Online Rechnungsprogramm Test: 22 Tools im Vergleich

Mit sevDesk erstellen Sie schnell und einfach die wichtigsten Finanzdokumente wie Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Gutschriften oder Mahnungen. Für die wichtigsten Dokumente stehen Vorlagen und auch Textbausteine zur Verfügung. Sehr bequem: Dokumente lassen sich bei Bedarf auch automatisch umwandeln, um aus Angeboten Rechnungen oder aus Rechnungen Mahnungen zu erstellen.

Die Erstellung von Rechnungen und anderen Dokumenten funktioniert im sevDesk-Editor spielend leicht. Dank der 6 Layout-Vorlagen sorgen Sie für eine schicke Optik und mithilfe der Pflichtfelder stellen Sie sicher, dass Sie keine rechtlich relevanten Angaben vergessen. Super ist die Kopplung mit Ihrer Kontaktdatenbank, durch die sevDesk die wichtigsten Infos wie Name, Anschrift und Co. automatisch auf Rechnungen übernimmt.

Verschicken können Sie Ihre Rechnungen entweder direkt aus sevDesk heraus per Mail (ohne Umwege über Ihren E-Mail-Provider) oder – top für klassisch orientierte Kund:innen – per Post. Letzteres ist mit einem kleinen Aufpreis von rund 1 € pro Rechnung verbunden. Natürlich lassen sich Rechnungen auch als PDF herunterladen und ausdrucken.

Besonders stark ist sevDesk beim Thema Buchhaltung. Neben wichtigen Standards wie einer Banking-Schnittstelle, einem dynamischen Dashboard mit Cashflow-Übersicht in Echtzeit und einem digitalen Kassenbuch wartet sevDesk mit zwei Specials auf. Erstens: anders als mit den meisten anderen Tools erledigen Sie in sevDesk sowohl die einfache, als auch die doppelte Buchführung. Zweitens: dank entsprechender Schnittstellen verschicken Sie Ihre USt-Voranmeldung direkt aus sevDesk ans Finanzamt.

Um Daten aus sevDesk weiterzuverarbeiten, lassen diese sich als CSV- oder PDF-Datei ausgeben. Alternativ nutzen Sie die integrierte DATEV-Schnittstelle für steuerrelevante Daten. Cool an sevDesk ist auch der Belegscanner in der mobilen App, mit der Sie schnell und einfach Belege abfotografieren, Datum und Betrag auslesen und automatisch in sevDesk speichern lassen. Auch ein Belegimport per E-Mail ist mit sevDesk möglich.

lexoffice ermöglicht Ihnen die Erstellung so gut wie aller wichtigen Finanzdokumente und schlägt in diesem Sektor selbst die große Auswahl von sevDesk. Neben Einzel- und Serienrechnungen gibt es in lexoffice auch Vorlagen für Rechnungskorrekturen, Abschlagsrechnungen, Abschreibungen, Auftragsbestätigungen, Gehaltsabrechnungen, Angebote, Lieferscheine sowie Mahnungen und Zahlungserinnerungen.

Die Rechnungserstellung mit lexoffice ist schnell und komfortabel, da Kundendaten und Co. direkt aus Ihrer Datenbank übernommen werden. Zudem können Sie selbst Vorlagen anlegen und Textbausteine hinzufügen. Super ist, dass Rechnungen an neue Kund:innen direkt einen Datenbankeintrag nach sich ziehen, so brauchen Sie Angaben nicht doppelt im System hinterlegen. Ebenfalls toll ist die Übersetzung der Rechnung ins Englische.

Rechnungen teilen Sie mit Ihren Kund:innen entweder in deren individuellen lexoffice-Kundencenter, wo diese die Dokumente anschauen, herunterladen und kommentieren können. Oder Sie verschicken die Dokumente direkt aus dem Tool heraus per E-Mail. Anders als bei sevDesk bietet lexoffice aber nicht den Versand per Post. Dafür lassen sich Rechnungen selbstverständlich herunterladen und ausdrucken.

Ähnlich wie sevDesk unterstützt auch lexoffice die einfache und die doppelte Buchführung und ist damit für alle Unternehmensgrößen geeignet. Ebenfalls integriert sind eine Scan-App für Belege, ein digitales Kassenbuch und eine Bankingschnittstelle. Einzigartig ist der Buchhalter-Finder, mit dem Sie ein Steuerbüro in Ihrer Nähe finden und auch sehen, wie viele lexoffice-User dort bereits Kund:innen sind. Das Zusatzmodul “Lohn & Gehalt” erlaubt zudem die automatische Erstellung von Lohnabrechnungen.

lexoffice erlaubt den Export Ihrer Dokumente als PDF, sowie von Adresslisten und Kundendaten als Excel- oder CSV-Datei. Der Im- und Export von Kundendaten ist außerdem per vCard möglich; perfekt, wenn Sie bereits ein digitales Adressbuch führen, und Daten übernehmen möchten. Neben einer DATEV-Schnittstelle hat lexoffice außerdem eine ELSTER-Schnittstelle im Gepäck.

Mit FastBill erstellen Sie dank entsprechender Vorlagen nicht nur Rechnungen, sondern auch viele andere Finanzdokumente wie Stornorechnungen, Angebote, Mahnungen, Lieferscheine, Bestellscheine und Auftragsbestätigungen. So lässt sich die gesamte Angebots- und Rechnungsverwaltung zentral im Tool abwickeln.

Die Rechnungserstellung mit allen wichtigen Angaben zu Ihren Kund:innen sowie Skonto, eigenen Rechnungstexte und individuellen Kostenstellen sind in FastBill (wie der Name verspricht) schnell erledigt. Dabei haben Sie viel Freiheiten, was das Feintuning angeht. Top: Aus fertigen Rechnungen lassen sich per Klick Mahnungen oder XRechnungen erstellen oder Daten neuer Kund:innen automatisch übernehmen. Zudem bieten Sie mit FastBill unterschiedliche Zahlungsarten an und verwalten diese direkt in der Plattform.

Der Versand Ihrer Rechnungen erfolgt aus FastBill entweder per E-Mail oder per Post. Letzteres ist eine willkommene Ergänzung für klassisch orientierte Unternehmen, könnte allerdings einfacher und übersichtlicher gelöst sein, da Sie für den Postversand erst sogenannte “Credits” kaufen und Ihr Rechnungslayout umständlich anpassen müssen. sevDesk zeigt hier, wie der Postversand einfacher und schneller vonstatten geht.

In Sachen Buchhaltung ist FastBill solide aufgestellt. So verschaffen Sie sich im Dashboard einen Überblick über Ihre Finanzen, pflegen Belege per Scan-App oder E-Mail-Import, erstellen eine EÜR oder bereiten den Jahresabschluss vor. Cool: auf Wunsch lassen sich Ausgaben direkt in FastBill per Überweisung bezahlen, dank der entsprechenden Schnittstelle zu Ihrem Konto. Schade dagegen: Anders als sevDesk oder lexoffice enthält FastBill keine Möglichkeiten zur GuV-Rechnung.

Die gesammelten Daten exportieren Sie mit FastBill entweder per DATEV-Schnittstelle oder Sie laden Dokumente und Kundendaten als PDF- oder CSV-Datei herunter. Per Billbee-Integration übernehmen Sie zudem Bestellungen von Amazon, Jimdo, WooCommerce und anderen Plattformen in der Rechnung, was sich vor allem für eCommerce-Unternehmen anbietet.

In easybill erstellen Sie alle Dokumente, die Sie für die Bearbeitung von Aufträgen, Angeboten und Rechnungen benötigen. Dazu gehören Rechnungen, Angebot, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Bestellungen, Mahnungen, Gutschriften, Stornorechnungen und weitere Dokumente. Auf Wunsch lassen Sie sich Ihre Dokumente im Design-Service von easybill an Ihre CI anpassen und individualisieren.

Mit easybill erstellen Sie Rechnungen in einem übersichtlichen Editor, der dank einfacher Eingabemasken und Drop-Down-Menüs einfach zu bedienen ist und schnell alle gespeicherten Kunden- und Artikeldaten in Ihre Rechnung übernimmt. Dabei legen Sie das Layout Ihrer Rechnungen selbst fest. Auch ein automatisches Mahnwesen ist in easybill integriert, ähnlich wie in sevDesk, lexoffice und FastBill.

Der Versand Ihrer Dokumente erfolgt in easybill wahlweise per E-Mail, per Post (gegen Aufpreis) oder – ungewöhnlich – per Fax, direkt aus dem Tool heraus. Das ist eine nette, wenn auch nicht ganz zeitgemäße Ergänzung. Super dagegen: easybill enthält eine digitale Signatur, wodurch sich selbst Verträge und Unterlagen, die eine schriftliche Unterschrift erfordern, mit easybill verschicken und schnell und einfach digital unterzeichnen lassen.

In Sachen Buchhaltung bleibt easybill stark hinter dem Wettbewerb zurück. Das Tool versteht sich nicht als komplexe Buchhaltungslösung, sondern als einfache Rechnungssoftware, und verzichtet daher auf Funktionen wie die EÜR, GuV, die Belegverwaltung oder ein digitales Kassenbuch. Immerhin: eine Banking-Schnittstelle für die Übersicht zu Ein- und Ausgaben ist integriert.

Ähnlich wie in FastBill lassen sich auch in easybill automatisch Bestellungen von verschiedenen eCommerce-Plattformen wie Amazon, Rakuten und weiteren Shops automatisch importieren und zuordnen. Das ist vor allem für eCommerce-Unternehmen eine tolle Sache! Zudem bietet easybill wie die Konkurrenz einfache Exporte als PDF- und CSV sowie eine DATEV-Schnittstelle für den Export von Steuerdaten.

In Billomat sind alle wichtigen Finanzdokumente integriert. So erstellen Sie mit dem Tool innerhalb kurzer Zeit Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Korrekturrechnungen, Abo-Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Gutschriften und Briefe.

Die Rechnungserstellung in Billomat geht schnell und einfach, solange Sie Ihre Datenbanken stets aktuell halten und im Vorfeld alle wichtigen Angaben im System hinterlegen (zum Beispiel Ihre Steuernummer). Anders als die meisten Wettbewerber weist Billomat Sie nämlich nicht darauf hin, wenn wichtige Angaben in Ihren Dokumenten fehlen und lässt die betreffenden Felder frei. Das kann zu Mehraufwand führen.

Der Rechnungsversand in Billomat erfolgt klassisch via E-Mail, direkt aus dem Tool heraus und ohne lästige Umwege zu Ihrem E-Mail-Provider. Mithilfe zweier kostenpflichtiger Add-ons ist außerdem der Versand per Post und Fax möglich. Allerdings benötigen Sie dafür auch einen gesonderten Account beim jeweiligen Anbieter (EMAILBRIEF oder PixelLetter) und müssen bezahlen. Das geht einfacher!

In Billomat verknüpfen Sie Ihr Konto dank Banking-Schnittstelle und haben so Zugriff auf den automatischen Zahlungsabgleich und die Cashflow-Analyse. Zudem scannen und verwalten Sie Belege (per mobiler App), erstellen eine EÜR und bereiten den Jahresabschluss vor. Die USt-Voranmeldung senden Sie dank Elster-Schnittstelle direkt ans Finanzamt. Hier stimmt erstmal alles; die doppelte Buchführung wäre allerdings noch das i-Tüpfelchen gewesen.

Für den Export Ihrer Steuerdaten stehen in Billomat die erwähnte ELSTER-Schnittstelle sowie ein DATEV-Export zur Verfügung. Eine Spezialität von Billomat ist darüber hinaus das sogenannte Komplett-Backup, mit dem Sie Ihre vollständige Billomat-Instanz mit allen Daten herunterladen und sichern. Das bietet sich für Unternehmen an, die auf erhöhte Datensicherheit bedacht sind – oder für User, die von Billomat umziehen wollen.

Comarch ERP XT bietet im aktuellen Vergleich den größten Umfang von Finanzdokumenten, die Sie mit dem Tool erstellen können. Neben Standards wie Rechnungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Co. gehören auch spezielle Dokumente wie Anzahlungen, Korrekturrechnungen, Stornierungen, Kassenbelege und Korrekturbelege zum Portfolio. Nur Gutschriften und Auftragsbestätigungen fehlen.

In Sachen Rechnungs(er)stellung ist Comarch ERP XT besonders stark. Der einfache Editor erlaubt eine schnell und teilautomatisierte Erstellung Ihrer Dokumente, die automatisch um hinterlegte Kundendaten ergänzt werden und Sie auf fehlende Pflichtangaben aufmerksam machen. Zudem lassen sich zu einzelnen Rechnungen auch Anhänge hinzufügen (zum Beispiel Bilder oder weitere Dokumente), Rechnungen in der Historie zurückverfolgen und mit wenigen Klicks umwandeln, stornieren oder korrigieren.

Bei Comarch ERP XT ist aktuell ausschließlich der Versand Ihrer Rechnungen per E-Mail möglich. Um Dokumente per Post zu versenden, müssen Sie diese im PDF-Format herunterladen, ausdrucken und selbstständig zur Post bringen. Das klappt bei anderen Anbietern besser und dank E-Post-Schnittstelle automatisiert, ist allerdings auch kein Ausschlusskriterium für Unternehmen, die ohnehin eher digital aufgestellt sind.

Dank des optionalen Buchhaltungstools erweitern Sie die Rechnungssoftware Comarch zu einer ausgewachsenen Buchhaltungslösung und greifen auf Funktionen wie individuelle Kontenpläne, Bilanzkonten, Eröffnungsbilanzen, individuelle Buchungsschlüssel und mehr zurück. Zudem integriert Comarch ERP XT auch die Lagerverwaltung und ein Modul, um Comarch als Kassensoftware für Ihren POS zu verwenden. Die Möglichkeiten sind hier sehr umfassend!

In Sachen Import bietet Comarch eine Schnittstelle zu Ihrem bestehenden Webshop, um Bestellungen zu importieren, sowie eine Bankingschnittstelle für den Zahlungsabgleich. Daten exportieren können Sie mit wenig Aufwand beispielsweise zu DATEV, um Steuerdaten zu verarbeiten. Dokumente lassen sich aus Comarch außerdem im PDF- oder CSV-Format exportieren.

Mit Billbee erstellen Sie Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Stornorechnungen, Lieferscheine und (cool) Versandetiketten. Die Erstellung von Mahnungen ist im Tool dagegen nur umständlich möglich; auch Vorlagen für Bestellscheine, Geschenkgutscheine oder Gutschriften gibt es in Billbee nicht, ebenso wenig wie die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen.

Die Rechnungserstellung in Billbee ist einfach und schnell und bietet im Vergleich mit dem Wettbewerb sehr viele Möglichkeiten, eigene Layouts einzustellen und die Rechnungen an Ihre individuelle CI anzupassen. Rechnungen lassen sich – dank der enthaltenen Automatisierungen – automatisch generieren und verschicken, was ein echtes Plus ist! Das erfordert allerdings, dass Sie sich stark mit der Materie auseinandersetzen, da Sie die Regeln, nach denen die Automations funktionieren, selbst schreiben müssen.

Rechnungen verschicken Sie aus Billbee heraus entweder bequem per Mail, oder stellen sie Ihren Kund:innen in einem dafür eingerichteten Kundenportal zur Verfügung. Letzteres ist ein kleines Alleinstellungsmerkmal; außer billbee bringt sonst nur lexware lexoffice ein solche Kundenportal mit.

Wollen Sie mit Billbee neben der Rechnungsverwaltung auch Ihre Buchhaltung erledigen, werden Sie enttäuscht werden. Abgesehen vom DATEV-Export bringt das Tool nämlich keine erwähnenswerten Buchhaltungs- oder Steuerfeatures mit. Genau wie easybill bleibt Billbee bei seinen Leisten und will “nur” eine übersichtliche Rechnungssoftware sein.

Billbee bietet die Möglichkeit, Shopdaten wie Bestellungen automatisiert ins System einzuspeisen und auf der anderen Seite Daten zu Artikeln, Kunden, Bestellungen und mehr als CSV-, PDF- oder Excel-Datei zu exportieren. Zudem steht eine Schnittstelle zu den Rechtstexten der IT-Recht Kanzlei zur Verfügung, um Texte wie AGB, Widerrufsbelehrungen und Datenschutzerklärungen in Billbee zu erstellen.

Mit Zervant erstellen Sie schnell und einfach Dokumente wie Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Teilrechnungen, Wiederholende Rechnungen, Stornorechnungen und Zahlungsbelege. Super: Obwohl einige wichtige Dokumente nativ fehlen (wie etwa die Bestellbestätigung, die Gutschrift, etc., lassen sich diese mithilfe von Vorlagen, die Zervant auf seinem Blog zur Verfügung stellt, nachträglich hinzufügen.

Die Rechnungserstellung mit Zervant geht dank des übersichtlichen Editors recht fix. Daten von Kund:innen und Artikeln, die Sie in Zervant hinterlegt haben, werden automatisch auf die Rechnungen übernommen. Zudem können Sie mit nur wenigen Klicks Ihre Rechnungen in E-Rechnungen oder wiederkehrende Rechnungen umwandeln, die dann automatisch in festgelegten Zeiträumen verschickt werden. Ungewöhnlich: mithilfe der mobilen App ist auch die mobile Rechnungserstellung mit Zervant möglich!

Der Versand Ihrer Dokumente erfolgt aus Zervant heraus entweder per E-Mail, oder per Post, wobei letzteres natürlich Mehrkosten verursacht. Das Gleiche gilt übrigens auch für die Annahme von Kreditkartenzahlungen über Zervant – das aber nur am Rande. Während Ihre Rechnung unterwegs ist, können Sie im zentralen Dashboard jederzeit den Status Ihrer Rechnung überprüfen und verpassen so keine Zahlungsfristen.

In Sachen Buchhaltung bietet Zervant so gut wie keine Funktionen an. Es gibt keine EÜR, keine GuV-Rechnung, keine USt-Voranmeldung und auch keine DATEV-Schnittstelle. Das höchste der Gefühle sind einige Finanzberichte, die sich dank Banking- und Shop-Anbindung automatisch generieren lassen und Aufschluss über Ihre Einnahmen, Bestellungen und Co. geben.

Dokumente lassen sich aus Zervant heraus als Excel-Datei exportieren. Recht viel mehr Im- oder Export-Funktionen und Schnittstellen bietet Zervant aktuell nicht.

Mit billtano erstellen Sie die wichtigsten Finanzdokumente dank entsprechender Vorlagen. Dazu gehören Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Mahnungen. Weitere Dokumententypen – wie Lieferscheine, Bestellscheine, Auftragsbestätigungen, etc. – finden Sie in billtano nicht. Gerade, was den Umfang an möglichen Finanzdokumenten angeht, bleibt billtano damit hinter dem Wettbewerb zurück.

Die Rechnungserstellung mit billtano ist umständlicher, als bei vielen Wettbewerbern gelöst, da Sie im Vorfeld bereits alle Daten in Ihrer Datenbank hinterlegen müssen. Wollen Sie also eine Rechnung an neue Kund:innen verschicken, müssen Sie deren Daten erst umständlich einpflegen oder importieren, was Zeit in Anspruch nehmen kann. Stehen die Daten zur Verfügung, gestaltete sich die Rechnungserstellung aber schnell und einfach.

Rechnungen, Mahnungen und Co. verschicken Sie aus billtano heraus mit wenigen Klicks per E-Mail. Weitere Möglichkeiten, Ihre Rechnungen zu verschicken oder zu teilen – wie eine E-Post-Schnittstelle oder ein individuelles Kundenportal – bietet billtano nicht an.

Obwohl in vielen Bereichen sehr schlank aufgestellt, kann billtano in Sachen Buchhaltung glänzen und in diesem Bereich sogar beinahe in Konkurrenz mit den Platzhirschen treten. Ebenso wie lexoffice, FastBill und sevDesk bietet billtano eine Scan-App für Belege, die die fotografierten Daten ausliest und automatisch übernimmt. Zudem ist auch eine Gewinn- und Verlustrechnung mit billtano möglich. Kurios: eine EÜR gibt es dagegen nicht.

Schade: billtano enthält keine DATEV-Schnittstelle. Steuerrelevante Daten und Dokumente, wie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, Rechnungen und Ausgaben, etc. müssen Sie daher als PDF- oder CSV-Datei exportieren und anderweitig an Ihr Steuerbüro weitergeben. Um Ihr Konto mit billtano zu verknüpfen und für den automatischen Zahlungsabgleich steht zudem eine Schnittstelle zu FinTS zur Verfügung, die auch zwingend dafür notwendig ist.