Personalmanagement Software Test: 15 Tools im Vergleich

• Preis ab 99,00 €/Monat
• Mitarbeiter:innen 0 - 1.000
• User unbegrenzt
• Schwerpunkte Personalverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Bewerbermanagement, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, On- und Offboarding

Personio ist eine All-in-One HR-Software, die sich selbst auch als “HR Betriebssystem” bezeichnet. Der Fokus liegt vor allem auf der Verwaltung mithilfe (Digitale Personalakte), der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, der An- und Abwesenheitsverwaltung im integrierten Teamkalender und dem digitalen Recruiting. Letzteres ist ein Add-On, das Sie kostenpflichtig hinzubuchen müssen; dann aber ist Personio auch mit einem vollumfänglichen Bewerbermanagement-System ausgestattet.

Warum mögen wir Personio?

Personio ist schick, easy to use und übersichtlich. Durch automatische Importe, individuelle Workflows und eine umfangreiche Self-Service-Plattform nimmt das System Ihnen viel manuelle Arbeit ab und erleichtert vor allem Teamleads und dem Recruiting-Team den Arbeitsalltag. Zu einer wirklich erschöpfenden All-in-One-Plattform fehlt bei Personio nicht mehr viel; einige Features lässt das HR-Betriebssystem allerdings doch noch vermissen. Dazu gehören beispielsweise die Zeitverwaltung, Specials wie Reisekostenabrechnung, etc.

Was unterscheidet Personio von anderen HR-Systemen?

Die große Stärke von Personio sind die vielen möglichen Integrationen und Schnittstellen, mit denen Sie individuelle Workflows erstellen und Personio in Ihre Tool-Umgebung einbetten können. Egal ob Sie Personio mit Kommunikationstools wie Slack, Kalendern wie dem Google Kalender oder sogar den Lohnprogrammen von DATEV verknüpfen wollen - für diese und mehr stehen bereits passende Integrationen für den Datenaustausch zur Verfügung. Mehr als 40 Tools lassen sich mit Personio verknüpfen, Tendenz steigend.

Anders als Kenjo oder HRworks ist Personio damit viel offener und bietet das Potential für nützliche automatische Workflows. Das beste Beispiel ist die Lohnbuchhaltung. Zwar lassen sich auch mit Kenjo, HRworks und anderen der hier verglichenen Tools Daten für die vorbereitende Lohnbuchhaltung verwalten und an das Steuerbüro übermitteln. Mit Personio landen die betreffenden Daten allerdings direkt in DATEV, was einen weiteren manuellen Schritt eliminiert.

Außerdem kann Personio durch die Integrationen im hauseigenen Marketplace noch bestehende Lücken im eigenen Funktionsumfang füllen. So integrieren Sie Features, die die Plattform (noch) nicht selbst mitbringt. Fügen Sie beispielsweise Tools wie Evalea, Howamigoing, Leapsome oder Munchskills für die Mitarbeiterbewertung oder Timr, ZEP oder Boomr für die Zeiterfassung hinzu.

Für wen ist Personio geeignet?

Personio ist am ehesten für das Budget mittelständischer bis großer Unternehmen bzw. schnell wachsender Startups geeignet. Preislich siedelt sich die HR-Software mit mindestens rund 100 Euro pro Monat im oberen Mittelfeld des Vergleichs an. Hinzu kommen Zusatzkosten für kostenpflichtige Add-Ons wie E-Mail-Vorlagen (“Productivity Plus”), automatische Benachrichtigungen (“Automation Plus”) oder die Bewerbermanagement-Software. Zudem erhebt Personio eine einmalige Einrichtungsgebühr.

Dadurch ist das System zwar gut auf unterschiedliche Bedürfnisse anpassbar, kann aber auch schnell teuer werden. Das ist vor allem deswegen schade, da viele der kostenpflichtigen Zusatzfeatures bei anderen Wettbewerbern ganz selbstverständlich im Basispreis inbegriffen sind. Personio lohnt sich für Unternehmen ab 20 bis 30 Personen; kleinere Unternehmen greifen eher zu freier skalierbaren Systemen wie Kenjo. Aber: Je mehr Mitarbeiter:innen Sie managen, desto lohnenswerter werden die Pauschalpreise von Personio im Vergleich zu Kenjo oder XXX, die pro Mitarbeiter:in abrechnen.

Personio HR-Betriebssystem

Zum Anbieter

• Preis ab 450,00 €/Monat
• Mitarbeiter:innen 0 - 20.000
• User unbegrenzt
• Schwerpunkte Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, Zeitmanagement, Reisekostenabrechnung, On- und Offboarding

rexx ist eine All-in-One-Personalmanagement-Suite mit einem enormen Funktionsumfang. Von der Personalwirtschaft über das Bewerbermanagement über das Zeit-, Abwesenheits- und Urlaubsmanagement bis zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung deckt die HR-Software alle relevanten Bereiche ab. Besonders umfassend ist dabei das Thema Personalentwicklung. Hinzu kommt ein vollständiges soziales Intranet im Stile sozialer Netzwerke wie Facebook und Co.

Warum mögen wir rexx?

Trotz der vielfältigen Features und Funktionsbereiche wirkt rexx nur auf den ersten Blick ein wenig unübersichtlich, lässt sich aber schnell (auch dank Unterstützung seitens des Anbieters) vollständig auf die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen. Das beginnt bei der Anzahl und Anordnung einzelner Widgets auf Ihrem persönlichen Dashboard - das so nur die Informationen enthält, die für Sie relevant sind - und geht bis zum Aufbau des Top-Level-Menüs.

Letzteres ist besonders smart gelöst. Standardmäßig werden im Menü in der Kopfleiste nur die Bereiche “Personal”, “Bewerbungen” und “Portal” (das soziale Intranet von rexx) angezeigt. Neue Menüpunkte kommen erst hinzu, wenn das System merkt, welche Bereiche der Software Sie oft aufsuchen und benötigen, so dass auch die Navigation ganz an Ihre täglichen Arbeitsabläufe angepasst wird. Zudem lassen sich natürlich auch eigene individuelle Datenfelder und Workflows in rexx hinzufügen.

Was unterscheidet rexx von anderen HR-Systemen?

rexx hat zwei absolute USPs, in denen es sich vom Rest des Testfeldes absetzen kann: das sehr umfassende Talent- und Entwicklungsmanagement sowie das soziale Intranet. Gerade der Bereich “Entwicklung” ist in rexx stark ausgeprägt und erlaubt Ihnen eine individuelle Zielvereinbarung und -planung mit Ihrem Team sowie eine effektive Mitarbeiterbewertung auf Führungsebene. In diesem Punkt hat rexx der Konkurrenz mehrere Jahre Erfahrung und eine Reihe von nützlichen Features und Workflows voraus.

Anhand der erreichten Ziele und der Auswertung der Leistungs-Potential-Matrix lassen sich in rexx sogar individuelle Benefits und Prämien vergeben, Austrittswahrscheinlichkeiten errechnen oder Aufstiegschancen bestimmen. So wird - neben dem externen Personalbedarf durch das enthaltene Recruiting-Modul - auch die interne Karriereplanung unterstützt. Schade allerdings: Das Talentmanagement-Modul ist wie das Recruiting-Modul nicht im Standard inbegriffen und muss als kostenpflichtiges Add-On gebucht werden.

Ähnlich verhält es sich mit dem sozialen Intranet, das bei rexx “Portal” genannt wird. Neben einem Newsstream, an dem sich alle Mitarbeiter:innen beteiligen können, sind hier auch Umfragen und Statusupdates für ausgewählte User möglich. Zudem ist in rexx ein eigener Team-Chat integriert, in dem Sie mit allen Kolleg:innen in Kontakt treten können. Das spart oft Zeit und sorgt dafür, dass auch die Kommunikation vollständig in rexx abläuft. Die Software wird ihrem Ruf als “All-in-One-Lösung” also einigermaßen gerecht.

Für wen ist rexx geeignet?

rexx ist dank der hohen Anpassbarkeit grundsätzlich für Unternehmen aller Größen gut geeignet. Der große Funktionsumfang und die vielen enthaltenen Möglichkeiten machen die HR-Suite aber vor allem für Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen interessant, wobei nach oben kaum Grenzen gesetzt sind. Die Kernzielgruppe des Anbieters liegt bei Unternehmen mit einer Stärke zwischen 150 und 1.000 Mitarbeiter:innen, richtet sich also vor allem an den Mittelstand sowie ggf. an große Unternehmen und Konzerne.

Ähnlich wie HRworks ist auch rexx recht wartungsintensiv und setzt eine Implementierungszeit von rund 30 Tagen für die initiale Datenhaltung voraus. Zwar bleibt die Übersichtlichkeit der Software im täglichen Gebrauch durch eigene Admin-Zugänge gewahrt; für kleine Teams bis 50 oder 75 Mitarber:innen lohnt sich der Aufwand trotzdem nicht. Diese greifen eher zu Kenjo oder Personio, die auch mit attraktiveren Preisen aufwarten können. rexx kostet ab 450 Euro pro Monat, einmalige Einrichtungsgebühren nicht mitgerechnet.

rexx systems Personalmanagement

Zum Anbieter

• Preis ab 4,00 €/Monat
• Mitarbeiter:innen 0 - unbegrenzt
• User unbegrenzt
• Schwerpunkte Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, Zeitmanagement, Reisekostenabrechnung, On- und Offboarding

Factorial (oder Factorial HR) ist eine HR-Software für KMU, die versucht, so gut wie alle Aufgaben der modernen HR zumindest oberflächlich abzugreifen. Vom Recruiting über die Personalverwaltung bis hin zur Berichterstellung enthält die Software viele verschiedene Module oder “Apps”, die den Alltag von Personaler:innen und der Unternehmensleitung vereinfachen und übersichtlicher gestalten sollen. Hinzu kommt die Nutzung als Self-Service-Portal, in dem Mitarbeiter selbst Anpassungen vornehmen und Anträge stellen.

Warum mögen wir Factorial?

Factorial ist schick, modern und einfach zu bedienen. Die ansprechende Oberfläche enthält nur diejenigen Software-Bereiche, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen; alles andere blenden Sie aus. So bleibt das Tool übersichtlich und trotzdem funktionsstark. Tatsächlich ist Factorial eine der umfangreichsten HR-Lösungen, die aktuell zu finden sind, und deckt so gut wie alle wichtigen HR-Prozesse ab oder schneidet diese zumindest an. Hier bekommen Sie eine echte All-in-One-Lösung zu einem vergleichsweise günstigen Einstiegspreis.

Was unterscheidet Factorial von anderen HR-Systemen?

Factorial legt den Fokus auch auf viele Randerscheinungen in der modernen HR, beispielsweise die Schichtplanung, das Mitarbeiter-Feedback (mithilfe von Umfragen) sowie die Ziel- und Aufgabenverwaltung. Vor allem für Betriebe wie Restaurants oder andere schichtbasierte Unternehmen ist Factorial auf jeden Fall einen Blick wert, aber auch viele andere Branchen profitieren von den innovativen Features und der einfachen und übersichtlichen Benutzeroberfläche - auch wenn noch einige Komfortfeatures fehlen.

Für wen ist Factorial geeignet?

Factorial richtet sich explizit an kleine bis mittelständische Unternehmen. Obwohl der Funktionsumfang sehr groß ist, fehlt es teilweise noch an Automatisierungen und Spezialfeatures, die vor allem für das Handling von sehr vielen Mitarbeiter:innen interessant sind. Auch das Pricing richtet sich eher an kleine bis mittlere Firmen und ist - dank der flexiblen Abrechnung pro Mitarbeiter - sehr gut skalierbar. Große Unternehmen fahren mit einem günstigen Flatrate-System dagegen besser.

Factorial HR

Zum Anbieter

• Preis ab 178,00 €/Monat
• Mitarbeiter:innen unbegrenzt
• User unbegrenzt
• Schwerpunkte Personalverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, Zeitmanagement, Reisekostenabrechnung

HRworks ist eine umfassende Personalverwaltungssoftware, die vor allem administrative/buchhalterische HR-Prozesse im Fokus hat: von der Zeiterfassung über die Abrechnung von Reisekosten und Co. bis hin zur Sammlung der Steuererklärungsdaten. Personalplanung und Personalentwicklung stehen hier nicht im Vordergrund, dafür umfangreicher Employee Self Service und Features für die Anwendungsbereiche HR, Buchhaltung und Geschäftsführung.

Warum mögen wir HRworks?

HRworks ist ähnlich flexibel wie Kenjo, wenn es um die Präsentation und das Dashboard geht. Je nach User-Rolle enthält die HRworks-Oberfläche mal mehr, mal weniger Funktionen und Arbeitsbereiche. So haben Vorgesetzte einen Überblick über ihr Team und deren Anträge und Arbeitszeigen, Admins haben Zugriff auf die Verwaltungsfunktionen des Tools.

Ganz so frei wie Kenjo ist das Tool zwar nicht - so lassen sich beispielsweise die individuellen Dashboards nicht ganz so flexibel anpassen und ausstatten - unterstützt durch seinen rollenbasierten Aufbau aber doch immens die tägliche Arbeit.

Was unterscheidet HRworks von anderen HR-Systemen?

Gerade im Vergleich mit anderen HR-Lösungen für den Mittelstand, schafft es HRworks, nicht zu unübersichtlich und “altbacken” zu erscheinen. Das liegt auch an der neuen Benutzeroberfläche “Flow”, die deutlich von modernen SaaS-Lösungen inspiriert ist und trotz des immensen Funktionsumfangs für Überblick sorgt. Mitarbeiter:innen und Vorgesetzte finden sich schnell im System zurecht und haben unkomplizierten Zugriff auf alle Arbeitsbereiche, die für ihre jeweilige Rolle im System relevant sind.

Besonders detailliert sind in HRworks die Features für die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Anders als bei Kenjo bearbeiten Sie hier nicht nur Löhne und Gehälter anhand fixer Sätze oder Stundenlöhne; stattdessen bringen Mitarbeiter:innen im Self-Service auch Belege für Reisekosten, Spesen und andere steuerrelevante Ausgaben selbst ein. Zudem lassen sich mit HRworks auch Arbeitsmittel wie Diensttelefone oder -autos verwalten. Die HR-Software hat vor allem das Ziel, den administrativen Aufwand in HR und Buchhaltung zu minimieren.

Für wen ist HRworks geeignet?

HRworks richtet sich hauptsächlich an mittelständische bis große Unternehmen. Zwar überzeugt die Nutzeroberfläche ähnlich wie bei Kenjo mit Übersichtlichkeit und einer leichten Bedienung. Doch hinter den Kulissen ist HRworks ein komplexes Software-Biest, das ohne hingebungsvolle Admins kaum zu bändigen oder zu verwalten ist. Die Funktionsvielfalt ist riesig und die möglichen Grundeinstellungen so vielfältig, dass Admins vonseiten des Anbieters ein eigener Einrichtungsassistent mit Videotutorials zur Seite gestellt wird.

Zudem sind viele Features auf eine Menge an Mitarbeiter:innen ausgelegt. Vorgesetzte behalten hier die Übersicht über die An- und Abwesenheiten ihrer Teams (in kleineren Unternehmen kein Thema). Die Buchhaltung handelt mithilfe der gepflegten Daten die Abrechnung von Reisekosten, Spesen und Mahlzeitenvergütungen, HR und Geschäftsführung organisieren Events oder kommunizieren Neuigkeiten mithilfe von Newslettern an die Belegschaft. Unternehmen ab 50 und bis zu mehreren hundert Mitarbeitern profitieren am ehesten von HRworks als Personalverwaltungsplattform.

HRworks

Zum Anbieter

• Preis ab 81 €/Monat
• Mitarbeiter:innen 20 - 500
• User unbegrenzt
• Schwerpunkte Personalverwaltung, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, Zeitmanagement, On- und Offboarding

Kenjo ist eine All-in-One-Personalmanagement-Software mit einem starken Fokus auf Organisation, Verwaltung und Automatisierung. Das Tool umfasst Digitale Personalakten, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Mitarbeiterzufriedenheit, Performance Management und die vorbereitende Lohnabrechnung. Auf Wunsch erweitern Sie den Funktionsumfang zudem um Recruiting, wodurch Kenjo auch für den Einsatz als Bewerbermanagement-Software geeignet ist.

Warum mögen wir Kenjo Personalmanagement?

Kenjo sieht hervorragend aus und bietet eine moderne, cleane und übersichtliche Oberfläche, in der Sie sich sofort zurechtfinden. Vom zentralen Dashboard mit allen aktuellen Aufgaben und Neuigkeiten aus erreichen Sie jedes Feature der Software in nur wenigen Klicks und dank des hervorragenden Look-and-Feels machen selbst trockene Arbeiten mit Kenjo Spaß. Hinzu kommt, dass die Oberfläche anpassbar ist. Features, die Sie nicht brauchen, verbannen Sie von Ihrem Dashboard und sorgen so für eine saubere Arbeitsumgebung.

Was unterscheidet Kenjo Personalmanagement von anderen HR-Systemen?

Besonders nützlich ist das Workflow-Feature von Kenjo, in dem Sie mithilfe einfacher Eingabemasken, Schieberegler und selbst definierter Regeln eigene Automatisierungen schaffen. Urlaubsanträge, erledige Aufgaben, neue Einträge im System, veränderte Dokumente und mehr können Sie hier als Auslöser für bestimmte Aktionen festlegen. So lassen sich automatisch E-Mails verschicken, wenn ein neuer Urlaubsantrag eingeht, oder ein Teammitglied wird automatisch mit dem Onboarding für einen Neuzugang betraut.

Ebenfalls hervorragend ist das Feature “Smart Docs”, das Sie bei der Dokumentenverwaltung unterstützt. Basierend auf verschiedenen Regeln können Mitarbeiter:innen hier alle Dokumente einsehen, die für sie freigegeben und relevant sind. Sie sehen Gehaltsabrechnungen und Verträge oder wichtige Unternehmensdokumente wie Richtlinien und Co., können aber nicht die Dokumente anderer Mitarbeiter:innen einsehen. Basierend auf deren Rolle sind nur bestimmte Mitarbeiter:innen berechtigt, alle Dokumente einzusehen.

Für wen ist Kenjo Personalmanagement geeignet?

Kenjo ist trotz seinem immensen Funktionsumfang nicht zu komplex und dank der flexiblen Abrechnung pro Mitarbeiter:in gut skalierbar. So kommen kleine bis große Teams in den Genuss des Tools. Kleine Unternehmen freuen sich darüber, dass sich die Oberfläche individualisieren lässt und so alle Verantwortlichen immer nur das zu sehen bekommen, was sie in der täglichen Arbeit benötigen. Und wenn die Aufgaben einmal komplexer werden, lassen sich die zuvor ausgeblendeten Reiter und Features jederzeit wieder hinzuschalten.

Große Unternehmen und Enterprises dagegen profitieren von der Übersichtlichkeit der Software-Lösung, vom detaillierten Rollen- und Rechtesystem und dem Organigramm, in dem sich auch komplexe Unternehmensstrukturen leicht verständlich darstellen lassen. Sogar Zweigstellen und internationale Teams lassen sich durch verschiedene Zeitzonen und Währungen in Kenjo verwalten. Und trotzdem konfigurieren am Ende alle Mitarbeiter:innen ihr Kenjo so, dass Sie immer nur das sehen, was relevant für sie ist.

Kenjo Personalmanagement

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