Bewerbermanagement Software Test: 28 Tools im Vergleich

Mit Recruitee erstellen Sie ansprechende Stellenanzeigen, wahlweise auch mit modernster KI-Unterstützung. Ihre Inhalte überträgt das Tool in ein von Ihnen festgelegtes Basis-Design. So sehen sich Ihre Anzeigen zwar ähnlich, dafür sparen Sie Zeit bei der Erstellung. Gelungen ist auch das moderne Karriereportal, das Sie (je nach Tarif) mit individuellen Unterseiten ausstatten. Dem Testsieger reicht so schnell keiner das Wasser!

Zur Veröffentlichung Ihrer Stellenanzeigen greifen Sie mit Recruitee auf über 2.900 kostenpflichtige und kostenlose Jobbörsen und andere Veröffentlichungskanäle wie Social Media zurück. Im aktuellen Vergleich erzielen Sie damit die größte Reichweite unter allen getesteten Tools! Schade: aktuell fehlt es Recruitee noch an Möglichkeiten, Inserate automatisch zu posten – anders als zum Beispiel bei softgarden.

Wenn es um individuelle Recruiting-Prozesse geht, glänzt Recruitee mit vielen Funktionen. So erstellen Sie etwa personalisierte Bewerbungsformulare und -phasen für jede Stelle, was besonders Unternehmen mit verschiedenartigen Vakanzen zugutekommt. Auch die bequeme One-Click-Bewerbung ist ein Pluspunkt. Die gibt es aktuell aber nur via Indeed. Andere Optionen – wie XING oder LinkedIn – müssen erst integriert werden.

Eingangene Bewerbungen verwalten Sie dank der übersichtlichen Bewerberdatenbank und zahlreichen Filtern übersichtlich und mit wenig Zeitaufwand. Hinzu kommen unterstützende Funktionen wie der CV-Parser (der automatisch Lebensläufe ausliest) und die Bewertung nach dem “Daumen-hoch-Prinzip”. So stimmen Sie sich im Team (auch dezentral) über Bewerber:innen ab und gelangen schnell zum Perfect Fit.

In Sachen Bewerber:innen-Kommunikation bietet Recruitee nur die wichtigsten Basics in Form einer E-Mail-Integration, die dafür aber mit individuellen Vorlagen und Platzhaltern daherkommt. Andere Anbieter – wie onlyfy und Heyrecruit – haben an dieser Front auch eine Chat- oder SMS-Funktion integriert. Weitere Kommunikationsformen gibt es mit Recruitee zwar auch, allerdings nur über kostenpflichtige Add-ons.

onlyfy hat zwei Stellenanzeigen-Vorlagen im Gepäck, die mit verschiedenen Designs kommen. Dank der einfachen Kopierfunktion vervielfältigen Sie einfach das Layout Ihrer Wahl, passen es an und erhalten so ganz eigene Templates. Das bietet sich besonders für große Unternehmen an, die weitere Tochtergesellschaften oder Marken repräsentieren. Das Karriereportal ist dagegen kaum anpassbar, hier leisten Tools wie Recruitee mehr!

Während die Auswahl an insgesamt 900 Multiposting-Kanälen für Ihre Stellenanzeigen in onlyfy nur Mittelmaß ist, ist das Angebot mit 30 kostenlosen Jobbörsen angenehm groß. So lassen sich Ausschreibungen für KMU besonders kostengünstig streuen. Wirklich hervorragend an onlyfy ist aber die Schnittstelle zu verschiedenen Social-Media-Kanälen wie TikTok und Co. Mit keinem anderen Tool erreichen Sie junge Talente besser!

Wenn es um moderne Bewerbungsprozesse geht, hat onlyfy die Nase vorn. Ob One-Click-Bewerbung oder die Bewerbung per Mail, das Tool deckt alle Workflows ab. Ein Highlight im Test waren die automatischen Kontaktvorschläge, die uns wie von Zauberhand Kontakte auf XING anzeigten, die den Anforderungen unserer Stellenanzeige entsprachen. Die hätten wir bei Interesse sofort kontaktieren können. Top!

In Sachen Bewerberverwaltung bringt onlyfy sowohl für kleine als auch große, dezentrale Unternehmen spannende Features und Funktionen mit. Das liegt nicht nur an der übersichtlichen Gestaltung des Tools, sondern auch an den zahlreichen kollaborativen Bewertungsmöglichkeiten. Während der zuverlässige CV-Parser Lebensläufe automatisch ausliest, bewerten und kommentieren Sie einzelne Bewerber:innen einfach im Team.

In der aktuellen Testreihe bietet kaum ein anderer Hersteller so viele Kommunikationsmöglichkeiten wie onlyfy. Sie chatten einfach mit Ihren Kandidat:innen, lassen ihnen E-Mail-Einladungen zu Interviews zukommen und führen diese in Echtzeit dank der integrierten Video-Funktion unkompliziert durch. Damit ist das Tool ein echter Gewinn für standortübergreifende Recruiting-Teams!

Mit softgarden erstellen Sie dank des flexibel anpassbaren Editors ganz individuelle Stellenanzeigen; auch für unterschiedliche Gesellschaften. Das bietet sich vor allem für große Unternehmen oder Personaldienstleistungen an. Weniger modern wirkt dagegen das Karriereportal des Anbieters. Wenn Sie potenzielle Bewerber:innen beeindrucken möchten, müssen Sie ein Upgrade durchführen und die Karriereseite Pro der Talent Acquisition Suite hinzubuchen.

In Sachen Multiposting kann softgarden mit einem Partnernetzwerk von rund 1.200 angebundenen Jobbörsen und Stellenportalen aufwarten, auf denen Sie Ihre Ausschreibungen streuen können. Das ist nicht schlecht; im direkten Vergleich mit Wettbewerbern wie coveto, heyrecruit oder Recruitee, die teilweise mehr als 2.500 Plattformen anbinden, auch nicht herausragend. Dafür toll: Auf Wunsch schreibt softgarden Ihre Stellen automatisch auf den passenden Kanälen aus oder schlägt die besten Kanäle für die jeweilige Stelle vor.

Wenn es um moderne Bewerbungsarten geht, hat softgarden an fast alles gedacht – aber nicht alles integriert. Ausgefallene Bewerbungsarten wie WhatsApp, Chatbot und Co. sind zwar möglich, aber hinter kostenpflichtigen Integrationen versteckt. Kleine Unternehmen ohne großes Budget müssen sich mit den Standards wie der klassischen E-Mail-Bewerbung begnügen – oder sich anderswo umschauen.

softgarden punktet mit gelungenen Funktionen für Ihre Bewerberverwaltung. Von einer übersichtlichen Bewerberdatenbank über ein zuverlässiges CV-Parsing-Tool bis zu kollaborativen Bewertungsmöglichkeiten deckt der Anbieter alle notwendigen Features für zentrale sowie dezentrale Teams ab. Ein kleines Highlight ist die Teilen-Funktion, mit der Sie ein Bewerberprofil unkompliziert zur Bewertung an Entscheider:innen senden. Schön!

Interviewtermine zu planen und durchzuführen klappt mit kaum einem anderen Tool so gut wie mit softgarden. Mit nur wenigen Handgriffen und ohne zusätzliche Software erstellen Sie Video-Meetings und prüfen, ob Ihre Teammitglieder verfügbar sind. Das spielt vor allem dezentralen Teams und Unternehmen mit Remote Work bzw. Homeoffice in die Hände, um trotzdem persönliche Gespräche mit Bewerber:innen zu führen.

Personio liefert Ihnen einen eigenen Stellenanzeigen-Editor, der Ihnen allerdings nur wenige Gestaltungsmöglichkeiten bietet. Das Karriereportal des Anbieters ist dafür schon anpassbarer. Selbst ungeübte User präsentieren Ihre offenen Stellen damit auf einer modernen und schicken Karriereseite. Die Möglichkeiten sind umfassend! Im Vergleich finden Sie nur bei Testsieger Recruitee noch mehr kreative und individuelle Optionen.

Mit Personio stehen Ihnen etwa 800 Jobbörsen für die Veröffentlichung Ihrer Stellenanzeigen im Multiposting zur Verfügung. Das ist guter Durchschnitt, aber nicht bahnbrechend. Dafür nett: Anhand der gewählten Branche und anderer Attribute Ihrer Stellenanzeige weiß Personio, welche Plattformen am besten für Ihr Inserat geeignet sind und listet diese Portale in der Liste ganz oben.

Von individuellen Bewerbungsphasen bis zu einem personalisierten Bewerbungsformular – Personio punktet im Test mit vielzählig Anpassungsmöglichkeiten, wenn es um Ihre eigenen Bewerbungsprozesse geht. Schade ist allerdings, dass Personio nur ein einziges Bewerbungsformular für alle Stellen bietet. Auf diese Weise sparen Sie zwar Zeit, können Bewerbungen für unterschiedliche Stellen aber weniger gut vorqualifizieren.

Die Bewerberverwaltung wird mit Personio zum Spaß-Faktor. Eingegangene Bewerbungen verwalten Sie übersichtlich in einer zentralen Bewerberdatenbank und verschieben Kandidat:innen per Drag-and-Drop-Funktion mühelos in die nächste Phase. Ein Vorteil ist, dass Bewerberprofile nach der Einstellung automatisch in digitale Personalakten umgewandelt werden und Sie gleich mit dem Onboarding starten können. Schön!

Wenn es um die Kommunikation mit Bewerber:innen geht, kann Personio von seinen Konkurrenten noch etwas lernen. Der Anbieter stellt Ihnen zwar E-Mail-Vorlagen und eine integrierte Planungsfunktion zur Verfügung, auf einen (Video-) Chat oder andere Kommunikationsformen verzichtet die HR-Lösung allerdings völlig. Hier bieten Tools wie onlyfy oder rexx deutlich mehr Möglichkeiten, mit Ihren Talenten in Kontakt zu treten.

So wie die anderen Anbieter im aktuellen Test liefert auch rexx einen eigenen Stellenanzeigen-Editor – oder besser gesagt zwei. Diese liefern Ihnen nur wenige Gestaltungsfreiheiten und sorgen für einen zusätzlichen Zeitaufwand; für die Veröffentlichung im Multiposting müssen Sie die Ausschreibung nämlich erneut erstellen. Das klappt bei anderen Tools deutlich einfacher und intuitiver!

Für die Veröffentlichung Ihrer offenen Stellen stehen Ihnen bei rexx über 800 Stellenportale zur Auswahl bereit. Damit liefert das Tool nur eine durchschnittliche Auswahl, die allerdings die wichtigsten generalistischen Kanäle für die Personalsuche enthält. Gelungen ist, dass Sie eigene Rahmenverträge mit Jobbörsen einfach selbst in der Software hinterlegen. Das ist im aktuellen Vergleich nicht bei jedem Anbieter der Fall!

Obwohl die Gestaltung individueller Bewerbungsprozesse mit rexx kaum intuitiv ist, verläuft die Bewerbung ganz unkompliziert. Dafür ist die bequeme One-Click-Bewerbung verantwortlich, die nicht erst aufwändig angebunden werden muss. Hier punktet das Tool sogar mit einer ganz eigenen Jobbörse finest-jobs.com, die für Sie kostenfrei ist. Ein weiteres Plus des Stellenportals ist, dass Sie darüber auch aktiv Kandidat:innen finden.

Für Ihre Bewerberverwaltung punktet rexx nicht nur mit zeitsparenden, sondern auch mit durchdachten und praktischen Features. Besonders nennenswert ist das automatische Skill-Matching des Anbieters. Um Stellenanforderungen zu definieren ist zwar Übung erforderlich, der rexx-Algorithmus übernimmt die Überprüfung allerdings automatisch und sorgt so für Zeitersparnis. Top!

rexx systems zeigt im Test und Vergleich der besten Recruiting-Lösungen die umfangreichste Auswahl an Kommunikationsmöglichkeiten. Sie tauschen sich beispielsweise mit Bewerber:innen im Einzel-Chat aus oder interviewen diese im Video-Format. Das klappt sogar zeitversetzt, ohne dass ein externes Tool nötig wäre. Hier liefert rexx deutlich mehr, als andere Tools seiner Branche!

Mit dem Stellenanzeigen-Editor von coveto sind Ihnen in Sachen Kreativität keine Grenzen gesetzt. Sofern Sie über HTML- und CSS-Grundkenntnisse verfügen, erstellen Sie auch für Ihre Marken, Filialen und Tochtergesellschaften ganz individuelle Designs. Ein eigenes Karriereportal kreieren Sie mit dem Anbieter allerdings nicht selbst, das übernimmt das coveto-Team für Sie. Weniger Aufwand; dafür sind Sie allerdings auch abhängiger.

Wenn es um die Anzahl und Auswahl der Veröffentlichungskanäle im Multiposting geht, kann sich coveto absolut sehen lassen. Mit über 2.500 Jobbörsen geht das Profi-Tool ins Rennen und landet damit auf Platz 3 der Tools mit den meisten Kanälen. Hier finden auch internationale und in Nischenberufen beheimatete Unternehmen die passenden Kanäle für ihre (Fach-)kräfte. Schade: nur drei der enthaltenen Kanäle sind kostenlos.

Individuelle Bewerbungsprozesse legen Sie mit coveto nicht selbstständig an, sondern gemeinsam mit dem Onboarding-Team des Anbieters. Das kommt besonders Organisationen mit komplexen Prozessen zugute. Ist der Bewerbungsprozess erst einmal angelegt, gestalten Sie einzelne Prozessschritte bei Bedarf um. Individuell sind auch die Bewerbungsformulare, die Sie für jede Vakanz einzeln anlegen und als Vorlage speichern.

coveto punktet im Vergleich mit einer anpassbaren Bewerberverwaltung, die allerdings etwas Fingerspitzengefühl erfordert. Sie definieren sogar, wie die Darstellung der Bewerberdatenbank aussehen soll und dank eigener Zugänge für Fachbereiche oder Headhunter:innen nehmen Sie die Verwaltung gemeinsam im Team vor. Gelungen ist auch das automatisierte Skill-Matching, das Sie im Auswahlprozess unterstützt. Top!

In Sachen Bewerberkommunikation hat coveto einiges für Sie in petto. Mit Ihren Kandidat:innen unterhalten Sie sich beispielsweise per WhatsApp, SMS oder noch klassisch per Mail; sogar Telefonanrufe sind mit der Recruiting-Software möglich. Damit hat der Anbieter seiner Konkurrenz etwas voraus, denn: wo sie diese Funktionen anderswo oft teuer dazubuchen müssen, bringt coveto sie schon von Haus aus mit.

Mit Factorial Recruitment erstellen Sie eine eigene Karriereseite in Ihrer individuellen CI auf Basis einer anpassbaren Vorlage. Stellenanzeigen bauen Sie in einem oberflächlichen Texteditor – auf Wunsch mithilfe der KI, die Ihnen bei der Formulierung der Ausschreibung unter die Arme greift. Die Möglichkeiten zur individuellen Anpassung der Stellenanzeigen sind begrenzt; so sind z.B. keine Bilder, Videos oder andere grafische Elemente möglich. Die entstehenden Anzeigen sind funktional, aber recht langweilig und generisch.

Stellen veröffentlichen Sie (außer auf Ihrer Karriereseite) via Join-Schnittstelle. Dabei haben Sie Zugriff auf ca. 100 Kanäle, darunter Indeed, Monster, LinkedIn, XING oder Stepstone. Die Auswahl ist im Vergleich sehr überschaubar und beinhaltet größtenteils Generalisten. Nischen- oder Spezial-Kanäle bespielen Sie mit Factorial dagegen weniger. Nett ist dagegen die Möglichkeit, Stellen auch intern zu streuen und Mitarbeiter:innen zur Empfehlung bzw. zum Teilen der Stellenanzeigen auf Social Media aufzufordern.

Ihren individuellen Bewerbungsprozess organisieren Sie mit Factorial in selbst eingestellten Phasen wie “Screening”, “Vorstellungsgespräch”, etc. Kandidat:innen bewerben sich via Online-Formular oder per E-Mail. Aktuell verfügt Factorial allerdings nicht über Möglichkeiten für die One-Click-Bewerbung (z.B. mithilfe von LinkedIn- oder XING-Anbindung). Alle Bewerbungen landen als übersichtliche digitale Bewerbungsmappen im System, die Sie später nahtlos in eine Personalakte überführen.

Die Bewerbungsverwaltung in Factorial ist gut gelungen. Sie verwalten übersichtlich die wichtigsten Informationen und Dokumente, haben Zugriff auf eine Termin- und Aufgabenverwaltung für die Organisation von Vorstellungsgesprächen und stimmen sich im Team mithilfe von Notizen und Kommentaren ab. Die Factorial-KI greift Ihnen hier mithilfe von automatisch erstellten Zusammenfassungen und Empfehlungen unter die Arme. Nützlich sind auch die übersichtlichen Auswertungen, z.B. zur Time-to-Hire.

Die Kommunikation mit Ihren Kandidat:innen findet größtenteils per E-Mail statt. Nachrichten schreiben Sie direkt von der digitalen Bewerbungsmappe an Ihre Bewerber:innen – so bleibt die Kommunikation immer zentral nachvollziehbar. Dabei unterstützen Sie individuelle Nachrichtenvorlagen und E-Mail-Automatisierungen; z.B. im Falle einer Absage. Auch eine WhatsApp-Schnittstelle bringt Factorial mit. Video-Interviews können Sie damit allerdings nicht durchführen.

d.vinci hat für Sie einen soliden Stellenanzeigen-Editor im Gepäck, der mit einer kleinen Besonderheit kommt; Ihre Mitarbeitervorteile heben Sie dank individueller Icons auffällig hervor. Ansonsten bietet der Editor nicht mehr, als der von anderen Tools. Auch das Karriereportal wirkt insgesamt solide, war im Test aber nur schwer anpassbar. Wesentlich einfacher klappt das im aktuellen Vergleich etwa Recruitee oder softgarden.

Eine große Auswahl an Veröffentlichungskanälen im Multiposting liefert Ihnen d.vinci mit nur etwa 500 Kanälen nicht. Dafür deckt das Tool viele spezialisierte Jobbörsen ab, was insbesondere für KMU aus Nischenbranchen interessant sein dürfte. Trotzdem ist die Auswahl im direkten Vergleich eher dürftig. Andere Tools bringen oft bereits über 2.500 und mehr Kanäle für Ihre Ausschreibungen mit.

Im Gegensatz zu den meisten Anbietern der aktuellen Testreihe bietet d.vinci bereits von Grund auf moderne Bewerbungsarten. Ihre potenziellen Kandidat:innen importieren beispielsweise ihren Lebenslauf über XING- oder LinkedIn oder bewerben sich einfach im Video-Format. Die moderne und bequeme One-Click-Bewerbung kennt das Tool aber noch nicht. Hier kann sich der Hersteller noch etwas von anderen Anbietern abgucken!

d.vinci zeigt Ihnen eingegangene Bewerbungen sortiert nach Ihren offenen Stellen an. Das sorgt gerade in größeren Unternehmen für eine bessere Übersichtlichkeit. Der Anbieter kommt hier auch mit zeitsparenden Funktionen, etwa individuellen Automatisierungen und einem umfangreichen Bewerberprofil. Mit nur einem Klick schicken Sie Bewerbungen zur Bewertung an Ihre Fachbereiche weiter. So unterstützt d.vinci auch dezentrale Teams.

In Sachen Kommunikation bietet d.vinci weniger Optionen, als viele andere Tools der aktuellen Testreihe. Lediglich das integrierte E-Mail-Tool sorgt dank praktischer Vorlagen und individuellen Platzhaltern für Zeitersparnisse. Schade ist, dass auch Video-Interviews erst über externe Systeme angebunden werden müssen. Wesentlich kommunikativer zeigten sich in den Praxistests etwa onlyfy, coveto oder rexx systems.

Heyrecruit punktet im Test mit einem unkomplizierten Drag-and-Drop-Editor für Stellenausschreibungen. So entstehen in kürzester Zeit und mit nur wenigen Klicks ansprechende Stellenanzeigen, den selbst blutige Anfänger:innen mit Leichtigkeit bedienen. Auch das Karriereportal wirkt modern und ist schnell erstellt, ist aber kaum individuell anpassbar. Hier hätten wir uns mehr kreative Freiheit gewünscht.

Heyrecruit gehört mit seinen 2.600 Jobbörsen und anderen Kanälen zu den Top-Performern in der aktuellen Testreihe. Dabei unterstützten Sie zahlreiche Filtermöglichkeiten sowie viele Spezial- und Nischenbörsen dabei, genau die richtigen Kanäle zu finden. Nicht nur das spart bares Geld, auch mit seinen bis zu 78 Prozent Rabatt auf Premium-Börsen sorgt der Anbieter für einen besonders preiswerten Recruiting-Erfolg.

Wenn es um die Gestaltung von Bewerbungsprozessen geht, kann Heyrecruit von den anderen Herstellern der Testreihe noch etwas lernen. Individuelle Bewerbungs-Formulare sind mit der Software zwar schnell erstellt, moderne Bewerbungsarten wie die einfache One-Click-Bewerbung kennt Heyrecruit allerdings nicht. Das Tool bleibt größtenteils bei den bewährten Standards wie E-Mail- und Online-Bewerbung per Formular.

Bewerbungen verwalten Sie mit Heyrecruit in kurzer Zeit. Dank der übersichtlichen Bewerberdatenbank und der Filtermöglichkeiten finden Sie selbst bei zahlreichen Bewerbungen schnell das richtige Bewerberprofil. Auch die Bewertung der Kandidat:innen erfolgt im Handumdrehen, anpassbare Bewertungsbögen sind bereits vorhanden. Das CV-Parsing Tool funktionierte im Test allerdings nicht wie gewünscht; schade.

Heyrecruit bietet Ihnen für Ihre Bewerberkommunikation kaum mehr als das Nötigste. Das integrierte E-Mail-Tool kommt mit zeitsparenden und anpassbaren Vorlagen. Letzteres gibt es auch für die SMS-Funktion, mit der Heyrecruit aus der Masse hervorsticht. So haben Sie die Option, Ihren Bewerber:innen bis zu 10 kostenfreie Kurznachrichten zukommen zu lassen.

Für Ihre individuellen Stellenanzeigen liefert Ihnen Kenjo zwar nur Basics, die führen dafür in nur kurzer Zeit zu ansprechenden Ausschreibungen. Schade ist allerdings, dass Sie nicht durch personalisierte Vorlagen Zeit sparen können. Auch das Karriereportal wirkt modern, der Editor verhielt sich im Test allerdings störrisch. So brauchten wir länger als im Branchendurchschnitt, um die Karriereseite für den Praxistest aufzusetzen.

Das Veröffentlichen Ihrer Stellenanzeigen ist mit Kenjo eher umständlich aufgebaut. Das beginnt schon bei der sehr eingeschränkten Auswahl an Mutliposting-Kanälen, die Sie per JOIN-Schnittstelle ansteuern können. Das sind nur rund 100 Stück. Ein kleines Highlight im Test ist dafür der eigene Headhunter-Zugang, mit dem Sie Ihre Spezialist:innen unkompliziert zu Kenjo einladen. Schön!

Individuelle Bewerbungsprozesse gestalten Sie mit Kenjo im Handumdrehen. Von eigenen Bewerbungsformularen für jede Stelle bis zu personalisierten Bewerbungsphasen deckt Kenjo alle Workflows ab. Moderne Bewerbungsarten gibt es bei Kenjo allerdings nicht, hier bewerben sich Ihre Kandidat:innen nur über altmodische Wege. Die bequeme One-Click-Bewerbung finden Sie unter anderem in den Top-Platzierungen des Tests.

Kenjo hat nicht nur eine übersichtliche Bewerberdatenbank (inklusive Filter-Optionen) für Sie im Gepäck. Auch in Sachen Bewerberauswahl liefert Ihnen der Anbieter eine ganze Reihe an nützlichen Funktionen, etwa intuitiven und anpassbaren Bewertungsbögen, eigenen Recruiting-Teams oder automatische Löschfristen. Mit diesen Features sorgt das Tool sowohl in großen als auch kleinen Teams für Zeitersparnisse.

So wie die meisten Anbieter der Testreihe kommt auch Kenjo mit einem integrierten E-Mail-Tool. Das bietet zwar umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und sorgt dank individueller Workflows sowie Vorlagen für Zeitersparnisse. Integrierte Funktionen für Video-Interviews oder gar eine Chat-Funktion wie bei rexx oder onlyfy gibt es allerdings nicht zu entdecken. Hier besteht noch Nachholbedarf!