Beste Urlaubsplanung Software: Testsieger 2025 im Vergleich

absence.io überzeugt durch eine intuitive Bedienung, die auch ungeübten Nutzer:innen den Einstieg leicht macht. Abwesenheiten lassen sich bequem per Browser oder über die mobile App erfassen und verwalten.

Die Anbindung an Slack, Google und Office 365 erleichtert die Integration in bestehende Systeme – auch wenn die Auswahl an Schnittstellen insgesamt überschaubar bleibt. Dafür ermöglicht eine hauseigene API die flexible Erweiterung um eigene Tools.

Mit absence.io planst Du Urlaube direkt aus dem Kalender heraus – mobil oder am Desktop. Der Urlaubsplaner zeigt Dir den aktuellen Resturlaub an, warnt bei Überschneidungen und integriert sich nahtlos mit Google und anderen Kalendern.

So behältst Du und Dein Team jederzeit den Überblick. Besonders praktisch: farblich markierte Abwesenheiten und Erinnerungen an offene Anträge sorgen für klare Kommunikation im Team.

Mit einem Einstiegspreis ab 2,00 € pro Nutzer:in im Monat ist absence.io eine der günstigsten Lösungen im Vergleich. Die Basisfunktionen rund um Urlaubsanträge, Genehmigungen und Kalenderansichten sind im Grundmodul enthalten.

Optional kannst Du zusätzliche Module wie Zeiterfassung oder digitale Personalakte hinzubuchen – allerdings nur in Kombination mit dem Basismodul. Gut zu wissen: Es gibt keine Begrenzung bei der Anzahl der Nutzer:innen.

absence.io macht Genehmigungsprozesse super unkompliziert: Ob per E-Mail, im System oder über die App – Anträge sind mit wenigen Klicks bestätigt oder abgelehnt. Sogar Nachweise kannst Du direkt über die App hochladen. Gerade für Teams, die viel mobil arbeiten, ist das ein echter Vorteil.

Ein echtes Highlight ist die Möglichkeit, Abwesenheitsarten individuell zu gestalten – mit 24 Farben und passenden Icons. Das sorgt nicht nur für Übersicht, sondern erlaubt es Dir, auch komplexe oder firmenspezifische Abwesenheiten visuell klar abzubilden. Diese Vielfalt gibt es in keinem anderen getesteten Tool.

Factorial überzeugt durch seine intuitive Bedienung – egal ob am Desktop oder mobil per App. Die Weboberfläche ist übersichtlich, viele Einstellungen sind mit wenigen Klicks anpassbar.

Praktisch: Der hauseigene Marktplatz ermöglicht Dir zahlreiche Integrationen, z. B. mit Recruitee, Greenhouse, Slack oder DATEV. Auch Deine Kalender oder Gehaltsabrechnungs-Tools lassen sich einfach anbinden. Damit lässt sich Factorial mühelos in Deine bestehende HR-Landschaft integrieren.

Urlaubsanträge stellst Du bei Factorial bequem per Formular – das ist schnell erledigt und erkennt automatisch Überschneidungen. Eine direkte Kalendereintragung fehlt zwar, dafür funktionieren die Workflows reibungslos und sorgen für klare Prozesse.

Über das mehrstufige Genehmigungssystem kannst Du Anträge flexibel delegieren und verteilen. Besonders hilfreich: Factorial informiert Dich und Deine Kolleg:innen automatisch per E-Mail über neue Anträge oder Entscheidungen.

Der Einstiegspreis von 4,75 €/User/Monat macht Factorial auch für kleinere Unternehmen attraktiv. Wer mit bis zu 14 Nutzer:innen arbeitet, kann den Starter-Plan für 99 €/Monat nutzen – darin sind schon viele zentrale Funktionen wie digitale Personalakte, Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung enthalten.

Je nach Bedarf buchst Du zusätzliche Module wie Recruiting, Schichtplanung oder Spesenverwaltung einfach dazu. Individuelle Reportings sind allerdings nur in der Enterprise-Version enthalten – ein kleiner Nachteil für datenaffine Teams.

Ein echtes Highlight von Factorial ist die hohe Anpassbarkeit. Du kannst neue Abwesenheitsarten erstellen, eigene Genehmigungsprozesse festlegen oder die Software optisch an Dein Unternehmen anpassen (bis auf die pinken Akzente). Auch die Nutzer:innenrollen und Rechte sind flexibel einstellbar. So passt sich Factorial optimal an Deine internen Abläufe an.

Neben der Urlaubsverwaltung deckt Factorial fast alle Bereiche des Personalmanagements ab. Digitale Personalakten, vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung, elektronische Signaturen, ein Organigramm und Features zur Personalentwicklung: Alles ist dabei. Gerade wachsende Unternehmen profitieren von dieser modularen Komplettlösung, die mit den eigenen Anforderungen Schritt hält.

Die Benutzeroberfläche von Kenjo lässt sich individuell anpassen – von Widgets bis hin zu individuellen Workflows. Das bedeutet zwar mehr Freiheit, bringt aber auch eine gewisse Komplexität mit sich, besonders beim Einrichten von Genehmigungsprozessen und Abwesenheitsarten.

Praktisch: Push-Benachrichtigungen informieren Dich über neue Anträge direkt auf dem Smartphone – ganz ohne E-Mail-Chaos. Bei den Integrationen beschränkt sich Kenjo auf eine kleine, aber nützliche Auswahl: Slack, DATEV und Join sind direkt angebunden, weitere Tools können über eigene Schnittstellen eingebunden werden.

Kenjo bietet eine solide Übersicht über Urlaube, Abwesenheiten und Feiertage. Mitarbeiter:innen können ihr verbleibendes Urlaubskontingent selbst einsehen, was Rückfragen reduziert.

Die Planung erfolgt mobil oder per Web – inklusive Genehmigung durch Vorgesetzte. Besonders: Du erstellst eigene Abwesenheitsarten und passt Kalender auf Standort-Ebene individuell an. Das braucht etwas Zeit, zahlt sich aber in Form von Flexibilität aus.

Mit einem Einstiegspreis von 5,40 € pro Nutzer:in monatlich gehört Kenjo zu den günstigeren All-in-One HR-Lösungen auf dem Markt.

Dafür bekommst Du mehr als nur eine Urlaubsverwaltung: Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterentwicklung, vorbereitende Lohnbuchhaltung und Schichtplanung sind mit an Bord. Zudem lässt sich die Urlaubsverwaltung Software dank Automatisierungen (ohne Programmierkenntnisse) effizient an den Unternehmensalltag anpassen.

Kenjo hebt sich durch seinen hohen Grad an Individualisierbarkeit von anderen Tools ab. Von der Gestaltung der Benutzeroberfläche bis zu komplexen "Wenn-Dann"-Regeln für Berichte und Prozesse – fast alles lässt sich anpassen.

Das ist besonders wertvoll für Teams mit speziellen Abläufen oder mehreren Standorten. Allerdings sollten Nutzer:innen ein gewisses technisches Verständnis mitbringen, um reibungslos damit zu arbeiten.

Ein echtes Alleinstellungsmerkmal ist "Pulse" – ein Feature, mit dem Du die Zufriedenheit Deiner Mitarbeiter:innen regelmäßig messen kannst. Zusammen mit dem intelligenten Dokumenten-Upload, der automatisch Dateien den richtigen Personen zuordnet, zeigt Kenjo, dass es mehr als nur ein Verwaltungstool ist. Hier steht das Wohlbefinden im Team genauso im Fokus wie die Effizienz.

Die Bedienung von Clockodo ist insgesamt intuitiv – vor allem in der Web-Version. Die mobile App konzentriert sich hingegen ganz auf die Zeit- und Projekterfassung, Abwesenheitsplanung ist dort nicht möglich.

Dafür überzeugt Clockodo mit einer breiten Auswahl an Integrationen, zum Beispiel mit Sage, VOLTA oder TAXMARO. Das erleichtert die Anbindung an Lohnabrechnung oder Rechnungsstellung deutlich – ein Pluspunkt für Personaler:innen und Teams mit Projektbezug.

Die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung läuft bei Clockodo ausschließlich über die Web-Anwendung. Die Antragstellung ist dank integriertem Kalenderfeld angenehm einfach, Feiertage und Resturlaube werden automatisch berücksichtigt.

Die Genehmigung erfolgt ebenfalls im Web – E-Mail-Benachrichtigungen sind zwar vorhanden, aber direkte Freigaben daraus sind nicht möglich. Praktisch: Für jede:n Mitarbeiter:in kannst Du individuelle Urlaubsverantwortliche definieren.

Clockodo gibt es ab 4,75 € pro Nutzer:in im Monat – ein fairer Preis für kleine bis mittelgroße Teams. Die Funktionen decken zwar nur grundlegende Bedürfnisse in der Urlaubsverwaltung ab, dafür bekommst Du eine solide Lösung für Zeiterfassung inklusive rechtssicherer Projektzeiterfassung.

Die Einrichtung von individuellen Abwesenheitsarten ist möglich, aber etwas versteckt – ebenso wie die manuelle Konfiguration einzelner Urlaubskontingente, was gerade bei größeren Teams mühsam werden kann.

Was Clockodo wirklich auszeichnet, ist die präzise Projekt- und Arbeitszeiterfassung. Die Software erfüllt aktuelle gesetzliche Anforderungen und eignet sich daher besonders für Unternehmen, die auf korrekte Zeiterfassung angewiesen sind. Die mobile App ist optimal für unterwegs und damit perfekt für Teams, die viel draußen oder im Einsatz sind.

Ein weiteres Highlight ist der Berichtsbaukasten. Damit lassen sich einfache, individuelle Reports zur Zeiterfassung schnell selbst zusammenstellen. Zwar fehlen tiefere Auswertungen speziell für Urlaub und Abwesenheiten, aber für alles rund um Projekte und Arbeitszeit liefert Clockodo übersichtliche Ergebnisse.

TimeTac lässt sich sowohl am Desktop als auch mobil über eine App nutzen – ideal für Teams, die viel unterwegs sind. Die Benutzeroberfläche ist nicht ganz selbsterklärend, aber funktional. Du kannst das Tool mit anderen Softwares wie Personio, SAP oder DATEV verknüpfen.

Für den Login stehen auch Identity-Provider wie Azure zur Verfügung – praktisch, wenn Du bestehende Systeme weiter nutzen möchtest. Besonders interessant für IT-Teams: TimeTac bietet Sandbox-Accounts, mit denen Du eigene Schnittstellen gefahrlos testen kannst.

Urlaube planst Du in TimeTac ganz einfach über Kalenderansichten – sei es Dein persönlicher Kalender, der Deines Teams oder der ganzen Abteilung. Der Startzeitpunkt ist dabei schnell festgelegt, und Deine Mitarbeiter:innen sehen auf einen Blick, wie viele Urlaubstage noch verfügbar sind.

Anträge können bequem über ein Formular oder vorbereitete Felder gestellt werden. Du kannst individuelle Abwesenheitstypen und Feiertage je nach Region definieren – so passt sich das System deiner Organisation an.

TimeTac startet bei 2,80 € pro Nutzer:in im Monat und skaliert mit der Anzahl Deiner Teammitglieder. Für größere Teams ab 19 Personen gibt’s sogar ein individuelles Angebot mit Rabatten.

Die Software ist modular – neben der Urlaubsverwaltung gibt es auch Module für Zeiterfassung und Projektzeiterfassung, jeweils mit mobiler Nutzung oder stationären Terminals.

Die Funktionen lassen sich flexibel erweitern, etwa mit Kommentarfeldern oder individuellen Genehmigungsstufen – Letzteres allerdings nur mit Unterstützung des Supports.

Eines der Highlights von TimeTac ist der umfangreiche Auswertungsbereich. Du kannst Abwesenheiten nicht nur nach Personen, sondern auch nach Teams oder ganzen Abteilungen analysieren – ideal, um Urlaubsverteilungen zu optimieren.

Zwar gibt es keine grafischen Dashboards, aber die Tabellen sind klar strukturiert und lassen sich nach Excel exportieren. Für große Unternehmen ein echter Mehrwert.

Wenn Du TimeTac an Deine bestehende IT-Infrastruktur anbinden willst, kommt Dir eine Besonderheit besonders gelegen: Mit Sandbox-Accounts kannst Du neue Schnittstellen testen, ohne reale Daten zu gefährden. Das ist vor allem für technisch versierte Teams oder IT-Abteilungen ein echter Pluspunkt.