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Test

Kanban Board Software Test: 24 Tools im Vergleich

trusted hat sich im Zuge des großen Kanban-Tests 2021 nach den besten Tools umgesehen und die 12 vielversprechendsten Kandidaten im Rahmen von 0€ bis 87€ einem Praxistest unterzogen. Erfahren Sie in diesem Bericht, was Ihnen die Testsieger MeisterTask, awork und Trello bieten, was es mit der PM-Methode Kanban auf sich hat und welches Tool wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

Julia Meister
Content Creator
Julia Meister ist Redakteurin bei trusted.de. Zuvor hat sie Praxiserfahrung in verschiedenen Unternehmen gesammelt, die fast ausschließlich projektbezogen arbeiten. Dabei hat Sie sich intensiv mit Kanban-Boards, To-Do-Listen und Co. beschäftigt und nutzt dieses Wissen nun, um die besten PM-Tools für Ihr Unternehmen zu finden.
Letztes Update: 15. Oktober 2021

Die beste Kanban-Software

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Die Idee eines Kanban-Boards ist simpel: Auf einem dynamischen Board bewegen Sie “Karten” mit Aufgaben entsprechend Ihres Workflows durch die einzelnen Status-Spalten Ihres Projekts und erkennen so schnell Engpässe und Probleme in Ihrer Projektplanung. Dieses Werkzeug aus der gleichnamigen PM-Methode haben viele Software-Hersteller aufgegriffen und in Ihren Tools verbaut. Dabei unterscheiden sich die einzelnen Ausführungen stark in Ihrem Aufbau und Look.

trusted hat sich einige Kanban-Tools angesehen und diese auf Nutzerfreundlichkeit, Umfang, verfügbare Integrationen und Preis-Leistung hin getestet. Managen Sie mit einem Kanban-Board Ihre Aufgaben, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und entdecken Sie schneller die “Bremsklötze” in Ihren Projekten. Arbeiten Sie effizient mit Ihrem Team zusammen und schaffen Sie eine stabile und gleichmäßige Arbeitsauslastung für alle Beteiligten.

Fazit: trusted Empfehlungen

1.

MeisterTask

Bestes Kanban-Tool 2021
  • Preis ab 0€ pro User / Monat
  • Mindestanzahl User 1
  • Kostenlose Testphase Dauerhaft kostenloser Basistarif
  • Geeignet für Selbstständige bis große Unternehmen

MeisterTask ist ein kompaktes Task-Management-Tool, das sich fast ausschließlich auf seine Kanban-Boards fokussiert. In den größeren Tarifen haben Sie Zugriff auf praktische Zusatzfeatures wie Zeitleisten, benutzerdefinierte Felder oder unlimitierte Integrationen. Mit diesen erweitern Sie MeisterTask ganz nach Bedarf und bauen sich praktische Ergänzungen an das Tool an. Zudem nutzen Sie die Section Actions, um viele Ihrer Arbeitsprozesse komfortabel zu automatisieren.

Was zeichnet die Kanban-Boards von MeisterTask aus?

Die Kanban-Boards in MeisterTask sind auf Flexibilität und eine leichte Bedienung ausgelegt. Das Onboarding ist schon nach wenigen Minuten bis Stunden (je nach Vorerfahrung) abgeschlossen. Der Look von MeisterTask ist weniger bunt als beispielsweise in Trello, aber immer noch verspielter und ansprechender als bei vielen Mitbewerbern wie InLoox now! oder Jira. Nett: Wenn Sie bereits das Mindmapping-Tool MindMeister verwenden, integrieren Sie dieses problemlos in MeisterTask und verwenden Mindmaps sowie Boards parallel.

Wie funktioniert der Kanban-Prozess in MeisterTask?

In MeisterTask erstellen Sie sich Ihr Kanban-Board von Grund auf selbst. Sie definieren die Anzahl und Beschriftung der Spalten und statten diese mit einem individuellen Icon sowie einer Farbe aus. Sollten Sie später bemerken, dass etwas im Workflow nicht passt, tauschen Sie die Positionen der Spalten einfach per Drag-and-Drop. Die Karten werden im späteren Verlauf genauso bewegt und ermöglichen eine flotte und unkomplizierte Bedienung. Die Karten selbst weisen je nach gewähltem Tarif mehr oder weniger Funktionen auf.

Zu diesen gehören praktische Checklisten, Aktivitätsfeeds, Tags sowie Kommentare und Reactions. Mit Letzteren kommunizieren Sie schnell und kontextbezogen über die entsprechenden Tasks. Ein weiteres wichtiges Feature ist die integrierte Zeiterfassung, mit der Sie entsprechende Arbeitszeit korrekt und ohne Zusatzprogramm für die Abrechnung ermitteln. Mit dem schicken und individuell gestaltbaren Dashboard sowie den Statistiken behalten Sie die Kontrolle über Ihre Projekte.

Welche Projekte lassen sich mit MeisterTask realisieren?

Da es sich bei MeisterTask um ein sehr flexibles Tool handelt, können Sie eine ganze Reihe unterschiedlicher Projekte abbilden. Allerdings sollten diese nicht zu komplex ausfallen, damit Sie nicht irgendwann in einem gewaltigen Wust aus Aufgabenkärtchen den Überblick verlieren. Als deutsches Unternehmen profitieren Sie von der vollständigen DSGVO-Konformität, die Sie mit MeisterTask und seinen deutschen Servern leichter einhalten als mit den Mitbewerbern aus USA und Co.

Vorteile
  • Einfache Bedienung
  • Flexibles Interface
  • Nützliche Hilfen wie Automatisierungen
Nachteile
  • Management auf Kanban und Zeitleiste begrenzt
  • Keine gesammelte Dokumentenablage
MeisterTask
2.

awork

Beste Präsentation
  • Preis ab 8€ pro User / Monat
  • Mindestanzahl User 1
  • Kostenlose Testphase 14 Tage
  • Geeignet für Selbstständige bis große Unternehmen

awork ist eine ausgewachsene Projektmanagementsoftware, die auch ein Kanban-Board enthält. Sie haben also die Wahl, ob Sie im Kanban-Stil, mit der gantt-artigen Timeline oder in Listen arbeiten möchten. Zudem punktet der Dienst mit einem schnellen und freundlichen Support sowie praktischen Automatisierungen. Mit diesen gestalten Sie die Verwaltung Ihres Kanban-Boards noch einfacher und sparen sich viele Klicks.

Was zeichnet die Kanban-Boards von awork aus?

Die Boards in awork setzen auf eine einfache und somit übersichtliche Optik mit ein paar auflockernden Farbklecksen. Anders als Trello bietet Ihnen awork eine integrierte Zeiterfassung auf den Kanban-Karten. Die starten Sie per Stoppuhr. Fehler lassen sich über die manuelle Zeiteingabe auch wieder korrigieren. Ebenfalls in den Kärtchen verbaut finden Sie wie in MeisterTask die Checklisten. Mit diesen unterteilen Sie große Aufgaben in praktische Einzelschritte.

Wie funktioniert der Kanban-Prozess in awork?

Wie auch bei MeisterTask legen Sie die Menge und Beschriftung der Spalten selbst fest und versehen diese mit einem passenden Icon. Sie ziehen dann per Drag-and-Drop die Karten über Ihr Board. Wenn Sie möchten, dann schalten Sie auf den Präsentationsmodus um, in dem Sie eine schlankere Version Ihres Boards angezeigt bekommen. Diese Ansicht ist beispielsweise als öffentliche Ansicht im Büro oder in Meetings praktisch, wenn nicht alle Beteiligten jedes Detail zu den Aufgaben auf einen Blick erfassen müssen.

Ein Feature aus awork, das nicht alle Kanban-Tools bieten, sind Swimlanes. Diese horizontalen Trennlinien unterteilen die Aufgaben beispielsweise nach der zuständigen Person oder dem entsprechenden Team, vorausgesetzt, sie haben dieses vorab in der Listenansicht definiert. So bekommen Sie eine Ahnung, wie groß der Workload pro Teammitglied oder Abteilung ausfällt.

Welche Projekte lassen sich mit awork realisieren?

awork eignet sich für die Umsetzung von großen und langfristigen Projekten, da durch die verbauten Funktionen genug Filter und Unterteilungen für ausreichend Übersicht sorgen. Mit der integrierten Zeiterfassung eignet sich die Software zudem zur Bearbeitung und Abrechnung von Kundenprojekten. Durch die individuellen Einstellungsmöglichkeiten sind Sie nicht auf einen bestimmten Typus von Projekt beschränkt und setzten so von Events bis hin zur Softwareproduktion Ihre Vorhaben mit awork um; und das sogar DSGVO-konform.

Vorteile
  • Geeignet für alle PM-Methoden
  • Automationen und Autopilot
  • Projekttemplates
Nachteile
  • Kleine technische Macken
  • Etwas längere Einarbeitungszeit
awork
3.

Trello

Beste Marketing-Optionen
  • Preis ab 0 USD pro User / Monat
  • Mindestanzahl User 1
  • Kostenlose Testphase 14 Tage
  • Geeignet für Selbstständige bis große Unternehmen

Trello ist im Kern ein einfaches Kanban-Tool, das Sie allerdings mit rund 200 Integrationen aufbohren und so in ein wahres Software-Biest verwandeln können. Auf diese Weise erhalten Sie exakt die Features, die Sie auch tatsächlich zur Bearbeitung Ihrer Aufgaben benötigen. Die Boards werden in verschiedene Arbeitsbereiche aufgeteilt; so arbeiten Sie via Trello problemlos als Freelancer in verschiedenen Projekten (beziehungsweise Boards) mit.

Was zeichnet die Kanban-Boards von Trello aus?

Eine Besonderheit der Trello Boards ist die Möglichkeit zur Veröffentlichung. Wenn Sie möchten, stellen Sie Ihr Trello-Board allen Internetnutzer:innen frei zur Verfügung und kommunizieren so beispielsweise öffentlichkeitswirksam Ihre Roadmaps für Produkte oder das Development zukünftiger Updates. Ein weiteres nettes Feature sind die Individualisierungsmöglichkeiten mit eigenen Karten-Headern und Hintergrundbildern. So bringen Sie ein wenig Farbe in Ihren Projektmanagement-Alltag.

Wie funktioniert der Kanban-Prozess in Trello?

Wie auch bei MeisterTask, awork und Co. erstellen Sie ein Board, die Spalten und benennen alles nach Ihrem Gusto. Ein großer Vorteil von Trello ist sein Modus für Farbenblinde. Mit diesem unterscheiden User die Aufgaben nicht nur über Farb-Labels sondern über eine zusätzliche Musterung. Alternativ greifen Sie auf eine der vielen Vorlagen aus der Community zurück, mit der Sie sich die Erstellung eines passenden Boards vereinfachen oder sich nützliche Kniffe für Ihre Boards abschauen.

Alle Elemente des Boards (Spalten wie Karten) bewegen Sie über das gute alte Drag-and-Drop. Wie auch die Kollegen MeisterTask und awork nutzen Sie Checklisten zur Unterteilung Ihrer größeren Tasks. Eine Zeiterfassung gibt es nativ nicht, diese können Sie aber bei Bedarf integrieren. Auch Trello ermöglicht Ihnen praktische Automatisierungen. Allerdings bestimmen Sie selbst, ob sich diese als Button in Ihrem Interface wiederfinden oder die Regeln zeitbasiert ausgelöst werden.

Welche Projekte lassen sich mit Trello realisieren?

Auch Trello erlaubt Ihnen, durch die freie Wahl der Spaltenzahl und Co. eigene Workflows mit beliebigen Arbeitsschritten abzubilden. Ordnende Swimlanes sind nicht in der Grundversion von Trello vorhanden, lassen sich aber über eine entsprechende Chrome-Extension einbauen. Auf diese Weise setzen Sie kleine private Vorhaben bis hin zu Großprojekten um, solange Sie die Menge der Kärtchen nicht erschlägt.

Vorteile
  • Hübsche und simple Optik
  • Einfache Bedienung
  • Flexibel anpassbar
Nachteile
  • Wenig Grundfunktionen
  • Kaum Reportingmöglichkeiten
Trello
4.

monday.com

Flexibelste Board-Gestaltung
  • Preis ab 24€ pro Monat
  • Mindestanzahl User 3
  • Kostenlose Testphase 14 Tage
  • Geeignet für Kleine bis große Unternehmen

monday.com ist eine große PM-Baukasten-Lösung in der Sie eben unter anderem auch das Kanban-Board finden. Ähnlich wie bei Trello wählen Sie aus einer großen Zahl von Integrationen die passenden aus, um die Software auf Ihren Funktionsbedarf anzupassen. Mit den Automatisierungen beschleunigen Sie Ihre Arbeitsprozesse und sparen sich unnötige Klicks.

Was zeichnet die Kanban-Boards von monday.com aus?

Sie stellen sich ähnlich wie in Trello Ihr Paket aus Funktionen und Feldern selbst zusammen. Allerdings müssen Sie bei monday.com ein wenig mehr Bastelei in Kauf nehmen, um sich mit den verfügbaren Integrationen und Anpassungs-Optionen das ideale Kanban-Board anzulegen. So definieren Sie beispielsweise die Felder auf den Aufgabenkarten selbst. Das ist ein bisschen fummeliger, sorgt aber auch für absolute Flexibilität, mit der SIe auch ungewöhnliche Kanban-Workflows abbilden können. Muss es schneller gehen, greifen Sie einfach auf eine der vielen verfügbaren Projektvorlagen zurück.

Wie funktioniert der Kanban-Prozess in monday.com?

Damit Sie bei der Einrichtung des Boards nicht allein im Regen stehen, bietet Ihnen monday.com eine Auswahl an unterschiedlichen Vorlagen für die verschiedensten Projektarten von der Softwareentwicklung bis zum Marketing-Projekt; auf Wunsch lässt sich sogar ein CRM mit monday.com verwirklichen. Spaltenzahl, Benennung und farbliche Anpassung bestimmen Sie auch in den Vorlagen selbst. Über die Updates kommunizieren Sie Änderungen, Probleme oder weitere Informationen direkt in den passenden Tasks an Ihre Kolleg:innen.

In den höheren Tarifen der Software ist nativ eine Stoppuhr zur Zeiterfassung integriert. Zum Umfang von moday.com gehören neben seinen unterschiedlichen PM-Ansichten einige Reporting- und Controlling-Optionen. Dazu zählen etwa die Ansicht für den Workload oder die Landkarte, wie Sie sie auch in Trello finden. So managen Sie mit mondays Kanban-Board nicht nur Ihre Arbeit, sondern analysieren diese im Anschluss im gleichen Tool und entdecken vielleicht hier und da noch Optimierungs-Chancen.

Welche Projekte lassen sich mit monday.com realisieren?

Da Sie sich das Kanban-Board selbst zusammenstellen, ist die Umsetzung sämtlicher Projektprozesse möglich. Jedoch müssen Sie sich selbst mit der Einrichtung um eine benutzerfreundliche Umsetzung des Workflows kümmern. Die Zeiterfassung qualifiziert das Tool für die Abrechnung von Kundenprojekten. Die Swimlanes hingegen erlauben Ihnen wie in awork die Gruppierung Ihrer Aufgaben und sorgen auch in sehr großen Projekten für den notwendigen Durchblick.

Vorteile
  • Für alle PM-Methoden geeignet
  • Viele Anzeigemöglichkeiten
  • Bis ins Detail anpassbar
Nachteile
  • Komplexe Preisgestaltung
  • Teils lange Einarbeitungszeit
monday.com
5.

Stackfield

Beste Kommunikations-Optionen
  • Preis ab 45€ pro Monat
  • Mindestanzahl User 5
  • Kostenlose Testphase 14 Tage
  • Geeignet für Kleine bis große Unternehmen

Stackfield ist wie auch awork und monday.com ein komplettes Projektmanagement-Tool für mehr als eine Methode und enthält deshalb nicht nur, aber eben auch Kanban-Boards. So können Sie auch als Teil eines eigentlich Kanban-orientierten Teams zu alternativen Ansichten wechseln. Als Software made in Germany profitieren Sie von den entsprechenden Vorkehrungen mit denen Sie Stackfield DSGVO-konform nutzen.

Was zeichnet die Kanban-Boards von Stackfield aus?

Die Boards des Tools sind sehr schlicht gehalten und dementsprechend übersichtlich. Sie erhalten in der Board-Übersicht gerade genug Informationen, um die Tasks zu unterscheiden. Das erleichtert die Navigation enorm. Ein weiteres Feature sind die Kommunikationstools, die das Board begleiten. So greifen Sie nicht nur auf Kommentare zurück, sondern nutzen auch das Diskussionsboard, Calls und den Chat. Die Integration einer weiteren Anwendung wie etwa Slack ist so nicht notwendig.

Wie funktioniert der Kanban-Prozess in Stackfield?

Auch hier kreieren Sie Spaltenzahl und Co. selbst ‒ ganz im Gegensatz zu Mitbewerbern wie factro. Sie vergeben eigene Labels und nutzen individuelle Felder, um alle nötigen Informationen zu Ihren Aufgaben unterzubringen. Die Bewegung der Kärtchen erfolgt auch hier via Drag-and-Drop. Im Gegensatz zu Trello finden Sie in Stackfield eine native Zeiterfassung zur Abrechnung Ihrer Stunden. Das Interface vereinfachen Sie sich, indem Sie nicht genutzte Module einfach ausblenden.

Auch in Stackfield stehen Ihnen unterschiedliche Report-Optionen zur Verfügung, diese fallen aber nicht so umfangreich aus wie zum Beispiel bei monday.com. Dennoch dürften die Standard-Reports, die Ansicht für das Workload-Management und Co. für kleine bis mittelgroße Teams ausreichen.

Welche Projekte lassen sich mit Stackfield realisieren?

Für sehr kleine Projekte ist das Tool zu umfangreich. Ab fünfköpfigen Teams aufwärts jedoch lohnt sich der Einsatz des aufgeräumten und übersichtlichen Stackfield absolut. Gerade Software-Entwickler:innen könnten mit Stackfield gut auskommen, da im Tool ein extra Modul zum Teilen von Code-Snippets verbaut ist. Durch die individuelle Board-Gestaltung sind Sie aber nicht auf einen bestimmten Projekttyp oder auf eine spezielle Branche beschränkt.

Vorteile
  • Integrierte Kommunikationstools
  • Einfache Bedienung
  • Übersichtliche Optik
Nachteile
  • Wenig für klassisches PM geeignet
  • Kaum Reporting-Möglichkeiten
Stackfield

Vergleichstabelle

Anbietermonday.comaworkStackfieldMeisterTaskPROAD Software PMPLANTA projectProjektron BCSPLANTA pulseMicrosoft ProjectfactroInLooxAsanaWrikeTrelloJiraA-PlanBasecampCan DoFalconPlanioPodioprojectfactsTaskworldTeamleader focus PM
Kundenbewertung
4.4
3.9
4.2
4.7
4.6
2.5
4.7
4.4
4.1
4.5
4.6
4.7
5
4.7
3.6
4.6
2.9
3.8
Preis 30,00 - 60,00 € 12,00 - 15,00 € 54,00 - 108,00 € 0,00 - 44,98 € 29,00 € 87,00 € 20,00 € 0,00 - 41,94 € 8,40 - 46,40 € 0,00 - 89,97 € 0,00 - 49,95 € 0,00 - 30,49 € 0,00 - 124,00 $ 0,00 - 437,50 $ 0,00 - 1400,00 $ 18,92 - 21,30 € 0,00 - 99,00 $ 20,00 - 48,00 € 1250,00 - 2650,00 € 0,00 - 299,00 € 0,00 - 120,00 $ 82,50 € 26,00 - 60,00 € 60,00 - 90,00 €

Die besten Kanban-Tools 2021 im Test

trusted hat unter der Berücksichtigung verschiedener Kriterien und Szenarien die ausgewählten Kanban-Tools verglichen. Im Folgenden finden Sie Informationen zu den besten Tools sowie den Testsiegern in bestimmten Anwendungsbereichen. So finden Sie das passende Werkzeug für Ihren individuellen Use Case.

Welche sind die besten Kanban-Tools?

Das beste Kanban-Board-Tool im aktuellen Test ist MeisterTask, knapp gefolgt von awork und Trello. Alle drei Tools bestechen mit einer einfachen Bedienung, einem schicken Look und vielen Möglichkeiten zur Individualisierung. So benötigen Sie kein ewig langes Onboarding und können zügig sowie mit Spaß in die Benutzung der Tools einsteigen.

Der trusted-Testsieger 2021 in der Kategorie Kanban-Tools: MeisterTask
Der trusted-Testsieger 2021 in der Kategorie Kanban-Tools: MeisterTask
Screenshot: trusted.de
Quelle: meistertask.com

Welche sind die besten Kanban-Tools für kleine Unternehmen?

Im aktuellen Vergleich tun sich als Kanban-Softwarelösung für kleine Unternehmen besonders awork, MeisterTask, Stackfield und factro hervor. Alle bieten Ihnen einen angemessenen Preis-Leistungs-Umfang und sind DSGVO-konform. Zudem skalieren die Tools beim Wachsen Ihres Unternehmens. Bei factro müssen Sie lediglich hinnehmen, dass die Spalten und Beschriftungen des Kanban-Boards zu Gunsten von Board-Vergleichen nicht veränderbar sind.

Kleine Unternehmen profitieren von Tools, die bei Wachstum mitskalieren
Kleine Unternehmen profitieren von Tools, die bei Wachstum mitskalieren
Screenshot: trusted.de
Quelle: factro.com

Welche sind die besten Kanban-Tools für große Unternehmen?

Für große Unternehmen sind besonders Kandidaten wie monday.com, Asana, Stackfield, PLANTA pulse und Wrike geeignet. All diese Optionen sind nach Bedarf erweiterbar. So ergänzen Sie PLANTA pulse beispielsweise per Modul um ein Portfolio-Management, koppeln monday.com an das CMS-Plugin WooCommerce oder erweitern Wrike um Add-ons für Marketing- und Vertriebs-Teams. Außerdem nutzen Sie separate Arbeitsbereiche, Rollen sowie Rechte und profitieren von ausreichend Speicherplatz für Ihre Projekt-Dokumente.

Software für große Unternehmen sollten Unterteilungsmöglichkeiten für mehr Übersicht bieten
Software für große Unternehmen sollten Unterteilungsmöglichkeiten für mehr Übersicht bieten
Screenshot: trusted.de
Quelle: monday.com

Welche sind die besten Kanban-Tools für private User?

Für private User empfehlen sich vor allem kompakte Tools ohne viel Brimborium wie etwa InLoox now! (Starter-Version), MeisterTask und Trello. Sie ermöglichen einen einfachen Einstieg und kommen mit kostenlosen, reduzierten Basis-Versionen; ideal für Privatanwender:innen, die mit zu vielen komplexen PM-Funktionen nicht viel anfangen können.

Kompakte Tools mit einfachem Interface vereinfachen Privatanwender:innen die Nutzung
Kompakte Tools mit einfachem Interface vereinfachen Privatanwender:innen die Nutzung
Screenshot: trusted.de
Quelle: inlooxnow.de

Kanban-Software Kosten

Wieviel kostet ein Kanban-Tool?

Im aktuellen Test rangieren die kostenpflichtigen Tarife der Tools im Schnitt zwischen 8€ und 87€ pro User und Monat. Entscheidend sind jeweils der gewählte Umfang und der Zahlungsturnus. So werden Jahresabos oft günstiger angeboten als die flexiblen Monats-Abonnements. Oft gibt es auch kostenlose Einstiegs-Versionen. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Oft bieten Hersteller kostenlose Basistarife an
Oft bieten Hersteller kostenlose Basistarife an
Quelle: asana.com

Gibt es auch kostenlose Kanban-Tools?

Häufig gibt es kostenlose Basistarife, wie beispielsweise bei MeisterTask, Trello, Asana oder factro. Die sind oft in ihren Funktionen beschränkt, aber für manche kleine Teams oder Freelancer bereits ausreichend. Komplett kostenlose vollwertige Kanban-Programme gibt es nur wenige auf dem Markt. Wenn Sie sich ein potenziell kostenloses Programm ansehen, sollten Sie auf die Begrenzungen achten wie die maximale Zahl aktiver Projekte, Nutzerplätze oder Speicherplatz.

Worauf muss ich bei der Auswahl eines Kanban-Tools achten?

Besonders wichtig bei der Wahl Ihres digitalen Kanban-Helfers ist das richtige Preis-Leistungs-Verhältnis. Dieses erreichen Sie, indem Sie vorab wichtige Eckpunkte wie Budget und notwendige Funktionen festlegen. Beachten Sie dabei, dass nicht das umfangreichste Tool zwingend am meisten bringt. Eher sollten Sie nur genau so viele Features wie nötig nutzen, um sich Ihre Übersicht und die Bedienung zu vereinfachen. Außerdem versenken Sie so kein Geld in ungenutzte und damit ineffiziente Funktionen.

Definieren Sie ein Budget

Bevor Sie mit der eigentlichen Wahl des Tools beginnen, sollten Sie sich ein Budget-Limit festlegen. Denn auch wenn die Software Ihnen einige Vorteile bringt, sollte diese dennoch Ihre Kasse nicht zu sehr belasten. Achten sie beim Preisvergleich auch auf Kosten, die vielleicht nicht sofort ersichtlich sind. Das sind beispielsweise:

  • Die Angabe der Preise ohne Mehrwertsteuer
  • (Einmalige) Kosten für die Einrichtung
  • Zusatzkosten für den Support
  • Preise für zubuchbare Add-ons oder Module

Schreiben Sie sich eine Liste mit Must-Haves an Funktionen

Überlegen Sie sich vorab, wie Ihr aktueller Workflow im Unternehmen aussieht und ob sich dieser überhaupt in einem Kanban-Board akkurat abbilden lässt. Wenn ja, sollten Sie sich klar machen, welche Eigenschaften ein Kanban-Board für eine optimale Nutzung mitbringen müsste. Dazu stellen Sie sich selbst verschiedene Fragen, deren Antworten Sie am besten schriftlich festhalten.

Welche Fragen sollten Sie sich für die Liste stellen?

Natürlich hängt die Art und Menge der Fragen von Ihrem persönlichen Use Case ab. trusted hat für Sie ein paar Möglichkeiten als Inspiration aufgelistet:

  • Arbeiten Sie mit einem festen Workflow oder ändert sich dieser pro Projekt?
  • Welche Visualisierungsmöglichkeiten (Zeitleisten, etc.) nutzen Sie sonst noch?
  • Wie sieht der Rest Ihrer IT-Umgebung aus und erlaubt diese Integrationen?
  • Welche Features sind in Ihrem Workflow absolut kritisch?
  • Möchten Sie online arbeiten oder On-Premise auf eigenen Servern?

Diese Liste lässt sich natürlich abhängig von Branche und Workflow noch weiterführen. Mit den Antworten auf die Fragen erstellen Sie eine Liste an Must-have-Funktionen, die Sie mit den Angebotslisten auf den Websites der Anbieter abgleichen.

Testen Sie Anwendungen und fragen Sie beim Hersteller nach

Viele Programme gibt es als kostenlose Testversion und/oder Sie erhalten eine Demonstration durch den Anbieter. Alles, was Sie für die Registrierung benötigen, ist eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Nutzen Sie Testphasen ausgiebig und geben Sie auch Ihren Kolleg:innen das Tool an die Hand. So erhalten Sie einen realistischen Eindruck davon, ob Ihre Mitarbeiter:innen und Sie die Anwendung wirklich nutzen können und wollen.

Nutzen Sie kostenlose Testphasen aus
Nutzen Sie kostenlose Testphasen aus
Quelle: wrike.com

Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob ein Tool alle gewünschten Funktionen und Features auch wirklich anbietet, dann fragen Sie ohne Scheu beim Anbieter nach. Gelegentlich umfasst der Service der Anbieter auch öffentliche Online-Demos oder Webinare, bei denen Sie den Software-Kandidaten in Aktion sehen können.

Kanban-Boards im Vergleich mit anderen Projektmanagement-Methoden

Bevor Sie sich eine Kanban-Software zulegen, stellt sich natürlich die Frage, welche Vor- und Nachteile diese Methode mit sich bringt. trusted hat Kanban zur Klärung dieser Fragen anderen PM-Methoden gegenübergestellt.

Kanban vs. Scrum

Während sich die Kanban-Methode auf so gut wie jedes bestehende Team anpassen lässt, arbeitet Scrum mit festgelegten Regeln und Rollen; Teams müssen sich dem Scrum-Regelwerk anpassen, also einen Scrum-Master bestimmen, Daily Scrums abhalten, etc.

Kanban bietet ein wenig mehr Flexibilität

Kanban erlaubt zu jeder Zeit die Aufnahme neuer Tasks und eine neue Priorisierung. Einzige Regel: Die vorab festgelegte Obergrenze für aktuell zu bearbeitende Tasks (“Work-in-progress”- oder WIP-Limit) wird nicht überschritten. Im Scrum ist das Arbeitspensum für einen Sprint unveränderlich. Neue Aufgaben landen also unabhängig von ihrer Wichtigkeit immer auf der Warteliste. So fokussieren sich Scrum-Teams fest auf Tasks, reagieren aber weniger zügig auf äußere Einflüsse als Kanban-Teams.

Die Kanban-Methode schreibt Limits für gleichzeitig zu bearbeitende Tasks vor
Die Kanban-Methode schreibt Limits für gleichzeitig zu bearbeitende Tasks vor
Screenshot: trusted.de
Quelle: atlassian.com

Kanban vs. Klassisches Projektmanagement

Während sich Kanban seiner Boards bedient, finden Sie in der klassischen Projektplanung eher die Wasserfall-Methode und ihr Werkzeug das Gantt-Diagramm. Hier werden Projektabläufe von vorne bis hinten durchgeplant und entsprechend in einer Tabelle als Zeitablauf abgebildet. Diese Methode empfiehlt sich vor allem bei Projekten mit vielen Abhängigkeiten wie etwa der Bau eines Gebäudes. Um den Fortschritt eines Projektes zu messen werden Meilensteine festgelegt, die im Gantt-Diagramm einsehbar sind.

Schneller reagieren mit Kanban, besser prognostizieren per Wasserfall

Während sich Kanban auf einen stetigen und optimalen Arbeitsfluss konzentriert, fokussiert sich die Wasserfall-Methode auf die strikte Einhaltung von Zeit- und Budgetplänen. Die Vorausplanung dient zwar der frühzeitigen Erkennung von Problemen und Risiken, hilft aber wenig bei unvorhergesehenen Einflüssen. Hier ist Kanban in Sachen flexible Reaktionen auf Änderungen im Vorteil, bei Termin- oder Kostenprognosen hat jedoch Gantt die Nase vorn.

Gantt-Charts werden meist in der klassischen Projektplanung eingesetzt
Gantt-Charts werden meist in der klassischen Projektplanung eingesetzt
Screenshot: trusted.de
Quelle: wrike.com

Weitere Projektmanagement-Tools im Test

Sollte Ihnen ein Kanban-Tool allein nicht ausreichen, beispielsweise, weil Ihre Projektstrukturen zu komplex sind, schaffen umfassendere Lösungen Abhilfe. Diese vereinen häufig Kanban-Board, Gantt-Chart und weitere nützliche Features in einer Anwendung. In der großen Projektmanagement-Übersicht von trusted finden Sie eine große Tool-Auswahl von der handlichen PM-Lösung für Selbstständige bis hin zu großen Anwendungen inklusive Projektportfolio-Management ‒ mit und ohne Kanban-Board.

So hat trusted Kanban-Tools getestet

trusted hat sich mit drei verschiedenen Testszenarien an unterschiedliche Kanban-Tools gesetzt und diese auf deren Usability, Einsteigerfreundlichkeit und Eignung für verschiedene Unternehmensgrößen hin getestet. Die Ergebnisse des Vergleichs finden Sie in den entsprechenden Testberichten.

18
Anbieter im Vergleich
12
Anbieter im Praxistest
200
Stunden Aufwand
3
Testszenarien

Welche Kanban-Board-Tools gibt es auf dem Markt?

In den Top 5 war noch nichts Passendes für Ihren Use Case dabei? Dann schauen Sie doch bei den anderen Anbietern wie Basecamp, Microsoft Project, Planio und einigen weiteren vorbei und finden Sie mit den kompakten Datenblättern von trusted.de Ihr optimales Kanban-Tool.

monday.com
4.4
monday.com ist eine Projektmanagement-Plattform, die sich allen individuellen Anforderungen und Bedürfnissen bis ins kleinste Detail anpasst. Dank Automationen und Vorlagen haben Sie mehr Zeit für die Projektarbeit, die wirklich zählt.… Mehr Lesen
awork
3.9
awork ist der digitale Alleskönner, der zusätzliche Projektmanagement-Software überflüssig macht. Gemeinsam produktiver, egal ob agil, klassisch, großes Team oder Einzelperson.… Mehr Lesen
Stackfield
4.2
Bei Stackfield hat Datensicherheit höchste Priorität! Arbeiten und kommunizieren Sie sicher mit Ihren Kollegen mit einem Tool “Made and hosted in Germany”. So sind Sie auf allen Ihren Geräten sicher und produktiv.… Mehr Lesen
MeisterTask
4.7
MeisterTask ist ein PM-Tool ohne viel Schnickschnack. Es setzt auf die Einfachheit und intuitive Bedienung seines Kanban Boards und ist damit besonders für agil arbeitende Teams interessant. Dabei erfüllt MeisterTask alle wichtigen DSGVO-Standards.… Mehr Lesen
PROAD Software PM
PROAD hilft Ihnen überall, Ihre Kunden, Projekte und Aufgaben optimal zu managen. Dabei ist es egal, ob Sie im Homeoffice, im Büro oder im Hotelzimmer arbeiten ‒ mit PROAD bleibt Ihre Arbeit produktiv und effizient.… Mehr Lesen
PLANTA project
PLANTA project begleitet Sie lückenlos durch alle Projektphasen, von der Idee bis zum Abschluss. Mit den ausgefeilten Controlling-Möglichkeiten der PM-Software sind Sie immer auf dem neuesten Stand und behalten auch bei Abweichungen den Durchblick.… Mehr Lesen
Projektron BCS
4.6
Standardisierte und transparente Ressourcenplanung für Ihr Unternehmen. Bleiben Sie dank Echtzeit Datenübermittlung immer über Ihre Projekte informiert und geben Sie einfach über Ihre Vorhaben Auskunft. Und das mit nur einem Knopfdruck!… Mehr Lesen
PLANTA pulse
Flexibel, intuitiv und schnell ‒ Das ist das Motto von PLANTA pulse. Dieses Programm bietet Ihnen transparente Kollaboration für Ihr agiles Projektmanagement bei maximaler Flexibilität und Ortsunabhängigkeit.… Mehr Lesen
Microsoft Project
So einfach und leistungsfähig, dass jeder damit Projektmanager werden kann ‒ das verspricht Microsoft Project. Und dabei spielt es keine Rolle, ob großes Projekt oder kleiner Task, MS Project macht die Abwicklung Ihres Projekts zum Erfolg.… Mehr Lesen
factro
2.5
factro verspricht eine umfassende Projektmanagement-Software, die trotz ihres großen Funktionsumfangs kinderleicht zu bedienen ist. Mit diesem Tool halten Sie Ihre Projekte von überall auf Kurs, egal ob Zuhause, im Büro oder unterwegs.… Mehr Lesen
InLoox
4.7
Vereinfachen Sie mit InLoox now! Ihren Arbeitsalltag und bearbeiten Sie einfach Ihre Projekte im Browser, in der App oder direkt in Ihrem Outlook-Postfach. So haben Sie Ihre Daten immer zur Hand, ganz ohne Fensterwechsel.… Mehr Lesen
Asana
4.4
Organisiert, zielgerichtet und fristgerecht - bei all diesen Zielen ist Asana Ihr perfekter Helfer. Mit besseren Strukturen zu besseren Ergebnissen ‒ und das bequem von überall zu jeder Zeit.… Mehr Lesen
Wrike
4.1
Wrike verspricht maximal transparente Arbeitsabläufe und bestmögliche Kooperation, egal ob von Zuhause oder einmal um den Globus. Mit seinen speziell für Sie entworfenen Funktionen gehört Wrike in jedes agile und moderne Unternehmen.… Mehr Lesen
Trello
4.5
Lustig, flexibel, lohnend ‒ das sind die Eigenschaften von Trello. Setzen Sie Projektplanungen mit intuitiven und flexiblen Boards in die Tat um, egal ob allein, im Team oder mit der Familie.… Mehr Lesen
Jira
4.6
Jira ist das ideale Tool für Entwicklerteams. Diese PM-Software ermöglicht Ihnen das Planen, Verfolgen und Releasen großartiger Software bei optimaler Sicherheit. Bringen Sie Ihre Software mit individuellen Workflows voran, egal von wo Sie gerade arbeiten.… Mehr Lesen
A-Plan
A-Plan verspricht eine Alternative zur üblichen PM-Software mit leichter Erlernbarkeit zum kleinen Preis. Mit allen Daten in einem Fenster und dank intuitiver Bedienung setzt jeder User hier gekonnt Projekte um.… Mehr Lesen
Basecamp
4.7
Plötzlich als räumlich voneinander getrenntes Team arbeiten zu müssen kommt mit vielen Herausforderungen. Basecamp schafft hier Abhilfe und bietet die perfekte Lösung um Remote-Chaos zu vermeiden und Ihr Team bestmöglich zusammenzuführen.… Mehr Lesen
Can Do
Can Do bietet Ihnen eine KI-gestützte Projektplanung, die Fehlplanungen und Risiken für Sie erkennt. Damit gehören aus dem Ruder gelaufene Projekte und überzogene Budgets in Ihrem Unternehmen der Vergangenheit an.… Mehr Lesen
Falcon
5
Mit Falcon vermeiden Sie das große Chaos in Ihren Transformationsprojekten. Nutzen Sie die intuitive Baumstruktur und bewährte Vorlagen, um komplexe Projektpläne ganz einfach zu visualisieren und umzusetzen.… Mehr Lesen
Planio
4.7
Mit nur einem Tool Projekte und Kunden ganz ohne Chaos verwalten. Das und nicht weniger ist der Anspruch von Planio. Nutzen Sie die Software um die Arbeit, Planung und Kommunikation in Ihrem Team zu verbessern.… Mehr Lesen
Podio
3.6
Podio verspricht strukturierte und elegante Arbeitsabläufe, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Sorgen Sie mit diesem Tool für bessere Zusammenarbeit, mehr Zuverlässigkeit und effektivere Arbeitsabläufe.… Mehr Lesen
projectfacts
4.6
Alles in einem System und das dank Cloud immer und überall ‒ das ist das Motto von projectfacts. Mit nur diesem einen Tool lassen sich Ihre Geschäftsprozesse abbilden, optimieren und automatisieren.… Mehr Lesen
Taskworld
2.9
Taskworld verspricht eine intelligentere Zusammenarbeit für Teams aller Größen. Mit nur einem Tool managen Sie ihre Projekte, verfolgen Aufgaben und genießen eine problemlose Kollaboration mit Ihrem Team.… Mehr Lesen
Teamleader focus PM
3.8
Teamleader focus hilft Ihnen dabei, mit weniger Umständen mehr zu schaffen. Projektmanagement, Kundenverwaltung, Budgetplanung und Rechnungen erstellen ‒ all das erledigen Sie mit Teamleader focus in nur einem Tool.… Mehr Lesen

Änderungshistorie

15.10.2021
Kanban-Tool-Test 2021

trusted hat einen großen Kanban-Test mit 18 Tools durchgeführt. Testsieger 2021 ist MeisterTask.

Julia Meister
Content Creator

Julia ist Redakteurin bei trusted.de. Für die junge Digital Native ist vor allem die digitale Zusammenarbeit ein großes Thema. Sie weiß, wie wichtig Kommunikation und Kollaboration in Zeiten der Digitalisierung sind. Ihre Erfahrungen über Projektmanagement-Software und andere digitale Alltagshelfer hat sie sich als Redakteurin einer renommierten Video- und Design-Agentur erarbeitet. Nun unterstützt Sie trusted mit Texten, in denen sie komplexe Tools einfach und verständlich erklärt.

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