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Test
Beste Zeiterfassungssysteme 2025 » 23 Tools im Test & Vergleich
Du bist noch auf der Suche nach dem besten Zeiterfassungssystem für dein Business? trusted hat für dich insgesamt 24 Tools unter die Lupe genommen und 9 davon ausgiebig in der Praxis getestet. Entdecke jetzt die beste Online-Zeiterfassung für dein Business:
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Spätestens seit Ende 2022 steht fest: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erfassen (Auslegung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG).
Laut dem Europäischen Gerichtshof musst du deinen Angestellten dafür ein “objektives, verlässliches und zugängliches System” zur Verfügung stellen. Wie genau das Zeiterfassungssystem aussehen soll, steht (noch) nicht fest.
Tatsache ist: Nicht jede Zeiterfassungslösung eignet sich gleichermaßen für jedes Business. Deshalb habe ich mir die aktuellen Gesetzestexte geschnappt und mich für dich nach den besten Möglichkeiten für die Arbeitszeiterfassung umgeschaut – von klassischen Stundenzetteln und Stechuhren, über die Zeiterfassung per Excel, bis hin zur Online-Zeiterfassung mit digitalen Cloud-Systemen.
In meinem Artikel stelle ich dir alle Lösungen vor und zeige dir außerdem die 9 besten digitalen Time-Tracking-Tools auf dem Markt, die ich ausgiebig in der Praxis für dich getestet habe. Was dabei herauskam und was es zum Thema Arbeitszeiterfassung zu wissen gibt, erfährst du jetzt auf trusted.de:
Das Wichtigste in Kürze
Test: Für den Time-Tracking-Test habe ich 9 Zeiterfassungssoftwares überprüft und die Tools anhand von Usability, Datenschutz und Funktionsumfang bewertet.
Testsieger: Der deutsche Anbieter Clockodo ist aus dem Praxistest als Testsieger hervorgegangen. Grund dafür sind die unschlagbare Usability des Tools.
Alternativen: Knapp hinter Clockodo liegen TimeTac und TimePunch, die ebenfalls solide Funktionen liefern.
Kosten: Je nach Teamgröße solltest du mit Kosten von mindestens 2 € pro User und Monat rechnen. Für kleine Teams tut es aber oft auch eine kostenlose Basisversion.
Tipp: Wenn du von Papier auf digital umstellst, ist wichtig, dass dein ganzes Team mit der Lösung zurechtkommt. Nutze daher wo möglich die kostenlosen Testphasen.
Zeiterfassungssysteme analog oder digital – was ist besser für dich geeignet?
Wenn es um die Zeiterfassung geht, gibt es keine One-size-fits-all-Lösung. Obwohl die Online-Zeiterfassung via App oder Cloud-Software die modernste und wahrscheinlich einfachste Art der Zeiterfassung ist, gibt es auch immer noch Unternehmen, für die der gute alte Stundenzettel oder die urige Stempeluhr am besten geeignet ist.
Eine Studie vom Digitalverband Bitkom zeigt, dass Unternehmen auch heute noch zu vielen unterschiedlichen Lösungen greifen. Sie zeigt auch, dass digitale Tools klar auf dem Vormarsch sind:
Von 603 befragten Unternehmen setzen etwa zwei Drittel bereits ein digitales Tool für die Online-Zeiterfassung ein. Davon greifen noch 20 % zur Excel-Tabelle, während 28 % am Computer und 17 % per Smartphone Arbeitszeiten erfassen.
Eingesetzte Zeiterfassungsart
Menge der Unternehmen in Prozent (%)
Web/Desktop-App oder On-Premises
28
Stempeluhr oder Stechuhr
25
Stationäres Terminal
22
Excel-Tabellen
20
Smartphone-Apps
17
Stundenzettel
16
Quelle: bitcom-research.de
Der Trend hin zu elektronischen Zeiterfassungssystemen ist meiner Sicht auch verständlich, denn: Digitale Tools sind um einiges flexibler, in der Regel datenschutzkonform und sparen Zeit im Arbeitsalltag. Schauen wir uns doch die analogen Klassiker und die elektronischen Lösungen einmal genauer an:
Analoge Zeiterfassungssysteme: Haben Stundenzettel und Stechuhr bald ausgedient?
Während moderne, digitale Zeiterfassungs-Lösungen besonders flexibel, zeitsparend und datenschutzkonform sind, trifft das auf die alten Hasen der Time-Tracking-Szene wohl kaum zu: Stundenzettel und Stechuhr. Nichtsdestotrotz erfreuen sich die beiden auch heute noch großer Beliebtheit.
Gute Gründe gibt es dafür, auch wenn es nur wenige sind. Welche Vor- und Nachteile der Stundenzettel sowie die Stechuhr bzw. Stempeluhr mit sich bringen, verrate ich dir jetzt:
Achtung: Aktuell ist sich der Gesetzgeber nicht einig, in welcher Form die Zeiterfassung im Unternehmen künftig erfolgen soll. Noch sind sowohl analoge als auch digitale Formen erlaubt. Das könnte sich allerdings künftig ändern, da bereits ein Gesetzesentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes in Planung ist. Darin soll unter anderem geregelt werden, ob Stechuhr und Co. eine Zukunft haben, oder bald alles digital ablaufen muss.
Stundenzettel
Ein Stundenzettel ist wohl die rudimentärste Form der Zeiterfassung. Hier müssen lediglich Beginn und Ende der Arbeitszeit, die Pausen und die gesamte Arbeitszeit abzüglich der Pausen eingetragen werden. Ein digitales Zeiterfassungssystem musst du dir für den Stundenzettel nicht zulegen, aber dafür einiges an Schreibarbeit leisten – und das kann ein bisschen dauern.
Ein Stundenzettel ist gerade in kleinen Betrieben eine gute Übergangslösung!
Quelle: trusted.de
Mein Download-Tipp: Du suchst noch nach einer einfachen Stundenzettel-Vorlage für dein Business? Mit einem Klick auf den Link findest du unser Monats-Blanko zum Ausdrucken und Ausfüllen. Jetzt Vorlage sichern!
In kleinen Unternehmen bzw. Kleinstunternehmen mit 10 Mitarbeiter:innen, bietet sich der Stundenzettel zumindest als Übergangslösung an. Der schont zumindest so lange den Geldbeutel, bis das Unternehmen wächst oder sich das Gesetz ändert. Eine langfristige Lösung ist der Schreibaufwand in meinen Augen allerdings nicht.
Vorteile
Geringe Kosten
Unkompliziert in der Anwendung
Gut für Kleinstbetriebe geeignet
Nachteile
Wenig Raum für Details
Zeitaufwändiger als die Zeiterfassung online
Lagerung der Dokumente notwendig
Nicht umweltschonend
Nicht datenschutzkonform
Stechuhr
Die gute alte Stechuhr (oder auch Stempeluhr) ist ein wahres Fossil in der Geschichte der Arbeitszeiterfassung. Stechuhren wurden seit dem 19. Jahrhundert hauptsächlich in Fabriken genutzt. Damals war es die effektivste Form der Zeiterfassung.
Alle Angestellten erhielten jeweils ein Kärtchen, das sie zu Beginn des Arbeitstags in einen Apparat steckten. Sobald der Tag vorbei war, wanderten erneut alle Arbeitnehmer:innen zum analogen Gerät. Ein Stau zum Beginn und Ende jeder Schicht war keine Seltenheit.
Vorteile
Unkomplizierte Installation
Einfach in der Anwendung
Nachteile
Mögliche Manipulation
Hohe Fehleranfälligkeit
Stau beim Ein- und Ausstempeln
Zeiterfassung nicht minutengenau
Zum Teil hohe Anschaffungs- und Wartungskosten
Aufwändige manuelle Auswertung
Obgleich die alten Stechuhren mittlerweile (größtenteils) nur noch im Museum zu finden sind, hat sich aus der analogen Vorlage eine “neue Generation” entwickelt: das Zeiterfassungsterminal.
Digitale Zeiterfassungssysteme und Online-Zeiterfassung: Von Excel bis zu modernen Zeiterfassungsapps
Zeiterfassungsterminals
Der moderne Nachfolger der altbackenen Stechuhren ist das Zeiterfassungsterminal. Dabei handelt es sich häufig um ein Hardware-Terminal, das fix an der Wand montiert wird. Mittlerweile haben sich aber auch Kiosk-Apps durchgesetzt, die du dir fürs Tablet herunterladen kannst.
Ähnlich wie das Terminal macht sich das Kiosk-System gut an der Bürowand oder kommt bei Bedarf einfach mit auf den Kundentermin. Ein- und ausgestempelt wird z.B. mit einem Ausweis, einem RFID-Chip, Fingerabdruck, Pin, QR-Code, Gesichtserkennung, etc.
Vorteile
Unkomplizierte Bedienung
Zusatzfunktionen wie die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung oft integriert
Datenschutzkonform
Zutrittskontrolle möglich
Minutengenaue Zeiterfassung
Wenige manuelle Handgriffe nötig
Nachteile
Eventuell hohe Anschaffungskosten
Mögliche Kosten durch regelmäßige Wartungen
Auch bei der digitalen Stempeluhr lässt sich “Stau” nicht vermeiden
Hinter jedem Zeiterfassungsterminal steckt eine Online-Zeiterfassung-Software. Die Software kann mit dem Hardware-Terminal mitgeliefert werden. Alternativ entscheidest du (abhängig vom Anbieter), welche Online-Zeiterfassung du an das Terminal koppeln möchtest.
Excel
Excel gehört auch heute noch zu den beliebteren Optionen, um Arbeitszeiten zu erfassen. Das ist kaum verwunderlich, denn das Prinzip ist denkbar einfach. Du musst lediglich eine Tabelle anlegen, in der Arbeitsbeginn und -ende, die Pause(n) und die Gesamtarbeitszeit ohne Pausen dokumentiert wird – ungefähr so, wie beim analogen Stundenzettel.
Vorteile
Geringe Anschaffungskosten
Relativ unkompliziert in der Anwendung
Nachteile
Nicht datenschutzkonform
Unzureichend für Projekt- und mobile Teams geeignet
Nicht fälschungssicher
Aufwändige Auswertung
Online-Zeiterfassung und Zeiterfassungsapps
Die modernste Form der Zeiterfassung gibt es mit der sogenannten “Online-Zeiterfassung”. Damit sind Systeme gemeint, die du auf jedem Endgerät flexibel nutzen kannst; entweder am PC (über den Browser oder als Desktop-App), Smartphone oder Tablet.
Mit solchen digitalen Zeiterfassungsapps kannst du deine Arbeitszeiten mit einer simplen Stoppuhr sekundengenau erfassen. Du drückst einfach auf “Start”, wenn du deinen Arbeitstag beginnst und auf “Stopp”, sobald dich dein wohlverdientes Mittagessen oder der Feierabend ruft. Handschriftliche Dokumentationen gehören damit der Vergangenheit an.
Eine teure Hardware brauchst du dank der digitalen Cloud-Lösungen eigentlich nicht – schließlich tracken deine Teammitglieder die eigenen Arbeitszeiten einfach per Web- oder Smartphone-App. Alternativ kannst du auch zu einer Kombinationslösung greifen.
Das ist aus meiner Sicht schon einer der größten Vorteile, die die Online-Zeiterfassung mitbringt: Für alle Anforderungen gibt es unterschiedliche Lösungen.
Agenturen profitieren von Time-Trackern mit integrierter Projektzeiterfassung, während Handwerker:innen sich noch über ein Fahrtenbuch und die Rechnungsstellung freuen dürfen. Wieder andere benötigen eine eigene Anwesenheitskontrolle; etwa auf der Baustelle, im Reinigungsgewerbe oder in der Gastronomie.
Vorteile
Zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten
Sekundengenaue Zeiterfassung
Datenschutzkonform
Unkomplizierte Anwendung
Geringe Kosten pro User
Keine teure Hardware notwendig
Nachteile
Monatliches Abo für Enterprises kaum rentabel
In meinem großen Zeiterfassungssysteme-Vergleich {§year} stelle ich dir 6 der besten Tools für die Online-Arbeitszeiterfassung vor und verrate dir, welches davon für dein Business optimal geeignet ist.
Testsieger: trusted Empfehlungen
1
Clockodo
4.4
1,3
Testnote
Sehr gut
Nutzen Sie die praktische Stoppuhr, um Zeiten zu tracken oder geben Sie diese später im Kontextfeld ein
Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
Kompatibel mit Hardware alle Terminals von EasySecure
Zeiterfassung
Sehr gut (1,0)
Arbeitszeiten erfasst du entweder bequem per Stoppuhr in der Web-App oder am Smartphone. Alternativ greifst du auf manuelle Zeiteinträge zurück, für die du nur ein kurzes Formular benötigst. Besonders praktisch ist, dass du deine Arbeitszeiten ganz flexibel auf Projekte buchen kannst. Hardware-Terminals bietet Clockodo zudem über die Partnerschaft zu EasySecure an.
Berichtswesen
Sehr gut (1,0)
Mit dem hauseigenen Berichtsbaukasten stellst du dir deine Auswertungen einfach selbst bequem per Drag-and-Drop zusammen. Auf diese Weise erstellst du spielend leicht Reportings, die dir mehr über einzelne Kund:innen, Aufträge, Projektzeiten und dazugehörige Budgets sagen. Der Export erfolgt anschließend im Excel-Format oder als PDF.
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Gut (2,0)
Die Urlaubsverwaltung ist Clockodo recht gut gelungen. Hier findest du allerhand Abwesenheitsarten, die der Anbieter für dich bereits hinterlegt hat. Dazu gehören der gewöhnliche Urlaub sowie Krankheitstage, aber auch Militärdienst, Quarantäne oder Elternzeit. Komfortabel ist, dass Clockodo bei der Urlaubsplanung Feiertage automatisch berücksichtigt. Schade: Die Urlaubsverwaltung gibt es nicht in der mobilen Version.
Projektmanagement
Befriedigend (3,4)
In Sachen Projektmanagement liefert dir Clockodo nur das Nötigste. Du kannst zwar Kund:innen anlegen, Projektzeiträume definieren, Budgets zuordnen und deine Leistungen abrechnen. Dafür verzichtet der Anbieter auf Projekt-Features wie Gantt-Charts oder Kanban-Boards. Für Freelancer:innen und kleinere Handwerksbetriebe sowie Agenturen dürfte der Funktionsumfang aber ausreichend sein.
Rechnungsstellung
Mangelhaft (5,0)
Clockodo liefert leider keine eigenen Features, um Rechnungen zu erstellen. Dafür hat der Anbieter aber smarte Partnerschaften zu entsprechenden Buchhaltungs- und Rechnungs-Tools geschaffen. Das sind: invoiz, lexoffice, easybill, FastBill, sevDesk, bexio, Hiveage, GSALES, QuickBooks, towio und Billomat.
Clockodo ist eine Software für die Arbeits- und Projektzeiterfassung aus Unna, Nordrhein-Westfalen. Die zwei Gründer Moritz Hofmann und Thomas Romanek entwickelten im Jahr 2010 ein Tool für die Projektzeiterfassung – eigentlich für den Eigenbedarf.
Daraus entstand kurze Zeit später eine Lösung, die mittlerweile über 10.000 andere Unternehmen aus verschiedensten Branchen begeistert. Warum ich die Begeisterung für Clockodo absolut nachvollziehen kann, erfährst du jetzt:
Welche Erfahrungen habe ich mit Clockodo gemacht?
Clockodo war für mich die Software-Liebe auf den ersten Klick.
Mich begrüßte direkt nach der Anmeldung eine sehr moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche, in der ich mich schnell auskannte. Positiv überrascht hat mich, dass das Tool vollgepackt mit nützlichen Funktionen und Features ist und gleichzeitig ganz und gar nicht überladen wirkt.
Das erleichtert besonders Neulingen den Einstieg in die digitale Zeiterfassung!
Clockodo punktet im Vergleich mit einem geladenen Funktionsumfang und einer tollen Usability
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Um meine Arbeitszeiten zu erfassen, konnte ich gleich auf mehrere Möglichkeiten zurückgreifen. Die aus meiner Sicht bequemste Option ist die digitale Stoppuhr. Dabei handelt es sich um eine Art Mini-Anwendung, die unauffällig im Hintergrund meines Browsers mitlief.
So konnte ich ungestört an meinen Projekten weiterarbeiten, ohne ständig von der tickenden Uhr abgelenkt zu werden.
Arbeitszeiten erfasst du bei Clockodo über mehrere Optionen
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Ich musste lediglich den kleinen “do-Knopf” betätigen und konnte meinen Arbeitstag beginnen. Sobald ich eine Pause einlegen wollte oder der wohlverdiente Feierabend vor der Tür stand, musste ich das Knöpfchen lediglich erneut betätigen. Damit hatte ich die Zeiterfassung auch schon erledigt.
Mein Clockodo-Tipp: Wenn du das Modul der Projektzeiterfassung von Clockodo nutzen möchtest, kannst du deine Arbeitszeiten auch genauso einfach auf Projekte und einzelne Leistungen buchen.
Die Stempeluhr ist mir auch in der mobilen App begegnet. Ich konnte mich damit hervorragend ein- und ausstempeln, als ich unterwegs war. Für Teams im Außendienst ist das ein tolles Plus!
Clockodo liefert dir noch eine zweite Möglichkeit, um Arbeits- sowie Projektzeiten zu erfassen: Zeiteinträge.
Mit diesem Feature trägst du deine Arbeitszeiten in ein einfaches Formular ein, das nur wenige Angaben benötigt. Dazu gehören:
Datum
Startzeit (z. B. 08:00 Uhr)
Endzeit (z. B. 17:00 Uhr)
Pausenzeiten (bei Bedarf)
Dafür habe ich zwar ein paar Handgriffe mehr benötigt, als mit der Stoppuhr – sonderlich aufwändig war das für mich jedoch nicht. Dank der Kopierfunktion konnte ich mir die täglichen Angaben für den Rest der Woche sogar sparen.
Auch die manuelle Zeiteintragung geht dank der Kopierfunktion schnell
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Sehr gelungen finde ich, dass ich als Admin sogar die Arbeitszeiten meiner einzelnen Mitarbeiter:innen sowie meiner Projekt-Teams sehen und bei Bedarf bearbeiten konnte.
Neben der Online-Zeiterfassung gibt es in Clockodo noch mehr zu entdecken. Gut gemacht ist zum Beispiel die Urlaubsverwaltung, die mit einigen vordefinierten Urlaubsarten und einem unkomplizierten Antragswesen glänzen kann.
Auch das Projektmanagement kann sich sehen lassen, auch wenn Clockodo an dieser Stelle kaum mehr als das Nötigste bietet. Immerhin: Die unschlagbar einfache Usability sowie die mögliche Rechnungsstellung (mit verknüpften Rechnungs-Tools) erleichtern insbesondere kleinen Teams die Projektarbeit enorm.
Was macht Clockodo im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?
Clockodo überprüft von ganz allein, ob sich Zeiteinträge überschneiden oder Arbeitszeiten falsch eingetragen wurden. So musst du nicht mehr manuell alle Angaben überprüfen und erkennst Fehlerquellen auf einen Blick.
Ein besonderes Highlight des Testsiegers ist außerdem der hauseigene “Baukasten für Berichte”. Hier kannst du deine individuellen Reportings ganz nach deinem Geschmack erstellen und dir ansehen, wie viel deine Mitarbeiter:innen für einzelne Projekte bereits erwirtschaftet haben und oder inwieweit dein Budget schon ausgeschöpft ist.
Einen kleinen Haken gibt es allerdings: Das umfassende und individuelle Berichts-Paket gibt es nur in Kombination mit dem Projekt-Modul.
Der Berichtbaukasten liefert dir individuelle Reportings
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Wem würde ich Clockodo besonders empfehlen?
Mein Testsieger hat für so gut wie jeden die passende Lösung parat:
Freelancer profitieren von der Arbeits- und Projektzeiterfassung zum Nulltarif
Mobilen Teams kommt die Smartphone-App zugute
Teams im Home-Office oder Büro tracken bequem mit der Web-Version
Agenturen sowie Handwerksbetriebe freuen sich über Projekt-Features
Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist insbesondere für kleine Teams in Ordnung
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Mit Clockodo werden sogar Teams glücklich, die nach einer Zeiterfassung-Software mit Terminalanbindung suchen. Dafür hat der Anbieter eine smarte Schnittstelle zum Drittanbieter “EasySecure” geschaffen. Damit steht dir die komplette Produktpalette an verschiedensten Terminals zur Verfügung.
Der Terminal-Partner EasySecure hält eine riesige Auswahl an Terminals für dich bereit
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Ein paar Mankos: Eine Möglichkeit für die Schichtplanung gibt es nicht, weswegen sich das Tool nur kaum für den Einzelhandel oder Pflegebetriebe anbietet. Auch auf das GPS-Tracking verzichtet der Anbieter aktuell noch. Das wäre insbesondere für mobile Pflegedienste, das Baugewerbe oder andere Dienstleistungs-Profis eine feine Sache gewesen.
Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
Kompatibel mit Hardware Evo Basic, Evo Smart und Evo Advanced
Zeiterfassung
Sehr gut (1,0)
Deine Arbeits- und Projektzeiten erfasst du bequem per Stoppuhr. Die gibt es sowohl in der mobilen App, als auch in der Web-Anwendung. Zudem kannst du deine Arbeitszeiten manuell eintragen. Darüber hinaus liefert dir der Anbieter 3 Hardware-Terminals der Evo-Serie. Die Zeiterfassung erfolgt per RFID-Chip oder Fingerprint-Scan. Alternativ nutzt du die Zeiterfassung per NFC oder profitierst von der Kolonnenerfassung für unterwegs.
Berichtswesen
Sehr gut (1,0)
Bei TimeTac wählst du aus verschiedenen Standardauswertungen oder du stellst dir dank vorhandener Filterfunktionen kurzerhand deine eigenen Reportings zusammen. Die Standards gibt es z. B. für einzelne Mitarbeiter:innen oder Abteilungen sowie zur Urlaubsverwaltung. Du bekommst hier auch Projektauswertungen, die dir mehr über gesamte Projekte, Kund:innen, einzelne Aufgaben und mehr verraten.
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Sehr gut (1,0)
TimeTac liefert dir bereits vordefinierte Abwesenheitsarten (Urlaub, Feiertag, Krankenstand, Sonderurlaub, Home-Office) und punktet gleichzeitig mit einer guten Anpassbarkeit, wenn du neue Typen hinzufügen möchtest. Dank zahlreicher Kalender, etwa für einzelne Angestellte oder ganze Abteilungen, behältst du aktuelle und künftige Abwesenheiten im Blick.
Projektmanagement
Befriedigend (2,7)
Mit dem hauseigenen Modul “Projektzeiterfassung” ermöglicht es dir TimeTac, einen eigenen Leistungskatalog zu erstellen, Kund:innen sowie To-dos anzulegen und deine Arbeitszeiten projektspezifisch zu erfassen. Nützliche Features wie Gantt-Charts oder Kanban-Boards gibt es hier leider nicht.
Rechnungsstellung
Mangelhaft (5,0)
Funktionen für die Rechnungsstellung gibt es in TimeTac leider nicht. Das wäre gerade für Handwerksbetriebe und andere Unternehmen praktisch gewesen, die ihre Leistungen nach der Erbringung auch gleich in Rechnung stellen möchten. Immerhin gibt es Schnittstellen zu FastBill, Diamant Software oder Sage. Die Auswahl könnte meiner Meinung nach durchaus größer sein.
TimeTac ist ein Software-Anbieter aus der schönen Steiermark in Österreich. Das modulare Tool für die Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie Urlaubsverwaltung ist besonders bei mittelständischen und großen Unternehmen beliebt, kann aber auch bei kleinen Betrieben aus allen Branchen punkten. Kund:innen sind z. B. Samsung, Segafredo, WWF oder Greenpeace.
Bei mir konnte sich TimeTac die Silbermedaille abholen. Worin sich der Anbieter von meinem Testsieger unterscheidet, verrate ich dir jetzt:
Welche Erfahrungen habe ich mit TimeTac gemacht?
Der Zweitplatzierte im Test konnte mich mit seinem riesigen Funktionsumfang in Sachen Arbeits- und Projektzeiterfassung absolut abholen – nicht so sehr allerdings mit seiner Usability.
Neben den Standards wie der Stempeluhr in der Web- und Mobile-App und der integrierten Projektzeiterfassung (die übrigens auch mobil funktioniert) kann TimeTac nämlich noch mehr.
Mir gefielen insbesondere die Lösungen für mobile Teams, die TimeTac im Vergleich zu den meisten seiner Kontrahenten anbietet. Dazu gehört beispielsweise die Zeiterfassung mithilfe von NFC-Tags oder das Kolonnen-Feature.
Wusstest du schon? NFC steht für Near Field Communication. Dabei handelt es sich um eine Technologie, die sich die Funkkommunikation zwischen Smartphones und einem sogenannten NFC-Transponder zunutze macht.
Die NFC-Zeiterfassung gefällt mir deshalb so gut, weil du mit deinem Smartphone lediglich den passenden Transponder (oder im Fall von TimeTac sogar nur einen Sticker) berühren musst. Das Gegenstück muss nur noch an der gewünschten Stelle angebracht werden und schon kann sich dein Team mit dem Smartphone ein- und ausstempeln – ganz ohne App.
Das ist zum Beispiel dann besonders hilfreich, wenn deine Mitarbeiter:innen während des Tages an unterschiedlichen Orten zugange sind und die Zeit möglichst schnell erfassen möchten. Etwa auf der Baustelle, als mobiler Pflegedienst oder im Reinigungsgewerbe.
Das NFC-Feature war im Testumfang nicht dabei – erwähnenswert fand ich es trotzdem!
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Auch die Kolonnenerfassung ist ein schönes Extra des Anbieters, die sich ebenfalls sehr gut für die eben genannten Branchen eignet. Hier benötigt ein Teamlead vor Ort nur die Kiosk-App fürs Tablet oder in der Web-Version, während sich alle Mitarbeiter:innen via Pin bequem beim Teamlead einstempeln.
Mit einem Tablet und dem Kolonnen-Feature kann sich dein Team auch unterwegs bei dir einstempeln
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Welche Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung dir TimeTac insgesamt zu bieten hat, siehst du in diesem Video:
Abgesehen von den Zeiterfassungs-Features hat mir die Anpassbarkeit des Tools sehr gut gefallen. Ich konnte TimeTac vollständig an meine Bedürfnisse anpassen; egal ob es um individuelle Urlaubsarten, Projekte oder verschiedene Arbeitszeitmodelle ging.
Leg so viele Arbeitszeitmodelle an, wie du benötigst
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Weniger gut gefallen hat mir dagegen, dass ich sehr viel Zeit mit der Konfiguration verbracht habe. Usability und Design sind insgesamt noch ausbaufähig; wie man auch an den drögen Tabellen erkennen kann, die der Anbieter für dein Reporting bereitstellt:
Die eine oder andere Grafik wäre noch ganz nett gewesen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Ansonsten lieferte mir TimeTac alles, was es für eine ordentliche Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie Urlaubsverwaltung braucht.
Was macht TimeTac im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?
TimeTac punktet im Test nicht nur mit der größten Auswahl an Zeiterfassungsarten, die von der einfachen Stempeluhr bis zur smarten NFC-Technologie und darüber hinaus reichen.
Ich finde auch das “bau dir dein Zeiterfassungssystem mit unseren Modulen doch einfach selbst zusammen”-Motto des Anbieters genial. Du stellst dir aus den Modulen “Arbeitszeiterfassung”, “Urlaubsverwaltung” und “Projektzeiterfassung” genau den Funktionsumfang zusammen, den du für dein Business benötigst.
Vom modularen Aufbau profitieren alle, die es besonders flexibel mögen!
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Auf diese Weise zahlst du nur für das, was du auch brauchst. Und wenn dein Anspruch wächst, wächst TimeTac einfach mit. So fügst du zum Beispiel bei Bedarf noch das Terminal hinzu, buchst dir die Kolonnenerfassung oder erweiterst das Zeiterfassungssystem mit deinen gewünschten Schnittstellen.
Wem würde ich TimeTac besonders empfehlen?
Insbesondere mobile Teams sind dank Funktionen wie Geofencing, Geotargeting, GPS-Tracking, NFC-Zeiterfassung, Kolonnen-Management und der mobilen App hervorragend bei TimeTac aufgehoben.
TimeTac ist damit besonders für die Event-Gastronomie, Handwerksbetriebe und viele andere Branchen eine tolle Alternative.
Aufgrund der zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten bietet sich das Tool außerdem gut für alle größeren Unternehmen an, die komplexe Anforderungen haben. Dazu gehört zum Beispiel das Einrichten von individuellen und international geregelten Zuschlagssätzen für die Wochenend- oder Nachtarbeit.
Kleinstunternehmen, die es dagegen sehr einfach und modern mögen, sehen sich lieber bei anderen Anbietern um. Wenn du nach ähnlichen Features bei einer gleichzeitig wesentlich einfacheren Handhabung suchst, fühlst du dich beim Testsieger Clockodo vermutlich wohler.
Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
Kompatibel mit Hardware Eigene ZEP-Terminals
Zeiterfassung
Sehr gut (1,4)
ZEP kommt mit einer soliden Auswahl an Zeiterfassungsoptionen. Deine Teammitglieder stempeln sich im Browser und mit der ZEP-App fürs Smartphone ein oder erfassen die eigenen Arbeits- und Projektzeiten manuell in der Web-App. Darüber hinaus bekommst du hier auch ein Terminal für die stationäre Zeiterfassung, das für dich frisch aus dem 3D-Drucker kommt – die gibt es nicht nur zum Kaufen, sondern auch zum Mieten!
Berichtswesen
Sehr gut (1,0)
In ZEP findest du eine riesige Palette an Auswertungen für jeden Zweck. Etwa für Personalangelegenheiten (z. B. Dokumente), erfasste Arbeitszeiten, Projekte, Kund:innen, Rechnungen oder gar Reisekosten. ZEP punktet sogar mit smarten Automatisierungen, denn du kannst dir oder deinen Kund:innen bei Bedarf automatisiert Reportings per Mail zukommen lassen.
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Sehr gut (1,4)
Die Urlaubsverwaltung ist dem Anbieter gut gelungen. Es sind bereits einige Abwesenheitstypen vordefiniert; z. B. Krank, Urlaub, Sonderurlaub, Freizeitausgleich und mehr. Zudem ist das Antragswesen recht unkompliziert und funktioniert zuverlässig. Zweistufige Genehmigungsprozesse gibt es zwar nicht, dafür benachrichtigt dich das System sofort bei neuen Anträgen und dein Personal, wenn der Antrag genehmigt wurde.
Projektmanagement
Sehr gut (1,4)
ZEP hat ein sehr durchdachtes Projektmanagement für dich mit an Bord. Bis ins kleinste Detail planst du hier einzelne Aufgabenpakete je Mitarbeiter:in oder Abteilung, die in To-dos weiter unterteilt werden können. Mit Planstunden legst du fest, wie viel Zeit die einzelnen Tasks in Anspruch nehmen. Ob dein Plan aufgeht, verrät dir ein Ampelsystem. Pluspunkte gibt es für die Gantt-Charts, die dich bei der Planung unterstützen.
Rechnungsstellung
Sehr gut (1,4)
Ein großer Vorteil von ZEP ist die integrierte Auftrags- und Rechnungsstellung. Direkt aus dem Tool heraus kannst du Preislisten erstellen und Angebote anlegen, die du auch per Mail an deine Kund:innen schicken kannst. Ist das Angebot genehmigt worden, lässt sich hieraus ein Projekt und daraus wiederum eine Rechnung generieren.
Die provantis IT Solutions GmbH hat ZEP bereits im Jahr 2000 auf den Markt gebracht. Damals wollte der Anbieter eine moderne Lösung schaffen, um Arbeitszeiten direkt auf Projekte zu buchen.
Seit dem Entwicklungsstart orientiert sich das Produkt-Team dabei stets an den Wünschen seiner Kund:innen. Diese kundenzentrierte Haltung hat schon über 1.800 Unternehmen aus aller Welt überzeugt. Ob die Software für die Arbeits- und Projektzeiterfassung auch mich überzeugen konnte, erfährst du hier:
Welche Erfahrungen habe ich mit ZEP gemacht?
ZEP hat im Vergleich der besten Zeiterfassungssysteme 2025 eine recht solide Leistung hingelegt.
Beeindruckt hat mich allen anderen Argumenten voran der modulare Funktionsumfang, mit dem ZEP seine Kontrahenten locker aussticht.
Neben der Arbeits- und Projektzeiterfassung findest du hier nämlich ein ausgeklügeltes Projektmanagement, eine integrierte Angebots- und Rechnungsstellung sowie allerhand Sonderfunktionen, wie der Reisekostenabrechnung oder ein eigenes Ticketsystem für Kundenanfragen.
Erstelle Angebote und Rechnungen mit ZEP
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de
In Sachen Funktionsumfang ist das Tool also überwältigend. Grandios ist auch, wie sehr der Anbieter hier in die Tiefe geht. Zum Beispiel konnte ich während des Tests für meine Projekte Preislisten anfertigen, jede Tätigkeit in Form von To-dos und Aufgabenpaketen strukturieren und meine Zeiten haargenau erfassen – zumindest manuell in der Web-App (dazu gleich mehr).
Gerade diese Detailverliebtheit hat leider dazu geführt, dass ich mit der Software nur teilweise gut zurechtkam. Selbst nach über 15 Stunden Praxistest waren einige Features für mich ein Buch mit sieben Siegeln. Aber das hängt natürlich damit zusammen, wie viele Module du gleichzeitig nutzt. In den wenigsten Fällen wirst du tatsächlich alle Module brauchen; der Grad der Benutzerfreundlichkeit ist damit quasi “benutzerdefiniert”.
Features wie z.B. die Rechnungsstellung sind eine tolle Sache, funktionierten in meinem Test aber teilweise holprig.
Die Rechnungserstellung von ZEP ist zwar nützlich, aber nicht ganz einfach zu händeln
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de
Weniger problematisch war für mich das Projektmanagement. Es gibt hier zwar auch viele Untermenüs und Konfigurationsmöglichkeiten, die erst verstanden werden wollen. Wer damit aber schon ein bisschen Übung hat, kommt hier recht fix voran. Die gute Struktur innerhalb des Projektmanagement-Moduls dürfte hierbei wohl auch eine Rolle spielen.
Mich konnte ZEP auch in Sachen Urlaubs- und Personalverwaltung überzeugen. An dieser Stelle ist nichts unnötig kompliziert oder versteckt und das Tool hat ganz brav das gemacht, was ich wollte.
Mein abschließendes Verdikt: ZEP ist eine wirklich leistungsstarke Software, die Funktionen und Features für jeden Bedarf bereithält. Wenn du alles aus dem Tool herausholen möchtest, solltest du dich auch gründlich und lange genug einarbeiten. Sollte dein Atem dafür nicht lang genug sein, solltest du dir z.B. Clockodo, Hubstaff oder Harvest den Einstieg in die digitale Zeiterfassung mal näher anschauen.
Was macht ZEP im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?
ZEP enthält (mit den richtigen Modulen) nicht nur viel mehr Funktionen, als so gut wie alle anderen Tools meines Vergleichs. Der Anbieter hat sich zudem noch etwas Einzigartiges einfallen lassen, um sich vom Wettbewerb abzuheben: Terminals aus dem 3D-Drucker.
Bestell dir ein selbst gedrucktes ZEP-Terminal zu günstigen Konditionen
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de
Zumindest druckt der Anbieter das Gehäuse und baut auch selbst alle Komponenten für dich Inhouse zusammen. Das Endergebnis ist ein stationäres Hardware-Terminal für schlappe 15 € im Monatsabo. Das ist absolut konkurrenzfähig! Toll ist, dass du dir dadurch hohe Anschaffungskosten sparen kannst.
Wem würde ich ZEP besonders empfehlen?
ZEP ist sowohl für Kleinbetriebe geeignet, die lediglich ihre Arbeitszeiten erfassen möchten, als auch für mittlere und große Unternehmen, die umfangreiche Projekte managen und abrechnen wollen.
Der einzige Haken: ZEP gehört nicht unbedingt zu den Tools, die sich gut für Anfänger:innen im digitalen Time-Tracking eignen. Um gut mit der leistungsstarken Zeiterfassung-Software zurechtzukommen, solltest du dir eine ausreichende Einarbeitungsphase einplanen. Dabei unterstützt dich auch das Service-Team des Anbieters, sogar völlig kostenfrei.
Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
Kompatibel mit Hardware alle Datafox-Modelle
Zeiterfassung
Sehr gut (1,0)
Deine Arbeitszeiten erfasst du mit TimePunch über verschiedene Möglichkeiten: per Stempeluhr in der Web-Version oder über die Desktop-App, manuell als Zeiteintrag, via Hardware-Terminal oder an einem gemeinsamen Werkstatt-PC. Dank Responsive-Design kannst du deine Arbeitszeiten auch mobil erfassen. TimePunch kommt sogar mit netten Extras wie der Kiosk-Funktion und der GPS-Positionsdatenerfassung.
Berichtswesen
Sehr gut (1,0)
TimePunch liefert dir detaillierte Auswertungen zu allen erfassten Daten innerhalb der Software. Du bekommst hier neben Gesamtauswertungen auch Überstunden-Reports oder Einblicke in die Urlaubs- und Abwesenheitstage deines Teams. Hübsche Grafiken, wie du sie vielleicht von Clockodo kennst, findest du hier zwar nicht. Mehr Details bekommst du dafür dank der Schnittstelle zu Power BI oder über individuelle Reportings.
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Sehr gut (1,4)
TimePunch hat eine recht ordentliche Urlaubsverwaltung für dich im Gepäck. Du legst individuelle Urlaubsansprüche fest und setzt genau die Genehmigungsprozesse in Gang, die du für dein Business benötigst. Gelungen ist, dass deine Mitarbeiter:innen automatisch über genehmigte Urlaubstage informiert werden.
Projektmanagement
Gut (1,7)
Mit TimePunch stehen dir zahlreiche Projekt-Funktionen zur Verfügung. Du kannst Projekte anlegen, Kundendaten erfassen und Projekten zuordnen, Projekte dokumentieren und einzelne To-dos für die Zeitbuchung hinterlegen. Um die Prioritäten deiner Projekte im Blick zu behalten, liefert dir der Anbieter ein simples, aber übersichtliches Ampelsystem. Besonderheiten wie Gantt-Charts oder Kanban-Boards gibt es hier leider nicht.
Rechnungsstellung
Mangelhaft (5,0)
Rechnungen erstellst du mit TimePunch leider nicht. Dafür kannst du deine erfassten Projektarbeitszeiten als Excel-Datei exportieren und weiterverarbeiten. Der Export deiner Projektakte als PDF eignet sich hervorragend als Anhang für deine Rechnungsdokumente.
TimePunch ist eine modulare Arbeits- und Projektzeiterfassung-Software, die dir die passende Hardware praktischerweise gleich mitliefert. Aufgrund seiner zahlreichen Funktionen und Features bezeichnet der Anbieter sein Tool als “die Zeiterfassung, die mehr kann!”.
Eines kann ich dir schon mal verraten: TimePunch hat wirklich eine ganze Menge zu bieten; allerdings kaum mehr, als die Konkurrenz. Was mir an TimePunch besonders gut gefallen hat – und was nicht – erfährst du jetzt:
Welche Erfahrungen habe ich mit TimePunch gemacht?
TimePunch hat sich in meinem Praxistest als äußerst zuverlässiges und vielseitiges Zeiterfassungssystem entpuppt.
Mir sind besonders die verschiedenen Zeiterfassungsarten positiv aufgefallen. Du kannst zum Beispiel:
Zeiten per Knopfdruck in deinem beliebigen Browser via Stempeluhr erfassen
die unauffällige Desktop-Stempeluhr “Watcher” nutzen
deine Arbeits- und Projektzeiten manuell über eine kurze Eingabemaske eingeben
mit mehreren Usern die Kiosk-App zur Projektzeiterfassung verwenden
dich In- und Outdoor über ein passendes Hardware-Terminal ein- und ausstempeln
deine Arbeitszeit kunden-, auftrags- und projektspezifisch per Barcode-Scan tracken
Die simple Stoppuhr des “Online-Moduls” begegnet dir auch auf dem Smartphone
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de
Deine Projektzeiten kannst du ebenfalls mit dem Smartphone erfassen, das geht sogar minutengenau für einzelne Projekt-Tasks.
Neben seinen verschiedensten Zeiterfassungsarten glänzt TimePunch außerdem mit einem riesigen Verwaltungsapparat. Hier konnte ich meine Kunden-, Projekt-, Auftrags- und Personaldaten bis ins kleinste Detail hinterlegen; inklusive individuellen Notizen und einer eigenen Dokumentenablage für jeden Zweck.
Die Usability war für mich insgesamt auch in Ordnung, allerdings erst, nachdem ich einige Startschwierigkeiten überwunden hatte.
TimePunch ist nämlich im Gegensatz zu allen anderen Tools hier nicht komplett über den Browser bedienbar. Das Verwaltungsmodul “TimePunch Management” musste ich erst auf meinem PC installieren.
Hinter den verspielten Icons verstecken sich die Time Punch-Module
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de
Die Installation ging zwar relativ fix. Dennoch habe ich eine “Steuerungszentrale” im Browser vermisst, wie ich sie z. B. von Clockodo oder TimeTac gewohnt war.
Der große Nachteil der Installations-Version ist: Du musst daran denken, TimePunch auf jedem Gerät zu installieren, das du regelmäßig nutzt. Das ist zumindest dann der Fall, wenn du nicht ständig an deinem PC arbeitest und z. B. von unterwegs aus ein Projekt bearbeiten oder einsehen möchtest, Zeiteinträge ändern oder etwas anderes verwalten willst.
Wer viel unterwegs ist und eine bequeme Möglichkeit sucht, um von jedem Gerät aus auf seine Zeiterfassungslösung zuzugreifen, ist woanders also besser aufgehoben.
Was macht TimePunch im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?
TimePunch ist das einzige Zeiterfassungssystem im Vergleich, dass dir das Tracking auch via Barcode-Scan und Code-Eingabe erlaubt.
So konnte ich für einzelne Projekte, Kund:innen oder Tasks unkompliziert eigene Codes erstellen, die ich in der Kiosk-Anwendung nur noch eingeben musste. Und schon konnte ich die Zeiterfassung projektspezifisch bequem starten.
Wenn du über einen Barcode-Scanner verfügst, kannst du dir auch “echte” Barcodes ausgeben lassen und diese beispielsweise auf deinen Aufträgen anbringen. Auf diese Weise hast du die Möglichkeit, die Zeiterfassung ganz ohne manuelle Eingabe zu starten.
Individuell ist auch, dass du dir deinen gewünschten Funktionsumfang aus verschiedenen Modulen einfach selbst zusammenstellst. Dabei wählst du aus folgenden Modulen:
die Desktop-Stoppuhr “Watcher”
die Kiosk-Anwendung “Studio”
die Online-Zeiterfassung “Online”
ein umfangreicher Urlaubskalender
eine Anwesenheitsliste
die “Selbstauskunft” zur Einsicht in eigene Arbeitszeiten und Urlaubstage
“Cutter”, mit dem du Rahmenarbeitszeiten und Schichtmodelle festlegen kannst
“Datafox” für die Verwaltung deiner Hardware-Terminals
“Business Intelligence” für individuelle Reportings mit Power BI (Microsoft).
Wem würde ich TimePunch besonders empfehlen?
TimePunch ist beinahe so flexibel einsetzbar wie Testsieger Clockodo oder zweitplatzierter TimeTac. Allerdings nur beinahe, mobile Teams, die offline-fähige Spezialfunktionen wie Geofencing, Geotracking, NFC-Tracking und andere nützliche Features für unterwegs suchen, werden hier nicht glücklich.
Alle anderen profitieren bei TimePunch von einem durchdachten Preis-Leistungs-Verhältnis, das sich sowohl für kleine Betriebe wie große Konzerne hervorragend anbietet. Während Admins je Lizenz (und gewähltem Preispaket) jeweils mit 6,60 € monatlich rechnen müssen, sind für einzelne Mitarbeiter:innen lediglich 1,50 € pro Monat fällig.
TimePunch bietet dir die günstigsten Mitarbeiterkonditionen im Vergleich
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de
Damit hat TimePunch den günstigsten pro-User-Preis in diesem Vergleich für dich in petto. Einen kostenlosen Freelancer-Tarif wie bei Clockodo, Harvest oder Hubstaff gibt es hier aber leider nicht.
Mein Spar-Tipp: Große bis sehr große Unternehmen sparen langfristig mit der Kauflösung. Für eine einmalige Zahlung von 27 € pro User ist TimePunch eine langfristige Investition, die sich im Gegensatz zur Mietlösung schnell wieder für dich rentiert. Die passende Hardware gibt es ebenfalls zum Kauf mit dazu, hier musst du mit etwa 870 € pro Terminal rechnen.
Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
Kompatibel mit Hardware Beliebige Terminals
Zeiterfassung
Sehr gut (1,4)
Die Zeiterfassung in TimeStatement funktioniert schnell und einfach per digitaler Stempeluhr bzw. Stoppuhr. Die reine Arbeitszeit lässt sich durch Ein- und Ausstempeln mit wenigen Klicks erfassen; Projektzeiten mithilfe der Stoppuhr minutengenau auf Projekte und einzelne Aufgaben tracken. Zudem lassen sich Zeiteinträge auch manuell per Eingabemaske und/oder Drag-and-Drop in der übersichtlichen Wochenübersicht nachreichen.
Berichtswesen
Sehr gut (1,4)
Das Berichtswesen in TimeStatement ist vor allem für projektbasierte Teams ein starkes und nützliches Tool, um Zeiten entweder nach Projekt oder nach Mitarbeiter:in auszuwerten. Die Berichterstellung klappt schnell und einfach, dank übersichtlicher Eingabemasken. Hinzu kommen grafische Auswertungen und Diagramme, die (ein wenig unübersichtlich) über das Tool verteilt sind und Aufschluss über getrackte Zeiten und Abwesenheiten liefern.
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Gut (2,0)
Die Abwesenheitsplanung mit TimeStatement funktioniert grundsätzlich, wenn du dich ein bisschen eingefuchst hast. Urlaube und Krankheitstage lassen sich – ähnlich wie Arbeitszeiten – im übersichtlichen Wochenkalender eintragen. Dazu kannst du eigene Abwesenheitsarten definieren und mit einem Farbcode ausstatten, um den Überblick zu behalten. Nur der zentrale Urlaubskalender könnte definitiv übersichtlicher sein – hier tauchen geplante Abwesenheiten nämlich erst nach ein paar “extra steps” auf, die ich mir im Test gerne gespart hätte.
Projektmanagement
Befriedigend (3,4)
Obwohl TimeStatement sich mit seiner starken Projektzeiterfassung vor allem an Projektteams richtet, gibt es im Tool kaum Möglichkeiten zur Projektverwaltung. Projekte lassen sich anlegen und mit den wichtigsten Infos und Daten für die Zeiterfassung und (sehr schön!) die Spesenabrechnung ausstatten. Ein wirklich tiefgreifendes Projekt- oder Aufgabenmanagement liefert TimeStatement allerdings nicht.
Rechnungsstellung
Sehr gut (1,4)
Die flexible Rechnungsstellung ist die große Stärke von TimeStatement. Rechnungen sind mit wenigen Klicks erstellt und getrackte Projektzeiten lassen sich automatisch auf neue Rechnungen übernehmen. Verschicken und als “bezahlt” markieren musst du die Rechnungen allerdings manuell, da TimeStatement weder eine Online-Banking-, noch eine E-Mail-Anbindung mitbringt. Rechnungen erstellst du aus vorgefertigten oder selbst erstellten Vorlagen. Die sind super-flexibel und glänzen mit sinnvollen Automations und automatischer Übersetzung in die Zielsprache; neue Vorlagen im mitgelieferten OnlyOffice-Editor zu bauen, ist allerdings aufwändig und nicht ganz einfach. Bei Bedarf hilft hier der TimeStatement-Support weiter – gegen eine kleine Gebühr.
TimeStatement aus der Schweiz ist ein Tool für die Arbeits- und Projektzeiterfassung – sowohl für Freelancer und kleine Unternehmen (für die das Tool besonders günstig ist), als auch für Enterprises wie Siemens. Seit 2017 auf dem Markt wird die native Cloud-Lösung (inklusive mobiler App) stetig weiterentwickelt und optimiert.
Ich habe mir das Tool im Mai 2024 einmal genauer angeschaut; was ich dabei für Erfahrungen gemacht habe und ob TimeStatement auch für dein Team eine solide Lösung sein könnte, erfährst du hier:
Welche Erfahrungen habe ich mit TimeStatement gemacht?
TimeStatement ist – wie erwähnt – sowohl für die reine Arbeits-, als auch für die Projektzeiterfassung geeignet. In Sachen Arbeitszeiterfassung liefert das Tool aber mit digitaler Stempeluhr und Wochenübersicht mehr oder weniger “nur” Standard-Funktionen.
Die Zeiterfassung in TimeStatement geht einfach und schnell im übersichtlichen Wochenüberblick
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com
Wirklich stark ist dagegen die Projektzeiterfassung. Projekte lassen sich mit allen wichtigen Infos zu Kund:innen, verantwortlichen Mitarbeiter:innen, Spesen und Daten aufsetzen und Zeiten auf die jeweiligen Tasks sind schnell und einfach gebucht. Rechnungen erstellt TimeStatement dann automatisch aus den abrechenbaren Projektstunden plus Spesen. Keine schlechte Sache – und auf jeden Fall das Highlight des Tools.
Projektzeiten lassen sich minutengenau erfassen und den entsprechenden Aufgaben und Projektphasen zuordnen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com
Weniger überzeugt hat mich dagegen das Abwesenheitsmanagement. Hier gibt sich TimeStatement unnötig kompliziert und trägt geplante Urlaube erst dann in den Urlaubskalender ein, wenn sie vorher auch (händisch) in der Wochenübersicht geplant sind. Und auch das geht erst, wenn für alle Mitarbeiter:innen vorher die entsprechenden Soll-Stunden und Soll-Urlaubstage klein klein im System hinterlegt sind.
Ganz allgemein verschlingt die Einrichtung von TimeStatement Zeit und ist ohne die Hilfe des Helpcenters – oder gar ein geführtes Onboarding durch das Supportteam – keine einfache Sache.
Da helfen leider auch die Tooltips nichts, die zwar überall darauf hinweisen, dass noch Angaben fehlen – aber nicht immer, wo die entsprechenden Einstellungen zu finden sind.
Ein wenig herumärgern musste ich mich im Test auch mit der Rechnungsstellung. Trotzdem habe ich für dieses Feature sehr viel mehr Lob übrig, als für die Urlaubsplanung, denn: die Erstellung von Rechnungen geht einfach und schnell von der Hand; alle Projektzeiten und Spesen über einen bestimmten Zeitraum (z.B. “Seit der letzten Rechnung”) werden automatisch in neue Rechnungen übertragen.
Rechnungen in TimeStatement sind schnell und einfach erstellt – solange du eine fertige Vorlage dafür hast
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com
Solange du dafür die vorhandenen Vorlagen nutzt – vorinstalliert sind eine für den DACH-Raum und eine für die USA – ist das alles kein Thema. Willst du allerdings selbst neue Vorlagen erstellen, stehst du erstmal wie der Ochs vorm Berg.
Vorlagen in TimeStatement sind super flexibel. Du kannst sie z.B. mit Platzhaltern ausstatten, um Anreden, Zahlen, Daten und so gut wie jedes andere Textelement automatisch platzieren zu lassen. Außerdem reicht ein Klick, um fertige Rechnungen z.B. in Englisch oder Italienisch zu übersetzen. Weitere Sprachen sind bereits in Planung. Das alles macht die Vorlagen ziemlich mächtig; aber eben auch komplex.
Ein Blick in den Vorlagen-Editor von TimeStatement (powered by OnlyOffice). Auf den ersten Blick versteht man hier nur Bahnhof.
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com
Ohne eine Liste mit allen Platzhaltern (die es glücklicherweise im Helpcenter gibt) kommst du hier nicht zurande. Und selbst dann wird wahrscheinliche in Großteil der User sich scheuen, Vorlagen selbst zu gestalten, sondern lieber das TimeStatement-Team mit dieser Aufgabe betrauen.
Apropos “Team”: Der Support von TimeStatement wird von bestehenden Nutzer:innen durch die Bank als kompetent, schnell und aufmerksam gelobt. Auch ich habe im Test nur gute Erfahrungen mit der Kommunikation gemacht.
Hier passt alles; genau wie beim Thema “Sicherheit- und Datenschutz”, bei dem TimeStatement mit in der Schweiz stationierten Servern, automatischen und manuellen Sicherheitsbackups und durchgehender Datenverschlüsselung punkten kann.
Alles in allem: Ein starkes Tool für Projektteams, die vor allem auf die saubere Projektzeiterfassung und eine schnell und einfache Abrechnung Wert legen.
Was macht TimeStatement im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?
Die hohe Flexibilität von TimeStatement ist eine Besonderheit. Während Tools wie Clockodo gefälliger, hübscher und ziemlich “streamlined” daherkommen – dafür aber funktional auch ein wenig starr sind – ist TimeStatement das genaue Gegenteil. Es ist von vorne bis hinten anpassbar und lässt sich flexibel auf deine jeweiligen Bedürfnisse zuschneiden.
Du brauchst keine Spesenabrechnung? Dann deaktiviere sie! Du willst dafür einen Genehmigungsprozess für die Urlaubsplanung etablieren? Ein Klick, und ab jetzt müssen Abwesenheiten genehmigt werden.
Spezifische Funktionen und Features lassen sich in TimeStatement schnell aktivieren oder deaktivieren
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com
Die super flexiblen Rechnungen und Vorlagen (siehe oben) sind da nur die Spitze des Eisbergs.
All das macht TimeStatement zu einem mächtigen Tool – das aber auch ein wenig Hingabe und Durchhaltevermögen erfordert. Die Einrichtung des Tools und die Pflege der Daten sollte sauber sein, wenn TimeStatement das tun soll, was du willst. Der eine oder andere Frustmoment bleibt da nicht aus. Insgesamt halten sich aber auch die in Grenzen. Und können meist mit einem Blick ins Helpcenter geklärt werden.
Wem würde ich TimeStatement besonders empfehlen?
Obwohl auch große Unternehmen wie Siemens TimeStatement erfolgreich einsetzen, bekommt das Tool von mir eine klare Empfehlung für KMU und Freelancer. TimeStatement ist mit ab 3,50 € pro Monat und Mitarbeiter:in recht günstig und für Einzelkämpfer:innen sogar ganz umsonst zu haben.
Die Preise für TimeStatement im Kurzüberblick
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com
Da die große Stärke des Tools in der Projektzeiterfassung liegt, profitieren vor allem projektbasiert arbeitende Teams. Zwar ist auch die reine Arbeitszeiterfassung in TimeStatement schnell und einfach erledigt – ob nun im Browser oder per mobiler App. Ich habe allerdings das Gefühl, dass dieser Funktionsbereich ein wenig stiefmütterlich behandelt wird und unter der schieren Power der Projektzeiterfassung untergeht.
So wirkt TimeStatement fast wie zwei unterschiedliche Tools: Eins für das Time Tracking mit den wichtigsten Standardfunktionen und ohne richtige Tiefe. Und ein mächtiges für die Projektzeiterfassung und Fakturierung.
Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
Kompatibel mit Hardware -
Zeiterfassung
Sehr gut (1,0)
Deine Projektzeiten erfasst du bequem über eine unkompliziert bedienbare Stoppuhr in der Web-Anwendung, als Chrome-Extension oder über die unauffällige Desktop-Anwendung, die selbst auf dem Linux-Betriebssystem funktioniert. Mobile Teams profitieren hier von Special-Features wie Geo-Tracking und Geofencing.
Berichtswesen
Gut (2,0)
Hubstaff glänzt im Vergleich mit zahlreichen, übersichtlichen und farbenfrohen Reportings. Dafür gibt es das eigene Modul “Insights”, das dir allerdings erst ab dem Teams-Tarif für mindestens 10 $ pro Monat zur Verfügung steht. Alternativ kannst du dir das Modul auch für weitere 2 $ pro User und monatlich hinzubuchen. Einfache Zeitauswertungen bekommst du aber auch schon ohne Aufpreis in simplen “Timesheets”.
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Sehr gut (1,0)
Deinen Urlaub sowie andere Abwesenheiten kannst du mit Hubstaff ebenfalls managen. Hier bietet dir das Tool diverse Einstellungsmöglichkeiten. Z. B. bestimmst du, wer einen Antrag stellen muss und wer nicht, ob das jährliche Urlaubskontingent überschritten werden darf oder nicht und einiges mehr. Etwas sperrig ist, dass Hubstaff die jährlichen Arbeitszeiten in Stunden statt in Tagen berechnet.
Projektmanagement
Sehr gut (1,0)
Hubstaff bietet dir das umfassendste Projektmanagement in diesem Vergleich. Du kannst Projekte erstellen, Kund:innen anlegen und neuerdings auch Kanban-Boards erstellen. Für dein unkompliziertes Projektmanagement stehen dir sogar über 30 Projekt-Vorlagen zur Verfügung, die du frei nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst. Zusätzlich punktet Hubstaff mit praktischen Extras wie To-do-Listen und automatischen Benachrichtigungen.
Rechnungsstellung
Sehr gut (1,0)
Mit Hubstaff kannst du deine Rechnungen ganz einfach selbst erstellen. Im Zeiterfassungssystem musst du lediglich deine Rechnungsdaten hinterlegen, das Projekt sowie die geleisteten Arbeitszeiten auswählen und die Rechnung erstellt sich quasi von allein. Praktisch ist, dass du deine Ausgangsrechnungen per Knopfdruck versenden kannst. Zusätzlich kannst du in Hubstaff Ausgaben erfassen, Löhne und Gehälter zahlen.
Hubstaff ist eine Software für die Projektzeiterfassung aus den Vereinigten Staaten. Seit der Gründung im Jahr 2012 hat sich das Tool zu einer vollwertigen Workforce-Management-Lösung entwickelt, die mittlerweile über 95.000 Unternehmen begeistert – zumindest laut eigenen Angaben.
Ob Hubstaff Time auch mich begeistern konnte, verrate ich dir jetzt:
Welche Erfahrungen habe ich mit Hubstaff Time gemacht?
Hubstaff hat mir bis auf eine große Kleinigkeit ziemlich gut gefallen: das Activity-Tracking.
Neben Arbeits- bzw. Projektzeiten erfasst Hubstaff nämlich auch die Produktivität deines Teams. So siehst du beispielsweise, auf welchen Internet-Seiten und in welchen Programmen sich dein Personal herumgetrieben hat und sogar, ob, wie und wohin sich die Maus bewegte. Außerdem erstellt das Tool in regelmäßigen Zeitabständen Screenshots von den aktuell genutzten Programmen deiner Angestellten.
Mit dem Motto “Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser” geht Hubstaff meiner Meinung nach deutlich zu weit. Zum Glück konnte ich das Feature mit nur wenigen Klicks deaktivieren und das Vertrauen zu meinen fiktiven Mitarbeiter:innen war wiederhergestellt.
Beachte: Die Überwachung deiner Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz (und am Arbeits-Computer) ist nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen in Deutschland erlaubt. Zum Beispiel dann, wenn dir ein Teammitglied bereits einen triftigen Grund geliefert hat, um misstrauisch zu werden. Wenn du dein Personal grundlos kontrollierst, kann dir sogar eine Freiheitsstrafe drohen. Das Feature solltest du in Hubstaff also besser deaktivieren!
Abgesehen vom Activity-Tracker habe ich eigentlich kaum etwas zum Meckern gefunden. Die Software ist modern, kommt mit allerhand praktischen Funktionen und Features daher und bleibt dennoch leicht bedienbar – und das, obwohl es Hubstaff nur auf Englisch gibt.
Ein bisschen lästig fand ich jedoch, dass ich meine Arbeitszeiten nur über einen kleinen Workaround buchen konnte; ähnlich wie bei TimePunch oder Clockodo.
Bevor ich mich zum Arbeitsbeginn einstempeln konnte, musste ich zuerst ein Projekt auswählen. Damit die Online-Zeiterfassung auch ohne funktionierte, habe ich erst das Projekt “tägliche Arbeitszeit” angelegt. Anschließend klappte meine tägliche Zeiterfassung problemlos.
Wer sowieso projektbasiert arbeitet, dürfte sich daran aber nicht stören.
Was macht Hubstaff Time im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?
Hubstaff liefert in Sachen Online-Zeiterfassung leider nur die nötigsten Basics. Wie schön, dass das nicht alles ist, worauf sich das Tool spezialisiert hat!
Seine wahren Stärken spielt der Anbieter stattdessen im Projektmanagement aus. Hier bekommst du neben einer einfach zu pflegenden Projekt- und Kundendatenbank und individuellen Budgets zusätzlich noch praktische Kanban-Boards, übersichtliche To-do-Listen sowie smarte Projekt-Timelines (Gantt-Charts).
Damit ist Hubstaff sogar der einzige Anbieter im Vergleich, der mit diesen schönen Extras für dein Projektmanagement aufwartet.
Das Projektmanagement kann sich absolut sehen lassen!
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com
Noch schöner in meinen Augen ist, dass Hubstaff für dich sogar einige Projekt-Vorlagen im Gepäck hat. Aus etwa 30 verschiedenen Vorlagen wählst du deinen Favoriten und passt diesen nach deinem Geschmack an. Darunter befinden sich Vorlagen für To-do-Listen, diverse Kanban-Boards, unterschiedliche Workflows (z. B. für Social-Media-Redaktionspläne oder deine Sales-Prozesse) und einiges mehr.
Dank praktischer Vorlagen musst du deine Projekte nicht von null auf erstellen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com
Ein weiteres Highlight war für mich noch die Schichtplanung. Ich konnte im Test unkompliziert Schichten anlegen und diese sogar kopieren. Dadurch war es mir auch möglich, in Windeseile Schichten für meine Angestellten zu planen.
Schichten sind mit nur wenigen Klicks angelegt
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com
Einen Haken gibt es hier allerdings: Diese speziellen Features gibt es nicht zum Nulltarif. Wenn du dein Projektmanagement aufpimpen willst, solltest du mit mindestens 7,50 $ pro User und Monat rechnen (alternativ hinzubuchbar für 3 $ je Plan extra), die Schichtplanung gibt es ab 10 $ monatlich.
Wem würde ich Hubstaff Time besonders empfehlen?
Hubstaff ist mein Favorit für Freelancer und Projekt-Teams. Als Freelancer profitierst du von einem kostenlosen Tarif, in dem du bereits Kund:innen sowie Projekte anlegen kannst und kurzerhand Rechnungen erstellst.
Für Solo-Selbstständige hat Hubstaff also insgesamt mehr in petto, als mein Testsieger. Bei Clockodo klappt die Rechnungserstellung nämlich nur mit der passenden Schnittstelle zu einem gesonderten Programm.
Mit seinem kostenlosen Tarif hat Hubstaff bei Freelancern die Nase vorn
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com
Auch größere Projekt-Teams finden in Hubstaff einen zuverlässigen und multifunktionalen Begleiter. Insbesondere das Projektmanagement-Extra “Tasks” unterstützt Agenturen, Sales-Abteilungen und alle anderen, die ihre Aufgaben im Blick behalten wollen.
Wenn du über das Activity-Tracking hinwegsehen kannst, solltest du dir Hubstaff genauer ansehen!
Die Arbeitszeiterfassung in Factorial ist sehr einfach und übersichtlich gelöst und gelingt im Browser, per mobiler App oder per QR-Code. Alle getrackten Zeiten landen in übersichtlichen Stundenzetteln. Richtlinien und Regeln sowie Genehmigungsprozesse für die Zeiten und Überstunden deiner Mitarbeiter:innen kannst du ganz individuell festlegen und verwalten. Mit dem Modul “Projekte” erledigst du in Factorial theoretisch auch die Projektzeiterfassung. Diese ist allerdings sehr komplex und konnte im Test nicht überzeugen.
Berichtswesen
Sehr gut (1,0)
Der Analytics- und Reporting-Bereich in Factorial ist sehr umfangreich. Aussagekräftige Dashboards und Grafiken helfen dir dabei, den Überblick über alle deine Zahlen zu behalten. Hinzu kommt ein komplexer Report-Builder, mit dem du jede Art von Bericht in Factorial selbst zusammenklicken und erstellen kannst. Getrackte Zeiten findest du übersichtlich auch in den digitalen Stundenzetteln – im Verhältnis zu den geplanten Zeiten.
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Sehr gut (1,2)
Das Modul “Abwesenheiten” erweitert Factorial um Funktionen und Features für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung. Hier ist Factorial sehr gut aufgestellt und bringt alle nötigen Features mit, von vorgefertigten und individuellen Abwesenheitsarten über mehrstufige Genehmigungsprozesse und einen zentralen Urlaubskalender, auf den das ganze Team Zugriff hat.
Projektmanagement
Gut (2,0)
Auch für das Projektmanagement bringt Factorial ein eigenes Modul (“Projekte”) mit. Die Projektverwaltung ist recht oberflächlich; hier hat Factorial nur die Möglichkeiten, Projekte anzulegen, zu budgetieren (zeitlich und monetär) und Mitarbeiter:innen zuzuweisen. Dank des Projektdashboards hast du immer im Blick, ob dein Projekt im Ziel ist. Wirklich tiefgreifendes Projektmanagement und vor allem die Projektplanung und -visualisierung z.B. mit Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen und Co. sind allerdings nicht möglich. Zudem ist das Projektmanagement – vor allem in Sachen Projektzeiterfassung – recht kompliziert gelöst.
Rechnungsstellung
Ausreichend (4,0)
Für die Erstellung von Rechnungen bzw. die automatische Abrechnung von Projektstunden bei deinen Kund:innen hat Factorial keinerlei Funktionen. Hier musst du auf dein bestehendes Rechnungstool zurückgreifen.
Factorial ist ein vollumfängliches, modulares HR-System aus Spanien. Das smarte Tool deckt damit nicht nur einzelne Bereiche der Personalverwaltung ab, sondern versucht durch unterschiedliche Module, sämtliche Aufgaben der HR abzudecken. Das gelingt dem Tool auch ziemlich gut! Der modulare Aufbau macht Factorial sehr flexibel und individuell anpassbar – sorgt aber auch dafür, dass Factorial eher ein Allrounder ist, statt in einem Bereich wirklich herausragend zu sein.
Für den Test von Factorial in der Kategorie “Zeiterfassung” habe ich mir die Module “Arbeitszeiterfassung”, “Abwesenheiten” und “Projekte” genauer angesehen. Hier mein Eindruck:
Welche Erfahrungen habe ich mit Factorial Zeiterfassung gemacht?
Die Zeiterfassung in Factorial geht einfach, schnell und übersichtlich. Zumindest, wenn es um die einfache Arbeitszeiterfassung geht.
Die läuft in Factorial entweder im Browser, oder bequem in der mobilen App bzw. durch Abscannen eines QR-Codes. Besonders gut gefallen haben mir die Möglichkeiten, das System individuelle zu konfigurieren.
Die Zeiterfassung in Factorial klappt zum Beispiel in der mobilen App schnell und einfach. Deine Mitarbeiter:innen werden es dir danken!
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de
Egal ob unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, individuelle Überstunden- und Zeiterfassungsrichtlinien oder Genehmigungsprozesse mithilfe automatischer Benachrichtigungen und Erinnerungen. So gut wie alles lässt sich in Factorial auf deine jeweiligen Bedürfnisse zuschneiden.
Individuelle Arbeitspläne sind mit Factorial absolut kein Problem
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de
Getrackte Zeiten werden als digitale Stundenzettel im System abgelegt. Die lassen sich per Klick genehmigen und in die vorbereitende Gehaltsabrechnung überführen. So simpel, so gut! Geht es dir nur darum, gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten, gelingt das mit Factorial spielend leicht.
Zeiten lassen sich im System im digitalen Stundenzettel auch manuell anpassen
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de
Die Crux des Systems liegt in der Projektzeiterfassung, die weniger gut und übersichtlich gelungen ist. Mit dem Modul “Projekte” kannst du zwar Projekte anlegen und Zeiten direkt darauf buchen. Das ist allerdings sehr kleinteilig, wenig intuitiv und erfordert eine Menge Klicks, bevor die Sache wirklich läuft.
Hier habe ich mich im Test am schwersten getan; und hier sollte Factorial auch dringend noch einmal nachbessern.
Das Projektmanagement allgemein ist mir zu oberflächlich ausgefallen. So gibt es z.B. auch keine Möglichkeit, erfasste Projektzeiten abzurechnen. Schade; denn Factorial hat eigentlich den Anspruch, eine Komplettlösung zu sein und Insellösungen zu eliminieren. Für die Rechnungserstellung musst du allerdings auf bestehende Softwarelösungen zurückgreifen, was diesen Anspruch (noch) ad absurdum führt.
Allerdings: Factorial arbeitet permanent an den eigenen Funktionen und Features. Nicht auszuschließen, dass das Projektmanagement in nächster Zeit noch weiter aufgebohrt wird. In der aktuellen Version tue ich mich allerdings schwer damit, Factorial für die Projektzeiterfassung zu empfehlen.
Die Projektübersicht in Factorial hat mir ganz gut gefallen – recht viel mehr kann das Tool in Sachen “Projekte” aber nicht für sich verbuchen
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de
Ganz anders sieht es mit der Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung aus. Willst du diese in deine Zeiterfassung integrieren, ist das in Factorial spielend einfach und sinnvoll gelöst. Auch Regelungen für Abwesenheiten konnte ich im Test individuell anpassen und personalisieren, sodass sich für jedes Unternehmen eine passende Lösung schustern lässt.
Der zentrale Teamkalender – in dem neben Urlauben auch Jubiläen, Geburtstage und Events übersichtlich eingetragen werden - hat mir dabei am besten gefallen.
Ein Blick auf den übersichtlichen Team- bzw. Urlaubskalender von Factorial
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de
Kurzum: Factorial ist ein cleveres und gut ausgestattetes Tool für dein Zeitenmanagement, sofern du keine umfassende Projektzeiterfassung brauchst.
Was macht Factorial Zeiterfassung im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?
Ein USP von Factorial ist der modulare Ansatz und Aufbau der Software. Wenn du noch keine lange gepflegte HR-Tool-Landschaft hast, kannst du mit Factorial “alles in einem” bekommen – also die Personalverwaltung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und beispielsweise auch die Schichtplanung, das Recruiting, Talentmanagement und und und.
Suchst du dagegen nur ein Tool für die Zeiterfassung, gibt es kleinere und günstigere Alternativen, die du dir anschauen kannst – allen voran natürlich meinen Testsieger Clockodo.
Wem würde ich Factorial Zeiterfassung besonders empfehlen?
Geht es dir nur um Compliance mit der EU-Richtlinie, dann go for it. Dafür bringt Factorial alles nötige mit und ist (in Sachen Arbeitszeiterfassung) flexibel und easy to use.
Auch, wenn du die Zeiterfassung mit der Abwesenheitsverwaltung koppeln und alle Aufgaben über eine einzige Softwarelösung abwickeln willst, kann ich Factorial empfehlen. Der ganzheitliche Ansatz und die vielen erhältlichen Module sorgen für Synergien und eine zentrale Datenhaltung. Auf Wunsch kannst du dir damit Modul für Modul deine perfekte HR-Software zusammenstellen.
Nicht geeignet ist Factorial aktuell für Projektteams. Hier gibt es mit Clockodo, ZEP oder Hubstaff definitiv bessere Lösungen.
In Sachen Unternehmensgröße ist Factorial vor allem für Teams ab 10 Mitarbeiter:innen interessant. Kleinere Teams können das Tool aber auch nutzen – und bis zu einer Größe von maximal 14 Mitarbeiter:innen auf den günstigen Starter-Plan zugreifen, der neben dem Kernsystem von Factorial auch die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung enthält.
Harvest ist mehr auf die Zeiterfassung für Projekte ausgelegt als auf die reine Arbeitszeiterfassung. Das bedeutet: Arbeitszeiten trackst du mittels Workaround. Hast du diese Hürde gemeistert (z. B. durch Anlegen des Projekts “Arbeitszeit”), erfasst du deine Arbeitszeiten bequem per Stoppuhr in der mobilen App und im Browser, trägst Arbeitszeiten manuell ein, trackst via Chrome-Extension oder nutzt die Desktop-App.
Berichtswesen
Sehr gut (1,0)
Mit Harvest bekommst du eine recht kleine Auswahl an Standard-Reportings für jeden Zweck. Beispielsweise eine Übersicht über die geleisteten Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter:innen, eine tabellarische Ansicht deiner abgeschlossenen und offenen Projekte und eine Handvoll anderer Auswertungen. Dank zahlreicher Auswahl- und Filterfunktionen kannst du die Reportings weiter auf deine Bedürfnisse zuschneiden.
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Mangelhaft (5,0)
Über eine Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung verfügt Harvest leider nicht, hier musst du dich noch nach einem passenden Tool umsehen.
Projektmanagement
Befriedigend (2,7)
In Sachen Projektmanagement liefert Harvest nur das Nötigste. Du kannst hier deine Projekte immerhin anlegen, Budgets planen, einzelne Kostenpunkte (z. B. Leistungen oder Waren) auflisten und deine Arbeitszeiten je Projekt und Task erfassen. Praktische Extras wie Kanban-Boards oder Gantt-Charts bietet dir auch dieser Anbieter leider nicht.
Rechnungsstellung
Sehr gut (1,0)
Was Harvest in der Urlaubsverwaltung und im Projektmanagement fehlt, gleicht das Tool mit seiner Angebots- und Rechnungserstellung locker wieder aus. Du kannst Angebote sowie Rechnungen auf Basis deiner Projekte direkt im Tool erstellen und diese aus Harvest heraus gleich verschicken. Mir persönlich hätte es noch an einer Möglichkeit gefehlt, um die Rechnungen an mein Branding anzupassen. Dafür nett: Deine Ausgaben verwaltest du (zumindest oberflächlich) hier auch.
Harvest ist ein Tool für die Projektzeiterfassung aus den USA, die laut eigenen Angaben von über 70.000 Unternehmen genutzt wird. Der Anbieter behauptet auch, “mehr” als eine Zeiterfassungs-Lösung zu sein.
Warum ich gegen dieses Argument nichts einzuwenden habe, erfährst du jetzt:
Welche Erfahrungen habe ich mit Harvest gemacht?
Harvest hat bei mir einen guten Gesamteindruck hinterlassen. Obwohl die Benutzeroberfläche nur auf Englisch verfügbar ist, kannte ich mich ziemlich schnell sehr gut mit Harvest aus.
Das könnte daran gelegen haben, dass Harvest weitestgehend auf die wichtigsten Features reduziert ist. Die, die da sind, hat der Anbieter aus meiner Sicht aber wirklich gut umgesetzt. Nehmen wir zum Beispiel die Projektzeiterfassung.
Ich konnte ganz bequem und mit wenigen Klicks meine Projekte anlegen (Website-Relaunch für mein Testunternehmen personal trust) und per Knopfdruck meine Online-Zeiterfassung starten. In der mobilen App klappte das auch ohne Probleme.
Mit Harvest erfasst du deine Arbeitszeiten via Smartphone, im Browser oder als Chrome-Extension
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com
Mir hat es vor allem die mobile App angetan. Nicht nur, weil ich hier ganz simpel und von unterwegs aus meine Arbeitszeiten erfassen kann. Eher, weil die App mit ein paar netten Extras ausgestattet ist:
einem integrierten Spesenmanagement
du kannst Rechnungen einsehen und senden
einer Team-Ansicht, damit du weißt, wer gerade eingestempelt ist und wer fehlt
Mit seiner App hat der Anbieter eine Punktlandung hingelegt, von der insbesondere mobile Teams profitieren. Spezialfunktionen wie GPS-Tracking oder die NFC-Zeiterfassung findest du hier aber leider nicht, damit kann aktuell nur TimeTac aufwarten.
Versende aus der App heraus deine Rechnungen oder erledige dein Spesenmanagement
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com
Mehr gab es für mich eigentlich nicht zu entdecken. Ich hätte mir allerdings noch ein paar stärkere Reportings gewünscht; etwa so, wie sie auch mein Testsieger Clockodo liefert. Damit hätte Harvest meinem Favoriten durchaus das Wasser reichen können!
Die generischen Reportings verschaffen dir einen schnellen Überblick über Budgets, Projekte und mehr
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com
Was macht Harvest im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?
Extrem cool an Harvest fand ich, dass ich aus meinen Projekten auch gleich eine Rechnung erstellen konnte. Die hätte ich sogar direkt an meine fiktive Kundin senden können; wie praktisch! Das geht zwar mit dem Kontrahenten Hubstaff Time auch. Dafür konnte ich mit Harvest auch Angebote erstellen und versenden. Das klappt sonst bei keinem anderen Anbieter im Vergleich.
Verschicke Angebote und Rechnungen mit nur einem Klick an deine Kund:innen
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com
Ein erwähnenswertes Feature möchte ich dir an dieser Stelle noch präsentieren. Du hast nämlich die Möglichkeit, das “Theme” bzw. die Tool-Farbe nach deinem Geschmack anzupassen. Da das Harvest-Orange nicht ganz mein Fall war, habe ich mir lieber blau herausgesucht. Das wirkt im stressigen Projekt-Alltag gleich viel entspannter!
Wechsel doch einfach das Farbschema von orange zu blau, grün, schwarz oder deiner anderen Lieblingsfarbe
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com
Wem würde ich Harvest besonders empfehlen?
Harvest ist ein besonders einsteigerfreundliches Tool, das sogar einen kostenlosen Tarif für dich im Gepäck hat. Wirklich optimal ist dieser für Solo-Selbstständige bzw. Freelancer jedoch nur bedingt.
Der kleinste Tarif von Harvest ist auf 2 Projekte begrenzt
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com
Bei Harvest legst du nämlich nur 2 Projekte an. Das ist im Vergleich zur Konkurrenz schon arg wenig, insbesondere weil du mit z. B. Clockodo oder Hubstaff eine unbegrenzte Anzahl von Projekten managen kannst – völlig kostenfrei.
Großartig im Vergleich ist aber, dass der Funktionsumfang hier nicht eingeschränkt ist. Du kannst also unbegrenzt viele Angebote und Rechnungen versenden, deine Arbeitszeiten so oft und lange du willst auf deine zwei Projekte buchen und so viele Kund:innen anlegen, wie du betreuen kannst. Beschränkst du dich in deinem Business also auf lediglich zwei Projekte, bist du mit dem Free-Tarif hier gut beraten.
Time Doctor bietet dir verschiedene Möglichkeiten, um deine Arbeits- und Projektzeiten zu erfassen. Dazu gehört die mobile App, die sich für Teams im Außendienst gut anbietet. Für die Zeiterfassung im Büro oder Home-Office gibt es dagegen die Desktop-App, die erst installiert werden muss. Zusätzlich kannst du Arbeitszeiten im Browser manuell ein- bzw. nachtragen.
Berichtswesen
Sehr gut (1,0)
Mit Time Doctor hast du sowohl deine eigenen als auch die täglichen Arbeitszeiten deines Teams stets im Blick. Nützlich ist vor allem die Projektansicht, hier siehst du genau, wer wie lange an welchem Projekt gearbeitet hat. Zusätzlich kann Time Doctor mit zahlreichen und hübschen Berichten aufwarten, etwa zu deinen Projekten oder zur Produktivität. Schön: Individuelle Reportings erstellst du mit wenigen Klicks selbst.
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Befriedigend (2,7)
Du kannst zwar Schichten mit dem Tool planen oder auch bezahlte Pausen einrichten. Funktionen für das Abwesenheitsmanagement gibt es hier aber leider nicht. Für deine Urlaubsverwaltung benötigst du also noch ein anderes Tool, zusätzlich zu Time Doctor.
Projektmanagement
Befriedigend (2,7)
In Sachen Projektmanagement bietet Time Doctor kaum mehr als das Nötigste. Du kannst Projekte sowie Unteraufgaben mit wenigen Handgriffen anlegen und deine Arbeitszeiten entsprechend erfassen. Mehr geht allerdings nicht, Time Doctor liefert weder übersichtliche Kanban-Boards noch Gantt-Charts. Auch deine Budgets verplanst du woanders besser, z. B. bei Clockodo.
Rechnungsstellung
Mangelhaft (5,0)
Auch beim Thema Rechnungen zeigt Time Doctor noch deutlich Nachholbedarf. Eine eigene Funktion für die Rechnungserstellung gibt es nicht, dafür aber die passenden Schnittstellen. Davon hat Time Doctor etwa 60 Stück im Gepäck, dazu gehören auch die Rechnungs-Tools Wise, PayPal oder Payoneer. Anders als bei Hubstaff bezahlst du dein Personal aber nicht direkt aus der Software heraus. Das klappt erst per CSV-Export.
Time Doctor ist ein Anbieter aus dem glitzernden Las Vegas. Time Doctor hat sich – ähnlich wie Hubstaff Time – voll und ganz auf die Projektzeiterfassung und das Activity Tracking spezialisiert.
Letzteres tritt hier besonders stark in den Vordergrund. Warum das im Test zu Punktabzügen geführt hat, liest du hier:
Welche Erfahrungen habe ich mit Time Doctor gemacht?
Time Doctor ist auf dem letzten Platz gelandet. Dafür kann ich dir auch ein paar gute Gründe nennen.
Grund Nummer 1: Time Doctor ist mit einem sehr kritischen Activity-Tracking ausgestattet. Die Software erfasst haargenau, welche Apps deine Angestellten täglich verwenden, welche Seiten (URLs) sie googeln und kennt auch noch die Überschriften der einzelnen Webseiten. Mausbewegungen und Tastaturanschläge kennt Time Doctor übrigens auch.
Hinzu kommt, dass Time Doctor neben Screenshots sogar Bildschirmaufzeichnungen im Video-Format macht. Im Vergleich zu Hubstaff treibt es Time Doctor damit an die Spitze – ein absolutes No-Go beim Thema Vertrauensarbeitszeit!
Immerhin lässt sich auch hier das Activity-Tracking einfach abstellen. Ob sich deine Mitarbeiter:innen nicht trotzdem überwacht fühlen, ist die andere Frage.
Das Activity-Tracking musst du für jedes Teammitglied einzeln abstellen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com
Grund Nummer 2: Time Doctor bietet vergleichsweise einen recht geringen Funktionsumfang. Du kannst zum Beispiel keine Rechnungen erstellen, wie es etwa mit Harvest oder Hubstaff möglich ist, Urlaube verwaltest du hier ebenfalls nicht und auch sonst bietet Time Doctor kaum mehr als die Konkurrenz.
Gerade im wichtigsten Sektor bietet Time Doctor leider nur das Nötigste. Deine Arbeitszeiten erfasst du hier nämlich nur per mobiler App, mithilfe der Desktop-Version zum Downloaden, bequem via Browser-Extension oder manuell in der Web-App. Die Auswahl ist ein bisschen mau, für deine Mitarbeiter:innen im Büro oder im Home-Office aber völlig ausreichend.
Time Doctor nutzt du flexibel als mobile App, im Browser oder in der Desktop-App
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com
Ein nettes Extra ist die integrierte Schichtplanung. Hier kannst du für deine Teammitglieder bequem Schichten eintragen und benötigst dafür kein zweites Tool. Aber: Auch hier bist du nur auf die wichtigsten Basics beschränkt, Special-Features wie die automatische Schichtplanung oder Ähnliches bekommst du nur von Profi-Tools.
Die Schichtplanung von Time Doctor ist ein nettes Extra für kleine Teams
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com
Der beschränkte Funktionsumfang bringt aber auch einen klaren Vorteil mit sich: Du musst dich nicht mit einem langen Onboarding herumärgern. Wenn du also schnell mit deiner Arbeits- und Projektzeiterfassung loslegen willst, ist Time Doctor auf jeden Fall einen Blick wert!
Was macht Time Doctor im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?
Time Doctor hat ein spannendes Feature für dich mit an Bord. Du hast mit dem Tool die Option, dir maßgeschneiderte E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Zwecke einzurichten. Die gibt es für alle Mitarbeiter:innen im Unternehmen insgesamt, sowie einzelne Angestellte oder Gruppen.
Das ist zum Beispiel dann besonders nützlich, wenn jemand nicht zu seiner Schicht erscheint und du darüber gerne Bescheid wissen möchtest. So hast du die Option, dich in Echtzeit darüber benachrichtigen zu lassen und findest schneller einen Ersatz.
Time Doctor ist der einzige Anbieter im Vergleich, der dich mit individuellen Notifications versorgt
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com
Für die Einrichtung solltest du dich jedoch ein bisschen mit sogenannten “Operatoren” auskennen. Dabei handelt es sich um klassische “Wenn-Dann-Bedingungen”, wie du sie vielleicht schon aus Excel kennst. Da das Feature relativ selbsterklärend ist, musste ich mich damit aber nicht lange auseinandersetzen.
Ein Beispiel: Wenn meine erfundene Mitarbeiterin Saskia Schwänzer zu spät zu ihrer Schicht erscheint (später als 06:00 Uhr morgens) bekomme ich eine Benachrichtigung in Echtzeit.
Wem würde ich Time Doctor besonders empfehlen?
Ich würde Time Doctor insbesondere Selbstständigen zur freiwilligen Selbstkontrolle empfehlen. Es gibt zwar leider keinen kostenlosen Tarif. Dennoch kannst du mit diesem Tool hervorragend überprüfen, an welcher Stelle du deine Produktivität noch steigern kannst.
Mit Time Doctor überprüfst du ganz einfach, wie produktiv du arbeitest
Harvest
- Beste Zeiterfassung mit Rechnungsstellung
Time Doctor
- Beste Zeiterfassung mit Activity-Tracker
Vergleichstabelle
Tarif
Keine Unterschiede vorhanden
Anbieter
Clockodo
TimeTac
ZEP
TimePunch
TimeStatement
Hubstaff Time
Factorial Zeiterfassung
Harvest
Time Doctor
clockin
Zeitguru
absence.io Zeiterfassung
Crewmeister
teamspace Zeiterfassung
timr
Shiftbase Zeiterfassung
Clockify
Everhour
Hours TimeLord
Jephi
timeBuzzer
Timely
Toggl Track
Testurteil
sehr gut
1,3
Test
06/2024
sehr gut
1,3
Test
01/2024
sehr gut
1,4
Test
10/2024
sehr gut
1,4
Test
01/2024
sehr gut
1,4
Test
05/2024
sehr gut
1,4
Test
01/2024
gut
1,6
Test
07/2024
gut
1,7
Test
01/2024
gut
1,8
Test
01/2024
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.4
(497)
4.5
(4.140)
4
(72)
4.4
(59)
5
(10)
3.9
(2.707)
4.6
(23.512)
4.4
(3.295)
2
(451)
3.9
(278)
3.7
(3)
4.5
(2.187)
3.6
(1.110)
4.2
(1.210)
3.9
(1.055)
4.2
(4.969)
3.3
(20)
4.1
(1.059)
4.6
(13)
3.2
(26)
3.2
(223)
3.8
(5.355)
Tarif
Preis
0,00 €
/ monatlich
24,20 €
/ monatlich
2,00 €
/ monatlich
17,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
102,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
6,49 €
/ monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis
7,00 $
Umgerechneter Preis
6,49 €
Währungskurs
1,00 € ≙ 0,93 $
3,99 €
/ monatlich
49,00 €
/ monatlich
2,00 €
/ monatlich
11,90 €
/ monatlich
70,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
5,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
10,20 €
/ monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis
11,00 $
Umgerechneter Preis
10,20 €
Währungskurs
1,00 € ≙ 0,93 $
0,00 €
/ monatlich
Keine Unterschiede vorhanden
Top-Features
User max
1
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
1
1
unbegrenzt
1
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
50
unbegrenzt
1
75
unbegrenzt
5
1
1
1
5
5
Mitarbeiter:innen max
1
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
0
unbegrenzt
unbegrenzt
0
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
50
unbegrenzt
1
75
unbegrenzt
unbegrenzt
0
0
1
unbegrenzt
0
Projekte max
unbegrenzt
0
Keine Angaben verfügbar
unbegrenzt
2
unbegrenzt
unbegrenzt
2
unbegrenzt
unbegrenzt
Keine Angaben verfügbar
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
5
Keine Angaben verfügbar
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
1
20
unbegrenzt
Urlaubskalender
Serverstandort(e)
Deutschland
Europa
Deutschland
Deutschland
Schweiz
USA
Deutschland
USA
Rumänien
Deutschland
USA
Augsburg, Deutschland
Deutschland
Deutschland
Deutschland
Niederlande
USA
USA
USA
Deutschland
Deutschland
Irland
USA
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
iOS
Web-App
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Geeignet für
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Keine Unterschiede vorhanden
Vertrag & Kosten
Währung
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
USD
EUR
USD
USD
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
USD
USD
USD
EUR
EUR
USD
EUR
Zahlungsintervall
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
30 Tage
30 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
7 Tage
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
14 Tage
14 Tage
14 Tage
14 Tage
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Zahlungsmethoden
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Kreditkarte
Kreditkarte
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
PayPal
Auf Rechnung
Kreditkarte
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Kreditkarte
Keine Unterschiede vorhanden
Zeiterfassung
Zeiterfassung per Stoppuhr
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Zeiterfassung per digitaler Stoppuhr ist ein Standard der modernen Zeiterfassung. Hier starten Sie mit nur einem Klick oder Touch das Tracking und pausieren ebenso einfach für Pausen, Unterbrechungen, etc. Das bietet sich für Unternehmen an, in denen die reine Arbeitszeit ausschlaggebend ist.
Zeiterfassung per Tabelle
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Wollen Sie Zeiten auf bestimmte Kund:innen, Projekte, Aufgaben, etc. tracken, und nicht nur die reine Arbeitszeit im Blick behalten, ist die manuelle Zeiterfassung per Tabelle gut geeignet. Hier müssen Ihre Mitarbeiter:innen zwar ihre Zeiten händisch eintragen - können dafür aber schon beim Anlegen definieren, worauf die Zeiten
Zeiterfassung per App
Aufgaben/Projekte zuordnen
Budget zuordnen
Individuelle Arbeitszeitmodelle
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Nicht jedes Unternehmen pflegt ausschließlich das klassische 9-to-5-Modell bzw. die 40-Stunden-Woche. Um auch Teilzeitbeschäftigte, Azubis, bezahlte Praktikant:innen oder Volontär:innen oder Mitarbeiter:innen mit ganz eigenen Arbeitszeiten abzubilden, bieten daher viele Time-Tracking-Tools die Möglichkeit, die Soll-Stunden individuell anzupassen.
Zeitzonen
Stundenkonto
Überstundenverwaltung
Keine Unterschiede vorhanden
Berichtswesen
Standard-Berichte
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Vorgefertigte Standard-Berichte geben Ihnen einen schnellen und einfachen Überblick über die wichtigsten Zahlen und Infos, beispielsweise über die getrackten Stunden eines Monats, Fehlzeiten bestimmter Mitarbeiter:innen, etc.
Benutzerdefinierte Berichte
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Um spezielle Zahlen und Einblicke zu erhalten, bieten sich benutzerdefinierte Berichte an, die Sie beispielsweise mit individuellen Filtern und Sortierungen ausstatten können, um konkrete Zahlen zu spezifischen Situationen und Fällen zu erhalten.
Mitarbeiter-Reports
Echtzeit-Dashboard
(Vorbereitende) Gehaltsabrechnung
Keine Unterschiede vorhanden
Urlaubs- & Abwesenheitsplanung
Urlaubskalender
Abwesenheitsplaner
Genehmigungsprozess
Personaleinsatzplanung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Personaleinsatzplanung oder Schichtplanung ist für Unternehmen interessant, die ganz oder teilweise im Schichtbetrieb arbeiten. So differenzieren Sie zwischen verschiedenen Schichten- und Dienstmodellen (wie Nachtschicht, Tagschicht, Kurz- oder Langschicht, etc.), planen Mitarbeiter:innen für die jeweiligen Zeiten ein und können Arbeitszeiten direkt auf die jeweiligen Schichten tracken.
Feiertagskalender
Keine Unterschiede vorhanden
Projektmanagement
Projektübersicht
Kanban-Board
Gantt-Diagramm
To-Do-Liste
Personenbezogene Aufgaben
Rollen- und Rechteverwaltung
Erinnerungsfunktion
Keine Unterschiede vorhanden
Rechnungsstellung
Rechnungsverwaltung
Rechnungserstellung
Automatische Projektzeitabrechnung
Import/Export (CSV, PDF)
Keine Unterschiede vorhanden
Usability
Anmeldung/Registrierung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Hilfestellung/Einführung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Kleine Teams, wenig Vorwissen
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das erste Testszenario: Kleine Teams wie z. B. in Start-ups und Selbstständige, die zum ersten Mal mit einer Zeiterfassung arbeiten.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Mittelgroße Teams, etwas Vorwissen
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das zweite Testszenario: Mittelgroße Teams aus dem KMU-Bereich. Hier ist es wahrscheinlich, dass Vorwissen durch den Gebrauch anderer Timetracker oder dank geschulter Kolleg:innen vorhanden ist.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Große Teams, Profis
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das dritte Testszenario: Große Agentur-Teams mit ausgebildeten Fachkräften, die genaue Vorstellungen und Anforderungen an ihre Zeiterfassungs-Software haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Gesamt
5.0
4.0
4.3
4.0
nicht getestet
4.8
4.4
4.9
4.7
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
5.0
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Keine Unterschiede vorhanden
Sicherheit & Datenschutz
Gültige Datenschutzbestimmung
Datenschutzbeauftragter
Cookie-Hinweis
ISO 27001 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicherheitsstandards in Sachen "IT-Sicherheit". Es handelt sich um einen deutschen Standard, den nur als sicher identifizierte Produkte erhalten.
ISO 27018 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein ISO 27018-Zertifikat bestätigt, dass der Anbieter alle notwendigen Sicherheitsstandards in Sachen "Datenschutz in der Cloud" umgesetzt hat. Eine Zertifizierung ist nicht zwangsläufig nötig, sorgt aber für zusätzliches Vertrauen.
Serverstandort(e)
Deutschland
Europa
Deutschland
Deutschland
Schweiz
USA
Deutschland
USA
Rumänien
Deutschland
USA
Augsburg, Deutschland
Deutschland
Deutschland
Deutschland
Niederlande
USA
USA
USA
Deutschland
Deutschland
Irland
USA
Betreiber des Rechenzentrums
Microsoft Corp.
Hetzner Online GmbH
Globalways AG
Hetzner Online GmbH
Hosttech GmbH
AWS
AWS
ServerCentral Network
AWS
DTS Systeme GmbH
Google (Firebase)
LimeTec GmbH
Keine Angaben verfügbar
aixit (Frankfurt a. Main)
Hetzner Online GmbH
Google Cloud Plattform
AWS
Rackspace Hosting
AWS
webhoster.de AG
IONOS
AWS
Google LLC
Sonstige Zertifikate/Siegel
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
ISO 50001, IQNet, Tier III
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
SOC Typ I & II
AT-101 SOC 2
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
SOC-2-Zertifizierung
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
ISO 9001, ISO 14001, OHSYS 18001
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
Keine Angaben verfügbar
SSL-Zertifikat (https://)
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Verbindung zum Tool erfolgt via SSL-Verschlüsselung. Diese erkennen Sie (wenn es sich beispielsweise um eine Website handelt) an der URL "https://" im Gegensatz zum früher üblichen "http://".
Datenverschlüsselung
256-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.2
128-Bit TLS 1.3
128-Bit, TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
Keine Angaben verfügbar
TLS-Verschlüsselung
128 Bit-Verschlüsselung
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
TLS-Verschlüsselung
128-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.2
128-Bit TLS 1.2
256-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
Keine Unterschiede vorhanden
Service & Support
Support
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Video-Tutorials
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Supportzeiten
Mo-Fr, 8-17 Uhr
Mo-Do, 9-17 Uhr; Fr, 9-13 Uhr
Mo-Fr, 9-16 Uhr
Mo-Fr, 8-17 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Sa, 9-18 Uhr (ET)
Mo.-Fr., 9-18 Uhr
Mo-Fr, 9-18 Uhr (ET)
Mo-Fr 09-17 Uhr (ET)
08:00 Uhr - 17:00 Uhr
10:00 Uhr - 18:00 Uhr
09:00 Uhr - 17:00 Uhr
08:00 Uhr - 18:00 Uhr
Mo-Fr, 8:30-17:30 Uhr
Mo-Do, 9-11:30 Uhr, 13-16 Uhr; Fr, 9-13 Uhr
09:00 Uhr - 17:00 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-18 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Mo-Fr, 9-17 Uhr
Deutsch
Englisch
Spanisch
Französisch
Unternehmensname
Clockodo GmbH
TimeTac GmbH
provantis IT Solutions GmbH
TimePunch KG
TimeStatement AG
Netsoft Holdings, LLC
EVERYDAY SOFTWARE S.L.
Iridesco, LLC d/b/a Harvest
MyStaff LLC
clockin GmbH
Aplano GmbH
absence.io GmbH
ATOSS Aloud GmbH
5 POINT AG
troii Software GmbH
Shiftbase B.V.
Coing Inc.
Everhour
Hours LLC
Jens Reichert und Philip Schwab Medien und Systeme GbR
timeBuzzer GmbH
Memory AS
Toggl OÜ
Unternehmenssitz
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Unternehmensgründung
2017
2009
2000
2012
2017
2012
2016
2006
2012
2018
2017
2014
2014
1999
2008
2011
2009
2015
2015
2015
2016
2013
2006
Mitarbeiter
24
67
11-50
5
1-10
60+
600+
40+
100+
26
etwa 15
15
30
16
12
etwa 50
51-200
18
6
2
10
45
80+
Keine Unterschiede vorhanden
Keine Unterschiede vorhanden
Keine Unterschiede vorhanden
Fazit: Diese Zeiterfassungssysteme eignen sich 2025 am besten für dein Unternehmen
Als ich mich für dich auf die Suche nach der besten Zeiterfassung-Software begeben habe, habe ich mir neben hochmodernen digitalen Tools auch analoge Klassiker einmal genauer angesehen.
Sowohl der Stundenzettel als auch die Stechuhr werden heute zwar noch eingesetzt – und sind per Gesetz auch noch erlaubt – bieten aber mehr Nach- als Vorteile.
Die Stechuhr gibt heute noch in Form von modernen Zeiterfassungs-Terminals
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de
Die Urgesteine der Zeiterfassungs-Geschichte sind fehleranfällig und unpraktisch, kosten mehr Zeit als sie sparen und bieten wohl kaum das Maß an Flexibilität, das moderne Businesses heutzutage brauchen. Starre Excel-Listen lassen sich zwar in die elektronische Kategorie einordnen, die eben genannten Probleme tauchen hier allerdings genauso auf. Wirklich modern sind sie auch nicht.
Immerhin: Der Stundenzettel sowie Excel-Listen erfüllen ihren Zweck noch in Kleinstbetrieben (solange lediglich Arbeitsbeginn und Ende eingetragen werden müssen, alles andere wird zu aufwändig) und die Kosten sind überschaubar.
Für ein paar Euro pro Monat (oder sogar kostenlos) kommst du auch schon an moderne, flexibel einsetzbare und datenschutzkonforme Zeiterfassungssysteme; z. B. die aus meinem aktuellen Vergleich.
unkomplizierte Stoppuhr für die tägliche Arbeitszeiterfassung
Projektzeiterfassung; inklusive Tätigkeitsnachweis für deine Kund:innen
mobile Apps für die Arbeitszeiterfassung unterwegs
GPS-Tracking, NFC-Technologie und Geofencing für mehr Transparenz und Kontrolle
integrationsfähige Hardware-Terminals für Einzelhandel und Industrie
Kiosk-Apps als gelungene Alternative zum kostspieligen Hardware-Terminal
Activity-Tracking für alle, die wissen wollen, wo genau ihre Zeit hingegangen ist
Datenschutz- und gesetzeskonforme Archivierung deiner Aufzeichnungen
und vieles mehr
Neben der Online-Zeiterfassung bieten viele Anbieter noch mehr, z. B. Rechnungs-Features!
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com
Obwohl die Tools aus meinen Praxistests alle flexibel einsetzbar sind, eignen sich nicht alle für jedes Business gleichermaßen. Daher verrate ich dir jetzt, welche Zeiterfassungssysteme die besten für KMU, Freelancer:innen und Enterprises sind.
Welche sind die besten Zeiterfassungssysteme für KMU?
Meine Favoriten für kleine und mittlere Unternehmen sind Testsieger Clockodo sowie TimePunch.
Clockodo überzeugt bereits unerfahrene User mit seiner einfachen Usability und seinem guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Bereits ab 3,80 € pro Nutzer:in und Monat (im Jahres-Abo) kannst du deine Arbeitszeiten erfassen und Abwesenheiten verwalten. Die schicke mobile App gibt es gratis mit dazu. Das ist perfekt für kleine Teams, die viel unterwegs sind.
TimePunch liefert dir eine gute Auswahl verschiedenster Zeiterfassungs-Optionen zum kleinen Preis. Arbeits- und Projektzeiten erfasst du bereits für 1,40 € pro Mitarbeiter:in, für dich als Admin sind allerdings monatlich 17 € fällig. Preislich ist TimePunch für kleine Unternehmen attraktiver als Clockodo, hier verzichtest du allerdings auf eine offline-fähige mobile App. Wer seine Arbeitszeiten aber nur im Büro oder in der Werkstatt erfasst, dürfte damit aber kein Problem haben.
Welche sind die besten Zeiterfassungssysteme für Selbstständige?
Freelancer:innen und andere Selbstständige finden aktuell bei Clockodo, Hubstaff Time und Harvest den besten Funktionsumfang zum Nulltarif. Im Gegensatz zu den Bezahltarifen bekommst du hier nur limitierte Funktionen und verzichtest auf alle Team-Features, Urlaubsverwaltung und mehr.
Dafür kannst du bei Clockodo unbegrenzt viele Kund:innen und Projekte anlegen, deine Arbeitszeiten erfassen, Budgets tracken und deine Leistungen auswerten – sogar mit individuellen Kundenreports. Außerdem lässt sich Clockodo mit deinen bestehenden Rechnung-Softwares verbinden.
Clockodo kommt mit einer umfassenden Auswahl an passenden Schnittstellen für deine Rechnungserstellung
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Meine anderen beiden Empfehlungen sind um einiges stärker limitiert als Clockodo. So legst du bei Harvest beispielsweise nur 2 Projekte an, während du bei Hubstaff Time maximal 3 Kund:innen pro Monat betreust. Damit sind beide Tools nur dann optimal, wenn du sehr profitable, aber wenige Kund:innen hast oder dein Business nebenberuflich betreibst. Sollte dein Projekt-Bedarf doch etwas höher sein, solltest du dir vielleicht Clockodo genauer ansehen.
Welche sind die besten Zeiterfassungssysteme für große Unternehmen?
Große Unternehmen mögen es gerne individuell; mit vielen Usern zum kleinen Pro-User-Preis. Mit einem sehr großen Verwaltungsapparat und einem überschaubaren Preis-Leistungs-Verhältnis stechen vor allem TimeTac und TimePunch im Vergleich hervor.
TimeTac ist modular aufgebaut. Das bedeutet, dass du dir bei Bedarf einfach Funktionen wie die Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung hinzubuchst, wenn du sie benötigst. Dadurch wächst das Tool einfach mit deinen Bedürfnissen mit und schrumpft wieder, wenn du die Features nicht mehr brauchst. Gelungen ist, dass dich das Zeiterfassungssystem auch mit Terminals unterstützt, die du monatlich bezahlst.
TimeTac stellt dir eine kleine, aber feine Terminal-Auswahl zur Verfügung
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Eine Terminal-Anbindung und zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten findest du auch bei TimePunch. Dank seines sehr niedrigen Mitarbeiter-Preises von 1,40 € pro User bietet sich das Tool gut für Enterprises mit einer großen Belegschaft an. Das Hardware-Terminal gibt es allerdings nur zum Kauf. Mit einer einmaligen Investition von 870 € solltest du hier rechnen.
Welche Zeiterfassungssysteme gibt es noch? 8 Alternativen für deine Zeiterfassung
Clockodo, TimeTac, TimePunch & Co. sind nicht die einzigen Zeiterfassungssysteme, die für dein Business interessant sein könnten. Was dir die Konkurrenz zu bieten hat, erfährst du hier:
clockin ist eine moderne Zeiterfassung-Software, die sich vor allem an Handwerksbetriebe richtet. Hier bekommst du die Arbeitszeiterfassung schon ab 3,59 € pro User und Monat. Wenn du die Projektzeiterfassung und -dokumentation dazu möchtest, landest du bei etwa 9 € monatlich je Nutzer:in.
Zeitguru ist eine besonders preiswerte Alternative des Anbieters Aplano. Hier bekommst du alle Funktionen und Features für einen Preis; nämlich 3,50 € pro User und Monat. Dein Team sollte hier aber ein wenig größer sein, denn das Tool rechnet sich erst ab 14 Mitarbeiter:innen.
absence.io ist eine Software für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, die sich für ein paar Euro pro User und Monat mehr um eine vollwertige Zeiterfassungslösung aufstocken lässt. Hinzu kommen bei Bedarf die digitale Personalakte oder das Modul für dein Spesenmanagement. Die wichtigsten Basics bekommst du ab 4 € je Nutzer:in.
Crewmeister ist einer von wenigen Anbietern im Vergleich, der dir bereits im kleinsten Tarif eine integrierte Projektzeiterfassung liefert. Hinzu kommt eine Zeiterfassungs-App – inklusive GPS-Tracking. Diese “Basics” gibt es bereits ab 1,50 € pro User und Monat. Wenn du Specials wie die Schichtplanung und Urlaubsverwaltung zusätzlich willst, liegst du preislich bei weniger als 5 € pro User.
timr kommt mit leistungsstarken Funktionen für die Arbeits- und Projektzeiterfassung. Bereits im kleinsten Tarif “Regular” bekommst du darüber hinaus noch Features für die Urlaubsverwaltung und profitierst von einem integrierten und Finanzamt-konformen Fahrtenbuch. Die Preise starten bei 7,20 € pro User und Monat.
Shiftbase ist eigentlich eine Personaleinsatzplanung-Software, die dir zusätzlich auch Funktionen für die Urlaubsverwaltung und Online-Zeiterfassung liefert. Bei Letzterem findest du eine simple Stoppuhr in der mobilen App und im Browser. Praktisch für mobile Teams ist, dass du sogar Geofencing einrichten kannst. Ein besonderer Hingucker sind die niedrigen Pro-User-Preise von maximal 4,75 €/Monat.
teamspace ist eine sehr umfangreiche Office-Lösung, die dich bei der Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse unterstützt. Dazu gehören Features für die Arbeits- und Projektzeiterfassung, Kundenmanagement, eine Personalakte und viele weitere spannende Tools für dein Business. teamspace startet bei 14 € pro User und Monat.
Clockify ist ein Anbieter aus den USA. Das Tool ist mehr für die Projektzeiterfassung gedacht, als für die Erfassung von Arbeitszeiten. Doch auch das lässt sich über ein paar Workarounds regeln. Dank seines kostenlosen Tarifs und der guten Usability eignet sich das Zeiterfassungssystem bereits für Freelancer:innen und kleine Teams.
Zeiterfassungssysteme Kosten
Wie viel kostet die Online-Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassungssysteme gibt es bereits zum Nulltarif, etwa Clockodo oder Hubstaff. Hier bekommst du schon die wichtigsten Basics für die Arbeits- und Projektzeiterfassung, die du gerade als Freelancer:in brauchen kannst. Für Teams fallen die Preise ein wenig höher aus; mit ca. 1,50 € pro User solltest du mindestens rechnen. Je nach Anbieter und deinem Bedarf an Spezialfunktionen, (z. B.: Fahrtenbuch, Projektmanagement, Rechnungsstellung und mehr) sollte dein Budget bei etwa 10 € bis 25 € pro User liegen.
Clockodo ist ein echter Hingucker für Solo-Selbstständige und große Teams
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Wenn du neben der Zeiterfassungs-Software auch die passende Hardware in Form eines Zeiterfassungsterminals benötigst, musst du höhere Kosten einplanen. Auch hier unterscheiden sich die Angebote stark von Anbieter zu Anbieter und von Terminal zu Terminal.
Ein Zeiterfassungsterminal bekommst du schon für unter 30 € pro Monat
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
In der nachfolgenden Tabelle erfährst du, welche Anbieter aus dem trusted-Test neben einem Zeiterfassungssystem dir auch noch ein Terminal liefern und wie groß dein Geldbeutel ungefähr sein sollte:
Barcode- und Fingerprint-Scan, RFID-Chip (Transponder & Karte)
-
870 €
TimeTac (via Datafox)
3
RFID-Transponder, Fingerprint-Scan
29,90 € - 49,90 €
-
Eine kostengünstigere Alternative zum Hardware-Terminal sind sogenannte “Kiosksysteme”, wie sie beispielsweise TimeTac liefert. Dabei handelt es sich um eigenständige Apps fürs Tablet, die fast dieselben Features bieten, wie das Original.
Das Ein- und Ausstempeln erfolgt hier via PIN, Unterschrift oder per QR-Code-Scan. Der große Vorteil hieran ist, dass die Anschaffungskosten geringer sein können – dafür verzichtest du allerdings auf die Zutrittskontrolle. Gerade kleine Teams können ihren Geldbeutel mit der Tablet-Stempeluhr aber durchaus schonen!
Mein Lese-Tipp: Ich habe mich bereits in einem anderen Beitrag auf trusted.de ausgiebig mit den modernen Formen des Industrie-Klassikers auseinandergesetzt: Die beste digitale Stempeluhr 2025
Ist die Online-Zeiterfassung gesetzlich verpflichtend?
Nein, aber irgendeine Form der Zeiterfassung ist es. Bis 2019 mussten nur die Arbeitszeiten erfasst werden, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen – sowie an Sonn- und Feiertagen. Nach dem “Stechuhr-Urteil” des Europäischen Gerichtshofs im Jahr 2019 hat sich das geändert. Am 13. September 2022 folgte die Umsetzung auf nationaler Ebene und das Bundesarbeitsgericht hat entschieden:
“Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen (...).”
Damit müssen alle Unternehmen in Deutschland ein System für die Arbeitszeiterfassung einführen und nicht mehr nur gewisse Branchen. Wie genau das Zeiterfassungssystem aussehen soll, wurde bis heute allerdings nicht geklärt.
Wer braucht eine Zeiterfassungslösung?
Die kurze und schonungslose Antwort lautet: jeder. Also fast, denn es gibt natürlich auch hier ein paar Ausnahmen. Bist du zum Beispiel ein leitender Angestellter bzw. eine leitende Angestellte, kommst du selbst noch ohne Zeiterfassung davon.
Ausgeschlossen vom Urteil sind außerdem Geschäftsführer:innen, Angestellte im öffentlichen Dienst (oder staatlichen Unternehmen); etwa Richter:innen oder Soldat:innen.
Beachte: Das Bundesarbeitsgericht hat beschlossen, dass du die Arbeitszeiten all deiner Arbeitnehmer:innen erfassen musst. Nach dem Betriebsverfassungsgesetz § 5 gehören auch deine Azubis dazu und andere Mitarbeiter:innen – egal ob sie im Büro, im Außendienst oder im Home-Office beschäftigt sind.
Wie hat trusted Zeiterfassungssysteme getestet?
24
Anbieter im Vergleich
9
Anbieter im Praxistest
115
Stunden Aufwand
115
Getrackte Stunden
Ich habe für dich eine Cloud-Lösung für die Online-Zeiterfassung nach der anderen in der Praxis getestet und viele weitere Tools miteinander verglichen. Wichtige Test- und Vergleichskriterien waren z. B., ob das Zeiterfassungssystem den gesetzlichen Anforderungen des BAG und Europäischen Gerichtshofs genügt, welche Möglichkeiten der Zeiterfassung es gibt und wie einfach sich die Zeiterfassungs-Software bedienen lässt:
10 %
Vertrag & Kosten
Wie viel kostet das Tool? Wie viele User kannst du zu diesem Preis anlegen? Wie lange bist du vertraglich gebunden und in welchen Intervallen musst du bezahlen? Wie sind die Kündigungsmodalitäten? Gibt es eine kostenlose Testphase?
20 %
Zeiterfassung
Entspricht das Zeiterfassungssystem den gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung? Wie kannst du deine Arbeitszeit erfassen? Gibt es dafür eine Stoppuhr, Tabelle oder andere Optionen? Lassen sich Aufgaben, Projekte und Budgets zuordnen?
15 %
Berichtswesen
Ist es möglich, standardisierte oder benutzerdefinierte Berichte zu erstellen? Gibt es Mitarbeiter-Reports und Echtzeit-Dashboards?
10 %
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Ist eine Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung vorhanden? Gibt es passende Funktionen für einen Genehmigungsprozess? Lässt sich mit den Funktionen der Zeiterfassungslösung der Personaleinsatz planen?
10 %
Projektmanagement
Gibt es in der Software Funktionen, die die Projektplanung ermöglichen? Gibt es neben der Arbeitszeiterfassung Kanban-Boards, Gantt-Charts oder Ähnliches?
5 %
Rechnungsstellung
Lassen sich die erfassten Arbeitszeiten direkt in Rechnungen umwandeln? Kannst du mit den Features des Zeiterfassungssystems die entsprechenden Rechnungen auch verwalten? Gibt es passende Schnittstellen zur Rechnungsverarbeitung zu den Zeiterfassungssystemen?
10 %
Usability
Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige Time-Tracking-System? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Zeiterfassungs-Software, und welche Hilfestellungen gibt dir das Zeiterfassungssystem dazu?
10 %
Sicherheit & Datenschutz
Erfüllt die Zeiterfassungs-Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden deine Kundendaten auf deutschen bzw. europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?
10 %
Service & Support
Auf welchen Plattformen wird der Betrieb der Zeiterfassungslösungen unterstützt? Gibt es On-Premises-Lösungen, Apps und/oder Hardware-Lösungen? Wann und über welche Kanäle kannst du mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Webseite mit FAQ, Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um dich zu unterstützen? Gibt es einen Onboarding-Service wie Schulungen etc.?
Zeiterfassungssysteme FAQ
Wie funktioniert die digitale Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassungssysteme automatisieren den Prozess der Arbeitszeiterfassung mithilfe elektronischer bzw. digitaler Systeme und Softwares. Dabei kommen entweder Softwares oder Hardwares zum Einsatz, etwa durch smarte Zeiterfassungs-Apps im Browser oder klassische Hardware-Terminals. Häufig findest du auch kombinierte Lösungen, etwa Clockodo, TimeTac oder Time Punch. Digitale Systeme erfassen Ein- und Ausstempelungen, Pausen, Überstunden und projektbezogene Arbeitszeiten.
Welches ist das beste Zeiterfassungssystem?
Aus dem trusted-Test ist Clockodo als Testsieger hervorgegangen. Die moderne Zeiterfassungs-Software ermöglicht dir die bequeme Arbeits- und Projektzeiterfassung auf jedem Endgerät und lässt sich auf Wunsch sogar mit einem Zeiterfassungsterminal deiner Wahl verknüpfen. Genauso flexibel, aber etwas weniger modern sind im Vergleich TimeTac und Time Punch.
Ist eine Online-Zeiterfassung Pflicht?
Nein, zumindest ist das aktuell noch nicht der Fall. Weder der Europäische Gerichtshof noch das Bundesarbeitsgericht haben festgelegt, wie genau die Zeiterfassung in Unternehmen aussehen soll. Bisher steht nur fest, dass Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeiten noch am selben Tag aufgezeichnet werden soll. Das heißt, bis du dein perfektes Zeiterfassungssystem auf trusted gefunden hast, tut es noch der Stundenzettel.
Müssen alle Branchen Arbeitszeiten erfassen?
Ja. Bereits vor dem Stechuhr-Urteil hat der Gesetzgeber z. B. im Mindestlohngesetz, 4. Sozialgesetzbuch und Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz einige Wirtschaftszweige definiert, die ihre täglichen Arbeitszeiten erfassen müssen. Dazu gehören das Baugewerbe, Gastronomie, Logistikgewerbe, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen im Messebau und Fleischwirtschaft oder das Prostitutionsgewerbe. Seit dem Urteilsspruch des BAG sind ausnahmslos alle Branchen betroffen.
Was hat sich 2023 zum Thema Arbeitszeiterfassung geändert?
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 hat sich bei der Bundesregierung noch nicht viel getan. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat aber 2023 einen Referentenentwurf vorgelegt, in dem geregelt werden soll, wie die Arbeitszeiterfassung in deutschen Unternehmen genau aussehen soll. Das Ministerium versucht damit, starre Stechuhren zu vermeiden und durch digitale Systeme die Flexibilität moderner Arbeitsverhältnisse zu wahren.
Wer muss seine Arbeitszeiten auf der Arbeit nicht erfassen?
Der Urteilsspruch sieht nur wenige Ausnahmen vor. Zum Beispiel müssen leitende Angestellte mit Einstellungsbefugnis oder Mitarbeiter:innen öffentlicher Einrichtungen keine Arbeitszeiten erfassen. Zu diesen Ausnahmen gehören auch Soldat:innen oder Minijobber:innen, die in Privathaushalten angestellt sind. Abgesehen von den genannten Ausnahmen sind alle Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu erfassen.
Was passiert, wenn ich keine Arbeitszeiten erfasse?
Sofern du in deinem Unternehmen trotz Aufforderung der Arbeitsschutzbehörde kein Zeiterfassungssystem einführst, können dir Bußgelder in einer Höhe von bis zu 30.000 € drohen. Das gilt aber erst, sobald die Bundesregierung das Arbeitszeitgesetz entsprechend abgeändert hat. Im Moment musst du also noch nicht mit Konsequenzen rechnen.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?
Mit einer modernen Zeiterfassungs-Software steht dem Thema “Vertrauensarbeitszeit” nichts im Weg. Deine Mitarbeiter:innen bestimmen immer noch selbst, wann sie wie lange welche Arbeit übernehmen. Sie müssen sich lediglich per Knopfdruck in einem smarten Tool oder einer mobilen App (z. B. die von Clockodo) ein- und wieder auschecken. In deinen Reportings siehst du dann, ob die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten eingehalten wurde, oder eben nicht.
Alle verglichenen Zeiterfassungstools im Überblick
Meine Toplist, bestehend aus den 9 besten Tools für die Arbeitszeiterfassung, eignet sich nicht für dein spezielles Business? Kein Problem, ich habe mir noch mehr Anbieter für dich angesehen. Hier bekommst du einen Überblick über alle 24 Anbieter meines Vergleichs:
trusted überprüft die Inhalte und Informationen für den Zeiterfassungssysteme-Vergleich regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität. Das Ergebnis des jüngsten Updates: Seit der letzten Anpassung gab es keine größeren Veränderungen in der Kategorie Zeiterfassungssysteme. Unser Vergleich ist auf dem neuesten Stand.
13.12.2024
Zeiterfassungssysteme - Update
trusted überprüft die Inhalte und Informationen für den Zeiterfassungssysteme-Vergleich regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität. Das Ergebnis des jüngsten Updates: Die Anbieter Harvest und TimeTac haben ihre Preise erhöht. Am Ranking der besten Angebote ändert sich dadurch allerdings nichts. Der trusted-Artikel zum Zeiterfassungssysteme-Test wurde diesbezüglich angepasst.
30.10.2024
Zeiterfassungssysteme - Update
trusted überprüft die Inhalte und Informationen für den Zeiterfassungssysteme-Vergleich regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität. Das Ergebnis des jüngsten Updates: Seit der letzten Anpassung gab es keine größeren Veränderungen in der Kategorie Zeiterfassungssysteme. Unser Vergleich ist auf dem neuesten Stand.
21.10.2024
ZEP - Update
trusted hat die Informationen für den ZEP-Test aktualisiert. Das Ergebnis: ZEP kann im trusted-Ranking aufsteigen und steht nun auf Platz 3 von 9. Der trusted-Artikel zum Zeiterfassungssysteme-Test wurde diesbezüglich angepasst.
01.10.2024
Zeiterfassungssysteme - Update
trusted überprüft die Inhalte und Informationen für den Zeiterfassungssysteme-Vergleich regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität. Das Ergebnis des jüngsten Updates: Seit der letzten Anpassung gab es keine größeren Veränderungen in der Kategorie Zeiterfassungssysteme. Unser Vergleich ist auf dem neuesten Stand.
31.07.2024
Factorial Zeiterfassung - Test
trusted hat Factorial im Rahmen des großen Zeiterfassungssysteme-Vergleichs einem umfassenden Praxistest unterzogen. Das Ergebnis: Factorial Zeiterfassung erzielt eine Testnote von 1,6 (gut) und landet auf Platz 7 von 9.
21.05.2024
TimeStatement - Test
trusted hat TimeStatement im Rahmen des großen Zeiterfassungssysteme-Tests nachträglich einem umfassenden Praxistest unterzogen. Das Ergebnis: TimeStatement erzielt eine Testnote von 1,4 (“sehr gut”) und landet auf Platz 5 von 8.
12.02.2024
ZEP - Test
trusted hat ZEP im Rahmen des großen Zeiterfassungssysteme-Tests nachträglich einem umfassenden Praxistest unterzogen. Das Ergebnis: ZEP erzielt eine Testnote von 1,4 “sehr gut” und landet auf Platz 4 von 7.
23.01.2024
Zeiterfassungssysteme Update
trusted hat im Rahmen einer Aktualisierung des Zeiterfassungssysteme-Tests alle Anbieter erneut unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: Einige Anbieter erzielen dadurch neue Testnoten: Clockodo 1,3; TimeTac 1,3; Time Punch 1,4, Hubstaff Time 1,4, Harvest 1,6 und Time Doctor 1,8. Dadurch verändert sich auch das Ranking: Harvest steigt um einen Platz auf und landet nun auf Platz 5 von 6. Time Doctor sinkt um einen Platz ab und landet nun auf Platz 6 von 6. Der trusted-Artikel zum Zeiterfassungssysteme-Test wurde diesbezüglich angepasst.
10.10.2023
Zeiterfassungssysteme - Update
trusted hat im Rahmen einer Aktualisierung des Zeiterfassungssysteme-Tests alle Anbieter erneut unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: Die Einschätzung und Bewertung der trusted-Redaktion sind noch aktuell.
24.05.2022
Update
Einige Anbieter im Zeiterfassungs-Vergleich haben seit dem letzten Test durch trusted neue Features erhalten oder ihre Preise verändert. Der trusted-Vergleich wurde dahingehend aktualisiert.
16.03.2022
Update
Die Daten des Zeiterfassungs-Vergleichs wurden aktualisiert und TimeTac als neues Tool in den Vergleich aufgenommen.
24.08.2021
Zeiterfassungssysteme im trusted-Test
Im Zuge des großen Zeiterfassungs-Vergleichs von trusted.de wurden 16 Tools getestet.
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diana ist Redakteurin für HR-Themen bei trusted.de. Die studierte Personalmanagerin und zertifizierte Ausbilderin weiß, was es bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten gibt. Nun testet sie die besten Zeiterfassungssysteme aus der Cloud für dich.
Babbel Bewertungen
4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen
Bewertungsquellen
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
