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Test

Beste Agentursoftware 2023 » 12 Tools im Test & Vergleich

Kund:innen, Projekte, Time Tracking oder Rechnungen – mit Agentursoftware haben Sie alle wichtigen Prozesse Ihres Teams zentral im Blick. trusted hat die besten Tools für Sie getestet, damit Sie Ihre Agentur auf das nächste Level bringen können!

Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Aktualisiert am 9. September 2022
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Die besten Agentur-Tools

  • easyJOB Der Agentursoftware-Testsieger 2023
    5
    1,4
    Testnote
    Sehr gut
    Mehr Details
  • helloHQ Die beste Software für kleine Agenturen
    3.5
    1,4
    Testnote
    Sehr gut
    Mehr Details
  • KBMpro Der beste Agentursoftware-Allrounder
    5
    1,4
    Testnote
    Sehr gut
    Mehr Details
  • Troi Die beste Software für Werbeagenturen
    3.1
    1,6
    Testnote
    Gut
    Mehr Details
  • deals&projects Die beste Agentursoftware für Einsteiger
    1,6
    Testnote
    Gut
    Mehr Details
  • PROAD Software Innovativste Zusatzfeatures
    3.7
    1,6
    Testnote
    Gut
    Mehr Details

Projektakquise, Abrechnung, Controlling, Zeiterfassung ‒ alle diese Aufgaben begegnen Ihnen im Agenturalltag dauernd. Das nimmt Ihnen oft wertvolle Zeit weg, die Sie eigentlich in Ihr Tagesgeschäft investieren könnten. Abhilfe schafft Agentursoftware, die viele Prozesse für Sie automatisiert.

Im Agentursoftware-Test 2023 hat trusted 6 der besten Agentur-Tools für Sie getestet. Entdecken Sie den Testsieger easyJOB und weitere Tools für zwischen 19 und 39 Euro pro Monat. Bringen Sie Ihre Agentur jetzt auf das nächste Level und automatisieren Sie mit diesen Softwarelösungen Ihre täglichen Aufgaben im Projektmanagement, der Zeiterfassung und im Controlling.

Das Wichtigste in Kürze
  • Test: trusted hat für Sie 6 Agentur-Tools für Sie unter die Lupe genommen. Dabei wurden die Lösungen auf Ihre Funktionalität, Komplexität und Usability hin überprüft. Weitere Kriterien waren die Kosten sowie die Eignung für verschiedene Use-Cases.
  • Testsieger: Testsieger ist easyJOB. Es eignet sich für alle Agenturgrößen und bietet ein eigenes Spezialmodul für Medienagenturen. Auf dem zweiten Platz und Tipp der Redaktion für Einsteiger:innen: Das kompakte und schicke helloHQ.
  • Kosten: In diesem Test liegen die Preise für die verschiedenen Tools zwischen 19 € und 39 € im Monat. Es kommt allerdings vor, dass Sie die Preise für Ihre Software erst auf Anfrage beim Anbieter erfahren.
  • Tipp: Die meisten Agenturlösungen sind entweder als vorgefertigte Pakete oder modulare Lösungen zu haben. Je nach Use Case können Ihnen diese Varianten Vorteile bringen wie günstigere Preise oder eine bessere Skalierung.

Fazit: trusted Empfehlungen

1

easyJOB

5
1,4
Testnote
Sehr gut
Verwalten sie mit easyJOB alle Ihre Kontakte
Verwalten sie mit easyJOB alle Ihre Kontakte
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com
Der Agentursoftware-Testsieger 2023
easyJOB Test
  • Anbieter Because Software GmbH
  • Geeignet für Kleinst- bis Großunternehmen
  • Preis ab 39 €/Monat pro Lizenz
  • Mindestzahl Nutzer:innen 2
  • Verfügbar über Cloud, Kauf (On-Premise)

Kontaktmanagement

Sehr gut (1,0)

easyJOB bietet Ihnen eine großzügige Kontaktdatenbank, in der Sie zwischen einfachen Kontakten und Kundschaft unterscheiden. Nützliche Features sind hier die automatische Adress-Sortierung und ein Notiz-System. Ergänzt wird das System durch Such- und Filterfunktionen, mit der Sie schneller an Ihre benötigten Daten gelangen. Die Suchanfragen lassen sich optional für den späteren Gebrauch auch abspeichern.

Projektmanagement

Sehr gut (1,0)

Als Projektmanagement-Methoden stehen Ihnen Kanban-Boards, die “Job-Timing” genannte Zeitplanung und klassische To-do-Listen zur Verfügung. Die Layouts dürfen Sie für mehr Übersicht selbst anpassen. Ergänzt wird die Projektplanung durch eine Fakturenhilfe, die Sie aktiv mit Vorschlägen zur Fakturierung versorgt. Weitere Funktionen sind die Verwaltungsansichten für Workloads, Budgets sowie wichtige Dokumente.

Buchhaltung & Rechnungsstellung

Sehr gut (1,3)

Mit der easyJOB-Software erstellen Sie mühelos Kostenvoranschläge, Lieferscheine und Rechnungen. Die Dokumente tragen dabei die bei der Einrichtung hinterlegte CI. Praktisch: Sie können Rechnungen direkt an das easyJOB-Postfach senden, um die Belege dort ohne Umwege über weitere E-Mail-Clients zu erfassen. Die Fakturenhilfe und das Dokumentenmanagement helfen Ihnen bei der Verwaltung von Eingangsrechnungen.

Personalverwaltung & Organisation

Sehr gut (1,0)

easyJOB bietet eine integrierte Zeiterfassung. Diese erreichen Sie über das integrierte Stundenpanel oder die App des Anbieters. Die Zeiterfassung können Sie beispielsweise auch einfach füllen, indem Sie Ihre letzten Aktivitäten per Drag-and-Drop in die Zeiterfassung bzw. das Panel ziehen. Außerdem bietet das Tool eine integrierte Kalender-Funktion, mit der Sie Urlaube oder Abwesenheiten managen.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

Kernstück der Software ist Ihr Dashboard, das Sie nach eigenem Gusto mit Widgets bestücken. Sie haben die Möglichkeit, unterschiedliche Layouts zu erstellen und als abrufbare Ansichten zu speichern. Vom Dashboard aus erreichen Sie auch die Reports. Diese stehen Ihnen in standardisierten sowie benutzerdefinierten Versionen zur Verfügung. Bei Bedarf lassen Sie die Reports einfach exportieren.

easyJOB ist eine Agentursoftware, die sich auf maximale Flexibilität bei der Anpassung der Oberflächen spezialisiert hat. Dadurch ist das Tool für verschiedene Agenturen und variierende Teamgrößen eine echte All-in-one-Lösung.

Was mögen wir an easyJOB?

Die Hauptargumente für easyJOB sind Flexibilität und Umfang. Sie erhalten hier eine Agentursoftware mit Standard-Funktionen, die Sie individuell um Ihre gewünschten Module erweitern. Das gewährt Agenturen ideale Kontrolle über den Funktionsumfang und damit auch die Kosten der Software. Ein weiteres interessantes Feature ist die Fenstertechnologie. Die Bedienung erfordert etwas Übung, lässt Sie aber zwei oder mehr Projekte, Aufgaben, Listen und dergleichen nebeneinanderlegen. So bauen Sie sich Ihre eigene Arbeitsumgebung für Ihr Projektmanagement, Ihre Zeiterfassung und andere Bereiche.

Das Hosting der Vollversion übernehmen Sie auf einem eigenen Server oder richten das Tool bei Ihrem Wunsch-Hoster ein. Die Version “[compact]” gibt es ausschließlich in der Cloud und das Hosting übernimmt hier der Anbieter.

Was unterscheidet easyJOB von anderer Agentursoftware?

Die Aufteilung der Masken und Formulare in eigene Fenster ist eine Besonderheit von easyJOB. Sie können sich verschiedene Ansichten nebeneinander legen und so parallel mit mehreren Datensätzen gleichzeitig an Ihrem jeweiligen Projekt arbeiten. Das ist zum Beispiel in der Anwendung deals and projects gar nicht möglich.

Für wen eignet sich die Agentursoftware easyJOB?

easyJOB eignet sich besonders für Agenturen in den Bereichen Full-Service, PR, Event, Design, Produktion, Marketing und Social-Media. Die Software ist außerdem für Medienagenturen interessant, da der Anbieter mit “media.pro” sogar ein gesondertes Spezialmodul zur Verfügung stellt. Für den mobilen Einsatz ist eine App vorhanden.

Vorteile
  • Günstiges Einstiegsmodell
  • Großer Funktionsumfang
  • Skalierbar
  • Persönlicher Ansprechpartner
  • App verfügbar
Nachteile
  • Langfristige Einarbeitung
  • Vollversion nicht in Cloud verfügbar
easyJOB
5
Testbericht
2

helloHQ

3.5
1,4
Testnote
Sehr gut
Verwalten sie mit helloHQ Ihre Leads
Verwalten sie mit helloHQ Ihre Leads
Screenshot: trusted.de
Quelle: hellohq.io
Die beste Software für kleine Agenturen
helloHQ Test
  • Anbieter awork GmbH
  • Geeignet für Kleinst-Großunternehmen
  • Preis ab 20 €/ Monat pro Lizenz
  • Mindestzahl Nutzer:innen 3
  • Verfügbar über Webbasiert

Kontaktmanagement

Sehr gut (1,0)

Ähnlich wie easyJOB nutzt helloHQ eine Kontaktverwaltung, die Datensätze in zwei Bereiche teilt: Die Unternehmenskontakte und die Leads. An letztere ist gleichzeitig eine farblich codierte Lead-Pipline angeschlossen. Praktisch: Mit dem richtigen Betreff senden Sie Mails an HelloHQ, wo die Software die Nachricht automatisch dem passenden Lead oder Projekt zuordnet. Für mehr Übersicht sorgen die Such- und Filterfunktionen.

Projektmanagement

Sehr gut (1,4)

Die verfügbaren Projektmanagement-Ansichten sind in helloHQ Kanban-Boards, To-do-Listen und Roadmaps. Letztere ist statt für das Task-Management für die zeitliche Planung mit Meilensteinen und unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten gedacht. Die Software erlaubt Ihnen zudem die Speicherung von Projektplänen sowie die Erstellung automatisierter Workflows.

Buchhaltung & Rechnungsstellung

Sehr gut (1,5)

Dank der integrierten Artikeldatenbank für Ihre Leistungen haben Sie die Möglichkeit, zügig Rechnungen mit den korrekten MwSt-Sätzen zu erstellen. Neben Rechnungen erzeugen Sie problemlos Angebote, Mahnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Stornos. Für die Eingangsrechnungen gibt es eine normale sowie die schnelle Quick-Erfassung, in der Sie nur die wichtigsten Angaben zum Dokument eintippen.

Personalverwaltung & Organisation

Sehr gut (1,0)

helloHQ kommt mit einer integrierten Zeiterfassung, die Sie bequem über Ihr Dashboard erreichen. Für die Abwesenheitsplanung gibt es hingegen ein Kalendertool. Sollten Sie wichtige Informationen zu Dokumenten oder Leads haben, können Sie diese per Notiz-Funktion an die passenden Bereiche anfügen. Ein besonderer Ort für Kommentare ist die Pinnwand. Hier bringen Sie zusätzliche Infos wie Feedback, Fazits und mehr unter.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

Der beste Freund für Ihre Analysen ist das Dashboard. Dieses statten Sie nach Bedarf mit den verfügbaren Widgets aus und sehen so alles Wichtige zu Projektabläufen oder Ihren To-dos. Außerdem ist es möglich, benutzerdefinierte Reports zu erfassten Zeiten, Leistungen und mehr anzulegen. Die erstellten Reports können Sie bei Bedarf als .xls-Datei exportieren.

helloHQ ist eine Agentursoftware, die vor allem bei kleinen und mittelgroßen Werbe- und Marketingagenturen beliebt ist. Das Team der awork GmbH punktet bei seinen Nutzer:innen mit viel Engagement bei Problemlösungen. Sie finden in der Anwendung die wichtigsten Bereiche wie CRM, Zeiterfassung und Abrechnung.

Was mögen wir an helloHQ?

helloHQ bietet eine sinnvolle Aufteilung der Oberflächen und einige Möglichkeiten für zeitsparende Anpassungen. Dazu gehören eigene Vorlagen für Belege, Checklisten und Projekte oder das individuell anpassbare Dashboard. Das Ganze ist dabei sehr leicht zu erlernen und sollte auch für Neulinge keine zu große Herausforderung darstellen. Das Design ist schick und übersichtlich, was Agenturen ein fixes Onboarding ermöglicht.

Was unterscheidet helloHQ von anderer Agentursoftware?

Die Lead-Verwaltung ist um einiges ausgedehnter als bei deals and projects, dabei aber weniger kompliziert als bei Anwendungen wie etwa Troi. So verwalten Sie in der Lead-Ansicht nicht nur einzelne Kontakte, sondern bearbeiten bei Bedarf gleichzeitig das zugehörige Unternehmen. Diese Lösung bietet einige Abkürzungen, sodass Sie nicht für jede Änderung in spezielle Fenster oder Ansichten wechseln müssen.

Für wen eignet sich die Agentursoftware helloHQ?

helloHQ ist minimal komplexer als deals&projects. So beispielsweise bei der Lead-Verwaltung, wo die Übersicht und die Details zu den Kontakten lediglich in Spalten getrennt wurde. Ein anderes Beispiel ist die Erstellung von Auswertungen. Sie haben in helloHQ viele verschiedene Parameter für benutzerdefinierte Reports zur Auswahl, mit denen absolute Anfänger auf den ersten Blick nicht vertraut sind.

Erfahrene Benutzer:innen aus dem Controlling hingegen freuen sich über die größeren Freiheiten, die Ihnen die Software für Reports bietet. Die helloHQ-App für Android ermöglicht Ihnen, Ihre Zeiterfassung, das Controlling oder das Projektmanagement mobil zu nutzen.

Vorteile
  • Einfache und schicke Oberfläche
  • Support per Live-Chat
  • Schnelles Onboarding möglich
  • Engagierter Support
Nachteile
  • Grundgebühr in den höheren Tarifen
  • Für Profis zu wenig Funktionen
helloHQ
3.5
Testbericht
3

KBMpro

5
1,4
Testnote
Sehr gut
Die Startseite von KBMpro
Die Startseite von KBMpro
Screenshot: trusted.de
Quelle: agenturbo.de
Der beste Agentursoftware-Allrounder
KBMpro Test
  • Anbieter dmmd GmbH & Co. KG
  • Geeignet für Kleinst- bis Großunternehmen
  • Preis ab ca. 19 €/Monat pro Lizenz
  • Mindestzahl Nutzer:innen 1
  • Verfügbar über Webbasiert

Kontaktmanagement

Sehr gut (1,0)

KBMpro bietet die wichtigsten Features für Ihre Kontaktverwaltung. Dazu gehören etwa die Kontaktdatenbank und das Lead-Management. Zudem haben Sie jederzeit Zugriff auf die Kontakthistorie. Damit Sie Ihre wertvollen Daten jederzeit wiederfinden, bietet Ihnen die Software Such- und Sortierfunktionen an. Sollten Sie Ihre Kontaktdaten an anderer Stelle benötigen, lassen sich diese mühelos im- und exportieren.

Projektmanagement

Sehr gut (1,0)

Das Tool bietet hier alles, was das Projekt-Manager-Herz begehrt: Kanban-Boards, Verlaufsplanung im Gantt-Stil, Scrum und To-do-Listen. Damit führen Sie problemlos unterschiedliche Projekte durch. Hinzu kommen Ansichten für das Management von Workloads, Projektvorlagen und die Budgetverwaltung. Den wichtigen digitalen Papierkram legen Sie im Dokumentenmanagement ab.

Buchhaltung & Rechnungsstellung

Sehr gut (1,1)

Mit der KBMpro-Software stellen Sie nicht nur Ihre Rechnungen aus, sondern verfassen auch Angebote und Mahnungen. Sie können Ihre Rechnungen direkt per Mail versenden oder als PDF exportieren. Dabei ist auch die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen möglich. Zudem gibt es eine Belegerfassung, ein Kassenbuch und eine vorbereitende Buchhaltung im Sinne der doppelten Buchhaltung (GuV).

Personalverwaltung & Organisation

Sehr gut (1,0)

Damit Sie auch die richtigen Beträge abrechnen, kommt KBMpro mit einer integrierten Zeiterfassung. Wichtige Ereignisse und Events halten Sie hingegen im Teamkalender fest. Sie erhalten Zugriff auf die Rollen- und Rechteverwaltung und nutzen die integrierte Urlaubs- und Abwesenheitsplanung.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

KBMpro bietet Ihnen ein dynamisches Dashboard, mit dem Sie die Übersicht über Ihre Tasks behalten. Außerdem verfügen Sie über ein ausgedehntes Reporting, mit dem Sie entweder standardisierte oder benutzerdefinierte Berichte erstellen. Ein besonderes “Schmankerl” ist dabei die Vorkalkulation der erwarteten Umsätze und Gewinne.

KBMpro versteht sich selbst als ein vielfältig einsetzbares Tool und ist demnach nicht ausschließlich in Agenturen zu Hause. Mit seinen über 700 Funktionen lässt es sich auf viele Unternehmen und deren Anforderungen anpassen. Sie haben unter anderem die Wahl aus Funktionen aus dem Projektmanagement, dem CRM, der Zeiterfassung, der vorbereitenden Buchhaltung, der Personalverwaltung und mehr.

Was mögen wir an KBMpro?

KBMpro kommt nicht ohne Grund mit einer intensiven Beratung, denn die Software kann, ähnlich wie easyJOB, je nach Modul-Zusammenstellung recht komplex werden. Das hängt vor allem mit der Fülle an Funktionen zusammen, die Ihnen KBMpro bietet. Der Einstieg in die Software dauert eine Weile, doch wer die Anwendung durchschaut hat, bekommt ein mächtiges Werkzeug, das Sie genau auf die Anforderungen in Ihrem Business einstellen.

Was unterscheidet KBMpro von anderer Agentursoftware?

KBMpro ist wie easyJOB modular aufgebaut und ähnelt in Sachen Style dem Tool PROAD. Die Software ist modern gestaltet, mit einem beachtlichen Set an Funktionen ausgerüstet und eignet sich für viele verschiedene Typen von Agenturen. Wer also eine maßgeschneiderte Modullösung sucht, aber beispielsweise nicht mit dem Fenstersystem von easyJOB warm geworden ist, der sollte KBMpro eine Chance geben.

Für wen eignet sich die Agentursoftware KBMpro?

KBMpro ist besonders für all jene interessant, die genau wissen, was Ihre Agentursoftware können muss. Über die Einstellung durch den Anbieter haben Sie eine riesige Auswahl an Funktionen. Sie wählen im Zuge einer eigenen Beratung individuell die passenden Module und bauen sich so eine eigene Softwarelösung für Ihr Business zusammen. Die Vielzahl der Module macht KBMpro nicht nur für Agenturen attraktiv, sondern lässt sich in verschiedenen Bereichen wie zum Beispiel in Architekturbüros oder Beratungs- und Consultingunternehmen einsetzen.

Vorteile
  • Großer Funktionsumfang
  • Passgenauer Zuschnitt der Software
  • Faires Preismodell
Nachteile
  • Längere Einarbeitungszeit
KBMpro
5
Testbericht
4

Troi

3.1
1,6
Testnote
Gut
Ab dem Tarif “Professional” erhalten Sie Zugriff auf die PR-Funktionen wie die Pressekontakte
Ab dem Tarif “Professional” erhalten Sie Zugriff auf die PR-Funktionen wie die Pressekontakte
Screenshot: trusted.de
Quelle: troi.de
Die beste Software für PR- und Werbeagenturen
Troi Test
  • Anbieter Troi GmbH
  • Geeignet für Kleinst- bis Großunternehmen
  • Preis ab 19 €/Monat pro Lizenz
  • Mindestzahl Nutzer:innen 1
  • Verfügbar über Webbasiert, Kauf

Kontaktmanagement

Gut (2,0)

Troi kommt mit einer umfassenden Personenkartei, in der Sie alle Ihre Kontakte z. B. als “Kunde”, “Mitarbeiter” oder “Lead” hinterlegen. Eine Besonderheit ist dabei das PR-Modul, mit dem Sie einen gesonderten Bereich für Ihre Pressekontakte einrichten. Für mehr Nachvollziehbarkeit in der Kommunikation sorgt die Kontakthistorie. Auch bei Troi kommen Sie mit den Such- und Filterfunktionen schnell an Ihre gewünschten Datensätze.

Projektmanagement

Sehr gut (1,4)

Für Ihre Projektplanung bietet Ihnen die Software Kanban-Boards, Gantt-ähnliche Zeitpläne (bisher ohne Abhängigkeiten) und To-do-Listen. Für eine schnellere Planung gibt es individuelle Projektvorlagen. Auf Ihrem eigenen “Schreibtisch” genannten Dashboard hinterlegen Sie bei Bedarf Ihre privaten To-dos. Neben der Projektplanung bietet die Software Verwaltungs-Ansichten für Auslastungen, Budgets und Dokumente.

Buchhaltung & Rechnungsstellung

Sehr gut (1,3)

Troi bietet Ihnen eine einfache Rechnungserstellung und lässt Sie bei Zahlungsverzug gleich die passende Mahnung generieren. Für eine genauere Vorab-Berechnung Ihrer Aufwände, beispielsweise um Angebote zu erstellen, gibt es die “Smart Calculation”. Diese berechnet Aufwände per KI auf Basis bereits abgeschlossener Projekte. Abgerundet wird das Paket durch eine übersichtliche Belegerfassung.

Personalverwaltung & Organisation

Sehr gut (1,0)

Troi ist in der Lage, dank des integrierten Time Trackings und des Team-Kalenders Arbeitsstunden und Abwesenheiten zu erfassen. Abseits davon gibt es eine Auslastungs-Ansicht, mit der Sie die Kapazitäten Ihres Teams prüfen. Interessant sind das Schwarze Brett und das interne Diskussionsboard. Hier tauschen Sie sich zu Projekten oder auch zu Themen abseits des Agenturalltags aus.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

Wichtigster Baustein Ihrer täglichen Berichte ist Ihr Schreibtisch. Hier finden Sie Updates zu Ihren Projekten, Ihre Arbeitszeiten und mehr. Mit der Lizenz “Professional” erhalten Sie das Auswertungsmodul. So generieren Sie beispielsweise Berichte zu geleisteten Stunden und die Sales-Stage. Abgerundet wird das Paket durch die Schnittstelle zu Power-BI, mit dem Sie individuelle Grafiken und Statistiken erzeugen.

Troi ist eine All-in-one-Agentursoftware, die für mittelgroße bis große Agenturen gedacht ist. Diese Software bietet die wichtigsten Features aus den Bereichen Projektmanagement, Kontaktverwaltung und Rechnungsstellung.

Was mögen wir an Troi?

Die Menüs und Buttons des Interfaces sind schlicht, schick und wie auch das Menü von QuoJob immer am oberen Bildschirmrand erreichbar. Nur die Beschriftung und Schaltflächen könnten teils etwas größer sein. Unterwegs begleitet Sie die Live App, mit der Sie überall Ihre Projekte verwalten.

Was unterscheidet Troi von anderer Agentursoftware?

Troi bietet einen großen Funktionsumfang und spezielle Module wie das für PR-Agenturen. Die Anwendung beinhaltet außerdem eine ausgedehnte Kontaktverwaltung für Ihren CRM-Bereich und erlaubt die Hinterlegung von mehreren Bildern zu Kontakten ‒ zum Beispiel ein nettes Feature für Werbe- und Medienagenturen, die einen eigenen Talent-Pool aufbauen wollen.

Für wen eignet sich die Agentursoftware Troi?

Troi ist am ehesten für mittelgroße Agenturen bis hin zu großen Unternehmen interessant. Kleine Agenturen sind eventuell mit der großen Menge an Funktionen überfordert. Je nach Teamgröße und Anforderungen wählen Sie eine andere Mischung aus den zwei Basistarifen, welche unterschiedlich große Funktionsumfänge aufweisen. Troi bietet im Gegensatz zu easyJOB oder KBMpro nur zwei Zusatzmodule, die die mobile App und die Schnittstellen beinhalten. Die App ist sowohl für Android als auch für iOS Nutzer:innen verfügbar.

Vorteile
  • Großer Funktionsumfang
  • Edel designte Bedienoberfläche
  • Projektkalkulation auf KI-Basis
  • Implementierung durch den Anbieter
  • Mobiles Reporting per Live-App
Nachteile
  • Langes Onboarding
  • Kostenpflichtige Schnittstellen
Troi
3.1
Testbericht
5

deals&projects

1,6
Testnote
Gut
Verwalten Sie mit deals&projects übersichtlich Ihre Kontakte
Verwalten Sie mit deals&projects übersichtlich Ihre Kontakte
Screenshot: trusted.de
Quelle: dealsandprojects.com
Die beste Agentursoftware für Einsteiger
deals&projects Test
  • Anbieter julitec GmbH
  • Geeignet für Kleinst- bis mittelständische Unternehmen
  • Preis ab 29 €/Monat pro Nutzer
  • Mindestzahl Nutzer:innen 3
  • Verfügbar über Cloud

Kontaktmanagement

Sehr gut (1,0)

deals and projects beinhaltet eine übersichtliche Datenbank in schmucker Aufmachung, mit der Sie Ihre Kontakte verwalten. Dabei sortieren Sie nach “Kunde”, “Lead” oder “Lieferant”. Alle Datensätze sind mit weiteren Informationen wie generiertem Umsatz, Rechnungsadresse und mehr ausgestattet. Wie jede gute Agentursoftware kommt auch deals and projects mit praktischen Such- und Filterfunktionen.

Projektmanagement

Gut (1,7)

Für Projektmanagement nutzen Sie in deals and projects das “Pipeline” genannte Kanban-Board, eine Zeitleiste, Tabellen und die altbewährten To-do-Listen. Sie haben die Option, Projekte zu planen und Aufgabenpakete als Template für künftige Vorhaben zu speichern. Weitere wichtige Management-Tools sind das Kapazitäten-Management, die Budget- und die Dokumentenverwaltung.

Buchhaltung & Rechnungsstellung

Sehr gut (1,5)

Mit der Software haben Sie die Möglichkeit, direkt nach Abschluss Ihres Projektes eine Rechnung und (im worst case) die passenden Mahnungen zu erstellen. Dank der Artikeldatenbank geht das angenehm flott. Die Mails mit besagten Dokumenten senden Sie bequem direkt aus dem Tool heraus und legen passende Vorlagen an. Ebenfalls praktisch ist die integrierte Belegerfassung für Ihre Eingangsrechnungen.

Personalverwaltung & Organisation

Sehr gut (1,0)

In deals and projects finden Sie eine Zeiterfassung für ihre Arbeitsstunden sowie den Teamkalender. Durch die Angabe von Standard-Verfügbarkeiten planen Sie Aufgaben korrekt nur in den vereinbarten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter:innen. Das Tool erlaubt Ihnen, mehrere Standorte zu verwalten und bietet gegen eine kleine Gebühr von 50 Cent pro Sitz Gastplätze z. B. für Freelancer.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

Das wichtigste Tool für Ihre Analysen ist Ihr Dashboard, das Sie nach Belieben mit den verfügbaren Widgets wie zum Beispiel der Anwesenheitsanzeige bestücken. Die Berichte aus deals and projects sind semi-benutzerdefiniert. Sie haben einige Parameter zur Auswahl und kombinieren diese zu den Reports und Grafiken, die Ihnen im Agenturalltag am meisten weiterhelfen.

deals and projects ist eine schlanke Agentursoftware, die vor allem kleine Agenturen und Freelancer ansprechen soll. Das cloudbasierte Tool enthält die wichtigsten Standard-Features aus den relevantesten Bereichen CRM-Management, Projektverwaltung, Buchhaltung und Vertrieb.

Warum mögen wir deals&projects?

Das simple Design ermöglicht Ihnen, die Funktionen und Prozesse in der Softwarelösung schnell und ohne langes Onboarding zu verstehen. Die Vorlagen des Tools sowie die Artikeldatenbank sind frei anpassbar und eignen sich damit für unterschiedliche Agenturen und Workflows. Dazu kommen nette Gimmicks wie das eigene Traum-Feld Ihres Dashboards, auf dem Sie die Ziele für Ihr Arbeitsjahr festhalten. Dienste wie Einführungen oder Schulungen sind für diese Softwarelösung kostenlos.

Was unterscheidet deals&projects von anderer Agentursoftware?

Die Anwendung kommt ohne Datenlimit, Sie können also beliebig viele Kontakte anlegen, Mails verschicken und Projekte managen. Sie erhalten den kompletten Funktionsumfang in einem Tarif zu einem festen Preis. Besonders Einsteiger werden hier Freude haben, da die Bedienung in wenigen Stunden zu erlernen ist. Da die Software webbasiert funktioniert, müssen Sie sich nicht mit dem eigenen Hosting auseinandersetzen.

Eine eigene App gibt es für die Software nicht, aber immerhin eine optimierte mobile Ansicht für iOS und Android.

Für wen ist die Agentursoftware deals&projects geeignet?

Das Reizvolle an dieser Software ist ihre simple Aufmachung. Die schnelle Navigation über die Seitenleiste und die optisch getrennten Bereiche in den Masken erlauben vor allem Anfänger:innen eine unkomplizierte Bearbeitung Ihrer Datensätze. Das vorausgewählte Funktionsset bietet Ihnen einen soliden Grundstock an Features, mit denen Sie lernen, was eine entsprechende Software überhaupt leisten kann. Für Profis ist der Umfang hingegen zu klein.

Vorteile
  • Einfache Bedienung
  • Schnelles Onboarding
  • Fairer Preis
  • Schicke, übersichtliche Optik
Nachteile
  • Kleiner Funktionsumfang
  • Nur ein Funktionspaket verfügbar
deals&projects
Testbericht
6

PROAD Software

3.7
1,6
Testnote
Gut
PROAD beinhaltet eine umfassende Kundenverwaltung
PROAD beinhaltet eine umfassende Kundenverwaltung
Quelle: proadsoftware.com
Innovativste Zusatzfeatures
PROAD Software Test
  • Anbieter J+D Software AG
  • Geeignet für Kleine bis große Betriebe
  • Preis ab 23 €
  • Mindestzahl Nutzer:innen 1
  • Verfügbar über Webbasiert, On-premise

Kontaktmanagement

Sehr gut (1,0)

PROAD bietet als ausgewachsene ERP-Software eine umfassende Kontaktverwaltung, in der Sie Einträge komfortabel ohne Fensterwechsel bearbeiten. Dabei hinterlegen Sie nicht nur die üblichen Kontaktinfos, sondern auch die Social-Media-Kanäle. Praktisch, sollten Sie für die Verwaltung derselben zuständig sein. Auch hier suchen und filtern Sie sich mühelos an Ihre benötigten Kontaktdaten.

Projektmanagement

Gut (2,4)

Die Software bietet alle wichtigen Management-Typen und Ansichten. Dazu gehören das Gantt-Chart, eine Kanban-ähnliche Taskverwaltung und To-do-Listen. Weitere wichtige Verwaltungstools sind die Kapazitätsübersicht und -planung, das Budget-Management und die Projekt-Historie. In diese ist auch ein Bereich zur Ablage wichtiger Dokumente und E-Mails integriert.

Buchhaltung & Rechnungsstellung

Sehr gut (1,2)

Für Ihre Finanzverwaltung stehen Ihnen als Dokumenttypen Anfragen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen und Mahnungen zur Verfügung. Praktisch: Angebote lassen sich per Import von anderen Angeboten und Leistungen zügig zusammenstellen. Für Ihre Abrechnungen hält PROAD Rechnungs– und Kassenbücher bereit. Auszahlungen aus der Kasse exportieren Sie einfach mit wenigen Klicks an Ihre Finanzbuchhaltung.

Personalverwaltung & Organisation

Sehr gut (1,0)

Auch in PROAD finden Sie eine Zeiterfassung vor, in der Sie manuell oder per Stoppuhr Ihre Tätigkeiten erfassen. Termine, Abwesenheiten und Events finden Sie im Teamkalender. Damit nicht jeder im Tool einfach Dinge verschiebt und ändert, gibt es eine Rollen- und Rechteverwaltung. Nützlich: PROAD bietet eine Option für Webkonferenzen direkt im Tool. So sparen Sie sich Video-Call-Tools von Drittanbietern.

Analyse & Reporting

Sehr gut (1,0)

Sie haben mit PROAD die Option, mehrere Boards zu nutzen. Auf diesen platzieren Sie Ihre bevorzugte Auswahl aus 28 Widgets. Mit den unterschiedlichen Boards wie “Mein Unternehmen” und “Meine Projekte” behalten Sie die wichtigsten Kennzahlen im Blick. Möchten Sie Informationen schnell ans Team vermitteln, tun Sie das mit den öffentlichen Boards. Wichtige KPIs stellen Sie sich zudem in benutzerdefinierten Reports zusammen.

PROAD war im Ursprung eine Agentursoftware, die im Laufe der Zeit immer mehr zu einer ERP-Software ausgebaut wurde. Über verfügbaren Module erhalten Sie Zugriff auf Funktionen aus dem Projektmanagement, der Buchhaltung und FiBu-Schnittstellen. Der Umfang des Tools ist beeindruckend und stattet Ihr Unternehmen mit allen wichtigen Tools für Ihre Verwaltung aus.

Was mögen wir an PROAD?

Die PROAD-Software wurde seit Release stetig um Funktionen und Module erweitert. So ist der Einsatz der Software nicht nur auf Agenturen beschränkt. Sie müssen lediglich das passende Modul hinzubuchen. Sie haben die Möglichkeit, eigene Dashboards zu erstellen und zu veröffentlichen, was den Überblick und die Kommunikation im Team fördert.

Was unterscheidet PROAD von anderer Agentursoftware?

Sie finden in der Anwendung nicht ausschließlich arbeitsrelevante Werkzeuge, sondern auch Funktionen aus dem sogenannten “Brainhub”. Diese Widgets zeigen Ihnen beispielsweise die Laune Ihres Teams an oder wer am schnellsten seine Zeiten erfasst. Diese kleinen Spielereien, die Fokus auf die Kommunikation und das Wohlbefinden des Teams legen, sind eine nette Abwechslung im manchmal stressigen Arbeitsalltag.

Für wen eignet sich die Agentursoftware PROAD?

PROAD richtet sich an kleine bis große Betriebe. Selbstständige und sehr kleine Teams werden den beachtlichen Umfang der Software nicht zwingend benötigen. In Bezug auf die Branche eignet sich das Tool vor allem für projektorientiert arbeitende Betriebe von IT-Dienstleistern über Marketing- und Werbeagenturen bis hin zu Bau- und Handwerksbetrieben.

Vorteile
  • Großer Funktionsumfang
  • Interessante Gamification-Ansätze
  • Nicht nur für Agenturen nutzbar
  • Modernes Interface
  • Integrierte Textverarbeitung
Nachteile
  • Keine nativen mobilen Apps
PROAD Software
3.7
Testbericht

Die 6 besten Software für Agenturen im Vergleich

  1. easyJOB - Der Agentursoftware-Testsieger 2023
  2. helloHQ - Die beste Software für kleine Agenturen
  3. KBMpro - Der beste Agentursoftware-Allrounder
  4. Troi - Die beste Software für PR- und Werbeagenturen
  5. deals&projects - Die beste Agentursoftware für Einsteiger
  6. PROAD Software - Innovativste Zusatzfeatures

Vergleichstabelle

Tarif
Anbieter
easyJOB
helloHQ
KBMpro
Troi
deals&projects
PROAD Software
ConAktiv für Agenturen
Poool
Teambox
active.AGENCY
MOCO
QuoJob
Testurteil
sehr gut
1,4
Test
09/2021
sehr gut
1,4
Test
09/2022
sehr gut
1,4
Test
09/2021
gut
1,6
Test
09/2021
gut
1,6
Test
09/2021
gut
1,6
Test
09/2022
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
5
(18)
3.5
(61)
5
(1)
3.1
(44)
3.7
(9)
4.5
(4)
5
(1)
4.9
(19)
1.4
(39)
Tarif
Preis
 78,00 € / monatlich 75,00 € / monatlich 19,00 € / monatlich 21,90 € / monatlich 105,00 € / monatlich 23,00 € / monatlich 9,00 € / monatlich 25,00 € / monatlich Auf Anfrage Auf Anfrage 12,00 € / monatlich 28,00 € / monatlich

Top-Features

Time Tracking
Rechnungsstellung
Projektmanagement
Kanban
Gantt-Diagramm
To-Do-Liste
Kanban
Gantt-Diagramm
To-Do-Liste
Kanban
Gantt-Diagramm
To-Do-Liste
Kanban
Scrum
To-Do-Liste
Gantt-Diagramm
To-Do-Liste
Kanban
Scrum
To-Do-Liste
Kanban
Gantt-Diagramm
To-Do-Liste
Gantt-Diagramm
Kanban
Scrum
Kanban
To-Do-Liste
Serverstandort(e)
 Deutschland Deutschland Deutschland Österreich Niederlande, Nordirland Deutschland Deutschland Deutschland Deutschland / Schweiz Deutschland Schweiz Deutschland
Unterstützte Plattformen
Web-App
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Geeignet für
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
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Kleinstunternehmen
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Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen

Vertrag & Kosten

Währung
 EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR
Zahlungsintervall
 monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage Preis auf Anfrage monatlich monatlich
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
Keine Angaben verfügbar
 14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
 30 Tage 21 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
 30 Tage
Keine Angaben verfügbar
 30 Tage
Keine Angaben verfügbar
Zahlungsmethoden
Kreditkarte
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Kreditkarte
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Kreditkarte
Kreditkarte
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte

Kontaktmanagement

Kontaktdatenbank
Lead Management
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Verwalten Sie potentielle Kund:innen und Leads in einer übersichtlichen Oberfläche und unterstützen Sie Ihr Sales-Team durch eine übersichtliche Lead-Datenbank. So wissen Sie immer genau, welche Interessent:innen relevant für zukünftige Aufträge sein könnten und welche Informationen diese noch brauchen, um zu konvertieren.
Sales Funnel
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Ein grafischer Sales-Funnel ist nützlich, um Ihre Leads noch übersichtlicher zu verwalten. Im Kanban-Stil führen Sie potentielle Kund:innen durch die einzelnen Phasen Ihres Sales-Prozesses -- von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschluss. Gerade bei einer großen Anzahl an Leads kann der Sales-Funnel helfen, den Überblick zu bewahren.
Datenimport

Projektmanagement

Kanban
Scrum
Gantt-Diagramm
To-Do-Liste

Buchhaltung & Rechnungsstellung

Rechnungsstellung
Angebote
Mahnungen
Rechnungsversand (Mail)

Personalverwaltung & Organisation

Time Tracking
Teamkalender
Rollen- & Rechteverwaltung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Nicht alle Informationen und Daten sind für alle Mitarbeiter:innen gleich relevant und nicht alle Teammitglieder benötigen die Möglichkeit, Datensätze anzulegen, zu verändern oder zu löschen. Mithilfe einer Rollen- und Rechteverwaltung legen Sie exakt fest, wer im System welche Änderungen vornehmen kann und auf welche Daten Zugriff hat.
Teamchat

Analyse & Reporting

Dynamisches Dashboard
Standard-Reports
Benutzerdefinierte Reports
Umsatz/Gewinn-Forecast

Usability

Anmeldung/Registrierung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Hilfestellung/Einführung
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Kleine Teams, wenig Vorwissen
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Das erste Testszenario: Kleine Teams wie z. B. in Start-ups, die zum ersten Mal mit einer solchen Software arbeiten.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Mittelgroße Teams, etwas Vorwissen
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Das zweite Testszenario: Mittelgroße Teams aus dem KMU-Bereich. Hier ist es wahrscheinlich, dass Vorwissen durch andere Tools oder geschulte Kolleg:innen vorhanden ist.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Große Teams, Profis
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Das dritte Testszenario: Große Agentur-Teams mit ausgebildeten Fachkräften, die genaue Vorstellungen und Anforderungen an das Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Gesamt
4
4.1
4.1
4.1
3.9
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet

Sicherheit & Datenschutz

Serverstandort(e)
 Deutschland Deutschland Deutschland Österreich Niederlande, Nordirland Deutschland Deutschland Deutschland Deutschland / Schweiz Deutschland Schweiz Deutschland
Datenverschlüsselung
 256-Bit TLS 1.3 128-Bit TLS 1.3 256-Bit TLS 1.3 256-Bit TLS 1.3 256-Bit TLS 1.3 128-Bit TLS 1.3 128-Bit TLS 1.2 128-Bit TLS 1.3 256-Bit TLS 1.3 256-Bit TLS 1.3 128-Bit TLS 1.3 256-Bit TLS 1.2
ISO 27001 Zertifikat
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicherheitsstandards in Sachen "IT-Sicherheit". Es handelt sich um einen deutschen Standard, den nur als sicher identifizierte Produkte erhalten.
ISO 27018 Zertifikat
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Ein ISO 27018-Zertifikat bestätigt, dass der Anbieter alle notwendigen Sicherheitsstandards in Sachen "Datenschutz in der Cloud" umgesetzt hat. Eine Zertifizierung ist nicht zwangsläufig nötig, sorgt aber für zusätzliches Vertrauen.

Service & Support

Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
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Supportzeiten
 Mo-Do, 9-17:30 Uhr; Fr, 9-12:30 Uhr Mo-Fr, 9-18 Uhr Mo-Fr, 9-17 Uhr Mo-Fr, 9-17 Uhr Mo-Fr, 9-17 Uhr Mo-Fr, 9-18 Uhr Mo-Fr, 9-17 Uhr Mo-Do, 8:30-17:30 Uhr; Fr, 8:30-14:30 Uhr Mo-Fr, 9-17 Uhr Mo-Fr, 9-17 Uhr k.A. Mo-Do, 9-18 Uhr; Fr, 9-16 Uhr
Deutsch
Englisch

Die besten Agentur-Tools 2023 im Test

Welche sind die besten Agenturtools?

Die beste Software für Agenturen liefert aktuell easyJOB, gefolgt von deals&projects, helloHQ, Troi, KBMpro und PROAD. Diese smarten Cloud-Tools für Agenturen überzeugen vor allem in Sachen Funktionsumfang und Preis-Leistungs-Verhältnis und sind für Agenturen unterschiedlichster Größen geeignet. Mehr über den Testsieger easyJOB und den Rest der trusted Top-6 erfahren Sie hier:

Der Agentursoftware-Testsieger 2023: easyJOB

Die Agentursoftware easyJOB ist in Sachen Optik nicht das modernste Tool auf dem Markt, bietet aber massig Funktionalität. Durch die Aufteilung der Software in einen Grundstock und einzelne Module haben Sie maximale Kontrolle über den Funktionsumfang und damit auch die Kosten. Zudem besticht die Software mit einer Vielzahl praktischer Schnittstellen. So können Agenturen die Softwarelösung genau auf die eigenen Anforderungen anpassen.

Das Tool bietet Ihnen vollends flexible Oberflächen an
Das Tool bietet Ihnen vollends flexible Oberflächen an
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Ein großes Plus ist die Einstiegsvariante “[compact]”. Diese kostet 39€ pro Monat und Lizenz und umfasst bereits das wirklich beachtliche Grundpaket. Diese Variante der Software ermöglicht es auch kleinen Teams und Agenturen, ein echtes Profi-System zu nutzen.

easyJOB bietet auch kleinen Agenturen eine funktionsstärke Softwarelösung in der Cloud
easyJOB bietet auch kleinen Agenturen eine funktionsstärke Softwarelösung in der Cloud
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Mit dem Fenstersystem und den individuell einstellbaren Oberflächen garantiert Ihnen das Tool maximale Flexibilität. Das Fenstersystem ist zu Beginn gewöhnungsbedürftig.

Allerdings steht Ihnen der Anbieter via Einführung und mit einem persönlichen Ansprechpartner zur Seite.

Welche ist die beste Agentursoftware für Einsteiger:innen?

Die zwei besten Einsteiger-Tools bilden in diesem Vergleich helloHQ und deals and projects. Beide punkten mit einer einfachen Oberfläche, die sich auch Neulingen zügig erschließt und das Onboarding drastisch verkürzt. Außerdem sind beide Anwendungen webbasiert. Das heißt, dass der Anbieter das Hosting für Ihre Agentur übernimmt.

Gute Software muss Sie nicht mit Bleiwüsten erschlagen
Gute Software muss Sie nicht mit Bleiwüsten erschlagen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Als Einsteiger:in wissen Sie vielleicht noch nicht, welche Funktionen Sie überhaupt benötigen. Beide Softwarelösungen bieten Ihnen hier vorgefertigte Funktionspakete, mit denen Sie sich sinnvoll in die Bedienung einer Agentursoftware einarbeiten. Durch eine klare Preiskommunikation wissen Sie zudem auch, welche Kosten auf Sie zukommen.

ToolMindestnutzerPreis ab
helloHQ320 €/Monat/Lizenz
deals&projects329 €/Monat/Lizenz
Festgelegte Preise und Plans können die Qual der Wahl vereinfachen
Festgelegte Preise und Plans können die Qual der Wahl vereinfachen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Beide Tools liefern Ihnen zudem frei verfügbare Testphasen, für die Sie sich schnell und unkompliziert registrieren können. helloHQ bietet Ihnen als Testzeitraum 14 und deals&projects ganze 30 Tage.

Welche ist die beste All-in-One-Software für Agenturen?

Die flexibelsten und umfassendsten Agentur-Tools sind aktuell easyJOB, KBMpro, Troi und PROAD. Es kann immer passieren, dass Ihr Unternehmen neue Wege einschlägt, wächst und die Anforderungen an das jeweilige Tool immer größer und spezieller werden. Hier ist eine Anwendung von Vorteil, die sich mit Ihnen an neue Gegebenheiten anpasst.

Bei easyJOB starten Sie bei geringen Teamgrößen mit dem Software-Tarif [compact], der Ihnen einen festgelegten Pool an Funktionen bietet. Übersteigt Ihre Mitarbeiterzahl 10, dann wechseln Sie zur modularen On-Premise-Version der Software. Der Vorteil: Durch die bereits gesammelten Erfahrungen mit dem [compact]-Paket wissen Sie vielleicht schon eher, welche Funktionen Sie für Ihre Workflows brauchen.

Erweitern Sie bei modularen Systemen Ihre Funktionspalette nach Bedarf
Erweitern Sie bei modularen Systemen Ihre Funktionspalette nach Bedarf
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Bei KBMpro verhält es sich ähnlich. Haben Sie die Mini-Version in Form von “KBMpro Intro” bereits ausprobiert oder wissen schon, was Sie genau benötigen, stellen Sie sich im Austausch mit dem Anbieter Ihr individuelles Funktionspaket zusammen. Dieses lässt sich immer wieder an neue Herausforderungen anpassen. So bleiben Sie bei beiden Tools flexibel und zahlen vor allem nur für die Funktionen, die Sie später auch wirklich benötigen.

Schauen Sie sich online um und klären Sie anschließen mit dem Anbieter, was Sie an Funktionen benötigen
Schauen Sie sich online um und klären Sie anschließen mit dem Anbieter, was Sie an Funktionen benötigen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Wenn Ihnen die Zusammenstellung von Modulen zu undurchsichtig ist, dann nutzen Sie Troi. Hier stellen Sie sich Ihr Lizenzpaket aus der Admin-Version des Tools “Professional” und der kleineren Mitarbeiter:innen-Lizenz “Teams” zusammen. Wie viele Lizenzen welcher Version Sie nutzen möchten, liegt bei Ihnen. Sie müssen lediglich Minimum eine “Professional”-Lizenz besitzen.

Bei Troi nutzen Sie vorgefertigte Funktionspakete
Bei Troi nutzen Sie vorgefertigte Funktionspakete
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

PROAD geht einen Ähnlichen Weg. Sie nutzen das “Unternehmenspaket” als Basis und erweitern dieses mit einem von drei Zusatzmodulen. So erweitern Sie PROAD zügig um nützlche PM-Funktionen oder eine FiBu-Schnittstelle. Das Model ist transparent und einfach zu verstehen. PROAD überzeugt mit einer Masse an Funktionen, in die Sie mit individuellen Dashboards etwas Ordnung und Übersicht bringen.

Nutzen Sie mit den Modulen PM-, HR- und Buchhaltungs-Funktionen in PROAD
Nutzen Sie mit den Modulen PM-, HR- und Buchhaltungs-Funktionen in PROAD
Screenshot: trusted.de
Quelle: proadsoftware.com

Wer braucht Agentursoftware?

Agentursoftware ist für Agenturen jeder Art und Größe und teilweise sogar für Freelancer interessant. Eine Softwarelösung lohnt sich vor allem dann, wenn bisherige Alternativen wie Excel-Sheets und Co. für Ihre eigene Arbeitsorganisation nicht mehr ausreichen oder Sie bislang auf viele abgetrennte Insellösungen setzen. Die Anforderungen an die Software ist dabei von Agentur zu Agentur teils sehr unterschiedlich, daher hat trusted einige Use Cases für Sie gesammelt.

Agentursoftware ist besonders dann hilfreich, wenn Sie Ihre bestehenden Arbeitsprozesse automatisieren und optimieren möchten. Je nach Team und Agentur können das unterschiedliche Herausforderungen wie beispielsweise die Bereiche Management oder Kommunikation sein.

Behalten Sie die Kontrolle über Ihr wachsendes Unternehmen

Sie sind in einem Unternehmen mit zwei oder drei Angestellten tätig und haben bisher alle Prozesse mit Excel-Vorlagen abgewickelt. Allerdings wächst Ihr Kundenstamm seit Kurzem stark an.

Schauen Sie sich genau auf Websites um, damit Ihnen keine Zusatzkosten entgehen
Schauen Sie sich genau auf Websites um, damit Ihnen keine Zusatzkosten entgehen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Agentursoftware unterstützt Sie hier bei der Abrechnung Ihrer Jobs und dienen Ihnen gleichzeitig als Portal für die Versendung oder den Export Ihrer Finanzdokumente. Sie erstellen automatisiert viele Rechnungen, Mahnungen und Angebote in kurzer Zeit. Das können Sie manuell in dieser Geschwindigkeit ab einer gewissen Unternehmensgröße nicht mehr leisten.

Bringen Sie die eigenen Teammitglieder auf den gleichen Stand

Sie sind in einem Unternehmen mit vielen Angestellten beschäftigt und bemerken, dass immer häufiger Fehler in Projekten passieren oder Aufgaben verspätet bearbeitet werden. Schaffen Sie mit Agentursoftware einen gemeinsamen Informationspool, in dem Sie gesammelt alle wichtigen Informationen zu einem Projekt unterbringen. Features wie Notizen, Chats oder Boards dienen Ihnen zusätzlich zur Verbesserung der Kommunikation.

Kommunikationstools wie Boards oder Chats helfen Ihnen bei der Projektdurchführung
Kommunikationstools wie Boards oder Chats helfen Ihnen bei der Projektdurchführung
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Arbeiten Sie einfacher mit externen Stellen zusammen

Der Informationspool innerhalb einer Agentursoftware ist auch dann hilfreich, wenn das eigene Team beispielsweise über den Globus verteilt arbeitet. In diesem Fall lassen sich Informationen unabhängig vom Team zu jeder Tages- und Nachtzeit in jeder Zeitzone abrufen. Wenn Sie mit Freelancer:innen oder Gästen an einem Projekt arbeiten, dann hilft Ihnen Software mit einer Rechteverwaltung, die Externen genug Zugriff für die Arbeit gewährt. Sensible Daten Ihrer Agentur bleiben vor Unbefugten geschützt.

Bestimmen Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter für eine geregelte und DSGVO-konforme Arbeit
Bestimmen Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter für eine geregelte und DSGVO-konforme Arbeit
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Wieviel kostet Agentursoftware?

Im aktuellen trusted-Test rangiert der Preis der günstigsten Tarife zwischen 19 € und 39 €. Manche der Preise erfahren Sie aber erst auf Nachfrage beim Anbieter. Wie teuer eine Software ausfällt, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Entsprechende Faktoren können der Zahlungszeitraum sein, ob es sich bei der Software um eine modulare Lösung handelt und ob Sie die Lösung für Ihre Agentur kaufen oder mieten. Weitere Kostenfaktoren sind das Hosting bei Drittanbietern oder Zusatzkosten wie für die Einrichtung.

Um herauszufinden, was Sie eine Agentursoftware kostet, müssen Sie nicht selten den Taschenrechner zücken. trusted verrät Ihnen, welche Eckpunkte Sie hierbei beachten sollten.

Wie viele Teammitglieder brauchen die Agentursoftware?

Bevor Sie sich eine Agentursoftware aussuchen, sollten Sie überlegen, wie viele Lizenzen Sie benötigen. Beachten Sie dabei, dass vielleicht nicht alle Mitarbeiter:innen in der Agentur zwingend eine Lizenz brauchen.

Kommt die Agentursoftware mit (einmaligen) Zusatzkosten?

Beachten Sie, dass Sie in einigen Fällen einmalige Zusatzkosten für die Implementierung, Einrichtung oder zusätzliche Services entrichten müssen. Ein Beispiel ist die Einrichtung von Troi, die im Schnitt 2.000 € kostet. Bevor Sie aber vor solchen Preisen zurückschrecken, sollten Sie schauen, ob sich die Investition nicht für Ihre Agentur lohnt. So ist beispielsweise bei der Implementierung von Troi der Umzug Ihrer Stammdaten inklusive. Andere Zusatzkosten können für extra Services wie die Erstellung von CIs, Vorlagen oder Zugänge für Gäste sein.

Schauen Sie sich genau auf Websites um, damit Ihnen keine Zusatzkosten entgehen
Schauen Sie sich genau auf Websites um, damit Ihnen keine Zusatzkosten entgehen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

So hat trusted Agentursoftware getestet

12
Anbieter im Vergleich
6
Anbieter im Praxistest
130
Stunden Aufwand

Um für Sie die beste Agentursoftware auf dem Markt zu finden, hat trusted.de die wichtigsten Funktionen von verschiedenen Softwarelösungen getestet. Dabei wurden sowohl All-in-one-Lösungen als auch modular aufgebaute Anwendungen verglichen. Die Ergebnisse der Recherche finden Sie in kompakten Datenblättern, damit Sie bei der Suche nach dem passenden Agentur-System für Ihr Business den Überblick behalten.

10 %
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet die Software? Wie viele Nutzer können Sie zu diesem Preis anlegen? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

15 %
Kontaktmanagement

Ist die Kontaktverwaltung für Lead-Management bzw. CRM geeignet? Sind Im- und Exporte möglich? Gibt es Such-, Filter- und Sortierfunktionen?

15 %
Projektmanagement

Werden Ihnen Projektmanagement-Tools wie Kanban, Gantt, Scrum oder To-do-Listen geboten? Gibt es nützliche Projektvorlagen? Können Sie mit dem Programm Workloads, Aufgaben, Dokumente und Budgets verwalten?

10 %
Buchhaltung & Rechnungsstellung

Bietet Ihnen die Lösung Funktionen zur Stellung von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen? Dürfen Sie diese auch aus dem Tool versenden? Gibt es eine Belegerfassung?

10 %
Personalverwaltung & Organisation

Gibt es eine Zeiterfassung? Gibt es einen eigenen Teamkalender? Lassen sich Rollen und Rechte vergeben und verwalten? Gibt es Tools zur Kommunikation?

10 %
Analyse & Reporting

Bietet Ihnen die Software Analysetools für Ihr Controlling? Ist ein dynamisches Dashboard mit dabei?

10 %
Usability

Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei? Gibt es nützliche Schnittstellen?

10 %
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

10 %
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Sind diese Angebote kostenlos? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Welche Agentursoftware gibt es auf dem Markt?

Keine der bisherigen Softwarelösungen passt so richtig zu Ihrem Unternehmen? Dann schauen Sie sich bei den folgenden Anbietern um, die trusted für Sie verglichen hat. Von A wie All-in-one-Lösung bis Z wie Zeiterfassung bieten Ihnen Tools wie Teambox, QuoJob und Co. die perfekte Funktionskombi für Ihr Unternehmen. Sehen Sie sich jetzt um und entdecken Sie die perfekte Anwendung, die Ihnen alle Wünsche in Sachen CRM, Kommunikation, Projektmanagement und Schnittstellen für Ihr Business erfüllt:

easyJOB
5
1,4
Testnote
Sehr gut
helloHQ
3.5
1,4
Testnote
Sehr gut
KBMpro
5
1,4
Testnote
Sehr gut
Troi
3.1
1,6
Testnote
Gut
deals&projects
1,6
Testnote
Gut
ConAktiv für Agenturen
4.5
Poool
5
Teambox
PROAD Software
3.7
1,6
Testnote
Gut
active.AGENCY
MOCO
4.9
QuoJob
1.4

Worauf muss ich bei der Auswahl von Agentursoftware achten?

Besonders wichtig ist, dass Sie sich genau überlegen, wofür Sie die Software nutzen wollen. Dabei ist die Agentursoftware mit dem größten Umfang nicht zwingend die beste, da Sie hier eventuell viel Geld für Features ausgeben, die Sie zum Schluss gar nicht nutzen. Außerdem sollten Sie wissen, wie viele Lizenzen Sie benötigen, um den richtigen Tarif zu wählen. Achten Sie bei der Bestellung der Software auf weitere Kosten wie beispielsweise für den Support oder Einrichtungsgebühren.

Suchen Sie sich die wichtigsten Optimierungsfelder

Eine Agentursoftware hilft Ihnen nur dann weiter, wenn Sie wissen, was Sie damit erreichen wollen. Erstellen Sie sich am besten vorab eine Liste mit den “Must-haves” für Ihre Agentur, wie eine native Zeiterfassung oder Features für Ihr Projektmanagement.

Werfen Sie beim Abgleich der Funktionen auch einen Blick in die Schnittstellen. Über die lassen Sie sich eventuell Funktionen ergänzen, die Sie in der eigentlichen Software vermissen. Außerdem erfahren Sie so, wie gut sich die neue Anwendung in Ihre bestehende Arbeitsumgebung einfügt.

Achten Sie bei der Wahl der Agentursoftware auf Ihr Budget

Setzen Sie sich vor der Wahl Ihrer Agentursoftware ein Limit für Ihr Budget und rechnen Sie sich die Kosten für die begutachtete Software genau durch. Nehmen Sie sich hierfür gern Zeit, denn es wäre schade, die finanziellen Gewinne Ihrer Optimierungen durch eine teure Lösung wieder zu schmälern.

Deckt die Agentursoftware Ihre Teamgröße ab?

Manche Tarife sind für bestimmte Teamgrößen gedacht und kommen mit Ober- und Untergrenzen für die Lizenzen. Das heißt, bevor Sie einen Tarif für Ihre Agentur buchen, sollten Sie genau auf die preislichen Konditionen achten und sich einen Überblick verschaffen, ob Sie die passende Menge an Nutzerplätzen für Ihr Team erwerben können.

Achten Sie bei Tarifen wie easyJOB [compact] darauf, ob es Nutzerlimits gibt
Achten Sie bei Tarifen wie easyJOB [compact] darauf, ob es Nutzerlimits gibt
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Im umgekehrten Fall ist es möglich, dass Sie gewisse Funktionen erst ab einer bestimmten Team-Stärke nutzen dürfen. Hier müssen Sie im Zweifelsfall “leere” Lizenzen in Kauf nehmen oder Sie sehen sich nach einer Alternative um.

Bevor Sie ein Tool abschreiben, weil Sie nicht genügend Nutzer zusammen bekommen, wenden Sie sich an den Anbieter. Viele Anbieter stellen Agenturen individuelle Lösungen oder Beratungen zu ihren Lizenzen zur Verfügung.

Nutzen Sie Testphasen und Demos

Die Testphasen helfen Ihnen herauszufinden, ob Sie in Sachen Usability mit der Software zurechtkommen. Je nach Anbieter fallen die Testphasen unterschiedlich lang aus, sind in der Regel aber für Sie kostenlos. Standardlängen für Demophasen sind etwa 14 bis 30 Tage.

In Beratungsgesprächen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, ungeklärte Fragen zu stellen, die Sie sich nicht durch Ihre Recherche selbst beantworten können. Um die Beratung möglichst informativ zu gestalten, empfiehlt es sich dem Anbieter vorab mitzuteilen, für welche Bereiche der jeweiligen Agentursoftware Sie sich besonders interessieren.

Nutzen Sie Demoversionen, um selbst Hand an Ihr Wunsch-Tool zu legen
Nutzen Sie Demoversionen, um selbst Hand an Ihr Wunsch-Tool zu legen
Screenshot: trusted.de
Quelle: because-software.com

Änderungshistorie

09.09.2022
Agentursoftware - Update

trusted hat im Rahmen einer Aktualisierung des Agentursoftware-Tests alle Anbieter erneut unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: Einige Anbieter erzielen dadurch neue Testnoten: helloHQ (1,6) und PROAD (1,9). Am Ranking der besten Angebote ändert sich dadurch allerdings nichts. Der trusted-Artikel zum Agentursoftware-Test wurde diesbezüglich angepasst.

10.01.2022
Anbieter-Update

Die HQLabs GmbH wird zur awork GmbH. Die Bezeichnung wurde von der Redaktion entsprechend angepasst.

17.09.2021
PROAD Test

trusted hat die Agentursoftware PROAD getestet, die nun den Test ergänzt.

24.06.2021
Troi Update

Nach einem größeren Update der Troi-Oberfläche hat sich trusted diese noch einmal im Test angesehen und den Artikel zum Tool entsprechend angepasst.

11.06.2021
Agentursoftware-Test 2021

trusted hat einen großen Agentursoftware-Test mit 11 Tools durchgeführt.

Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce
Julia Warnstaedt
trusted-Expertin für Website & E-Commerce

Julia ist Redakteurin bei trusted und ehemalige Angestellte einer Münchener Video- und Designagentur. Mit diesem Vorwissen hat sie 12 Agentur-Tools für Sie umfassend auf den Prüfstand gestellt.

Preisvergleich
12 Anbieter und 24 Tarife

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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