Ein Albtraum für jeden Chef: Sie haben gerade zwei Stunden damit zugebracht, den Dienstplan für die kommende Woche zu erstellen und wollen diesen nun aushängen. Doch ist der Plan veröffentlicht, kommen Ihre Mitarbeiter zu Ihnen und verlangen Änderungen: Die Nachmittagsschicht ist unmöglich, da der Hund zum Tierarzt muss; eine wichtige Familienfeier steht an; und versehentlich haben Sie nicht nur eine Schicht doppelt besetzt, sondern auch noch einen Mitarbeiter eingetragen, der gerade im Urlaub ist. So muss es nicht ablaufen. Mithilfe von Dienstplan Software ist die Personaleinsatzplanung zukünftig kein Thema mehr: Durch dynamische Mitarbeiterdatenbanken haben Sie die Wünsche und Anforderungen Ihrer Teammitglieder ständig im Blick, automatische Alarme warnen Sie, wenn Soll-Stunden überschritten oder Schichten doppelt besetzt werden. Zudem ist die hier vorgestellte Software benutzerfreundlicher, als jede Excel-Tabelle. trusted.de stellt Ihnen die gängisten Tools vor und gibt Ihnen Tipps für die erfolgreiche Personalplanung.
- Personaleinsatzplanung muss kein Hexenwerk sein: Mithilfe spezieller Tools planen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter in übersichtlichen Dienstplänen.
- Für die Erstellung von Dienstplänen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung - einfaches Drag-and-Drop oder Tabellen.
- Automatisierte Prozesse und Alarme helfen Ihnen, die nötigen Vorgaben einzuhalten.
Was ist Personaleinsatzplanung?
Personaleinsatzplanung ist ein Sammelbegriff für alle Maßnahmen, um Mitarbeiter auf die passenden Positionen innerhalb des Unternehmens zu verteilen, und ihre Arbeitszeit so einzuteilen, dass es nicht zu Überschneidungen kommt. Im Grunde handelt es sich um die moderne Version der Schichtplanung. Dieser liegt die Frage zugrunde: “Wie teile ich alle Mitarbeiter so ein, dass jeder immer an der richtigen Position ist, und diese Position im besten Falle niemals unbesetzt ist?”
Vorsicht: Im weitesten Sinne kann Personaleinsatzplanung auch das Managen des Personals an sich bedeuten, umfasst also auch Entlassungs- und Einstellprozesse. Das ist hier nicht gemeint!
Ein klassisches Instrument, den Personaleinsatz zu planen ist ein Dienst- oder Schichtplan, in dem alle Mitarbeiter mit ihren geplanten Arbeitszeiten eingetragen sind. Früher hingen solche Pläne möglicherweise an den Wänden von Büros oder existierten als umständliches Spreadsheet bzw. Excel-Tabelle. Mittlerweile gibt es dynamische Tools, um digitale Dienstpläne zu erstellen. Solche Dienstplan Software ist in der Regel mit einigen nützlichen Zusatzfeatures ausgestattet.
Warum einen Dienstplan erstellen?
Die Einführung einer Software zur Personalplanung verschafft Ihnen einige Vorzüge, allen voran die folgenden:
- Bessere Organisation: Mithilfe dynamischer Dienspläne steigern Sie die Übersichtlichkeit und verringern Ihren organisatorischen Aufwand. Jeder Mitarbeiter weiß immer ganz genau, wann er für welche Tätigkeit vorgesehen ist, und was er zu tun hat. Gleichzeitig haben Sie einen Überblick darüber, wie lange der betreffende Mitarbeiter bereits gearbeitet hat und wie viele Arbeitsstunden er noch ableisten muss oder kann.
- Frühe Identifikation von Engpässen oder Überbelastung: Durch die übersichtliche Planung und die Auswertung der Soll- und Ist-Stunden Ihres Teams erkennen Sie schon bald, wo es in Ihrem Unternehmen personalbedingten Nachholbedarf gibt. Haben Sie beispielsweise zu viele Mitarbeiter für zu wenige Stellen? Dann sollten Sie darüber nachdenken, die betreffenden Mitarbeiter an anderer Stelle einzusetzen. War ein Arbeitsplatz für eine gewisse Zeit unter- oder überhaupt nicht besetzt? Dann sollten Sie vielleicht zusätzliche Kräfte ins Unternehmen holen.
- Faire und transparente Vergütung: Durch den Rückblick auf die vergangenen Dienstpläne haben Sie einen guten Überblick darüber, welcher Mitarbeiter wann gearbeitet hat und wie lange er da war. So haben Sie bereits eine erste Grundlage für die Protokollierung der Arbeitszeiten, wie sie vom Gesetzgeber vorgesehen ist. Ihre Mitarbeiter hingegen haben durch die Dienstpläne die Möglichkeit, ihre eigenen Arbeitszeiten immer im Auge zu behalten. Parallel dazu bietet sich der Einsatz eines Time Tracking Tools oder anderer Zeiterfassungssysteme an.
Dienstplangestaltung - So funktioniert’s
Die Erstellung eines Dienstplanes muss nicht aufwändig sein. Mithilfe der hier vorgestellten Tools ist es leicht, schnell ansprechende Schichtpläne zu erstellen und mit Ihren Mitarbeitern zu teilen.
Vorbereitung und Planung
Die Grundlage eines Dienstplanes ist zunächst einmal die Überlegung, wie viele Mitarbeiter in wie vielen möglichen Schichten untergebracht werden sollen, beziehungsweise wie viele Arbeitsplätze im jeweiligen Zeitraum wie lange besetzt sein sollen. Hinzu kommen individuelle Arbeitszeiten und Wünsche der Belegschaft: Einige arbeiten Vollzeit, einige Teilzeit, einige sind als Aushilfe angestellt, ein paar können nicht am Wochenende arbeiten, einige halten sich gewisse Wochentage für eine Nebenbeschäftigung oder für private Verpflichtungen frei.
Damit Sie in diesem Wust nicht den Überblick verlieren, hat die gepflegte Mitarbeiterdatenbank Ihrer Dienstplan Software immer die wichtigsten Zahlen für Sie parat:
- Wie viele Stunden hat ein Mitarbeiter bereits gearbeitet? Wie viele muss/kann/darf er noch absolvieren?
- Welche Tage sind für einen bestimmten Mitarbeiter nicht möglich? Für welche Tage hat er sich in einem möglichen Wunschdienstplan eingetragen?
- Welche Qualifikationen hat der betreffende Mitarbeiter? Könnte er auch an einem anderen Arbeitsplatz/für eine andere Tätigkeit eingesetzt werden, als gewöhnlich?
- Und so weiter.
Erstellung - Drag-and-Drop oder in der Tabelle
Die eigentliche Erstellung funktioniert bei den meisten Tools spielend leicht: entweder mithilfe eines Drag-and-Drop-Systems, in dem Sie Arbeitsblöcke und Mitarbeiter einfach im Kalender hin- und herschieben können, oder in tabellarischer Form, wie Sie es aus Excel gewohnt sind. Durch Automatisierung und voreingestellte Parameter warnt das Tool Sie, wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter einplanen, der bereits seine maximale Soll-Arbeitszeit erreicht hat, oder wenn es zu Überschneidungen kommt.
Einige Tools sind sogar mit Funktionen ausgestattet, die es Ihnen erlauben, Dienstpläne automatisch zu erstellen. Dazu geben Sie einfach nur die Soll-Zeiten jedes Mitarbeiters sowie etwaige Schichtwünsche ein und lassen das Tool den Rest erledigen.
Verteilung der Schichten
Der letzte Schritt ist die Distribution der Schichtpläne. In kleineren Unternehmen, in denen alle Mitarbeiter im selben Gebäude oder Gebäudetrakt untergebracht sind, können Sie den erstellten Plan einfach ausdrucken und an zentraler Stelle (Pausenraum, Aufenthaltsraum, etc.) aushängen. In großen Enterprises verschicken Sie ihn dagegen per Mail an die einzelnen Abteilungsleiter, die die Planung wiederum an ihre Teams weiterleiten.
Für wen ist Personalplanung geeignet?
Personaleinsatzplanung ist für jedes Unternehmen relevant, das…
- … über eine große Zahl an Mitarbeitern verfügt, deren Arbeits- und Urlaubszeiten organisiert werden wollen,
- … nur einen begrenzten Raum oder eine bestimmte Anzahl an Arbeitsplätzen zur Verfügung hat, die gleichzeitig besetzt sein können,
- … in Schichten arbeitet, in denen jeweils nur eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern benötigt werden.
Zu solchen Branchen gehören in erster Linie die Folgenden:
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Kranken- und Altenpflege
- Contact- und Call Center
- Zeitarbeitsfirmen
- Handwerk
- Industrielle Fertigung
Daher gibt es auf dem Markt einige Softwarelösungen, die speziell auf eine oder mehrere dieser Branchen zugeschnitten sind, und die besonderen Anforderungen des jeweiligen Aufgabenbereichs im Blickpunkt haben.
Tipps für einen funktionierenden Dienstplan
Alle Mitarbeiter beim Dienstplan erstellen unter einen Hut zu kriegen ist nicht immer einfach. Diese Tipps erleichtern Ihnen die Arbeit und helfen Ihnen bei einer reibungslosen Organisation Ihrer Arbeitszeiten.
Planen Sie weit genug im Voraus
Legen Sie Ihre Dienstpläne so an, dass für Sie und Ihre Mitarbeiter Möglichkeiten zur Änderung bestehen und Sie flexibel bleiben können. Je länger im Voraus der Dienstplan steht, desto länger haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich auf die festgelegten Zeiten einzustellen - oder im Falle eines Ausfalls selbstständig Ersatz zu organisieren.
Denken Sie über einen doppelten Dienstplan nach
Kurzfristige Ausfälle - zum Beispiel wegen Krankheit oder eines Notfalls in der Familie - lassen sich nicht vorhersehen oder planen und führen schnell mal zum Chaos. In solchen Fällen bietet sich die Führung eines doppelten Dienstplanes an, in dem zusätzlich zu den geplanten Mitarbeitern weitere Teammitglieder quasi auf “Bereitschaft” eingetragen werden. Fällt Nummer 1 aus, kann Nummer 2 dann auch kurzfristig einspringen.
Unser Tipp: Bereitschaftsdienste oder “Schichten auf Abruf” können für Mitarbeiter lästig sein. Schaffen Sie Anreize: Stellen Sie im Gegenzug für den Aufwand einen freien Tag in Aussicht.
Beachten Sie geltende gesetzliche Regelungen
Der Gesetzgeber hat in Sachen Arbeitszeiten einige Richtlinien aufgestellt, die es unbedingt bereits bei der Erstellung des Dienstplanes zu beachten gilt - andererseits werden hinterher möglicherweise aufwändige Anpassungen fällig. Achten Sie daher auf die wesentlichen Grundregeln hinsichtlich Arbeitszeit und Pausen:
- 8 bis 10 Arbeitsstunden pro Tag; 40 Arbeitsstunden pro Woche für Vollzeitbeschäftigte.
- Eine Pause von mindestens 30 Minuten bei über 6 Stunden Arbeitszeit; 45 Minuten bei über 9 Stunden; eine Pause ist mindestens 15 Minuten lang.
- Pausen sollten im Dienstplan vorgeplant sein; möglicherweise auch als längerer “Pausenkorridor”, in dem Pausen möglich oder vorgesehen sind.
- Zwischen 2 Schichten müssen dem Arbeitnehmer mindestens 11 Stunden Ruhepause gewährt werden; anders beim Teildienst, wenn eine Schicht auf 2 Arbeitsblöcke aufgeteilt wird.
Der Markt um Personalplanungstools
Die folgenden Tools unterstützen Sie dabei, Dienstpläne vorzubereiten und anzulegen:
- 10.000ft Plans
- ICC
- Bitrix24
- SEAK
- Ento
- EASYPEP
- FieldService 362
- Papershift
- Findmyshift
- Xplan Pep
- Float
- ATOSS
- Humanity
- Dienstplanagent
- Mobile
- BSS dispo pro
- PARiM
- contempo
- Planday
- Cairful
- ResourceGuru
- Visual Planning
- Synchroteam
- MEP24web
- Teambook
- AÜOffice
- Teamweek
- EMPPlan
- Sage
- ShiftJuggler
- Timewax
- shyftplan
- MEP24
Das kostet Dienstplan Software
Tools zur Personaleinsatzplanung benötigen Sie ständig, daher gibt es diese Softwarelösungen bevorzugt in Abonnements bis zu 12 Monaten Laufzeit. Bezahlen müssen Sie monatlich, entweder einen Fixpreis, oder einen bestimmten Betrag pro registrierten Mitarbeiter. Im Schnitt kostet Sie Ihr Dienstplan Tool zwischen 40 und 130 Euro pro Monat.
Fazit
Personaleinsatzplanung ist heutzutage ein relevantes Thema. Nicht nur wollen einige gesetzliche Regelungen und Richtlinien eingehalten werden, sondern auch das Unternehmen selbst will besser und effizienter organisiert sein. Oder können Sie es sich leisten, wertvolle Arbeitsstunden auf die Erstellung von Dienstplänen zu verschwenden?
Mithilfe der hier vorgestellten Tools ist die Dienstplangestaltung kinderleicht. Sie beachten die Vorgaben des Gesetzgebers, gehen auf die Wünsche Ihrer Mitarbeiter ein und behalten stets den Überblick. Mit einem Dienstplan aus Word oder Excel: Undenkbar.
