ZEP
4.0
(96)
Beste Zeiterfassungssoftware für Projektteams & Agenturen
- Vorteile
- Nachteile
- Sehr breiter Funktionsumfang
- Modulares & günstiges Preissystem
- Rechtskonform nach ArbZG & DSGVO
- Einfache & klare Benutzeroberfläche
- Günstige Hardware-Terminals
- Wenig Flexibilität bei Arbeitszeitmodellen
- Verwirrung durch viele verschiedene Apps
- Limitierte Anpassbarkeit von Workflows
- Dashboard wenig individualisierbar
- Viele Zusatzmodule können teuer werden
| Kostenlos testen | Ja (14 Tage) |
|---|---|
| DSGVO-konform | Ja |
ZEP verknüpft Zeiterfassung, Projektmanagement, Rechnungen und Reporting so eng, dass Teams ihre Projekte von der Planung bis zur Abrechnung komplett in ZEP steuern können. Workload-Planung, Ticketverwaltung und Budgetkontrolle machen es ideal für Agenturen mit parallelen Kundenprojekten. Dazu kommen faire, modulare Preise und lückenlose Compliance mit DSGVO und ArbZG.
Fazit: Wer projektarbeit arbeitet und ein Tool sucht, das Zeit, Kosten und Aufgaben in einem System bündelt, findet in ZEP die stärkste Zeiterfassung Software im aktuellen Test.
ZEP liefert Zeiten, Projekte, Rechnungen in einem Tool und ist aktuell die funktionsstärkste Zeiterfassungslösung im trusted-Test.
Im Grunde ist ZEP ein komplettes Projektsteuerungstool, das Zeiterfassung, Abrechnung, Projektplanung und Reporting/Controlling in einem System vereint. Alle Module greifen dabei nahtlos ineinander:
Zeiterfassung
Projektmanagement
Abwesenheiten
Workload Management
Ticketsystem
Reisekosten & Spesen
Reporting & Auswertungen
Hardware-Terminals
Mobile App
Für ein reines Zeiterfassungsprogramm wirkt ZEP damit erst einmal sehr mächtig. Das schöne ist aber, dass ZEP modular aufgebaut ist; das heißt: du aktivierst nur die Features, die du wirklich brauchst. So kannst du nicht nur den Funktionsumfang, sondern auch den Preis schlank halten.
"In meinem Zeiterfassung Software Test hatte ZEP – mit Ausnahme vielleicht von TimeTrack – den größten Funktionsumfang überhaupt. Besonders beeindruckt hat mich im Test, wie sauber die Daten zwischen Zeiterfassung, Projekten und Rechnungen fließen."
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ZEP präsentiert sich im trusted-Test als schlicht und übersichtlich, mit einer soliden Usability über Web und App hinweg und nur kleinen Schwächen bei der Flexibilität.
Im Test erhält ZEP in Sachen Benutzerfreundlichkeit eine glatte 2. Hier meine Erfahrungen mit ZEP:
"Beim Start wirkt ZEP nüchtern und schlicht, aber sofort verständlich. Ein “Erster-Schritte-Guide” nimmt dich an die Hand und die Einrichtung ist schnell erledigt. Standard-Arbeitszeitmodelle lassen sich einfach einrichten; weniger elegant ist die Umsetzung von Gleitzeit- oder variablen Teilzeitmodellen; die gehen nur mit Workarounds. Genehmigungsworkflows und Benutzerrollen sind feinporig, aber starr; genau wie das Dashboard, das sich nicht anpassen lässt. Für den Alltag der meisten Teams dürfte der Standard aber ausreichen. Für Mitarbeiter:innen funktioniert ZEP tadellos; die Zeiterfassung per Stoppuhr oder Drag-and-Drop ist intuitiv und im Dashboard sieht dein Team Überstunden, Resturlaub und Salden."
Head of Content
Ein kleiner Dämpfer ist die App-Landschaft. Mit “ZEP”, “ZEP Clock” und der alten “ZEP2”-App gibt es derzeit drei verschiedene Versionen in den App-Stores. Das sorgt für Verwirrung, auch wenn die Apps selbst ordentlich laufen.
Unterm Strich ist ZEP einfach, funktional und zuverlässig, wenn man mit der etwas altmodischen Optik und der teils starren Struktur leben kann.
ZEP hat eine solide Auswahl von 18 Schnittstellen, darunter wichtige Integrationen wie DATEV, Personio oder Lexware.
Das ist gut, aber nicht herausragend; Clockodo z.B. hat mit insgesamt 30 Schnittstellen deutlich mehr Auswahl zu bieten. Die wichtigsten Schnittstellen im Überblick:
| Buchhaltung | DATEV, Lexware |
|---|---|
| HR | Personio, HR WORKS |
| CRM | HubSpot, Salesforce |
| SSO | Entra ID, Google Workspace |
| API | REST, SOAP |
Lücken gibt es nur bei großen ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics, zu denen es aktuell keine Schnittstellen gibt.
ZEP ist im Einstieg sehr günstig (ab 2 €/User/Monat) und modular erweiterbar; ob der Preis klein bleibt oder explodiert, hängt von der Wahl der Module ab.
ZEP fährt ein modulares Preissystem. Drei Pakete gibt es, von “ZEP Clock” (reine Zeiterfassung) über “ZEP Compact” (mit Projektmanagement) bis “ZEP Professional” (mit Umsätzen, Reisekostenabrechnung, Angeboten/Rechnungen, etc.). Zusatzmodule buchst du je nach Bedarf dazu:
| Tarife/Module | ZEP Clock | ZEP Compact | ZEP Professional |
|---|---|---|---|
| Grundpreis | 2,00 €/User/Monat | 7,00 €/User/Monat | 18,00 €/User/Monat |
| Abwesenheiten | 1,00 €/User/Monat | 3,50 €/User/Monat | 3,50 €/User/Monat |
| Standorte | 1,00 €/User/Monat | 2,50 €/User/Monat | 2,50 €/User/Monat |
| DMS | 1,00 €/User/Monat | 2,50 €/User/Monat | 2,50 €/User/Monat |
| Projektplanung | — | 3,50 €/User/Monat | inkl. |
| Ressourcenplanung | — | 3,50 €/User/Monat | 3,50 €/User/Monat |
| Umsätze & Kosten | — | 3,50 €/User/Monat | inkl. |
| Reisekosten/Spesen | — | 3,50 €/User/Monat | inkl. |
| Ticketsystem | — | 3,50 €/User/Monat | 3,50 €/User/Monat |
| Angebote | — | — | 2,50 €/User/Monat |
| Rechnungen | — | — | 3,50 €/User/Monat |
| Terminal (Miete) | 15,00 €/Monat | 15,00 €/Monat |
|
Je nachdem, wie viele Module du aktivierst, kann ZEP eines der günstigsten oder eines der teuersten Zeiterfassungssysteme auf dem Markt sein. Für meinen Test habe ich mir die Preise für die Basis-Ausstattung angesehen; das heißt: Zeiterfassung, Abwesenheiten und mobile App. In dieser Ausführung ist ZEP sehr günstig:
| Benutzer:innen | Monatspreis (Zeiterfassung + Urlaub) | Günstigster Preis im Test |
|---|---|---|
| 1 | 3,00 €/Monat | 3,00 €/Monat (ZEP) |
| 2 | 6,00 €/Monat | 6,00 €/Monat (ZEP) |
| 3 | 9,00 €/Monat | 9,00 €/Monat (ZEP) |
| 4 | 12,00 €/Monat | 12,00 €/Monat (ZEP) |
| 5 | 15,00 €/Monat | 15,00 €/Monat (ZEP) |
| 10 | 30,00 €/Monat | 30,00 €/Monat (ZEP) |
| 20 | 60,00 €/Monat | 60,00 €/Monat (ZEP) |
| 50 | 150,00 €/Monat | 150,00 €/Monat (ZEP) |
| 100 | 300,00 €/Monat | 300,00 €/Monat (ZEP) |
ZEP ist rechtssicher und konform mit dem deutschem Arbeitszeitgesetz, der europäischen DSGVO und dem EuGH-Urteil zur Zeiterfassung.
Meine vollständige Compliance-Analyse für ZEP:
| Compliance EuGH 4,5 von 5 Sternen | ZEP bietet eine leistungsfähige und präzise Zeiterfassung, die insbesondere durch verlässliches Echtzeit-Tracking, automatische Zeitberechnung, detaillierte Aufgaben- und Projektzuordnung und die mobile und Offline-Nutzung überzeugt. Automatische Berichte, flexible Datenexporte und ein revisionssicherer Audit-Trail sind ebenfalls vorhanden. Verbesserungsbedarf besteht bei den Dashboards für Führungskräfte, da hier nicht alle wichtigen Daten zentral verfügbar sind – hierzu hat ZEP aber bereits ein Update angekündigt. Ein weiteres Manko sind die regelmäßigen Backups, die nur in den ersten 14 Tagen täglich und dann bis Woche 19 wöchentlich erstellt werden, anschließend aber manuell gestartet werden müssen. |
| Compliance ArbZG 4 von 5 Sternen | Meine Analyse zeigt, dass ZEP arbeitszeitrechtliche Vorgaben sehr zuverlässig überwacht und die Einhaltung des ArbZG unterstützt. Besonders positiv sind die Echtzeit-Warnmeldungen bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit, die nicht nur den Verstoß, sondern auch eine transparente Erklärung liefern; ein Pluspunkt in Sachen Transparenz. Auch die Überstundenberechnung und der anpassbare Feiertagskalender sind gut umgesetzt. Verbesserungsbedarf besteht bei Erinnerungen an nicht genommene Pausen (die transparenter sein könnten) und der Ruhezeitenkontrolle, die zwar stattfindet, aber keine Benachrichtigung oder einen “Alarm” auslöst. Verstöße werden hier nur nachträglich als Hinweis im Stundenzettel ausgegeben. Von diesen Punkten abgesehen liefert ZEP eine sehr zuverlässige und gesetzeskonfrome Arbeitszeitüberwachung. |
| Compliance DSGVO 5 von 5 Sternen | Der Test zeigt, dass ZEP beim Datenschutz und der Datensicherheit ein sehr hohes Niveau erreicht. Besonders positiv sind die Datensparsamkeit, die starken Zugriffsbeschränkungen, die sichere Verschlüsselung und der automatisch bereitgestellte Auftragsverarbeitungsvertrag. Auch der Verzicht auf biometrische Daten und die freiwillige und transparente GPS-Nutzung unterstreichen die DSGVO-Konformität. Kleinere Einschränkungen gibt es bei der fehlenden nativen 2-Faktor-Authentifizierung und der Rollenstruktur, die zwar sehr feinporig, aber nicht individuell anpassbar ist. Insgesamt bietet ZEP allerdings eine sehr datenschutzfreundliche, sichere und rechtlich saubere Lösung. |
