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Test

Beste Zeiterfassungssysteme 2023 » 19 Tools im Test & Vergleich

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Die besten Zeiterfassungssysteme

Egal in welcher Branche Sie tätig sind, es ist immer gut zu wissen, wo Ihre Arbeitszeit hingeflossen ist. Zum Einen, um zukünftig den Aufwand bestimmter Projekte realistisch einschätzen zu können. Zum Anderen können Sie so Ihre Arbeitskraft korrekt für Ihre Kunden abrechnen. Da das Tracking mit Stift, Zettel oder Excel-Tabelle recht aufwendig werden kann, gibt es auf dem Markt praktische Zeiterfassungssysteme, die Ihnen bei dieser Aufgabe behilflich sind.

Damit Sie für Ihr Unternehmen die passende Software finden, hat trusted.de für Sie 18 Tools ausgesucht und die Top 6 ausführlich getestet. Hier finden Sie Zeiterfassungssysteme für zwischen 0 und 19 Euro im Monat und alle Testergebnisse und Erfahrungen mit den einzelnen Anbietern im Überblick:

Das Wichtigste in Kürze
  • Test: trusted hat für den großen Time-Tracking-Test sowohl spezialisierte Einzellösungen als auch Komplettsysteme unter die Lupe genommen und die sechs Tools auf Usability, Datenschutz und Funktionsumfang hin überprüft.
  • Testsieger: Der deutsche Anbieter Clockodo ist aus dem Praxistest als Testsieger hervorgegangen. Grund dafür sind die unschlagbare Usability des Tools. Knapp dahinter liegen TimeTac und TimePunch, die ebenfalls solide Funktionen liefern.
  • Kosten: Softwares für die Zeiterfassung müssen nicht kostspielig sein. Einige Anbieter kommen sogar mit kostenlosen Tarifen. Je nach Teamgröße sollten Sie allerdings mit Kosten von mindestens 2 € pro User im Monat rechnen.
  • Tipp: Wenn Sie Ihre Zeiterfassung von Papier auf digital umstellen, sollten Sie auf eine besonders gute Usability — auch im Team — achten. Viele Anbieter stellen Ihnen kostenfreie Testversionen zur Verfügung, diese sollten Sie gemeinsam nutzen.

Fazit: trusted Empfehlungen

1

Clockodo

4.2
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0,00€ pro Monat
  • Maximale Nutzerzahl unbegrenzt
  • Testphase 14 Tage

Zeiterfassung

Sehr gut (1,0)

Mit Clockodo erfassen Sie Ihre Zeiten entweder mit nur einem Klick per Stoppuhr oder manuell in der Software. Praktisch ist, dass die Stoppuhr einfach im Hintergrund mitläuft und Sie bei der Arbeit nicht ständig die Uhr im Blick haben müssen. Erfreulich für Projektteams: Ihre erfassten Zeiten buchen Sie sogar flexibel auf Projekte, und das sekundengenau. Gut gelöst ist außerdem, dass Sie Clockodo bei zu kurzen Pausen warnt.

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

Im hauseigenen Berichtsbaukasten des Anbieters erstellen Sie individuelle Berichte und fügen weitere Parameter per bequemer Drag-and-Drop-Funktion hinzu. So erhalten Sie genau die Auswertung, die Sie benötigen. Aber: Über ein umfassendes Activity-Tracking, wie bei Clockodos Kontrahenten Hubstaff und Time Doctor, verfügt Clockodo nicht.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Gut (2,0)

Eine mobile Urlaubsplanung via App gibt es von Clockodo leider nicht. Dafür greifen Sie in der Web-Oberfläche auf einige vordefinierte Abwesenheitsarten zu. Dazu gehören beispielsweise der Jahresurlaub sowie ausgefallenere Arten wie Militärdienst oder gar Quarantäne. Unkomplizierte Genehmigungsprozesse und individuelle Feiertage runden die Abwesenheitsverwaltung des Anbieters sauber ab.

Projektmanagement

Gut (2,4)

Die Funktionen für das Projektmanagement von Clockodo dürften für Freelancer:innen sowie Kleinst- und kleine Unternehmen ausreichend sein. Auf ausgefallene Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme verzichtet der Software-Hersteller. Dafür setzt der Anbieter auf klar definierte Projekte und die Einhaltung des festgelegten Budgets. Ein weiteres Plus: Projektzeiten erfassen mobile Teams sogar mit dem Smartphone per App.

Rechnungsstellung

Mangelhaft (5,0)

Clockodo verfügt zwar nicht über eigene Funktionen, um Rechnungen zu erstellen. Der Anbieter hat für diesen Zweck durchdachte Schnittstellen implementiert. So binden Sie ohne weiteres Rechnungsprogramme wie sevDesk oder lexware lexoffice an Clockodo an. Ebenfalls gut gelöst ist die Budgetplanung mit der Software. Bis ins kleinste Detail planen Sie Kundenbudgets, Projektkosten und Stundensätze, sogar in verschiedenen Währungen.

Clockodo ist ein System zur Projektzeiterfassung. Ihnen stehen unter anderem ein schlankes CRM zur Verwaltung Ihrer Kunden, eine Leistungs-Datenbank, zwei Time-Tracking-Optionen und einige Exportmöglichkeiten zur Verfügung. Zudem haben Sie Zugriff auf einfach gestaltete, aber dennoch nützliche Berichte. Sie bedienen die Zeiterfassung wahlweise über die mobilen Apps oder über die Web-Anwendung.

Warum mögen wir Clockodo?

Clockodo überzeugt mit einer idealen Kombination aus Usability und schickem Design. Es bietet Ihnen genug Funktionen für ein umfassendes Time Tracking, ohne unnötig kompliziert zu sein. Im Vergleich mit den anderen Testkandidaten zeigt Clockodo zudem die komfortabelste Abwesenheitsverwaltung und punktet mit seiner Leistungs-Datenbank. Über diese wählen Sie zügig Pauschalleistungen aus und müssen nicht alles von Hand eintippen.

Was unterscheidet Clockodo von anderer Zeiterfassungssoftware?

Clockodo unterstützt Sie aktiv mit der Anzeige von Warnhinweisen, damit Sie Fehler schon bei der Eingabe vermeiden können. In TimePunch erhalten Sie eine zwar auch eine rote Markierung, in Clockodo weist Sie ein Text hingegen gezielt darauf hin, welcher Fehler genau bei der Eingabe vorliegt. Beispielsweise werden Sie so auf Zeitüberschneidungen und nicht eingehaltene Pausen hingewiesen. Das spart Ihnen viel Zeit beim Trouble-Shooting.

Insgesamt ist Clockodo im Test das Zeiterfassungssystem mit der besten Balance aus Funktionsumfang und einfacher Bedienung. Sie haben viele praktische Features zur Hand, doch werden Sie von der Menge nicht erschlagen. So behalten Sie komfortabel den Überblick über die geleisteten Arbeiten in Ihrem Unternehmen.

Für wen ist Clockodo geeignet?

Clockodo richtet sich an Selbstständige, kleine Unternehmen und mittelgroße Betriebe. Sehr große Firmen werden wahrscheinlich damit zu kämpfen haben, dass Sie eine große Zahl an Mitarbeitern nicht in Teams oder Abteilungen unterteilen können. So wird die Verwaltung von Projekten sehr kleinteilig. Da eignen sich Tools wie etwa TimePunch besser. Falls Sie festgelegte Produkte oder Dienstleistungen mit festen Preisen anbieten, profitieren Sie besonders von der Leistungs-Datenbank der Software.

Vorteile
  • Einfaches Onboarding
  • Schickes Design
  • Zeitkorrektur möglich
  • Viele Auswertungs-Optionen
  • Hilfen zur Fehlerkorrektur
Nachteile
  • Kaum PM-Features
  • Sehr schlankes CRM
Clockodo
4.2
Testbericht
2

TimeTac

4.4
1,5
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 16,50 €/Monat
  • Maximale Nutzerzahl unbegrenzt
  • Testphase 30 Tage

Zeiterfassung

Sehr gut (1,0)

Arbeits- und Projektzeiten erfassen Sie mit TimeTac per Stoppuhr, entweder in der Web-Anwendung oder noch bequemer per mobiler App. Daneben haben Sie auch die Option, Zeiten manuell einzutragen oder diese bei fehlerhaften Einträgen zu korrigieren. Moderner als die Benutzeroberfläche ist die Möglichkeit, eigene Arbeitszeitmodelle sowie gesetzliche Anforderungen zu Arbeitszeiten und Pausen in der Software zu hinterlegen.

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

TimeTac sammelt alle relevanten Daten und Informationen zentral für Sie in einem übersichtlichen Dashboard. Die modulare Zeiterfassungssoftware informiert Sie hier bis ins kleinste Detail über erfasste Stunden und Projekte. Teamleads erhalten eine kompaktere, aber nicht weniger praktische Übersicht über ihre Teammitglieder. Sie erfahren beispielsweise, ob Ihr Personal bereits anwesend, im Urlaub oder krank ist.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Sehr gut (1,0)

Das Management von Urlaub und anderen Abwesenheiten ist erst mit dem Modul “Urlaubsverwaltung” möglich. Mit dem Modul kommt eine ganze Ladung an Funktionen. Dazu gehören vordefinierte sowie individuelle Abwesenheiten, etwa Geschäftsreisen oder Mutterschaftsurlaub. Ebenfalls praktisch: Dank der verschiedenen Kalenderansichten behalten Sie selbst in großen Unternehmen stets den Überblick über Abwesenheiten.

Projektmanagement

Befriedigend (2,7)

Die Funktionen für das Projektmanagement kommen ebenfalls mit einem eigenen Modul. Nun haben Sie die Möglichkeit, individuelle Projekte zu erstellen, Zeiten dafür zu erfassen und Ihren Mitarbeiter:innen eigene To-dos zuzuordnen. Dienstleister:innen werden sich über den Leistungskatalog freuen, mit dem Sie Projekte und Projektzeiten für Ihre Kund:innen detailliert erfassen.

Rechnungsstellung

Mangelhaft (5,0)

Während TimeTac recht umfassende Möglichkeiten für die Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie die Urlaubsverwaltung bietet, hat der Anbieter in Sachen Rechnungsstellung noch Nachholbedarf. Damit Sie dennoch Rechnungen erstellen können, hat der Anbieter für Sie Schnittstellen zu Tools wie FastBill und anderen an.

Das österreichische Time-Tracking-Tool TimeTac überzeugt durch eine einfache Handhabung und seinen modularen Aufbau. Sie haben die Wahl aus vier verschiedenen Modulen: Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung und das neue TimeTac Health (siehe unten). Dabei ist TimeTac einfach zu implementieren und dank der Abrechnung der einzelnen Module je Mitarbeiter:in hochgradig skalierbar. TimeTac steht als Browserversion, als Desktop-Client und als mobile App für iOS- und Android zur Verfügung.

Warum mögen wir TimeTac?

TimeTac ist vielleicht nicht das schönste und modernste Tool auf der Liste, bietet dafür aber eine Vielzahl von nützlichen Funktionen und Schnittstellen. Die vier verfügbaren Module haben alle wichtigen Features mit an Bord, um die Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie die Urlaubsverwaltung zu vereinfachen und zu zentralisieren. Hinzu kommen sinnvolle Integrationen, beispielsweise zur Rechnungssoftware FastBill oder zu diversen Lohnabrechnungsprogrammen wie DATEV oder Sage.

Was unterscheidet TimeTac von anderer Zeiterfassungssoftware?

TimeTac ist besonders flexibel und individuell konfigurierbar. Durch die individuelle Konfiguration Ihrer Module, das Pricing pro Mitarbeiter:in, die verfügbaren Apps (die auch offline funktionieren) und die optionalen Hardware-Terminals können Sie sich in TimeTac exakt die Art von Zeiterfassungslösung zusammenstellen, die Sie brauchen. Ebenfalls ein Alleinstellungsmerkmal ist das neue Modul TimeTac Health für den digitalen 3G-Nachweis und die Zutrittskontrolle in Zeiten der Corona-Pandemie.

Für wen ist TimeTac geeignet?

TimeTac ist für so gut wie jede Unternehmensgröße und jede Branche geeignet, nur die Zusammenstellung der einzelnen Module ändert sich je nach Anwendungsgebiet leicht. Da Sie das System selbstständig konfigurieren können, was Projekte und Aufgaben, Rollen und Rechte, Vorlagen, Arbeitszeitmodelle und Abwesenheitsarten anbelangt, sind Sie mit TimeTac sehr flexibel. Auch die Art der Zeiterfassung - ob manuell oder per Stoppuhr, ob digital oder am optionalen Terminal - bleibt Ihnen überlassen.

Vorteile
  • Modularer Aufbau
  • Hochgradig individuell anpassbar
  • Preisgünstig und skalierbar
  • Optionale Hardware-Lösungen
  • Schön gestaltete mobile App
Nachteile
  • Unmoderne Web-Oberfläche
  • Rudimentäres Projektmanagement
  • Keine Rechnungsstellung
TimeTac
4.4
Testbericht
3

TimePunch

4.3
1,5
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab Preis auf Anfrage
  • Maximale Nutzerzahl unbegrenzt
  • Testphase 30 Tage

Zeiterfassung

Sehr gut (1,0)

Auch mit TimePunch erfassen Sie Arbeitszeiten. Wie der Name schon vermuten lässt, reicht bei diesem Anbieter ebenfalls nur ein “Knopfdruck” dafür. Mobile Teams unterstützt diese Software allerdings kaum, denn eine mobile Version hält der Hersteller nicht in jedem Tarif für Sie bereit. Dafür nett: Falsch eingetragene Zeiten bessern Sie ohne weiteres aus.

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

TimePunch hat für Sie nicht nur eine Gesamtauswertung aller erfassten Arbeits- und Projektzeiten im Gepäck. Der Anbieter punktet zusätzlich mit kleinen Kurzübersichten zu Arbeitszeiten, erfassten Überstunden, Urlauben und Krankheitstagen. Im Bericht ist auch leicht erkennbar, ob das Arbeitssoll eingehalten wurde.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Sehr gut (1,4)

Mit der Urlaubsverwaltung von TimePunch legen Sie sogar standortübergreifend regionale Feiertage sowie individuelle Urlaubskontingente fest. Praktisch für Unternehmen mit mehreren Standorten sind auch die unkomplizierten Genehmigungsprozesse, die Sie sogar mehrstufig in Gang setzen können. Außerdem nett: Das Tool informiert Ihre Angestellten automatisch, ob Anträge genehmigt wurden oder nicht.

Projektmanagement

Gut (2,4)

Sie haben zwar die Möglichkeit, Projektdaten in der Zeiterfassungssoftware zu hinterlegen. Mehr gelingt mit TimePunch allerdings nicht, denn im Tool werden Sie bei der Suche nach Gantt-Diagrammen oder nützlichen Kanban-Boards nicht fündig. Schade! Gut dafür: Schnittstellen zu weiterführenden Projektmanagement-Systemen sind vorhanden.

Rechnungsstellung

Mangelhaft (5,0)

Rechnungen erstellen Sie mit TimePunch ebenfalls nicht. Nützliche Daten zur erfassten Zeit und den Projektdaten lassen sich allerdings via Excel-, PDF- oder als Druck-Datei exportieren und an Ihre Rechnungen als Nachweis anhängen. Lediglich Selbstständige sowie Kleinstunternehmen dürften damit bedient sein, mittlere und große Unternehmen bzw. Projektteams benötigen hier weitere Funktionen.

TimePunch ist ein modular aufgebautes Zeiterfassungssystem und wird zusammen mit der passenden Hardware vertrieben. So nutzen Sie nicht nur die übliche Online-Zeiterfassung per Eingabe in der Software, sondern können auch auf die Verwendung von Barcodes oder Tags umsteigen, die Sie bequem als Ausweis und Schlüsselanhänger mit sich führen.

Warum mögen wir TimePunch?

TimePunch ist im trusted-Vergleich das System mit der detailliertesten Backend-Verwaltung. Sie können an jeder Stelle genaue Angaben und Notizen zu Zeiten, Aufträgen und Kund:innen hinterlassen. Das ist insgesamt in der Bedienung ein wenig komplexer als Tools wie Time Doctor oder Clockodo, ermöglicht Ihnen aber auch eine sehr genaue Nachverfolgung Ihrer Geschäftsprozesse und Projektfortschritte.

Was unterscheidet TimePunch von anderer Zeiterfassungssoftware?

TimePunch bietet Ihnen nicht nur eine Zeiterfassungssoftware, sondern auch die passende Hardware. So koppeln Sie Anwesenheitszeiten beispielsweise an ein Registrierungssystem auf Barcode- und Transponder-Basis. Damit nutzen Ihre Mitarbeiter:innen TimePunch komfortabel wie eine digitale Stechuhr und müssen sich nicht zwingend mit den manuellen Eingaben per App abgeben.

Für wen ist TimePunch geeignet?

TimePunch kommt in drei verschiedenen Ausführungen, die sowohl Solo-Arbeitende als auch große Firmen abholen. Die Möglichkeiten zur Hardwarenutzung, die TimePunch von den restlichen Mitbewerbern abhebt, ist vor allem für Betriebe praktisch, die nur einen Terminal-PC betreiben. Hier wird einfach kurz gescannt, anstatt dass sich User bei der Eintragung Ihrer Zeiten an nur einem Computer gegenseitig blockieren. So beispielsweise bei Angestellten im Schichtbetrieb in der Gastro, bei kleinen Dienstleistern wie Friseuren oder im Gesundheitswesen.

Außerdem lohnt sich die Einrichtung von TimePunch für all jene, die gerne eine schnelle Zeiterfassung bevorzugen. Scannen Sie einfach Ihren Code oder Tag, den Sie wie einen Schlüsselanhänger bequem bei sich tragen. Langes manuelles Eintippen oder die Bedienung einer Stoppuhr fällt so weg.

Vorteile
  • Passende Hardware verfügbar
  • Mehrere Zeiterfassungswege
  • Einfaches Tracking
  • Große Palette an Berichten
  • Digitale Personalakte
Nachteile
  • Längeres Onboarding
TimePunch
4.3
Testbericht
4

Hubstaff Time

4.2
1,6
Testnote
Gut
  • Preis ab $ 0,00 pro Monat / User
  • Maximale Nutzerzahl unbegrenzt
  • Testphase 14 Tage

Zeiterfassung

Sehr gut (1,0)

In Sachen Zeiterfassung überzeugt Hubstaff mit einer praktischen Erinnerungsfunktion, die Sie an vergessene Ein- und Austräge erinnert. Zeiten erfassen Sie bequem per Stoppuhr, sogar in der mobilen App. Etwas mühselig ist, dass Sie Kund:innen bzw. Projekte zunächst anlegen müssen, bevor Sie Zeiten auf diese buchen. Kritisch: Hubstaff trackt Zeiten, Apps und Mausbewegungen Ihres Teams. Vertrauensarbeitszeit geht anders!

Berichtswesen

Gut (2,0)

Auswertungen gibt es in Hubstaff allerhand. Beispielsweise erfassen Sie via GPS-Tracking Reiserouten und aktuelle Standorte Ihrer Mitarbeiter:innen oder das Tool misst die Produktivität Ihrer Angestellten. Alle Daten sammelt die Software in einem übersichtlichen und modernen Dashboard, sogar mit grafischen Auswertungen. Nett: Dank der Filter sehen Sie Berichte auf den Monat, die Woche oder den Tag genau.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Sehr gut (1,0)

Die größte Anpassbarkeit bietet Hubstaff in der Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung. Sie definieren individuelle Abwesenheitsarten und Urlaubsregelungen, legen abhängig vom Bundesland und der Konfession Ihrer Angestellten Feiertagskalender fest und bestimmen, wer mit und wer ohne Genehmigungsprozess Abwesenheiten beantragen darf.

Projektmanagement

Gut (2,0)

Ihre Optionen für das Projektmanagement sind auch mit Hubstaff eher rar. Sie erstellen beispielsweise eigene Projekte und legen individuelle Budgets fest, planen Aufgaben und hinterlegen Ihre Kund:innen. Spannende Features wie Planungstools in Form von Kanban-Boards oder Gantt-Diagrammen liefert auch dieser Anbieter nicht.

Rechnungsstellung

Sehr gut (1,0)

Hubstaff kommt mit einer hauseigenen Rechnungserstellung. Sie wählen hier aus verschiedenen Rechnungsformaten und Projekten, legen Zeiträume fest, hinterlegen Steuersätze und einiges mehr. Eine eigene Artikeldatenbank gibt es allerdings nicht. Dafür praktisch: Die Rechnungen versenden Sie direkt aus dem Tool heraus. Mit dem passenden Zahlungsanbieter haben Sie sogar die Möglichkeit, Entgeltzahlungen zu leisten. Schön!

Hubstaff ist ein Zeiterfassungssystem, das Sie gleichzeitig für Ihr Produktivitäts-Tracking einsetzen. Sie erfassen mit dem System Ihre Arbeitszeit, lassen sich Zeitberichte ausgeben und kümmern sich um die Rechnungserstellung sowie die Lohnzahlung an Ihre Mitarbeiter:innen. Über das Productivity-Tracking werden Daten zur Arbeitsweise Ihrer Angestellten erfasst. So erfahren Sie beispielsweise, welche Programme diese am häufigsten nutzen oder welche Websites sie besuchen.

Warum mögen wir Hubstaff?

Hubstaff bietet Ihnen eine gut designte Oberfläche und benötigt kein langes oder kompliziertes Onboarding. Die Software enthält eine eingebaute Rechnungserstellung und ermöglicht Ihnen die Auszahlung Ihrer Angestellten via Zahlungsdiensten wie Paypal oder Gusto. Sollten Sie keinen zu speziellen Ansprüche an Ihre Rechnungsdokumente haben, sparen Sie sich zusätzliche Software-Lösungen.

Was unterscheidet Hubstaff von anderer Zeiterfassungssoftware?

Hubstaff ist mit seinen Möglichkeiten zum Productivity-Tracking Time Doctor recht ähnlich. Diese Form von Tracking erlaubt Arbeitgeber:innen Screenshots von den Bildschirmen der Arbeitsrechner zu machen, ermöglicht das GPS-Tracking via App über das Smartphone, erfasst die genutzten Programme und URLs und trackt die Produktivität der Angestellten über die Tastatur- und Mausbewegungen.

Letztere Tracking-Option ist jedoch ungenau, erfasst sie doch keine Tätigkeiten wie Telefonate, das Lesen für Recherchen und dergleichen. Diese Features lassen sich alle in den Einstellungen abstellen.

Der Einsatz solcher Software-Lösungen mit Dauerüberwachung ist in Deutschland je nach Situation nur in Ausnahmefällen oder gar nicht erlaubt. Lassen Sie sich hier am besten von einem entsprechenden Rechts-Spezialisten beraten, ob und wie Sie Hubstaff nutzen dürfen.

Für wen ist Hubstaff geeignet?

Hubstaff eignet es sich dank seiner einfachen Bedienung sowohl für Anfänger:innen als auch für Nutzer:innen, die bereits mit einem Zeiterfassungssystem zu tun hatten. Durch seine unterschiedlichen Tarife richtet Hubstaff sich sowohl an Selbstständige als auch große Unternehmen. Das Productivity Tracking kann eine echte Belastung für das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber:innen und -nehmer:innen darstellen. Als Werkzeug zur Selbstkontrolle für Selbstständige ist Hubstaff allerdings ideal.

Vorteile
  • Integrierte Rechnungsstellung
  • Lohnzahlung per Integration möglich
  • Einfache Bedienung
  • Schicke Oberfläche
  • Auf vielen Plattformen verfügbar
Nachteile
  • Nur auf Englisch verfügbar
  • Dauerhafte Überwachung möglich
Hubstaff Time
4.2
5

Time Doctor

2.9
1,9
Testnote
Gut
  • Preis ab $ 5,83 pro Monat / User
  • Maximale Nutzerzahl unbegrenzt
  • Testphase 14 Tage

Zeiterfassung

Gut (2,4)

Time Doctor hat sowohl für mobile als auch stationär tätige Teams einiges zu bieten. Arbeitszeiten erfassen Sie entweder über die mobile Smartphone-App, über die Web-App oder als Chrome-Extension. Wenige manuelle Handgriffe erfordern besonders die mobilen Lösungen; die Zeiterfassung erfolgt dabei per Stoppuhr. Änderungen nehmen Sie dagegen nur in der Web-App vor, die längeren Ladezeiten führen zu Verzögerungen.

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

Die Reportings von Time Doctor können sich sehen lassen. In einem übersichtlichen Dashboard finden Sie alle Informationen zu den aktiven und unproduktiven Arbeitszeiten Ihres Teams, was moralisch betrachtet kritisch zu bewerten ist. Besser ist es, wenn Sie sich benutzerdefinierte Berichte vom Tool ausgeben lassen.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Befriedigend (2,7)

Mit Time Doctor legen Sie zwar fixe Arbeitsschichten und Sollstunden fest, für Ihre Urlaubsplanung bietet der Hersteller sonst allerdings nur wenig. Verschiedene Abwesenheitsgründe und Genehmigungsprozesse sind das höchste der Gefühle, Urlaub beantragen Ihre Mitarbeiter:innen nicht. Schade!

Projektmanagement

Befriedigend (2,7)

Time Doctor ist keine Projektmanagement-Software und bietet auch nur wenige Funktionen, die Sie bei Ihren Projekten und anderen To-dos unterstützen. Immerhin erstellen und benennen Sie Projekte, Budgetplanungen sind nicht möglich. Lediglich kleine Teams mit seltenen Projekten kommen mit Time Doctor weiter, große Unternehmen werden ergänzende Funktionen vermissen.

Rechnungsstellung

Mangelhaft (5,0)

Rechnungen erstellen Sie mit Time Doctor ebenfalls nicht. Dafür zahlen Sie Ihren Mitarbeiter:innen die entsprechenden Entgelte, entweder mit Gusto, PayPal Payouts, TransferWise oder ADP. Mehr als ein reines Gehaltslisten-Management und CSV-Export hat der Anbieter nicht im Gepäck. Besonders KMU fehlt es hier an zeitsparenden Anbindungsmöglichkeiten.

Time Doctor ist, wie auch Hubstaff, eine Mischung aus Zeiterfassungssystem und Software-Lösung für das Produktivitäts-Tracking. Sie erfassen Ihre Zeiten in den Apps sowie in der entsprechenden Browser-Extension. Dabei nutzen Sie die Eingabe per Stoppuhr und Tabelle. Eine Rechnungserstellung gibt es im Vergleich zu Harvest oder Hubstaff nicht. Allerdings lässt sich die Lohnauszahlung an Ihre Mitarbeiter:innen im Tool per CSV-Export vorbereiten.

Warum mögen wir Time Doctor?

Time Doctor bietet Ihnen eine sehr einfach konzipierte Zeiterfassung, die Sie über verschiedene Plattformen wie die mobile App, die Desktop-App sowie Web-App oder als Browser-Extension nutzen. Somit können Sie das Tool unterwegs und am PC einsetzen. Die Oberfläche ist einfach gestaltet und intuitiv. Die Software ist auf die essentiellen Funktionen beschränkt und erfordert somit kein langes Onboarding.

Was unterscheidet Time Doctor von anderer Zeiterfassungssoftware?

Time Doctor legt von allen getesteten Software-Lösungen den größten Fokus auf das Produktivitäts-Tracking. Die Software zeigt Ihnen nicht nur einen Produktivitäts-Level wie in Hubstaff an, sondern unterscheidet genau zwischen Zeit auf unproduktiven Websites, Untätigkeit und produktiver Arbeit. So wissen Sie genau, wo Sie Ihre Zeit investieren und an welchen Stellen Sie noch produktiver sein könnten.

Der Einsatz einer solchen Software-Lösung ist in Deutschland je nach Situation nur in Ausnahmefällen oder gar nicht erlaubt. Lassen Sie sich hier am besten von einem entsprechenden Rechts-Spezialisten beraten, ob und wie Sie Time Doctor nutzen dürfen.

Für wen ist Time Doctor geeignet?

Wie auch Hubstaff hat Time Doctor das Problem, dass die Tracking-Features in Deutschland rechtlich gesehen ein schwieriges Pflaster sind. Daher empfiehlt die trusted-Redaktion die Software eher Solo-Selbstständigen als freiwillige Selbstkontrolle. Als solche ist Time Doctor nämlich ideal und hilft Ihnen, effizienter an Ihren Projekten zu arbeiten.

Vorteile
  • Auf vielen Plattformen nutzbar
  • Einfaches Time Tracking
  • Verständliche Auswertungen
  • Lohnauszahlung im Tool vorbereiten
Nachteile
  • Nur auf Englisch verfügbar
  • Dauerhafte Überwachung möglich
  • Kaum PM-Features
Time Doctor
2.9
6

Harvest

4.4
2,0
Testnote
Gut
  • Preis ab $ 0,00 pro Monat / User
  • Maximale Nutzerzahl unbegrenzt
  • Testphase 30 Tage

Zeiterfassung

Sehr gut (1,0)

Um Arbeitszeiten mit Harvest zu erfassen, greifen Sie und Ihr Team wahlweise auf eine bequeme Stoppuhr oder die manuelle Zeiteingabe zurück. Perfekt für mobile Teams: Zeiten erfassen Sie nicht nur in der mobil anwendbaren Web-App, sondern auch als eigenständige Lösung für Ihr Smartphone, egal ob iOS oder Android. Die Kontrolle über Arbeitszeiten Ihres Teams behalten Sie dank individuellen Freigabeprozessen.

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

Harvest hält unterschiedliche, aber kaum anpassbare Berichte für Sie bereit. Sie erhalten Auswertungen zu Ihren Kund:innen, Projekten, Aufgaben oder zu Ihren Mitarbeiter:innen. Letztere enthalten genaue Analysen zu einzelnen Aufgaben bzw. Projekten Ihrer Angestellten und wie viel Zeit für Tasks aufgebracht wurde. Durch weitere Filtermöglichkeiten lassen sich Reportings weiter auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Mangelhaft (5,0)

Eigene Funktionen für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung hat Harvest nicht in petto. Schade!

Projektmanagement

Befriedigend (2,7)

Auch in Sachen Projektmanagement hat Harvest kaum etwas zu bieten. Gelungen ist allerdings die übersichtliche Eingabemaske, in der Sie zahlreiche Details zu Projekten hinterlegen. Auch die Zuweisung von Budgets ist möglich. Unterstützende Projektfunktionen erhalten Sie erst durch die Anbindung eines anderen Tools des Herstellers (Forecast). Dabei müssen Sie allerdings mit zusätzlichen Kosten rechnen.

Rechnungsstellung

Sehr gut (1,0)

Harvest verfügt über diverse Funktionen für die Rechungsstellung, sogar eine Belegverwaltung. Gelungen ist, dass Sie bei erfolgreichem Projektabschluss direkt die passende Rechnung erstellen können. Tolles Extra: Ihre Kund:innen haben die Möglichkeit, auf eine Übersicht zu offenen Posten und letzte Zahlungen zuzugreifen. Auf diese Weise schaffen Sie transparente Geschäftsprozesse für Ihr Klientel.

Harvest ist eine Zeiterfassungssoftware, in die ein schlankes Rechnungsprogramm verbaut wurde. So erfassen Sie nicht nur Ihre Arbeitsstunden, sondern können diese sofort in eine passende Rechnung umwandeln. Zudem ist eine Belegverwaltung dabei, mit der Sie Ihre Abrechnung komplettieren.

Eine Ressourcenverwaltung oder einen Freigabeprozess für Urlaubsanträge gibt es nicht. Sie können die Software aber in eine ganze Palette an Programmen integrieren sowie “Harvest Forecast” vom gleichen Anbieter für die Einführung einer Team- und Arbeitsplanung kostenpflichtig dazubuchen.

Warum mögen wir Harvest?

Harvest ist die perfekte Hosentaschenversion für die Erfassung Ihrer Arbeitszeiten. Die Bedienung und Oberfläche sind kompakt und sehr einfach zu bedienen. Gleichzeitig ist die Zeiterfassungs-Software per App via Smartphone, Desktop-Anwendung, Browser-Tab und -Extension auf jeder Plattform zur Hand.

Neben der praktischen Zeiterfassung inklusive Freigabeprozess nutzen Sie die Rechnungserstellung. Diese spuckt Ihnen schicke Rechnungen aus und ersetzt für Sie ein weiteres Rechnungsprogramm ‒ vorausgesetzt Sie haben keine speziellen Ansprüche wie etwa besondere Designs oder die Generierung von XRechnungen.

Was unterscheidet Harvest von anderer Zeiterfassungssoftware?

Harvest ist im Test die Zeiterfassung mit der flexibelsten Einbindung in Ihre Arbeitsumgebung. Sie können die Software auf jeder Plattform nutzen und haben über 70 Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung. Haben Sie also schon eine digitale Arbeitsumgebung geschaffen, der nur noch eine komfortable Zeiterfassung fehlt, dann ist Harvest das perfekte finale Puzzlestück.

Für wen ist Harvest geeignet?

Harvest eignet sich besonders für Selbstständige bis hin zu mittelgroßen Unternehmen. Die Branche ist dabei dank individueller Feldinhalte nicht relevant. Allerdings funktioniert das Tracking dann am besten, wenn alle Ihre Mitarbeiter:innen ein eigenes Tracking-Gerät zur Verfügung haben. Werkstätten mit einem einzigen Terminal-PC bekommen hier Probleme. Sehr große Unternehmen können Harvest zwar verwenden, müssen aber beispielsweise die fehlende Ressourcen- und Abwesenheitsplanung mit zusätzlicher Software ausgleichen.

Vorteile
  • Einfaches Time Tracking
  • Übersichtliche Oberfläche
  • Integriertes Rechnungsprogramm
  • Integrierte Belegverwaltung
  • Für viele Plattformen verfügbar
Nachteile
  • Nur auf Englisch verfügbar
  • Keine Team-Verwaltungsfunktionen
Harvest
4.4

Die 6 besten Zeiterfassungssysteme im Vergleich

  1. Clockodo - Testsieger 2023
  2. TimeTac - Preis-Leistungs-Sieger
  3. TimePunch - Beste Zeiterfassung für Enterprises
  4. Hubstaff Time - Beste Zeiterfassung für Freelancer
  5. Time Doctor - Das beste Tool zur Selbstkontrolle
  6. Harvest - Beste Zeiterfassung für KMU

Vergleichstabelle

Tarif
Anbieter
Clockodo
TimeTac
TimePunch
Hubstaff Time
Time Doctor
Harvest
absence.io Zeiterfassung
teamspace Zeiterfassung
timr
Clockify
Everhour
Hours
jacando Time
Jephi
timeBuzzer
Timely
TimeStatement
Toggl Track
ZEP
Testurteil
sehr gut
1,4
Test
08/2021
sehr gut
1,5
Test
04/2022
sehr gut
1,5
Test
01/2023
gut
1,6
Test
05/2022
gut
1,9
Test
05/2022
gut
2,0
Test
08/2021
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.2
(411)
4.4
(2.142)
4.3
(48)
4.2
(2.344)
2.9
(435)
4.4
(2.477)
4.6
(1.150)
4.2
(901)
4.3
(3.323)
3.3
(18)
4.1
(1.042)
3.8
(4)
4.6
(13)
3.3
(24)
3.2
(210)
5
(1)
3.8
(5.346)
4.5
(4)
Tarif
Preis
0,00 € / monatlich 20,40 € / monatlich 9,99 € / monatlich 0,00 € / monatlich 6,49 € / monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis 7,00 $
Umgerechneter Preis 6,49 €
Währungskurs 1,00 € ≙ 0,93 $
0,00 € / monatlich 4,00 € / monatlich 14,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 47,80 € / monatlich 0,00 € / monatlich 225,00 € / monatlich 5,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 9,27 € / monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis 10,00 $
Umgerechneter Preis 9,27 €
Währungskurs 1,00 € ≙ 0,93 $
0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 10,00 € / monatlich

Top-Features

User max
1 unbegrenzt unbegrenzt 1 unbegrenzt 1 unbegrenzt unbegrenzt 1 unbegrenzt unbegrenzt 1 unbegrenzt 1 1 unbegrenzt 1 5 1.000
Mitarbeiter:innen max
1 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 0 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 0 2.500 0 1 unbegrenzt 0 0 unbegrenzt
Projekte max
unbegrenzt 0 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 2 unbegrenzt unbegrenzt 5 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 1 50 2 unbegrenzt unbegrenzt
Urlaubskalender
Serverstandort(e)
Deutschland Europa Deutschland USA Rumänien USA Augsburg, Deutschland Deutschland Deutschland USA USA USA Deutschland / Schweiz Deutschland Deutschland Irland Schweiz USA Deutschland
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
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Zeiterfassung

Zeiterfassung per Stoppuhr
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Die Zeiterfassung per digitaler Stoppuhr ist ein Standard der modernen Zeiterfassung. Hier starten Sie mit nur einem Klick oder Touch das Tracking und pausieren ebenso einfach für Pausen, Unterbrechungen, etc. Das bietet sich für Unternehmen an, in denen die reine Arbeitszeit ausschlaggebend ist.
Zeiterfassung per Tabelle
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Wollen Sie Zeiten auf bestimmte Kund:innen, Projekte, Aufgaben, etc. tracken, und nicht nur die reine Arbeitszeit im Blick behalten, ist die manuelle Zeiterfassung per Tabelle gut geeignet. Hier müssen Ihre Mitarbeiter:innen zwar ihre Zeiten händisch eintragen - können dafür aber schon beim Anlegen definieren, worauf die Zeiten "gebucht" werden sollen.
Aufgaben/Projekte zuordnen
Budget zuordnen

Berichtswesen

Standard-Berichte
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Vorgefertigte Standard-Berichte geben Ihnen einen schnellen und einfachen Überblick über die wichtigsten Zahlen und Infos, beispielsweise über die getrackten Stunden eines Monats, Fehlzeiten bestimmter Mitarbeiter:innen, etc.
Benutzerdefinierte Berichte
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Um spezielle Zahlen und Einblicke zu erhalten, bieten sich benutzerdefinierte Berichte an, die Sie beispielsweise mit individuellen Filtern und Sortierungen ausstatten können, um konkrete Zahlen zu spezifischen Situationen und Fällen zu erhalten.
Mitarbeiter-Reports
Echtzeit-Dashboard
(Vorbereitende) Gehaltsabrechnung

Urlaubs- & Abwesenheitsplanung

Urlaubskalender
Abwesenheitsplaner
Genehmigungsprozess
Personaleinsatzplanung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Die Personaleinsatzplanung oder Schichtplanung ist für Unternehmen interessant, die ganz oder teilweise im Schichtbetrieb arbeiten. So differenzieren Sie zwischen verschiedenen Schichten- und Dienstmodellen (wie Nachtschicht, Tagschicht, Kurz- oder Langschicht, etc.), planen Mitarbeiter:innen für die jeweiligen Zeiten ein und können Arbeitszeiten direkt auf die jeweiligen Schichten tracken.

Projektmanagement

Projektübersicht
Kanban-Board
Gantt-Diagramm
To-Do-Liste

Rechnungsstellung

Rechnungsverwaltung
Rechnungserstellung
Automatische Projektzeitabrechnung

Usability

Anmeldung/Registrierung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
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Benutzeroberfläche/Design
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
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Hilfestellung/Einführung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
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Kleine Teams, wenig Vorwissen
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Das erste Testszenario: Kleine Teams wie z. B. in Start-ups und Selbstständige, die zum ersten Mal mit einer Zeiterfassung arbeiten.
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Mittelgroße Teams, etwas Vorwissen
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Das zweite Testszenario: Mittelgroße Teams aus dem KMU-Bereich. Hier ist es wahrscheinlich, dass Vorwissen durch den Gebrauch anderer Timetracker oder dank geschulter Kolleg:innen vorhanden ist.
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Große Teams, Profis
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Das dritte Testszenario: Große Agentur-Teams mit ausgebildeten Fachkräften, die genaue Vorstellungen und Anforderungen an ihre Zeiterfassungs-Software haben.
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nicht getestet
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nicht getestet
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nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Gesamt
4.2
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nicht getestet
nicht getestet
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Sicherheit & Datenschutz

Gültige Datenschutzbestimmung
Datenschutzbeauftragter
Cookie-Hinweis
ISO 27001 Zertifikat
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicherheitsstandards in Sachen "IT-Sicherheit". Es handelt sich um einen deutschen Standard, den nur als sicher identifizierte Produkte erhalten.

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Die besten Zeiterfassungssysteme 2023 im Test

Welche Zeiterfassung ist die beste?

Im aktuellen trusted-Vergleich ist Clockodo das derzeit beste Zeiterfassungssystem, das mit vielen praktischen Features bei einfacher Bedienung und mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugen kann. Knapp dahinter folgen TimePunch mit seinem überzeugenden Hardware-Angebot und Hubstaff mit einer guten Kombi aus Zeiterfassung, Activity-Tracking und Rechnungserstellung. Welche Zeiterfassung für Ihr Unternehmen die richtige ist, hängt stark von Ihren und den Ansprüchen Ihres Unternehmens ab.

Welche sind die besten Zeiterfassungssoftwares für große Unternehmen?

Für große Organisationen eignen sich Tools wie TimePunch oder Harvest. Der Grund: Beide Tools erlauben die Unterteilung Ihrer Projekte und die Sortierung Ihrer Mitarbeiter:innen in einzelne Abteilungen und Gruppen. Hinzu kommt die Implementierung unterschiedlicher Freigabeprozesse, die beispielsweise regeln, wer wo welche Arbeitszeiten eintragen darf. Solche Mechanismen und Funktionen organisieren die Projektarbeit Ihres Teams und bringen wichtige Ordnung in die schnell ausartende Zeiterfassung.

Im trusted-Test ist TimePunch die Software mit dem größten Verwaltungsapparat. Sie können an allen Ecken und Enden Kleinigkeiten einstellen. Das reicht von einer großen Auswahl an Abwesenheitsgründen über individuelle Feiertagskalender bis hin zu den Beschäftigungs-Details Ihrer Mitarbeiter:innen.

Hinterlegen Sie umfassende Details zu Mitarbeiter:innen, Aufgaben und Projekten
Hinterlegen Sie umfassende Details zu Mitarbeiter:innen, Aufgaben und Projekten
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de

Dabei lassen sich durch den Erwerb verschiedener Lizenzen mit unterschiedlichen Berechtigungen individuelle Verwaltungsebenen aufbauen, mit denen Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen koordinieren. So dürfen nur Admins an die Verwaltungsliste für die Zeiten im Backend und nur bestimmte Positionen dürfen im Team den Urlaub genehmigen. So entsteht auch in größeren Teams kein Chaos. Die Zeiterfassung am Mitarbeiter-Ende bleibt dabei angenehm unkompliziert.

TimePunch sieht nicht spektakulär aus, hat aber viel auf dem Kasten
TimePunch sieht nicht spektakulär aus, hat aber viel auf dem Kasten
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de

Ähnlich handhabt es Harvest. Dieses ermöglicht Ihnen, Ihr Team in unterschiedliche Abteilungen aufzuteilen. Über einen Freigabeprozess schränken Sie ein, wer wo Arbeitszeiten erfassen darf. So bleiben die erfassten Einträge sauber getrennt und können fehlerlos in die integrierte Rechnungserstellung übernommen werden. Harvest lässt Sie weniger Details vermerken als TimePunch, überzeugt dafür aber mit einem sehr leichten Onboarding und einem schicken Look.

Harvest bedient sich sehr einfach und sieht dabei auch noch gut aus
Harvest bedient sich sehr einfach und sieht dabei auch noch gut aus
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Welche sind die besten Time Tracker für kleine Unternehmen?

TimePunch und Clockodo eigenen sich aus unterschiedlichen Gründen für kleine Unternehmen. Clockodo ist einfach zu bedienen und bietet für einen kleinen Preis eine umfassende, wenn auch nicht ausufernde Auswahl an Funktionen. Damit eignet sich die Software ideal für Betriebe mit ca. 3-50 Mitarbeiter:innen. TimePunch hingegen ist für kleinere Dienstleister oder Handwerksbetriebe interessant, die beispielsweise nur mit einem Terminal-PC arbeiten. Sie weichen hier auf die praktischen Barcodes und Tags aus.

Clockodo versteht sich selbst als Zeiterfassungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Die vorhandenen Funktionen sind einfach zu erlernen und erfordern nicht die Einstellung eines eigenen Verwaltungs-Spezialisten. Sie haben alle wichtigen Grundfunktionen zur Verfügung, wie eine schlanke Projektverwaltung inklusive Budgetzuweisung, verschiedene benutzerdefinierte Berichte und eine Anwesenheits- und Urlaubsverwaltung mit einfachem Genehmigungsprozess.

Clockodo schafft die perfekte Balance aus Umfang und einfacher Bedienung
Clockodo schafft die perfekte Balance aus Umfang und einfacher Bedienung
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com

Über den Export Ihrer Zeiten können Sie die Lohnauszahlung Ihrer Mitarbeiter vorbereiten und per Schnittstellen abschließen. Und das alles zu einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis von 4€ pro Monat im Monatsabo. Bei jährlicher Zahlung gibt es sogar einen zusätzlichen Rabatt und der Preis fällt auf 3,80€ pro Monat und Lizenz.

Ebenfalls für kleine und mittlere Betriebe geeignet ist die Zeiterfassungssoftware TimePunch. Im Vergleich zu Clockodo ist TimePunch in Sachen Verwaltung etwas komplexer, allerdings können Sie hier eine ganze Menge mehr an Details zu Ihrer Arbeitszeiterfassung hinzufügen. TimePunch ist für kleine Unternehmen attraktiv, da nicht jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen PC, ein Tablet oder ein Smartphone zur Zeiterfassung benötigt. Stattdessen nutzen Sie hier optional die Projektzeiterfassung per Barcodes und Tags.

Nutzen Sie die mobile Zeiterfassung von TimePunch über die Apps oder die Barcodes und Tags
Nutzen Sie die mobile Zeiterfassung von TimePunch über die Apps oder die Barcodes und Tags
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de

Diese funktionieren wie digitale Stempelkarten und ermöglichen Ihren Team-Mitgliedern eine unkomplizierte Zeiterfassung. So benötigen Sie beispielsweise nur einen Scanner oder nur einen Terminal-PC zur Erfassung. Das ist auch für all jene geeignet, die vielleicht mit der digitalen Bedienung der Zeiterfassung per App nicht zurechtkommen. Für Angestellte, die permanent auf Achse sind, gibt es aber alternativ auch die App. So sind alle Arbeitstypen von TimePunch in Sachen Arbeitszeiterfassung abgedeckt.

Welche sind die besten Zeiterfassungstools für Selbstständige?

Harvest und Hubstaff eignen sich besonders für Solo-Arbeitende, da diese mit einem limitierten, aber kostenlosen Tarif aufwarten. Im Fall von Harvest ist hier im kostenlosen Tarif sogar noch eine voll funktionale Rechnungserstellung mit dabei. Time Doctor ist hingegen besonders dann für Sie interessant, wenn Sie sich selbst kontrollieren möchten. Das genaue Aktivitäts-Tracking zeigt Ihnen genau, wo Sie effektiv gearbeitet haben und wo noch Verbesserungen herauszuholen sind.

Der kostenlose Tarif der Zeiterfassungs-Software Harvest ist besonders für Solo-Selbstständige mit unsicherer Auftragslage interessant. So kommen auch diese ohne finanzielles Risiko an eine zuverlässige und schicke Zeiterfassung. In der Softwarelösung enthalten ist die integrierte Rechnungserstellung. Mit dieser Kombi sind gerade Business-Einsteiger gut gerüstet. Allerdings sollten Sie beachten, dass Sie auf einen Benutzerplatz und zwei Projekte im kostenlosen Tarif beschränkt sind. Sobald mehr Vorhaben und Kund:innen zu verwalten sind, lohnt sich ein Upgrade.

Harvest bietet Ihnen neben der Arbeitszeiterfassung eine integrierte Rechnungserstellung
Harvest bietet Ihnen neben der Arbeitszeiterfassung eine integrierte Rechnungserstellung
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Die zweite kostenlose Möglichkeit ist Hubstaff in der Ausführung “Time”. Diese Software ist zwar im Kern für Teams ausgelegt, sollte aber gerade in Deutschland aufgrund seiner Monitoring-Funktionen mit Vorsicht eingesetzt werden. Daher empfiehlt die trusted-Redaktion Hubstaff (sowie auch Time Doctor) Einzelpersonen für deren freiwillige Selbstkontrolle. Wird das Tool als solches eingesetzt, bietet es Ihnen eine Handvoll nützlicher Features. Sie nutzen die Online-Zeiterfassung, erhalten Time Sheets Ihrer Arbeitszeiten als Übersicht und können auf die limitierten Reports zurückgreifen.

Nutzen Sie die limitierte, aber kostenlose Version des Hubstaff-Zeiterfassungssystems
Nutzen Sie die limitierte, aber kostenlose Version des Hubstaff-Zeiterfassungssystems
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Wie auch bei Harvest gibt es in Hubstaff eine Funktion zur Rechnungserstellung, allerdings ist diese im Free-Tarif und in der Standard-Version limitiert. Eine weitere Gemeinsamkeit mit Harvest: Sie dürfen die kostenlose Ausführung nur allein benutzen. Für weitere Benutzerplätze ist ein Upgrade nötig.

Time Doctor startet bei einem Einstiegspreis von 5,83 US-Dollar. Die Aufgabe dieses Zeiterfassungssystems besteht vor allem darin, die Produktivität seiner User zu steigern. Das passiert über ein genaues Monitoring Ihrer Aktivitäten, wie Bewegungen der Maus und der Tastatur, Screenshots, Videoaufzeichnungen und das Tracking der von Ihnen genutzten Programme und Websites. So motivieren Sie sich selbst zu mehr Produktivität und sehen genau, wo Sie am häufigsten Ihre wertvollen Arbeitszeiten investieren.

Kontrollieren Sie sich mit der Arbeitszeiterfassung von Time Doctor selbst, um Ihre Produktivität zu steigern
Kontrollieren Sie sich mit der Arbeitszeiterfassung von Time Doctor selbst, um Ihre Produktivität zu steigern
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com

Wie funktioniert digitale Zeiterfassung?

Sie können Zeit auf zwei Arten tracken: Entweder lassen Sie innerhalb der jeweiligen App eine Stoppuhr laufen oder Sie tragen Ihre Arbeitszeiten manuell in eine Maske ein. Je nach Tool können Sie weitere Angaben zu den Zeiten machen, beispielsweise, zu welchem Projekt diese gehören. Die Software nimmt die Informationen und rechnet für Sie geleistete Arbeitsstunden zusammen. Diese Zusammenrechnung können Sie dann mit Pauschal- oder Stundensätzen Ihren Kund:innen in Rechnung stellen.

Wieviel kostet ein Zeiterfassungssystem?

Ein Zeiterfassungstool muss definitiv nicht teuer sein. Je nach Anbieter erhalten Sie kostenlose Versionen mit kleinerem Umfang und/oder sind auf einen User beschränkt. Im trusted-Test lag mit Hubstaff Time und Time Doctor der höchste Einstiegspreis für ein Tool bei $ 20 pro Monat. Sobald Sie Komfortfunktionen zu Ihrem Tool hinzubuchen möchten oder spezielle Enterprise-Ausführungen nutzen, steigt damit auch der Preis.

Einige Tools gibt es auch kostenlos, dann aber oft mit beschränkten Funktionen oder Nutzerplätzen
Einige Tools gibt es auch kostenlos, dann aber oft mit beschränkten Funktionen oder Nutzerplätzen
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Wer braucht eine Zeiterfassungslösung?

Zeiterfassungssoftware ergibt besonders dann Sinn, wenn Sie Ihre geleistete Arbeitszeit Kund:innen in Rechnung stellen. So können Sie sich sicher sein, dass Sie auch nach einem Jahr oder mehr wissen, wie viel Sie an welcher Stelle gearbeitet haben. Zudem liefern Ihnen die Aufzeichnungen wertvolle Einblicke in die zeitlichen Ausmaße Ihrer Projekte. Sollten Sie im Schichtbetrieb tätig sein, lassen sich über das Tracking komfortabel Anwesenheiten, die Erfüllung von Arbeitszeiten und die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten verfolgen.

Ist die Zeiterfassung gesetzlich verpflichtend?

Die kurze Antwort ist: Nein, aber das kann sich schnell ändern. Bereits 2019 beschloss der EuGh ein entsprechendes Gesetz. Die Mitgliedstaaten sollten dementsprechend die Arbeitgeber verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der Arbeitszeit bereitzustellen. In nationales Recht wurde diese Regelung noch nicht umgesetzt. Doch das Amtsgericht Emden urteilte 2020 bereits zweimal im Sinne der europäischen Vorgabe.

Eine Umsetzung im Arbeitsrecht könnte also durchaus bald folgen. Daher ist die frühzeitige Einführung eines entsprechenden Systems definitiv empfehlenswert. So können sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer auf das Zeiterfassungssystem als Beweismittel stützen, um Ansprüche wie Auszahlungen von Überstunden geltend zu machen oder sich gegen diese zu verteidigen.

So hat trusted Zeiterfassungsprogramme getestet

18
Anbieter im Vergleich
6
Anbieter im Praxistest
100
Stunden Aufwand
100
Getrackte Stunden

trusted hat sich eine vielversprechende Auswahl an Zeiterfassungssystemen angesehen und deren Funktionen miteinander verglichen. Dabei wurden schlanke Time-Tracker zur Integration sowie Komplettlösungen evaluiert. Damit Sie das passende Time Tracking-Tool für Ihr Unternehmen finden, hat die trusted-Redaktion Sie die Ergebnisse der Recherchen in kompakten Datenblättern für Sie zusammengefasst.

10%
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Tool? Wie viele Nutzer können Sie zu diesem Preis anlegen? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

20%
Zeiterfassung

Gibt es für die Arbeitszeiterfassung Funktionen wie eine Stoppuhr oder Tabelle? Lassen sich Aufgaben, Projekte und Budgets zuordnen?

15%
Berichtswesen

Ist es möglich, standardisierte oder benutzerdefinierte Berichte zu erstellen? Gibt es Mitarbeiter-Reports und Echtzeit-Dashboards?

10%
Urlaubs- & Abwesenheitsplanung

Ist eine Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung vorhanden? Gibt es passende Funktionen für einen Genehmigungsprozess? Lässt sich mit den Funktionen der Zeiterfassungslösung der Personaleinsatz planen?

10%
Projektmanagement

Gibt es in der Software Funktionen, die die Projektplanung ermöglichen? Gibt es neben der Arbeitszeiterfassung Kanban-Boards, Gantt-Charts oder Ähnliches?

5%
Rechnungsstellung

Lassen sich die erfassten Arbeitszeiten direkt in Rechnungen umwandeln? Können Sie mit den Features des Zeiterfassungssystems die entsprechenden Rechnungen auch verwalten? Gibt es passende Schnittstellen zur Rechnungsverarbeitung zu den Zeiterfassungssystemen?

10%
Usability

Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige Time-Tracking-System? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei?

10%
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden Ihre Kundendaten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

10%
Service & Support

Auf welchen Plattformen wird der Betrieb der Zeiterfassungslösungen unterstützt? Gibt es on-premise-Lösungen, Apps und/oder Hardware-Lösungen? Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Webseite mit FAQ, Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Gibt es einen Onboarding-Service wie Schulungen etc.?

Welche Zeiterfassungs-Tools gibt es auf dem Markt?

Die bisherigen Anbieter sagen Ihnen nicht zu? Dann machen Sie sich mit den restlichen Zeiterfassungssystemen vertraut, die trusted für Sie ausgewählt hat. Klicken Sie sich durch die Liste weiterer Tools zur Arbeitszeiterfassung und entdecken Sie im Überblick Lösungen wie Everhour, TimeTac, Timely oder Clockify, die Sie auf dem PC oder als mobile Apps nutzen. Unter den Schlagworten “Time Tracking” und “Zeiterfassungssoftware” finden Sie zudem noch viele weitere von trusted getestete Softwarelösungen.

Worauf muss ich bei der Auswahl von Software zur Zeiterfassung achten?

Wie für jede Software gilt: Nicht immer ist die größte und teuerste Software-Lösung auch die Beste. Machen Sie sich vorab bewusst, was Ihre Software können soll, was Sie damit erreichen möchten und welches Budget Ihnen zur Verfügung steht. Sind Sie sich dieser Limits bewusst, finden Sie eher eine Software, dass Ihre Bedürfnisse abdeckt, ohne Ihnen ein Loch in Ihr Portemonnaie zu fressen.

Legen Sie vorab ein Budget fest

Bevor Sie sich ein Zeiterfassungssystem zulegen, sollten Sie entscheiden, wie viel Budget Sie für die jeweilige Software ausgeben wollen und können. Denn auch wenn Sie durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten mehr Geld beim Kunden einfordern können, sollten Sie diesen Gewinn nicht durch die Anschaffung der Software wieder zunichtemachen.

Beachten Sie eventuelle Zusatzkosten

Beachten Sie beim Vergleichen der Preise eventuelle Zusatzkosten. Das können beispielsweise optionale Kosten wie etwa ein geführtes Onboarding oder eine Schulung durch den Anbieter sein. Allerdings kann es sich auch um unumgängliche Kosten handeln wie etwa Einrichtungsgebühren oder benötigte Hardware.

Beachten Sie anfallende Zusatzkosten wie etwa Schulungen oder Hardware-Lösungen
Beachten Sie anfallende Zusatzkosten wie etwa Schulungen oder Hardware-Lösungen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de

Lesen Sie sich also die AGB und Preislisten genau durch. Im Zweifelsfall hilft es auch, Beratungsgespräche des Anbieters in Anspruch zu nehmen und gezielt nach den tatsächlichen Kosten des Tools zu fragen.

Definieren Sie Ihre “Must-haves” an Funktionen

Bevor Sie sich in Clockodo, TimeTac, Harvest und Co. stürzen, sollten Sie vorab festhalten, was Sie von Ihrer Time Tracking Software erwarten und welche Features in Ihrem Unternehmen gefragt sind. Formulieren Sie vorab einen Fragenkatalog, der Ihnen beim Vergleich der Software-Lösungen hilft. Mögliche Fragen können sein:

  • Erfolgt die Zeiterfassung per Tabelle oder mit einer Stoppuhr?
  • Lassen sich Zeiteinträge editieren?
  • Ist eine mobile Arbeitszeiterfassung per App möglich?
  • Ist neben der Zeiterfassung eine Rechnungserstellung dabei?
  • Benötigen Sie ein umfassendes Reporting?
  • Sind alle nötigen Datenschutzeinstellungen vorhanden?
  • Welchen Support gibt es für die Software?

Sobald Sie Ihren Katalog an Mindestanforderungen zusammenhaben, können Sie unter Berücksichtigung Ihrer Budgetvorgabe mit dem Software-Test beginnen.

Die Features der Zeiterfassungssysteme finden Sie oft in der Preisübersicht auf der Webseite des Anbieters
Die Features der Zeiterfassungssysteme finden Sie oft in der Preisübersicht auf der Webseite des Anbieters
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Holen Sie sich Rat ein, welche Software Sie wie nutzen dürfen

Manche Tools wie Hubstaff oder Time Doctor bieten Ihnen die Möglichkeit, ganz spezielle Aspekte der Arbeit zu tracken. Beispielsweise macht Hubstaff (wenn nicht in den Einstellungen deaktiviert) in bestimmten Zeitabständen Screenshots vom Desktop des Users oder zeichnet die besuchten URLs auf. So etwas ist nur in bestimmten Ausnahmesituationen erlaubt und kann bei falschem und zu großzügigem Einsatz ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen.

Eine dauerhafte Überwachung Ihrer Mitarbeiter:innen ist in Deutschland nicht zulässig
Eine dauerhafte Überwachung Ihrer Mitarbeiter:innen ist in Deutschland nicht zulässig
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com

Setzen Sie sich am besten mit einem Spezialisten für Arbeitsrecht und Datenschutz zusammen und lassen Sie sich darüber informieren, welche Rechte und Pflichten Sie im Bezug auf das Tracking zu berücksichtigen haben.

Probieren Sie Zeiterfassungssysteme via Testphasen aus

So gut wie jeder Anbieter stellt Interessenten eine kostenlose Testphase oder Demo zur Verfügung. Übliche Testzeiträume bewegen sich dabei zwischen 14 und 30 Tagen. Sollten Sie Teil einer größeren Belegschaft sein, sollten auch Ihre Mitarbeiter:innen das Tool einmal testen und Feedback geben. So stellen Sie bei der Bewertung der Software sicher, dass diese in Ihrem Unternehmen auch wirklich genutzt und akzeptiert wird.

Sollten während oder nach der Testphase Fragen auftauchen, setzen Sie sich ruhig mit dem jeweiligen Support in Verbindung. Schließlich geben sie im Zweifelsfall Geld für die Software aus und sollten dementsprechend alle wichtigen Details bei Ihrer Kaufentscheidung vorliegen haben.

Änderungshistorie

24.05.2022
Update

Einige Anbieter im Zeiterfassungs-Vergleich haben seit dem letzten Test durch trusted neue Features erhalten oder ihre Preise verändert. Der trusted-Vergleich wurde dahingehend aktualisiert.

16.03.2022
Update

Die Daten des Zeiterfassungs-Vergleichs wurden aktualisiert und TimeTac als neues Tool in den Vergleich aufgenommen.

24.08.2021
Zeiterfassungssysteme im trusted-Test

Im Zuge des großen Zeiterfassungs-Vergleichs von trusted.de wurden 16 Tools getestet.

Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce

Julia ist Redakteurin bei trusted und für den Bereich Projektmanagement zuständig. Zu einer erfolgreichen PM-Umsetzung gehört auch eine anständige Zeiterfassung. Daher hat sie mit ihrem Vorwissen 18 Zeiterfassungstools für Sie verglichen und die Top 6 getestet.

Preisvergleich
19 Anbieter und 59 Tarife

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)