Was kann eine Vereinssoftware?
Vereinssoftwarelösungen verfügen über diverse Funktionen und Features für das Vereinsmanagement: Von der Mitgliederverwaltung über die Organisation von Terminen und Veranstaltungen über die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern bis hin zur Verwaltung der Vereinsbeiträge und Finanzen. Aufgabe der vorgestellten Tools ist eine lückenlose und übersichtliche Verwaltung aller relevanten Vereinsdaten und die Optimierung aller organisatorischen Prozess. Im Detail hat eine Vereinssoftware die folgenden Aufgaben:
Mitgliederverwaltung und Adressverwaltung
Kern der Vereinsverwaltung ist das Management aller Mitglieder in einer übersichtlichen Mitgliederdatenbank. Namen, Adressen, Kontaktinformationen und andere relevante Infos müssen in der Software ersichtlich sein, um den Vorstand ideal bei der Verwaltung zu unterstützen. Die Datenbank erleichtert nicht nur den Überblick über die Gesamtzahl der Mitglieder, sondern verrät Ihnen beispielsweise auch, welche Mitglieder ihre Beiträge noch bezahlen müssen oder welche Funktion sie einnehmen.
Die Mitgliederverwaltung ist eine der Kernaufgaben einer modernen Vereinssoftware
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Der Vereinsvorstand behält so seine aktiven Mitglieder stets im Blick, und die Mitglieder selbst finden durch Sortier-, Filter- und Suchfunktionen stets die passenden Ansprechpartner:innen, wenn sie eine Frage oder Anmerkung haben. Viele Vereinstools bieten zudem die Möglichkeit, auch externe Daten und Adressen zu verwalten, beispielsweise zu Verleihern, Veranstaltungsorten, übergeordneten Verbänden, und mehr.
Vereinsbuchhaltung
Eine weitere wichtige Säule der Vereinsverwaltung ist die Verwaltung Ihrer Finanzen und Beiträge sowie die Buchhaltung. Die vorgestellten Tools bringen daher durch die Bank digitale Kassenbücher und diverse Buchhaltungsfeatures mit, um Beitragszahlungen und Ausgaben festzuhalten oder Rechnungen zu erstellen und direkt per E-Mail zu verschicken. Oft gibt es sogar eine Online-Banking-Schnittstelle, um Ihre Vereinslösung mit dem Konto des Vereins zu verknüpfen und so Beitragszahlungen automatisch zu tracken.
Per Online-Banking-Schnittstelle wird die Vereinsbuchhaltung und Finanzverwaltung vereinfacht
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Auch die Umsatzsteuervoranmeldung sowie Schnittstellen zu DATEV oder Elster gehören oft zum Funktionsumfang. Diese tiefergreifenden Finanz- und Buchhaltungsfeatures sind allerdings häufig direkt mit dem Preis gekoppelt. Bei easyVerein sind die Buchhaltungsfunktionen erst im zweitteuersten Paket “Office” mit enthalten und bei verein.cloud können Sie ein sehr umfassendes Buchhaltungsmodul im Nachhinein kostenpflichtig dazubuchen.
Termine, Events und Sitzungen
Eine Vereinssoftware ist nicht zuletzt auch immer ein digitaler Kalender, mit dessen Hilfe Sie Veranstaltungen planen, Vereinssitzungen organisieren und die entsprechenden Termine mit Ihren Mitglieder teilen können. So fallen wichtige Termine nicht unter den Tisch und Ihre Mitglieder wissen immer genau, wann Sie sich auf das nächste Event freuen dürfen. Digitale Teilnehmerlisten oder Protokolle über Vorstandssitzungen sind Features, die oft direkt mit den geplanten Terminen gekoppelt sind.
Planen und kommunizieren Sie Termine wie Trainings oder spezielle Veranstaltungen im digitalen Kalender
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Vereinskommunikation
Last but not least gehört auch die Kommunikation zu den Aufgaben der digitalen Vereins- und Mitgliederverwaltung. Die gewählte Software muss in der Lage sein, Ihre Mitglieder per E-Mail-Newsletter über Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten oder per Post an die Zahlung ihrer Mitgliedsbeiträge zu erinnern. Zudem sollte die Software eine Plattform sein, auf der Mitglieder untereinander oder mit dem Vorstand in Kontakt treten können.
Bleiben Sie via News-Feeds, Newslettern und Co. mit Ihren Mitgliedern in Kontakt
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In Sachen Kommunikation hat jedes der hier vorgestellten Tools eine leicht eigene Herangehensweise. Überall mit dabei ist meist eine E-Mail-Integration, um Massen-E-Mails an die gewählten Vereinsmitglieder zu verschicken. Dazu kommen oft Spezialitäten wie automatisierte Newsletter (wie bei Webling), ein eigener Vereinsmessenger als mobile App (wie beim Vereinsplaner) oder sogar eine integrierte Videokonferenzlösung für digitale Sitzungen und Meetings (wie bei easyVerein).
Spezialfunktionen
Abgesehen von diesen Standard-Funktionen verfügen viele Vereinsverwaltungstools noch über einige “Special Features”, die den Funktionsumfang sinnvoll erweitern. Die meisten modernen Vereinstools bieten beispielsweise einen eigenen Cloud-Speicher mit Platz für alle wichtigen Vereinsdokumente. Auch eine Inventar- oder Raumverwaltung ist bei vielen Lösungen integriert, darunter etwa easyVerein oder der Vereinsplaner. Aufgabenverwaltung und einfaches Projektmanagement bringen etwa verein.cloud oder easyVerein mit.
Ein ganz besonderes Special bietet ClubDesk an, das einen vollständigen Homepage-Baukasten für einfache Vereinswebsites integriert, die Sie sich hier aus diversen mobil-optimierten Vorlagen zusammenklicken können. Und der Vereinsplaner verfügt als eine der wenigen aktuellen Vereinssoftwarelösungen über eine native mobile App, in der sich Mitglieder informieren und per Messenger miteinander austauschen können.
ClubDesk hat sogar einen eigenen Baukasten für Ihre Vereinswebsite mit im Gepäck
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Quelle: clubdesk.de
