Dokumentenmanagement im Vergleich

Die 10 besten Dokumentenmanagement Anbieter im Test 2017

Dokument Management Systeme (DMS) organisieren den Umgang mit Dokumenten in Ihrem Unternehmen. Sie helfen bei der Digitalisierung, Kategorisierung, Archivierung und Automatisierung von Dokumenten.

Johannes Siegl
Mit Dokumentenmanagement Systemen (DMS) bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente.
Von Johannes Siegl
agorum core Test

agorum core

  1. Gutes Leistungsspektrum
  2. Sehr modular aufgebaut
  3. Auch als Open Source verfügbar
  1. Keine kostenlose Testversion
Alfresco Test

Alfresco

  1. ECM Gesamtpaket
  2. Auch als Open Source verfügbar
  3. Gutes Nutzertraining
  1. Keine on-premise Lösung verfügbar
  2. Kein Email-Management
Compart Test

Compart

  1. Gutes Leistungsspektrum
  2. Sehr modular aufgebaut
  3. Individualisierte Lösungen
  1. Keine kostenlose Testversion
d.3ecm Test

d.3ecm

  1. Gutes Leistungsspektrum
  2. Rechenzentrum in Deutschland
  3. ECM Gesamtpaket
  1. Keine kostenlose Version
DATEV DMS classic pro Test

DATEV DMS classic pro

  1. Gutes Leistungsspektrum
  2. Viele Zusatzprodukte
  3. Langjährige Erfahrung
  1. Keine Cloudlösung
  2. OCR Engine als Zusatztool
DocuWare Test

DocuWare

  1. An Abteilungen angepasst
  2. Gutes Leistungsspektrum
  3. Viele Zusatztools
  1. Fokus auf Großunternehmen
Easy DMS Test

Easy DMS

  1. Sehr viele Programmschnittstellen
  2. Gutes Leistungsspektrum
  3. ECM Gesamtpaket
  1. Keine kostenlose Testversion
eFileCabinet Test

eFileCabinet

  1. Transparentes Preismodell
  2. Gutes Leistungsspektrum
  1. Kein deutscher Support
ELO Test

ELO

  1. 3 Produktvarianten
  2. Gutes Leistungsspektrum
  3. Hard- und Softwarepartnerschaften
  1. Keine Cloudlösung verfügbar
enaio Test

enaio

  1. ECM Gesamtpaket
  2. Individuelle Software-Anpassung
  3. Eigenes Schulungszentrum
  1. Keine kostenlose Testversion

Das Wichtigste in Kürze
  • Dokumentenmanagement Systeme (DMS) unterstützen Ihr Unternehmen bei der Verwaltung von Dokumenten mit Modulen zur Digitalisierung, Organisation, Archivierung und weiteren Bereichen.
  • Durch eine bessere und einheitliche Ablagestruktur sparen Ihre Mitarbeiter viel Zeit und Mühe beim Umgang mit Dokumenten. Formulare, Verträge und Listen lassen sich schneller wiederfinden.
  • Die Zahl der DMS Anbieter ist groß, die Unterschiede auch. Zwar finden sich immer wieder die gleichen Module und Funktionen, aber Aufbau und Philosophie der einzelnen Programme variieren stark.

Was ist ein Dokumentenmanagement System bzw. DMS?

Problem Parallelwirtschaft

Zwischen digitalen und Print-Dokumenten suchen Mitarbeiter oft vergebens - DMS verhindern dies.

Dokumentmanagement umfasst ein weites Aufgabenfeld. Die Archivierung von Dokumenten, die Automatisierung der Dokumenterstellung und die Digitalisierung von Print-Dokumenten gehören ebenso dazu, wie eine Optimierung der Ablagestruktur für eine effizientere Arbeitsweise. Je nach Aufgabenbereich sind dabei ganz andere Dinge wichtig, sodass jedes Unternehmen individuell entscheiden muss, welche DMS Systeme in Frage kommen.

Grundsätzlich aber hilft ein Dokumenten Management System dabei, den Umgang mit Dokumenten aller Art innerhalb eines Unternehmens besser zu organisieren. Oft verbringen Mitarbeiter viel Zeit damit, nach den richtigen Dokumenten zu suchen, bevor sie überhaupt damit arbeiten. So hilft DMS Software, den Workflow zu verbessern.

Was ist der Unterschied zu einem ECM?

Auf den ersten Blick wirken Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sehr ähnlich. Inhaltlich aber fokussiert das Konzept von ECM die alleinige unternehmensweite Verwaltung und Bearbeitung aller vorhandenen Unternehmensinformationen. DMS Systeme hingegen ermöglichen das Digitalisieren, Ablegen, Finden und Bearbeiten von Dokumenten. Somit ist DMS Software Teil jeder ECM-Lösung, kann aber auch gut alleine eingesetzt werden. Bei manchen Anbietern gestaltet sich der Übergang fließend.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Schnellerer Informationszugriff

DMS Software bündelt die verschiedenen Archive und Ablageorte. Durch intelligente Suchsysteme mit Metadaten- und Volltextsuche stehen Ihren Mitarbeitern alle relevanten Informationen blitzschnell zur Verfügung.

Höhere Transparenz von Vorgängen

Dokumentenmanagementsysteme vereinheitlichen Prozesse von der Digitalisierung bis hin zur Archivierung. Dadurch entstehen ganz neue Möglichkeiten für die Analyse einzelner Arbeitsschritte und das Controlling im Allgemeinen.

Besserer Kundenservice

Nicht nur Ihre Mitarbeiter, auch Ihre Kunden profitieren von besser organisierten Dokumenten. So machen Sie Informationen und Dokumente schneller und mit weniger Aufwand verfügbar.

Weitere interessante Möglichkeiten bietet die Automatisierung von Dokumenten, die ein schnelleres und einfacheres Ausfüllen von Formularen ermöglicht.

Weniger Fehler & Wegfall von Duplikaten

Eine kleine Fehlabsprache und schon ist es passiert: Verschiedene Mitarbeiter arbeiten mit verschiedenen Versionen desselben Dokuments. Dies ist nur eine von vielen unnötigen Fehlerquellen, die mit einem Dokumentmanagement System endgültig der Vergangenheit angehören. So entsteht weniger Frust und Zeitverlust.

Höhere Sicherheit für Ihre Dokumente

In einer DMS Software gehen Dokumente nicht einfach verloren. Versionierung und wiederherstellbare Dateien gehören zum Standardprogramm der Anbieter.

In den meisten Fällen ist es möglich, automatisch Kopien auf ausfallsicheren Servern anzulegen.

Geringerer Platzbedarf und Entlastung von Email-Systemen

Digitalisierung schafft Platz. Regalweise Aktenordner sind schlicht nicht mehr nötig. Auf der anderen Seite aber entlastet DMS Software auch Ihre digitalen Informationssysteme, wie etwa den Email-Verkehr. Sie müssen nicht länger große Anhänge verschicken, sondern arbeiten mit Links und garantieren, dass alle Mitarbeiter mit dem richtigen Dokument arbeiten. Sie benötigen also weniger Platz und sparen gleichzeitig an Ihrem internen Datenverkehr.

Höhere Motivation der Mitarbeiter

Eigentlich ist es ganz logisch: DMS Software nimmt Ihnen und Ihren Mitarbeitern langwierige und ermüdende Suchvorgänge ab und bietet stattdessen einen schnellen Überblick über relevante Informationen. Dadurch bleibt Ihrem Team mehr Zeit für die eigentlich interessante und kreative Arbeit. Sie dürfen also durch die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems langfristig eine bessere Motivation Ihrer Mitarbeiter erwarten.

Gibt es auch Nachteile?

Manche Systeme zur Dokumentenverwaltung sind so komplex, dass sich Ihre Mitarbeiter erst an die Software gewöhnen werden müssen. In diesen Fällen stehen die Anbieter jedoch mit eigenen Schulungsteams bereit, um die Trainingsphase möglichst kurz zu halten. Andere Anbieter gestalten ihre Systeme so intuitiv, dass dieser Aufwand gar nicht nötig ist.

Ansonsten gibt es prinzipiell keine Nachteile von DMS Software. Vorausgesetzt natürlich, Sie haben sich für den passenden Anbieter entschieden. Die Unterschiede sind riesig und das falsche System könnte Abläufe komplizierter machen, statt sie zu vereinfachen. Seien Sie also vorsichtig bei der Anbieterwahl und stützen Sie sich auf unsere Erfahrungen im trusted.de Dokumentmanagement System Vergleich.

Die Kosten für ein Dokumentenmanagement System

Es ist im Bereich der Dokument Management Systeme üblich, dass die Software individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten wird. Dementsprechend variiert auch der Preis. Aus diesem Grund machen wir hier keine Angaben zu exakten Zahlen. Klar ist aber, dass der Preis sich nach der Anzahl der Nutzer und dem Funktionsumfang richtet.

Überlegen Sie, ob Sie eine On-Premise Lösung oder das Arbeiten in der Cloud bevorzugen.

Darauf sollten Sie bei der Anbieterwahl achten

Es ist überaus wichtig, dass Sie das richtige System für Ihre Anforderungen wählen und gleichzeitig gar nicht so einfach. Wir können deshalb nur dazu raten, im Vorhinein genau zu klären, was Sie von dem DMS System erwarten und in welcher Form dies umgesetzt werden soll. Eine Open Source Lösung kann genau das Richtige sein, wenn Sie in Ihrem Unternehmen talentierte Entwickler beschäftigen und eine individuell angepasste Lösung wünschen. Andererseits ist für kleine Unternehmen oft das Gegenteil wichtig: Ein sofort funktionierendes und einfach zu bedienendes Dokumenten Management System.

Überlegen Sie sich also genau, welche Arbeitsschritte künftig die DMS Software erleichtern soll. Digitalisierung? Automatisierung? Archivierung? Bessere Suchfunktionen? Fehlervermeidung? Vereinheitlichung?

Kernfunktionen im Überblick

DMS Cloud

Eine DMS Software aus der Cloud kann zwei Dinge beinhalten: Zum einen kann die Software aus der Cloud heraus arbeiten, also quasi per Cloud Computing. Sie müssen dann nicht auf jedem Firmenrechner die komplette Software installieren. Außerdem kann eine DMS Cloud auch ihre Dokumente in der Cloud speichern oder zumindest sichern. Das hat den Vorteil, dass Sie nicht auf lokale Speichermedien angewiesen sind. Sie haben dann mehr Platz und mehr Sicherheit gegen Datenverlust. Außerdem können Mitarbeiter von verschiedenen Orten auf die Daten zugreifen.

DMS on Premise

“On-Premise” ist das Gegenteil zum Arbeiten in der “Cloud”. On-Premise Dokumentmanagement arbeitet ausschließlich mit den Firmenrechnern bzw. mit firmeneigenen Servern.

On-Premise Lösungen machen dann Sinn, wenn Sie besonders heikle Daten verarbeiten oder über eine schwache Internetverbindung verfügen.

Dokument-Versionen

Versionierung von Dokumenten ermöglicht es, gleichzeitig und fortwährend an denselben Dokumenten zu arbeiten, ohne dass alte Versionen verloren gehen. So können Sie Änderungen nachvollziehen und gegebenenfalls rückgängig machen.

Zugriffsrechte

In kaum einem Unternehmen, haben alle Mitarbeiter Einblick in alle Dokumente. Um trotzdem auch solche “geheimen” Dokumente in Ihr DMS System einzuspeisen, vergeben Sie einfach spezifische Zugriffsrechte für einzelne Dokumente oder Dokumentgruppen. So profitieren alle Mitarbeiter gleichermaßen von den Vorteilen der DMS Software ohne zu viel Einsicht in sensible Daten zu bekommen.

OCR-Engine

Eine Optical Character Recognition Engine ist eine Software, die Print-Dokumente beim Scan auslesen kann und in bearbeitbare Dokumente umwandelt. So werden diese Papiere der Suchfunktion zugänglich und können nachträglich weiterverabeitet werden.

Eine leistungsstarke OCR-Engine ist besonders wichtig, wenn Sie bestehende Papier-Archive digitalisieren möchten oder für die Zukunft einen Arbeitsprozess mit einem solchen Transfer planen.

Für wen eignen sich Dokumentenmanagement Systeme?

Alle Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Dokumenten zu tun haben, müssen sich früher oder später mit der Verwaltung und Organisation dieser Dokumente beschäftigen. Da ist es besser, wenn Sie sich rechtzeitig um eine nachhaltige Lösung kümmern. Immerhin macht ein DMS System nicht nur den Dokumentenwust übersichtlicher, sondern beschleunigt auch die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter. Typische Branchen mit Einsatz von DMS Software sind zum Beispiel: Kanzleien, Arztpraxen, Online-Shops, Redaktionen, Verlage, Banken, Versicherungen und viele mehr. Ab einer gewissen Größe benötigt aber so gut wie jedes Unternehmen eine entsprechende Lösung.

Kein Bedarf hingegen besteht in Unternehmen, die sich nur gelegentlich mit einzelnen Verträgen oder anderen Dokumenten beschäftigen. Simple Lösungen ohne Einarbeitung können zwar auch hier Vorteile bringen, sind aber nicht unbedingt notwendig.

Dokumentenmanagement Software auf dem Markt

trusted.de hat bereits einige Anbieter und deren Softwares aus dem Bereich Dokumenten Managament Systeme für Sie verglichen. Zu den gängigsten Tools zählen etwa:

  • agorum core
  • Alfresco
  • Compart
  • DATEV DMS classic pro
  • DocuWare
  • Easy DMS
  • eFileCabinet
  • ELO
  • enaio
  • Flight

Fazit: Dokumentenmanagement Systeme verkürzen, verbessern und automatisieren Arbeitsprozesse

DMS Software macht Sinn, wenn eine Vielzahl von Dokumenten bewältigt werden muss. Die Einsatzmöglichkeiten sind letztlich vielfältig, im Kern aber erleichtern DMS Systeme das Digitalisieren, Ablegen, Auffinden, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten. Das spart Platz, schafft Überblick und erleichtert den Zugriff auf die jeweils relevanten Daten. Ihren Mitarbeitern werden dadurch vor allem eintönige und langwierige Recherche- und Sucharbeiten abgenommen, sodass Sie sich schneller mit ihren eigentlichen Aufgaben beschäftigen können. So arbeitet Ihr Team nicht nur effizienter, sondern auch mit mehr Motivation.

Verschaffen Sie sich noch heute einen Überblick über die wichtigsten Anbieter für DMS Software. Die Wahl des richtigen Anbieters ist von zentraler Bedeutung. Lassen Sie sich von unserer trusted.de DMS Anbieter Übersicht weiterhelfen.

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Johannes Siegl

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