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Test

Dokumentenmanagement (DMS) Software Test: 10 Tools im Vergleich

trusted hat sich die 10 besten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für Sie angesehen und hier die Top 5 für Sie ermittelt. Erfahren Sie in diesem Test alles über den Testsieger DocuWare sowie vier weitere Top-Tools. Sichern Sie sich Ihre neue DMS-Software im Preisbereich zwischen 0€ und 175€ und machen Sie sich die Verwaltung von Dokumenten so einfach wie noch nie.

Julia Meister
Content Creator
Julia ist Redakteurin bei trusted. Zuvor war sie unter anderem bei einer wissenschaftlichen Videothek sowie einer Designagentur angestellt. Dort war Sie für die Erstellung von Texten, Datensätzen und deren korrekte Ablage verantwortlich.
Letztes Update: 6. Oktober 2021

Die besten Dokumentenmanagement-Systeme

Permanent nach einem bestimmten Dokument zu suchen ist lästig und raubt Ihnen unnötig Zeit. Zudem nehmen Ihnen Alleen aus Aktenschränken viel Platz in Ihrem Büro weg. Mit Dokumentenmanagement-Software gehören diese Probleme der Vergangenheit an.

Finden Sie in Ihrem System per Suchfunktion Dokumente sehr viel schneller, profitieren Sie von der automatischen Versionierung Ihrer Unterlagen und sparen Sie sich viel Geld für Aktenordner, Papier und Druckerpatronen.Was Dokumentenmanagement-Software noch für Sie und Ihr Unternehmen leisten kann und welche 5 Tools ihren Job besonders gut erledigen, erfahren Sie in diesem Test.

Fazit: trusted Empfehlungen

1.

DocuWare

DMS-Testsieger 2021
  • Preis ab auf Anfrage
  • Speicherplatz unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Verfügbar via Web-App, Mobile App, On-premise

DocuWare ist ein Cloud-Service, der zusätzlich ein umfassendes Dokumentenmanagement anbietet. Mit dem Tool importieren, exportieren und archivieren Sie Ihre Dokumente, organisieren sie in Briefkörben und legen sie in individuellen Ablagen ab. Zudem nutzen Sie eine Suchfunktion sowie die obligatorische Texterkennung.

Warum mögen wir DocuWare?

DocuWare bietet Ihnen einige Konfigurationsmöglichkeiten, mit denen Sie das Tool genau auf Ihre Ansprüche anpassen. Zudem nutzen Sie für den Einstieg ein praktisches Tutorial, in dem Sie via Textboxen einmal in die Bedienung der Oberfläche eingeführt werden. So verlieren gerade Neulinge schneller die Scheu vor dem Programm. Mit den Briefkörben, Ordnern und Ablagen ist es Ihnen zudem möglich, die Software komplett entsprechend Ihrer eigenen Workflows zu konfigurieren.

Weitere Pluspunkte sind die einfache und erweiterte Suchfunktion, die für Sie dank Volltexterkennung auch die Inhalte Ihrer Unterlagen durchsucht. Mit inklusive ist ein umfassendes Anmerkungs-System, mit dem Sie über Notizen, Texte und unterschiedliche Highlighting-Optionen Feedback in den Dateien hinterlassen. Der Look des Tools ist nicht mehr zu 100 % zeitgemäß, tut aber, was er soll.

Was unterscheidet DocuWare von anderen Dokumentenmanagement-Systemen?

DocuWare kommt mit dem sogenannten “Intelligent Indexing”. Das bedeutet konkret, dass die DMS-Software über die Texterkennung die Art des Inhalts erkennt und für Sie als Indexeinträge ablegt. Füttern Sie das Programm beispielsweise mit einer Rechnung, trägt das Programm den Absender, die Rechnungsnummer und mehr ganz automatisch in das Indexformular ein. Fehler beim Auslesen korrigieren Sie mit dem One-Klick-Indexing; so lernt DocuWare mit jedem Dokument dazu.

Für wen ist DocuWare geeignet?

DocuWare eignet sich besonders für Unternehmen, die sehr viele und/oder unterschiedliche Dokumente bearbeiten. Diese lassen sich nämlich mit den individuellen Briefkörben ideal vorsortieren. Dank der mobilen Apps eignet sich DocuWare auch für den Einsatz in Teams, deren Mitglieder häufig unterwegs sind. In Sachen Unternehmensgröße eignet sich die Software für kleine bis hin zu großen Unternehmen. Selbstständige haben für ein so umfangreiches Tool eher keinen Bedarf.

Vorteile
  • Apps für iOS und Android verfügbar
  • Cloud, On-Premise und hybrid
  • Intelligente indexierung
Nachteile
  • Preise nur auf Anfrage
  • Längeres Onboarding
DocuWare
2.

Amagno

Bestes Tool für Einsteiger:innen
  • Preis ab 0€
  • Speicherplatz unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Verfügbar via Web-App, On-premise

Amagno vereint in sich DMS- sowie ECM-Funktionen. Sie importieren, exportieren und archivieren also nicht nur Ihr jeweiliges Dokument, sondern bearbeiten und synchronisieren dieses in der Datenbank gemeinsam mit anderen Usern. Sie haben die Wahl, ob Sie Amagno in der Web-App oder On-premise nutzen wollen.

Warum mögen wir Amagno?

Ein großer Pluspunkt ist die System-Flexibilität, die Ihnen Amagno bietet. Sie können unterschiedliche Pakete buchen, um die ideale Menge an Benutzer-Plätzen zur Verfügung zu haben sowie zusätzlichen Speicherplatz hinzufügen. Sollten Sie alleine arbeiten und nur wenige Dokumente verwalten müssen, nutzen Sie den kostenlosen FREE-Tarif des Tools. Das Ordner- und Ablagesystem richten Sie individuell ein, um das System auf Ihre Workflows anzupassen.

Ihnen stehen unterschiedliche Im- und Exportfunktionen sowie die Möglichkeit für Filesharing mit Ihren Kolleg:innen oder Kund:innen zur Verfügung. In Sachen Kommunikation nutzen Sie die praktischen Mitteilungen, mit denen Sie auf Tool- oder Dokumentenebene wichtige Informationen mit Ihren Teammitgliedern teilen. Oder Sie versehen Dokumente über Marker und digitale Haftnotizen mit Feedback.

Was unterscheidet Amagno von anderen Dokumentenmanagement-Systemen?

Amagno ist in seinem Aufbau sehr einfach gehalten und wirkt auf den ersten Blick nicht unbedingt besonders. Sobald Sie allerdings die ganzen kleinen Untermenüs und Funktionen finden, wird klar: Amagno hat eine ganze Menge auf dem Kasten. Diese Verbindung von großem Funktionsumfang und einfacher Oberfläche erleichtert den Einstieg vor allem für Neulinge. Diese entschlackte Übersicht sorgt aber auch bei Profis dafür, dass diese sich schneller orientieren können und zügig an Ihre gewünschten Funktionen gelangen.

Für wen ist Amagno geeignet?

Durch die frei kombinierbaren Nutzerplätze und Speicherplatz-Erweiterungen eignet sich Amagno für Unternehmen jeder Größe. Freelancer profitieren von der kostenlosen Basisversion. Mit den individuellen Ordnerstrukturen passt sich das System zudem flexibel auf die Bedürfnisse und Workflows unterschiedlicher Anwendungsbereiche an. Neulinge sowie Profis sollten etwas Zeit einrechnen, um alle versteckten Features und Funktionen von Amagno zu finden und zu verstehen.

Vorteile
  • Web-App und On-premise verfügbar
  • Einfache Oberfläche
  • Großer Funktionsumfang
Nachteile
  • Persönliche Beratung kostenpflichtig
Amagno
3.

ecoDMS

Günstiges Lizenzmodell
  • Preis ab 0€
  • Speicherplatz unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Verfügbar via Web-App, Mobile App, On-premise

ecoDMS ist ein Dokumentenmanagement-System, das Ihnen Funktionen zur Sortierung und Ablage Ihrer Unterlagen bietet. Sie versehen Ihre Dokumente mit individuellen Metadaten, lesen den Inhalt per OCR-Texterkennung ein und legen alles in selbst definierten Ordnerstrukturen ab.

Warum mögen wir ecoDMS?

Hatten Sie etwas Zeit, um sich in ecoDMS einzuarbeiten, dann profitieren Sie von einem kompakten und flott zu bedienenden Tool. Die Ordnerstrukturen legen Sie sich ganz bequem an, die Texterkennung funktioniert gut und die Importe sind dank Drag-and-drop und Vorschau komfortabel zu bedienen. Nett ist auch, dass Sie das Tool optisch an Ihre Vorlieben anpassen können. So lässt sich für den Hintergrund ein eigenes Bild hinterlegen beziehungsweise die Farbe des Interfaces ändern.

Was unterscheidet ecoDMS von anderen Dokumentenmanagement-Systemen?

Die größte Besonderheit von ecoDMS ist die Lizenzierung. Sie kaufen sich den aktuellen Release “burns” einmalig für 89€, erhalten alle Software-Updates zu dieser Version und nutzen sie zeitlich unbegrenzt. Kaufen Sie nacheinander alle Major-Releases, profitieren Sie von der lebenslangen Lizenzpreis-Garantie. Das heißt, Sie zahlen lediglich den Preis, der für die erste von Ihnen erworbene Lizenz fällig wurde.

So haben Sie die Wahl, ob Sie sich langfristig und kostengünstig bei einer Version bleiben möchten oder sich alle paar Monate bis Jahre die neueste Version zu einem kalkulierbaren Preis zulegen wollen.

Für wen ist ecoDMS geeignet?

Die Konfigurierbarkeit des Tools spricht für eine Eignung in allen Branchen. Mit dem Tarif “Free4Three” nutzen bis zu drei Privatnutzer das Tool in eingeschränktem Umfang kostenlos, nur eben nicht kommerziell. In Sachen kommerziellem Gebrauch eignet sich die Software dank Ihres günstigen Grundpreises für Selbstständige bis hin zu großen Unternehmen.

Lizenzen sind nicht personengebunden. Wie viele Sie also benötigen, richtet sich danach, wie viele Personen gleichzeitig im Tool arbeiten sollen. Beachten Sie, dass der persönliche Support für ecoDMS mit Extrakosten verbunden ist.

Vorteile
  • Auch für private Nutzung verfügbar
  • Günstiger Grundtarif
  • Client, Mobil- und Web-App verfügbar
Nachteile
  • Kostenpflichtiger Support
  • Vorschau nicht für alle Dokumente
ecoDMS
4.

Amazon WorkDocs

Beste Erreichbarkeit
  • Preis ab 0 USD
  • Speicherplatz unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • Verfügbar via Web-App, Mobile App

Amazon WorkDocs ist in erster Linie eine Sharing-Plattform sowie eine Dokumentenablage. Als Nutzer:in der Amazon WorkSpaces, also der virtuellen Desktops von Amazon, können Sie WorkDocs mit 50 GB pro User ohne Aufpreis mitbenutzen. Als Stand-alone zahlen Sie im Monat 5 USD pro User und nutzen 1 TB Speicherplatz. In beiden Fällen lässt sich der Speicherplatz gegen einen Aufpreis erweitern.

Warum mögen wir Amazon WorkDocs?

Amazon WorkDocs besticht mit seiner Einfachheit. Mit zwei bis drei Blicken ins Handbuch und wenigen Minuten Herumprobieren haben Sie quasi 90 Prozent der Bedienung erlernt. So organisieren Sie schon nach kurzer Zeit Ihre Dokumente in eigenen Ordner-Strukturen, die Sie per einfacher und erweiterter Suche zügig durchsuchen. Sie erhalten zudem wichtige Grundfeatures wie eine Feedback-Funktion. Mit dieser fordern Sie mit wenigen Klicks Freigaben Ihrer Teammitglieder direkt über die Software an.

Mit dem im Preis enthaltenen “Amazon WorkDocs Companion” holen Sie sich Dokumente zur Bearbeitung auf den Desktop, wobei Sie diese optional für parallele Bearbeitungen durch Kolleg:innen sperren. Beim Speichern der bearbeiteten Dokumente schaltet sich die praktische automatische Versionierung ein.

Was unterscheidet Amazon WorkDocs von anderen Dokumentenmanagement-Systemen?

Durch seine Zugehörigkeit zu Amazon ist WorkDocs besonders ausfallsicher und garantiert Ihnen jederzeit Zugriff auf Ihre Daten. Außerdem punktet Amazon mit mehreren internationalen Standorten, weshalb der Service in vielen Ländern für Sie ohne Verbindungsprobleme zugänglich ist. Achten Sie jedoch darauf, dass der Preis für WorkDocs unter Umständen mit Ihrem Standort um bis zu 3 USD variiert. Dazu kommt der immense, nahezu unbegrenzte Speicherplatz durch die großen AWS-Rechenzentren.

Für wen ist Amazon WorkDocs geeignet?

Amazon WorkDocs eignet sich sowohl für Selbstständige, die Bedarf für eine Sharing-Plattform haben, als auch für große Konzerne, die eine enorme Speicherkapazität benötigen. Anfänger:innen werden mit der sehr einfachen Bedienung gut zurechtkommen. Ein Plus für große Abteilungen, da fast jeder User mit und ohne technische Kenntnis auf Unterlagen zugreifen muss. Profis hingegen könnten Spezialfeatures wie individuell hinterlegbare Metadaten oder eine automatische Indexierung vermissen.

Vorteile
  • Besonders ausfallsicher
  • Sehr einfache Bedienung
  • Für WorkSpaces-User kostenlos
Nachteile
  • Für Profis zu wenig Features
  • Keine Metadaten hinterlegbar
Amazon WorkDocs
5.

Doxis4

Beste ECM-Lösung
  • Preis ab auf Anfrage
  • Speicherplatz auf Anfrage
  • User auf Anfrage
  • Verfügbar via Web-App, Mobile App, On-premise

Doxis4 an sich ist eine “integrated Enterprise Content Management Software” (iECM), also eine Verwaltungsplattform für den gesamten Content eines Unternehmens. Die Dokumentenverwaltung ist ein Teil davon, den Sie im Zuge der Nutzung von Doxis4 zur Verfügung haben, ähnlich wie die Amazon WorkDocs als Teil der Amazon WorkSpaces.

Warum mögen wir Doxis4?

Dadurch, dass die Dokumentenverwaltung ein Teil der gesamten Doxis-Contentverwaltung ist, ist die Anschaffung zusätzlicher Programme für das Contentmanagement nahezu überflüssig. Zudem schaffen Sie sich so eine Single-source-of-truth an dem Sie jeden Inhalt einfach finden, anstatt diesen mühevoll aus anderen Software-Lösungen oder von den PCs, externen Festplatten und USB-Sticks Ihrer Kolleg:innen zusammenzusuchen. So bringen Sie Texte aber auch Bilder, Broschüren und Recherchedokumente sicher unter.

Sie nutzen mit dem Tool (teil)automatisierte Workflows und eAkten, mit denen Sie sich die abgelegten Dokumente individuell in digitalen Mappen zusammenstellen. Die Speicherung Ihrer Dokumente erfolgt auf Wunsch versioniert und revisionssicher. Der Doxis4 Viewer ist zudem in der Lage, über 250 verschiedene Dokumentformate auf Ihren Endgeräten anzuzeigen. So arbeiten Sie in jeder Branche ohne Probleme auch mit ungewöhnlichen Dokumenten-Typen.

Was unterscheidet Doxis4 von anderen Dokumentenmanagement-Systemen?

Der größte Unterschied liegt im ECM-Background der Software. Während die meisten hier verglichenen Lösungen hauptsächlich auf Office-Dokumente abzielen, ist Doxis auf die Verwaltung verschiedener Inhalte auf Unternehmensebene ausgelegt. So kann Doxis4 beispielsweise per KI Metadaten wie Namen und Adressen erkennen und als Metadaten hinterlegen.

Für wen ist Doxis4 geeignet?

Doxis4 als ECM-Plattform richtet sich vor allem an mittlere und große Unternehmen, die die Verwaltung Ihres Contents zentral in einem Tool zusammenlegen möchten. Für Freelancer und kleine Teams ist das vermutlich zu hoch gegriffen. Doxis4 ist auch als App verfügbar, sodass mobil arbeitende Teams sowohl auf Android- als auch auf iOS-Geräten Ihre Dokumente wie Eingangsrechnungen und Co. zugreifen können.

Vorteile
  • KI-getriebene Automatisierungen
  • Nützliche Kollaborationstools
  • Cloud, On-premises und hybrid
Nachteile
  • Preis nur auf Anfrage
  • Teils unaufmerksamer Support
Doxis4

Vergleichstabelle

AnbieterDocuWareAmagnoecoDMSAmazon WorkDocsAlfrescod.3ecmDoxis4fileeeFluixTMS Archiv
Kundenbewertung
3.4
3.9
3.1
3.3
3.5
4.4
4.9
3.8
3.8
Preis Auf Anfrage 0,00 - 39,00 € 89,00 - 297,50 € 5,00 $ Auf Anfrage 20,00 - 45,00 € Auf Anfrage 0,00 - 199,00 € 175,00 - 265,00 € Auf Anfrage

Die besten Dokumentenmanagement-Systeme 2021 im Test

Welche sind die besten Dokumentenmanagement-Tools?

Im aktuellen Test überzeugt DocuWare am meisten und ist der trusted-Testsieger 2021. Dieses Tool beinhaltet viele professionelle und zeitsparende Funktionen, die Ihnen wirklich im Arbeitsalltag weiterhelfen. Zwar müssen Sie hier mit einem längeren Onboarding rechnen, allerdings lohnt sich dieses mit Blick auf die schnelle und genaue Dokumentenverwaltung, die Sie damit aufbauen. Kleine Mankos sind der etwas altmodische Look und die unklare Preisstruktur.

Der DMS-Testsieger 2021: DocuWare
Der DMS-Testsieger 2021: DocuWare
Screenshot: trusted.de
Quelle: docuware.com

Welche sind die besten Dokumentenmanagement-Tools für Privatanwender?

Für die Privatanwendung empfiehlt sich ecoDMS oder fileee. Der “Free4Three”-Tarif von ecoDMS ist dauerhaft kostenlos. Allerdings müssen Sie damit zurechtkommen, dass die Anzahl gleichzeitiger Verbindungen begrenzt und der Funktionsumfang eingeschränkt ist. Alternativ nutzen Sie das kompakte fileee mit einem kostenlosen und einem kostenpflichtigen Tarif für Privatnutzer:innen. Diese Versionen des Tools wurden für die Verwaltung von Steuerunterlagen und Rechnungen im Haushalt konzipiert.

ecoDMS lässt sich in reduzierter Form als Privatperson nutzen
ecoDMS lässt sich in reduzierter Form als Privatperson nutzen
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de

Welche sind die besten Dokumentenmanagement-Tools für kleine Unternehmen?

Im aktuellen Test bietet sich vor allem Amagno für Freelancer und kleine Unternehmen an. Hauptargumente hier sind die Revisionssicherheit und die gute Bedienbarkeit bei großem Funktionsumfang. Das eignet sich für kleine Teams, die mit einer Flut aus Profi-Features überfordert wären. Sollten Sie allerdings bereits den AWS-Dienst WorkSpaces nutzen, können Sie alternativ ohne Aufpreis Amazon WorkDocs mitbenutzen. Jedoch sollten Sie hier mangels Revisionssicherheit nicht Ihre Finanzunterlagen unterbringen.

Amagno bietet einen kostenlosen Tarif und eine unkomplizierte Bedienung
Amagno bietet einen kostenlosen Tarif und eine unkomplizierte Bedienung
Screenshot: trusted.de
Quelle: amagno.de

Dokumentenmanagement für alle Branchen

Wer braucht Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement-Software ist überall da sinnvoll, wo Sie große Mengen an Dokumenten über lange Zeit aufbewahren müssen. Das Standardbeispiel sind Rechnungsdokumente und Verträge bis hin zu Forschungsergebnissen und Studien. Daher ist das Einsatzgebiet von DMS-Software nicht auf bestimmte Branchen oder Teamgrößen beschränkt.

Wo liegt der Unterschied zu ECM-Software?

Enterprise Content Management beschreibt eine Umgebung, in der sämtliche Informationen eines Unternehmens verwaltet und archiviert werden. Dazu gehören unterschiedliche Software-Lösungen wie beispielsweise ein Content Management System (CMS) oder auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Eine DMS-Software kann also Teil einer ECM-Lösung sein, aber nicht umgekehrt.

Wie der konkrete Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software in unterschiedlichen Szenarien aussehen kann, erfahren Sie in den folgenden Beispielen.

Dienstleister und Handelsunternehmen

Mit einem DMS legen Sie Ihre Auftragsdokumente wie Rechnungen und mehr in übersichtlichen Ordnerstrukturen ab und rufen Dateien mittels der Suchfunktion in wenigen Sekunden wieder auf. Da Sie über DMS-Programme viele Ablage-Prozesse automatisieren, haben Sie mehr Zeit für Ihr Tagesgeschäft. Über integrierte Freigabeprozesse lassen Sie sich Rechnungen und Ausgaben genehmigen, ohne diese sensiblen Informationen per Mail verschicken zu müssen.

Nutzen Sie Suchfunktionen und finden Sie alle ihre Dokumente deutlich schneller wieder
Nutzen Sie Suchfunktionen und finden Sie alle ihre Dokumente deutlich schneller wieder
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Öffentliche Verwaltung

Durch die Ordnerstrukturen landen Anträge und Formulare schneller bei den richtigen Ansprechpartner:innen. Außerdem sparen sich große Behörden so Unsummen von Geld für Büromaterial wie Papier, Druckertinte und Co. Mit einer E-Mail-Archivierung dokumentieren Sie zudem Gesprächsverläufe. Das ist gerade dann nützlich, wenn sich beispielsweise die Ansprechpartner:innen in der Behörde ändern und diese einen Fall nachvollziehen wollen. Automatische Erinnerungen weisen Sie auf ablaufende Verträge und Bearbeitungsfristen hin.

Die digitalen Ordner nehmen weniger platz weg und sparen Ihnen Materialkosten
Die digitalen Ordner nehmen weniger platz weg und sparen Ihnen Materialkosten
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de

Forschung und Bildung

Der Einsatz eines DMS in der Forschung verbessert die Auffindbarkeit Ihrer Studien, Thesenpapiere und Dokumentationen. Außerdem sind die Dokumente durch Ihre digitale Form für mehrere Forschende oder Studierende gleichzeitig verfügbar und das zu jeder Zeit an jedem Ort mit Internetanschluss. Über Kommentar- und Notizfunktionen arbeiten Sie zudem direkter, kontextbezogen und örtlich unabhängig gemeinsam an Ihren Forschungsprojekten.

Forschende, Lehrende und Studierende können über ein DMS gleichzeitig auf Daten zugreifen
Forschende, Lehrende und Studierende können über ein DMS gleichzeitig auf Daten zugreifen
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de

Falls Sie in einem kreativen Bereich mit großen oder speziellen Mediendateien arbeiten, gibt es hierfür spezialisierte Digital Asset Management-Tools oder kurz DAM-Software.

Mehr zu DAM-Systemen und deren Funktionsweise finden Sie im großen Digital Asset Management-Vergleich von trusted.

Dokumentenmanagement Kosten

Wieviel kostet eine DMS-Software?

Manche Anbieter stellen Ihnen einen kostenlosen Tarif mit begrenzten Funktionen oder Speicherplatz bereit. Je nach Funktionsumfang und Menge der Benutzer:innen geht der Preis entsprechend nach oben. Tarife zu vergleichen ist teils schwierig. So zahlen Sie für eine Amagno “100’er”-Lizenz “nur” 17€ pro User und Monat. Für ecoDMS werden einmalig 89€ pro Lizenz fällig. Auf den ersten Blick mag das teurer sein, jedoch ist diese Lizenz zeitlich unbegrenzt nutzbar.

Die Preisspanne für Software startet bei 0€ und ist nach oben offen, abhängig von der Menge Ihrer Lizenzen
Die Preisspanne für Software startet bei 0€ und ist nach oben offen, abhängig von der Menge Ihrer Lizenzen
Quelle: amagno.com

Kostenlose Dokumentenmanagement-Software

Das beste kostenlose Tool ist im aktuellen Test fileee mit seinem gratis Business-Tarif mit monatlich 15 Dokumenten und 1.000 Startdokumenten im ersten Monat. Knapp dahinter folgt Amagno, dessen Free-Tarif auf einen User und 10 MB Speicherplatz begrenzt ist. Knapp dahinter liegt Amazon WorkDocs. Sie erhalten das Tool ohne Aufpreis, falls Sie bereits den kostenpflichtigen Dienst Amazon WorkSpaces nutzen.

Fileee bietet Privatpersonen und Unternehmer:innen einen kostenlosen Einstiegstarif
Fileee bietet Privatpersonen und Unternehmer:innen einen kostenlosen Einstiegstarif
Quelle: fileee.com

Worauf muss ich bei der Auswahl einer DMS-Software achten?

Wenn Sie sich nach Dokumentenmanagementsystemen umsehen sollten Sie darauf achten, dass diese alle wichtigen Grundfunktionen erfüllen. Zu diesen gehören beispielsweise ein nutzerfreundlicher Im- und Export sowie die Archivierung und eine Suchfunktion. Natürlich sollten Sie gerade als deutsches Unternehmen darauf achten, dass Sie die Verordnungen der DSGVO sowie der GoBD einhalten.

Damit Sie das optimale Tool für Ihre Anforderungen finden, hat trusted hier ein paar Tipps für Sie zusammengetragen.

Was sind die wichtigsten Funktionen?

Jede gute DMS-Lösung sollte zumindest einen Großteil der hier aufgelisteten Funktionen besitzen. Je nach Branche oder Workflow-Management sind einige der genannten Punkte wichtiger als andere.

Einfacher Import

Der Import Ihrer Daten sollte möglichst unkompliziert vonstattengehen. Die meisten Lösungen bieten Ihnen hier ein komfortables Drag-and-Drop-System oder Sie suchen die zu archivierenden Dateien aus Ihrem Finder bzw. Explorer. Besonders komfortabel sind DMS, die Ihnen den direkten Import von Dokumenten-Scans erlauben.

Texterkennung und Suchfunktion

Mit der (OCR-)Texterkennung ermöglicht Ihnen das jeweilige Tool eine Volltextsuche. Das spart Ihnen insofern Zeit, dass Sie nur wichtige Stichpunkte des Inhalts, aber nicht den genauen Dateinamen kennen müssen. Das vereinfacht die Suche nach spezifischen Dokumenten enorm.

Unkompliziertes Filesharing

Dokumente sind oft nicht nur für einen, sondern für eine Gruppe von Usern relevant. Daher beinhaltet eine gute DMS-Software einfache und nutzerfreundliche Wege, Dateien zu teilen. Meist teilen Sie den Zugriff direkt im Tool oder über einen Link. In vereinzelten Fällen verschicken Sie die Links zudem mit spezifischen Bearbeitungsrechten.

(Automatische) Versionierung

Die Versionierung erlaubt Ihnen die Speicherung verschiedener Bearbeitungszustände. Damit ist beispielsweise die lückenlose Dokumentation eines Arbeitsprozesses an einer Datei möglich. Nutzen Sie eine entsprechende Software, übernimmt diese die Speicherung der jeweiligen Version für Sie automatisch.

Sichere Archivierung

Der Kern jedes guten DMS ist die Archivierung von Dokumenten. Mit dieser lagern Sie Ihre Dokumente unveränderbar und jederzeit abrufbar in Ihrer Software ein. Zudem müssen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen verfügbar sein, die eine unbeabsichtigte Löschung von Dokumenten verhindert.

Passender Export

Um Dokumente erneut zu bearbeiten, sollten über die Software die passenden Exporte möglich sein. Möchten Sie beispielsweise einen Text noch einmal umschreiben, bebildern oder ähnliche Schritte durchführen wollen, achten Sie auf die Möglichkeit für einen Office-Export.

Was bedeutet “GoBD-konform” und “revisionssicher”?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) wurden 2014 eingeführt und vereinheitlichen die Regeln zur IT-gestützten Buchhaltung in Unternehmen. Diese Grundsätze gelten für alle Steuerpflichtigen, für buchführungspflichtige Unternehmen, für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmen.

Sie finden alle Regelungen zur GoBD auf der Seite des Finanzministeriums
Sie finden alle Regelungen zur GoBD auf der Seite des Finanzministeriums
Quelle: bundesfinanzministerium.de

Betroffen sind alle Finanzdaten wie die Ihrer Finanzbuchhaltung über die Lohnabrechnung bis hin zu Buchungsbelegen und Geschäfts- sowie Handelsbriefen. Um die korrekte Einhaltung der GoBD sicherzustellen, empfiehlt sich ein revisionssicheres System. Dieses gewährleistet, dass wichtige Grundsätze wie die Unveränderlichkeit, Nachvollziehbarkeit und vollständige Verfügbarkeit der jeweiligen Dokumente. Softwareprodukte, die Ihnen Revisionssicherheit bieten, sind beispielsweise Doxis4, DocuWare und Amagno.

Viele Tools wie Doxis4 bieten Ihnen eine revisionssichere Archivierung
Viele Tools wie Doxis4 bieten Ihnen eine revisionssichere Archivierung
Quelle: sergroup.com

Setzen Sie ein Budget für Ihr Dokumentenmanagement fest

Überlegen Sie vorab, wie viel Budget Sie ausgeben wollen. Das ist besonders relevant, wenn Sie beispielsweise als Selbstständige:r mit schwankenden Auftragslagen zu tun haben.

Suchen Sie auf der Website des Anbieters nach Zusatzkosten wie etwa Einrichtungsgebühren, die im Grundpreis oft nicht angegeben werden. Falls Sie sich bei bestimmten Kosten nicht sicher sind, ob diese dem tatsächlichen Endpreis entsprechen, fragen Sie direkt beim Anbieter nach.

Achten Sie bei der Tool-Wahl auf Zusatzkosten wie etwa für den Support
Achten Sie bei der Tool-Wahl auf Zusatzkosten wie etwa für den Support
Quelle: amagno.com

Stellen Sie sich eine Liste mit “Must-haves” zusammen

Um Ihre “Must-haves” zu identifizieren, stellen Sie sich selbst einfache Fragen zu Ihrem Nutzungsverhalten. Die entsprechenden Fragen könnten beispielsweise folgendermaßen aussehen:

  • Wie viel Speicherplatz nehmen die Dokumente ein?
  • Welche Dateiformate gebrauche ich am häufigsten?
  • Mit welcher Form von Import (Drag-and-drop, Scan etc.) arbeite ich?
  • Wie möchte ich meine Dokumente exportieren?
Gleichen Sie Ihre Anforderungen mit den Funktionen des jeweiligen Dokumentenmanagements ab
Gleichen Sie Ihre Anforderungen mit den Funktionen des jeweiligen Dokumentenmanagements ab
Quelle: docuware.com

Nutzen Sie Testphasen und Demos

Überprüfen Sie mit den Testphasen, ob Sie mit der Bedienung klarkommen. Sollten Sie im Team arbeiten, geben Sie auch Ihren Kolleg:innen das Tool an die Hand. In manchen Fällen gibt es (Online) Produktvorstellungen durch den Anbieter, bei denen Sie direkt Fragen stellen können.

Schauen Sie sich ein Tool ausgiebig in Demos an und testen Sie es im Anschluss
Schauen Sie sich ein Tool ausgiebig in Demos an und testen Sie es im Anschluss
Quelle: ecodms.de

Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit dem neuen Tool

Falls Sie aber im Team arbeiten, gibt es noch einige Tipps, wie Sie die Umstellung auf die neue Software vereinfachen:

  • Kommunizieren Sie den Tool-Wechsel rechtzeitig
  • Geben Sie allen betroffenen Mitarbeiter:innen eine Einführung in die Bedienung
  • Setzen Sie eine klare Frist für die Abschaltung der alten Software
  • Fertigen Sie intern Dokumentationen oder FAQs an

Können andauernde Probleme nicht durch Gespräche, Training oder mit dem Support des Herstellers behoben werden, ist es völlig in Ordnung einen anderen DMS-Anbieter in Betracht zu ziehen.

So hat trusted Dokumentenmanagement-Systeme getestet

Auf Basis vorab recherchierter Hauptkriterien wurden die jeweiligen Tools von trusted getestet und die Ergebnisse in kompakten Datenblättern für Sie zusammengefasst.

10
Anbieter im Vergleich
4
Anbieter im Praxistest
90
Stunden Aufwand
3
Testszenarien
10%
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Tool? Wie viele Nutzer können Sie zu diesem Preis anlegen? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

10%
Import

Welche Dokument-Importe gibt es? Ist eine OCR-Texterkennung vorhanden? Sind Features wie ein automatisierter Dublettenabgleich / automatische Versionierung integriert?

20%
Ablage & Archivierung

Können User Dokumente als PDF/JPG in Ordnern/Projekträumen abgelegen? Gibt es ein Versionsmanagement/ein Changelog/Favoriten? Lassen sich individuelle Metadaten eintragen? Ist eine (Volltext-) Suche vorhanden?

20%
Kollaboration

Gibt es eine Dokumentenvorschau? Ist die Bearbeitung von Dokumenten (Office-integration, etc) sowie eine Offline-Synchronisation möglich? Bestehen Filesharing-Optionen? Ist eine Kommentar- oder Notizfunktion sowie ein Workflowmanager integriert? Können User Rollen, Rechte und Gastzugänge vergeben? Sind digitale Signaturen möglich?

10%
Export

Über welche Wege (E-Mails, Office, PDF, JPG) exportieren User Dokumente?

10%
Usability

Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige Dokumentenmanagement-System? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei?

10%
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden Ihre Kundendaten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

10%
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Welche Dokumentenmanagement-Tools gibt es auf dem Markt?

Sollte Ihnen keiner der bisherigen Kandidaten zusagen, werfen Sie doch einen Blick auf weitere Lösungen, die trusted für Sie begutachtet hat. Mit dabei ist die Open Source-Lösung Alfresco sowie die an ihre Hersteller gebundenen Lösungen d.3ecm, Fluix oder TMS Archiv.

DocuWare
3.4
Mit DocuWare trifft Dokumenten-Management auf Workflow-Automation. Greifen Sie via Smartphone, PC und Laptop überall auf Ihre Dokumente zu und sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss. So geht Dokumentenverwaltung heute.… Mehr Lesen
Amagno
3.9
Automatisieren Sie Ihren Ablageprozess mit Amagno. So arbeiten Sie schneller und vermeiden ein großes Papierchaos. Dabei ist das Aufsetzen Ihrer Lösung so schnell und einfach wie das Surfen im Internet.… Mehr Lesen
ecoDMS
3.1
Mit ecoDMS lassen sich alle Ihre Dokumente im Handumdrehen digitalisieren, verwalten und archivieren. So geht dank automatischer Dokumentenablage, Volltextsuche, Versionierungsverwaltung und mehr nie wieder ein wichtiges Dokument verloren.… Mehr Lesen
Amazon WorkDocs
3.3
Nutzen Sie Amazon WorkDocs um Inhalte schnell zu erstellen, zu speichern und zu teilen. So steigern Sie die Effizienz und die Produktivität Ihres Teams. Dank der AWS-Technologie bleiben Ihre Daten dabei stets geschützt.… Mehr Lesen
Alfresco
3.5
Dokumente auf Laptops, USB-Sticks und unterschiedlichen Filesharing-Seiten zu verteilen, kann zu einem unproduktiven Chaos führen. Nutzen Sie mit Alfresco ein modernes, zentrales und sicheres System für Ihre Dokumentenverwaltung.… Mehr Lesen
d.3ecm
4.4
Beschleunigen, vereinfachen und optimieren ‒ das ist das Credo von d.velop documents. Die DMS-Lösung ist Teil der d.3ecm-Basis und erlaubt Ihnen den zentralen Zugriff auf alle Ihre Informationen vom Scannen bis zum Archivieren.… Mehr Lesen
Doxis4
4.9
Mit Doxis4 bearbeiten Sie alle Dokumenten digital und automatisieren Ihren Ablageprozess. Damit gewinnen Sie wertvolle Ressourcen für Ihr Kerngeschäft. Zudem hilft Ihnen die Software bei der Einhaltung wichtiger Compliance-Vorgaben.… Mehr Lesen
fileee
3.8
fileee ist Ihr Partner, wenn Sie nie wieder Akten abheften wollen. Haben Sie Ihre Dokumente immer griffbereit und nutzen Sie die intelligente Sortierung des Tools. So tauschen Sie langes Suchen gegen schnelles Finden.… Mehr Lesen
Fluix
3.8
Automatisieren Sie im Handumdrehen die Workflow-Prozesse in Ihrem Unternehmen und bearbeiten Sie zügig Ihre Dokumente ‒ egal ob im Büro, auf der Baustelle oder bei Ihren Kund:innen vor Ort.… Mehr Lesen
TMS Archiv
Mit dem TMS Archiv erhalten Sie eine weltweit und jederzeit erreichbare Dokumentenablage. Nutzen Sie eine vollständig webbasierte Archivlösung, die revisionssicher und sofort einsatzbereit ist.… Mehr Lesen

Änderungshistorie

06.10.2021
Dokumentenmanagement-Test 2021

trusted hat einen großen Test mit 10 Dokumentenmanagement-Tools durchgeführt.

Julia Meister
Content Creator

Julia ist Redakteurin bei trusted.de. Für die junge Digital Native ist vor allem die digitale Zusammenarbeit ein großes Thema. Sie weiß, wie wichtig Kommunikation und Kollaboration in Zeiten der Digitalisierung sind. Ihre Erfahrungen über Projektmanagement-Software und andere digitale Alltagshelfer hat sie sich als Redakteurin einer renommierten Video- und Design-Agentur erarbeitet. Nun unterstützt Sie trusted mit Texten, in denen sie komplexe Tools einfach und verständlich erklärt.

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