Bewerbermanagement Funktionen
Bewerbermanagement Definition
Unter Bewerbermanagement oder Recruiting versteht man die Verwaltung und Organisation von Einstellungs- und Bewerbungsprozessen in einem Unternehmen. Das reicht von der Stellenausschreibung (die heutzutage großteils online stattfindet) über die Verwaltung eingehender Bewerbungen sowie die Kommunikation mit den Kandidat:innen und im Team. Ein Bewerbermanagement-System unterstützt Sie bei diesen Aufgaben.
Bewerbermanagement-Systeme verfügen über eine Vielzahl von Funktionen, die den Recruiting-Prozess beschleunigen und vereinfachen. Standard bei allen verglichenen Tools ist die Möglichkeit, Stellenanzeigen zu erstellen und direkt aus dem Tool heraus zu posten, Bewerber und Bewerberinnen sowie Unterlagen in der Bewerberdatenbank zu organisieren und per E-Mail mit Ihren Kandidat:innenen zu kommunizieren. Die wichtigsten Features finden Sie nachfolgend im Überblick.
Eine Übersicht darüber, wie Recruiting-Software Ihnen bei jedem Schritt Ihres digitalen Recruitings weiterhelfen kann, und welches der vorgestellten Tools für welche Aufgabe das beste ist, finden Sie im Artikel “Recruiting-Software” von trusted.de.
Stellenanzeigen erstellen
Gibt es in Ihrem Unternehmen eine neue Vakanz, ist der erste Schritt die Erstellung einer Stellenanzeige. Dabei unterstützt Ihre Bewerbermanagement-Software Sie durch ansprechende Vorlagen und Editoren, mit deren Hilfe Sie Ihre Ausschreibungen attraktiv gestalten und mit allen wichtigen Informationen zum Profil der Stelle versehen können. Oft funktioniert das mithilfe von nüchternen Eingabemasken in wenigen Klicks; teilweise kommen aber auch ansprechende Drag-and-Drop-Editoren zum Einsatz.
Mithilfe simpler Eingabemasken und einiger Grundinformationen ist eine neue Stellenanzeige schnell erstellt
Screenshot: trusted.de
Quelle: personio.de
Multiposting
Alleine in Deutschland gibt es mehr als 1.000 Jobportale, auf denen Sie vakante Stellen veröffentlichen können. Online-Jobbörsen, Social-Media-Netzwerke und klassische Plattformen wie die Bundesagentur für Arbeit oder Print-Medien bieten eine große Bandbreite an Möglichkeiten für Ihr Recruiting. Mithilfe einer modernen HR-Software lassen sich diese und viele weitere Recruiting-Kanäle ganz automatisch mit Ihrer Stellenausschreibung bespielen, ohne dass Sie die Vakanz überall einzeln einstellen müssen.
Multiposting-Tools helfen Ihnen dabei, Ihre Stellenanzeigen auf vielen verschiedenen Plattformen und Jobbörsen gleichzeitig zu streuen
Screenshot: trusted.de
Quelle: recruitee.com
Mithilfe entsprechender Schnittstellen lassen sich Stellenanzeigen beispielsweise auf diversen kostenlosen oder kostenpflichtigen Jobportalen oder bei Social Media (Stichwort: Social Media Recruiting) zu veröffentlichen. Darunter sind Kanäle wie:
- Monster
- Stepstone
- stellenanzeigen.de
- JobScout24
- Careerbuilder
- Bundesagentur für Arbeit
- XING
- LinkedIn
- Facebook
- Twitter
Und viele mehr. Gleichzeitig lässt sich Ihre Ausschreibung auch auf Ihrer eigenen Karriereseite veröffentlichen (die Sie entweder direkt im Tool selbst erstellt oder per Schnittstelle angebunden haben) oder auf diverse Printmedien verteilen. Letzteres findet sich meist bei eher klassisch ausgerichteten Anbietern und wird immer seltener:
Die Arbeitswelt hat sich gewandelt - mittlerweile suchen beinahe 60 Prozent der Unternehmen online nach passenden KandidatInnen
CV-Parsing
Viele moderne E-Recruiting-Lösungen verfügen über ein Feature für “CV-Parsing”, eine Texterkennungstechnologie, die per OCR funktioniert und automatisch Informationen aus Lebensläufen ausliest. Diese ordnet das System selbstständig richtig zu und hinterlegt sie an der richtigen Stelle, um die Datenpflege in Ihrer Datenbank zu vereinfachen und zu automatisieren. Dazu gehören Daten wie Name, Geburtsdatum, Adresse, und mehr.
Bewerberprofile lassen sich durch CV-Parser auch automatisch befüllen, indem das System den Lebenslauf ausliest
Screenshot: trusted.de
Quelle: softgarden.de
Besonders nützlich ist diese Funktion, wenn Sie einen Teil Ihrer Bewerbungen nicht über das Online-Formular, sondern auf klassischen Kanälen wie E-Mail oder per Post bekommen. In solchen Fällen brauchen Sie die Bewerbungen dann nicht manuell in Ihrer Datenbank pflegen, sondern einfach die jeweiligen Dokumente hochladen. Der “Parser” erledigt dann den Rest für Sie.
Onboarding
Modernes Recruiting endet nicht mit der Einstellung; im Gegenteil. Diverse Tools im aktuellen Vergleich decken auch den Onboarding-Prozess als wichtigen Teil des Recruiting-Prozesses mit ab. Hier organisieren Sie die ersten Tage und Wochen Ihrer neuen Mitarbeiter:innen, kommunizieren Termine für Einführungsveranstaltungen, legen Checklisten für wichtige erste Schritte an und stellen wichtige Dokumente und Infos für Ihre Kandidat:innen im Self-Service zur Verfügung.
HR-Software-Lösungen, die sich diesem Schritt besonders verschrieben haben, werden auch als Onboarding-Software bezeichnet. Eine Auswahl der besten Tools mit entsprechenden Features hat trusted bereits im eigenen Onboarding-Software-Test für Sie vorbereitet.
Bewerberverwaltung
Das zentrale Feature jeder E-Recruiting-Lösung ist die Bewerberdatenbank und die Organisation aller relevanten Daten, Dokumente und Infos als digitale Bewerberakte oder digitale Personalakte. In der Datenbank verschaffen sich Recruiter und Linienvorgesetzte einen Überblick über die eingegangenen Bewerbungen und Dokumente, hinterlassen Bewertungen und Kommentare, verschicken E-Mails, setzen Termine im digitalen Kalender und leiten Kandidat:innen durch die verschiedenen Stufen des Einstellungsprozesses.
Übersichtliche Bewerberdatenbanken halten immer die wichtigsten Infos zu allen KandidatInnen für Sie parat
Screenshot: trusted.de
Quelle: recruitee.com
Dieses zentrale Feature wird oft auch als ATS oder “Applicant Tracking System” bezeichnet und bildet das Herzstück jedes Recruiting-Tools. Einige Tools haben sogar eigene Videointerview-Systeme mit an Bord, mit deren Hilfe Sie Vorstellungsgespräche direkt im Tool planen und durchführen können.
Active Sourcing
Active Sourcing oder Talent Sourcing gilt als wesentliches Element vieler Recruiting-Strategien. Hier geht es darum, nicht passiv auf Bewerbungen zu warten, sondern aktiv auf die Suche nach passenden Kandidat:innen zu gehen und diese direkt anzusprechen - ob nun durch den Aufbau eines internen Talent Pools mit vielversprechenden Kandidat:innen im eigenen Unternehmen, oder durch die Recherche potentieller Kandidat:innen auf sozialen Netzwerken wie XING, LinkedIn oder Facebook.
Einige Recruiting-Lösungen bieten die Möglichkeit, einen solchen Talentpool anzulegen und (natürlich im Rahmen der geltenden Datenschutzrichtlinien) mit den gesammelten Talenten in Kontakt zu treten. So machen Sie sich als Arbeitgeber interessant, selbst wenn die spannendsten Kandidat:innen gerade nicht selbst auf Jobsuche sind.
DSGVO
Gerade wenn Sie Ihre Stellenausschreibungen online veröffentlichen und in Ihrem Cloud-Tool verarbeiten, müssen Sie ein besonderes Augenmerk auf den Datenschutz haben. Die DSGVO schreibt beispielsweise vor, welche Informationen Sie von Ihren Bewerberinnen und Bewerbern abfragen dürfen und wie lange Sie Bewerbungen im System maximal speichern können. Zudem sind auch der Standort der Server des jeweiligen (Cloud-)Tools und die Datenschutz- und Sicherheitsstandards des Anbieters ausschlaggebend.
Datenschutz und Sicherheit sind wichtige Faktoren im Online-Recruiting, die Sie nicht außer Acht lassen sollten
Screenshot: trusted.de
Quelle: softgarden.de
Um den Anforderungen der DSGVO zu genügen, haben sich daher (vor allem bei deutschen bzw. europäischen Anbietern der entsprechenden Software) bereits einige wichtige Features etabliert: So lassen sich beispielsweise Bewerbungsformulare mit einer Checkbox ausstatten, mit der Ihre Kandidat:innen der Verarbeitung Ihrer Daten im System zustimmen können. Zudem können Sie sich Online-Formulare so gestalten, dass nicht alle Angaben verpflichtend sind; so behalten Bewerber:innen die Kontrolle über ihre Daten.
Andere Features sind beispielsweise eine detaillierte Rollen- und Rechteverwaltung (damit nicht jeder Nutzer der Software automatisch auf alle Bewerbungen und Informationen zugreifen kann) und die automatische Löschung der Bewerbungen aus dem Archiv nach spätestens 6 Monaten. So soll sichergestellt werden, dass die Nutzung der entsprechenden Tools auch mit dem europäischen Datenschutz konform geht.