Beste Personaleinsatzplanung Software 2023 » 13 Tools im Test & Vergleich

• Preis ab 9,90 €/User/Monat
• Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
• Teams unbegrenzt
• Abteilungen unbegrenzt
• Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

Papershift ist eines der beliebtesten Tools für die Personaleinsatzplanung am Markt. Und das zu Recht, wenn du mich fragst! In meinem Papershift-Test sind mir trotzdem ein paar Mängel aufgefallen. Aber sieh selbst:

Welche Erfahrungen habe ich mit Papershift gemacht?

Die Schichtplanung mit Papershift für meinen fiktiven Betrieb war simpel, schnell, effektiv und dabei auch noch flexibel. So mag ich das!

Am Anfang musste ich meine benötigten Schichten noch manuell im übersichtlichen Kalender anlegen. Das heißt: die Schichtlänge festlegen, einen Titel vergeben (z. B. “Frühschicht”) und bestimmen, wie viele Personen die Schicht übernehmen sollen. Dank der kurzen Eingabemaske ging das schnell und einfach.

Um nicht den ganzen Schichtplan per Hand mit Diensten zu befüllen, konnte ich die Wiederholungsfunktion nutzen. Das hat mir das Leben deutlich erleichtert und mir eine Menge Zeit gespart. So kannst du beispielsweise auch Rollpläne anlegen, wenn du es häufig mit wiederkehrenden Schichtmustern zu tun hast.

Die Intervalle für deine Rollpläne kannst du selbst festlegen

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Nun musste nur noch das Personal den einzelnen Schichten zugewiesen werden. Dabei hatte ich die Wahl, ob ich das manuell per Drag-and-Drop erledigen möchte (wie zeitaufwändig!), oder automatisch.

An der manuellen Drag-and-Drop-Belegung gefällt mir sehr, dass Papershift genau anzeigt, wer verfügbar ist, wessen Arbeitszeitkontingente bereits überschritten sind und ob gesetzliche Ruhezeiten eingehalten werden. So berücksichtigst du dein Personal sowie gesetzliche Vorschriften optimal und es kommt nicht zu Konflikten.

Die automatische Belegung mit dem “Auto-Planer” hat mich restlos begeistert! Ich musste Papershift nur ein paar Regeln an die Hand geben; etwa, ob gesetzliche Ruhezeiten unterschritten werden dürfen.

Welche Faktoren die automatische Belegung berücksichtigen soll, bestimmst du einfach selbst

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Dann nur einmal auf “Go” geklickt und wenige Minuten später war mein Schichtplan fertig.

Nun ja, fast fertig. Ich hatte offenbar zu wenige fiktive Mitarbeiter:innen angelegt, um alle Schichten vollzumachen. Papershift hat sich daher ein paar Freiheiten genommen, ein paar Dienste leer gelassen und bei manchen Angestellten wöchentliche Arbeitszeitkontingente überschritten.

Die restlichen Tage des Monats hat Papershift ganz von allein mit Personal belegt

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Das hat mich etwas geärgert, denn das hatte ich dem Tool im Regelwerk eigentlich ausdrücklich verboten! Aber ich habe ich ein Auge zugedrückt. Für meinen fiktiven Fachkräftemangel kann die Software schließlich nichts.

Gesetzliche Ruhezeiten hat das Tool dagegen sauber eingehalten. Papershift plant wohl lieber Überstunden ein, als mit dem Gesetz in Konflikt zu geraten. Pragmatisch, aber clever!

Ein Kunstwerk ist mein fertiger Monatsplan zwar nicht, dafür kann er sich sehen lassen.

Eine Kleinigkeit stört mich aber daran: die Farbgebung. Außer grün für “voll besetzt” und rot für “unterbesetzt” hätte ich gerne selbst noch Farben hinzugefügt, um meine Früh-, Spät- und Nachtschicht besser zu unterscheiden. Dass ich die Farben über die Einstellungen ändern kann, habe ich in mehreren Tagen des Praxistests leider nicht entdeckt. Das könnte noch ein bisschen auffälliger sein!

Dieses Problem habe ich mit “Tags” gelöst. Damit konnte ich meine Schichten betiteln oder andere Infos hinzufügen. Ich kann mir gut vorstellen, dass dieses Feature im Bau- oder Reinigungsgewerbe praktisch ist. Etwa, um zwischen Kund:innen bzw. Aufträgen zu differenzieren.

Auch andere Use Cases sind mit etwas Kreativität denkbar. Eine Inspiration bekommst du übrigens in diesem Video:

An Papershift überzeugt mich aber nicht nur die automatische Schichtbelegung. Auch der Self Service hat es mir angetan.

In diesem können deine Mitarbeiter:innen Schichten tauschen, die eigene Personalakte pflegen, Abwesenheiten beantragen, und vieles mehr. Hier sind keine Grenzen gesetzt.

Besonders die Schichttauschbörse ist mir positiv ins Auge gestochen. Deine Teammitglieder können hier ganz flexibel Schichten mit verfügbaren Mitarbeiter:innen tauschen. Je nachdem, wie viele Freiheiten du deinem Team gibst, spart das eine ganze Menge Frust und Anrufe im Personalbüro. Cool!

Die Schichttauschbörse ist cool gemacht!

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Weniger gut durchdacht ist für mich dagegen die Zeiterfassung. Papershift gibt dir zwar viele unterschiedliche Zeiterfassungs-Optionen an die Hand. Damit du Zeiten überhaupt erfassen kannst, musst du aber erst einen Aufpreis zahlen.

Noch mehr hat mich gestört, dass du deinen Angestellten jeweils nur eine Zeiterfassungsart gleichzeitig anbieten kannst.

Für mich ist das viel unflexibler, als ich eingangs erwartet hätte. Das bekommen andere Schichtplaner wie Aplano oder ShiftJuggler deutlich besser hin.

An der Urlaubsverwaltung habe ich auch noch etwas zu meckern. Meine fiktiven Mitarbeiter:innen konnten zwar ohne Weiteres Urlaubsanträge stellen – die kamen bei mir im Admin-Dashboard aber nie an. Kleiner Bug – oder schwerwiegender Fehler?

Fazit: Papershift hat seine Hausaufgaben eindeutig gemacht und zeigt gerade mit seinem Auto-Planer, wie effizient Schichtplanung sein kann. Leider wird auch deutlich, dass der Fokus der Software eben nicht auf der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung liegt.

Was macht Papershift im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Mein absolutes Hauptargument für Papershift ist der Auto-Planer. Eine automatische Schichtplanung habe ich bei anderen PEP-Tools im Vergleich zwar auch entdeckt. Doch nur bei Papershift war das Feature so einfach zu bedienen und ist so gut zu Ende gedacht.

Einzigartig in meiner Testreihe sind zudem Papershifts “Systemvorlagen”. Davon gibt es über 20 Stück und jede einzelne enthält branchenspezifische Grundeinstellungen. Mit vordefinierten Schichten, Arbeitsbereichen oder Tags erleichtert dir Papershift den Start ungemein. Du musst die Vorlagen nur noch mit etwas Feintuning auf dein Business anpassen.

Noch ein Feature, das ich bisher nur bei Papershift entdeckt habe, ist der Dokumentengenerator. Den bekommst du zwar nur gegen Aufpreis im Add-on “HR”, dafür kannst du damit aus deinen Personaldaten völlig neue Dokumente generieren. Etwa für Vertragsverlängerungen oder auch Abmahnungen.

Wem würde ich Papershift besonders empfehlen?

Papershift ist ein Tool für so gut wie alle Fälle. Du planst damit sowohl einzelne Einsätze (Events oder Kundenaufträge), als auch Dienst- und Schichtpläne schnell und einfach. Für den Einzelhandel, die Pflege oder für Dienstleistungsunternehmen ist Papershift eine gute Wahl!

Ich kann mir aber vorstellen, dass produzierende Betriebe damit schnell an ihre Grenzen kommen. Mit ein paar Workarounds kannst du Papershift zwar auch hier verwenden; andere Anbieter haben an dieser Stelle aber mehr zu bieten.

Speziallösungen wie ATOSS oder shyftplan berechnen dir z.B. deinen zukünftigen Personalbedarf auf Basis von Umsatz oder Maschinenauslastung. Das klappt mit Papershift nicht.

Papershift

3.5

Testbericht Zum Anbieter

• Preis ab 10 € pro Monat
• Mitarbeiter:innen 20 - 500
• Teams -
• Abteilungen unbegrenzt
• Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

Das deutsche PEP-Tool Aplano hat noch nicht so viele Jahre auf dem Buckel, wie der Testsieger Papershift (der immerhin schon über 10 Jahre am Markt ist). Ein ausgesprochener Newcomer ist es aber auch nicht. Immerhin bauen bereits große Marken wie REWE, TUI oder das Deutsche Rote Kreuz auf die Schichtplanung mit Aplano.

Im Test konnte der Konkurrent meinem Testsieger nur um Haaresbreite nicht den Rang ablaufen. Warum das so ist und warum ich dir Aplano trotzdem mit bestem Wissen empfehlen kann, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Aplano gemacht?

Glaub’ es, oder nicht: Die Schichtplanung mit Aplano geht nicht nur zügig und einfach, sondern hat mir im Test sogar richtig Spaß gemacht!

Das hatte ich am Anfang gar nicht erwartet. Anders als Papershift hat Aplano nämlich kein so geniales Tool wie den Auto-Planer im Gepäck. Daher hatte ich mich schon auf sehr viel manuelles Herumgefummel eingestellt.

Stattdessen konnte ich meine Schichten für das entsprechende Personal entweder manuell einplanen, oder alternativ Schichtvorlagen anlegen. Ich habe natürlich beide Optionen einmal ausprobiert und ich muss sagen; ich mag beides!

In beiden Fällen begrüßte mich die Software mit einer übersichtlichen Eingabemaske. Hier konnte ich jeweils einen Schichttitel angeben (z. B. “Frühschicht”) sowie die Schicht- und Pausenlänge und mir eine Schichtfarbe aussuchen.

Lege Farben für deine Schichten fest, um sie besser voneinander zu unterscheiden

Screenshot: trusted.de

Quelle: aplano.de

Aplano konnte mich mit seiner offensichtlichen Farbpalette direkt begeistern. Wo ich bei Papershift lange nach Farbeinstellungen suchen musste (vergebens), konnte ich meinen Schichtplan mit Aplano in einen wahren Regenbogen verwandeln. Unnötig? Vielleicht! Hübscher und übersichtlicher war es für mich allemal!

Auf diese Weise habe ich mir verschiedene Schichtvorlagen angelegt und auch einige manuell eingeplant. Das ging recht gut von der Hand.

Besonders gut hat mir das Drag-and-Drop-Verfahren gefallen. Aplano prüft dabei ganz automatisch, ob du gesetzliche Ruhezeiten einhältst. Wie lange die Ruhezeit sein soll, kannst du selbst festlegen. Damit bietet sich Aplano hervorragend für Betriebe an, die mit Tarifverträgen planen müssen. Dort sind häufig andere Zeiten geregelt, als der Gesetzgeber vorschreibt.

Ob die Arbeitszeitkontingente deiner Teammitglieder überschritten werden, musst du dagegen noch selbst überprüfen. Die Kontingente siehst du aber stets bei der Planung.

Einzelne Schichten konnte ich ganz easy verschieben oder sogar kopieren und meine Schichtvorlagen musste ich nur noch auf das passende Personal “ziehen”. Das hat den Spaß-Faktor zwar erhöht, war aber auch zeitaufwändig. Schließlich musste ich ja insgesamt 42 Schichten planen (7 Tage die Woche und insgesamt 6 Schichten pro Tag).

Also habe ich nach einer Möglichkeit gesucht, um den Prozess ein bisschen zu beschleunigen – und bin fündig geworden. So wie die meisten PEP-Tools bietet auch Aplano eine Wiederholungsfunktion. Damit konnte ich meinen Schichtplan wesentlich schneller befüllen.

Wie oft, wie häufig und wie lange sollen sich Schichten wiederholen?

Screenshot: trusted.de

Quelle: aplano.de

Mein Tipp: Die Wiederholungsfunktion ist besonders dann praktisch, wenn sich die Dienste deiner Teammitglieder regelmäßig wiederholen, etwa wöchentlich, zweiwöchentlich, usw. So kannst du auch Rollpläne erstellen, in denen sich deine Teams mit der Früh- und Spätschicht in festgelegten Intervallen abwechseln. Das reduziert den Frust im Team!

Obwohl die Schichtplanung beim Testsieger Papershift schneller ging, gefällt mir mein Endergebnis mit Aplano optisch deutlich besser. Meine Abteilungen bzw. Qualifikationen sind farblich voneinander getrennt, genau wie einzelne Schichten. Für mich persönlich ist das allemal übersichtlicher!

Der fertige Wochenplan ist bunt und farbenfroh, aber dennoch aufgeräumt und äußerst übersichtlich!

Screenshot: trusted.de

Quelle: aplano.de

Die fertige Woche konnte ich außerdem als Vorlage speichern. Das und der gesunde Mix aus Einzel-Vorlagen, Drag-and-Drop-Funktion und der Wiederholungsfunktion sorgt dafür, dass du auch langfristig effizient mit Aplano planen kannst. Lediglich die eigene Denkleistung bleibt dir bei diesem Tool nicht erspart.

An Aplano schätze ich aber nicht nur die gut durchdachten Schichtplanungs-Optionen. Mir hat es unter anderem der integrierte Teamchat angetan. Hier kannst du dich mit deinen Teammitgliedern einzeln oder wahlweise in Gruppen unkompliziert austauschen.

Auch die Personalverwaltung von Aplano kann sich sehen lassen. Die digitale Personalakte ist zwar ausbaufähig – wichtige Felder für die Steuer-ID oder die Sozialversicherungs-Nummer fehlen – dafür kannst du sie ganz leicht an deine Bedürfnisse anpassen. Und das Beste daran: Du musst dafür noch nicht einmal in die Einstellungen wechseln.

Bei Bedarf kannst du die Personalakte einfach erweitern

Screenshot: trusted.de

Quelle: aplano.de

Ein weiteres Lob muss ich für die integrierten Zeiterfassungs-Möglichkeiten aussprechen. Davon gibt es in Aplano nämlich einige, etwa per digitaler Stempeluhr, Kiosk-Tablet und sogar Geo-Fencing. Letzteres ist hervorragend geeignet, wenn du im Bau- oder Reinigungsgewerbe tätig bist und sichergehen willst, dass dein Personal nur im festgelegten Umkreis ein- und auschecken kann.

Ein (kleiner) Störfaktor ist für mich nur der Self Service. Aplano macht hier zwar schon vieles richtig. Angestellte können z. B. Schichten tauschen, Verfügbarkeiten angeben oder Abwesenheiten beantragen.

Allerdings können sie keine Änderung an ihren Stammdaten in der digitalen Personalakte vornehmen oder Dokumente wie Zeugnisse oder Führerscheinkopien hochladen. Das sorgt bei dir im Ernstfall für mehr Verwaltungsaufwand. Und das braucht doch wirklich keiner!

Solltest du bereits über eine digitale Personalakte verfügen, kannst du über diesen Punkt sicherlich hinweg sehen – ansonsten macht Aplano seinen Job nämlich richtig gut!

Was macht Aplano im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Aplano ist vielleicht nicht das schnellste PEP-Tool am Markt – oder in meiner Testreihe – dafür aber eines der zuverlässigsten. Konflikte wie unterschrittene Ruhezeiten erkennt das Tool sofort und die restlichen Arbeitszeitkontingente bzw. Wochenstunden meiner fiktiven Mitarbeiter:innen hat die Software sauber berechnet.

Ein wirkliches Alleinstellungsmerkmal des modernen Tools ist für mich aber der integrierte Teamchat. Der gestaltet die Kommunikation im Team super einfach und ermöglicht es deinen Angestellten, Schichten zu tauschen, Fahrgemeinschaften zu organisieren oder sich anderweitig auszutauschen. Einen ähnlich guten internen Messenger gibt es aktuell in keiner anderen PEP-Lösung.

Wem würde ich Aplano besonders empfehlen?

Wenn du nach einer effizienten und flexiblen, aber einfach zu bedienenden Schichtplanungs-Software suchst, die zudem auch noch bezahlbar ist, bist du bei Aplano bestens aufgehoben.

Aplano ist – ähnlich wie mein Testsieger – für verschiedenste Einsatzbereiche geeignet. Die reichen vom kleinen Reinigungsgewerbe, das nur hin und wieder Kundenaufträge einplanen möchte, bis zum Einzelhandel mit unzähligen Filialen und hunderten Angestellten.

Für dezentrale Teams ist Aplano besonders interessant, denn dank des integrierten Teamchats kannst du mit allen Teammitgliedern aus allen Filialen gleichzeitig kommunizieren, ohne auf ein zweites (und ggf. teures) Kommunikations-Tool auszuweichen. Mitarbeiter:innen im Home-Office oder im Außendienst, auf Baustellen oder bei Kund:innen vor Ort lassen sich so einfacher managen.

Aplano

3.8

Testbericht Zum Anbieter

• Preis ab 0 €
• Mitarbeiter:innen 5 - unbegrenzt
• Teams 1 - unbegrenzt
• Abteilungen 1 - unbegrenzt
• Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

Shiftbase ist eine Workforce-Management-Lösung aus den Niederlanden. Dass die Software bereits über 10 Jahre alt ist, merkt man der modernen Benutzeroberfläche aber nicht an. Seither hat sich Shiftbase aber einen ordentlichen Kundenstamm weltweit aufgebaut. Über 4.000 Unternehmen planen täglich ihre Schichten mit der Software.

Ob die Software auch mich überzeugen konnte, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Shiftbase gemacht?

Shiftbase hat sich den dritten Platz auf dem Siegertreppchen durchaus verdient. Ich muss aber gestehen: Das liegt nicht an den Funktionen und Features für die Schichtplanung, hier liefert das PEP-Tool nämlich nur die nötigsten Basics.

Zu Beginn meines Shiftbase-Praxistests habe ich mir die Einstellungsmöglichkeiten der Software angesehen. Dort ist mir sowohl die erste Stärke, als auch die erste Schwäche aufgefallen.

Die Stärke: Mit Shiftbase kannst du Schichtvorlagen für jede Abteilung und jedes Team für jeden Standort anlegen. Wie praktisch! Das habe ich natürlich sofort erledigt und meine Früh-, Spät- und Nachtschicht in verschiedenen Farben für meine fiktive Pflegestation angelegt.

Viel Zeit habe ich dafür nicht benötigt, schließlich waren ja nur wenige Angaben notwendig, etwa der Titel, die Farbe oder die Schicht- und Pausenlänge. Bis dahin war mir Shiftbase noch richtig sympathisch.

Schichtvorlagen hast du mit Shiftbase im Handumdrehen angelegt Quelle: shiftbase.com; Screenshot: trusted

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftbase.com

Die Schwäche: Shiftbase berücksichtigt keine gesetzlichen Ruhezeiten. Ich konnte auch keine eigenen Ruhezeiten festlegen, um einzustellen, wie viel Zeit zwischen zwei Schichten des gleichen Teammitglieds vergehen muss. Seltsam; und eine echte Lücke!

Einer meiner fiktiven Mitarbeiter:innen habe ich so “versehentlich” 7 Schichten direkt hintereinander aufgebrummt. Dafür bekam ich zwar eine Konfliktmeldung; aber nicht etwa, weil ich meine Angestellte zum Burnout treiben wollte, sondern weil sie nicht die nötige Qualifikation für die Schicht hatte.

Ohne Konfliktmeldungen (der richtigen Art) musst du bei der Schichtplanung aufpassen!

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftbase.com

Zugegeben, das ist schon ein nützliches Feature. Wenn Shiftbase nun beim Thema Work-Life-Balance, Arbeitszeit- und Arbeitsschutzgesetz noch genauso penibel wäre, wäre ich happy!

So musste ich allerdings noch einmal viel selbst Hand anlegen und meine Schichten so lange hin und her schieben, bis alle Vorgaben erfüllt waren. Das geht dank Drag-and-Drop zwar intuitiv; hat aber auch gedauert. Zwischenzeitlich habe ich mich sogar gefragt, ob ich mit Excel nicht schneller gewesen wäre.

Mit etwas Hirnschmalz und Drag-and-Drop entsteht ein Schichtplan mit Shiftbase

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftbase.com

Dafür bringt Shiftbase aber einige andere Stärken mit, die meine Stimmung zum Tool wieder aufgelockert haben.

Mir gefällt zum Beispiel sehr, dass ich Schichtpläne einfach automatisch im Voraus veröffentlichen kann. Auf diese Weise musst du nicht selbst daran denken, deine Mitarbeiter:innen über den neuen Schichtplan zu informieren und dein Team bleibt stets auf dem Laufenden. Klasse!

Besonders herausragend ist dem Anbieter der Self Service gelungen. An den vielen Möglichkeiten zur Selbstverwaltung konnte ich mich gar nicht satt sehen. Deine Teammitglieder können hier zum Beispiel:

• den eigenen Schichtplan einsehen und sogar ausdrucken
• den Schichtkalender mit dem eigenen Kalender synchronisieren
• die eigene Personalakte bearbeiten und Dokumente hochladen
• Abwesenheiten beantragen
• Verfügbarkeiten angeben und sich auf offene Schichten bewerben
• Schichten tauschen
• und vieles mehr

Einen so umfangreichen Self Service sieht man nur selten! Das Geniale daran ist, dass deine Teammitglieder zum einen motivierter werden – schließlich bestimmen sie selbst, welche Schichten für sie passen und wann sie Anträge für Urlaub stellen können bzw. sollten – und zum anderen musst du weniger Zeit in die Personalverwaltung investieren.

Mir ist auch sehr positiv aufgefallen, dass der Self Service in der mobilen Mitarbeiter-App genauso umfangreich ist. Toll für verteilte Teams oder solche, die oft unterwegs sind.

Ein integriertes Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement und eine digitale Personalakte mit den wichtigsten Stammdaten zu meinem Team runden die Sache ab.

Ein kurzes, aber abschließendes Verdikt: Shiftbase bringt vor allem für seinen kleinen Preis solide Funktionen mit, könnte aber durchaus zuverlässiger sein. Ich bin besonders von den fehlenden Konfliktmeldungen zu gesetzlichen Ruhezeiten enttäuscht, denn selbst vergleichbar günstige Tools (wie Aplano) bekommen das schon im kleinsten Tarif hin.

Was macht Shiftbase im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Shiftbase ist die günstigste Software für die Personaleinsatzplanung, die es derzeit gibt. Hier bekommst du nicht nur einen kostenlosen Tarif (bei dem du sogar bis zu 75 Mitarbeiter:innen verplanst). Selbst das teuerste Paket ist mit 4 € pro User im Monat noch günstiger, als einige andere Systeme.

Selbst mein geliebtes Aplano ist noch um 50 Cent teurer, als Shiftbase und bringt dafür ähnliche Funktionen mit.

Wem würde ich Shiftbase besonders empfehlen?

Wenn du als Start-up oder Kleinstunternehmen noch nach einer günstigen Alternative für deine Schichtplanung suchst – und etwas Zeit und Geduld mitbringen kannst – kann ich dir Shiftbase nur empfehlen.

Legst du dagegen Wert auf eine möglichst bequeme und gleichzeitig zuverlässige Schichtplanung, rate ich dir eher zu Papershift, Planday oder Aplano.

Shiftbase

4.1

Testbericht

• Preis ab 2,99 €/User/Monat
• Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
• Teams -
• Abteilungen unbegrenzt
• Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

Planday ist eines der ältesten PEP-Tools meines Tests. Immerhin gibt es das Unternehmen schon seit 2004. Die Idee zu einer unkomplizierten Dienstplan-Software entstand in einer Bar in Dänemark. Mittlerweile wird Planday auf der ganzen Welt von starken Marken eingesetzt, unter anderem von Cineplex oder Dunkin’.

Der Anbieter versteht sich dabei als umfangreichen Allrounder für unterschiedliche Branchen, getreu dem Motto: “Egal, was Ihr Unternehmen tut, wir vereinfachen Ihren Arbeitstag!” Ob sich mein Arbeitstag mit Planday auch vereinfacht hat, erfährst du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit Planday gemacht?

Um ehrlich zu sein: Planday hat mich im Test ganz schön herausgefordert. Die Erstellung meines Wochen-Schichtplans für meinen fiktiven Pflegebetrieb hat um einiges länger gedauert, als ich anfangs erwartet hatte.

Das lag zu einem großen Teil daran, dass ich das Tool erst einmal umständlich einrichten musste. Dazu gehörte zum Beispiel, dass ich die Arbeitszeitkontingente meines Personals und deren Qualifikationen festlege. Auch meine Schichtarten (Früh-, Spät- und Nachtschicht) konnte ich hier anlegen.

Diesen Schritt solltest du nicht überspringen, bei der Schichtplanung kommt es nämlich stark auf die Qualifikationen deiner Teammitglieder an!

Gewappnet mit allen Konfigurationen im Rücken, habe ich mich auf den Schichtplan gestürzt. Nun gut, “stürzen” ist an dieser Stelle ein bisschen übertrieben. Ich musste die Schichten für meine erfundenen Mitarbeiter:innen nämlich manuell eintragen.

Das manuelle Anlegen von Schichten ist unkompliziert, aber zeitaufwändig

Screenshot: trusted.de

Quelle: planday.com

Das hat mich anfangs sehr viel Zeit gekostet (trotz zuvor festgelegter Schichtarten!), denn eine praktische Kopierfunktion wie bei Papershift, Aplano und Co. habe ich zuerst vergeblich gesucht. Das Feature habe ich erst entdeckt, als ich mit meinem Plan schon fast fertig war.

Ab dann lief es allerdings besser. Mit der Kopierfunktion konnte ich meine Frühschicht einfach 13 Mal kopieren und hatte so 14 Schichten für meinen Wochenplan. Die Schichten musste ich dann nur noch per Drag-and-Drop auf mein Personal verteilen.

Daran gefiel mir besonders, dass Planday bei der manuellen Planung gesetzliche Ruhezeiten berücksichtigt hat (looking at you, Shiftbase!) und die Arbeitskontingente meines Teams im Ampelsystem angezeigt wurde. Das hat mir bei der Planung sehr geholfen und mein gesetzeskonformer Schichtplan für eine Woche stand:

Dank der Kopierfunktion lässt sich der Schichtplan schnell befüllen

Screenshot: trusted.de

Quelle: planday.com

Bei meiner Tour durchs Tool habe ich auch eine automatische Schichtplanung entdeckt. Nach meinem Papershift-Test hatte ich hier natürlich große Erwartungen und fragte mich, ob Planday dem Testsieger das Wasser reichen kann. Das Ergebnis: Nicht wirklich!

Zunächst mal musste ich selbst für die automatische Planung erst offene Schichten anlegen. Das ging per Kopierfunktion (siehe oben) zwar zügig; trotzdem hätte ich mir den unnötigen Zwischenschritt gerne gespart. Außerdem klappt die automatische Planung nur ordentlich, wenn alle Angestellten zuvor ihre Verfügbarkeiten ordentlich angeben.

Der Autoplaner muss erst eingerichtet werden

Screenshot: trusted.de

Quelle: planday.com

Am Ende war der Schichtplan zwar voll; aber ein Chaos. Weder die Arbeitszeitkontingente, noch die gesetzlichen Ruhezeiten hatte Planday bei der Verteilung beachtet, sodass ich im Grunde noch einmal von vorne anfangen durfte. Zeitersparnis? Gleich null.

Milde gestimmt hat mich dagegen, dass ich mir meine fertige Woche als Vorlage speichern konnte. Aber nicht nur das; du kannst dir eine gesamte Woche sogar als Rollplan dank der Wiederholungsfunktion ausgeben lassen.

So legst du zum Beispiel fest, dass eine Personalgruppe in geraden Kalenderwochen die Frühschicht übernimmt und in ungeraden die Spätschicht. Nach einiger Zeit wird getauscht. Das bringt Abwechslung in deinen Schichtbetrieb!

Planday kommt außerdem mit einer umfangreichen Personalakte, die ich kaum anpassen musste, weil so gut wie alle wichtigen Datenfelder bereits vorhanden waren. Gefehlt hat mir hier nur, dass es kein diverses Geschlechtsprofil gab und ich auch keines nachträglich hinzufügen konnte. Für eine HR-Software aus 2023 eigentlich ein Unding.

In der Personalakte lassen sich alle relevanten Daten und Dokumente verwalten

Screenshot: trusted.de

Quelle: planday.com

Gestört hat mich aber vor allem das Abwesenheitsmanagement. Ich musste für meine fiktiven Mitarbeiter:innen erst ein Urlaubskonto einrichten. Das wäre im Prinzip nicht so schlimm gewesen, hätte es denn am Ende auch funktioniert!

Kein anderes Tool löst die Urlaubsverwaltung so kompliziert wie Planday

Screenshot: trusted.de

Quelle: planday.com

Nachdem ich ein dreiseitiges (!) Online-Formular ausgefüllt habe, wurden die Kontingente (2 x 30 Urlaubstage) in den Mitarbeiterprofilen gedoppelt. Dabei konnte mir selbst der Support nicht helfen und ich habe das Problem selbst gelöst, indem ich die Urlaubskontingente in den Mitarbeiterprofilen manuell angepasst habe. Ärgerlich und zeitaufwändig!

Fassen wir zusammen: Planday hat vieles gut gemeint, allerdings fehlt es dem Tool noch am Feintuning. Enttäuscht bin ich vor allem von der automatischen Belegung, die nicht wie erhofft funktionierte. Dafür hat die manuelle Planung konfliktfrei und zuverlässig geklappt.

Was macht Planday im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Planday bringt im Vergleich zu den anderen PEP-Tools meiner Testreihe vor allem eine Besonderheit mit:

Du kannst gesetzliche Vorschriften zu Arbeitszeit und Arbeitsschutz aus verschiedenen Ländern in Planday hinterlegen. Damit ist Planday eine hervorragende Wahl für Unternehmen, die Mitarbeiter:innen an internationalen Standorten beschäftigen.

Dieses Feature bekommst du aber erst im teuersten Tarif.

Wem würde ich Planday besonders empfehlen?

Prinzipiell kannst du mit Planday unterschiedliche Use Cases abdecken und so gleichermaßen deinen kleinen Gastronomiebetrieb wie deinen internationalen Einzelhandelsbetrieb mit nur einem Tool planen. Für Letzteres spricht auch die gute Internationalisierung der Software.

Planday ist nicht unbedingt für Einsteiger:innen geeignet. Besonders dann nicht, wenn du dich nicht zuerst mit dem Helpcenter und den Tutorial-Videos beschäftigen möchtest. Mit diesem leistungsstarken Tool werden eher fortgeschrittene User glücklich.

Suchst du allerdings gezielt nach einer zeitsparenden Schichtplanungs-Software, würde ich dir von Planday eher abraten. Sowohl für die Einarbeitung als auch die Schichtplanung selbst musst du nämlich mehr Zeit einplanen.

Planday Personaleinsatzplanung

4.3

Testbericht

• Preis ab 0 €
• Mitarbeiter:innen 1000 - auf Anfrage
• Teams -
• Abteilungen -
• Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

Staffcloud ist nicht wie die anderen Schichtplan-Softwares, die ich bisher für dich getestet habe. Das Tool ist für die wortwörtliche Einsatzplanung gedacht. Das bedeutet: Du planst damit Ersatz- und Aushilfskräfte aus deinem Personal-Pool für einzelne Events.

Zum Beispiel als Eventagentur für Hochzeiten oder andere Anlässe. Für die Schichtplanung für Teil- und Vollzeit-Arbeitskräfte ist das smarte Tool nicht gedacht. Trotzdem habe ich es damit mal versucht. Was dabei herausgekommen ist und welche Erfahrungen ich mit Staffcloud gesammelt habe, liest du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit Staffcloud gemacht?

Dass Staffcloud ein völlig anderes Kaliber als reguläre Schichtplan-Softwares ist, habe ich spätestens dann gemerkt, als ich meinen Wochenplan für meinen fiktiven Drei-Schicht-Betrieb erstellen wollte.

Zu Beginn fand ich mich im Tool noch gut zurecht. Ich musste lediglich meine “Projekte” anlegen (in meinem Fall die “stationäre Pflege”), meine täglichen Einsätze bzw. die Schichten planen, die benötigten Qualifikationen (z. b. “Pflegefachkraft”) sowie den Bedarf angeben und zu guter Letzt noch das passende Personal einladen.

Die Einsatzplanung ist im Grunde einfach, die Schichtplanung dagegen nicht

Screenshot: trusted.de

Quelle: staff.cloud.de

So weit, so einfach – zumindest in der Theorie. Bis zu dem Teil mit der Personalauswahl kam ich noch größtenteils selbstständig zurecht – wenn auch mit ein wenig Hilfe durch Tutorial-Videos aus dem Helpcenter.

Später brauchte ich dann auch noch einmal menschliche Hilfe durch das Supportteam, da meine Personaleinteilung mit Staffcloud einfach nicht funktionieren wollte. Der Fehler war dank der freundlichen und kompetenten Unterstützung (an dieser Stelle ein dickes Lob!) aber schnell gefunden und ich konnte weitermachen.

Du musst wissen: Staffcloud lässt dich gar nicht erst ohne ein geführtes Onboarding auf die Software los – selbst wenn du dich “nur” für den kostenlosen Tarif entscheidest, kommst du in den Genuss einer Einführung durch das Service-Team. Ich habe mich absichtlich dagegen entschieden, um herauszufinden, wie leicht der Start mit Staffcloud in Eigenregie ist. Nach meinen riesigen Startschwierigkeiten empfehle ich das Onboarding jedoch wärmstens!

Am Ende hatte ich einen Einsatzplan, der sich – trotz Ärgernissen und Verzögerungen – sehen lassen konnte:

Deinen Einsatzplan siehst du in der Tagesansicht, nicht im Kalender

Screenshot: trusted.de

Quelle: staff.cloud.de

Im fertigen Plan fiel mir aber auf, dass mir Konflikte zu unterschrittenen Ruhezeiten oder ausgereizten Arbeitszeitkontingenten nicht angezeigt wurden. Das war aber kaum verwunderlich, denn das ließ sich in den Einstellungen (und im Personalprofil) nirgends festlegen. Staffcloud ist für diese Zwecke schließlich nicht ausgelegt.

Während ich mir bei der Erstellung meines gezwungenen Schichtplans recht schwertat, fiel mir der Umgang mit Staffcloud ansonsten sehr leicht.

Besonders beeindruckt hat mich die digitale Personalakte der Software. Hier hat es mir an keiner einzigen Info gefehlt, sogar die Steuer-ID und die Sozialversicherungsnummer konnte ich angeben.

Staffcloud hat eine der schönsten Personalakten, die ich je gesehen habe!

Screenshot: trusted.de

Quelle: staff.cloud.de

Auch der Self Service ist ordentlich gemacht.

So konnte ich als fiktive Mitarbeiterin zum Beispiel die eigenen Stammdaten angeben oder Dokumente hochladen. Ich konnte mich außerdem ganz einfach auf Schichten bewerben (das klappte auch in der mobilen App) oder Einladungen zu Diensten schlicht ignorieren.

Deine Aushilfen bekommen im Self Service alle Infos zum Einsatz und noch mehr

Screenshot: trusted.de

Quelle: staff.cloud.de

Besonders cool fand ich, dass deine Mitarbeiter:innen mit wenigen Klicks selbst entscheiden können, ob und wann sie über bevorstehende Einsätze von Staffcloud erinnert werden möchten.

Ein kurzes Fazit: Insgesamt habe ich für meine Sichtplanung mit Staffcloud am längsten gebraucht. Die Schuld daran trägt aber nicht das Tool. Schließlich habe ich mich absichtlich ohne Onboarding auf ein Tool gestürzt, das für meinen Use Case gar nicht gedacht ist. Da war Chaos vorprogrammiert.

Was macht Staffcloud im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Du wirst es dir vermutlich schon denken können: Staffcloud hebt sich vor allem durch seine spezialisierte Einsatzplanung von den Schichtplanern der Testreihe ab. Ein besonderes Highlight war für mich der starke Fokus auf die Qualifikationen meiner Teammitglieder, auch wenn ich damit so meine Probleme hatte.

Staffcloud hat zudem ein ziemlich einzigartiges Preismodell in petto. Die einzelnen Tarife “Starter”, “Pro” und “Enterprise” enthalten jeweils unterschiedliche Funktionen und kommen mit unterschiedlichen “Kontingenten”. Letztere betreffen zum Beispiel die Menge der Einsätze, die du monatlich planst oder die Anzahl der SMS, die du mit dem Tool verschickst.

Der endgültige Preis richtet sich nach dem Verbrauch deiner Kontingente

Screenshot: trusted.de

Quelle: staff.cloud.de

Und ja, SMS kannst du mit Staffcloud auch versenden – ein weiterer USP, wenn du so willst. Das geht nämlich mit keiner anderen PEP-Software aus meinem aktuellen Vergleich.

Wie du siehst, bietet Staffcloud hier und da mehr, als andere; zum Teil aber auch weniger.

Wem würde ich Staffcloud besonders empfehlen?

Staffcloud ist dein Tool der Wahl, wenn du regelmäßig viele oder auch unregelmäßig wenige Kundenaufträge planst. Beispielsweise im Bau- und Reinigungsgewerbe, Gastronomie oder in der Eventbranche. Auch als Personaldisponent:in bekommst du mit Staffcloud ein starkes Werkzeug an die Hand, um deine Personalflotte zu verwalten.

Für die reguläre Schichtplanung, etwa für meinen fiktiven Pflegebetrieb oder auch den Einzelhandel und Produktions-Betriebe eignet sich Staffcloud nicht. Hierfür gibt es unkompliziertere und spezialisiertere Tools.

Das ist aber genau das, was du suchst? Dann scrolle doch mal hoch zu Papershift, Aplano, Planday und Shiftbase, oder einfach zum nächsten Anbieter ShiftJuggler.

Staffcloud

4.2

Testbericht

• Preis ab 29 €
• Mitarbeiter:innen 15 - 750
• Teams -
• Abteilungen unbegrenzt
• Mobiler Dienst-/Schichtplan ja

ShiftJuggler wurde mir von meiner besten Freundin empfohlen. Sie ist als Erzieherin tätig und arbeitet häufig in unterschiedlichen Schichten. Das war für mich natürlich ein gefundenes Fressen, als ich für trusted unterschiedliche Softwares für die Personaleinsatzplanung unter die Lupe nehmen durfte.

Ob ich ShiftJuggler weiterempfehlen kann und welche Erfahrungen ich damit gesammelt habe, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit ShiftJuggler gemacht?

Den Wochenschichtplan für meinen erfundenen Pflegebetrieb konnte ich mit ShiftJuggler (fast) problemlos erstellen. Das ging unkompliziert und schnell von der Hand – und das, obwohl es keine automatische Schichtplanung gibt. Aber mal von vorn:

Bevor ich mich an die Schichtplanung gemacht habe, habe ich mir – wie so oft – zuerst die Einstellungsmöglichkeiten angesehen. Dort habe ich entdeckt, dass ich für jede Abteilung eigene Schichtgruppen anlegen kann. Das habe ich auch sofort erledigt.

So bekam beispielsweise meine Abteilung “stationäre Pflege” die Früh-, Spät- und Nachtschicht zugewiesen, während die Verwaltung lediglich den Tagdienst erhielt. Ein kleines Detail; für meinen speziellen Fall aber super nützlich!

Meine Schichten musste ich – angekommen im übersichtlichen Kalenderplaner – trotz der angelegten Schichtgruppen trotzdem noch manuell anlegen. Zeit habe ich hier schon mal kaum eingespart.

Viele Schichten musste ich erst manuell anlegen

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftjuggler.com

Aber selbst, nachdem ich alle meine Schichten angelegt hatte, konnte ich noch kein Personal dafür zuweisen. Das ging erst, als ich für jedes meiner Teammitglieder einen “Arbeitsbereich” definiert hatte. Ohne zu wissen, dass jemand für den jeweiligen Bereich vorgesehen ist, will Shiftjuggler ihn einfach nicht zuweisen.

Das ist einerseits natürlich sinnvoll; andererseits auch r ein bisschen friemelig. Immerhin musste ich das für alle meine fiktiven Angestellten einzeln erledigen. Nachdem ich diese kleine Hürde überwunden hatte, konnte ich mein Personal endlich per Drag-and-Drop zuweisen.

Der Schichtplan ist übersichtlich und war schnell erstellt

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftjuggler.com

An der Drag-and-Drop-Planung ist mir gleich etwas Besonderes aufgefallen. Sobald ich mein Personal auf eine Schicht ziehen wollte, die einen Konflikt ausgelöst hätte (Doppelschicht oder unterschrittene Ruhezeit) war das gar nicht möglich. Mir wurden im Schichtkalender nur noch die Schichten angezeigt, die für mein Personal geeignet wären. Diese geniale Funktion vermeidet Fehlplanungen und bewahrt dich damit vor lästiger Nacharbeit.

Alternativ zur manuellen Planung bietet ShiftJuggler auch eine “Schnellzuweisung”. Dafür wählst du nur die Schichten, die du planen willst, und suchst das entsprechende Personal aus einer Liste aus; die ausgewählten Teammitglieder werden dann automatisch auf die Schichten verteilt.

Für große Unternehmen wahrscheinlich eine tolle Sache; für mein fiktives Business ging die Schnellzuweisung aber kaum schneller, als die manuelle Planung. Eine vollständig automatische Schichtplanung wie bei Papershift wäre dann doch praktischer.

Am Ende war ich total begeistert davon, wie zuverlässig ShiftJuggler funktioniert. Konflikte wie unterschrittene Ruhezeiten hat mir das Tool ohne zu meckern angezeigt!

Mein Tipp: Wie ich im Test feststellen musste, berücksichtigt ShiftJuggler die gesetzlichen Ruhezeiten erst, wenn du es dem Tool ausdrücklich verbietest. Das ist nur ein Klick in den Einstellungen und geht schnell – diesen Step solltest du für eine gesetzeskonforme Planung nicht überspringen.

Weniger begeistert bin ich aber, wenn es um die wöchentlichen Arbeitszeitkontingente geht. Obwohl ich beispielsweise 40-Wochenstunden bei einigen Teammitgliedern angegeben hatte, hat mir das sonst so smarte Tool lediglich 32 Planstunden zur Verfügung gestellt. Ich hoffe, dabei handelt es sich nur um einen kleinen Bug.

Zusammengefasst: ShiftJuggler ist eine besonders einfach zu bedienende und sehr gut durchdachte Schichtplanungssoftware, die mir (die meiste Zeit) sehr viel Spaß gemacht hat. In Sachen Effizienz und Zuverlässigkeit kann das Tool auf jeden Fall mit den Größen Papershift und Aplano mithalten.

Die ein oder anderen Fältchen muss ShiftJuggler aber noch ausbügeln, um sich einen Platz in meinen Top 3 zu sichern!

Was macht ShiftJuggler im Vergleich mit anderen Tools für die Personalplanung einzigartig?

Mir hat es besonders das gut durchdachte Zeitmanagement angetan. Du entscheidest einfach selbst, ob dein Team Zeiten per mobiler App, im Browser, über die Kiosk-App am Tablet oder Hardware-Terminal stempelt. Im Gegensatz zum Testsieger kannst du deinen Angestellten sogar mehrere Zeiterfassungsarten gleichzeitig erlauben.

Andere Anbieter liefern zwar Ähnliches (z. B. Papershift), dort musst du allerdings nochmal tiefer in die eigenen Taschen greifen. ShiftJugglers all-for-one-price-Ansatz ist da schon von Vorteil.

Dank der Preisstaffel bekommst du alle Funktionen auch schon zum kleinen Preis!

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftjuggler.com

Eine weitere Besonderheit an ShiftJuggler sind die fünf verschiedenen Schichtplan-Ansichten, die dir die Übersichtlichkeit bei der Planung erleichtern sollen. Deine Schichten planst du einfach in der Listen-, Monats-, Wochen-, Gruppen- oder Mitarbeiteransicht.

Ich persönlich bevorzuge die Monatsansicht. Auf diese Weise habe ich besser im Blick, ob Ruhezeiten vom Wechsel von Sonntag auf Montag eingehalten werden. Welche für dich besser geeignet ist, musst du leider selbst herausfinden.

Wem würde ich ShiftJuggler besonders empfehlen?

ShiftJuggler eignet sich durch seine durchdachten Funktionen und Features sowie sein unkompliziertes User-Interface sowohl für Anfänger:innen als auch für Fortgeschrittene und Schichtplan-Profis.

Du solltest dir allerdings ein zweites Tool für die digitale Personalakte und die Teamkommunikation zulegen, wenn du hier nicht sowieso schon ausgerüstet bist. Damit kann ShiftJuggler nämlich nur schwer dienen.

Ich möchte ShiftJuggler besonders Unternehmen nahelegen, die verschiedene Zweigstellen oder Filialen verwalten müssen. Der Anbieter ermöglicht dir nämlich, so viele Standorte und Abteilungen anzulegen, wie du nur möchtest. Dafür musst du noch nicht einmal einen teureren Tarif wählen, das ist im Preis bereits inbegriffen.

ShiftJuggler

2.7

Testbericht