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Die besten Zeiterfassungssysteme

Spätestens seit Ende 2022 steht fest: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erfassen (Auslegung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG).

Laut dem Europäischen Gerichtshof musst du deinen Angestellten dafür ein “objektives, verlässliches und zugängliches System” zur Verfügung stellen. Wie genau das Zeiterfassungssystem aussehen soll, steht (noch) nicht fest.

Tatsache ist: Nicht jede Zeiterfassungslösung eignet sich gleichermaßen für jedes Business. Deshalb habe ich mir die aktuellen Gesetzestexte geschnappt und mich für dich nach den besten Möglichkeiten für die Arbeitszeiterfassung umgeschaut – von klassischen Stundenzetteln und Stechuhren, über die Zeiterfassung per Excel, bis hin zur Online-Zeiterfassung mit digitalen Cloud-Systemen.

In meinem Artikel stelle ich dir alle Lösungen vor und zeige dir außerdem die 8 besten digitalen Time-Tracking-Tools auf dem Markt, die ich ausgiebig in der Praxis für dich getestet habe. Was dabei herauskam und was es zum Thema Arbeitszeiterfassung zu wissen gibt, erfährst du jetzt auf trusted.de:

Das Wichtigste in Kürze
  • Test:  Für den Time-Tracking-Test habe ich 8 Zeiterfassungssoftwares überprüft und die Tools anhand von Usability, Datenschutz und Funktionsumfang bewertet.
  • Testsieger:  Der deutsche Anbieter Clockodo ist aus dem Praxistest als Testsieger hervorgegangen. Grund dafür sind die unschlagbare Usability des Tools.
  • Alternativen:  Knapp hinter Clockodo liegen TimeTac und TimePunch, die ebenfalls solide Funktionen liefern.
  • Kosten:  Je nach Teamgröße solltest du mit Kosten von mindestens 2 € pro User und Monat rechnen. Für kleine Teams tut es aber oft auch eine kostenlose Basisversion.
  • Tipp:  Wenn du von Papier auf digital umstellst, ist wichtig, dass dein ganzes Team mit der Lösung zurechtkommt. Nutze daher wo möglich die kostenlosen Testphasen.

Zeiterfassungssysteme analog oder digital – was ist besser für dich geeignet?

Wenn es um die Zeiterfassung geht, gibt es keine One-size-fits-all-Lösung. Obwohl die Online-Zeiterfassung via App oder Cloud-Software die modernste und wahrscheinlich einfachste Art der Zeiterfassung ist, gibt es auch immer noch Unternehmen, für die der gute alte Stundenzettel oder die urige Stempeluhr am besten geeignet ist.

Eine Studie vom Digitalverband Bitkom zeigt, dass Unternehmen auch heute noch zu vielen unterschiedlichen Lösungen greifen. Sie zeigt auch, dass digitale Tools klar auf dem Vormarsch sind:

Von 603 befragten Unternehmen setzen etwa zwei Drittel bereits ein digitales Tool für die Online-Zeiterfassung ein. Davon greifen noch 20 % zur Excel-Tabelle, während 28 % am Computer und 17 % per Smartphone Arbeitszeiten erfassen.

Eingesetzte ZeiterfassungsartMenge der Unternehmen in Prozent (%)
Web/Desktop-App oder On-Premises28
Stempeluhr oder Stechuhr25
Stationäres Terminal22
Excel-Tabellen20
Smartphone-Apps17
Stundenzettel16

Quelle: bitcom-research.de

Der Trend hin zu elektronischen Zeiterfassungssystemen ist meiner Sicht auch verständlich, denn: Digitale Tools sind um einiges flexibler, in der Regel datenschutzkonform und sparen Zeit im Arbeitsalltag. Schauen wir uns doch die analogen Klassiker und die elektronischen Lösungen einmal genauer an:

Analoge Zeiterfassungssysteme: Haben Stundenzettel und Stechuhr bald ausgedient?

Während moderne, digitale Zeiterfassungs-Lösungen besonders flexibel, zeitsparend und datenschutzkonform sind, trifft das auf die alten Hasen der Time-Tracking-Szene wohl kaum zu: Stundenzettel und Stechuhr. Nichtsdestotrotz erfreuen sich die beiden auch heute noch großer Beliebtheit.

Gute Gründe gibt es dafür, auch wenn es nur wenige sind. Welche Vor- und Nachteile der Stundenzettel sowie die Stechuhr bzw. Stempeluhr mit sich bringen, verrate ich dir jetzt:

Achtung: Aktuell ist sich der Gesetzgeber nicht einig, in welcher Form die Zeiterfassung im Unternehmen künftig erfolgen soll. Noch sind sowohl analoge als auch digitale Formen erlaubt. Das könnte sich allerdings künftig ändern, da bereits ein Gesetzesentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes in Planung ist. Darin soll unter anderem geregelt werden, ob Stechuhr und Co. eine Zukunft haben, oder bald alles digital ablaufen muss.

Stundenzettel

Ein Stundenzettel ist wohl die rudimentärste Form der Zeiterfassung. Hier müssen lediglich Beginn und Ende der Arbeitszeit, die Pausen und die gesamte Arbeitszeit abzüglich der Pausen eingetragen werden. Ein digitales Zeiterfassungssystem musst du dir für den Stundenzettel nicht zulegen, aber dafür einiges an Schreibarbeit leisten – und das kann ein bisschen dauern.

Ein Stundenzettel ist gerade in kleinen Betrieben eine gute Übergangslösung!
Ein Stundenzettel ist gerade in kleinen Betrieben eine gute Übergangslösung!
Quelle: trusted.de

Mein Download-Tipp: Du suchst noch nach einer einfachen Stundenzettel-Vorlage für dein Business? Mit einem Klick auf den Link findest du unser Monats-Blanko zum Ausdrucken und Ausfüllen. Jetzt Vorlage sichern!

In kleinen Unternehmen bzw. Kleinstunternehmen mit 10 Mitarbeiter:innen, bietet sich der Stundenzettel zumindest als Übergangslösung an. Der schont zumindest so lange den Geldbeutel, bis das Unternehmen wächst oder sich das Gesetz ändert. Eine langfristige Lösung ist der Schreibaufwand in meinen Augen allerdings nicht.

  • Vorteile
  • Geringe Kosten
  • Unkompliziert in der Anwendung
  • Gut für Kleinstbetriebe geeignet
  • Nachteile
  • Wenig Raum für Details
  • Zeitaufwändiger als die Zeiterfassung online
  • Lagerung der Dokumente notwendig
  • Nicht umweltschonend
  • Nicht datenschutzkonform

Stechuhr

Die gute alte Stechuhr (oder auch Stempeluhr) ist ein wahres Fossil in der Geschichte der Arbeitszeiterfassung. Stechuhren wurden seit dem 19. Jahrhundert hauptsächlich in Fabriken genutzt. Damals war es die effektivste Form der Zeiterfassung.

Alle Angestellten erhielten jeweils ein Kärtchen, das sie zu Beginn des Arbeitstags in einen Apparat steckten. Sobald der Tag vorbei war, wanderten erneut alle Arbeitnehmer:innen zum analogen Gerät. Ein Stau zum Beginn und Ende jeder Schicht war keine Seltenheit.

  • Vorteile
  • Unkomplizierte Installation
  • Einfach in der Anwendung
  • Nachteile
  • Mögliche Manipulation
  • Hohe Fehleranfälligkeit
  • Stau beim Ein- und Ausstempeln
  • Zeiterfassung nicht minutengenau
  • Zum Teil hohe Anschaffungs- und Wartungskosten
  • Aufwändige manuelle Auswertung

Obgleich die alten Stechuhren mittlerweile (größtenteils) nur noch im Museum zu finden sind, hat sich aus der analogen Vorlage eine “neue Generation” entwickelt: das Zeiterfassungsterminal.

Digitale Zeiterfassungssysteme und Online-Zeiterfassung: Von Excel bis zu modernen Zeiterfassungsapps

Zeiterfassungsterminals

Der moderne Nachfolger der altbackenen Stechuhren ist das Zeiterfassungsterminal. Dabei handelt es sich häufig um ein Hardware-Terminal, das fix an der Wand montiert wird. Mittlerweile haben sich aber auch Kiosk-Apps durchgesetzt, die du dir fürs Tablet herunterladen kannst.

Ähnlich wie das Terminal macht sich das Kiosk-System gut an der Bürowand oder kommt bei Bedarf einfach mit auf den Kundentermin. Ein- und ausgestempelt wird z.B. mit einem Ausweis, einem RFID-Chip, Fingerabdruck, Pin, QR-Code, Gesichtserkennung, etc.

  • Vorteile
  • Unkomplizierte Bedienung
  • Zusatzfunktionen wie die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung oft integriert
  • Datenschutzkonform
  • Zutrittskontrolle möglich
  • Minutengenaue Zeiterfassung
  • Wenige manuelle Handgriffe nötig
  • Nachteile
  • Eventuell hohe Anschaffungskosten
  • Mögliche Kosten durch regelmäßige Wartungen
  • Auch bei der digitalen Stempeluhr lässt sich “Stau” nicht vermeiden

Hinter jedem Zeiterfassungsterminal steckt eine Online-Zeiterfassung-Software. Die Software kann mit dem Hardware-Terminal mitgeliefert werden. Alternativ entscheidest du (abhängig vom Anbieter), welche Online-Zeiterfassung du an das Terminal koppeln möchtest.

Excel

Excel gehört auch heute noch zu den beliebteren Optionen, um Arbeitszeiten zu erfassen. Das ist kaum verwunderlich, denn das Prinzip ist denkbar einfach. Du musst lediglich eine Tabelle anlegen, in der Arbeitsbeginn und -ende, die Pause(n) und die Gesamtarbeitszeit ohne Pausen dokumentiert wird – ungefähr so, wie beim analogen Stundenzettel.

  • Vorteile
  • Geringe Anschaffungskosten
  • Relativ unkompliziert in der Anwendung
  • Nachteile
  • Nicht datenschutzkonform
  • Unzureichend für Projekt- und mobile Teams geeignet
  • Nicht fälschungssicher
  • Aufwändige Auswertung

Online-Zeiterfassung und Zeiterfassungsapps

Die modernste Form der Zeiterfassung gibt es mit der sogenannten “Online-Zeiterfassung”. Damit sind Systeme gemeint, die du auf jedem Endgerät flexibel nutzen kannst; entweder am PC (über den Browser oder als Desktop-App), Smartphone oder Tablet.

Mit solchen digitalen Zeiterfassungsapps kannst du deine Arbeitszeiten mit einer simplen Stoppuhr sekundengenau erfassen. Du drückst einfach auf “Start”, wenn du deinen Arbeitstag beginnst und auf “Stopp”, sobald dich dein wohlverdientes Mittagessen oder der Feierabend ruft. Handschriftliche Dokumentationen gehören damit der Vergangenheit an.

Eine teure Hardware brauchst du dank der digitalen Cloud-Lösungen eigentlich nicht – schließlich tracken deine Teammitglieder die eigenen Arbeitszeiten einfach per Web- oder Smartphone-App. Alternativ kannst du auch zu einer Kombinationslösung greifen.

Das ist aus meiner Sicht schon einer der größten Vorteile, die die Online-Zeiterfassung mitbringt: Für alle Anforderungen gibt es unterschiedliche Lösungen.

Agenturen profitieren von Time-Trackern mit integrierter Projektzeiterfassung, während Handwerker:innen sich noch über ein Fahrtenbuch und die Rechnungsstellung freuen dürfen. Wieder andere benötigen eine eigene Anwesenheitskontrolle; etwa auf der Baustelle, im Reinigungsgewerbe oder in der Gastronomie.

  • Vorteile
  • Zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten
  • Sekundengenaue Zeiterfassung
  • Datenschutzkonform
  • Unkomplizierte Anwendung
  • Geringe Kosten pro User
  • Keine teure Hardware notwendig
  • Nachteile
  • Monatliches Abo für Enterprises kaum rentabel

In meinem großen Zeiterfassungssysteme-Vergleich {§year} stelle ich dir 6 der besten Tools für die Online-Arbeitszeiterfassung vor und verrate dir, welches davon für dein Business optimal geeignet ist.

Testsieger: trusted Empfehlungen

1

Clockodo

4.3
1,3
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0 €/User/Monat
  • Mobile App ja
  • User unbegrenzt
  • Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
  • Kompatibel mit Hardware alle Terminals von EasySecure

Zeiterfassung

Sehr gut (1,0)

Arbeitszeiten erfasst du entweder bequem per Stoppuhr in der Web-App oder am Smartphone. Alternativ greifst du auf manuelle Zeiteinträge zurück, für die du nur ein kurzes Formular benötigst. Besonders praktisch ist, dass du deine Arbeitszeiten ganz flexibel auf Projekte buchen kannst. Hardware-Terminals bietet Clockodo zudem über die Partnerschaft zu EasySecure an.

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

Mit dem hauseigenen Berichtsbaukasten stellst du dir deine Auswertungen einfach selbst bequem per Drag-and-Drop zusammen. Auf diese Weise erstellst du spielend leicht Reportings, die dir mehr über einzelne Kund:innen, Aufträge, Projektzeiten und dazugehörige Budgets sagen. Der Export erfolgt anschließend im Excel-Format oder als PDF.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Gut (2,0)

Die Urlaubsverwaltung ist Clockodo recht gut gelungen. Hier findest du allerhand Abwesenheitsarten, die der Anbieter für dich bereits hinterlegt hat. Dazu gehören der gewöhnliche Urlaub sowie Krankheitstage, aber auch Militärdienst, Quarantäne oder Elternzeit. Komfortabel ist, dass Clockodo bei der Urlaubsplanung Feiertage automatisch berücksichtigt. Schade: Die Urlaubsverwaltung gibt es nicht in der mobilen Version.

Projektmanagement

Gut (2,4)

In Sachen Projektmanagement liefert dir Clockodo nur das Nötigste. Du kannst zwar Kund:innen anlegen, Projektzeiträume definieren, Budgets zuordnen und deine Leistungen abrechnen. Dafür verzichtet der Anbieter auf Projekt-Features wie Gantt-Charts oder Kanban-Boards. Für Freelancer:innen und kleinere Handwerksbetriebe sowie Agenturen dürfte der Funktionsumfang aber ausreichend sein.

Rechnungsstellung

Mangelhaft (5,0)

Clockodo liefert leider keine eigenen Features, um Rechnungen zu erstellen. Dafür hat der Anbieter aber smarte Partnerschaften zu entsprechenden Buchhaltungs- und Rechnungs-Tools geschaffen. Das sind: invoiz, lexoffice, easybill, FastBill, sevDesk, bexio, Hiveage, GSALES, QuickBooks, towio und Billomat.

Clockodo ist eine Software für die Arbeits- und Projektzeiterfassung aus Unna, Nordrhein-Westfalen. Die zwei Gründer Moritz Hofmann und Thomas Romanek entwickelten im Jahr 2010 ein Tool für die Projektzeiterfassung – eigentlich für den Eigenbedarf.

Daraus entstand kurze Zeit später eine Lösung, die mittlerweile über 10.000 andere Unternehmen aus verschiedensten Branchen begeistert. Warum ich die Begeisterung für Clockodo absolut nachvollziehen kann, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Clockodo gemacht?

Clockodo war für mich die Software-Liebe auf den ersten Klick.

Mich begrüßte direkt nach der Anmeldung eine sehr moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche, in der ich mich schnell auskannte. Positiv überrascht hat mich, dass das Tool vollgepackt mit nützlichen Funktionen und Features ist und gleichzeitig ganz und gar nicht überladen wirkt.

Das erleichtert besonders Neulingen den Einstieg in die digitale Zeiterfassung!

Clockodo punktet im Vergleich mit einem geladenen Funktionsumfang und einer tollen Usability
Clockodo punktet im Vergleich mit einem geladenen Funktionsumfang und einer tollen Usability
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com

Um meine Arbeitszeiten zu erfassen, konnte ich gleich auf mehrere Möglichkeiten zurückgreifen. Die aus meiner Sicht bequemste Option ist die digitale Stoppuhr. Dabei handelt es sich um eine Art Mini-Anwendung, die unauffällig im Hintergrund meines Browsers mitlief.

So konnte ich ungestört an meinen Projekten weiterarbeiten, ohne ständig von der tickenden Uhr abgelenkt zu werden.

Arbeitszeiten erfasst du bei Clockodo über mehrere Optionen
Arbeitszeiten erfasst du bei Clockodo über mehrere Optionen
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com

Ich musste lediglich den kleinen “do-Knopf” betätigen und konnte meinen Arbeitstag beginnen. Sobald ich eine Pause einlegen wollte oder der wohlverdiente Feierabend vor der Tür stand, musste ich das Knöpfchen lediglich erneut betätigen. Damit hatte ich die Zeiterfassung auch schon erledigt.

Mein Clockodo-Tipp: Wenn du das Modul der Projektzeiterfassung von Clockodo nutzen möchtest, kannst du deine Arbeitszeiten auch genauso einfach auf Projekte und einzelne Leistungen buchen.

Die Stempeluhr ist mir auch in der mobilen App begegnet. Ich konnte mich damit hervorragend ein- und ausstempeln, als ich unterwegs war. Für Teams im Außendienst ist das ein tolles Plus!

Clockodo liefert dir noch eine zweite Möglichkeit, um Arbeits- sowie Projektzeiten zu erfassen: Zeiteinträge.

Mit diesem Feature trägst du deine Arbeitszeiten in ein einfaches Formular ein, das nur wenige Angaben benötigt. Dazu gehören:

  • Datum
  • Startzeit (z. B. 08:00 Uhr)
  • Endzeit (z. B. 17:00 Uhr)
  • Pausenzeiten (bei Bedarf)

Dafür habe ich zwar ein paar Handgriffe mehr benötigt, als mit der Stoppuhr – sonderlich aufwändig war das für mich jedoch nicht. Dank der Kopierfunktion konnte ich mir die täglichen Angaben für den Rest der Woche sogar sparen.

Auch die manuelle Zeiteintragung geht dank der Kopierfunktion schnell
Auch die manuelle Zeiteintragung geht dank der Kopierfunktion schnell
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com

Sehr gelungen finde ich, dass ich als Admin sogar die Arbeitszeiten meiner einzelnen Mitarbeiter:innen sowie meiner Projekt-Teams sehen und bei Bedarf bearbeiten konnte.

Neben der Online-Zeiterfassung gibt es in Clockodo noch mehr zu entdecken. Gut gemacht ist zum Beispiel die Urlaubsverwaltung, die mit einigen vordefinierten Urlaubsarten und einem unkomplizierten Antragswesen glänzen kann.

Auch das Projektmanagement kann sich sehen lassen, auch wenn Clockodo an dieser Stelle kaum mehr als das Nötigste bietet. Immerhin: Die unschlagbar einfache Usability sowie die mögliche Rechnungsstellung (mit verknüpften Rechnungs-Tools) erleichtern insbesondere kleinen Teams die Projektarbeit enorm.

Was macht Clockodo im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?

Clockodo überprüft von ganz allein, ob sich Zeiteinträge überschneiden oder Arbeitszeiten falsch eingetragen wurden. So musst du nicht mehr manuell alle Angaben überprüfen und erkennst Fehlerquellen auf einen Blick.

Ein besonderes Highlight des Testsiegers ist außerdem der hauseigene “Baukasten für Berichte”. Hier kannst du deine individuellen Reportings ganz nach deinem Geschmack erstellen und dir ansehen, wie viel deine Mitarbeiter:innen für einzelne Projekte bereits erwirtschaftet haben und oder inwieweit dein Budget schon ausgeschöpft ist.

Einen kleinen Haken gibt es allerdings: Das umfassende und individuelle Berichts-Paket gibt es nur in Kombination mit dem Projekt-Modul.

Der Berichtbaukasten liefert dir individuelle Reportings
Der Berichtbaukasten liefert dir individuelle Reportings
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com

Wem würde ich Clockodo besonders empfehlen?

Mein Testsieger hat für so gut wie jeden die passende Lösung parat:

  • Freelancer profitieren von der Arbeits- und Projektzeiterfassung zum Nulltarif
  • Mobilen Teams kommt die Smartphone-App zugute
  • Teams im Home-Office oder Büro tracken bequem mit der Web-Version
  • Agenturen sowie Handwerksbetriebe freuen sich über Projekt-Features
Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist insbesondere für kleine Teams in Ordnung
Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist insbesondere für kleine Teams in Ordnung
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com

Mit Clockodo werden sogar Teams glücklich, die nach einer Zeiterfassung-Software mit Terminalanbindung suchen. Dafür hat der Anbieter eine smarte Schnittstelle zum Drittanbieter “EasySecure” geschaffen. Damit steht dir die komplette Produktpalette an verschiedensten Terminals zur Verfügung.

Der Terminal-Partner EasySecure hält eine riesige Auswahl an Terminals für dich bereit
Der Terminal-Partner EasySecure hält eine riesige Auswahl an Terminals für dich bereit
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com

Ein paar Mankos: Eine Möglichkeit für die Schichtplanung gibt es nicht, weswegen sich das Tool nur kaum für den Einzelhandel oder Pflegebetriebe anbietet. Auch auf das GPS-Tracking verzichtet der Anbieter aktuell noch. Das wäre insbesondere für mobile Pflegedienste, das Baugewerbe oder andere Dienstleistungs-Profis eine feine Sache gewesen.

Vorteile
  • Einfaches Onboarding
  • Schickes Design
  • Zeitkorrektur möglich
  • Viele Auswertungs-Optionen
  • Hilfen zur Fehlerkorrektur
Nachteile
  • Kaum PM-Features
  • Sehr schlankes CRM
Clockodo
4.3
Testbericht
2

TimeTac

4.3
1,3
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 20,50 €/Monat
  • Mobile App ja
  • User 1 - unbegrenzt
  • Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
  • Kompatibel mit Hardware Evo Basic, Evo Smart und Evo Advanced

Zeiterfassung

Sehr gut (1,0)

Deine Arbeits- und Projektzeiten erfasst du bequem per Stoppuhr. Die gibt es sowohl in der mobilen App, als auch in der Web-Anwendung. Zudem kannst du deine Arbeitszeiten manuell eintragen. Darüber hinaus liefert dir der Anbieter 3 Hardware-Terminals der Evo-Serie. Die Zeiterfassung erfolgt per RFID-Chip oder Fingerprint-Scan. Alternativ nutzt du die Zeiterfassung per NFC oder profitierst von der Kolonnenerfassung für unterwegs.

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

Bei TimeTac wählst du aus verschiedenen Standardauswertungen oder du stellst dir dank vorhandener Filterfunktionen kurzerhand deine eigenen Reportings zusammen. Die Standards gibt es z. B. für einzelne Mitarbeiter:innen oder Abteilungen sowie zur Urlaubsverwaltung. Du bekommst hier auch Projektauswertungen, die dir mehr über gesamte Projekte, Kund:innen, einzelne Aufgaben und mehr verraten.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Sehr gut (1,0)

TimeTac liefert dir bereits vordefinierte Abwesenheitsarten (Urlaub, Feiertag, Krankenstand, Sonderurlaub, Home-Office) und punktet gleichzeitig mit einer guten Anpassbarkeit, wenn du neue Typen hinzufügen möchtest. Dank zahlreicher Kalender, etwa für einzelne Angestellte oder ganze Abteilungen, behältst du aktuelle und künftige Abwesenheiten im Blick.

Projektmanagement

Befriedigend (2,7)

Mit dem hauseigenen Modul “Projektzeiterfassung” ermöglicht es dir TimeTac, einen eigenen Leistungskatalog zu erstellen, Kund:innen sowie To-dos anzulegen und deine Arbeitszeiten projektspezifisch zu erfassen. Nützliche Features wie Gantt-Charts oder Kanban-Boards gibt es hier leider nicht.

Rechnungsstellung

Mangelhaft (5,0)

Funktionen für die Rechnungsstellung gibt es in TimeTac leider nicht. Das wäre gerade für Handwerksbetriebe und andere Unternehmen praktisch gewesen, die ihre Leistungen nach der Erbringung auch gleich in Rechnung stellen möchten. Immerhin gibt es Schnittstellen zu FastBill, Diamant Software oder Sage. Die Auswahl könnte meiner Meinung nach durchaus größer sein.

TimeTac ist ein Software-Anbieter aus der schönen Steiermark in Österreich. Das modulare Tool für die Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie Urlaubsverwaltung ist besonders bei mittelständischen und großen Unternehmen beliebt, kann aber auch bei kleinen Betrieben aus allen Branchen punkten. Kund:innen sind z. B. Samsung, Segafredo, WWF oder Greenpeace.

Bei mir konnte sich TimeTac die Silbermedaille abholen. Worin sich der Anbieter von meinem Testsieger unterscheidet, verrate ich dir jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit TimeTac gemacht?

Der Zweitplatzierte im Test konnte mich mit seinem riesigen Funktionsumfang in Sachen Arbeits- und Projektzeiterfassung absolut abholen – nicht so sehr allerdings mit seiner Usability.

Neben den Standards wie der Stempeluhr in der Web- und Mobile-App und der integrierten Projektzeiterfassung (die übrigens auch mobil funktioniert) kann TimeTac nämlich noch mehr.

Mir gefielen insbesondere die Lösungen für mobile Teams, die TimeTac im Vergleich zu den meisten seiner Kontrahenten anbietet. Dazu gehört beispielsweise die Zeiterfassung mithilfe von NFC-Tags oder das Kolonnen-Feature.

Wusstest du schon? NFC steht für Near Field Communication. Dabei handelt es sich um eine Technologie, die sich die Funkkommunikation zwischen Smartphones und einem sogenannten NFC-Transponder zunutze macht.

Die NFC-Zeiterfassung gefällt mir deshalb so gut, weil du mit deinem Smartphone lediglich den passenden Transponder (oder im Fall von TimeTac sogar nur einen Sticker) berühren musst. Das Gegenstück muss nur noch an der gewünschten Stelle angebracht werden und schon kann sich dein Team mit dem Smartphone ein- und ausstempeln – ganz ohne App.

Das ist zum Beispiel dann besonders hilfreich, wenn deine Mitarbeiter:innen während des Tages an unterschiedlichen Orten zugange sind und die Zeit möglichst schnell erfassen möchten. Etwa auf der Baustelle, als mobiler Pflegedienst oder im Reinigungsgewerbe.

Das NFC-Feature war im Testumfang nicht dabei – erwähnenswert fand ich es trotzdem!
Das NFC-Feature war im Testumfang nicht dabei – erwähnenswert fand ich es trotzdem!
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com

Auch die Kolonnenerfassung ist ein schönes Extra des Anbieters, die sich ebenfalls sehr gut für die eben genannten Branchen eignet. Hier benötigt ein Teamlead vor Ort nur die Kiosk-App fürs Tablet oder in der Web-Version, während sich alle Mitarbeiter:innen via Pin bequem beim Teamlead einstempeln.

Mit einem Tablet und dem Kolonnen-Feature kann sich dein Team auch unterwegs bei dir einstempeln
Mit einem Tablet und dem Kolonnen-Feature kann sich dein Team auch unterwegs bei dir einstempeln
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com

Welche Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung dir TimeTac insgesamt zu bieten hat, siehst du in diesem Video:

Abgesehen von den Zeiterfassungs-Features hat mir die Anpassbarkeit des Tools sehr gut gefallen. Ich konnte TimeTac vollständig an meine Bedürfnisse anpassen; egal ob es um individuelle Urlaubsarten, Projekte oder verschiedene Arbeitszeitmodelle ging.

Leg so viele Arbeitszeitmodelle an, wie du benötigst
Leg so viele Arbeitszeitmodelle an, wie du benötigst
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com

Weniger gut gefallen hat mir dagegen, dass ich sehr viel Zeit mit der Konfiguration verbracht habe. Usability und Design sind insgesamt noch ausbaufähig; wie man auch an den drögen Tabellen erkennen kann, die der Anbieter für dein Reporting bereitstellt:

Die eine oder andere Grafik wäre noch ganz nett gewesen
Die eine oder andere Grafik wäre noch ganz nett gewesen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com

Ansonsten lieferte mir TimeTac alles, was es für eine ordentliche Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie Urlaubsverwaltung braucht.

Was macht TimeTac im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?

TimeTac punktet im Test nicht nur mit der größten Auswahl an Zeiterfassungsarten, die von der einfachen Stempeluhr bis zur smarten NFC-Technologie und darüber hinaus reichen.

Ich finde auch das “bau dir dein Zeiterfassungssystem mit unseren Modulen doch einfach selbst zusammen”-Motto des Anbieters genial. Du stellst dir aus den Modulen “Arbeitszeiterfassung”, “Urlaubsverwaltung” und “Projektzeiterfassung” genau den Funktionsumfang zusammen, den du für dein Business benötigst.

Vom modularen Aufbau profitieren alle, die es besonders flexibel mögen!
Vom modularen Aufbau profitieren alle, die es besonders flexibel mögen!
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com

Auf diese Weise zahlst du nur für das, was du auch brauchst. Und wenn dein Anspruch wächst, wächst TimeTac einfach mit. So fügst du zum Beispiel bei Bedarf noch das Terminal hinzu, buchst dir die Kolonnenerfassung oder erweiterst das Zeiterfassungssystem mit deinen gewünschten Schnittstellen.

Wem würde ich TimeTac besonders empfehlen?

Insbesondere mobile Teams sind dank Funktionen wie Geofencing, Geotargeting, GPS-Tracking, NFC-Zeiterfassung, Kolonnen-Management und der mobilen App hervorragend bei TimeTac aufgehoben.

TimeTac ist damit besonders für die Event-Gastronomie, Handwerksbetriebe und viele andere Branchen eine tolle Alternative.

Aufgrund der zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten bietet sich das Tool außerdem gut für alle größeren Unternehmen an, die komplexe Anforderungen haben. Dazu gehört zum Beispiel das Einrichten von individuellen und international geregelten Zuschlagssätzen für die Wochenend- oder Nachtarbeit.

Kleinstunternehmen, die es dagegen sehr einfach und modern mögen, sehen sich lieber bei anderen Anbietern um. Wenn du nach ähnlichen Features bei einer gleichzeitig wesentlich einfacheren Handhabung suchst, fühlst du dich beim Testsieger Clockodo vermutlich wohler.

Vorteile
  • Modularer Aufbau
  • Hochgradig individuell anpassbar
  • Preisgünstig und skalierbar
  • Optionale Hardware-Lösungen
  • Schön gestaltete mobile App
Nachteile
  • Unmoderne Web-Oberfläche
  • Rudimentäres Projektmanagement
  • Keine Rechnungsstellung
TimeTac
4.3
Testbericht
3

TimePunch

4.4
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 15,99 €/Monat
  • Mobile App ja
  • User 1 - unbegrenzt
  • Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
  • Kompatibel mit Hardware alle Datafox-Modelle

Zeiterfassung

Sehr gut (1,0)

Deine Arbeitszeiten erfasst du mit TimePunch über verschiedene Möglichkeiten: per Stempeluhr in der Web-Version oder über die Desktop-App, manuell als Zeiteintrag, via Hardware-Terminal oder an einem gemeinsamen Werkstatt-PC. Dank Responsive-Design kannst du deine Arbeitszeiten auch mobil erfassen. TimePunch kommt sogar mit netten Extras wie der Kiosk-Funktion und der GPS-Positionsdatenerfassung.

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

TimePunch liefert dir detaillierte Auswertungen zu allen erfassten Daten innerhalb der Software. Du bekommst hier neben Gesamtauswertungen auch Überstunden-Reports oder Einblicke in die Urlaubs- und Abwesenheitstage deines Teams. Hübsche Grafiken, wie du sie vielleicht von Clockodo kennst, findest du hier zwar nicht. Mehr Details bekommst du dafür dank der Schnittstelle zu Power BI oder über individuelle Reportings.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Sehr gut (1,4)

TimePunch hat eine recht ordentliche Urlaubsverwaltung für dich im Gepäck. Du legst individuelle Urlaubsansprüche fest und setzt genau die Genehmigungsprozesse in Gang, die du für dein Business benötigst. Gelungen ist, dass deine Mitarbeiter:innen automatisch über genehmigte Urlaubstage informiert werden.

Projektmanagement

Gut (1,7)

Mit TimePunch stehen dir zahlreiche Projekt-Funktionen zur Verfügung. Du kannst Projekte anlegen, Kundendaten erfassen und Projekten zuordnen, Projekte dokumentieren und einzelne To-dos für die Zeitbuchung hinterlegen. Um die Prioritäten deiner Projekte im Blick zu behalten, liefert dir der Anbieter ein simples, aber übersichtliches Ampelsystem. Besonderheiten wie Gantt-Charts oder Kanban-Boards gibt es hier leider nicht.

Rechnungsstellung

Mangelhaft (5,0)

Rechnungen erstellst du mit TimePunch leider nicht. Dafür kannst du deine erfassten Projektarbeitszeiten als Excel-Datei exportieren und weiterverarbeiten. Der Export deiner Projektakte als PDF eignet sich hervorragend als Anhang für deine Rechnungsdokumente.

TimePunch ist eine modulare Arbeits- und Projektzeiterfassung-Software, die dir die passende Hardware praktischerweise gleich mitliefert. Aufgrund seiner zahlreichen Funktionen und Features bezeichnet der Anbieter sein Tool als “die Zeiterfassung, die mehr kann!”.

Eines kann ich dir schon mal verraten: TimePunch hat wirklich eine ganze Menge zu bieten; allerdings kaum mehr, als die Konkurrenz. Was mir an TimePunch besonders gut gefallen hat – und was nicht – erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit TimePunch gemacht?

TimePunch hat sich in meinem Praxistest als äußerst zuverlässiges und vielseitiges Zeiterfassungssystem entpuppt.

Mir sind besonders die verschiedenen Zeiterfassungsarten positiv aufgefallen. Du kannst zum Beispiel:

  • Zeiten per Knopfdruck in deinem beliebigen Browser via Stempeluhr erfassen
  • die unauffällige Desktop-Stempeluhr “Watcher” nutzen
  • deine Arbeits- und Projektzeiten manuell über eine kurze Eingabemaske eingeben
  • mit mehreren Usern die Kiosk-App zur Projektzeiterfassung verwenden
  • dich In- und Outdoor über ein passendes Hardware-Terminal ein- und ausstempeln
  • deine Arbeitszeit kunden-, auftrags- und projektspezifisch per Barcode-Scan tracken
Die simple Stoppuhr des “Online-Moduls” begegnet dir auch auf dem Smartphone
Die simple Stoppuhr des “Online-Moduls” begegnet dir auch auf dem Smartphone
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de

Deine Projektzeiten kannst du ebenfalls mit dem Smartphone erfassen, das geht sogar minutengenau für einzelne Projekt-Tasks.

Neben seinen verschiedensten Zeiterfassungsarten glänzt TimePunch außerdem mit einem riesigen Verwaltungsapparat. Hier konnte ich meine Kunden-, Projekt-, Auftrags- und Personaldaten bis ins kleinste Detail hinterlegen; inklusive individuellen Notizen und einer eigenen Dokumentenablage für jeden Zweck.

Die Usability war für mich insgesamt auch in Ordnung, allerdings erst, nachdem ich einige Startschwierigkeiten überwunden hatte.

TimePunch ist nämlich im Gegensatz zu allen anderen Tools hier nicht komplett über den Browser bedienbar. Das Verwaltungsmodul “TimePunch Management” musste ich erst auf meinem PC installieren.

Hinter den verspielten Icons verstecken sich die Time Punch-Module
Hinter den verspielten Icons verstecken sich die Time Punch-Module
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de

Die Installation ging zwar relativ fix. Dennoch habe ich eine “Steuerungszentrale” im Browser vermisst, wie ich sie z. B. von Clockodo oder TimeTac gewohnt war.

Der große Nachteil der Installations-Version ist: Du musst daran denken, TimePunch auf jedem Gerät zu installieren, das du regelmäßig nutzt. Das ist zumindest dann der Fall, wenn du nicht ständig an deinem PC arbeitest und z. B. von unterwegs aus ein Projekt bearbeiten oder einsehen möchtest, Zeiteinträge ändern oder etwas anderes verwalten willst.

Wer viel unterwegs ist und eine bequeme Möglichkeit sucht, um von jedem Gerät aus auf seine Zeiterfassungslösung zuzugreifen, ist woanders also besser aufgehoben.

Was macht TimePunch im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?

TimePunch ist das einzige Zeiterfassungssystem im Vergleich, dass dir das Tracking auch via Barcode-Scan und Code-Eingabe erlaubt.

So konnte ich für einzelne Projekte, Kund:innen oder Tasks unkompliziert eigene Codes erstellen, die ich in der Kiosk-Anwendung nur noch eingeben musste. Und schon konnte ich die Zeiterfassung projektspezifisch bequem starten.

Wenn du über einen Barcode-Scanner verfügst, kannst du dir auch “echte” Barcodes ausgeben lassen und diese beispielsweise auf deinen Aufträgen anbringen. Auf diese Weise hast du die Möglichkeit, die Zeiterfassung ganz ohne manuelle Eingabe zu starten.

Individuell ist auch, dass du dir deinen gewünschten Funktionsumfang aus verschiedenen Modulen einfach selbst zusammenstellst. Dabei wählst du aus folgenden Modulen:

  • die Desktop-Stoppuhr “Watcher”
  • die Kiosk-Anwendung “Studio”
  • die Online-Zeiterfassung “Online”
  • ein umfangreicher Urlaubskalender
  • eine Anwesenheitsliste
  • die “Selbstauskunft” zur Einsicht in eigene Arbeitszeiten und Urlaubstage
  • “Cutter”, mit dem du Rahmenarbeitszeiten und Schichtmodelle festlegen kannst
  • “Datafox” für die Verwaltung deiner Hardware-Terminals
  • “Business Intelligence” für individuelle Reportings mit Power BI (Microsoft).

Wem würde ich TimePunch besonders empfehlen?

TimePunch ist beinahe so flexibel einsetzbar wie Testsieger Clockodo oder zweitplatzierter TimeTac. Allerdings nur beinahe, mobile Teams, die offline-fähige Spezialfunktionen wie Geofencing, Geotracking, NFC-Tracking und andere nützliche Features für unterwegs suchen, werden hier nicht glücklich.

Alle anderen profitieren bei TimePunch von einem durchdachten Preis-Leistungs-Verhältnis, das sich sowohl für kleine Betriebe wie große Konzerne hervorragend anbietet. Während Admins je Lizenz (und gewähltem Preispaket) jeweils mit 6,60 € monatlich rechnen müssen, sind für einzelne Mitarbeiter:innen lediglich 1,50 € pro Monat fällig.

TimePunch bietet dir die günstigsten Mitarbeiterkonditionen im Vergleich
TimePunch bietet dir die günstigsten Mitarbeiterkonditionen im Vergleich
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de

Damit hat TimePunch den günstigsten pro-User-Preis in diesem Vergleich für dich in petto. Einen kostenlosen Freelancer-Tarif wie bei Clockodo, Harvest oder Hubstaff gibt es hier aber leider nicht.

Mein Spar-Tipp: Große bis sehr große Unternehmen sparen langfristig mit der Kauflösung. Für eine einmalige Zahlung von 27 € pro User ist TimePunch eine langfristige Investition, die sich im Gegensatz zur Mietlösung schnell wieder für dich rentiert. Die passende Hardware gibt es ebenfalls zum Kauf mit dazu, hier musst du mit etwa 870 € pro Terminal rechnen.

Vorteile
  • Passende Hardware verfügbar
  • Mehrere Zeiterfassungswege
  • Einfaches Tracking
  • Große Palette an Berichten
  • Digitale Personalakte
Nachteile
  • Längeres Onboarding
TimePunch
4.4
Testbericht
4

ZEP

4
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 1,50 €/User/Monat
  • Mobile App ja
  • User unbegrenzt
  • Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
  • Kompatibel mit Hardware Eigene ZEP-Terminals

Zeiterfassung

Sehr gut (1,4)

ZEP kommt mit einer soliden Auswahl an Zeiterfassungsoptionen. Deine Teammitglieder stempeln sich im Browser und mit der ZEP-App fürs Smartphone ein oder erfassen die eigenen Arbeits- und Projektzeiten manuell in der Web-App. Darüber hinaus bekommst du hier auch ein Terminal für die stationäre Zeiterfassung, das für dich frisch aus dem 3D-Drucker kommt – die gibt es nicht nur zum Kaufen, sondern auch zum Mieten!

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

In ZEP findest du eine riesige Palette an Auswertungen für jeden Zweck. Etwa für Personalangelegenheiten (z. B. Dokumente), erfasste Arbeitszeiten, Projekte, Kund:innen, Rechnungen oder gar Reisekosten. ZEP punktet sogar mit smarten Automatisierungen, denn du kannst dir oder deinen Kund:innen bei Bedarf automatisiert Reportings per Mail zukommen lassen.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Sehr gut (1,4)

Die Urlaubsverwaltung ist dem Anbieter gut gelungen. Es sind bereits einige Abwesenheitstypen vordefiniert; z. B. Krank, Urlaub, Sonderurlaub, Freizeitausgleich und mehr. Zudem ist das Antragswesen recht unkompliziert und funktioniert zuverlässig. Zweistufige Genehmigungsprozesse gibt es zwar nicht, dafür benachrichtigt dich das System sofort bei neuen Anträgen und dein Personal, wenn der Antrag genehmigt wurde.

Projektmanagement

Sehr gut (1,4)

ZEP hat ein sehr durchdachtes Projektmanagement für dich mit an Bord. Bis ins kleinste Detail planst du hier einzelne Aufgabenpakete je Mitarbeiter:in oder Abteilung, die in To-dos weiter unterteilt werden können. Mit Planstunden legst du fest, wie viel Zeit die einzelnen Tasks in Anspruch nehmen. Ob dein Plan aufgeht, verrät dir ein Ampelsystem. Pluspunkte gibt es für die Gantt-Charts, die dich bei der Planung unterstützen.

Rechnungsstellung

Sehr gut (1,4)

Ein großer Vorteil von ZEP ist die integrierte Auftrags- und Rechnungsstellung. Direkt aus dem Tool heraus kannst du Preislisten erstellen und Angebote anlegen, die du auch per Mail an deine Kund:innen schicken kannst. Ist das Angebot genehmigt worden, lässt sich hieraus ein Projekt und daraus wiederum eine Rechnung generieren.

Die provantis IT Solutions GmbH hat ZEP bereits im Jahr 2000 auf den Markt gebracht. Damals wollte der Anbieter eine moderne Lösung schaffen, um Arbeitszeiten direkt auf Projekte zu buchen.

Seit dem Entwicklungsstart orientiert sich das Produkt-Team dabei stets an den Wünschen seiner Kund:innen. Diese kundenzentrierte Haltung hat schon über 1.800 Unternehmen aus aller Welt überzeugt. Ob die Software für die Arbeits- und Projektzeiterfassung auch mich überzeugen konnte, erfährst du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit ZEP gemacht?

ZEP hat im Vergleich der besten Zeiterfassungssysteme 2024 eine recht solide Leistung hingelegt.

Beeindruckt hat mich allen anderen Argumenten voran der modulare Funktionsumfang, mit dem ZEP seine Kontrahenten locker aussticht.

Neben der Arbeits- und Projektzeiterfassung findest du hier nämlich ein ausgeklügeltes Projektmanagement, eine integrierte Angebots- und Rechnungsstellung sowie allerhand Sonderfunktionen, wie der Reisekostenabrechnung oder ein eigenes Ticketsystem für Kundenanfragen.

In Sachen Funktionsumfang ist das Tool also überwältigend. Grandios ist auch, wie sehr der Anbieter hier in die Tiefe geht. Zum Beispiel konnte ich während des Tests für meine Projekte Preislisten anfertigen, jede Tätigkeit in Form von To-dos und Aufgabenpaketen strukturieren und meine Zeiten haargenau erfassen – zumindest manuell in der Web-App (dazu gleich mehr).

Gerade diese Detailverliebtheit hat leider dazu geführt, dass ich mit der Software nur teilweise gut zurechtkam. Selbst nach über 15 Stunden Praxistest waren einige Features für mich ein Buch mit sieben Siegeln. Aber das hängt natürlich damit zusammen, wie viele Module du gleichzeitig nutzt. In den wenigsten Fällen wirst du tatsächlich alle Module brauchen; der Grad der Benutzerfreundlichkeit ist damit quasi “benutzerdefiniert”.

Features wie z.B. die Rechnungsstellung sind eine tolle Sache, funktionierten in meinem Test aber teilweise holprig. Hier hat ZEP einige Usability-Punkte liegen lassen. Das liegt auch (aber nicht nur) an der recht angestaubten Oberfläche, die mit dem gefälligen Startup-Design eines Clockodo nicht mithalten kann.

Die Rechnungserstellung von ZEP ist zwar nützlich, aber nicht ganz einfach zu händeln
Die Rechnungserstellung von ZEP ist zwar nützlich, aber nicht ganz einfach zu händeln
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de

Weniger problematisch war für mich das Projektmanagement. Es gibt hier zwar auch viele Untermenüs und Konfigurationsmöglichkeiten, die erst verstanden werden wollen. Wer damit aber schon ein bisschen Übung hat, kommt hier recht fix voran. Die gute Struktur innerhalb des Projektmanagement-Moduls dürfte hierbei wohl auch eine Rolle spielen.

Mich konnte ZEP auch in Sachen Urlaubs- und Personalverwaltung überzeugen. An dieser Stelle ist nichts unnötig kompliziert oder versteckt und das Tool hat ganz brav das gemacht, was ich wollte.

Mein abschließendes Verdikt: ZEP ist eine wirklich leistungsstarke Software, die Funktionen und Features für jeden Bedarf bereithält. Wenn du alles aus dem Tool herausholen möchtest, solltest du dich auch gründlich und lange genug einarbeiten. Sollte dein Atem dafür nicht lang genug sein, solltest du dir z.B. Clockodo, Hubstaff oder Harvest den Einstieg in die digitale Zeiterfassung mal näher anschauen.

Was macht ZEP im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?

ZEP enthält (mit den richtigen Modulen) nicht nur viel mehr Funktionen, als so gut wie alle anderen Tools meines Vergleichs. Der Anbieter hat sich zudem noch etwas Einzigartiges einfallen lassen, um sich vom Wettbewerb abzuheben: Terminals aus dem 3D-Drucker.

Bestell dir ein selbst gedrucktes ZEP-Terminal zu günstigen Konditionen
Bestell dir ein selbst gedrucktes ZEP-Terminal zu günstigen Konditionen
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de

Zumindest druckt der Anbieter das Gehäuse und baut auch selbst alle Komponenten für dich Inhouse zusammen. Das Endergebnis ist ein stationäres Hardware-Terminal für schlappe 15 € im Monatsabo. Das ist absolut konkurrenzfähig! Toll ist, dass du dir dadurch hohe Anschaffungskosten sparen kannst.

Wem würde ich ZEP besonders empfehlen?

ZEP ist sowohl für Kleinbetriebe geeignet, die lediglich ihre Arbeitszeiten erfassen möchten, als auch für mittlere und große Unternehmen, die umfangreiche Projekte managen und abrechnen wollen.

Der einzige Haken: ZEP gehört nicht unbedingt zu den Tools, die sich gut für Anfänger:innen im digitalen Time-Tracking eignen. Um gut mit der leistungsstarken Zeiterfassung-Software zurechtzukommen, solltest du dir eine ausreichende Einarbeitungsphase einplanen. Dabei unterstützt dich auch das Service-Team des Anbieters, sogar völlig kostenfrei.

Vorteile
  • Sehr individuelle Konfiguration
  • Umfassendes Projektmanagement
  • Integrierte Rechnungserstellung
  • Preiswerte Arbeitszeiterfassung
  • 30 Tage kostenlos testen
Nachteile
  • Kaum intuitive Benutzeroberfläche
ZEP
4
Testbericht
5

TimeStatement

5
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • Mobile App ja
  • User 1 - unbegrenzt
  • Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
  • Kompatibel mit Hardware k.A.

Zeiterfassung

Sehr gut (1,4)

Die Zeiterfassung in TimeStatement funktioniert schnell und einfach per digitaler Stempeluhr bzw. Stoppuhr. Die reine Arbeitszeit lässt sich durch Ein- und Ausstempeln mit wenigen Klicks erfassen; Projektzeiten mithilfe der Stoppuhr minutengenau auf Projekte und einzelne Aufgaben tracken. Zudem lassen sich Zeiteinträge auch manuell per Eingabemaske und/oder Drag-and-Drop in der übersichtlichen Wochenübersicht nachreichen.

Berichtswesen

Sehr gut (1,4)

Das Berichtswesen in TimeStatement ist vor allem für projektbasierte Teams ein starkes und nützliches Tool, um Zeiten entweder nach Projekt oder nach Mitarbeiter:in auszuwerten. Die Berichterstellung klappt schnell und einfach, dank übersichtlicher Eingabemasken. Hinzu kommen grafische Auswertungen und Diagramme, die (ein wenig unübersichtlich) über das Tool verteilt sind und Aufschluss über getrackte Zeiten und Abwesenheiten liefern.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Gut (2,0)

Die Abwesenheitsplanung mit TimeStatement funktioniert grundsätzlich, wenn du dich ein bisschen eingefuchst hast. Urlaube und Krankheitstage lassen sich – ähnlich wie Arbeitszeiten – im übersichtlichen Wochenkalender eintragen. Dazu kannst du eigene Abwesenheitsarten definieren und mit einem Farbcode ausstatten, um den Überblick zu behalten. Nur der zentrale Urlaubskalender könnte definitiv übersichtlicher sein – hier tauchen geplante Abwesenheiten nämlich erst nach ein paar “extra steps” auf, die ich mir im Test gerne gespart hätte.

Projektmanagement

Befriedigend (3,4)

Obwohl TimeStatement sich mit seiner starken Projektzeiterfassung vor allem an Projektteams richtet, gibt es im Tool kaum Möglichkeiten zur Projektverwaltung. Projekte lassen sich anlegen und mit den wichtigsten Infos und Daten für die Zeiterfassung und (sehr schön!) die Spesenabrechnung ausstatten. Ein wirklich tiefgreifendes Projekt- oder Aufgabenmanagement liefert TimeStatement allerdings nicht.

Rechnungsstellung

Sehr gut (1,4)

Die flexible Rechnungsstellung ist die große Stärke von TimeStatement. Rechnungen sind mit wenigen Klicks erstellt und getrackte Projektzeiten lassen sich automatisch auf neue Rechnungen übernehmen. Verschicken und als “bezahlt” markieren musst du die Rechnungen allerdings manuell, da TimeStatement weder eine Online-Banking-, noch eine E-Mail-Anbindung mitbringt. Rechnungen erstellst du aus vorgefertigten oder selbst erstellten Vorlagen. Die sind super-flexibel und glänzen mit sinnvollen Automations und automatischer Übersetzung in die Zielsprache; neue Vorlagen im mitgelieferten OnlyOffice-Editor zu bauen, ist allerdings aufwändig und nicht ganz einfach. Bei Bedarf hilft hier der TimeStatement-Support weiter – gegen eine kleine Gebühr.

TimeStatement aus der Schweiz ist ein Tool für die Arbeits- und Projektzeiterfassung – sowohl für Freelancer und kleine Unternehmen (für die das Tool besonders günstig ist), als auch für Enterprises wie Siemens. Seit 2017 auf dem Markt wird die native Cloud-Lösung (inklusive mobiler App) stetig weiterentwickelt und optimiert.

Ich habe mir das Tool im Mai 2024 einmal genauer angeschaut; was ich dabei für Erfahrungen gemacht habe und ob TimeStatement auch für dein Team eine solide Lösung sein könnte, erfährst du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit TimeStatement gemacht?

TimeStatement ist – wie erwähnt – sowohl für die reine Arbeits-, als auch für die Projektzeiterfassung geeignet. In Sachen Arbeitszeiterfassung liefert das Tool aber mit digitaler Stempeluhr und Wochenübersicht mehr oder weniger “nur” Standard-Funktionen.

Die Zeiterfassung in TimeStatement geht einfach und schnell im übersichtlichen Wochenüberblick
Die Zeiterfassung in TimeStatement geht einfach und schnell im übersichtlichen Wochenüberblick
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com

Wirklich stark ist dagegen die Projektzeiterfassung. Projekte lassen sich mit allen wichtigen Infos zu Kund:innen, verantwortlichen Mitarbeiter:innen, Spesen und Daten aufsetzen und Zeiten auf die jeweiligen Tasks sind schnell und einfach gebucht. Rechnungen erstellt TimeStatement dann automatisch aus den abrechenbaren Projektstunden plus Spesen. Keine schlechte Sache – und auf jeden Fall das Highlight des Tools.

Projektzeiten lassen sich minutengenau erfassen und den entsprechenden Aufgaben und Projektphasen zuordnen
Projektzeiten lassen sich minutengenau erfassen und den entsprechenden Aufgaben und Projektphasen zuordnen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com

Weniger überzeugt hat mich dagegen das Abwesenheitsmanagement. Hier gibt sich TimeStatement unnötig kompliziert und trägt geplante Urlaube erst dann in den Urlaubskalender ein, wenn sie vorher auch (händisch) in der Wochenübersicht geplant sind. Und auch das geht erst, wenn für alle Mitarbeiter:innen vorher die entsprechenden Soll-Stunden und Soll-Urlaubstage klein klein im System hinterlegt sind.

Ganz allgemein verschlingt die Einrichtung von TimeStatement Zeit und ist ohne die Hilfe des Helpcenters – oder gar ein geführtes Onboarding durch das Supportteam – keine einfache Sache.

Da helfen leider auch die Tooltips nichts, die zwar überall darauf hinweisen, dass noch Angaben fehlen – aber nicht immer, wo die entsprechenden Einstellungen zu finden sind.

Ein wenig herumärgern musste ich mich im Test auch mit der Rechnungsstellung. Trotzdem habe ich für dieses Feature sehr viel mehr Lob übrig, als für die Urlaubsplanung, denn: die Erstellung von Rechnungen geht einfach und schnell von der Hand; alle Projektzeiten und Spesen über einen bestimmten Zeitraum (z.B. “Seit der letzten Rechnung”) werden automatisch in neue Rechnungen übertragen.

Rechnungen in TimeStatement sind schnell und einfach erstellt – solange du eine fertige Vorlage dafür hast
Rechnungen in TimeStatement sind schnell und einfach erstellt – solange du eine fertige Vorlage dafür hast
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com

Solange du dafür die vorhandenen Vorlagen nutzt – vorinstalliert sind eine für den DACH-Raum und eine für die USA – ist das alles kein Thema. Willst du allerdings selbst neue Vorlagen erstellen, stehst du erstmal wie der Ochs vorm Berg.

Vorlagen in TimeStatement sind super flexibel. Du kannst sie z.B. mit Platzhaltern ausstatten, um Anreden, Zahlen, Daten und so gut wie jedes andere Textelement automatisch platzieren zu lassen. Außerdem reicht ein Klick, um fertige Rechnungen z.B. in Englisch oder Italienisch zu übersetzen. Weitere Sprachen sind bereits in Planung. Das alles macht die Vorlagen ziemlich mächtig; aber eben auch komplex.

Ein Blick in den Vorlagen-Editor von TimeStatement (powered by OnlyOffice). Auf den ersten Blick versteht man hier nur Bahnhof.
Ein Blick in den Vorlagen-Editor von TimeStatement (powered by OnlyOffice). Auf den ersten Blick versteht man hier nur Bahnhof.
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com

Ohne eine Liste mit allen Platzhaltern (die es glücklicherweise im Helpcenter gibt) kommst du hier nicht zurande. Und selbst dann wird wahrscheinliche in Großteil der User sich scheuen, Vorlagen selbst zu gestalten, sondern lieber das TimeStatement-Team mit dieser Aufgabe betrauen.

Apropos “Team”: Der Support von TimeStatement wird von bestehenden Nutzer:innen durch die Bank als kompetent, schnell und aufmerksam gelobt. Auch ich habe im Test nur gute Erfahrungen mit der Kommunikation gemacht.

Hier passt alles; genau wie beim Thema “Sicherheit- und Datenschutz”, bei dem TimeStatement mit in der Schweiz stationierten Servern, automatischen und manuellen Sicherheitsbackups und durchgehender Datenverschlüsselung punkten kann.

Alles in allem: Ein starkes Tool für Projektteams, die vor allem auf die saubere Projektzeiterfassung und eine schnell und einfache Abrechnung Wert legen.

Was macht TimeStatement im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?

Die hohe Flexibilität von TimeStatement ist eine Besonderheit. Während Tools wie Clockodo gefälliger, hübscher und ziemlich “streamlined” daherkommen – dafür aber funktional auch ein wenig starr sind – ist TimeStatement das genaue Gegenteil. Es ist von vorne bis hinten anpassbar und lässt sich flexibel auf deine jeweiligen Bedürfnisse zuschneiden.

Du brauchst keine Spesenabrechnung? Dann deaktiviere sie! Du willst dafür einen Genehmigungsprozess für die Urlaubsplanung etablieren? Ein Klick, und ab jetzt müssen Abwesenheiten genehmigt werden.

Spezifische Funktionen und Features lassen sich in TimeStatement schnell aktivieren oder deaktivieren
Spezifische Funktionen und Features lassen sich in TimeStatement schnell aktivieren oder deaktivieren
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com

Die super flexiblen Rechnungen und Vorlagen (siehe oben) sind da nur die Spitze des Eisbergs.

All das macht TimeStatement zu einem mächtigen Tool – das aber auch ein wenig Hingabe und Durchhaltevermögen erfordert. Die Einrichtung des Tools und die Pflege der Daten sollte sauber sein, wenn TimeStatement das tun soll, was du willst. Der eine oder andere Frustmoment bleibt da nicht aus. Insgesamt halten sich aber auch die in Grenzen. Und können meist mit einem Blick ins Helpcenter geklärt werden.

Wem würde ich TimeStatement besonders empfehlen?

Obwohl auch große Unternehmen wie Siemens TimeStatement erfolgreich einsetzen, bekommt das Tool von mir eine klare Empfehlung für KMU und Freelancer. TimeStatement ist mit ab 3,50 € pro Monat und Mitarbeiter:in recht günstig und für Einzelkämpfer:innen sogar ganz umsonst zu haben.

Die Preise für TimeStatement im Kurzüberblick
Die Preise für TimeStatement im Kurzüberblick
Screenshot: trusted.de
Quelle: timestatement.com

Da die große Stärke des Tools in der Projektzeiterfassung liegt, profitieren vor allem projektbasiert arbeitende Teams. Zwar ist auch die reine Arbeitszeiterfassung in TimeStatement schnell und einfach erledigt – ob nun im Browser oder per mobiler App. Ich habe allerdings das Gefühl, dass dieser Funktionsbereich ein wenig stiefmütterlich behandelt wird und unter der schieren Power der Projektzeiterfassung untergeht.

So wirkt TimeStatement fast wie zwei unterschiedliche Tools: Eins für das Time Tracking mit den wichtigsten Standardfunktionen und ohne richtige Tiefe. Und ein mächtiges für die Projektzeiterfassung und Fakturierung.

Vorteile
  • Günstiges Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Umsonst für Freelancer
  • Einfache Arbeitszeiterfassung
  • Detaillierte Projektzeiterfassung
  • Sehr flexible Rechnungsvorlagen
Nachteile
  • Vorlagen sind schwierig zu bauen
  • Fehlendes Projektmanagement
  • Teils verwirrende Benutzeroberfläche
TimeStatement
5
Testbericht
6

Hubstaff Time

4
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0 €/Monat
  • Mobile App ja
  • User 2 - unbegrenzt
  • Zeiterfassungsart Arbeits- und Projektzeiterfassung
  • Kompatibel mit Hardware -

Zeiterfassung

Sehr gut (1,0)

Deine Projektzeiten erfasst du bequem über eine unkompliziert bedienbare Stoppuhr in der Web-Anwendung, als Chrome-Extension oder über die unauffällige Desktop-Anwendung, die selbst auf dem Linux-Betriebssystem funktioniert. Mobile Teams profitieren hier von Special-Features wie Geo-Tracking und Geofencing.

Berichtswesen

Gut (2,0)

Hubstaff glänzt im Vergleich mit zahlreichen, übersichtlichen und farbenfrohen Reportings. Dafür gibt es das eigene Modul “Insights”, das dir allerdings erst ab dem Teams-Tarif für mindestens 10 $ pro Monat zur Verfügung steht. Alternativ kannst du dir das Modul auch für weitere 2 $ pro User und monatlich hinzubuchen. Einfache Zeitauswertungen bekommst du aber auch schon ohne Aufpreis in simplen “Timesheets”.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Sehr gut (1,0)

Deinen Urlaub sowie andere Abwesenheiten kannst du mit Hubstaff ebenfalls managen. Hier bietet dir das Tool diverse Einstellungsmöglichkeiten. Z. B. bestimmst du, wer einen Antrag stellen muss und wer nicht, ob das jährliche Urlaubskontingent überschritten werden darf oder nicht und einiges mehr. Etwas sperrig ist, dass Hubstaff die jährlichen Arbeitszeiten in Stunden statt in Tagen berechnet.

Projektmanagement

Sehr gut (1,0)

Hubstaff bietet dir das umfassendste Projektmanagement in diesem Vergleich. Du kannst Projekte erstellen, Kund:innen anlegen und neuerdings auch Kanban-Boards erstellen. Für dein unkompliziertes Projektmanagement stehen dir sogar über 30 Projekt-Vorlagen zur Verfügung, die du frei nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst. Zusätzlich punktet Hubstaff mit praktischen Extras wie To-do-Listen und automatischen Benachrichtigungen.

Rechnungsstellung

Sehr gut (1,0)

Mit Hubstaff kannst du deine Rechnungen ganz einfach selbst erstellen. Im Zeiterfassungssystem musst du lediglich deine Rechnungsdaten hinterlegen, das Projekt sowie die geleisteten Arbeitszeiten auswählen und die Rechnung erstellt sich quasi von allein. Praktisch ist, dass du deine Ausgangsrechnungen per Knopfdruck versenden kannst. Zusätzlich kannst du in Hubstaff Ausgaben erfassen, Löhne und Gehälter zahlen.

Hubstaff ist eine Software für die Projektzeiterfassung aus den Vereinigten Staaten. Seit der Gründung im Jahr 2012 hat sich das Tool zu einer vollwertigen Workforce-Management-Lösung entwickelt, die mittlerweile über 95.000 Unternehmen begeistert – zumindest laut eigenen Angaben.

Ob Hubstaff Time auch mich begeistern konnte, verrate ich dir jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Hubstaff Time gemacht?

Hubstaff hat mir bis auf eine große Kleinigkeit ziemlich gut gefallen: das Activity-Tracking.

Neben Arbeits- bzw. Projektzeiten erfasst Hubstaff nämlich auch die Produktivität deines Teams. So siehst du beispielsweise, auf welchen Internet-Seiten und in welchen Programmen sich dein Personal herumgetrieben hat und sogar, ob, wie und wohin sich die Maus bewegte. Außerdem erstellt das Tool in regelmäßigen Zeitabständen Screenshots von den aktuell genutzten Programmen deiner Angestellten.

Mit dem Motto “Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser” geht Hubstaff meiner Meinung nach deutlich zu weit. Zum Glück konnte ich das Feature mit nur wenigen Klicks deaktivieren und das Vertrauen zu meinen fiktiven Mitarbeiter:innen war wiederhergestellt.

Beachte: Die Überwachung deiner Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz (und am Arbeits-Computer) ist nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen in Deutschland erlaubt. Zum Beispiel dann, wenn dir ein Teammitglied bereits einen triftigen Grund geliefert hat, um misstrauisch zu werden. Wenn du dein Personal grundlos kontrollierst, kann dir sogar eine Freiheitsstrafe drohen. Das Feature solltest du in Hubstaff also besser deaktivieren!

Abgesehen vom Activity-Tracker habe ich eigentlich kaum etwas zum Meckern gefunden. Die Software ist modern, kommt mit allerhand praktischen Funktionen und Features daher und bleibt dennoch leicht bedienbar – und das, obwohl es Hubstaff nur auf Englisch gibt.

Ein bisschen lästig fand ich jedoch, dass ich meine Arbeitszeiten nur über einen kleinen Workaround buchen konnte; ähnlich wie bei TimePunch oder Clockodo.

Bevor ich mich zum Arbeitsbeginn einstempeln konnte, musste ich zuerst ein Projekt auswählen. Damit die Online-Zeiterfassung auch ohne funktionierte, habe ich erst das Projekt “tägliche Arbeitszeit” angelegt. Anschließend klappte meine tägliche Zeiterfassung problemlos.

Wer sowieso projektbasiert arbeitet, dürfte sich daran aber nicht stören.

Was macht Hubstaff Time im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?

Hubstaff liefert in Sachen Online-Zeiterfassung leider nur die nötigsten Basics. Wie schön, dass das nicht alles ist, worauf sich das Tool spezialisiert hat!

Seine wahren Stärken spielt der Anbieter stattdessen im Projektmanagement aus. Hier bekommst du neben einer einfach zu pflegenden Projekt- und Kundendatenbank und individuellen Budgets zusätzlich noch praktische Kanban-Boards, übersichtliche To-do-Listen sowie smarte Projekt-Timelines (Gantt-Charts).

Damit ist Hubstaff sogar der einzige Anbieter im Vergleich, der mit diesen schönen Extras für dein Projektmanagement aufwartet.

Noch schöner in meinen Augen ist, dass Hubstaff für dich sogar einige Projekt-Vorlagen im Gepäck hat. Aus etwa 30 verschiedenen Vorlagen wählst du deinen Favoriten und passt diesen nach deinem Geschmack an. Darunter befinden sich Vorlagen für To-do-Listen, diverse Kanban-Boards, unterschiedliche Workflows (z. B. für Social-Media-Redaktionspläne oder deine Sales-Prozesse) und einiges mehr.

Dank praktischer Vorlagen musst du deine Projekte nicht von null auf erstellen
Dank praktischer Vorlagen musst du deine Projekte nicht von null auf erstellen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Ein weiteres Highlight war für mich noch die Schichtplanung. Ich konnte im Test unkompliziert Schichten anlegen und diese sogar kopieren. Dadurch war es mir auch möglich, in Windeseile Schichten für meine Angestellten zu planen.

Schichten sind mit nur wenigen Klicks angelegt
Schichten sind mit nur wenigen Klicks angelegt
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Einen Haken gibt es hier allerdings: Diese speziellen Features gibt es nicht zum Nulltarif. Wenn du dein Projektmanagement aufpimpen willst, solltest du mit mindestens 7,50 $ pro User und Monat rechnen (alternativ hinzubuchbar für 3 $ je Plan extra), die Schichtplanung gibt es ab 10 $ monatlich.

Wem würde ich Hubstaff Time besonders empfehlen?

Hubstaff ist mein Favorit für Freelancer und Projekt-Teams. Als Freelancer profitierst du von einem kostenlosen Tarif, in dem du bereits Kund:innen sowie Projekte anlegen kannst und kurzerhand Rechnungen erstellst.

Für Solo-Selbstständige hat Hubstaff also insgesamt mehr in petto, als mein Testsieger. Bei Clockodo klappt die Rechnungserstellung nämlich nur mit der passenden Schnittstelle zu einem gesonderten Programm.

Mit seinem kostenlosen Tarif hat Hubstaff bei Freelancern die Nase vorn
Mit seinem kostenlosen Tarif hat Hubstaff bei Freelancern die Nase vorn
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Auch größere Projekt-Teams finden in Hubstaff einen zuverlässigen und multifunktionalen Begleiter. Insbesondere das Projektmanagement-Extra “Tasks” unterstützt Agenturen, Sales-Abteilungen und alle anderen, die ihre Aufgaben im Blick behalten wollen.

Wenn du über das Activity-Tracking hinwegsehen kannst, solltest du dir Hubstaff genauer ansehen!
Wenn du über das Activity-Tracking hinwegsehen kannst, solltest du dir Hubstaff genauer ansehen!
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com
Vorteile
  • Integrierte Rechnungsstellung
  • Lohnzahlung per Integration möglich
  • Einfache Bedienung
  • Schicke Oberfläche
  • Auf vielen Plattformen verfügbar
Nachteile
  • Nur auf Englisch verfügbar
  • Dauerhafte Überwachung möglich
Hubstaff Time
4
7

Harvest

4.4
1,7
Testnote
Gut
  • Preis ab 0 €/Monat
  • Mobile App ja
  • User 1 - unbegrenzt
  • Zeiterfassungsart Projektzeiterfassung
  • Kompatibel mit Hardware -

Zeiterfassung

Sehr gut (1,0)

Harvest ist mehr auf die Zeiterfassung für Projekte ausgelegt als auf die reine Arbeitszeiterfassung. Das bedeutet: Arbeitszeiten trackst du mittels Workaround. Hast du diese Hürde gemeistert (z. B. durch Anlegen des Projekts “Arbeitszeit”), erfasst du deine Arbeitszeiten bequem per Stoppuhr in der mobilen App und im Browser, trägst Arbeitszeiten manuell ein, trackst via Chrome-Extension oder nutzt die Desktop-App.

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

Mit Harvest bekommst du eine recht kleine Auswahl an Standard-Reportings für jeden Zweck. Beispielsweise eine Übersicht über die geleisteten Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter:innen, eine tabellarische Ansicht deiner abgeschlossenen und offenen Projekte und eine Handvoll anderer Auswertungen. Dank zahlreicher Auswahl- und Filterfunktionen kannst du die Reportings weiter auf deine Bedürfnisse zuschneiden.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Mangelhaft (5,0)

Über eine Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung verfügt Harvest leider nicht, hier musst du dich noch nach einem passenden Tool umsehen.

Projektmanagement

Befriedigend (2,7)

In Sachen Projektmanagement liefert Harvest nur das Nötigste. Du kannst hier deine Projekte immerhin anlegen, Budgets planen, einzelne Kostenpunkte (z. B. Leistungen oder Waren) auflisten und deine Arbeitszeiten je Projekt und Task erfassen. Praktische Extras wie Kanban-Boards oder Gantt-Charts bietet dir auch dieser Anbieter leider nicht.

Rechnungsstellung

Sehr gut (1,0)

Was Harvest in der Urlaubsverwaltung und im Projektmanagement fehlt, gleicht das Tool mit seiner Angebots- und Rechnungserstellung locker wieder aus. Du kannst Angebote sowie Rechnungen auf Basis deiner Projekte direkt im Tool erstellen und diese aus Harvest heraus gleich verschicken. Mir persönlich hätte es noch an einer Möglichkeit gefehlt, um die Rechnungen an mein Branding anzupassen. Dafür nett: Deine Ausgaben verwaltest du (zumindest oberflächlich) hier auch.

Harvest ist ein Tool für die Projektzeiterfassung aus den USA, die laut eigenen Angaben von über 70.000 Unternehmen genutzt wird. Der Anbieter behauptet auch, “mehr” als eine Zeiterfassungs-Lösung zu sein.

Warum ich gegen dieses Argument nichts einzuwenden habe, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Harvest gemacht?

Harvest hat bei mir einen guten Gesamteindruck hinterlassen. Obwohl die Benutzeroberfläche nur auf Englisch verfügbar ist, kannte ich mich ziemlich schnell sehr gut mit Harvest aus.

Das könnte daran gelegen haben, dass Harvest weitestgehend auf die wichtigsten Features reduziert ist. Die, die da sind, hat der Anbieter aus meiner Sicht aber wirklich gut umgesetzt. Nehmen wir zum Beispiel die Projektzeiterfassung.

Ich konnte ganz bequem und mit wenigen Klicks meine Projekte anlegen (Website-Relaunch für mein Testunternehmen personal trust) und per Knopfdruck meine Online-Zeiterfassung starten. In der mobilen App klappte das auch ohne Probleme.

Mit Harvest erfasst du deine Arbeitszeiten via Smartphone, im Browser oder als Chrome-Extension
Mit Harvest erfasst du deine Arbeitszeiten via Smartphone, im Browser oder als Chrome-Extension
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Mir hat es vor allem die mobile App angetan. Nicht nur, weil ich hier ganz simpel und von unterwegs aus meine Arbeitszeiten erfassen kann. Eher, weil die App mit ein paar netten Extras ausgestattet ist:

  • einem integrierten Spesenmanagement
  • du kannst Rechnungen einsehen und senden
  • einer Team-Ansicht, damit du weißt, wer gerade eingestempelt ist und wer fehlt

Mit seiner App hat der Anbieter eine Punktlandung hingelegt, von der insbesondere mobile Teams profitieren. Spezialfunktionen wie GPS-Tracking oder die NFC-Zeiterfassung findest du hier aber leider nicht, damit kann aktuell nur TimeTac aufwarten.

Versende aus der App heraus deine Rechnungen oder erledige dein Spesenmanagement
Versende aus der App heraus deine Rechnungen oder erledige dein Spesenmanagement
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Mehr gab es für mich eigentlich nicht zu entdecken. Ich hätte mir allerdings noch ein paar stärkere Reportings gewünscht; etwa so, wie sie auch mein Testsieger Clockodo liefert. Damit hätte Harvest meinem Favoriten durchaus das Wasser reichen können!

Die generischen Reportings verschaffen dir einen schnellen Überblick über Budgets, Projekte und mehr
Die generischen Reportings verschaffen dir einen schnellen Überblick über Budgets, Projekte und mehr
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Was macht Harvest im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?

Extrem cool an Harvest fand ich, dass ich aus meinen Projekten auch gleich eine Rechnung erstellen konnte. Die hätte ich sogar direkt an meine fiktive Kundin senden können; wie praktisch! Das geht zwar mit dem Kontrahenten Hubstaff Time auch. Dafür konnte ich mit Harvest auch Angebote erstellen und versenden. Das klappt sonst bei keinem anderen Anbieter im Vergleich.

Verschicke Angebote und Rechnungen mit nur einem Klick an deine Kund:innen
Verschicke Angebote und Rechnungen mit nur einem Klick an deine Kund:innen
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Ein erwähnenswertes Feature möchte ich dir an dieser Stelle noch präsentieren. Du hast nämlich die Möglichkeit, das “Theme” bzw. die Tool-Farbe nach deinem Geschmack anzupassen. Da das Harvest-Orange nicht ganz mein Fall war, habe ich mir lieber blau herausgesucht. Das wirkt im stressigen Projekt-Alltag gleich viel entspannter!

Wechsel doch einfach das Farbschema von orange zu blau, grün, schwarz oder deiner anderen Lieblingsfarbe
Wechsel doch einfach das Farbschema von orange zu blau, grün, schwarz oder deiner anderen Lieblingsfarbe
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Wem würde ich Harvest besonders empfehlen?

Harvest ist ein besonders einsteigerfreundliches Tool, das sogar einen kostenlosen Tarif für dich im Gepäck hat. Wirklich optimal ist dieser für Solo-Selbstständige bzw. Freelancer jedoch nur bedingt.

Der kleinste Tarif von Harvest ist auf 2 Projekte begrenzt
Der kleinste Tarif von Harvest ist auf 2 Projekte begrenzt
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Bei Harvest legst du nämlich nur 2 Projekte an. Das ist im Vergleich zur Konkurrenz schon arg wenig, insbesondere weil du mit z. B. Clockodo oder Hubstaff eine unbegrenzte Anzahl von Projekten managen kannst – völlig kostenfrei.

Großartig im Vergleich ist aber, dass der Funktionsumfang hier nicht eingeschränkt ist. Du kannst also unbegrenzt viele Angebote und Rechnungen versenden, deine Arbeitszeiten so oft und lange du willst auf deine zwei Projekte buchen und so viele Kund:innen anlegen, wie du betreuen kannst. Beschränkst du dich in deinem Business also auf lediglich zwei Projekte, bist du mit dem Free-Tarif hier gut beraten.

Vorteile
  • Einfaches Time Tracking
  • Übersichtliche Oberfläche
  • Integriertes Rechnungsprogramm
  • Integrierte Belegverwaltung
  • Für viele Plattformen verfügbar
Nachteile
  • Nur auf Englisch verfügbar
  • Keine Team-Verwaltungsfunktionen
Harvest
4.4
8

Time Doctor

2
1,8
Testnote
Gut
  • Preis ab 5,90 $ pro User/Monat
  • Mobile App ja
  • User 1 - unbegrenzt
  • Zeiterfassungsart Projektzeiterfassung
  • Kompatibel mit Hardware -

Zeiterfassung

Gut (2,4)

Time Doctor bietet dir verschiedene Möglichkeiten, um deine Arbeits- und Projektzeiten zu erfassen. Dazu gehört die mobile App, die sich für Teams im Außendienst gut anbietet. Für die Zeiterfassung im Büro oder Home-Office gibt es dagegen die Desktop-App, die erst installiert werden muss. Zusätzlich kannst du Arbeitszeiten im Browser manuell ein- bzw. nachtragen.

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

Mit Time Doctor hast du sowohl deine eigenen als auch die täglichen Arbeitszeiten deines Teams stets im Blick. Nützlich ist vor allem die Projektansicht, hier siehst du genau, wer wie lange an welchem Projekt gearbeitet hat. Zusätzlich kann Time Doctor mit zahlreichen und hübschen Berichten aufwarten, etwa zu deinen Projekten oder zur Produktivität. Schön: Individuelle Reportings erstellst du mit wenigen Klicks selbst.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Befriedigend (2,7)

Du kannst zwar Schichten mit dem Tool planen oder auch bezahlte Pausen einrichten. Funktionen für das Abwesenheitsmanagement gibt es hier aber leider nicht. Für deine Urlaubsverwaltung benötigst du also noch ein anderes Tool, zusätzlich zu Time Doctor.

Projektmanagement

Befriedigend (2,7)

In Sachen Projektmanagement bietet Time Doctor kaum mehr als das Nötigste. Du kannst Projekte sowie Unteraufgaben mit wenigen Handgriffen anlegen und deine Arbeitszeiten entsprechend erfassen. Mehr geht allerdings nicht, Time Doctor liefert weder übersichtliche Kanban-Boards noch Gantt-Charts. Auch deine Budgets verplanst du woanders besser, z. B. bei Clockodo.

Rechnungsstellung

Mangelhaft (5,0)

Auch beim Thema Rechnungen zeigt Time Doctor noch deutlich Nachholbedarf. Eine eigene Funktion für die Rechnungserstellung gibt es nicht, dafür aber die passenden Schnittstellen. Davon hat Time Doctor etwa 60 Stück im Gepäck, dazu gehören auch die Rechnungs-Tools Wise, PayPal oder Payoneer. Anders als bei Hubstaff bezahlst du dein Personal aber nicht direkt aus der Software heraus. Das klappt erst per CSV-Export.

Time Doctor ist ein Anbieter aus dem glitzernden Las Vegas. Time Doctor hat sich – ähnlich wie Hubstaff Time – voll und ganz auf die Projektzeiterfassung und das Activity Tracking spezialisiert.

Letzteres tritt hier besonders stark in den Vordergrund. Warum das im Test zu Punktabzügen geführt hat, liest du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit Time Doctor gemacht?

Time Doctor ist auf dem letzten Platz gelandet. Dafür kann ich dir auch ein paar gute Gründe nennen.

Grund Nummer 1: Time Doctor ist mit einem sehr kritischen Activity-Tracking ausgestattet. Die Software erfasst haargenau, welche Apps deine Angestellten täglich verwenden, welche Seiten (URLs) sie googeln und kennt auch noch die Überschriften der einzelnen Webseiten. Mausbewegungen und Tastaturanschläge kennt Time Doctor übrigens auch.

Hinzu kommt, dass Time Doctor neben Screenshots sogar Bildschirmaufzeichnungen im Video-Format macht. Im Vergleich zu Hubstaff treibt es Time Doctor damit an die Spitze – ein absolutes No-Go beim Thema Vertrauensarbeitszeit!

Immerhin lässt sich auch hier das Activity-Tracking einfach abstellen. Ob sich deine Mitarbeiter:innen nicht trotzdem überwacht fühlen, ist die andere Frage.

Das Activity-Tracking musst du für jedes Teammitglied einzeln abstellen
Das Activity-Tracking musst du für jedes Teammitglied einzeln abstellen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com

Grund Nummer 2: Time Doctor bietet vergleichsweise einen recht geringen Funktionsumfang. Du kannst zum Beispiel keine Rechnungen erstellen, wie es etwa mit Harvest oder Hubstaff möglich ist, Urlaube verwaltest du hier ebenfalls nicht und auch sonst bietet Time Doctor kaum mehr als die Konkurrenz.

Gerade im wichtigsten Sektor bietet Time Doctor leider nur das Nötigste. Deine Arbeitszeiten erfasst du hier nämlich nur per mobiler App, mithilfe der Desktop-Version zum Downloaden, bequem via Browser-Extension oder manuell in der Web-App. Die Auswahl ist ein bisschen mau, für deine Mitarbeiter:innen im Büro oder im Home-Office aber völlig ausreichend.

Time Doctor nutzt du flexibel als mobile App, im Browser oder in der Desktop-App
Time Doctor nutzt du flexibel als mobile App, im Browser oder in der Desktop-App
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com

Ein nettes Extra ist die integrierte Schichtplanung. Hier kannst du für deine Teammitglieder bequem Schichten eintragen und benötigst dafür kein zweites Tool. Aber: Auch hier bist du nur auf die wichtigsten Basics beschränkt, Special-Features wie die automatische Schichtplanung oder ähnliches bekommst du nur von Profi-Tools.

Die Schichtplanung von Time Doctor ist ein nettes Extra für kleine Teams
Die Schichtplanung von Time Doctor ist ein nettes Extra für kleine Teams
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com

Der beschränkte Funktionsumfang bringt aber auch einen klaren Vorteil mit sich: Du musst dich nicht mit einem langen Onboarding herumärgern. Wenn du also schnell mit deiner Arbeits- und Projektzeiterfassung loslegen willst, ist Time Doctor auf jeden Fall einen Blick wert!

Was macht Time Doctor im Vergleich mit anderen Zeiterfassungssystemen einzigartig?

Time Doctor hat ein spannendes Feature für dich mit an Bord. Du hast mit dem Tool die Option, dir maßgeschneiderte E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Zwecke einzurichten. Die gibt es für alle Mitarbeiter:innen im Unternehmen insgesamt, sowie einzelne Angestellte oder Gruppen.

Das ist zum Beispiel dann besonders nützlich, wenn jemand nicht zu seiner Schicht erscheint und du darüber gerne Bescheid wissen möchtest. So hast du die Option, dich in Echtzeit darüber benachrichtigen zu lassen und findest schneller einen Ersatz.

Time Doctor ist der einzige Anbieter im Vergleich, der dich mit individuellen Notifications versorgt
Time Doctor ist der einzige Anbieter im Vergleich, der dich mit individuellen Notifications versorgt
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com

Für die Einrichtung solltest du dich jedoch ein bisschen mit sogenannten “Operatoren” auskennen. Dabei handelt es sich um klassische “Wenn-Dann-Bedingungen”, wie du sie vielleicht schon aus Excel kennst. Da das Feature relativ selbsterklärend ist, musste ich mich damit aber nicht lange auseinandersetzen.

Ein Beispiel: Wenn meine erfundene Mitarbeiterin Saskia Schwänzer zu spät zu ihrer Schicht erscheint (später als 06:00 Uhr morgens) bekomme ich eine Benachrichtigung in Echtzeit.

Wem würde ich Time Doctor besonders empfehlen?

Ich würde Time Doctor insbesondere Selbstständigen zur freiwilligen Selbstkontrolle empfehlen. Es gibt zwar leider keinen kostenlosen Tarif. Dennoch kannst du mit diesem Tool hervorragend überprüfen, an welcher Stelle du deine Produktivität noch steigern kannst.

Mit Time Doctor überprüfst du ganz einfach, wie produktiv du arbeitest
Mit Time Doctor überprüfst du ganz einfach, wie produktiv du arbeitest
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com
Vorteile
  • Auf vielen Plattformen nutzbar
  • Einfaches Time Tracking
  • Verständliche Auswertungen
  • Lohnauszahlung im Tool vorbereiten
Nachteile
  • Nur auf Englisch verfügbar
  • Dauerhafte Überwachung möglich
  • Kaum PM-Features
Time Doctor
2

Die 8 besten Zeiterfassungssysteme im Vergleich

  1. Clockodo - Testsieger 2024
  2. TimeTac - Beste Zeiterfassung für mobile Teams
  3. TimePunch - Beste Zeiterfassung für Enterprises
  4. ZEP - Zeiterfassung plus Projektmanagement
  5. TimeStatement - Beste Projektzeiterfassung
  6. Hubstaff Time - Beste Zeiterfassung für Freelancer
  7. Harvest - Beste Zeiterfassung mit Rechnungsstellung
  8. Time Doctor - Beste Zeiterfassung mit Activity-Tracker

Vergleichstabelle

Anbieter
Clockodo
TimeTac
TimePunch
ZEP
TimeStatement
Hubstaff Time
Harvest
Time Doctor
clockin
Zeitguru
absence.io Zeiterfassung
Crewmeister
teamspace Zeiterfassung
timr
Shiftbase Zeiterfassung
Clockify
Everhour
Hours TimeLord
jacando Time
Jephi
timeBuzzer
Timely
Toggl Track
Testurteil
sehr gut
1,3
Test
01/2024
sehr gut
1,3
Test
01/2024
sehr gut
1,4
Test
01/2024
sehr gut
1,4
Test
02/2024
sehr gut
1,4
Test
05/2024
sehr gut
1,4
Test
01/2024
gut
1,7
Test
01/2024
gut
1,8
Test
01/2024
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.3
(454)
4.3
(2.817)
4.4
(50)
4
(30)
5
(2)
4
(2.605)
4.4
(2.882)
2
(441)
3.8
(173)
4.5
(1.553)
3.6
(844)
4.1
(1.038)
4.1
(722)
4.2
(4.004)
3.4
(19)
4.1
(1.046)
3.8
(4)
4.6
(13)
3
(29)
3.2
(213)
3.8
(5.347)
Tarif
Preis
0,00 € / monatlich 23,00 € / monatlich 17,00 € / monatlich 1,50 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 6,45 € / monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis7,00 $
Umgerechneter Preis6,45 €
Währungskurs1,00 € ≙ 0,92 $
3,99 € / monatlich 49,00 € / monatlich 2,00 € / monatlich 11,90 € / monatlich 70,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 225,00 € / monatlich 5,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 10,13 € / monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis11,00 $
Umgerechneter Preis10,13 €
Währungskurs1,00 € ≙ 0,92 $
0,00 € / monatlich
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

User max
1 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 1 1 1 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 50 unbegrenzt 1 75 unbegrenzt 5 1 unbegrenzt 1 1 5 5
Mitarbeiter:innen max
1 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 0 unbegrenzt 0 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 50 unbegrenzt unbegrenzt 75 unbegrenzt unbegrenzt 0 2.500 0 1 unbegrenzt 0
Projekte max
unbegrenzt 0 unbegrenzt
Keine Angaben verfügbar
2 unbegrenzt 2 unbegrenzt unbegrenzt
Keine Angaben verfügbar
unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 5
Keine Angaben verfügbar
unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 1 20 unbegrenzt
Urlaubskalender
Serverstandort(e)
Deutschland Europa Deutschland Deutschland Schweiz USA USA Rumänien Deutschland USA Augsburg, Deutschland Deutschland Deutschland Deutschland Niederlande USA USA USA Deutschland / Schweiz Deutschland Deutschland Irland USA
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
iOS
Web-App
Android
Web-App
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Geeignet für
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Vertrag & Kosten

Währung
EUR EUR EUR EUR EUR USD USD USD EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR USD USD USD EUR EUR EUR USD EUR
Zahlungsintervall
monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
Keine Angaben verfügbar
30 Tage 30 Tage 30 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
14 Tage 14 Tage 14 Tage 14 Tage 14 Tage 14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Zahlungsmethoden
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Lastschrift
Kreditkarte
Kreditkarte
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
PayPal
Auf Rechnung
Kreditkarte
Kreditkarte
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Kreditkarte
Keine Unterschiede vorhanden

Zeiterfassung

Zeiterfassung per Stoppuhr
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Zeiterfassung per digitaler Stoppuhr ist ein Standard der modernen Zeiterfassung. Hier starten Sie mit nur einem Klick oder Touch das Tracking und pausieren ebenso einfach für Pausen, Unterbrechungen, etc. Das bietet sich für Unternehmen an, in denen die reine Arbeitszeit ausschlaggebend ist.
Zeiterfassung per Tabelle
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Wollen Sie Zeiten auf bestimmte Kund:innen, Projekte, Aufgaben, etc. tracken, und nicht nur die reine Arbeitszeit im Blick behalten, ist die manuelle Zeiterfassung per Tabelle gut geeignet. Hier müssen Ihre Mitarbeiter:innen zwar ihre Zeiten händisch eintragen - können dafür aber schon beim Anlegen definieren, worauf die Zeiten
Zeiterfassung per App
Aufgaben/Projekte zuordnen
Keine Unterschiede vorhanden

Berichtswesen

Standard-Berichte
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Vorgefertigte Standard-Berichte geben Ihnen einen schnellen und einfachen Überblick über die wichtigsten Zahlen und Infos, beispielsweise über die getrackten Stunden eines Monats, Fehlzeiten bestimmter Mitarbeiter:innen, etc.
Benutzerdefinierte Berichte
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Um spezielle Zahlen und Einblicke zu erhalten, bieten sich benutzerdefinierte Berichte an, die Sie beispielsweise mit individuellen Filtern und Sortierungen ausstatten können, um konkrete Zahlen zu spezifischen Situationen und Fällen zu erhalten.
Mitarbeiter-Reports
Echtzeit-Dashboard
(Vorbereitende) Gehaltsabrechnung
Keine Unterschiede vorhanden

Urlaubs- & Abwesenheitsplanung

Urlaubskalender
Abwesenheitsplaner
Genehmigungsprozess
Personaleinsatzplanung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Personaleinsatzplanung oder Schichtplanung ist für Unternehmen interessant, die ganz oder teilweise im Schichtbetrieb arbeiten. So differenzieren Sie zwischen verschiedenen Schichten- und Dienstmodellen (wie Nachtschicht, Tagschicht, Kurz- oder Langschicht, etc.), planen Mitarbeiter:innen für die jeweiligen Zeiten ein und können Arbeitszeiten direkt auf die jeweiligen Schichten tracken.
Keine Unterschiede vorhanden

Projektmanagement

Projektübersicht
Kanban-Board
Gantt-Diagramm
To-Do-Liste
Keine Unterschiede vorhanden

Rechnungsstellung

Rechnungsverwaltung
Rechnungserstellung
Automatische Projektzeitabrechnung
Keine Unterschiede vorhanden

Usability

Anmeldung/Registrierung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Hilfestellung/Einführung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Kleine Teams, wenig Vorwissen
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das erste Testszenario: Kleine Teams wie z. B. in Start-ups und Selbstständige, die zum ersten Mal mit einer Zeiterfassung arbeiten.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Mittelgroße Teams, etwas Vorwissen
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das zweite Testszenario: Mittelgroße Teams aus dem KMU-Bereich. Hier ist es wahrscheinlich, dass Vorwissen durch den Gebrauch anderer Timetracker oder dank geschulter Kolleg:innen vorhanden ist.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Große Teams, Profis
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das dritte Testszenario: Große Agentur-Teams mit ausgebildeten Fachkräften, die genaue Vorstellungen und Anforderungen an ihre Zeiterfassungs-Software haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Gesamt
5.0
4.0
4.0
3.8
nicht getestet
4.8
4.9
4.7
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
5.0
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet