Worauf muss ich bei der Auswahl von Videokonferenz-Software achten?
Um das richtige System für Ihre Bedürfnisse zu finden, müssen Sie wissen, welche Art von Online-Meetings Sie durchführen wollen - legen Sie zum Beispiel mehr Wert auf 1-zu-1-Gespräche und Team-Meetings, oder wollen Sie ganze digitale Konferenzräume mit Webinaren und Vorträgen versorgen? Damit verbunden ist direkt die Frage, wie viele Teilnehmer bei Ihren Meetings möglich sein sollen. trusted hilft Ihnen im umfassenden Ratgeber, das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Wollen Sie Meetings oder Webinare durchführen?
Die wichtigste Frage in Bezug auf Ihre neue Videokonferenz-Software ist, welche Art von Videokonferenzen Sie damit durchführen wollen. So eignen sich einige der verglichenen Software-Lösungen eher für Team-Meetings, andere sind eher für Webinare, Vorträge und Schulungen geeignet.
Für Teams, die im Home Office miteinander kommunizieren und Projektdaten austauschen wollen, empfiehlt sich das Modell des Online-Meetings; an solchen nehmen in der Regel nur eine Handvoll Kollegen teil und alle erhalten Sprechzeit und eine Videoübertragung, so dass Sie sich ganz wie im analogen Meeting-Raum austauschen können. Zu diesen Tools gehören beispielsweise Zoom, GoToMeeting, Cisco Webex, Skype, Google Hangouts und Microsoft Teams.
Im Online-Meeting sind oft nur wenige Teilnehmer anwesend, zum Beispiel Ihr Projektteam
Screenshot: trusted.de
Quelle: microsoft.com
Für Teams, die Konferenzsäle füllen und Vorträge und Präsentationen mit unterschiedlich vielen Teilnehmern veranstalten wollen, empfiehlt sich dagegen spezielle Webinar-Software. Auch für Kundenpräsentationen und Produktvorstellungen lassen sich solche Tools sehr gut nutzen. Dazu gehören beispielsweise edudip Next oder Clickmeeting.
Webinare bieten Platz für hunderte von Teilnehmern und dienen nicht dem Austausch, sondern der Präsentation von Informationen
Screenshot: trusted.de
Quelle: clickmeeting.com
Einige Tools im Vergleich, zum Beispiel Adobe Connect oder Saba Meeting, bringen auch Lösungen sowohl für Webinare als auch für Online-Meetings mit und versuchen so, alle Bedürfnisse zu befriedigen.
Suchen Sie nach einer Software, mit der Sie nicht nur innerhalb des Teams in Kontakt bleiben können, sondern zum Beispiel auch Ihre Kunden im direkten Support unterstützen können, gibt es auch dafür Lösungen. Diese konzentrieren sich vor allem auf die Features Screen Sharing und Remote-Steuerung und vernetzen Sie ideal mit Ihren Anwendern bzw. Kunden. Dazu gehören beispielsweise TeamViewer und FastViewer.
Wie viele Teammitglieder sollen an Ihren Meetings teilnehmen?
Die nächste Frage, die Sie sich stellen müssen, ist die nach den Kapazitäten, die Ihre Online-Meeting-Software bedienen soll. Benötigen Sie Ihr Tool größtenteils für 1-zu-1-Meetings unter den Kollegen, während diese sich im Home Office befinden? Dann reichen (je nach Teamgröße) Tools mit einer Kapazität zwischen 2 und 25 Teilnehmern in der Regel mehr als aus. Für Webinare und größere Firmenevents, die ganz oder teilweise remote abgehalten werden sollen, benötigen Sie dagegen Software mit 30 bis 100 oder noch mehr Teilnehmern. Hierfür bieten sich dann auch Features wie ein Anmeldeformular an, um den Überblick über Ihre Teilnehmer zu behalten.
Ein Anmeldeformular bietet sich zum Beispiel für Online-Events und Webinare an, um den Überblick über Teilnehmer zu behalten
Screenshot: trusted.de
Quelle: edudip.com
Da die Anzahl der möglichen Teilnehmer bei vielen Anbietern direkt an den Preis oder den benötigten Tarif gekoppelt ist, sollten Sie daher schon im Vorfeld entscheiden, wie gut besucht Ihre Meetings in Zukunft werden sollen.
Der trusted Tipp: Lassen Sie bei der Berechnung Ihrer Anforderungen nicht außer Acht, dass Ihr Team gegebenenfalls noch wachsen kann oder dass Sie in Zukunft möglicherweise auch externe Gäste (wie Kunden oder externe Mitarbeiter) zum Meeting einladen wollen. Planen Sie deswegen großzügig und mit ausreichend Puffer oder wählen Sie eine Videokonferenz-Software, die Sie flexibel um zusätzliche Teilnehmerplätze erweitern können.
Wie viele Hosts benötigen Sie?
Bei der Wahl des für Sie passenden Tarifs kommt es immer darauf an, wie viele aktive Nutzer (sogenannte Hosts oder Moderatoren) Sie benötigen. Zwar machen einige Tools im Vergleich keinen Unterschied zwischen Teilnehmern und Hosts; bei vielen Anbietern gibt es allerdings eine klare Trennung. So sind dort nur Hosts in der Lage, einen Account anzulegen, die jeweilige App oder den jeweiligen Client herunterzuladen und Meetingräume zu eröffnen, in die sie anschließend Gäste einladen können. Diese wiederum benötigen keinen eigenen Account, sondern können sich flexibel per Browser zuschalten.
Die Frage ist also, wie viele Personen in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit haben sollen, Meetings zu erstellen. Wollen Sie Ihr Team auch in regelmäßigen 1-zu-1-Gesprächen zusammenkommen lassen, benötigt jedes Teammitglied den Host-Status und einen eigenen Account; oder Sie wählen ein Tool, bei dem es so etwas wie einen “Host” gar nicht gibt. Soll dagegen nur der Teamleiter in der Lage sein, einen digitalen Konferenzraum zu eröffnen, reicht eine einzige Host-Lizenz aus.
Wie viele Räume benötigen Sie parallel?
Nicht immer relevant ist die Frage, wie viele “Räume” Sie benötigen, also wie viele Meetings parallel stattfinden sollen. Nur wenige Anbieter haben hier eine Beschränkung; bei einigen Angeboten ist der Preis allerdings auch davon abhängig, wie viele Räume erstellt werden können. Bei eyeson beispielsweise können Sie im kleinsten Tarif “For You” nur maximal 4 parallele Räume eröffnen.
Da die Beschränkung der digitalen Meeting-Räume kein Standard ist, sollten Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters darauf achten, ob und welche Einschränkungen im jeweiligen Tarif gelten.