Beste Agentursoftware: Testsieger 2026 im Vergleich

easyJOB ist meine Top-Empfehlung für große Agenturen ab mindestens 20 Mitarbeiter:innen und Enterprises. Das liegt nicht nur am riesigen Funktionsumfang, sondern vor allem an der Skalierbarkeit, der Anpassbarkeit und der Detailtiefe. Hier lässt sich easyJOB von keiner anderen getesteten Software den Schneid abkaufen.

Neben Standard-Anpassungen wie Freigabeprozessen und eigenen Workflows umfassen die Konfigurationsmöglichkeiten individuelle Dashboards und sogar komplett eigene Ansichten und Layouts. Das ist ein klarer Unterschied zu Lösungen wie helloHQ oder QuoJob, die eher eine Out-of-the-Box-Mentalität verfolgen.

Das bringt natürlich auf der anderen Seite einen hohen Aufwand in der Systemeinrichtung mit sich: easyJOB benötigt gerade zu Beginn viel Aufmerksamkeit und Liebe. Und weil die Bedienung nicht immer intuitiv ist, solltest du auch Schulungen und Workshops für dein Team einplanen. easyJOB unterstützt dich dabei mit individuellen Angeboten.

Für kleine Agenturen lohnt sich dieser Aufwand aber nicht!

Alle Infos zu den Funktionen und Features von easyJOB findest du weiter unten in meiner ausführlichen Vergleichstabelle.

easyJOB liefert eine einfache Kontaktdatenbank für die Stammdatenverwaltung. Das alleine ist noch kein Highlight; ein CRM bieten auch andere Lösungen im Vergleich. Aber der Teufel steckt im Detail.

Die Kontaktverwaltung in easyJOB ist wahnsinnig feinporig und individuell. Zum Beispiel kannst du deinen Kund:innen und Lieferant:innen jeweils eigene Preis- und Leistungslisten zuordnen. Maßgeschneiderte, personalisierte Kostenvoranschläge und Angebote mit speziellen Konditionen sind kein Problem.

Betreut deine Agentur Kund:innen und Partnerunternehmen über viele Jahre und durch viele verschiedene Projekte, ist das eine echte Zeitersparnis und ein kleines USP.

easyJOB ist komplex und manchmal undurchsichtig, bietet aber mit dem persönlichen Dashboard direkt eine Lösung dafür. Die Idee: Anstatt dich auf der Suche nach Infos und Daten jede Mal durch die Datenbanken zu wühlen, ziehst du dir alles, was du für den Alltag brauchst, auf dein persönliches Dashboard: Ob Termine, Jobs/Projekte oder benutzerdefinierte Widgets für die Stundenauswertung oder Budgets.

Alles, was du nicht brauchst, taucht hier auch nicht auf. So macht sich das hochkomplexe easyJOB selbst ein bisschen übersichtlicher. Und weil du für jede Benutzerrolle und Teamfunktion ein eigenes Dashboard zusammenbauen kannst, bekommen alle deine Teammitglieder ihren eigenen digitalen Schreibtisch.

Perfekt, wenn du zeitgleich mehrere Kundenprojekte betreust oder die Arbeit aller deiner Teams optimieren willst. Mit Standard-Software wie MOCO oder helloHQ klappt das nicht!

Neben der Basisversion von easyJOB gibt es mit dem Zusatzmodul [media.pro] ein Angebot speziell für die Bedürfnisse großer Mediaagenturen. Zum Leistungsumfang gehören passgenaue Workflow-Vorlagen für Planung, Einkauf und die Abwicklung von Media-Assets. Außerdem liefert das Modul media-typische Abrechnungsmodelle und branchenübliche Methoden.

Zusätzlich erlaubt [media.pro] die Pflege und Dokumentation von Mediavereinbarungen mit allen Beziehungen zwischen Kund:innen, Medien und Leistungsträgern zuzüglich individueller Rabatte, Provisionen und Honorare. Mit dem Media-Kalender können Media-Agenturen dann auch komplexere Produktionspläne erstellen und über den “easyDataVisualizer” benutzerdefinierte Layouts für die Auswertung von Kosten generieren.

easyJOB performt am besten in Teams ab 20+. Gerade große Agenturen nutzen das Tool, weil sich mit easyJOB auch komplexeste Prozesse sauber abbilden lassen und die Software in jeder Hinsicht skalierbar ist.

Daher wird easyJOB auch von einigen von Deutschlands größten Agenturen erfolgreich eingesetzt, z.B. Zum Goldenen Hirschen, Grabarz & Partner oder VOK DAMS.

Neben dem Hauptsystem von easyJOB bietet die Software mit easyJOB NEO auch einen einfacheren, moderneren und funktional schlankeren Zugang zum System. Während easyJOB teilweise sehr komplex und ein wenig altbacken wirkt, liefert easyJOB NEO alle Vorzüge einer modernen Cloud-Software in einer frischen Oberfläche. Mitarbeiter:innen, die keinen Vollzugang benötigen, sondern “nur” operativ an Projekten arbeiten und Zeiten erfassen, bekommen so eine auf sie zugeschnittene Softwareversion, die auf die wesentlichen Funktionen beschränkt ist und auch als mobile App zur Verfügung steht.

Ein kleiner Einblick in easyJOB NEO, das moderne Add-on des “großen” easyJOB

Quelle: easyjob.deScreenshot: trusted.de

Aktuell sind noch nicht alle Funktionen und Features des “normalen” easyJOB für NEO freigeschaltet. Mit dabei sind aber bereits das individuelle Dashboard, die Zeiterfassung, das Abwesenheitsmanagement inklusive Freigabeprozessen, der Kalender und die Terminverwaltung sowie eine Notizfunktion. easyJOB NEO wird laut Anbieter ständig erweitert und soll die bestehende Software langfristig und Schritt für Schritt ersetzen.

easyJOB kommuniziert keine fixen Preise, arbeitet allerdings mit Paketen. Mit [core], [professional] und [enterprise] stehen drei Versionen mit jeweils unterschiedlichem Funktionsumfang zur Verfügung, die sich jeweils noch einmal durch diverse Zusatzmodule erweitern lassen. Dabei hast du die Wahl, ob du die Software On-Premise auf eigenen Servern integrieren oder als SaaS-Software über die Cloud buchen willst. Der endgültige Preis ist von all diesen Faktoren abhängig; um ein individuelles Angebot kommst du daher nicht herum.

Geht es um das Kernthema “Projektmanagement”, kann kaum eine Agentursoftware im Test Teamleader das Wasser reichen. Das gilt besonders dann, wenn du mehrere Aufträge gleichzeitig jonglierst. Das Tool bietet dir einen 360-Grad-Überblick auf Team und Projekte und arbeitet wie kein anderes Tool mit Diagrammen und Grafiken, die dir den Überblick erleichtern.

Statt dich durch überfrachtete Tabellen und Listen zu wühlen, bekommst du mit Teamleader alle Entwicklungen zu Projekten, Aufgaben und der Teamauslastung auf einen Blick.

Die Kapazitätsplanung mit Teamleader Orbit gibt dir auch über längere Zeiträume Planungssicherheit und Übersicht

Quelle: teamleader.euScreenshot: trusted.de

Dank der cleanen und gut strukturierten Benutzeroberfläche bleibt Teamleader Orbit immer übersichtlich. Für deine Agentur ist das top, wenn deine Projektmanager und Controller langsam aber sicher den Überblick verlieren und sich mehr Kontrolle wünschen.

Kurzum: Teamleader Orbit ist eine digitale Kommandozentrale und durch die moderne Benutzeroberfläche auch deutlich einfacher im Handling als z.B. easyJOB. Wer es visuell mag und dabei nicht auf Leistungsstärke verzichten will, wird Teamleader Orbit lieben!

Kapazitätsplanung ist nicht gleich Kapazitätsplanung. Wenn du dich oft fragen musst, wie die Workload über dein Team verteilt ist und wo noch Kapazitäten für neue Aufträge frei sind, solltest du dir Teamleader definitiv genauer anschauen. Denn obwohl so gut wie jede Agentursoftware ein Workload-Management an Bord hat, geht Teamleader die Sache ein bisschen detaillierter an.

Neben Standards wie einfachen Wochenansichten (“TimeSheets”), gibt es in Teamleader auch Monats-, Quartals- und Jahresansichten für die langfristige Planung. Der Cloud: Mit einer riesigen Auswahl an Filtern kannst du gezielt Aufwandsauswertungen für einzelne Projekte, Abteilungen oder Kund:innen durchführen. Und weil die Filter direkt in der Sidebar organisiert sind, geht das Ganze mit ein paar Klicks und innerhalb von Sekunden.

Dabei sieht Teamleader auch einfach übersichtlicher und schicker aus, als die Konkurrenz. Vergleiche hier mal die Kapazitätsplanung in easyJOB und Teamleader Seite an Seite:

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Hier die doch etwas eindimensionale Kapazitätsplanung mit easyJOB

Quelle: easyjob.deScreenshot: trusted.de

Agenturen mit unterschiedlichen Teams und Standorten, die an dutzenden Projekten gleichzeitig arbeiten, brauchen in der Kapazitätsplanung eine transparente und vollständige Abbildung. Teamleader Orbit ist hier hervorragend aufgestellt und vereint bequemes Handling mit Datentiefe und sauberer visueller Darstellung.

Stark ist Teamleader auch in Sachen Individualisierung. Das Tool arbeitet hier mit Benutzerrollen und bietet erweiterte Features. Die sind vor allem für Agenturen interessant, die oft mit Externen oder Freelancern zusammenarbeiten. Aber auch Agenturen mit mehreren Standorten oder Departments profitieren vom Rechtemanagement.

Statt einer einfachen Unterteilung in Super User, User und Admins – wie sie die meisten Wettbewerber bietet – lässt Teamleader dich ein individuelles Rechteportfolio für jeden einzelnen Account zuschneiden. Innerhalb einzelner Projekte kannst du zusätzlich noch einmal zwischen Zugriffs- und Schreibrechten unterscheiden.

So lassen sich einzelne Funktionen oder Funktionsbereiche für bestimmte Gruppen komplett verbergen. Vertriebler:innen oder externe Sales-Teams haben z.B. nur Zugriff auf das CRM und einzelne Projekte; Teamleads bekommen Vollzugriff auf die Projekte ihrer jeweiligen Teams und Controller uneingeschränkten Zugang zur Ressourcen- und Kapazitätsplanung. Und so weiter.

Ein Highlight von Teamleader Orbit ist das Leadmanagement.

Zwar ist Teamleader nicht das einzige Tool im Vergleich mit einer Sales-Pipeline oder einer Kontaktdatenbank. Einzigartig ist aber die Lead-Gewinnung. Dafür bringt Teamleader Orbit einen Editor für Webformulare, die du direkt auf deiner Website oder Landingpage einbinden kannst. Neue Leads landen so automatisch in deinem Sales Funnel und lassen sich in Teamleader weiter betreuen.

Das ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal und super für Sales-Teams und Agenturen auf Kundenfang.

Teamleader bietet auch preislich eine maßgeschneiderte Lösung. Eine Einschätzung über die entstehenden Kosten kann ich daher nicht geben, da Teamleader auch auf Nachfrage keine genaueren Preisinformationen teilen wollte. Über “Zum Anbieter” kommst du direkt zur Terminabsprache für die (kostenlose) Erstberatung.

Besonders punkten konnte QuoJob im Test in Sachen Rechnungsmanagement und Buchhaltung. Das Tool unterstützt E-Rechnungen, liefert eine Online-Banking-Schnittstelle für den automatischen Zahlungsabgleich, unterstützt das Vertragsmanagement, automatisiert Rechnungsläufe und integriert sogar das Mahnwesen.

Dank des smarten OCR-Belegscans ist auch das Dokumenten- und Belegmanagement mit QuoJob kein Problem.

Das macht QuoJob zu einer exzellenten Werbeagentur Software – oder zum Verwaltungstool für Eventagenturen mit vielen Eingangsrechnungen. Kurz: Teams, die oft mit Externen zusammenarbeiten, profitieren.

Angebote, Rechnungen, digitaler Zahlungsabgleich und wenn nötig auch Mahnwesen: QuoJob deckt alle Bereiche im Rechnungsmanagement gekonnt ab

Quelle: quojob.deScreenshot: trusted.de

Vereinzelt tauchen solche Features auch bei den Wettbewerbern mit auf. QuoJob bietet in dieser Hinsicht aber das beste Gesamtpaket, performt sehr benutzerfreundlich und sieht auch einen Zacken schicker aus, als etwa der Testsieger easyJOB.

Ein weiteres Argument: Die Dokumenten- und Belegablage in QuoJob ist vollständig GoBD-konform. Auch das können nicht alle von sich behaupten!

Ein weiteres Highlight von QuoJob (und ein USP) ist der “Marketing Retainer”, mit dem du regelmäßige Zahlungseingänge deiner Kund:innen sauber überwachen kannst. Wiederkehrende Leistungen (z.B. für SEO-Maßnahmen, Beratung oder eben Marketing-Operationen) kannst du so transparenter abbilden und hast deutlich besser planbare Einnahmen. Ein Top-Feature für Marketing-, Consulting- und Social-Media-Agenturen.

Dazu kommt ein vollwertiges CRM für die Lead-Erfassung und Qualifizierung. Auch eine visuelle Sale-Pipeline ist mit dabei.

Im Gegensatz zu easyJOB oder Teamleader ist QuoJob weniger ein strategischer Planer, sondern viel mehr ein operatives Arbeitstier.

Zwar lassen sich auch in QuoJob Budget- und Projektpläne erstellen; für die langfristige Planung und die strategische Ausrichtung gibt es mit Teamleader aber bessere Tools. Die Stärken von QuoJob liegen ganz klar im Aufgabenmanagement und in der Abwicklung des Daily Business. Die Software liefert agile Kanban-Boards für das Taskmanagement und mit Verknüpfungen und Abhängigkeiten lassen sich auch komplexe Arbeitspakete sauber und übersichtlich abbilden.

Kleine bis mittelgroße Teams, die selbstständig an Projektaufgaben arbeiten, behalten damit stets den Überblick.

Die mobile App von QuoJob ist eine tolle Ergänzung und funktioniert als eine Art mobiler Schreibtisch. Anders als beim Testsieger – dessen App quasi nur eine mobile Stechuhr ist – macht QuoJob auch viele andere Funktionen mobil verfügbar. Dazu gehören der Kalender (der sich auch mit Outlook und Team synchronisieren lässt), Aufgabenlisten und To-dos und Zugriff auf die Kontaktdatenbank.

Kein Gamechanger, aber eine tolle Sache für Consultants oder Sales-Teams im Außendienst, die so immer Zugriff auf ihre wichtigsten Infos haben. Quasi die Agentursoftware im Westentaschenformat.

Einer der großen Vorteile von QuoJob: das Tool ist mit Preisen ab 20 €/User/Monat vergleichsweise günstig und du kannst verschiedene Lizenzmodelle frei miteinander kombinieren. Dazu zählen “Power User” und “Non Power User”, Externe oder reine Vertriebler:innen. Du kannst dein Team 1 zu 1 abbilden und zahlst nicht für überflüssige Funktionen.

Ein weiterer Pluspunkt: du kannst QuoJob mit der Kaufoption erwerben und über eigene Server laufen lassen oder wählst die Leasing-Variante mit Hosting über den Anbieter.

Kam es in der Vergangenheit z.B. regelmäßig zu Verzögerungen bei bestimmten Projektaufgaben, schlägt die KI präzisere Aufwandsschätzungen vor, mit denen du deine Projektplanung anpassen und Risiken vermindern kannst.

Aber das war noch nicht alles! Auch während des Projektverlaufes zeigt dir die KI über Insights, wo Optimierungsbedarf besteht und wie du die Effizienz steigern kannst.

Gerade dann, wenn sich Anforderungen ändern oder deine Kund:innen den bisherigen Projektplan über den Haufen werfen, schlägt die Stunde der KI. Du gibst einfach die veränderten Projekt-Paramater ein und die KI passt für dich Projektplan und Aufgabenabläufe an. Die KI eignet sich also nicht nur für die Erstplanung, sondern unterstützt dich über alle Projektphasen hinweg.

In meinem Test habe ich das einmal beispielhaft durchgespielt und war erstaunt, wie gut das mit der KI funktioniert:

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Ein Blick auf die Projektkalkulation mit der KI-generierten Smart Calculation

Quelle: troi.deScreenshot: trusted.de

Besonders Agenturen, die häufig mit knappen Deadlines und geringen Budgets zu kämpfen haben, können so sehr einfach Strategien entwickeln, um ihre Projekte effizienter und mit weniger Risiken abzuwickeln. Und anders als klassische Automatisierungen, die gerne als KI-Revolution verkauft werden, ist die Next-KI von Troi sowohl zu reaktiven als auch generativen Aufgaben fähig.

Die Next-KI kann nicht nur Projektdaten analysieren und spannende Insights liefern. Auch klassische, generative Fähigkeiten gehören zum Leistungsumfang der Troi-KI. Das betrifft vor allem Aufgaben- und Kalkulationsbeschreibungen, die dir die KI auf Knopfdruck erstellt. Einige wenige Eckdaten und Anhaltspunkte genügen, und die KI schreibt dir Vorschläge für detaillierte Aufgabenbeschreibungen oder Angebotstätigkeiten.

Das spart im Projektmanagement-Alltag eine Menge Zeit. Gerade für Agenturen, die größere Projekte mit dutzenden  Aufgabenpaketen und Unteraufgaben abwickeln, dürften von den Fähigkeiten der KI profitieren.

Noch ein cooles Feature ist die automatische Aufgabenerstellung aus den Kalkulationspositionen heraus: Jede in der Kalkulation hinterlegte Leistungspostion kannst du nämlich mit nur einem Klick in das Projektboard importieren und als Aufgabe anlegen.

Aufgaben kannst du mit nur einem Klick direkt aus der Kalkulation in dein Projektboard überführen

Quelle: troi.deScreenshot: trusted.de

Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass du alle für das Projekt relevanten Aufgaben auch tatsächlich im Projekt hinterlegt hast. Im Verbund mit den KI-Beschreibungen ist das Aufgabenmanagement in Troi also fast ein Selbstläufer!

Ein weiteres Highlight von Troi ist die Ressourcenplanung. Die ist nämlich nicht nur besonders übersichtlich und benutzerfreundlich, sondern vor allem sehr exakt. Statt oberflächlicher Anfangen zur Verfügbarkeit liefert dir Troi genaue Prozentwerte von freien bzw. bereits verplanten Kapazitäten - und das über alle Departments und Teams hinweg.

So siehst du mit einem Blick, welche Teams bis zum Anschlag verbucht sind und welche Abteilungen noch Luft nach oben haben. Mit den verfügbaren Filteranwendungen lassen sich außerdem problemlos einzelne Wochen oder auch längere Zeiträume wie Monate oder Quartale begutachten.

Die Ressourcenplanung von Troi gibt dir einen guten Überblick über freie und verplante Kapazitäten

Quelle: troi.deScreenshot: trusted.de

Besonders, wenn es um die langfristige Planung geht, ist die Ressourcenplanung mit Troi sinnvoll. Ist dein Projektteam überlastet, zeigt dir das der Ressourcenplan transparent und du kannst rechtzeitig agieren; z.B. indem du externe Kräfte oder Freelancer hinzu holst.

Ein Vorteil von Troi ist die Flexibilität der Lizenzmodelle. Ähnlich wie QuoJob unterscheidet Troi zwischen Benutzerrollen, also operativen Teammitgliedern und Führungskräften. Das erlaubt dir eine flexible Zusammenstellung deiner Lizenzen, sodass du wirklich nur für die Funktionen zahlst, die dein Team auch tatsächlich braucht.

Gegenüber Schwergewichten wie Teamleader Orbit oder easyJOB kannst du je nach Teamgröße also einiges an Lizenzkosten einsparen.

Hier eine Übersicht der verfügbaren Lizenzmodelle, die du frei miteinander kombinieren kannst:

Insgesamt hat Troi damit ein faires Pricing und liegt, auch wenn es kein Schnäppchen ist, immernoch im preislichen Mittelfeld. Berücksichtigt man die besonderen KI-Fähigkeiten und die Stärken im Projektmanagement, ist der Preis definitiv gerechtfertigt.

Was helloHQ für junge und wachsende Teams so interessant macht, ist sein flexibles Pricing. Schon sehr kleine Teams ab 3 Mitarbeiter:innen können für einen moderaten Preis von 30 €/User/Monat den vollen Funktionsumfang von helloHQ nutzen. Die teureren Editionen “Pro” und “Enterprise” zeichnen sich dann vor allem durch erweiterten Kundensupport und einige Special-Features wie den OCR-Belegscan aus.

In der günstigsten Ausführung bietet helloHQ aber auch kleinen Agenturen die Möglichkeit, ohne allzu großen Kosteneinsatz eine professionelle Agentursoftware von Start weg zu nutzen.

Steigen dann die Anforderungen oder wächst dein Team, kannst du jederzeit upgraden oder mehr Lizenzen dazubuchen.

Weil helloHQ in der Bedienung spielend einfach ist, musst du neue Mitarbeiter:innen auch nicht lange schulen – anders als zum Beispiel bei easyJOB, wo die erfolgreiche Softwareeinführung mehrere Wochen dauert. Hier ist alles intuitiv. Perfekt für Berufseinsteiger:innen, junge, flexible Teams und Digital Natives.

Kennzeichnend für das Projektmanagement mit helloHQ ist die digitale Projektmappe, in der alle Projektinfos zusammenlaufen. Daten, Team, Kommunikationshistorie, Gantt-Charts, Kanban-Boards und Reportings versammeln sich an einem zentralen Ort. Auch das Controlling ist direkt in der Projektmappe untergebracht und erlaubt dir schnelle Soll-Ist-Vergleiche und Budgetkontrollen.

In der Projektmappe laufen alle relevanten Projektdaten zusammen und User haben schnellen Zugriff auf KPIs und Projekt-Reportings

Quelle: hellohq.ioScreenshot: trusted.de

Zwar arbeiten auch andere Agentursoftwares mit einer zentralen Projektmappe, helloHQ ist aber einfach einen Zacken aufgeräumter, intuitiver und übersichtlicher als die Konkurrenz. Gerade für die tägliche Projektarbeit ist helloHQ damit top aufgestellt.

An ihre Grenzen stößt die Projektmappe von helloHQ erst, wenn es um sehr komplexe Projekte mit Unterprojekten geht; hier sind Tools wie Teamleader Orbit oder auch Troi mit ihren detaillierten Ressourcen- und Kapazitätsplänen besser geeignet. Für Kundenprojekte in kleinen bis mittelgroßen Agenturen ist helloHQ mit seiner einfachen Handhabung stark!

helloHQ ist nicht ohne Grund Usability-Sieger in meinem Test: Das Tool funktioniert intuitiv und die Einarbeitungszeit tendiert gegen null. User, die mit Business-Software vertraut sind, finden sich in helloHQ also in kürzester Zeit zurecht und kommen wahrscheinlich auch ohne Anbieter-Support aus.

Für Berufseinsteiger:innen und Agenturen, die von ihrer aktuellen Lösung zu helloHQ umziehen, dürften jedoch die unterschiedlichen Einrichtungspakete durchaus interessant sein: Je nach Bedarf gehören dazu die Datenmigration, Einrichtung von Benutzerkonten, Workflows und Automatisierungen sowie Vororttermine mit Workshops und Schulungen.

helloHQ ist in drei Preispaketen zu haben. Bezahlen musst du jeweils eine monatliche Grundgebühr, plus die entsprechenden Lizenzkosten:

Im Einstiegstarif für 30 €/Monat haben alle User Zugriff auf alle Standardfunktionen von helloHQ; so profitieren auch kleine Agenturen und Teams.

Größere Teams (ab ca. 20 Mitarbeiter:innen) greifen dann zum Pro- oder Enterprise-Tarif. Wegen der Grundgebühren sind die zwar nicht ganz günstig; Features wie der OCR-Belegcsan, Schnittstellen zu Jira, Personio oder Exchange und Priority-Suport können sich aber lohnen. Große Agenturen mit 100+ Mitarbeiter:innen dürften mit helloHQ an ihre Grenzen stoßen. Hier sind ein Teamleader oder easyJOB flexibler und anpassungsfähiger.

Insgesamt hat helloHQ ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis, gehört aber nicht zu den günstigsten Tools. MOCO, Die Agenturverwaltung und QuoJob rufen durch die Bank weniger auf.

Der kleine Preis ist das schlagende Argument für MOCO. Kleine Agenturen mit knappem Budget kommen an MOCO kaum vorbei: Das Tool liefert alle wichtigen Basics, ist einfach in der Handhabung, schnell eingerichtet und praktisch ab Start einsatzbereit.

Zu den größten Vorteilen zählen neben dem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis die super einfache Bedienbarkeit und die Flexibilität: MOCO kennt keine Grundgebühren oder Vertragslaufzeiten. Steigen irgendwann deine Anforderungen, kannst du problemlos dein Abo kündigen, deine Daten exportieren und zu einer leistungsfähigeren Lösung wechseln.

Für kleine Agenturen liefert MOCO alle wichtigen Funktionen: Kundenverwaltung, Angebots- und Rechnungsmanagement, Personal- und Projektverwaltung sowie Reportings und Auswertungen.

Wachsenden Teams mit besonderen Anforderungen an das Kapazitäts- und Ressourcenmanagement rate ich eher zu helloHQ: Das Tool kombiniert die gute Bedienbarkeit von MOCO mit der Leistungsstärke von Troi und ist gerade für komplexere Projektarbeit –meiner Ansicht nach – deutlich besser geeignet.

MOCO brilliert vor allem mit der Offenheit und Anpassbarkeit seines Systems mithilfe von Schnittstellen und Integrationen. Abgesehen von über 40 nativen Integrationen (z.B. zu Projektmanagement-Tools wie Trello, monday und Co., zu HR-Lösungen wie Personio oder zur Business-Chat-Anwendung Slack) bietet MOCO über 1.000 weitere Integrationen durch Anschlüsse an make.com und Zapier.

Dadurch kannst du über 1.000 Apps in MOCO integrieren und so nahtlos mit deiner sonstigen Systemlandschaft verknüpfen. Dank make.com benötigst du keine Programmierkenntnisse. Ein klarer Vorteil gegenüber API-Schnittstellen. Letztere bietet MOCO aber selbstverständlich ebenfalls, um selbstständig Schnittstellen zu bauen.

Und die Integrationsmöglichkeiten sind (fast) grenzenlos: ob CRM-Systeme wie Salesforce, Helpdesks wie Jira oder Apps für die Kommunikation wie Slack, Skype und Co.: alle gängigen Business-Softwares lassen sich nahtlos in MOCO integrieren, sodass du deine bestehende Systemlandschaft problemlos weiternutzen kannst.

Ein Plus ist außerdem die Einbindung von Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana, Clickup oder (erneut) Jira für die detaillierte Projektplanung.

Auch wenn MOCO Enterprise-Pakete mit über 100 Lizenzen anbietet, sehe ich das Tool eher in kleinen und mittelgroßen Agenturen mit maximal 50 Mitarbeiter:innen im Einsatz.

MOCO setzt auf Einfachheit, niedrige Kosten und ein schnelles und pragmatisches Handling. Vor allem kleine bis mittelgroße Digitalagenturen dürften mit MOCO gut zurechtkommen und ihre Projekte leichtfüßig und agil abwickeln können. Von starren und althergebrachten Planungsinstrumenten wie Gantt-Charts distanziert sich das Tool dagegen bewusst.

Das heißt nicht, dass MOCO nicht auch für komplexe und größere Kundenprojekte geeignet wäre; nur der Fokus ist ein anderer und konzentriert sich eher auf die Kapazitätsplanung und die Auswertung von Businesszahlen, denn auf die inhaltliche Planung. Eine andere Philosophie, als z.B. bei einem Teamleader Orbit, deswegen aber noch lange nicht falsch.

MOCO ist mit Abstand die derzeit günstigste Agentursoftware am deutschen Markt. Mit Lizenzpreisen ab 15 Euro pro User und Monat ruft MOCO fast schon Kampfpreise auf. Und je größer dein Team, desto günstiger wird MOCO. Ab 50 Lizenzen kostet jede weitere Lizenz nur 10 Euro pro Monat.

Günstiger geht es nicht und dafür sind auch die kleineren Funktionslücken mehr als akzeptabel!

PROAD setzt den Fokus vor allem auf Agilität im Projektmanagement. Dafür liefert das Tool nicht nur Listen- und Tabellenansichten, sondern auch benutzerdefinierte Projekt- und Statusboard. In Kombination mit Echtzeitreports und den detaillierten Leistungsbewertungen haben Projektmanager und Controller so jederzeit volle Kontrolle.

Gleichzeitig können Projektteams mit den anpassbaren Projektboards weitgehend selbstständig an ihren Aufgaben arbeiten, ohne zu jedem Fortschritt kommunizieren zu müssen. Das spart Zeit und gibt Teams die nötige Freiheit, um sich ganz auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren.

Außerdem unterstützt dich PROAD mit verlässlichen Aussagen über die Teamauslastung: Engpässe oder freie Kapazitäten sind so jederzeit transparent und du kannst deine Planung auf solide Beine stellen.

PROAD ist also genau wie Troi vor allem ein Tool für die Optimierung und effizienten Ressourceneinsatz. Agenturen, die hier Bedarf sehen, sollten trotz der kleineren Schwächen PROAD unbedingt in die engere Auswahl nehmen!

Ein Alleinstellungsmerkmal von PROAD ist die Einbindung verschiedener Rechnungsformate. Neben den in Deutschland üblichen Standards X-Rechnung und ZUGFeRD unterstützt PROAD nämlich auch das in Italien gängige Format FatturaPA.

Agenturen, die italienische Kundenfirmen betreuen oder sogar eine italienische Zweigstelle unterhalten, finden in PROAD eine ideale Softwarelösung für Zahlungsabwicklung und Rechnungsmanagement.

Eine kleine Besonderheit von PROAD sind die Kombicharts im Projektcontrolling. Statt eindimensionaler Diagramme verknüpft PROAD beispielsweise abrechnungsrelevante Leistungen und Projektbudgets.

Besserer Überblick im Projektcontrolling dank Kombicharts

Quelle: proadsoftware.comScreenshot: trusted.de

So siehst du exakte Kennzahlen zu Projektbudgets, bereits erbrachten Leistungen oder noch offenen Posten. Und weil die Reportings direkt in die digitale Projektmappe eingebunden sind, hast du alle KPIs immer im Blick und kannst deine Entscheidungen datenbasiert treffen.

Die fehlende Preistransparenz war einer der Gründe, wieso PROAD das Schlusslicht der Bestenliste bildet. PROAD hat keine festen Preis- und Lizenzmodelle. Laut Anbieter starten die Preise für Benutzerlizenzen bei ca. 22 Euro pro Monat, hängen aber von der Teamgröße und dem gewünschten Funktionsumfang ab.

Du erhältst vom Anbieter immerhin eine kostenlose Erstberatung und einen individuellen Kostenvoranschlag.

Der Fokus der Software liegt auf einem modernen und übersichtlichen Design und einfach zu nutzenden Features. Die Einarbeitungszeit tendiert gegen null und auch Einsteiger:innen können mit der Anwendung schnell durchstarten.

Ein Blick auf die Kapazitätsplanung macht das deutlich: Das Tool ist hier schnörkellos und simpel. Gleichzeitig fehlt aber eine Tiefe, wie sie Testsieger easyJOB oder Teamleader Orbit liefern; genaue Angaben zu Aufgabenpaketen oder eine Gesamtansicht für alle Projekte fehlen. Für kleine Teams ist Die Agenturverwaltung hingegen gut geeignet und sehr anschaulich:

Einfach und funktional, aber auch mit fehlender Datentief präsntiert sich die Kapazitätsplanung. Für kleine Teams aber völlig ausreichend!

Quelle: dieagenturverwaltung.deScreenshot: trusted.de

Die fehlende Tiefe macht sich dann auch in der Kunden- und Projektverwaltung bemerkbar. Hier fehlen dann wie gesagt eine Sales-Pipeline, detaillierte Auftragshistorien und du kannst Externen oder Stakeholdern keinen Zugriff auf deine Projekte geben. Das sind vor allem für Sales-Teams und Projektmanager wichtige Features, die in der schlanken “Agenturverwaltung” leider fehlen.

Genau wie MOCO unterstützt Die Agenturverwaltung über Make.com eine Vielzahl an LowCode- bzw. NoCode-Integrationen, sodass du MOCO problemlos in deine Systemlandschaft einbinden kannst.

Die Agenturverwaltung setzt auf Einfachheit. Über den Homeoffice-Assistenten können deine Mitarbeiter:innen per Knopfdruck ihre Anwesenheit im Homeoffice melden und das System trackt die Daten. Mit der Enterprise-Edition hast du dann sogar noch Zugriff auf digitale Urlaubsprozesse und erweitertes Vertretungsmanagement. Keine Gamechanger, aber nützliche Features für flexible und mobile Agenturteams!

Viel günstiger als mit Die Agenturverwaltung wirst du kaum an eine All-in-One-Lösung für Agenturen kommen. Lizenzen gibt es ab 19 Euro pro Monat, im Enterprise-Tarif mit vollem Funktionsumfang für 39 Euro. Nur MOCO ist noch günstiger, hat dafür aber auch ein schwächeres Projektmanagement und insgesamt weniger Anpassungsmöglichkeiten.

Professional enthält alle Basic-Features und eignet sich vor allem für operative Teammitglieder. Für Team-Leads, Projektmanager und größere Teams eignet sich dann die Enterprise-Edition, weil hier dann auch Freigabeprozesse, Urlaubsmanagement und Team-Auswertungen verfügbar sind.

Insgesamt ist Die Agenturverwaltung ein gelungener Kompromiss aus Leistungsstärke und Kosten und damit meine klare Empfehlung für kleine Agenturen und Newcomer.