Beste Digitale Signatur Software: Testsieger 2025 im Vergleich

fynk unterstützt alle gängigen digitalen Signaturen: Einfache (EES), Fortgeschrittene (FES) und Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES).

Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Vertragsparteien per E-Mail zum Signieren einzuladen und Unterschriften per Maus, Touchscreen oder Logo zu leisten.

Bei der fortgeschrittenen Signatur wird eine Authentifizierung per SMS benötigt, während fynk für die QES mit mehreren Vertrauensdiensteanbietern zusammenarbeitet, die eine Identifizierung per VideoIdent-Verfahren ermöglichen. So bleibt die Plattform nicht nur benutzerfreundlich, sondern erfüllt auch höchste rechtliche Standards.

Ein großer Pluspunkt von fynk ist die durchdachte Nutzerführung. Dokumente können nicht nur hochgeladen und verwaltet, sondern direkt im integrierten Editor erstellt und mit individuellen Signaturfeldern versehen werden.

Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Beteiligte keine Fristen verpassen. Zudem bietet fynk umfangreiche Organisationsfunktionen wie anpassbare Rollen und Rechte, Signaturreihenfolgen und eine spezielle Funktion für Umlaufbeschlüsse.

Einzig die Stapelverarbeitung von Signaturen ist nicht nahtlos integriert und erfordert Umwege.

Wenn du alleine arbeitest, ist fynk dauerhaft kostenlos. Du kannst trotzdem alle wichtigen Funktionen nutzen, inklusive der Erstellung von QES. Damit ist fynk aktuell die einzige Software im Vergleich, die die höchste Form der digitalen Signatur kostenlos anbietet – was in der Bewertung für einige Plus-Punkte gesorgt hat.

Willst du fynk im Team nutzen oder zusätzliche Komfort-Funktionen freischalten, bietet fynk dafür drei Möglichkeiten an:

• “Essential” (ab 19 €/User/Monat) mit zusätzlichen Funktionen wie dem gleichzeitigen Signieren mehrerer Dokumente und einem rechtssicheren Archiv
• “Business” (ab 39 €/User/Monat) mit individuellem Branding und Multi-Parteien-Option
• “Pro” als individuelles Enterprise-Paket für große Unternehmen (Preis auf Anfrage)

fynk ist im Vergleich mit dem Wettbewerb sehr kostengünstig und lässt sich dazu noch 14 Tage lang kostenlos testen.

Der große USP von fynk ist die Integration künstlicher Intelligenz ins Vertragsmanagement. Verträge lassen sich automatisiert auslesen, analysieren und anhand von Metadaten einordnen. Das spart vor allem bei vielen Dokumenten Zeit und reduziert manuellen Aufwand erheblich. Wer nicht nur signieren, sondern Vertragsprozesse effizient digitalisieren möchte, findet hier eine leistungsstarke Lösung.

Yousign unterstützt alle gängigen elektronischen Signaturen, darunter auch die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES), die für besonders sensible Dokumente erforderlich ist. Für die Identifizierung bietet Yousign eine 2-Faktor-Authentifizierung via SMS für die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) sowie das VideoIdent-Verfahren für die QES.

Besonders hervorzuheben ist, dass Yousign als offizieller Vertrauensdiensteanbieter zertifiziert ist und die Identifizierung selbst durchführen kann – ohne auf externe Anbieter angewiesen zu sein. Das sorgt für einen schnellen und unkomplizierten Signaturprozess.

Yousign punktet mit einer modernen und intuitiven Benutzeroberfläche. Dokumente können einfach hochgeladen, in der Cloud gespeichert und mit Filtern durchsucht werden. Besonders praktisch ist die Vorlagenfunktion, mit der Du eigene Templates erstellen und individuelle Unterschriftenfelder einfügen kannst.

Unterschriften lassen sich per Maus, Touchscreen oder als hochgeladene Signaturgrafik hinzufügen. Die Einladung zur Unterschrift erfolgt unkompliziert per E-Mail-Link.

Yousign bietet flexible Preisoptionen, die sich an verschiedene Unternehmensgrößen richten. Yousign "One" beginnt bereits bei 9 € pro Monat und umfasst bis zu 10 Signaturprozesse. Für Teams gibt es die Pakete "Plus" (ab 25 € pro User/Monat) und "Pro" (ab 40 € pro User/Monat) mit erweiterten Funktionen wie individuellen Rollen- und Rechteeinstellungen. Große Unternehmen können mit dem "Scale"-Paket individuelle Konditionen vereinbaren.

Ein Alleinstellungsmerkmal von Yousign ist seine Zertifizierung als offizieller Trust Service Provider nach der eIDAS-Verordnung. Dadurch ist die Plattform europaweit anerkannt und kann rechtsverbindliche Signaturen ohne zusätzliche Hardware wie Signaturkarten oder Kartenlesegeräte anbieten. Das macht Yousign besonders attraktiv für Unternehmen, die einen unkomplizierten, aber dennoch rechtssicheren Signaturprozess suchen.

MOXIS unterstützt alle Formen der elektronischen Signatur, von der einfachen bis zur Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES). Die Authentifizierung für die Fortgeschrittene Elektronische Signatur erfolgt per SMS, während die QES über die Vertrauensdiensteanbieter D-TRUST (Deutschland), A-TRUST (Österreich) oder Swisscom (Schweiz) realisiert wird.

Anders als einige Wettbewerber ist MOXIS jedoch kein eigener Vertrauensdiensteanbieter und muss auf externe Partner zurückgreifen.

Das Dokumentenmanagement von MOXIS ist übersichtlich gestaltet und bietet eine intuitive Dokumentenmappe, in der alle Unterlagen nach ihrem Status geordnet sind. Verträge können direkt im Tool mit Platzhaltern und Formularfeldern erstellt werden.

Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert und erleichtert die Umsetzung von Signaturprozessen. Dokumente lassen sich per Maus, Touchscreen oder Signaturgrafik unterschreiben, und Einladungen zur Unterschrift werden unkompliziert per E-Mail versendet.

MOXIS ist ab 22 € pro Nutzer:in und Monat verfügbar, allerdings mit einer Mindestabnahme von 5 Lizenzen, sodass der Einstiegspreis mindestens 110 € pro Monat beträgt. Das macht MOXIS für Freelancer und Kleinstteams weniger attraktiv. Unternehmen mit hohem Signaturaufkommen profitieren dagegen von unbegrenzten Dokumenten, detaillierten Freigabeprozessen und der Möglichkeit zur On-Premises-Installation.

Ein Alleinstellungsmerkmal von MOXIS ist die Stapelsignatur, mit der bis zu 100 Verträge gleichzeitig unterschrieben werden können. Das spart viel Zeit, insbesondere in Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen.

Zudem bietet MOXIS eine detaillierte Rollen- und Rechteverwaltung, die es ermöglicht, komplexe Signatur- und Freigabeprozesse abzubilden. Mehrere Entscheidungsebenen lassen sich hinterlegen, sodass genau definiert ist, wer ein Dokument unterzeichnen oder freigeben muss.

MOXIS ermöglicht es, Platzhalter für Unterschriften auf Dokumenten anzubringen, die auch als QR-Code generiert werden können. Diese Funktion erlaubt ein "Touchless Signing", bei dem Nutzer:innen die Signatur mit ihrem mobilen Endgerät ausführen können, ohne das Dokument direkt am PC zu bearbeiten. Das erhöht die Flexibilität und Geschwindigkeit im Signaturprozess.

DocuSign bietet eine umfassende Lösung für digitale Signaturen, die sowohl Einfache (EES), Fortgeschrittene (FES) als auch Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) unterstützt. Die Authentifizierung für fortgeschrittene Signaturen erfolgt bequem per SMS-TAN.

Für die QES arbeitet DocuSign mit den Vertrauensdiensteanbietern D-Trust und IDnow zusammen, die eine Identifizierung per VideoIdent-Verfahren ermöglichen. Damit ist DocuSign rechtlich auf der sicheren Seite und erfüllt alle eIDAS-Vorgaben.

Die Benutzeroberfläche von DocuSign ist intuitiv und ermöglicht das einfache Hochladen, Bearbeiten und Versenden von Dokumenten zur digitalen Unterzeichnung. Neben Standard-Signaturprozessen bietet DocuSign die Möglichkeit, Vertragsinhalte direkt im Tool zu verhandeln, indem bestimmte Felder als "verhandelbar" markiert werden.

Ein weiteres Highlight ist die "Embedded Signature"-Funktion, mit der Unternehmen Signaturprozesse direkt in ihre eigene App oder Website integrieren können – ein Alleinstellungsmerkmal im Vergleich zu anderen Anbietern.

DocuSign richtet sich mit speziellen Lösungen gezielt an die Immobilienbranche. Insbesondere Makler:innen und Hausverwaltungen profitieren von der Möglichkeit, Dokumente wie Mietverträge oder Kaufvereinbarungen schnell und rechtskonform digital zu unterzeichnen.

Zusätzlich bietet DocuSign nicht nur cloudbasierte Signaturen, sondern auch klassische Signaturkarten und Kartenlesegeräte als SSEE-Lösung an – eine seltene Kombination, die für bestimmte Branchen von Vorteil sein kann.

Neben der einfachen und fortgeschrittenen E-Signatur bietet ContractHero natürlich auch die qualifizierte elektronische Signatur (QES), die besonders strengen rechtlichen Anforderungen genügt. ContractHero ist vollständig eIDAS- und DSGVO-konform.

Die Erstellung der Signaturen erfolgt ganz einfach über eine E-Mail-Einladung und kann per Maus oder Touchscreen erfolgen. Die QES wird über DocuSign realisiert und beinhaltet eine Identifizierung per VideoIdent-Verfahren – ein Verfahren, das von D-TRUST, einem renommierten Vertrauensdiensteanbieter, unterstützt wird. Damit sind deine Dokumente nicht nur schnell unterschrieben, sondern auch rechtlich abgesichert.

ContractHero überzeugt auch in Sachen Benutzerfreundlichkeit. Der Signaturprozess ist einfach und intuitiv: Du kannst Verträge direkt im Tool erstellen oder bereits gespeicherte Dokumente zur Unterschrift versenden. Der gesamte Ablauf erfolgt größtenteils per E-Mail, wodurch auch externe Unterzeichner:innen schnell und unkompliziert unterschreiben können – egal ob auf dem Computer oder dem Smartphone.

Zudem gibt es eine praktische Archivierung der unterschriebenen Verträge als PDF, die automatisch in der Dokumentendatenbank von ContractHero abgelegt wird. Auch das Dokumentenmanagement überzeugt mit einer übersichtlichen Datenbank und zahlreichen Filter- und Suchmöglichkeiten.

Die Preise für ContractHero sind auf Anfrage erhältlich, da sie je nach Umfang und Anforderungen variieren können. Dabei ist ContractHero eher im höheren Preissegment angesiedelt.

Dafür erhältst du eine sehr umfassende Lösung, die neben der digitalen Signatur auch zahlreiche Funktionen zur Verwaltung und Archivierung deiner Verträge bietet.

Adobe Sign bietet eine breite Auswahl an Signaturtypen, darunter auch die qualifizierte elektronische Signatur (QES), die durch die Zusammenarbeit mit dem Vertrauensdiensteanbieter D-Trust ermöglicht wird. Für die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) erfolgt die Authentifizierung über SMS.

Zudem gibt es die Möglichkeit, spezielle Hardware wie Kartenlesegeräte zu verwenden, was Adobe Sign von vielen anderen Tools abhebt, die bevorzugt auf die einfache Videoidentifizierung setzen. Der Signaturprozess ist einfach und effizient: Du lädst deine Unterzeichner:innen per E-Mail ein, und diese können das Dokument per Maus oder Touchscreen unterzeichnen. Alle Parteien erhalten im Anschluss eine Kopie des unterschriebenen Dokuments.

Adobe Sign punktet besonders durch seine Integration von Adobe Acrobat, dem führenden PDF-Reader, der zusätzliche Bearbeitungsfunktionen wie das Erstellen, Bearbeiten, Umwandeln und Schwärzen von PDFs ermöglicht.

Besonders praktisch ist die Funktion, Papierdokumente mit der Smartphone-Kamera zu scannen und direkt als PDF zu speichern. So können auch physische Verträge schnell und unkompliziert digitalisiert werden. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und benutzerfreundlich, sodass sowohl Einzelpersonen als auch Teams problemlos mit dem Tool arbeiten können.

Ein Alleinstellungsmerkmal von Adobe Sign ist die enge Integration mit Adobe Acrobat. Neben der einfachen Unterschrift bietet das Tool umfassende Funktionen zum Erstellen, Bearbeiten und Kommentieren von PDFs.

Das macht das Tool es zu einer besonders praktischen Lösung für alle, die regelmäßig mit PDF-Dokumenten arbeiten und dabei nicht nur auf die Signatur, sondern auch auf eine effiziente Dokumentenbearbeitung angewiesen sind. Mit Adobe Sign kannst du daher nicht nur Verträge unterschreiben, sondern diese auch direkt anpassen und sicher speichern.

Ein weiteres einzigartiges Feature von Adobe Sign ist die Kamera-Scan-Funktion. Damit kannst du Papierdokumente mit deinem Smartphone scannen und direkt als PDF ins System hochladen. Diese Funktion spart Zeit und erleichtert den Übergang von physischen zu digitalen Dokumenten erheblich.

Gerade für Nutzer:innen, die regelmäßig mit Papierunterlagen arbeiten, ist dies ein großer Vorteil, da die Digitalisierung von Dokumenten so schnell und unkompliziert erfolgt.

Bei signNow erfolgt die digitale Signatur auf einfache und benutzerfreundliche Weise. Du kannst Dokumente entweder per Maus, Touchscreen oder mit einer vorgefertigten Unterschriftsgrafik (z. B. einem Scan) unterzeichnen. Einladungen zum Unterzeichnen verschickst du klassisch per E-Mail oder über einen Signatur-Link, den du auch per WhatsApp versenden kannst.

Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) ist durch SMS-Authentifizierung möglich, während für die einfache elektronische Signatur (EES) keine Authentifizierung erforderlich ist.

Allerdings bietet signNow derzeit keine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) an, was für bestimmte Dokumente oder rechtliche Anforderungen problematisch sein könnte.

signNow bietet ein umfangreiches Dokumentenmanagement, das es dir ermöglicht, Verträge zu speichern, zu öffnen, zu bearbeiten und sogar als Vorlagen zu nutzen. Die Erstellung neuer Verträge aus diesen Vorlagen ist durch Platzhalter sehr einfach. Ein weiteres Highlight ist die Möglichkeit, Zahlungsdienste wie PayPal in den Signaturprozess zu integrieren, sodass Empfänger:innen direkt über das Dokument eine Zahlung leisten können.

Zusätzlich unterstützt signNow die Verwaltung von Rollen und Rechten im Team sowie die Einrichtung von individuellen Workflows und Benachrichtigungen – eine große Hilfe für Unternehmen, die mehrere Nutzer:innen in ihre Prozesse einbinden möchten.

Ein besonders herausragendes Merkmal von signNow ist die Payment-Funktion, mit der du Empfänger:innen direkt die Möglichkeit geben kannst, Zahlungen über das Dokument abzuwickeln – beispielsweise via PayPal.

Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die nicht nur Verträge unterschreiben, sondern auch Zahlungen in einem Schritt erledigen möchten. Die Integration von Zahlungsdiensten sorgt für eine noch schnellere und effizientere Abwicklung von Geschäftsprozessen.

Signatur & Rechtssicherheit Mit Xodo Sign kannst Du Dokumente digital signieren – und das auf nahezu jedem Gerät. Ob per Touchscreen, Maus oder hochgeladene Signaturgrafik, hier gibt es viele Optionen. Sogar das Signieren per Tastatureingabe ist möglich.

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird allerdings nicht unterstützt, da Xodo Sign nicht mit deutschen Vertrauensdiensteanbietern zusammenarbeitet. Falls Du eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) mit SMS-Authentifizierung nutzen möchtest, solltest Du beachten, dass hierfür Credits benötigt werden, die je nach Tarif begrenzt sind.

Die Benutzeroberfläche von Xodo Sign ist aufgeräumt und intuitiv – allerdings nur auf Englisch verfügbar. Dokumente lassen sich direkt in der Plattform erstellen, bearbeiten und mit praktischen Elementen wie Textblöcken, Platzhaltern oder sogar Drop-Down-Menüs erweitern.

Eine besonders smarte Funktion: Deine Unterschrift kannst Du speichern und bei künftigen Signaturen einfach per Drag-and-Drop einsetzen. Zudem kannst Du Rollen und Rechte für Dein Team vergeben, um Workflows abzubilden. Auch externe Kontakte lassen sich über die integrierte Kontaktdatenbank verwalten.

Ein großer Vorteil von Xodo Sign ist das kostenlose Einsteigerpaket. Damit können vor allem Freelancer oder kleine Teams Dokumente digital unterschreiben, ohne direkt Geld investieren zu müssen. Abhängig vom gewählten Tarif steigen die Funktionen: Die kostenpflichtigen Versionen bieten mehr Nutzer:innen-Lizenzen, Vorlagen und SMS-Credits für die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Die Preisspanne reicht von ca. 10 US-Dollar für kleine Teams bis hin zu individuellen Enterprise-Lösungen.

Was Xodo Sign von anderen Anbietern unterscheidet, ist die klare Orientierung am US-Markt. Während europäische Tools wie Yousign oder signNow auf europäische Standards setzen, folgt Xodo Sign den US-Richtlinien für digitale Signaturen. Das kann für international agierende Unternehmen, die häufig mit den USA Geschäfte machen, ein entscheidender Vorteil sein.

IDnow eSign bietet eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), die dank des VideoIdent-Verfahrens sehr sicher und einfach durchzuführen ist. Diese Art der Signatur erfüllt die höchsten rechtlichen Anforderungen und eignet sich ideal für Branchen, die auf rechtliche Sicherheit angewiesen sind. Die digitale Identifizierung erfolgt über ein VideoIdent-Verfahren oder per SMS-Tan (für Fortgeschrittene Elektronische Signaturen, FES).

Besonders praktisch ist die Möglichkeit, die digitale Identität in einem sicheren “Wallet” zu speichern, sodass Nutzer:innen nicht bei jeder Signatur erneut eine Identifizierung durchführen müssen.

Im Vergleich zu anderen Signatur-Lösungen wie ContractHero oder signNow ist das Dokumentenmanagement bei IDnow eSign sehr eingeschränkt. Hier findest du lediglich eine einfache Online-Dokumentendatenbank, aber keine weiterführenden Funktionen wie Dokumentenerstellung, Versionskontrolle oder umfassende Workflow-Optionen.

Das Tool konzentriert sich auf die wesentlichen Funktionen der digitalen Signatur und bietet keine komplexeren Funktionen zur Dokumentenverwaltung. Daher ist IDnow eher eine Lösung für Unternehmen, die sich ausschließlich auf die digitale Identifizierung und Signatur konzentrieren, ohne einen vollständigen Vertragsworkflow zu benötigen.

Die Preise für IDnow eSign sind auf Anfrage erhältlich, was darauf hinweist, dass die Lösung eher für größere Unternehmen oder spezifische Branchenbedürfnisse ausgelegt ist. Da IDnow besonders auf den Bereich der Identitätsprüfung spezialisiert ist, ist die Preisgestaltung auf die Bedürfnisse von Enterprise-Kunden zugeschnitten.

IDnow eSign unterscheidet sich von anderen Signatur-Tools durch seine starke Spezialisierung auf die digitale Identitätsprüfung. Das Unternehmen bietet eine breite Palette an Identitätsprüfungs- und KYC-Tools (Know Your Customer), die über die eSign-Lösung hinausgehen.

Neben der elektronischen Signatur bietet IDnow auch umfassende Identitäts- und Adressverifizierungen sowie AML-Checks (Anti-Money-Laundering). Diese Funktionen sind besonders wertvoll für Branchen, in denen die rechtssichere Identifizierung von Vertragspartner:innen von zentraler Bedeutung ist.

Ein weiteres herausragendes Merkmal von IDnow eSign ist die Möglichkeit, das Tool als Teil der umfassenden KYC-Plattform von IDnow zu nutzen. Hierbei können Unternehmen ein eigenes Identitäts-Center aufbauen oder die Identitätsprüfung durch den Trust-Partner von IDnow durchführen lassen.

Diese Integration ermöglicht es Unternehmen, einen sicheren und automatisierten Identifizierungsprozess zu implementieren, der nahtlos mit der digitalen Signaturlösung kombiniert werden kann.