Beste Personaleinsatzplanung Software 2024 » 14 Tools im Test & Vergleich

Um nicht den ganzen Schichtplan per Hand mit Diensten zu befüllen, konnte ich die Wiederholungsfunktion nutzen. Das hat mir das Leben deutlich erleichtert und mir eine Menge Zeit gespart. So kannst du beispielsweise auch Rollpläne anlegen, wenn du es häufig mit wiederkehrenden Schichtmustern zu tun hast.

Die Intervalle für deine Rollpläne kannst du selbst festlegen

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Nun musste nur noch das Personal den einzelnen Schichten zugewiesen werden. Dabei hatte ich die Wahl, ob ich das manuell per Drag-and-Drop erledigen möchte (wie zeitaufwändig!), oder automatisch.

An der manuellen Drag-and-Drop-Belegung gefällt mir sehr, dass Papershift genau anzeigt, wer verfügbar ist, wessen Arbeitszeitkontingente bereits überschritten sind und ob gesetzliche Ruhezeiten eingehalten werden. So berücksichtigst du dein Personal sowie gesetzliche Vorschriften optimal und es kommt nicht zu Konflikten.

Die automatische Belegung mit dem “Auto-Planer” hat mich restlos begeistert! Ich musste Papershift nur ein paar Regeln an die Hand geben; etwa, ob gesetzliche Ruhezeiten unterschritten werden dürfen.

Welche Faktoren die automatische Belegung berücksichtigen soll, bestimmst du einfach selbst

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Dann nur einmal auf “Go” geklickt und wenige Minuten später war mein Schichtplan fertig.

Nun ja, fast fertig. Ich hatte offenbar zu wenige fiktive Mitarbeiter:innen angelegt, um alle Schichten vollzumachen. Papershift hat sich daher ein paar Freiheiten genommen, ein paar Dienste leer gelassen und bei manchen Angestellten wöchentliche Arbeitszeitkontingente überschritten.

Die restlichen Tage des Monats hat Papershift ganz von allein mit Personal belegt

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Das hat mich etwas geärgert, denn das hatte ich dem Tool im Regelwerk eigentlich ausdrücklich verboten! Aber ich habe ich ein Auge zugedrückt. Für meinen fiktiven Fachkräftemangel kann die Software schließlich nichts.

Gesetzliche Ruhezeiten hat das Tool dagegen sauber eingehalten. Papershift plant wohl lieber Überstunden ein, als mit dem Gesetz in Konflikt zu geraten. Pragmatisch, aber clever!

Ein Kunstwerk ist mein fertiger Monatsplan zwar nicht, dafür kann er sich sehen lassen.

Eine Kleinigkeit stört mich aber daran: die Farbgebung. Außer grün für “voll besetzt” und rot für “unterbesetzt” hätte ich gerne selbst noch Farben hinzugefügt, um meine Früh-, Spät- und Nachtschicht besser zu unterscheiden. Dass ich die Farben über die Einstellungen ändern kann, habe ich in mehreren Tagen des Praxistests leider nicht entdeckt. Das könnte noch ein bisschen auffälliger sein!

Dieses Problem habe ich mit “Tags” gelöst. Damit konnte ich meine Schichten betiteln oder andere Infos hinzufügen. Ich kann mir gut vorstellen, dass dieses Feature im Bau- oder Reinigungsgewerbe praktisch ist. Etwa, um zwischen Kund:innen bzw. Aufträgen zu differenzieren.

Auch andere Use Cases sind mit etwas Kreativität denkbar. Eine Inspiration bekommst du übrigens in diesem Video:

An Papershift überzeugt mich aber nicht nur die automatische Schichtbelegung. Auch der Self Service hat es mir angetan.

In diesem können deine Mitarbeiter:innen Schichten tauschen, die eigene Personalakte pflegen, Abwesenheiten beantragen, und vieles mehr. Hier sind keine Grenzen gesetzt.

Besonders die Schichttauschbörse ist mir positiv ins Auge gestochen. Deine Teammitglieder können hier ganz flexibel Schichten mit verfügbaren Mitarbeiter:innen tauschen. Je nachdem, wie viele Freiheiten du deinem Team gibst, spart das eine ganze Menge Frust und Anrufe im Personalbüro. Cool!

Die Schichttauschbörse ist cool gemacht!

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Weniger gut durchdacht ist für mich dagegen die Zeiterfassung. Papershift gibt dir zwar viele unterschiedliche Zeiterfassungs-Optionen an die Hand. Damit du Zeiten überhaupt erfassen kannst, musst du aber erst einen Aufpreis zahlen.

Noch mehr hat mich gestört, dass du deinen Angestellten jeweils nur eine Zeiterfassungsart gleichzeitig anbieten kannst.

Für mich ist das viel unflexibler, als ich eingangs erwartet hätte. Das bekommen andere Schichtplaner wie Aplano oder ShiftJuggler deutlich besser hin.

An der Urlaubsverwaltung habe ich auch noch etwas zu meckern. Meine fiktiven Mitarbeiter:innen konnten zwar ohne Weiteres Urlaubsanträge stellen – die kamen bei mir im Admin-Dashboard aber nie an. Kleiner Bug – oder schwerwiegender Fehler?

Fazit: Papershift hat seine Hausaufgaben eindeutig gemacht und zeigt gerade mit seinem Auto-Planer, wie effizient Schichtplanung sein kann. Leider wird auch deutlich, dass der Fokus der Software eben nicht auf der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung liegt.

Einzigartig in meiner Testreihe sind zudem Papershifts “Systemvorlagen”. Davon gibt es über 20 Stück und jede einzelne enthält branchenspezifische Grundeinstellungen. Mit vordefinierten Schichten, Arbeitsbereichen oder Tags erleichtert dir Papershift den Start ungemein. Du musst die Vorlagen nur noch mit etwas Feintuning auf dein Business anpassen.

Noch ein Feature, das ich bisher nur bei Papershift entdeckt habe, ist der Dokumentengenerator. Den bekommst du zwar nur gegen Aufpreis im Add-on “HR”, dafür kannst du damit aus deinen Personaldaten völlig neue Dokumente generieren. Etwa für Vertragsverlängerungen oder auch Abmahnungen.

Ich kann mir aber vorstellen, dass produzierende Betriebe damit schnell an ihre Grenzen kommen. Mit ein paar Workarounds kannst du Papershift zwar auch hier verwenden; andere Anbieter haben an dieser Stelle aber mehr zu bieten.

Speziallösungen wie ATOSS oder shyftplan berechnen dir z.B. deinen zukünftigen Personalbedarf auf Basis von Umsatz oder Maschinenauslastung. Das klappt mit Papershift nicht.

Stattdessen konnte ich meine Schichten für das entsprechende Personal entweder manuell einplanen, oder alternativ Schichtvorlagen anlegen. Ich habe natürlich beide Optionen einmal ausprobiert und ich muss sagen; ich mag beides!

In beiden Fällen begrüßte mich die Software mit einer übersichtlichen Eingabemaske. Hier konnte ich jeweils einen Schichttitel angeben (z. B. “Frühschicht”) sowie die Schicht- und Pausenlänge und mir eine Schichtfarbe aussuchen.

Lege Farben für deine Schichten fest, um sie besser voneinander zu unterscheiden

Screenshot: trusted.de

Quelle: aplano.de

Aplano konnte mich mit seiner offensichtlichen Farbpalette direkt begeistern. Wo ich bei Papershift lange nach Farbeinstellungen suchen musste (vergebens), konnte ich meinen Schichtplan mit Aplano in einen wahren Regenbogen verwandeln. Unnötig? Vielleicht! Hübscher und übersichtlicher war es für mich allemal!

Auf diese Weise habe ich mir verschiedene Schichtvorlagen angelegt und auch einige manuell eingeplant. Das ging recht gut von der Hand.

Besonders gut hat mir das Drag-and-Drop-Verfahren gefallen. Aplano prüft dabei ganz automatisch, ob du gesetzliche Ruhezeiten einhältst. Wie lange die Ruhezeit sein soll, kannst du selbst festlegen. Damit bietet sich Aplano hervorragend für Betriebe an, die mit Tarifverträgen planen müssen. Dort sind häufig andere Zeiten geregelt, als der Gesetzgeber vorschreibt.

Ob die Arbeitszeitkontingente deiner Teammitglieder überschritten werden, musst du dagegen noch selbst überprüfen. Die Kontingente siehst du aber stets bei der Planung.

Einzelne Schichten konnte ich ganz easy verschieben oder sogar kopieren und meine Schichtvorlagen musste ich nur noch auf das passende Personal “ziehen”. Das hat den Spaß-Faktor zwar erhöht, war aber auch zeitaufwändig. Schließlich musste ich ja insgesamt 42 Schichten planen (7 Tage die Woche und insgesamt 6 Schichten pro Tag).

Also habe ich nach einer Möglichkeit gesucht, um den Prozess ein bisschen zu beschleunigen – und bin fündig geworden. So wie die meisten PEP-Tools bietet auch Aplano eine Wiederholungsfunktion. Damit konnte ich meinen Schichtplan wesentlich schneller befüllen.

Wie oft, wie häufig und wie lange sollen sich Schichten wiederholen?

Screenshot: trusted.de

Quelle: aplano.de

Mein Tipp: Die Wiederholungsfunktion ist besonders dann praktisch, wenn sich die Dienste deiner Teammitglieder regelmäßig wiederholen, etwa wöchentlich, zweiwöchentlich, usw. So kannst du auch Rollpläne erstellen, in denen sich deine Teams mit der Früh- und Spätschicht in festgelegten Intervallen abwechseln. Das reduziert den Frust im Team!

Obwohl die Schichtplanung beim Testsieger Papershift schneller ging, gefällt mir mein Endergebnis mit Aplano optisch deutlich besser. Meine Abteilungen bzw. Qualifikationen sind farblich voneinander getrennt, genau wie einzelne Schichten. Für mich persönlich ist das allemal übersichtlicher!

Der fertige Wochenplan ist bunt und farbenfroh, aber dennoch aufgeräumt und äußerst übersichtlich!

Screenshot: trusted.de

Quelle: aplano.de

Die fertige Woche konnte ich außerdem als Vorlage speichern. Das und der gesunde Mix aus Einzel-Vorlagen, Drag-and-Drop-Funktion und der Wiederholungsfunktion sorgt dafür, dass du auch langfristig effizient mit Aplano planen kannst. Lediglich die eigene Denkleistung bleibt dir bei diesem Tool nicht erspart.

An Aplano schätze ich aber nicht nur die gut durchdachten Schichtplanungs-Optionen. Mir hat es unter anderem der integrierte Teamchat angetan. Hier kannst du dich mit deinen Teammitgliedern einzeln oder wahlweise in Gruppen unkompliziert austauschen.

Auch die Personalverwaltung von Aplano kann sich sehen lassen. Die digitale Personalakte ist zwar ausbaufähig – wichtige Felder für die Steuer-ID oder die Sozialversicherungs-Nummer fehlen – dafür kannst du sie ganz leicht an deine Bedürfnisse anpassen. Und das Beste daran: Du musst dafür noch nicht einmal in die Einstellungen wechseln.

Bei Bedarf kannst du die Personalakte einfach erweitern

Screenshot: trusted.de

Quelle: aplano.de

Ein weiteres Lob muss ich für die integrierten Zeiterfassungs-Möglichkeiten aussprechen. Davon gibt es in Aplano nämlich einige, etwa per digitaler Stempeluhr, Kiosk-Tablet und sogar Geo-Fencing. Letzteres ist hervorragend geeignet, wenn du im Bau- oder Reinigungsgewerbe tätig bist und sichergehen willst, dass dein Personal nur im festgelegten Umkreis ein- und auschecken kann.

Ein (kleiner) Störfaktor ist für mich nur der Self Service. Aplano macht hier zwar schon vieles richtig. Angestellte können z. B. Schichten tauschen, Verfügbarkeiten angeben oder Abwesenheiten beantragen.

Allerdings können sie keine Änderung an ihren Stammdaten in der digitalen Personalakte vornehmen oder Dokumente wie Zeugnisse oder Führerscheinkopien hochladen. Das sorgt bei dir im Ernstfall für mehr Verwaltungsaufwand. Und das braucht doch wirklich keiner!

Solltest du bereits über eine digitale Personalakte verfügen, kannst du über diesen Punkt sicherlich hinweg sehen – ansonsten macht Aplano seinen Job nämlich richtig gut!

Ein wirkliches Alleinstellungsmerkmal des modernen Tools ist für mich aber der integrierte Teamchat. Der gestaltet die Kommunikation im Team super einfach und ermöglicht es deinen Angestellten, Schichten zu tauschen, Fahrgemeinschaften zu organisieren oder sich anderweitig auszutauschen. Einen ähnlich guten internen Messenger gibt es aktuell in keiner anderen PEP-Lösung.

Aplano ist – ähnlich wie mein Testsieger – für verschiedenste Einsatzbereiche geeignet. Die reichen vom kleinen Reinigungsgewerbe, das nur hin und wieder Kundenaufträge einplanen möchte, bis zum Einzelhandel mit unzähligen Filialen und hunderten Angestellten.

Für dezentrale Teams ist Aplano besonders interessant, denn dank des integrierten Teamchats kannst du mit allen Teammitgliedern aus allen Filialen gleichzeitig kommunizieren, ohne auf ein zweites (und ggf. teures) Kommunikations-Tool auszuweichen. Mitarbeiter:innen im Home-Office oder im Außendienst, auf Baustellen oder bei Kund:innen vor Ort lassen sich so einfacher managen.

Viel Zeit habe ich dafür nicht benötigt, schließlich waren ja nur wenige Angaben notwendig, etwa der Titel, die Farbe oder die Schicht- und Pausenlänge. Bis dahin war mir Shiftbase noch richtig sympathisch.

Schichtvorlagen hast du mit Shiftbase im Handumdrehen angelegt Quelle: shiftbase.com; Screenshot: trusted

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftbase.com

Die Schwäche: Shiftbase berücksichtigt keine gesetzlichen Ruhezeiten. Ich konnte auch keine eigenen Ruhezeiten festlegen, um einzustellen, wie viel Zeit zwischen zwei Schichten des gleichen Teammitglieds vergehen muss. Seltsam; und eine echte Lücke!

Einer meiner fiktiven Mitarbeiter:innen habe ich so “versehentlich” 7 Schichten direkt hintereinander aufgebrummt. Dafür bekam ich zwar eine Konfliktmeldung; aber nicht etwa, weil ich meine Angestellte zum Burnout treiben wollte, sondern weil sie nicht die nötige Qualifikation für die Schicht hatte.

Ohne Konfliktmeldungen (der richtigen Art) musst du bei der Schichtplanung aufpassen!

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftbase.com

Zugegeben, das ist schon ein nützliches Feature. Wenn Shiftbase nun beim Thema Work-Life-Balance, Arbeitszeit- und Arbeitsschutzgesetz noch genauso penibel wäre, wäre ich happy!

So musste ich allerdings noch einmal viel selbst Hand anlegen und meine Schichten so lange hin und her schieben, bis alle Vorgaben erfüllt waren. Das geht dank Drag-and-Drop zwar intuitiv; hat aber auch gedauert. Zwischenzeitlich habe ich mich sogar gefragt, ob ich mit Excel nicht schneller gewesen wäre.

Mit etwas Hirnschmalz und Drag-and-Drop entsteht ein Schichtplan mit Shiftbase

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftbase.com

Dafür bringt Shiftbase aber einige andere Stärken mit, die meine Stimmung zum Tool wieder aufgelockert haben.

Mir gefällt zum Beispiel sehr, dass ich Schichtpläne einfach automatisch im Voraus veröffentlichen kann. Auf diese Weise musst du nicht selbst daran denken, deine Mitarbeiter:innen über den neuen Schichtplan zu informieren und dein Team bleibt stets auf dem Laufenden. Klasse!

Besonders herausragend ist dem Anbieter der Self Service gelungen. An den vielen Möglichkeiten zur Selbstverwaltung konnte ich mich gar nicht satt sehen. Deine Teammitglieder können hier zum Beispiel:

• den eigenen Schichtplan einsehen und sogar ausdrucken
• den Schichtkalender mit dem eigenen Kalender synchronisieren
• die eigene Personalakte bearbeiten und Dokumente hochladen
• Abwesenheiten beantragen
• Verfügbarkeiten angeben und sich auf offene Schichten bewerben
• Schichten tauschen
• und vieles mehr

Einen so umfangreichen Self Service sieht man nur selten! Das Geniale daran ist, dass deine Teammitglieder zum einen motivierter werden – schließlich bestimmen sie selbst, welche Schichten für sie passen und wann sie Anträge für Urlaub stellen können bzw. sollten – und zum anderen musst du weniger Zeit in die Personalverwaltung investieren.

Mir ist auch sehr positiv aufgefallen, dass der Self Service in der mobilen Mitarbeiter-App genauso umfangreich ist. Toll für verteilte Teams oder solche, die oft unterwegs sind.

Ein integriertes Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement und eine digitale Personalakte mit den wichtigsten Stammdaten zu meinem Team runden die Sache ab.

Ein kurzes, aber abschließendes Verdikt: Shiftbase bringt vor allem für seinen kleinen Preis solide Funktionen mit, könnte aber durchaus zuverlässiger sein. Ich bin besonders von den fehlenden Konfliktmeldungen zu gesetzlichen Ruhezeiten enttäuscht, denn selbst vergleichbar günstige Tools (wie Aplano) bekommen das schon im kleinsten Tarif hin.

Diesen Schritt solltest du nicht überspringen, bei der Schichtplanung kommt es nämlich stark auf die Qualifikationen deiner Teammitglieder an!

Gewappnet mit allen Konfigurationen im Rücken, habe ich mich auf den Schichtplan gestürzt. Nun gut, “stürzen” ist an dieser Stelle ein bisschen übertrieben. Ich musste die Schichten für meine erfundenen Mitarbeiter:innen nämlich manuell eintragen.

Das manuelle Anlegen von Schichten ist unkompliziert, aber zeitaufwändig

Screenshot: trusted.de

Quelle: planday.com

Das hat mich anfangs sehr viel Zeit gekostet (trotz zuvor festgelegter Schichtarten!), denn eine praktische Kopierfunktion wie bei Papershift, Aplano und Co. habe ich zuerst vergeblich gesucht. Das Feature habe ich erst entdeckt, als ich mit meinem Plan schon fast fertig war.

Ab dann lief es allerdings besser. Mit der Kopierfunktion konnte ich meine Frühschicht einfach 13 Mal kopieren und hatte so 14 Schichten für meinen Wochenplan. Die Schichten musste ich dann nur noch per Drag-and-Drop auf mein Personal verteilen.

Daran gefiel mir besonders, dass Planday bei der manuellen Planung gesetzliche Ruhezeiten berücksichtigt hat (looking at you, Shiftbase!) und die Arbeitskontingente meines Teams im Ampelsystem angezeigt wurde. Das hat mir bei der Planung sehr geholfen und mein gesetzeskonformer Schichtplan für eine Woche stand:

Dank der Kopierfunktion lässt sich der Schichtplan schnell befüllen

Screenshot: trusted.de

Quelle: planday.com

Bei meiner Tour durchs Tool habe ich auch eine automatische Schichtplanung entdeckt. Nach meinem Papershift-Test hatte ich hier natürlich große Erwartungen und fragte mich, ob Planday dem Testsieger das Wasser reichen kann. Das Ergebnis: Nicht wirklich!

Zunächst mal musste ich selbst für die automatische Planung erst offene Schichten anlegen. Das ging per Kopierfunktion (siehe oben) zwar zügig; trotzdem hätte ich mir den unnötigen Zwischenschritt gerne gespart. Außerdem klappt die automatische Planung nur ordentlich, wenn alle Angestellten zuvor ihre Verfügbarkeiten ordentlich angeben.

Der Autoplaner muss erst eingerichtet werden

Screenshot: trusted.de

Quelle: planday.com

Am Ende war der Schichtplan zwar voll; aber ein Chaos. Weder die Arbeitszeitkontingente, noch die gesetzlichen Ruhezeiten hatte Planday bei der Verteilung beachtet, sodass ich im Grunde noch einmal von vorne anfangen durfte. Zeitersparnis? Gleich null.

Milde gestimmt hat mich dagegen, dass ich mir meine fertige Woche als Vorlage speichern konnte. Aber nicht nur das; du kannst dir eine gesamte Woche sogar als Rollplan dank der Wiederholungsfunktion ausgeben lassen.

So legst du zum Beispiel fest, dass eine Personalgruppe in geraden Kalenderwochen die Frühschicht übernimmt und in ungeraden die Spätschicht. Nach einiger Zeit wird getauscht. Das bringt Abwechslung in deinen Schichtbetrieb!

Planday kommt außerdem mit einer umfangreichen Personalakte, die ich kaum anpassen musste, weil so gut wie alle wichtigen Datenfelder bereits vorhanden waren. Gefehlt hat mir hier nur, dass es kein diverses Geschlechtsprofil gab und ich auch keines nachträglich hinzufügen konnte. Für eine HR-Software aus 2023 eigentlich ein Unding.

In der Personalakte lassen sich alle relevanten Daten und Dokumente verwalten

Screenshot: trusted.de

Quelle: planday.com

Gestört hat mich aber vor allem das Abwesenheitsmanagement. Ich musste für meine fiktiven Mitarbeiter:innen erst ein Urlaubskonto einrichten. Das wäre im Prinzip nicht so schlimm gewesen, hätte es denn am Ende auch funktioniert!

Kein anderes Tool löst die Urlaubsverwaltung so kompliziert wie Planday

Screenshot: trusted.de

Quelle: planday.com

Nachdem ich ein dreiseitiges (!) Online-Formular ausgefüllt habe, wurden die Kontingente (2 x 30 Urlaubstage) in den Mitarbeiterprofilen gedoppelt. Dabei konnte mir selbst der Support nicht helfen und ich habe das Problem selbst gelöst, indem ich die Urlaubskontingente in den Mitarbeiterprofilen manuell angepasst habe. Ärgerlich und zeitaufwändig!

Fassen wir zusammen: Planday hat vieles gut gemeint, allerdings fehlt es dem Tool noch am Feintuning. Enttäuscht bin ich vor allem von der automatischen Belegung, die nicht wie erhofft funktionierte. Dafür hat die manuelle Planung konfliktfrei und zuverlässig geklappt.

Planday ist nicht unbedingt für Einsteiger:innen geeignet. Besonders dann nicht, wenn du dich nicht zuerst mit dem Helpcenter und den Tutorial-Videos beschäftigen möchtest. Mit diesem leistungsstarken Tool werden eher fortgeschrittene User glücklich.

Suchst du allerdings gezielt nach einer zeitsparenden Schichtplanungs-Software, würde ich dir von Planday eher abraten. Sowohl für die Einarbeitung als auch die Schichtplanung selbst musst du nämlich mehr Zeit einplanen.

Die Einsatzplanung ist im Grunde einfach, die Schichtplanung dagegen nicht

Screenshot: trusted.de

Quelle: staff.cloud.de

So weit, so einfach – zumindest in der Theorie. Bis zu dem Teil mit der Personalauswahl kam ich noch größtenteils selbstständig zurecht – wenn auch mit ein wenig Hilfe durch Tutorial-Videos aus dem Helpcenter.

Später brauchte ich dann auch noch einmal menschliche Hilfe durch das Supportteam, da meine Personaleinteilung mit Staffcloud einfach nicht funktionieren wollte. Der Fehler war dank der freundlichen und kompetenten Unterstützung (an dieser Stelle ein dickes Lob!) aber schnell gefunden und ich konnte weitermachen.

Du musst wissen: Staffcloud lässt dich gar nicht erst ohne ein geführtes Onboarding auf die Software los – selbst wenn du dich “nur” für den kostenlosen Tarif entscheidest, kommst du in den Genuss einer Einführung durch das Service-Team. Ich habe mich absichtlich dagegen entschieden, um herauszufinden, wie leicht der Start mit Staffcloud in Eigenregie ist. Nach meinen riesigen Startschwierigkeiten empfehle ich das Onboarding jedoch wärmstens!

Am Ende hatte ich einen Einsatzplan, der sich – trotz Ärgernissen und Verzögerungen – sehen lassen konnte:

Deinen Einsatzplan siehst du in der Tagesansicht, nicht im Kalender

Screenshot: trusted.de

Quelle: staff.cloud.de

Im fertigen Plan fiel mir aber auf, dass mir Konflikte zu unterschrittenen Ruhezeiten oder ausgereizten Arbeitszeitkontingenten nicht angezeigt wurden. Das war aber kaum verwunderlich, denn das ließ sich in den Einstellungen (und im Personalprofil) nirgends festlegen. Staffcloud ist für diese Zwecke schließlich nicht ausgelegt.

Während ich mir bei der Erstellung meines gezwungenen Schichtplans recht schwertat, fiel mir der Umgang mit Staffcloud ansonsten sehr leicht.

Besonders beeindruckt hat mich die digitale Personalakte der Software. Hier hat es mir an keiner einzigen Info gefehlt, sogar die Steuer-ID und die Sozialversicherungsnummer konnte ich angeben.

Staffcloud hat eine der schönsten Personalakten, die ich je gesehen habe!

Screenshot: trusted.de

Quelle: staff.cloud.de

Auch der Self Service ist ordentlich gemacht.

So konnte ich als fiktive Mitarbeiterin zum Beispiel die eigenen Stammdaten angeben oder Dokumente hochladen. Ich konnte mich außerdem ganz einfach auf Schichten bewerben (das klappte auch in der mobilen App) oder Einladungen zu Diensten schlicht ignorieren.

Deine Aushilfen bekommen im Self Service alle Infos zum Einsatz und noch mehr

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Quelle: staff.cloud.de

Besonders cool fand ich, dass deine Mitarbeiter:innen mit wenigen Klicks selbst entscheiden können, ob und wann sie über bevorstehende Einsätze von Staffcloud erinnert werden möchten.

Ein kurzes Fazit: Insgesamt habe ich für meine Sichtplanung mit Staffcloud am längsten gebraucht. Die Schuld daran trägt aber nicht das Tool. Schließlich habe ich mich absichtlich ohne Onboarding auf ein Tool gestürzt, das für meinen Use Case gar nicht gedacht ist. Da war Chaos vorprogrammiert.

Staffcloud hat zudem ein ziemlich einzigartiges Preismodell in petto. Die einzelnen Tarife “Starter”, “Pro” und “Enterprise” enthalten jeweils unterschiedliche Funktionen und kommen mit unterschiedlichen “Kontingenten”. Letztere betreffen zum Beispiel die Menge der Einsätze, die du monatlich planst oder die Anzahl der SMS, die du mit dem Tool verschickst.

Der endgültige Preis richtet sich nach dem Verbrauch deiner Kontingente

Screenshot: trusted.de

Quelle: staff.cloud.de

Und ja, SMS kannst du mit Staffcloud auch versenden – ein weiterer USP, wenn du so willst. Das geht nämlich mit keiner anderen PEP-Software aus meinem aktuellen Vergleich.

Wie du siehst, bietet Staffcloud hier und da mehr, als andere; zum Teil aber auch weniger.

Für die reguläre Schichtplanung, etwa für meinen fiktiven Pflegebetrieb oder auch den Einzelhandel und Produktions-Betriebe eignet sich Staffcloud nicht. Hierfür gibt es unkompliziertere und spezialisiertere Tools.

Das ist aber genau das, was du suchst? Dann scrolle doch mal hoch zu Papershift, Aplano, Planday und Shiftbase, oder einfach zum nächsten Anbieter ShiftJuggler.

Überblick ist das richtige Stichwort, denn biduum sorgt vor allem dafür. Schaust du dir deinen Dienstplan an, siehst du auf einen Blick, welche Schichten du noch verplanen musst, bzw. welche Mitarbeiter:innen noch nicht eingeteilt wurden und wie deren Verfügbarkeit aussieht. Statt wild im Tool hin und her zu klicken, bleibst du ständig an deinem Dienstplan und ziehst Schichten oder Mitarbeiter:innen ganz einfach per Drag-and-Drop in den Wochen- oder Monatsplan.

Die Dienstplanung in biduum geht schnell und einfach von der Hand, dank Drag-and-Drop und nützlichen Werkzeugen wie hier die Angabe der noch zu verplanenden Schichten

Screenshot: trusted.de

Quelle: sieda.com

Ein nettes Feature dafür hat den unauffälligen Namen “ausgewählten Dienst übertragen” und sorgt dafür, dass die gewählte Schicht ganz einfach an deiner Maus kleben bleibt. Per Klick setzt du sie dann an die passenden Tage ein. So musst du nicht ständig die nächste Schicht wieder aus der Seitenleiste ziehen, sondern kannst simpel nach und nach deine Schichten verteilen.

Das ist quality of life und war ein kleines Highlight in meinem Test.

Aber auch sonst läuft die Schichtplanung in biduum mehr oder weniger reibungslos. Toll fand ich auch die automatische Konfliktmeldung, die mir dabei half, gesetzliche Ruhezeiten zwischen Schichten einzuhalten; und die diversen Filter, mit denen ich gezielt Schichtpläne für einzelne Teams oder Abteilungen erstellen konnte.

Auch das Kopieren oder Wiederholen von Schichten ist kein Problem; Rollpläne sind schnell erstellt; und ich konnte “offene Schichten” anlegen, um meinen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zu geben, sich selbstständig einzutragen. Das ist vor allem für die Event- oder Gastrobranche eine nette Sache.

Wiederkehrende Schichten lassen sich in biduum z.B. mithilfe von Dienstfolgen planen. Ebenfalls zu sehen: Die automatische Konfliktmeldung, die die Planung erleichtert.

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Quelle: sieda.com

Gerade da hätte ich mir aber mehr Möglichkeiten gewünscht, um untereinander im Team zu kommunizieren und zu interagieren. biduum bietet kaum Möglichkeiten, sich zwischen Kolleg:innen zu verständigen, Schichten zu tauschen, Schichtwünsche anzugeben oder kurzfristig Änderungen zu beantragen.

Wer mit einem flexiblen Team arbeitet oder bereits Kanäle hat, auf denen sich die Mitarbeiter:innen austauschen können, den stört das wahrscheinlich nicht. Wer allerdings z.B. mit Studis und Aushilfen arbeitet oder mit Teams, in denen es oft zu Änderungen kommt und die Verfügbarkeiten variabel sind, halst sich in biduum mehr Aufwand auf, als nötig.

Die mobile App von biduum dient deinem Team als Mitarbeiterportal. Geplante Schichten lassen sich hier einsehen oder Bewerbungen für offene Schichten eintragen. Viel mehr Austausch ist in der App aber nicht möglich.

Screenshot: trusted.de

Quelle: sieda.com

Oder anders ausgedrückt: Die Zeit, die du bei der Schichtplanung sparst, investierst du dafür in der Teamkommunikation.

Sinnvoll und gut eingebunden ist dagegen die Zeiterfassung und die Abwesenheitsverwaltung. Beides lief im Test reibungslos; ob sich meine fiktiven Mitarbeiter:innen in ihre geplanten Schichten “einchecken” wollten, oder ob sie im mobilen Mitarbeiter-Portal selbstständig Urlaubstage einplanen oder Krankmeldungen einreichen wollten.

Dank eines feinporigen Rechte- und Genehmigungssystems lässt sich das in biduum auf so gut wie jedes Unternehmen anpassen.

Fazit: biduum bietet eine einfache Schichtplanung ohne viel Schnickschnack und erleichtert vor allem Planer:innen die Arbeit. Auf Teamseite und im Self Service muss noch nachjustiert werden, um mit den vorderen Rängen im Vergleich konkurrieren zu können; davon abgesehen ist biduum aber völlig solide. Ja, die Oberfläche könnte moderner und schicker aussehen – der Benutzerfreundlichkeit tut der leicht angestaubte Look aber keinen Abbruch!

Für kleine Teams bis maximal 5 Mitarbeiter:innen ist biduum mit allen Funktionen (aber eingeschränktem Support) kostenlos. Erst ab der 6. Mitarbeiter:innen-Lizenz werden Preise von zwischen 4 und 4,50 €/Monat/Mitarbeiter:in fällig, je nach der gewählten Vertragslaufzeit.

Erwähnenswert ist außerdem, dass sich der Funktionsumfang modular aufstocken lässt, beispielsweise durch die Lohnabrechnung, mit der getrackte Zeiten für Schichten, sowie individuelle Zuschläge, Abwesenheiten und Urlaubstage vollautomatisch an bestehende Lohn- und Gehaltssysteme überspielt werden können. Ein DATEV-Export ist ebenfalls integriert.

So bekam beispielsweise meine Abteilung “stationäre Pflege” die Früh-, Spät- und Nachtschicht zugewiesen, während die Verwaltung lediglich den Tagdienst erhielt. Ein kleines Detail; für meinen speziellen Fall aber super nützlich!

Meine Schichten musste ich – angekommen im übersichtlichen Kalenderplaner – trotz der angelegten Schichtgruppen trotzdem noch manuell anlegen. Zeit habe ich hier schon mal kaum eingespart.

Viele Schichten musste ich erst manuell anlegen

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftjuggler.com

Aber selbst, nachdem ich alle meine Schichten angelegt hatte, konnte ich noch kein Personal dafür zuweisen. Das ging erst, als ich für jedes meiner Teammitglieder einen “Arbeitsbereich” definiert hatte. Ohne zu wissen, dass jemand für den jeweiligen Bereich vorgesehen ist, will Shiftjuggler ihn einfach nicht zuweisen.

Das ist einerseits natürlich sinnvoll; andererseits auch r ein bisschen friemelig. Immerhin musste ich das für alle meine fiktiven Angestellten einzeln erledigen. Nachdem ich diese kleine Hürde überwunden hatte, konnte ich mein Personal endlich per Drag-and-Drop zuweisen.

Der Schichtplan ist übersichtlich und war schnell erstellt

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftjuggler.com

An der Drag-and-Drop-Planung ist mir gleich etwas Besonderes aufgefallen. Sobald ich mein Personal auf eine Schicht ziehen wollte, die einen Konflikt ausgelöst hätte (Doppelschicht oder unterschrittene Ruhezeit) war das gar nicht möglich. Mir wurden im Schichtkalender nur noch die Schichten angezeigt, die für mein Personal geeignet wären. Diese geniale Funktion vermeidet Fehlplanungen und bewahrt dich damit vor lästiger Nacharbeit.

Alternativ zur manuellen Planung bietet ShiftJuggler auch eine “Schnellzuweisung”. Dafür wählst du nur die Schichten, die du planen willst, und suchst das entsprechende Personal aus einer Liste aus; die ausgewählten Teammitglieder werden dann automatisch auf die Schichten verteilt.

Für große Unternehmen wahrscheinlich eine tolle Sache; für mein fiktives Business ging die Schnellzuweisung aber kaum schneller, als die manuelle Planung. Eine vollständig automatische Schichtplanung wie bei Papershift wäre dann doch praktischer.

Am Ende war ich total begeistert davon, wie zuverlässig ShiftJuggler funktioniert. Konflikte wie unterschrittene Ruhezeiten hat mir das Tool ohne zu meckern angezeigt!

Mein Tipp: Wie ich im Test feststellen musste, berücksichtigt ShiftJuggler die gesetzlichen Ruhezeiten erst, wenn du es dem Tool ausdrücklich verbietest. Das ist nur ein Klick in den Einstellungen und geht schnell – diesen Step solltest du für eine gesetzeskonforme Planung nicht überspringen.

Weniger begeistert bin ich aber, wenn es um die wöchentlichen Arbeitszeitkontingente geht. Obwohl ich beispielsweise 40-Wochenstunden bei einigen Teammitgliedern angegeben hatte, hat mir das sonst so smarte Tool lediglich 32 Planstunden zur Verfügung gestellt. Ich hoffe, dabei handelt es sich nur um einen kleinen Bug.

Zusammengefasst: ShiftJuggler ist eine besonders einfach zu bedienende und sehr gut durchdachte Schichtplanungssoftware, die mir (die meiste Zeit) sehr viel Spaß gemacht hat. In Sachen Effizienz und Zuverlässigkeit kann das Tool auf jeden Fall mit den Größen Papershift und Aplano mithalten.

Die ein oder anderen Fältchen muss ShiftJuggler aber noch ausbügeln, um sich einen Platz in meinen Top 3 zu sichern!

Andere Anbieter liefern zwar Ähnliches (z. B. Papershift), dort musst du allerdings nochmal tiefer in die eigenen Taschen greifen. ShiftJugglers all-for-one-price-Ansatz ist da schon von Vorteil.

Dank der Preisstaffel bekommst du alle Funktionen auch schon zum kleinen Preis!

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftjuggler.com

Eine weitere Besonderheit an ShiftJuggler sind die fünf verschiedenen Schichtplan-Ansichten, die dir die Übersichtlichkeit bei der Planung erleichtern sollen. Deine Schichten planst du einfach in der Listen-, Monats-, Wochen-, Gruppen- oder Mitarbeiteransicht.

Ich persönlich bevorzuge die Monatsansicht. Auf diese Weise habe ich besser im Blick, ob Ruhezeiten vom Wechsel von Sonntag auf Montag eingehalten werden. Welche für dich besser geeignet ist, musst du leider selbst herausfinden.

Du solltest dir allerdings ein zweites Tool für die digitale Personalakte und die Teamkommunikation zulegen, wenn du hier nicht sowieso schon ausgerüstet bist. Damit kann ShiftJuggler nämlich nur schwer dienen.

Ich möchte ShiftJuggler besonders Unternehmen nahelegen, die verschiedene Zweigstellen oder Filialen verwalten müssen. Der Anbieter ermöglicht dir nämlich, so viele Standorte und Abteilungen anzulegen, wie du nur möchtest. Dafür musst du noch nicht einmal einen teureren Tarif wählen, das ist im Preis bereits inbegriffen.

Dass Factorial grundsätzlich funktional ist und du damit Schicht- und Dienstpläne für viele verschiedene Anwendungsfälle erstellen kannst, steht dabei außer Frage. Und in vielen Bereichen kann Factorial sogar glänzen, z.B. in der Verwaltung deines Teams. Hier hinterlegt du alle wichtigen Stammdaten, inklusive vertraglicher Arbeitszeiten, gesetzlicher Höchstarbeitszeiten, individueller Arbeitszeitmodelle, Ruhetage, Urlaube und vieles mehr.

Ein Blick in den digitalen Schichtplang von Factorial

Screenshot: trusted.de

Quelle: factorialhr.de

Und auch die Verwaltung von Schichten – die du z.B. als Vorlage speichern oder direkt als rotierende (das heißt wiederkehrende) Schichten anlegen kannst – ist grundsätzlich einfach und schnell gemacht.

Die Schichtplanung an sich kann dann aber mühselig sein. Eine Schicht zuzuweisen, erfordert oft zu viele Klicks und Handgriffe. Dazu ist der Dienstplan (abhängig von deiner Teamgröße) recht unübersichtlich. Hier sollten eigentlich die umfassenden Filteroptionen Abhilfe schaffen; die haben in meinem Test aber nicht immer einwandfrei funktioniert und manchmal meinen Dienstplan gar nicht, manchmal falsch gefiltert.

Problematisch fand ich auch die automatische Konfliktmeldung. Die reagierte zwar zuverlässig, wenn ich Mitarbeiter:innen verplanen wollte, die krank oder im Urlaub waren – wenn ich ein verfügbares Teammitglied aber 24/7 für alle Schichten eintrug, schwieg die Konfliktmeldung. Trotz fix definierter Maximalstunden und gesetzlicher Ruhephasen.

Die Konfliktmeldung in Factorial springt zum Beispiel an, wenn eines deiner Teammitglieder einen Urlaub eingetragen hat

Screenshot: trusted.de

Quelle: factorialhr.de

Ein bisschen Durchhaltevermögen bei der Schichtplanung ist also gefragt. Auch die Möglichkeiten, Schichten gemeinsam zu planen bzw. abzustimmen und die Self-Service-Optionen in der mobilen App könnten umfassender sein.

Aber ich will nicht nur meckern. Grundsätzlich ist Factorial ein richtig schönes Stück Software, das seinem Anspruch, alle Bereiche der HR unter einem Dach zu vereinen, durchaus gerecht wird.

Schichten lassen sich in der mobilen Factorial-App flexibel im Team austauschen

Screenshot: trusted.de

Quelle: factorialhr.de

Sehr gut gefallen haben mir zum Beispiel die Module für die Zeiterfassung und die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, die sehr clean, funktionsstark und übersichtlich daherkommen.

Nur in einzelnen Disziplinen hapert es eben noch.

Die Module greifen dabei nahtlos ineinander. Genehmigst du z.B. in der Abwesenheitsverwaltung einen Urlaub, ist das Teammitglied daraufhin für die Schichtplanung gesperrt. Tritt dein Team zur Schicht an, kann es seine Arbeits- und Projektzeiten direkt per mobiler App tracken. Und so weiter.

Factorial wird stets um weitere Module und Funktionen erweitert.

Wenn du also die Nase voll von Insellösungen in deiner HR hast oder die Vorstellung einer modularen und individuell konfigurierbaren HR-Lösung spannend findest, könntest du über einen Wechsel nachdenken – nicht nur in Sachen Schichtplanung.