In Ihrem Unternehmen herrscht dicke Luft. Ein langjähriger Kunde und Großabnehmer ist erzürnt darüber, dass seine vertraglich zugesicherte Lieferfrist von Ihrer Seite nicht eingehalten wurde. Wegen der finanziellen Einbußen, die er deswegen hat hinnehmen müssen, droht er nun mit Klage. Eine Katastrophe. Was ist passiert? Der Mitarbeiter, der den Vertrag aufgesetzt und archiviert hatte, ist vor einigen Monaten aus dem Unternehmen ausgeschieden - leider war er der Einzige, der alle relevanten Fristen im Kopf hatte. Mit einem professionellen Vertragsmanagementsystem wäre es nicht so weit gekommen. Moderne Tools speichern alle relevanten Verträge zentral in einer übersichtlichen Datenbank, die jederzeit einsehbar ist - und erinnern Sie per Benachrichtigungen an ablaufende Fristen und kommende Termine. So bringen Sie Ordnung in Ihre Zettelwirtschaft und vermeiden Vertragsbrüche. trusted.de hat die gängigsten Tools für Sie aufgelistet und gibt Ihnen im folgenden Ratgeber Tipps für ein gelungenes Contract Management.
- Vertragsmanagement umfasst alle Aufgaben rund um die Verwaltung von wichtigen Vertragsdokumenten.
- Die von trusted.de vorgestellten Softwarelösungen machen Schluss mit verstaubten Aktenschränken und unübersichtlichen Excel-Tabellen und liefern Ihnen stattdessen Tools zur einfachen Organisation all Ihrer Contracts.
- Da sich die einzelnen Tools in Preis und Funktionsumfang unterscheiden, gibt es einiges für Sie zu beachten, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden.
Was ist Vertragsmanagement?
Das Internet bietet eine Reihe an verschiedenen Definitionen für Vertragsmanagement. Manchmal wird es als Teil des Projektmanagements verstanden, manchmal als Teil der Ressourcenplanung. Wieder andere ordnen die Vertragsverwaltung dem Risikomanagement zu.
Dass der Begriff so viele Facetten hat, liegt unter anderem daran, dass sich ein dynamisches Vertragsmanagement über mehrere Unternehmens-Abteilungen hinweg vollzieht; bzw. viele verschiedene Abteilungen ihren Anteil am Vertragsmanagement haben. So betrachtet ist Vertragsmanagement keine Aufgabe für sich, sondern eine Sammlung verschiedenster Aufgaben und Prozesse rund um das Thema “Verträge”.
Definition und Aufgaben der Vertragsverwaltung
Grundsätzlich beschreibt Vertragsmanagement alle Maßnahmen zur Erstellung, Anpassung, Durchführung und Verwaltung von Verträgen und Vertragsinhalten. Das bezieht sich auf viele Bereiche Ihrer täglichen Arbeit.
Die 2 Seiten des Vertragsmanagements
Für gewöhnlich teilt man das Vertragsmanagement in 2 Bereiche: Je nachdem, welche Ziele mit dem Contract Management angepeilt werden, spricht man entweder von der Vertragsverwaltung oder vom Vertragscontrolling, wobei das Vertragscontrolling auf der Vertragsverwaltung basiert.
Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung macht den größten Teil des Contract Management aus und wird deswegen auch oft als Synonym für den gesamten Prozess verwendet. Dabei geht es primär um die Erstellung und Archivierung aller relevanten Verträge nebst der wichtigsten Daten - zum Beispiel Kundendaten, wichtige Termine und Fristen, etc. Früher wurden Verträge noch als Papierversionen in großen Aktenschränken gesammelt, heute nutzt man in der Regel eine Vertragsmanagement Software, um Contracts digital und elektronisch zu verwalten.
Die Vertragsverwaltung begleitet Ihr Unternehmen während des ganzen Lebenszyklus eines Vertrags: Von der Planung und Erstellung, über die Abwicklung bis hin zur Archivierung der wichtigsten Dokumente.
Vertragscontrolling
Das Vertragscontrolling befasst sich mit der Unternehmensführung in Hinsicht auf Risiken und Möglichkeiten, die sich aus den bereits geschlossenen und zukünftigen Verträgen ergeben. Hier werden Statistiken darüber erstellt, welche Art von Verträgen den meisten Umsatz generieren, die größten Risiken bilden und welche Vertragspartner die wichtigsten und lukrativsten sind. Damit passen Sie die Vertragsverwaltung in Zukunft dahingehend an. Dabei legen sie die Daten zugrunde, die Sie in der Vertragsverwaltung eingepflegt und gespeichert haben.
Wie funktioniert Vertragsmanagement Software?
Vertragsmanagement Software oder Contract Management Tools helfen Ihnen dabei, Ihre Verträge zu verwalten und zentral zu speichern. Eine zentralisierte Vertragsdatenbank mit allen wichtigen Verträgen und den relevantesten Daten (zum Beispiel zum jeweiligen Vertragspartner, zu wichtigen vereinbarten Fristen, etc.) bildet die Grundlage einer solchen Software.
Zusätzlich sind die hier vorgestellten Programme in der Regel mit zusätzlichen Modulen, zum Beispiel zur automatischen Rechnungsstellung, und mit Erinnerungsfunktionen ausgestattet.
Brauche ich ein Vertragsmanagementsystem?
Ab einer gewissen Betriebsgröße (bzw. ab einer gewissen Anzahl von Verträgen) ist die Anschaffung einer professionellen Software unabdingbar. Zwar ist es theoretisch auch möglich, ein dezentrales Vertragsmanagement mithilfe analoger Aktenordner oder mit Spread Sheets und Excel-Tabellen zu gestalten. Diese Art des Contract Management birgt jedoch die Gefahr, dass unterschiedliche Abteilungen Arbeiten doppelt erledigen, dass wichtige Verträge und Vertragsdaten verloren gehen oder dass Fristen übersehen werden. Um den Überblick über alle laufenden Contracts zu behalten, ist ein professionelles Tool daher die beste Wahl.
Früher waren umfangreiche Tools noch sehr teuer und damit großen Enterprises vorbehalten. Mittlerweile gibt es auch erschwingliche Lösungen für KMU, Startups oder Freiberufler.
Vorteile von Vertragsmanagement Tools
Die von trusted.de vorgestellten Softwarelösungen helfen Ihnen dabei…
- Ihre Verträge und die wichtigsten Daten strukturiert und übersichtlich an einer zentralen Stelle zu speichern, auf die alle Abteilungen bei Bedarf zugreifen
- Zeit zu sparen und Ressourcen für das Kerngeschäft freizusetzen, die ansonsten auf das Auffinden und Auswerten verstreuter Vertragsdaten verschwendet wird
- wichtige Fristen und Vertragspflichten im Blick zu behalten und damit hohe Kosten und etwaige Klagen zu vermeiden
- inhaltliche Risiken vergangener Verträge zu analysieren und auszuwerten, um die Planung kommender Contracts zu optimieren
- automatische Reports zu erstellen und die enthaltenen Daten für Ihren Jahresabschlussbericht auszuwerten
- und vieles mehr
Das kostet Vertragsverwaltungssoftware
Die von trusted.de vorgestellten Anbieter von Vertragsmanagement Software lassen sich grob in eines von 3 Bezahlmodellen einordnen:
| Bezahlmodell | Durchschnittspreis | Abrechnung | Günstigster Preis |
|---|---|---|---|
| Abo | 90 bis 350 Euro | pro Monat | 10 Euro |
| Abo | 10 bis 50 Euro | pro Nutzer und Monat | 10 Euro |
| Einmallizenz | 20.000 Euro | pro Exemplar | 20.000 Euro |
Worauf Sie beim Contract Management achten sollten
Die Entscheidung für eine neue Softwarelösung kann erfahrungsgemäß schwierig sein, daher gibt trusted.de Ihnen eine kleine Hilfestellung. Folgende Punkte sollten Sie beachten, bevor Sie sich für ein professionelles Vertragsverwaltungssystem entscheiden:
Speicherplatz
Vor allem Anbieter, die verschiedene Pakete und Tarife anbieten, limitieren in der Regel den Speicherplatz für die Vertragscloud in den billigeren Abonnements. Sie sollten sich daher zumindest grob Gedanken darüber machen, wie viele Verträge Sie speichern wollen, und wie viel Speicherplatz Sie demnach benötigen. Rechnen Sie dabei ruhig großzügig.
Der trusted.de-Tipp: Gleich einen etwas teureren Tarif mit mehr Speicherplatz zu wählen ist oft günstiger, als den Speicherplatz nachträglich zu erweitern.
Mitarbeiteranzahl
Einige der hier genannten Provider rechnen nicht nur monatlich ab, sondern auch je registriertem Benutzer. Seien Sie sich daher zuvor darüber klar, welche Abteilungen in Ihrem Unternehmen die Software nutzen und wie viele Mitarbeiter Sie jeweils für diese Aufgabe abstellen wollen und können. Auch hier gilt: Ein nachträgliches Upgrade ist oft teuer, planen Sie deswegen am besten auch einen kleinen Puffer ein.
Digitale Signatur
Einige der von trusted.de vorgestellten Tools bringen auch die Möglichkeit mit, eine Digitale Signatur zu verwenden, um Verträge zu unterschreiben. Dieser Prozess ist sicher, spart Ihnen Zeit und hilft dabei, Ihr Büro papierlos zu machen.
Zusatzmodule und Integrationen
Ein paar der von trusted.de vorgestellten Tools sind Teil großer Softwaresuiten oder -familien mit zahlreichen Funktionen. Zusätzliche Module lassen sich oft dynamisch zur Software hinzufügen, beispielsweise für die automatische Rechnungsstellung, Accounts Management, Risikomanagement, Projektmanagement, usw. Überlegen Sie sich daher, welche zusätzlichen Funktionen Sie benötigen und suchen Sie sich den Anbieter aus, der alle gewünschten Features bietet.
Arbeiten Sie bereits mit einem bestimmten ERP Enterprise Ressource Planning Tool oder einer anderen Art von Buchhaltungssoftware? Haben Sie ein CRM mit Kundendaten? Lagern Ihre wichtigen Dokumente bislang in einem Cloud Speicher? Dann achten Sie darauf, dass Ihr neues Tool im besten Falle eine Schnittstelle oder Integration bietet, um Daten aus Ihrem bestehenden System zu importieren oder dahin zu exportieren. Damit sparen Sie sich das manuelle Einpflegen der Daten und vermeiden Doppelarbeit.
Die wichtigsten Funktionen von Vertragsmanagement Tools
Eine gute und benutzerfreundliche Software auf dem Gebiet der Vertragsverwaltung sollte mindestens über die folgenden Grundfunktionen verfügen:
- Eine Vertragsdatenbank mit ausreichend Speicherplatz für alle Verträge, Dokumente und Daten
- Eine Suchfunktion für das rasche Finden einzelner Verträge in der Datenbank
- Eine Erinnerungsfunktion um wichtige Fristen und Termine im Blick zu behalten
- Umfangreiche Reportingfunktionen zur automatischen Erstellung aussagekräftiger Berichte und Dashboards
- Die Möglichkeit, Verträge einzuscannen und per dynamischer Texterkennung auszulesen, um wichtige Daten nicht manuell einpflegen zu müssen.
- Schnittstellen zu Excel und Word für den Datenimport und die Vertrags- und Rechnungserstellung
Der Markt um Vertragsmanagement Software
Mittlerweile gibt es Vertragsmanagement Software für alle Unternehmensgrößen und -arten. trusted.de hat die gängigsten Tools für Sie übersichtlich aufgelistet:
- Apttus
- pscContract
- Ariba
- CobbleStone Systems Contract
- Spider Contract
- Contract Alert
- EASY Contract
- ContracWorks
- d.3ecm
- Fluix
- OMNITRACKER Contract Management
- Gatekeeper
- contractmanager²
- PandaDoc
- LuxxData Contract
- Sign
- Simplessus Contracts
- H&S
- Freshservice
- PHOENIX Contract
- 2Agree
- control
- Contract Logix
- SharePoint
- Determine
- Emptoris Contract Manager
- Cloudtract
Fazit
Verträge verwalten sich nicht von selbst. Ebenso kann eine manuelle und analoge Organisation Ihrer Vertragsunterlagen Probleme und Risiken verursachen, die Ihr Unternehmen im Ernstfall eine Menge Geld kostet. Setzen Sie deswegen auf die digitale Verwaltung mithilfe der hier vorgestellten Tools. So sparen Sie Zeit und Geld, verringern das Risiko von Vertragsbrüchen und Fristüberschreitungen und erleichtern gleichzeitig allen beteiligten Abteilungen die Arbeit.
