Was sind Social Enterprise Tools?

Facebook lässt grüßen - Soziale Netzwerke für Unternehmen

Ein Soziales Unternehmensnetzwerk, auch Social Enterprise Tool genannt, ist in erster Linie ein soziales Netwerk, wie Sie es von Facebook, Twitter und Co. kennen. Der große Unterschied zu diesen offenen Netzwerken ist, dass Social Enterprise Software ein abgeschlossenes Netzwerk generiert, zu dem nur Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugang haben - ein sogenanntes Intranet. Jeder Mitarbeiter erhält einen individuellen Account mit Benutzernamen und Passwort und loggt sich dann in das Netzwerk ein - um mit seinen Kollegen zu chatten, ein aktuelles Projekt zu liken oder Neuigkeiten zu einzelnen Abläufen zu erfragen.

Messenger und Newsfeed - Das steckt hinter dem Unternehmens-Intranet

Dabei stehen den Mitgliedern diverse Kommunikationsmedien zur Verfügung: Ein Messenger, wie man ihn von Facebook kennt, dient meist zum Chatten, auf der Startseite gibt es einen Newsfeed mit aktuellen Beiträgen der Kollegen.

In manchen Enterprise Social Networks lassen sich auch Fotos und Videos hochladen und mit anderen teilen. Andere Dokumente oder Dateien tauschen Sie ganz einfach im persönlichen Chat oder in einer Gruppenunterhaltung aus.

Das Beste von beidem - Projektmanagement trifft auf Kommunikationsmanagement

Gerade in größeren Unternehmen verbessert ein solches Unternehmensnetzwerk spürbar die Kommunikation. So brauchen Sie und Ihre Kollegen nicht mehr durch das Großraumbüro zu schreien, das Gebäude zu wechseln oder ein paar Dutzend Treppen hinaufsteigen, um einen Ansprechpartner zu finden.

Auch die Flut von Emails, die wahrscheinlich jeden Tag auf’s Neue Ihren Posteingang verstopft, hat damit ein Ende. So haben Social Enterprise Networks nicht nur Auswirkungen auf die interne Kommunikation, sondern gestalten auch das Projektmanagement einfacher.

Was sollte ein Enterprise Social Network können?

Die Basics - Chats, Gruppenfunktion und File Sharing

Zu den Funktionen, die jede halbwegs ordentliche Social Enterprise Software mitbringen sollte, gehören natürlich die Standard-Funktionen eines Sozialen Netzwerkes. Welche da wären:

• Individuelle Profile
• Live Chat
• Newsfeed
• “Liken”, folgen und teilen
• Datenaustausch/ File Sharing
• Gründen von Gruppen/ Teams

Achten Sie auf die Vielfalt der Kommunikationsfunktionen, um einen reibungslosen und bequemen Austausch zwischen den einzelnen Nutzern zu gewährleisten.

Die Erweiterungen - Wissensmanagement, Expertensuche, Blogs

Zu den Features, die nicht jedes Netzwerk hat, die Kommunikations- und Projektmanagement aber ebenfalls stark fördern, gehören Funktionen für ein umfangreiches Wissens- und Erfahrungsmanagement. Das funktioniert beispielsweise mithilfe von Wikis oder Unternehmensblogs:

• Wikis
• Blogs
• Expertenaustausch

Wikis

Ein Wiki (hawaiisch für “schnell”) ist ein Textsystem, mit dessen Hilfe Nutzer Texte nicht nur lesen, sondern auch gemeinschaftlich erstellen und editieren. Ein prominentes Beispiel für ein solches Wiki ist die Online-Enzyklopädie Wikipedia. So teilen einzelne Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrungen, fixieren sie im Wiki und machen Sie damit ihren Kollegen zugänglich. Stichwort: Schwarmintelligenz!

Blogs

Ein Webblog funktioniert ähnlich wie ein Wiki: In einem Online-Tagebuch oder -Journal schreibt ein sogenannter Blogger, beziehungsweise ein Team von Bloggern, Gedanken nieder oder gibt abermals Wissen und Erfahrungen weiter. Auch aktuelle Neuigkeiten lassen sich, ähnlich wie in einer Online-Tageszeitung, mithilfe eines Blogs verbreiten.

Expertensuche

Als Expertensuche bezeichnet man die Möglichkeit, in einem Intranet einen Ansprechpartner für ein aktuelles Problem oder eine Frage zu finden. Auch das gehört zu gelungenem Wissensmanagement - dass klar ist, welcher Mitarbeiter wofür zuständig ist, und wen man im Falle eines Falles fragen kann.

Die Specials - CRM, HRM und mehr

Viele Social Enterprise Tools bringen, neben Funktionen zur Kommunikation und zum Projektmanagement, auch weitere Möglichkeiten mit. Dazu gehören beispielsweise Features, die man eigentlich eher bei einem CRM (Customer Relationship Management) oder HRM (Human Ressources Management) Tool erwarten würde. So haben Sie bei solchen Tools zum Beispiel die Möglichkeit, auch die externe Kommunikation zu verbessern, etwa mit Kunden und Partnern, oder diese gleich als Gäste in’s Intranet einzuladen. Oder Ihr Unternehmensnetzwerk wird zugleich zum Zeiterfassungssystem mit dynamischen Kalendern und Möglichkeiten zur Urlaubsplanung. Die Möglichkeiten sind beinahe unbegrenzt.

Was muss ich bei einem Enterprise Social Network beachten?

On-Premise vs. SaaS - Eigener Server oder Cloud?

Eine der wichtigsten Fragen, die Sie sich beim Kauf eines Enterprise Social Network stellen sollten, ist diese: Wollen Sie das Netzwerk auf Ihrem eigenen Server auflegen oder lieber in die Cloud des Anbieters auslagern? Im ersten Fall haben Sie größere Freiheiten und wissen immer, wo sich ihre Daten befinden. Diese verlassen das Unternehmen nicht, das sorgt auch für zusätzliche Sicherheit. On-Premise (vor Ort) heißt diese Softwarelösung, bringt aber nicht nur Vorteile mit sich: So muss für das Hosten auf dem eigenen Server zunächst einmal das nötige Know-How vorhanden sein, außerdem sind Sie für die Wartung und Instandhaltung des Systems dann weitestgehend selbst verantwortlich. Es sei denn, Sie bezahlen extra.

In einer Cloud haben Sie diese Probleme nicht, dafür müssen Sie dann damit leben, dass Ihre Unternehmensdaten ausgelagert werden - möglicherweise auch auf Server, die sich nicht in Deutschland befinden.

Integrationen und Schnittstellen - Wie passt die Software in mein Unternehmen?

Verwenden Sie bereits ein CRM-System wie Salesforce oder Zendesk? Oder wollen Sie, dass ihr zukünftiges Soziales Netzwerk eine direkte Schnittstelle zu Google Drive oder zum Microsoft Office hat? Dann sollten Sie darauf achten, dass das Tool Ihrer Wahl auch eine entsprechende Integration mitbringt. Sollte das gewünschte Programm nicht dabei sein: Für technisch versierte oder IT-Profis führt der Weg über eine entsprechende API-Schnittstelle, die viele Tools mitbringen. Damit lassen sich Integrationen zu vorhandener Software mit dem nötigen Know How einfach nachträglich hinzufügen.

Mobile Apps - Arbeiten von unterwegs

Selbstverständlich bieten die meisten Anbieter in unserem Social Enterprise Network Vergleich auch mobile Apps für die gängigsten Betriebssysteme an. Aber nicht alle: Einige Tools kommen ohne native App daher. Wollen Sie diese Angebote auf Smartphone oder Tablet nutzen, führt der Weg wohl oder übel über den Browser, was schnell störend und aufreibend sein kann.

Sind Sie auf die Mobilität Ihrer Mitarbeiter angewiesen, sollten Sie sich einen Anbieter aussuchen, der auch die nötigen Apps mitbringt.

Soziale Unternehmensnetzwerke im Vergleich

Soziale Unternehmensnetzwerke sind der letzte Schrei. Nicht nur, weil sie hip sind und Spaß machen, sondern vor allem aufgrund Ihres großen Nutzens für Internetfirmen. Gerade für große Unternehmen können Social Enterprise Tools zu einer besseren und einfacheren Kommunikation beitragen. Für kleinere Firmen oder Start-Ups ist ein Chat höchstwahrscheinlich überflüssig und bloße Spielerei, aber auch solche Unternehmen können von den dynamischen Wikis oder dem Newsfeed profitieren, um auf dem Laufenden zu bleiben und Wissen zu teilen. Wollen Sie Ihr Unternehmen auch sozial vernetzen, sollten Sie den Anbieter finden, der am besten zu Ihnen passt.

• Asana
• Beekeeper
• Bitrix24
• Chatter
• Communote
• Coyo
• jive
• Just Social
• Oracle Social Network
• Producteev
• Socialcast
• tixxt
• Xelos
• Yammer

Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir bei trusted.de die gängigsten Anbieter für Sie verglichen. In den Fazits unserer Redakteure finden Sie die Vor- und Nachteile jedes Angebots, genauere Informationen entnehmen Sie unseren Datenblättern. Haben Sie bereits Erfahrungen mit einem der hier verglichenen Angebote? Nutzen Sie unser Bewertungsmodul und teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns und anderen Nutzern. Ein umfangreicher, von trusted.de durchgeführter Test aller Tools wird in Kürze hier folgen.