Jedes Unternehmen lebt von unterschiedlichen Ressourcen - Material, Ausstattung, Räumlichkeiten, Finanzen, etc. Die wichtigste Ressource von allen sind jedoch Ihre Mitarbeiter. Die Arbeitskraft ihres Teams ist es, was die Grundlage für Ihre Unternehmensziele bildet. Ohne diese wichtigen Kräfte ist jedes Unternehmen zum Scheitern verurteilt. Daher will die Ressource Mitarbeiter (die die äußerst abwertende Bezeichnung “Ressource” überhaupt nicht mehr verdient) organisiert, gepflegt und geleitet werden, um für alle Beteiligten das bestmögliche Ergebnis zu erzielen - für die Firma die Erreichung der Unternehmensziele und für Ihre Mitarbeiter Freude, Erfüllung und Motivation bei der Arbeit. Zuständig für diesen Prozess ist das Personalmanagement. Doch diese Aufgabe ist heute schwieriger, als je zuvor. Der allgemeine Fachkräftemangel, der demographische Wandel, die Veränderung der Bedürfnisse und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter - all das macht die Personalverwaltung heute zu einem komplexen und schwer überschaubaren Feld. Damit Sie darin nicht die Orientierung verlieren, hat trusted für Sie einen Ratgeber mit allen wichtigen Informationen zusammengestellt.
- Das Personalmanagement oder Personalwesen ist eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen - weil Ihre Mitarbeiter die wichtigste Ressource sind, die Sie haben.
- Die Mitarbeiterverwaltung umfasst alle Bereiche der HR: Vom Recruiting neuer Kräfte, über das Onboarding und die Verwaltung bis hin zur Freistellung.
- Das Feld ist komplex und oft unübersichtlich. Spezielle Personalmanagement Tools erleichtern Ihnen die Arbeit und automatisieren wichtige Prozesse.
Einleitung
Das Personalmanagement (auch Personalwirtschaft, Human Capital Management, Human Resource Management oder schlicht Personalwesen) hat zwei Hauptaufgaben: Die Personalführung und die Personalverwaltung. Experten streiten über die genaue Definition und Aufteilung einzelner Aufgaben der Mitarbeiterverwaltung - auch weil es dieses eine Personalmanagement nicht gibt. Vielmehr wird diese Disziplin in jedem Unternehmen unterschiedlich gehandhabt, verteilt und gewichtet. Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass das Personalmanagement alle Tätigkeiten und Aufgaben umfasst, die die Belegschaft betreffen.
Anforderung des Personalmanagements
Die Anforderungen an das Personalmanagement (bzw. den Personalmanager oder die Managerin) sind facettenreich. Gemeinhin heißt es, das Personalmanagement habe vier hauptsächliche Aspekte:
- Analyse
- Information
- Überwachung
- Durchführung
Da diese Aufteilung allerdings einigermaßen allgemein und nichtssagend ist, haben sich Experten parallel auch auf eine aufgabenbezogene Unterteilung geeinigt. Folgende Aufgabenbereiche deckt das Personalmanagement demnach ab:
- Personalbeschaffung (Stellenausschreibung, Bewerbermanagement, Auswahl der passenden Bewerber, Vorstellungsgespräch, etc.)
- Personaleinsatz (Onboarding, Arbeitsbedingungen, etc.)
- Personalentlohnung (Gehaltsermittlung, Lohnabrechnung, Lohnsteueranmeldung, etc.)
- Personalbetreuung (Informationsmanagement, Kommunikation, Arbeitsschutz, etc.)
- Personalentwicklung (Talent Management, Fort- und Weiterbildungen, Umschulungen, etc.)
- Personalfreistellung (Offboarding, Versetzungen, Kündigungsschreiben, Arbeitszeugnisse, etc.)
Im folgenden trusted Ratgeber sollen die wichtigsten Aufgaben des Personalmanagements beleuchtet werden, um Ihnen einen Überblick zu verschaffen. Zudem finden Sie hier hilfreiche Fachbeiträge und -artikel zum Thema.
Recruiting
Eine der wichtigsten Aufgaben der Mitarbeiterverwaltung ist die Personalbeschaffung, heute auch Recruiting genannt. Damit werden alle Prozesse bezeichnet, die mit dem Suchen, Auswählen und Einstellen passender Kandidaten für eine offene Stelle zusammenhängen. Dazu gehört die Entscheidung und Aufgaben wie:
- Auf welchem Weg sollen neue Bewerberinnen und Bewerber gefunden werden? (internes vs. externes Recruiting, Recruiting-Kanäle, etc.)
- Wie sollen potentielle Kandidatinnen und Kandidaten angesprochen werden? (aktives vs. passives Recruiting, Erstellen von Stellenanzeigen, etc.)
- Wie soll sich das Unternehmen selbst den Bewerbenden gegenüber verkaufen? (Employer Branding, Candidate Experience, Bewerberkommunikation)
- Wie sollen eingehende Bewerbungen organisiert werden? (Aufgaben des Bewerbermanagements)
Auf diesen Bereich des Personalmanagements hatte der digitale Wandel die wohl größten Auswirkungen. Heutzutage findet die Personalbeschaffung hauptsächlich digital und online statt: Die Erschließung neuer Recruiting-Kanäle (z.B. Soziale Netzwerke) und die veränderten Bedingungen des Arbeitsmarktes im Internet machen neue Prozesse und Tools geradezu unerlässlich. Man spricht daher auch vom sogenannten elektronischen oder E-Recruiting.
Onboarding/Offboarding
On- und Offboarding sind zwei Kernaufgaben des Personalwesens. Auf deutsch könnten Sie wörtlich übersetzt “an Bord nehmen” und “von Bord lassen” heißen - sie bezeichnen also die optimale Ein- bzw. Ausgliederung von Mitarbeitern.
Viele Experten definieren vor allem das Onboarding als Teil des Recruiting-Prozesses. Hier geht es darum, ein neues Team-Mitglied in das Unternehmen zu integrieren und mit den wichtigsten Informationen zu versorgen - wo liegen seine Aufgaben, wer sind seine wichtigsten Ansprechpartner, wie sieht die Unternehmenskultur aus, und so weiter. Persönliche Feedback-Gespräche und Einführungsveranstaltungen in der ersten Zeit nach der Anstellung gehören zum Onboarding dazu und sorgen dafür, dass sich der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin gleich zugehörig fühlen. In diesem Video sehen Sie, wie das Onboarding beispielsweise bei facebook, Google oder Apple abläuft:
Das Offboarding ist im Gegensatz zum Onboarding eine eher unbeliebte Aufgabe und wird daher oft ignoriert oder verdrängt - was zu Problemen führen kann. Einen Mitarbeiter zu verlieren oder ihm gar kündigen zu müssen ist für keinen Personaler leicht. Trotzdem ist es wichtig, den Prozess zu strukturieren und professionell zu bleiben. Dazu gehört die offene Kommunikation des Austritts sowohl im eigenen Team als auch vor Kunden und Partnern. Zudem müssen auch Arbeitszeugnisse und Referenzen ausgestellt und (ganz wichtig!) ein Ersatz organisiert werden. Und um den ausscheidenden Kollegen müssen Sie sich überdies auch noch kümmern. Ein komplexes Paket an Aufgaben, aber von großer Relevanz! Vernachlässigen Sie Ihre Offboarding-Aufgaben, kann das ganz schnell negative Auswirkungen auf Ihr Employer Branding haben.
Digitale Personalakte
Ein recht junges Instrument der Personalverwaltung ist die sogenannte digitale Personalakte. Als digitale Version der altgedienten Papierakte sammelt und dokumentiert ein solches Tool alle wichtigen Stammdaten Ihrer Mitarbeiter und macht sie zur weiteren Bearbeitung zugänglich. Daten können schnell und einfach aktualisiert und verändert werden - zudem haben Sie die Möglichkeit, die Daten auch für andere Aufgaben des Personalmanagements zu nutzen, beispielsweise das Talentmanagement, die Lohnabrechnung, die Arbeits- und Fehlzeitenerfassung, etc.
trusted stellt Ihnen hier einige Tools vor, die Ihnen dabei helfen, eine Datenbank mit digitalen Personalakten zu pflegen, und die darüber hinaus viele weitere Aufgaben des Personalmanagements automatisieren und vereinfachen.
Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung ist ein für jedes Unternehmen ein interessantes Thema. Unabhängig von Branche, Unternehmensgröße und Arbeitskultur - jede Firma muss sich irgendwann die Frage stellen, ob und wie sie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen soll. Immerhin kann es große Vorteile haben, die Arbeitszeiten und Überstunden Ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen - allerdings auch Nachteile. Hier kommt es darauf an, welche Art der Zeiterfassung Sie einführen, wie Sie sie umsetzen und wie Sie das im Team kommunizieren:
- Vorteile
- Einfachere Lohnabrechnung
- Automatisches Überstundenkonto
- Mögliche Einsparungen
- Nachteile
- Möglicher Vertrauensverlust
- Schlechteres Betriebsklima
Die Möglichkeiten zur Zeiterfassung sind vielfältig: So gibt es analoge Systeme, die mit Stechuhren und Stempelkarten arbeiten, oder elektronische Möglichkeiten, beispielsweise Excel-Tabellen, spezielle Zeiterfassungstools oder mobile Apps. Früher war vor allem die Stempelkarte ein beliebtes Werkzeug, heute nutzen die meisten Firmen allerdings digitale Alternativen wie Time Tracking Tools und Apps.
Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
Die Koordination von Urlaubszeiten und anderen Abwesenheiten gehört ebenfalls zu den Aufgaben des Personalmanagements. Gerade in größeren Unternehmen und Abteilungen ist es wichtig, dass alle relevanten Positionen immer ausreichend besetzt sind - auch wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen wie Urlaub, Krankheit, Elternzeit oder Fortbildungen ausfallen.
Die Abwesenheits- und Urlaubsplanung ist ein Instrument, um Fehlzeiten einzelner Teammitglieder konsequent vorzubeugen und dafür zu sorgen, dass eine Vertretung gefunden wird, dass sich nicht zu viele Urlaube überschneiden (Stichwort: Urlaubssperre) und dass ein optimales Verhältnis zwischen den Urlaubswünschen und -ansprüchen Ihrer Mitarbeiter existiert.
Lohn-/Gehaltsabrechnung
Die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung gehört zu den Nebenaufgaben jedes Unternehmens und ist für jede Firma verpflichtend (laut der Entgeltbescheinigungsverordnung der Gewerbeordnung). Demnach hat jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf die monatliche Dokumentation seiner Vergütung. Die Basis für die Abrechnung bildet das Bruttogehalt, bzw. der Stundenlohn und die geleisteten Arbeitsstunden (die zum Beispiel aus einem System zur Arbeitszeiterfassung stammen; siehe oben). Dadurch ist die Lohnabrechnung eine Aufgabe, die sowohl das Personalmanagement, als auch die Buchhaltung eines Unternehmens betrifft. Die einzelnen Aufgaben umfassen:
- Berechnung des Arbeitsentgelts
- Berechnung des Steuervorabzugs nach der Steuerklasse des Arbeitnehmers
- Berechnung der Sozialversicherungsbeträge
- Aushändigen der Lohn-/Gehaltsabrechnung
Sozialleistungen
Auch die Verwaltung von Sozialleistungen obliegt dem Personalwesen. Man unterscheidet gemeinhin drei Arten von Sozialleistungen:
- Gesetzliche Sozialleistungen, die Ihrem Unternehmen im Rahmen der staatlichen Sozialpolitik auferlegt werden (Anteile zur Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, etc.)
- Tarifliche Sozialleistungen, die im Zuge einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften für bestimmte Wirtschaftszweige gelten (Urlaubsgeld, Wegegelder, Sonderurlaubsanspruch, etc.)
- Betriebliche Sozialleistungen, die Ihr Unternehmen freiwillig leistet und die per Arbeitsvertrag festgelegt sind (Freiwillige vermögenswirksame Leistungen, Erfolgsbeteiligungen, Gratifikationen und Boni, Sport- und Freizeiteinrichtungen, Dienstwägen, Verpflegung, kostenlose Kinderbetreuung, u.w.)
Die Regelung und Bereitstellung dieser Leistungen muss das Personalwesen sichergestellt werden.
Personalstatistik
Personalstatistiken werden in den unterschiedlichsten Sachbereichen geführt:
- Personalbeschaffung und Bewerbermanagement
- Talentmanagement
- Sicherheits- und Gesundheitswesen
- Soziale Leistungen (Pensionskasse, Krankenkassen,etc.)
- Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung
Die Kennziffern, die untersucht und abgefragt werden, können dabei ganz unterschiedlicher Natur sein. Möglicherweise geht es um demographische Informationen wie das Alter der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Geschlecht oder Herkunft. Denkbar wäre auch eine Erhebung darüber, wieviel Ihre Mitarbeiter im Schnitt verdienen. Im Grunde lässt sich jede Zahl in eine Statistik verwandeln. Die Interessenten für diese Zahlen könnten, intern wie extern, die folgenden sein:
- Die Personalleitung
- Die Unternehmensleitung
- Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter
- Die Fachvorgesetzten
- Der Betriebsrat
- Die amtliche Statistik
- Eine Berufsgenossenschaft oder Gewerkschaft
- Kammern, Verbände und Institute
Zu welchem Zweck und mit welcher Intention eine Personalstatistik jeweils angefertigt wird, ist von Fall zu Fall unterschiedlich - wichtig ist nur, dass es auch zu den Aufgaben des Personalmanagements gehört, solche und ähnliche Statistiken jederzeit auf Anfrage erstellen zu können.
Früher war die Anfertigung einer Personalstatistik oft eine aufwändige und teure Angelegenheit - meist ging ihr eine sehr konservative Kosten-Nutzen-Rechnung voraus. Mittlerweile jedoch verfügen Digitale Personalakten und andere Personalmanagement Tools über die Möglichkeiten, solche Daten sehr schnell und einfach zu validieren und in aussagekräftige Berichte zu verwandeln.
Personalentwicklung
Ein großer Bereich der Personalverwaltung bzw. Personalführung ist die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter. Natürlich legen Sie Wert darauf, nur die besten und kompetentesten Kräfte in Ihr Unternehmen zu holen - aber wenn diese erst einmal da sind, hört der Fortschritt ja nicht einfach auf. Schon gar nicht in schnelllebigen Branchen wie IT, Technik und Ingenieurswesen, Medizin oder ähnliches. Und möglicherweise möchten Sie auch einen Mitarbeiter intern auf die Beförderung in eine höhere Stelle vorbereiten. Daher ist die stetige Fort- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht unrelevant.
Solche Fortbildungseinheiten müssen allerdings gut geplant sein, um fruchtbar zu werden. Das ist die Aufgabe der Personalentwicklung: Zu entscheiden, welches Teammitglied wann und in welche Richtung weitergebildet werden soll, das Training zu organisieren (und zu koordinieren, wenn es im eigenen Haus stattfindet) und die erzielten Ergebnisse dann auch nutzbringend im Tagesgeschäft einzubringen. Eine der wichtigsten Fragen dabei ist diese: Welcher Mitarbeiter hat das größte Potential und sollte deswegen gefördert werden? Bei diesen Fragen hilft das Talentmanagement weiter, das ebenfalls ein Teil des Personalmanagements ist.
Fazit
Die Aufgaben des Personalmanagements sind umfang- und facettenreich. Sie reichen von der Suche nach geeigneten Mitarbeitern über die Verwaltung aller “Human Resources” (bzw. “Human Capital”) bis hin zu eigentlich der Buchhaltung obliegenden Aufgaben wie die Lohnbuchhaltung. Selbst der vorliegende trusted Ratgeber zum Thema kann aufgrund dieser Komplexität höchstens an der Oberfläche dessen kratzen, was Personalmanagement/Mitarbeiterverwaltung ist und welche Aufgaben und Herausforderungen damit verbunden sind. Weitere Informationen erhalten Sie in den thematisch verwandten Ratgeberseiten oder in den Expertenbeiträgen zum Thema.
