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Test

Beste Reisekostenabrechnung Software 2024 » 16 Tools im Test & Vergleich

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Die besten Tools für Reisekostenabrechnung

Das Thema Reisekostenabrechnung kann ganz (un)schön aufwändig sein. Die Reise muss geplant und durchgeführt werden, unterwegs darf kein Beleg verloren gehen und am Ende müssen alle Auslagen, Pauschalen (und was sonst noch anfällt) geprüft und korrekt abgerechnet werden. Selbst bei kurzen Reisen kommt da einiges zusammen!

Zum Glück gibt es einige Tools am Markt, die das Thema Reisekostenabrechnung zum Kinderspiel machen wollen. Aber wie gut lassen sich mit diesen digitalen Helferlein Reisekosten eigentlich abrechnen?

Als HRlerin und ehemalige Assistenz der Geschäftsführung – und mein Chef war oft unterwegs! – kam diese Frage bei mir schon mehrmals auf. Deshalb habe ich mir in diesem Vergleich die 5 besten Reisekostenabrechnung-Softwares einmal ganz genau angeschaut und verrate dir, welches Tool dir bei deinem nächsten Business-Trip am besten unter die Arme greift. Jetzt heißt es: Koffer packen und los geht’s:

Das Wichtigste in Kürze
  • Test:  Ich habe mir für dich die 5 beliebtesten Tools für die Reisekostenabrechnung angeschaut. Dafür habe ich fiktive Reisen gebucht, Belege erfasst und abgerechnet.
  • Testsieger:  Mein Favorit ist Lanes & Planes. Die moderne Software ist ein wahrer Alleskönner und bringt alles mit, was es für entspannte Geschäftsreisen braucht.
  • Alternativen:  Ich bin auch ein großer Fan vom Reisekosten-Pionier HRworks. Hier kann ich selbst die komplexesten Anforderungen und Prozesse abdecken.
  • Kosten:  Eine Reisekostenabrechnung-Software kostet etwa 8 € pro User. Teurer wird es, wenn du individuelle Rechtesysteme, Rollen und Schnittstellen benötigst.
  • Wichtig:  Es gibt unterschiedliche Tool-Typen für die Reisekostenabrechnung. Mit den einen kannst du sogar Reisen planen, mit den anderen “nur” Ausgaben erfassen.

10 Reisen – 5 Tools im Test: Das sind die besten Reisekostenabrechnung-Softwares 2024

Am Markt gibt es irrsinnig viele Reisekostenabrechnung-Softwares, die sich zum Teil gravierend voneinander unterscheiden. Die einen kommen mit Reisebuchungs-Features, andere ohne. Die nächsten erlauben dir die Rückerstattung direkt im Tool, schwächeln aber in Sachen Reporting.

Da war es für mich gar nicht so einfach, die beste Reisekosten-Software für dich zu finden. Für meine Praxistests musste also ein einheitliches Testszenario her. Deshalb habe ich in meiner fiktiven Personalberatung “personal trust GmbH” einmal alle Prozesse durchgespielt und dafür sowohl die erfundene Geschäftsleitung, als auch einen Mitarbeiter aus dem Consulting auf Reisen geschickt.

Die Geschäftsführung musste einmal quer durch Deutschland reisen, während sich der Consultant für eine Woche nach Italien aufgemacht hat. Auf diese Weise konnte ich z. B. herausfinden, ob es die Tools auch mit den Verpflegungspauschalen im Ausland aufnehmen können.

Wie gut meine Reisekostenabrechnung mit Lanes & Planes, HRworks, Rydoo, Circula und finway geklappt hat, erfährst du jetzt im Detail:

Testsieger: trusted Empfehlungen

1

Lanes & Planes

4.5
1,3
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab auf Anfrage
  • Spesenvolumen von/bis unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Reisende unbegrenzt
  • Mobile App ja

Geschäftsreisen planen

Gut (2,0)

Lanes & Planes ermöglicht dir eine vollumfängliche Reiseplanung. Du kannst unter anderem Reiserichtlinien erstellen, Anträge für Dienstreisen stellen lassen, individuelle Genehmigungsprozesse in Gang setzen und Reisen direkt im Tool planen und buchen (inklusive Bus, Bahn, Flugzeug, Hotel und Airbnb). Dafür hat der Anbieter für dich über 100 Schnittstellen zu Reisebuchungs-Plattformen wie Uber, Booking.com und vielen anderen geschaffen.

Reisekosten abrechnen

Sehr gut (1,0)

Wenn du deine Reisen über Lanes & Planes buchst, geht der Anbieter für dich in Vorkasse. Das bedeutet, dass du am Ende des Monats eine Rechnung von Lanes & Planes mit allen gebuchten Leistungen bekommst. Eigene Auslagen sowie Verpflegungsmehraufwendungen und andere Reise- und Reisenebenkosten kannst du bequem in der Web-Anwendung oder in der mobilen Ausgaben-App erfassen und einreichen. Pauschalen für deine Reisekostenabrechnung berechnet Lanes & Planes automatisch für dich.

Belege verwalten

Sehr gut (1,0)

Für die Belegerfassung steht dir der OCR-Scan zur Verfügung, der sowohl mobil als auch via Browser funktioniert. Eingereichte Belege sammelt das Tool automatisch in deinem Reiseordner. Ist die Reise eingereicht, bekommst du alle Dokumente als Download (einzeln oder als ZIP-Datei) über die Buchhaltungs-Ansicht.

Geschäftsreisen auswerten

Sehr gut (1,4)

Lanes & Planes bietet dir sowohl grafische Statistiken über alle Reisevorgänge, als auch umfassende tabellarische Übersichten. Um die Daten weiterzuverarbeiten, kannst du den CSV-Export nutzen. Alternativ spielst du alle relevanten Daten für deine Buchhaltung über Schnittstellen an dein ERP- bzw. Buchhaltungs-System.

Lanes & Planes ist eine All-in-One Travelmanagement-Software aus München. Bei diesem Anbieter bekommst du das Komplettpaket aus digitalem Reisebüro sowie allerhand Funktionen und Features für die anschließende Reisekostenabrechnung.

Ich selbst durfte Lanes & Planes in einer Demo-Vorstellung live erleben und mich später auch durch die mobile App (im “Klickdummy”) klicken. Obwohl ich hier nicht so viele Stunden verbracht habe, wie bei den anderen Tools im Test, habe ich einen sehr guten Eindruck von der smarten Reise-Lösung bekommen. Wie der aussieht, liest du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Lanes & Planes gemacht?

Lanes & Planes hat mich wirklich begeistert. Das liegt auch an der super modernen Benutzeroberfläche, in der nichts versteckt oder unnötig kompliziert ist. So gefällt mir Spesenmanagement!

Alleine die Reisebuchung ist mit Lanes & Planes ein Erlebnis. In meiner Demo plante ich gemeinsam mit Lanes & Planes zum Beispiel eine Reise von München nach Berlin. Dafür konnte ich mir aussuchen, ob ich meine Kolleg:innen lieber per Bahn oder mit dem Flieger losschicken wollte. Vor Ort sollte es dann mit einem Mietwagen weitergehen, den ich auch direkt über das Tool organisieren konnte.

Dank der direkten Schnittstellen zu über 100 Buchungsplattformen, darunter die Deutsche Bahn, Booking.com, Sixt und vielen Anbietern mehr war das alles kein Problem – was ich ziemlich beeindruckend fand.

Noch besser gefiel mir aber, dass ich den kompletten Prozess auch in der mobilen App hätte abwickeln können. Sehr modern und schön flexibel!

Reisekosten reichst du bequem über die mobile App ein und buchst hierüber sogar ganze Reisen
Reisekosten reichst du bequem über die mobile App ein und buchst hierüber sogar ganze Reisen
Screenshot: trusted.de
Quelle: lanes-planes.com

Genauso unkompliziert, wie die Reisebuchung, ist auch die Abrechnung. Die läuft in vier einfachen Schritten ab:

  1. Beleg abfotografieren
  2. durch den OCR-Scan jagen
  3. Daten kontrollieren und ggf. ergänzen
  4. einreichen, fertig.

Wenn du deine Reisen direkt über Lanes & Planes buchst, musst du noch nicht einmal die entsprechenden Belege einreichen. Auch das erledigt der Anbieter für dich. Da Lanes & Planes für dich in Vorkasse geht, bekommst du alle Belege mit der Gesamtrechnung.

Damit wird auch eine Firmenkredit- oder Debitkarte theoretisch hinfällig und die lästige Belegsammlung entfällt auch größtenteils.

Praktisch: Kommen neben Reisekosten noch andere Auslagen oder Ausgaben auf dich zu, kannst du auch diese mit Lanes & Planes einreichen. Das betrifft zum Beispiel Bestellungen fürs Büro, neue Arbeitskleidung oder Kundenpräsente zu Weihnachten. Hierfür musst du lediglich einen Auslagenordner erstellen, was mit wenigen Klicks erledigt ist.

Insgesamt hat mich Lanes & Planes sehr beeindruckt. Schade finde ich nur, dass ich nicht noch mehr Zeit in dem Tool verbringen konnte.

Was macht Lanes & Planes im Vergleich mit anderen Reisekostenabrechnungen einzigartig?

Lanes & Planes ist eine vollumfängliche Travel-Lösung und nicht “nur” eine Software für die Reisekostenabrechnung. Entsprechend ist die Reisebuchungsfunktion bzw. das “Digitale Reisebüro” von Lanes & Planes definitiv ein Alleinstellungsmerkmal in dieser Testreihe. So unterstützt dich der Anbieter vollständig im Reiseplanungs- und Abrechnungsprozess, was ich persönlich sehr schätze.

Hier siehst du nochmal im Detail, wie die Reisebuchung mit Lanes & Planes funktioniert:

Obwohl die anderen Anbieter meines Vergleichs schon nette Annäherungsversuche starten (etwa Circula mit einer Schnittstelle zu TravelPerk oder HRworks mit bestellbaren Reisemitteln), können sie – was die Reisebuchung angeht – Lanes & Planes nicht das Wasser reichen. Wenn du also eine vollumfängliche Lösung für dein Travel-Management suchst, bist du bei Lanes & Planes an der richtigen Adresse!

Wem würde ich Lanes & Planes besonders empfehlen?

Lanes & Planes richtet sich vor allem an Vielreisende. Zum Beispiel an Consultants und Trainer:innen, Vertriebsmitarbeiter:innen im Außendienst oder andere Berufsgruppen, die des Öfteren weite Strecken zurücklegen – und dabei so unkompliziert wie möglich Reisen buchen und Reisekosten einreichen möchten.

Die Preise bzw. Tarife von Lanes & Planes richten sich nach deinem Reisevolumen pro Jahr auf der einen Seite und auf der anderen nach deiner Teamgröße. In der nachfolgenden Tabelle siehst du, wie die einzelnen Tarife aufgebaut sind:

TarifReisevolumen pro Jahr in €Teamgröße
Light25.000bis 10
Essential25.000 - 150.000bis 50
Professional150.000 - 500.000bis 150
Enterpriseab 500.000ab 150

Wie viel du für die einzelnen Tarife und Leistungen genau hinblättern musst, verrät dir der Anbieter leider nur in einem persönlichen Gespräch.

Vorteile
  • Umfassende Reisebuchungsoptionen
  • Mobile Reisebuchung & Abrechnung
  • Digitales Wallet inklusive
  • A1-Anträge
  • Travel-Service rund um die Uhr
Nachteile
  • Keine Preistransparenz
Lanes & Planes
4.5
Testbericht
2

HRworks Reisemanagement

5
1,3
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 258 €/Monat
  • Spesenvolumen von/bis unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Reisende unbegrenzt
  • Mobile App nein

Geschäftsreisen planen

Sehr gut (1,0)

HRworks bietet dir für deine Reiseplanung die Option, deine bevorzugten Reisemittel im Tool zu hinterlegen. Dazu gehören Dienstfahrzeuge, öffentliche Verkehrsmittel oder Hotelketten. Diese hinterlegten Reisemittel können deine Mitarbeiter:innen später bequem bestellen. Darüber hinaus passt du Reiserichtlinien, Pauschalen und Workflows an deine Bedürfnisse an.

Reisekosten abrechnen

Gut (1,7)

Mit HRworks kannst du alle Ausgabenarten abrechnen. Das betrifft sowohl Reise- als auch Reisenebenkosten. Selbst Eigenbelege kannst du hier erfassen – das ist im aktuellen Vergleich keine Selbstverständlichkeit. Praktisch ist, dass HRworks auch alle nötigen Pauschalen (für In- und Auslandsreisen sowie gefahrene Kilometer) selbstständig und korrekt kalkuliert.

Belege verwalten

Sehr gut (1,0)

Deine Reisebelege sammelst du in übersichtlichen Reiseordnern. Dabei hast du die Wahl, ob du einzelne Belege von der OCR-Belegerkennung auslesen lässt oder alle nötigen Infos (Steuersatz, Datum und Co.) manuell eintragen möchtest. Nach der Reise kannst du alle Belege bei Bedarf in einem Bündel exportieren.

Geschäftsreisen auswerten

Sehr gut (1,0)

HRworks kommt mit umfangreichen Auswertungen zu deinen Geschäftsreisen. Lobenswert ist, dass HRworks als einziger Anbieter meiner Testreihe auch einen Durchlaufzeitenbericht neben zahlreichen anderen liefert. Besonders gut haben mir die einzelnen Kostenberichte zu jeder Reise gefallen. Hier ist jeder Posten bis ins kleinste Detail aufgedröselt. Ein echter Hit ist die DATEV-Schnittstelle für die Finanz- und Lohnbuchhaltung.

Das aus Freiburg stammende HRworks digitalisiert die Reisekostenabrechnungen deutscher Unternehmen bereits seit 1998. Mit der Zeit hat der Anbieter sich nicht mehr nur auf das Thema “Reisekosten” fokussiert, sondern seine Digitalisierungs-Mission auf alle anderen HR-Bereiche ausgeweitet.

HRworks hat sich im Vergleich der besten Reisekostenabrechnung-Softwares die Silbermedaille geholt. Warum es nicht ganz für Gold gereicht hat, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit HRworks gemacht?

HRworks kann eigentlich alles, was Lanes & Planes auch kann – sogar mehr, aber dafür in vielen Teilen komplizierter. Kommen wir erst zu dem, worin mein Zweitplatzierter im Vergleich klar brilliert.

Bereits bei der Reiseplanung für mein fiktives Testszenario ist mir aufgefallen, wie viel ich an meine Bedürfnisse individuell anpassen kann. Ich konnte beispielsweise:

  • unterschiedliche Vorschüsse für meine erfundenen Angestellten einrichten
  • jedem Teammitglied andere Reisemittel (z. B. Hotelketten) zuweisen
  • meine bevorzugten Reisemittel im Tool hinterlegen
  • eigene Ausgabenarten angeben
  • die Reiserichtlinien für mein Unternehmen übertragen (inklusive Ausgabenlimits)
  • Verpflegungs- sowie Kilometerpauschalen unkompliziert anpassen

Besonders cool fand ich, dass ich sogar bestimmen konnte, welches Teammitglied vor Antritt der Reise einen Reiseantrag stellen muss und welches nicht. HRworks hat mir für die Vorbereitung meiner Reisen also alles gegeben, was ich gebraucht habe – und ging noch ein ganzes Stück über die nötigen Basics hinaus.

Es war mir nämlich auch möglich, Reisen zu buchen. Das war allerdings ein ganz schönes “Heckmeck”. Zunächst musste ich das Reisebüro meiner Wahl mit dem Tool verknüpfen und anschließend alle Reisemittel, die ich in meinem Daily-Business verwende, in HRworks einzeln hinterlegen. Selbst meine Tickets muss ich mir außerhalb der Software noch selbst zusammenklauben – auch das macht der Testsieger Lanes & Planes aktuell noch besser.

Ansonsten hat mir die Reisekosten-Software keine Probleme gemacht. Gerade beim Anlegen von Geschäftsreisen hat mir HRworks noch ein ziemlich praktisches Feature präsentiert: die Kopierfunktion. Damit konnte ich eine Tagesreise mitsamt allen Daten kopieren und so gleichzeitig mehrere Tagesreisen auf einmal anlegen.

Das ist besonders praktisch für dich, wenn du regelmäßig zum gleichen Termin fährst. Beispielsweise Consultants, die wöchentlich zur gleichen Kundin fahren oder meine fiktive Geschäftsleitung, die alle paar Monate in den gleichen Filialen nach dem Rechten sieht.

Wenn du Reisen kopierst, legst du so viele Tagesreisen auf einmal an, wie du möchtest
Wenn du Reisen kopierst, legst du so viele Tagesreisen auf einmal an, wie du möchtest
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Sehr gelungen fand ich zudem noch die Reportings, die mir HRworks zu jeder Reise und für die Buchhaltung mitgeliefert hat. Die kamen zwar nur im schlichten Tabellenformat, dafür waren sie umso detaillierter. Wirklich jeder Posten (Ausgabenarten, Steuersätze & Co.) war sauber und einzeln aufgelistet. Für mich war das perfekt, denn ich konnte alle Reiseausgaben haargenau nachvollziehen!

So detaillierte Reise-Einblicke bekommst du nur hier!
So detaillierte Reise-Einblicke bekommst du nur hier!
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Damit man alle Infos auf den ersten Blick erkennt, wäre die ein oder andere grafische Auswertung dennoch nicht schlecht gewesen.

Fassen wir das Gesagte nochmal kurz zusammen: HRworks ist ein ziemlich mächtiger HR-Allrounder, der sein Reisekostenmodul nicht zu kurz kommen lässt. Dennoch könnte sich der Anbieter ruhig noch etwas von der Konkurrenz abgucken. Gerade was die praktische Reisebuchung angeht – da hat es mir der Testsieger einfach angetan.

Was macht HRworks im Vergleich mit anderen Reisekostenabrechnungen einzigartig?

Absolut “unique” ist natürlich, dass HRworks keine Reisekostensoftware ist, sondern eine vollständige Personalmanagement-Suite. Ob Recruiting, Onboarding, digitale Personalakte oder Arbeitszeugnisse, die Software begleitet dich auf Wunsch durch jeden HR-Prozess.

Aber auch, wenn wir “nur” das Spesenmanagement betrachten, hat das Tool echte Specials für dich mit im Gepäck, an die sonst kein anderer Anbieter gedacht hat. Dazu gehört etwa, dass du mit dem Tool unkompliziert Führerscheine kontrollieren kannst.

Mit HRworks kannst du ganz einfach die Führerscheine deines Teams überprüfen
Mit HRworks kannst du ganz einfach die Führerscheine deines Teams überprüfen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Noch besonderer finde ich aber, dass HRworks steuerpflichtige und steuerfreie Beträge in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung ganz automatisch und von allein ausweist. Das erspart deiner Lohnbuchhaltung eine ganze Menge Arbeit!

Ein weiteres Highlight habe ich in den Reportings entdeckt: HRworks ist der einzige Anbieter hier, der dir auch Durchlaufzeitberichte ausstellt. Damit weißt du ganz genau, wie lange deine Mitarbeiter:innen für die Durchführung welcher Reisekostenabrechnung gebraucht haben.

Wem würde ich HRworks besonders empfehlen?

Wenn du noch auf der Suche nach einer leistungsstarken HR-Software mit integrierter Reisekostenabrechnung bist, ist HRworks das Tool der Wahl. Gerade deshalb lohnt sich auch ein gründlicher Blick auf das Pricing des Anbieters.

HRworks gibt es nämlich schon mit allem drum und dran für 9,90 € pro User. Allerdings musst du hier noch eine Grundgebühr, mindestens 20 Lizenzen und ein verpflichtendes Onboarding ab 1.500 € (je nach Unternehmensgröße) dazurechnen. Letzteres fällt aber nur einmalig an.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist absolut in Ordnung!
Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist absolut in Ordnung!
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Obwohl HRworks damit etwas teurer als die anderen Tools meines Vergleichs ausfällt, lohnt sich der Preis aus meiner Sicht trotzdem. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen bekommen hier alles, was sie für die Digitalisierung ihres Human Capitals benötigen.

Vorteile
  • Reisemittel-Bestellung möglich
  • Individuelle Reiserichtlinien
  • Anpassbare Reise-Pauschalen
  • Führerscheinkontrolle möglich
  • Großer Funktionsumfang
Nachteile
  • Altbackene Admin-Nutzeroberfläche
  • Umständliche Belegverwaltung
  • Keine native mobile App verfügbar
HRworks Reisemanagement
5
3

Rydoo

4.5
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 8 €/User/Monat
  • Spesenvolumen von/bis unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Reisende unbegrenzt
  • Mobile App ja

Geschäftsreisen planen

Gut (2,0)

Mit Rydoo kannst du zwar keine Reisen buchen. Dafür werden Reisebelege, die du über die Schnittstelle zu TravelPerk bekommst, automatisch in Rydoo hinterlegt. Über angelegte Reisen kannst du entsprechende Auslagen sowie Verpflegungs- und Kilometerpauschalen hinterlegen. Auch das Erstellen von individuellen Reiserichtlinien und Ablehnungsvorlagen ist möglich.

Reisekosten abrechnen

Sehr gut (1,0)

Rydoo hat für deine Reisekostenabrechnung bereits zahlreiche Ausgabenarten hinterlegt, weitere fügst du mit nur wenigen Klicks hinzu. Löblich ist, dass Rydoo bereits alle internationalen Verpflegungs-Pauschalen für dich hinterlegt hat und diese auch regelmäßig updatet. Ein tolles Extra ist, dass du auch Eigenbelege erfassen kannst.

Belege verwalten

Sehr gut (1,4)

Bei Rydoo fügst du jeder Ausgabe, jeder Reise und sonstigen Erfassung einen Beleg hinzu. Den Inhalt erkennt das Tool dank OCR selbstständig, etwa die Kosten, Rechnungssteller und mehr. Dein Beleg ist sozusagen an die Ausgabe angeheftet und nur bei der jeweiligen Ausgabe auffindbar. Eine eigene Ordnerstruktur gibt es nicht. Filter helfen immerhin dabei, einzelne Ausgaben und damit die Belege schneller zu finden.

Geschäftsreisen auswerten

Sehr gut (1,4)

Rydoo kommt mit einem eigenen Reporting-Modul, das mir im Test leider keine der versprochenen Statistiken ausgeben wollte. Hoffentlich nur ein Bug in meiner Testumgebung! Ansonsten liefert Rydoo reguläre Exporte für deine Finanzbuchhaltung, die per Schnittstelle sogar direkt an DATEV oder Sage gekoppelt sind.

Rydoo ist ein Anbieter aus Belgien. Schon vor einem Rebranding im Jahr 2018 hat sich Rydoo voll und ganz Prozessen für Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnung für Unternehmen auf der ganzen Welt verschrieben.

Der Anbieter behauptet, seine Spesen-Software wäre “die bessere Form des Spesenmanagements”. Warum ich dem nicht in jeder Hinsicht zustimmen kann, verrate ich dir jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Rydoo gemacht?

Rydoo hat in meinem Vergleich eine ordentliche Leistung aufs Parkett gelegt und ist nur haarscharf an Lanes & Planes und HRworks vorbeigerutscht.

Obwohl Rydoo “nur” für die Reisekostenabrechnung gedacht ist, hat mich die smarte Spesen-Lösung dennoch mit einigen Planungsfunktionen positiv überrascht.

Besonders gut hat mir beispielsweise gefallen, dass ich nicht nur interne Reiserichtlinien (etwa für spezifische Ausgabenarten wie “Kundenpräsente”) innerhalb des Tools erstellen konnte. Nein, ich konnte diese auch noch mit praktischen Automatisierungen ausstatten. Das klappt auch ohne IT-Studium ziemlich easy. Einmal eingerichtet, kannst du dich entspannt zurücklehnen, während Rydoo Reisekosten automatisch genehmigt oder ablehnt.

Rydoo verschickt sogar automatisch individualisierte Absagen, sodass ich mich im Test nicht einmal darum noch kümmern musste. Gerade aus Admin-Sicht hat mir das eine ganze Menge Zeit gespart.

Ablehnungsgründe in mehreren Sprachen definierst du bequem in Rydoo
Ablehnungsgründe in mehreren Sprachen definierst du bequem in Rydoo
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.rydoo.com

Auch sonst haben es mir die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten und weitere Automatisierungen sehr angetan. Dazu gehörte, dass Verpflegungspauschalen automatisch abgezogen werden, Rydoo Kilometergelder korrekt und von allein berechnet oder dass du Ausgabenarten, Verpflegungs- und Kilometerpauschalen sowie individuelle Vorschüsse einfach selbst einrichten kannst.

Das geht unkompliziert, mit wenigen Klicks und ganz ohne Unterstützung des Support-Teams. Perfekt also, wenn du nach einer möglichst einfachen und dennoch gut anpassbaren Lösung für deine Reisekosten suchst.

Tagegelder zieht Rydoo automatisch ab und berechnet sie korrekt
Tagegelder zieht Rydoo automatisch ab und berechnet sie korrekt
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.rydoo.com

Kommen wir zu den Gründen, warum Rydoo es nicht (ganz) mit HRworks oder Lanes & Planes aufnehmen kann:

Obwohl es in Rydoo sogar ein eigenes Modul für umfassende Reportings gibt, wollte mir das schicke Tool einfach keine Daten zu meinen Geschäftsreisen ausgeben. Das fand ich wirklich schade, denn ich hätte gerne herausgefunden, wer wie oft wann wohin reist und welche Reisekosten so im Schnitt aufkommen. Auch für meine fiktive Buchhaltung wäre der ein oder andere Export ziemlich praktisch gewesen – allein für die Kostenrückerstattung.

Aber: Nichts. Nada. Niente. Selbst nach einer gefühlten Ewigkeit, die ich im englischsprachigen Helpcenter verbracht habe, bin ich auf keine Lösung zu meinem KPI-Problem gestoßen. Schade! Hoffentlich war das nur ein Bug in meinem Software-Zugang.

Es gab aber noch etwas, das nicht wie gewünscht funktionieren wollte. Ich habe bemerkt, dass ich beim Einreichen von Auslagen keine Umsatzsteuer angeben konnte. Die hat Rydoo nicht für dich vordefiniert. An sich wäre das unproblematisch, schließlich kannst du einfach selbst die nötigen Steuersätze im Tool hinterlegen.

Blöd war nur, dass ich diese in meiner Reisekostenabrechnung auch nicht manuell eintragen oder gar auswählen konnte. Da gibt sich bislang jedes Tool meines Vergleichs flexibler und Finanzamt-freundlicher!

Mein abschließendes Verdikt: Meine Erfahrungen waren – bis auf diese beiden Enttäuschungen zum Schluss – ziemlich gut. Vor allem muss ich betonen, wie smart das Tool ist. Die zahlreichen vordefinierten Pauschalen, Ablehnungsgründe oder Ausgabenarten haben mir die Arbeit extrem erleichtert.

Was macht Rydoo im Vergleich mit anderen Reisekostenabrechnungen einzigartig?

Rydoo hebt sich aus meiner Sicht vor allem durch die hervorragende Kombination aus einer individuellen Anpassbarkeit bei gleichbleibend guter Usability vom Rest meiner getesteten Tools ab. Gekrönt wird das Ganze von smarten Automatisierungen, die ich gar nicht oft genug lobend erwähnen kann.

Lass mich dir an einem Beispiel verdeutlichen, was ich meine: Als ich meine Reise für den erfundenen Kundentermin in Rom geplant hatte, hat mir Rydoo wie von Zauberhand alle Tagegelder ohne Aufforderung korrekt berechnet.

Noch ein Beispiel: Ausgaben, die unter einem von mir definierten Wert lagen (z. B. 50 € je Kundenpräsent), wurden automatisch genehmigt. Hier musste ich keinen Finger mehr rühren, nachdem ich die Reiseregel kurzerhand eingerichtet hatte.

Mit individuellen Ausgabenregeln kannst du sogar automatische Genehmigungen anstoßen
Mit individuellen Ausgabenregeln kannst du sogar automatische Genehmigungen anstoßen
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.rydoo.com

Während andere Anbieter sich kaum ohne Helpcenter oder Support-Team anpassen lassen, macht Rydoo hier keine Anstalten und spart damit ordentlich Zeit im Reisekostenmanagement. Ein dickes Lob an dieser Stelle!

Wem würde ich Rydoo besonders empfehlen?

Ich würde dir Rydoo besonders empfehlen, wenn du mit deinem Start-up und Koffern voller guter Ideen auf der ganzen Welt unterwegs bist. Gute Gründe hierfür sind der niedrige Einstiegspreis (ab 8 € pro User und Monat), die kleine Mindestuserzahl von 5 Personen pro Abo sowie die gute Internationalisierung des Tools. Auch für Selbstständige mit weniger Budget könnte Rydoo einen Blick wert sein.

Der kleinste Tarif ist besonders Start-up-freundlich
Der kleinste Tarif ist besonders Start-up-freundlich
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.rydoo.com

Letzteres betrifft einerseits die zum Teil englische Benutzeroberfläche – mit der ich hingegen sehr gut zurechtkam – sowie der praktische automatische Pauschalabzug bei In- und Auslandsreisen oder die automatische Währungsumrechnung. Die Mehrsprachigkeit des schicken Tools spricht natürlich für sich.

Vorteile
  • Gute Anpassbarkeit
  • Automatische Tagegeld-Berechnung
  • Durchdachte Spesenrichtlinien
  • Zuverlässige Belegerkennung
Nachteile
  • Reportings wurden nicht ausgegeben
  • Steuersätze nicht auswählbar
  • Hilfsangebote nur auf Englisch
  • Lange Ladezeiten
4

Circula

4.6
1,5
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 8 €/User/Monat
  • Spesenvolumen von/bis unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Reisende unbegrenzt
  • Mobile App ja

Geschäftsreisen planen

Befriedigend (3,4)

Mit Circula selbst kannst du leider keine Reisen buchen. Das klappt nur über die verfügbaren Schnittstellen zu TravelPerk, Onesto und Comtravo. Der Vorteil hieran ist, dass die Reisebelege, die du von den Schnittstellen-Tools bekommst, automatisch in Circula übertragen werden. Für die Reiseplanung liefert dir Circula noch die Option, individuelle Reiserichtlinien (Budgetgrenzen) oder neue Ausgabenarten anzulegen.

Reisekosten abrechnen

Sehr gut (1,0)

In Sachen Reisekostenabrechnung liefert dir Circula alle nötigen Basics. Dazu gehören die OCR-Belegerkennung (via Web und Mobil), die Erfassung von Reise- und Reisenebenkosten, automatische Kilometergeldberechnung und eine Assistenz-Funktion. Damit kann ein Teammitglied in deinem Namen Ausgaben einreichen, ohne, dass du deine Zugangsdaten abgeben müsstest. Zusätzlich zu den Reisekosten kannst du auch individuelle Mitarbeiterbenefits (Essens- oder ÖPNV-Zuschuss) abrechnen.

Belege verwalten

Sehr gut (1,0)

Deine Belege verwaltest du in Circula entweder mittels der Belegablage, in der du allerdings nur PDFs ablegen kannst oder in deinen jeweiligen Reiseordnern. Wenn du einzelne Ausgaben einreichst, heftest du die Belege in digitaler Form einfach an. Aufgrund der fehlenden Suchfunktion lässt sich die Ablage allerdings nur schwerlich durchsuchen.

Geschäftsreisen auswerten

Befriedigend (2,7)

Circula liefert dir zwar keine ausführlichen Reportings zu deinen wichtigsten Reisekennzahlen. Dafür kannst du dir alle Reisedaten als PDF oder im CSV- sowie DATEV-Format, ZIP (im Original-Format) sowie ZIP-PDF exportieren und anschließend weiterverarbeiten. Wenn du DATEV nutzt, kommt dir die bequeme One-Click-Schnittstelle zur DATEV-Cloud zugute – und deinem Steuerbüro auch.

Circula und ich sind der gleichen Meinung: “Nichts ist kostbarer als Zeit”. Und weil Spesenabrechnungen ganz schön zeitraubend sein können, haben sich die beiden Gründer im Jahr 2017 an die Entwicklung einer einfachen und zeitsparenden Reisekostenabrechnung-Software gemacht.

Ich finde, die Mission ist dem Team schon ziemlich gelungen. Welche Erfahrungen ich mit Circula gemacht habe, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Circula gemacht?

Mein erster Eindruck von Circula war ziemlich gut. Das lag vor allem an der hervorragenden Usability des Spesen-Tools.

Die Benutzeroberfläche wirkt clean und aufgeräumt, während das Design dennoch mit frischen Farben und Formen punkten konnte. On top kommt ein übersichtliches Menü mit allen wichtigen Basis-Funktionen.

Dank seines schicken Designs stimmt der erste Eindruck!
Dank seines schicken Designs stimmt der erste Eindruck!
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.circula.com

Nach und nach ist mir aber aufgefallen, dass Circula kaum mehr als das Nötigste mitbringt. Gerade im Vergleich mit den Platzhirschen auf dem Markt, wirkt das Tool sehr reduziert. Aber immerhin: Das, was Circula kann, kann es ziemlich gut!

Ich konnte zum Beispiel problemlos die Geschäftsreisen für mein Testszenario anlegen. Dabei hat mir Circula automatisch und korrekt alle anfallenden Verpflegungs- und Kilometerpauschalen berechnet; auch für meine Auslandsreise.

Tagespauschalen berechnet dir Circula automatisch und korrekt
Tagespauschalen berechnet dir Circula automatisch und korrekt
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.circula.com

Toll fand ich, dass mir das Tool auch gleich eine Berechnungsübersicht geliefert hat, in der ich alle abgezogenen Beträge sauber nachvollziehen konnte. Ungefähr so, wie es HRworks auch macht. Nur in hübsch.

Alle Reisepauschalen sind hier übersichtlich gelistet
Alle Reisepauschalen sind hier übersichtlich gelistet
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.circula.com

Mich hat auch die mobile App schlicht überzeugt. Um Ausgaben einzureichen, musste ich lediglich meine Belege abfotografieren, eine von zahlreichen Ausgabenarten (die bereits hinterlegt waren) angeben und die OCR-Belegerkennung hat für mich den Rest erledigt. Gerade für mobile Teams ist die Version fürs Smartphone ein echter Gewinn!

Die smarte OCR-Technologie funktionierte auch in der Web-Version hervorragend, zumindest in den meisten Fällen. Einen mehrseitigen Flug-Beleg hat Circula zwar nicht erkannt. Das konnten aber nur die wenigsten Tools meines Vergleichs. Lediglich Rydoo und finway sind hier besser ausgebildet.

Die meisten Belege erkannte Circula problemlos
Die meisten Belege erkannte Circula problemlos
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.circula.com

Bis auf das ein oder andere Special, das ich dir im nächsten Abschnitt zusammengefasst habe, hat mich Circula leider kaum beeindruckt. Insbesondere im Vergleich zu meinen Top 3 im Vergleich fällt auf, dass sich andere Anbieter mehr um kleine, aber feine (und wichtige!) Details kümmern. Solche Details, wie sie z. B. Lanes & Planes, HRworks oder Rydoo liefern, sind:

  • A1-Bescheinigungen
  • Reiseanträge
  • Reisebuchungen (hier lediglich über Schnittstellen möglich)
  • Führerscheinkontrolle
  • Auswertungen (lediglich über Exporte erhältlich)

Für solche Sachen ist Circula einfach nicht ausgelegt. Was die fehlenden Features für mich ein wenig ausgeglichen hätte, wären zeitsparende Automatisierungen gewesen. Immerhin will Circula ja genau dazu beitragen.

Aber: Reiseanträge musste ich im Gegensatz zu z. B. Rydoo noch selbst genehmigen. In Circula konnte ich lediglich Warnmeldungen einrichten, die mich auf zu hohe Ausgaben in den von mir festgelegten Ausgabenkategorien hingewiesen haben.

Individuelle Reiserichtlinien kommen bei Circula mit praktischen Warnmeldungen
Individuelle Reiserichtlinien kommen bei Circula mit praktischen Warnmeldungen
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.circula.com

Etwa, wenn mein Consultant für sein Hotelzimmer mehr ausgibt, als vereinbart. So hätte Circula auch eher zu den eingangs versprochenen Zeitersparnissen beigetragen.

Mein abschließendes Verdikt: Alles in allem halte ich Circula für ein cooles Tool, das sich auf die wichtigsten Funktionen und Features konzentriert und damit einen besonders schnellen Einstieg in die digitale Reisekostenabrechnung ermöglicht. Trotzdem würde es dem Anbieter nicht schaden, auch mal einen Blick auf den Funktionsumfang der Konkurrenz zu werfen.

Was macht Circula im Vergleich mit anderen Reisekostenabrechnungen einzigartig?

Wie oben bereits angeteasert, hat Circula noch ein paar Specials für dich im Gepäck. Ein besonderes Highlight und Alleinstellungsmerkmal ist Circulas Fokus auf Mitarbeiterbenefits. Dabei geht es zum Beispiel um Essenszuschüsse, Mobilitätsbudgets, Internetpauschalen (perfekt für begrenztes Datenvolumen auf Reisen), Erholungsbeihilfen und mehr.

Anfangs hatte ich noch gar nicht so richtig “geschnallt”, wie ich die einrichten muss. Dank des ausführlichen und gut erklärten Helpcenter-Beitrags dazu fand ich mich aber schnell in die Thematik ein.

Einzig schade ist nur, dass es sich bei den Benefits um ein Zusatzmodul handelt, dass du zu den Basistarifen hinzubuchen kannst. Wirklich günstig kommst du hier zwar nicht weg, dafür kannst du aus verschiedenen Benefits frei wählen oder mit Kombi-Paketen ein paar Euro pro Monat und User sparen.

Erwähnenswert ist noch ein weiteres Feature: die Assistenzfunktion. Hiermit kannst du einer Person deiner Wahl die Berechtigung geben, Reisekosten in deinem Namen einzureichen. Deine Assistenz ist nun in der Lage, bisher eingereichte Reisekosten einzusehen und neue Ausgaben zu tätigen.

Das ist besonders dann praktisch, wenn du einmal verhindert bist und z. B. trotzdem die Kundenpräsente für Weihnachten organisieren musst.

Wem würde ich Circula besonders empfehlen?

Circula ist aufgrund seiner unschlagbar einfachen Usability besonders gut für Anfänger:innen geeignet. Du findest hier die wichtigsten Basis-Funktionen und kannst zumindest im Vergleich zur Reisekostenabrechnung in Papierform oder Excel ordentlich Zeit einsparen.

Dafür musst du allerdings auf einige Spezialfunktionen verzichten, die du bei der Konkurrenz schon für einen ähnlichen Preis pro User bekommst.

Bei Circula startest du im kleinsten Tarif “Starter” für 8 € pro User und Monat, wobei du schon hier mindestens 10 Lizenzen abnehmen musst. Damit liegt Circula zwar in der unteren Preisklasse, ähnlich wie Rydoo. Ich persönlich halte den Preis aufgrund der arg limitierten Funktionen und Automatisierungen allerdings für überzogen.

Das Pricing steht leider in keinem Verhältnis zum eher begrenzten Funktionsumfang
Das Pricing steht leider in keinem Verhältnis zum eher begrenzten Funktionsumfang
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.circula.com

Aufgrund der monatlich flexiblen Vertragslaufzeit und der 14-tägigen Testversion kann ich das Tool trotzdem gut für den Einstieg ins digitale Spesenmanagement empfehlen – insbesondere für kleine Teams mit wenigen Ansprüchen. Wenn es mit der Zeit mehr sein soll, rate ich zu einem Upgrade auf HRworks oder Lanes & Planes.

Vorteile
  • Zuverlässige Spesenberechnung
  • Intuitive Benutzeroberfläche
  • Zahlreiche Mitarbeiter-Benefits
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Nachteile
  • Reisebuchung nur mit Integrationen
  • Keine Eigenbelege möglich
  • Kaum anpassbare Reiserichtlinien
Circula
4.6
5

finway

3
1,7
Testnote
Gut
  • Preis ab 199 €/Monat
  • Spesenvolumen von/bis 100 - 1.000 Belege
  • User unbegrenzt
  • Reisende unbegrenzt
  • Mobile App ja

Geschäftsreisen planen

Befriedigend (3,4)

Um Geschäftsreisen mit finway vorzubereiten, liefert dir der Anbieter individuelle Genehmigungsprozesse, vordefinierte Verpflegungs- und Kilometerpauschalen und die Option, Budgets nach deinem Bedarf zu setzen. Außerdem kannst du unbegrenzt Kostenstellen sowie Kostenträger einrichten, Lieferant:innen managen und dein Online-Banking für die spätere Rückerstattung hinterlegen.

Reisekosten abrechnen

Sehr gut (1,0)

Die Reisekostenabrechnung funktioniert mit finway entweder in der Web-Version oder unterwegs per Smartphone mit der mobilen App. Die smarte OCR-Belegerkennung liest deine Belege zuverlässig aus und erkennt sogar mehrseitige Rechnungen. Eingereichte Auslagen sowie andere Ausgabentypen aller Art kannst du bequem in finway verwalten und zurückerstatten. Dafür sorgt die nützliche Online-Banking-Schnittstelle.

Belege verwalten

Gut (1,7)

Deine Belege, die du über finway einreichst, sind quasi an die entsprechende Ausgabe geheftet. Eine zentrale Sammelstelle für eingereichte Rechnungen gibt es nicht. Dafür kannst du mithilfe eines Exports alle Belege gebündelt einsehen.

Geschäftsreisen auswerten

Befriedigend (2,7)

finway liefert dir optisch schöne Reportings, die dir mehr über das Ausgabenverhalten einzelner Kostenstellen oder Abteilungen verraten. Du erfährst außerdem mehr über die Ausgaben deiner einzelnen Mitarbeiter:innen. Reise-Berichte, z. B. Durchlaufzeitenberichte, bekommst du hier nicht.

finway ist weder eine Travelmanagement-Lösung, noch ein Tool für die Reisekostenabrechnung. Das aus München stammende FinTech hat sich vielmehr als Allrounder auf die Vereinfachung von digitalen Finanzprozessen von KMU spezialisiert.

Mit seinem “Finanzbetriebssystem” ermöglicht finway auch die Reisekostenabrechnung. Da der Anbieter damit eher das “Einhorn” im aktuellen Vergleich darstellt, war finway für mich natürlich ein besonders spannender Kandidat.

Warum finway auch für dich spannend sein kann, verrate ich dir jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit finway gemacht?

Obwohl es mir bei finway vor allem an Planungsfeatures für meine fiktiven Geschäftsreisen gemangelt hat, – schließlich ist das Tool wie erwähnt keine Travel-Lösung – habe ich mit finway ziemlich gute Erfahrungen gemacht.

Mir gefällt zum Beispiel sehr, dass ich jede Art von Rechnung, Beleg oder Auslage nicht nur im Tool verwalten konnte. Sondern: Ich konnte sogar alle Ausgaben direkt aus finway heraus begleichen. Dafür musste ich nur mein Bankkonto mit dem Tool verknüpfen und schon konnte ich meinem fiktiven Team anfallende Auslagen direkt erstatten. Mega coole Sache!

Gelungen ist, dass du neben Reisekosten auch Abonnements, Eingangsrechnungen von Lieferant:innen, deine Miete fürs Büro und viele weitere Ausgabenarten mit finway erfassen, verwalten und erstatten kannst.

Aufgrund der guten Usability konnte ich zudem leicht durch die Software navigieren. Und das, obwohl es sich bei finway eher um eine umfangreichere Spezial-Lösung handelt. Diese Kombi schafft nicht jeder!

Kommen wir zu dem, was finway in Sachen Spesenmanagement mit Bravour geleistet hat.

Bevor es mit meinen erfundenen Geschäftsreisen losging, habe ich mir zunächst die Planungsfeatures angesehen. Davon gibt es wie gesagt nicht viele. Aber immerhin konnte ich jeder Abteilung sowie einzelnen Teams mit nur wenigen Klicks Budgets zuzuweisen.

Mit Rydoo legst du individuelle Budgets fest
Mit Rydoo legst du individuelle Budgets fest
Screenshot: trusted.de
Quelle: finway.de

So konnte ich zum Beispiel ein Travel-Budget in Höhe von 8.000 € jährlich festsetzen, während meine Praktikant:innen monatlich 50 € als Fahrtgeld bezuschusst bekommen.

Zudem konnte ich individuelle Genehmigungsprozesse in Gang setzen. Dadurch konnte ich dafür sorgen, dass z. B. kleinere Ausgaben (Kundenpräsente i. H. v. maximal 50 €) zukünftig automatisch genehmigt werden.

Für die Verwaltung meiner Belege hat mich finway mit durchdachten Reiseordnern begrüßt. Hier konnte ich zu jeder Reise einen anlegen und dort meine Reisekosten und Belege quasi bündeln. Die automatische Kilometergeld-Berechnung sowie automatisierte Pauschalabzüge gab es übrigens inklusive.

Gefahrene Kilometer und die entsprechende Pauschale berechnet Rydoo automatisch
Gefahrene Kilometer und die entsprechende Pauschale berechnet Rydoo automatisch
Screenshot: trusted.de
Quelle: finway.de

Leider musste ich feststellen, dass die Beleg-Bündelei nur in der Web-Version funktioniert. In der mobilen Ausgaben-App konnte ich diverse Ausgaben nur der Kostenstelle “Travel” zuweisen, die ich zuvor angelegt hatte. Eine nachträgliche Zuweisung hat später in der Web-Version auch nicht mehr funktioniert.

Für mobile Teams sollte sich finway meiner Ansicht nach noch ein wenig mehr reinhängen!

Was dafür echt hervorragend funktionierte, war die Belegerkennung. Lediglich Konkurrent Rydoo konnte meinen mehrseitigen Flugbeleg so sauber auslesen, wie es finway konnte.

Selbst bei meinem mehrseitigen Flugbeleg kam Rydoo nicht so schnell an seine Grenzen!
Selbst bei meinem mehrseitigen Flugbeleg kam Rydoo nicht so schnell an seine Grenzen!
Screenshot: trusted.de
Quelle: finway.de

Nun zu dem, was finway – abgesehen vom mobilen Spesenmanagement – für deine Reisekostenabrechnung noch besser machen könnte.

Dass Reisebuchungen nicht möglich sind, war mir von Anfang an klar. Ein bisschen enttäuscht war ich aber, als ich keine passenden Schnittstellen entdeckt habe. Selbst Circula oder Rydoo bieten die Option an, wenigstens automatisch die Reisebelege von TravelPerk, Onesto oder Comtravo in die Software zu übermitteln.

Auch an individuellen Reiserichtlinien hat es mir noch gefehlt. Dass es Limits und Budgets gibt, ist eine feine Sache. Automatische Warnmeldungen bei einer Budget-Überschreitung konnte ich allerdings nicht einrichten.

Pluspunkte habe ich aber für die schönen Reportings vergeben; Minuspunkte, weil die Reportings nur kaum etwas über das Reiseverhalten deiner Teammitglieder aussagen. Du bekommst hier alle Details zu den Ausgaben einzelner Mitarbeiter:innen oder siehst, wie spendabel deine Abteilungen mit deinem Budget umgehen.

Die Reportings sind hübsch, sagen aber nur wenig über Geschäftsreisen aus
Die Reportings sind hübsch, sagen aber nur wenig über Geschäftsreisen aus
Screenshot: trusted.de
Quelle: finway.de

Wer wie oft mit welchen Mitteln wohin gereist ist, lässt sich aus den Reportings nicht erschließen.

Insgesamt kann ich nur sagen: Mit finway kann man eine ganze Menge anstellen. Insbesondere in Sachen Ausgabenmanagement brilliert das Münchner Start-up wie kein zweiter Anbieter in diesem Vergleich. Damit finway aber auch vielreisende (und vor allem mobile) Teams abholen kann, müsste der Funktionsumfang noch einmal aufgestockt werden.

Was macht finway im Vergleich mit anderen Reisekostenabrechnungen einzigartig?

finway ist mehr auf die Optimierung deines Cashflows ausgelegt, als auf die Optimierung deiner Reisekosten.

Trotzdem hat finway genau ein Feature im Gepäck, womit es sich von den anderen Spesen-Tools hier abheben kann. Du kannst Reisekosten direkt aus finway zurückerstatten. Der Clou hierbei ist, dass sowieso alle Rechnungsdaten zentral in der Software liegen und du bei Überweisungen nicht mehr die IBAN, den Empfänger bzw. die Empfängerin und andere Angaben händisch eintragen musst.

Verknüpfe dein Online-Banking mit Rydoo und erstatte Reisekosten direkt zurück
Verknüpfe dein Online-Banking mit Rydoo und erstatte Reisekosten direkt zurück
Screenshot: trusted.de
Quelle: finway.de

Wem würde ich finway besonders empfehlen?

finway bietet sich für alle an, die mehr als nur ihre Spesen mit einer Software abrechnen und verwalten wollen – und dabei nicht auf den Luxus einer direkten Rückerstattung verzichten möchten.

Vorteilhaft für große Teams mit wenigen Rechnungen ist das Pricing. Hier bezahlst du nämlich nicht pro Kopf wie bei den meisten anderen Anbietern, sondern nach deinem monatlichen Rechnungs-Volumen in Form einer Preisstaffel.

Das Pricing richtet sich nach deinem monatlichen Spesenvolumen
Das Pricing richtet sich nach deinem monatlichen Spesenvolumen
Screenshot: trusted.de
Quelle: finway.de

Die Höhe des Preises hängt am Ende von der Menge der Eingangsrechnungen ab, die monatlich auf deinen Schreibtisch flattern sowie am gewählten Tarif. Davon bietet finway zwei Stück: “Essential” mit allen wichtigen Basis-Funktionen und “Professional”. Letzterer kommt mit ein paar Extras wie der Mandantenfähigkeit, einem individuellen CSV-Export und mehr.

Wie die Preisstaffel im kleinsten Tarif aussieht, habe ich dir in der folgenden Tabelle zusammengefasst:

Anzahl Rechnungen pro MonatPreis
100199 €
200349 €
300489 €
500659 €
750829 €
1.000999 €
mehr als 1.000individuelles Angebot
Vorteile
  • Zuverlässige Tagegeld-Berechnung
  • Individuelle Genehmigungsprozesse
  • Budgetverwaltung
  • Vordefinierte Spesensätze
  • Rechnungen über finway bezahlbar
Nachteile
  • Keine Reisebuchung möglich
  • Keine individuellen Reiserichtlinien
  • Belegarchiv nur bei Export einsehbar
  • Kaum Reise-Funktionen im Grundtarif

Die 5 besten Reisekostenabrechnung Tools im Vergleich

  1. Lanes & Planes - Testsieger 2024
  2. HRworks Reisemanagement - Beste Reisekosten-Software für KMU
  3. Rydoo - Bestes Spesen-Tool für Start-ups
  4. Circula - Einfachste Reisekostenabrechnung
  5. finway - Bestes Tool für das Ausgabenmanagement

Vergleichstabelle

Anbieter
Lanes & Planes
HRworks Reisemanagement
Rydoo
Circula
finway
Chrome River EXPENSE
Intertours Expense
Certify
Factorial Reisekostenabrechnung
Lexware reisekosten
Precoro
Spendesk
Belegmeister
Concur
Spesenfuchs
ZEP Reisekosten
Testurteil
sehr gut
1,3
Test
01/2024
sehr gut
1,3
Test
01/2024
sehr gut
1,4
Test
01/2024
sehr gut
1,5
Test
01/2024
gut
1,7
Test
01/2024
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.5
(245)
5
(1)
4.5
(4.692)
4.6
(5.680)
3
(27)
2.9
(294)
3
(2)
4.5
(11.830)
4.3
(9)
4.5
(1.879)
4
(45)
3.1
(102,8K)
4
(4)
3.9
(21)
Tarif
Preis
Auf Anfrage 218,00 € / monatlich 50,00 € / monatlich 100,00 € / monatlich 245,75 € / monatlich Auf Anfrage 9,90 € / monatlich 11,11 € / monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis12,00 $
Umgerechneter Preis11,11 €
Währungskurs1,00 € ≙ 0,93 $
102,00 € / monatlich 8,90 € / monatlich 32,40 € / monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis35,00 $
Umgerechneter Preis32,40 €
Währungskurs1,00 € ≙ 0,93 $
0,00 € / monatlich 4,99 € / monatlich Auf Anfrage 5,00 € / monatlich 16,00 € / monatlich
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

Reisende max
150 49 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 25 unbegrenzt 3 20 unbegrenzt unbegrenzt auf Anfrage 1 unbegrenzt
Spesenvolumen max
unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 1.000 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt auf Anfrage unbegrenzt unbegrenzt
User max
150 49 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt 25 unbegrenzt 1 20 unbegrenzt unbegrenzt auf Anfrage 1 unbegrenzt
Abrechnung per mobiler App
Serverstandort(e)
Deutschland Irland Europa Deutschland Deutschland Amerika EU Amerika Deutschland Europa Deutschland Europa Deutschland
Keine Angaben verfügbar
Frankfurt Deutschland
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
Web-App
iOS
Android
Geeignet für
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Vertrag & Kosten

Währung
EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR USD EUR EUR USD EUR EUR EUR EUR EUR
Zahlungsintervall
Preis auf Anfrage monatlich monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage monatlich monatlich
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
30 Tage 30 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
14 Tage 14 Tage
Keine Angaben verfügbar
30 Tage 14 Tage
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Zahlungsmethoden
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Kreditkarte
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Auf Rechnung
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Lastschrift
Keine Unterschiede vorhanden

Geschäftsreisen planen

Individuelle Reiserichtlinien
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Mithilfe individueller Unternehmensrichtlinien kannst du festlegen, welche Verkehrsmittel (Bahn, Flugzeug, Dienstwagen, etc.) genutzt werden können, oder welche Klasse (1./2. Klasse, Business/Economy, etc.) zulässig ist.
Reisebuchung
Fahrzeugverwaltung
Vorschussverwaltung
Keine Unterschiede vorhanden

Reisekosten abrechnen

Transport-/Fahrtkosten
Übernachtungskosten
Verpflegungsmehraufwand
Reisenebenkosten
Sonstige Kosten abrechnen
Keine Angaben verfügbar
Eigenbelege
Keine Angaben verfügbar
Benefits, z. B. Sachbezug, Mobilitätsbudget individuell konfigurierbar Auslagen
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Unterschiede vorhanden

Belege verwalten

Belege scannen/abfotografieren
Automatische Belegerkennung
Belege manuell eintragen
Revisionssicheres Archiv
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein revisionssicheres Archiv hilft dir dabei, nachzuverfolgen (und nachzuweisen) wann und von wem ein elektronisches oder papierhaftes Dokument im System abgelegt wurde. Wichtig dabei ist vor allem auch eine nachvollziehbare Historie der archivierten Dokumente.
Keine Unterschiede vorhanden

Geschäftsreisen auswerten

Reisekostenabrechnung gesamt
Durchlaufzeitenberichte
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein Durchlaufzeitenbericht zeigt die Bearbeitungszeiträume an (z.b. Zeit vom Ende der Reise bis zur Erstellung der Reisekostenabrechnung durch den Mitarbeiter). Dadurch kannst du in der Auswertung ermitteln, wie lange dein Team für das Einreichen von Dokumenten benötigt und wie lange die Reisekostenabrechnung dauert. So entdeckst du Optimierungspotenzial.
Bewirtungsberichte
Summenberichte
Keine Unterschiede vorhanden

Usability

Anmeldung/Registrierung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Hilfestellung/Einführung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Geschäftsreisen planen
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Reisekosten abrechnen
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Belege verwalten
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Gesamt
4.0
3.4
4.3
5.0
4.3
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Keine Unterschiede vorhanden

Sicherheit & Datenschutz

Serverstandort(e)
Deutschland Irland Europa Deutschland Deutschland Amerika EU Amerika Deutschland Europa Deutschland Europa Deutschland
Keine Angaben verfügbar
Frankfurt Deutschland
Datenverschlüsselung
SSL-Verschlüsselung TSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung TLS-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung TLS- und SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung TLS- und SSL-Verschlüsselung TLS & VPC SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung SSL-Verschlüsselung
ISO 27001 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicheheitsstandards in Sachen "IT-Sicherheit". Es handelt sich um einen deutschen Standard, den nur als sicher identifizierte Produkte erhalten.
ISO 27018 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein ISO 27018-Zertifikat bestätigt, dass der Anbieter alle notwendigen Sicherheitsstandards in Sachen "Datenschutz in der Cloud" umgesetzt hat. Eine Zertifizierung ist nicht zwangsläufig nötig, sorgt aber für zusätzliches Vertrauen.
Keine Unterschiede vorhanden

Service & Support

Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
Live Chat
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Supportzeiten
07:00 Uhr - 20:30 Uhr 08:00 Uhr - 17:00 Uhr 24/7 09:00 Uhr - 18:00 Uhr 09:00 Uhr - 17:00 Uhr
Keine Angaben verfügbar
09:30 Uhr - 17:30 Uhr
Keine Angaben verfügbar
09:00 Uhr - 18:00 Uhr 08:00 Uhr - 18:00 Uhr 24/7 09:00 Uhr - 18:30 Uhr
Keine Angaben verfügbar
24/7 08:00 Uhr - 18:00 Uhr 09:00 Uhr - 16:00 Uhr
Deutsch
Englisch
Keine Unterschiede vorhanden

Fazit: Die besten Tools für die Reisekostenabrechnung im Vergleich

Bei diesem Vergleich der besten Reisekostenabrechnung-Softwares war es für mich wirklich nicht einfach, den Testsieger zu ermitteln. Jede Software kommt mit anderen Schwerpunkten, wieder andere gehen bei jedem Detail mehr in die Tiefe – worunter aber die Usability leiden kann. Also habe ich mich gefragt: Welche Software kann mehr und welche weniger? Die Handhabung hat bei der Benotung dann nur noch für den Feinschliff gesorgt.

Der Spitzenreiter in diesem Vergleich ist also Lanes & Planes geworden. Hier fand ich alle Reisekosten-Features, die ich für mein Testszenario gebraucht habe. Hinzu kamen noch Spezialfunktionen wie A1-Bescheinigungen und Reiseanträge, gepaart mit einer sehr übersichtlichen Benutzeroberfläche. Und das beste für mich war, dass ich meine Geschäftsreisen auch gemütlich in der Software buchen konnte.

So oder so ähnlich klappt das auch mit HRworks – einer meiner Favoriten in diesem Vergleich. Das Handling war nicht ganz so “smooth” wie bei Lanes & Planes und ich musste mehr als einmal Rat im Helpcenter suchen. Dafür darf man als User die Leistungsstärke des HR-Giganten keinesfalls unterschätzen!

Weniger mächtig, aber dafür sehr einfach zu bedienen, sind Rydoo und Circula. Beide ermöglichen eine schnelle und einfache Reisekostenabrechnung, die auch mobil sehr gut funktioniert. Mir persönlich gefällt die Übersichtlichkeit von Circula besser, wohingegen Rydoo mit Zuverlässigkeit und smarten Automatisierungen glänzen kann. Auf die inneren Werte kommt es am Ende ja auch an.

Das Schlusslicht in diesem Vergleich bildet finway – eine ganz andere Hausnummer als der Rest im Test und dennoch gut für die Reisekostenabrechnung geeignet. Dieses Tool ist optimal für dich, wenn du neben Spesen noch eine ganze Menge anderer Rechnungen digitalisieren möchtest. Ein wahres Highlight von finway ist, dass du Rechnungen nicht nur verwalten, sondern diese auch gleich zurückerstatten kannst.

Welche Reisekosten-Tools gibt es noch? 7 Alternativen für deine Spesenabrechnung

Neben meinen Top 5 habe ich mir noch mehr Tools für dich angesehen. Was dir der Markt sonst noch zu bieten hat, habe ich dir hier kurz zusammengefasst:

Chrome River EXPENSE ist ein Kandidat aus den Vereinigten Staaten, die in etwa 36 Sprachen verfügbar ist. Ein besonderes Feature von Chrome River EXPENSE ist die automatische Reisekostenabrechnung. Dabei erkennt die Software hochgeladene Belege automatisch und ordnet sie selbstständig der passenden Reise zu.
Mit Lexware “reisekosten” haben wir den einzigen Anbieter im Vergleich, der dir neben der umfangreichen Reisekostenabrechnung auch noch ein vollautomatisches Fahrtenbuch mitliefert. Aufgrund der wenigen sonstigen Automatisierungen kommst du um manuelle Handgriffe leider nicht herum.
Precoro ist ein ähnliches Kaliber wie finway, kommt aber nur mit wenigen praktischen Automatisierungen. Dafür ist es umso anpassbarer, gerade wenn es um individuelle Budgets, Genehmigungsprozesse oder Felder für das Abrechnungs-Formular geht. Ebenfalls individuell sind die Reportings, die du dir ganz nach Bedarf selbst zusammenstellst.
Certify gehört ähnlich wie Chrome River EXPENSE zur Unternehmensfamilie von Chrome River. Certify ermöglicht dir auch die Reisebuchung – ganz im Gegensatz zu EXPENSE – und das Angeben von Reisepräferenzen, etwa was den Sitzplatz im Flieger betrifft. Leider mangelt es dem der Software noch an hinterlegten Pauschalen.
Spendesk gehört zu den FinTech-Lösungen und hat ein eigenes Spesen-Modul für dich mit an Bord. Aktuell ist Spendesk nur auf Reisen innerhalb Deutschlands ausgelegt und verfügt noch nicht über bereits hinterlegte Auslandspauschalen. So wie finway ermöglicht dir auch Spendesk die direkte Rückerstattung von Reisekosten (und anderen Auslagen) direkt über die Software.
Intertours liefert dir gleich verschiedene Reise-Lösungen, die du ganz nach deinem Bedarf zusammenstellen kannst. Mit “Expense” regelst du lediglich deine Reisekostenabrechnung. Wenn du “Travel” hinzubuchst, stockst du die Software zu einer vollumfänglichen Travel-Management-Lösung ganz nach dem All-in-One-Prinzip auf.
Factorial ist – ähnlich wie HRworks – eine HR-Komplettlösung aus Spanien, die auch mit einem Spesen-Modul kommt. Das kannst du allerdings nur im Finance- oder individuellen Paket hinzubuchen. Dann profitierst du von einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis, musst deine gefahrenen Kilometer aber selbst ausrechnen.

Was ist mit DATEV reisekosten classic? DATEV gehört zu den beliebtesten Buchhaltung-Softwares am Markt. Dass die Software mit all ihren Zusatzprodukten nicht zu den modernsten gehört, weiß der Anbieter selbst. “reisekosten classic” konnte nicht mehr mit der Konkurrenz mithalten und wurde daher vom Markt genommen. Trotzdem kannst du deine Reisekostenabrechnung noch in DATEV einspielen und verarbeiten.

Reisekostenabrechnung-Software Kosten

Wie viel kostet eine Reisekostenabrechnungssoftware?

Eine Software für deine Reisekostenabrechnung gibt es bereits ab 8 € pro User und Monat. In dieser Preisklasse findest du Grundfunktionen, wie das Einreichen von Ausgaben und Auslagen sowie Individualisierungen wie verschiedene Ausgabenarten. Mehr gibt es im Schnitt ab 10 bis 12 €. Bei Rydoo kannst du ab diesem Preis auch virtuelle Kreditkarten hinzubuchen. HRworks gibt es übrigens schon ab 9,90 € pro Monat im Komplettpaket – zusätzliche Kosten entstehen durch die Grundgebühr.

Lanes & Planes berechnet seine Preise nach deinem Reisevolumen pro Jahr
Lanes & Planes berechnet seine Preise nach deinem Reisevolumen pro Jahr
Screenshot: trusted.de
Quelle: lanes-planes.com

Neben dem Preismodell pro User gibt es auch die Möglichkeit, anhand deines Spesen- bzw. Reisevolumens abzurechnen. Diese Strategie fahren zum Beispiel finway oder Lanes & Planes. Zum Beispiel finway gibt es bei durchschnittlich 100 Rechnungen pro Monat schon für 199 €. Lanes & Planes bekommst du erst ab einem Reisevolumen von 25.000 € jährlich.

Gibt es kostenlose Tools für die Spesenabrechnung?

In meinem gesamten Vergleich ist mir lediglich eine kostenlose Software untergekommen: Spendesk. Zumindest gibt es hier einen kostenlosen Tarif “Free”. In diesem Paket bekommst du sogar schon 4 physische Kreditkarten mitgeliefert und kannst unendlich viele virtuelle Kreditkarten verwalten. Es gibt aber einen Haken: Auf die Spesenfunktionen musst du in der kostenlosen Version noch verzichten. Wenn du zumindest deine Reisekostenabrechnung ordentlich managen willst, kommst du um die durchschnittlichen 8 € pro User nicht herum.

Lediglich von Spendesk gibt es einen kostenlosen Tarif – nur leider ohne Spesen-Features
Lediglich von Spendesk gibt es einen kostenlosen Tarif – nur leider ohne Spesen-Features
Screenshot: trusted.de
Quelle: spendesk.com

Wie hat trusted Reisekosten-Software getestet?

16
Anbieter im Vergleich
5
Anbieter im Praxistest
72
Stunden Aufwand
20
Eingereichte Belege

Bei der Suche nach der besten Reisekostenabrechnung-Software wurden verschiedene Lösungen anhand eines bestimmten Testszenarios näher beleuchtet. Dabei kamen verschiedene Testkriterien zum Einsatz, etwa, ob man mit der Software auch Reisen planen kann oder wie gut sich damit Belege verwalten lassen. Äußerst wichtig waren zudem das Preis-Leistungs-Verhältnis, die Usability, der Datenschutz und die Service-Leistungen.

10 %
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet die jeweilige Software? Wovon hängt der Preis ab? Wie lange bist du vertraglich gebunden und wie sind die Kündigungsmodalitäten? Wie ist das Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich mit anderen Tools auf dem Markt?

15 %
Geschäftsreisen planen

Lassen sich Geschäftsreisen mit der jeweiligen Software planen? Welche Möglichkeiten (Flug- und Hotelbuchungen, etc.) stehen dafür zur Verfügung? Verfügt die jeweilige Software über Schnittstellen zu Planungstools und -websites?

15 %
Reisekosten abrechnen

Wie läuft die Reisekostenabrechnung in der Software konkret ab? Welche Funktionen und Features stellt mir die Software für die Organisation und die Verwaltung von Reisekosten bzw. Geschäftsreisen im Allgemeinen zur Verfügung? Wie sind Genehmigungs- und Abnahmeprozesse organisiert?

15 %
Belege verwalten

Wie bewerte ich die Belegverwaltung in der Software? Lassen sich Belege schnell und einfach integrieren und die Daten ggf. sogar automatisch per Texterkennung auslesen? Wie kann ich Belege im Tool verwalten und archivieren?

10 %
Geschäftsreisen auswerten

Welche Möglichkeiten bietet das jeweilige Tool in Sachen Analytics und Reporting? Welche wichtigen Kennzahlen kann ich erfassen? Welche Reports/Berichte lassen sich standardmäßig erstellen und sind diese auch individuell anpassbar?

15 %
Usability

Wie benutzerfreundlich finde ich das Tool bzw. die Plattform? Welche Erfahrungen habe ich mit der Userführung gemacht? Wie sieht die Oberfläche aus? Wie bewerte ich das Design und die Modernität? Wie einfach gelingt der Einstieg und welche Hilfestellungen gibt es dafür?

15 %
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden deine Daten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

5 %
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen kannst du mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um dich zu unterstützen? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Reisekostenabrechnung-Software FAQ

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Sobald Mitarbeiter:innen beruflich bedingt verreisen müssen, können die dafür anfallenden Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden. Übernimmt der Arbeitgeber die Reise- und Reisenebenkosten, werden diese als Betriebsausgaben im Sinne der Einkommensüberschussrechnung (EÜR) oder der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) angegeben. Erfolgt keine Kostenerstattung, können Angestellte die Reisekosten als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung angeben.

Wie macht man eine Reisekostenabrechnung?

Bei einer Reisekostenabrechnung muss die Geschäftsreise mitsamt allen Ausgaben genauestens dokumentiert werden. Dazu gehören das Reisedatum, Zweck der Reise, Zielort, Name der reisenden Person und vor allem die Dauer der Geschäftsreise. Eine Unterschrift sollte natürlich auch nicht fehlen. Im nächsten Schritt müssen alle Reisekosten mitsamt der entsprechenden Belege angegeben und zur Genehmigung weitergeleitet werden. Die Dokumentation funktioniert gut mit Formularen, noch einfacher aber mit einer digitalen Reisekostenabrechnung-Software aus dem trusted-Test.

Welche Kosten fallen unter Reisekosten?/Welche Reisekosten gibt es?

Zu den Reisekosten zählen Ausgaben, die während einer Geschäftsreise entstehen. Dazu gehören Fahrt- und Übernachtungskosten sowie der Verpflegungsmehraufwand. Beispielsweise das Bahnticket, Spritkosten, die Hotelübernachtung sowie das Frühstück oder sogar Eintrittskarten für betrieblich veranlasste Veranstaltungen wie Messen oder Seminare. Zu den abrechenbaren Reisekosten zählen auch Reisenebenkosten, etwa Parkgebühren, die Gepäckversicherung oder Bewirtungskosten (z. B. Trinkgelder), die ebenfalls in die Reisekostenabrechnung eingehen.

Wann muss eine Reisekostenabrechnung gemacht werden?

Die Reisekostenabrechnung kann durchgeführt werden, sobald Mitarbeiter:innen außerhalb ihrer vertraglich vereinbarten Arbeitsstätte tätig sind. Beispielsweise aufgrund eines Kundenbesuchs, einer Weiterbildung oder um die betrieblichen Niederlassungen zu besuchen. Wichtig: Die Geschäftsreise muss betrieblich veranlasst sein und das Reiseziel muss sich außerhalb der Stadtgrenze des Unternehmens befinden. Sobald die Reise ansteht, kannst du mit der Dokumentation und der Belegsammlung beginnen.

Welche Abteilung macht die Reisekostenabrechnung?

In den Prozess der Reisekostenabrechnung sind mehrere Abteilungen involviert. Während Angestellte selbst Belege sammeln, prüfen die entsprechenden Vorgesetzten die angefallenen Reisekosten und geben diese frei. Die Prüfung kann auch durch die Buchhaltung bzw. das Rechnungswesen erfolgen. Das Schlusslicht der Reisekostenabrechnung bilden HR-Abteilung und die Steuerkanzlei vom Unternehmen. So wird die Erstattung angestoßen, die in die Entgeltabrechnung der Angestellten aufgenommen wird.

Wie lange muss ich Reisekostenabrechnungen aufbewahren?

Da es sich bei einer Reisekostenabrechnung um ein steuerlich relevantes Dokument handelt, greift hier § 147 der AO (Abgabenordnung). Darin wird geregelt, dass Dokumente 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Daher ist es umso wichtiger, bei der Softwareauswahl auf ein revisionssicheres Archiv für deine Reisekostenabrechnung zu achten. So kannst du jederzeit auf Belege zugreifen. Ob die Papierbelege nach der Digitalisierung weg dürfen, entscheidet dein Finanzamt individuell. Nachfragen lohnt sich hier auf jeden Fall!

Alle verglichenen Software-Lösungen im Überblick

Weder mein Testsieger noch die anderen Reisekosten-Spezialisten passen zu dir und deinen Bedürfnissen? Kein Problem, ich habe noch viele andere Tools für die Reisekostenabrechnung unter die Lupe genommen und miteinander verglichen. Alle Anbieter auf meiner Liste findest du hier:

Änderungshistorie

18.01.2024
Reisekostenabrechnung-Software - Test

trusted hat den großen Reisekostenabrechnung-Software-Test mit insgesamt 15 Anbietern durchgeführt und stellt Ihnen die 5 besten Angebote hier übersichtlich vor. Das Ergebnis des Tests: Lanes & Planes landet mit der Testnote 1,3 auf dem ersten Platz.

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

Diana ist Redakteurin für HR-Themen bei trusted.de. Bereits seit 2008 beschäftigt sie sich regelmäßig mit Buchhaltungs-Themen – nicht zuletzt aufgrund ihrer eigenen kleinen Firma. Nun testet sie die besten Reisekostenabrechnung-Softwares für dich.

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Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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