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Die beste Urlaubsverwaltung

Mit einer digitalen Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung planen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Abwesenheiten einfach selbst, im Büro oder dank mobiler App sogar unterwegs. Abwesenheiten genehmigen Sie einfach mit einem Klick und erkennen sofort, wenn Überschneidungen vorliegen oder motivationsbedingter Absentismus die Leistungsfähigkeit Ihrer Abteilungen bedroht.

Ersetzen Sie manuelle Aufgaben durch eine zeitsparende Lösung für die Verwaltung Ihrer Abwesenheit, mit den Gewinnern des Urlaubsverwaltungs-Tests 2022: Factorial, absence.io, Kenjo, TimeTac, Clockodo und noch mehr im umfangreichen Praxistest. Finden Sie jetzt die perfekte Software für Ihre Urlaubsplanung mit den Testergebnissen von trusted.de:

Was ist eine Urlaubsverwaltungssoftware?

Mit einer Urlaubsverwaltungssoftware verwalten Sie Urlaubsanträge und andere Abwesenheiten effizient, ganz ohne Excel-Listen und Zettelwirtschaft. Dabei behalten Sie und Ihre Mitarbeiter:innen stets den Überblick über restliche Urlaubstage, Ausfälle oder Überschneidungen. Diese und noch mehr Funktionen entlasten Ihre Personalabteilung und schaffen Ihnen Zeit für wichtige HR-Themen. Welche Anbieter Ihnen die Urlaubsverwaltung so einfach wie möglich machen, hat trusted für Sie ausgiebig getestet:

Das Wichtigste in Kürze
  • Test:  Anhand eines fiktiven Unternehmens hat sich trusted die zehn besten Softwares für die Urlaubsverwaltung genauer angesehen und fünf davon mit Blick auf Usability, Kosten und Funktionsumfang hin getestet.
  • Testsieger:  absence.io ist aufgrund seines Preis-Leistungs-Verhältnisses und seiner hervorragenden Usability als Testsieger mit der Note 1,0 aus dem Test hervorgegangen. Mehr Features bieten allerdings Factorial und Kenjo.
  • Kosten:  Tools für die Urlaubsverwaltung kosten Sie je nach Anbieter und Teamgröße zwischen 0 € und 6,75 € pro User im Monat. Die niedrigsten Kosten verursacht aktuell absence.io mit 2 € pro User. Timebutler ist für bis zu fünf User sogar kostenlos.
  • Achtung:  Einige der hier vorgestellten Tools eignen sich lediglich als Erweiterung zu Ihrer bestehenden Systemlandschaft. Achten Sie daher auf die Integrationsfähigkeit der Tools sowie die zusätzlichen Kosten pro User.

Fazit: trusted Empfehlungen

1

absence.io

4.5
1,0
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 2 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen unbegrenzt
  • Integrationen Slack, Google, Office 365
  • Serverstandort Deutschland

Urlaub planen

Sehr gut (1,0)

Mit absence.io planen Sie und Ihr Team Abwesenheiten schon aus dem Kalender heraus - auch mobil per App. Praktischerweise zeigt Ihnen die Software an, wie viel Resturlaub Ihnen noch zur Verfügung steht und warnt Sie vor Überschneidungen. Für eine noch bessere Übersichtlichkeit lassen sich die Kalender von Google & Co. problemlos integrieren.

Urlaub genehmigen

Sehr gut (1,0)

absence.io kommt mit unkomplizierten Antrags- und Genehmigungsprozessen aus. Ihre Mitarbeiter:innen beantragen Abwesenheiten bequem von unterwegs oder im Büro, während Sie Anträge mit nur wenigen Klicks über Benachrichtigungs-Mail, die mobile App oder das System genehmigen oder ablehnen. Top: Durch die mobile Upload-Funktion der App sind Abwesenheits-Nachweise schnell in absence.io hinterlegt.

Verwalten & Konfigurieren

Gut (1,8)

Ob individuelle Abwesenheitsarten oder firmenspezifische Zuständigkeiten — absence.io glänzt im Test mit umfangreichen Verwaltungs- und Konfigurationsmöglichkeiten. Lediglich in der Teamverwaltung besteht noch Nachholbedarf. Individuelle Zuständigkeiten für jedes Team verwalten Sie mit der Software nämlich nicht. Dafür gut: absence lässt sich auch von ungeübten Usern kinderleicht anpassen.

Auswerten

Sehr gut (1,0)

Auch in Sachen Auswertung hat absence.io einiges zu bieten. Das Tool unterstützt Sie beispielsweise mit individuell anpassbaren Reportings, die Sie beliebig um weitere Informationen ergänzen. Für eine bessere Übersicht sorgt der Anbieter mit Filtern. So finden Sie genau die Information, die Sie für Ihre Urlaubsverwaltung benötigen.

Integrationen & Schnittstellen

Sehr gut (1,0)

absence.io bietet nur wenige Schnittstellen an; diese sind dafür gut gewählt. Sie haben so die Möglichkeit, verschieden Kalender an das Tool anzubinden oder Auswertungen im Excel-Format herunterzuladen. Dank der Schnittstelle zu Slack kommunizieren Sie mit Ihrem Team. Durch die hauseigene API binden Sie absence an beliebige andere Tools an oder erweitern Ihre Urlaubsverwaltung mit den anderen Modulen des Anbieters.

Zusätzliche Features

Gut (2,5)

Neben einem Basis-Modul für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung bietet absence.io noch mehr. Somit erleichtern Sie Ihre Personalverwaltung mit der Lösung für die digitale Personalakte oder erfassen neben Abwesenheiten auch die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen. Das Basis-Modul muss allerdings immer gewählt werden, die Zeiterfassung und die Personalakte sind nicht einzeln nutzbar.

absence.io ist im Praxistest als Testsieger hervorgegangen. Die Software für die Abwesenheits- und Urlaubsplanung bietet einfache Antrags- und Genehmigungsprozesse sowie viele Gestaltungsmöglichkeiten. Und das zu einem sehr guten Preis pro User. Überzeugt hat das Tool mit einer höchst modernen Kalenderplanung und zuverlässigen Benachrichtigungen sowie Erinnerungen über ausstehende Anträge.

Warum ist absence.io spannend für Ihre Urlaubsverwaltung?

Bereits aus dem Kalender heraus können Sie bequem Anträge stellen, wodurch Sie einzelne Termine nicht mehr händisch eintragen müssen. Auch Genehmigungsprozesse sind mit der Software einfach gelöst. Dabei punktet das Tool besonders mit regelmäßigen Erinnerungen an offene Anträge. absence.io fehlt es noch an nützlichen Integrationen; es stellt jedoch eine gute Erweiterung zu Ihrer bestehenden Systemlandschaft dar.

Was macht absence.io als Abwesenheits-Tool einzigartig?

Neben der gelungenen Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktion über offene Anträge bietet absence.io noch eine weitere Besonderheit: Für individuelle Abwesenheitsarten steht Ihnen mit dem Tool die größte Farbauswahl im Testfeld zur Verfügung. Mit insgesamt 24 Farben und einzeln wählbaren Icons stellen Sie Ihre betrieblichen Abwesenheitsarten übersichtlich dar und bilden ganz individuelle Prozesse ab.

Wem würden wir absence.io empfehlen?

absence.io bietet eine ausgereifte Urlaubsverwaltung bei einem sehr niedrigen Preis pro Nutzer:in. Da es keine Mindestnutzerzahl voraussetzt, ist es bereits für Kleinst- und Kleinunternehmen geeignet und stellt auch für mittlere Unternehmen eine tolle Unterstützung dar. Große Unternehmen mit einem größeren Funktionsbedarf sollten sich Factorial oder Kenjo näher ansehen.

Vorteile
  • Intuitive Handhabung
  • Unkomplizierte Verwaltung
  • Urlaubsplanung im Kalender
  • Erweiterbare Auswertungen
  • Automatische Erinnerungen
Nachteile
  • Wenige Integrationen
  • Keine zweistufige Genehmigung
absence.io
4.5
Testbericht
2

Factorial Abwesenheit

4.5
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 5,75 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen unbegrenzt
  • Integrationen Recruitee, DATEV und mehr
  • Serverstandort Deutschland

Urlaub planen

Sehr gut (1,0)

Mit Factorial planen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Abwesenheiten unkompliziert über ein Formular, allerdings nicht aus dem Kalender heraus. Das Formular ist dafür schnell ausgefüllt und erkennt automatisch Überschneidungen mit anderen, bereits genehmigten Abwesenheiten. Sogar mobile Urlaubsanträge berücksichtigt das moderne Tool via App.

Urlaub genehmigen

Sehr gut (1,0)

Factorial erlaubt es, dass Sie Urlaubs- und andere Abwesenheitsanträge bequem von der Webanwendung oder der mobilen App heraus genehmigen. Gelungen ist auch, dass Sie mehrstufige Genehmigungsprozesse in Gang setzen können, um Ihre Abteilung zu entlasten.

Verwalten & Konfigurieren

Sehr gut (1,0)

Factorial glänzt nicht nur in der Urlaubsverwaltung mit seinem hohen Individualisierungsgrad. So erstellen Sie kurzerhand neue Abwesenheitsarten, legen individuelle Vorgesetzte für Genehmigungen fest oder erweitern den Funktionsumfang der All-in-One HR-Software mit wenigen Klicks. Bis auf die auffälligen pinken Farbelemente ist so gut wie alles in der Software anpassbar.

Auswerten

Gut (1,8)

Mit der umfangreichen HR-Software stehen Ihnen auch Auswertungen zur Verfügung. Je nach gewähltem Tarif zwischen 25 und 50 Stück. Individuelle Berichte erstellen Sie allerdings nur in der teureren Enterprise-Version des Anbieters, kleine Unternehmen greifen daher nur auf Standard-Reportings zurück. Nicht nur der Preis ist hier ein Kritikpunkt, bei individuellen Berichten sträubt sich Factorial hin und wieder.

Integrationen & Schnittstellen

Gut (2,5)

Im aktuellen Test bietet Factorial die zahlreichsten Anbindungsmöglichkeiten. Der hauseigene Marktplatz ermöglicht es, das Tool mit nur einem Klick an Ihre genutzten Kalender sowie diverse Recruiting-Softwares anzubinden. Dazu gehören etwa Recruitee oder Greenhouse. Zusätzlich hat Factorial Schnittstellen zu DATEV oder anderen Tools für Ihre Gehaltsabrechnungen im Gepäck. Eine sinnvolle Erweiterung!

Zusätzliche Features

Sehr gut (1,0)

Neben einer umfassenden Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung bringt Factorial alles mit, was Sie für die alltägliche Personalverwaltung benötigen. Die digitale Personalakte inklusive elektronischer Signatur und vorbereitender Lohn- und Gehaltsabrechnung sind nur ein paar Beispiele. Ebenfalls spannend sind auch die organisatorischen Funktionen wie das Organigramm oder die gelungenen Features für die Personalentwicklung.

Die HR-Komplettlösung Factorial hat die trusted-Redaktion nicht nur mit der einfachen Handhabung überzeugt. Vielfältige Funktionen, Schnittstellen und Integrationen runden das Tool stimmig ab. Obwohl manche Einstellungen auf den ersten Blick nicht zu finden waren, punktet die Software selbst bei komplexen Anpassungen in Sachen Usability.

Warum ist Factorial spannend für Ihre Urlaubsverwaltung?

Factorial bietet für neue Abwesenheitsanträge zwar nur ein Formular, das ist allerdings schnell ausgefüllt. Dabei haben Sie die Wahl aus den meisten vordefinierten Abwesenheitsarten im Vergleich zu den anderen getesteten Tools. Gut gelungen und schnell gemacht sind die einfachen Workflows, die zuverlässige Benachrichtigungen per E-Mail ermöglichen. Schade: Personalisierte Reportings erhalten Sie erst im Enterprise-Paket.

Was macht Factorial als Abwesenheits-Tool einzigartig?

Neben der guten Usability und der gut umgesetzten Abwesenheitsverwaltung hat Factorial noch mehr zu bieten. Je nach gebuchtem Tarif fügen Sie flexibel Funktionen hinzu, die Ihren bereits umfangreichen Arbeitsbereich erweitern, beispielsweise um Recruiting, die Zeiterfassung mit möglicher Schichtplanung oder ein Spesen-Feature. Dazu passend: Integrationen mit Slack, DATEV, Outlook und Co.

Wem würden wir Factorial empfehlen?

Als umfangreiche HR-Suite ist Factorial bereits für Unternehmen ab einer Größe von 20 Personen interessant. Die vielen Funktionen und Integrationen eignen sich dabei auch für verschiedene Branchen, beispielsweise Schichtbetriebe, die gleichzeitig von der Schichtplanung, Zeiterfassung sowie der Urlaubsverwaltung profitieren. Gerade kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen greifen besser zu Clockodo oder absence.io.

Vorteile
  • Intuitive Handhabung
  • Unkomplizierte Antragstellung
  • Personalisierte Abwesenheitsarten
  • Automatisierte Benachrichtigungen
  • App für Anträge und Genehmigungen
Nachteile
  • Keine individuellen Analysen
  • Erst ab 10 User lohnend
  • Fehlende Hilfeseiten
Factorial Abwesenheit
4.5
Testbericht
3

Kenjo Urlaubsverwaltung

2.9
1,5
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 4,50 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 1 - 500
  • Integrationen Slack, DATEV, Join
  • Serverstandort Deutschland

Urlaub planen

Gut (2,2)

So wie einige der anderen Tools dieser Kategorie bietet auch Kenjo die Möglichkeit, Urlaube und andere Abwesenheiten mobil per App zu beantragen. Praktisch: Kenjo berechnet automatisch, wie viel Resturlaub Ihnen und Ihrem Team noch zur Verfügung steht. Ihre Mitarbeiter:innen sehen das restliche Kontingent in ihrer Personalakte selbst und Sie werden nicht mit zahlreichen Anfragen oder E-Mail-Verkehr überhäuft.

Urlaub genehmigen

Sehr gut (1,0)

Von E-Mail-Benachrichtigungen sieht Kenjo ab. Haben Sie die mobile App aber erst einmal installiert, erhalten Sie sogenannte Push-Benachrichtigungen auf Ihr Handy. Die Genehmigung nehmen Sie anschließend in der mobilen oder der Web-Anwendung vor. Herausfordernder wird Kenjo, wenn es um individuelle Genehmigungsprozesse geht. Ungeübte User benötigen hier mehr Zeit, um Vertretungen und Vorgesetzte festzulegen.

Verwalten & Konfigurieren

Sehr gut (1,0)

Bei Kenjo müssen Sie alle benötigten Abwesenheitsarten zunächst hinterlegen. Der Aufwand ist zwar nur einmalig, aufgrund der zum Teil holprigen Usability nimmt dieser Prozess allerdings mehr Zeit in Anspruch. Besser gelöst sind die zahlreichen Automatisierungen, die Sie mit etwas Übung, aber ohne Programmierkenntnisse einfach selbst bauen.

Auswerten

Gut (1,8)

Damit Sie die Abwesenheiten Ihrer Teammitglieder auswerten können, greifen Sie in Kenjo auf eine große Auswahl an anpassbaren Standard-Berichten zurück. Sie haben auch die Option, Auswertungen von Grund auf neu zu erstellen. Ganz einfach gelingt das in der Praxis allerdings nicht. Sie sollten sich mit “Wenn-Dann-Regeln” gut auskennen, um effizient Berichte zu erstellen.

Integrationen & Schnittstellen

Gut (2,5)

Kenjo liefert Ihnen nur eine kleine Auswahl an nützlichen Schnittstellen. Dazu gehören die DATEV-Integration sowie die Anbindungen an Slack oder dem Recruiting-Tool Join. Wenn Sie bereits diverse Tools nutzen, können Sie diese über die hauseigene Schnittstelle anbinden.

Zusätzliche Features

Gut (1,9)

Bei Kenjo handelt es sich — ähnlich wie bei Factorial — um eine All-in-One HR-Software. Neben Urlaub und anderen Abwesenheiten verwalten Sie auch Ihr Personal in der Software oder rekrutieren dank der integrierten Recruiting-Funktionen neue Mitarbeiter:innen, die Sie anschließend mithilfe der Onboarding- und Entwicklungs-Features an sich binden. Auch über eine vorbereitende Lohnbuchhaltung verfügt das Tool.

Das All-in-One Personalmanagement-System Kenjo überzeugt vor allem durch seine hohe Anpassbarkeit. Mit der Software gestalten Sie nicht nur die Benutzeroberfläche mit Widgets und weiteren Funktionen nach Wahl. Bei der Individualisierung von Genehmigungsprozessen und neuen Abwesenheitsarten zeigt die Software besondere Stärken. Dafür gehen die Anpassungen schwerer von der Hand, da sie ein Grundverständnis von “wenn-dann-Regeln” voraussetzen.

Warum ist Kenjo spannend für Ihre Urlaubsverwaltung?

Im Gegensatz zu den anderen getesteten Tools stehen Ihnen bei Kenjo keine vordefinierten Abwesenheitsarten zur Verfügung. Stattdessen erstellen Sie eigene Arten, Feiertagskalender für diverse Standorte und personalisieren Prozesse von Grund auf. Manche Einstellungsmöglichkeiten sind etwas versteckt und auch die Handhabung leidet unter der hohen Anpassbarkeit. Dafür erhalten Sie eine Software, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Was macht Kenjo als Abwesenheits-Tool einzigartig?

Als HR-Komplettlösung hat Kenjo nicht nur eine gute Abwesenheitsverwaltung mit Smartphone-Benachrichtigungen in petto. Weitere Funktionen wie die Zeiterfassung oder die Schichtplanung ergänzen die Software stimmig. Gelungen: Kenjo sticht besonders mit “Pulse”, einem Instrument zum Messen der Mitarbeiterzufriedenheit und dem intelligenten Dokumenten-Upload aus der Masse hervor. Damit weisen Sie Dokumente automatisiert den richtigen Mitarbeiter:innen zu.

Wem würden wir Kenjo empfehlen?

Das All-in-One HR-System Kenjo ist bereits ab einem User nutzbar, wodurch sich die Suite auch für sehr kleine Teams lohnt. Der große Funktionsumfang sowie der hohe Individualisierungsgrad sind besonders für komplexe, mittlere bis große Organisationen ein Gewinn. Erfahrene User mit IT-Grundverständnis werden sich in der Software schnell zurechtfinden. Kleine Teams und Unternehmen, die nach einer reinen Urlaubsverwaltungssoftware suchen, werden mit absence.io glücklicher.

Vorteile
  • Hoher Individualisierungsgrad
  • Berechnet automatisch Resturlaub
  • Personalisierte Workflows
  • Benachrichtigungen per App
  • Einfache Genehmigung
Nachteile
  • Gewöhnungsbedürftige Usability
  • Komplexe Individualisierungen
  • Fehlende E-Mail-Benachrichtigungen
  • Keine Abwesenheitsarten vorhanden
  • Wenige Integrationen
Kenjo Urlaubsverwaltung
2.9
Testbericht
4

Clockodo Urlaubsplaner

4.3
1,8
Testnote
Gut
  • Preis ab 4,75 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
  • Integrationen Sage, VOLTA, TAXMARO und mehr
  • Serverstandort Deutschland

Urlaub planen

Sehr gut (1,0)

Urlaube und andere Abwesenheiten planen Sie mit Clockodo nur mit der Web-Anwendung; eine Planungsfunktion gibt es in der mobilen App leider nicht. Dafür müssen Sie und Ihre Kolleg:innen bei der Antragsstellung kaum einen Finger rühren; Zeiträume wählen Sie nämlich bequem über integrierte Kalender im Antragsformular. Auch praktisch: Clockodo berechnet Resturlaube automatisch und berücksichtigt auch aktuelle Feiertage.

Urlaub genehmigen

Sehr gut (1,5)

Obwohl Sie Clockodo via E-Mail über eingehende Urlaubsanträge benachrichtigt, sind Genehmigungen von dort aus nicht möglich. Auch hier klappt es nur über die Web-Anwendung, der mobilen App fehlt es ebenfalls an einem entsprechenden Feature. Dafür gut: Sie legen individuelle Urlaubsmanager für alle Ihre Mitarbeitenden fest, die für Genehmigungen zuständig sind. Mehrstufige Prozesse setzen Sie nicht in Gang.

Verwalten & Konfigurieren

Gut (2,5)

Um Clockodo an Ihre Bedürfnisse anzupassen, sind mehrere Handgriffe notwendig. Konfigurationsmöglichkeiten, etwa für eigene Abwesenheitsarten, sind in der Software etwas versteckt. Ebenfalls nervig ist, dass Sie Urlaubskontingente nicht zentral für alle Angestellten einrichten, sondern für jeden einzelnen. Hier müssen besonders größere Unternehmen Geduld und Zeit mitbringen.

Auswerten

Gut (1,8)

Auch in Sachen Reporting sieht es in Clockodo eher mau aus. Sie erhalten lediglich eine Übersicht über die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter:innen. Ein guter Gedanke ist der Berichtsbaukasten, mit dem Sie individuelle Berichte einfach selbst erstellen. Nützliche Auswertungen über Urlaube oder anderes sind dagegen nicht möglich. Schade!

Integrationen & Schnittstellen

Befriedigend (3,2)

Clockodo verfügt über eine gute Auswahl an verschiedenen Partneranwendungen. Sie binden das Tool beispielsweise unkompliziert an Softwares für die Rechnungserstellung oder Lohnabrechnung an, etwa Sage, bexio, Addison One Click oder DATEV. Besonders Personaler:innen und Projektteams kommt die Auswahl zugute.

Zusätzliche Features

Ausreichend (3,8)

Bei Clockodo handelt es sich nicht um eine reine Software für die Urlaubsverwaltung. Bei der Anwendung handelt es sich um eine cloudbasierte Lösung für die Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung, die sogar aktuelle Gesetzesnormen bei der Zeiterfassung berücksichtigt. Daher liegt der Fokus der mobilen App auch auf der Zeit- und Projektzeiterfassung für unterwegs, was besonders mobile Teams freuen wird.

Im Test hat sich die Zeiterfassungssoftware Clockodo als die beste Abwesenheits-Software für Projektteams aus verschiedenen Branchen entpuppt. Die Software ermöglicht unter anderem eine sekundengenaue Arbeits- und Projektzeiterfassung. Mit der mobilen Lösung erfassen Sie Zeiten sogar unterwegs, lediglich Abwesenheits- und Urlaubsanträge sowie deren Genehmigung sind nur über die Web-Anwendung möglich.

Warum ist Clockodo spannend für Ihre Urlaubsverwaltung?

Clockodo bietet Ihnen bereits von Haus aus eine gute Menge vordefinierter Abwesenheitsarten wie Arbeit außer-Haus, Überstundenabbau oder Mutterschutz. Die vorhandenen Arten sind allerdings nicht anpassbar, auch im Auswertungsbereich erhalten Sie nur einen groben Überblick. Mehr Spielraum erhalten Sie bei der Erstellung von Teams, zugehörigen Rollenverteilungen und bei der Standortverwaltung mit regionalen Feiertagen.

Was macht Clockodo als Abwesenheits-Tool einzigartig?

Als Software für die Zeiterfassung befasst sich Clockodo nur grob mit der Urlaubsverwaltung. Dafür punktet das Tool im Bereich der Projekt- und Arbeitszeiterfassung vor allem durch die Berücksichtigung rechtlicher Arbeitszeit-Vorgaben. Gut gelöst sind auch die individualisierbaren Berichte im Berichtsbaukasten, die es leider nicht für die Urlaubsplanung gibt.

Wem würden wir Clockodo empfehlen?

Die Zeiterfassungssoftware Clockodo hat viele Integrationen an Bord, die das Tool für verschiedene Branchen wie Handwerk und Elektronik oder Marketing interessant macht. Aufgrund der intuitiven Handhabung eignet sich die Software gut für Anfänger:innen und kleine bis mittlere Projektteams. Größere und komplexere Unternehmen mit einem hohen Individualisierungs-Bedarf stoßen mit Clockodo schnell an ihre Grenzen und sollten sich TimeTac oder Kenjo etwas näher ansehen.

Vorteile
  • Unkomplizierte Antragstellung
  • Regionaler Feiertagskalender
  • Schnittstellen für Lohnbuchhaltung
  • Arbeits- und Projektzeiterfassung
  • Einfache Handhabung
Nachteile
  • Wenige HR-Funktionen
  • Kaum Individualisierung
  • Geringe Auswertungsmöglichkeiten
Clockodo Urlaubsplaner
4.3
Testbericht
5

TimeTac Urlaubsverwaltung

4.3
1,8
Testnote
Gut
  • Preis ab 2,50 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
  • Integrationen Personio, DATEV, SAP und mehr
  • Serverstandort Deutschland und EU

Urlaub planen

Sehr gut (1,0)

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen Urlaube oder andere Abwesenheiten beantragen möchten, stehen ihnen dafür zwei Möglichkeiten zur Verfügung; dafür vorgesehene Antragsfelder oder ein Antragsformular. Bei beiden Varianten ist besonders praktisch, dass Ihre Angestellten stets eine Übersicht über noch verfügbare Urlaubstage sehen. Mobile Teams profitieren von der Smartphone-Anwendung, die ohne Dokumenten-Upload auskommt.

Urlaub genehmigen

Sehr gut (1,0)

Mit TimeTac genehmigen Sie Abwesenheiten sowohl in der Webanwendung als auch in der mobilen App. Gelungen ist, dass Ihre Mitarbeiter:innen automatisch über genehmigte oder abgelehnte Anträge per E-Mail informiert werden. Über neue Anträge informiert Sie das Tool allerdings nicht. Dafür nett: Innerhalb der Software legen Sie individuelle Vertretungen und Genehmigende fest.

Verwalten & Konfigurieren

Gut (1,8)

TimeTac bietet ein hohes Maß an Anpassbarkeit, was sich besonders für KMU und komplexe Organisationen anbietet. So erweitern Sie beispielsweise den Funktionsumfang mit nur wenigen Klicks und fügen auf diese Weise Features wie die Kommentarfunktion einfach hinzu. Andere Einstellungen nehmen Sie aber nicht selbstständig vor, etwa für mehrstufige Genehmigungsprozesse benötigen Sie die Unterstützung vom Support.

Auswerten

Befriedigend (3,2)

In Sachen Auswertungen ist TimeTac zwar zunächst gewöhnungsbedürftig, bietet dafür aber detaillierte Auswertungen zu Abwesenheiten. Auf diese Weise werten Sie einzelne Angestellte, ganze Abteilungen oder Ihre gesamte Organisation aus. TimeTac kommt ohne grafische Darstellungen aus, Ihre Ergebnisse betrachten Sie nur in einer Tabelle. Große Unternehmen benötigen hier weitere Tools oder nutzen den Excel-Export.

Integrationen & Schnittstellen

Befriedigend (3,2)

Das Zeiterfassungs- und Urlaubsverwaltungs-Tool TimeTac lässt sich an weitere Softwares anbinden. Zu den Partnern zählen etwa SAP, Personio oder DATEV. Für einen bequemen Login stehen noch weitere Schnittstellen zu anderen Tools zur Verfügung, beispielsweise Azure Identity Provider oder Ping Identity.

Zusätzliche Features

Ausreichend (3,8)

TimeTac ist eine modular aufgebaute Software, die Sie mit verschiedenen Funktions-Sets unterstützt. Neben der Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung verfügt der Anbieter zudem über eine Zeiterfassungssoftware für Anwesenheiten und Projekte. Die Erfassung von Anwesenheiten oder Projektzeiten erfolgt mobil oder an Terminals, die Sie stationär bedienen.

Die Urlaubsverwaltung ist nur eines von drei TimeTac-Modulen. Das Modul für die Verwaltung Ihrer Abwesenheiten ist sehr umfangreich gestaltet und überzeugt mit aussagekräftigen Auswertungen für jede Unternehmensgröße. Die überraschend moderne mobile App sowie stationäre Terminals runden das branchenweite Angebot von TimeTac stimmig ab.

Warum ist TimeTac spannend für Ihre Urlaubsverwaltung?

Auch mit TimeTac gelingt Ihnen die Urlaubsplanung aus verschiedenen Kalendern heraus, beispielsweise Ihrem persönlichen oder den Team- und Abteilungskalendern. Allerdings können Sie hier nur den Startzeitpunkt festlegen. Die Software lässt sich mit individuellen Abwesenheitsarten und regionalen Feiertagen auch gut an Ihre Bedürfnisse anpassen. Schade ist, dass manche Einstellungen nur schwerfällig von der Hand gehen oder nur mithilfe des Supports umsetzbar sind.

Was macht TimeTac als Abwesenheits-Tool einzigartig?

TimeTac hält nicht nur einen detaillierten Auswertungsbereich für Sie bereit, mit dem Sie sowohl einzelne Mitarbeiter:innen als auch ganze Teams und Abteilungen einsehen können. Die Software bietet noch eine weitere Besonderheit; Sandbox-Accounts zum Testen eigener Schnittstellen. Möchten Sie TimeTac an Ihre Systemlandschaft anbinden, können Sie das mithilfe von Account-Kopien ausprobieren, ohne Ihre Datensätze zu beschädigen.

Wem würden wir TimeTac empfehlen?

Aufgrund der umfangreichen Reportings und der guten Organisationsverwaltung eignet sich die Software besonders für KMU, die ihre Organisation in einem Tool abbilden möchten. Teams ab 19 Personen erhalten für die Urlaubsverwaltung sogar ein individuelles Angebot mit Vergünstigungen. Durch die gewöhnungsbedürftige Benutzeroberfläche eignet sich das Tool für fortgeschrittene Anwender:innen. User, die nach einer Urlaubsverwaltung mit guter Usability suchen, sind bei absence.io besser aufgehoben.

Vorteile
  • Zwei Optionen für die Planung
  • Umfangreiche Auswertung
  • Einfache Verwaltung per App
  • Hoher Individualisierungsgrad
  • Regionaler Feiertagskalender
Nachteile
  • Unübersichtliche Benutzeroberfläche
  • Veraltetes Design
  • Schwerfällige Anpassungen
  • Kein Dokumentenupload per App
TimeTac Urlaubsverwaltung
4.3
Testbericht

Die 5 besten Urlaubsplanung Tools im Vergleich

  1. absence.io - Testsieger 2024
  2. Factorial Abwesenheit - Usability-Sieger
  3. Kenjo Urlaubsverwaltung - Beste Anpassbarkeit
  4. Clockodo Urlaubsplaner - Beste Urlaubsverwaltung-Software für Projektteams
  5. TimeTac Urlaubsverwaltung - Beste Abwesenheitsverwaltung für KMU

Vergleichstabelle

Anbieter
absence.io
Factorial Abwesenheit
Kenjo Urlaubsverwaltung
Clockodo Urlaubsplaner
TimeTac Urlaubsverwaltung
Shiftbase Urlaubsplanung
HeavenHR Urlaubsverwaltung
HRworks Abwesenheitsverwaltung
Timebutler
timeout
timr Urlaubsverwaltung
Testurteil
sehr gut
1,0
Test
01/2023
sehr gut
1,2
Test
01/2023
sehr gut
1,5
Test
01/2023
gut
1,8
Test
01/2023
gut
1,8
Test
01/2023
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.5
(1.537)
4.5
(12.440)
2.9
(23)
4.3
(435)
4.3
(2.840)
4.1
(722)
2.5
(64)
5
(2)
5
(5)
4.6
(351)
Tarif
Preis
2,00 € / monatlich 67,50 € / monatlich 6,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 23,00 € / monatlich 3,50 € / monatlich 99,00 € / monatlich 258,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 1,50 € / monatlich 8,00 € / monatlich
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

Mitarbeiter:innen max
unbegrenzt unbegrenzt 500 1 19 unbegrenzt 1.000 49 5 unbegrenzt unbegrenzt
Zentraler Teamkalender
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Im zentralen Urlaubskalender ist immer für alle ersichtlich, welche Mitarbeiter:innen wann wegen Urlaub aussetzen. Das ist in erster Linie relevant für Teamleitungen und Unternehmensführung, die dadurch entsprechend planen können; gerade in kleinen Teams, die eng zusammenarbeiten, sollten allerdings alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf den Urlaubskalender haben.
Integrationen & Schnittstellen
Office 365
Slack
Google Workspace
Google-Kalender
Outlook-Kalender
Slack
Google-Kalender
Outlook-Kalender
Slack
Google-Kalender
Outlook-Kalender
Google-Kalender
Outlook-Kalender
Google Workspace
Google-Kalender
Outlook-Kalender
Google-Kalender
Outlook-Kalender
Google-Kalender
Outlook-Kalender
Office 365
Google-Kalender
Google-Kalender
Outlook-Kalender
Office 365
Outlook-Kalender
Google-Kalender
Outlook-Kalender
Serverstandort(e)
Augsburg, Deutschland Deutschland Frankfurt, Deutschland Deutschland - Frankfurt und Berlin EU und Deutschland Niederlande Deutschland EU - Irland Straßburg, Frankreich Keine Angabe Deutschland
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Geeignet für
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Vertrag & Kosten

Währung
EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR
Zahlungsintervall
monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
14 Tage 14 Tage 14 Tage
Keine Angaben verfügbar
30 Tage 14 Tage 14 Tage 30 Tage 6 Wochen
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
Zahlungsmethoden
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Auf Rechnung
Kreditkarte
PayPal
Auf Rechnung
Keine Unterschiede vorhanden

Urlaub planen

Persönlicher Urlaubskalender
Zentraler Teamkalender
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Im zentralen Urlaubskalender ist immer für alle ersichtlich, welche Mitarbeiter:innen wann wegen Urlaub aussetzen. Das ist in erster Linie relevant für Teamleitungen und Unternehmensführung, die dadurch entsprechend planen können; gerade in kleinen Teams, die eng zusammenarbeiten, sollten allerdings alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf den Urlaubskalender haben.
Sichtbare Überschneidungen im Team
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Überschneidungen bei Urlauben sorgen oft dafür, dass gleichzeitig mehrere wichtige Mitarbeiter:innen ausfallen. Das kann zu Verzögerung bei Projekten und zur Anhäufung von Arbeit führen. Erkennen Sie im Urlaubskalender eine Überschneidung, können Sie entsprechend darum herumplanen - und bei zu vielen Anträgen zum gleichen Zeitraum frühzeitig eine Urlaubssperre ausrufen, um Verluste und Verzögerungen zu vermeiden.
Feiertagskalender
Synchronisation mit externen Kalendern
Keine Unterschiede vorhanden

Urlaub genehmigen

Selbstständige Urlaubsanträge
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Mitarbeiter:innen ihre Urlaubsanträge im Self Service stellen zu lassen bietet diverse Vorteile, vor allem in der Verwaltung und Planung. So brauchen Sie nicht jeden eingehenden Antrag manuell im System eintragen und müssen Anträge nur noch genehmigen oder ablehnen, um sie im Kalender zu übernehmen.
Individuelle Vorgesetzte
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
In Unternehmen mit mehreren Fachabteilungen und Teams ist meist der jeweilige Teamlead für die Genehmigungsprozesse verantwortlich. Mittlere bis große Unternehmen profitieren daher davon, individuelle Bearbeiter:innen für Mitarbeiter:innen oder Teams zu definieren, damit Anträge an der richtigen Stelle landen.
Gruppen- bzw. Teamverwaltung
Mehrstufiger Genehmigungsprozess
Keine Unterschiede vorhanden

Verwalten & Konfigurieren

Stammdatenverwaltung
Individueller Mindesturlaub
Regionale Feiertage
Individueller Betriebsurlaub
Keine Unterschiede vorhanden

Auswerten

Dynamisches Dashboard
Urlaubsberichte
Krankheitsberichte
Verbliebene Urlaubstage
Automatische Erinnerungen
Keine Unterschiede vorhanden

Integrationen & Schnittstellen

Office 365
Slack
Google Workspace
Google-Kalender
Keine Unterschiede vorhanden

Zusätzliche Features

Zeiterfassung
Digitale Personalakte
Reisekostenabrechnung
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Keine Unterschiede vorhanden

Usability

Anmeldung/Registrierung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Hilfestellung/Einführung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Urlaubsantrag
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Genehmigung/Freigabe
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Individualisierung
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Verwaltung/Administration
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Gesamt
4.6
3.8
3.9
4.2
3.7
4.9
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Keine Unterschiede vorhanden

Sicherheit & Datenschutz

Gültige Datenschutzbestimmung
Datenschutzbeauftragter
Cookie-Hinweis
ISO 27001 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicherheitsstandards in Sachen "IT-Sicherheit". Es handelt sich um einen deutschen Standard, den nur als sicher identifizierte Produkte erhalten.
Keine Unterschiede vorhanden

Service & Support

Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
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Live Chat
FAQ-Bereich
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E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Telefon-Support
FAQ-Bereich
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Supportzeiten
09:00 - 17:00 Uhr 09:00 - 18 Uhr 09:00 - 18:00 Uhr 08:00 - 16:00 Uhr 09:00 - 17:00 Uhr / 09:00 - 13:00 Uhr 09:00 Uhr - 17:00 Uhr 09:00 Uhr - 18:00 Uhr 08:00 - 12:00 Uhr und 13:30 - 17:00 Uhr k.A.
Keine Angaben verfügbar
09:00 - 11:30 Uhr und 13 - 16 Uhr
Deutsch
Englisch
Keine Unterschiede vorhanden

Die wichtigsten Funktionen und Features von Urlaubsverwaltungstools

Ob als Einzellösung oder als Teil einer HR-Suite; Tools für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung sind in ihren Grundfunktionen ähnlich. trusted hat die wichtigsten Funktionen der Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung für Sie hier zusammengefasst:

  • Selbstständige Urlaubsplanung im Employee-Self-Service
  • Genehmigungen im System, per E-Mail und / oder aus der App heraus
  • Mindestens einstufige Genehmigungsprozesse
  • Vertretungsfunktion für Ihre eigene Abwesenheit
  • Zentraler Urlaubskalender mit sichtbaren Überschneidungen
  • Regionale Feiertagskalender und individuelle Betriebsurlaube
  • Synchronisationsmöglichkeit für externe Kalender (Google, iCal, Outlook)
  • Maßgeschneiderte Abwesenheitsarten
  • Personalisierte Urlaubskontingente
  • Ansicht für Urlaubs-Saldo und restlicher Urlaubstage
  • Reportings nach Art der Abwesenheit und Dauer
  • API zur Anbindung der Software an Ihre Systemlandschaft

Je nach Anbieter finden Sie noch weitere Funktionen und Features vor, beispielsweise gibt es zu manchen Tools ergänzend eine App für die mobile Urlaubsverwaltung. Auch die Menge der Schnittstellen und möglichen Integrationen unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter.

Factorial enthält viele Integrationen, die Sie bequem hinzubuchen können
Factorial enthält viele Integrationen, die Sie bequem hinzubuchen können
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.com

Die besten Urlaubsverwaltungs-Tools im Test 2024

Welche Urlaubsplaner sind geeignet für KMU und Startups?

Grundsätzlich eignet sich jede der getesteten Urlaubsverwaltungs-Tools bereits für kleine Unternehmen und Start-ups. Einige der Anbieter, beispielsweise Factorial, lohnen sich erst ab einer Teamgröße von 20 Personen. Kleinstunternehmen, die lediglich ihre Abwesenheitsverwaltung digitalisieren möchten, erhalten bereits ab 2 € pro User eine exzellente Lösung mit absence.io oder Clockodo. Kleine Projektteams oder Dienstleistungs-Unternehmen profitieren von der integrierten Stempeluhr bei Clockodo.

absence.io kostet Sie nur wenig Geld pro Mitarbeiter - ohne Mindestnutzerzahl
absence.io kostet Sie nur wenig Geld pro Mitarbeiter - ohne Mindestnutzerzahl
Screenshot: trusted.de
Quelle: absence.io

Welche Urlaubsplaner sind geeignet für große Unternehmen?

Besonders bei großen Unternehmen gestaltet sich das Abwesenheitsmanagement schnell unübersichtlich. Sollen mehrere Anwendungsbereiche von einer Software gedeckt werden, kann sich eine HR-Komplettlösung lohnen. Bei Factorial ist beispielsweise eine unbegrenzte Userzahl ab 5,75 € pro Nutzer:in möglich, allerdings verzichten Sie dabei auf umfangreiche Auswertungen. Große und komplex gestaltete Organisationen könnten hier von der Einzellösung TimeTac profitieren. Die Filterfunktion ermöglicht Ihnen spezifische Team- und Abteilungseinsichten.

Dank der Filterfunktion erhalten Sie Berichte mit spezifischen Details
Dank der Filterfunktion erhalten Sie Berichte mit spezifischen Details
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com

Welche Urlaubsplaner gibt es noch? 6 Alternativen für Ihr Abwesenheits-Management

Neben absence.io, Factorial, Kenjo und Co. gibt es noch weitere Tools, die für Ihre Urlaubsverwaltung interessant sein könnten. Diese Anbieter hat trusted für Sie außerdem unter die Lupe genommen:

Shiftbase ist eine moderne Personaleinsatzplanung-Software, die neben Funktionen für die Zeiterfassung auch eine eigene Urlaubsverwaltung für Sie im Gepäck hat. Ihre Abwesenheiten verwalten Sie schon ab 3 € pro Monat und User im Jahresabo.
HRworks gehört zu den umfangreichsten Personalmanagement-Softwares. Daher ist es nur verständlich, dass der Anbieter auch über eine sehr detaillierte Abwesenheitsverwaltung verfügt. Das All-in-One-Paket nutzen Sie ab 9,90 € pro User und Monat. Hinzu kommen noch Basisgebühren sowie eine Admin-Schulung, die Sie nicht verpassen sollten.
HeavenHR ist ähnlich wie HRworks ebenfalls ein wahrer Allrounder in Sachen Personalmanagement. Die Urlaubsverwaltung punktet mit individuellen Genehmigungsprozessen, vordefinierten Abwesenheitsarten und einigen praktischen Features mehr. Die Einstiegspreise liegen bei konkurrenzfähigen 5,46 € pro Nutzer:in.
Timebutler gehört zur Kategorie der Zeiterfassungslösungen, liefert Ihnen aber auch Nützliches für Ihre Urlaubsverwaltung. Dem Tool fehlt es zwar an einer mobilen App, dafür gibt es hier die mitunter günstigsten Pro-Kopf-Preise: Ab einer Userzahl von 40 Personen zahlen Sie nur noch 1,20 € pro User und Monat.
timr ist eine Software für die Arbeits- und Projektzeiterfassung, die Sie auch bei Ihrer Urlaubsplanung unterstützt. Schöne Extras sind vor allem der Teamkalender, der Ihnen einen gemeinsamen Überblick über Abwesenheiten verschafft. Mit einem Startpreis von etwa 8 € pro User und Monat ist das Tool allerdings nicht besonders günstig.
timeout ist ein digitaler Urlaubsplaner, der auf Microsoft Office 365 ausgelegt ist. Den Planungs-Service nutzen Sie also nur, wenn Sie über ein Admin-Konto verfügen. Praktisch ist dafür die Verknüpfung mit den anderen Microsoft-Anwendungen, z. B. Teams oder Outlook. Die Kosten liegen bei zwischen 1,99 € pro User oder 399 € pro Monat im Gesamtpaket.

Urlaubsverwaltungssoftware Kosten

Wieviel kostet ein Urlaubsverwaltungstool?

Die Kosten für die von trusted getesteten Tools für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung liegen zwischen 2 € und 115 € im monatlichen Abo. Dieser große Preisunterschied hängt von verschiedenen Faktoren ab. Bei Factorial sind bereits 20 User integriert, wodurch sich ein höherer Basispreis ergibt, aber relativ geringe Kosten pro User. Zudem haben solche HR-Suites auch einen größeren Funktionsumfang als günstigere Anbieter wie absence.io oder Clockodo. TimeTac hingegen rechnet mit einer Basisgebühr.

Manche Anbieter erheben eine Basisgebühr und zusätzliche Kosten pro User
Manche Anbieter erheben eine Basisgebühr und zusätzliche Kosten pro User
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com

Gibt es auch kostenlose Abwesenheitssoftware?

Auch sehr kleine Teams müssen nicht mit einem Wandkalender oder einer unübersichtlichen Excel-Tabelle auskommen. Im Anbieter-Vergleich für eine Urlaubsverwaltungssoftware hat trusted auch ein kostenloses Tool entdeckt. Die Software Timebutler ist für Sie mit einem Team von bis zu fünf Personen kostenlos. Von den getesteten Anbieter:innen bietet keiner eine kostenlose Version an, lediglich eine kostenfreie Testversion.

Timebutler ist für bis zu 5 Angestellte kostenlos
Timebutler ist für bis zu 5 Angestellte kostenlos
Screenshot: trusted.de
Quelle: timebutler.de

Worauf muss ich bei der Auswahl einer Urlaubsverwaltungslösung achten?

Um die passende Software für sich und Ihr Team bzw. Unternehmen zu finden, sollten Sie sich einige Fragen stellen und Kriterien sammeln, die Ihnen bei einer Software wichtig sind. Stellen Sie sich beispielsweise die Frage, wie viele User ihre Abwesenheiten in der Software verwalten sollen. Welche Kriterien neben der User-Zahl wichtig sind und welche Faktoren die Auswahl vereinfachen, hat trusted für Sie gesammelt:

Komplexe Organisationen brauchen personalisierte Prozesse

Ob es sich nun um individuelle Abwesenheitsarten oder Genehmigungsprozesse handelt, selbst eine Urlaubsverwaltungssoftware sollten Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Inwiefern solche Anpassungen möglich sind, können Sie bereits durch eine grobe Recherche der Anbieter oder detailliert über die Testergebnisse von trusted herausfinden.

Beispielsweise mit Kenjo erstellen Sie zweistufige Genehmigungsprozesse
Beispielsweise mit Kenjo erstellen Sie zweistufige Genehmigungsprozesse
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Eine einfache Handhabung erleichtert die Einführung

Eine moderne Urlaubsplaner-Software ist meistens nicht nur schön für das Auge, sie erleichtert auch die Navigation durch das Programm und damit auch die Anwendung. Wie modern und intuitiv Ihnen eine Software erscheint, entscheidet sich am Ende nur durch eine eigene Testphase. Beziehen Sie dabei Ihr Team mit ein, um das Tool im üblichen Arbeitsalltag auf Tauglichkeit zu prüfen.

In modernen Tools wie Clockodo finden Sie sich schnell zurecht
In modernen Tools wie Clockodo finden Sie sich schnell zurecht
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com

Wie hat trusted Urlaubsverwaltungssoftware getestet?

11
Anbieter im Vergleich
5
Anbieter im Praxistest
65
Stunden Aufwand
15
Abwesenheiten beantragt

Für den ausführlichen Praxistest hat die trusted-Redaktion in jedem der vorgestellten Systeme ein Konto für neue Mitarbeiter:innen erstellt, individuelle Urlaubsansprüche eingetragen sowie Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit beantragt und genehmigt. Im Praxistest wurde jeder Online-Urlaubsplaner insbesondere auf Usability, verfügbare Funktionen, Reportings und Kosten pro User hin überprüft:

10 %
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Tool? Wie viele Nutzer können Sie zu diesem Preis anlegen, wie viele Mitarbeiter:innen verwalten? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

15 %
Urlaub planen

Welche Möglichkeiten bietet die Software, Urlaube und Abwesenheiten zu planen? Steht ein zentraler Teamkalender zur Verfügung? Wie übersichtlich ist die Urlaubsplanung? Können Mitarbeiter:innen selbstständig Urlaubsanträge stellen und wie geht das?

15 %
Urlaub genehmigen

Wie läuft der Genehmigungs- und Freigabeprozess ab und wie lässt er sich konfigurieren? Wie übersichtlich/einfach ist die Verwaltung von Abwesenheits- und Urlaubsanträgen für das Management?

10 %
Verwalten & Konfigurieren

Wie einfach ist die Verwaltung, Konfiguration oder Individualisierung der Software? Welche Möglichkeiten gibt es, die Software an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen? Lassen sich beispielsweise individuelle Abwesenheitsarten, Feiertage, Betriebsurlaube, etc. hinzufügen?

10 %
Auswerten

Wie lassen sich die Urlaubs- und Abwesenheitstage auswerten? Welche Berichte (z.B. über Krankheitstage, Urlaubstage, Resturlaub, etc.) können Sie erstellen?

10 %
Integrationen & Schnittstellen

In welche Tools, Systeme oder Apps ist die jeweilige Software integriert (z.B. externe Kalender, Zeiterfassungssoftware, Business-Chat, etc.)? Welche Möglichkeiten stehen für den Import und Export von Daten zur Verfügung?

5 %
Zusätzliche Features

Welche zusätzlichen Features, Leistungen und Module bringt die Software mit? Wie sind diese miteinander verknüpft und welchen Nutzen haben diese Extras für Sie?

10 %
Usability

Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige Urlaubsverwaltungs-System? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei?

10 %
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden Ihre Kundendaten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

5 %
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Weitere Funktionen und Features von HR-Komplettlösungen

Eine All-in-One HR-Software wie Factorial oder Kenjo bietet Ihnen noch weitaus mehr Funktionen, als die reine Verwaltung Ihrer Abwesenheiten. Die relevantesten Komponenten einer HR-Komplettlösung finden Sie hier:

Weitere Funktionen für das Mitarbeiter-Managment der HR-Suite Kenjo
Weitere Funktionen für das Mitarbeiter-Managment der HR-Suite Kenjo
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Digitale Personalakte

Die digitale Verwaltung von Personalstammdaten hat noch nicht in jedem Unternehmen oder jeder Behörde Einzug gehalten. Dabei unterstützt Sie dieses Feature bei der Optimierung Ihrer Personalprozesse und vermindert manuelle, papiergestützte Aufgaben. Mit der digitalen Personalakte bündeln Sie Arbeitsverträge, Adress- und Kontodaten, Personalfragebögen und andere Dokumente zentral an einem Ort.

Viele Tools bieten den Vorteil, dass Daten neuer Mitarbeiter:innen, die über eine Recruiting-Software in die Personalmanagement-Software aufgenommen werden, automatisch in die digitale Personalakte übertragen werden.

Digitale Unterschrift

Wenn es um die zentrale Verwaltung digitaler Dokumente wie Arbeitsverträge geht, darf eins nicht fehlen: die digitale Unterschrift. Heutzutage bieten viele HR-Komplettlösungen dieses Feature bereits als (zubuchbares) Extra an. Ist diese Funktion in Ihrer HR-Suite nicht enthalten, können Sie sich auch für eine Digitale Signatur Software entscheiden.

Zeiterfassung

In Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen, wie Schichtbetrieb oder Gleitzeit, ist die Zeiterfassung und Überstundenverwaltung überaus wichtig. Solche Tools unterstützen Sie dabei, die Leistung Ihrer Mitarbeiter:innen zu messen. Wenn es um die genaue Abrechnung von Arbeitszeit für Projekte geht, ist eine exakte Zeiterfassung unverzichtbar.

Als Funktion einer HR-Komplettlösung unterstützt Sie dieses Feature auch bei der vorbereitenden Lohnabrechnung. Sie können die sogenannte Time Tracking Software auch einzeln nutzen.

Reisekostenabrechnung

Sind Sie und Ihre Mitarbeiter:innen häufig beruflich auf Reisen, kann sich eine digitale Reisekostenabrechnung lohnen. Von Fahrtkosten bis Hotelrechnungen - mit diesem Feature können Ihre Mitarbeiter:innen Belege digital nach aktuellem Reisekostenrecht erfassen. Und das sogar als mobile App. Praktische Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen machen den Prozess komplett.

Beispielsweise bietet die HR-Komplettlösung HRworks eine Reisekostenabrechnungs-Software.

HRworks unterstützt Sie bei der Reisekostenabrechnung
HRworks unterstützt Sie bei der Reisekostenabrechnung
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Als Personalleiter:in kommt Ihnen eine weitere wichtige Aufgabe zu: die (vorbereitende) Lohn- und Gehaltsabrechnung. Auch hier unterstützen Sie Features von HR-Komplettlösungen, beispielsweise HeavenHR Lohnabrechnung. Die Software bezieht für die Abrechnungen Informationen aus den Personalstammdaten und gegebenenfalls aus der Zeiterfassung, um rechtssichere Lohnabrechnungen zu erstellen. Nützliche Integrationen, beispielsweise zu DATEV Lohnprogrammen runden das Feature optimal ab.

Die Lohnabrechnung ist nur ein kleiner Teil von HeavenHR
Die Lohnabrechnung ist nur ein kleiner Teil von HeavenHR
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Personaleinsatzplanung

Bei einer wachsenden Belegschaft wird nicht nur die Verwaltung von Abwesenheiten und Arbeitszeiten zu einer Herausforderung. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und der Wunsch nach flexibleren Arbeitszeiten seitens Ihrer Mitarbeiter:innen erschweren auch zunehmend die effiziente Personaleinsatzplanung. Viele Anbieter von Personaleinsatzplanung-Software stellen eine effiziente Lösung für dieses Problem bereit.

Recruiting & Talentmanagement

Gute Talente zu finden, reicht heutzutage allein nicht mehr aus. Ihre Talente wollen und sollen auch gefördert werden. Mit einer Bewerbermanagement-Software und Funktionen für das Talentmanagement von HR-Systemen finden und binden Sie vielversprechende Mitarbeiter:innen an Ihr Unternehmen und fördern gleichzeitig Ihre Arbeitgebermarke.

Factorial bietet Ihnen Integrationen für das Recruiting
Factorial bietet Ihnen Integrationen für das Recruiting
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.com

Welche bedeutenden Urlaubsverwaltungs-Tools gibt es noch auf dem Markt?

Mittlerweile gibt es viele Software-Hersteller, die eine Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung als Insellösung oder Teil einer HR-Suite anbieten. Hier sehen Sie nochmal die Kandidaten des Tests und Vergleichs:

Änderungshistorie

23.11.2022
Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung - Test

trusted hat den großen Abwesenheits- und Urlaubsverwaltungs-Test mit insgesamt 11 Anbietern durchgeführt und stellt Ihnen die 5 besten Angebote hier übersichtlich vor. Das Ergebnis des Tests: absence.io landet mit der Testnote 1,0 auf dem ersten Platz.

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

Diana ist Redakteurin für HR-Themen bei trusted.de. Die studierte Personalmanagerin hat bereits für ihr Studium diverse Systemvergleiche durchgeführt. Mit diesem Vorwissen testet sie nun für Sie die besten Tools für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung.

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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