Vertragsmanagement im Vergleich

Was ist Vertragsmanagement?

Das Internet bietet eine Reihe an verschiedenen Definitionen für Vertragsmanagement. Manchmal wird es als Teil des Projektmanagements verstanden, manchmal als Teil der Ressourcenplanung. Wieder andere ordnen die Vertragsverwaltung dem Risikomanagement zu.

Dass der Begriff so viele Facetten hat, liegt unter anderem daran, dass sich ein dynamisches Vertragsmanagement über mehrere Unternehmens-Abteilungen hinweg vollzieht; bzw. viele verschiedene Abteilungen ihren Anteil am Vertragsmanagement haben. So betrachtet ist Vertragsmanagement keine Aufgabe für sich, sondern eine Sammlung verschiedenster Aufgaben und Prozesse rund um das Thema “Verträge”.

Definition und Aufgaben der Vertragsverwaltung

Grundsätzlich beschreibt Vertragsmanagement alle Maßnahmen zur Erstellung, Anpassung, Durchführung und Verwaltung von Verträgen und Vertragsinhalten. Das bezieht sich auf viele Bereiche Ihrer täglichen Arbeit.

© trusted.de - Das Vertragsmanagement hat Anteil an vielen Geschäftsbereichen

Die 2 Seiten des Vertragsmanagements

Für gewöhnlich teilt man das Vertragsmanagement in 2 Bereiche: Je nachdem, welche Ziele mit dem Contract Management angepeilt werden, spricht man entweder von der Vertragsverwaltung oder vom Vertragscontrolling, wobei das Vertragscontrolling auf der Vertragsverwaltung basiert.

Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung macht den größten Teil des Contract Management aus und wird deswegen auch oft als Synonym für den gesamten Prozess verwendet. Dabei geht es primär um die Erstellung und Archivierung aller relevanten Verträge nebst der wichtigsten Daten - zum Beispiel Kundendaten, wichtige Termine und Fristen, etc. Früher wurden Verträge noch als Papierversionen in großen Aktenschränken gesammelt, heute nutzt man in der Regel eine Vertragsmanagement Software, um Contracts digital und elektronisch zu verwalten.

Die Vertragsverwaltung begleitet Ihr Unternehmen während des ganzen Lebenszyklus eines Vertrags: Von der Planung und Erstellung, über die Abwicklung bis hin zur Archivierung der wichtigsten Dokumente.

© trusted.de - Der vierstufige Lebensweg eines Vertrages - Von der Planung bis zur Archivierung

Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling befasst sich mit der Unternehmensführung in Hinsicht auf Risiken und Möglichkeiten, die sich aus den bereits geschlossenen und zukünftigen Verträgen ergeben. Hier werden Statistiken darüber erstellt, welche Art von Verträgen den meisten Umsatz generieren, die größten Risiken bilden und welche Vertragspartner die wichtigsten und lukrativsten sind. Damit passen Sie die Vertragsverwaltung in Zukunft dahingehend an. Dabei legen sie die Daten zugrunde, die Sie in der Vertragsverwaltung eingepflegt und gespeichert haben.

Wie funktioniert Vertragsmanagement Software?

Vertragsmanagement Software oder Contract Management Tools helfen Ihnen dabei, Ihre Verträge zu verwalten und zentral zu speichern. Eine zentralisierte Vertragsdatenbank mit allen wichtigen Verträgen und den relevantesten Daten (zum Beispiel zum jeweiligen Vertragspartner, zu wichtigen vereinbarten Fristen, etc.) bildet die Grundlage einer solchen Software.

© www.contractworks.com - Die Basis des Vertragsmanagement ist ein Contract Pool mit allen Verträgen

Zusätzlich sind die hier vorgestellten Programme in der Regel mit zusätzlichen Modulen, zum Beispiel zur automatischen Rechnungsstellung, und mit Erinnerungsfunktionen ausgestattet.

Brauche ich ein Vertragsmanagementsystem?

Ab einer gewissen Betriebsgröße (bzw. ab einer gewissen Anzahl von Verträgen) ist die Anschaffung einer professionellen Software unabdingbar. Zwar ist es theoretisch auch möglich, ein dezentrales Vertragsmanagement mithilfe analoger Aktenordner oder mit Spread Sheets und Excel-Tabellen zu gestalten. Diese Art des Contract Management birgt jedoch die Gefahr, dass unterschiedliche Abteilungen Arbeiten doppelt erledigen, dass wichtige Verträge und Vertragsdaten verloren gehen oder dass Fristen übersehen werden. Um den Überblick über alle laufenden Contracts zu behalten, ist ein professionelles Tool daher die beste Wahl.

Früher waren umfangreiche Tools noch sehr teuer und damit großen Enterprises vorbehalten. Mittlerweile gibt es auch erschwingliche Lösungen für KMU, Startups oder Freiberufler.

Vorteile von Vertragsmanagement Tools

Die von trusted.de vorgestellten Softwarelösungen helfen Ihnen dabei…

• Ihre Verträge und die wichtigsten Daten strukturiert und übersichtlich an einer zentralen Stelle zu speichern, auf die alle Abteilungen bei Bedarf zugreifen

© www.hs-soft.com - Pflegen Sie ganz einfach alle relevanten Infos in die Datenbank ein

• Zeit zu sparen und Ressourcen für das Kerngeschäft freizusetzen, die ansonsten auf das Auffinden und Auswerten verstreuter Vertragsdaten verschwendet wird
• wichtige Fristen und Vertragspflichten im Blick zu behalten und damit hohe Kosten und etwaige Klagen zu vermeiden
• inhaltliche Risiken vergangener Verträge zu analysieren und auszuwerten, um die Planung kommender Contracts zu optimieren
• automatische Reports zu erstellen und die enthaltenen Daten für Ihren Jahresabschlussbericht auszuwerten
• und vieles mehr

Das kostet Vertragsverwaltungssoftware

Die von trusted.de vorgestellten Anbieter von Vertragsmanagement Software lassen sich grob in eines von 3 Bezahlmodellen einordnen:

Worauf Sie beim Contract Management achten sollten

Die Entscheidung für eine neue Softwarelösung kann erfahrungsgemäß schwierig sein, daher gibt trusted.de Ihnen eine kleine Hilfestellung. Folgende Punkte sollten Sie beachten, bevor Sie sich für ein professionelles Vertragsverwaltungssystem entscheiden:

Speicherplatz

Vor allem Anbieter, die verschiedene Pakete und Tarife anbieten, limitieren in der Regel den Speicherplatz für die Vertragscloud in den billigeren Abonnements. Sie sollten sich daher zumindest grob Gedanken darüber machen, wie viele Verträge Sie speichern wollen, und wie viel Speicherplatz Sie demnach benötigen. Rechnen Sie dabei ruhig großzügig.

Der trusted.de-Tipp: Gleich einen etwas teureren Tarif mit mehr Speicherplatz zu wählen ist oft günstiger, als den Speicherplatz nachträglich zu erweitern.

Mitarbeiteranzahl

Einige der hier genannten Provider rechnen nicht nur monatlich ab, sondern auch je registriertem Benutzer. Seien Sie sich daher zuvor darüber klar, welche Abteilungen in Ihrem Unternehmen die Software nutzen und wie viele Mitarbeiter Sie jeweils für diese Aufgabe abstellen wollen und können. Auch hier gilt: Ein nachträgliches Upgrade ist oft teuer, planen Sie deswegen am besten auch einen kleinen Puffer ein.

Zusatzmodule und Integrationen

Ein paar der von trusted.de vorgestellten Tools sind Teil großer Softwaresuiten oder -familien mit zahlreichen Funktionen. Zusätzliche Module lassen sich oft dynamisch zur Software hinzufügen, beispielsweise für die automatische Rechnungsstellung, Accounts Management, Risikomanagement, Projektmanagement, usw. Überlegen Sie sich daher, welche zusätzlichen Funktionen Sie benötigen und suchen Sie sich den Anbieter aus, der alle gewünschten Features bietet.

Arbeiten Sie bereits mit einem bestimmten ERP Enterprise Ressource Planning Tool oder einer anderen Art von Buchhaltungssoftware? Haben Sie ein CRM mit Kundendaten? Lagern Ihre wichtigen Dokumente bislang in einem Cloud Speicher? Dann achten Sie darauf, dass Ihr neues Tool im besten Falle eine Schnittstelle oder Integration bietet, um Daten aus Ihrem bestehenden System zu importieren oder dahin zu exportieren. Damit sparen Sie sich das manuelle Einpflegen der Daten und vermeiden Doppelarbeit.

© www.pandadoc.com - Nur einige der möglichen Integrationen, die Contract Management Tools bieten

Die wichtigsten Funktionen von Vertragsmanagement Tools

Eine gute und benutzerfreundliche Software auf dem Gebiet der Vertragsverwaltung sollte mindestens über die folgenden Grundfunktionen verfügen:

• Eine Vertragsdatenbank mit ausreichend Speicherplatz für alle Verträge, Dokumente und Daten
• Eine Suchfunktion für das rasche Finden einzelner Verträge in der Datenbank
• Eine Erinnerungsfunktion um wichtige Fristen und Termine im Blick zu behalten
• Umfangreiche Reportingfunktionen zur automatischen Erstellung aussagekräftiger Berichte und Dashboards
• Die Möglichkeit, Verträge einzuscannen und per dynamischer Texterkennung auszulesen, um wichtige Daten nicht manuell einpflegen zu müssen.
• Schnittstellen zu Excel und Word für den Datenimport und die Vertrags- und Rechnungserstellung

Der Markt um Vertragsmanagement Software

Mittlerweile gibt es Vertragsmanagement Software für alle Unternehmensgrößen und -arten. trusted.de hat die gängigsten Tools für Sie übersichtlich aufgelistet:

Fazit

Verträge verwalten sich nicht von selbst. Ebenso kann eine manuelle und analoge Organisation Ihrer Vertragsunterlagen Probleme und Risiken verursachen, die Ihr Unternehmen im Ernstfall eine Menge Geld kostet. Setzen Sie deswegen auf die digitale Verwaltung mithilfe der hier vorgestellten Tools. So sparen Sie Zeit und Geld, verringern das Risiko von Vertragsbrüchen und Fristüberschreitungen und erleichtern gleichzeitig allen beteiligten Abteilungen die Arbeit.