Zeiterfassungssysteme im Vergleich

Die 12 besten Zeiterfassungssystem Anbieter im Test 2017

Mit den Zeiterfassungssystemen erfassen Sie und Ihre Mitarbeiter einfach und schnell Ihre gearbeiteten Stunden. Unser Vergleich zeigt Ihnen zahlreiche Anbieter und deren Vor- und Nachteile.

Maximilian Reichlin
Die besten Zeiterfassungssysteme in der Übersicht
Von Maximilian Reichlin
clockodo Test

clockodo

  1. Budgetbezogene Zeiterfassung
  2. Kompatibel mit Buchhaltungstools
  3. PDF-Export
  1. Kein tabellarischer Report
  2. Kein Fahrtenbuch
Preis ab
5,00 €
pro Monat
clockingIT Test

clockingIT

  1. Dienst völlig kostenlos
  2. Umfangreiche Zusatzfunktionen
  3. Excel-Export
  1. Keine mobile App
  2. Kein Datenimport
Preis ab
0,00 €
pro Monat
Harvest Test

Harvest

  1. Basisdienst kostenlos
  2. Hohe Kompatibilität mit Tools
  3. Budgetbezogene Zeiterfassung
  1. Teurer Preis
  2. Kein Datenimport
Preis ab
0,00 €
pro Monat
Joli Test

Joli

  1. Budgetbezogene Zeiterfassung
  2. Keine monatliche Grundgebühr
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Kompatibilität mit Tools
Preis ab
0,00 €
pro Monat
mite Test

mite

  1. Budgetbezogene Zeiterfassung
  2. Kompatibel mit verschiedenen Tools
  3. PDF- und Excel-Export
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Urlaubsplanung
Preis ab
0,00 €
pro Monat
PrimaERP Test

PrimaERP

  1. Keine monatliche Grundgebühr
  2. PDF- und Excel-Export
  3. Kompatibilität mit Basecamp
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Budgetfunktion
Preis ab
0,00 €
pro Monat
Qlaqs Test

Qlaqs

  1. Offline-Modus
  2. Budgetbezogene Zeiterfassung
  3. PDF-Export
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Kompatibilität mit Tools
Preis ab
0,00 €
pro Monat
Time & Bill Test

Time & Bill

  1. Basisdienst kostenlos
  2. Excel-Export
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Kompatibilität mit Tools
Preis ab
0,00 €
pro Monat
TimeTac Test

TimeTac

  1. Offline-Modus
  2. Kompatibel mit Buchhaltungstools
  3. PDF- und Excel-Export
  1. Teure Grundgebühr
  2. Zusatzfunktionen kosten extra
Preis ab
15,00 €
pro Monat
Timr Test

Timr

  1. Budgetbezogene Zeiterfassung
  2. Integriertes Fahrtenbuch mit GPS
  3. Excel-Export
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Kompatibilität mit Tools
Preis ab
0,00 €
pro Monat
1 von 2

Das Wichtigste in Kürze
  • Zeiterfassungssysteme sind eine einfache Art, den Überblick über die eigene Arbeitszeit zu behalten. Sperrige Excel-Tabellen und altgediehnte Stechuhren sind überflüssig.
  • Sowohl für den Arbeitnehmer, der seine Arbeitszeit im Blick behalten möchte, als auch für den Arbeitgeber, der so einen transparenten Einblick in die Arbeit seiner Kollegen bekommt, sind die Systeme von Vorteil.
  • Viele der Anwendungen unterscheiden sich grundlegend voneinander! Je nach Anforderungen an Ihre Bedürfnisse ist das passende Funktionspaket auszuwählen.

Was sind Zeiterfassungssysteme?

MiLoG

Seit dem 1. Januar 2015 verpflichtet das Mindest- lohngesetz Arbeitnehmer zur Aufzeichnung ihrer täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende).

Viele Unternehmen verlassen sich in der Hinsicht auf Zeiterfassung auf selbst erstellte Excel- oder Google-Tabellen, in denen sie die jeweiligen Zeiten eintragen. Doch das Anlegen und Pflegen solcher Tabellen ist langwierig und nervenaufreibend.

Eine ansprechendere und zuverlässigere Lösung sind Zeiterfassungssysteme oder Timetracking Tools.

Zeiterfassungssoftware: Das Ende der Stechuhren

Sie werden jetzt vielleicht an eine altmodische Stechuhr und Stempelkarten für jeden Mitarbeiter denken. Doch weit gefehlt: Moderne Zeiterfassungssoftware macht diese klobigen und sperrigen Apparate so gut wie überflüssig. Die elektronische Zeiterfassung funktioniert heute online via Cloud oder mobiler App.

So werden die eingetragenen Zeiten direkt synchronisiert, automatisch eingetragen und können anschließend ausgewertet werden. Verwerten Sie zur gelungenen Auswertung die Daten am Bildschirm in Form von Tabellen und Grafiken, oder per Datenexport als Excel-Tabelle oder PDF.

Ein kurzer Funktionsüberblick

Dabei bietet die Zeiterfassung online viel mehr, als eine Stechuhr es jemals könnte. Denn sie protokolliert nicht nur Beginn und Ende der Arbeitszeit, sondern verzeichnet flexibel auch Pausen. Außerdem lassen sich verschiedene Projekte oder Tätigkeiten zuweisen, damit Sie am Ende des Tages genau wissen, wieviel Zeit Sie mit welcher Beschäftigung verbracht haben.

So funktioniert die Online Zeiterfassung

Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit manuell oder automatisch

Prinzipiell gibt es 2 Arten, wie Sie Ihre Arbeitszeit per Timetracking erfassen können: Entweder tragen Sie Ihre Arbeitszeiten wie in Ihrer alten Excel-Tabelle manuell ein, oder Sie starten einfach zu Beginn des Tages eine digitale Stoppuhr, lassen diese den Tag über mitlaufen und stoppen sie wieder, wenn Sie Pause machen oder zum Feierabend. So wird Ihre Arbeitszeit automatisch erfasst und eingetragen. Haben Sie einmal vergessen, die Stoppuhr anzuhalten oder für eine bestimmte Aufgabe neu zu starten?

Kein Problem: Jederzeit nehmen Sie an der bereits erfassten Zeit auch manuell Änderungen vor, um die Erfassung so genau wie möglich zu gestalten.

Legen Sie eine Projekt- oder Kundendatenbank an

Individuelle Sätze

Legen Sie für einzelne Projekte und/ oder Kunden individuelle Stundensätze fest. So lässt sich die erfasste Zeit direkt in das Gehalt umrechnen

Mit Online Zeiterfassung ist es spielend leicht möglich, einzelne Kunden oder Partner in einer Datenbank zu sammeln, oder Projekte anzulegen, auf die sich die erfassten Zeiten jeweils beziehen.So wissen Sie am Ende des Tages genau, an welchem Projekt Sie wie lange gearbeitet haben.

Erstellen Sie aussagekräftige Berichte

Mithilfe von Reporting-Funktionen machen Sie sich und Ihrem Arbeitgeber die erfassten Zeiten ersichtlich. Stellen Sie diese grafisch als Balken- oder Tortendiagramm dar oder lassen Sie sich einfach eine tabellarische Übersicht ausgeben. Das Erstellen von Berichten ist meist mit nur wenigen Klicks erledigt.

Auf Wunsch konvertieren Sie die fertigen Berichte in ein bekanntes und druckbares Format, beispielsweise Excel oder PDF.

Zusätzliche Funktionen für die Arbeitszeiterfassung

Budgetfunktionen machen Ihre Arbeit effizienter

Manche Zeiterfassungssysteme bringen neben den Standard-Funktionen zusätzliche Features wie beispielsweise eine Budgetierungsfunktion mit. Damit ist es möglich, gewissen Projekten ein festes Budget sowie einen Stundensatz zuzuweisen. Arbeiten Sie an diesem Projekt und erfassen dafür Ihre Arbeitszeit, berechnet das Timetracking Tool automatisch, wieviel von Ihrem Ursprungsbudget noch übrig ist und informiert Sie, sobald Sie eine bestimmte Grenze überschreiten. So haben Sie stets den Überblick über Ihre Ressourcen.

Kombinieren Sie die Zeiterfassung mit einem Fahrtenbuch

Ein weiterer netter Zusatz ist die Einbindung eines elektronischen Fahrtenbuches. Damit haben Sie die Möglichkeiten, per App auch Ihre Fahrtzeiten auf’s Genaueste festzuhalten. Zur besseren Kontrolle durch den Arbeitgeber sind diese Fahrtenbücher mittlerweile auch immer öfter mit GPS ausgestattet.

Offline-Funktionen für totale Freiheit in der Arbeitszeiterfassung

Mit mobilen Apps ist die Erfassung der Arbeitszeit unterwegs spielend leicht möglich. Viele Anbieter gehen noch einen Schritt weiter und bieten einen Offline-Modus. So erfassen Sie Ihre Arbeitszeit auch ohne Internetzugang, etwa im Ausland oder in Umgebungen ohne WLAN und mit schlechtem Empfang. An der Vorgehensweise ändert sich überhaupt nichts. Sobald Sie wieder Zugang zum Internet haben, synchronisiert sich Ihre App automatisch mit der Cloud und trägt Ihre Daten nach.

Erweitern Sie Ihre Zeiterfassungssoftware nach Belieben

Verschiedene Module und Pakete für alle Bedürfnisse

Zeiterfassungssoftware ist nicht gleich Zeiterfassungssoftware. Viele Tools haben andere Funktionen oder bringen zusätzliche Leistung, kosten dafür aber entsprechend mehr. Es gibt kostenlose Tools, die oft die nötigsten Basics können und nur von wenigen Mitarbeitern genutzt werden. Ebenso aber auch die teureren Profi-Tools, die von ganzen Unternehmen gleichzeitig genutzt werden und zusätzliche Features mit an Bord haben. Wieder andere Anbieter gehen den Weg über die Modularisierung: Hier stellen Sie sich selbst die Leistungen und Funktionen zusammen, die Sie für Ihr Zeiterfassungssystem benötigen und bezahlen dann auch nur diese.

Aufgrund der Fülle an verschiedenen Angeboten ist es wichtig, sich zuvor eine klare Vorstellung davon zu machen, was Sie sich unter einer guten Zeiterfassungssoftware vorstellen. Unser Zeiterfassungssysteme Vergleich hilft Ihnen dabei.

Add-ons und Schnittstellen zu anderen Tools

Viele Unternehmen und Selbstständige, die Ihre Zeit nicht mit dem Sammeln und Bedienen unzähliger Software-Lösungen verschwenden wollen, legen Wert darauf, alles unter einem Dach zu haben. Gehören Sie dazu? Dann haben Sie in Sachen Online Zeiterfassung 2 Möglichkeiten: Entweder Sie suchen sich ein Tool, das bereits Schnittstellen zu anderen hilfreichen Anwendungen vorinstalliert hat, wie zum Beispiel zu Buchhaltungs-, Rechnungs- oder Projektmanagement Tools. So erfassen und verwalten Sie nicht nur Ihre Arbeitszeiten, sondern sind in der Lage, die erfassten Zeiten sofort umzusetzen - etwa indem Sie für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Kunden automatisch eine Rechnung über die erbrachte Arbeitsleistung erstellen.

Gängige und beliebte Tools, die öfter in Unternehmen zur Anwendung kommen, sind zum Beispiel:

  • Basecamp
  • Fastbill
  • easybill
  • billomat
  • TeamWeek
  • FreshBooks
  • CloudWork
  • Zapier
  • Margn
  • uvm

Erstellen Sie eigene Hilfsprogramme mit einer API-Schnittstelle

Die zweite Möglichkeit richtet sich vor allem an Hobby-Programmierer oder versierte Experten. Diese können die sogenannten API-Schnittstellen nutzen, die manche Timetracking Tools mitbringen, um selbst eigene kleine Hilfsprogramme zu schreiben oder ihr Tool mit einer anderen Software zu verknüpfen.

In den meisten Fällen wird mithilfe des Netzwerkprotokolls HTTP oder per Programmiersprache Java verknüpft.

Terminals und NFC-Systeme für noch einfachere Arbeitszeiterfassung

NFC

NFC steht für Near Field Communication, eine drahtlose Kommunikationstechnik.

Wer nicht ganz auf die guten alten Stechuhren verzichten kann oder will, für den bietet sich ein optionales Zeiterfassungsterminal an, kombiniert mit dem gewünschten Timetracking Tool. Einige Anbieter haben neben der Online-Lösung und den mobilen Apps auch schmuck designte Terminals im Angebot, die mithilfe von Chipkarten oder sogenannten NFC Tags funktionieren. Mithilfe entsprechender Apps wird auch ein Smartphone zum NFC-Scanner: Einfach einen Vorarbeiter mit der App und die Kollegen mit den NFC Tags in Schlüsselanhänger-Format ausstatten. Sowohl das stationäre Terminal als auch die mobile Lösung per App überträgt die Daten automatisch an das integrierte Zeiterfassungssystem, das die Daten dann selbstständig auswertet. Auch in diesem Fall lassen sich im Nachhinein noch manuell Veränderungen vornehmen.

Vorteile der Zeiterfassungssysteme...

...für den Arbeitnehmer

Die Vorteile einer korrekten Arbeitszeiterfassung für Arbeitnehmer sind klar: Sie haben Ihre Zeiten immer im Blick, können immer nachvollziehen, wie lange Sie für welche Aufgabe benötigt haben und sich einer fairen Vergütung sicher sein. Nutzen Sie eines der Zeiterfassungssysteme in unserem Zeiterfassung Vergleich, entfällt dabei sogar das lästige händische Eintragen der Zeiten zum Feierabend.

...für den Arbeitgeber

Verbesserter Workflow

Sie als Chef müssen das leidige Thema Zeiterfassung nur noch höchst selten ansprechen und verbessern so den Workflow und letzten Endes auch das Betriebsklima.

Auch für den Arbeitgeber sind die Vorzüge einer automatischen Arbeitszeiterfassung offensichtlich: Er hat immer den Überblick über die Arbeitszeiten seiner Kollegen. Nutzt er zudem ein Fahrtenbuch mit GPS-Unterstützung, weiß er stets, wo sich seine Mitarbeiter im Moment aufhalten, und wie viel Zeit Sie für Außeneinsätze benötigen.

Vor allem aber kann er durch die individuell erstellten Berichte feststellen, welcher seiner Kollegen möglicherweise noch zu lange für eine gewisse Routine-Aufgabe benötigt.

...für den Kunden

Nicht zuletzt ergeben sich aus einer korrekten Zeiterfassung auch Vorteile für Kunden und Partner. Die ansprechenden grafischen oder tabellarischen Übersichten lassen sich ideal nutzen, um selbst den kritischsten Kunden jederzeit über sein heiß geliebtes Projekt auf dem Laufenden zu halten.

Manche Programme sind darüber hinaus in der Lage, automatisch Rechnungen mit den abrechenbaren Arbeitsstunden zu erstellen. So verläuft die Kommunikation zwischen Unternehmen und Auftraggebern stets transparent und einwandfrei.

Online Zeiterfassung im Vergleich

In unserem vorläufigen Zeiterfassungssysteme Test haben wir die gängigsten und bekannten Anbieter von Timetracking Tools in Deutschland ermittelt und für Sie übersichtlich aufgelistet.

  • clockingIT
  • clockodo
  • Harvest
  • Joli
  • mite
  • PrimaERP
  • Qlaqs
  • Time & Bill
  • TimeTac
  • Timr
  • Toggle
  • ZEP

Unsere Datenblätter liefern detaillierte Informationen über den Funktionsumfang und die Leistungen jeder Anwendung. Haben Sie bereits Erfahrungen mit einem der von uns verglichenen Tools gemacht? Nutzen Sie unser Bewertungstool und bewerten Sie die Anbieter selbstständig und unvoreingenommen. Ein ausführlicher, von trusted durchgeführter Test, wird in Kürze hier folgen.

Fazit

Zeiterfassung ist ein wichtiges und relevantes Thema, nicht erst seit der Gesetzesänderung zum Thema Mindestlohn im Januar 2015.Viele Unternehmen nutzen mittlerweile Tools und Software, um die Arbeitszeit korrekt zu erfassen und auszuwerten. Noch größer ist die Zahl der Entwickler, die bereits jetzt an neuen Lösungen feilen, um die Arbeitszeiterfassung in Zukunft noch einfacher, schneller und angenehmer zu gestalten. Bevor Sie sich jedoch auf eigene Faust in diesen unübersichtlichen Dschungel verschiedener Anbieter und Tools wagen, sollten Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Software für Sie die richtige ist. Unser Zeiterfassungssysteme Vergleich hilft Ihnen dabei.

War dieser Artikel hilfreich?

Maximilian Reichlin

Jetzt Kontakt zum Redakteur aufnehmen!

Sie haben noch mehr Fragen zum Thema und möchten mit jemanden persönlich darüber sprechen? Dann kontaktieren Sie uns einfach! Wir stehen Ihnen unter presse@trusted.de für Ihre Recherchen zur Verfügung. Mehr Infos finden Sie in unserem Pressebereich.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören!