Worauf muss ich bei der Auswahl von Videokonferenz-Software achten?
Um das richtige System für Ihre Bedürfnisse zu finden, müssen Sie wissen, welche Art von Online-Meetings Sie durchführen wollen - legen Sie zum Beispiel mehr Wert auf 1-zu-1-Gespräche und Team-Meetings, oder wollen Sie ganze digitale Konferenzräume mit Webinaren und Vorträgen versorgen? Damit verbunden ist direkt die Frage, wie viele Teilnehmer bei Ihren Meetings möglich sein sollen. trusted hilft Ihnen im umfassenden Ratgeber, das richtige Tool zu finden und die wichtigsten Funktionen zu definieren:
Welche sind die wichtigsten Funktionen für Videokonferenzen?
Video- und Audio-Telefonie
Brot und Butter einer Videokonferenz ist und bleibt die reibungslose Übertragung Ihres Video- und Audiosignals. Das von Ihrer Webcam oder Handykamera abgegriffene Bild und vor allem Ihr Ton muss ohne Übertragungsschwierigkeiten bei Ihren Gesprächspartnern ankommen, damit ein produktives Meeting zustande kommen kann. Dementsprechend benötigen Sie für eine Videokonferenz neben Ihrem internetfähigen Gerät zusätzlich auch eine Webcam und ein Mikrofon; beides ist in modernen Geräten allerdings bereits verbaut.
In Videomeetings sehen und hören Sie Ihre Meeting-Teilnehmer genau wie im analogen Konferenzraum
Screenshot: trusted.de
Quelle: microsoft.com
Idealerweise lassen sich auf Wunsch sowohl Bild als auch Ton unabhängig voneinander deaktivieren; um beispielsweise durch die Deaktivierung der Videoübertragung Daten zu sparen, oder durch das Stummschalten des eigenen Tons das aktuelle Meeting nicht durch Umgebungsgeräusche zu stören, wenn Sie sich gerade in der Öffentlichkeit aufhalten.
Screen Sharing
Die Bildschirmübertragung gehört zu den wichtigsten Funktionen moderner Meeting-Tools. Durch das Screen Sharing ersetzen Sie Ihr Videobild durch eine Einblendung Ihres Bildschirms, so dass Sie Ihren Meeting-Teilnehmern eine Präsentation, eine Grafik, ein Dokument oder ein Tool zeigen können.
Per Bildschirmübertragung zeigen Sie Ihren Meeting-Teilnehmern Webseiten, Dokumente, Bilder oder Präsentationen
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Quelle: teamviewer.com
Ihre Teammitglieder können sehen, woran Sie gerade arbeiten, Vorschläge dazu abgeben und Änderungen anregen, die Sie direkt im Live-Meeting umsetzen können. Das klappt zum Beispiel auch mit Mobilgeräten wie Smartphones oder Tablets.
File Sharing
Das Teilen von Dateien und Dokumenten gehört zum Standardrepertoire einer Videokonferenz-Software. Damit stellen Sie anderen Meeting-Teilnehmern Dateien zur Verfügung, die diese benötigen oder auf die sie einen Blick werfen sollen. Dateien teilen Sie dabei entweder mit allen Anwesenden oder nur mit einzelnen Teilnehmern im Meeting.
Digitales Whiteboard
Ein digitales Whiteboard erlaubt es Ihnen und Ihrem Team, während des Meetings Notizen und Skizzen anzufertigen und die wichtigsten Ergebnisse für alle Teilnehmer zu visualisieren. In manchen Lösungen kann nur der Moderator auf das Whiteboard zugreifen oder den Zugriff anderer Teilnehmer einschränken; in anderen Lösungen arbeiten alle Teammitglieder gemeinsam am Whiteboard und nutzen die Zeichen- und Markierfunktionen zusammen.
Auf dem digitalen Whiteboard zeichnen und planen Sie mit Notizen und Zeichenwerkzeugen
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Quelle: webex.com
Chat
Ein Textchat oder interner Messenger ist in den meisten Videokonferenz-Lösungen integriert. Mit den Meeting-Teilnehmern zu chatten, erscheint aufgrund der Tonübertragung zunächst einmal überflüssig; gerade in Situationen, in denen einzelne Teilnehmer nicht sprechen können (weil sie sich beispielsweise an einem sehr lauten Ort aufhalten) oder kein Mikrofon zur Verfügung haben, ist der zusätzliche Textchat aber hilfreich. Zudem können über den Chat Fragen zwischen einzelnen Teilnehmern ausgetauscht werden, ohne dabei das laufende Meeting zu stören.
Ein Chat ist in vielen Videokonferenzen ebenfalls integriert - zum Beispiel um URLs auszutauschen oder um zu reden, ohne den Sprecher zu stören
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Quelle: google.com
Remote-Zugriff/Fernwartung
Der Remote-Zugriff (in der Regel als “Fernwartung” bezeichnet) gestattet einem Meeting-Teilnehmer die Kontrolle über Ihre Tastatur und Maus. Während Ihr Bildschirm im Vollbild angezeigt wird, kann Ihr Kollege so auf Ihrem PC navigieren und Ihnen so beispielsweise die Lösung für ein Problem zeigen oder eine Seite oder ein Dokument öffnen, ohne Ihnen dafür umständlich mündliche Anweisungen zu geben. Außerdem kommt die Fernwartung oft im Kundensupport zum Einsatz, um Kunden direkt bei Problemen helfen zu können.
Wollen Sie Meetings oder Webinare veranstalten?
Online-Meeting-Software
Mithilfe von Online-Meeting-Software veranstalten Sie Meetings und Konferenzen zwischen Einzelpersonen oder im Team. Dabei haben alle Teilnehmer grundsätzlich die gleichen Optionen und Rechte und werden - sofern das möglich ist - auch alle in einem Screen angezeigt. Hier soll die gleiche Atmosphäre herrschen, wie in einem analogen Meeting im Meeting-Raum, das heißt: alle Teilnehmer können miteinander sprechen, gemeinsam auf das digitale Whiteboard zugreifen und sich austauschen.
In einem Online-Meeting sind alle Teilnehmer gleichermaßen aktiv und können miteinander reden
Spezifische Funktionen von Online-Meeting-Software sind beispielsweise das Screen Sharing, das digitale Whiteboard, der Remote-Zugriff zur Fernsteuerung der Geräte Ihrer Teilnehmer, der Chat sowie der Austausch von Dateien.
Online-Meeting-Software eignet sich für den 1-zu-1-Austausch mit Ihren Kollegen, für Projekt- und Kickoff-Meetings sowie für Assessments oder Feedbackgespräche. Zweckentfremdet lassen sich Online-Meeting-Tools auch für Video-Interviews, Bewerbungsgespräche oder im persönlichen Kundensupport einsetzen. Auch privat - für den einfachen und schnellen Austausch mit Freunden und Familie - wird diese Art der Software immer beliebter.
Webinar-Software
Webinare sind anders aufgebaut, als Online-Meetings. Obwohl auch hier die zeit- und ortsgebundene Kommunikation im Vordergrund steht, ist der Zweck ein anderer. Im Webinar geht es nicht um den gegenseitigen Austausch, sondern vielmehr darum, Wissen zu vermitteln oder eine Präsentation zu halten. Abhängig von der Anzahl der Teilnehmer - das können nur eine handvoll sein oder mehrere Hundert - spricht hier in der Regel nur der Moderator und dessen Co-Moderatoren, während die Teilnehmer stumm geschaltet sind.
Während in Online-Meetings alle Teilnehmer auf dem Bildschirm zu sehen sind oder jeweils immer das Bild des Sprechenden eingeblendet wird, wird in einem Webinar nur das Videosignal des Hosts übertragen, das alle Teilnehmer empfangen. Zudem haben - anders als in Online-Meetings - die Zuhörer selten die Möglichkeit, während des Online-Events miteinander zu chatten oder Dateien auszutauschen.
In einem Webinar ist in der Regel nur der Host zu sehen und aktiv, während die Teilnehmer zuschauen und -hören
Spezifische Features von Webinar-Tools sind beispielsweise das Einblenden von Präsentationen, das Stummschalten und Entfernen von Teilnehmern durch den Moderator, das digitale “Melden” für Ihre Zuhörer sowie Recording-Tools zur Aufzeichnung der Sessions.
Zudem verfügen diese Lösungen oft über eine Anmeldungs- und Teilnehmerverwaltung, um auch große Webinare mit sehr vielen Teilnehmern zu verwalten.
Webinar-Software eignet sich (natürlich) für die Durchführung von Webinaren und Präsentationen sowie für interne Schulungen und Weiterbildungskurse. Einige Webinar-Tools bringen auch die Möglichkeit mit, die Session nicht nur auf Einladung zu öffnen sondern live zu streamen. So können Sie (zum Beispiel via Facebook oder YouTube) eine größere Masse an Zuhörern erreichen.
Anzahl Teilnehmer:innen
Die nächste Frage, die Sie sich stellen müssen, ist die nach den Kapazitäten, die Ihre Online-Meeting-Software bedienen soll. Benötigen Sie Ihr Tool größtenteils für 1-zu-1-Meetings unter den Kollegen, während diese sich im Home Office befinden? Dann reichen (je nach Teamgröße) Tools mit einer Kapazität zwischen 2 und 25 Teilnehmern in der Regel mehr als aus. Für Webinare und größere Firmenevents, die ganz oder teilweise remote abgehalten werden sollen, benötigen Sie dagegen Software mit 30 bis 100 oder noch mehr Teilnehmern. Hierfür bieten sich dann auch Features wie ein Anmeldeformular an, um den Überblick über Ihre Teilnehmer zu behalten.
Ein Anmeldeformular bietet sich zum Beispiel für Online-Events und Webinare an, um den Überblick über Teilnehmer zu behalten
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Quelle: edudip.com
Da die Anzahl der möglichen Teilnehmer bei vielen Anbietern direkt an den Preis oder den benötigten Tarif gekoppelt ist, sollten Sie daher schon im Vorfeld entscheiden, wie gut besucht Ihre Meetings in Zukunft werden sollen.
Anzahl Hosts
Bei der Wahl des für Sie passenden Tarifs kommt es immer darauf an, wie viele aktive Nutzer (sogenannte Hosts oder Moderatoren) Sie benötigen. Zwar machen einige Tools im Vergleich keinen Unterschied zwischen Teilnehmern und Hosts; bei vielen Anbietern gibt es allerdings eine klare Trennung. So sind dort nur Hosts in der Lage, einen Account anzulegen, die jeweilige App oder den jeweiligen Client herunterzuladen und Meetingräume zu eröffnen, in die sie anschließend Gäste einladen können. Diese wiederum benötigen keinen eigenen Account, sondern können sich flexibel per Browser zuschalten.
Die Frage ist also, wie viele Personen in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit haben sollen, Meetings zu erstellen. Wollen Sie Ihr Team auch in regelmäßigen 1-zu-1-Gesprächen zusammenkommen lassen, benötigt jedes Teammitglied den Host-Status und einen eigenen Account; oder Sie wählen ein Tool, bei dem es so etwas wie einen “Host” gar nicht gibt. Soll dagegen nur der Teamleiter in der Lage sein, einen digitalen Konferenzraum zu eröffnen, reicht eine einzige Host-Lizenz aus.
Anzahl Räume
Nicht immer relevant ist die Frage, wie viele “Räume” Sie benötigen, also wie viele Meetings parallel stattfinden sollen. Nur wenige Anbieter haben hier eine Beschränkung; bei einigen Angeboten ist der Preis allerdings auch davon abhängig, wie viele Räume erstellt werden können. Bei eyeson beispielsweise können Sie im kleinsten Tarif “For You” nur maximal 4 parallele Räume eröffnen.
Da die Beschränkung der digitalen Meeting-Räume kein Standard ist, sollten Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters darauf achten, ob und welche Einschränkungen im jeweiligen Tarif gelten.
