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Test

Beste Personalmanagement Software 2023 » 19 Tools im Test & Vergleich

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Die besten Personalmanagement-Tools

Die Papier-Personalakte, unübersichtliche und starre Prozesse sowie fehleranfällige Abrechnungs- oder Urlaubstabellen via Excel bremsen moderne HR-Teams aus. Mit einer modernen Personalmanagement-Software verwalten Sie Ihr Personal effizient, archivieren Dokumente an einem Ort (ohne zusätzliche Lagerkosten) und Sie rekrutieren und entwickeln Ihre Talente nachhaltig.

Am Markt gibt es viele Anbieter, die einzelne HR-Bereiche unterschiedlich gut abdecken. trusted hat für Sie die 8 besten Personalmanagement-Softwares ausführlich getestet, darunter Factorial, Personio, rexx systems, kenjo, kiwiHR und viele weitere. Schaffen Sie sich jetzt mehr Zeit für wichtige Personalthemen mit einer von trusted getesteten Personalmanagement-Softwares:

Was ist Personalmanagement-Software?

Eine Personalmanagement-Software wird häufig auch als HR-Software, Human Resource Information System, Personalinformationssystem oder schlicht Personalsoftware bezeichnet. Diese Begriffe stehen Synonym für eine webbasierte oder Desktop-Software, mit der Sie Personalstammdaten, Ihr Personal betreffende Dokumente, An- sowie Abwesenheiten und Löhne/Gehälter verwalten. Häufig unterstützt Sie ein solches Tool auch unterwegs per mobiler App, in Sachen Recruiting und bei der Entwicklung Ihres Personals.

Die besten Personalmanagement-Tools auf dem Markt stellen wir Ihnen hier übersichtlich vor:

Das Wichtigste in Kürze
  • Test: Im großen Personalmanagement-Software-Test hat trusted 8 Anbieter einem ausführlichen Praxistest unterzogen. Die Redaktion hat die Tools nach den Kriterien Usability, Funktionsumfang, Datenschutz und einigen mehr hin überprüft.
  • Testsieger: Factorial hat sich den ersten Platz auf dem Sieger-Treppchen der besten HR-Software erkämpft. Die gute Anpassbarkeit ist nur einer der Gründe. Knapp dahinter landen Personio und rexx, die mit starken Funktionen im Test überzeugen.
  • Kosten: Eine Personalmanagement-Software kostet Sie zwischen 3,50 € und 8 € pro User im Monat. Der große Preisunterschied hängt mit dem Funktionsumfang der Tools zusammen. Zwei Anbieter im aktuellen Test bieten sogar kostenlose Tarife.
  • Tipp: Die meisten HR-Softwares bieten grundsätzlich ähnliche Funktionen. Bei der Suche nach dem perfekten Tool geht es daher ums Detail, etwa die ausführliche Personalakte oder die reibungslose Lohnabrechnung. Testen Sie die Tools ausgiebig!

Fazit: trusted Empfehlungen

1

Factorial HR

4.5
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 5,75 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 10 - unbegrenzt
  • Mobile App Ja
  • Serverstandort Deutschland

Personalverwaltung

Sehr gut (1,0)

Der spanische Anbieter Factorial hat diverse gelungen Funktionen für Ihre Personalverwaltung im Gepäck. Unter anderem einem bequemen Massenimport, eine individuelle Dokumentenablage und einer erweiterbaren Personalakte. Bei Letzterem müssen Sie manuell nachjustieren, denn Daten zur Lohnsteuer sind standardmäßig nicht hinterlegt. Anpassungen nehmen Sie allerdings schnell vor.

Recruiting

Sehr gut (1,0)

Wenn es um das Finden und Binden neuer Mitarbeiter:innen geht, wartet Factorial mit einem umfangreichen Funktionsangebot auf. Bereits im Basis-Paket erstellen Sie ein eigenes Karriereportal und mit der richtigen Erweiterung veröffentlichen Sie Ihre Stellen auch im Multiposting, erstellen individuelle Recruiting-Phasen oder personalisieren Ihre On- und Offboarding-Prozesse.

Personalentwicklung

Sehr gut (1,0)

Factorial hat auch in Sachen Performance einiges zu bieten. Beispielsweise verschiedene Feedback-Formen wie das 180- und 360-Grad-Feedback, personalisierte Wachstumspläne für alle Mitarbeiter:innen oder einer automatischen Versendung von Beurteilungsbögen. So sorgt Factorial nicht nur für Zeitersparnisse in der Personalentwicklung, sondern auch für ein strategisches Talentmanagement.

Arbeitszeitmanagement

Sehr gut (1,0)

Je nach gebuchtem Paket unterstützt Sie Factorial auch in der Arbeits- sowie Projektzeiterfassung und in der Schichtplanung. Die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung ist im Basispaket bereits integriert, erweiterte Zeitmanagement-Funktionen verursachen leider zusätzliche Kosten. Dafür punktet der Anbieter mit einer einfachen Verwaltung und einer praktischen mobilen App.

Lohn- & Gehaltsabrechnung

Befriedigend (2,7)

Bereits in der digitalen Personalakte fällt auf, dass Factorial nicht auf das deutsche Steuerrecht in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgelegt ist. Zwar tragen Sie einzelne Felder wie die Steuer-ID oder die Sozialversicherungsnummer mit nur wenigen Handgriffen nach — in der vorbereitenden Lohnabrechnung fehlen die Daten wiederum. Das ist besonders für große Unternehmen ärgerlich, die Datensätze ergänzen müssen.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

Factorial hat für Sie (je nach Tarif) standardisierte und individuell erstellbare Reportings an Bord. Hier verhält sich Factorial abermals störrisch, das moderne Tool erkennt beispielsweise nicht alle Datensätze zuverlässig. Ebenfalls schade ist, dass Sie individuelle Reportings nur im Enterprise-Paket erstellen und Ihnen erst gegen Aufpreis noch mehr Berichte zur Verfügung stehen.

Self Service

Sehr gut (1,0)

Das umfangreiche Self-Service-Portal des Anbieters ermöglicht es Ihren Mitarbeiter:innen, Datensätze selbstständig zu pflegen und die eigene Entwicklung im Blick zu behalten. Gelungen ist besonders, dass Ihr Team anonym Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit beantworten oder auf Beiträge im sozialen Intranet unkompliziert reagieren kann.

Factorial ist der Testsieger im aktuellen Personalmanagement-Software-Test. Das moderne Tool ist flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassbar und wächst einfach mit Ihren Ansprüchen mit. Dabei glänzt die Software durchweg mit einer leichten Bedienbarkeit, besonders im Employee Self Service. Hinzu kommt, dass Sie viele Funktionen bereits zu einem sehr günstigen Preis pro User bekommen.

Warum ist Factorial spannend für Ihre Personalverwaltung?

Mit Factorial erhalten Sie nicht nur ein schickes Design. In der Software verwalten Sie Ihr Personal aus unterschiedlichen Ländern mit individuell anpassbaren Personalakten, einem personalisierbaren An- und Abwesenheitsmanagement, einer Schichtplanungsfunktion und einem mobilen Spesenmanagement, was sich besonders für mobile Teams lohnt. Factorial punktet besonders durch seine einfache Bedienbarkeit und zeitsparende Vorlagen.

Was macht Factorial im Vergleich mit anderen HR-Tools einzigartig?

Die hohe Anpassbarkeit ist nur einer von vielen Vorzügen der HR-Software. Mit sogenannten “Apps” erweitern Sie beliebig Ihren Funktionsumfang, beispielsweise um einen Beschwerdekanal für Ihre Mitarbeiter:innen oder die Schichtplanung. Auf diese Weise stellen Sie sich genau die Benutzeroberfläche zusammen, die Sie benötigen. Aber: Viele der Apps sind nur im höheren Preissegment verfügbar.

Wem würden wir Factorial empfehlen?

Factorial eignet sich für viele Branchen. Mobile Teams schätzen vor allem die Unterstützung der mobilen App, das Spesenmanagement und die mobile Zeiterfassung, während Projektteams die Projektzeiterfassung nicht mehr missen wollen. Die Schichtplanungs-Funktion (mit Nachtschicht-Planung) macht das Tool für Schichtbetriebe interessant. Aufgrund der Mindestnutzerzahl von 10 Personen empfehlen wir das Tool eher für kleine bis mittlere Unternehmen.

Vorteile
  • Hoher Individualisierungsgrad
  • Anpassbare Vorlagen
  • Flexibel hinzubuchbare Funktionen
  • Mobiles Spesenmanagement
  • Nachtschichtplanung
Nachteile
  • Lücken in der Personalakte
  • Lohnabrechnungen ausbaufähig
  • Teils unvollständige Reportings
Factorial HR
4.5
Testbericht
2

Personio HR-Betriebssystem

2.7
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 3,96 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 25 - 1.000
  • Mobile App Ja
  • Serverstandort Deutschland

Personalverwaltung

Sehr gut (1,0)

Ihr Personal verwalten Sie mit Personio mithilfe einer digitalen Personalakte, die im Test durch Vollständigkeit glänzt. Hier hinterlegen Sie (oder Ihre Mitarbeiter:innen im Self-Service) Angaben zur Lohnsteuer, zum Sozialversicherungsträger und einiges mehr. Besonders praktisch: Änderungen in den Personaldaten lassen sich ganz einfach terminieren. Auf diese Weise müssen Sie Daten nicht “auf Abruf” ändern.

Recruiting

Sehr gut (1,0)

Personio zeigt seine Stärken auch im Recruiting. Mit der passenden Erweiterung zu Ihrem HR-Betriebssystem veröffentlichen Sie Ihre Stellen in Ihrem eigenen Karriereportal, das ganz auf Ihre Corporate Identity ausgerichtet ist. Darüber hinaus verbreiten Sie Ihre Jobangebote auf über 800 Portalen im Multiposting oder auf 12 kostenfreien Jobbörsen. Automatisierte On- und Offboardingprozesse runden Personios Recruiting sauber ab.

Personalentwicklung

Sehr gut (1,0)

Das Performance- und Entwicklungs-Add-on von Personio hat so einige praktische Features für Sie in petto. Dazu gehören zeitsparende Vorlagen für unterschiedliche Feedbackarten, darunter Entwicklungspläne, das jährliche Mitarbeitergespräch oder das 360-Grad-Feedback. Auch Schulungen planen Sie spielend leicht mit dem modernen Tool, in Sachen Zielvereinbarungen gibt sich Personio allerdings noch holprig.

Arbeitszeitmanagement

Sehr gut (1,4)

Ob Festangestellte mit klassischem “9-to-5-Job” oder flexibel arbeitende Freelancer:innen — mit Personio erstellen Sie ganz individuelle Arbeitszeitregelungen und planen auch gesetzeskonform Pausen für Ihre Angestellten ein. Ihr Personal wird an noch ausstehende Pausen erinnert und kann Zeiten auch mobil erfassen. Einziges Manko: Über eine Schichtplanungsfunktion verfügt Personio (noch) nicht.

Lohn- & Gehaltsabrechnung

Befriedigend (2,7)

Mit Personio erstellen Sie zwar keine Lohn- und Gehaltsabrechnungen, dafür lohnt sich der Einsatz der Software für die vorbereitende Abrechnung. Auch hier glänzt der Anbieter wieder mit einer guten Übersichtlichkeit, denn das Tool zeigt Ihnen automatisch, bei wem noch Daten nachgetragen werden müssen. Besonders große Unternehmen profitieren von der DATEV-Schnittstelle für One-Click-Abrechnungen. Die gibt es aber nur gegen Aufpreis.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

Individuelle Reportings gibt es bei Personio bereits im kleinsten Tarif. Aufgrund der intuitiven Handhabung der HR-Software erstellen sogar Laien benutzerdefinierte Auswertungen, die kommen allerdings nur im Tabellenformat. Darüber hinaus liefert Ihnen Personio eine recht solide Auswahl an Standard-Berichten. Für große Unternehmen dürfte dieses Feature aber noch zu kurz geraten sein.

Self Service

Sehr gut (1,0)

Im Employee-Self-Service ist mit Personio so einiges möglich. Bereits im Onboarding ergänzen Mitarbeiter:innen eigene Daten einfach selbst und navigieren dank der modernen Benutzeroberfläche schnell und ohne großen Schulungsaufwand durch das Tool. Top: Ihre Angestellten entlasten Sie im HR-Alltag durch selbstständige Urlaubsanträge – auch mobil — oder geben Ihnen selbstständig Feedback.

Die Personalmanagement-Software Personio überzeugt im Praxistest vor allem in Sachen Preis-Leistungs-Verhältnis. Der Allrounder unterstützt Sie bei Ihren täglichen HR-Aufgaben mit einer einwandfreien Usability, hervorragenden Workflows und seinen umfangreichen Funktionen und Features. Die Software überzeugt besonders mit seiner lückenlosen Personalakte, die auch Steuer- und Sozialversicherungsdaten speichert.

Warum ist Personio spannend für Ihre Personalverwaltung?

Mit Personio sind alle HR-Prozesse vom Recruiting bis zum Offboarding an Ihre Bedürfnisse anpassbar. Viele Vorlagen schaffen zudem Zeitersparnisse, beispielsweise für das Onboarding oder Feedbackgespräche. Besonders gut gelöst ist die Stammdatenverwaltung. Neben der vollständigen Personalakte glänzt Personio mit einer Terminierungs-Funktion für Personalakteneinträge. Änderungen nehmen Sie damit automatisch, statt auf Abruf vor.

Was macht Personio im Vergleich mit anderen HR-Tools einzigartig?

Die Funktionen von Personio arbeiten Hand in Hand. Besonders lobenswert ist das Zusammenspiel von der digitalen Personalakte und der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. Änderungen wie neue Bankdaten oder eine geänderte Lohnsteuerklasse werden automatisch in Ihre Vorschautabelle übertragen, ohne dass Sie einzelnen Mitarbeiter:innen hinterherlaufen müssen.

Wem würden wir Personio empfehlen?

Personio rechnet mit einer Mindestnutzerzahl von 25 Personen, das System fasst dabei maximal 1.000 User. Damit ist die HR-Software besonders für kleine bis mittlere Unternehmen ein echter Gewinn. Eine Ausnahme gibt es allerdings, denn Personio unterstützt keine Schichtplanung. Einzelhandel, Gastronomie und Co. müssen hier Kompromisse schließen.

Vorteile
  • Hoher Individualisierungsgrad
  • Gute Usability und modernes Design
  • Unkomplizierte Personalverwaltung
  • Vorlagen für Feedbacks und mehr
  • Multiposting auf über 800 Portalen
Nachteile
  • Fehlender Beschwerdekanal
  • Hohe Kosten durch viele Addons
  • Keine Schichtplanung
Personio HR-Betriebssystem
2.7
Testbericht
3

rexx systems Personalmanagement

4.1
1,3
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 5,33 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 75 - 250
  • Mobile App Ja
  • Serverstandort Deutschland

Personalverwaltung

Sehr gut (1,0)

In der Personalverwaltung punktet rexx mit einer umfangreichen digitalen Personalakte, die keine Information missen lässt. Aufgrund der DATEV-Schnittstelle hinterlegen Sie sogar Beitragssätze zur Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen und sorgen so für Zeitersparnisse in HR und der Lohnbuchhaltung. Die Usability wirkt zwar holprig, dafür sorgen umfassende Verwaltungsoptionen besonders im Mittelstand für Zeitersparnisse.

Recruiting

Sehr gut (1,4)

Ihre Möglichkeiten im Recruiting sind mit rexx beinahe so umfangreich, wie in der Personalverwaltung. Gemeinsam mit dem Anbieter erstellen Sie Ihr eigenes Karriereportal, was besonders die User freuen dürfte, die nur wenige Kenntnisse im Webdesign mitbringen. Dafür erstellen Sie selbstständig Stellenanzeigen und veröffentlichen diese auf über 650 Portalen im Multiposting, was im aktuellen Test solide ist.

Personalentwicklung

Sehr gut (1,0)

Wenn es um die Weiterentwicklung Ihrer Talente geht, schöpfen Sie mit rexx aus dem Vollen. Grund dafür ist das ausgeklügelte Skill-Matching, mit dem Sie jede Stelle mit dem perfekten Talent besetzen. Sie definieren Anforderungen und erstellen zielgenaue Weiterbildungsmaßnahmen, auch für Ihre Auszubildenden. Ausbilder:innen profitieren von den digitalen Ausbildungsfunktionen von rexx, etwa den 500 hinterlegten Rahmenplänen.

Arbeitszeitmanagement

Sehr gut (1,4)

Während rexx in Sachen Talentmanagement im Vergleich zu anderen Anbietern hervorsticht, lässt das Zeitmanagement noch zu wünschen übrig. Der Anbieter erfüllt hier alle Standards, etwa die Zeiterfassung — auch für Projekte — sowie die Schichtplanung, die im Praxistest allerdings nicht funktioniert hat. Dafür gut: Abwesenheiten planen Sie schon aus dem Kalender heraus und Ihr Personal erfasst Zeiten sogar mobil.

Lohn- & Gehaltsabrechnung

Sehr gut (1,0)

Um Sie bei der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung so gut wie möglich zu unterstützen, hat rexx eine Kooperation mit DATEV geschlossen. Während Sie lediglich Datensätze überprüfen und freigeben, überträgt die praktische One-Click-Schnittstelle Abrechnungsdaten automatisch an Ihr Steuerbüro und wieder zurück an Ihr Personal. Das sorgt für maximale Zeitersparnisse — neben rexx können das aber auch andere Anbieter.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

rexx hat so einige praktische und vor allem informative Auswertungen für Sie auf Lager. Da Sie die Analysen aber nicht an einer zentralen Stelle finden, kann die Suche nach den richtigen Zahlen einige Zeit in Anspruch nehmen. Dafür gibt es im hauseigenen “Data Warehouse” kaum eine Auswertung, die Sie nicht anfertigen könnten. Einen Schönheitswettbewerb gewinnen die oft tabellarischen Reportings allerdings nicht.

Self Service

Sehr gut (1,0)

Ihre Mitarbeiter:innen finden sich im Employee-Self-Service des Anbieters schnell zurecht. Sie sehen eigene Salden zur Zeiterfassung oder Resturlaub, greifen auf Schulungen zu oder das soziale Intranet und vieles mehr. Zur Entlastung Ihrer HR-Abteilung trägt der Self-Service aber nur bedingt bei, selbst die kleinste Änderung muss das Personal erst bei Ihnen beantragen. Schade!

rexx systems hat im Test viele Vorzüge bewiesen, doch die Funktionen für das Finden und Binden von Auszubildenden und anderen Mitarbeiter:innen ist der trusted-Redaktion besonders positiv aufgefallen. Aufgrund des schier unendlichen Funktionsumfangs wären Video-Tutorials noch eine nützliche Ergänzung. Sobald der Einstieg in das umfangreiche Tool gelungen ist, steht Ihnen eine sprichwörtliche “All-in-One-Lösung” zur Verfügung.

Warum ist rexx systems spannend für Ihre Personalverwaltung?

Die umfassende HR-Software punktet im Test nicht nur mit einer ordentlichen und ausführlichen Personalstammdatenverwaltung. Das Tool bietet auch umfassende Funktionen für die interne Kommunikation, etwa für direkte Chats, Video-Meetings oder E-Mails. Dadurch erleichtert rexx die Zusammenarbeit virtueller Teams auf globaler Ebene.

Was macht rexx systems im Vergleich mit anderen HR-Tools einzigartig?

Bei rexx finden Sie ein ungewöhnlich stark ausgeprägtes Weiterbildungs- und Entwicklungsmanagement vor, auch für Ihre Auszubildenden. Hier liefert Ihnen der HR-Software-Anbieter Funktionen wie Skill-Matching für zu besetzende Stellen, Teambeurteilungen, individuellen Zielvorgaben und Lernpfaden für Azubis. Für Letzteres hat der Anbieter sogar über 550 Ausbildungsrahmenpläne hinterlegt. Top!

Wem würden wir rexx systems empfehlen?

rexx liefert standardisierte Lösungen für KMU, mit mehr Budget passen Sie die Software komplett an Ihre Bedürfnisse an. Dank des integrierten Azubi-Managements unterstützt rexx optimal Ausbildungsbetriebe. Spannend für die öffentliche Verwaltung: Dank einer Zusammenarbeit mit der noris network AG aus Nürnberg eignen sich die sicheren und TÜV-zertifizierten Server auch für Ihre Personalverwaltung im öffentlichen Dienst.

Vorteile
  • Skill-Matching für jede Stelle
  • Integriertes Projektmanagement
  • Umfassendes Azubi-Management
  • Starke Personalentwicklung
Nachteile
  • Keine selbst erstellbare Karriereseite
  • Fehlende Vorlagen
  • Komplexe Usability
rexx systems Personalmanagement
4.1
Testbericht
4

Kenjo Personalmanagement

4.1
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 4,50 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 1 - 500
  • Mobile App Ja
  • Serverstandort Deutschland

Personalverwaltung

Sehr gut (1,0)

Von Einzelunternehmer:in bis Mittelstand: Bereits zum kleinen Preis erhalten Sie mit Kenjo intelligente und zeitsparende Funktionen für Ihre Personalverwaltung. Beispielsweise eine gut strukturierte digitale Personalverwaltung, ein durchdachtes Dokumentenmanagement (das Abrechnungsdokumente Angestellten sogar automatisch zuweist) und einen funktionierenden Massenimport. Letzteres ist im Vergleich keine Selbstverständlichkeit!

Recruiting

Sehr gut (1,0)

Im Recruiting erkennen Sie dank zahlreicher Auswertungen schnell, ob Personalbedarf besteht. Diesen decken Sie mit Ihrer eigenen Karriereseite, die etwas Übung und Know-how in HTML benötigt. Etwas umständlich gelöst sind die Multiposting-Funktionen des Anbieters. Hier wählen Sie aus einer eigenständigen Veröffentlichung auf nur 100 Jobbörsen oder einer kostspieligen Agenturlösung, die Ihnen aber 900 Portale liefert.

Personalentwicklung

Gut (1,7)

Um Ihre Mitarbeiter:innen im Einzelgespräch oder per 360-Grad-Feedback beurteilen zu können, unterstützt Sie Kenjo mit individuell erstellbaren Fragenkatalogen. Auf bereits vordefinierte Vorlagen greifen Sie erst im Connect-Tarif zurück. Gut gelöst sind vor allem die Auswertungsmöglichkeiten. So erkennen Sie selbst in großen Unternehmen schnell Talente, denn Sie vergleichen hier sogar die Performance unterschiedlicher Abteilungen.

Arbeitszeitmanagement

Sehr gut (1,0)

Kenjo stellt mit seinen umfangreichen und durchdachten Funktionen für das Arbeitszeitmanagement so manch ein vergleichbares Tool in den Schatten. Die intelligente HR-Software hat für Sie eine Arbeits- und Projetzeiterfassung im Gepäck, unterstützt Sie bei der Schichtplanung und in der Überstundenverwaltung oder lässt sich an ein Terminal anbinden. Einziges Manko: Die Projektzeiterfassung funktioniert (noch) nicht mobil.

Lohn- & Gehaltsabrechnung

Befriedigend (2,7)

Während Ihnen Kenjo sonst manuelle Handgriffe durch zeitsparende Automatisierungen abnimmt, klappt das in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht wie erhofft. Die DATEV-Schnittstelle setzt nicht auf automatische Datenübertragungen, Gehaltsdaten exportieren und versenden Sie noch manuell. Damit dürfte Kenjo gerade kleine Unternehmen entlasten, große finden anderswo zeitsparendere Lösungen.

Analyse & Reporting

Gut (2,0)

Kenjo deckt mit seinen etwa 30 Standard-Reportings so gut wie jede HR-Kennzahl ab. Wünschen Sie tiefgreifende Auswertungen, gelingt das mit zum Teil aufwändigen Wenn-Dann-Regeln. Individuelle Berichte erstellen Sie mit dem Tool leider nicht. Ebenfalls bedauerlich ist, dass Sie Ihre wichtigsten Reportings nur gegen Aufpreis im Growth-Tarif in sogenannten “Dashboards” speichern.

Self Service

Sehr gut (1,0)

Dank des Employee-Self-Service von Kenjo gewinnen Sie in der HR-Abteilung Zeit für wichtige Themen zurück. Das liegt daran, dass Ihr Personal selbstständig Gehaltsdaten einsieht, Änderungen vornimmt oder anonymes Feedback zur Mitarbeiterzufriedenheit einfach selbst abgibt. Außerdem planen Angestellte bei Bedarf unkompliziert Meetings oder definieren eigene Ziele. Die Funktionen sind allesamt gut durchdacht!

Kenjo ist eine All-in-One HR-Software, die im Test nicht nur einen optisch guten Eindruck hinterlassen hat. Das moderne Tool überzeugt mit intelligenten Funktionen und Automatisierungen, beispielsweise Smart Docs und anpassbare E-Mail-Vorlagen für Ihr Recruiting. Durch die teils komplexen Workflows hapert es hin und wieder an der Usability, darüber sieht man aufgrund des niedrigen Einstiegspreises jedoch gerne hinweg.

Warum ist Kenjo spannend für Ihre Personalverwaltung?

Bereits im kleinsten Tarif profitieren Sie von einer Vielzahl zeitsparender Funktionen und Standard-Workflows, beispielsweise dem Massenimport von Personaldaten, der nur wenige Handgriffe erfordert. Gelungen ist auch das gut strukturierte Self-Service-Portal, womit Ihr Personal sogar mobil Dokumente ins System lädt. Individuelle Workflows und Anpassungen, wie maßgeschneiderte Onboarding-Workflows, erhalten Sie dagegen erst im Growth-Tarif.

Was macht Kenjo im Vergleich mit anderen HR-Tools einzigartig?

Kenjo lässt sich in vielerlei Hinsicht an Ihre Bedürfnisse anpassen und unterstützt Sie im Alltag mit diversen smarten Features. Mit dem intelligenten Dokumentenmanagement hebt sich Kenjo im aktuellen HR-Software-Vergleich allerdings besonders hervor. Die Software liest zum Beispiel Abrechnungen aus und weist diese Ihren Mitarbeiter:innen automatisch zu.

Wem würden wir Kenjo empfehlen?

Kenjo ist bereits ab einer Person nutzbar. Daher lohnt sich das Tool sowohl für Kleinstunternehmen, als auch kleine und mittlere Organisationen, die ihr HR-Team entlasten und Personalprozesse automatisieren möchten. Dank umfassender Funktionen für die Zeiterfassung eignet sich die Software für Unternehmen aus fast jeder Branche, auch für Schichtbetriebe.

Vorteile
  • Durchdachte Personalverwaltung
  • Unkomplizierter Self-Service
  • Anpassbare Workflows
  • Individuelle E-Mail-Vorlagen
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Nachteile
  • Keine direkte Chat-Funktion
  • Intransparentes Multiposting
  • Fehlendes Schulungsmanagement
  • Keine mobile Projektzeiterfassung
  • Keine individuellen Berichte
Kenjo Personalmanagement
4.1
Testbericht
5

Zoho People

4.1
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0 €
  • Mitarbeiter:innen 1 - 500
  • Mobile App Ja
  • Serverstandort Europa

Personalverwaltung

Sehr gut (1,0)

Wenn es um die Personalverwaltung geht, überzeugt Zoho People nicht auf ganzer Linie. Gut gelöst sind etwa die modernen Kommunikationsmöglichkeiten, mit denen Sie sogar standortübergreifend ohne zweites Tool kommunizieren. Aufwändig sind dagegen der nur mühselig funktionierende Massenimport oder die lückenhafte Personalakte. Letzteres ergänzen Sie nur einzeln um die benötigten Angaben wie die Steuer-ID oder Krankenkasse.

Recruiting

Sehr gut (1,0)

Das Recruiting-Modul des Anbieters unterstützt lediglich kleine Unternehmen bei der Personalsuche. Sie veröffentlichen Ihre Stellenangebote auf nur 70 Jobbörsen gleichzeitig, dafür finden mobile Recruiting-Teams neues Personal mit dem Smartphone. Die “Macher” unter Ihnen profitieren zudem von einer eigenen Karriereseite, während Sie Ihre “Time-to-Hire” dank zahlreichen Automatisierungen messbar verkürzen.

Personalentwicklung

Sehr gut (1,0)

Automatisierungen bietet Zoho auch in der Personalentwicklung. Sie versenden zum Beispiel Beurteilungsbögen automatisch in einem festgelegten Zeitraum und überprüfen regelmäßig automatisch, ob Ziele erreicht wurden. Besonders stark ist aber Zohos integriertes Schulungs-Tool, mit dem Sie intern unkompliziert Schulungen für Ihre Mitarbeiter:innen erstellen.

Arbeitszeitmanagement

Sehr gut (1,0)

Zoho bedient mit seinen Funktionen für das Arbeitszeitmanagement Unternehmen aus verschiedenen Branchen mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Der Anbieter hat für Sie beispielsweise eine Arbeits- und Projektzeiterfassung im Gepäck, die zusätzlich über die mobile App erfolgen kann. Außerdem erstellen Sie neue Abwesenheitsarten oder Schichtpläne, auch für Nachtschichten.

Lohn- & Gehaltsabrechnung

Befriedigend (2,7)

In den einzelnen Personal-Profilen erstellen Sie mit nur wenigen Handgriffen individuelle Zusatzleistungen, Boni, Stundenlöhne oder Gehälter. Lediglich mit der für Ihren Standort gültigen Währung hat der Anbieter seine Schwierigkeiten, hier müssen Sie noch manuell nachhelfen. Ebenfalls manuell erfolgt die monatliche Entgeltabrechnung. Eine praktische DATEV-Schnittstelle liefert Ihnen Zoho leider nicht.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

Um Ihre wichtigsten HR-Kennzahlen auszuwerten, greifen Sie bei Zoho auf eine sehr umfangreiche Auswahl an Standard-Reportings zurück. Auch individuelle Berichte erstellen Sie mit dem Tool, dafür benötigen Sie allerdings etwas Übung. Die bequeme Drag-and-Drop-Funktion für die Zusammenstellung einzelner Werte ist für ungeübte User nur bedingt hilfreich.

Self Service

Sehr gut (1,0)

Das Self-Service-Portal von Zoho ist nur fast perfekt. Ihre Mitarbeiter:innen stellen sich selbst Aufgaben und setzen sich Ziele, verfolgen den eigenen Lernfortschritt oder stellen eigenständig Reisekostenerstattungs- sowie Urlaubsanträge und erfassen Zeiten selbst. Nur Dokumente fügen Ihre Angestellten nicht selbstständig dem System hinzu. Das wird insbesondere in großen Firmen zum Zeitfresser in HR-Abteilungen.

Zoho People legt nicht nur ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis an den Tag, wodurch Sie bereits für kleines Geld von einer digitalen Personalakte, Recruiting per mobiler App und einem ausgeklügelten Weiterbildungsmanagement profitieren. Der Anbieter überzeugt insbesondere durch sein kompetentes Support-Team, welches Ihnen rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche zur Verfügung steht.

Warum ist Zoho People spannend für Ihre Personalverwaltung?

In Sachen Personalverwaltung stellt Zoho sein Können mit einer anpassbaren Personalakte, diversen Kommunikationstools wie einer Video- sowie Chat-Funktion und einer mühelosen Teamverwaltung unter Beweis. Hinzu kommt, dass Sie bereits im kostenlosen Tarif Personalprozesse digitalisieren. Aber: Dokumenten-Uploads sind im Self-Service nicht möglich, das kann auf Dauer zum Zeitfresser werden.

Was macht Zoho People im Vergleich mit anderen HR-Tools einzigartig?

Zoho glänzt nicht nur durch seine gute Erreichbarkeit. Ein besonderes Highlight im Test ist das interne Schulungsmanagement. Dank der intuitiven Oberfläche erstellen Sie in kürzester Zeit Schulungen für Ihre Mitarbeiter:innen und Talente, was sich wiederum positiv auf Ihre Personalbindung auswirkt. Der Funktionsumfang für Ihr Recruiting ist mit der Software zwar etwas abgespeckt, dafür finden gerade kleine Unternehmen Talente zum kleinen Preis.

Wem würden wir Zoho People empfehlen?

Zoho eignet sich aufgrund der hervorragenden Preisgestaltung bereits für sehr kleine Teams mit bis zu fünf Nutzer:innen und für größere Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeiter:innen. Die Funktionen sind im kostenlosen Tarif und den kleineren Paketen allerdings stark begrenzt. Die Software kommt zudem mit zum Großteil englischen Inhalten daher, weswegen sich der Einsatz insbesondere für international tätige Unternehmen anbietet.

Vorteile
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Anpassbare Personalakte
  • Digitales Bildungsmanagement
  • Umfangreiche mobile App
Nachteile
  • Hilfsangebote nur auf Englisch
  • Fehlende Payroll-Schnittstellen
  • Kein Dokumentenupload für Personal
  • Wenige Multiposting-Kanäle
Zoho People
4.1
6

HRworks

4.7
1,6
Testnote
Gut
  • Preis ab 7,90 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 20 - 1.000
  • Mobile App Nein
  • Serverstandort Irland

Personalverwaltung

Gut (1,7)

Bereits im praktischen Onboarding-Formular prüft HRworks, ob Ihre Mitarbeiter:innen Daten korrekt eingegeben haben. Diese Genauigkeit des Anbieters ist auch in der digitalen Personalakte spürbar, denn mit dem Tool erfassen Sie alle Angaben, die Sie für eine gelungene Personalverwaltung benötigen. Ebenfalls gut gelöst ist der integrierte Arbeitszeugnisgenerator, der Ihnen den ein oder anderen manuellen Handgriff abnimmt.

Recruiting

Befriedigend (3,4)

Wenn Sie für das Finden von Talenten nicht auf externe Recruiting-Tools wie softgarden ausweichen möchten, stoßen Sie in der Personalbeschaffung mit HRworks schnell an Ihre Grenzen. Sie erhalten zwar eine eigene und gut anpassbare Karriereseite und erstellen auch individuelle Stellenanzeigen, die verbreiten Sie auf Ihren gewünschten Portalen noch manuell. Für Zeitersparnisse im Recruiting-Team sorgt HRworks nur bedingt.

Personalentwicklung

Befriedigend (3,0)

Mit HRworks planen Sie regelmäßige Termine für Feedbackgespräche ein und überprüfen genau, ob sich die Fähigkeiten und Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter:innen in die richtige Richtung entwickeln. Ein umfassendes 360-Grad-Feedback führen Sie mit der Software allerdings nicht. HRworks konnte sich mit den Feedbackkulturen moderner Unternehmen noch nicht anfreunden.

Arbeitszeitmanagement

Sehr gut (1,4)

Im Arbeitszeitmanagement bietet HRworks neben allen wünschenswerten Funktionen wie der Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie individuelle Abwesenheits- und Arbeitszeitregelungen noch eine Besonderheit: die Berechnung des Bradford-Faktors. Damit erkennen Sie schon frühzeitig, ob Ihr Team an Absentismus leidet und ergreifen somit schnell Gegenmaßnahmen. Top!

Lohn- & Gehaltsabrechnung

Sehr gut (1,0)

Auch für Ihre vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung überrascht HRworks mit durchdachten Funktionen. Zum Beispiel mit dem Jahresgehalt-Assistenten, der Ihnen ein vereinbartes Jahresgehalt automatisch auf die monatliche Vergütung umrechnet. Ebenfalls praktisch ist die One-Click-Schnittstelle zu DATEV. An der Usability fehlt es der Software allerdings noch, Abrechnungstabellen erstellen Sie nicht ohne Übung.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

Je nachdem, ob Sie HRworks als Teamlead oder Administrator:in nutzen, erhalten Sie unterschiedliche Ansichten für Reportings. Führungskräfte mit Teamverantwortung erhalten beispielsweise übersichtliche Auswertungen zum Team an einem Ort, während Administrator:innen etwas länger auf der Suche nach dem richtigen Bericht sind.

Self Service

Sehr gut (1,0)

Kaum ein Tool schafft Ihnen so viel Freiraum durch den Self-Service, wie es bei HRworks der Fall ist. Da Ihre Mitarbeiter:innen Unterlagen wie Spesenbelege einfach selbst ins System laden, selbstständig Abwesenheiten oder Arbeitsmittel beantragen oder auf die eigenen Steuererklärungs-Daten zugreifen, werden Sie im besten Fall nur selten mit Anfragen von Ihrem Personal überhäuft.

HRworks punktet im aktuellen Test vor allem mit seiner integrierten Reisekostenabrechnung. Mit dieser Funktion laden Mitarbeiter:innen Belege für Ausgaben unkompliziert ins System, dank Responsive-Design der Web-App sogar mobil. Ein großes Manko gibt es allerdings für alle Personalsuchende, denn Schnittstellen für das Multiposting liefert HRworks nicht. Stellenanzeigen streuen sie hier manuell auf den einzelnen Portalen; oder eben gar nicht.

Warum ist HRworks spannend für Ihre Personalverwaltung?

Innerhalb der HR-Software finden Sie eine klar strukturierte Personalakte vor, die sogar über einen Arbeitszeugnis-Generator verfügt. Darüber hinaus ermöglicht die Software ein hohes Maß an Transparenz, wenn es um den Employee Self Service geht. Hier stellen Sie Ihrem Personal sogar steuerrelevante Daten zur Verfügung, wodurch sich Rückfragen auf ein Minimum reduzieren. Lediglich in der Teamverwaltung könnte HRworks noch nachlegen.

Was macht HRworks im Vergleich mit anderen HR-Tools einzigartig?

Im Gegensatz zu vielen anderen Tools des aktuellen Tests erhalten Sie mit HRworks alle Funktionen (abgesehen von der digitalen Signatur) zu einem festen Preis. Die User-Kosten sinken sogar, je mehr Nutzer:innen hinzukommen. Neben dem tollen Preis-Leistungs-Verhältnis bietet HRworks noch viele weitere Vorteile. Ein besonderer ist die Berechnung des Bradford-Faktors. Mit dieser Kennzahl erkennen Sie frühzeitig unentschuldigtes Fehlen.

Wem würden wir HRworks empfehlen?

Das ausgefeilte Spesenmanagement mit automatischer Belegerkennung sowie die Arbeits- und Projektzeiterfassung machen HRworks vor allem für mobile Teams interessant. Das Multiposting wäre eine interessante Ergänzung für Recruiter:innen, während eine Funktion für die Schichtplanung Schichtbetriebe angesprochen hätte. Alles in allem ist HRworks aber durchaus ein Gewinn für kleine und mittlere Unternehmen.

Vorteile
  • Detaillierte Personalverwaltung
  • Durchdachter Employee-Self-Service
  • Intelligentes Reisemanagement
  • Präzise Rollenverteilung
  • Einfacher Im- und Export
Nachteile
  • Kein eigenes Multiposting-Feature
  • Fehlende Onboarding-Prozesse
  • Komplexe Teamverwaltung
  • Lücken im Talentmanagement
HRworks
4.7
Testbericht
7

kiwiHR

4.6
1,8
Testnote
Gut
  • Preis ab 3,50 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
  • Mobile App Nein
  • Serverstandort Deutschland

Personalverwaltung

Sehr gut (1,0)

Ihr Personal verwalten Sie mit kiwiHR mithilfe einer recht umfassenden digitalen Personalakte, die Sie bei Bedarf um weitere Felder für die vorbereitende Entgeltabrechnung erweitern. Eine strukturierte Dokumentenablage ist mit der schlanken HR-Lösung möglich, aber nur im teureren Plus-Tarif. Dort haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, sich intern Ihrem Team ohne externes Tool mitzuteilen.

Recruiting

Befriedigend (3,4)

Hauseigene Recruiting-Lösungen gibt es von kiwiHR nicht, was vom Anbieter aber auch gewollt ist. So bleibt die Software für die Personalverwaltung generell schlank und lässt sich auf Wunsch flexibel mit anderen Tools erweitern. Entsprechende Recruiting-Softwares wären etwa softgarden und Recruitee.

Personalentwicklung

Ausreichend (4,0)

An Funktionen für die Personalentwicklung mangelt es der HR-Software aktuell noch. Der Anbieter plant allerdings Schnittstellen zu passenden Lösungen, die Sie im Talentmanagement unterstützen. Kleine Unternehmen profitieren schon jetzt von individuell erstellbaren Fragen-Vorlagen für Einzelbewertungen.

Arbeitszeitmanagement

Sehr gut (1,4)

kiwiHR kommt mit intuitiv anpassbaren Funktionen und Features für Ihr Arbeitszeitmanagement. Eine personalisierbare Abwesenheitsverwaltung, moderne Arbeitszeitregelungen und ein übersichtlicher Abwesenheitskalender sind nur ein paar Beispiele. Im größten Tarif “Plus” unterstützt der Anbieter Schichtbetriebe wie die Gastronomie oder produzierende Gewerbe mit einer Schichtplanung.

Lohn- & Gehaltsabrechnung

Gut (2,4)

Zugegeben, die Funktionen für die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung könnten umfangreicher sein. Bislang bedient kiwiHR KMU mit einer guten Verwaltung aller abrechnungsrelevanten Daten – zumindest mit dem nötigen Budget im teuersten Tarif. Kleinstunternehmen steuern Abrechnungen noch manuell. An praktischen Schnittstellen zu Lohnabrechnungs-Systemen fehlt es der Software leider auch.

Analyse & Reporting

Gut (2,0)

Umfangreiche Analysen werden Sie in kiwiHR nur wenige finden. Standard-Reportings zu Mitarbeiterkennzahlen, Arbeits- oder Projektzeiten gibt es kaum, lediglich kleine Unternehmen dürften mit der Auswahl zufrieden sein. Individuelle Auswertungen erstellen Sie mit der schlanken Lösung ebenfalls nicht.

Self Service

Sehr gut (1,0)

Der umfangreiche Self Service von kiwiHR sorgt für eine zunehmende Transparenz im Team. Ihre Mitarbeiter:innen sehen und ändern eigene Daten und haben sogar die Möglichkeit einzusehen, ob und wann Teamkolleg:innen abwesend sind. Darüber hinaus hinterlegen Sie für Ihre Angestellten nützliche Anwendungen sowie relevante Ansprechpartner:innen, wodurch sich Anfragen in der Personalabteilung reduzieren.

kiwiHR ist eine moderne und schlanke HR-Software, die dank der kostenlosen Implementierung einen schnellen Start in die Digitalisierung der Personalarbeit ermöglicht. Nützliche Funktionen wie der durchdachte Employee Self Service, die strukturierte Personalverwaltung und das gelungene An- und Abwesenheitsmanagement sind bereits zu niedrigen Preisen erhältlich, was besonders KMU positiv auffällt.

Warum ist kiwiHR spannend für Ihre Personalverwaltung?

Wenn es um die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter:innen geht, unterstützt Sie kiwiHR mit einer sehr gut strukturierten Personalakte, einem einfachen Onboarding per automatischer E-Mail-Einladung und einer rundum sehr guten Usability. Zudem lässt sich das moderne Tool gut an Ihre Bedürfnisse anpassen, etwa bei der Individualisierung Ihres Abwesenheitsmanagements oder indem Sie flexible Arbeitszeitmodelle hinterlegen.

Was macht kiwiHR im Vergleich mit anderen HR-Tools einzigartig?

Viele HR-Programme kommen mit einer langwierigen (und zum Teil sehr teuren) Implementierungsphase aus. kiwiHR gehört nicht dazu. Die Implementierung ist für Sie kostenfrei und nimmt kaum Zeit in Anspruch. Eine tolle Unterstützung sind nicht nur die kompetenten Ansprechpartner:innen, sondern auch die Hilfsmittel. Damit sich auch Ihr Personal schnell zurechtfindet, greifen Angestellte auf ein eigenes Benutzerhandbuch zu.

Wem würden wir kiwiHR empfehlen?

kiwiHR eignet sich besonders für kleine bis mittlere Unternehmen, die Ihre HR-Prozesse kosteneffizient verschlanken möchten. Projektteams profitieren von der Projektzeiterfassung im Plus-Tarif. In Sachen Recruiting greifen Sie auf nahtlose Schnittstellen zu Recruitee oder Softgarden zurück. Für die Personalentwicklung oder Schichtplanung benötigen Sie ergänzende Tools.

Vorteile
  • Gelungene Personalverwaltung
  • Hervorragender Self-Service
  • Ausgeklügeltes Zeitmanagement
  • Top Usability
  • Gute Anpassbarkeit
Nachteile
  • Wenige Standard-Reports
  • Recruiting nur via Schnittstellen
  • Fehlendes Talentmanagement
  • Mangelnde DATEV-Schnittstelle
kiwiHR
4.6
Testbericht
8

Freshteam

4.8
1,8
Testnote
Gut
  • Preis ab 0 €
  • Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
  • Mobile App Ja
  • Serverstandort Europa

Personalverwaltung

Sehr gut (1,0)

Mit Freshteam verwalten Sie Ihr Personal sogar kostenlos, zumindest bis zu einer Teamgröße von 50 Personen. Unternehmen dieser Größenordnung profitieren am meisten von den eher begrenzten Funktionen, beispielsweise dem Einzelimport von Angestellten, der Personalakte, die Sie um fehlende Informationen ergänzen oder dem nur zum Teil gelungenen Dokumentenmanagement.

Recruiting

Sehr gut (1,0)

Abhängig von Ihrem gewählten Tarif erstellen Sie mit Freshteam eine eigene Karriereseite und individuelle Stellenanzeigen sowie Bewerbungsformulare, planen To-dos oder veröffentlichen Ihre Stellen auf über 2.500 Portalen im Multiposting. Damit liefert Freshteam das größte Angebot an generalistischen und spezifischen Stellenbörsen im aktuellen Test.

Personalentwicklung

Ausreichend (4,0)

Während Sie Ihr Personal mit Freshteam finden und verwalten, benötigen Sie für die gezielte Entwicklung ergänzende Tools. Dem Anbieter fehlt es an jeglichen Funktionen, etwa Beurteilungsgesprächen oder Zielvereinbarungen. Dafür gut: In der Personalakte hinterlegen Sie ganz individuell verschiedene Anreizsysteme, sogar Gewinnbeteiligungen bei Kapitalgesellschaften.

Arbeitszeitmanagement

Ausreichend (3,7)

Hierzulande sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, dass Arbeitnehmer:innen Arbeitszeiten erfassen. Umso bedauerlicher ist es, dass Freshteam hierfür keine Funktionen bietet, weder in der Web-Anwendung noch in der mobilen App. Besser funktioniert die Erstellung von individuellen Arbeitszeitmodellen, aber nicht bei Abwesenheiten. An dieser Stelle gibt sich das HR-Tool abermals holprig, neue Abwesenheitsarten speichert Freshteam nicht.

Lohn- & Gehaltsabrechnung

Befriedigend (2,7)

Individuelle Entgelte sowie Boni und andere Zusatzleistungen verwalten Sie mit nur wenigen Klicks in der Software. Weniger einfach ist es dagegen, eine exportfähige Abrechnungstabelle für Ihr Steuerbüro zu erhalten. Selbst für kleine Unternehmen bedeuten die Entgelt-Funktionen mehr Aufwand als Ertrag. Bei dem günstigen Preis greifen Unternehmen gerne auf ergänzende Tools zurück.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

Sowohl Ihre HR-Abteilung als auch spezialisierte Recruiting-Teams freuen sich über die detaillierten Auswertungen der Personal-Software. Besonders gut gelöst sind nicht nur die grafischen Berichte, die mit nur einem Klick mehr über den Ursprung der Daten verraten. Besonders positiv fällt der hauseigene Reporting-Editor auf. So erstellen Sie mit nur wenigen Klicks und Spaß-Faktor ganz individuelle Berichte. Schön!

Self Service

Gut (2,0)

Der Self Service von Freshteam kommt mit einer Besonderheit. Ihre Angestellten verwalten und ändern nicht nur eigene Datensätze. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Mitarbeiter:innen für bestimmte Positionen zu empfehlen. Ein weiteres Plus ist, dass sich Ihre Angestellten selbstständig Erinnerungsfunktionen und Termine für selbst erstellte Aufgaben setzen. Lediglich Dokumenten-Uploads übernehmen sie nur zum Teil selbst.

Freshteam ist besonders für kleine Teams ein absoluter Hingucker, denn das Tool ist (mit eingeschränkten Funktionen) für bis zu 50 Mitarbeiter:innen kostenlos verfügbar. Das ist aber nicht der einzige Vorteil der Software, denn das Tool unterstützt Sie besonders im Recruiting mit vielen Funktionen wie dem Multiposting. Das Tool aus den USA ist zwar zum Teil noch ausbaufähig, liefert aber nützliche und preiswerte Features im War for Talents.

Warum ist Freshteam spannend für Ihre Personalverwaltung?

Um die digitale Personalakte von Freshteam auch für das deutsche Steuerrecht nutzbar zu machen, können Sie diese mit dem praktischen Drag-and-Drop-Editor einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die vorbereitende Entgeltabrechnung der All-in-One-Software zeigt ebenfalls Nachholbedarf. Dafür erstellen Sie individuelle Reportings mit Spaß-Faktor und wickeln Ihr komplettes Recruiting mit der Software ab.

Was macht Freshteam im Vergleich mit anderen HR-Tools einzigartig?

Freshteam unterscheidet sich in zweierlei Hinsicht von anderen Human-Resources-Tools, wenn es um das Recruiting geht; einerseits liefert die amerikanische Software die größte Auswahl an Multiposting-Kanälen (über 2.500 Portale). Andererseits liest Freshteam automatisch eingehende Lebensläufe aus und legt automatisch Bewerberprofile an. Wer neues Personal sucht, schließt die vorhandenen Funktionslücken gerne mit anderen Tools.

Wem würden wir Freshteam empfehlen?

Freshteam eignet sich für unterschiedliche Unternehmensformen. Mit dem kostenlosen Tarif erhalten besonders kleine Unternehmen und Start-ups Unterstützung im Recruiting und der Personalverwaltung. Freiberuflich tätige Recruiter:innen und große Unternehmen finden Talente dank der über 2.500 verfügbaren Multiposting-Kanäle auch für kleines Geld. Internationale Teams können über die fehlenden Übersetzungen gut hinwegsehen.

Vorteile
  • Kostenfreier Tarif
  • Anpassbare Personalakte
  • Über 2.500 Multiposting-Kanäle
  • Anpassbarer Onboarding-Prozess
  • Einfach zu gestaltende Reportings
Nachteile
  • Mangelhafter Massenimport
  • Fehlende Personalentwicklung
  • Keine Zeiterfassung
  • Mangelhafte Entgelttabelle
  • Lückenhafte Personalakte
Freshteam
4.8

Die 8 besten Personalmanagementsysteme im Vergleich

  1. Factorial HR - Testsieger 2023
  2. Personio HR-Betriebssystem - Preis-Leistungs-Sieger
  3. rexx systems Personalmanagement - Bestes Personalmanagement für Azubis
  4. Kenjo Personalmanagement - Beste Anpassbarkeit
  5. Zoho People - Service Sieger
  6. HRworks - Bestes mobiles Personalmanagement
  7. kiwiHR - Beste Personalmanagement-Software für KMU
  8. Freshteam - Bestes kostenloses Personalmanagement

Vergleichstabelle

Tarif
Anbieter
Factorial HR
Personio HR-Betriebssystem
rexx systems Personalmanagement
Kenjo Personalmanagement
Zoho People
HRworks
kiwiHR
Freshteam
perbit Personalmanagement
HeavenHR
BambooHR
HR4YOU-HCM
jacando Admin
Papershift HR
Persis Personalmanager
Sage HR
SD Worx
sopea
Workday
Testurteil
sehr gut
1,2
Test
01/2023
sehr gut
1,2
Test
01/2023
sehr gut
1,3
Test
01/2023
sehr gut
1,4
Test
01/2023
sehr gut
1,4
Test
02/2023
gut
1,6
Test
01/2023
gut
1,8
Test
02/2023
gut
1,8
Test
02/2023
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
gut
2,2
Test
02/2023
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.5
(7.123)
2.7
(7)
4.1
(16)
4.1
(86)
4.1
(3.801)
4.7
(17)
4.6
(54)
4.8
(97)
3.9
(32)
2.5
(74)
3.1
(2.655)
2.5
(8)
3.3
(210)
4.4
(35.768)
4.3
(3.513)
3.4
(108.506)
Tarif
Preis
67,50 € / monatlich 99,00 € / monatlich 400,00 € / monatlich 5,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 198,00 € / monatlich 4,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 8,00 € / monatlich 99,00 € / monatlich Auf Anfrage Auf Anfrage 125,00 € / monatlich Auf Anfrage Auf Anfrage 4,50 € / monatlich Auf Anfrage 37,50 € / monatlich Auf Anfrage

Top-Features

Mitarbeiter:innen max
unbegrenzt 1.000 250 500 5 1.000 unbegrenzt 50 auf Anfrage 1.000 unbekannt auf Anfrage 2.500 50 auf Anfrage unbegrenzt auf Anfrage 250 auf Anfrage
Digitale Personalakte
Bewerbermanagement
Arbeitszeiterfassung
Automatische Gehaltsabrechnung
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
Web-App
Web-App
iOS
Android
Geeignet für
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen

Vertrag & Kosten

Währung
EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR
Zahlungsintervall
monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage Preis auf Anfrage monatlich Preis auf Anfrage Preis auf Anfrage monatlich Preis auf Anfrage monatlich Preis auf Anfrage
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
14 Tage 14 Tage
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
7 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
Keine Angaben verfügbar
Zahlungsmethoden
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Auf Rechnung
Auf Rechnung
Lastschrift
Auf Rechnung

Personalverwaltung

Digitale Personalakte
Mitarbeiterstammdaten
Datenim- und -export
Suchfunktion

Recruiting

Bewerbermanagement
Multiposting
E-Mail-Vorlagen
Notizen, Kommentare, Bewertungen

Personalentwicklung

Mitarbeiterbewertung
Mitarbeiterzielsetzung
Feedback-Planung
360-Grad-Feedback

Arbeitszeitmanagement

Arbeitszeiterfassung
Individuelle Arbeitszeitmodelle
Überstundenverwaltung
Teamkalender

Lohn- & Gehaltsabrechnung

Automatische Gehaltsabrechnung
Stundenlohn und Boni
Lohndokumente online
Lohndokumente per E-Mail

Analyse & Reporting

Dynamisches Dashboard
Standard-Berichte
Benutzerdefinierte Berichte

Self Service

Personalakteneinsicht
Einreichen von Änderungen
Einreichen von Anträgen (Urlaub, etc.)
Genehmigungsprozess
Mitarbeiterfeedback

Usability

Anmeldung/Registrierung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Hilfestellung/Einführung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Stammdatenverwaltung
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Zeiterfassung/Zeitmanagement
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Dokumentenmanagement
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Analytics/Berichterstellung
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Mitarbeiter:innen-Self-Service
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Gesamt
4.1
4.6
3.3
4.1
3.4
4.2
4.5
4.3
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet

Sicherheit & Datenschutz

Gültige Datenschutzbestimmung
Datenschutzbeauftragter
Cookie-Hinweis
ISO 27001 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicherheitsstandards in Sachen "IT-Sicherheit". Es handelt sich um einen deutschen Standard, den nur als sicher identifizierte Produkte erhalten.

Service & Support

Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
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