• Preis ab 70 €/Monat
• Anonymität ja
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ja
• DSGVO-konform ja
• Serverstandort Deutschland

Whistleblower Software kam nur kurz nach dem Aufkommen der EU-Whistleblowing-Richtlinie im Jahr 2021 auf den Markt. Seitdem hat sich der Anbieter als Marktführer in Dänemark, Portugal und mitunter in Deutschland hervorgetan. Mittlerweile hat das Unternehmen über 85 Mitarbeiter:innen hinzugewonnen und auch der Kundenstamm wächst stetig weiter – stark, wie sich Whistleblower Software in der kurzen Zeit entwickelt hat!

Dem modernen Hinweisgebersystem mangelt es in meinen Augen an so gut wie nichts. Warum ich das Tool zum Testsieger erklärt habe, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Whistleblower Software gemacht?

Whistleblower Software ist mein Favorit. Vor allem, wenn es darum geht, eine interne Meldestelle selbst einzurichten und zu betreuen. Grund dafür ist der Mix aus einer hervorragenden Usability – die ich mit 5 von 5 Punkten bewerten musste – und leistungsstarken Features zu einem guten Preis.

Mit Whistleblower Software richtest du schnell und einfach einen Hinweisgeberkanal (oder auch mehrere) für dein Unternehmen ein. Mitarbeiter:innen können Hinweise z. B. per Meldeformular oder per Voice-Chat (mit Stimmenverzerrung) einreichen und dabei vollkommen anonym bleiben. Alle Meldungen laufen zentral an einem Ort zusammen und lassen sich von dir bearbeiten.

Soweit zu den Basics. Zu meiner großen Begeisterung hat beigetragen, dass ich das Tool ziemlich gut an meine Bedürfnisse anpassen konnte. Dazu gehörte etwa das Anlegen neuer Fallkategorien. Obwohl hier schon eine ganze Menge vorhanden war. Ich zitiere:

• Machtmissbrauch
• Rechte und Schutz von Einzelpersonen
• Diebstahl
• Korruption
• Wettbewerbsrecht
• Vorfälle, an denen ein Mitarbeiter beteiligt ist
• Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsprobleme
• und ein paar mehr

Alle im Hinweisgeberschutzgesetz verankerten Fallkategorien sind damit in Whistleblower Software abgedeckt. Neue Kategorien kannst du – je nach individuellem Use Case – spielend einfach hinzufügen.

Neue Kategorien lassen sich easy hinzufügen, individuelle Beschreibungen oder Beispiele mit ein wenig Mühe auch

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistleblowersoftware.com

Ich hatte sogar die Möglichkeit, zu den einzelnen Fallkategorien Beschreibungen oder Beispiele hinzuzufügen. Was ich äußerst praktisch finde, denn nicht alle potenziellen Hinweisgeber:innen können mit juristischen Fachbegriffen wie “Beschaffungsbetrug” oder “Korruption” etwas anfangen.

Bei der Konkurrenz preeco sind die Beispiele bequemer Weise bereits vordefiniert – bei Whistleblower Software nicht. Hier musste ich meine Beschreibungen erst manuell einfügen – und das für jede einzelne Fallkategorie (von insgesamt 20!). Das hat mir bei preeco besser gefallen und deutlich mehr Zeit gespart.

Davon einmal abgesehen, war ich mit Whistleblower Software mehr als zufrieden. Ich konnte ohne Mühe neue Meldekanäle einrichten (für Mitarbeiter:innen, Lieferant:innen und Kund:innen) und diese so anpassen, wie ich es haben wollte.

Erstelle mit Leichtigkeit individuelle Kanäle für Mitarbeiter:innen und andere Whistleblowing-Gruppen

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistleblowersoftware.com

Ich war absolut begeistert davon, wie unkompliziert das funktionierte. Noch besser hat mir gefallen, dass mir Whistleblower Software schon im Vorfeld verschiedene Unterseiten für meine Kanäle mitgeliefert hat.

Dazu gehörte eine Startseite, die Hinweisgeber:innen beim Öffnen des Links – oder Scannen des QR-Codes mit dem Smartphone – begrüßt. Cool fand ich auch den “Leitfaden für die Berichterstattung”. Hier wird Step-by-Step erklärt, wie Hinweisgeber:innen mit Whistleblower Software Meldungen abgeben können.

Das Anleitungs-Video kommt sogar in mehreren Sprachen – wie cool!

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistleblowersoftware.com

Das Tool ist also nicht nur für mich bzw. dich extrem benutzerfreundlich, sondern auch für deine potenziellen Whistleblower.

Auch die Fallbearbeitung ist gelungen – und vor allem gut durchdacht. Whistleblower Software bietet dir viele Optionen, um Fälle zu priorisieren, zu kommentieren, gemeinsam mit deinem Team zu bearbeiten, und, und, und.

Mit Whistleblower Software hältst du sogar die vom Gesetz vorgeschriebene Frist ein (7 Tage), um den Eingang der Meldung zu bestätigen. Das macht das Tool nämlich von ganz allein, sobald der Hinweis abgegeben wurde.

Ich finde das schon ziemlich genial, aber Konkurrent preeco löst das ein wenig geschickter. Dort bekommen deine potenziellen Whistleblower:innen eine ähnliche Meldung, sobald der Fall im System gelandet ist. Bei preeco hast du allerdings den Vorteil, dass du eine zweite Eingangsbestätigung verschicken kannst – automatisiert und personalisiert. Mir persönlich gefällt das ein wenig besser, auch wenn du mit beiden Tools die erste Frist einhältst.

Jeder Hinweis lässt sich umfassend bearbeiten

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistleblowersoftware.com

Sauber abgerundet wird der Funktionsumfang durch anschauliche Reportings. Hier liefert Whistleblower Software zahlreiche Auswertungen, die nicht nur schön anzusehen sind, sondern auch jede Menge Infos liefern. Etwa:

• eine Aufschlüsselung nach Fall-Kategorie (Betrug, Diebstahl und Co.)
• eine Aufschlüsselung nach Quelle, die du manuell eintragen kannst (z. B. Telefon)
• wie viele Tage es gedauert hat, bis ein Fall abgeschlossen wurde
• eine Übersicht darüber, ob Fristen eingehalten wurden (7 - 90 Tage)

Sehr nützlich, um dein Case Management laufend zu überprüfen und zu optimieren. Das ist vor allem dann interessant, wenn du Fälle gemeinsam im Team betreust, z. B. als Wirtschaftsprüfungs-Gesellschaft oder als Compliance-Manager:in mit mehreren Mandant:innen.

Hier ein paar Beispiele für Reportings aus meinem Test:

In den Auswertungen findest du alle Daten, die du brauchst – natürlich anonymisiert

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistleblowersoftware.com

Abschließend kann ich nur eines sagen: Whistleblower Software ist ein cooles und modernes Tool, das sich sehr gut für die Einrichtung einer internen Meldestelle eignet.

Perfekt ist mein Testsieger zwar nicht, aber schon sehr nah dran.

Was macht Whistleblower Software im Vergleich mit anderen Whistleblowing-Lösungen einzigartig?

Whistleblower Software kommt mit einigen Special-Features um die Ecke. Ein Highlight ist mir nach meinem Test aber allen voran im Kopf geblieben:

Du kannst mit dem Tool auch Meldungen schwärzen. Das kommt dir besonders dann zugute, wenn du eine Meldung weiterleiten möchtest (zum Beispiel an eine Behörde, Anwaltskanzlei, Compliance-Beauftragte:n, etc.) und nicht willst, dass sensible Daten weitergeleitet werden. Alle empfindlichen Informationen entfernst du einfach.

Bevor du Meldungen weiterschickst, kannst du sensible Daten entfernen

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistleblowersoftware.com

Etwa sobald andere Personen genannt werden oder der Hinweisgeber oder die Hinweisgeberin versehentlich den eigenen Namen in der Meldung nennt – oder sonstiges. Dieses Feature ist absolut einzigartig in meinem Vergleich.

Whistleblower Software übersetzt Meldungen auf Wunsch automatisch in über 80 Sprachen. International agierende Unternehmen oder solche mit internationalen Mandant:innen profitieren davon besonders.

Wem würde ich Whistleblower Software besonders empfehlen?

Whistleblower Software ist für eigentlich jeden geeignet, der eine interne Meldestelle einrichten möchte; oder muss.

Das Tool selbst ist für alle gedacht, die ihren Meldekanal selbst betreuen möchten. Hier profitierst du auch vom außerordentlich guten Preis-Leistungs-Verhältnis, das bei 70 € pro Monat und 49 Mitarbeiter:innen in Form einer Preisstaffel startet.

Beachte: Um eine Meldestelle selbst zu betreuen, solltest du die nötige Fachkunde nach § 15 HinSchG mitbringen. Die bekommst du durch eine spezielle Schulung, die dich knapp 900 € pro Teilnehmer kosten kann.

Solltest du bereits mit Compliance-Beauftragten zusammenarbeiten, ist Whistleblower Software ebenfalls hervorragend geeignet. Dank des eigenen Partnerzugangs lassen sich Expert:innen einfach hinzufügen.

Du bist selbst Experte oder Expertin und willst deine Klient:innen im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes betreuen? Dann ist das mit diesem Tool auch kein Thema. Der Anbieter vertreibt dir das Hinweisgebersystem nämlich zu Sonderkonditionen. Wie viel Rabatt du bekommst, musst du beim Anbieter allerdings erst erfragen.

Whistleblower Software kommt als Firmen- oder Partnerlösung

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistleblowersoftware.com

Wenn du dir die Selbst-Betreuung nicht zutraust oder dir schlicht die nötigen Ressourcen fehlen, bist du bei 123Hinweisgebersystem besser aufgehoben. Das Basis-System ist das Gleiche, nur der Service ist unvergleichlich.

Whistleblower Software

• Preis ab ab 79 €/Monat
• Anonymität ja
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nein
• DSGVO-konform ja
• Serverstandort Deutschland

preeco ist ein Software-Anbieter aus dem Baden-Württembergischen Ulm. Gegründet wurde preeco, um eine Antwort auf die Herausforderungen der DSGVO zu liefern. Mittlerweile hat sich das Portfolio von preeco um diverse Compliance-Lösungen erweitert. Und da auch Hinweisgebersysteme DSGVO-konform sein müssen, war die Entwicklung einer eigenen Whistleblowing-Software naheliegend.

Warum mir der jüngste Software-Zuwachs in der preeco-Toolfamilie im Vergleich außerordentlich gut gefallen hat, liest du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit preeco | hinweisgeber gemacht?

Mit preeco habe ich insgesamt sehr gute Erfahrungen gemacht. Ich kannte mich direkt nach dem Login bestens aus, was vor allem an der modernen Benutzeroberfläche lag. Die kleinen Info-Knöpfchen, die überall im Tool verteilt sind, tragen zusätzlich zur guten Orientierung bei.

Was mir besonders gut gefällt ist, dass sich der Anbieter bereits vorab sehr viel Mühe mit der Konfiguration des Hinweisgebersystems gegeben hat. Das Hinweisformular ist sofort einsatzbereit und alle im HinSchG aufgeführten Hinweis-Kategorien sind schon für dich hinterlegt. Dazu gehören:

• Betrug
• Geldwäsche
• Wettbewerbs- und Kartellverstöße
• Korruption
• Umweltschutz
• und ein paar mehr

Im Gegensatz zu Whistleblower Software hat preeco auch Beispiele für jede Kategorie hinterlegt.

Das finde ich extrem nützlich, insbesondere für Hinweisgeber:innen. Denn ich glaube kaum, dass alle potenziellen hinweisgebenden Personen mit der juristischen Fachsprache so vertraut sind, wie Expert:innen oder gar Jurist:innen.

Die Beispiele helfen dabei, die Meldung korrekt einzuordnen

Screenshot: trusted.de

Quelle: preeco.de

preeco ist aber nicht nur in seiner durchdachten Vorbereitung ganz groß. Auch die gute Anpassbarkeit kann sich sehen lassen. So kannst du zum Beispiel, je nach deiner internen Compliance-Richtlinie, individuelle Kategorien hinzuzufügen. Wie dein eigener Prüfprozess aussehen soll, bestimmst du auch selbst.

Die “eierlegende Wollmilchsau” der Hinweisgebersysteme ist preeco aber trotzdem nicht.

Mir hat es zum Beispiel an verschiedenen Möglichkeiten gefehlt, Hinweise abzugeben. preeco liefert hier nur das Online-Formular – das dafür auch mobil über einen einfachen Link zugänglich ist.

Das Hinweis-Formular ist nur über einen Link zugänglich

Screenshot: trusted.de

Quelle: preeco.de

Einen QR-Code zum Scannen oder eine Sprachnachricht-Funktion gibt es nicht. Stattdessen können Hinweise nur in Textform eingereicht werden. Sofern du nicht über eine eigene Hotline verfügst oder eine persönliche Meldung ermöglichst, bleibt dir mit preeco also nur dieser Kanal.

Praktisch: Solltest du dafür Meldungen telefonisch oder persönlich zwischen Tür und Angel bekommen, kannst du diese ganz bequem in preeco dokumentieren. Hier legst du einfach einen neuen Fall an und notierst dir alles, was für deine Fallbearbeitung wichtig ist.

Das ist – wie man in Franken so schön sagt – aweng weng; also ein bisschen wenig. An dieser Stelle könnte sich preeco von anderen Anbietern (z. B. Whistleblower-Software) noch ein Scheibchen abschneiden. Mehr habe ich ansonsten nicht zu meckern!

Was macht preeco | hinweisgeber im Vergleich mit anderen Whistleblowing-Lösungen einzigartig?

preeco hebt sich mit einigen Features von seiner Konkurrenz ab. Du kannst etwa nur hier individuelle FAQs zu deinem Hinweisgebersystem selbst gestalten. Bei mir klappte das auch ohne Probleme. Auf diese Weise konnte ich den Whistleblower:innen beispielsweise erklären, was nach der Abgabe der Meldung passiert oder welche Meldungen vom HinSchG geschützt sind.

Ein weiteres cooles Special-Feature ist die Risiko-Matrix. Dabei schätzt du ein, ob es sich in der Meldung um eine wenig oder sehr riskante Bedrohung handelt. Je nachdem, ob hierbei dringender oder begrenzter Handlungsbedarf besteht, gibt dir die Whistleblowing-Software automatisch eine farbliche Einschätzung aus.

So siehst du bei jedem Fall auf einen Blick, wie schnell du handeln solltest, um weitere Schäden zu vermeiden. Wie das aussehen kann, siehst du im nächsten Bild:

Schätze deinen akuten Handlungsbedarf anhand der Risiko-Matrix ab

Screenshot: trusted.de

Quelle: preeco.de

Wirklich einzigartig im Vergleich ist die automatische Eingangsbestätigung, die preeco für dich versendet. Du musst lediglich einstellen, welche Nachricht in welcher Zeit gesendet werden soll und zack – schon bekommen Hinweisgeber:innen eine Rückmeldung.

Damit hältst du die gesetzliche Frist zur Eingangsbestätigung gleich doppelt ein; die erste Rückmeldung kommt sofort, nachdem die Meldung im System eingegangen ist und die zweite ganz personalisiert. Ohne, dass du das bei jedem Fall manuell übernehmen musst. Eine hervorragende Automatisierung, die besonders großen Unternehmen oder externen Ombudspersonen viel Zeit einsparen dürfte.

Die automatische Eingangsbestätigung erfolgt fristgerecht und individuell

Screenshot: trusted.de

Quelle: preeco.de

Wem würde ich preeco | hinweisgeber besonders empfehlen?

preeco ist für so gut wie jedes Business und jeden Bedarf geeignet. Gründe dafür sind:

• Einfache Usability, mit der selbst ungeübte User zurechtkommen
• Mandantenfähigkeit für Reseller oder zusammengeschlossene Organisationen
• Zugänge für externe Ombudspersonen, die dir als Profis zur Seite stehen
• Sicherer Server in Nürnberg, wodurch sich preeco auch für öffentliche Stellen anbietet

Mir gefällt sehr, dass preeco sowohl für die selbstständige Betreuung, als auch die Unterstützung von Expert:innen verwendet werden kann. Wenn du selbst eine Ombudsperson bzw. Compliance-Manager:in bist, bietet sich preeco ebenfalls sehr gut an.

Das flexible Tool mit seinen zahlreichen Anwendungsmöglichkeiten kommt aber nicht kostenlos daher. Die genaue Preisliste kenne ich nicht. Was ich dir aber verraten darf: Das smarte und flexible Tool gibt es bereits ab 79 € pro Monat im Jahres-Abo. Reseller bekommen nochmal ein ganz individuelles Angebot.

Insgesamt bietet preeco in diesem Vergleich ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis!

Einen kleinen Herzens-Bonus bekommt preeco an dieser Stelle noch von mir, denn NGOs bekommen einen Preisnachlass.

preeco | hinweisgeber

• Preis ab 49 €/Monat
• Anonymität ja
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ja
• DSGVO-konform ja
• Serverstandort Deutschland

LegalTegrity gehört zu den bekanntesten Anbietern für digitale Hinweisgebersysteme am Markt. Das Team besteht aus erfahrenen Anwält:innen, ehemaligen Compliance Officern und Berater:innen. Mit dieser geballten Ladung an Legal-Tech-Expertise hat LegalTegrity ein eigenes Hinweisgebersystem entwickelt. Dieses kannst du entweder selbst betreiben, oder deine Meldestelle (unter dem Namen OmbuTegrity) komplett an den Anbieter auslagern.

Bei mir hat LegalTegrity einen sehr guten ersten, zweiten und dritten Eindruck hinterlassen. Warum das so ist, und wie sich der Platzhirsch im Vergleich geschlagen hat, erfährst du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit LegalTegrity gemacht?

LegalTegrity liefert ein schlüsselfertiges Hinweisgebersystem mit vielen nützlichen Voreinstellungen, das du trotzdem ganz an deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Für mich wurde das Tool an unser Branding angepasst, sodass ich direkt starten konnte. Über das zur Software gehörende Self-Service-Portal liefert der Anbieter aber auch ein komplettes Unternehmens-Kommunikationspaket mit Templates und vorgefertigten Dokumenten rund um die Compliance für alle rechtlichen Rahmenbedingungen.

LegalTegrity ist übersichtlich und modern – so mag ich Compliance!

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistle-report.com

Das Meldeformular, dass du deinen Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellst, kannst du beliebig inhaltlich anpassen. Zum Beispiel mit eigenen Überschriften und Texten. So konnte ich im Test einen Text hinterlegen, um Hinweisgeber:innen auf die optionalen E-Mail- und Telefon-Kanäle aufmerksam zu machen.

Ändere den Text deiner Startseite bei Bedarf einfach ab

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistle-report.com

Für Hinweise per Telefon ist in allen LegalTegrity-Tarifen eine Hotline integriert, die vom Anbieter selbst betreut wird. Egal, ob deine Hinweise digital oder per Hotline abgegeben werden; sie landen immer vollautomatisch im System.Eine Funktion für Sprachnachrichten (Voice-to-Text) hat das Tool noch nicht; ein entsprechendes Feature befindet sich allerdings bereits in Entwicklung.

Hinweise per Text gehen über dein Meldeformular ein; wahlweise per Link oder QR-Code.

Neue Fallkategorien sind in LegalTegrity schnell hinzugefügt – leider aber ohne Fallbeispiele, wie z. B. bei preeco.

Ein Highlight von LegalTegrity ist, dass du individuelle Fragebögen für das Hinweis-Formular anlegen kannst. Bei mir klappte das mit nur wenigen Klicks. Der Anbieter stellt dir hier bereits zwei Formulare zur Verfügung; eins für alle Standard-Fälle wie “Datenschutz und IT-Sicherheit” oder “Finanzen” und ein weiteres, das es nur für Meldungen in Bezug auf das Lieferkettengesetz gibt.

Mit nur wenigen Handgriffen änderst du die Standard-Fragebögen oder erstellst einfach neue

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistle-report.com

Ein wenig schade finde ich, dass ich außer Text keine weiteren Elemente zu meinem Meldekanal hinzufügen kann. Ich hätte z. B. gerne ein Erklärvideo eingebaut, um Hinweisgeber:innen zu erklären, wie das Meldesystem funktioniert. Das macht der Testsieger aktuell noch besser; dort konnte ich auch Bilder, Videos und Stichpunktlisten einbauen, um die Sache übersichtlicher zu machen. Kein Beinbruch, aber erwähnenswert.

Dafür kannst du jederzeit individuelle FAQ hinterlegen. Die sind in der Oberfläche für Hinweisgebende zwar ein wenig unscheinbar am rechten oberen Rand versteckt; geben dir aber die Möglichkeit, deine Hinweisprozesse zu erklären und häufige Fragen zu beantworten. Dafür musst du deine FAQ als PDF-Datei hochladen.

Abgesehen vom Text lässt sich an den Inhalten der Startseite nur wenig ändern

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistle-report.com

Ein absoluter Pluspunkt ist, wie zuverlässig LegalTegrity ist. So informierte mich das System gewissenhaft über alle eingegangenen Hinweise; sowohl per Mail, als auch im System selbst.

So kannst du dich sofort um Meldungen kümmern. Auch dafür bietet LegalTegrity viele Optionen. Du kannst z. B.:

• per Chat Kontakt aufnehmen (dank In-App-Übersetzung in diversen Sprachen)
• Notizen hinterlassen
• Hinweise per DeepL-Schnittstelle automatisch übersetzen lassen
• die Antworten auf die individuellen Fragebögen einsehen
• hochgeladene Beweis-Dateien sichten und
• die Fallkategorie ändern (falls diese falsch ausgewählt wurde)

Ein tolles Extra war für mich die Checkliste für Folgemaßnahmen. Die ist schon vordefiniert und enthält die wichtigsten Schritte für die Fallbearbeitung, zum Beispiel “Daten sichten” oder “Weitere Informationen einholen”.

Gefehlt hat es mir nur an einer Kleinigkeit: Ich konnte Hinweise nicht priorisieren. Das wäre gerade für Compliance-Abteilungen in großen Unternehmen ein nützliches Feature, um wichtige Fälle vorzuziehen.

Mein Fazit zu LegalTegrity: Das Tool bietet alles, was du für den Aufbau einer Meldestelle brauchst, punktet mit einer modernen und übersichtlichen Oberfläche und glänzt mit einer einfachen Bedienung. Nur im Detail könnte sich das schicke Tool noch etwas von der Konkurrenz abgucken; z. B. Fallprioritäten oder eine Voice-Chat-Integration.

Was macht LegalTegrity im Vergleich mit anderen Whistleblowing-Lösungen einzigartig?

LegalTegrity gehört zu den unkompliziertesten Tools in meinem Vergleich und kommt mit smarten Automatisierungen. Die musst du in vielen Fällen nicht einmal selbst einrichten!

So erinnert LegalTegrity dich z. B. automatisch an auslaufende Fristen (wie die 7-Tage-Frist für die Eingangsbestätigung), verschickt im Ernstfall aber die Bestätigung kurz vor Ende der Frist auch selbst. Stark; und rechtssicher.

Auch an die zweite Frist von 3 Monaten – in der du hinweisgebende Personen über die weiteren Schritte informieren musst – erinnert dich das Tool automatisch. Anders als bei der Eingangsbestätigung musst du hier nochmal selbst ran; denn das System weiß ja nicht, welche Maßnahmen du einleiten wirst. Trotzdem ist die Erinnerung eine gute Sache!

Wem würde ich LegalTegrity besonders empfehlen?

LegalTegrity ist für alle gedacht, die ihre Meldestelle eigenhändig betreuen möchten, auf externe Compliance-Beauftragte vertrauen oder selbst Compliance-Expert:innen sind, die Fälle von Kund:innen betreuen möchten. Für letzteren Fall ist LegalTegrity mandantenfähig.

Willst du deine Meldestelle komplett outsourcen, gibt es dafür mit OmbuTegrity entsprechende Lösungen. Das bietet sich für kleinere Unternehmen an, die die Meldestelle nicht intern abbilden können.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis des Meldesystems ist aus meiner Sicht hervorragend. Das Tool kostet dich je nach Tarif zwischen 49 € und 165 € pro Monat im Jahres-Abo. Damit ist LegalTegrity bereits für kleinere Unternehmen eine gute Wahl und selbst für Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeiter:innen ein echtes Schnäppchen.

LegalTegrity gibt es nur im Jahres-Abo, die Preise sind dafür KMU-freundlich!

Screenshot: trusted.de

Quelle: whistle-report.com

Für Verbände bietet LegalTegrity teilweise Rabatte von bis zu 10 %.

International agierende Teams und Berater:innen müssen ggf. draufzahlen, denn LegalTegrity gibt es standardmäßig in maximal 2 Sprachen. Bei Bedarf lassen sich zusätzliche Sprachen für je ca. 30 € pro Monat dazubuchen. Möglich ist das mit über 35 Sprachen. Im größten Tarif “Enterprise” sind alle Sprachen automatisch enthalten.

LegalTegrity

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• Preis ab 250 €/Monat
• Anonymität ja
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ja
• DSGVO-konform ja
• Serverstandort Deutschland & Frankreich

Beim Anbieter SpeakUp ist der Name Programm. Bereits seit 2004 fördert das Unternehmen mit seinem Hinweisgebersystem offene Fehler- und Feedback-Kulturen in Organisationen. Wie der Kundenstamm zeigt, nutzen hauptsächlich große (also wirklich große) Unternehmen das aus Amsterdam stammende Tool. Etwa BMW, Primark oder die Uni Credit Group.

Die Zielgruppe war für mich schon das erste Zeichen, dass es sich bei SpeakUp um ein Profi-Tool handelt. Ob sich dieser Verdacht bestätigt hat und welche anderen Erfahrungen ich mit SpeakUp gemacht habe, liest du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit SpeakUp gemacht?

Ganz einfach ausgedrückt: SpeakUp hat mich auf keinen Fall enttäuscht!

Das Hinweisgebersystem hat alle wichtigen Basics mit an Bord, die du für die Verwaltung deiner Meldestelle brauchen könntest, geht in weiten Teilen aber noch darüber hinaus.

Ich konnte zum Beispiel meine Hinweise sehr unkompliziert und anonym über ein einfaches Formular abgeben. Die mobile App gefiel mir sogar noch besser, hier konnte ich (als Whistleblowerin) sogar eine Sprachnachricht hinterlassen und später jederzeit wieder auf meine Nachricht zugreifen.

Die mobile App ermöglicht eine Kommunikation per Text- oder Sprachnachricht

Screenshot: trusted.de

Quelle: speakup.systems

Für mich war das unkompliziert und ging auch noch super schnell.

Im Backend der Whistleblowing-Software kam ich dagegen weniger schnell voran, trotz der cleanen Oberfläche, die mit einem modernen Design daherkommt. Dafür gab es mehrere Gründe:

• SpeakUp ist (aktuell) nur auf Englisch verfügbar
• das Hinweisgebersystem ließ sich kaum an meine Bedürfnisse anpassen

Letzteres ist von SpeakUp auch so beabsichtigt. Denn: Sobald du dich für das moderne Tool entscheidest, richtet sich SpeakUp komplett an deine Bedürfnisse. Das betrifft z. B. dein ganz individuelles Case-Management, User-Berechtigungen sowie personalisierte Workflows und mehr. Hier hast du den Vorteil, dass du dich nicht mit der Einrichtung des Systems herumschlagen musst und dich von Anfang an um die Meldungen kümmern kannst.

Ein wenig gestört hat mich, dass es keine vordefinierten Fallkategorien gab. So musste ich im Test alle Fälle manuell einer Kategorie zuordnen, bzw. selbst eigene Kategorien definieren. Zusätzliche Felder für das Formular hinzuzufügen, klappte nicht. So blieb das Hinweisformular zwar clean und für Whistleblower einfach zu benutzen. Im Ernstfall musst du allerdings Details zum Fall im Nachgang manuell abfragen.

Dank des offenen Textfeldes können Hinweisgeber:innen ungehemmt Hinweise abgeben

Screenshot: trusted.de

Quelle: speakup.systems

Zugegeben: Das geht dank des integrierten Chats super fix! Hinweisgeber:innen können Nachrichten einfach per App empfangen und darauf antworten – weiterhin vollständig anonym!

Doch auch hier steckt die Absicht des Anbieters dahinter. Umso weniger potenzielle Hinweisgeber:innen ausfüllen müssen (Formulare, Ankreuzfelder, Datum und Co.), desto kleiner ist die Hürde beim Abgeben des Hinweises. Das ist mir der kleine Mehraufwand in der Fallbearbeitung absolut wert!

Gewünscht hätte ich mir allerdings noch die ein oder andere Automatisierung. Zum Beispiel eine automatische Eingangsbestätigung an Hinweisgeber:innen, um die erste Frist von 7 Tagen einzuhalten oder wenigstens eine Fristerinnerung.

Dass es so etwas in SpeakUp nicht gibt, hat mich ein wenig überrascht. Schließlich ist SpeakUp für sehr große Unternehmen mit bis zu 40.000 und mehr Mitarbeiter:innen konzipiert; da wäre die eine oder andere Automatisierung ein praktisches Extra gewesen.

In der Fallbearbeitung wartet ein wenig mehr Arbeit auf dich, als bei anderen Tools

Screenshot: trusted.de

Quelle: speakup.systems

Mein abschließendes Verdikt: SpeakUp ist ein tolles und einfach zu bedienendes Tool, das deinen Whistleblowern alle Möglichkeiten gibt. Mit ein paar zusätzlichen Komfort-Funktionen (wie Automatisierungen, Fristerinnerungen und einer deutschen Oberfläche) wäre die Whistleblowing-Software möglicherweise sogar mein Favorit geworden!

Was macht SpeakUp im Vergleich mit anderen Whistleblowing-Lösungen einzigartig?

SpeakUp hebt sich abgesehen von der mobilen App in zwei wesentlichen Eigenschaften vom Rest meiner getesteten Hinweisgebersysteme ab:

Zum einen finde ich es (trotz Arbeitsaufwand) extrem großartig, dass das Meldeformular so einfach aufgebaut ist. Dadurch schrecken Hinweisgeber:innen bei Meldungen nicht vor zu langen Fragebögen oder zu komplexen Prozessen zurück. Auf diese Weise erhöhst du die Wahrscheinlichkeit ungemein, noch mehr Meldungen zu erhalten.

Eine strukturierte Datenerfassung ist mit dem Freitext-Formular kaum möglich

Screenshot: trusted.de

Quelle: speakup.systems

Das Positive daran ist: Umso mehr Meldungen du erhältst, desto mehr Verstöße bzw. Probleme kannst du in deiner Organisation aufdecken – was dir je nach Verstoß eine Menge Anwaltskosten und zeitraubende Verfahren ersparen kann.

Eine weitere Einzigartigkeit ist das umfassende Onboarding, bei dem die Software komplett nach deinem Bedarf aufgesetzt wird. Dabei versorgt dich der Anbieter mit Schulungen und Trainings (auch für dein Team), zahlreichen Vorlagen aus den hauseigenen Best Practices, individuellen Meldeformularen für Lieferant:innen, Kund:innen und Angestellte und vielen Einstellungen und Benefits mehr.

Das sprichwörtliche “Wünsch-dir-was-Konzert” gehört bei SpeakUp also zum guten Ton, was dir insbesondere in komplexen Unternehmen wie Konzernen zugutekommt.

Ähnlich wie Whistleblower Software übersetzt SpeakUp Meldungen automatisch in über 80 Sprachen. Bei komplexen und sensiblen Fällen empfiehlt es sich, auf den Übersetzungs-Service von SpeakUp zurückzugreifen. Eingehende Meldungen werden dann von echten Menschen übersetzt – natürlich völlig datenschutzkonform. So kannst du maschinelle Fehler am besten vermeiden.

Wem würde ich SpeakUp besonders empfehlen?

SpeakUp richtet sich an alle mittleren, großen und sehr großen Unternehmen (mit zum Teil über 40.000 Mitarbeiter:innen), die das Thema “Compliance” selbst in die Hand nehmen. Deine Anforderungen an ein Hinweisgebersystem können bei SpeakUp nicht speziell genug sein. Der Anbieter sorgt mit individuellen Konfigurationen und einem gezielten Onboarding-Prozess dafür, dass sich das schicke Tool haargenau an deine Bedürfnisse richtet.

Mit seinen individuellen Anpassungen lässt sich SpeakUp aber auch etwas kosten. Für das Tool und den passenden Einrichtungs-Service musst du je nach Bedarf, Unternehmensgröße, etc. relativ tief in die Tasche greifen. Mit mindestens 250 € pro Monat solltest du rechnen.

Kleinere Unternehmen mit geringeren Ressourcen greifen meiner Meinung nach besser zu Whistleblower Software, LegalTegrity, preeco oder 123Hinweisgebersystem. Solltest du nach Funktionen und Features suchen, die weit über das Hinweisgebersystem hinaus gehen, könnten Kenjo und Factorial für dich interessant sein.

SpeakUp

Zum Anbieter

• Preis ab 9 €/User/Monat
• Anonymität ja
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nein
• DSGVO-konform ja
• Serverstandort Deutschland

Ich bin generell ein großer Fan von Kenjo. Das Berliner Start-up liefert dir eine ausgereifte All-in-One HR-Software und kommt mit smarten Automatisierungen daher. Auch in Sachen Hinweisgebersystem zeigt sich Kenjo smart – aber das hatte ich erwartet. Kenjo kannte ich nämlich bereits aus diversen anderen Testkategorien. Umso gespannter war ich, wie sich das Tool in Sachen Hinweisgebersystem machen würde.

Warum ich trotzdem Start-Schwierigkeiten hatte und was das Whistleblowing-Modul im Vergleich mit den Speziallösungen für dein Business zu bieten hat, verrate ich dir jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Kenjo gemacht?

Das Wichtigste vorweg: Kenjo ist keine spezialisierte Whistleblowing-Software, sondern eine HR-Komplettlösung für das Personalmanagement. Das Whistleblowing-Modul ist dementsprechend nur eines der neusten von vielen Modulen. Aber eines, dass sich sehen lassen kann!

Mir gefallen besonders Kenjos Automatisierungen, die sogar mit dem Spezialisten preeco mithalten können. Bei beiden kannst du eine automatische Eingangsbestätigung versenden und so zumindest die erste Frist (7 Tage) ganz bequem einhalten.

Außerdem glänzt das Tool noch mit automatischen Benachrichtigungen für dich sowie potenzielle Hinweisgeber:innen, sobald ein neuer Fall eintrifft oder sich etwas am Fall getan hat. Auf diese Weise ersparst du dir gerade bei vielen Meldungen lästigen E-Mail-Verkehr!

Mit der automatischen Benachrichtigungs-Funktion hältst du die Frist für die Eingangsbestätigung ein

Screenshot: trusted.de

Quelle: kenjo.io

Cool ist auch, dass ich als verdeckte Hinweisgeberin sogar automatisch per E-Mail benachrichtigt wurde. Das funktionierte äußerst zuverlässig und ich musste mich nicht selbstständig über Updates zu meinem Fall (Bestechungsversuch mit Gummibärchen) innerhalb des Systems informieren.

Dank der bequemen Anmeldung im Hinweisgebersystem – aus Sicht der Hinweisgeberin – wäre aber selbst das kein Problem gewesen.

Schade: Während mich Kenjo bisher stets mit einer sehr umfangreichen Konfiguration begeistert hatte, konnte ich das Hinweisgebersystem leider kaum an meine Bedürfnisse anpassen.

Der Vorteil dabei ist: Du musst dich um kaum etwas kümmern. Schließlich ist ja schon alles da, was es für ein ordentliches Meldesystem braucht. Da wären zum Beispiel:

• bereits vordefinierte Fallkategorien (Betrug, Bestechung, Korruption, etc.)
• ein solides Meldeformular für vertrauliche oder anonyme Meldungen
• Hinweise zu Themen, die gemeldet werden dürfen – und welche nicht (z. B. HR)

Aber: Was auf dem Formular steht (Einleitungstext) oder wie genau die automatischen Benachrichtigungen aussehen, lässt sich nicht individuell gestalten. Für mich wäre das noch ein kleines Schmankerl zum sonst sehr gut durchdachten Hinweisgebersystem gewesen.

Die Start-Seite des Hinweis-Formulars lässt sich leider nicht anpassen

Screenshot: trusted.de

Quelle: kenjo.io

Hier haben die Spezial-Tools in meinem Vergleich, z. B. Whistleblower Software, schlicht die Nase vorn.

Was mich an Kenjo allerdings gravierend stört ist, dass ich das Whistleblowing-System erst via Support freischalten lassen muss. Das mag für User, die schon lange mit Kenjo arbeiten, kein großes Problem sein – wenn du aber sofort mit einem schlüsselfertigen Hinweisgebersystem durchstarten willst, nervt die Wartezeit dann doch. Zumal es in meinem Test mehrere Tage gedauert hat, bis der Kenjo-Support meine Bitten erhört hat.

Das war tatsächlich das erste Mal, dass ich schlechte Erfahrungen mit dem Support des Anbieters gemacht habe. Daher gehe ich davon aus, dass die lange Wartezeit ein unglücklicher Einzelfall war.

Bei Kenjo aktivierst oder deaktivierst du einfach die Features, die du brauchst – oder nicht brauchst

Screenshot: trusted.de

Quelle: kenjo.io

Insgesamt kann ich nur sagen: Kenjo hat mich positiv überrascht. Gerade WEIL es keine eigene Lösung für Hinweisgebersysteme ist, sondern dieses Feature auf Basis der EU-Whistleblowing-Richtlinie für dich noch hinzugefügt hat.

In meinen Augen ist das Hinweisgebersystem eine tolle Ergänzung zum Rest der HR-Software!

Was macht Kenjo im Vergleich mit anderen Whistleblowing-Lösungen einzigartig?

Kenjo hebt sich zwar nicht mit seinem Hinweisgebersystem vom Rest meiner Kandidat:innen im Vergleich ab. Alle nötigen Basics sind da, wo sie sein sollen und nichts ist unnötig kompliziert.

Mit Special-Features, etwa einer Voice-Chat-Integration oder weiteren Meldekanälen für Kund:innen und Lieferant:innen, kann das Start-up nicht aufwarten.

Einen Voice-Chat gibt es nicht, aber dafür einen integrierten Text-Chat, der mich an WhatsApp erinnert

Screenshot: trusted.de

Quelle: kenjo.io

Dafür liefert die All-in-One HR-Software zahlreiche Funktionen mehr, als ein reines Hinweisgebersystem. Dazu gehören:

• eine integrierte Urlaubsverwaltung
• ein eigener Schichtplaner
• Time-Tracking
• die digitale Personalakte
• Features für die Personalentwicklung
• Recruiting
• eine riesige Auswahl an Standard-Reportings
• und vieles mehr.

Für mich persönlich zeichnet sich Kenjo jedoch mit seinen zeitsparenden Automatisierungen aus, die ich weiter oben schon angeteasert habe.

So kannst du auch ohne IT-Studium Workflows in Gang setzen, die dir eine ganze Menge Zeit und Zettelchaos ersparen. Mit schlichten “Wenn-Dann-Bedingungen” schusterst du dir kurzerhand Onboarding-Prozesse zusammen oder automatisierst einfach deinen E-Mail-Verkehr.

Übrigens: Was Kenjo in der Praxis drauf hat, habe ich mir für dich schon früher einmal angesehen. Alle Details findest du in meinem Kenjo-Testbericht.

Wem würde ich Kenjo besonders empfehlen?

Wenn du dich dringend um die Umsetzung des HinSchG kümmern musst und gleichzeitig auf der Suche nach einer smarten Lösung für deine HR-Prozesse bist, bist du bei Kenjo goldrichtig.

Dabei kannst du sogar wählen, ob du das System selbst betreust oder ob das lieber eine externe Ombudsperson bzw. Whistleblowing-Beauftragte übernehmen sollen. Den Zugang dafür gibt es, du als Administrator:in musst dann lediglich die Fallkategorien entsprechend zuweisen.

Das Whistleblowing-Modul kostet dich mindestens 9 € pro User im Monat

Screenshot: trusted.de

Quelle: kenjo.io

Als alleinstehende Lösung würde ich dir das Tool aus Kostengründen allerdings nicht empfehlen. Du startest (inklusive Whistleblowing) nämlich bei 9 € pro User im Monat mit dem Tarif “Growth”. Solltest du alle Automatisierungen nutzen wollen, musst du ein wenig tiefer in die Tasche greifen. Die gibt es erst ab dem Tarif “Connect”. Was der kostet, verrät dir der Anbieter nur auf Anfrage.

Wenn du lediglich nach einem Hinweisgebersystem suchst, kommst du – je nach Selbst- oder Fremdbetreuung – bei meinen Top-Platzierungen in diesem Vergleich günstiger weg.

Kenjo Hinweisgebersystem

3.7

Zum Anbieter

• Preis ab 1,65 €/Whistleblower/Monat
• Anonymität ja
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ja
• DSGVO-konform ja
• Serverstandort Deutschland

123Hinweisgebersystem ist ein Produkt – oder vielmehr ein Service – der 123Ingenieure GmbH. Der aus Nordrhein-Westfalen stammende Anbieter hat sich voll und ganz auf externe Dienstleistungen spezialisiert; darunter auch Brandschutz, Gefahrstoffe, Arbeitssicherheit und neuerdings auch Whistleblowing.

Nachdem ich einen ersten Blick auf die Webseite des Anbieters geworfen hatte, war meine Erwartungshaltung an das Hinweisgebersystem besonders hoch. 123Ingenieure wirbt nämlich damit, “Recht und Technik aus einer Hand” zu liefern. Klingt vielversprechend, findest du nicht auch?

Warum meine Erwartungshaltung nur im Großen und Ganzen erfüllt wurde, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit 123Hinweisgebersystem gemacht?

Wichtig zu wissen (und für mich im Test eine kleine Überraschung): 123Hinweisgebersysteme bietet im Grunde kein eigenes Hinweisgebersystem, sondern baut auf der Software-Basis des Testsiegers Whistleblower Software auf. Willst du mehr über das dahinterliegende Hinweisgebersystem erfahren, findest du oben in meinem Beitrag zum Testsieger alle wissenswerten Informationen!

Hier soll es allerdings um den Service von 123Hinweisgebersystem gehen. 123 liefert ja “Recht und Technik aus einer Hand”, das heißt konkret: Der Anbieter betreibt im Grunde deine Meldestelle für dich.

Zugriff haben du und deine Mitarbeiter:innen nur auf das Hinweisformular, das auf Wunsch vom Anbieter individuell für dich eingerichtet wird und per Browser zugänglich ist. Das war es. Eingegangene Meldungen verarbeiten die Expert:innen des Anbieters.

Hier ein Blick auf das individuelle Meldeformular von 123Hinweisgebersysteme (powered by Whistleblower Software)

Screenshot: trusted.de

Quelle: 123ingenieure.de

Der Prozess sieht in etwa so aus:

1. Eingangsbestätigung und Ersteinschätzung durch eine fachkundige Ombudsperson: Nachdem ich meinen Hinweis über das übersichtliche Formular eingereicht hatte, wurde der Fall von einer sogenannten fachkundigen Person geprüft. Dabei wird beachtet, ob es sich um einen qualifizierten (vom Gesetz geschützten) oder einen unqualifizierten (nicht geschützten) Hinweis handelt. Alle Mitarbeiter:innen von 123Hinweisgebersystem sind geschult und besitzen nach § 15 HinSchG die notwendige Fachkunde.
2. Prüfung der Meldung durch Jurist:innen: Nach der Eingangsbestätigung (die im Test innerhalb eines Tages erfolgte) wurde mir mitgeteilt, dass mein Fall als qualifiziert gilt. Das bedeutet, dass der Hinweis unter den sachlichen Anwendungsbereich (§ 2 HinSchG) fällt und damit vom Gesetz geschützt ist. Dann wurde mir mitgeteilt, dass der Fall nun an einen Kooperations-Anwalt weitergeleitet wurde und eine juristische Prüfung erfolgt.
3. Weiterer Kontakt und Handlungsempfehlungen: Um dem Fall weiter nachzugehen, steht meine zuständige Ombudsperson von 123Hinweisgebersystem im ständigen Austausch mit mir. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über das Hinweisgebersystem, wahlweise anonym oder vertraulich. Sobald die Untersuchung des Falls abgeschlossen wurde, erhalte ich die Ergebnisse innerhalb der gesetzlichen Frist. Der Bonus für dein Business: Du bekommst professionelle Handlungsempfehlungen, um dem Fall gesetzeskonform und nachhaltig nachzugehen.

Und das klappt wirklich sehr gut! Ich habe den gesamten Prozess im Test einmal durchgespielt; habe mir also von 123 ein Hinweisformular einrichten lassen, Hinweise eingegeben und die Prozessschritte verfolgt.

Dabei war der ganze Prozess so professionell aufgebaut und die Kommunikation mit dem Anbieter so zügig und realistisch, dass ich kurzzeitig Sorge hatte, mein fiktiver Fall (Diebstahl von 300 €) liege nun tatsächlich bei einem Anwalt. Stark!

Die Antwort auf meine Meldung war so realistisch, weil echte Profis jeden Fall prüfen. Genial!

Screenshot: trusted.de

Quelle: 123ingenieure.de

Zu meckern habe ich hier insgesamt nichts. Der Service funktionierte hervorragend, die Usability war für mich als Hinweisgeberin top. Wer kein Problem damit hat, die Verantwortung für seine Meldestelle abzugeben – oder das sogar ausdrücklich plant – kann bei 123Hinweisgebersystem eigentlich nur wenig falsch machen.

Was macht 123Hinweisgebersystem im Vergleich mit anderen Whistleblowing-Lösungen einzigartig?

Während die anderen Whistleblowing-Lösungen “nur” ein digitales Hinweisgebersystem (teils kombiniert mit weiteren Funktionen) liefern, hat 123Hinweisgebersystem neben dem Tool auch noch das Service-Angebot für dich in petto.

Das bedeutet: Du kannst deinen Angestellten einen digitalen Meldekanal bieten, musst diesen aber nicht selbst betreuen. Die eingehenden Hinweise landen bei den hauseigenen Compliance-Spezialist:innen bzw. Ombudspersonen, die die Fälle sogar juristisch prüfen und für dich einschätzen.

Aber: Nur weil dir 123Hinweisgebersysteme einen Rundum-Service bietet, kannst du dich noch lange nicht zurücklehnen. Schließlich musst du dich selbst darum kümmern, entsprechende Folgemaßnahmen zu ergreifen – so steht’s im Gesetz unter § 17 Absatz 1, Satz 6 im HinSchG: “Die interne Meldestelle (...) ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18”

Du profitierst am Ende von einem Pauschalpreis, der alle oben genannten und einige weitere Leistungen enthält. Weitere Vorteile für dich sind zum Beispiel:

• Beratungsgespräche, je nach Fall
• Auf dich abgestimmte Reportings
• Handlungsempfehlungen der Hinweisgeberschutz-Beauftragten
• Eigene Hotline und Mailservice für weitere Meldekanäle

Der größte Vorteil ist meiner Meinung nach das besondere Vertrauensverhältnis, das du deinen Beschäftigten mit 123Hinweisgebersystem bietest. Hier können deine Angestellten sicher sein, dass alle Meldungen mit höchster Vertraulichkeit behandelt werden.

Insbesondere dann, wenn du keinen eigenen Compliance-Manager, eine Rechtsabteilung oder keine anderweitig passende Meldestellen-Betreuung hast.

Wem würde ich 123Hinweisgebersystem besonders empfehlen?

123Hinweisgebersystem ist die perfekte Wahl für dich, wenn dir die Ressourcen für die Einrichtung einer eigenen internen Meldestelle fehlen. Der Anbieter stellt dir nämlich den kompletten Service zur Verfügung – vom Hinweisgebersystem bis zur dahinter stehenden Kompetenz ist alles mit dabei. Und das für nur 1,65 € pro Mitarbeiter:in.

Mir gefällt die Idee des Outsourcings an 123Hinweisgebersystem sehr, speziell aus Kostengründen. Indem du das Hinweisgebersystem in andere Hände gibst, sparst du dir sowohl Personalkosten (für die Betreuung der internen Meldestelle) als auch Schulungskosten, die im Schnitt bei 900 € netto pro Person liegen. Außerdem musst du niemanden für die Betreuung der Meldestelle extra freistellen oder neu einstellen.

Wenn du alle nötigen Kräfte im Unternehmen hast, die es für die Betreuung eines Hinweisgebersystems braucht, kann 123Hinweisgebersystem ebenfalls interessant für dich sein. Der Anbieter liefert dir nämlich auch die Option, einfach dein eigenes System mit deinem Logo und deinem Case-Management-Prozess aufzusetzen.

Die Basis dafür ist (wie oben mehrfach erwähnt) Whistleblower-Software, kostet dich aber 30 € im Schnitt pro Monat mehr, als das Original.

123Hinweisgebersystem

Zum Anbieter

• Preis ab 90 €/Monat
• Anonymität ja
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nein
• DSGVO-konform ja
• Serverstandort Deutschland

tell it ist noch ein recht junges Hinweisgeber-Tool, das erst 2021 auf den Markt kam. Damit ist die Software genauso jung, wie mein Testsieger in diesem Vergleich – ist allerdings bei weitem noch nicht so ausgereift.

Warum sich trotzdem ein Blick hinter die schicke Fassade der Benutzeroberfläche lohnt, verrate ich dir in meinem tell it-Erfahrungsbericht:

Welche Erfahrungen habe ich mit tell it gemacht?

tell it hat in meinem Praxistest eine recht solide Leistung hingelegt. Vom Hocker gehauen hat mich das Hinweisgebersystem insgesamt allerdings nicht.

Mit seinem schicken Design, verspielten Icons und bunten, aber nicht aufdringlichen Farben hat tell it optisch bei mir absolut gepunktet. Die Benutzeroberfläche wirkte allgemein sehr aufgeräumt, was mir den Einstieg deutlich erleichtert hat.

Das ist auch gut so! tell it liefert nämlich kein Helpcenter oder ausführliche Anleitungen, die dir das Onboarding erleichtern.

tell it kommt mit einladenden Farben und einem liebevollen Design

Screenshot: trusted.de

Quelle: app.tell-it.eu

So schnell wie ich in den Praxistest eingestiegen war, so schnell war ich auch schon fast wieder ausgestiegen. Denn mehr als den notwendigen (gesetzlich vorgeschriebenen) Standard hat tell it kaum im Gepäck.

Zu den wichtigsten Basics gehören:

• vordefinierte Fallkategorien, z. B. Steuerhinterziehung, Betrug, Datenschutz
• ein geringfügig anpassbares Meldeformular (individuelle CI)
• automatisch gesetzte Fristen (7 Tage und 3 Monate)
• eine Kommentarfunktion, die auch als Chat genutzt werden kann
• Optionen für die Priorisierung von Fällen (“Offen”, “In Arbeit”, “Warten auf Antwort”)
• ein übersichtliches Dashboard, das dich über neue und dringende Fälle informiert

Ganz cool fand ich außerdem, dass ich meinem erfundenen Hinweisgeber per Knopfdruck eine Eingangsbestätigung zukommen lassen konnte. Die ist auch zuverlässig in meinem Whistleblowing-Postfach angekommen.

Ich hätte es allerdings besser gefunden, wenn mir das Tool diese Aufgabe von allein abgenommen hätte. Eventuell durch eine passende Automatisierung, wie sie beispielsweise preeco anbietet. Vor allem für Kanzleien – für die tell it übrigens auch gedacht ist – wäre das bestimmt zeitsparend gewesen.

Unglaublich zeitaufwändig war das für mich jedoch nicht. Immerhin ist es ja nur ein Knopfdruck.

Die fristgerechte Eingangsbestätigung versendest du mit einem Klick

Screenshot: trusted.de

Quelle: app.tell-it.eu

Gestört hat mich in Sachen Kommunikation vor allem die Kommentar-Funktion, die gleichzeitig als Chat dienen soll. Damit kannst du deine potenziellen Hinweisgeber:innen informieren oder Beweismittel anfordern.

Beachte: Damit aus dem Kommentar-Feld ein vollfunktionsfähiger Chat entsteht, musst du lediglich ein Häkchen (siehe unten im Bild) deaktivieren. Das Häkchen ist allerdings immer automatisch aktiv. Daher musst du aufpassen, dass du statt einer Chat-Nachricht nicht lediglich einen Kommentar hinterlässt.

An sich ist dieses Feature gut gemeint, nur die Umsetzung war ein wenig holprig. Zum Beispiel hat tell it meine Nachrichten, die ich als Whistleblowerin versenden wollte, einfach nicht verschickt. Erst nachdem ich mich neu angemeldet hatte, konnte ich meine Meldung endlich versenden.

Um eine Chatnachricht zu versenden, musst du erst das Häkchen herausnehmen

Screenshot: trusted.de

Quelle: app.tell-it.eu

Und als ich in der Rolle einer Fallbearbeiterin mehr Beweise von der hinweisgebenden Person anfordern wollte, hat es ähnlich störrisch funktioniert. Ich hoffe, das war nur ein Einzelfall, ansonsten stelle ich mir die Konversation mit Whistleblower ganz schön anstrengend vor.

Zusammenfassend kann ich nur sagen: tell it ist ein cooles und modernes Tool, das alle wichtigen Funktionen und Features für dich in petto hat. Sein volles Potenzial schöpft das Hinweisgebersystem aber noch nicht aus.

Was macht tell it im Vergleich mit anderen Whistleblowing-Lösungen einzigartig?

tell it hebt sich insbesondere mit seinem attraktiven Pricing vom Rest der Anbieter meines Vergleichs ab. Der Basispreis ist mit 90 € pro Monat zwar ein wenig teurer, als beispielsweise Whistleblower Software mit knapp 70 € monatlich.

Der Vorteil an tell it ist allerdings, dass sich der Preis nicht an der Mitarbeiter-, sondern an der Zahl der Bearbeiter:innen richtet. Das bedeutet, dass du theoretisch auch einen ganzen Konzern mit nur einem Tool und zwei Hinweisgeber-Expert:innen bedienen könntest – wären da nicht die eher begrenzten Funktionen.

Die Preisgestaltung ist vor allem für Unternehmen ab ca. 100 Angestellten optimal

Screenshot: trusted.de

Quelle: app.tell-it.eu

Du verzichtest beispielsweise im günstigsten Tarif “Essential” auf das farblich angepasste Meldeformular und kannst auch dein Logo nicht hochladen. Deine Hinweisgeber:innen müssen aufgrund des auf 15 MB reduzierten Uploadlimits aufpassen, wie groß ihre Beweis-Dateien sind.

Trotzdem ist das Preismodell gerade für größere Unternehmen ein Hingucker – sofern du auf die Spezialfunktionen der Konkurrenz (wie individuelle Kanäle, Whistleblower-Apps oder ein Sprachnachricht-Feature) verzichten kannst.

Wem würde ich tell it besonders empfehlen?

tell it ist eine besonders einsteigerfreundliche Hinweisgeber-Lösung – trotz fehlendem Helpcenter. Das intuitive User-Interface ist gerade mal auf das Nötigste reduziert, wodurch die Einarbeitung aber schnell erledigt ist.

Wenn du also die nötigen Kompetenzen mitbringst, um ein Hinweisgebersystem selbst zu betreuen und es so schnell wie möglich einsatzbereit haben möchtest, bist du bei tell it zumindest Anfangs gut beraten.

Solltest du mit der Zeit mehr Funktionen benötigen, etwa um Hinweise auch via Sprachnachricht zu empfangen oder zu bearbeiten oder um weitere Kanäle für Kund:innen oder Lieferant:innen einzurichten, kommst du mit Anbietern wie Whistleblower Software, SpeakUp oder preeco deutlich weiter.

tell it

Zum Anbieter

• Preis ab 3,75 €/User/Monat
• Anonymität ja
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nein
• DSGVO-konform ja
• Serverstandort Deutschland

Ich habe Factorial schon für verschiedene HR-Kategorien getestet – und jedes Mal gehörte die umfangreiche HR-Software zu meinen absoluten Favoriten. Aber nicht nur zu meinen, im deutschen Raum hat sich das aus Spanien stammende Tool schon einen sehr guten Namen gemacht.

Während mich der Branchenprimus sonst mit einer offenen Kinnlade nach jedem Praxistest zurücklässt, hat das hauseigene Hinweisgebersystem bei mir kaum mehr als ein Schulterzucken ausgelöst.

Warum das so war, erfährst du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit Factorial gemacht?

Nachdem mein letzter Besuch bei Factorial nun schon ein Weilchen her war, war ich auf die neuen Features ganz schön gespannt! Das Tool kann nämlich einiges. Zum Beispiel Recruiting, Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Personalentwicklung … die Liste ist fast endlos.

Fast endlos ist leider auch die Liste an Beschwerden, die ich – ironischerweise – über den Beschwerdekanal habe. Viel zu bieten hatte mir Factorial in diesem Fall nämlich nicht.

Klar, ich konnte Hinweise am anderen Ende des Hinweisgebersystems abgeben und in Factorial konnte ich diese auch bearbeiten. Im Grunde hat das Hinweisgebersystem also genau das gemacht, was es soll. Allerdings auch nur das.

Zu den notwendigsten Basics, die Factorial mitbringt, gehören:

• ein einfaches Meldeformular für Hinweisgeber:innen für Meldungen in Textform
• vordefinierte Fallkategorien (Produktsicherheit, Körperschaftssteuer, Umweltschutz)
• anzeige der Frist, bis wann die Eingangsbestätigung erfolgen soll
• eine Chat-Funktion für einen anonymen Austausch mit Hinweisgeber:innen
• eine Funktion, um den Status der Meldung anzupassen (z. B. “in Bearbeitung”)

Und damit hatte ich das ganze Hinweisgebersystem von Factorial schon entdeckt. Automatische Eingangsbestätigungen konnte ich nicht versenden (selbst dann, als ich als Hinweisgeberin meine eigene E-Mail-Adresse da ließ), Fälle ließen sich nicht priorisieren und die Analytics fehlten komplett.

Factorial bietet so gut wie keine Whistleblowing-Funktionen

Screenshot: trusted.de

Quelle: factorialhr.de

Störend war für mich auch die erstmalige Einrichtung des Hinweisgebersystems. Ich habe den Beschwerdekanal eine ganze Zeit lang gesucht, bis mir aufgefallen ist, dass ich den Link erst erstellen musste. Dafür gab es lediglich eine Page, die eigentlich für die Karriereseite gedacht war – nur dort ließ sich das Hinweisgeber-Formular nicht einrichten.

Das war ganz schön verwirrend und auch noch ärgerlich, denn anpassen konnte ich das Hinweisgebersystem dann auch nicht.

Ich hätte gerne die vorhandenen Kategorien ein wenig verändert. Was verstehen Whistleblower:innen denn schon bitte unter “Körperschaftssteuer” oder “Kompetenzen”? Also entweder, hier ist etwas mit der automatischen Übersetzung schiefgelaufen oder diejenigen, die das Tool eingerichtet haben, hatten ihre ganz eigenen Gedanken hierzu.

Für meine Testzwecke war das allerdings nur halb geeignet.

Eine Glanzleistung hat Factorial mit seinem Hinweisgebersystem meiner Meinung nach nicht hingelegt. Nach meinen guten Erfahrungen mit Kenjo hätte ich mir auch von Factorial ein wenig mehr erwartet. Insbesondere, weil Factorial das, was es kann, sehr gut kann.

Was macht Factorial im Vergleich mit anderen Whistleblowing-Lösungen einzigartig?

Factorials Hinweisgebersystem liefert zwar nur die nötigsten Basics und kann damit allein nicht im Vergleich mithalten. Dafür brilliert Factorial eher im Gesamtpaket – das du dir auch noch je nach Bedarf ganz individuell zusammenschnüren kannst.

Zum Funktionsumfang gehört beispielsweise:

• die umfangreiche vorbereitende Entgeltabrechnung
• Features für das Arbeitsplatzmanagement (integrierte Buchungsplattform für Meetings)
• Vorlagen für Dokumente, On- und Offboardings
• individuelle To-dos für einzelne Angestellte oder ganze Teams
• zahlreiche Funktionen für eine individuelle Talententwicklung
• Recruiting-Features, etwa eine unkompliziert anpassbare Karriereseite
• Automatisierungen, z. B. für deine personalisierte E-Mail-Kommunikation
• und, und, und.

Letzten Endes musst du für dich entscheiden, ob die starken HR-Features das eher schwächliche Whistleblowing-System wieder wettmachen.

Alle meine Erfahrungen zu den wichtigsten HR-Features findest du in meinem Factorial-Testbericht.

Wem würde ich Factorial besonders empfehlen?

Factorial bietet sich sowohl für sehr kleine wie sehr große Unternehmen an. Das Basispaket “Core” bekommst du bereits ab 3,75 € pro User bei jährlicher Zahlung. Mit integriert ist bereits das Hinweisgebersystem – ganz im Gegensatz zu Kenjo.

Das heißt: Sparfüchse, die ihre HR-Prozesse bereits zum kleinen Preis digitalisieren und gleichzeitig dem drohenden Bußgeld im Dezember entgehen möchten, sind bei Factorial sehr gut aufgehoben.

Mit einem relativ niedrigen Einstiegspreis kann Factorial deutlich punkten

Screenshot: trusted.de

Quelle: factorialhr.de

Wer sowohl HR als auch Whistleblowing professionell regeln möchte, kann sich entweder für Kenjo entscheiden oder einfach eines meiner Lieblings-Hinweisgebersysteme – z. B. Whistleblower Software oder 123Hinweisgebersystem – mit Factorial verknüpfen.

So schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe, ganz ohne IT-Abteilung und Qualitätsverlust. Lediglich den Link zum Meldekanal musst du noch mit deinem Team teilen und dich darum kümmern, dass eingehende Hinweise auch entsprechend bearbeitet werden.

Da es beide Tools für unter 2 € pro Mitarbeiter:in und Monat gibt, kommst du trotzdem günstig weg und nutzt auch noch alle Vorzüge von Factorial. Eine gute Sache, wie ich finde!

Factorial Informationssystem

4.5

Zum Anbieter