Die besten Zeiterfassungssysteme 2023 im Test
Welche Zeiterfassung ist die beste?
Im aktuellen trusted-Vergleich ist Clockodo das derzeit beste Zeiterfassungssystem, das mit vielen praktischen Features bei einfacher Bedienung und mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugen kann. Knapp dahinter folgen TimePunch mit seinem überzeugenden Hardware-Angebot und Hubstaff mit einer guten Kombi aus Zeiterfassung, Activity-Tracking und Rechnungserstellung. Welche Zeiterfassung für Ihr Unternehmen die richtige ist, hängt stark von Ihren und den Ansprüchen Ihres Unternehmens ab.
Welche sind die besten Zeiterfassungssoftwares für große Unternehmen?
Für große Organisationen eignen sich Tools wie TimePunch oder Harvest. Der Grund: Beide Tools erlauben die Unterteilung Ihrer Projekte und die Sortierung Ihrer Mitarbeiter:innen in einzelne Abteilungen und Gruppen. Hinzu kommt die Implementierung unterschiedlicher Freigabeprozesse, die beispielsweise regeln, wer wo welche Arbeitszeiten eintragen darf. Solche Mechanismen und Funktionen organisieren die Projektarbeit Ihres Teams und bringen wichtige Ordnung in die schnell ausartende Zeiterfassung.
Im trusted-Test ist TimePunch die Software mit dem größten Verwaltungsapparat. Sie können an allen Ecken und Enden Kleinigkeiten einstellen. Das reicht von einer großen Auswahl an Abwesenheitsgründen über individuelle Feiertagskalender bis hin zu den Beschäftigungs-Details Ihrer Mitarbeiter:innen.
Hinterlegen Sie umfassende Details zu Mitarbeiter:innen, Aufgaben und Projekten
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de
Dabei lassen sich durch den Erwerb verschiedener Lizenzen mit unterschiedlichen Berechtigungen individuelle Verwaltungsebenen aufbauen, mit denen Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen koordinieren. So dürfen nur Admins an die Verwaltungsliste für die Zeiten im Backend und nur bestimmte Positionen dürfen im Team den Urlaub genehmigen. So entsteht auch in größeren Teams kein Chaos. Die Zeiterfassung am Mitarbeiter-Ende bleibt dabei angenehm unkompliziert.
TimePunch sieht nicht spektakulär aus, hat aber viel auf dem Kasten
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de
Ähnlich handhabt es Harvest. Dieses ermöglicht Ihnen, Ihr Team in unterschiedliche Abteilungen aufzuteilen. Über einen Freigabeprozess schränken Sie ein, wer wo Arbeitszeiten erfassen darf. So bleiben die erfassten Einträge sauber getrennt und können fehlerlos in die integrierte Rechnungserstellung übernommen werden. Harvest lässt Sie weniger Details vermerken als TimePunch, überzeugt dafür aber mit einem sehr leichten Onboarding und einem schicken Look.
Harvest bedient sich sehr einfach und sieht dabei auch noch gut aus
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com
Welche sind die besten Time Tracker für kleine Unternehmen?
TimePunch und Clockodo eignen sich aus unterschiedlichen Gründen für kleine Unternehmen. Clockodo ist einfach zu bedienen und bietet für einen kleinen Preis eine umfassende, wenn auch nicht ausufernde Auswahl an Funktionen. Damit eignet sich die Software ideal für Betriebe mit ca. 3-50 Mitarbeiter:innen. TimePunch hingegen ist für kleinere Dienstleister oder Handwerksbetriebe interessant, die beispielsweise nur mit einem Terminal-PC arbeiten. Sie weichen hier auf die praktischen Barcodes und Tags aus.
Clockodo versteht sich selbst als Zeiterfassungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Die vorhandenen Funktionen sind einfach zu erlernen und erfordern nicht die Einstellung eines eigenen Verwaltungs-Spezialisten. Sie haben alle wichtigen Grundfunktionen zur Verfügung, wie eine schlanke Projektverwaltung inklusive Budgetzuweisung, verschiedene benutzerdefinierte Berichte und eine Anwesenheits- und Urlaubsverwaltung mit einfachem Genehmigungsprozess.
Clockodo schafft die perfekte Balance aus Umfang und einfacher Bedienung
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Über den Export Ihrer Zeiten können Sie die Lohnauszahlung Ihrer Mitarbeiter vorbereiten und per Schnittstellen abschließen. Und das alles zu einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis von 4 € pro Monat im Monatsabo. Bei jährlicher Zahlung gibt es sogar einen zusätzlichen Rabatt und der Preis fällt auf 3,80 € pro Monat und Lizenz.
Ebenfalls für kleine und mittlere Betriebe geeignet ist die Zeiterfassungssoftware TimePunch. Im Vergleich zu Clockodo ist TimePunch in Sachen Verwaltung etwas komplexer, allerdings können Sie hier eine ganze Menge mehr an Details zu Ihrer Arbeitszeiterfassung hinzufügen. TimePunch ist für kleine Unternehmen attraktiv, da nicht jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen PC, ein Tablet oder ein Smartphone zur Zeiterfassung benötigt. Stattdessen nutzen Sie hier optional die Projektzeiterfassung per Barcodes und Tags.
Nutzen Sie die mobile Zeiterfassung von TimePunch über die Apps oder die Barcodes und Tags
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de
Diese funktionieren wie digitale Stempelkarten und ermöglichen Ihren Team-Mitgliedern eine unkomplizierte Zeiterfassung. So benötigen Sie beispielsweise nur einen Scanner oder nur einen Terminal-PC zur Erfassung. Das ist auch für all jene geeignet, die vielleicht mit der digitalen Bedienung der Zeiterfassung per App nicht zurechtkommen. Für Angestellte, die permanent auf Achse sind, gibt es aber alternativ auch die App. So sind alle Arbeitstypen von TimePunch in Sachen Arbeitszeiterfassung abgedeckt.
Harvest und Hubstaff eignen sich besonders für Solo-Arbeitende, da diese mit einem limitierten, aber kostenlosen Tarif aufwarten. Im Fall von Harvest ist hier im kostenlosen Tarif sogar noch eine voll funktionale Rechnungserstellung mit dabei. Time Doctor ist hingegen besonders dann für Sie interessant, wenn Sie sich selbst kontrollieren möchten. Das genaue Aktivitäts-Tracking zeigt Ihnen genau, wo Sie effektiv gearbeitet haben und wo noch Verbesserungen herauszuholen sind.
Der kostenlose Tarif der Zeiterfassungs-Software Harvest ist besonders für Solo-Selbstständige mit unsicherer Auftragslage interessant. So kommen auch diese ohne finanzielles Risiko an eine zuverlässige und schicke Zeiterfassung. In der Softwarelösung enthalten ist die integrierte Rechnungserstellung. Mit dieser Kombi sind gerade Business-Einsteiger gut gerüstet. Allerdings sollten Sie beachten, dass Sie auf einen Benutzerplatz und zwei Projekte im kostenlosen Tarif beschränkt sind. Sobald mehr Vorhaben und Kund:innen zu verwalten sind, lohnt sich ein Upgrade.
Harvest bietet Ihnen neben der Arbeitszeiterfassung eine integrierte Rechnungserstellung
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com
Die zweite kostenlose Möglichkeit ist Hubstaff in der Ausführung “Time”. Diese Software ist zwar im Kern für Teams ausgelegt, sollte aber gerade in Deutschland aufgrund seiner Monitoring-Funktionen mit Vorsicht eingesetzt werden. Daher empfiehlt die trusted-Redaktion Hubstaff (sowie auch Time Doctor) Einzelpersonen für deren freiwillige Selbstkontrolle. Wird das Tool als solches eingesetzt, bietet es Ihnen eine Handvoll nützlicher Features. Sie nutzen die Online-Zeiterfassung, erhalten Time Sheets Ihrer Arbeitszeiten als Übersicht und können auf die limitierten Reports zurückgreifen.
Nutzen Sie die limitierte, aber kostenlose Version des Hubstaff-Zeiterfassungssystems
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Quelle: hubstaff.com
Wie auch bei Harvest gibt es in Hubstaff eine Funktion zur Rechnungserstellung, allerdings ist diese im Free-Tarif und in der Standard-Version limitiert. Eine weitere Gemeinsamkeit mit Harvest: Sie dürfen die kostenlose Ausführung nur allein benutzen. Für weitere Benutzerplätze ist ein Upgrade nötig.
Time Doctor startet bei einem Einstiegspreis von 5,90 US-Dollar. Die Aufgabe dieses Zeiterfassungssystems besteht vor allem darin, die Produktivität seiner User zu steigern. Das passiert über ein genaues Monitoring Ihrer Aktivitäten, wie Bewegungen der Maus und der Tastatur, Screenshots, Videoaufzeichnungen und das Tracking der von Ihnen genutzten Programme und Websites. So motivieren Sie sich selbst zu mehr Produktivität und sehen genau, wo Sie am häufigsten Ihre wertvollen Arbeitszeiten investieren.
Kontrollieren Sie sich mit der Arbeitszeiterfassung von Time Doctor selbst, um Ihre Produktivität zu steigern
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com
Wie funktioniert digitale Zeiterfassung?
Sie können Zeit auf zwei Arten tracken: Entweder lassen Sie innerhalb der jeweiligen App eine Stoppuhr laufen oder Sie tragen Ihre Arbeitszeiten manuell in eine Maske ein. Je nach Tool können Sie weitere Angaben zu den Zeiten machen, beispielsweise, zu welchem Projekt diese gehören. Die Software nimmt die Informationen und rechnet für Sie geleistete Arbeitsstunden zusammen. Diese Zusammenrechnung können Sie dann mit Pauschal- oder Stundensätzen Ihren Kund:innen in Rechnung stellen.