Sie leiten eine Firma mit mehreren Angestellten und jeder hat ein unterschiedliches Betriebssystem mit eigenen Dateiformaten. Der Datenaustausch erfolgt nur schleppend, weil nicht jeder einen USB Stick dabei hat und wenn doch, machen Ihnen die Kompatibilitätsprobleme der verschiedenen Softwares zu schaffen. Bei dem vielen hin- und herkopieren wissen Sie auch gar nicht mehr, wo sich die aktuellste Version eines Projektes befindet oder wer zuletzt daran gearbeitet hat. Hierbei handelt es sich zwar um ein absolutes Horror-Szenario, dem einen oder anderen dürften jedoch einzelne dieser Situationen vertraut sein. Dank eines Content Management Systems, oder kurz CMS, ist jetzt Schluss damit.
- Verwalten Sie Ihre Inhalte spielend einfach und zentral mit einem CMS.
- Erteilen Sie Ihrem Team Zugriffsrechte und werden Sie gemeinsam erfolgreicher mit Ihren Projekten.
- CMS Tools gibt es wie Sand am Meer. Suchen Sie sich daher ein passendes Content Management System für Ihr Vorhaben aus.
Was ist ein Content Management System?
Bei einem Content Management System, oder kurz CMS handelt es sich um eine Software (meist webbasiert). Diese ermöglicht Ihnen das Erstellen, Bearbeiten und Organisieren von Inhalten oder auch sogenanntem Content. Dazu gehören:
- Texte
- Bilder
- Grafiken
- Videos
Wie funktioniert ein CMS?
Die meisten Content Management Systeme bieten eine grafische Benutzeroberfläche. Jeder, der über die nötigen Zugriffsrechte verfügt, wie beispielsweise ein Autor bei einem Blog, kann ein CMS mit wenigen bis hin zu gar keinen Programmierkenntnissen bedienen. Das Erstellen und Bearbeiten von Inhalten erfolgt dabei üblicherweise online über einen Editor. Texte können dabei meist direkt in der Darstellung über einen WYSIWYG-Editor eingepflegt werden. Hierbei stehen oftmals zwei verschiedene Versionen zur Eingabe bereit: Zum einen die vereinfachte Eingabe, wie Sie es von einem Word-Dokument kennen und zum anderen die Eingabe per HTML-Code für Fortgeschrittene.
Welche Arten von Content Management Systemen gibt es?
Die verschiedenen Content Management Systeme lassen sich grundsätzlich in drei große Anwendungsfelder gliedern.
Content Management im Web
Obwohl es auch zahlreiche Offline CMS Tools für den Desktop gibt, ist das Web Content Management dennoch das beliebteste. Üblicherweise wird es zur Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Veröffentlichung von Texten und Bildern, aber auch Grafiken und Videos verwendet. Dabei steht das gemeinsame Arbeiten an Inhalten im Vordergrund.
Haben Sie einem Mitarbeiter oder einem ganzen Team die nötigen Zugriffsrechte erteilt, können diese weltweit auf das CMS Tool zugreifen und damit arbeiten. Zu den typischen Funktionen zählen beispielsweise eine umfangreiche Rechteverwaltung, das Bereitstellen einer Volltextsuche und die mehrsprachige Umsetzung einer Website.
Blog Publishing und News
Das Publizieren von News und Blogbeiträgen findet ebenfalls über das Internet statt, hierfür gibt es speziell zugeschnittene CMS Lösungen. Diese vereinfachen den Prozess erheblich und bringen typische Funktionen für das Publizieren von Inhalten mit sich. Hierzu zählen unter anderem das Erstellen von Artikeln, Kategorien, Verlinkungen, sowie zeitgesteuerte Veröffentlichungen und diverse Web 2.0 Funktionen. Ergänzt wird das Ganze um zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten für den Leser. Eine Kommentarfunktion ist beispielsweise unerlässlich für das erfolgreiche Publizieren von Webinhalten. Ein zusätzlicher Mehrwert wird durch das spontane Verfassen von Beiträgen geschaffen. Dies ist nämlich schon ohne das Backend des CMS möglich.
Social Publishing und Web Communities
Den letzten großen Bereich der CMS Lösungen deckt das Social Publishing ab. Hierbei liegt der Fokus auf der Entwicklung von Web Communities. Der Funktionsumfang wurde hierzu um spezielle Features ergänzt und geht deutlich über die Standardfunktionen der Inhaltsverwaltung hinaus. Das Grundsystem ist zwar modular aufgebaut, kann jedoch durch weitere Web 2.0 Funktionen beliebig ergänzt werden. So können Community Mitglieder gemeinsam Inhalte erstellen, kommentieren und in Foren über diese diskutieren. Ergänzungen und Bewertungen sind ebenfalls möglich.
Durch die Community erstellte Inhalte werden auch als User Generated Content bezeichnet.
CMS Tools bzw. Hosting Apps
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der beliebtesten CMS Tools bzw. Hosting Apps und deren Einsatzbereiche:
Beliebte CMS Tools
- Typo3
- Joomla
- Drupal
- WordPress
- Contao
- Redaxo
CMS Systeme für einen Online Shop
- Magento
- osCommerce
- PrestaShop
Forum CMS Tools
- phpBB
- Vanilla
- SMF
Blogging CMS Lösungen
- Serendipity
- b2evolution
Sonstige CMS Apps
- Moodle
- WebCalendar
- MediaWiki
- phpMyFAQ
Bei vielen Webhosting Anbietern sind verschiedene CMS Lösungen bereits inklusive und können mit wenigen Klicks eingerichtet werden.
Für wen ist ein CMS geeignet?
Ob es nun um einen Blog rund um das eigene Hobby, wie zum Beispiel Kochen geht oder ob es sich um einen professionellen Firmenauftritt handelt, ein CMS Tool eignet sich sowohl für Privatpersonen als auch für Geschäftsleute. Folgende Anwendungsbereiche zählen zu den beliebtesten:
- Blogging
- Newsportale
- Social Media Kanäle
- Firmenpräsenz
- Marketing und Vertrieb
Sind Programmierkenntnisse nötig?
Jeder, der über ein paar Computerkenntnisse verfügt, kann mit einem CMS Tool umgehen und Inhalte einpflegen. Dank der grafischen Oberfläche fällt die Bedienung leicht und geht in den meisten Content Management Systemen intuitiv von der Hand. Programmierkenntnisse sind deshalb nicht zwingend nötig. Durch die erweiterte Ansicht und einem HTML-Editor treten jedoch auch Fortgeschrittene nicht zu kurz. Erfahrene Nutzer und Profis können eigenen Code und CSS-Vorlagen einbetten.
Vorteile eines Content Management Systems
Eine CMS Software bietet viele Vorteile und erleichtert das Arbeiten an Inhalten wie Texten, Bildern, Grafiken und Videos. Hier finden Sie einige Beispiele dafür:
Zentrales System für all Ihre Inhalte
Mittels CMS haben Sie ein zentrales System, über das Sie eigene Inhalte bearbeiten und verwalten können. Abhängig von Ihrer Arbeitsumgebung haben Sie für gewöhnlich weltweiten Zugriff auf Ihre Daten und sind nicht örtlich gebunden. Durch eine eigene webbasierte Benutzeroberfläche spielen auch Betriebssystem und Webbrowser keine Rolle.
Arbeiten im Team
Erteilen Sie Ihren Mitarbeitern die benötigten Zugriffsrechte auf Ihre Inhalte und arbeiten Sie gemeinsam im Team, um Ihre Arbeitseffizienz zusätzlich zu steigern. Mittels erweiterter Freigabe-Funktionen behalten Sie stets den Überblick und entscheiden selbst, wer Zugriff erhält.
Medienneutrale Datenausgabe
Ein entscheidender Vorteil am CMS ist die medienneutrale Datenhaltung. Eingepflegte Inhalte können in beliebige Formate ausgegeben werden, da diese erst bei der Abfrage generiert werden. Hierzu zählen beispielsweise:
- HTML
- Word
- etc.
Nachteile eines CMS Systems
Durch die Nutzung eines Content Management Systems können Ihnen zwar kaum Nachteile entstehen, ein paar Kleinigkeiten sind allerdings dennoch anzusprechen.
Keine automatischen Updates bei manueller Installation
Sollten Sie Ihr CMS Tool manuell eingerichtet haben, ohne eine One-Click Vorinstallation Ihres Webhosting Providers, dann werden Updates nicht automatisch eingespielt. In diesem Fall müssen Sie sich selbst darum kümmern.
Das richtige Content Management System wählen
Content Management Systeme gibt es viele, doch nicht jedes CMS ist für jedes Vorhaben geeignet. Wollen Sie beispielsweise einen Blog gestalten, benötigen Sie spezielle Funktionen zum Publizieren von Inhalten, wie zum Beispiel das zeitversetzte Publizieren eines Artikels. Hierzu empfiehlt sich das Blogging CMS Tool WordPress. Setzen Sie an dieser Stelle auf ein ungeeignetes CMS, werden Sie sich unnötig damit herumärgern.
Das kostet ein Content Management System
Von kostenlosen Open Source Tools bis hin zu proprietären CMS Lösungen sind alle Preisklassen vertreten.
Open Source Lösungen sind meist kostenlosViele der verfügbaren CMS Tools sind Open-Source Projekte und stehen den Nutzern kostenlos zur Verfügung. Heutzutage sind beispielsweise in so gut wie jedem Webhosting Angebot verschiedene CMS Tools als 1-Click Installation enthalten. Die Content Management Systeme sind also bereits vorinstalliert und können mit wenigen Klicks eingerichtet werden. Updates werden dabei automatisch eingespielt, wodurch Sie stets von der aktuellsten Version profitieren. Die meisten Webhosting Anbieter bezeichnen CMS Tools häufig auch als Hosting Apps.
Sollten Sie noch keinen Webspace bzw. keine Hosting Lösung für Ihr Webprojekt haben, ist es durchaus sinnvoll, die verschiedenen Webhosting Angebote nach unterstützten CMS Systemen zu durchleuchten und diese geschickt zu kombinieren.
Nichtsdestotrotz gibt es auch proprietäre CMS Tools, die ausschließlich kommerziell vertrieben werden. Hierzu zählen unter anderem:
- Aconon CMS
- Intellired
- Dante 4i
- Contens
- Contentserv
- Contentboard
Der Kaufpreis für diese CMS Lösungen ist einmalig zu zahlen und variiert je nach Software zwischen 200€ und 50.000€. Verschiedene Lizenzvarianten mit monatlicher Zahlung gibt es allerdings auch. Hier schwanken die Preise ebenfalls sehr stark und starten bei wenigen Euro bis hin zu mehreren hundert Euro pro Monat.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines CMS Anbieters achten?
Es gibt zahlreiche CMS Tools am Markt und es werden immer mehr. Jedes einzelne bringt eigene Vor- und Nachteile mit sich. Bevor Sie sich also für eines dieser Systeme entscheiden, sollten Sie dringend über den Gebrauch nachdenken. Stellen Sie sich deshalb zunächst folgende Fragen:
- Welche Art von Inhalten möchte ich anbieten bzw. welche Projekte habe ich?
- Wieviele Personen sollen zeitgleich an einem Projekt arbeiten können?
- Welche Arbeitsabläufe wird es geben?
Unabhängig davon sollte ein CMS Tool gewisse Mindestanforderungen mit sich bringen, zum Beispiel:
- Gute Benutzerfreundlichkeit
- Einfache Anbindung an externe Systeme
- Funktionen zur Suchmaschinenoptimierung
Ihnen steht eine enorme Bandbreite an unterschiedlichen Funktionen gegenüber. Ein direkter Vergleich der CMS Tools gestaltet sich daher als äußerst schwierig. Haben Sie Ihr Vorhaben jedoch möglichst präzise definiert und den richtigen Schwerpunkt für Ihr Webprojekt gesetzt, finden Sie leichter heraus, ob das jeweilige CMS Tool auf Ihr Anwendungsprofil passt bzw. welches hierzu am ehesten geeignet ist.
Orientieren Sie sich an Ihrem Anwendungsprofil
Das womöglich ausschlaggebendste Entscheidungskriterium für ein geeignetes CMS ist Ihr individuelles Anwendungsprofil. Auch hier findet die gängige Unterteilung der CMS Tools in die bekannten drei großen Anwendungsfelder statt. Diese sind wie folgt geprägt:
Content Management im Web
- Fokus liegt auf der Erstellung und Verwaltung von Inhalten
- Erweiterte Freigabemethoden sind vorhanden
- Mehrere User können auf das CMS zugreifen und es zeitgleich nutzen
- Gute Aufbereitungsmöglichkeiten von Inhalten
- Einbindung multimedialer Inhalte
- Mehrsprachige Umsetzung von Seiten
- Volltextsuche
Blog Publishing und News
- Fokus liegt auf dem Blogging und dem Anlegen von Artikeln
- Bereitstellung von Inhalten und Verlinkungen
- Zeitgesteuerte Veröffentlichung von Beiträgen
- Schnelles Verfassen von Beiträgen (ohne Backend)
- Anlegen von Kategorien
- Social Media Integration
Social Publishing und Web Communities
Der Fokus liegt entweder auf der Entwicklung und Bereitstellung von Web Communities oder Content wird durch User erstellt (User Generated Content). Diese können:
- Beiträge erstellen
- Kommentare abgeben
- Bewertungen vergeben
- Informationen über Foren austauschen
Proprietäres CMS oder Open Source Lösung?
Ebenfalls interessant ist die Frage nach dem Quellcode eines CMS Tools. Empfiehlt sich eine proprietäre Lösung oder doch eher eine Open Source Lösung?
Proprietäre CMS Lösungen
Bei dieser Lösung ist der Quellcode geschlossen und Sie haben keine Möglichkeit, diesen einzusehen oder auf diesen Einzuwirken. Das liegt daran, dass die Software einem bestimmten Unternehmen gehört und der alleinige Entwicklungsaufwand bei ihr liegt. Ausschließlich geschultes und qualifiziertes Personal kommt zum Einsatz. Proprietäre CMS Lösungen haben daher immer einen kommerziellen Hintergrund.
Open Source CMS Lösungen als Alternative
Bei einem Open Source CMS Tool dagegen ist der Quellcode für jeden frei zugänglich. Auf diese Weise kann jeder darauf zugreifen und eigenen Code einbauen. Ihnen steht also frei, das Open Source CMS zu verändern und beispielsweise Verbesserungen oder Erweiterungen einzuspielen. Kurz: Sie passen das Tool an Ihre persönlichen Anforderungen an. Quelloffene Systeme sind daher entwicklungstechnisch immer auf dem aktuellsten Stand, da sich viele Nutzer zu einer Community zusammenschließen und das CMS aktiv mitgestalten.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Die Funktionen eines CMS ermöglichen das Erstellen und Verwalten von Inhalten. Einige der Funktionen sind folgende:
- Erstellen, Bearbeiten und Organisieren von Inhalten
- WYSIWYG-Editor mit Vorschaufunktion
- HTML-Editor für fortgeschrittene Nutzer
- Erweiterte Rechtevergabe für das Arbeiten im Team
Content Elemente per Assistent einbinden
Darüber hinaus werden auch elektronische Assistenten zur Einbindung von Hyperlinks, Grafiken, Videos und weiteren Elementen zur Verfügung gestellt. Content Elemente wie diese, aber auch Überschriften und Textblöcke platzieren Sie unkompliziert per Drag & Drop auf den Seiten. Fertige Texte fügen Sie ganz einfach per Copy & Paste an der vorgesehen Stelle ein, wogegen Sie Bilder vom eigenen Rechner erst hochladen und dann in das gewünschte Kästchen ziehen müssen. Per Einbettungscode lassen sich Videos von YouTube leicht verlinken. Dank der integrierten Versionsverwaltung können Inhalte nicht nur archiviert, sondern auch protokolliert werden. Im Falle eines Fehlers können somit ältere Versionen wiederhergestellt werden.
Spezielle Zusatzfunktionen
Weitere Vorinstallierte Widgets sind meist ebenfalls enthalten und mit wenigen Klicks eingerichtet. Hier finden Sie eine grobe Übersicht:
- SEO-Tools
- Responsive Design und Mobile-Site
- Statistische Auswertungen für Ihre Website
- Google Maps-Karte neben der Adresse, um Kunden die Anfahrt zu erleichtern
- Blogfunktionen: Datumsangabe und Kommentarfunktion mit E-Mail-Alert
- Integration von Profilen der sozialen Netzwerke, um mehr Fans und Follower zu gewinnen
- Facebook, Instragram, Pinterest oder Twitter Buttons mit Verlinkung zu Ihren jeweiligen Profilen
- Kontaktformular
- Gästebuch
- Online-Shop Funktionen
Marktübersicht zu CMS Systemen
CMS Anbieter gibt es reichlich, doch welche gehören zu den Marktführern? trusted.de hat Ihnen die beliebtesten Systeme zusammengestellt:
- WordPress
- Joomla
- Drupal
- Contao
- TYPO3
- Redaxo
- HubSpot
- LightCMS
- Contentful
- eggheads
Fazit
Ein umfangreiches CMS Tool ist zwar für die Zukunft gewappnet, für viele kleinere Websites wie eine schlichte Firmenpräsentation jedoch leicht übertrieben. Diese benötigt meist nur eine einfache Struktur und wenige überschaubare Inhalte, sodass Interessenten die wichtigsten Informationen zu Ihrem Unternehmen aufrufen können. Ein CMS wie Joomla oder TYPO3 ist da vielleicht schon zu viel und die unnötigen Funktionen hindern Sie nur an einem schnellen Vorankommen.
Ein professioneller Blogger wiederum wird sich über die umfangreichen Publishing-Funktionen freuen, die ein WordPress CMS mit sich bringt. Je nach Vorhaben ist es also empfehlenswert, über die Verwendung und mögliche Einsatzzwecke in näherer Zukunft nachzudenken. Sind die Weichen an dieser Stelle richtig gesetzt, müssen Sie nicht ständig das CMS wechseln und sparen sich lästigen Export / Import-Aufwand.
