Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen steht eine wichtige Änderung bevor - beispielsweise eine Umfirmierung oder die flächendeckende Einführung einer neuen Softwarelösung für alle Abteilungen. Um diese Neuerungen vorzustellen und Ihrem Team zu erläutern, setzen Sie ein Meeting an, an dem möglichst jeder Mitarbeiter teilnehmen sollte. Da gibt es nur ein Problem: Eines Ihrer Teammitglieder ist gerade in einem Außeneinsatz unterwegs, einer unternimmt eine Geschäftsreise, einer arbeitet von Zuhause aus und einige haben schlicht und ergreifend einen freien Tag. Nun haben Sie 2 Möglichkeiten: Den Tag abwarten, an dem wirklich all Ihre Mitarbeiter zur gleichen Zeit verfügbar sind - der vielleicht, unter Umständen, möglicherweise irgendwann einmal kommen wird - oder das Meeting trotzdem abzuhalten. Wie? Mithilfe einer Videokonferenz, zu der sich alle Mitarbeiter in Echtzeit zuschalten. Auch diejenigen, die sich gerade am anderen Ende der Welt befinden oder mit dem Zug unterwegs sind.
- Video Konferenzen ermöglichen es Ihnen, mit all Ihren Mitarbeitern Meetings und Webinare abzuhalten - ganz unabhängig davon, ob diese gerade Zuhause, unterwegs oder im Urlaub sind.
- Auch Konferenzen mit mehreren hundert Teilnehmern sind kein Problem, solange Sie die richtige Video Konferenz Software ausgewählt haben. trusted.de stellt Ihnen die gängigsten Angebote vor.
- Mithilfe dieses Videokonferenz Ratgebers erfahren Sie, wie Sie die passende Software für Ihr Unternehmen auswählen, welche Funktionen Sie benötigen, und worauf Sie bei Videokonferenzen achten sollten.
Was ist eine Video Konferenz?
Eine Video Konferenz ist eine Besprechung oder ein Meeting, das nicht persönlich in großen Konferenzräumen, sondern per Video stattfindet. Die einzelnen Konferenzteilnehmer schalten sich dabei über das Internet zu und kommunizieren per Video- und Tonübertragung. Aus diesem Grund spricht man gemeinhin auch von Videotelefonie oder einem Videoanruf.
Ein Video sagt mehr als tausend Worte.
Früher war Video Conferencing noch großen Firmen vorbehalten, die sich die nötige Technik leisten, und ganze Konferenzräume mit teurer und aufwändiger Hardware bestücken konnten. Mittlerweile ist die Technologie für jeden erschwinglich. Siehe das VoIP- und Video-Chat-Tool Skype - so gut wie jeder nutzt die Software mittlerweile auch privat. Auch wegen der immer weiter steigenden Benutzerfreundlichkeit.
Wie funktionieren Video Konferenzen?
Heutzutage sind Videogespräche per Internet so einfach geworden, dass meist nur ein einziger Klick genügt, um eine Verbindung herzustellen. Statt Telefonnummern sammelt man im eigenen “Adressbuch” Kontakte. Sind Sie in das Videokonferenz Tool Ihrer Wahl eingeloggt und ist auch Ihr Gesprächspartner online, rufen Sie ihn einfach per Mausklick an - schon erscheint das Bild Ihres Gegenüber auf dem Bildschirm und umgekehrt. Ebenso leicht lassen sich weitere Gesprächspartner der aktuellen Konferenz hinzufügen.
Das benötigen Sie
Bevor Sie aber mit dem Videochat, bzw. der Videotelefonie loslegen können, benötigen Sie zunächst noch einige Hilfsmittel, bzw. müssen Sie gewisse Anforderungen erfüllen:
Hardware
Zunächst einmal brauchen Sie die richtigen Geräte. Zur Grundausstattung gehören - neben einem Computer oder Notebook - eine Webcam sowie ein Mikrofon oder ein Headset. Nutzer von Mobilgeräten können sich freuen: Neuere Smartphones und Tablets liefern in der Regel gleich alles mit, was man zum Telefonieren per Video braucht. Die selfie-erprobten Kameras moderner Handys können qualitativ ohne Probleme mit jeder guten Webcam mithalten. Auch in vielen Laptops sind Webcam und Mikro bereits eingebaut.
Internetverbindung
Mittlerweile brauchen Sie nicht unbedingt einen turboschnellen Internetzugang für einwandfreie Videotelefonie. Also keine Angst: Sie müssen sich keinen Glasfaseranschluss legen lassen, um am nächsten Meeting teilzunehmen. Wichtig ist nur, dass Sie darauf achten, nicht nur eine gute Download-Bandbreite zur Verfügung zu haben, sondern dass auch das Upload-Tempo stimmt.
Videotelefonie Anbieter empfehlen für eine reibungslose und qualitativ gute Verbindung eine Bandbreite von mindestens 200 Kbits/s - sowohl im Up- als auch im Download.
Software
Zusätzlich zur benötigten Hardware brauchen Sie auch eine Software, die die aufgenommenen Video- und Tonsignale verarbeitet, codiert und über das Internet an Ihre Gesprächspartner sendet. Von diesen Web Conferencing Tools gibt es aktuell eine große Fülle auf dem Markt, die sich in einigen Faktoren voneinander unterscheiden. Dieser Videokonferenz Ratgeber gibt Ihnen Tipps an die Hand, wie Sie die passende Software für Ihr Unternehmen auswählen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Das Hauptargument für jede Art von Videokonferenz Software sollte der Funktionsumfang sein. Mittlerweile gibt es viele verschiedene Lösungen, die mitunter ausgefallene, mehr oder weniger nützliche Features implementieren, um die Videotelefonie noch einfacher und attraktiver zu gestalten. Beispielsweise eine Aufnahmefunktion oder die Möglichkeit, die Teilnehmer in Echtzeit eine Umfrage ausfüllen zu lassen. Wichtig sind aber in erster Linie nicht diese speziellen Features, sondern die Basis-Funktionen, die jedes gute Tool mitbringen sollte:
Konferenzen, Meetings, Webinare
Die Kernkompetenz jedes Videotelefonie Tools: Ihre Software muss ohne Probleme auf Webcam und Mikrofon zugreifen können, Bild und Ton sauber und ohne Einbrüche übertragen und auch bei größeren Teilnehmerzahlen nicht schlapp machen. Eine Taste zum Stummschalten ist bei großen Teams Pflicht. So gibt es keine störenden Hintergrundgeräusche von Ihrer Seite, wenn Sie gerade nicht sprechen. Außerdem wichtig: Eine zentrale Übersicht für etwaige Moderatoren, auf denen alle Gesprächsteilnehmer aufgelistet sind. So lässt sich einzelnen Teilnehmern das Wort erteilen, oder - bei Bedarf - entziehen.
Filesharing
Eine Möglichkeit zum Datenaustausch ist bei professionellen Videokonferenz Tools ungeheuer wichtig. Auf diesem Wege lassen sich wichtige Dokumente - beispielsweise eine Liste der Tagesordnungspunkte, Projektupdates, Statistiken und Grafiken oder ganze Power-Point-Präsentationen - an die einzelnen Gesprächspartner verteilen. Je einfacher dieses Feature in die Softwarelösung implementiert ist, desto besser. Ideal wäre die Möglichkeit, Dateien per Drag-and-Drop einfach in das laufende Gespräch zu ziehen.
Bildschirmübertragung
Eine weitere wichtige Funktion ist die Möglichkeit, den Bildschirm eines Teilnehmers auf die Bildschirme der anderen Mitarbeiter zu übertragen. Zum Beispiel, um in Echtzeit an einem Dokument zu arbeiten oder eine neue Softwarelösung vorzustellen und zu demonstrieren. So ist auch das gleichzeitige Abspielen von Videos oder Präsentationen auf allen teilnehmenden Geräten möglich.
Videos und ähnliche Multimediadateien lassen sich auch per Filesharing verteilen - dann allerdings ist nicht gegeben, dass auch alle Teilnehmer das Video gleichzeitig starten können, und es könnte zu Verwirrung kommen. Nutzen Sie in solchen Situationen also am besten die Möglichkeit zur Bildschirmübertragung - sofern diese existiert.
Remote Access und Co-Browsing
Eine Spielart der bloßen Bildschirmübertragung ist der sogenannte Remote Access, der oft auch als Co-Browsing bezeichnet wird. Dieses Feature ermöglicht es Ihnen, auf den Rechner eines anderen Teilnehmers zuzugreifen und die Kontrolle über dessen Steuerungselemente (Keyboard und Maus) zu übernehmen. In diesem Falle wird das Bild des ferngesteuerten Rechners auf Ihr eigenes Gerät “gespiegelt” und Ihr Gesprächspartner kann alles mitverfolgen, was Sie auf seinem Rechner tun. So verdeutlichen Sie ohne viel Herumgerede und Missverständnisse besondere Funktionalitäten eines neuen Tools oder einer Website. Umständliche “Wegbeschreibungen” können Sie sich damit sparen, stattdessen zeigen Sie einfach, was Sie meinen.
Worauf Sie bei Videotelefonie achten sollten
Um die richtige Software für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie einige Aspekte beachten, da es zwischen den hier vorgestellten Tools wichtige Unterschiede gibt.
Teilnehmerlimit
Manche Tools sind auf Privatanwender und kleinere Teams zugeschnitten, andere wiederum auf große Gruppen. Dementsprechend unterschiedlich ist die Anzahl der maximal zugelassenen Teilnehmer. Während B2C-Tools und Plans für kleine Unternehmen oft nur bis zu 20 oder 30 simultane Teilnehmer pro Videoanruf unterstützen, haben andere Videokonferenzsysteme Limits von mehreren Hundert Mitarbeitern.
Legen Sie daher am besten bereits im Vorfeld fest, wie viele Teilnehmer Sie durchschnittlich in einer Konferenz benötigen, denn oftmals ist das Teilnehmerlimit direkt mit dem Preis gekoppelt - sprich: Je mehr mögliche Gesprächspartner, desto höher der Preis.
Videoqualität
Bildqualität und Übertragungsgeschwindigkeit sind nicht bei jedem Anbieter gleich. Natürlich benötigen Sie für eine Gesprächsrunde innerhalb des eigenen Unternehmens und mit dem eigenen Team keine 4k-Qualität - im Ernstfall sind auch weniger klare HD- oder sogar SD-Formate ausreichend. Nutzen Sie die Software dagegen vermehrt für das Gespräch mit externen Partnern und Kunden, sollte die Bildqualität schon hoch genug sein, damit Ihre Gesprächspartner die Pixel nicht einzeln abzählen müssen. Ein klares Bild und eine ruckelfreie Übertragung machen einfach mehr her und vermitteln ein professionelleres Bild. Achten Sie bei der Wahl des Anbieters und bei etwaigen Preisgesprächen mit den Providern daher auf diese Eckdaten.
P2P oder serverbasierte Kommunikation?
In Hinsich auf die Gesprächsqualität ist außerdem relevant, welche Übertragungstechnik das jeweilige Videotelefonie Tool einsetzt. Gemeinhin unterscheidet man hier zwischen Peer-to-Peer- und serverbasierten Diensten.
Peer-to-Peer-Dienste
Als Peer-to-Peer (oder kurz P2P) werden Verbindungen bezeichnet, die zwischen zwei oder mehreren Rechnern erzeugt werden, ohne dass dabei eine dritte Instanz zwischengeschaltet wird. Die Daten werden also ausschließlich zwischen den teilnehmenden Geräten ausgetauscht, nicht etwa noch über einen zentralen Server. Der Vorteil dabei ist: Ein etwaiger Server wird so nicht mit den ausgetauschten Daten belastet, allerdings haben die Gesprächsteilnehmer dann kaum Einfluss auf die Qualität der Übertragung oder des Videos - beides ist von der Leistung der eingesetzten Rechner abhängig.
Serverbasierte Dienste
Bei serverbasierten Diensten findet die Kommunikation nicht nur zwischen den Rechnern der Konferenzteilnehmer, sondern auch über einen zentralen Server statt. Der eigene Video-Stream wird dabei an den Server gesandt, dieser verteilt das Video anschließend über das Internet an alle anderen Teilnehmer. Der große Vorteil daran ist, dass ein gut ausgestatteter Server für alle Teilnehmer gleichbleibend gute Übertragungsgeschwindigkeiten garantiert, wodurch die Video- und Audio-Qualität überall recht hoch ist. Einbußen in der Qualität können dann nur noch von leistungsschwacher Hardware, etwa einer schlechten Webcam, herrühren.
Die Video Konferenz Etikette
Ähnlich wie bei einer analogen und persönlichen Konferenz gelten auch im Internet gewisse Verhaltensregeln, die es zu befolgen gilt. Beispielsweise darüber, wo Sie mithilfe eines mobilen Gerätes einer Konferenz beitreten können, und wo nicht. Das folgende Video verdeutlicht die Ettikette, auf die es bei Videoanrufen ankommt:
Vorteile einer Video Konferenz
Die Vorzüge einer Videokonferenz Software sind ganz offensichtlich: Sie und Ihre Mitarbeiter sind räumlich sehr viel weniger gebunden, die Organisation einer wichtigen Konferenz oder eines Meetings wird dadurch stark vereinfacht. Außerdem sparen Sie Zeit und Geld. Sie sind nicht mehr darauf angewiesen, längere Reisen zu unternehmen oder Arbeitszeit zu opfern, um mit Partnern oder Kunden zu sprechen, stattdessen halten Sie wichtige Besprechungen ganz bequem von Ihrem Büro oder von Ihrem Konferenzraum aus ab.
Welche Einsatzgebiete gibt es für Videotelefonie?
Videokonferenzen immer weiter auf dem Vormarsch
Eine Studie von Wainhouse Research ergab: 56 Prozent der befragten Unternehmen sind mindestens einmal in der Woche an einer Telefonkonferenz beteiligt. 20 Prozent sogar jeden Tag. Tendenz steigend.
Die Anwendungsmöglichkeiten für Video Conference Solutions sind vielfältig. Dementsprechend umfangreich ist die Liste der Unternehmen, die bereits auf Videokonferenzen setzen. Mithilfe der hier verglichenen Tools können Sie...
- ...einzelne Mitarbeiter schnell und persönlich für ein neues Projekt briefen
- ...Verbesserungswünsche, Kritik und Feedback einholen oder verteilen
- ...regelmäßige Updates und Neuerungen im Team erörtern
- ...wöchentliche oder tägliche Sitzungen abhalten
- ...Internet-Seminare (Webinare) und Events durchführen
- ...mit Partnern und Kunden aus aller Welt kommunizieren
- ...und vieles mehr.
Im Folgenden finden Sie einige der prominentesten Beispiele für Einsatzgebiete von Video Konferenz Software.
Außendienstmitarbeiter, internationale Teams, Homeoffice
Einer der größten Vorteile beim Einsatz von Videotelefonie ist die räumliche Flexibilität der Teilnehmer. Egal, ob ein Mitarbeiter gerade Zuhause arbeitet und nicht persönlich erreichbar ist, eine wichtige Geschäftsreise unternimmt, im Außendienst arbeitet oder ganz einfach nur an einem anderen Standort sitzt, als die anderen Teammitglieder - mithilfe einer Internetkonferenz ist er überall auf der Welt erreichbar und kann an wichtigen Meetings teilnehmen. Das ist auch über Landesgrenzen hinaus möglich.
Große Teams, Events, Webinare
Der Einsatz einer Video Konferenz Software versetzt Sie in die Lage, auch größeren Gruppen die Möglichkeit zum Austausch und zur Kommunikation zu geben. Ein ganztägiger Workshop mit 200 Teilnehmern? Früher undenkbar, heute Gang und Gäbe - immerhin müssen die 200 Personen nicht alle in einen Seminarraum gequetscht werden, stattdessen schalten Sie sich von ihrem eigenen Arbeitsplatz einfach zu. Diese Möglichkeiten eignen sich perfekt, um spezielle Events - zum Beispiel Vorträge oder eben Workshops - dem gesamten Mitarbeiterstab zugänglich zu machen oder Webinare abzuhalten.
Kundenservice
Videos im Kundendienst
Die Sparkasse will in Zukunft auf Videokonferenz Tools zurückgreifen, um Kunden zu beraten. Eine Testphase mit ausgewählten Kunden ist bereits angelaufen.
Eine relativ junge Möglichkeit von Videokonferenzen besteht darin, sie in den Kundenservice zu integrieren. In Echtzeit videotelefoniert Ihr Kunde mit Ihrem Support- und Serviceteam, lässt sich beraten oder bei Problemen unterstützen.
Vor allem für Spezialdienstleister ist diese Art des Kundendienstes eine Alternative zum herkömmlichen Telefon- oder Emailsupport.
Das kosten Videokonferenzsysteme
Die Preisgestaltung im Bereich Videokonferenz Tools ist recht unterschiedlich. So bieten einige Provider Abo-Modelle mit monatlichen Zahlungen zwischen 20 und 300 Euro an, je nach Ausstattung und maximaler Anzahl der Mitglieder. Andere Anbieter limitieren die Teilnehmeranzahl überhaupt nicht, sondern rechnen pro Nutzer und Monat ab. In einem solchen Fall kommen um die 2 bis 10 Euro je Mitarbeiter und Monat auf Sie zu.
Schließlich und endlich gibt es auch Provider, die nicht mit einem Abosystem für SaaS Tools arbeiten, sondern einmalige On-Premise-Lizenzen für Ihre Software vertreiben. Zwischen 600 und 700 Euro liegt hier die Preisspanne.
SaaS Tools (Software as a Service) sind in der Regel cloudbasierte Softwarelösungen, die nicht von Ihnen, sondern vom jeweiligen Service Provider gehostet werden. On-Premise-Lösungen dagegen laufen auf Ihrem eigenen Server.
Der Markt um Video Konferenz Tools
Video Konferenz Anbieter sind auf dem Vormarsch: Mittlerweile gibt es eine große Bandbreite an unterschiedlichen Anbietern, seien es B2C-Provider, die Software für den privaten Gebrauch bereitstellen, oder B2B-Anbieter mit professioneller Business-Software. trusted.de hat die derzeit gängigsten Lösungen für Sie zusammengetragen:
- Hip Chat
- Onstream
- OnSync
- Skype
- Lifesize Cloud
- Video-Live-Übertragung
- iMeet
- GoToMeeting
- BlueVision
- WebEx Meetings
- Hangouts
- AnyMeeting
- MY Web Conferences
- Virtual Room
- Fuze
- Jitsi
- Palava.tv
Fazit
Die Videotelefonie ist aus unserem Leben kaum mehr wegzudenken - sei es nun im privaten Bereich oder bei unserer Arbeit. Selbst Unternehmen, die bisher gute Erfahrungen mit Gruppenchat-Sitzungen oder altmodischen Telefon-Konferenzen gesammelt haben, können sich den schlagenden Argumenten von Videokonferenz Software nicht mehr erwehren - immerhin gestaltet sich die elektronische Kommunikation damit persönlich (durch den Blickkontakt), flexibel (weil zeitlich und örtlich ungebunden) und einfach.
In der Fülle der einzelnen Provider allerdings den Anbieter mit dem passenden Tool herauszufinden ist nicht immer einfach - einige Aspekte wollen beachtet werden und viele wissen nicht genau, welche Funktionen Sie von Videokonferenz Tools erwarten dürfen. Dieser trusted.de Ratgeber hilft Ihnen dabei, eine Entscheidung zu treffen. Wir wünschen viel Erfolg bei der Wahl Ihres zukünftigen Web Conference Tools.
