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Test

Beste Agentursoftware » Testsieger 2025 im Vergleich

Agentursoftware im Vergleich: Find die perfekte Lösung für deine Projekte und spare Zeit und Geld mit den von trusted getesteten Tools. Jetzt lesen und produktiv werden!

Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Aktualisiert am 30. April 2025
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Die besten Agentur-Tools

  • easyJOBBeste für große Agenturen
    4.5
    1,0
    Testnote
    Sehr gut
    Mehr Details
  • Teamleader OrbitBeste für Multiprojektmanagement & Controlling
    4.3
    1,0
    Testnote
    Sehr gut
    Mehr Details
  • QuoJobBeste für Rechnungsmanagement
    4.3
    1,2
    Testnote
    Sehr gut
    Mehr Details
  • TroiBeste für KI-gestützte Projektplanung
    3.9
    1,2
    Testnote
    Sehr gut
    Mehr Details
  • helloHQBeste für junge & wachsende Agenturen
    3.8
    1,3
    Testnote
    Sehr gut
    Mehr Details
  • MOCOBeste für kleine Agenturen
    4.7
    1,6
    Testnote
    Gut
    Mehr Details
  • PROAD SoftwareBeste für agile Projektteams
    3.5
    1,6
    Testnote
    Gut
    Mehr Details
  • Die AgenturverwaltungBeste für Einssteiger:innen
    4.2
    1,7
    Testnote
    Gut
    Mehr Details
Warum kannst du trusted vertrauen?
Wir sind ein unabhängiges Test- und Vergleichsportal und vergleichen bereits seit 2010 Cloud-Software und digitale Dienste aus mittlerweile über 250 Kategorien. Unsere Bewertungen basieren auf unseren redaktionellen Testergebnissen und sind fair, transparent und unabhängig. Hier erfährst du mehr darüber, wie wir Agentursoftware getestet haben.
8
Softwarelösungen getestet
20
Projekte geplant
170
Testkriterien
100
Teststunden

Was zeichnet die Testsieger im Detail aus?

Insgesamt hat trusted 16 Agenturlösungen miteinander verglichen und 8 davon ausgiebig in der Praxis getestet. Neben harten Kriterien, wie vorhandenen Funktionen und Schnittstellen hatten auch weiche Faktoren wie Bedienfreundlichkeit und Verständlichkeit der Benutzeroberfläche Anteil an der Bewertung.

Hier zeige ich dir die Top-Tools auf dem Markt und wann (und warum) ich sie dir für deine Agentur empfehlen würde.

Testsieger: trusted Empfehlungen

1

easyJOB

4.5
1,0
Testnote
Sehr gut
Verwalten sie mit easyJOB alle Ihre Kontakte
Verwalten sie mit easyJOB alle Ihre Kontakte
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com
Beste für große Agenturen
easyJOB Test
  • Preis ab auf Anfrage
  • Komplexität hoch
  • Basic Features 23 von 23
  • Special Features 7 von 7
  • Empfehlung Teamgröße ab 20 MA
  • Mobile App ✔
  • Hosting Cloud, On-Premise

easyJOB ist mein Testsieger 2024. Die Komplettlösung überzeugt mit riesiger Funktionstiefe und extrem hoher Anpassungsfähigkeit. Ob CRM, Projektverwaltung, Controlling, Rechnungsmanagement, Zeiterfassung oder Personal- und Kapazitätsplanung: easyJOB kann alles! Und über mehr als 20 Module lassen sich problemlos Funktionen wie FiBu-Schnittstellen, Freigabeprozesse und Zahlungskontrolle hinzufügen.

Der große Funktionsumfang ist gleichzeitig aber auch ein Nachteil der Software: für kleine Agenturen ist easyJOB einfach zu mächtig! Kleine Teams finden mit Die Agenturverwaltung oder helloHQ weniger komplexe Lösungen, die einfacher in der Bedienung sind.

Empfehlung

easyJOB ist meine Top-Empfehlung für große Agenturen ab mindestens 20 Mitarbeiter:innen und Enterprises. Das liegt nicht nur am riesigen Funktionsumfang, sondern vor allem an der Skalierbarkeit, der Anpassbarkeit und der Detailtiefe. Hier lässt sich easyJOB von keiner anderen getesteten Software den Schneid abkaufen.

Neben Standard-Anpassungen wie Freigabeprozessen und eigenen Workflows umfassen die Konfigurationsmöglichkeiten individuelle Dashboards und sogar komplett eigene Ansichten und Layouts. Das ist ein klarer Unterschied zu Lösungen wie helloHQ oder QuoJob, die eher eine Out-of-the-Box-Mentalität verfolgen.

Das bringt natürlich auf der anderen Seite einen hohen Aufwand in der Systemeinrichtung mit sich: easyJOB benötigt gerade zu Beginn viel Aufmerksamkeit und Liebe. Und weil die Bedienung nicht immer intuitiv ist, solltest du auch Schulungen und Workshops für dein Team einplanen. easyJOB unterstützt dich dabei mit individuellen Angeboten.

Für kleine Agenturen lohnt sich dieser Aufwand aber nicht!

Alle Infos zu den Funktionen und Features von easyJOB findest du weiter unten in meiner ausführlichen Vergleichstabelle.

Granulares Kontaktmanagement

easyJOB liefert eine einfache Kontaktdatenbank für die Stammdatenverwaltung. Das alleine ist noch kein Highlight; ein CRM bieten auch andere Lösungen im Vergleich. Aber der Teufel steckt im Detail.

Die Kontaktverwaltung in easyJOB ist wahnsinnig feinporig und individuell. Zum Beispiel kannst du deinen Kund:innen und Lieferant:innen jeweils eigene Preis- und Leistungslisten zuordnen. Maßgeschneiderte, personalisierte Kostenvoranschläge und Angebote mit speziellen Konditionen sind kein Problem.

Betreut deine Agentur Kund:innen und Partnerunternehmen über viele Jahre und durch viele verschiedene Projekte, ist das eine echte Zeitersparnis und ein kleines USP.

Persönliches Dashboard

easyJOB ist komplex und manchmal undurchsichtig, bietet aber mit dem persönlichen Dashboard direkt eine Lösung dafür. Die Idee: Anstatt dich auf der Suche nach Infos und Daten jede Mal durch die Datenbanken zu wühlen, ziehst du dir alles, was du für den Alltag brauchst, auf dein persönliches Dashboard: Ob Termine, Jobs/Projekte oder benutzerdefinierte Widgets für die Stundenauswertung oder Budgets.

Alles, was du nicht brauchst, taucht hier auch nicht auf. So macht sich das hochkomplexe easyJOB selbst ein bisschen übersichtlicher. Und weil du für jede Benutzerrolle und Teamfunktion ein eigenes Dashboard zusammenbauen kannst, bekommen alle deine Teammitglieder ihren eigenen digitalen Schreibtisch.

Perfekt, wenn du zeitgleich mehrere Kundenprojekte betreust oder die Arbeit aller deiner Teams optimieren willst. Mit Standard-Software wie MOCO oder helloHQ klappt das nicht!

[media.pro] für Medienagenturen

Neben der Basisversion von easyJOB gibt es mit dem Zusatzmodul [media.pro] ein Angebot speziell für die Bedürfnisse großer Mediaagenturen. Zum Leistungsumfang gehören passgenaue Workflow-Vorlagen für Planung, Einkauf und die Abwicklung von Media-Assets. Außerdem liefert das Modul media-typische Abrechnungsmodelle und branchenübliche Methoden.

Zusätzlich erlaubt [media.pro] die Pflege und Dokumentation von Mediavereinbarungen mit allen Beziehungen zwischen Kund:innen, Medien und Leistungsträgern zuzüglich individueller Rabatte, Provisionen und Honorare. Mit dem Media-Kalender können Media-Agenturen dann auch komplexere Produktionspläne erstellen und über den “easyDataVisualizer” benutzerdefinierte Layouts für die Auswertung von Kosten generieren.

Nichts für kleine Agenturen

easyJOB performt am besten in Teams ab 20+. Gerade große Agenturen nutzen das Tool, weil sich mit easyJOB auch komplexeste Prozesse sauber abbilden lassen und die Software in jeder Hinsicht skalierbar ist.

Daher wird easyJOB auch von einigen von Deutschlands größten Agenturen erfolgreich eingesetzt, z.B. Zum Goldenen Hirschen, Grabarz & Partner oder VOK DAMS.

easyJOB NEO

easyJOB NEO ist ein Add-on zu easyJOB, der einen einfacheren und intuitiveren Zugang zur Software ermöglicht und auf die gleichen Datenbanken zugreift. Durch das moderne und übersichtliche Design soll die Datenerfassung erleichtert werden. Dialoge sind auf das Wesentliche beschränkt und du als User bekommst einen Ausschnitt einiger weniger wichtiger Funktionen und Daten in einem moderneren Look:

Ein kleiner Einblick in easyJOB NEO, das moderne Add-on des “großen” easyJOB
Ein kleiner Einblick in easyJOB NEO, das moderne Add-on des “großen” easyJOB
Screenshot: trusted.de
Quelle: teamleader.eu

Aktuell sind noch nicht alle Funktionen und Features des “normalen” easyJOB für NEO freigeschaltet. Das Interface wird allerdings ständig erweitert und soll die bestehende Software langfristig und Schritt für Schritt ersetzen.

Kosten & Lizenzen

easyJOB setzt auf maßgeschneiderte Lösungen und arbeitet deshalb nicht mit Festpreisen und Standard-Tarifen. Die Software lässt sich sowohl kaufen als auch mieten. Der endgültige Preis ist allerdings von vielen Faktoren abhängig; um ein individuelles Angebot kommst du daher nicht herum.

Vorteile
  • Hochgradig anpassungsfähig
  • Modular erweiterbar
  • Stark im Rechnungsmanagement
  • Miet- und Kaufoptionen
Nachteile
  • Vergleichsweise hochpreisig
  • Schulungs- und Einrichtungsaufwand
  • Für kleine Teams ungeeignet
easyJOB
4.5
Testbericht
2

Teamleader Orbit

4.3
1,0
Testnote
Sehr gut
Projekte sind im gleichnamigen Arbeitsbereich organisiert. Hier unterscheidet Teamleader zwischen Kundenprojekten und internen Projekten.
Projekte sind im gleichnamigen Arbeitsbereich organisiert. Hier unterscheidet Teamleader zwischen Kundenprojekten und internen Projekten.
Screenshot: trusted.de
Quelle: teamleader.eu
Beste für Multiprojektmanagement & Controlling
Teamleader Orbit Test
  • Preis ab auf Anfrage
  • Komplexität mittel/hoch
  • Basic Features 23 von 23
  • Special Features 6 von 7
  • Empfehlung Teamgröße ab 20 MA
  • Mobile App ✘
  • Hosting Cloud

Mein Zweitplatzierter Teamleader Orbit legt den Fokus auf Kundenpflege, Multiprojektmanagement und Controlling. Zielgruppe sind Marketing- und Digital-Agenturen, die Cashflows, Kosten und Budgets im Blick behalten wollen. Der Unterschied zum Testsieger: easyJOB punktet im kaufmännischen Bereich, während Teamleader den Fokus auf die Optimierung von Vertriebsprozessen, Kundengewinnung und Gewinnsteigerung legt.

Ähnlich wie easyJOB ist aber auch Teamleader Orbit ein ganz schönes Brett. Auch hier gilt: kleine Agenturen finden mit helloHQ oder Die Agenturverwaltung schlankere Lösungen, die gerade in Sachen Einrichtung und Implementierung weniger Zeit und Aufmerksamkeit benötigen.

Empfehlung

Geht es um das Kernthema “Projektmanagement”, kann kaum eine Agentursoftware im Test Teamleader das Wasser reichen. Das gilt besonders dann, wenn du mehrere Aufträge gleichzeitig jonglierst. Das Tool bietet dir einen 360-Grad-Überblick auf Team und Projekte und arbeitet wie kein anderes Tool mit Diagrammen und Grafiken, die dir den Überblick erleichtern.

Statt dich durch überfrachtete Tabellen und Listen zu wühlen, bekommst du mit Teamleader alle Entwicklungen zu Projekten, Aufgaben und der Teamauslastung auf einen Blick.

Die Kapazitätsplanung mit Teamleader Orbit gibt dir auch über längere Zeiträume Planungssicherheit und Übersicht
Die Kapazitätsplanung mit Teamleader Orbit gibt dir auch über längere Zeiträume Planungssicherheit und Übersicht
Screenshot: trusted.de
Quelle: teamleader.eu

Dank der cleanen und gut strukturierten Benutzeroberfläche bleibt Teamleader Orbit immer übersichtlich. Für deine Agentur ist das top, wenn deine Projektmanager und Controller langsam aber sicher den Überblick verlieren und sich mehr Kontrolle wünschen.

Kurzum: Teamleader Orbit ist eine digitale Kommandozentrale und durch die moderne Benutzeroberfläche auch deutlich einfacher im Handling als z.B. easyJOB. Wer es visuell mag und dabei nicht auf Leistungsstärke verzichten will, wird Teamleader Orbit lieben!

Vorausschauende Kapazitätsplanung (auch für große Teams)

Kapazitätsplanung ist nicht gleich Kapazitätsplanung. Wenn du dich oft fragen musst, wie die Workload über dein Team verteilt ist und wo noch Kapazitäten für neue Aufträge frei sind, solltest du dir Teamleader definitiv genauer anschauen. Denn obwohl so gut wie jede Agentursoftware ein Workload-Management an Bord hat, geht Teamleader die Sache ein bisschen detaillierter an.

Neben Standards wie einfachen Wochenansichten (“TimeSheets”), gibt es in Teamleader auch Monats-, Quartals- und Jahresansichten für die langfristige Planung. Der Cloud: Mit einer riesigen Auswahl an Filtern kannst du gezielt Aufwandsauswertungen für einzelne Projekte, Abteilungen oder Kund:innen durchführen. Und weil die Filter direkt in der Sidebar organisiert sind, geht das Ganze mit ein paar Klicks und innerhalb von Sekunden.

Dabei sieht Teamleader auch einfach übersichtlicher und schicker aus, als die Konkurrenz. Vergleiche hier mal die Kapazitätsplanung in easyJOB und Teamleader Seite an Seite:

Hier die doch etwas eindimensionale Kapazitätsplanung mit easyJOB
Hier die doch etwas eindimensionale Kapazitätsplanung mit easyJOB
Screenshot: trusted.de
Quelle: easyjob.de

Agenturen mit unterschiedlichen Teams und Standorten, die an dutzenden Projekten gleichzeitig arbeiten, brauchen in der Kapazitätsplanung eine transparente und vollständige Abbildung. Teamleader Orbit ist hier hervorragend aufgestellt und vereint bequemes Handling mit Datentiefe und sauberer visueller Darstellung.

Teammanagement, Benutzerrollen und Zugriffsrechte

Stark ist Teamleader auch in Sachen Individualisierung. Das Tool arbeitet hier mit Benutzerrollen und bietet erweiterte Features. Die sind vor allem für Agenturen interessant, die oft mit Externen oder Freelancern zusammenarbeiten. Aber auch Agenturen mit mehreren Standorten oder Departments profitieren vom Rechtemanagement.

Statt einer einfachen Unterteilung in Super User, User und Admins – wie sie die meisten Wettbewerber bietet – lässt Teamleader dich ein individuelles Rechteportfolio für jeden einzelnen Account zuschneiden. Innerhalb einzelner Projekte kannst du zusätzlich noch einmal zwischen Zugriffs- und Schreibrechten unterscheiden.

So lassen sich einzelne Funktionen oder Funktionsbereiche für bestimmte Gruppen komplett verbergen. Vertriebler:innen oder externe Sales-Teams haben z.B. nur Zugriff auf das CRM und einzelne Projekte; Teamleads bekommen Vollzugriff auf die Projekte ihrer jeweiligen Teams und Controller uneingeschränkten Zugang zur Ressourcen- und Kapazitätsplanung. Und so weiter.

Aktives Lead- und Kundenmanagement

Ein Highlight von Teamleader Orbit ist das Leadmanagement.

Zwar ist Teamleader nicht das einzige Tool im Vergleich mit einer Sales-Pipeline oder einer Kontaktdatenbank. Einzigartig ist aber die Lead-Gewinnung. Dafür bringt Teamleader Orbit einen Editor für Webformulare, die du direkt auf deiner Website oder Landingpage einbinden kannst. Neue Leads landen so automatisch in deinem Sales Funnel und lassen sich in Teamleader weiter betreuen.

Das ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal und super für Sales-Teams und Agenturen auf Kundenfang.

Kosten & Lizenzen

Teamleader bietet auch preislich eine maßgeschneiderte Lösung. Eine Einschätzung über die entstehenden Kosten kann ich daher nicht geben, da Teamleader auch auf Nachfrage keine genaueren Preisinformationen teilen wollte. Über “Zum Anbieter” kommst du direkt zur Terminabsprache für die (kostenlose) Erstberatung.

Vorteile
  • Top im Multiprojektmanagement
  • Individuelle und detaillierte Analytics
  • Top-CRM und Leadmanagement
  • Mehrsprachigkeit
Nachteile
  • Preise nur auf Anfrage mit Beratung
  • Keine vorbereitende Buchhaltung
Teamleader Orbit
4.3
Testbericht
3

QuoJob

4.3
1,2
Testnote
Sehr gut
Beste für Rechnungsmanagement
QuoJob Test
  • Preis ab 20 €/Monat/User
  • Komplexität mittel
  • Basic Features 23 von 23
  • Special Features 7 von 7
  • Empfehlung Teamgröße ab 10 MA
  • Mobile App ✔
  • Hosting Cloud, On-Premises

QuoJob schafft es in meinem Test auf einen sehr guten dritten Platz und landet damit in der Spitzengruppe. Gegenüber den beiden Erstplatzierten easyJOB und Teamleader Orbit hat das Tool nur minimale Lücken.

Dafür punktet QuoJob mit einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis, guter Skalierbarkeit und flexiblen Lizenzmodellen. Deshalb ist QuoJob mein absoluter Preis-Tipp! Das Tool ist die derzeit beste Option für Agenturen, die eine leistungsstarke Software suchen und keine Unsummen dafür in die Hand nehmen wollen. QuoJob ist auch für kleine und mittelgroße Agenturen erschwinglich.

Empfehlung

Besonders punkten konnte QuoJob im Test in Sachen Rechnungsmanagement und Buchhaltung. Das Tool unterstützt E-Rechnungen, liefert eine Online-Banking-Schnittstelle für den automatischen Zahlungsabgleich, unterstützt das Vertragsmanagement, automatisiert Rechnungsläufe und integriert sogar das Mahnwesen.

Dank des smarten OCR-Belegscans ist auch das Dokumenten- und Belegmanagement mit QuoJob kein Problem.

Wichtige Features z.B. für Eventagenturen mit vielen Eingangsrechnungen oder Teams, die oft mit Lieferant:innen oder externen Dienstleistern arbeiten.

Angebote, Rechnungen, digitaler Zahlungsabgleich und wenn nötig auch Mahnwesen: QuoJob deckt alle Bereiche im Rechnungsmanagement gekonnt ab
Angebote, Rechnungen, digitaler Zahlungsabgleich und wenn nötig auch Mahnwesen: QuoJob deckt alle Bereiche im Rechnungsmanagement gekonnt ab
Screenshot: trusted.de
Quelle: quojob.de

Vereinzelt tauchen solche Features auch bei den Wettbewerbern mit auf. QuoJob bietet in dieser Hinsicht aber das beste Gesamtpaket, performt sehr benutzerfreundlich und sieht auch einen Zacken schicker aus, als etwa der Testsieger easyJOB.

Ein weiteres Argument: Die Dokumenten- und Belegablage in QuoJob ist vollständig GoBD-konform. Auch das können nicht alle von sich behaupten!

New Business & Marketing Retainer

Ein weiteres Highlight von QuoJob (und ein USP) ist der “Marketing Retainer”, mit dem du regelmäßige Zahlungseingänge deiner Kund:innen sauber überwachen kannst. Wiederkehrende Leistungen (z.B. für SEO-Maßnahmen, Beratung oder eben Marketing-Operationen) kannst du so transparenter abbilden und hast deutlich besser planbare Einnahmen. Ein Top-Feature für Marketing-, Consulting- und Social-Media-Agenturen.

Dazu kommt ein vollwertiges CRM für die Lead-Erfassung und Qualifizierung. Auch eine visuelle Sale-Pipeline ist mit dabei.

Agiles Job-Management

Im Gegensatz zu easyJOB oder Teamleader ist QuoJob weniger ein strategischer Planer, sondern viel mehr ein operatives Arbeitstier.

Zwar lassen sich auch in QuoJob Budget- und Projektpläne erstellen; für die langfristige Planung und die strategische Ausrichtung gibt es mit Teamleader aber bessere Tools. Die Stärken von QuoJob liegen ganz klar im Aufgabenmanagement und in der Abwicklung des Daily Business. Die Software liefert agile Kanban-Boards für das Taskmanagement und mit Verknüpfungen und Abhängigkeiten lassen sich auch komplexe Arbeitspakete sauber und übersichtlich abbilden.

Kleine bis mittelgroße Teams, die selbstständig an Projektaufgaben arbeiten, behalten damit stets den Überblick.

Mobile App

Die mobile App von QuoJob ist eine tolle Ergänzung und funktioniert als eine Art mobiler Schreibtisch. Anders als beim Testsieger – dessen App quasi nur eine mobile Stechuhr ist – macht QuoJob auch viele andere Funktionen mobil verfügbar. Dazu gehören der Kalender (der sich auch mit Outlook und Team synchronisieren lässt), Aufgabenlisten und To-dos und Zugriff auf die Kontaktdatenbank.

Kein Gamechanger, aber eine tolle Sache für Consultants oder Sales-Teams im Außendienst, die so immer Zugriff auf ihre wichtigsten Infos haben. Quasi die Agentursoftware im Westentaschenformat.

Kosten & Lizenzen

Einer der großen Vorteile von QuoJob: das Tool ist mit Preisen ab 20 €/User/Monat vergleichsweise günstig und du kannst verschiedene Lizenzmodelle frei miteinander kombinieren. Dazu zählen “Power User” und “Non Power User”, Externe oder reine Vertriebler:innen. Du kannst dein Team 1 zu 1 abbilden und zahlst nicht für überflüssige Funktionen.

Ein Rechenbeispiel für eine Agentur mit 30 Mitarbeiter:innen: 9 Power User (Geschäftsführung, Projektmanager, HR und Buchhaltung) + 13 Non Power User (operative Teammitglieder) + 8 MyTime User (Zeiterfassung für Externe & Freelancer) = 600 € pro Monat in der Mietvariante (20 €/Monat/Lizenz) oder 11.340 € einmalig mit der Kaufoption (378 € pro Lizenz).

Ein weiterer Pluspunkt: du kannst QuoJob mit der Kaufoption erwerben und über eigene Server laufen lassen oder wählst die Leasing-Variante mit Hosting über den Anbieter.

Vorteile
  • Top-Rechnungsmanagement
  • Online-Banking-Schnittstelle
  • Mobile App
  • Miet- und Kaufoptionen
Nachteile
  • Teils überladenes User-Interface
  • Viele Funktionen als Zusatzmodul
QuoJob
4.3
Testbericht
4

Troi

3.9
1,2
Testnote
Sehr gut
Ab dem Tarif “Professional” erhalten Sie Zugriff auf die PR-Funktionen wie die Pressekontakte
Ab dem Tarif “Professional” erhalten Sie Zugriff auf die PR-Funktionen wie die Pressekontakte
Screenshot: trusted.de
Quelle: troi.de
Beste für KI-gestützte Projektplanung
Troi Test
  • Preis ab 19 €/Monat/User
  • Komplexität mittel/hoch
  • Basic Features 23 von 23
  • Special Features 4 von 7
  • Empfehlung Teamgröße ab 1 MA
  • Mobile App ✔
  • Hosting Cloud

Troi erreicht in meinem Test einen guten vierten Platz. Das Tool schlägt in eine ähnliche Kerbe wie Teamleader und hat seine Stärken vor allem im Projektmanagement und Controlling. Wirklich einzigartig an Troi ist die KI-Einbindung; das Tool unterstützt dich durch die hauseigene KI “Next” bei der Projektkalkulation und liefert dir wertvolle KI-Insights.

Features für die Buchhaltung verpackt Troi dagegen erst im Professional-Tarif, der im direkten Vergleich z.B. mit QuoJob deutlich teurer ausfällt. Außerdem fehlt es hier an Features wie dem OCR-Belegscan. Agenturen, die ihre Buchhaltung ausgelagert haben oder eine Buchhaltungssoftware nutzen, interessiert das wenig. Troi hat seine Stärken ohnehin eher im Projektmanagement und in der Auftragsabwicklung.

Empfehlung

Kam es in der Vergangenheit z.B. regelmäßig zu Verzögerungen bei bestimmten Projektaufgaben, schlägt die KI präzisere Aufwandsschätzungen vor, mit denen du deine Projektplanung anpassen und Risiken vermindern kannst.

Aber das war noch nicht alles! Auch während des Projektverlaufes zeigt dir die KI über Insights, wo Optimierungsbedarf besteht und wie du die Effizienz steigern kannst.

Gerade dann, wenn sich Anforderungen ändern oder deine Kund:innen den bisherigen Projektplan über den Haufen werfen, schlägt die Stunde der KI. Du gibst einfach die veränderten Projekt-Paramater ein und die KI passt für dich Projektplan und Aufgabenabläufe an. Die KI eignet sich also nicht nur für die Erstplanung, sondern unterstützt dich über alle Projektphasen hinweg.

In meinem Test habe ich das einmal beispielhaft durchgespielt und war erstaunt, wie gut das mit der KI funktioniert:

Ein Blick auf die Projektkalkulation mit der KI-generierten Smart Calculation
Ein Blick auf die Projektkalkulation mit der KI-generierten Smart Calculation
Screenshot: trusted.de
Quelle: troi.de

Besonders Agenturen, die häufig mit knappen Deadlines und geringen Budgets zu kämpfen haben, können so sehr einfach Strategien entwickeln, um ihre Projekte effizienter und mit weniger Risiken abzuwickeln. Und anders als klassische Automatisierungen, die gerne als KI-Revolution verkauft werden, ist die Next-KI von Troi sowohl zu reaktiven als auch generativen Aufgaben fähig.

Projektunterstützung dank generativer KI “Next”

Die Next-KI kann nicht nur Projektdaten analysieren und spannende Insights liefern. Auch klassische, generative Fähigkeiten gehören zum Leistungsumfang der Troi-KI. Das betrifft vor allem Aufgaben- und Kalkulationsbeschreibungen, die dir die KI auf Knopfdruck erstellt. Einige wenige Eckdaten und Anhaltspunkte genügen, und die KI schreibt dir Vorschläge für detaillierte Aufgabenbeschreibungen oder Angebotstätigkeiten.

Das spart im Projektmanagement-Alltag eine Menge Zeit. Gerade für Agenturen, die größere Projekte mit dutzenden Aufgabenpaketen und Unteraufgaben abwickeln, dürften von den Fähigkeiten der KI profitieren.

Noch ein cooles Feature ist die automatische Aufgabenerstellung aus den Kalkulationspositionen heraus: Jede in der Kalkulation hinterlegte Leistungspostion kannst du nämlich mit nur einem Klick in das Projektboard importieren und als Aufgabe anlegen.

Aufgaben kannst du mit nur einem Klick direkt aus der Kalkulation in dein Projektboard überführen
Aufgaben kannst du mit nur einem Klick direkt aus der Kalkulation in dein Projektboard überführen
Screenshot: trusted.de
Quelle: troi.de

Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass du alle für das Projekt relevanten Aufgaben auch tatsächlich im Projekt hinterlegt hast. Im Verbund mit den KI-Beschreibungen ist das Aufgabenmanagement in Troi also fast ein Selbstläufer!

Professionelle Ressourcenplanung

Ein weiteres Highlight von Troi ist die Ressourcenplanung. Die ist nämlich nicht nur besonders übersichtlich und benutzerfreundlich, sondern vor allem sehr exakt. Statt oberflächlicher Anfangen zur Verfügbarkeit liefert dir Troi genaue Prozentwerte von freien bzw. bereits verplanten Kapazitäten - und das über alle Departments und Teams hinweg.

So siehst du mit einem Blick, welche Teams bis zum Anschlag verbucht sind und welche Abteilungen noch Luft nach oben haben. Mit den verfügbaren Filteranwendungen lassen sich außerdem problemlos einzelne Wochen oder auch längere Zeiträume wie Monate oder Quartale begutachten.

Die Ressourcenplanung von Troi gibt dir einen guten Überblick über freie und verplante Kapazitäten
Die Ressourcenplanung von Troi gibt dir einen guten Überblick über freie und verplante Kapazitäten
Screenshot: trusted.de
Quelle: troi.de

Besonders, wenn es um die langfristige Planung geht, ist die Ressourcenplanung mit Troi sinnvoll. Ist dein Projektteam überlastet, zeigt dir das der Ressourcenplan transparent und du kannst rechtzeitig agieren; z.B. indem du externe Kräfte oder Freelancer hinzu holst.

Kosten & Lizenzen

Ein Vorteil von Troi ist die Flexibilität der Lizenzmodelle. Ähnlich wie QuoJob unterscheidet Troi zwischen Benutzerrollen, also operativen Teammitgliedern und Führungskräften. Das erlaubt dir eine flexible Zusammenstellung deiner Lizenzen, sodass du wirklich nur für die Funktionen zahlst, die dein Team auch tatsächlich braucht.

Gegenüber Schwergewichten wie Teamleader Orbit oder easyJOB kannst du je nach Teamgröße also einiges an Lizenzkosten einsparen.

Hier eine Übersicht der verfügbaren Lizenzmodelle, die du frei miteinander kombinieren kannst:

TeamsProfessionalEnterprise
Preis19,00 €/User/Monat49,00 €/User/Monatauf Anfrage
RolleOperative MAProjektmanager/TeamleadsGroße Agenturen

Insgesamt hat Troi damit ein faires Pricing und liegt, auch wenn es kein Schnäppchen ist, immernoch im preislichen Mittelfeld. Berücksichtigt man die besonderen KI-Fähigkeiten und die Stärken im Projektmanagement, ist der Preis definitiv gerechtfertigt.

Vorteile
  • KI-Kalkulation & -Projektplanung
  • Stark im Projektmanagement
  • Mächtiges Controlling
  • Personal- & Teammanagement
Nachteile
  • Buchhaltung erst ab “Professional”
Troi
3.9
Testbericht
5

helloHQ

3.8
1,3
Testnote
Sehr gut
Verwalten sie mit helloHQ Ihre Leads
Verwalten sie mit helloHQ Ihre Leads
Screenshot: trusted.de
Quelle: hellohq.io
Beste für junge & wachsende Agenturen
helloHQ Test
  • Preis ab 30 €/Monat/User
  • Komplexität niedrig
  • Basic Features 22 von 23
  • Special Features 5 von 7
  • Empfehlung Teamgröße ab 10 MA
  • Mobile App ✘
  • Hosting Cloud

helloHQ landet auf einem soliden fünften Platz. Gegenüber den besser bewerteten Troi oder QuoJob hat helloHQ ein paar funktionale Lücken, z.B. fehlende Gast-Accounts oder Specials wie eine Online-Banking-Schnittstelle oder digitale Signaturen. Die wichtigsten Grundfunktionen sind aber mit dabei!

Die Stärke von helloHQ liegt in seiner Benutzerfreundlichkeit. Das Tool sieht super modern und ansprechend aus, ist schnell aufgesetzt und ließ sich in meinem Test reibungslos bedienen. Auch, wenn helloHQ kein Schnäppchen ist (wie MOCO), ist es deutlich günstiger als Bretter wie easyJOB oder Troi. Und dabei noch super skalierbar. Das ist optimal für junge Agenturen, die eine einfache Lösung suchen, die mit ihrem Team mitwachsen kann.

Empfehlung

Was helloHQ für junge und wachsende Teams so interessant macht, ist sein flexibles Pricing. Schon sehr kleine Teams ab 3 Mitarbeiter:innen können für einen moderaten Preis von 30 €/User/Monat den vollen Funktionsumfang von helloHQ nutzen. Die teureren Editionen “Pro” und “Enterprise” zeichnen sich dann vor allem durch erweiterten Kundensupport und einige Special-Features wie den OCR-Belegscan aus.

In der günstigsten Ausführung bietet helloHQ aber auch kleinen Agenturen die Möglichkeit, ohne allzu großen Kosteneinsatz eine professionelle Agentursoftware von Start weg zu nutzen.

Steigen dann die Anforderungen oder wächst dein Team, kannst du jederzeit upgraden oder mehr Lizenzen dazubuchen.

Weil helloHQ in der Bedienung spielend einfach ist, musst du neue Mitarbeiter:innen auch nicht lange schulen – anders als zum Beispiel bei easyJOB, wo die erfolgreiche Softwareeinführung mehrere Wochen dauert. Hier ist alles intuitiv. Perfekt für Berufseinsteiger:innen, junge, flexible Teams und Digital Natives.

Digitale Projektmappe

Kennzeichnend für das Projektmanagement mit helloHQ ist die digitale Projektmappe, in der alle Projektinfos zusammenlaufen. Daten, Team, Kommunikationshistorie, Gantt-Charts, Kanban-Boards und Reportings versammeln sich an einem zentralen Ort. Auch das Controlling ist direkt in der Projektmappe untergebracht und erlaubt dir schnelle Soll-Ist-Vergleiche und Budgetkontrollen.

In der Projektmappe laufen alle relevanten Projektdatenn zusammen und User haben schnellen Zugriff auf KPIs und Projekt-Reportings
In der Projektmappe laufen alle relevanten Projektdatenn zusammen und User haben schnellen Zugriff auf KPIs und Projekt-Reportings
Screenshot: trusted.de
Quelle: hellohq.io

Zwar arbeiten auch andere Agentursoftwares mit einer zentralen Projektmappe, helloHQ ist aber einfach einen Zacken aufgeräumter, intuitiver und übersichtlicher als die Konkurrenz. Gerade für die tägliche Projektarbeit ist helloHQ damit top aufgestellt.

An ihre Grenzen stößt die Projektmappe von helloHQ erst, wenn es um sehr komplexe Projekte mit Unterprojekten geht; hier sind Tools wie Teamleader Orbit oder auch Troi mit ihren detaillierten Ressourcen- und Kapazitätsplänen besser geeignet. Für Kundenprojekte in kleinen bis mittelgroßen Agenturen ist helloHQ mit seiner einfachen Handhabung stark!

Onboarding mit individuellen Einrichtungspaketen

helloHQ ist nicht ohne Grund Usability-Sieger in meinem Test: Das Tool funktioniert intuitiv und die Einarbeitungszeit tendiert gegen null. User, die mit Business-Software vertraut sind, finden sich in helloHQ also in kürzester Zeit zurecht und kommen wahrscheinlich auch ohne Anbieter-Support aus.

Für Berufseinsteiger:innen und Agenturen, die von ihrer aktuellen Lösung zu helloHQ umziehen, dürften jedoch die unterschiedlichen Einrichtungspakete durchaus interessant sein: Je nach Bedarf gehören dazu die Datenmigration, Einrichtung von Benutzerkonten, Workflows und Automatisierungen sowie Vororttermine mit Workshops und Schulungen.

Kosten & Lizenzen

helloHQ ist in drei Preispaketen zu haben. Bezahlen musst du jeweils eine monatliche Grundgebühr, plus die entsprechenden Lizenzkosten:

TeamProEnterprise
Preis30,00 €/User/Monat27,00 €/User/Monat21,00 €/Monat/User
Grundgebühr0,00 €/Monat160,00 €/Monat600,00 €/Monat
Größeab 3 MAab 5 MAgroße Teams

Im Einstiegstarif für 30 €/Monat haben alle User Zugriff auf alle Standardfunktionen von helloHQ; so profitieren auch kleine Agenturen und Teams.

Größere Teams (ab ca. 20 Mitarbeiter:innen) greifen dann zum Pro- oder Enterprise-Tarif. Wegen der Grundgebühren sind die zwar nicht ganz günstig; Features wie der OCR-Belegcsan, Schnittstellen zu Jira, Personio oder Exchange und Priority-Suport können sich aber lohnen. Große Agenturen mit 100+ Mitarbeiter:innen dürften mit helloHQ an ihre Grenzen stoßen. Hier sind ein Teamleader oder easyJOB flexibler und anpassungsfähiger.

Insgesamt hat helloHQ ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis, gehört aber nicht zu den günstigsten Tools. MOCO, Die Agenturverwaltung und QuoJob rufen durch die Bank weniger auf.

Vorteile
  • Intuitive Oberfläche, hohe Usability
  • Transparente Kapazitätsplanung
  • OCR-Scan für Belege
  • Schnelle Implementierung
Nachteile
  • Keine Gast-User/Externe Accounts
  • Grundgebühr ab Pro-Edition
helloHQ
3.8
Testbericht
6

MOCO

4.7
1,6
Testnote
Gut
Mit MOCO verwalten Sie alle Kundendaten und Projekte in einer übersichtlichen und zentralen Oberfläche
Mit MOCO verwalten Sie alle Kundendaten und Projekte in einer übersichtlichen und zentralen Oberfläche
Screenshot: trusted.de
Quelle: mocoappo.com
Beste für kleine Agenturen
MOCO Test
  • Preis ab 15 €/Monat/User
  • Komplexität niedrig
  • Basic Features 23 von 23
  • Special Features 4 von 7
  • Empfehlung Teamgröße ab 1 MA
  • Mobile App ✔
  • Hosting Cloud

MOCO ist in meiner Bestenliste das günstigste Tool und bietet auch insgesamt das mit Abstand beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Dafür muss man allerdings auch einige kleine Funktionslücken vor allem im Projektmanagement in Kauf nehmen, weshalb es MOCO nicht ganz auf die vorderen Ränge schafft.

Lücken gibt es z.B. im fehlenden Vertragsmanagement. Und auch in der Projektverwaltung bietet MOCO nicht ganz die Tiefe eines Troi oder QuoJob. Wer aber eine solide Agentursoftware zum kleinen Preis sucht und sich dabei auch nicht an der etwas grauen Benutzeroberfläche stört, findet mit MOCO eine solide Lösung für kleine Teams.

Headline

Der kleine Preis ist das schlagende Argument für MOCO. Kleine Agenturen mit knappem Budget kommen an MOCO kaum vorbei: Das Tool liefert alle wichtigen Basics, ist einfach in der Handhabung, schnell eingerichtet und praktisch ab Start einsatzbereit.

Zu den größten Vorteilen zählen neben dem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis die super einfache Bedienbarkeit und die Flexibilität: MOCO kennt keine Grundgebühren oder Vertragslaufzeiten. Steigen irgendwann deine Anforderungen, kannst du problemlos dein Abo kündigen, deine Daten exportieren und zu einer leistungsfähigeren Lösung wechseln.

Für kleine Agenturen liefert MOCO alle wichtigen Funktionen: Kundenverwaltung, Angebots- und Rechnungsmanagement, Personal- und Projektverwaltung sowie Reportings und Auswertungen.

Wachsenden Teams mit besonderen Anforderungen an das Kapazitäts- und Ressourcenmanagement rate ich eher zu helloHQ: Das Tool kombiniert die gute Bedienbarkeit von MOCO mit der Leistungsstärke von Troi und ist gerade für komplexere Projektarbeit –meiner Ansicht nach – deutlich besser geeignet.

1.000+ Integrationen

MOCO brilliert vor allem mit der Offenheit und Anpassbarkeit seines Systems mithilfe von Schnittstellen und Integrationen. Abgesehen von über 40 nativen Integrationen (z.B. zu Projektmanagement-Tools wie Trello, monday und Co., zu HR-Lösungen wie Personio oder zur Business-Chat-Anwendung Slack) bietet MOCO über 1.000 weitere Integrationen durch Anschlüsse an make.com und Zapier.

Dadurch kannst du über 1.000 Apps in MOCO integrieren und so nahtlos mit deiner sonstigen Systemlandschaft verknüpfen. Dank make.com benötigst du keine Programmierkenntnisse. Ein klarer Vorteil gegenüber API-Schnittstellen. Letztere bietet MOCO aber selbstverständlich ebenfalls, um selbstständig Schnittstellen zu bauen.

Und die Integrationsmöglichkeiten sind (fast) grenzenlos: ob CRM-Systeme wie Salesforce, Helpdesks wie Jira oder Apps für die Kommunikation wie Slack, Skype und Co.: alle gängigen Business-Softwares lassen sich nahtlos in MOCO integrieren, sodass du deine bestehende Systemlandschaft problemlos weiternutzen kannst.

Ein Plus ist außerdem die Einbindung von Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana, Clickup oder (erneut) Jira für die detaillierte Projektplanung.

Teamgröße

Auch wenn MOCO Enterprise-Pakete mit über 100 Lizenzen anbietet, sehe ich das Tool eher in kleinen und mittelgroßen Agenturen mit maximal 50 Mitarbeiter:innen im Einsatz.

MOCO setzt auf Einfachheit, niedrige Kosten und ein schnelles und pragmatisches Handling. Vor allem kleine bis mittelgroße Digitalagenturen dürften mit MOCO gut zurechtkommen und ihre Projekte leichtfüßig und agil abwickeln können. Von starren und althergebrachten Planungsinstrumenten wie Gantt-Charts distanziert sich das Tool dagegen bewusst.

Das heißt nicht, dass MOCO nicht auch für komplexe und größere Kundenprojekte geeignet wäre; nur der Fokus ist ein anderer und konzentriert sich eher auf die Kapazitätsplanung und die Auswertung von Businesszahlen, denn auf die inhaltliche Planung. Eine andere Philosophie, als z.B. bei einem Teamleader Orbit, deswegen aber noch lange nicht falsch.

Kosten & Lizenzen

MOCO ist mit Abstand die derzeit günstigste Agentursoftware am deutschen Markt. Mit Lizenzpreisen ab 15 Euro pro User und Monat ruft MOCO fast schon Kampfpreise auf. Und je größer dein Team, desto günstiger wird MOCO. Ab 50 Lizenzen kostet jede weitere Lizenz nur 10 Euro pro Monat.

1-50 Benutzer:innenAb 50 Benutzer:innen
Preis15 € User/Monat19 € User/Monat
Laufzeitkeine (monatlich kündbar)keine (monatlich kündbar)

Günstiger geht es nicht und dafür sind auch die kleineren Funktionslücken mehr als akzeptabel!

Vorteile
  • Günstigstes Tool im Vergleich
  • Einfache Rechnungsverwaltung
  • Schnelles Onboarding
  • KI-gestütztes Belegmanagement
Nachteile
  • Umständliche Kontaktverwaltung
  • Telefon-Support nur gegen Aufpreis
MOCO
4.7
Testbericht
7

PROAD Software

3.5
1,6
Testnote
Gut
PROAD beinhaltet eine umfassende Kundenverwaltung
PROAD beinhaltet eine umfassende Kundenverwaltung
Quelle: proadsoftware.com
Beste für agile Projektteams
PROAD Software Test
  • Preis ab auf Anfrage
  • Komplexität niedrig/mittel
  • Basic Features 21 von 23
  • Special Features 2 von 7
  • Empfehlung Teamgröße ab 5 MA
  • Mobile App ✘
  • Hosting Cloud

Etwas abgeschlagen auf dem siebten Platz landet PROAD. Auf dem Papier liefert das Tool alle wichtigen Basic-Features, aber der Teufel steckt im Detail: Einige Features sind sehr sperrig und insgesamt hat PROAD Funktionslücken. Das zeigt sich z.B. in der Kontaktverwaltung. Features für das Lead-Management fehlen komplett. Und auch einen OCR-Belegscan oder Schnittstellen zum Online-Banking liefert PROAD nicht.

Auf der anderen Seite ist PROAD umso stärker im (agilen) Projektmanagement, Controlling und Ressourcenmanagement. Mittelgroße Agenturen mit einem begrenzten Kundenstamm werden mit PROAD gut zurechtkommen. Große Agenturen, die auch Vertriebs-Prozesse abbilden wollen, sollten eher zu Teamleader Orbit oder helloHQ greifen.

Empfehlung

PROAD setzt den Fokus vor allem auf Agilität im Projektmanagement. Dafür liefert das Tool nicht nur Listen- und Tabellenansichten, sondern auch benutzerdefinierte Projekt- und Statusboard. In Kombination mit Echtzeitreports und den detaillierten Leistungsbewertungen haben Projektmanager und Controller so jederzeit volle Kontrolle.

Gleichzeitig können Projektteams mit den anpassbaren Projektboards weitgehend selbstständig an ihren Aufgaben arbeiten, ohne zu jedem Fortschritt kommunizieren zu müssen. Das spart Zeit und gibt Teams die nötige Freiheit, um sich ganz auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren.

Außerdem unterstützt dich PROAD mit verlässlichen Aussagen über die Teamauslastung: Engpässe oder freie Kapazitäten sind so jederzeit transparent und du kannst deine Planung auf solide Beine stellen.

PROAD ist also genau wie Troi vor allem ein Tool für die Optimierung und effizienten Ressourceneinsatz. Agenturen, die hier Bedarf sehen, sollten trotz der kleineren Schwächen PROAD unbedingt in die engere Auswahl nehmen!

ZUGFeRD, XRechnung und FatturaPA

Ein Alleinstellungsmerkmal von PROAD ist die Einbindung verschiedener Rechnungsformate. Neben den in Deutschland üblichen Standards X-Rechnung und ZUGFeRD unterstützt PROAD nämlich auch das in Italien gängige Format FatturaPA.

Agenturen, die italienische Kundenfirmen betreuen oder sogar eine italienische Zweigstelle unterhalten, finden in PROAD eine ideale Softwarelösung für Zahlungsabwicklung und Rechungsmanagement.

Besseres Controlling dank Kombi-Chart

Eine kleine Besonderheit von PROAD sind die Kombicharts im Projektcontrolling. Statt eindimensionaler Diagramme verknüpft PROAD beispielsweise abrechnungsrelevante Leistungen und Projektbudgets.

Besserer Überblick im Projektcontrolling dank Kombicharts
Besserer Überblick im Projektcontrolling dank Kombicharts
Screenshot: trusted.de
Quelle: dproadsfotware.com

So siehst du exakte Kennzahlen zu Projektbudgets, bereits erbrachten Leistungen oder noch offenen Posten. Und weil die Reportings direkt in die digitale Projektmappe eingebunden sind, hast du alle KPIs immer im Blick und kannst deine Entscheidungen datenbasiert treffen.

Kosten & Lizenzen

Die fehlende Preistransparenz war einer der Gründe, wieso PROAD das Schlusslicht der Bestenliste bildet. PROAD hat keine festen Preis- und Lizenzmodelle. Laut Anbieter starten die Preise für Benutzerlizenzen bei ca. 22 Euro pro Monat, hängen aber von der Teamgröße und dem gewünschten Funktionsumfang ab.

Du erhältst vom Anbieter immerhin eine kostenlose Erstberatung und einen individuellen Kostenvoranschlag.

Vorteile
  • Top für agiles Projektmanagement
  • 2000+ Integrationen & Schnittstellen
  • Einfache Zeiterfassung
  • Diverse E-Rechnungsformate
Nachteile
  • Kein Leadmanagement
  • Schwach in der Buchhaltung
  • Sperrig in der Bedienung
PROAD Software
3.5
Testbericht
8

Die Agenturverwaltung

4.2
1,7
Testnote
Gut
In der Agenturverwaltung haben Sie dank des zentralen Dashboards immer einen Überblick über Ihre aktuellen Projekte
In der Agenturverwaltung haben Sie dank des zentralen Dashboards immer einen Überblick über Ihre aktuellen Projekte
Screenshot: trusted.de
Quelle: dieagenturverwaltung.de
Beste für Einsteiger:innen
Die Agenturverwaltung Test
  • Preis ab 19,00 €/Monat/User
  • Komplexität niedrig
  • Basic Features 22 von 23
  • Special Features 5 von 7
  • Empfehlung Teamgröße ab 1 MA
  • Mobile App ✘
  • Hosting Cloud

Die Agenturverwaltung macht ihrem Namen alle Ehre. Das Tool deckt – zumindest auf den ersten Blick – alle Anwendungsbereiche einer Agentur ab. Zu den Vorteilen gehören die vergleichsweise geringen Kosten, die schnelle Implementierung und die durchweg unkomplizierte Bedienung.

Aber: Die Agenturverwaltung geht manchmal nicht tief genug. In der Kontaktverwaltung fehlt eine ausführliche Kontakthistorie und wegen der fehlenden Sales-Pipeline lassen sich Vertriebsprozesse im Tool nicht abbilden. Außerdem fehlt es grundsätzlich an Anpassbarkeit: benutzerdefinierte Datenfelder und eigene Listenansichten wären zumindest ein Anfang!

Empfehlung

Der Fokus der Software liegt auf einem modernen und übersichtlichen Design und einfach zu nutzenden Features. Die Einarbeitungszeit tendiert gegen null und auch Einsteiger:innen können mit der Anwendung schnell durchstarten.

Ein Blick auf die Kapazitätsplanung macht das deutlich: Das Tool ist hier schnörkellos und simpel. Gleichzeitig fehlt aber eine Tiefe, wie sie Testsieger easyJOB oder Teamleader Orbit liefern; genaue Angaben zu Aufgabenpaketen oder eine Gesamtansicht für alle Projekte fehlen. Für kleine Teams ist Die Agenturverwaltung hingegen gut geeignet und sehr anschaulich:

Einfach und funktional, aber auch mit fehlender Datentief präsntiert sich die Kapazitätsplanung. Für kleine Teams aber völlig ausreichend!
Einfach und funktional, aber auch mit fehlender Datentief präsntiert sich die Kapazitätsplanung. Für kleine Teams aber völlig ausreichend!
Screenshot: trusted.de
Quelle: dieagenturverwaltung.de

Die fehlende Tiefe macht sich dann auch in der Kunden- und Projektverwaltung bemerkbar. Hier fehlen dann wie gesagt eine Sales-Pipeline, detaillierte Auftragshistorien und du kannst Externen oder Stakeholdern keinen Zugriff auf deine Projekte geben. Das sind vor allem für Sales-Teams und Projektmanager wichtige Features, die in der schlanken “Agenturverwaltung” leider fehlen.

Genau wie MOCO unterstützt Die Agenturverwaltung über Make.com eine Vielzahl an LowCode- bzw. NoCode-Integrationen, sodass du MOCO problemlos in deine Systemlandschaft einbinden kannst.

Smarter Homeoffice-Assistent

Die Agenturverwaltung setzt auf Einfachheit. Über den Homeoffice-Assistenten können deine Mitarbeiter:innen per Knopfdruck ihre Anwesenheit im Homeoffice melden und das System trackt die Daten. Mit der Enterprise-Edition hast du dann sogar noch Zugriff auf digitale Urlaubsprozesse und erweitertes Vertretungsmanagement. Keine Gamechanger, aber nützliche Features für flexible und mobile Agenturteams!

Kosten & Lizenzen

Viel günstiger als mit Die Agenturverwaltung wirst du kaum an eine All-in-One-Lösung für Agenturen kommen. Lizenzen gibt es ab 19 Euro pro Monat, im Enterprise-Tarif mit vollem Funktionsumfang für 39 Euro. Nur MOCO ist noch günstiger, hat dafür aber auch ein schwächeres Projektmanagement und insgesamt weniger Anpassungsmöglichkeiten.

ProfessionalEnterprise
Preis19,00 € User/Monat39,00 € User/Monat
Laufzeit12 Monate12 Monate

Professional enthält alle Basic-Features und eignet sich vor allem für operative Teammitglieder. Für Team-Leads, Projektmanager und größere Teams eignet sich dann die Enterprise-Edition, weil hier dann auch Freigabeprozesse, Urlaubsmanagement und Team-Auswertungen verfügbar sind.

Insgesamt ist Die Agenturverwaltung ein gelungener Kompromiss aus Leistungsstärke und Kosten und damit meine klare Empfehlung für kleine Agenturen und Newcomer.

Vorteile
  • KI-gestütztes Belegmanagement
  • Umfassendes Reporting
  • Projekte, Aufgaben & Vorgänge
  • Homeoffice-Assistent
Nachteile
  • Kapazitätsplanung nur in Enterprise
  • Keine Gastaccounts
Die Agenturverwaltung
4.2
Testbericht

Die 8 besten Software für Agenturen im Vergleich

  1. easyJOB - Beste für große Agenturen
  2. Teamleader Orbit - Beste für Multiprojektmanagement & Controlling
  3. QuoJob - Beste für Rechnungsmanagement
  4. Troi - Beste für KI-gestützte Projektplanung
  5. helloHQ - Beste für junge & wachsende Agenturen
  6. MOCO - Beste für kleine Agenturen
  7. PROAD Software - Beste für agile Projektteams
  8. Die Agenturverwaltung - Beste für Einsteiger:innen

Vergleichstabelle

Anbieter
easyJOB
Teamleader Orbit
QuoJob
Troi
helloHQ
MOCO
PROAD Software
Die Agenturverwaltung
ConAktiv für Agenturen
Deals&Projects
KBMpro
Poool
TEAMBOX
awork Workmanagement
ProSonata
Revolver
Testurteil
sehr gut
1,0
Test
04/2025
sehr gut
1,0
Test
04/2025
sehr gut
1,2
Test
04/2025
sehr gut
1,2
Test
04/2025
sehr gut
1,3
Test
04/2025
gut
1,6
Test
04/2025
gut
1,6
Test
04/2025
gut
1,7
Test
04/2025
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.5
(20)
4.3
(320)
4.3
(51)
3.9
(65)
3.8
(114)
4.7
(33)
3.5
(11)
4.2
(21)
4.7
(19)
5
(3)
4.7
(16)
4.9
(14)
3.4
(177)
5
(1)
Tarif
Preis
 Auf Anfrage Auf Anfrage 20,00 € / monatlich 19,00 € / monatlich 35,00 € / monatlich 15,00 € / monatlich Auf Anfrage 19,00 € / monatlich 95,00 € / monatlich 105,00 € / monatlich 19,00 € / monatlich 27,00 € / monatlich 27,00 € / monatlich 11,00 € / monatlich 8,00 € / monatlich 24,00 € / monatlich
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

Projektzeiterfassung
Belegverwaltung
Sales-Pipeline
Workload Management
E-Rechnungen
Unterstützte Plattformen
Cloud
iOS (Mobile)
Android (Mobile)
Cloud
Cloud
iOS (Mobile)
Android (Mobile)
Windows-Client
MacOS-Client
Cloud
iOS (Mobile)
Android (Mobile)
Cloud
Cloud
iOS (Mobile)
Android (Mobile)
Cloud
Cloud
Cloud
iOS (Mobile)
Android (Mobile)
Windows-Client
MacOS-Client
Cloud
Cloud
Cloud
Cloud
Cloud
iOS (Mobile)
Android (Mobile)
Cloud
Windows-Client
MacOS-Client
Zielgruppe
Kleine Agenturen
Mittelständische Agenturen
Große Agenturen
Kleine Agenturen
Mittelständische Agenturen
Große Agenturen
Freelancer/Selbstständige
Kleine Agenturen
Mittelständische Agenturen
Große Agenturen
Kleine Agenturen
Kleine Agenturen
Freelancer/Selbstständige
Kleine Agenturen
Kleine Agenturen
Mittelständische Agenturen
Große Agenturen
Freelancer/Selbstständige
Kleine Agenturen
Freelancer/Selbstständige
Kleine Agenturen
Mittelständische Agenturen
Große Agenturen
Kleine Agenturen
Mittelständische Agenturen
Kleine Agenturen
Freelancer/Selbstständige
Kleine Agenturen
Mittelständische Agenturen
Große Agenturen
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Keine Unterschiede vorhanden

Vertrag & Kosten

Währung
 EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR
Zahlungsintervall
 Preis auf Anfrage Preis auf Anfrage monatlich monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
 30 Tage Auf Anfrage 30 Tage 20 Tage 14 Tage 30 Tage 28 Tage unbegrenzt
Keine Angaben verfügbar
30 Tage 30 Tage
Keine Angaben verfügbar
30 Tage 14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Zahlungsmethoden
Kreditkarte
Auf Rechnung
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Kreditkarte
Auf Rechnung
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Keine Unterschiede vorhanden

Kunden-, Kontakt- & Leadverwaltung

Kontaktdatenbank (CRM)
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Mit einem CRM (Customer Relationship Management; dt. = Kundenbeziehungsmanagement) erfasst und verwaltest du Kontaktdaten und Adressen deiner Kund:innen und Lieferant:innen.
Kontaktimport (CSV, XLS)
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Hast du zuvor mit einer anderen Software oder mit Excel für die Verwaltung von Kontaktdaten gearbeitet, kannst du deine bestehende Datenbank schnell und einfach per CSV- oder XLS-Import im neuen System hinterlegen und brauchst nicht deine komplette Kundenkartei manuell zu überführen.
Suchfunktion
Filter & Sortierfunktion
Keine Unterschiede vorhanden

Projekt- & Aufgabenmanagement

Projektvorlagen
Budgetverwaltung
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Mittels Budgetverwaltung definierst du ein fixes Geld- oder Zeitbudget für deine Projekte, das (automatisch) mit den geleisteten Projektstunden und Ausgaben abgeglichen wird. Das ist immer nützlich; besonders aber dann, wenn du sehr straff budgetieren musst oder willst. So verlierst du nicht den Überblick über den Stand der Dinge und kannst bei einer Überschreitung von Grenzwerten schnell reagieren.
Workload Management
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Mit einem integrierten Workload Management siehst du auf einen Blick, für welche Projekte dein Team bzw. einzelne Mitarbeiter:innen bereits eingeteilt sind und wie viel Zeit sie für neue Projekte und Aufgaben zur Verfügung haben. So planst du nicht zu viel, überlastest dein Team nicht und kannst bei Überplanung schnell feststellen, wer noch Ressourcen hat, um zusätzliche Aufgaben zu übernehmen.
Aufgabenverwaltung
Keine Unterschiede vorhanden

Angebots- & Rechnungsverwaltung

Angebotserstellung
Rechnungserstellung
E-Rechnungen
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
z.B. ZUGFeRD, XRechnung, etc.
E-Rechnungen Format
 XRechnung, ZUGFeRD, UBL XRechnung, ZUGFeRD XRechnung, ZUGFeRD
Keine Angaben verfügbar
XRechnung, ZUGFeRD XRechnung, ZUGFeRD XRechnung, ZUGFeRD, FatturaPA ZUGFeRD XRechnung, ZUGFeRD
Keine Angaben verfügbar
ZUGFeRD XRechnung, ZUGFeRD X-Rechnung, ZUGFeRD
Keine Angaben verfügbar
XRechnung, ZUGFeRD XRechnung, ZUGFeRD
Keine Unterschiede vorhanden

Zeiterfassung & Terminplanung

Arbeitszeiterfassung ("Anwesenheit")
Projektzeiterfassung
Projektzeiten automatisch abrechnen
Personaleinsatzplanung
Keine Unterschiede vorhanden

Buchhaltung & Dokumentenmanagement

Belegverwaltung
Belegerkennung (KI)
Projektzuweisung
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Um Belege/Ausgaben einem bestimmten Projekt zuzuordnen und ggf. weiter zu verrechnen, ist eine Projektzuweisung hilfreich. Musst du häufig Ausgaben für deine Projekte in die Rechnung an deine Kund:innen überführen, bietet sich dieses Feature an.
Freigabe-/Genehmigungsprozess
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Hand in Hand mit der Spesen- und Ausgabenverwaltung geht ein interner Freigabeprozess. Dadurch prüfst du Ausgaben deiner Mitarbeiter:innen auf Richtigkeit und kannst diese freigeben - oder deine Mitarbeiter:innen fragen im Vorfeld ein bestimmtes Budget für Ausgaben an und du möchtest diesen Budgetrahmen genehmigen.
Keine Unterschiede vorhanden

Analytics & Reporting

Dynamisches Dashboard
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Mit dynamischen Dashboards können Software-Anwender:innen verschiedene Daten, Anzeigemöglichkeiten und Widgets kombinieren, um Reportings, KPIs und weitere Informationen, etwa zu Terminen oder Aufgaben, einzusehen.
Auswertung Projektstunden
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Mit der Möglichkeit, Projektstunden und Arbeitsaufwände für Projektaufgaben zu erfassen, haben Projektmanager eine wichtige Werkzeug, um Projektplan und Budget im Blick zu behalten.
Auswertung Verrechenbarkeit
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Die Auswertung von grundsätzlich abrechenbaren Arbeitsstunden ist eine wichtige Funktion im Projektmanagement und dem Rechnungswesen.
Budgetkontrolle
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Budgetkontrolle ist eine der Hauptwerkzeuge im Projektkontrolling und hilft dabei, Projekte im geplanten Budgetrahmen abzuwickeln. Abweichungen werden darüber transparent, sodass Projektmanager rechtzeitig gegensteuern können.
Keine Unterschiede vorhanden

Anpassbarkeit

Individuelle Workflows und Prozesse
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Eine Agentursoftware muss sich an die unterschiedlichsten Prozesse und Arbeitsweisen anpassen lassen. trusted hat sich daher auch angeschaut, wie gut und einfach sich individuelle Workflows abbilden lassen.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Automatisierungen
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Automatisierungen für Arbeitsabläufe, etwa automatische Rechnungsläufe, Projektzeiterfassung oder Benachrichtigungen und Freigabeprozsse.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzerdefinierte Felder und Formulare
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Mit benutzerdefinierten Feldern, Spalten und Formularen können User eine Agentursoftware an ihre Bedürfnisse, etwa iin der Kontaktverwaltung oder dem leadmanagement, optimal anpassen. trustet bewertet die vorhandenen Möglichkeiten zu solchen Anpassungen.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Anpassbare Benutzeroberfläche
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Mit individueller Modulauswahl können User ihre Agentursoftware genau mit den Funktionsbereichen und Features ausstatten, die sie im Agenturalltag benötigen. trusted bewertet die Möglichkeiten zum modularen Aufbau einer Agentur-Software.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Keine Unterschiede vorhanden

Einrichtung & Onboarding

Geführtes Onboarding
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Wir prüfen, ob der Anbieter geführte Onboardings und Einrichtungstermine (online/offline) bereitstellt.
Umfang des Onboardings
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Wir prüfen, wie umfangreich das geführte Onboarding ist. Bestandteile sind üblicherweise die Migration von Stammdaten, Einrichtung der Benutzerkonten sowie benutzerdefinierte Konfigurationen und Einrichtung von Workflows und Automatisierungen. Auch individuelle Schulungen und Mitarbeiter-Workshops können teil eines geführten Onboardings sein.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Kosten des Onboardings
 auf Anfrage auf Anfrage auf Anfrage auf Anfrage 1.560 € - 6.240 € oder auf Anfrage
Keine Angaben verfügbar
auf Anfrage 1.000€
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
auf Anfrage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Kostenpflichtiges Onboarding optional
Komplexität
 Hoch Mittel/Hoch Mittel Mittel/Hoch Niedrig Niedrig Niedrig/Mittel Niedrig
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Unterschiede vorhanden

Sicherheit & Datenschutz

Serverstandort(e)
 Deutschland Deutschland und EU Deutschland Wien, Österreich Deutschland Basel, Schweiz Deutschland/Schweiz Deutschland & Frankreich Deutschland Niederlande, Nordirland Deutschland Deutschland Deutschland, Schweiz Deutschland Deutschland
Keine Angaben verfügbar
Datenverschlüsselung
 AES-256 TLS-128 AES-256 AES-256 TLS-128 TLS-128 TLS-128
Keine Angaben verfügbar
TLS-128 AES-256 AES-256 TLS-128 AES-256 TLS-128 AES-256 TLS-128
ISO 27001 Zertifikat
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicheheitsstandards in Sachen
SSL-Zertifikate
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Die Verbindung zum Tool erfolgt via SSL-Verschlüsselung. Diese erkennst du (wenn es sich beispielsweise um eine Website handelt) an der URL
Keine Unterschiede vorhanden

Service & Support

Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Supportzeiten
 Mo. - Do. 09:00 - 17 Uhr, Fr. 09:00 - 15:30 Uhr Mo. - So. 09:00 - 17:00 Uhr Mo. - Fr. 09:00 - 18:00 Uhr Mo. - Fr. 09:00 - 17:00 Uhr Mo. - So. 09:00 - 16:00 Uhr 24/7 keine Angabe
Keine Angaben verfügbar
Mo. - Fr. 09:00 - 17:00 Uhr Mo. - Fr. 09:00 - 17:00 Uhr Mo. - Fr. 09:00 - 17:00 Uhr Mo. - Fr. 08:30 - 17:30 Mo. - Fr. 09:00 - 17:00 Uhr Mo. - Fr. 09:00 - 18:00 Uhr Mo. - Fr. 09:00 - 17:00 Uhr Mo. - Do. 09:00 - 17 Uhr, Fr. 09:00 - 15:00 Uhr
Keine Unterschiede vorhanden

Allgemeines

Deutsch
Englisch
Spanisch
Französisch
Keine Unterschiede vorhanden
Keine Unterschiede vorhanden

Welche Agentursoftware-Lösungen gibt es noch? 6 Alternativen

Neben den Tools, die es in die Bestenliste geschafft haben, gibt es zahlreiche weitere Agentur-Lösungen, sodass die Auswahl riesig ist. Ich habe hier acht weitere Kandidaten aus meinem Vergleich im Kurzporträt für dich zusammengestellt:

KBMpro
KBMpro ist eine modular aufgebaute Agentursoftware, die neben den Basic-Funktionen wie Zeiterfassung, Rechnungsmanagement und Projektverwaltung auch Vertriebstools und das Kreditorenmanagement integriert. Der Leistungsumfang variiert stark zwischen den einzelnen Tarifen, KBMpro Eco kostet dabei ab 19 € pro Lizenz und Monat.
TEAMBOX
TEAMBOX ist eine webbasierte Agentursoftware und richtet sich an junge Agenturen und Kreativ-Teams. Mit der mobilen App und agilem Projektmanagement setzt TEAMBOX voll auf Flexibilität. Kern der Anwendung sind das Projektmanagement, Controlling und interne Kommunikation. Preise erfährst du auf Anfrage direkt beim Anbieter.
Poool
Poool ist eine professionelle ERP-Software für Agenturen und Beratungsunternehmen. Der Leistungsumfang der Anwendung ist riesig und Poool ist für kleine und große Agenturen gleichermaßen gut geeignet. Preislich rangiert Pool mit 27 € pro Lizenz im Mittelfeld, in den Tarifen “Teams” und “Pro” fallen jedoch auch Grundgebühren an.
ProSonata
ProSonata richtet sich vor allem an kleine Agenturen und Teams mit maximal 20 Mitarbeiter:innen. Die Basisfunktionen sind solide, für CRM, erweitertes Projektmanagement oder Ressourcenplanung müssen User aber kostenpflichtige Zusatzmodule hinzubuchen. Insgesamt gehört ProSonata mit 8 Euro Einstiegspreisen pro Lizenz/Monat aber zu den günstigen Tools.
Deals&Projects
Deals&Projects setzt den Fokus vor allem auf Vertriebsprozesse und geht stark in Richtung CRM-Tool. Damit eignet sich die Anwendung vorrangig für die Kundenbetreuung, kann aber auch im Projektmanagement glänzen. Mit Kosten ab 29 Euro pro Lizenz/Monat liegt Deals&Projects preistechnisch im Mittelfeld und ist auch für kleinere Agenturen erschwinglich.
Revolver
Revolver vereint CRM, Projektmanagement und Rechnungswesen und zählt mit Preisen ab 12,50 pro Lizenz und Monat zu den günstigsten Tools am Markt. Die Software ist nicht cloudbasiert, User benötigen also eigene Serverkapazitäten. Revolver gibt es mit einer Miet- oder Kaufoption und eignet sich für kleine und mittelgroße Teams von 5 bis 50 Usern.

Wie hat trusted Agentursoftware getestet?

Für den aktuellen trusted-Test habe ich die Tools nicht nur anhand von Leistungsmerkmalen verglichen, sondern für alle 8 Tools in der Bestenliste umfangreiche Praxistests durchgeführt. Guideline waren dabei unsere Testkriterien, mit denen ich auf einer transparenten Grundlage Bewertungen vornehmen konnte. Hier erfährst du, welche Kriterien in die abschließende Testbewertung eingeflossen sind:

Projekt- & Aufgabenmanagement (20 %)

In diesem Bereich habe ich geprüft, welche Funktionen die einzelnen Tools im Projektmanagement liefern. Dazu gehört die Projektplanung, Budgetierung, die Teamverwaltung und Features im Aufgabenmanagement und der Kommunikation. Weitere Faktoren waren das Projektcontrolling und Möglichkeiten zur Visualisierung, beispielsweise über Gantt-Charts oder Kanban-Boards. Auch eine Einschätzung der Usability und Umsetzung der einzelnen Features hatte Einfluss auf die Bewertung.

Kunden-, Kontakt- & Leadverwaltung (20 %)

Wichtige Faktoren für die Bewertung der Stammdatenverwaltung waren vor allem die Datentiefe und Möglichkeiten zu benutzerdefinierten Anpassungen, etwa über eigene Datenfelder und Listen. Außerdem habe ich Funktionen im Leadmanagement (Leadqualifizierung, Sales-Pipeline) getestet und mir Features wie Suchfunktion, Kontakthistorie und E-Mail-Anbindung genauer angesehen. Auch floss meine persönliche Erfahrung aus dem Praxistest zu einem gewissen Prozentsatz in die Bewertung ein.

Angebots- & Rechnungsverwaltung (15 %)

Neben der Erstellung von Angeboten (bzw. Kostenvoranschlägen) und Rechnungen sind in diesem Bereich weitere Einzelkriterien mit eingeflossen: Formate für E-Rechnungen, individuelle Vorlagen und Designs, Artikel- und Leistungsverwaltung und die Komplexität der Kalkulation. Auch das Handling bzw. die Bedienfreundlichkeit war im Angebots- und Rechnungsmanagement ein wichtiger Faktor. Eine persönliche Einschätzung der Usability und Umsetzung der Funktionen (die sich aus meinem Praxistest speist) ist ebenfalls eingeflossen.

Zeiterfassung & Terminplanung (15 %)

Wichtige Punkte waren hier einerseits die reine Arbeits- und Projektzeiterfassung. Andererseits auch das Anwesenheits- sowie Urlaubs- bzw. Vertretungsmanagement. Hier spielten dann auch die Kapazitäts- und Einsatzplanung eine wichtige Rolle in der Bewertung der einzelnen Tools. Hinzu kommt meine persönliche Erfahrung mit den Funktionen und Features im Praxistest.

Anpassbarkeit (10 %)

In diesem Bereich habe ich bewertet, inwieweit die Tools Möglichkeiten zu benutzerdefinierten Anpassung bieten. Dazu zählen in erster Linie individuelle Workflows (etwa Freigabeprozesse etc.), eigene Ansichten, Datenfelder und Formulare und Automatisierungen. Für Anpassungen der Benutzeroberfläche (eigene Arbeitsbereiche, Dashboards, etc.) wurden auch Punkte vergeben.

Analytics & Reporting (5 %)

Zentrales Bewertungskriterium im Bereich Analytics & Reporting waren Funktionen im Projektcontrolling, benutzerdefinierte Auswertungen, etwa zu Kund:innen, Aufträgen und Teamleistungen sowie die Auswertung von Budgets, Zahlungen und Projektstunden. Weitere Punkte gab es für die visuelle Darstellung, also etwa Balkendiagramme und Grafiken sowie dynamische Dashboards. Übersichtlichkeit und Usability der Analytics waren ebenfalls ein wichtiger Teil meiner Bewertung.

Buchhaltung & Dokumentenmanagement (5 %)

Hier habe ich die grundlegenden Funktionen in der Beleg- und Dokumentenablage bewertet. Dazu zählen Debitoren- und Kreditorenverwaltung mit einer entsprechenden Vorkontierung, Schnittstellen für den FiBu-Export und Genehmigungsprozesse. Punkte gab es auch für Special-Features wie einen OCR-Belegscan, Online-Banking-Schnittstellen oder digitale Signaturen. Die Benutzerfreundlichkeit und die Umsetzung der Funktionen bewerte ich auf Basis meiner persönlichen Erfahrungen im Praxistest ebenfalls.

Einrichtung & Onboarding (5 %)

Maßgebliches Bewertungskriterium war hier die Komplexität der Softwares und die vom jeweiligen Anbieter gestellten Hilfsressourcen. Dazu gehören geführte Onboardings, sowie Mitarbeiter-Schulungen und Workshops. Diese wurden dann nach Umfang und den zusätzlichen Kosten bewertet.

Vertrag & Kosten (5 %)

In diesem Bereich habe ich die Kosten der einzelnen Tools miteinander verglichen und im branchenweiten Vergleich gegenübergestellt. Grundlage waren die Preise für Lizenzen pro Monat, wobei der Funktionsumfang je nach Leistungspaket und Anbieter stark schwanken kann. Anbieter, die keine Preise für einzelne Lizenzen angeben, sondern über individuelle Angebote auf Anfrage arbeiten, wurden schlechter bewertet, als Anbieter mit transparentem Pricing.

Übersicht aller getesteten Agentursoftwares

Wenn du in meiner Bestenliste noch nicht die passende Agentursoftware für dich gefunden hast, dann findest du hier eine vollständige Auflistung aller Alternativen, die trusted für dich geprüft hat:

easyJOB
4.5
1,0
Testnote
Sehr gut
Teamleader Orbit
4.3
1,0
Testnote
Sehr gut
helloHQ
3.8
1,3
Testnote
Sehr gut
Die Agenturverwaltung
4.2
1,7
Testnote
Gut
ConAktiv für Agenturen
4.7
Deals&Projects
KBMpro
5
Poool
4.7
TEAMBOX
4.9
QuoJob
4.3
1,2
Testnote
Sehr gut
Troi
3.9
1,2
Testnote
Sehr gut
MOCO
4.7
1,6
Testnote
Gut
PROAD Software
3.5
1,6
Testnote
Gut
awork Workmanagement
3.4
ProSonata
5
Revolver

Änderungshistorie

30.04.2025
Agentursoftware - Update

trusted überprüft die Inhalte und Informationen für den Agentursoftware-Vergleich regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität. Das Ergebnis des jüngsten Updates: Seit der letzten Anpassung gab es keine größeren Veränderungen in der Kategorie Agentursoftware. Unser Vergleich ist auf dem neuesten Stand.

01.04.2025
Agentursoftware - Update

trusted überprüft die Inhalte und Informationen für den Agentursoftware-Vergleich regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität. Das Ergebnis des jüngsten Updates: Einige Anbieter, u.a. MOCO & awork haben ihr Preissystem geändert. Am Ranking der besten Angebote ändert sich dadurch allerdings nichts. Der trusted-Artikel zum Agentursoftware-Test wurde diesbezüglich angepasst.

20.11.2024
Agentursoftware - Re-Test

trusted hat alle Anbieter des Agentursoftware-Tests erneut in der Praxis getestet. Das Ergebnis: Das Ergebnis des Tests: easyJOB landet mit der Testnote 1,0 auf dem ersten Platz.

09.09.2022
Agentursoftware - Update

trusted hat im Rahmen einer Aktualisierung des Agentursoftware-Tests alle Anbieter erneut unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: Einige Anbieter erzielen dadurch neue Testnoten: helloHQ (1,6) und PROAD (1,9). Am Ranking der besten Angebote ändert sich dadurch allerdings nichts. Der trusted-Artikel zum Agentursoftware-Test wurde diesbezüglich angepasst.

10.01.2022
Anbieter-Update

Die HQLabs GmbH wird zur awork GmbH. Die Bezeichnung wurde von der Redaktion entsprechend angepasst.

17.09.2021
PROAD Test

trusted hat die Agentursoftware PROAD getestet, die nun den Test ergänzt.

24.06.2021
Troi Update

Nach einem größeren Update der Troi-Oberfläche hat sich trusted diese noch einmal im Test angesehen und den Artikel zum Tool entsprechend angepasst.

11.06.2021
Agentursoftware-Test 2021

trusted hat einen großen Agentursoftware-Test mit 11 Tools durchgeführt.

Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

Phillip ist Teil der Redaktion von trusted. Nach beruflichen Stationen als Vertriebler in großen Unternehmen kennt er sich gut mit den Anforderungen im Marketing und Projektmanagement aus. Mit dieser Erfahrung testet er jetzt PM-Tools für trusted.de

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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