Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) wurden 2014 eingeführt und vereinheitlichen die Regeln zur IT-gestützten Buchhaltung in Unternehmen. Diese Grundsätze gelten für alle Steuerpflichtigen, für buchführungspflichtige Unternehmen, für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmen.
Sie finden alle Regelungen zur GoBD auf der Seite des Finanzministeriums
Quelle: bundesfinanzministerium.de
Betroffen sind alle Finanzdaten wie die Ihrer Finanzbuchhaltung über die Lohnabrechnung bis hin zu Buchungsbelegen und Geschäfts- sowie Handelsbriefen. Um die korrekte Einhaltung der GoBD sicherzustellen, empfiehlt sich ein revisionssicheres System. Dieses gewährleistet, dass wichtige Grundsätze wie die Unveränderlichkeit, Nachvollziehbarkeit und vollständige Verfügbarkeit der jeweiligen Dokumente. Softwareprodukte, die Ihnen Revisionssicherheit bieten, sind beispielsweise Doxis4, DocuWare und Amagno.
Viele Tools wie Doxis4 bieten Ihnen eine revisionssichere Archivierung
Setzen Sie ein Budget für Ihr Dokumentenmanagement fest
Überlegen Sie vorab, wie viel Budget Sie ausgeben wollen. Das ist besonders relevant, wenn Sie beispielsweise als Selbstständige:r mit schwankenden Auftragslagen zu tun haben.
Suchen Sie auf der Website des Anbieters nach Zusatzkosten wie etwa Einrichtungsgebühren, die im Grundpreis oft nicht angegeben werden. Falls Sie sich bei bestimmten Kosten nicht sicher sind, ob diese dem tatsächlichen Endpreis entsprechen, fragen Sie direkt beim Anbieter nach.
Achten Sie bei der Tool-Wahl auf Zusatzkosten wie etwa für den Support
Stellen Sie sich eine Liste mit “Must-haves” zusammen
Um Ihre “Must-haves” zu identifizieren, stellen Sie sich selbst einfache Fragen zu Ihrem Nutzungsverhalten. Die entsprechenden Fragen könnten beispielsweise folgendermaßen aussehen:
- Wie viel Speicherplatz nehmen die Dokumente ein?
- Welche Dateiformate gebrauche ich am häufigsten?
- Mit welcher Form von Import (Drag-and-drop, Scan etc.) arbeite ich?
- Wie möchte ich meine Dokumente exportieren?
Gleichen Sie Ihre Anforderungen mit den Funktionen des jeweiligen Dokumentenmanagements ab
Nutzen Sie Testphasen und Demos
Überprüfen Sie mit den Testphasen, ob Sie mit der Bedienung klarkommen. Sollten Sie im Team arbeiten, geben Sie auch Ihren Kolleg:innen das Tool an die Hand. In manchen Fällen gibt es (Online) Produktvorstellungen durch den Anbieter, bei denen Sie direkt Fragen stellen können.
Schauen Sie sich ein Tool ausgiebig in Demos an und testen Sie es im Anschluss
Falls Sie aber im Team arbeiten, gibt es noch einige Tipps, wie Sie die Umstellung auf die neue Software vereinfachen:
- Kommunizieren Sie den Tool-Wechsel rechtzeitig
- Geben Sie allen betroffenen Mitarbeiter:innen eine Einführung in die Bedienung
- Setzen Sie eine klare Frist für die Abschaltung der alten Software
- Fertigen Sie intern Dokumentationen oder FAQs an
Können andauernde Probleme nicht durch Gespräche, Training oder mit dem Support des Herstellers behoben werden, ist es völlig in Ordnung einen anderen DMS-Anbieter in Betracht zu ziehen.
