Beste Personalmanagement Software 2024 » 20 Tools im Test & Vergleich

Der spanische Anbieter Factorial hat diverse gelungene Funktionen für Ihre Personalverwaltung im Gepäck. Unter anderem einen bequemen Massenimport, eine individuelle Dokumentenablage und eine erweiterbare Personalakte. Bei Letzterem müssen Sie manuell nachjustieren, denn Daten zur Lohnsteuer sind standardmäßig nicht hinterlegt. Anpassungen nehmen Sie allerdings schnell vor.

Wenn es um das Finden und Binden neuer Mitarbeiter:innen geht, wartet Factorial mit einem umfangreichen Funktionsangebot auf. Bereits im Basis-Paket erstellen Sie ein eigenes Karriereportal und mit der richtigen Erweiterung veröffentlichen Sie Ihre Stellen auch im Multiposting, erstellen individuelle Recruiting-Phasen oder personalisieren Ihre On- und Offboarding-Prozesse.

Factorial hat auch in Sachen Performance einiges zu bieten. Beispielsweise verschiedene Feedback-Formen wie das 180- und 360-Grad-Feedback, personalisierte Wachstumspläne für alle Mitarbeiter:innen oder einer automatischen Versendung von Beurteilungsbögen. So sorgt Factorial nicht nur für Zeitersparnisse in der Personalentwicklung, sondern auch für ein strategisches Talentmanagement.

Je nach gebuchtem Paket unterstützt Sie Factorial auch in der Arbeits- sowie Projektzeiterfassung und in der Schichtplanung. Die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung ist im Basispaket bereits integriert, erweiterte Zeitmanagement-Funktionen verursachen leider zusätzliche Kosten. Dafür punktet der Anbieter mit einer einfachen Verwaltung und einer praktischen mobilen App.

Bereits in der digitalen Personalakte fällt auf, dass Factorial nicht auf das deutsche Steuerrecht in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgelegt ist. Zwar tragen Sie einzelne Felder wie die Steuer-ID oder die Sozialversicherungsnummer mit nur wenigen Handgriffen nach — in der vorbereitenden Lohnabrechnung fehlen die Daten wiederum. Das ist besonders für große Unternehmen ärgerlich, die Datensätze ergänzen müssen.

Factorial hat für Sie (je nach Tarif) standardisierte und individuell erstellbare Reportings an Bord. Hier verhält sich Factorial abermals störrisch, das moderne Tool erkennt beispielsweise nicht alle Datensätze zuverlässig. Ebenfalls schade ist, dass Sie individuelle Reportings nur im Enterprise-Paket erstellen und Ihnen erst gegen Aufpreis noch mehr Berichte zur Verfügung stehen.

Das umfangreiche Self-Service-Portal des Anbieters ermöglicht es Ihren Mitarbeiter:innen, Datensätze selbstständig zu pflegen und die eigene Entwicklung im Blick zu behalten. Gelungen ist besonders, dass Ihr Team anonym Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit beantworten oder auf Beiträge im sozialen Intranet unkompliziert reagieren kann.

Ihr Personal verwalten Sie mit Personio mithilfe einer digitalen Personalakte, die im Test durch Vollständigkeit glänzt. Hier hinterlegen Sie (oder Ihre Mitarbeiter:innen im Self-Service) Angaben zur Lohnsteuer, zum Sozialversicherungsträger und einiges mehr. Besonders praktisch: Änderungen in den Personaldaten lassen sich ganz einfach terminieren. Auf diese Weise müssen Sie Daten nicht “auf Abruf” ändern.

Personio zeigt seine Stärken auch im Recruiting. Mit der passenden Erweiterung zu Ihrem HR-Betriebssystem veröffentlichen Sie Ihre Stellen in Ihrem eigenen Karriereportal, das ganz auf Ihre Corporate Identity ausgerichtet ist. Darüber hinaus verbreiten Sie Ihre Jobangebote auf über 800 Portalen im Multiposting oder auf 12 kostenfreien Jobbörsen. Automatisierte On- und Offboardingprozesse runden Personios Recruiting sauber ab.

Das Performance- und Entwicklungs-Add-on von Personio hat so einige praktische Features für Sie in petto. Dazu gehören zeitsparende Vorlagen für unterschiedliche Feedbackarten, darunter Entwicklungspläne, das jährliche Mitarbeitergespräch oder das 360-Grad-Feedback. Auch Schulungen planen Sie spielend leicht mit dem modernen Tool, in Sachen Zielvereinbarungen gibt sich Personio allerdings noch holprig.

Ob Festangestellte mit klassischem “9-to-5-Job” oder flexibel arbeitende Freelancer:innen — mit Personio erstellen Sie ganz individuelle Arbeitszeitregelungen und planen auch gesetzeskonform Pausen für Ihre Angestellten ein. Ihr Personal wird an noch ausstehende Pausen erinnert und kann Zeiten auch mobil erfassen. Einziges Manko: Über eine Schichtplanungsfunktion verfügt Personio (noch) nicht.

Mit Personio erstellen Sie zwar keine Lohn- und Gehaltsabrechnungen, dafür lohnt sich der Einsatz der Software für die vorbereitende Abrechnung. Auch hier glänzt der Anbieter wieder mit einer guten Übersichtlichkeit, denn das Tool zeigt Ihnen automatisch, bei wem noch Daten nachgetragen werden müssen. Besonders große Unternehmen profitieren von der DATEV-Schnittstelle für One-Click-Abrechnungen. Die gibt es aber nur gegen Aufpreis.

Individuelle Reportings gibt es bei Personio bereits im kleinsten Tarif. Aufgrund der intuitiven Handhabung der HR-Software erstellen sogar Laien benutzerdefinierte Auswertungen, die kommen allerdings nur im Tabellenformat. Darüber hinaus liefert Ihnen Personio eine recht solide Auswahl an Standard-Berichten. Für große Unternehmen dürfte dieses Feature aber noch zu kurz geraten sein.

Im Employee-Self-Service ist mit Personio so einiges möglich. Bereits im Onboarding ergänzen Mitarbeiter:innen eigene Daten einfach selbst und navigieren dank der modernen Benutzeroberfläche schnell und ohne großen Schulungsaufwand durch das Tool. Top: Ihre Angestellten entlasten Sie im HR-Alltag durch selbstständige Urlaubsanträge – auch mobil — oder geben Ihnen selbstständig Feedback.

In der Personalverwaltung punktet rexx mit einer umfangreichen digitalen Personalakte, die keine Information missen lässt. Aufgrund der DATEV-Schnittstelle hinterlegen Sie sogar Beitragssätze zur Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen und sorgen so für Zeitersparnisse in HR und der Lohnbuchhaltung. Die Usability wirkt zwar holprig, dafür sorgen umfassende Verwaltungsoptionen besonders im Mittelstand für Zeitersparnisse.

Ihre Möglichkeiten im Recruiting sind mit rexx beinahe so umfangreich, wie in der Personalverwaltung. Gemeinsam mit dem Anbieter erstellen Sie Ihr eigenes Karriereportal, was besonders die User freuen dürfte, die nur wenige Kenntnisse im Webdesign mitbringen. Dafür erstellen Sie selbstständig Stellenanzeigen und veröffentlichen diese auf über 650 Portalen im Multiposting, was im aktuellen Test solide ist.

Wenn es um die Weiterentwicklung Ihrer Talente geht, schöpfen Sie mit rexx aus dem Vollen. Grund dafür ist das ausgeklügelte Skill-Matching, mit dem Sie jede Stelle mit dem perfekten Talent besetzen. Sie definieren Anforderungen und erstellen zielgenaue Weiterbildungsmaßnahmen, auch für Ihre Auszubildenden. Ausbilder:innen profitieren von den digitalen Ausbildungsfunktionen von rexx, etwa den 500 hinterlegten Rahmenplänen.

Während rexx in Sachen Talentmanagement im Vergleich zu anderen Anbietern hervorsticht, lässt das Zeitmanagement noch zu wünschen übrig. Der Anbieter erfüllt hier alle Standards, etwa die Zeiterfassung — auch für Projekte — sowie die Schichtplanung, die im Praxistest allerdings nicht funktioniert hat. Dafür gut: Abwesenheiten planen Sie schon aus dem Kalender heraus und Ihr Personal erfasst Zeiten sogar mobil.

Um Sie bei der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung so gut wie möglich zu unterstützen, hat rexx eine Kooperation mit DATEV geschlossen. Während Sie lediglich Datensätze überprüfen und freigeben, überträgt die praktische One-Click-Schnittstelle Abrechnungsdaten automatisch an Ihr Steuerbüro und wieder zurück an Ihr Personal. Das sorgt für maximale Zeitersparnisse — neben rexx können das aber auch andere Anbieter.

rexx hat so einige praktische und vor allem informative Auswertungen für Sie auf Lager. Da Sie die Analysen aber nicht an einer zentralen Stelle finden, kann die Suche nach den richtigen Zahlen einige Zeit in Anspruch nehmen. Dafür gibt es im hauseigenen “Data Warehouse” kaum eine Auswertung, die Sie nicht anfertigen könnten. Einen Schönheitswettbewerb gewinnen die oft tabellarischen Reportings allerdings nicht.

Ihre Mitarbeiter:innen finden sich im Employee-Self-Service des Anbieters schnell zurecht. Sie sehen eigene Salden zur Zeiterfassung oder Resturlaub, greifen auf Schulungen zu oder das soziale Intranet und vieles mehr. Zur Entlastung Ihrer HR-Abteilung trägt der Self-Service aber nur bedingt bei, selbst die kleinste Änderung muss das Personal erst bei Ihnen beantragen. Schade!

Von Einzelunternehmer:in bis Mittelstand: Bereits zum kleinen Preis erhalten Sie mit Kenjo intelligente und zeitsparende Funktionen für Ihre Personalverwaltung. Beispielsweise eine gut strukturierte digitale Personalverwaltung, ein durchdachtes Dokumentenmanagement (das Abrechnungsdokumente Angestellten sogar automatisch zuweist) und einen funktionierenden Massenimport. Letzteres ist im Vergleich keine Selbstverständlichkeit!

Im Recruiting erkennen Sie dank zahlreicher Auswertungen schnell, ob Personalbedarf besteht. Diesen decken Sie mit Ihrer eigenen Karriereseite, die etwas Übung und Know-how in HTML benötigt. Besonders eingeschränkt ist das Multiposting, das mit rund 100 Kanälen sehr überschaubar ausfällt. Wichtig: Alle Recruiting-Funktionen müssen Sie erst kostenpflichtig mit dem entsprechenden Add-on freischalten!

Um Ihre Mitarbeiter:innen im Einzelgespräch oder per 360-Grad-Feedback beurteilen zu können, unterstützt Sie Kenjo mit individuell erstellbaren Fragenkatalogen. Auf bereits vordefinierte Vorlagen greifen Sie erst im Connect-Tarif zurück. Gut gelöst sind vor allem die Auswertungsmöglichkeiten. So erkennen Sie selbst in großen Unternehmen schnell Talente, denn Sie vergleichen hier sogar die Performance unterschiedlicher Abteilungen.

Kenjo stellt mit seinen umfangreichen und durchdachten Funktionen für das Arbeitszeitmanagement so manch ein vergleichbares Tool in den Schatten. Die intelligente HR-Software hat für Sie eine Arbeits- und Projetzeiterfassung im Gepäck, unterstützt Sie bei der Schichtplanung und in der Überstundenverwaltung oder lässt sich an ein Terminal anbinden. Einziges Manko: Die Projektzeiterfassung funktioniert (noch) nicht mobil.

Während Ihnen Kenjo sonst manuelle Handgriffe durch zeitsparende Automatisierungen abnimmt, klappt das in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht wie erhofft. Die DATEV-Schnittstelle setzt nicht auf automatische Datenübertragungen, Gehaltsdaten exportieren und versenden Sie noch manuell. Damit dürfte Kenjo gerade kleine Unternehmen entlasten, große finden anderswo zeitsparendere Lösungen.

Kenjo deckt mit seinen etwa 30 Standard-Reportings so gut wie jede HR-Kennzahl ab. Wünschen Sie tiefgreifende Auswertungen, gelingt das mit zum Teil aufwändigen Wenn-Dann-Regeln. Individuelle Berichte erstellen Sie mit dem Tool leider nicht. Ebenfalls bedauerlich ist, dass Sie Ihre wichtigsten Reportings nur gegen Aufpreis im Growth-Tarif in sogenannten “Dashboards” speichern.

Dank des Employee-Self-Service von Kenjo gewinnen Sie in der HR-Abteilung Zeit für wichtige Themen zurück. Das liegt daran, dass Ihr Personal selbstständig Gehaltsdaten einsieht, Änderungen vornimmt oder anonymes Feedback zur Mitarbeiterzufriedenheit einfach selbst abgibt. Außerdem planen Angestellte bei Bedarf unkompliziert Meetings oder definieren eigene Ziele. Die Funktionen sind allesamt gut durchdacht!

Wenn es um die Personalverwaltung geht, überzeugt Zoho People nicht auf ganzer Linie. Gut gelöst sind etwa die modernen Kommunikationsmöglichkeiten, mit denen Sie sogar standortübergreifend ohne zweites Tool kommunizieren. Aufwändig sind dagegen der nur mühselig funktionierende Massenimport oder die lückenhafte Personalakte. Letzteres ergänzen Sie nur einzeln um die benötigten Angaben wie die Steuer-ID oder Krankenkasse.

Das Recruiting-Modul des Anbieters unterstützt lediglich kleine Unternehmen bei der Personalsuche. Sie veröffentlichen Ihre Stellenangebote auf nur 70 Jobbörsen gleichzeitig, dafür finden mobile Recruiting-Teams neues Personal mit dem Smartphone. Die “Macher” unter Ihnen profitieren zudem von einer eigenen Karriereseite, während Sie Ihre “Time-to-Hire” dank zahlreichen Automatisierungen messbar verkürzen.

Automatisierungen bietet Zoho auch in der Personalentwicklung. Sie versenden zum Beispiel Beurteilungsbögen automatisch in einem festgelegten Zeitraum und überprüfen regelmäßig automatisch, ob Ziele erreicht wurden. Besonders stark ist aber Zohos integriertes Schulungs-Tool, mit dem Sie intern unkompliziert Schulungen für Ihre Mitarbeiter:innen erstellen.

Zoho bedient mit seinen Funktionen für das Arbeitszeitmanagement Unternehmen aus verschiedenen Branchen mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Der Anbieter hat für Sie beispielsweise eine Arbeits- und Projektzeiterfassung im Gepäck, die zusätzlich über die mobile App erfolgen kann. Außerdem erstellen Sie neue Abwesenheitsarten oder Schichtpläne, auch für Nachtschichten.

In den einzelnen Personal-Profilen erstellen Sie mit nur wenigen Handgriffen individuelle Zusatzleistungen, Boni, Stundenlöhne oder Gehälter. Lediglich mit der für Ihren Standort gültigen Währung hat der Anbieter seine Schwierigkeiten, hier müssen Sie noch manuell nachhelfen. Ebenfalls manuell erfolgt die monatliche Entgeltabrechnung. Eine praktische DATEV-Schnittstelle liefert Ihnen Zoho leider nicht.

Um Ihre wichtigsten HR-Kennzahlen auszuwerten, greifen Sie bei Zoho auf eine sehr umfangreiche Auswahl an Standard-Reportings zurück. Auch individuelle Berichte erstellen Sie mit dem Tool, dafür benötigen Sie allerdings etwas Übung. Die bequeme Drag-and-Drop-Funktion für die Zusammenstellung einzelner Werte ist für ungeübte User nur bedingt hilfreich.

Das Self-Service-Portal von Zoho ist nur fast perfekt. Ihre Mitarbeiter:innen stellen sich selbst Aufgaben und setzen sich Ziele, verfolgen den eigenen Lernfortschritt oder stellen eigenständig Reisekostenerstattungs- sowie Urlaubsanträge und erfassen Zeiten selbst. Nur Dokumente fügen Ihre Angestellten nicht selbstständig dem System hinzu. Das wird insbesondere in großen Firmen zum Zeitfresser in HR-Abteilungen.

Bereits im praktischen Onboarding-Formular prüft HRworks, ob Ihre Mitarbeiter:innen Daten korrekt eingegeben haben. Diese Genauigkeit des Anbieters ist auch in der digitalen Personalakte spürbar, denn mit dem Tool erfassen Sie alle Angaben, die Sie für eine gelungene Personalverwaltung benötigen. Ebenfalls gut gelöst ist der integrierte Arbeitszeugnisgenerator, der Ihnen den ein oder anderen manuellen Handgriff abnimmt.

Wenn Sie für das Finden von Talenten nicht auf externe Recruiting-Tools wie softgarden ausweichen möchten, stoßen Sie in der Personalbeschaffung mit HRworks schnell an Ihre Grenzen. Sie erhalten zwar eine eigene und gut anpassbare Karriereseite und erstellen auch individuelle Stellenanzeigen, die verbreiten Sie auf Ihren gewünschten Portalen noch manuell. Für Zeitersparnisse im Recruiting-Team sorgt HRworks nur bedingt.

Mit HRworks planen Sie regelmäßige Termine für Feedbackgespräche ein und überprüfen genau, ob sich die Fähigkeiten und Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter:innen in die richtige Richtung entwickeln. Ein umfassendes 360-Grad-Feedback führen Sie mit der Software allerdings nicht. HRworks konnte sich mit den Feedbackkulturen moderner Unternehmen noch nicht anfreunden.

Im Arbeitszeitmanagement bietet HRworks neben allen wünschenswerten Funktionen wie der Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie individuelle Abwesenheits- und Arbeitszeitregelungen noch eine Besonderheit: die Berechnung des Bradford-Faktors. Damit erkennen Sie schon frühzeitig, ob Ihr Team an Absentismus leidet und ergreifen somit schnell Gegenmaßnahmen. Top!

Auch für Ihre vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung überrascht HRworks mit durchdachten Funktionen. Zum Beispiel mit dem Jahresgehalt-Assistenten, der Ihnen ein vereinbartes Jahresgehalt automatisch auf die monatliche Vergütung umrechnet. Ebenfalls praktisch ist die One-Click-Schnittstelle zu DATEV. An der Usability fehlt es der Software allerdings noch, Abrechnungstabellen erstellen Sie nicht ohne Übung.

Je nachdem, ob Sie HRworks als Teamlead oder Administrator:in nutzen, erhalten Sie unterschiedliche Ansichten für Reportings. Führungskräfte mit Teamverantwortung erhalten beispielsweise übersichtliche Auswertungen zum Team an einem Ort, während Administrator:innen etwas länger auf der Suche nach dem richtigen Bericht sind.

Kaum ein Tool schafft Ihnen so viel Freiraum durch den Self-Service, wie es bei HRworks der Fall ist. Da Ihre Mitarbeiter:innen Unterlagen wie Spesenbelege einfach selbst ins System laden, selbstständig Abwesenheiten oder Arbeitsmittel beantragen oder auf die eigenen Steuererklärungs-Daten zugreifen, werden Sie im besten Fall nur selten mit Anfragen von Ihrem Personal überhäuft.

Ihr Personal verwalten Sie mit kiwiHR mithilfe einer recht umfassenden digitalen Personalakte, die Sie bei Bedarf um weitere Felder für die vorbereitende Entgeltabrechnung erweitern. Eine strukturierte Dokumentenablage ist mit der schlanken HR-Lösung möglich, aber nur im teureren Plus-Tarif. Dort haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, sich intern Ihrem Team ohne externes Tool mitzuteilen.

Hauseigene Recruiting-Lösungen gibt es von kiwiHR nicht, was vom Anbieter aber auch gewollt ist. So bleibt die Software für die Personalverwaltung generell schlank und lässt sich auf Wunsch flexibel mit anderen Tools erweitern. Entsprechende Recruiting-Softwares wären etwa softgarden und Recruitee.

An Funktionen für die Personalentwicklung mangelt es der HR-Software aktuell noch. Der Anbieter plant allerdings Schnittstellen zu passenden Lösungen, die Sie im Talentmanagement unterstützen. Kleine Unternehmen profitieren schon jetzt von individuell erstellbaren Fragen-Vorlagen für Einzelbewertungen.

kiwiHR kommt mit intuitiv anpassbaren Funktionen und Features für Ihr Arbeitszeitmanagement. Eine personalisierbare Abwesenheitsverwaltung, moderne Arbeitszeitregelungen und ein übersichtlicher Abwesenheitskalender sind nur ein paar Beispiele. Im größten Tarif “Plus” unterstützt der Anbieter Schichtbetriebe wie die Gastronomie oder produzierende Gewerbe mit einer Schichtplanung.

Zugegeben, die Funktionen für die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung könnten umfangreicher sein. Bislang bedient kiwiHR KMU mit einer guten Verwaltung aller abrechnungsrelevanten Daten – zumindest mit dem nötigen Budget im teuersten Tarif. Kleinstunternehmen steuern Abrechnungen noch manuell. An praktischen Schnittstellen zu Lohnabrechnungs-Systemen fehlt es der Software leider auch.

Umfangreiche Analysen werden Sie in kiwiHR nur wenige finden. Standard-Reportings zu Mitarbeiterkennzahlen, Arbeits- oder Projektzeiten gibt es kaum, lediglich kleine Unternehmen dürften mit der Auswahl zufrieden sein. Individuelle Auswertungen erstellen Sie mit der schlanken Lösung ebenfalls nicht.

Der umfangreiche Self Service von kiwiHR sorgt für eine zunehmende Transparenz im Team. Ihre Mitarbeiter:innen sehen und ändern eigene Daten und haben sogar die Möglichkeit einzusehen, ob und wann Teamkolleg:innen abwesend sind. Darüber hinaus hinterlegen Sie für Ihre Angestellten nützliche Anwendungen sowie relevante Ansprechpartner:innen, wodurch sich Anfragen in der Personalabteilung reduzieren.