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Test

Beste Dokumentenmanagement (DMS) Software 2024 » 15 Tools im Test & Vergleich

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Die besten Dokumentenmanagement-Systeme

Du verbringst tagtäglich Zeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten? Da bist du nicht allein! Eine Umfrage von Statista im Auftrag von Kyocera aus dem Jahr 2020 zeigt: ganze 65 % der Teilnehmenden verbringen in ihrem Büroalltag mindestens eine Stunde oder mehr mit der Dokumentenverwaltung.

Im Schnitt wünschen sich außerdem vier von zehn Befragten ein effizienteres Dokumentenmanagement. Aber wie umsetzen?

Eine praktische Lösung ist ein digitales Dokumentenmanagement-System. Mit diesem scannst du Unterlagen ein, bearbeitest und archivierst sie platzsparend in der Cloud und sparst dir einen Haufen teure Druckertinte für Ausdrucke.

Welche Dokumentenmanagement-Systeme ihren Job besonders gut machen und was du zum Thema DMS alles wissen musst, hat sich unsere Redakteurin Julia genauer für dich angesehen:

Das Wichtigste in Kürze
  • Test:  Ich habe Konten bei allen Testkandidaten erstellt und dort unterschiedliche Dokumente hochgeladen, organisiert und exportiert.
  • Testsieger:  Testsieger ist die umfangreiche ECM-Lösung enaio mit seinem integrierten, revisionssicheren Dokumentenmanagement.
  • Alternativen:  Praktische Alternativen sind DocuWare mit seiner sehr guten Usability oder das einsteigerfreundliche Amagno.
  • Kosten:  Einige Tarife gibt es kostenlos. Die Einstiegspreise für Premium-Tarife lagen im Test bei 17 € für Monatsabos, oder bei einmalig 89 € für Lifetime-Angebote.
  • Achtung:  Das Dokumentenmanagement bzw. die zugehörigen Inhalte unterliegen trotz digitaler Form dennoch den Vorschriften der DSGVO und der GoBD.

Raus aus dem Aktenchaos! Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements

Als Online-Redakteurin habe ich tagtäglich mit einem ganzen Stapel von unterschiedlichen Dokumenten zu tun. Dabei habe ich aber anderen Unternehmen gegenüber einen großen Vorteil: Meine Dokumente sind quasi zu 100 % digital. Ich kann sie platzsparend speichern und dank Suchfunktion spielend von überall wieder aufrufen, ohne erst zu einem Archiv laufen zu müssen.

Das hättest du auch gern? Dann schauen wir uns doch gemeinsam die besten Dokumentenmanagement-Lösungen in diesem Beitrag an:

Schauen wir uns die besten Tools für dein Dokumentenmanagement an
Schauen wir uns die besten Tools für dein Dokumentenmanagement an
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de

Testsieger: trusted Empfehlungen

1

enaio

4.1
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab auf Anfrage
  • Speicherplatz unbegrenzt
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Geräte/Apps Web-App, Windows, MacOS, iOS, Android
  • Serverstandort Deutschland

Import

Sehr gut (1,0)

Der Dokumentenimport von enaio ist per Scan-Import, per Drag-and-Drop und via Mauszug aus einem Mail-Anhang heraus möglich. Hast du eine Datei importiert, liest du diese mit der KI-Anwendung enaio classify aus. Diese erkennt wichtige Informationen in Dokumenten automatisch, hinterlegt diese an den richtigen Stellen im System und führt bei Bedarf eine Plausibilitätsprüfung durch.

Ablage & Archivierung

Sehr gut (1,0)

enaio beherrscht die Volltextsuche, mit der du Dokumente zügig im System wiederfindest. Häufig gebrauchte Suchanfragen kannst du für spätere Suchen speichern. Damit du jederzeit den Überblick behältst, ist enaio mit anpassbaren Ordnerstrukturen, automatischen Wiedervorlagen und einer Versionierung ausgestattet. Hast du Dokumente und Abfragen abonniert, erhältst du bei Änderungen eine Benachrichtigung.

Kollaboration

Sehr gut (1,0)

Mit der Software legst du Worflows an, mit denen du z. B. Freigaben oder Qualitätsprüfungen koordinierst. Eine Übersicht über diese Prozesse bietet dir das Workflow-Protokoll mit einer Auflistung aller durchlaufenen Bearbeitungsschritte. enaio lässt sich offline, unterwegs und per App nutzen. Praktisch für deine Kollaboration: Dokumente für andere zur Bearbeitung sperren sowie Rollen und Rechte vergeben.

Export

Sehr gut (1,0)

Der Export von Dokumenten mit enaio ist schnell und einfach erledigt. Du kannst in allen Ursprungsformaten exportieren sowie aus den Dokumenten PDF-Dateien erzeugen. Auch File-Sharing an Kolleg:innen per internen Links ist möglich. Eine besondere Form des Exports ist der Index-Export. Mit diesem gibt dir enaio Index-Daten als CSV-Datei aus.

Vertrag & Kosten

Gut (2,4)

Der Anbieter gibt für das Tool enaio keine Preise auf seiner Website an. Die Kosten erfährst du also nur auf Nachfrage.

Mit enaio bekommst du eine modulare ECM-Lösung, mit der du unter anderem auch dein Dokumentenmanagement erledigst. Zu den Funktionen gehören der Import von Dokumenten sowie die Indexierung, Verschlagwortung und revisionssichere Ablage.

Die Oberfläche von enaio
Die Oberfläche von enaio
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Das funktionierte auch in meinemTest richtig gut; deswegen ist enaio auch mein Testsieger! Was das Dokumentenmanagementsystem sonst noch so auf dem Kasten hat, verrate ich dir jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit enaio gemacht?

enaio zeigt im DMS-Vergleich einen beeindruckenden Umfang. So bohrst du das System mithilfe der Module zu einer ECM-Lösung auf, das dich viele Arbeitsprozesse automatisieren lässt. Besondere Features sind die Integration großer Microsoft-Produkte wie etwa Office 365 und die Schnittstellen zu weiteren Systemen wie SAP.

Es gibt außerdem digitale Signaturen zur Authentifizierung von Dokumenten und die Anpassungen für barrierefreies Arbeiten. Über das Ein- und Auschecken von Dokumenten vermeidet enaio für dich effektiv unnötige Dubletten.

Checke Dokumente ein und aus, um Dubletten zu vermeiden
Checke Dokumente ein und aus, um Dubletten zu vermeiden
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Da enaio eine ganze Menge an Funktionen, Filtern und Ablagemöglichkeiten bietet, brauchst du für das Onboarding im Schnitt etwas länger als bei anderen Anbietern in diesem Test. Hast du dich aber erst durchgebissen, sind die vielen Einstellungsmöglichkeiten ein praktischer Werkzeugkasten, mit dem sich viele nützliche Sachen anstellen lassen.

Ein paar dieser besonders praktischen Funktionen habe ich für dich hier aufgelistet:

Die 5 wichtigsten Features von enaio:

  • enaio classify: enaio liest deine Dokumente aus und hinterlegt wichtige Informationen aus diesen im System.
  • Plausibilitätsprüfung: Hier gleicht enaio Informationen aus deinem System mit den Angaben aus deinem indexierten Dokument ab.
  • Revisionssichere Archivierung: Die Ablage deiner Dokumente erfolgt revissionssicher und GoBD-konform.
  • Volltextsuche: Mit der Volltextsuche durchsuchst du alle deine Dokumente besonders flott.
  • Workflows: Mit den Workflows legen Sie Zuständigkeiten und Freigabeprozesse fest. Das wird auch im Workflow-Protokoll festgehalten.

Was macht enaio im Vergleich mit anderen DMS einzigartig?

enaio ist vor allem wegen seiner Eignung für eher ungewöhnliche Anwendungsbereiche interessant. So erlaubt die FDA, das Tool auch im US-amerikanischen Pharma-Sektor einzusetzen. Außerdem ist das System für den Einsatz im medizinischen, forensischen und Strafverfolgungsbereich zugelassen.

Wem würde ich enaio besonders empfehlen?

enaio eignet sich für kleine Unternehmen bis hin zu Enterprise-Größen. Lediglich Selbstständige und Freelancer werden den Umfang dieses Dokumentenmanagement-Systems nicht benötigen.

Profis mit Vorerfahrung werden wohl recht schnell mit dem System klarkommen. Alle anderen sollten wegen des großen Funktionsumfangs von enaio eine längere Einarbeitungszeit einrechnen und am besten eine der angebotenen Schulungen durch den Anbieter in Anspruch nehmen.

Vorteile
  • Als Komplettlösung verfügbar
  • Übersichtliches Interface
  • Detaillierte (Vor-) Einstellungen
  • Funktionen für Barrierefreiheit
  • On-Premises oder Cloud
Nachteile
  • Preise nur auf Anfrage
  • Längere Einarbeitung
enaio
4.1
Testbericht
2

DocuWare

2.9
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab auf Anfrage
  • Speicherplatz 20 GB bis unbegrenzt
  • User 4 bis unbegrenzt
  • Geräte/Apps Web-App, Windows, MacOS, iOS, Android
  • Serverstandort Irland

Import

Gut (1,6)

Den Import deiner Dateien nimmst du per Interface-Auswahl, Scans oder Drag-and-Drop vor. Dabei akzeptiert DocuWare verschiedene Datenquellen wie Festplatteninhalte oder Mails und ihre Anhänge. Hast du zuvor die passende Funktion aktiviert, werden deine Dokumente sofort im Hintergrund intelligent indexiert. Mit der One-Click-Indexierung hingegen markierst du Infos im Dokument, die DocuWare in die Index-Maske übernimmt.

Ablage & Archivierung

Sehr gut (1,0)

In DocuWare organisierst du deine Dokumente in Briefkörben, Ordnern und Ablagen. Damit du hier den Durchblick behältst, wechselst du zwischen Index-, Listen- und Miniaturansicht. Weitere Hilfen sind die Gruppierung per Liste sowie die erweiterte Suchfunktion. DocuWare bietet eine automatisierte Ablage, die du selbst nach eigenen Regeln definierst. Zudem beherrscht das Tool die Verarbeitung von Bar- und QR-Codes.

Kollaboration

Sehr gut (1,4)

DocuWare kommt mit einer Oberfläche, in der du per Tabs schnell zwischen Dokumenten wechselst. In Sachen Kollaboration kommt die Software mit Bearbeitungsfunktionen wie Kommentaren und Stempel. So kommunizierst du Änderungswünsche und Feedback. Für die geordnete Zusammenarbeit im Team vergibst du individuelle Rollen und Rechte.

Export

Sehr gut (1,0)

Du hast die Möglichkeit, Dokumente in ihrem Originalformat und als PDF, mit und ohne Bearbeitung wie Kommentaren und Co. zu exportieren. Du exportiert auch bei Bedarf Dokumente direkt in deine Office-Anwendungen oder sendest diese als Anhang per Mail. Wie bei enaio ist es zudem möglich deine Indexdaten zu exportieren und diese in weiteren Bereichen wie z. B. in der Buchhaltung zu verwenden.

Vertrag & Kosten

Gut (2,0)

Wie auch bei enaio werden die Preise für DocuWare nicht offen kommuniziert. Wenn du mehr zu den Kosten des Tools wissen willst, dann musst du beim Anbieter nachfragen.

DocuWare ist ein deutscher Cloud-Service, der dir zusätzlich ein umfassendes Dokumentenmanagement anbietet. Mit dem Tool importierst, exportierst und archivierst du deine Dokumente. Zudem nutzt du eine Suchfunktion sowie die obligatorische Texterkennung.

Die Oberfläche von DocuWare
Die Oberfläche von DocuWare
Screenshot: trusted.de
Quelle: start.docuware.com

Was es sonst noch über DocuWare zu wissen gibt, erfährst du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit DocuWare gemacht?

DocuWare bietet dir einige Konfigurationsmöglichkeiten, mit denen du das Tool genau auf deine Ansprüche zuschneidest. Zudem nutzt du für den Einstieg ein praktisches Tutorial, in dem du via Textboxen einmal in die Bedienung der Oberfläche eingeführt wirst. So verlieren gerade Neulinge schneller die Scheu vor dem Programm.

Trotzdem solltest du etwas Zeit für die Einarbeitung in das Tool einplanen. DocuWare kommt mit einem großen Funktionsumfang, vielen Knöpfchen und Untermenüs. Der Look des Tools ist nicht mehr zu 100 % zeitgemäß, tut aber, was er soll.

Die 5 wichtigsten Features von DocuWare:

  • Anmerkungs-System: Hinterlasse Feedback per Notizen, Texte und unterschiedliche Highlighting-Optionen.
  • Volltexterkennung: Finde Dokumente per Suchfunktion zügig in deiner Ablage wieder.
  • Workflow Automation: DocuWare kann automatisiert Dokumente für dich nach deinen eigenen Regeln ablegen.
  • Mehrere Arbeitsbereiche: Lege Dokumente in zwei Bereichen nebeneinander, um sie ohne Fensterwechsel zu vergleichen.
  • Eigene Briefkörbe: Sortiere in den Briefkörben deine Unterlagen vor, bevor du sie weiter bearbeitest.

Was macht DocuWare im Vergleich mit anderen DMS einzigartig?

DocuWare kommt mit dem sogenannten “Intelligent Indexing”. Das bedeutet konkret, dass das Dokumentenmanagement-System über die Texterkennung die Art des Inhalts erkennt und für dich als Indexeinträge ablegt. Das kann auch enaio, aber es gibt einen Twist: Fehler beim Auslesen korrigierst du einfach manuell mit dem One-Klick-Indexing. So lernt DocuWare mit jedem Dokument dazu und wird über die Zeit hinweg “smarter”.

DocuWare kann seine automatische Indexierung durch manuelle Korrekturen verbessern
DocuWare kann seine automatische Indexierung durch manuelle Korrekturen verbessern
Screenshot: trusted.de
Quelle: start.docuware.com

Wem würde ich DocuWare besonders empfehlen?

DocuWare unterstützt besonders Unternehmen, die sehr viele und/oder unterschiedliche Dokumente bearbeiten. Dank der mobilen Apps eignet sich das Dokumentenmanagement auch für den Einsatz in Teams, deren Mitglieder häufig unterwegs sind.

In Sachen Unternehmensgröße ist das Dokumentenmanagement-System für kleine bis hin zu großen Unternehmen interessant. Selbstständige haben für ein so umfangreiches Tool eher keinen Bedarf.

Vorteile
  • Apps für iOS und Android verfügbar
  • Cloud, On-Premise und hybrid
  • Intelligente Indexierung
  • Onboarding-Tutorial im Tool
Nachteile
  • Preise nur auf Anfrage
  • Längeres Onboarding
DocuWare
2.9
3

Amagno

4.3
1,3
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab auf Anfrage
  • Speicherplatz 10 MB bis unbegrenzt
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Geräte/Apps Web-App, Windows, MacOS, iOS, Android
  • Serverstandort Deutschland

Import

Sehr gut (1,0)

Amagno bietet dir gleich mehrere Optionen für den Import: über die TWAIN-Schnittstelle, Netzwerkscanner, Drag-and-Drop, IMAP oder per Entwicklerschnittstelle. Auf diese Weise importierst du Dokumente aus sehr unterschiedlichen Quellen, brauchst dafür aber ein wenig Vorwissen bzw. Geduld bei der Einrichtung.

Ablage & Archivierung

Sehr gut (1,0)

Mit den individuellen Ordnerstrukturen passt du Amagno effektiv an deine Workflows an. Ähnlich sieht es bei den Ablagen aus, die du individuell für deine Abteilung, deine Mitarbeiter:innen und Co. anlegst. Als Einrichtungshilfe dienen dir die Vorlagen des Anbieters, genannt “Standard-Lösungen”. Abgerundet wird das Ganze von den “Magneten”, eine Auto-Verschlagwortung, über die du Dokumente einfacher wiederfindest.

Kollaboration

Sehr gut (1,0)

In Amagno findest du die Mitteilungen. Diese dienen als Notizfunktion, mit der du wichtige Änderungen zu oder an einem Dokument kommunizierst. In den Dokumenten selbst hast du Zugriff auf die Haftnotizen und Markierungen, mit denen du zum Beispiel Feedback gibst. Hast du ein Dokument für Änderungen geöffnet, nutze die Sperrfunktion, um die Bearbeitung durch mehrere Leute (und damit Dubletten) zu verhindern.

Export

Gut (2,4)

Amagno erlaubt den Export als Originaldatei sowie als PDF. Eine praktische Funktion: Du kannst Daten wahlweise einzeln oder gleich als Stapel exportieren. Falls benötigt, gibt dir das Dokumentenmanagementsystem auch deine Metadaten aus. Verfügbare Dateiformate sind hier CSV, TXT und XML.

Vertrag & Kosten

Gut (2,0)

Amagno reiht sich bei den bisherigen Anbietern ein: Den Preis gibt es nur auf Nachfrage.

Amagno vereint in sich DMS- sowie ECM-Funktionen. Du importierst, exportierst und archivierst also nicht nur dein jeweiliges Dokument, sondern bearbeitest und synchronisierst dieses in der Datenbank gemeinsam mit anderen Usern. Du hast die Wahl, ob du Amagno in der Web-App oder On-premise nutzen willst.

Die Bedienoberfläche von Amagno
Die Bedienoberfläche von Amagno
Screenshot: trusted.de
Quelle: amagno.de

Was Amagno abseits davon noch bietet, liest du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Amagno gemacht?

Ein großer Pluspunkt ist die System-Flexibilität, die dir Amagno bietet. Du kannst unterschiedliche Pakete buchen, um die ideale Menge an Benutzerplätzen zur Verfügung zu haben, sowie zusätzlichen Speicherplatz hinzufügen. Dir stehen unterschiedliche Im- und Exportfunktionen sowie die Möglichkeit für Filesharing zur Verfügung.

Das alles bedient sich an sich recht einfach; allerdings benötigst du evtl. ein paar Minuten, um all diese Funktionen in den ein wenig versteckten Untermenüs des Programms zu finden. Dazu im nächsten Abschnitt gleich mehr.

Die 5 wichtigsten Features von Amagno:

  • Individuelle Ordnerstruktur: Lege die Struktur der Ablagen selbst fest.
  • Persönliche Ablagen: Richte Ablagen für einzelne Teams und Teammitglieder ein.
  • Magneten-Feature: Definiere für Ordner Schlagworte und Regeln. Erfüllen neu importierte Dateien die Regeln, werden sie automatisch den passenden “magnetischen” Ordnern zugewiesen.
  • Rollen und Rechtevergabe: Weise Kolleg:innen Bearbeitungsrechte im System zu.
  • Standard-Lösungen: Nutze für die Einrichtung deiner Ablagen Vorlagen vom Anbieter.

Was macht Amagno im Vergleich mit anderen DMS einzigartig?

Amagno ist in seinem Aufbau sehr einfach gehalten und wirkt auf den ersten Blick nicht unbedingt besonders. Sobald du allerdings die ganzen kleinen Untermenüs und Funktionen findest, wird klar: Amagno hat eine ganze Menge auf dem Kasten.

Diese Verbindung von großem Funktionsumfang und einfacher Oberfläche erleichtert den Einstieg vor allem für Neulinge. Die entschlackte Übersicht (die in der App genauso übersichtlich ausfällt) sorgt aber auch bei Profis dafür, dass diese sich schneller orientieren können und zügig an Ihre gewünschten Funktionen gelangen.

Auch in der Standard-Ansicht der App ist Amagno angenehm übersichtlich
Auch in der Standard-Ansicht der App ist Amagno angenehm übersichtlich
Screenshot: trusted.de
Quelle: amagno.de

Wem würde ich Amagno besonders empfehlen?

Durch die frei kombinierbaren Nutzerplätze und Speicherplatz-Erweiterungen eignet sich Amagno für Unternehmen jeder Größe. Mit den individuellen Ordnerstrukturen passt sich das System zudem flexibel auf verschiedene Bedürfnisse und Workflows an.

Neulinge sowie Profis sollten etwas Zeit einrechnen, um alle versteckten Features und Funktionen von Amagno zu finden und zu verstehen. Die Bedienung an sich ist dafür sehr einsteigerfreundlich.

Vorteile
  • Web-App und On-premise verfügbar
  • Einfache Oberfläche
  • Großer Funktionsumfang
  • Einfache Bedienung
Nachteile
  • Persönlicher Support kostenpflichtig
  • Gelegentlich langsame Performance
Amagno
4.3
Testbericht
4

ecoDMS

2.9
1,7
Testnote
Gut
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • Speicherplatz unbegrenzt
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Geräte/Apps Web-App, Windows, MacOS, iOS, Android
  • Serverstandort Deutschland

Import

Befriedigend (2,6)

Mit ecoDMS importierst du deine Files per Scan, Drag-and-Drop, über einen virtuellen Druckertreiber oder per Plug-in für OpenOffice, Thunderbird und mehr. Auch E-Mail-Anhänge fügst du mit wenigen Klicks deinem Dokumentenmanagement hinzu. Für eine bessere Auffindbarkeit deiner Dokumente sorgt “Tesseract”, die OCR-Texterkennung des Tools und die Volltextsuche. Eine Auto-Indexing ist nicht vorhanden.

Ablage & Archivierung

Sehr gut (1,5)

Zu den Archivierungstools von ecoDMS gehören die individuell konfigurierbare Ordnerstruktur und eine Änderungshistorie. Eine Besonderheit sind die Clipboards, mit denen du Dokumente an einem Ort z. B. für Präsentationen zusammenfasst, ohne diese zu duplizieren. Die Software hat zudem einen Vorlagendesigner an Bord, mit dem du die Klassifizierung (als Ausstattung mit Metadaten), schneller durchführst.

Kollaboration

Sehr gut (1,4)

Zu den Kollaborationsfeatures dieses Tools gehört unter anderem das Filesharing. Dieses erzeugt für dich passwortgeschützte Download-Links, mit denen externe Personen Files herunterladen können; ganz ohne eigenes ecoDMS-Konto und ohne Einsicht in deine restlichen Dokumente. Weitere Werkzeuge sind die digitalen Haftnotizen sowie die Benutzer- und Gruppenverwaltung.

Export

Gut (2,4)

Falls du deine Dateien nicht per Link teilen willst, hast du auch noch andere Export-Möglichkeiten. Dazu gehören der Versand als interner Link an andere ecoDMS-User, per Mail-Anhang und als PDF. Außerdem gibt es die Option, Dokumente direkt in gängige Office-Programme zur Bearbeitung zu exportieren.

Vertrag & Kosten

Gut (1,7)

Im “Free4Three”-Paket gibt es das Tool für bis zu drei Privatpersonen dauerhaft kostenlos. Für einen größeren Funktionsumfang kannst du die Business-Edition für 119 € und die Private Edition für 89 € kaufen. Ein Abomodell gibt es nicht. Lizenzen sind nicht personengebunden. Wie viele du also benötigst, richtet sich danach, wie viele Personen gleichzeitig im Tool arbeiten sollen. Achtung: Support vom Hersteller musst du separat dazukaufen.

ecoDMS ist ein Dokumentenmanagement-System, das dir Funktionen zur Sortierung und Ablage deiner Unterlagen bietet. Du versiehst deine Dokumente mit individuellen Metadaten und legst alles in selbst definierten Ordnerstrukturen ab.

Die Oberfläche von ecoDMS
Die Oberfläche von ecoDMS
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de

So weit, so Standard. Ob ecoDMS auch noch ein paar spannende Asse im Ärmel hat, liest du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit ecoDMS gemacht?

Mit ecoDMS profitierst du von einem kompakten und flott zu bedienenden Tool mit einer sehr guten Texterkennung. Die Ordnerstrukturen legst du ganz bequem selbst an und stylst das Tool optisch nach deinen Vorlieben durch. So hinterlegt du zum Beispiel dein eigenes Hintergrundbild oder änderst die Farbe des Interfaces.

Das ist zwar keine Kernfunktion des Tools, sorgt aber dafür, dass du es gerne in die Hand nimmst. Das finde ich durchaus erwähnenswert. Was die Features betrifft, da habe ich hier die wichtigsten für dich im Überblick:

Die 5 wichtigsten Features von ecoDMS:

  • “Tesseract” OCR: Greife auf die Texterkennung zurück, um zügig Volltextsuchen durchzuführen.
  • Virtueller Drucker: Exportiere Dokumente per Druckfunktion als PDF in dein ecoDMS.
  • Automatische Änderungshistorie: Verfolge alle Änderungen in deinen Dokumenten.
  • Vorlagen-Designer: Lege Vorlagen an, um Dokumente auf Basis dieser Templates schneller mit Metadaten auszustatten.
  • Haftnotizen: Hinterlasse Kommentare, Feedback und mehr zu deinen Dokumenten.

Was macht ecoDMS im Vergleich mit anderen DMS einzigartig?

Die größte Besonderheit von ecoDMS ist die Lizenzierung. Du kaufst deine Lizenz einmalig für 89 €, erhältst alle Software-Updates zu deiner gekauften Version und nutzt sie zeitlich unbegrenzt. Kaufst du nacheinander alle Major-Releases, profitierst du von der lebenslangen Lizenzpreis-Garantie. Das heißt, du zahlst lediglich den Preis, der für die erste von dir erworbene Lizenz fällig wurde.

So hast du die Wahl, ob du langfristig und kostengünstig bei einer Version bleiben möchtest oder dir alle paar Monate bis Jahre die neueste Version zu einem kalkulierbaren Preis zulegst.

ecoDMS kommt mit einem besonderen Lizenzmodell
ecoDMS kommt mit einem besonderen Lizenzmodell
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de

Wem würde ich ecoDMS besonders empfehlen?

Du kannst ecoDMS frei konfigurieren und damit in sämtlichen Branchen einsetzen. Mit dem Tarif “Free4Three” nutzen bis zu drei Privatnutzer:innen das Tool in eingeschränktem Umfang kostenlos.

In Sachen kommerziellem Gebrauch eignet sich das Dokumentenmanagementsystem dank des relativ günstigen Grundpreises für Kleinbetriebe bis hin zu großen Unternehmen. Selbstständige können sich überlegen, ob sie einmalig in eine Lizenz investieren möchten.

Vorteile
  • Auch für private Nutzung verfügbar
  • Günstiger Grundtarif
  • Client, Mobil- und Web-App verfügbar
  • Viele Konfigurations-Optionen
  • Gut funktionierende Texterkennung
Nachteile
  • Kostenpflichtiger Support
  • Vorschau nicht für alle Dokumente
ecoDMS
2.9
5

Amazon WorkDocs

3.2
1,8
Testnote
Gut
  • Preis ab $0,00/Monat
  • Speicherplatz 1.000 GB bis unbegrenzt
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Geräte/Apps Web-App, iOS, Android
  • Serverstandort Deutschland / Europa / USA

Import

Befriedigend (2,6)

Mit Amazon Workdocs stehen dir vielfältige Dateiformate für den Import zur Verfügung. Das sind beispielsweise alle gängigen MS Office-Formate, OpenDocument Textdateien, Bilder, Grafiken, PDF-Files und mehr. Den Import nimmst du per Explorer oder Drag-and-Drop vor. Achtung: Letzteres funktioniert laut Anbieter nicht mit jedem Browser. Im Test machte der Upload per Chrome und Firefox aber keinerlei Probleme.

Ablage & Archivierung

Sehr gut (1,4)

Auch mit Amazon Workdocs ist es möglich, deine ganz eigene Ordnerstruktur zu bauen. So findest du problemlos alle Dateien im System wieder. Allerdings fehlt ein Ordnerbaum oder ähnliches, mit dem du zügig durch die Ablagen navigieren kannst. So bleibt nur stures Durchklicken oder die Suchfunktion. Damit du weißt, wer was in deiner Ablage hinterlegt und bearbeitet hat, bietet das Tool ein eigenes Aktivitätenprotokoll.

Kollaboration

Gut (2,2)

Im Reiter “Zusammenarbeiten” findest du eine Übersicht über die Dokumente, die du gemeinsam mit anderen bearbeitest und die Freigaben oder Feedbacks von dir benötigen. Das Tool erlaubt dir zudem, Dokumente direkt aus dem Tool heraus zu öffnen und zu bearbeiten. Ein integriertes Filesharing, Freigabelinks, eine Rollen- und Rechteverwaltung sowie die Feedbackfunktionen runden das Paket ab.

Export

Gut (2,4)

Der Export von Amazon Workdocs ist sehr einfach gehalten. Alles, was du importierst, kommt im originalen Dateiformat wieder beim Export heraus. Zudem lassen sich die so exportieren Dateien einfach weiterverarbeiten. Allerdings heißt das auch, dass du den Up- und Download in Amazon Workdocs nicht zum Umformatieren von Dateien verwenden kannst.

Vertrag & Kosten

Gut (1,8)

Als User von Amazon WorkSpaces ist WorkDocs mit 50 GB kostenlos enthalten. Wenn du nur WorkDocs nutzen willst, liegt die Nutzungsgebühr bei 5 USD pro User. Jeder User erhält 1 TB. Zusätzlichen Speicher kannst du dir für 0,023 bis 0,021 USD pro GB dazubuchen. Achte darauf, dass der Preis für WorkDocs unter Umständen mit deinem Standort um bis zu 3 USD variiert.

Amazon WorkDocs, Tool des Internetgiganten Amazon, ist in erster Linie eine Sharing-Plattform sowie eine Dokumentenablage. Die zeichnet sich vor allem durch ihren kompakten Aufbau und eine einfache Bedienung aus.

Die Oberfläche von Amazon WorkDocs
Die Oberfläche von Amazon WorkDocs
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Was du sonst zu diesem Amazon-Service wissen solltest, gibt es hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit Amazon WorkDocs gemacht?

Amazon WorkDocs besticht mit seiner Einfachheit. Mit zwei bis drei Blicken ins Handbuch und wenigen Minuten Herumprobieren hast du schon 90 Prozent der Bedienung erlernt. So organisierst du schon nach kurzer Zeit deine Dokumente, die du per einfacher und erweiterter Suche zügig durchforstest.

Damit ist AWD trotz seiner gigantischen Kapazitäten und großen Server im Rücken erstaunlich einfach zu bedienen.

Durchsuche AWD zügig mit der Suchfunktion
Durchsuche AWD zügig mit der Suchfunktion
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Aber was bedienst du in AWD nun eigentlich? Ein paar der interessantesten Features sind folgende:

Die 5 wichtigsten Features von Amazon WorkDocs:

  • Amazon WorkDocs Companion: Hole dir Dokumente zur Bearbeitung auf den Desktop und sperre Dokumente für deine Kolleg:innen.
  • Bearbeiten ohne Export: Öffne mit dem Companion Dateien auf Knopfdruck zur Bearbeitung, ohne diese erst manuell exportieren zu müssen.
  • Automatische Versionierung: AWD legt automatisch Versionen deiner Unterlagen an.
  • Feedbackfunktion: Hinterlasse direkt im Tool Feedback und tagge bestimmte Teammitglieder per @-Zeichen.
  • Freigabefunktion: Schicke Dokumente für Freigaben im Tool oder per Mail auf Knopfdruck für Freigaben an andere Personen.

Was macht Amazon WorkDocs im Vergleich mit anderen DMS einzigartig?

Durch seine Zugehörigkeit zu Amazon ist WorkDocs besonders ausfallsicher und garantiert dir jederzeit Zugriff auf deine Daten. Außerdem punktet Amazon mit mehreren internationalen Standorten, weshalb der Service in vielen Ländern für dich ohne Verbindungsprobleme zugänglich ist. Dazu kommt der immense, nahezu unbegrenzte Speicherplatz durch die großen AWS-Rechenzentren.

Wem würde ich Amazon WorkDocs besonders empfehlen?

Amazon WorkDocs eignet sich sowohl für Selbstständige, die Bedarf für eine Sharing-Plattform haben, als auch für große Konzerne, die eine enorme Speicherkapazität benötigen.

Anfänger:innen werden mit der sehr einfachen Bedienung gut zurechtkommen. Ein Plus für große Abteilungen, da fast jeder User mit und ohne technische Kenntnis auf Unterlagen zugreifen muss. Profis hingegen könnten Spezialfeatures wie individuell hinterlegbare Metadaten oder eine automatische Indexierung vermissen.

Vorteile
  • Besonders ausfallsicher
  • Sehr einfache Bedienung
  • Für WorkSpaces-User kostenlos
  • Als Web-App und Mobile-App
Nachteile
  • Für Profis zu wenig Features
  • Keine Metadaten hinterlegbar
Amazon WorkDocs
3.2
6

Doxis Intelligent Content Automation

4.9
  • Preis ab auf Anfrage
  • Speicherplatz auf Anfrage
  • User auf Anfrage
  • Geräte/Apps Web-App, Windows, iOS, Android
  • Serverstandort Europa

Import

Mit Doxis importierst du Dokumente wahlweise per Drag-and-Drop, E-Mail-Import, Office-Import und per Scan. Eine praktische Dublettenprüfung hilft dir dabei, deine Datensätze von unerwünschten Dopplungen freizuhalten. Die OCR-Erkennung sorgt hingegen dafür, dass du jederzeit Dokumente per Volltextsuche wiederfindest, ohne den genauen Dokumentnamen kennen zu müssen.

Ablage & Archivierung

Mit dem Werkzeug “Doxis Business Studio” legst du in der Software pro Abteilung, Mitarbeiter:in und Co. deine eigenen Ablage-Strukturen fest. Du nutzt mit diesem Dokumentenmanagementsystem außerdem automatisierte Workflows und eAkten, mit denen du dir deine Dokumente individuell in digitalen Workspaces zusammenstellst. Alle Dokumente lassen sich mit Doxis versioniert und revisionssicher ablegen.

Kollaboration

Damit in Doxis alles seine Ordnung hat (und behält) gibt es ein Workflowmanagement. Außerdem vergibst du individuelle Rollen und Rechte. Obendrein bietet Doxis für dein System eigene Gastzugänge für Freelancer und Co. Für Feedback und mehr hält Doxis Notiz- und Kommentarfunktionen sowie ein integriertes Filesharing bereit. Auch digitale Signaturen sind mit Doxis möglich. Ein großes Plus ist die Offline-Synchronisation.

Export

Doxis erlaubt dir den Export deiner Dateien in den Originalformaten sowie als PDF-Datei. Davon abgesehen hast du die Möglichkeit, Dokumente direkt als E-Mail-Anhang aus dem Dokumentenmanagementsystem heraus zu versenden. Für Arbeitsdokumente nutzt du den Export in die jeweiligen Office-Anwendungen.

Vertrag & Kosten

Den Preis für das Doxis-System erfährst du beim Anbieter auf Nachfrage.

Doxis Intelligent Content Automation an sich ist eine “Enterprise Content Management Software” (ECM), also eine Verwaltungsplattform für den gesamten Content eines Unternehmens. Die Dokumentenverwaltung ist ein Teil davon, den du als Teil von Doxis nutzt, ähnlich wie die Amazon WorkDocs als Teil der Amazon WorkSpaces.

Die Oberfläche von Doxis Intelligent Content Automation
Die Oberfläche von Doxis Intelligent Content Automation
Screenshot: trusted.de
Quelle: sergroup.com

Welche Erfahrungen habe ich mit Doxis Intelligent Content Automation gemacht?

Dadurch, dass die Dokumentenverwaltung ein Teil der gesamten Doxis-Contentverwaltung ist, ist die Anschaffung zusätzlicher Programme für das Contentmanagement quasi überflüssig. So schaffst du dir eine “Single Source of Truth”, über die du jeden Inhalt einfach findest, anstatt diesen mühevoll aus anderen Quellen zusammenzusuchen.

Da Doxis aber eine ganze Suite ist, die du sogar noch mit zusätzlichen Modulen aufrüsten kannst, dauert die Einarbeitung in das Dokumentenmanagementsystem eine ganze Weile. Der Look ist dafür sehr übersichtlich und verwirrt dich nicht mit Dutzenden Menüs und Fenstern.

Die 5 wichtigsten Features von Doxis Intelligent Content Automation:

  • Starker Viewer: Doxis kann in seinem Viewer über 250 Dateiformate als Vorschau auf deinen Geräten anzeigen.
  • Angepasste Dashboards: Richte dir deine Übersichten nach deinen Bedürfnissen ein.
  • KI-Unterstützung: KI-Integrationen helfen dir, wertvolle Erkenntnisse aus deinen eingepflegten Dokumenten zu gewinnen.
  • Revisionssicheres Archiv: Lege deine Akten rechtssicher und DSGVO-konform ab.
  • Praktische Integrationen: Binde praktische Zusatzprogramme wie Salesforce, Office 365 oder SAP ein.

Was macht Doxis Intelligent Content Automation im Vergleich mit anderen DMS einzigartig?

Der größte Unterschied liegt im ECM plus BPM-Background der Software. Das Tool ist ganz explizit nicht nur auf die Dokument-, sondern auch auf die Contentverwaltung von großen Unternehmen hin optimiert. Das Dokumenten-Management-System gibt es in 12 Sprachen, eignet sich also auch für den internationalen Einsatz.

Wem würde ich Doxis Intelligent Content Automation besonders empfehlen?

Doxis als ECM-Plattform richtet sich vor allem an mittlere und große Unternehmen, die die Verwaltung ihres Contents zentral in einem Tool zusammenlegen möchten. Für Freelancer und kleine Teams ist der Umfang des Dokumentenmanagement-Systems deutlich zu groß.

Doxis ist auch als App verfügbar. Mobil arbeitende Teams greifen so über Android- als auch über iOS-Geräte unterwegs auf ihre Dokumente zu.

Vorteile
  • KI-getriebene Automatisierungen
  • Nützliche Kollaborationstools
  • Cloud, On-premises und hybrid
Nachteile
  • Preis nur auf Anfrage
Doxis Intelligent Content Automation
4.9
Profil

Die 6 besten Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich

  1. enaio - DMS-Testsieger 2024
  2. DocuWare - DMS mit der besten Usability
  3. Amagno - Bestes DMS für Einsteiger:innen
  4. ecoDMS - DMS mit günstigem Lizenzmodell
  5. Amazon WorkDocs - DMS mit der besten Erreichbarkeit
  6. Doxis Intelligent Content Automation - Bestes DMS-Hybrid-System

Vergleichstabelle

Anbieter
enaio
DocuWare
Amagno
ecoDMS
Amazon WorkDocs
Doxis Intelligent Content Automation
agorum
Alfresco
d.3ecm
Docutain
fileee
Fluix
LogicalDOC
OpenDocMan
TMS Archiv
Testurteil
sehr gut
1,2
Test
02/2023
sehr gut
1,2
Test
10/2021
sehr gut
1,3
Test
06/2023
gut
1,7
Test
10/2021
gut
1,8
Test
10/2021
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.1
(21)
2.9
(128)
4.3
(11)
2.9
(17)
3.2
(36.561)
4.9
(15)
4.4
(12)
3.9
(423)
4.4
(47)
4.6
(37.030)
4
(1.376)
4.1
(7)
2.1
(5)
Tarif
Preis
Auf Anfrage Auf Anfrage 0,00 € / monatlich 89,00 € / monatlich 4,59 € / monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis5,00 $
Umgerechneter Preis4,59 €
Währungskurs1,00 € ≙ 0,92 $
Auf Anfrage 0,00 € / monatlich Auf Anfrage 20,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 175,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich Auf Anfrage
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

Speicherplatz integriert
unbegrenzt 20 GB 10 MB unbegrenzt 1.000 GB auf Anfrage Nach eigenem Server unbegrenzt 100 GB Speicher des eigenen Geräts 10 Dokumente/Monat 5 GB Unbegrenzt Nach eigenem Speicher auf Anfrage
Serverstandort(e)
Deutschland Irland Deutschland Deutschland Deutschland / Europa / USA Europa Nach eigener Wahl
Keine Angaben verfügbar
Deutschland
Keine Angaben verfügbar
Deutschland Deutschland Nach eigener Wahl Eigene Wahl Deutschland
Filesharing
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Durch Filesharing lassen sich Ihre Dokumente im DMS nicht nur aufbewahren, sondern auch mit anderen teilen - sei es nun innerhalb oder außerhalb des Unternehmnes. Das klappt beispielsweise per E-Mail oder bequem per Download-Code. Diesen können Sie in vielen Fällen auch zeitlich beschränken oder mit einem Passwort sichern.
Digitale Signatur
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Unterzeichnen Sie Unterlagen direkt im System mit einer elektronischen bzw. digitalen Unterschrift. Wenn Sie oft mit Dokumenten wie Verträgen arbeiten oder Aufträge/Angebote ohne lästiges Ausdrucken unterschreiben wollen, eignet sich diese Funktion besonders für Sie.
Automatische Versionierung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Laden Sie eine neue Version eines Dokuments hoch, wird die bereits im DMS vorhandene Datei als Version angelegt und nicht überschrieben, sondern aufbewahrt. So können Sie später ältere Versionen eines Dokuments immer wieder herstellen. Das ist praktisch, wenn Dokumente öfter Änderungen unterworfen sind und ggf. auf einen älteren Stand zurückgesetzt werden müssen.
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Geeignet für
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Vertrag & Kosten

Währung
EUR EUR EUR EUR USD EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR USD EUR
Zahlungsintervall
Preis auf Anfrage Preis auf Anfrage monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage monatlich Preis auf Anfrage monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
Nach Absprache 30 Tage 30 Tage 30 Tage 30 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
30 Tage 30 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
Zahlungsmethoden
Kreditkarte
Kreditkarte
Auf Rechnung
Kreditkarte
PayPal
Kreditkarte
Kreditkarte
Kreditkarte
PayPal
Kreditkarte
Keine Unterschiede vorhanden

Import

Scan-Import
OCR-Texterkennung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Lassen Sie hochgeladene Dokumente per OCR-Texterkennung automatisch auslesen und verschlagworten. Durch die Texterkennung und die Volltextsuche finden Sie Dokuemnte auch wieder, indem Sie nach Wörtern und Begriffen suchen, die im jeweiligen Dokument vorkommen. Das spart Zeit bei der Verwaltung und beim Auffinden von Dokumenten.
Office-Import
E-Mail-Import
Keine Unterschiede vorhanden

Ablage & Archivierung

Ablage in Ordnern/Projekträumen
Ablage als PDF
Ablage als JPG
Versionsmanagement
Keine Unterschiede vorhanden

Kollaboration

Dokumentenvorschau
Dokumentenbearbeitung/Online Office
Filesharing
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Durch Filesharing lassen sich Ihre Dokumente im DMS nicht nur aufbewahren, sondern auch mit anderen teilen - sei es nun innerhalb oder außerhalb des Unternehmnes. Das klappt beispielsweise per E-Mail oder bequem per Download-Code. Diesen können Sie in vielen Fällen auch zeitlich beschränken oder mit einem Passwort sichern.
Notiz-/Kommentarfunktion
Keine Unterschiede vorhanden

Export

E-Mail-Export
Office-Export
Export als PDF
Export als JPG
Keine Unterschiede vorhanden

Usability

Anmeldung/Registrierung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Hilfestellung/Einführung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Dokumentenimport
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
trusted hat getestet, wie einfach/umständlich es ist, Dateien in die jeweilige Software zu importieren.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Document Workflow Management
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
trusted hat geprüft, wie schnell und einfach Sie Dokumente in der Software verarbeiten und ablegen.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Kollaboration & Zusammenarbeit
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
trusted hat für Sie herausgefunden, welche Tools zur Kollaboration es gibt, wie effektiv diese sind und wie einfach sie sich bedienen lassen.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Filesharing & Export
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
trusted hat sich für Sie angesehen, ob Filesharing möglich ist, wie einfach dieses von der Hand geht, ob Sie Files exportieren können und welche Ausgabeformate es gibt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Gesamt
3.9
4.6
4.7
4.6
4.7
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Keine Unterschiede vorhanden

Sicherheit & Datenschutz

Gültige Datenschutzbestimmung
Datenschutzbeauftragter
Cookie-Hinweis
ISO 27001 Zertifikat
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicherheitsstandards in Sachen
Keine Unterschiede vorhanden

Service & Support

Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Supportzeiten
Mo-Fr, 8:30 - 17:30 (außer feiertags) Mo-Fr, 09:00-16:00 Mo-Fr, 09:00-17:00 Mo-Fr, 9:00-17:00 24/7 Mo-Fr, 08:00-18:00 Mo-Fr, 9 bis 17 Uhr Mo-Fr, 09:00-17:00 Mo-Fr, 08-17:00
Keine Angaben verfügbar
24/7 k.A.
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
k.A.
Deutsch
Englisch
Keine Unterschiede vorhanden

Fazit: Die besten Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich 2024

Testsieger in der Kategorie Dokumentenmanagement ist aktuell enaio. Der Anbieter liefert dir alles, was du für eine umfassende und rechtssichere Ablage deiner Dokumente brauchst. Zudem ist es revisionssicher und DSGVO-konform.

Im Test ist enaio mein Favorit im Bereich Dokumentenmanagement
Im Test ist enaio mein Favorit im Bereich Dokumentenmanagement
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Aber das heißt nicht, dass enaio ein Allheilmittel ist. Es passt auf viele Use Cases, aber sicher nicht auf alle. Um also das perfekte Dokumentenmanagement für dich zu finden, ist es sinnvoll, dir vorab eine Art “Wunschliste” anzulegen.

Deine Priorität liegt bei Automatisierungen und smarten KI-Tools? Dann könnte auch DocuWare was für dich sein. Oder du möchtest eine besonders einfache Bedienung? Dann landest du vermutlich eher bei Amagno. Du siehst, den “Heiligen Gral” gibt es nicht, nur Lösungen, die besser oder schlechter zu deinem Projekt passen.

Daher empfehle ich dir bei der Suche nach dem besten Dokumentenmanagement Testphasen zu nutzen und Anbieterdemos in Anspruch zu nehmen. So lernst du das jeweilgie Tool besser kennen, bevor du evtl. viel Geld dafür ausgibst. Ich hoffe, mein Vergleich konnte dir dabei helfen, das weite Feld der Softwarelösungen ein wenig einzugrenzen!

Welche DMS-Software gibt es noch? 6 Alternativen

Die bisherigen Kandidaten haben dich nicht überzeugt? Dann wirf doch mal einen Blick auf diese Alternativen:

agorum core ist ein Dokumentenmanagement, das zudem ein ECM enthält. Der Aufbau ist modular und die Software so sehr flexibel auf die eigenen Bedürfnisse anpassbar. Es gibt das System als kostenpflichtige Variante sowie eine kostenlose Community-Edition.
fileee ist ein deutsches Dokumentenmanagement-System für den privaten und den Business-Bereich. Praktisch: du kannst einfach deine Dokumente auch per Smartphone einscannen.
Alfresco ist vor allem als ECM-Lösung bekannt, hat aber ein Dokumentenmanagement verbaut. Das wartet mit praktischen Features wie benutzerdefinierten Workflows auf.
d.3ecm bietet dir mit dem Dokumentenmanagementsystem d.velop documents eine KI-gestützte Sortierung deiner Unterlagen, Filesharing und digitale Aktenpläne. Das alles ist revisionssicher und GoBD-konform.
Fluix wurde vom Anbieter vor allem auf ein effizientes Filesharing hin entwickelt. Das unterstützt vor allem Remote-Teams, die Unterlagen vor Ort möglichst zügig an ihr Büro verschicken möchten.
TMS Archiv kommt mit einem DSGVO- und GoBD-konformen Dokumentenmanagement. Praktisch: Der Anbieter bietet dir hier einen Scan-Service für deine Altakten an.

Dokumentenmanagement-System Kosten

Wie viel kostet ein professionelles DMS-System?

Bei einem DMS solltest du mit Einstiegspreisen zwischen ca. 4 € und 170 € im Monat rechnen. Kauflizenzen gibt es ab ca. 90 €. Das ist aber nur ein grober Rahmen, denn Tarife zu vergleichen, ist teils schwierig. Manchmal richtet sich der Preis nach der Anzahl der User. So kommen Single-User “günstiger” weg als Großkonzerne. Auch gibt es einen Unterschied, ob du Lizenzen mietest oder kaufst.

Während manche Tools offen ihre Preise kommunizieren, findest du den Preis für andere Software-Lösungen nur auf Anfrage beim Anbieter heraus. Das liegt meistens daran, dass die Funktionspakete modular sind und individuell für dich geschnürt werden.

Oft erfährst du die Preise nur auf Anfrage
Oft erfährst du die Preise nur auf Anfrage
Screenshot: trusted.de
Quelle: start.docuware.com

Das zeigt auch meine Vergleichstabelle für die Einstiegstarife:

AnbieterEinstiegspreisSpeicherUser integriert
ecoDMS0,00 € / MonatUnbegrenzt1
Amazon WorkDocs*0,00 USD / Monat50 GB / User1
Amazon WorkDocs5,00 USD / Monat1 TB / User1
enaioauf AnfrageUnbegrenzt1
DocuWareauf Anfrage20 GB4
Amagnoauf Anfrage12,5 GB5
Doxis ICAauf Anfrageauf Anfrage1

* Je nachdem, ob du die Amazon WorkSpaces nutzt, gibt es WorkDocs kostenlos dazu. Ansonsten gilt der Einstiegspreis von 5 USD.

Beachte, dass für dein digitales Dokumentenmanagement Zusatzkosten entstehen können, beispielsweise durch Add-ons oder zusätzliche dms-Funktionen. Frage hier am besten beim Anbieter gesondert nach.

Gibt es kostenlose DMS-Systeme?

Ja, ein Dokumenten-Management-System gibt es auch kostenlos. Beispiele sind ecoDMS, Amazon WorkDocs oder fileee. Allerdings sind diese Tarife häufig an bestimmte Voraussetzungen geknüpft oder in Ihren Funktionen beschränkt. So gibt es ecoDMS beispielsweise nur für bis zu 3 Privatpersonen kostenlos. Und der vermeintlich kostenlose Tarif von Amazon WorkDocs gilt nur, wenn du bereits ein WorkSpaces-Paket beziehst.

Wie hat trusted DMS-Software getestet?

15
Anbieter im Vergleich
6
Anbieter im Praxistest
120
Stunden Aufwand
3
Testszenarien

Für diesen Test habe ich mir Testkonten beim jeweiligen Anbieter angelegt und eine bunte Palette an Dokumenten in die Tools geladen. Dabei habe ich mir die Bedienung und Funktionen aus der Perspektive drei unterschiedlicher Unternehmen (Selbstständig, KMU und Firma mit mehreren Dutzend Angestellten) angesehen, um die Eignung für diese Use Cases zu bewerten. Weitere Kriterien, die ich für diesen Test angelegt habe, findest du hier:

10 %
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Dokumentenmanagementsystem? Wie viele Nutzer kannst du zu diesem Preis anlegen? Wie lange bist du vertraglich gebunden und in welchen Intervallen musst du bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

10 %
Import

Welche Dokument-Importe gibt es? Ist eine OCR-Texterkennung vorhanden? Sind Features wie ein automatisierter Dublettenabgleich / automatische Versionierung integriert?

20 %
Ablage & Archivierung

Können User Dokumente als PDF/JPG in Ordnern/Projekträumen abgelegen? Gibt es ein Versionsmanagement/ein Changelog/Favoriten? Lassen sich individuelle Metadaten eintragen? Ist eine (Volltext-) Suche vorhanden? Welche besonderen Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten gibt es?

20 %
Kollaboration

Gibt es eine Vorschau? Ist die Bearbeitung von Dokumenten (Office-Integration, etc.) sowie eine Offline-Synchronisation möglich? Kannst du gemeinsam im Team an einem Dokument arbeiten? Bestehen Filesharing-Optionen? Ist eine Kommentar- oder Notizfunktion sowie eine Workflow-Automatisierung integriert? Können User Rollen, Rechte und Gastzugänge vergeben? Sind digitale Signaturen möglich?

10 %
Export

Über welche Wege (E-Mails, Office, PDF, JPG) exportieren User Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem?

10 %
Usability

Wie benutzerfreundlich finde ich das Tool bzw. die Plattform? Welche Erfahrungen habe ich mit der Userführung gemacht? Wie sieht die Oberfläche aus? Wie bewerte ich das Design und die Modernität? Wie einfach gelingt der Einstieg und welche Hilfestellungen gibt es dafür?

10 %
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden deine Daten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

10 %
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen kannst du mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um dich zu unterstützen? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Dokumentenmanagement-Software FAQ

Was ist eine Dokumentenmanagement-Software?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist im Kern eine Datenbank. Sie hilft dir bei der zentralen Verwaltung digitaler Dokumente, indem du diese dort elektronisch speicherst und mit Tags oder Metadaten versiehst. So kannst du Unterlagen über jedes unterstützte Gerät zügig per Suche aufrufen, filtern oder dir automatisch zu bestimmten Fristen vom System wieder vorlegen lassen.

Wer braucht ein Dokumentenmanagementsystem?

Wenn du oft mit Dokumenten wie etwa Rechnungen, Lieferscheinen oder wichtigen E-Mails zu tun hast, kann sich ein Dokumentenmanagement-System lohnen. Branchen und Abteilungen, die besonders oft ein DMS nutzen, sind Marketing, Sales, HR, Finanzabteilungen und Support-Teams. Diese nutzen die Tools für einen schnellen Zugriff auf Dokumente, zur E-Mail-Erfassung und zur sicheren Ablage von Dokumenten.

Worauf muss ich bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems achten?

Ein gutes Dokumentenmanagement-System unterstützt dich bei den wichtigsten Aufgaben deiner Verwaltung. Das sind die Erfassung, bzw. der Import deiner Dateien, die Hinterlegung von Schlagworten und Tags, eine Suchfunktion, Filesharing, eine Versionierung und eine sichere Ablage. Das alles sollte am besten DSGVO- und GoBD-konform sein, mit deiner IT kompatibel sein und in deinem Budget liegen.

Was ist der Unterschied zwischen einem DMS und einem Cloud-Speicher?

Ein DMS ist eine angepasste Lösung zur Verwaltung (teils auch Bearbeitung) von Dokumenten; vorwiegend Textdokumente wie z. B. Verträge oder Rechnungen. Eine Cloud ist ein nicht zwingend spezialisierter Speicher für alle möglichen Dateien. Während ein Dokumentenmanagementsystem auch on premises auf eigenen Servern laufen kann, ist ein Cloud-Speicher meist – wie der Name schon sagt – ein Cloud-Angebot.

Wo liegen die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems im Vergleich zu einem Cloud-Speicher?

Die Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems sind exakt auf diese Aufgabe abgestimmt. Während du in einer Cloud alles in Ordnern speicherst und vielleicht auch noch eine Suchfunktion hast, kommt ein Dokumentenmanagement-System mit praktischen Zusätzen wie Metadaten oder einem Freigabe-Workflow.

Alle verglichenen Dokumentenmanagement-Tools im Überblick

Die bisherigen Systeme sind noch nicht das Wahre für deinen Use Case? Dann findest du hier weitere Anbieter im Überblick:

1,2
Testnote
Sehr gut
1,3
Testnote
Sehr gut
1,2
Testnote
Sehr gut
1,7
Testnote
Gut
Docutain
4.6
LogicalDOC
2.1
OpenDocMan

Änderungshistorie

15.12.2023
Dokumentenmanagement - Update

trusted hat im Rahmen einer Aktualisierung des Dokumentenmanagement-Tests alle Anbieter erneut unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: Die Einschätzung und Bewertung der trusted-Redaktion sind noch aktuell.

28.02.2023
Neuaufnahme: enaio

trusted hat enaio in die Kategorie Dokumentenmanagement-Vergleich aufgenommen.

06.10.2021
Dokumentenmanagement-Test 2021

trusted hat einen großen Test mit 11 Dokumentenmanagement-Tools durchgeführt.

Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce

Julia ist Redakteurin bei trusted. Zuvor war sie unter anderem bei einer wissenschaftlichen Videothek sowie einer Designagentur angestellt. Dort war sie für die Erstellung von Texten, Datensätzen und deren korrekte Ablage verantwortlich.

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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