Test
Letztes Update: 23. August 2021

Zeiterfassungssystem Test: 16 Tools im Vergleich

Im Test für Zeiterfassungssysteme 2021 hat trusted 5 der besten Time Tracking-Tools für Sie getestet. Nutzen Sie für Ihre Zeiterfassung den Testsieger clockodo oder entdecken Sie eines der weiteren Software-Lösungen, die Sie für zwischen 0 und 25,90 Euro pro Monat erhalten. Erstellen Sie mit Ihrem Zeiterfassungssystem genaue Zeitpläne für künftige Projekte und rechnen Sie Aufträge auf die Minute genau ab.

Julia Meister
Julia ist Redakteurin bei trusted und für den Bereich Projektmanagement zuständig. Zu einer erfolgreichen PM-Umsetzung gehört auch eine anständige Zeiterfassung. Daher hat sie mit ihrem Vorwissen 16 Zeiterfassungstools für Sie verglichen und die Top 5 getestet.

Egal in welcher Branche Sie tätig sind, es ist immer gut zu wissen, wo Ihre Arbeitszeit hingeflossen ist. Zum Einen, um zukünftig den Aufwand bestimmter Projekte realistisch einschätzen zu können. Zum Anderen können Sie so Ihre Arbeitskraft korrekt für Ihre Kunden abrechnen. Da das Tracking mit Stift, Zettel oder Excel-Tabelle recht aufwendig werden kann, gibt es auf dem Markt praktische Zeiterfassungssysteme, die Ihnen bei dieser Aufgabe behilflich sind.

Damit Sie für Ihr Unternehmen die passende Software finden, hat trusted.de für Sie 16 Tools ausgesucht und die Top 5 ausführlich getestet. Die wichtigsten Kriterien waren hier der Funktionsumfang, der Bedienkomfort sowie Menge und Art der verfügbaren Plattformen auf denen Sie die Zeiterfassung nutzen wie etwa per Web-App, via Desktop-App und über mobile Apps. Die Ergebnisse der Tests finden Sie hier im Überblick.

Fazit: trusted Empfehlungen

1.

clockodo

Das beste Zeiterfassungssystem 2021
  • Preis ab6,50€ pro Monat / User
  • Maximale Nutzerzahlunbegrenzt
  • Testphase14 Tage

clockodo ist ein System zur Projektzeiterfassung. Ihnen stehen unter anderem ein schlankes CRM zur Verwaltung Ihrer Kunden, eine Leistungs-Datenbank, zwei Time-Tracking-Optionen und einige Exportmöglichkeiten zur Verfügung. Zudem haben Sie Zugriff auf einfach gestaltete, aber dennoch nützliche Berichte. Sie bedienen die Zeiterfassung wahlweise über die mobilen Apps oder über die Web-Anwendung.

Warum mögen wir clockodo?

clockodo überzeugt mit einer idealen Kombination aus Usability und schickem Design. Es bietet Ihnen genug Funktionen für ein umfassendes Time Tracking, ohne unnötig kompliziert zu sein. Im Vergleich mit den anderen Testkandidaten zeigt clockodo zudem die komfortabelste Abwesenheitsverwaltung und punktet mit seiner Leistungs-Datenbank. Über diese wählen Sie zügig Pauschalleistungen aus und müssen nicht alles von Hand eintippen.

Was unterscheidet clockodo von anderer Zeiterfassungssoftware?

clockodo unterstützt Sie aktiv mit der Anzeige von Warnhinweisen, damit Sie Fehler schon bei der Eingabe vermeiden können. In TimePunch erhalten Sie eine zwar auch eine rote Markierung, in clockodo weist Sie ein Text hingegen gezielt darauf hin, welcher Fehler genau bei der Eingabe vorliegt. Beispielsweise werden Sie so auf Zeitüberschneidungen und nicht eingehaltene Pausen hingewiesen. Das spart Ihnen viel Zeit beim Trouble-Shooting.

Insgesamt ist clockodo im Test das Zeiterfassungssystem mit der besten Balance aus Funktionsumfang und einfacher Bedienung. Sie haben viele praktische Features zur Hand, doch werden Sie von der Menge nicht erschlagen. So behalten Sie komfortabel den Überblick über die geleisteten Arbeiten in Ihrem Unternehmen.

Für wen ist clockodo geeignet?

clockodo richtet sich an Selbstständige, kleine Unternehmen und mittelgroße Betriebe. Sehr große Firmen werden wahrscheinlich damit zu kämpfen haben, dass Sie eine große Zahl an Mitarbeitern nicht in Teams oder Abteilungen unterteilen können. So wird die Verwaltung von Projekten sehr kleinteilig. Da eignen sich Tools wie etwa TimePunch besser. Falls Sie festgelegte Produkte oder Dienstleistungen mit festen Preisen anbieten, profitieren Sie besonders von der Leistungs-Datenbank der Software.

Vorteile
  • Einfaches Onboarding
  • Schickes Design
  • Zeitkorrektur möglich
Nachteile
  • Kaum PM-Features
  • Sehr schlankes CRM
clockodo
2.

TimePunch

Bestes System für KMU
  • Preis ab25,90€ pro Jahr / User
  • Maximale Nutzerzahlunbegrenzt
  • Testphase30 Tage

TimePunch ist ein modular aufgebautes Zeiterfassungssystem und wird zusammen mit der passenden Hardware vertrieben. So nutzen Sie nicht nur die übliche Online-Zeiterfassung per Eingabe in der Software, sondern können auch auf die Verwendung von Barcodes oder Tags umsteigen, die Sie bequem als Ausweis und Schlüsselanhänger mit sich führen.

Warum mögen wir TimePunch?

TimePunch ist im trusted-Vergleich das System mit der detailliertesten Backend-Verwaltung. Sie können an jeder Stelle genaue Angaben und Notizen zu Zeiten, Aufträgen und Kund:innen hinterlassen. Das ist insgesamt in der Bedienung ein wenig komplexer als Tools wie Time Doctor oder clockodo, ermöglicht Ihnen aber auch eine sehr genaue Nachverfolgung Ihrer Geschäftsprozesse und Projektfortschritte.

Was unterscheidet TimePunch von anderer Zeiterfassungssoftware?

TimePunch bietet Ihnen nicht nur eine Zeiterfassungssoftware, sondern auch die passende Hardware. So koppeln Sie Anwesenheitszeiten beispielsweise an ein Registrierungssystem auf Barcode- und Transponder-Basis. Damit nutzen Ihre Mitarbeiter:innen TimePunch komfortabel wie eine digitale Stechuhr und müssen sich nicht zwingend mit den manuellen Eingaben per App abgeben.

Für wen ist TimePunch geeignet?

TimePunch kommt in drei verschiedenen Ausführungen, die sowohl Solo-Arbeitende als auch große Firmen abholen. Die Möglichkeiten zur Hardwarenutzung, die TimePunch von den restlichen Mitbewerbern abhebt, ist vor allem für Betriebe praktisch, die nur einen Terminal-PC betreiben. Hier wird einfach kurz gescannt, anstatt dass sich User bei der Eintragung Ihrer Zeiten an nur einem Computer gegenseitig blockieren. So beispielsweise bei Angestellten im Schichtbetrieb in der Gastro, bei kleinen Dienstleistern wie Friseuren oder im Gesundheitswesen.

Außerdem lohnt sich die Einrichtung von TimePunch für all jene, die gerne eine schnelle Zeiterfassung bevorzugen. Scannen Sie einfach Ihren Code oder Tag, den Sie wie einen Schlüsselanhänger bequem bei sich tragen. Langes manuelles Eintippen oder die Bedienung einer Stoppuhr fällt so weg.

Vorteile
  • Passende Hardware verfügbar
  • Mehrere Zeiterfassungswege
  • Einfaches Tracking
Nachteile
  • Optisch etwas angestaubt
  • Längeres Onboarding
TimePunch
3.

Harvest

Das beste Tool für große Unternehmen
  • Preis ab$ 0,00 pro Monat / User
  • Maximale Nutzerzahlunbegrenzt
  • Testphase30 Tage

Harvest ist eine Zeiterfassungssoftware, in die ein schlankes Rechnungsprogramm verbaut wurde. So erfassen Sie nicht nur Ihre Arbeitsstunden, sondern können diese sofort in eine passende Rechnung umwandeln. Zudem ist eine Belegverwaltung dabei, mit der Sie Ihre Abrechnung komplettieren.

Eine Ressourcenverwaltung oder einen Freigabeprozess für Urlaubsanträge gibt es nicht. Sie können die Software aber in eine ganze Palette an Programmen integrieren sowie “Harvest Forecast” vom gleichen Anbieter für die Einführung einer Team- und Arbeitsplanung kostenpflichtig dazubuchen.

Warum mögen wir Harvest?

Harvest ist die perfekte Hosentaschenversion für die Erfassung Ihrer Arbeitszeiten. Die Bedienung und Oberfläche sind kompakt und sehr einfach zu bedienen. Gleichzeitig ist die Zeiterfassungs-Software per App via Smartphone, Desktop-Anwendung, Browser-Tab und -Extension auf jeder Plattform zur Hand.

Neben der praktischen Zeiterfassung inklusive Freigabeprozess nutzen Sie die Rechnungserstellung. Diese spuckt Ihnen schicke Rechnungen aus und ersetzt für Sie ein weiteres Rechnungsprogramm ‒ vorausgesetzt Sie haben keine speziellen Ansprüche wie etwa besondere Designs oder die Generierung von XRechnungen.

Was unterscheidet Harvest von anderer Zeiterfassungssoftware?

Harvest ist im Test die Zeiterfassung mit der flexibelsten Einbindung in Ihre Arbeitsumgebung. Sie können die Software auf jeder Plattform nutzen und haben über 70 Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung. Haben Sie also schon eine digitale Arbeitsumgebung geschaffen, der nur noch eine komfortable Zeiterfassung fehlt, dann ist Harvest das perfekte finale Puzzlestück.

Für wen ist Harvest geeignet?

Harvest eignet sich besonders für Selbstständige bis hin zu mittelgroßen Unternehmen. Die Branche ist dabei dank individueller Feldinhalte nicht relevant. Allerdings funktioniert das Tracking dann am besten, wenn alle Ihre Mitarbeiter:innen ein eigenes Tracking-Gerät zur Verfügung haben. Werkstätten mit einem einzigen Terminal-PC bekommen hier Probleme. Sehr große Unternehmen können Harvest zwar verwenden, müssen aber beispielsweise die fehlende Ressourcen- und Abwesenheitsplanung mit zusätzlicher Software ausgleichen.

Vorteile
  • Einfaches Time Tracking
  • Übersichtliche Oberfläche
  • Integriertes Rechnungsprogramm
Nachteile
  • Nur auf Englisch verfügbar
  • Keine Team-Verwaltungsfunktionen
Harvest
4.

Hubstaff Time

Das beste Tool für Selbstständige
  • Preis ab$ 0,00 pro Monat / User
  • Maximale Nutzerzahlunbegrenzt
  • Testphase14 Tage

Hubstaff ist ein Zeiterfassungssystem, das Sie gleichzeitig für Ihr Produktivitäts-Tracking einsetzen. Sie erfassen mit dem System Ihre Arbeitszeit, lassen sich Zeitberichte ausgeben und kümmern sich um die Rechnungserstellung sowie die Lohnzahlung an Ihre Mitarbeiter:innen. Über das Productivity-Tracking werden Daten zur Arbeitsweise Ihrer Angestellten erfasst. So erfahren Sie beispielsweise, welche Programme diese am häufigsten nutzen oder welche Websites sie besuchen.

Warum mögen wir Hubstaff?

Hubstaff bietet Ihnen eine gut designte Oberfläche und benötigt kein langes oder kompliziertes Onboarding. Die Software enthält eine eingebaute Rechnungserstellung und ermöglicht Ihnen die Auszahlung Ihrer Angestellten via Zahlungsdiensten wie Paypal oder Gusto. Sollten Sie keinen zu speziellen Ansprüche an Ihre Rechnungsdokumente haben, sparen Sie sich zusätzliche Software-Lösungen.

Was unterscheidet Hubstaff von anderer Zeiterfassungssoftware?

Hubstaff ist mit seinen Möglichkeiten zum Productivity-Tracking Time Doctor recht ähnlich. Diese Form von Tracking erlaubt Arbeitgeber:innen Screenshots von den Bildschirmen der Arbeitsrechner zu machen, ermöglicht das GPS-Tracking via App über das Smartphone, erfasst die genutzten Programme und URLs und trackt die Produktivität der Angestellten über die Tastatur- und Mausbewegungen.

Letztere Tracking-Option ist jedoch ungenau, erfasst Sie doch keine Tätigkeiten wie Telefonate, das Lesen für Recherchen und dergleichen. Diese Features lassen sich alle in den Einstellungen abstellen.

Der Einsatz solcher Software-Lösungen mit Dauerüberwachung ist in Deutschland je nach Situation nur in Ausnahmefällen oder gar nicht erlaubt. Lassen Sie sich hier am besten von einem entsprechenden Rechts-Spezialisten beraten, ob und wie Sie Hubstaff nutzen dürfen.

Für wen ist Hubstaff geeignet?

Hubstaff eignet es sich dank seiner einfachen Bedienung sowohl für Anfänger:innen als auch für Nutzer:innen, die bereits mit einem Zeiterfassungssystem zu tun hatten. Durch seine unterschiedlichen Tarife richtet Hubstaff sich sowohl an Selbstständige als auch große Unternehmen. Das Productivity Tracking kann eine echte Belastung für das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber:innen und -nehmer:innen darstellen. Als Werkzeug zur Selbstkontrolle für Selbstständige ist Hubstaff allerdings ideal.

Vorteile
  • Integrierte Rechnungsstellung
  • Lohnzahlung per Integration möglich
  • Einfache Bedienung
Nachteile
  • Nur auf Englisch verfügbar
  • Dauerhafte Überwachung möglich
Hubstaff Time
5.

Time Doctor

Das beste Tool zur Selbstkontrolle
  • Preis ab$ 6,00 pro Monat / User
  • Maximale Nutzerzahlunbegrenzt
  • Testphase14 Tage

Time Doctor ist, wie auch Hubstaff, eine Mischung aus Zeiterfassungssystem und Software-Lösung für das Produktivitäts-Tracking. Sie erfassen Ihre Zeiten in den Apps sowie in der entsprechenden Browser-Extension. Dabei nutzen Sie die Eingabe per Stoppuhr und Tabelle. Eine Rechnungserstellung gibt es im Vergleich zu Harvest oder Hubstaff nicht. Allerdings lässt sich die Lohnauszahlung an Ihre Mitarbeiter:innen im Tool per CSV-Export vorbereiten.

Warum mögen wir Time Doctor?

Time Doctor bietet Ihnen eine sehr einfach konzipierte Zeiterfassung, die Sie über verschiedene Plattformen wie die mobile App, die Desktop-App sowie Web-App oder als Browser-Extension nutzen. Somit können Sie das Tool unterwegs und am PC einsetzen. Die Oberfläche ist einfach gestaltet und intuitiv. Die Software ist auf die essentiellen Funktionen beschränkt und erfordert somit kein langes Onboarding.

Was unterscheidet Time Doctor von anderer Zeiterfassungssoftware?

Time Doctor legt von allen getesteten Software-Lösungen den größten Fokus auf das Produktivitäts-Tracking. Die Software zeigt Ihnen nicht nur einen Produktivitäts-Level wie in Hubstaff an, sondern unterscheidet genau zwischen Zeit auf unproduktiven Websites, Untätigkeit und produktiver Arbeit. So wissen Sie genau, wo Sie Ihre Zeit investieren und an welchen Stellen Sie noch produktiver sein könnten.

Der Einsatz einer solchen Software-Lösung ist in Deutschland je nach Situation nur in Ausnahmefällen oder gar nicht erlaubt. Lassen Sie sich hier am besten von einem entsprechenden Rechts-Spezialisten beraten, ob und wie Sie Time Doctor nutzen dürfen.

Für wen ist Time Doctor geeignet?

Wie auch Hubstaff hat Time Doctor das Problem, dass die Tracking-Features in Deutschland rechtlich gesehen ein schwieriges Pflaster sind. Daher empfiehlt die trusted-Redaktion die Software eher Solo-Selbstständigen als freiwillige Selbstkontrolle. Als solche ist Time Doctor nämlich ideal und hilft Ihnen, effizienter an Ihren Projekten zu arbeiten.

Vorteile
  • Auf vielen Plattformen nutzbar
  • Einfaches Time Tracking
  • Verständliche Auswertungen
Nachteile
  • Nur auf Englisch verfügbar
  • Dauerhafte Überwachung möglich
  • Kaum PM-Features
Time Doctor

Vergleichstabelle

AnbieterclockodoTimePunchJephitimrTimelyHubstaff TimeHarvestTime DoctorClockifyEverhourHoursjacando TimeTimeStatementTimeTacTogglZEP
Kundenbewertung
4.5
4.4
4.4
4.2
3.7
4.1
4
3.2
4.5
3.5
4.1
3.8
5
4.4
3.8
3.4
Preis7,00€25,90 - 265,00€5,00 - 10,00€0,00 - 87,00€10,00 - 26,00$0,00 - 40,00$0,00 - 12,00$7,00 - 20,00$0,00 - 14,99$42,30€0,00 - 8,00$126,00€0,00 - 14,50€16,50 - 23,00€0,00 - 20,00$10,00 - 25,00€
Kostenlose Testphase
Support E-Mail-Support, Telefon-Support, FAQ-Bereich, Kostenlose Webinare E-Mail-Support, Telefon-Support, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Telefon-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials, Kostenlose Webinare E-Mail-Support, Telefon-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Telefon-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials, Kostenlose Webinare E-Mail-Support, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Telefon-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials, Kostenlose Webinare E-Mail-Support, Video-Tutorials E-Mail-Support, Telefon-Support, Live Chat, FAQ-Bereich, Video-Tutorials, Kostenlose Webinare E-Mail-Support, FAQ-Bereich, Video-Tutorials E-Mail-Support, Telefon-Support, FAQ-Bereich, Video-Tutorials
Geeignet für Freelancer/Selbstständige, Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen Freelancer/Selbstständige, Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Freelancer/Selbstständige, Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Große Unternehmen Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Freelancer/Selbstständige, Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen
Unterstützte Plattformen Web-App, iOS, Android Web-App, Windows (Client) Web-App, iOS, Android Web-App, iOS, Android Web-App, iOS, Android, Windows (Client), MacOS (Client) Web-App, iOS, Android, Windows (Client), MacOS (Client) Web-App, iOS, Android, Windows (Client), MacOS (Client) Web-App, Android, Windows (Client), MacOS (Client) Web-App, iOS, Android, Windows (Client), MacOS (Client) Web-App, iOS Web-App, iOS Web-App, Android iOS, Android, Windows (Client), MacOS (Client) Web-App, iOS, Android Web-App, iOS, Android, Windows (Client), MacOS (Client) Web-App, iOS, Android, Windows (Client), MacOS (Client)

Die besten Zeiterfassungssysteme 2021 im Test

Welche Zeiterfassung ist die beste?

Im aktuellen trusted-Vergleich ist clockodo das derzeit beste Zeiterfassungssystem, das mit vielen praktischen Features bei einfacher Bedienung und mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugen kann. Knapp dahinter folgen TimePunch mit seinem überzeugenden Hardware-Angebot und Hubstaff mit einer guten Kombi aus Zeiterfassung, Activity-Tracking und Rechnungserstellung. Welche Zeiterfassung für Ihr Unternehmen die richtige ist, hängt stark von Ihren und den Ansprüchen Ihres Unternehmens ab.

Welche sind die besten Zeiterfassungssoftwares für große Unternehmen?

Für große Organisationen eignen sich Tools wie TimePunch oder Harvest. Der Grund: Beide Tools erlauben die Unterteilung Ihrer Projekte und die Sortierung Ihrer Mitarbeiter:innen in einzelne Abteilungen und Gruppen. Hinzu kommt die Implementierung unterschiedlicher Freigabeprozesse, die beispielsweise regeln, wer wo welche Arbeitszeiten eintragen darf. Solche Mechanismen und Funktionen organisieren die Projektarbeit Ihres Teams und bringen wichtige Ordnung in die schnell ausartende Zeiterfassung.

Im trusted-Test ist TimePunch die Software mit dem größten Verwaltungsapparat. Sie können an allen Ecken und Enden Kleinigkeiten einstellen. Das reicht von einer großen Auswahl an Abwesenheitsgründen über individuelle Feiertagskalender bis hin zu den Beschäftigungs-Details Ihrer Mitarbeiter:innen.

Hinterlegen Sie umfassende Details zu Mitarbeiter:innen, Aufgaben und Projekten
Hinterlegen Sie umfassende Details zu Mitarbeiter:innen, Aufgaben und Projekten
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de

Dabei lassen sich durch den Erwerb verschiedener Lizenzen mit unterschiedlichen Berechtigungen individuelle Verwaltungsebenen aufbauen, mit denen Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen koordinieren. So dürfen nur Admins an die Verwaltungsliste für die Zeiten im Backend und nur bestimmte Positionen dürfen im Team den Urlaub genehmigen. So entsteht auch in größeren Teams kein Chaos. Die Zeiterfassung am Mitarbeiter-Ende bleibt dabei angenehm unkompliziert.

TimePunch sieht nicht spektakulär aus, hat aber viel auf dem Kasten
TimePunch sieht nicht spektakulär aus, hat aber viel auf dem Kasten
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de

Ähnlich handhabt es Harvest. Dieses ermöglicht Ihnen, Ihr Team in unterschiedliche Abteilungen aufzuteilen. Über einen Freigabeprozess schränken Sie ein, wer wo Arbeitszeiten erfassen darf. So bleiben die erfassten Einträge sauber getrennt und können fehlerlos in die integrierte Rechnungserstellung übernommen werden. Harvest lässt Sie weniger Details vermerken als TimePunch, überzeugt dafür aber mit einem sehr leichten Onboarding und einem schicken Look.

Harvest bedient sich sehr einfach und sieht dabei auch noch gut aus
Harvest bedient sich sehr einfach und sieht dabei auch noch gut aus
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Welche sind die besten Time Tracker für kleine Unternehmen?

TimePunch und clockodo eigenen sich aus unterschiedlichen Gründen für kleine Unternehmen. clockodo ist einfach zu bedienen und bietet für einen kleinen Preis eine umfassende, wenn auch nicht ausufernde Auswahl an Funktionen. Damit eignet sich die Software ideal für Betriebe mit ca. 3-50 Mitarbeiter:innen. TimePunch hingegen ist für kleinere Dienstleister oder Handwerksbetriebe interessant, die beispielsweise nur mit einem Terminal-PC arbeiten. Sie weichen hier auf die praktischen Barcodes und Tags aus.

clockodo versteht sich selbst als Zeiterfassungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Die vorhandenen Funktionen sind einfach zu erlernen und erfordern nicht die Einstellung eines eigenen Verwaltungs-Spezialisten. Sie haben alle wichtigen Grundfunktionen zur Verfügung, wie eine schlanke Projektverwaltung inklusive Budgetzuweisung, verschiedene benutzerdefinierte Berichte und eine Anwesenheits- und Urlaubsverwaltung mit einfachem Genehmigungsprozess.

clockodo schafft die perfekte Balance aus Umfang und einfacher Bedienung
clockodo schafft die perfekte Balance aus Umfang und einfacher Bedienung
Screenshot: trusted.de
Quelle: my.clockodo.com

Über den Export Ihrer Zeiten können Sie die Lohnauszahlung Ihrer Mitarbeiter vorbereiten und per Schnittstellen abschließen. Und das alles zu einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis von 6,50€ pro Monat und Lizenz im Jahresabo. Ab dem 11. Teammitglied gibt es sogar einen zusätzlichen Mengenrabatt und der Preis fällt auf 3,50€ pro Monat und Lizenz.

Ebenfalls für kleine und mittlere Betriebe geeignet ist die Zeiterfassungssoftware TimePunch. Im Vergleich zu clockodo ist TimePunch in Sachen Verwaltung etwas komplexer, allerdings können Sie hier eine ganze Menge mehr an Details zu Ihrer Arbeitszeiterfassung hinzufügen. TimePunch ist für kleine Unternehmen attraktiv, da nicht jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen PC, ein Tablet oder ein Smartphone zur Zeiterfassung benötigt. Stattdessen nutzen Sie hier optional die Projektzeiterfassung per Barcodes und Tags.

Nutzen Sie die mobile Zeiterfassung von TimePunch über die Apps oder die Barcodes und Tags
Nutzen Sie die mobile Zeiterfassung von TimePunch über die Apps oder die Barcodes und Tags
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de

Diese funktionieren wie digitale Stempelkarten und ermöglichen Ihren Team-Mitgliedern eine unkomplizierte Zeiterfassung. So benötigen Sie beispielsweise nur einen Scanner oder nur einen Terminal-PC zur Erfassung. Das ist auch für all jene geeignet, die vielleicht mit der digitalen Bedienung der Zeiterfassung per App nicht zurechtkommen. Für Angestellte, die permanent auf Achse sind, gibt es aber alternativ auch die App. So sind alle Arbeitstypen von TimePunch in Sachen Arbeitszeiterfassung abgedeckt.

Welche sind die besten Zeiterfassungstools für Selbstständige?

Harvest und Hubstaff eignen sich besonders für Solo-Arbeitende, da diese mit einem limitierten, aber kostenlosen Tarif aufwarten. Im Fall von Harvest ist hier im kostenlosen Tarif sogar noch eine voll funktionale Rechnungserstellung mit dabei. Time Doctor ist hingegen besonders dann für Sie interessant, wenn Sie sich selbst kontrollieren möchten. Das genaue Aktivitäts-Tracking zeigt Ihnen genau, wo Sie effektiv gearbeitet haben und wo noch Verbesserungen herauszuholen sind.

Der kostenlose Tarif der Zeiterfassungs-Software Harvest ist besonders für Solo-Selbstständige mit unsicherer Auftragslage interessant. So kommen auch diese ohne finanzielles Risiko an eine zuverlässige und schicke Zeiterfassung. In der Softwarelösung enthalten ist die integrierte Rechnungserstellung. Mit dieser Kombi sind gerade Business-Einsteiger gut gerüstet. Allerdings sollten Sie beachten, dass Sie auf einen Benutzerplatz und zwei Projekte im kostenlosen Tarif beschränkt sind. Sobald mehr Vorhaben und Kund:innen zu verwalten sind, lohnt sich ein Upgrade.

Harvest bietet Ihnen neben der Arbeitszeiterfassung eine integrierte Rechnungserstellung
Harvest bietet Ihnen neben der Arbeitszeiterfassung eine integrierte Rechnungserstellung
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Die zweite kostenlose Möglichkeit ist Hubstaff in der Ausführung “Time”. Diese Software ist zwar im Kern für Teams ausgelegt, sollte aber gerade in Deutschland aufgrund seiner Monitoring-Funktionen mit Vorsicht eingesetzt werden. Daher empfiehlt die trusted-Redaktion Hubstaff (sowie auch Time Doctor) Einzelpersonen für deren freiwillige Selbstkontrolle. Wird das Tool als solches eingesetzt, bietet es Ihnen eine Handvoll nützlicher Features. Sie nutzen die Online-Zeiterfassung, erhalten Time Sheets Ihrer Arbeitszeiten als Übersicht und können auf die limitierten Reports zurückgreifen.

Nutzen Sie die limitierte, aber kostenlose Version des Hubstaff-Zeiterfassungssystems
Nutzen Sie die limitierte, aber kostenlose Version des Hubstaff-Zeiterfassungssystems
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Wie auch bei Harvest gibt es in Hubstaff eine Funktion zur Rechnungserstellung, allerdings ist diese im Free-Tarif und in der Standard-Version limitiert. Eine weitere Gemeinsamkeit mit Harvest: Sie dürfen die kostenlose Ausführung nur allein benutzen. Für weitere Benutzerplätze ist ein Upgrade nötig.

Time Doctor startet bei einem Einstiegspreis von 6 US-Dollar. Die Aufgabe dieses Zeiterfassungssystems besteht vor allem darin, die Produktivität seiner User zu steigern. Das passiert über ein genaues Monitoring Ihrer Aktivitäten, wie Bewegungen der Maus und der Tastatur, Screenshots, Videoaufzeichnungen und das Tracking der von Ihnen genutzten Programme und Websites. So motivieren Sie sich selbst zu mehr Produktivität und sehen genau, wo Sie am häufigsten Ihre wertvollen Arbeitszeiten investieren.

Kontrollieren Sie sich mit der Arbeitszeiterfassung von Time Doctor selbst, um Ihre Produktivität zu steigern
Kontrollieren Sie sich mit der Arbeitszeiterfassung von Time Doctor selbst, um Ihre Produktivität zu steigern
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com

Wie funktioniert digitale Zeiterfassung?

Sie können Zeit auf zwei Arten tracken: Entweder lassen Sie innerhalb der jeweiligen App eine Stoppuhr laufen oder Sie tragen Ihre Arbeitszeiten manuell in eine Maske ein. Je nach Tool können Sie weitere Angaben zu den Zeiten machen, beispielsweise, zu welchem Projekt diese gehören. Die Software nimmt die Informationen und rechnet für Sie geleistete Arbeitsstunden zusammen. Diese Zusammenrechnung können Sie dann mit Pauschal- oder Stundensätzen Ihren Kund:innen in Rechnung stellen.

Wieviel kostet ein Zeiterfassungssystem?

Ein Zeiterfassungstool muss definitiv nicht teuer sein. Je nach Anbieter erhalten Sie kostenlose Versionen mit kleinerem Umfang und/oder sind auf einen User beschränkt. Im trusted-Test lag mit TimePunch der höchste Einstiegspreis für ein Tool bei 29,90€ pro Monat. Sobald Sie Komfortfunktionen zu Ihrem Tool hinzubuchen möchten oder spezielle Enterprise-Ausführungen nutzen, steigt damit auch Preis.

Einige Tools gibt es auch kostenlos, dann aber oft mit beschränkten Funktionen oder Nutzerplätzen
Einige Tools gibt es auch kostenlos, dann aber oft mit beschränkten Funktionen oder Nutzerplätzen
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Wer braucht eine Zeiterfassungslösung?

Zeiterfassungssoftware ergibt besonders dann Sinn, wenn Sie Ihre geleistete Arbeitszeit Kund:innen in Rechnung stellen. So können Sie sich sicher sein, dass Sie auch nach einem Jahr oder mehr wissen, wie viel Sie an welcher Stelle gearbeitet haben. Zudem liefern Ihnen die Aufzeichnungen wertvolle Einblicke in die zeitlichen Ausmaße Ihrer Projekte. Sollten Sie im Schichtbetrieb tätig sein, lassen sich über das Tracking komfortabel Anwesenheiten, die Erfüllung von Arbeitszeiten und die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten verfolgen.

Ist die Zeiterfassung gesetzlich verpflichtend?

Die kurze Antwort ist: Nein, aber das kann sich schnell ändern. Bereits 2019 beschloss der EuGh ein entsprechendes Gesetz. Die Mitgliedstaaten sollten dementsprechend die Arbeitgeber verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der Arbeitszeit bereitzustellen. In nationales Recht wurde diese Regelung noch nicht umgesetzt. Doch das Amtsgericht Emden urteilte 2020 bereits zweimal im Sinne der europäischen Vorgabe.

Eine Umsetzung im Arbeitsrecht könnte also durchaus bald folgen. Daher ist die frühzeitige Einführung eines entsprechenden Systems definitiv empfehlenswert. So können sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer auf das Zeiterfassungssystem als Beweismittel stützen, um Ansprüche wie Auszahlungen von Überstunden geltend zu machen oder sich gegen diese zu verteidigen.

So hat trusted Zeiterfassungsprogramme getestet

trusted hat sich eine vielversprechende Auswahl an Zeiterfassungssystemen angesehen und deren Funktionen miteinander verglichen. Dabei wurden schlanke Time-Tracker zur Integration sowie Komplettlösungen evaluiert. Damit Sie das passende Time Tracking-Tool für Ihr Unternehmen finden, hat die trusted-Redaktion Sie die der Recherchen in kompakten Datenblättern für Sie zusammengefasst.

16
Anbieter im Vergleich
5
Anbieter im Praxistest
90
Stunden Aufwand
100
Getrackte Stunden
10%
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Tool? Wie viele Nutzer können Sie zu diesem Preis anlegen? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

20%
Zeiterfassung

Gibt es für die Arbeitszeiterfassung Funktionen wie eine Stoppuhr oder Tabelle? Lassen sich Aufgaben, Projekte und Budgets zuordnen?

15%
Berichtswesen

Ist es möglich, standardisierte oder benutzerdefinierte Berichte zu erstellen? Gibt es Mitarbeiter-Reports und Echtzeit-Dashboards?

10%
Urlaubs- & Abwesenheitsplanung

Ist eine Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung vorhanden? Gibt es passende Funktionen für einen Genehmigungsprozess? Lässt sich mit den Funktionen der Zeiterfassungslösung der Personaleinsatz planen?

10%
Projektmanagement

Gibt es in der Software Funktionen, die die Projektplanung ermöglichen? Gibt es neben der Arbeitszeiterfassung Kanban-Boards, Gantt-Charts oder Ähnliches?

5%
Rechnungsstellung

Lassen sich die erfassten Arbeitszeiten direkt in Rechnungen umwandeln? Können Sie mit den Features des Zeiterfassungssystems die entsprechenden Rechnungen auch verwalten? Gibt es passende Schnittstellen zur Rechnungsverarbeitung zu den Zeiterfassungssystemen?

10%
Usability

Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige Time-Tracking-System? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei?

10%
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden Ihre Kundendaten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

10%
Service & Support

Auf welchen Plattformen wird der Betrieb der Zeiterfassungslösungen unterstützt? Gibt es on-premise-Lösungen, Apps und/oder Hardware-Lösungen? Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Webseite mit FAQ, Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Gibt es einen Onboarding-Service wie Schulungen etc.?

Welche Zeiterfassungs-Tools gibt es auf dem Markt?

Die bisherigen Anbieter sagen Ihnen nicht zu? Dann machen Sie sich mit den restlichen Zeiterfassungssystemen vertraut, die trusted für Sie ausgewählt hat. Klicken Sie sich durch die Liste weiterer Tools zur Arbeitszeiterfassung und entdecken Sie im Überblick Lösungen wie Everhour, TimeTac, Timely oder Clockify, die Sie auf dem PC oder als mobile Apps nutzen.

clockodo
4.5
Mit clockodo erfassen Sie flexibel und intuitiv Ihre Arbeitszeit, verwalten Ihre Leistungen und beschleunigen die Rechnungsstellung. Überzeugen auch Sie sich von einem der beliebtesten Zeiterfassungssysteme für KMU.... Mehr Lesen
TimePunch
4.4
TimePunch bringt die klassische Zeiterfassung auf ein neues Level und passt sich flexibel Ihren Arbeitszeiten und Projektarbeits-Modellen an. Egal ob Home-Office oder im Büro, mit TimePunch haben Sie einen funktionsstarken Helfer zur Hand.... Mehr Lesen
Jephi
4.4
Jephi optimiert mit seiner kompakten Komplettlösung Ihren Freelancer-Workflow. Nutzen Sie Zeiterfassung, Kundenverwaltung, Projektmanagement-Tools und mehr, um verlässliche Strukturen in ihre Projektarbeit zu bringen.... Mehr Lesen
timr
4.2
timr verspricht Ihnen eine Zeiterfassung, die Spaß macht. Hinterlegen Sie mühelos im Tool Ihre Arbeitsstunden, Ihre Projektzeiten und führen Sie Ihr digitales Fahrtenbuch. So sind stationäre wie mobile Teams für eine umfassende Zeiterfassung gerüstet.... Mehr Lesen
Timely
3.7
Timely hat den Anspruch, Zeiterfassung zu automatisieren. So wird Time Tracking selbst nicht zur Zusatzarbeit und Sie können sich auf die wirklich wichtigen Tasks in Ihrem Unternehmen konzentrieren.... Mehr Lesen
Hubstaff Time
4.1
Hubstaff hilft Ihnen bei der Steigerung Ihrer Produktivität. Tracken Sie dank kleiner Lernkurve sofort effektiv Ihre Zeiten. Machen Sie Ihr Team mit Hubstaff via Desktop, App und Browser effizienter, egal ob im Büro oder unterwegs.... Mehr Lesen
Harvest
4
Harvest hat es sich zum Ziel gesetzt, mehr aus Ihrer Zeiterfassung zu machen. Machen Sie mehr Umsatz und steigern Sie gleichzeitig den Spaß am Time Tracking mit einer modernen Oberfläche und einer einfachen Bedienung.... Mehr Lesen
Time Doctor
3.2
Der Anspruch von Time Doctor ist klar formuliert: “Time Doctor is the best time tracker”. Steigern Sie Ihre Produktivität um ganze 22 %. Dabei helfen Ihnen detaillierte Aktivitäts-Reports, Pop-Ups und Dashboards, die Sie an Ihren wichtigen Tasks erinnern.... Mehr Lesen
Clockify
4.5
Bei Clockify lautet das Prinzip: effiziente Zeiterfassung für alle. Daraus entstand die kostenlose Free-Version des Tools, die Sie weder in Sachen User-Plätze noch bei der Zahl der Projekte limitiert.... Mehr Lesen
Everhour
3.5
Alles was Ihrem PM-Tool fehlt, ist ein komfortables Time Tracking? Dann greifen Sie zu Everhour. Dieses lässt sich problemlos in Ihr Projektmanagement-Tool integrieren und eliminiert störende Fensterwechsel.... Mehr Lesen
Hours
4.1
Hours schreibt sich Einfachheit auf die Fahnen. Diese erreicht das Tool durch den fliegenden Wechsel zwischen Ihren Tasks. Mit nur einem Klick springen Sie bequem und zügig zwischen Ihren To-dos und den passenden Trackern.... Mehr Lesen
jacando Time
3.8
Mit jacando Time erfassen Sie ortsunabhängig Ihre Arbeitsstunden sowie Ihre Fehlzeiten. Zudem nutzen Sie die Schichtplanung, um komplizierte Planungsprozesse zu vereinfachen und mehr Zeit für Ihre Arbeit zu gewinnen.... Mehr Lesen
TimeStatement
5
Verbinden Sie komfortabel Ihre Zeiterfassung mit Ihrer Fakturierung. Und das zu jeder Zeit an jedem Ort. Bieten Sie Ihrem Team eine einfache und benutzerfreundliche Software mit TimeStatement.... Mehr Lesen
TimeTac
4.4
TimeTac ist die moderne Zeiterfassungs-Lösung für Ihr Unternehmen. Tracken Sie flexibel Ihre Arbeitsstunden via PC/Mac, Smartphone und über die RIFD/NFC-Terminals. Dank Cloud-Einsatz ist Ihr Tracking-Tool immer griffbereit.... Mehr Lesen
Toggl
3.8
Toggl verspricht eine große Ersparnis von Zeit, Geld und Nerven. Mit dem automatisierten Tracking und dem Erinnerungs-Feature vergessen Sie nie wieder Ihre Zeiterfassung und rechnen alle geleisteten Stunden bequem ab.... Mehr Lesen
ZEP
3.4
Ein elementarer Baustein für Ihren Projekterfolg ist die korrekte Abrechnung Ihrer Leistungen. ZEP hilft Ihnen mit einer optimierten Zeiterfassung, die Sie modular exakt auf Ihre Bedürfnisse anpassen.... Mehr Lesen

Worauf muss ich bei der Auswahl von Software zur Zeiterfassung achten?

Wie für jede Software gilt: Nicht immer ist die größte und teuerste Software-Lösung auch die Beste. Machen Sie sich vorab bewusst, was Ihre Software können soll, was Sie damit erreichen möchten und welches Budget Ihnen zur Verfügung steht. Sind Sie sich dieser Limits bewusst, finden Sie eher eine Software, dass Ihre Bedürfnisse abdeckt, ohne Ihnen ein Loch in Ihr Portemonnaie zu fressen.

Legen Sie vorab ein Budget fest

Bevor Sie sich ein Zeiterfassungssystem zulegen, sollten Sie entscheiden, wie viel Budget Sie für die jeweilige Software ausgeben wollen und können. Denn auch wenn Sie durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten mehr Geld beim Kunden einfordern können, sollten Sie diesen Gewinn nicht durch die Anschaffung der Software wieder zunichtemachen.

Beachten Sie eventuelle Zusatzkosten

Beachten Sie beim Vergleichen der Preise eventuelle Zusatzkosten. Das können beispielsweise optionale Kosten wie etwa ein geführtes Onboarding oder eine Schulung durch den Anbieter sein. Allerdings kann es sich auch um unumgängliche Kosten handeln wie etwa Einrichtungsgebühren oder benötigte Hardware.

Beachten Sie anfallende Zusatzkosten wie etwa Schulungen oder Hardware-Lösungen
Beachten Sie anfallende Zusatzkosten wie etwa Schulungen oder Hardware-Lösungen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de

Lesen Sie sich also die AGB und Preislisten genau durch. Im Zweifelsfall hilft es auch, Beratungsgespräche des Anbieters in Anspruch zu nehmen und gezielt nach den tatsächlichen Kosten des Tools zu fragen.

Definieren Sie Ihre “Must-haves” an Funktionen

Bevor Sie sich in clockodo, TimeTac, Harvest und Co. stürzen, sollten Sie vorab festhalten, was Sie von Ihrer Time Tracking Software erwarten und welche Features in Ihrem Unternehmen gefragt sind. Formulieren Sie vorab einen Fragenkatalog, der Ihnen beim Vergleich der Software-Lösungen hilft. Mögliche Fragen können sein.

  • Erfolgt die Zeiterfassung per Tabelle oder mit einer Stoppuhr?
  • Lassen sich Zeiteinträge editieren?
  • Ist eine mobile Arbeitszeiterfassung per App möglich?
  • Ist neben der Zeiterfassung eine Rechnungserstellung dabei?
  • Benötigen Sie ein umfassendes Reporting?
  • Sind alle nötigen Datenschutzeinstellungen vorhanden?
  • Welchen Support gibt es für die Software?

Sobald Sie Ihren Katalog an Mindestanforderungen zusammenhaben, können Sie unter Berücksichtigung Ihrer Budgetvorgabe mit dem Software-Test beginnen.

Die Features der Zeiterfassungssysteme finden Sie oft in der Preisübersicht auf der Webseite des Anbieters
Die Features der Zeiterfassungssysteme finden Sie oft in der Preisübersicht auf der Webseite des Anbieters
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Holen Sie sich Rat ein, welche Software Sie wie nutzen dürfen

Manche Tools wie Hubstaff oder Time Doctor bieten Ihnen die Möglichkeit, ganz spezielle Aspekte der Arbeit zu tracken. Beispielsweise macht Hubstaff (wenn nicht in den Einstellungen deaktiviert) in bestimmten Zeitabständen Screenshots vom Desktop des Users oder zeichnet die besuchten URLs auf. So etwas ist nur in bestimmten Ausnahmesituationen erlaubt und kann bei falschem und zu großzügigem Einsatz ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen.

Eine dauerhafte Überwachung Ihrer Mitarbeiter:innen ist in Deutschland nicht zulässig
Eine dauerhafte Überwachung Ihrer Mitarbeiter:innen ist in Deutschland nicht zulässig
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com

Setzen Sie sich am besten mit einem Spezialisten für Arbeitsrecht und Datenschutz zusammen und lassen Sie sich darüber informieren, welche Rechte und Pflichten Sie im Bezug auf das Tracking zu berücksichtigen haben.

Probieren Sie Zeiterfassungssysteme via Testphasen aus

So gut wie jeder Anbieter stellt Interessenten eine kostenlose Testphase oder Demo zur Verfügung. Übliche Testzeiträume bewegen sich dabei zwischen 14 und 30 Tagen. Sollten Sie Teil einer größeren Belegschaft sein, sollten auch Ihre Mitarbeiter:innen das Tool einmal testen und Feedback geben. So stellen Sie bei der Bewertung der Software sicher, dass diese in Ihrem Unternehmen auch wirklich genutzt und akzeptiert wird.

Sollten während oder nach der Testphase Fragen auftauchen, setzen Sie sich ruhig mit dem jeweiligen Support in Verbindung. Schließlich geben sie im Zweifelsfall Geld für die Software aus und sollten dementsprechend alle wichtigen Details bei Ihrer Kaufentscheidung vorliegen haben.

Änderungshistorie

24.08.2021
Zeiterfassungssysteme im trusted-Test

Im Zuge des großen Zeiterfassungs-Vergleichs von trusted.de wurden 16 Tools getestet.

Julia Meister
Redakteurin

Julia ist Redakteurin bei trusted.de. Für die junge Digital Native ist vor allem die digitale Zusammenarbeit ein großes Thema. Sie weiß, wie wichtig Kommunikation und Kollaboration in Zeiten der Digitalisierung sind. Ihre Erfahrungen über Projektmanagement-Software und andere digitale Alltagshelfer hat sie sich als Redakteurin einer renommierten Video- und Design-Agentur erarbeitet. Nun unterstützt Sie trusted mit Texten, in denen sie komplexe Tools einfach und verständlich erklärt.

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