Beste Vertragsmanagement Software: Testsieger 2025 im Vergleich

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Mit dem Editor kannst du Verträge und Dokumente bequem aus Vorlagen erstellen und editieren

Quelle: fynk.comScreenshot: trusted.de

Der Einstieg in fynk war aufgrund des umfangreichen Funktionsangebots zunächst nicht ganz einfach. Nach einer kurzen Orientierungsphase und der Nutzung des Onboarding-Modus fiel die Bedienung jedoch deutlich leichter. Die Benutzeroberfläche ist ansprechend und benutzerfreundlich, sodass sich die Investition in die Einarbeitung langfristig auszahlt.

Herausragende Funktionen von fynk:

• Vertragseditor: Besonders beeindruckend war der Vertragseditor, der weit über einfache editierbare Felder hinausgeht. Nutzer können komplette Verträge erstellen, leere Dokumente verwenden oder Vorlagen nutzen. Dadurch lassen sich mit der Zeit eigene Vorlagenbibliotheken anlegen.
• Elektronische Signatur: Die elektronische Signatur ist leicht zu handhaben. Signaturfelder lassen sich einfach platzieren, Vertragsparteien per E-Mail einladen und Unterschriften mit wenigen Klicks setzen.
• Automatisierung: Der Freigabe- und Genehmigungsprozess lässt sich automatisieren. Das System übernimmt die Benachrichtigungen und sorgt so für reibungslose Abläufe, insbesondere bei wiederkehrenden Verträgen.
• KI-gestützte Vertragsanalyse: Die KI arbeitet schnell und präsentiert die Analyseergebnisse strukturiert in Kategorien wie "Termine", "Parteien" und "Klauseln". Diese Funktion hebt sich positiv von anderen Contract Management Tools ab.
• Vertragsdatenbank: Neben der klassischen Tabellenansicht bietet fynk ein Kanban-Board, das den Status von Verträgen visuell darstellt. Dies erleichtert die Übersicht und Organisation.

Ein kleiner Nachteil ist das fehlende separate Archiv. Archivierte Dokumente bleiben revisionssicher, erscheinen aber weiterhin in der regulären Vertragsübersicht. Das Filtern der Datenbank ist notwendig, um abgeschlossene Verträge gezielt zu finden.

Fazit: fynk bietet eine beeindruckende Funktionsvielfalt und ist eine exzellente Software für Vertragsmanagement. Besonders die Möglichkeit, umfangreiche Metadaten zu hinterlegen, die leistungsfähige KI und der starke Vertragseditor heben es von der Konkurrenz ab. Trotz einer anfänglichen Lernkurve ist die Bedienung insgesamt benutzerfreundlich und spart langfristig Zeit.

Sicherheit spielt bei fynk eine zentrale Rolle. Jedes Vertragsdokument wird revisionssicher archiviert und mit einem Zeitstempel versehen. Die Software ermöglicht eine rechtskonforme Speicherung und bietet eine KI-gestützte Dublettenprüfung. fynk ist cloudbasiert und gewährleistet durch europäische Server-Standorte höchste Datenschutzstandards, was insbesondere für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen von Vorteil ist.

Die Vertragsmanagement Software Kosten für fynk sind transparent und übersichtlich:

Ein besonderes Highlight von fynk ist die leistungsstarke KI, die Verträge automatisch analysiert und relevante Klauseln, Fristen und Parteien erkennt. Die Ergebnisse werden strukturiert aufbereitet, sodass du auf einen Blick siehst, welche wichtigen Vertragsbestandteile enthalten sind. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von übersehenen Details.

Neben der klassischen Tabellenansicht bietet fynk eine Kanban-Board-Funktion. Damit hast du alle Verträge nach Status geordnet im Blick – etwa welche Dokumente noch in Prüfung sind oder auf eine Unterschrift warten. Besonders bei einem hohen Vertragsvolumen sorgt diese Ansicht für eine bessere Struktur und schnellere Prozesse.

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Das zentrale Dashboard liefert einen guten Überblick über Vertragswerte, aktuelle Aufgaben und Aktivitäten

Quelle: contracthero.comScreenshot: trusted.de

ContractHero überzeugt mit einer intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche. Der Einstieg war im Test ein Selbstläufer, ohne dass eine längere Einarbeitungszeit oder ein begleitetes Onboarding erforderlich war. Die Struktur ist klar gegliedert in Verträge, Aufgaben und Kontakte, wobei das zentrale Dashboard als Informationszentrale dient.

• Vertragsverwaltung: Alle Verträge werden in einer tabellarischen Listenansicht dargestellt, wobei benutzerdefinierte Spalten (z. B. Fristen, Verantwortlichkeiten) hinzugefügt werden können.
• Kategorisierung: Verträge müssen direkt beim Import einer Vertragskategorie zugeordnet werden. Jede Kategorie erhält eine eigene Farbmarkierung, was die Übersichtlichkeit erhöht. Zudem lassen sich eigene Labels und Tags definieren.
• KI-gestützte Vertragsanalyse: Die KI extrahiert automatisch Vertragsstammdaten, Fristen und Termine. Bei Massenimporten dauert die Analyse allerdings mehrere Stunden, weshalb sie idealerweise über Nacht laufen sollte.
• Dokumenten-Editor: Mit dem neu hinzugekommenen Editor können Vertragsvorlagen mit Platzhaltern erstellt und automatisch mit relevanten Daten befüllt werden. Die Funktion ist im Vergleich zu anderen Tools noch ausbaufähig, zeigt jedoch eine kontinuierliche Weiterentwicklung.
• Kontaktdatenbank: Eine Besonderheit von ContractHero ist die eigene Kontaktdatenbank, in der Vertragspartner und Kunden direkt mit Verträgen verknüpft werden können.

ContractHero überzeugt mit einer professionellen und intuitiven Vertragsverwaltung, ideal für Unternehmen mit vielen Vertragsbeziehungen. Die ISO-Zertifizierung sorgt für ein hohes Maß an Sicherheit und Compliance. Besonders hervorzuheben ist die strukturierte Darstellung, die integrierte Kontaktdatenbank und die stetige Weiterentwicklung des Funktionsumfangs.

ContractHero setzt auf höchste Sicherheitsstandards und wird auf ISO 27001-zertifizierten deutschen Servern gehostet. Damit erfüllt die Software die strengen Datenschutzanforderungen der DACH-Region und eignet sich besonders für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen.

Die eIDAS-Konformität stellt sicher, dass elektronische Signaturen rechtlich bindend und sicher sind. Alle Vertragsdaten werden revisionssicher archiviert und sind jederzeit abrufbar, was eine langfristige Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Die Preisgestaltung von ContractHero beginnt bei 250 € im Monat für den Tarif “Essential”. Die Auskunft für die Tarife “Professional” und “Enterprise” erfolgt auf Anfrage, sodass Unternehmen ein individuell passendes Angebot erhalten. Das Vertragsmanagementsystem richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen, die eine skalierbare Lösung für ihr Vertragsmanagement benötigen. Mit einer Mindestanzahl von 300 aktiven Verträgen eignet sich die Software besonders für Firmen mit umfangreichen Vertragsstrukturen.

Ein Alleinstellungsmerkmal von ContractHero ist die Möglichkeit, komplexe Unternehmensstrukturen abzubilden. Dank der Mandantenfähigkeit können Unterorganisationen, Abteilungen und Teams mit individuellen Zugriffsrechten verwaltet werden.

Diese Funktion ist besonders für größere Unternehmen oder Holdings mit mehreren Tochtergesellschaften interessant. Zusätzlich können wiederkehrende Aufgaben für Fristen oder Vertragsverlängerungen automatisiert werden, wobei das System Erinnerungen per E-Mail oder über die Benutzeroberfläche versendet.

Eine weitere Besonderheit von ContractHero ist die eingebaute Kontaktdatenbank. Hier können alle Vertragspartner:innen und Kund:innen mit ihren Daten hinterlegt und direkt mit den entsprechenden Verträgen verknüpft werden.

Anstatt alte Verträge in einem separaten Archiv zu verstecken, verbleiben sie unter den jeweiligen Kontakten und bleiben so jederzeit zugänglich. Diese Lösung erleichtert die Verwaltung und sorgt für eine schnelle Auffindbarkeit relevanter Verträge.

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Manage deine Verträge im “Posteingang” von Docusign

Quelle: docusign.comScreenshot: trusted.de

Zentraler Arbeitsbereich in Docusign ist der Posteingang. Hier versendest (oder empfängst) du Vertragsdokumente (sogenannte “Umschläge”) und kannst u.a. unterscheiden zwischen abgeschlossenen Signaturprozessen und noch offenen Aktionen. Das ganze erinnert nicht von ungefähr an eine klassische Mail-Anwendung. Das macht die Sache einerseits ziemlich simpel für Neueinsteiger:innen, fand ich im Test allerdings auch gewöhnungsbedürftig.

Herausragende Features:

• Einfache Bedienung: Der Mail-ähnliche Aufbau macht die Anwendung intuitiv und besonders einsteigerfreundlich.
• Integrierter Editor: Ermöglicht die direkte Erstellung und Anpassung von Verträgen innerhalb der Software.
• Umfangreiche Automatisierungen: Planung von Dokumentenversand, automatische Erinnerungen und Bereitstellung von Kopien nach Vertragsabschluss.
• Mobile App und SMS-Authentifizierung: Erlaubt flexibles Arbeiten und Signieren von Dokumenten von überall.
• Ausgezeichnetes Reporting: Bietet detaillierte Einblicke in Vertragsabschlüsse, Stornierungen und andere wichtige Metriken, insbesondere für Vertriebsteams.

Sicherheit wird bei Docusign großgeschrieben: Alle Daten und Dokumente sind rechtssicher. Die Anwendung verwendet gängige Sicherheitsprotokolle, einschließlich der Möglichkeit, sich via SMS zu authentifizieren.

Jeder Schritt des Signaturporzesses wird automatisch protokolliert, sodass eine lückenlose Nachverfolgung gewährleistet ist. Diese Funktionen machen Docusign zu einer zuverlässigen Wahl für Nutzer:innen, die höchste Sicherheitsstandards und Datenschutzanforderungen benötigen.

Das System ist so konzipiert, dass es selbst bei Massenoperationen sicher bleibt, sodass auch bei umfangreichen Vertragsprozessen keine Kompromisse bei der Sicherheit eingegangen werden müssen.

Die niedrigen Preise für Docusign bieten einen kostengünstigen Einstieg für kleinere Unternehmen und Freiberufler:innen. Der Tarif „Business Pro“ eröffnet zahlreiche zusätzliche Funktionen, die insbesondere für Vertriebsteams und größere Unternehmen von Vorteil sind. Die flexible Preisstruktur macht Docusign zu einer skalierbaren Lösung für unterschiedlichste Anforderungen und Unternehmensgrößen.

Ein besonders herausragendes Merkmal von Docusign ist der umfangreiche Reporting-Bereich. Die Software ermöglicht es, benutzerdefinierte Auswertungen zu erstellen und bietet ein zentrales Admin-Dashboard, das alle wichtigen Metriken erfasst. Besonders für Vertriebsteams, die ihre Erfolgskontrolle und Abschlussraten im Blick behalten möchten, ist dies ein echter Mehrwert. Visualisierungen in Form von Diagrammen und eine detaillierte Auswertung der Vertragsabschlüsse machen die Analyse einfach und effektiv.

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PACTA hat eine tolle Dokumentablage, mit der du eine beliebige Ordnerstruktur erstellen und verwalten kannst

Quelle: pacta.aiScreenshot: trusted.de

PACTA ist ein Biest in Sachen Leistungsstärke und Funktionsumfang! Das Tool ist breit aufgestellt und deckt nicht nur die reine Vertragsverwaltung und Online-Signatur ab, sondern hat auch eine ziemlich ausgefeilte KI samt Dokumenteneditor. Entsprechend war natürlich der Einstieg nicht ganz so einfach: Will man alle PACTA-Features optimal nutzen können, benötigt man also definitiv eine gewisse Einarbeitungszeit.

Die Vertrags- und Signaturprozesse in PACTA laufen reibungslos und effizient. Mit einem No-Code-Editor kannst du Verträge ganz nach deinem Bedarf erstellen und anpassen, Textbausteine und individuelle Klauseln einfügen sowie das Corporate Design deines Unternehmens integrieren.

PACTA ermöglicht auch eine einfache und schnelle Vertragsunterzeichnung: Alle gängigen elektronischen Signaturen (EES, FES und QES) werden unterstützt. Zusätzlich kannst du eine Reihenfolge für die Unterschriften festlegen und für jedes Dokument automatische Kopien an die Beteiligten versenden.

Weitere herausragende Funktionen:

• Umfangreiche KI: Automatische Vertragsanalyse, Risikomanagement und KI-gestützte Dokumentenerstellung.
• Flexibles Ablagesystem: Ermöglicht die Abbildung komplexer Organisationsstrukturen und die Erstellung individueller Arbeitsbereiche.
• Leistungsstarker Editor: Bietet umfangreiche Funktionen zur Erstellung und Bearbeitung von Verträgen, inklusive Corporate Design und KI-gestützter Textpersonalisierung.
• Kollaborationsfunktionen: Ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Verträgen, Versionierung und Freigabeprozesse.
• Unterstützung aller Arten von elektronischen Signaturen: Bietet Flexibilität und Rechtssicherheit.

Fazit: PACTA zeichnet sich vor allem durch seine leistungsstarke KI und die Möglichkeit zur Vertrags- und Dokumentenerstellung aus. Es ist zwar nicht das einzige CLM-Tool, das diese Fähigkeiten mitbringt; PACTA ist aber gerade mit Blick auf die rechtliche Absicherung (Klauseln, Rechtssicherheit, Risikoanalyse) von Verträgen top aufgestellt. PACTA bringt die KI gekonnt zum Einsatz und beschränkt sich nicht nur auf die Analyse von Vertragsdaten.

PACTA legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Alle Verträge werden revisionssicher archiviert und können in einer benutzerdefinierten Ordnerstruktur abgelegt werden, die verschiedene Teams und Abteilungen berücksichtigt.

Die Software ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Verträgen durch KI-gestützte Risikoanalysen, die wichtige rechtliche Klauseln und potenzielle Risiken identifizieren. Dies sorgt nicht nur für eine rechtssichere Vertragsgestaltung, sondern auch für eine sichere Aufbewahrung der Dokumente.

Da PACTA vor allem für Unternehmen und Rechtsabteilungen konzipiert ist, die ein hohes Volumen an Verträgen bearbeiten, sind die Kosten je nach Umfang und Anforderungen des Unternehmens variabel. PACTA bietet keine öffentlich einsehbaren Preise, sondern die Kosten werden auf Anfrage bereitgestellt, was es eher zu einer Lösung für größere Unternehmen macht, die maßgeschneiderte Angebote benötigen.

Die künstliche Intelligenz “Themis” ist das Aushängeschild von PACTA. Die starke KI verfügt über viele Funktionen und Features, lässt sich dabei aber so einfach steuern, wie z.B. ChatGPT.

So liest “Themis” Metadaten deiner Verträge aus, fasst Dokumente für dich zusammen, erstellt auf Knopfdruck neue Vertragsklauseln und Rechtstexte, vergleicht Dokumente miteinander oder beantwortet allgemeine Fragen zu Gesetzen, Gerichtsurteilen und allen anderen juristischen Themen in natürlicher Sprache.

Besonders innovativ ist die KI-Unterstützung im benutzerfreundlichen Dokumenteneditor und hilft dir hier z.B. dabei, Gender und Anrede in Verträgen automatisch anzupassen und Textbausteine zu integrieren.

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Verträge kannst du direkt beim Import einer Vertragskategorie zuordnen

Quelle: inhubber.comScreenshot: trusted.de

Inhubber hat einen klaren Fokus auf Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Im Gegensatz zu anderen Lösungen bietet Inhubber die Möglichkeit, eine breite Palette von Dateiformaten zu importieren, darunter DOCX, XLS, JPG, und sogar Videos. Sobald die Vertragsdokumente hochgeladen wurden, können sie in die entsprechenden Arbeitsbereiche kategorisiert und mit Metadaten wie Laufzeiten und Vertragswerten versehen werden.

Ein weiterer Pluspunkt ist die umfassende Unterstützung elektronischer Signaturen (EES, FES und QES), die eIDAS- und DSGVO-konform sind, was Inhubber zu einer rechtssicheren Lösung macht. Die Signaturprozesse sind problemlos und ermöglichen es, nicht nur PDFs, sondern auch andere Dateitypen wie DOCX oder XLS zu signieren.

Inhubber setzt auf höchste Sicherheitsstandards und verwendet Blockchain-Technologie, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Die Blockchain sorgt dafür, dass die Daten vor Hackerangriffen nahezu unempfindlich sind und bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für die Vertragsablage und -signatur.

Das Tool ist sowohl eIDAS- als auch DSGVO-konform, was es besonders geeignet für Unternehmen macht, die mit sensiblen Daten arbeiten und hohe Anforderungen an die Sicherheit stellen.

Inhubber gibt es in drei Preispaketen: “Basic” für 24,99 €/User/Monat (19,99 € im Jahresabo) für kleine Teams und Einzelkämpfer:innen; “Standard” für 53,99 €/User/Monat (39,99 € im Jahresabo) für größere Teams (inklusive Teamverwaltung, QES und Blockchain-Verschlüsselung); und “Professional” für größere Projekte (mit erweitertem Support und Integrationen in ERP- oder CRM-Systeme, inklusive API-Schnittstelle). KI-Funktionen wie die automatische Vertragsanalyse, Risikoanalyse oder die Volltextsuche kosten einen zusätzlichen Aufpreis zwischen 2 und 4 €/User/Monat.

Inhubber hebt sich durch die Möglichkeit hervor, eine Vielzahl an Dateiformaten zu verarbeiten und zu signieren. Diese Vielseitigkeit macht die Software besonders wertvoll für Unternehmen, die unterschiedliche Arten von Dokumenten in ihren Vertragsmanagementprozess einbeziehen, wie zum Beispiel Lieferantenverträge, Kooperationsverträge oder sogar Fotos von Lieferscheinen.