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Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung Software im Vergleich

Die 6 besten Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung Tools im Test

Johannes Siegl
Johannes Siegl
Redakteur

Verwalten Sie die Abwesenheitszeiten und den Urlaub Ihrer Mitarbeiter automatisiert und online in der Cloud. So haben Sie stets einen Überblick über Urlaubsanträge, genommene und noch vorhandene Urlaubstage.

  1. clockodo Urlaubsplaner

    • Individuelle Kalender je Mitarbeiter
    • Verschiedene Abwesenheitsarten
    • Farblich sortierter Kalender
    • Integration in eigenen Kalender
    • Keine Offline-Synchronisation
  2. timeout

    • Office 365-Integration inkl. Outlook-Kalender und Microsoft Teams
    • Einfache und intuitive Bedienung
    • Team-Kalender
    • Aktuell nur für den deutschen Markt verfügbar
    ab
    0,00 €
    monatlich
    Zum Profil
  3. perbit.insight Abwesenheitsmanagement

    • Employee-Self-Service-Portal
    • Tagesaktuelle Daten (Krankenstand, etc.)
    • Viele weitere verfügbare Module
    • Fehlende Preistransparenz
    Preis auf Anfrage
    Zum Profil
  4. absence.io

    • Papierlos und transparent
    • Übersichtliche Benutzeroberfläche
    • Viele Funktionen in einem
    • Kostenlose Testversion
    • Teilweise lästige Bugs beim Login
  5. HeavenHR Urlaubsverwaltung

    • Self-Service entlastet HR
    • Hohe Planungssicherheit
    • Viele versch. Abwesenheitstypen
    • Teilweise lange Ladezeiten
    ab
    0,00 €
    pro Monat
    Zum Profil
  6. Timebutler

    • Sehr benutzerfreundlich
    • Kostenlose Live-Demo
    • Viele Funktionen
    • Für jedes Endgerät verfügbar
    • Probleme bei der Synchronisierung

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung Software Ratgeber: So finden Sie das richtige Tool für Ihr Unternehmen

Johannes Siegl
Redakteur von trusted

Es könnte alles so einfach sein, schließlich geht es doch um Urlaub. Doch all die Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen mit ihren individuellen Urlaubswünschen aufeinander abzustimmen, erfordert am Ende doch eine ganze Lawine aus Mails. Danach bleibt nur noch, das Ganze in eine ausufernde Excel-Tabelle zu übertragen und schon ist der Urlaubsplan fertig. Im Herbst würden dann aber doch gerne alle nochmal wissen, wie viel Urlaubsanspruch denn womöglich noch da ist und schon geht es wieder los… Mit der richtigen Urlaubsverwaltung Software sparen Sie eine Menge Zeit und bieten Ihren Mitarbeitern gleichzeitig perfekten Komfort für Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung.

  1. Die Tools ermöglichen eine vereinfachte Urlaubsverwaltung, die ohne E-Mails, Excel und Wandkalender auskommt.
  2. Schlanke Formulare für die Mitarbeiter, Möglichkeiten zur Selbstauskunft und stets aktuelle gemeinsame Urlaubskalender schaffen Klarheit beim Thema Urlaub.
  3. Die Programme gibt es eigenständig oder als Teil von HR-Suiten.

Was ist Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung?

Im Grunde geht es darum, die Urlaubswünsche der Mitarbeiter mit den Erfordernissen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Die meisten Firmen benötigen stets ein bestimmte Mindestbesetzung, die den laufenden Betrieb fortführt. Außerdem gibt es oft Projekte, die eine gewisse Anwesenheit erfordern, um Deadlines einzuhalten. Hinzu kommen andere Abwesenheitszeiten durch Arztbesuche, Krankheit oder Elternurlaub. Nur wenn Sie all diese Informationen an einem Ort sammeln, behalten Sie den Überblick und können planen, wie viel Arbeitskraft Ihrem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung steht.

Wie funktioniert Urlaubsverwaltung Software?

Urlaubsregeln

Urlaubssperren, Mindestbesetzungen und andere Rahmenbedingungen legen Sie für alle ersichtlich in der Software an.

Das Programm stellt eine Plattform bereit, auf der alle Mitarbeiter den eingetragenen Urlaub ihrer Kollegen einsehen können. Auf dieser Basis und eventuell zusätzlichen Urlaubsregeln kann nun jeder Mitarbeiter seine Urlaubsanträge mit ein paar Mausklicks stellen. Der Antrag landet umgehend beim zuständigen Mitarbeiter, der ebenso einfach seine Entscheidung fällen kann.

Ähnlich wird mit einer Abwesenheitsnotiz verfahren. Das Ergebnis ist sofort für alle im gemeinsamen Urlaubskalender ersichtlich. Außerdem kann jeder Mitarbeiter in Selbstauskunft seinen persönlichen Resturlaub und eventuelle Fristen erfragen. Der Urlaubskalender ist jederzeit verfügbar, weil die Plattformen in der Regel cloud-basiert sind.

Für wen ist Urlaubsplanung Software geeignet?

Je größer das Unternehmen, desto schwieriger ist die Abstimmung beim Thema Urlaub und die Erfassung aller Abwesenheiten. Größere Firmen profitieren also grundsätzlich mehr. Für kleinere Unternehmen gibt es dafür bei vielen Anbietern kostenlose Tarife, solange sie eine bestimmte Mitarbeiterzahl nicht überschreiten.

Besonders geeignet ist die Software Urlaubsverwaltung außerdem für Unternehmen, die in flexiblen Gruppen und Teams zusammenarbeiten. Denn hier wird die Urlaubsplanung durch Gruppenerfordernisse zusätzlich erschwert.

Vorteile von Urlaubsplanung Software

Urlaubsplanung ist ein typischer Fall von interner Verwaltung, der Sie nur Zeit kostet. In kleinen Unternehmen ist der Aufwand noch vergleichsweise gering, doch mit steigender Mitarbeiterzahl wächst die Zahl der E-Mails und Sonderwünsche stetig, außerdem wird die Abstimmung (Wer darf wann Urlaub nehmen und wer nicht?) komplizierter. Zeitersparnis ist also sicherlich der wichtigste Vorteil.

Eine große Rolle spielen aber auch Transparenz und Bedienkomfort für Ihre Mitarbeiter. Diese können jederzeit alle relevanten Informationen abrufen und werden umgehend über Annahme oder Ablehnung ihrer Urlaubsanträge informiert.

Nachteile von Urlaubsplaner Tools

Urlaubsplaner Tools verursachen in der Regel Kosten - E-Mails und Excel-Tabellen hingegen sind kostenlos. Allerdings sind die Tools nicht besonders teuer und machen sich durch die Zeitersparnis schnell bezahlt. Denkbar ist auch, dass Ihre Mitarbeiter Probleme mit der Bedienung haben könnten, wobei die Programme vergleichsweise simpel in der Handhabung sind. Ernsthafte Probleme sind bei der Einführung also sehr unwahrscheinlich.

Das kostet Abwesenheitsplan Software

Die Abwesenheitsverwaltung Programme bezahlen Sie fast ausschließlich in monatlichen Gebühren pro Mitarbeiter. Die Raten liegen dabei zwischen 0,10€ und 2€. Umfangreicher und somit etwas teurer sind die HR-Software-Suiten, die weitere Tools für die Personalverwaltung beinhalten. Hier liegt die Monatsgebühr pro Nutzer bei etwa 2-12€.

Kleine Unternehmen und Startups bezahlen bei einigen Anbietern gar nichts, solange sie eine bestimmte Mitarbeiterzahl nicht überschreiten.

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Die folgende Liste soll Ihnen bei der Anbieterwahl helfen. Sie beinhaltet die wichtigsten Themen, die Sie beachten müssen.

  1. Möchten Sie eine eigenständige Urlaubsübersicht oder eine HR-Suite?
  2. Benötigen Sie das Tool in Ihrem eigenen Corporate Design? (White Label)
  3. Testen Sie die Usability und ziehen Sie nur die intuitiv nutzbaren Lösungen in Betracht. Die Software soll Prozesse vereinfachen, also ist dieser Punkt durchaus wichtig.
  4. Welche Analysen und Reports sind Ihnen wichtig?
  5. Benötigen Sie umfangreiche Apps für die mobile Nutzung?
  6. Wenn Sie sich jetzt noch nicht entschieden haben, dürfen Sie getrost den billigsten Anbieter auswählen, der noch in der engeren Auswahl ist.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Die folgende Auflistung vermittelt Ihnen einen Eindruck über die Möglichkeiten einer Urlaubsplaner Software.

Gemeinsamer Urlaubskalender

Die Basis der Software ist der gemeinsame Urlaubskalender, in dem die Urlaubstage der Mitarbeiter eingetragen sind. Diese passen Sie für einzelne Abteilungen oder Projektgruppen individuell an.

Online Urlaubskalender sind prinzipiell auf allen Plattformen jederzeit verfügbar.
© absence.io - Online Urlaubskalender sind prinzipiell auf allen Plattformen jederzeit verfügbar.

Online-Formulare für Urlaubsanträge

Urlaubsanträge und Krankmeldungen erledigen Ihre Mitarbeiter zukünftig mit ein paar Mausklicks in einem vorgefertigten Online-Formular. Das erleichtert auch die Bearbeitung der Anträge, weil angenommene Anträge automatisch in Urlaubskalender eingetragen werden.

Automatische Benachrichtigung der Antragsteller

Ein weiteres praktisches Feature der Online-Formulare sind die automatischen Benachrichtigungen. Statt einen ausführliche Antwort zu verfassen, nehmen Sie einen Urlaubsantrag einfach an und der Mitarbeiter wird sofort benachrichtigt. Bei einer Ablehnung besteht natürlich die Möglichkeit, eine persönliche Begründung mitzuschicken.

Individuelle Regeln für die Urlaubsplanung festlegbar

Damit Ihre Mitarbeiter von vornherein wissen wie sie am besten ihren Urlaub planen, können Sie für einzelne Gruppen oder das ganze Unternehmen Regeln festsetzen. Eine Mindestbesetzung etwa, die automatisch Urlaubssperren verhängt wenn bereits das Maximum an beurlaubten Mitarbeitern erreicht ist. Entsprechende Urlaubsanträge können dann gar nicht mehr gestellt werden und Sie müssen sich nicht mit der Ablehnung befassen.

Datensynchronisierung mit Kalendern

Viele Anbieter lassen sich mit beliebten Kalender Programmen verknüpfen, sodass genehmigter Urlaub automatisch im Kalender des Mitarbeiters vermerkt wird.

Selbstauskunft-Funktionen für Mitarbeiter

Sie werden nie wieder eine Mail bekommen, in der ein Mitarbeiter nach seinem Resturlaub fragt. Denn diese und andere Informationen stehen in einer praktischen Selbstauskunft-Funktion bereit. Das erspart Ihnen Arbeit und erleichtert Ihren Mitarbeitern die Urlaubsplanung.

Automatische Berechnung von Urlaubsansprüchen

Die Berechnung von Urlaubsansprüchen erledigt das Tool ganz automatisch. Dabei können Sie für jeden Mitarbeiter Vertragsdetails hinterlegen, wie etwa eine Teilzeit-Anstellung mit beschränkten Urlaubstagen oder zusätzlichen Sonderurlaub.

Analysen & Reports

Abwesenheiten und Urlaube werden kategorisiert und ausgewertet. So ist für Sie zum Beispiel jederzeit ersichtlich, wie viele Krankheitstage Ihre Mitarbeiter in einem Jahr verbuchen oder welche Urlaubszeiten besonders beliebt sind.

Corporate Branding

Viele Abwesenheitsplan Plattformen individualisieren Sie mit Ihrem Firmen-Logo und anderen Details selbst. Für die Nutzer ist dann gar nicht mehr ersichtlich, dass es sich um ein externes Tool handelt.

Der Markt um Personal Urlaubsplaner

Die Anbieter lassen sich grundsätzlich danach einteilen, ob sie den Urlaubsplaner als einzelnes Software-Produkt anbieten oder nur im Verbund mit anderen HR-Tools. Die Suiten sind etwas teurer und damit weniger geeignet, wenn Sie nur die Urlaubsverwaltung nutzen möchten.

Eigenständige Urlaubsplan & Abwesenheitsverwaltung Software:

  • actiPLANS
  • Appogee HR
  • e-days
  • Calamari Leave
  • LeaveMonitor
  • WhosOff
  • absence.io
  • timebutler
  • rexx Vacationmanager
  • staffboard
  • timetape
  • Figgo
  • TimeOffManager
  • PlanMyLeave

Nur im Rahmen Teil einer HR-Suite erhältlich:

  • CakeHR
  • Cezanne HR
  • Cronforce
  • HRMSSoft
  • Sirenum
  • WhosOffice
  • HeavenHR
  • TimeTac
  • perbit.insight
  • HRworks

Fazit

Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsverwaltung werden mit zunehmender Mitarbeiterzahl zu einem echten Zeitfresser. Mit der richtigen Urlaubsplaner Software sparen Sie aber nicht nur eine Menge Zeit, sondern bieten Ihren Mitarbeitern viele praktische Funktionen rund um den Urlaubsplan und erleichtern somit allen die Planung. Die trusted.de Abwesenheitsverwaltung Software Übersicht hilft Ihnen bei der Suche nach dem richtigen Anbieter.

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