Projektakquise, Abrechnung, Controlling, Zeiterfassung ‒ alle diese Aufgaben begegnen Ihnen im Agenturalltag dauernd. Das nimmt Ihnen oft wertvolle Zeit weg, die Sie eigentlich in Ihr Tagesgeschäft investieren könnten. Abhilfe schafft Agentursoftware, die viele Prozesse für Sie automatisiert.

Im Agentursoftware-Test 2023 hat trusted 6 der besten Agentur-Tools für Sie getestet. Entdecken Sie den Testsieger easyJOB und weitere Tools für zwischen 19 und 39 Euro pro Monat. Bringen Sie Ihre Agentur jetzt auf das nächste Level und automatisieren Sie mit diesen Softwarelösungen Ihre täglichen Aufgaben im Projektmanagement, der Zeiterfassung und im Controlling.

Die besten Agentur-Tools 2023 im Test

Welche sind die besten Agenturtools?

Die beste Software für Agenturen liefert aktuell easyJOB, gefolgt von deals&projects, helloHQ, Troi, KBMpro und PROAD. Diese smarten Cloud-Tools für Agenturen überzeugen vor allem in Sachen Funktionsumfang und Preis-Leistungs-Verhältnis und sind für Agenturen unterschiedlichster Größen geeignet. Mehr über den Testsieger easyJOB und den Rest der trusted Top-6 erfahren Sie hier:

Der Agentursoftware-Testsieger 2023: easyJOB

Die Agentursoftware easyJOB ist in Sachen Optik nicht das modernste Tool auf dem Markt, bietet aber massig Funktionalität. Durch die Aufteilung der Software in einen Grundstock und einzelne Module haben Sie maximale Kontrolle über den Funktionsumfang und damit auch die Kosten. Zudem besticht die Software mit einer Vielzahl praktischer Schnittstellen. So können Agenturen die Softwarelösung genau auf die eigenen Anforderungen anpassen.

Das Tool bietet Ihnen vollends flexible Oberflächen an

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Quelle: because-software.com

Ein großes Plus ist die Einstiegsvariante “[compact]”. Diese kostet 39€ pro Monat und Lizenz und umfasst bereits das wirklich beachtliche Grundpaket. Diese Variante der Software ermöglicht es auch kleinen Teams und Agenturen, ein echtes Profi-System zu nutzen.

easyJOB bietet auch kleinen Agenturen eine funktionsstärke Softwarelösung in der Cloud

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Mit dem Fenstersystem und den individuell einstellbaren Oberflächen garantiert Ihnen das Tool maximale Flexibilität. Das Fenstersystem ist zu Beginn gewöhnungsbedürftig.

Allerdings steht Ihnen der Anbieter via Einführung und mit einem persönlichen Ansprechpartner zur Seite.

Welche ist die beste Agentursoftware für Einsteiger:innen?

Die zwei besten Einsteiger-Tools bilden in diesem Vergleich helloHQ und deals and projects. Beide punkten mit einer einfachen Oberfläche, die sich auch Neulingen zügig erschließt und das Onboarding drastisch verkürzt. Außerdem sind beide Anwendungen webbasiert. Das heißt, dass der Anbieter das Hosting für Ihre Agentur übernimmt.

Gute Software muss Sie nicht mit Bleiwüsten erschlagen

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Als Einsteiger:in wissen Sie vielleicht noch nicht, welche Funktionen Sie überhaupt benötigen. Beide Softwarelösungen bieten Ihnen hier vorgefertigte Funktionspakete, mit denen Sie sich sinnvoll in die Bedienung einer Agentursoftware einarbeiten. Durch eine klare Preiskommunikation wissen Sie zudem auch, welche Kosten auf Sie zukommen.

Festgelegte Preise und Plans können die Qual der Wahl vereinfachen

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Beide Tools liefern Ihnen zudem frei verfügbare Testphasen, für die Sie sich schnell und unkompliziert registrieren können. helloHQ bietet Ihnen als Testzeitraum 14 und deals&projects ganze 30 Tage.

Welche ist die beste All-in-One-Software für Agenturen?

Die flexibelsten und umfassendsten Agentur-Tools sind aktuell easyJOB, KBMpro, Troi und PROAD. Es kann immer passieren, dass Ihr Unternehmen neue Wege einschlägt, wächst und die Anforderungen an das jeweilige Tool immer größer und spezieller werden. Hier ist eine Anwendung von Vorteil, die sich mit Ihnen an neue Gegebenheiten anpasst.

Bei easyJOB starten Sie bei geringen Teamgrößen mit dem Software-Tarif [compact], der Ihnen einen festgelegten Pool an Funktionen bietet. Übersteigt Ihre Mitarbeiterzahl 10, dann wechseln Sie zur modularen On-Premise-Version der Software. Der Vorteil: Durch die bereits gesammelten Erfahrungen mit dem [compact]-Paket wissen Sie vielleicht schon eher, welche Funktionen Sie für Ihre Workflows brauchen.

Erweitern Sie bei modularen Systemen Ihre Funktionspalette nach Bedarf

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Bei KBMpro verhält es sich ähnlich. Haben Sie die Mini-Version in Form von “KBMpro Intro” bereits ausprobiert oder wissen schon, was Sie genau benötigen, stellen Sie sich im Austausch mit dem Anbieter Ihr individuelles Funktionspaket zusammen. Dieses lässt sich immer wieder an neue Herausforderungen anpassen. So bleiben Sie bei beiden Tools flexibel und zahlen vor allem nur für die Funktionen, die Sie später auch wirklich benötigen.

Schauen Sie sich online um und klären Sie anschließen mit dem Anbieter, was Sie an Funktionen benötigen

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Wenn Ihnen die Zusammenstellung von Modulen zu undurchsichtig ist, dann nutzen Sie Troi. Hier stellen Sie sich Ihr Lizenzpaket aus der Admin-Version des Tools “Professional” und der kleineren Mitarbeiter:innen-Lizenz “Teams” zusammen. Wie viele Lizenzen welcher Version Sie nutzen möchten, liegt bei Ihnen. Sie müssen lediglich Minimum eine “Professional”-Lizenz besitzen.

Bei Troi nutzen Sie vorgefertigte Funktionspakete

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PROAD geht einen Ähnlichen Weg. Sie nutzen das “Unternehmenspaket” als Basis und erweitern dieses mit einem von drei Zusatzmodulen. So erweitern Sie PROAD zügig um nützlche PM-Funktionen oder eine FiBu-Schnittstelle. Das Model ist transparent und einfach zu verstehen. PROAD überzeugt mit einer Masse an Funktionen, in die Sie mit individuellen Dashboards etwas Ordnung und Übersicht bringen.

Nutzen Sie mit den Modulen PM-, HR- und Buchhaltungs-Funktionen in PROAD

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Wer braucht Agentursoftware?

Agentursoftware ist für Agenturen jeder Art und Größe und teilweise sogar für Freelancer interessant. Eine Softwarelösung lohnt sich vor allem dann, wenn bisherige Alternativen wie Excel-Sheets und Co. für Ihre eigene Arbeitsorganisation nicht mehr ausreichen oder Sie bislang auf viele abgetrennte Insellösungen setzen. Die Anforderungen an die Software ist dabei von Agentur zu Agentur teils sehr unterschiedlich, daher hat trusted einige Use Cases für Sie gesammelt.

Agentursoftware ist besonders dann hilfreich, wenn Sie Ihre bestehenden Arbeitsprozesse automatisieren und optimieren möchten. Je nach Team und Agentur können das unterschiedliche Herausforderungen wie beispielsweise die Bereiche Management oder Kommunikation sein.

Behalten Sie die Kontrolle über Ihr wachsendes Unternehmen

Sie sind in einem Unternehmen mit zwei oder drei Angestellten tätig und haben bisher alle Prozesse mit Excel-Vorlagen abgewickelt. Allerdings wächst Ihr Kundenstamm seit Kurzem stark an.

Schauen Sie sich genau auf Websites um, damit Ihnen keine Zusatzkosten entgehen

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Agentursoftware unterstützt Sie hier bei der Abrechnung Ihrer Jobs und dienen Ihnen gleichzeitig als Portal für die Versendung oder den Export Ihrer Finanzdokumente. Sie erstellen automatisiert viele Rechnungen, Mahnungen und Angebote in kurzer Zeit. Das können Sie manuell in dieser Geschwindigkeit ab einer gewissen Unternehmensgröße nicht mehr leisten.

Bringen Sie die eigenen Teammitglieder auf den gleichen Stand

Sie sind in einem Unternehmen mit vielen Angestellten beschäftigt und bemerken, dass immer häufiger Fehler in Projekten passieren oder Aufgaben verspätet bearbeitet werden. Schaffen Sie mit Agentursoftware einen gemeinsamen Informationspool, in dem Sie gesammelt alle wichtigen Informationen zu einem Projekt unterbringen. Features wie Notizen, Chats oder Boards dienen Ihnen zusätzlich zur Verbesserung der Kommunikation.

Kommunikationstools wie Boards oder Chats helfen Ihnen bei der Projektdurchführung

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Arbeiten Sie einfacher mit externen Stellen zusammen

Der Informationspool innerhalb einer Agentursoftware ist auch dann hilfreich, wenn das eigene Team beispielsweise über den Globus verteilt arbeitet. In diesem Fall lassen sich Informationen unabhängig vom Team zu jeder Tages- und Nachtzeit in jeder Zeitzone abrufen. Wenn Sie mit Freelancer:innen oder Gästen an einem Projekt arbeiten, dann hilft Ihnen Software mit einer Rechteverwaltung, die Externen genug Zugriff für die Arbeit gewährt. Sensible Daten Ihrer Agentur bleiben vor Unbefugten geschützt.

Bestimmen Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter für eine geregelte und DSGVO-konforme Arbeit

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Wieviel kostet Agentursoftware?

Im aktuellen trusted-Test rangiert der Preis der günstigsten Tarife zwischen 19€ und 39€. Manche der Preise erfahren Sie aber erst auf Nachfrage beim Anbieter. Wie teuer eine Software ausfällt, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Entsprechende Faktoren können der Zahlungszeitraum sein, ob es sich bei der Software um eine modulare Lösung handelt und ob Sie die Lösung für Ihre Agentur kaufen oder mieten. Weitere Kostenfaktoren sind das Hosting bei Drittanbietern oder Zusatzkosten wie für die Einrichtung.

Um herauszufinden, was Sie eine Agentursoftware kostet, müssen Sie nicht selten den Taschenrechner zücken. trusted verrät Ihnen, welche Eckpunkte Sie hierbei beachten sollten.

Wie viele Teammitglieder brauchen die Agentursoftware?

Bevor Sie sich eine Agentursoftware aussuchen, sollten Sie überlegen, wie viele Lizenzen Sie benötigen. Beachten Sie dabei, dass vielleicht nicht alle Mitarbeiter:innen in der Agentur zwingend eine Lizenz brauchen.

Kommt die Agentursoftware mit (einmaligen) Zusatzkosten?

Beachten Sie, dass Sie in einigen Fällen einmalige Zusatzkosten für die Implementierung, Einrichtung oder zusätzliche Services entrichten müssen. Ein Beispiel ist die Einrichtung von Troi, die im Schnitt 2.000€ kostet. Bevor Sie aber vor solchen Preisen zurückschrecken sollten Sie schauen, ob sich die Investition nicht für Ihre Agentur lohnt. So ist beispielsweise bei der Implementierung von Troi der Umzug Ihrer Stammdaten inklusive. Andere Zusatzkosten können für extra Services wie die Erstellung von CIs, Vorlagen oder Zugänge für Gäste sein.

Schauen Sie sich genau auf Websites um, damit Ihnen keine Zusatzkosten entgehen

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Worauf muss ich bei der Auswahl von Agentursoftware achten?

Besonders wichtig ist, dass Sie sich genau überlegen, wofür Sie die Software nutzen wollen. Dabei ist die Agentursoftware mit dem größten Umfang nicht zwingend die beste, da Sie hier eventuell viel Geld für Features ausgeben, die Sie zum Schluss gar nicht nutzen. Außerdem sollten Sie wissen, wie viele Lizenzen Sie benötigen, um den richtigen Tarif zu wählen. Achten Sie bei der Bestellung der Software auf weitere Kosten wie beispielsweise für den Support oder Einrichtungsgebühren.

Suchen Sie sich die wichtigsten Optimierungsfelder

Eine Agentursoftware hilft Ihnen nur dann weiter, wenn Sie wissen, was Sie damit erreichen wollen. Erstellen Sie sich am besten vorab eine Liste mit den “Must-haves” für Ihre Agentur, wie eine native Zeiterfassung oder Features für Ihr Projektmanagement.

Werfen Sie beim Abgleich der Funktionen auch einen Blick in die Schnittstellen. Über die lassen Sie sich eventuell Funktionen ergänzen, die Sie in der eigentlichen Software vermissen. Außerdem erfahren Sie so, wie gut sich die neue Anwendung in Ihre bestehende Arbeitsumgebung einfügt.

Achten Sie bei der Wahl der Agentursoftware auf Ihr Budget

Setzen Sie sich vor der Wahl Ihrer Agentursoftware ein Limit für Ihr Budget und rechnen Sie sich die Kosten für die begutachtete Software genau durch. Nehmen Sie sich hierfür gern Zeit, denn es wäre schade, die finanziellen Gewinne Ihrer Optimierungen durch eine teure Lösung wieder zu schmälern.

Deckt die Agentursoftware Ihre Teamgröße ab?

Manche Tarife sind für bestimmte Teamgrößen gedacht und kommen mit Ober- und Untergrenzen für die Lizenzen. Das heißt, bevor Sie einen Tarif für Ihre Agentur buchen, sollten Sie genau auf die preislichen Konditionen achten und sich einen Überblick verschaffen, ob Sie die passende Menge an Nutzerplätzen für Ihr Team erwerben können.

Achten Sie bei Tarifen wie easyJOB [compact] darauf, ob es Nutzerlimits gibt

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Im umgekehrten Fall ist es möglich, dass Sie gewisse Funktionen erst ab einer bestimmten Team-Stärke nutzen dürfen. Hier müssen Sie im Zweifelsfall “leere” Lizenzen in Kauf nehmen oder Sie sehen sich nach einer Alternative um.

Bevor Sie ein Tool abschreiben, weil Sie nicht genügend Nutzer zusammen bekommen, wenden Sie sich an den Anbieter. Viele Anbieter stellen Agenturen individuelle Lösungen oder Beratungen zu ihren Lizenzen zur Verfügung.

Nutzen Sie Testphasen und Demos

Die Testphasen helfen Ihnen herauszufinden, ob Sie in Sachen Usability mit der Software zurechtkommen. Je nach Anbieter fallen die Testphasen unterschiedlich lang aus, sind in der Regel aber für Sie kostenlos. Standardlängen für Demophasen sind etwa 14 bis 30 Tage.

In Beratungsgesprächen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, ungeklärte Fragen zu stellen, die Sie sich nicht durch Ihre Recherche selbst beantworten können. Um die Beratung möglichst informativ zu gestalten, empfiehlt es sich dem Anbieter vorab mitzuteilen, für welche Bereiche der jeweiligen Agentursoftware Sie sich besonders interessieren.

Nutzen Sie Demoversionen, um selbst Hand an Ihr Wunsch-Tool zu legen

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