
  • Sehr schlanker Funktionsumfang
  • Misslungene E-Mail-Integration
  • Wenige Schnittstellen
CentralStationCRM

Vergleichstabelle

AnbieterPipedriveHubSpot CRMFreshsalesZoho CRMPisaSales CRMTecArt CRMCapsuleKeapSalesforceSugarCRMInsightlyweclappMicrosoft Dynamics 365CentralStationCRM1CRM1sales.ioAct! CRMADITO CRMcombitCopperDOCHOUSE 4GEDYS IntraWare 8 CRMNetSuiteNimblenoCRMSamdockSAP CRMScopevisioTeamgateTeamleader focusZendesk Sell
Kundenbewertung
3.9
4.1
4.3
4
4.8
4
4.2
4.1
4.3
4.3
3.9
2.7
4.1
4.8
3.1
3.7
2.5
4.2
5
3.6
5
4.1
2.7
3.6
4.7
5
4.8
3
4.5
3.8
4.3
Preis 18,00 - 1190,00 € 0,00 - 2944,00 € 0,00 - 69,00 € 0,00 - 65,00 € 21,90 - 79,00 € 0,00 - 217,50 € 0,00 - 36,00 $ 79,00 - 199,00 $ 25,00 - 300,00 € 156,00 - 1000,00 € 0,00 - 99,00 $ 60,00 - 238 € 42,20 - 1265,00 € 0,00 - 199,00 € 17,00 - 55,00 € 25,00 € 22,00 - 55,00 € 69,00 - 89,00 € 19,00 - 49,00 € 29,00 - 119,00 $ Auf Anfrage 590,00 - 790,00 € Auf Anfrage 25,00 $ 12,00 - 35,00 € 22,00 € Auf Anfrage 60,00 - 120,00 € 10,00 - 69,00 € 60,00 - 90,00 € 25,00 - 249,00 €

Was ist ein CRM-System?

Eine CRM-Software ist im Kern nichts anderes, als eine digitale Kundenkartei, in der Sie Informationen und Kontaktdaten Ihrer Kund:innen speichern. Gleichzeitig halten Sie in Ihrem CRM fest, wie der bisherige Kontakt mit einzelnen Kund:innen verlaufen ist. So gewährleisten CRM-Programme auch bei großen Kundenzahlen eine persönliche Betreuung. Gleichzeitig unterstützt ein CRM Ihr Team durch organisatorische Tools wie Aufgabenlisten, Terminkalender, eine Online-Ablage für Dokumente und mehr.

Mithilfe eines CRM-Systems gewinnen Sie einen 360-Grad-Blick auf Ihre Kund:innen und Kontakte
Mithilfe eines CRM-Systems gewinnen Sie einen 360-Grad-Blick auf Ihre Kund:innen und Kontakte
Screenshot: trusted.de
Quelle: salesforce.com
Was ist CRM?

CRM ist kurz für Customer Relationship Management (dt. Kundenbeziehungsmanagement) und beschreibt den Aufbau und die Pflege langfristiger Beziehungen zu potentiellen und bestehenden Kund:innen. Dazu gehören Aufgaben wie Leadgenerierung, die Akquise sowie die Entwicklung, Bindung und Betreuung von Kund:innen.

Je nachdem, für welche Aufgaben Sie Ihr CRM-System nutzen, übernimmt die Software auch weitere Aufgaben für Sie. Marketing-Teams unterstützt ein CRM beispielsweise dabei, Kampagnen zu planen, potentielle Kund:innen persönlich anzusprechen (etwa durch E-Mail-Marketing) und aktiv Leads zu generieren. Sales-Teams greifen auf diese Leads zu und können die gesammelten Daten nutzen, um neue Kund:innen zu gewinnen. Und Support-Teams unterstützt CRM bei der langfristigen Betreuung von Bestandskund:innen.

Der CRM-Prozess umfasst Marketing-, Vertrieb- und Service-Prozesse und zielt auf stetige Optimierung ab
Der CRM-Prozess umfasst Marketing-, Vertrieb- und Service-Prozesse und zielt auf stetige Optimierung ab
Quelle: trusted.de

Die besten CRM-Systeme 2021 im Test

Welche sind die besten CRM-Tools?

Die Gewinner im trusted CRM-Test 2021 sind Pipedrive, HubSpot und Salesforce, dicht gefolgt von SugarCRM und Freshsales. Um die beste CRM-Software zu ermitteln, hat die trusted-Redaktion diese und weitere Tools im ausführlichen Praxistest unter die Lupe genommen. Die Top 5 zeichnen sich dabei besonders durch ihren großen Funktionsumfang, ihre einfache Bedienung und ihr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Im Folgenden finden Sie weitere Informationen über die besten CRMs für Sales, Marketing und Service.

CRM-Systeme werden im Vertrieb, im Marketing und im Kundensupport bzw. der Kundenbetreuung eingesetzt. KMU und große Unternehmen aus den verschiedensten Branchen nutzen CRM-Tools. Vor allem Unternehmen, bei denen der Kunde im Fokus steht, profitieren von der Einführung eines CRM-Systems. Bei trusted erfahren Sie, welche CRM-Systeme welche Abteilungen effektiv unterstützen:

Marketing, Vertrieb und Service sind die drei Bereiche, in denen CRM am wichtigsten ist
Marketing, Vertrieb und Service sind die drei Bereiche, in denen CRM am wichtigsten ist
Quelle: trusted.de

Welche sind die besten CRM-Systeme für Sales-Teams?

Die besten Sales-CRMs im aktuellen trusted-Vergleich sind Pipedrive, HubSpot, Freshsales und Salesforce. Visuelle Sales-Pipelines im Kanban-Stil und zusätzliche Features wie VoIP-Telefone oder proaktive Chatbots helfen Ihnen bei diesen CRM-Tools dabei, potentielle Kund:innen direkt anzusprechen, den Status einzelner Leads anhand eigens definierter Regeln im Blick zu behalten und Ihre Betriebsworkflows zu optimieren. Weitere Sales-CRMs sind beispielsweise Insightly oder PisaSales CRM. Erfahren Sie mehr:

Sales-Teams nutzen CRM-Systeme, um die Kontakte einzelner Mitarbeiter:innen zu potenziellen Kund:innen im Blick zu behalten und den Status ihrer Opportunities zu überwachen. So wissen Sie immer, wie weit Ihre Teammitglieder mit ihren Vertriebszielen sind und welche Leads die besten Chancen auf Konvertierung haben. Viele Sales-CRMS bringen zu diesem Zweck eine Sales-Pipeline im Kanban-Stil mit, um Ihre Verkaufschancen übersichtlich darzustellen.

Visuelle Sales-Pipelines helfen Ihnen, all Ihre Verkaufschancen im Blick zu behalten und konsequent zu pflegen
Visuelle Sales-Pipelines helfen Ihnen, all Ihre Verkaufschancen im Blick zu behalten und konsequent zu pflegen
Screenshot: trusted.de
Quelle: pipedrive.com

So bilden Sie in Ihrem CRM Ihre ganz eigene Vertriebs-Pipeline mit verschiedenen Phasen ab. Alle aktuellen Deals und Opportunities finden sich in der übersichtlichen Pipeline wieder und lassen sich flexibel zwischen den Phasen verschieben.

Erstellen Sie Angebote und verfolgen Sie Ihre Sales-Performance mithilfe aussagekräftiger Statistiken
Erstellen Sie Angebote und verfolgen Sie Ihre Sales-Performance mithilfe aussagekräftiger Statistiken
Screenshot: trusted.de
Quelle: centralstationcrm.de

Die Planung von Verkaufsgesprächen und Präsentationen für Ihre Kund:innen geht im CRM-System schnell und einfach dank integriertem Kalender. An wichtige Deadlines und Termine werden Sie frühzeitig erinnert, so dass Sie Leads nicht verlieren und wichtige Meetings nicht unter den Tisch fallen. So verbringt Ihr Vertriebsteam weniger Zeit mit der Planung und Organisation, und mehr Zeit im tatsächlichen Gespräch.

Welche sind die besten CRM-Systeme für Marketing-Teams?

Die besten CRM-Systeme für Marketing-Teams sind HubSpot, SugarCRM, Insightly und Salesforce. Mithilfe starker Analytics verschaffen Sie sich in diesen Tools ein genaues Bild von Ihren Kund:innen, planen passgenaue Marketing-Kampagnen und verschicken direkt Marketing-E-Mails an Ihre Kontakte. Gleichzeitig tracken Sie die wichtigsten Zahlen und Daten zu den bevorzugten Kanälen Ihrer Leads. Weitere nützliche Marketing-CRMs sind beispielsweise Keap, Copper oder Nimble. Erfahren Sie mehr:

Marketing-Teams können mit den gesammelten Daten Kampagnen planen und die Customer Journey von Anfang bis Ende mitverfolgen. Viele CRM-Systeme integrieren neben offensichtlichen Kontaktdaten auch Informationen aus sozialen Netzwerken, beispielsweise über Interessen und Hobbys, etc. Einige CRM-Systeme bieten Ihnen die Möglichkeit, direkt aus dem CRM heraus E-Mail-Kampagnen zu starten und die dazugehörigen Aufgaben zu planen. Wichtig für ein Marketing-CRM ist außerdem die Leadgenerierung und -qualifikation.

CRM-Systeme helfen Ihnen dabei, ansprechende Marketing-Kampagnen umzusetzen - z.B. im E-Mail-Marketing
CRM-Systeme helfen Ihnen dabei, ansprechende Marketing-Kampagnen umzusetzen - z.B. im E-Mail-Marketing
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubspot.com

Marketing-CRMs bieten umfangreiche Such- und Filterfunktionen, um Ihre Lead-Datenbank nach den aussichtsreichsten Kontakten zu durchsuchen. Diese zielgerichtet anzusprechen - ob nun per Post, E-Mail oder Telefon - gelingt durch die gesammelten Kontaktinformationen. Zudem vereinfacht ein CRM-Tool die Kommunikation zwischen Marketing- und Sales-Teams; da beide Abteilungen in der gleichen zentralen Plattform arbeiten, ist die Übergabe von konvertierten Leads an die Vertriebskollegen kein Problem.

Bewerten und qualifizieren Sie Ihre Leads für einen reibungslosen Conversion-Prozess
Bewerten und qualifizieren Sie Ihre Leads für einen reibungslosen Conversion-Prozess
Screenshot: trusted.de
Quelle: freshworks.com

Als besonders nützlich für Marketing-Teams erweisen sich Marketing-Automation-Features. Mithilfe von Marketing Automation verschickt Ihr CRM-System zum Beispiel automatisch eine Mail, wenn Sie einen Lead in eine neue Phase verschieben. Oder versorgt Bestandskunden in regelmäßigen Abständen mit relevanten Informationen zu deren Interessensgebieten.

Welche sind die besten CRM-Systeme für Support-Teams?

Support-Teams sind am besten mit den CRM-Systemen von HubSpot, Salesforce oder SugarCRM ausgestattet. Die Service-Module dieser CRM-Systeme ähneln klassischen Helpdesk-Tools und helfen Ihnen dabei, Anfragen, Kritik und Feedback Ihrer Kund:innen entgegenzunehmen, im Ticketsystem weiter zu bearbeiten und schnell und persönlich darauf zu reagieren. Ein weiteres CRM-System, das sich gut für den Kundensupporte eignet, ist beispielsweise TecArt CRM. Erfahren Sie mehr:

Service- und Support-Mitarbeiter profitieren von der zentralen Kontaktdatenbank und von der Kontakthistorie zu jedem Kunden. So können Sie schnell nachverfolgen, welche Art der Kommunikation bereits stattgefunden hat, und wer in Ihrem Team den/die Kund:in für gewöhnlich betreut - um eine Anfrage direkt dorthin weiterzuleiten. Einige CRM-Systeme bringen außerdem Features wie ein integriertes Telefonsystem mit, so dass Sie in Ihrem CRM Anrufe Ihrer Kund:innen annehmen oder diese selbst anrufen können.

Service-CRMs sind Ticketsysteme und Helpdesks, mit denen Sie Kundenanfragen verwalten und Probleme lösen
Service-CRMs sind Ticketsysteme und Helpdesks, mit denen Sie Kundenanfragen verwalten und Probleme lösen
Screenshot: trusted.de
Quelle: salesforce.com

Integriertes Fallmanagement, beziehungsweise ein integriertes Ticket-System helfen Ihrem Support-Team dabei, im Problemfall schnell zu reagieren und Ihren Kund:innen zu helfen. So wird Ihr CRM-System zum Helpdesk, in dem Sie alle eingehenden Anfragen sammeln, sortieren, priorisieren und schließlich bearbeiten können. Dabei liefert Ihr System Ihnen auch hilfreiche Kennzahlen für das Zielmanagement und die Entwicklung Ihrer Support-Workflows.

Wieviel kostet CRM-Software?

Ein CRM-Tool kostet in der Regel - je nach Ausstattung - zwischen 25 und 300 Euro pro Monat. Die tatsächlichen Kosten richten sich dabei nach der Anzahl der registrierten Benutzer:innen und nach dem gewünschten Funktionsumfang. Selten haben auch die maximal anlegbaren Kontakte einen Einfluss auf den Preis der jeweiligen Software. Im folgenden stellt trusted Ihnen Preisbeispiele aus drei verschiedenen Preisklassen vor und zeigt Ihnen, mit welchem System welche Unternehmensgröße am besten fährt:

CRM-Systeme für kleine Teams

Kleine Teams und junge Startups haben oft entweder überhaupt keinen Bedarf an einem richtigen CRM-System (da sie etwa mit einer Excel-Tabelle zurechtkommen) oder benötigen keinen riesigen Funktionsumfang. Die Basics - also die reine Kontaktverwaltung und das Lead-Management - reichen hier in der Regel aus. Dafür sind CRM-Systeme wie CentralStationCRM oder die günstigen Einstiegs-Varianten von Pipedrive, Freshsales, Zoho CRM oder Insightly gut geeignet.

Für CentralStation bezahlen Sie zwischen 0 und maximal 200 Euro mit bis zu 40 Benutzer:innen
Für CentralStation bezahlen Sie zwischen 0 und maximal 200 Euro mit bis zu 40 Benutzer:innen
Screenshot: trusted.de
Quelle: centralstationcrm.de

Aufgrund des schlanken Funktionsumfangs, des vergleichsweise einfachen Einstiegs und der günstigen Preise sind solche Systeme für kleine Teamgrößen wie geschaffen. Im Schnitt bezahlen Sie hier zwischen 15 und 30 Euro pro Monat, auch abhängig von der jeweiligen Vertragslaufzeit. Einige Beispiele:

CRM-System/TarifPreis pro Monat
CentralStationCRM “Team”18,00 €
Pipedrive “Essential”18,00 €/User
Freshsales “Growth”18,00 €/User
Zoho CRM “Standard”20,00 €/User
Insightly “Plus”$ 29,00 /User

Oft gibt es Einstiegspakete mit einem eingeschränkten Funktionsumfang oder mit eingeschränkten Kontakten für kleine Teams sogar völlig umsonst. Bei CentralStationCRM nutzen Sie etwa das kostenlose Starter-Paket mit bis zu 200 Kontakten und 3 Usern gratis. Auch Freshsales, Insightly und Zoho CRM stehen in den Einstiegsvarianten kostenlos zur Verfügung. Selbst das große HubSpot bietet ein kostenloses CRM als Basis für die kostenpflichtigen “Hubs”, die dann Spezialfunktionen enthalten.

Mit eingeschränktem Funktionsumfang gibt es das CRM von HubSpot schon kostenlos
Mit eingeschränktem Funktionsumfang gibt es das CRM von HubSpot schon kostenlos
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubspot.com

CRM-Systeme für mittelständische Unternehmen

CRM-Systeme, die sich vor allem an mittelständische Unternehmen richten, sind beispielsweise weclapp oder die größeren Varianten von Pipedrive, Insightly, Zoho CRM und Freshsales. Je nach Konfiguration können sich auch HubSpot, Salesforce oder SugarCRM anbieten. Diese enthalten mehr Funktionen und bringen auch Spezial- und Komfortfeatures mit, wie Chatbots, Telefonanlagen, Automatisierungen und mehr. Diese Features helfen Ihnen, tägliche Arbeiten an einer größeren Kundenbasis zu verkürzen bzw. zu vereinfachen.

Zoho CRM kostet zwischen 20 und 65 Euro pro User und Monat, je nach Funktionsumfang
Zoho CRM kostet zwischen 20 und 65 Euro pro User und Monat, je nach Funktionsumfang
Screenshot: trusted.de
Quelle: zoho.com

In der Regel bezahlen Sie für solche Systeme zwischen 30 und 60 Euro pro User und Monat, wiederum abhängig von der gewählten Vertragslaufzeit:

CRM-System/TarifPreis pro Monat
weclapp “Cloud CRM”30,00 €/User
Pipedrive “Advanced”33,00 €/User
Zoho CRM “Professional”35,00 €/User
Freshsales “Pro”47,00 €/User
Zoho CRM “Enterprise”50,00 €/User
Insightly “Professional”$ 49,00 /User
Pipedrive “Professional”59,00 €/User

CRM-Systeme für große Enterprises

Große Unternehmen, Konzerne und Enterprises, deren Kundenzahlen in die zehntausende oder mehr gehen, haben völlig andere Anforderungen an ihr CRM. Nicht alle Kund:innen landen hier in der Sales Pipeline; der wirklich persönliche Kontakt beschränkt sich auf einige wenige Key Accounts. Trotzdem muss die Kontaktdatenbank noch übersichtlich und die Kontakthistorie lückenlos sein, um das Support-Team zu unterstützen. Gleichzeitig werden hier aussagekräftige Analytics interessant, um Prozesse auszuwerten und zu optimieren.

CRMs dieser Preisklasse sind beispielsweise die Baukastensysteme von HubSpot, Salesforce oder SugarCRM, die eine individuelle Zusammenstellung der benötigten Funktionen und Module erlauben. Auch die Enterprise-Pakete von Pipedrive und Co. fallen in diese Preiskategorie; diese sind bereits dem Namen nach hauptsächlich auf die Bedürfnisse großer Unternehmen ausgerichtet.

Die Professional- oder Enterprise-Versionen von Sugar kosten zwischen 52 und 85 Euro pro User und Monat
Die Professional- oder Enterprise-Versionen von Sugar kosten zwischen 52 und 85 Euro pro User und Monat
Screenshot: trusted.de
Quelle: sugarcrm.com

Große Unternehmen bezahlen in der Regel zwischen 100 und 400 Euro pro User und Monat für ihr CRM-System, wobei die Grenzen nach oben - abhängig von den enthaltenen Kontakten, hinzugefügten Add-ons, etc. - im Grunde offen sind:

CRM-System/TarifPreis pro Monat
Zoho CRM “Ultimate”65,00 €/User
Freshsales “Enterprise”83,00 €/User
Pipedrive “Enterprise”99,00 €/User
Insightly “Enterprise”$ 99,00 / User
weclapp “ERP Handel”119,00 €/User
Salesforce “Enterprise”150,00 €/User
Sugar “Professional”156,00 €/User
Sugar “Enterprise”255,00 €/User
Salesforce “Unlimited”300,00 €/User
HubSpot “Professional”328,00 €/User
HubSpot “Enterprise”368,00 €/User

So hat trusted CRM-Software getestet

Im CRM-Test 2020 hat die trusted-Redaktion die gängigsten CRM-Systeme auf dem Markt einem umfassenden Praxistest unterzogen. Anhand spezifischer Testszenarios und mithilfe von Beispieldaten wurde jedes der getesteten Tools auf Herz und Nieren geprüft. Die folgenden Faktoren waren dabei für ausschlaggebend für die Bewertung:

31
Anbieter im Vergleich
9
Anbieter im Praxistest
90+
Stunden Aufwand
100
Testdatensätze
10%
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Tool? Wie viele Kontakte und Nutzer können Sie zu diesem Preis anlegen? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

15%
Kontaktverwaltung

Welche Funktionen liefert das CRM, um Kunden-, Lead- und Account-Daten zu verwalten? Wie funktioniert der Im- und Export? Welche Funktionen haben Sie, um Daten wiederzufinden und zu organisieren?

15%
Kommunikation

Wie kommunizieren Sie aus dem dem jeweiligen System heraus mit Ihren Kontakten? Welche Kontaktmöglichkeiten (E-Mail, Telefon, etc.) sind integriert?

10%
Organisation

Welche Möglichkeiten haben Sie, Ihre Prozesse und Mitarbeiter:innen zu organisieren? Wie planen Sie Aufgaben und Termine? Welche Nutzerrollen stehen zur Verfügung und wie umfassend sind Ihre Möglichkeiten, die Rechte Ihrer Nutzer zu verwalten?

5%
Vertrieb

Gibt es eine zentrale Sales-Pipeline? Wie gut ist diese bedien- und anpassbar? Welche Möglichkeiten haben Sie zur Lead-Bewertung und zur Verwaltung von Angeboten und Rechnungen?

5%
Marketing

Können Sie innerhalb des CRMs Kampagnen planen, durchführen und tracken? Welche Möglichkeiten für das E-Mail-Marketing stehen zur Verfügung? Wie umfassend sind Ihre Möglichkeiten zur Automatisierung?

5%
Kundenservice

Welche Funktionen und Features stehen zur Verfügung, um Ihren Kund:innen effektiv Support zu leisten und Anfragen zu bearbeiten?

5%
Analyse & Reporting

Welche Möglichkeiten haben Sie, um wichtige Kennzahlen im Blick zu behalten? Gibt es ein zentrales Dashboard? Wie gut ist dieses anpassbar? Welche Standard-Reports und Analysen können Sie erstellen?

10%
Usability

Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige CRM-System? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei?

10%
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden Ihre Kundendaten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

10%
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Welche CRM-Systeme gibt es auf dem Markt?

Im trusted CRM-Vergleich stellen wir Ihnen die gängigsten und bekanntesten CRM-Systeme vor und geben Ihnen wertvolle Einblicke in die einzelnen Tools. Umfangreiche Test- und Vergleichsberichte helfen Ihnen dabei, die passende CRM-Software für Ihr Unternehmen zu finden. Profitieren Sie von der Erfahrung der trusted Redakteure und den Ergebnissen unserer Tests und Recherchen und entdecken Sie die besten CRM-Systeme auf dem deutschen Markt:

Pipedrive
3.9
DAS CRM für Sales-Teams in kleinen bis großen Unternehmen. Mit der Fokussierung auf den reibungslosen Vertriebsworkflow und der einfachen Handhabung ist Pipedrive eines der flexibelsten und besten CRMs auf dem Markt.… Mehr Lesen
HubSpot CRM
4.1
HubSpot ist eines der bekanntesten CRM-Systeme und deckt mit seinen verfügbaren Modulen die Bedürfnisse von Marketing-, Sales- und Service-Teams. Diese Flexibilität sowie die einfache Bedienung machen HubSpot aus.… Mehr Lesen
Freshsales
4.3
Freshsales ist das CRM für dynamische Sales- und Marketing-Teams mit innovativen Funktionen und einer großen Bandbreite an Möglichkeiten. Vom automatischen Lead-Scoring bis zum E-Mail-Marketing hat das Tool viel auf dem Kasten.… Mehr Lesen
Zoho CRM
4
Zoho CRM ist ein echter Alleskönner für Sales, der teilweise auch Funktionen für Marketing- und Support-Teams im Gepäck hat. Das Tool ist hochgradig individualisierbar und liefert viele innovative Funktionen rund um Automatisierung und Künstliche Intelligenz. Ein Profi-Tool für mittlere bis große Teams.… Mehr Lesen
PisaSales CRM
4.8
PisaSales versucht, die eierlegende Wollmilchsau unter den CRM-Systemen zu sein. Die modulare Ausrichtung der Software macht das CRM-Tool für viele B2B-Branchen und Unternehmensbereiche interessant, ob nun Sales, Marketing, Service, Einkauf, etc.… Mehr Lesen
TecArt CRM
4
TecArt CRM ist durch viele verfügbare Zusatzmodule individuell anpassbar und deckt ein riesiges Feld an Funktionen und Anwendungsgebieten ab. Egal ob für Sales-, Marketing- oder Support-Teams und egal welche Branche - TecArt hat eine passende Lösung.… Mehr Lesen
Capsule
4.2
Capsule ist ein smartes und günstiges CRM für kleine agile Unternehmen. Das Tool liefert einen schlanken Funktionsumfang und einen einsteigerfreundlichen Preis sowie eine moderne und ansprechende Nutzeroberfläche.… Mehr Lesen
Keap
4.1
Keap ist eine CRM-Komplettlösung für Dienstleister und eCommerce-Unternehmen. Das Tool bietet einen hohen Grad an Automatisierung und hat neben der Kontaktverwaltung und der zentralen Sales-Pipeline auch ein vollwertiges Rechnungstool im Gepäck.… Mehr Lesen
Salesforce
4.3
Salesforce ist Markt- und Innovationsführer im Bereich CRM. Das Tool gehört zu den bekanntesten CRM-Systemen der Welt und glänzt mit innovativen Features in Sachen künstlicher Intelligenz und Workflow-Automation.… Mehr Lesen
SugarCRM
4.3
Sugar ist trotz des großen Funktionsumfangs in Sachen Kontaktmanagement, Marketing und Vertrieb ein flexibles Tool. Grund dafür ist die anpassbare Benutzeroberfläche sowie die offene Architektur, durch die sich Sugar in nahezu jede IT-Umgebung einbinden lässt.… Mehr Lesen
Insightly
3.9
Insightly ist ein funktionsstarkes CRM für KMU und kann vor allem mit mächtigen Analytics aufwarten. So haben Sie die wichtigsten Zahlen immer im Blick und gewinnen - wie der Name schon sagt - nützliche Insights.… Mehr Lesen
weclapp
2.7
weclapp liefert Ihnen eine CRM- und ERP-Software für mittelständische Firmen. Komplett ausgestattet mit allem, was Sie brauchen: Kontaktverwaltung, Projektmanagement, Abrechnung und noch mehr sind in weclapp integriert.… Mehr Lesen
Microsoft Dynamics 365
4.1
Microsoft Dynamics 365 ist ein mächtiges CRM- und ERP-System von Microsoft. Das Tool bietet eine hohe Anpassbarkeit und einen riesigen Funktionsumfang. Perfekt geeignet für den Mittelstand und für Enterprises.… Mehr Lesen
CentralStationCRM
4.8
Klein aber fein! Das schlanke CentralStationCRM erschlägt Sie nicht mit unnötigem Krimskrams und komplexen Spezialfunktionen sondern liefert eine einfache und schnelle Kontaktverwaltung in der Cloud.… Mehr Lesen
1CRM
3.1
Das Open-Source-System 1CRM ist vor allem für kleine bis mittlere Unternehmen interessant. Das hochgradig anpassbare System deckt die verschiedensten Anwendungsfälle ab und lässt sich spielend leicht an Ihre eigenen Workflows anpassen.… Mehr Lesen
1sales.io
3.7
1sales ist ein intuitives und schlankes CRM- und SPM-Tool, das die Bedürfnisse kleiner bis mittelständischer Unternehmen ideal abdeckt. Anfänger finden sich sofort im Tool zurecht; alte Hasen schätzen die einfache Bedienung und klare Navigation.… Mehr Lesen
Act! CRM
2.5
Act! CRM ist ein für kleine und mittlere Unternehmen entwickeltes CRM-System plus Marketing-Automation. Behalten Sie den Überblick über Ihre Verkaufschancen in individuell angepassten Sales-Pipelines.… Mehr Lesen
ADITO CRM
4.2
ADITO bietet eine branchenunabhängige und hochflexible xRM-Lösung. Das Tool lässt sich auf so gut wie jede Branche und alle individuellen Wünsche zuschneiden, wobei der intuitive Softwarekern stets erhalten bleibt.… Mehr Lesen
combit
5
combit (oder lang: der combit Relationship Manager) ist ein ausgereiftes und sehr anpassungsfähiges On-Premise CRM mit vielen Möglichkeiten. Im Baukastensystem stellen Sie sich genau die Lösung zusammen, die Sie benötigen.… Mehr Lesen
Copper
3.6
Copper liefert kleinen bis mittleren Unternehmen ein modernes CRM mit den wichtigsten Features. Es ist einfach aufzusetzen und zu bedienen. Dank nützlicher Integrationen ist das CRM-System vor allem für Nutzer der Google Business-Suite interessant.… Mehr Lesen
DOCHOUSE 4
5
Das Team hinter DOCHOUSE 4 kann auf über 25 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von CRM-Systemen zurückblicken. Durch den modularen Aufbau ist DOCHOUSE 4 enorm flexibel und lässt sich auf jede Art von Unternehmen anpassen.… Mehr Lesen
GEDYS IntraWare 8 CRM
4.1
GEDYS IntraWare 8 bietet umfassende Features für Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Der modulare Aufbau erlaubt Ihnen, mit dem Tool zu wachsen und genau diejenigen Funktionen zu nutzen, die Sie benötigen.… Mehr Lesen
NetSuite
2.7
NetSuite CRM ist ein funktionsstarkes Enterprise-CRM mit vielen komplexen Möglichkeiten für Kontaktverwaltung, Lead Management und E-Mail-Marketing. Es ist besonders für mittelgroße und schnell wachsende Unternehmen geeignet.… Mehr Lesen
Nimble
3.6
Nimble ist ein smartes und schnelles kleines CRM-Tool, das seinen Schwerpunkt vor allem auf den Bereich Social CRM setzt. Das ist besonders für KMU mit einer überschaubaren Anzahl von Contacts interessant.… Mehr Lesen
noCRM
4.7
noCRM wurde von und für Vertriebsmitarbeitern für einen reibungslosen Sales-Prozess entwickelt. Intelligente und flexible Schnittstellen erleichtern die Datenhaltung und beschleunigen Ihren Sales-Prozess.… Mehr Lesen
Samdock
5
Samdock ist die Antwort eines jungen deutschen Software-Unternehmens auf die größtenteils amerikanisch geprägte CRM-Branche. Es richtet sich an kleine bis mittlere Unternehmen und vereint Kontaktdaten für Marketing, Vertrieb und Kundenservice.… Mehr Lesen
SAP CRM
4.8
SAP C/4HANA hat nicht nur einen komplizierten Namen, sondern ist auch selbst einigermaßen komplex. Die Software Suite für mittlere bis Großunternehmen vereint CRM, Marketing, Vertrieb und Kundenservice in einer zentralen Datenbasis.… Mehr Lesen
Scopevisio
3
Für sich selbst genommen ist Scopevisio ziemlich schlank. Die große Stärke des CRM offenbart sich im Zusammenspiel aller Module der Software-Suite, die neben der Kontaktverwaltung auch ERP- und ECM-Module enthält.… Mehr Lesen
Teamgate
4.5
Teamgate ist nicht nur ein einfaches Sales-CRM sondern sieht sich selbst als Workflow-Optimierer für dynamische Sales-Teams. Die Stärken des Tools liegen vor allem in der Vernetzung aller Mitarbeiter und in der Kommunikation im Team.… Mehr Lesen
Teamleader focus
3.8
Das Business-Tool Teamleader focus legt den Schwerpunkt vor allem auf einfache Bedienung und effiziente Strukturen. Neben dem CRM-Modul sind Erweiterungen um Projektmanagement- und Rechnungstools verfügbar.… Mehr Lesen
Zendesk Sell
4.3
Zendesk Sell richtet sich an KMU mit großen Plänen. Es ist grundsätzlich einfach gestrickt, kann aber zu einem echten Leistungsträger ausgebaut werden, der den Vergleich mit vielen Enterprise Lösungen nicht scheuen muss.… Mehr Lesen

Worauf muss ich bei der Auswahl von CRM-Softwares achten?

Das richtige CRM-System für Ihre Bedürfnisse zu finden kann komplex sein. Die Menge an unterschiedlichen Systemen auf dem Markt macht es oft schwer, den Überblick zu behalten. trusted hilft Ihnen mit dem umfassenden CRM-Vergleich dabei, das passende System zu finden. Zudem können Sie Ihre Auswahl mit einigen wenigen Fragen schnell eingrenzen: Wofür brauchen Sie das CRM-System? Und welche Features und Funktionen benötigen Sie? Hier erfahren Sie mehr:

Welche Funktionen und Features braucht ein CRM-System?

Jedes CRM ist anders aufgebaut und stellt andere Daten oder Aspekte der Kundenbeziehung in den Vordergrund. Dennoch gibt es eine Reihe von Standard-Funktionen, die jedes CRM-System an Bord haben sollte. Dazu gehören:

Kontaktverwaltung

Kern Ihrer CRM-Software ist die Kontaktverwaltung. Wichtige Funktionen, die auf jeden Fall vertreten sein sollten, sind daher:

  • Stammdatenverwaltung
  • Kunden-, Lead-, und Account-Verwaltung
  • Datenimport (als CSV- und/oder XLS-Datei)
  • Datenexport
  • Kontakthistorie
  • Such-, Sortier- und Filterfunktion
Die Kontaktverwaltung in ansprechenden und übersichtlichen Datenbanken ist die Basis eines jeden CRM-Systems
Die Kontaktverwaltung in ansprechenden und übersichtlichen Datenbanken ist die Basis eines jeden CRM-Systems
Screenshot: trusted.de
Quelle: zoho.com

Mithilfe dieser Funktionen stellen Sie sicher, dass Ihre Datensätze stets vollständig und auf dem neuesten Stand sind - und dass Sie im operativen Geschäft effektiv damit arbeiten können. Andere Features, die Sie dabei ebenfalls unterstützen können, sind beispielsweise:

  • Dublettencheck beim Import
  • Automatische Datenanreicherung beim Import
  • Benutzerdefinierte Felder

Hierbei handelt es sich um Komfortfeatures. Sie sorgen gerade bei großen und umfassenden Datensätzen für die nötige Übersicht und dafür, dass Sie Ihre eigenen Workflows und Prozesse in Ihrem CRM abbilden können.

Kommunikation

Die Kommunikation mit Ihren Kund:innen und Leads ist eines der Hauptthemen, wenn es um Kundenbeziehungsmanagement geht. Schließlich wollen Sie nicht nur Daten zu Ihren Kund:innenen erheben, sondern diese auch im persönlichen Kontakt nutzbar machen. Die Kommunikation per E-Mail und die Integration Ihrer bestehenden E-Mail-Postfächer ist dafür der wichtigste Standard.

Die Kommunikation mit Ihren Kontakten und Kund:innen (z.B. per E-Mail) ist eine Grundfunktion von CRM
Die Kommunikation mit Ihren Kontakten und Kund:innen (z.B. per E-Mail) ist eine Grundfunktion von CRM
Screenshot: trusted.de
Quelle: insightly.com

Organisation

Die Organisation Ihres Teams und Ihrer Prozesse ist vor allem dann wichtig, wenn ein großes Team oder gar mehrere Teams gleichzeitig mit der Software arbeiten sollen. Hier sollten alle Mitarbeiter:innen immer auf dem Laufenden darüber sein, was sich gerade tut. Dementsprechend sind die folgenden Funktionen besonders wichtig:

  • Aufgabenverwaltung
  • Terminverwaltung / Kalender
  • Erinnerungsfunktion bzw. Push-Nachrichten
  • Mitarbeiterverwaltung mit Benutzerrollen und -rechten
  • Dokumenten- und Dateimanagement
Mithilfe von CRM-Systemen organisieren Sie Ihr Team, Ihre Aufgaben und Termine
Mithilfe von CRM-Systemen organisieren Sie Ihr Team, Ihre Aufgaben und Termine
Screenshot: trusted.de
Quelle: pisasales.de

Zusätzlich sollten projektbasierte Teams darauf achten, dass auch ein Projektmanagement-Tool sowie die Zeiterfassung integriert sind, um Projektarbeitszeiten sauber zu tracken und den Überblick über anstehende Aufgaben im Projekt nicht zu verlieren.

Analyse und Reporting

Die Analyse Ihrer Daten und Prozesse muss nicht unbedingt ein großes Thema für Sie sein, kann es aber werden. Schließlich will die Arbeit vor allem mittlerer bis großer Teams nicht nur organisiert, sondern auch stetig ausgewertet werden, um Verbesserungspotential zu erkennen. Legen Sie also Wert auf die Analyse Ihrer Prozesse, sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass die richtigen Werkzeuge und Standard-Reports in Ihrem CRM-System integriert sind, oder dass Sie selbst benutzerdefinierte Reports erstellen können.

Die Auswertung von Kennzahlen und Daten ist vor allem für große Unternehmen ein essentieller Bestandteil von CRM
Die Auswertung von Kennzahlen und Daten ist vor allem für große Unternehmen ein essentieller Bestandteil von CRM
Screenshot: trusted.de
Quelle: salesforce.com

Ein dynamisches Dashboard mit den wichtigsten Informationen zu aktuellen Leads und Verkäufen ist für Sales-Teams Pflicht; Marketing-Teams benötigen Kennzahlen zu generierten Leads und müssen E-Mail-Kampagnen tracken, um ihre Prozesse zu optimieren. Auch Support-Teams profitieren von der Erhebung wichtiger Kennzahlen, beispielsweise die Zeit, die sie mit einzelnen Tickets oder im Gespräch verbringen.

Welche Aufgaben soll das System erfüllen?

Wofür brauchen Sie eigentlich ein CRM-System? Wenn Sie diese Frage beantwortet haben, können Sie die Auswahl der verfügbaren Tools schon stark eingrenzen. Wenn Sie ein CRM-System suchen, um Ihr Vertriebsteam bei der Organisation und der Akquise von Neukunden zu unterstützen, sollten Sie kein System wählen, das für den Kundensupport entwickelt wurde. Umgekehrt macht es nur wenig Sinn, ein Sales-CRM wie Pipedrive zu verwenden, wenn Sie es nicht für den Vertrieb nutzen wollen.

Einige CRM-Systeme auf dem Markt sind sehr flexibel, was ihr Einsatzgebiet anbelangt, oder bringen verschiedene Module für die einzelnen Bereiche Sales, Marketing und Support mit. Andere Tools dagegen sind spezialisierte Lösungen, die sich nur schwer von ihrer ursprünglichen Aufgabe entkoppeln lassen. Im CRM-Vergleich 2020 gibt trusted Ihnen deswegen eine Empfehlung mit an die Hand, für welches Einsatzgebiet sich welches CRM am besten eignet (siehe oben).

Außerdem wichtig: Je nachdem, in welchem Bereich Ihres Unternehmens ein CRM-System zum Einsatz kommen soll, benötigen Sie über die Grundfunktionen hinaus noch einige spezielle Features. Ein Sales-CRM bringt andere Funktionen mit, als ein CRM-System, das für den Support entwickelt wurde. Achten Sie daher auf die folgenden Features:

Wichtige Features für den Vertrieb/Sales

  • Konfigurierbare visuelle Sales-Pipeline
  • Lead-Qualifizierung / Lead-Bewertung
  • Angebots- und Rechnungsverwaltung
  • Produkt- und Lagerverwaltung

Wichtige Features für das Marketing

  • Kampagnenplanung / Kampagnenmanagement
  • E-Mail-Marketing (mit E-Mail-Vorlagen und -Tracking)
  • Formular- und Landingpage-Editoren für Online-Kampagnen
  • Marketing Automation

Wichtige Features für Service und Support

  • Helpdesk
  • Ticketsystem
  • ggf. Customer Self Service
  • Service Automation

Änderungshistorie

10.09.2021
Aktualisierung 2021

trusted hat den CRM-Systeme-Test umfassend aktualisiert. Preise und Features wurden für alle Anbieter neu überprüft und angepasst. Pipedrive ist weiterhin Testsieger.

03.06.2020
CRM-Systeme Test 2020

trusted hat den großen CRM-Systeme-Vergleich mit 31 Anbietern durchgeführt. Testsieger 2020 ist Pipedrive.

Maximilian Reichlin
Head of Content

Max ist Redaktionsleiter bei trusted.de. Seit seinem Einstieg vor rund 8 Jahren hat er gemeinsam mit seinem Team aus Redakteuren und Branchenexperten Softwarelösungen aus über 250 Kategorien getestet und verglichen. Als erfahrener Content-Marketer betreut der Münchener Masterabsolvent bei trusted vor allem Marketing- und Sales-Kategorien und steht seinen Leser:innen außerdem mit nützlichen Software-Ratgebern zur Seite, in denen er seine Erfahrung mit seiner Liebe zum Schreiben vereinen kann.

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