Papershift
3.7
(369)
Beste für die stressfreie & automatische Einsatzplanung
- Vorteile
- Nachteile
- Flexible Schichtplanung
- Auto-Planer
- Self Service für Mitarbeitende
- Beliebige Skalierbarkeit
- Mobile Nutzung
- Zeiterfassung nur als Add-on
- Urlaubsverwaltung mit Schwächen
- Einige Funktionen nur gegen Aufpreis
- Eingeschränkte Farbgestaltung
- Nicht optimal für Industrie/Produktion

| Mitarbeiter:innen | 1 - Unbegrenzt |
|---|---|
| Teams | Unbegrenzt |
| Abteilungen | Unbegrenzt |
| Mobiler Dienst-/Schichtplan | Ja |
Der Auto-Planer von Papershift ist mein absolutes Highlight! Regeln festlegen, klicken und der Plan ist schon (fast) fertig. Das spart enorm Zeit, auch wenn Papershift bei Personalmangel gerne mal etwas improvisiert. Die automatische Belegung ist trotzdem super effizient und hat mich im Test restlos begeistert. Daher ist Papershift auch (verdient) mein Testsieger.
Die Schichtplanung mit Papershift ist so flexibel, wie du es brauchst: Du kannst sie manuell, halbautomatisch per Wiederholungsfunktion oder vollautomatisch mit dem “Auto-Planer” umsetzen. Letzterer ist eines der Highlights von Papershift – du gibst Bedarf und Regeln vor, das Schichtplanungstool übernimmt den Rest. Dabei berücksichtigt es Verfügbarkeiten, gesetzliche Ruhezeiten und Arbeitszeitkontingente.
Besonders praktisch ist die Drag-and-Drop-Funktion im Kalender: Hier siehst du auf einen Blick, wer verfügbar ist und wo Konflikte auftreten könnten. Wenn du viel mit wiederkehrenden Mustern arbeitest, sparst du mit Rollplänen und Tags für zusätzliche Infos eine Menge Zeit.
Ein kleines Manko: Farben zur Schichtunterscheidung lassen sich nicht intuitiv ändern – ein Detail, das die Übersicht verbessern könnte.
Papershift legt viel Wert auf rechtssichere Planung. Beim Auto-Planer kannst du genau festlegen, ob z. B. Ruhezeiten eingehalten werden sollen – und das Tool setzt das zuverlässig um. Überschreitungen bei Arbeitszeitkontingenten passieren nur, wenn nicht genügend Personal vorhanden ist und du es im Regelwerk nicht anders vorgibst. Gesetzliche Pausen sind bereits voreingestellt und lassen sich bei Bedarf anpassen.
Welche Faktoren die automatische Belegung berücksichtigen soll, bestimmst du einfach selbst
Für Urlaubs- und Abwesenheitsplanung bietet Papershift solide Grundlagen: Mitarbeiter:innen können Abwesenheiten selbst eintragen oder Urlaub beantragen. Allerdings hakte es im Test bei der Übermittlung dieser Anträge an das Admin-Dashboard – ein kleiner technischer Aussetzer mit Verbesserungsbedarf.
Die Zeiterfassung erfolgt per App, Browser oder Terminal – allerdings nur in einer Variante gleichzeitig und nur als kostenpflichtiges Add-on. Hier fehlt etwas die Flexibilität, die andere Anbieter bieten.
Kommunikation läuft über das interne Nachrichtencenter, in dem auch Dokumente angehängt werden können. Kleines Manko: Der direkte Versand individueller Schichtpläne an jeweils nur eine Person ist zwar möglich, aber nur über Umwege (PDF oder Ausdruck). Standardmäßig wird ein fertiger oder geänderter Schichtplan an alle Mitarbeiter:innen verschickt. Das macht es komplex, Schichtpläne vorher nochmal intern abzusprechen.
Papershift startet ab 9,90 € pro Nutzer:in und Monat. Für grundlegende Funktionen ist das fair – viele hilfreiche Zusatzfunktionen wie die Zeiterfassung oder der Dokumentengenerator gibt es allerdings nur gegen Aufpreis. Du solltest daher genau prüfen, welche Features du wirklich brauchst, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Der Auto-Planer ist aus unserer Sicht das Highlight von Papershift. Zwar bieten auch andere Tools eine automatische Planungsfunktion; bei Papershift ist die Sache aber besonders benutzerfreundlich und flexibel gelöst. Du gibst ein paar Regeln vor – den Rest erledigt das System. So planst du ganze Dienstpläne mit wenigen Klicks. Ideal für größere Teams oder wenn du öfter mal unterbesetzt bist.






