Task Management im Vergleich

Die 7 besten Task Management Anbieter im Test 2017

Aufgabenmanagement oder englisch Task-Management umfasst das Planen, Verwalten, Überwachen und Umsetzen von Arbeitsprozessen. So sehen Sie auf einen Blick, wer woran arbeitet und steigern die Effizienz der Arbeit Ihres Teams.

Johannes Siegl
Behalten Sie den Überblick und koordinieren Sie Ihr Team optimal, um möglichst effizient zu arbeiten.
Von Johannes Siegl
Taskworld TM Test

Taskworld TM

  1. Übersichtliche Projektverwaltung
  2. Internes Chat-Modul
  3. Inbox für E-Mail Kommunikation
  1. Kein Time-Tracking
Zenput Test

Das Wichtigste in Kürze
  • Task Management beschäftigt sich mit der Planung, Verwaltung, Umsetzung und Überwachung von Aufgaben einzelner Mitarbeiter, Teams und Projektgruppen. Ziel ist es, Wartezeiten, Doppelbearbeitungen und zielloses Arbeiten zu vermeiden um Gesamtziele in kürzester Zeit zu erreichen.
  • Die simpelste Form von Task Management ist die To-do-Liste. Es gibt jedoch längst äußerst komplexe und vielfältige Techniken, Methoden und Philosophien dazu, wie Task Management auszusehen hat. Beispiele dafür sind etwa Kanban und Agile. Die hier vorgestellten Tools vereinfachen all diese tiefgründigen Gedankengänge so, dass Task Management zwar effektiv, aber einfach zu handhaben ist.
  • Wenige Software-Bereiche sind so vielfältig aufgestellt, wie der der Task Manager. Es ist deshalb unerlässlich, dass Sie sich die Zeit nehmen, um sich zumindest oberflächlich mit den verschiedenen Ansätzen zu beschäftigen. Nur die richtige App bringt Ordnung in Ihren Unternehmensalltag - die falsche Software macht unter Umständen alles nur schlimmer. Welches Programm dabei richtig und falsch ist, entscheiden allein Ihre Anforderungen. Unsere Informationen helfen Ihnen beim Entscheidungsprozess.

Von der “To do list” bis “Scrum”: Task Management ist keine neue Erfindung und vielleicht haben Sie längst schon im privaten Bereich eigene Task Management Strategien ausprobiert. Um als Methode zur Steuerung von Teams und Projekten dienen zu können, wurden jedoch viele neuartige Ansätze entwickelt, wie etwa Scrum oder Kanban. Mit einfachen Aufgabenlisten hat das alles nicht mehr viel zu tun. Die hier vorgestellten Task Management Tools bieten ganz unterschiedliche Methoden und Wege an, um der Aufgabenflut Herr zu werden.

Was ist Task Management?

Kurz gesagt...

Task Management sorgt dafür, dass jeder seine eigene Aufgabe kennt und doch alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten.

Task Management dient dazu, Struktur in Arbeitsabläufe zu bringen. Einer der wichtigsten Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter ist wohl der, dass er sich nicht gezwungen sieht, möglichst gleichzeitig verschiedene Dinge zu erledigen, sondern Schritt für Schritt seinen Beitrag leistet. Dadurch kann er sich komplett auf seine aktuelle Aufgabe fokussieren, ohne Druck zu verspüren, weil andere Arbeiten vorerst liegen bleiben.Aus Sicht von Teams und Unternehmen geht es beim Task Management aber nicht nur um die bessere Strukturierung der Arbeit Einzelner, sondern vor allem um die Koordination, Entwicklung und Übersicht. Große Teamaufgaben werden aufgebrochen in viele kleine Schritte, die dann einzelnen Mitarbeitern oder Teams übertragen werden. So weiß jeder, was er zu tun hat und niemand fühlt sich überfordert. Gleichzeitig behalten Teamleiter, Projektmanager oder Geschäftsführer den Überblick und wissen genau, wie die Teilarbeiten ins große Gesamtbild passen.

Nothing is less productive than to make more efficient what should not be done at all.

Was bietet Task Manager Software?

Die Mischung macht`s

Task Management Software ist gewissermaßen “kondensiertes Task Management” und stellt in der Regel eine spezielle Mischform aus verschiedenen Ansätzen (Scrum, Kanban, etc.) dar.

Task Management ist ein Thema, bei dem Ökonomen fast schon philosophisch werden. Wer sich etwa mit Themen wie “Agile Task Management” beschäftigen möchte, kann dazu ganze Bücher lesen. Auf die Praxis bezogen hilft Ihnen das aber nicht unbedingt weiter. Denn hier gilt es, einfache Lösungen zu finden, die schnell in den Arbeitsalltag eingebunden werden können und möglichst von Anfang an funktionieren. Genau hier kommen Task Manager Tools ins Spiel. Die einzelnen Anbieter haben sich auf ein spezifisches System festgelegt und dieses nach eigenen Prinzipien umgesetzt bzw. verschiedene Ansätze vermischt. Die dabei entstehenden Tools und Apps unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich der grundsätzlichen Struktur, sondern vor allem auch in Bezug auf Detailgrad und Usability, sowie Schnittstellen und weitere technische Merkmale.

Wunderlist orientiert sich noch stark an klassischen To do Listen - zumindest auf den ersten Blick. © www.wunderlist.com - Wunderlist orientiert sich noch stark an klassischen To do Listen - zumindest auf den ersten Blick.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

So verschieden Task Manager Apps auch ausfallen können, bieten die meisten doch ähnliche Grundfunktionen an.

Aufgabenerstellung

Alles beginnt mit der Zielsetzung und dem Weg dorthin. Manche Apps unterstützen Sie auch bei der Entwicklung von Zielvorstellungen, indem Sie den Prozess von der Idee bis zur Vision begleiten.

Visualisierung

Visualisierung ist eine der goldenen Regeln für ein Task Management System. Komplexe Informationen und Zusammenhänge lassen sich optisch aufbereitet leichter begreifen. In der Regel lassen sich dieselben Daten auf verschiedene Arten darstellen, je nachdem ob Sie etwa den Fortschritt, die Budgets oder die Prioritäten darstellen möchte.

Benachrichtigungen

Task Manager benachrichtigen die Beteiligten über bevorstehende Deadlines, kritische Budget-Stände oder Änderungen an Aufgabenstellungen. Diese automatischen Hinweise nehmen der Führungsebene viel Arbeit ab.

So sieht die Visualisierung und Zuordnung von Aufgaben bei “Wrike” aus. © www.wrike.com - So sieht die Visualisierung und Zuordnung von Aufgaben bei “Wrike” aus.

Ressourcenplanung

Je detaillierter Sie die einzelnen Aufgaben mit Budgets und Mitarbeitern koppeln, desto exakter ist am Ende die Ressourcenplanung für das größere Ziel. Außerdem werden Überschreitungen und Einsparungen schon frühzeitig sichtbar.

Schnittstellen

Task Management Tools können mit vielerlei Software zusammenarbeiten. Seien es Terminkalender von Mitarbeitern oder Projektmanagement Systeme - automatisch generierte oder weitergegebene Informationen erleichtern die Arbeit mit dem Task Manager und machen ihn zu einem integrierten Teil des Workflows.

Konfiguration

Task Manager sollten genau das können, was Sie von ihnen erwarten. Nicht mehr und nicht weniger. Deshalb sind viele der Tools individuell konfigurierbar. Denken Sie immer daran: Was es nicht gibt, kann auch nicht fehlerhaft sein oder Mitarbeiter verwirren.

Analyse & Reporting

Die optische Aufbereitung und die detaillierten Einstellungen dienen natürlich vor allem der Übersicht. Task Manager sind geradezu genial darin, Ihnen Informationen über den aktuellen Stand zu geben. Lassen Sie sich zum Beispiel anzeigen, welche Aufgaben erledigt wurden und welche überfällig sind, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und Leerläufe zu vermeiden.

Für wen eignen sich Task Management Tools?

Der Ursprung

Ursprünglich kommen viele der Task Management Modelle aus der IT-Entwicklung, doch sind sie davon längst unabhängig und werden in verschiedensten Bereichen eingesetzt.

Task Management Tools gibt es sowohl für Einzelanwender als auch für Gruppen und ganze Unternehmen. Erstere sind besten geeignet, um Aufgaben aus dem Alltag und in der Arbeit besser zu organisieren. Für Unternehmen sind aber natürlich die sogenannten Team Task Management Plattformen interessant.Besonders in Bereichen mit projekt- oder entwicklungsbezogener Arbeit ist Team Task Management Software relevant. Also immer dann, wenn einzelne Arbeitsschritte aufeinander aufbauen oder teilweise auch parallel stattfinden, die insgesamt in Bezug auf ein größeres Ziel koordiniert werden müssen. Zu schnell verlieren Mitarbeiter die Motivation, wenn es keine klar kommunizierten Etappenziele gibt. Teamleiter wiederum verlieren jegliche Steuerungsfunktion, wenn sie nicht genau wissen, wer an was arbeitet und wie der aktuelle Stand aussieht. Bei all diesen Problemen hilft ein einheitliches Task Management System. Womit ein Unternehmen sich inhaltlich beschäftigt ist dabei zunächst einmal egal.

Kanban, Agile & Co.

Sie kennen diese Begriffe vielleicht nur aus dem Projektmanagement, aber diese Denkansätze haben auch das Task Management nachhaltig beeinflusst. Hinter den Begriffen stehen teilweise weitreichende Philosophien und ganze Management-Stile. An dieser Stelle möchten wir Ihnen jedoch nur einen sehr kurzen und kompakten Einblick in die Ansätze geben, damit Sie wissen, worum es geht.

Kanban

Visualisierung & Limitierung

Die visuelle Darstellung auf dem Kanban-Board und die Limitierung der Objekte, die gleichzeitig darauf Platz finden dürfen, sind die zwei goldenen Regeln der Kanban-Methode.

Kanban (japanisch für Zeichen, Karte) wurde in 1940er Jahren von Toyota entwickelt und basiert auf einem ganz simplen Prinzip: Dem Kanban-Board. Das sieht ungefähr so aus wie eine Tabelle mit nur zwei Zeilen aber vielen Spalten. Die Spalten tragen Bezeichnungen für bestimmte Prozessstufen, wie zum Beispiel “In Planung”, “Wird umgesetzt” und “Fertig”. Einzelne Objekte können dann diesen Arbeitsweg durchlaufen und von Spalte zu Spalte verschoben werden.

Ein weiteres zentrales Prinzip von Kanban ist die Limitierung der Objekte auf dem Kanban-Board insgesamt und in den einzelnen Spalten. Das zwingt die Nutzer dazu, alte Projekte zu Ende zu bringen, bevor neue begonnen werden und soll verhindern, dass ein Team sich nicht überbelastet und den Überblick verliert.

  • Simple Implementierung
  • Einfache Nutzung
  • Visuapro-itemsierung der “work in progress”
  • Begrenzung der Pipepro-itemne
  • Keine Ressourcenplanung
  • Keine konkrete Anleitung zur Teamarbeit

Agile

Agile wird oft in einem Atemzug mit Kanban genannt, hat aber eigentlich gar nicht so viel damit zu tun. Wo Kanban auf einer klaren Methodik und simplen Strukturen aufbaut, ohne zu sehr in die Erledigung von Tasks einzugreifen, macht Agile das Gegenteil. Auch hier gibt es klare Prinzipien, aber die konkrete Umsetzung ist weitgehend offen. Es gibt also zum Beispiel kein Pendant zum Kanban-Board.

Agile wurde 2001 entwickelt, um einen Gegenentwurf zu den damals sehr trägen und stark bürokratisierten Strukturen der Software-Entwicklung zu machen. Agile setzt auf kleine Gruppen, die sich aus verschiedenen Bereichen zusammensetzen und selbst organisieren. Teams treffen sich regelmäßig zu “Iterations” um über den aktuellen Stand, sowie Probleme, Fortschritte und Ideen zu diskutieren. Zwischen diesen Meetings werden jeweils nur kleine Teile der Projekte bearbeitet, statt große Projektabschnitte in stiller Mühseligkeit abzuarbeiten.

Die 4 Prinzipien des Agile Development:

  • Individuelle Interaktion statt Prozessblindheit
  • Funktionierende Ergebnisse statt umfassender Dokumentation
  • Zusammenarbeit mit Kunden statt Vertragsverhandlungen
  • Offenheit für Veränderung statt Planverfolgung

Im Unterschied zu einer sehr linearen Arbeitsweise, die damals im Bereich Software-Entwicklung üblich war, arbeitet Agile nach dem Prinzip kompakter, sich wiederholender Prozesse.

Die Ziele: Strukturen sind dynamisch und jederzeit offen für Veränderungen auf nahezu allen Ebenen. Doppelarbeiten oder sinnlose Anstrengungen in falsche Richtungen werden vermieden, indem nach jeweils kleinen Schritten Abstimmungen mit den anderen Kleingruppen stattfinden. So möchte Agile es Unternehmen ermöglichen, schnell, zielgerichtet und doch flexibel zu einsatzfähigen Ergebnissen zu kommen.

Weitere Methoden & Abwandlungen

Wir könnten hier noch detailliert weitere Methoden anführen, beschränken uns aber darauf, nur einige davon grob wiederzugeben.

  1. Scrum: Scrum ist eine spezifischen Umsetzung des Agile Development Konzepts mit klaren Regeln und Arbeitsabläufen. Es werden drei klare Rollen vergeben, die jeweils die Aufgaben der Beteiligten wiederspiegeln - einen Teamleiter gibt es allerdings nicht.
  2. Getting-things-done: Diese auf ein Buch von David Allen zurückgehende Methode arbeitet nach dem Motto: “Der Kopf ist da, um Ideen zu haben, nicht um sie zu behalten.” Davon ausgehend basiert Getting Things Done (GTD) auf einer individuell strukturierten Visualisierung und der Setzung von Deadlines. Wenn all das festgehalten ist, kann die eigentliche Arbeit Schritt für Schritt mit freiem Kopf in Angriff genommen werden.
  3. Die gute alte To-do-Liste: Die Listen-Methode sollte man nicht gleich aufgeben, denn sie ist ein zwar simples aber eben auch wirkungsvolles Instrument zur Strukturierung von Arbeitsabläufen. Es gibt eine ganze Reihe von Task Management Tools, die auf diesem Prinzip basieren.

Aus der “Steinzeit des Task Management”: Die To-do-Liste in der Handfläche. © www.pixabay.com - Aus der “Steinzeit des Task Management”: Die To-do-Liste in der Handfläche.

Die Vorteile von Task Management

Task Management Software macht den Drahtseilakt zwischen Zerlegung und Übersichtlichkeit möglich. Während es Ihre Mitarbeiter motiviert, wenn große Aufgaben in kleinere, lösbare zerlegt werden, so ist es doch die Aufgabe der Teamleiter den Wald trotz der vielen Bäume noch zu sehen und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Rom wurde nicht an einem Tag erbaut - aber eben auch nicht aus Jux und Tollerei. Was Sie an dieser Stelle vor lauter Phrasen nicht aus den Augen verlieren dürfen: Große Projekte werden Schritt für Schritt erreicht. Und genau das ist der große Vorteil von Task Management Software.

Außerdem lassen sich noch weitere vorteilhafte Aspekte finden:

  • Visualisierung hilft bei der Verständigung
  • Individuelle Freiräume innerhalb klar definierter Aufgaben motivieren Mitarbeiter
  • Vermeidung von Doppelbearbeitung
  • Übersichtliche Projektstrukturen
  • Bessere Überwachung von Fortschritt und Ressourcennutzung
  • Automatisches Reporting

Gibt es auch Nachteile?

Das Schlimmste was bei der Arbeit mit einem Task Management Tool passieren kann, ist dass es selbst zu viel Zeit und Aufwand verschlingt. Das ist meistens dann der Fall, wenn die Software schwer zu bedienen ist oder die Aufgaben zu kleinteilig bzw. zu grob angelegt sind. Dann stocken Prozesse und das Tool bildet nicht mehr das ab, was es abbilden soll. Hier gilt es, den goldenen Mittelweg zu finden, damit Ihr Team nicht in ewigen Planungs- und Reportingtätigkeiten feststeckt.

Die meisten Menschen wenden mehr Zeit und Kraft daran, um die Probleme herumzureden, als sie anzupacken.

Darauf sollten Sie bei der Anbieterwahl achten

Wie in fast allen Gebieten, gibt es auch hier nicht den “Best Task Manager” für alle. Je nach Unternehmensstruktur, Arbeitsweise und Branche passen nur ganz bestimmte Tools in Ihr Unternehmen. In diesem Abschnitt helfen wir Ihnen bei der Entscheidungsfindung.

Anforderungen & Potenziale

Überlegen Sie sich genau, was Sie von der Task Management Software erwarten. An welchen Stellen sehen Sie Verbesserungsbedarf? Wo bestehen Defizite in Koordination und Kommunikation? Welche Task Management Methode passt zu Ihrer Unternehmenskultur? Ist Team-Koordination wichtig, oder geht es vor allem um die Automatisierung von Arbeitsaufteilung? Wo gibt es noch Potenziale, die Sie ausschöpfen möchten? Diese und weitere Fragen gilt es zunächst zu klären, damit Sie ungefähr wissen was das Tool leisten soll. Manche Tools und Methoden können die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen grundsätzlich umkrempeln, andere fügen sich eher als zusätzliche Hilfe ein. Auch das ist ein relevanter Punkt.

Integration & Akzeptanz

Erfahrungsgemäß kommt ein neues Tool immer dann gut in einem Unternehmen an, wenn jeder Mitarbeiter für sich einen echten Mehrwert daraus zieht und die Umgewöhnung verhältnismäßig leicht fällt. Betrachten Sie ein neues Tool also zunächst aus verschiedenen Perspektiven, bevor Sie Ihr Team damit überrumpeln. Sonst erreichen Sie am Ende das Gegenteil und verschwenden mit der Software mehr Zeit, als Sie gewinnen. Besonders hilfreich sind hierbei Schnittstellen zu Software, die bereits im Betrieb verwendet wird. Ein Klassiker sind Terminkalender und Kommunikations-Programme. Wenn die neue Task List sich hier nahtlos und vorteilhaft integriert, haben Sie die Mitarbeiter schon so gut wie auf Ihrer Seite.

Vergessen Sie nicht, die Wünsche Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Wenn diese das Tool nicht wertschätzen, sind Probleme vorprogrammiert.

Task Management vs. Projektmanagement

Task Management beschäftigt sich damit, große Ziele in kleinere Aufgaben zu zerlegen und diese lösbar zu machen. Projektmanagement ist davon nicht völlig unabhängig, legt den Hauptfokus aber auf das große Ganze und entwickelt somit eine andere Perspektive. So gilt es zum Beispiel Verhältnisse zu Stakeholdern außerhalb des Projekt-Teams zu berücksichtigen und diesen Rechenschaft abzulegen. Je nach Führungsstil mag so mancher Projektmanager sich zwar viel mit Task Management beschäftigen, am Ende macht es aber nur einen Teil seiner Aufgaben aus.

Der Markt rund um Task Management

Task Management Tools gibt es wie Sand am Meer. Da den Überblick zu behalten ist schwer. Wir haben in unseren Überblick alle relevanten Anbieter aufgenommen, damit Sie ganz sicher den optimalen Dienst finden.

  • 5pm
  • Actionspace
  • Active Collab
  • Any.do
  • Asana
  • Bitrix24
  • Board
  • Clarizen
  • Daptiv
  • dapulse
  • Float
  • Flow
  • Getquantify
  • Hexigo
  • hiTask
  • Insightly
  • Intellinote
  • Intervals
  • Mavenlink
  • MeisterTask
  • MOOVIA
  • Natural Insight
  • Planzone
  • Podio
  • PoodleSync
  • Producteev
  • Project Bubble
  • projectplace
  • Projects
  • PROJECTS
  • Sandglaz
  • SprintGround
  • Sprintly
  • StrikeBase
  • TaskMail
  • TaskRay
  • Teambook
  • TeamWork
  • Todoist
  • Track+
  • Tracker
  • Trackolade
  • Trello
  • Wimi
  • WinWeb
  • Work
  • Workboard
  • Workbook
  • WorkflowMax
  • Wrike
  • Wunderlist
  • Zenput
  • Zilicus

Fazit: Weniger Chaos, mehr Fokus

Task Management Tools bzw. Task Tracker geben Ihnen die Möglichkeit an die Hand, die Aufgabenverteilung in Teams und Unternehmen auf individuelle Art und Weise glasklar zu organisieren. Nachvollziehbare Strukturen sind etwas, wovon das gesamte Unternehmen profitiert. Eindeutige Ziele vor Augen zu haben, motiviert alle beteiligten Mitarbeiter und ist die Grundvoraussetzung, um kreative Potenziale zu wecken. Außerdem vermeiden Sie redundante Anstrengungen und andere Leerlaufzeiten, indem Sie Arbeitsschritte koordinieren. Nicht zuletzt helfen Task Tracker auch beim Reporting, indem Sie bereits frühzeitig Probleme mit Ressourcen und Fristen andeuten.

Die Auswahl ist groß und vielfältig, doch mit unserer Hilfe finden Sie den richtigen Team Task Manager für Ihre Firma. Denn weniger Chaos + mehr Fokus = schneller bessere Ergebnisse. So einfach kann Teamwork sein!

War dieser Artikel hilfreich?

Johannes Siegl

Jetzt Kontakt zum Redakteur aufnehmen!

Sie haben noch mehr Fragen zum Thema und möchten mit jemanden persönlich darüber sprechen? Dann kontaktieren Sie uns einfach! Wir stehen Ihnen unter presse@trusted.de für Ihre Recherchen zur Verfügung. Mehr Infos finden Sie in unserem Pressebereich.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören!