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Die besten Projektmanagement-Tools

Projektmanagement ist vielfältig und kann je nach Projekt sehr umfangreich sein.

Damit Projektplaner:innen nicht den Überblick verlieren, gibt es nützliche PM-Tools, die dir und deinem Team bei der Projektplanung, der Abwicklung und der Kommunikation helfen. Von A wie Aufgabenverteilung bis Z wie Zeiterfassung. Einige Tools integrieren mittlerweile sogar Funktionen für automatisierte Abläufe und KI-gesteuerte Prozesse.

Doch die Bandbreite an Projektmanagement-Software auf dem Markt ist riesig. Daher habe ich mir für trusted einige der bekanntesten und besten Projektmanagement-Lösungen für dich angeschaut und im Praxistest miteinander verglichen.

Welches Projektmanagement-Tool am besten zu dir und deinem Business passt, erfährst du in meinem Erfahrungsbericht:

Das Wichtigste in Kürze
  • Test: Ich habe 10 Projektmanagement-Softwares getestet und mir dabei vor allem die Projektplanung und das Aufgabenmanagement genauer angeschaut.
  • Testsieger: Testsieger 2024 ist monday. die Projektmanagement-Software vereint leistungsstarke Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und ein gutes Pricing.
  • Alternativen: ClickUp, Asana, PLANTA und MeisterTask gehören ebenfalls zu den besten Projektmanagement-Lösungen auf dem Markt und sind monday sehr ähnlich.
  • Kosten: Die Kosten variieren stark zwischen kostenlosen Basis-Versionen und Enterpriselösungen für knapp 100 € pro User und Monat.
  • Methoden: Generell kann man Projektmanagement-Software in die zwei Kategorien klassisch und agil unterteilen. Es gibt aber auch hybride Lösungen.

Mein Test der besten Projektmanagement-Software 2024

In Zeiten von Remote Work und Teams, die über Ländergrenzen hinweg zusammenarbeiten, ist eine übersichtliche Organisation von Aufgaben und Projekten wichtiger denn je. Egal, in welcher Branche. Auch ich und das restliche trusted-Team nutzen die Möglichkeiten von Projektmanagement-Software, um unsere tägliche Arbeit zu organisieren, Fortschritte festzuhalten und zukünftige Projekte und Test-Kategorien zu planen.

Ich weiß daher, wie nützlich eine Projektmanagement-Software bei der täglichen Arbeit sein kann. Ich weiß aber auch, wie viele Projektmanagement-Lösungen es mittlerweile auf dem Markt gibt; unzählige nämlich. Und alle schreiben sich die einfachste Projektplanung, die bestmögliche Übersicht und eine individuelle Anpassbarkeit auf die Fahne.

monday.com gehört zu den All-in-One-Tools und geht über einfaches Projektmanagement weit hinaus
monday.com gehört zu den All-in-One-Tools und geht über einfaches Projektmanagement weit hinaus
Screenshot: trusted.de
Quelle: monday.com

Für mich Grund genug, mir einige der bekanntesten Projektmanagement-Softwares einmal genau anzuschauen. Und mit “genau” meine ich nicht nur einfache und oberflächliche Funktionsvergleiche, sondern hautnahe Praxiserfahrungen! Ich habe mich also für dich in die Management-Schlacht geworfen, um herauszufinden, welches Projektmanagement-Tool sich für welche Zwecke besonders gut eignet.

Wichtige Funktionen – Was muss eine Projektmanagement-Software können?

Bevor es allerdings losgeht und damit wir auf demselben Stand sind, habe ich dir einige Basic-Informationen zum Themenkomplex “Projektmanagement-Software” zusammengestellt. Danach starten wir aber direkt mit meinen Testerfahrungen durch - versprochen!

Projektplanung

In der Planungsphase für ein Projekt definierst du Ziele und Meilensteine, erstellst Kapazitätsplanungen, Aufgaben und Teilaufgaben und planst benötigte Ressourcen für die Umsetzung deines Projektes ein. Hier helfen dir verschiedene Funktionen einer Projektmanagement-Software weiter, beispielsweise indem sie Aufgaben bündeln, auf Fristen und Termine hinweisen oder dir mit bestimmten Ansichten (Gantt-Chart, Kanban) helfen, Abläufe im Blick zu behalten.

Klassisches Projektmanagement

Im klassischen Projektmanagement sind sowohl die Projektziele, als auch die einzelnen Etappen dorthin bereits zu Beginn klar definiert. Teilweise arbeitet das klassische Projektmanagement sogar mit exakten zeitlichen Ablaufplänen. Damit hat die klassische Methode einerseits den Vorteil der guten Planbarkeit, ist andererseits aber wenig flexibel, wenn einzelne Projektbestandteile nicht wie angedacht umgesetzt werden können oder unerwartete Hindernisse auftreten. Die klassische Methode eignet sich gut für und sich wiederholende und daher bekannte Projektabläufe und Arbeitsprozesse.

Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement dagegen setzt auf kurze Projektetappen und zeitlich beschränkte Zyklen, sogenannte Sprints, in denen das Projekt realisiert wird. Anders als bei der klassischen Methode wird also nicht der gesamte Projektablauf vorgeplant, sondern nur die einzelnen Abschnitte. Das gibt deutlich mehr Flexibilität und eignet sich vor allem für Projekte mit unbekannten Variablen und anfangs nicht erkennbaren Hindernissen.

Projektvisualisierung

Projekte lassen sich auf vielfältige Arten visualisieren. Neben Projektstrukturbäumen eignen sich je nach bevorzugter Projektmethode vor allem Gantt-Charts für den zeitlichen Ablauf oder Kanban-Boards für eine agile Vorgehensweise. Aber auch Listen, Diagramme und Tabellen können für bestimmte Projektinhalte sinnvoll genutzt werden und ergänzen damit deine Projekt-Dashboards.

Projektmethoden und -Modelle

Wie erwähnt, können Projekte klassisch oder agil abgewickelt werden. Daneben gibt es mit der hybriden Vorgehensweise aber auch eine Mischung, die Komponenten der agilen und klassischen Methodik in sich vereint. Ich habe in meinem Test zum Beispiel einen ersten Projektabschnitt mit der agilen Methode bewältigt, und den zweiten, wesentlich besser planbaren Teil nach der klassischen Methode abgewickelt.

Kanban

Kanban ist ursprünglich eine Erfindung aus Japan für die Lagerhaltung und Produktion. Mittlerweile werden Kanbans in vielen weiteren Bereichen eingesetzt. Ein Prozess wird in viele kleine Elemente (also einzelne Aufgaben) gegliedert und je nach Bearbeitungsstatus wandern die einzelnen Elemente dann auf dem Kanban-Board. Arbeitsprozesse können so optimal visualisiert werden und Projektteams sehen jederzeit den Status der einzelnen (Teil-)Aufgaben. Kanbans eignen sich damit besonders gut für eine agile Methode.

Scrum

Scrum gehört genauso wie Kanban zu den Visualisierungen im agilen Projektmanagement. Anders als in herkömmlichen Kanban-Boards werden aber nicht einzelne Aufgaben visualisiert, sondern Zwischenergebnisse. Außerdem arbeiten Scrum-Teams üblicherweise an getrennten Boards und mit klaren Rollenverteilungen, während Kanban-Teams ein gemeinsames Board benutzen und es keine klare Rollenzuweisung gibt.

Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Chart oder -Diagramm ist im Wesentlichen eine Zeitleiste, auf der horizontale Balken die einzelnen Aufgaben und im Zeitverlauf darstellen. Damit eignen sich Gantt-Diagramme besonders für das klassische Projektmanagement und geben einen guten Überblick über zeitliche Abläufe, Vorgänge und Meilensteine innerhalb eines Projektes.

Aufgabenverwaltung/Task Management

Das Aufgabenmanagement ist im Projektmanagement ein zentrales Element, um Projekte abzuschließen und die Ziele zu erreichen. Dazu gehört die Identifizierung, Verteilung und Priorisierung von Aufgaben und innerhalb des Workload-Managements auch das Ressourcen- und Kapazitätenmanagement.

Projektportfoliomanagement/Multiprojektmanagement

Projektportfolios dienen der gemeinsamen Koordination von mehreren Projekten innerhalb eines Unternehmens. Im Grunde sind Projektportfolios damit Zusammenfassungen mehrerer unabhängiger Projekte. Das erleichtert übergeordneten Stellen eine bessere Planung und Steuerung, als wenn Projekte nur einzeln betrachtet würden.

Controlling & Ressourcenmanagement

Das Ressourcenmanagement befasst sich mit der Planung, Koordinierung und Terminierung von Personen und Teams innerhalb eines Projektes. Hier steht oftmals die Ressource Zeit und deren effizientester Einsatz im Vordergrund. Das Controlling hingegen dient der Erfassung und Überwachung von Kosten für ein bestimmtes Projekt. So sollen Wirtschaftlichkeit und Pünktlichkeit eines Projektes sichergestellt werden.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Wie wichtig die Kommunikation innerhalb deines Teams ist, liegt auf der Hand. Dazu gehören je nach Methode tägliche Absprachen und die Koordination von Aufgaben. Insbesondere Scrum-Teams sollten dabei auch die Möglichkeit zum persönlichen Austausch in der Gruppe haben. Viele Projektmanagement-Software-Lösungen liefern zumindest Features für Kommentar- oder Diskussionsbereiche innerhalb von Aufgaben und Projekten.

Auswertung & Reporting

Je nach Tool fallen die Möglichkeiten zur Auswertung und Analyse von Projekten oder einzelnen Projektabschnitten mehr oder weniger stark aus. Die meisten Projektmanagement-Tools liefern jedoch grundsätzlich Reportings zur Zeiterfassung und zum allgemeinen Projektfortschritt.

Weitere Projektmanagement-Funktionen

Je nach Tool kann eine Projektmanagement-Anwendung weitere ERP-Funktionen einschließen. Dazu gehören Programme für das Personalmanagement und Recruiting, Ticketsysteme und CRMs und je nach Umfang auch Rechnungssysteme und Funktionen für die Angebotserstellung.

Im Test habe ich mir alle Funktionsbereiche der einzelnen Anwendungen genau angeschaut und gebe dir hier nun einen Überblick, was du mit den einzelnen Projektmanagement-Software-Lösungen tatsächlich anfangen kannst:

Testsieger: trusted Empfehlungen

1

monday.com

4.4
1,1
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 1 - unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil/klassisch
  • Plattformen/Apps Web-App, iOS, Android

Projektplanung

Sehr gut (1,2)

monday verfügt unter anderem über Tabellen- und benutzerdefinierte Listenansichten, Projektkalender, Gantt-Charts mit Meilensteinen und anpassbare Kanban-Boards. Außerdem hast du Zugriff auf Projektvorlagen und auch die Verwaltung mehrerer parallel laufender Projekte ist mit monday kein Problem. Lediglich in der kostenlosen Basis-Version sind die verfügbaren Elemente auf 1.000 begrenzt.

Aufgabenverwaltung

Sehr gut (1,0)

Du kannst in monday Teil- und Unteraufgaben erstellen und automatisch den jeweiligen Bearbeitungsstatus nachverfolgen. Mit persönlichen To-Dos, individuellen Aufgaben-Dashboards und Deadlines behältst du alle Fristen im Blick und planst deine Woche optimal für dich und dein Team.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Gut (2,0)

Die Kommunikation findet in monday in Diskussionen und Kommentaren statt, die mit einem bestimmten Arbeitsbereich oder einer Aufgabe verknüpft sind. Mit Erwähnungen stellst du sicher, dass du die immer richtigen Personen erreichst. Außerdem hast du einen zentralen Feed und automatische Benachrichtigungen, die dich z.B. informieren, wenn eine Aufgabe fertiggestellt wurde.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Sehr gut (1,0)

monday liefert neben Zeitleisten auch eine Kalenderansicht. So erkennst du freie Kapazitäten in deinem Team und kannst die Arbeit verteilen. Auch Termine und Veranstaltungen verwaltest du über den Kalender. Mit dem Zeiterfassungselement kannst du dann messen, wie viel Zeit deines Teams die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen. Du kannst sowohl eigene als auch Team-Zeiten über mehrere Boards hinweg erfassen.

Analytics & Optimierung

Sehr gut (1,0)

monday ermöglicht dir eine umfassende Datenerfassung und -Auswertung. Du kannst Projektfortschritte messen, die Einzel- und Teamleistung erfassen und mit Formeln dein Budget verwalten. Individuelle Berichte zu erstellen ist in monday vergleichsweise einfach, weil die Projektmanagement-Software zahlreiche Vorlagen und Filteranwendungen bereithält.

monday (oder monday.com) ist eine der weltweit bekanntesten PM-Plattformen. Die Projektmanagement-Software legt hohen Wert auf eine gute Bedienbarkeit und deckt zahlreiche Funktionen im Projekt-, Team- und Aufgabenmanagement ab. Damit zählt monday zu den komplexeren Projektmanagement-Lösungen in meinem Test.

Aber – so viel verrate ich schon mal – es lohnt sich, etwas Zeit in die Projektmanagement-Software zu investieren! Den Grund dafür und meine ausführlichen Erfahrungen mit monday findest du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit monday gemacht?

Der Einstieg in monday gestaltet sich (noch) vergleichsweise simpel. Das Tool besticht durch seine sehr moderne und übersichtliche Oberfläche. Der Teufel steckt bei monday jedoch im Detail! Denn die Projektmanagement-Software erlaubt dir eine Vielzahl an Konfigurationen.

Das beginnt schon bei der Projektplanung:

Auf Projektebene spielt sich bei monday alles in “Boards” ab. Für jedes Projekt kannst du ein eigenes Board erstellen und so gestalten, wie du es brauchst. Entweder du benutzt eine der vielen verschiedenen Projektvorlagen, die monday mitgebracht hat, oder du startest mit einem leeren Board. Dafür stellst du dann aus verschiedenen Modulen genau den Projektraum zusammen, den du brauchst:

Projekte kannst du modular aufbauen und je nach Bedarf entweder agil, klassisch oder hybrid verwalten
Projekte kannst du modular aufbauen und je nach Bedarf entweder agil, klassisch oder hybrid verwalten
Screenshot: trusted.de
Quelle: monday.com

Ob tabellarische Listenansicht, Kanban-Board, Gantt-Chart, Kalender, Diagramm oder Formular; monday bildet alle Projektarten und -methoden auf irgendeine Art und Weise ab. Hier schlummert auch die Komplexität des Tools; denn da du mit monday so ziemlich alles machen kannst, gibt es nur wenig, was voreingestellt ist. Dein Board musst du immer erstmal basteln.

Dafür ist monday auch super flexibel. Für mein Test-Projekt wollte ich sowohl Listenansichten und Kanban-Boards für das Aufgabenmanagement, als auch ein Gantt-Chart für die Überwachung des Projektfortschritts. Das zusammenzubauen war ohne Probleme möglich. Ein klarer Vorteil gegenüber eher eindimensionaler Projektmanagement-Software wie z.B. awork – aber auch mehr Arbeit!

monday.com erleichtert die Aufgabenplanung für dein Team und mit Kanban-Boards gelungene Ansichten
monday.com erleichtert die Aufgabenplanung für dein Team und mit Kanban-Boards gelungene Ansichten
Screenshot: trusted.de
Quelle: monday.com

Im Aufgabenmanagement ist monday besonders kleinteilig aufgebaut. Du hast die Möglichkeiten, Aufgaben und Unteraufgaben zu erstellen, zuzuteilen und deren Fortschritt über benutzerdefinierte Dashboards nachzuverfolgen. Außerdem kannst du Kalender- oder Listenansichten nutzen und jede Aufgabe mit entsprechenden Deadlines versehen.

Bei Bedarf fügst du weitere Ansichten und Widgets hinzu. Für das Workload-Management liefert monday zum Beispiel eine Batterie-Visualisierung. Freie Kapazitäten, offene Wochenziele oder Verzug bei Projekten erkennst du so auf einen Blick.

Besonders im Aufgabenmanagement bietet dir monday.com tolle Visualisierungen und aussagekräftige Ansichten
Besonders im Aufgabenmanagement bietet dir monday.com tolle Visualisierungen und aussagekräftige Ansichten
Screenshot: trusted.de
Quelle: monday.com

Besonders gelungen: monday liefert eine ganze Reihe an Automatisierungen, die du beispielsweise für automatische Benachrichtigungen oder andere Aktionen wie etwa ausgefüllte Formulare nutzen kannst. Hier sind keine besonderen Programmierkenntnisse nötig. Neue Automatisierungen baust du einfach nach dem Wenn/Dann-Prinzip. Zum Beispiel: “Wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde, benachrichtige Person XY.”

monday eignet sich damit nicht nur gut für die Organisation von Projekten, sondern vor allem auch für das Team-Management.

Je nach Bedarf kannst du monday.com mit Workspaces und modularen Ansichten konfigurieren
Je nach Bedarf kannst du monday.com mit Workspaces und modularen Ansichten konfigurieren
Screenshot: trusted.de
Quelle: monday.com

Mein Fazit: monday macht mit seinen innovativen und flexiblen Anwendungsmöglichkeiten eine gute Figur und überzeugt mit vielen durchdachten Funktionen! Damit ist die Projektmanagement-Software mein verdienter Testsieger!

Was macht monday im Vergleich mit anderer Projektmanagement-Software einzigartig?

monday ist wohl der aktuelle Gold-Standard im Projektmanagement. Besonders hebt sich das Tool durch seine flexiblen Konfigurationen ab. Du kannst fast beliebige Ansichten und Formulare erstellen und in deine Projekt- und Aufgabenverwaltung einbinden.

Damit sind die Anwendungsbereiche von monday sehr vielfältig. Egal ob reines Projektmanagement, Team- und Workload-Management oder sogar ein Einsatz in der Personalverwaltung. Auch eine übergreifende Anwendung in allen diesen Bereichen ist denkbar.

Das macht monday auch interessant für andere Abteilungen, z.B. HR-Teams: Mit einem kleinen Workaround lassen sich nämlich auch Urlaubsanträge oder Krankmeldungen mit monday auf einem eigenen Board verwalten.

Wem würde ich monday besonders empfehlen?

Aufgrund seiner Flexibilität und der Vielzahl an individuell konfigurierbaren Funktionen, Vorlagen und Modulen eignet sich monday für viele Branchen. Es bietet viel Freiraum für kreative Teams und die Projektarbeit in Agenturen.

Gleichzeitig eignet sich monday aber auch besonders für IT-Projekte und IT-Helpdesk-Teams, weil Anfragen über Formulare automatisch in Aufgaben umgewandelt werden können. Daneben zeigt monday Eignungen für Marketing- und Vertriebsprojekte und ist sogar für das Bauwesen oder die Entwurfsplanung von Architekturbüros denkbar.

Vorteile
  • Für alle PM-Methoden geeignet
  • Viele Anzeigemöglichkeiten
  • Bis ins Detail anpassbar
  • Zeitsparende Vorlagen
Nachteile
  • Komplexe Preisgestaltung
  • Teils lange Einarbeitungszeit
monday.com
4.4
Testbericht
2

awork

3.4
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 10,00 €/Monat/User
  • User 1 - unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil/klassisch
  • Plattformen/Apps Web-App, iOS, Android

Projektplanung

Sehr gut (1,2)

awork liefert alle wichtigen Tools und Funktionen für eine professionelle und saubere Projektplanung. Du hast Zugriff auf verschiedene Projektansichten, wie Listen, Kanban-Boards und klassische Gantt-Charts mit der Option für Projekt-Meilensteine. Außerdem stehen Projektvorlagen bereit und du kannst einmal erstellte Projekte als Vorlagen für die spätere Verwendung abspeichern.

Aufgabenverwaltung

Sehr gut (1,0)

Aufgaben verwaltest du in awork über die Aufgabenebene. Hier hast du einfache Listen, die du mit Gruppen und Filtern, etwa für Deadlines, den erwarteten Aufwand oder Zuständigkeiten belegen kannst. Oder du gruppierst Aufgaben nach Projekten oder der Dringlichkeit - hier hast du freie Hand und kannst das Aufgabenmanagement an deine Arbeitsweise und Prozesse anpassen.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Gut (2,0)

Die Kommunikation läuft in awork hauptsächlich über Kommentare und Diskussionen, die immer Aufgaben- oder Projektbezogen eingebunden sind. Du kannst also beispielsweise mit Team-Mitgliedern direkt zu Aufgaben diskutieren, der Verlauf ist dann über die jeweilige Aufgabe einsehbar und hier angepinnt. Das sorgt für Struktur und du verhinderst, dass wichtige Kommentare in der allgemeinen Kommunikation untergehen.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Sehr gut (1,0)

Die Zeiterfassung ist in awork direkt in die Projektplanung integriert. Du kannst also bereits vor Projektstart den benötigten Aufwand, das Projektbudget, für einzelne Aufgaben bestimmen. Deine Teammitglieder erfassen ihre Arbeitszeit für bestimmte Tätigkeiten dann ganz einfach über den persönlichen Timer. Die Projektleitung hat dabei jederzeit Zugriff auf Auswertungen der Zeiterfassung. Über den awork-Planer ist außerdem eine exakte Planung von Wochen-Aufgaben und Terminen möglich.

Analytics & Optimierung

Gut (2,4)

Die Analytics von awork beschränken sich im Wesentlichen auf Auswertungen zur Zeiterfassung und Reportings zum Projektfortschritt. Individuelle Reportings sind mit wenigen Klicks erstellt und du kannst sowohl den Zeiteinsatz als auch den jeweiligen Projektfortschritt sehr einfach erfassen und nachverfolgen.

awork ist ein Projektmanagement-Tool aus Deutschland und war eine der ersten PM-Lösungen, die ich mir in der Praxis genauer für dich angeschaut habe. Entsprechend gespannt war ich natürlich, wie sich die Projektmanagement-Software in meinem Testszenario schlagen würde.

Ohne hier bereits zu viel vorwegzunehmen: awork hat mich nicht enttäuscht und mir mit seiner Benutzerfreundlichkeit, der modernen Oberfläche und seinen einfach zu bedienenden Funktionen gut gefallen:

Welche Erfahrungen habe ich mit awork gemacht?

Der Einstieg in die Arbeit mit awork ist mir sehr leicht gefallen: Als neuer User hatte ich einen Onboarding-Assistenten, der mich bei den ersten Schritten im Tool begleitete und mir die wichtigsten Funktionen mit eingeblendeten Hinweisen erklärt hat. So konnte ich mich schnell zurechtfinden und innerhalb weniger Minuten mein erstes Projekt starten und die dazugehörigen Aufgaben erstellen.

Ob klassisch oder agil oder eine Mischung aus beiden Methoden: awork liefert dir die nötigen Tools für ein Projektmanagement, nach Maß
Ob klassisch oder agil oder eine Mischung aus beiden Methoden: awork liefert dir die nötigen Tools für ein Projektmanagement, nach Maß
Screenshot: trusted.de
Quelle: awork.com

Ich habe – wie mit allen getesteten Tools – auch mit awork ein Test-Projekt aufgesetzt. Das sollte in der ersten Projektphase agil und in der zweiten Projektphase klassisch (mit Gantt-Diagramm) geplant werden. Mit awork war das erfreulicherweise überhaupt kein Problem, weil das Tool für hybrides Projektmanagement ausgelegt ist. So war es ein leichtes für mich, mein Projekt genau so abzubilden, wie ich es vorgesehen hatte.

Erfreulich: awork gibt dir als User genug Freiraum, du kannst also zwischen den einzelnen Methoden innerhalb eines Projektes wechseln und musst dich nicht sklavisch an einen Projektplan halten.

Das Kanban-Board hat mir im Test ausgesprochen gut gefallen und im Darkmode ist auch das lange Arbeiten im Tool kein Problem
Das Kanban-Board hat mir im Test ausgesprochen gut gefallen und im Darkmode ist auch das lange Arbeiten im Tool kein Problem
Screenshot: trusted.de
Quelle: awork.com

Innerhalb meines Projektes konnte ich mit einem Klick zwischen übersichtlichen Aufgabenlisten, agilen Kanban-Board und einer klassischen Timeline wechseln.

Für das eigentliche Aufgabenmanagement hat awork dann nochmal einen separaten Bereich. Hier kannst du sämtliche anstehenden Aufgaben auch mehrerer paralleler Projekte einsehen und inhaltlich so gruppieren, wie du möchtest, z.B. nach Fälligkeit, nach dem erwarteten Aufwand oder dem aktuellen Aufgabenstatus.

Aufgabenlisten kannst du fast beliebig anpassen und beispielsweise nach Dringlichkeit oder bestimmten Tätigkeiten sortieren
Aufgabenlisten kannst du fast beliebig anpassen und beispielsweise nach Dringlichkeit oder bestimmten Tätigkeiten sortieren
Screenshot: trusted.de
Quelle: awork.com

Lücken zeigt awork dann meines Erachtens lediglich in der Ressourcenplanung und dem ausführlichen Reporting. Du hast zwar Zugriff auf eine Funktion für die Zeiterfassung und kannst einzelne Aufgaben per Timer stoppen, aber eine Budgetierung von Projekten ist bisher in awork nicht möglich.

Hier läuft also alles auf die Ressource Zeit hinaus - was grundsätzlich nicht verkehrt ist, aber die Budgetierung und Projektauswertung eben auch sehr oberflächlich gestaltet.

Wie fast alle Features in awork ist auch die Zeiterfassung sehr simpel, aber dennoch funktional umgesetzt
Wie fast alle Features in awork ist auch die Zeiterfassung sehr simpel, aber dennoch funktional umgesetzt
Screenshot: trusted.de
Quelle: awork.com

Grundsätzlich hat mir awork aber sehr gut gefallen. die Projektmanagement-Software hat eine moderne und gut konzipierte Oberfläche und ist dadurch sehr benutzerfreundlich. Die Einarbeitungszeit tendiert gegen null, auch wenn es natürlich von Vorteil ist, wenn du dir als Neuling etwas Zeit für das Tool nimmst.

Was macht awork im Vergleich mit anderer Projektmanagement-Software einzigartig?

In meinem Test bin ich besonders schnell auf eines der Alleinstellungsmerkmale von awork gestoßen: awork verfügt über eine KI, die dir bei der Aufgabenerstellung behilflich ist. Es reicht, wenn du das Projekt grob skizzierst; die KI erstellt dir dann automatisch eine ziemlich umfangreiche Aufgabenliste, die du dann nur noch fertig anpassen musst.

Ich habe die Sache testweise ausprobiert und kann sagen: ein gelungenes (und innovatives) Feature! Gerade, wenn du oft ähnliche Projekte planst, sorgt die KI für Zeitersparnis!

Ein weiterer Pluspunkt ist der sehr ausführliche Onboardingprozess, der selbst kompletten Projektmanagement-Neulingen einen guten Einstieg in die Anwendung ermöglicht.

Wem würde ich awork besonders empfehlen?

awork eignet sich vor allem für das hybride Multiprojektmanagement und ist gut geeignet für kreative Teams, die viel Freiraum benötigen. Auch Consultingfirmen und Agenturen profitieren von den flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten – könnten aber die Budgetierung vermissen. Ebenso gut eignet sich awork mit seiner agilen bzw. hybriden Arbeitsweise für Software und IT-Teams.

Projekte, die neben Projektstrukturplänen auch eine exakte Budgetierung verlangen (wie etwa im Bauwesen üblich) sind mit awork hingegen nur sehr schwer abzubilden und umzusetzen. Hier eignen sich dann branchenspezifische Lösungen deutlich besser als der smarte Allrounder.

Vorteile
  • Geeignet für alle PM-Methoden
  • Automationen und Autopilot
  • Projekttemplates
  • Insgesamt großer Funktionsumfang
Nachteile
  • Kleine technische Macken
  • Etwas längere Einarbeitungszeit
awork
3.4
Testbericht
3

ClickUp

3.7
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0,00 €/Monat und User
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Aktive Projekte 1 bis unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil/klassisch
  • Plattformen/Apps Web-App, iOS, Android

Projektplanung

Sehr gut (1,4)

In ClickUp hast du verschiedene Möglichkeiten, deine Projekte zu planen und abzuwickeln. Als Funktionen stehen dir dabei nicht nur klassische Listen, Kalender- und Tabellenansichten, sondern auch Gantt-Charts mit Meilenstein und Zielvorgaben zur Verfügung. Du kannst diese Ansichten je nach Bedarf mit Kanban- und Scrum-Boards kombinieren und so agil bzw. hybrid arbeiten.

Aufgabenverwaltung

Sehr gut (1,0)

Neben klassischen To-Do-Listen haben alle User einen persönlichen Arbeitsbereich, der anstehenden Aufgaben, Fristen und Prioritäten anzeigt. Als Projektleiter hast du zudem die Möglichkeit, sämtliche Aufgaben projektübergreifend zu verwalten und das Workload-Management deiner Teams zu steuern.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Sehr gut (1,0)

ClickUp integriert etliche Funktionen, die es dir und deinem Team erlauben, in Kontakt zu bleiben. Neben Aktivitätsfeeds, Benachrichtigungen und Statuseinstellungen liefert die Projektmanagement-Software einen integrierten Teamchat. Zusätzlich können User Kommentare und Notizen verfassen und sogar Sprachnachrichten und Videoaufnahmen sind möglich.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Sehr gut (1,0)

ClickUp verfügt über ein integriertes Zeiterfassungs-Tool, mit dem du Aufgaben und Termine tracken und nachverfolgen kannst. Aber auch externe Anwendungen wie Harvest oder Everhour lassen sich problemlos mit ClickUp verknüpfen. Für die Terminplanung ist außerdem ein Projektkalender vorhanden, der sich automatisch aktualisiert, wenn Fristen oder Meetings umgeplant werden.

Analytics & Optimierung

Sehr gut (1,0)

ClickUp liefert vergleichsweise stark ausgebaute Analytics. Du kannst benutzerdefinierte Dashboards erstellen und unter anderem das Aufgabenmanagement, die Zeiterfassung und den Projektfortschritt auswerten. Zudem bietet ClickUp zahlreiche Dashboard-Vorlagen, etwa für die Budgetierung und exakte Berechnungen, Portfolio-Auswertungen und die Teamperformance.

ClickUp ist ein Produkt der Mango Technologies, Inc. aus San Diego. die Projektmanagement-Software ist gewissermaßen eine eierlegende Wollmilchsau und versucht den Spagat zwischen einer einfachen Bedienung und leistungsstarken Funktionen. Mittlerweile ist ClickUp auch in Deutschlang bekannt, vor allem wegen seiner reichweitenstarken YouTube-Werbung.

Besonders interessant ist ClickUp, weil es neben den erwartbaren Funktionen im Projektmanagement auch Kommunikations-Tools und starke Analytics integriert. Damit möchte ClickUp eine umfassende Projektmanagement-Software bieten, die zusätzliche Anwendungen obsolet macht. Ob das klappt und wie ich die Projektmanagement-Software erlebt habe, erfährst du jetzt:

Welche Erfahrungen habe ich mit ClickUp gemacht?

Ich hatte im Test keine großen Probleme mit dem Einstieg in ClickUp und das Onboarding war vergleichsweise zügig erledigt. Das liegt zum einen an der benutzerfreundlichen Oberfläche und zum anderen am Einrichtungsassistenten, der die wichtigsten Funktionen erklärt und sogar Video-Tutorials bereitstellt.

Dennoch ist ClickUp eine komplexe Anwendung, die du zunächst für deine Bedürfnisse konfigurieren musst. Ähnlich wie bei monday solltest du also auch für ClickUp eine gewisse Einarbeitungszeit einplanen. Hier gilt: Übung macht den Meister!

ClickUp hat genau wie monday.com und Asana eine übersichtliche Benutzeroberfläche im modernen Design
ClickUp hat genau wie monday.com und Asana eine übersichtliche Benutzeroberfläche im modernen Design
Screenshot: trusted.de
Quelle: clickup.com

Auf den ersten Blick bietet ClickUp kaum andere Features, als Testsieger monday. Du kannst Workspaces für verschiedene Teams oder Abteilungen einrichten und so deine Arbeit sauber strukturieren.

Auch die Projektplanung und -durchführung ist ähnlich gelöst. ClickUp ist auf keine besondere Projektmanagement-Methode festgelegt, sondern liefert verschiedene Projektansichten, Vorlagen und Co. für verschiedene Projekte. Perfekt für mich, da ich hybride Lösungen bevorzuge. Für beide Methoden bietet ClickUp nützliche Visualisierungen, z.B. als Tabelle oder Liste, Kanban- bzw. Scrumboard oder Ganttchart.

Besonders gut gefallen habt mir die Gesamtübersicht, die das Multiprojektmanagement enorm erleichtert.

Punkten kann ClickUp auch mit einer Vielzahl an Vorlagen für Dashboards, Whiteboards und Workspaces, was die Konfiguration und Systemeinrichtung spürbar erleichtert. Unter dem Strich ist ClickUp aufgrund der Funktionstiefe eine der flexibelsten Management-Plattformen, die ich im aktuellen Test unter der Lupe hatte. Eben ein echter Allrounder, der mit Vielseitigkeit und obendrein mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis aufwarten kann!

Insgesamt hat mir das Tool wirklich gut gefallen, auch wenn die Oberfläche ähnlich wie in Wrike etwas nüchtern und sachlich daherkommt. Das wird durch die vielen leistungsstarken Funktionen in meinen Augen aber mehr als wett gemacht!

Was macht ClickUp im Vergleich mit anderen Projektmanagement-Tools einzigartig?

Wodurch ClickUp sich ein wenig von der Konkurrenz absetzt, sind die umfassenden Funktionen in Sachen Team-Kommunikation. So liefert ClickUp neben Notizen und Kommentaren auch einen integrierten Chat sowie eine Funktion für Sprach- und Videonachrichten.

Mit Teamchat und Sprachnachrichten liefert ClickUp wertvolle Kommunikationskanäle für die Zusammenarbeit
Mit Teamchat und Sprachnachrichten liefert ClickUp wertvolle Kommunikationskanäle für die Zusammenarbeit
Screenshot: trusted.de
Quelle: clickup.com

Damit kannst du beispielsweise eine bestimmte Projektansicht per Video aufnehmen, mit einer Frage oder einem Kommentar versehen und im Projekt-Chat teilen. Übrigens hast du im Chat auch Zugriff auf Schnellbefehle, kannst Dokumente teilen und sogar einen KI-Assistenten nutzen.

Für die Kollaboration liefert ClickUp mit den interaktiven und digitalen Whiteboards ein weiteres gelungenes Feature. Hier findest du genau wie für Workspaces dann etliche Vorlagen, die du für Projekt-Briefings, Konzeptarbeit oder Brainstormings nutzen kannst.

Dank digitaler Whiteboards kannst du Mind-Maps oder Meeting-Ergebnisse festhalten und protokollieren
Dank digitaler Whiteboards kannst du Mind-Maps oder Meeting-Ergebnisse festhalten und protokollieren
Screenshot: trusted.de
Quelle: clickup.com

Das erlaubt eine schnelle und vor allem lösungsorientierte Kommunikation, beugt Missverständnissen vor und spart dir und deinem Team überflüssige E-Mails. Cool, hier haben die Entwickler wirklich mitgedacht!

ClickUp zeigt sich also tatsächlich als die angepriesene Komplett-Lösung für Projektarbeit und Team-Kommunikation. Abstriche müssen User der Free- und der Unlimited-Edition in Sachen Reportings, Zeiterfassung und Ressourcenmanagement hinnehmen. Wenn du also eine exakte Budgetierung und Berechnung für deine Projekte benötigst, solltest du unbedingt zum Business-Tarif greifen!

Wem würde ich ClickUp besonders empfehlen?

ClickUp ist so flexibel, dass grundsätzlich Unternehmen fast aller Branchen die Projektmanagement-Software einsetzen können. Dazu gehören Software-Entwickler und Ingenieurs-Teams, die über agile Scrum-Verfahren arbeiten, genauso wie Unternehmen der Bau- und Wohnungsbranche, die eher ein klassisches Projektmanagement bevorzugen.

Außerdem eignet sich ClickUp dank der starken Team-Kommunikation für Remote-Teams, Designstudios und Agenturen. Auch Unternehmen der Gesundheitsbranche nutzen ClickUp erfolgreich.

Für Start-ups interessant: ClickUp bietet eine kostenlose Free-Edition an, die überraschenderweise mit einem Großteil der Funktionen aufwarten kann und auch in der Anzahl der Benutzeraccounts nicht begrenzt ist. User können sich das Tool also in Ruhe anschauen und mit der Oberfläche vertraut machen - oder die Basic-Funktionen dauerhaft gratis nutzen. Cool!

Vorteile
  • Viele unterschiedliche Ansichten
  • Umfassendes Onboarding
  • Interface auf Deutsch verfügbar
  • Vollständig kostenloser Tarif
  • DSGVO-konform nutzbar
Nachteile
  • Onboarding nur auf Englisch
  • Längere Einarbeitung
  • Serverstandort USA
ClickUp
3.7
Testbericht
4

Asana

4.5
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil/klassisch
  • Plattformen/Apps Web-App, iOS, Android

Projektplanung

Sehr gut (1,2)

Asana bietet Projekt-Dashboards mit einer Übersicht der wichtigsten Projektdaten und Informationen zum Fortschritt. Für die eigentliche Projektverwaltung stehen dir Kanban-Boards, Dateiablagen, Gantt-Charts und weitere Listenansichten sowie ein Kalender zur Verfügung. Alle diese Ansichten kannst du bei Bedarf individuell anpassen und erweitern, also beispielsweise zusätzliche Spaltenelemente hinzufügen.

Aufgabenverwaltung

Sehr gut (1,0)

Aufgaben verwaltest du mit Asana mithilfe von To-do-Listen. Zu jeder Aufgabe kannst du Beschreibungen und Dateien anheften und wenn nötig die Arbeit mit Unter- und Teilaufgaben strukturieren. Über Fälligkeitsdaten, Genehmigungsprozesse und Priorisierungen regelst du Verantwortlichkeiten, wobei auch die mehrfache Zuteilung für Teamarbeiten möglich ist. Meilensteine geben dir Auskunft über den Projektfortschritt.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Befriedigend (2,7)

Jeder User hat eine zentrale Inbox, über die er Nachrichten senden und empfangen kann. Außerdem sind automatische Benachrichtigungen verfügbar, etwa wenn sich der Status einer Aufgabe ändert oder erledigte Aufgaben zur Abnahme bereitliegen. Auf Status-Updates kannst du mit Kommentaren und Erwähnungen reagieren, sodass wichtige Informationen immer die richtige Person erreichen.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Sehr gut (1,0)

Über ein Echtzeit-Tracking kannst du Arbeitszeiten genau messen und nachverfolgen. Damit erlaubt Asana einen Abgleich von Zeitplänen und den tatsächlichen Zeitdaten und gibt dir so Gelegenheit, deine Planung entsprechend anzupassen. Über einen Projektkalender kannst du alle Projekt-Termine übersichtlich planen und Fristen im Blick behalten.

Analytics & Optimierung

Sehr gut (1,0)

Asana erlaubt dir mit der Erfassung von Echtzeitdaten eine umfassende Auswertung deines Projektverlaufes und der Teamauslastung. Den Arbeitsstatus deines Teams kannst du dabei mit Dashboards tracken und mit Diagrammen erfassen und sauber auswerten. Einmal erfasste Daten lassen sich abspeichern und für zukünftige Projekte als Datengrundlage für Vergleiche wiederverwenden.

Asana ist eine Projektmanagement-Software des gleichnamigen Entwicklers aus den USA. Die beiden Gründer leiteten früher Entwicklungsteams bei facebook, und wollten eine Anwendung schaffen, die Teams entlastet, die Effizienz steigert und die eigentliche fachbezogene Arbeit, abseits von E-Mails und Meetings, wieder in den Vordergrund stellt.

Wenn du wissen willst, wie sich die Projektmanagement-Software im Test geschlagen hat, dann findest du meine ausführliche Testerfahrung hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit Asana gemacht?

Was mir gleich zu Beginn ausgefallen ist: Asana erinnert von seiner ganzen Aufmachung stark an moderne Management-Plattformen wie Monday und awork. Dazu gehören ein frisches Design der Oberfläche und eine einfache Handhabung. Mir fiel der Einstieg in die Anwendung leicht. Zusätzlich zum intuitiven Handling unterstützt dich ein integrierter Onboarding-Assistent bei den ersten Schritten in der Software.

Alle Funktionsbereiche sind sauber getrennt und mit nur einem Klick ansteuerbar
Alle Funktionsbereiche sind sauber getrennt und mit nur einem Klick ansteuerbar
Screenshot: trusted.de
Quelle: asana.com

Aber du bist ja nicht da, damit ich dir die schicke Oberfläche von Asana beschreibe! Schauen wir uns also mal die Funktionen genauer an.

In Sachen Projektplanung und Umsetzung liefert Asana keine großen Überraschungen, aber alles, was man von einem Tool dieser Sparte erwarten darf:

Du kannst deine Projekte mithilfe verschiedener Ansichten visualisieren und deine Projektabschnitte entsprechend managen. Dazu gehören Kanban-Boards für das Aufgabenmanagement, Gantt-Charts zur Überwachung des Zeitplans und wichtiger Meilensteine und bei Bedarf auch Listenansichten, die ich im Test vor allem für Aufgabenübersichten genutzt habe.

Mit Farbcodierung sind das Kanban-Board und Listenansichten noch einmal übersichtlicher
Mit Farbcodierung sind das Kanban-Board und Listenansichten noch einmal übersichtlicher
Screenshot: trusted.de
Quelle: asana.com

Mit Farbcodes signalisiert dir das System, welche Aufgaben dringlich sind und ob sie planmäßig bearbeitet werden.

Asana dir also nicht nur einen Prioritätsstatus, sondern gibt dir im selben Zug auch Auskunft über den Aufgabenstatus. Das machen andere Tools auch, nutzen dafür aber meist eine separate Übersicht. Asana ist hier den einen Tick bequemer.

Auch die Kalenderansicht liefert einen guten Überblick und ist optisch ansprechend
Auch die Kalenderansicht liefert einen guten Überblick und ist optisch ansprechend
Screenshot: trusted.de
Quelle: asana.com

Besonders clever gelöst ist die Projektübersicht. Du hast nämlich nicht nur ein Dashboard, dass dir wichtige Projektdaten zu erledigten Aufgaben anzeigt, sondern kannst über die separate Übersicht jederzeit prüfen, ob dein Projekt im Soll liegt und was deine Zielerreichung macht.

Auch Projektrollen sind in dieser Übersicht hinterlegt, sodass du nicht lange nach Verantwortlichen suchen musst, sondern gezielt auf verantwortliche Person zugehen kannst. Man merkt, dass Asana hier Wert auf Details gesetzt hat, die dir als Projektleiter die Arbeit auch tatsächlich erleichtern.

Mit den Dashboards behältst du Projektfortschritt und Aufgaben immer im Blick und weißt, wo du gerade stehst
Mit den Dashboards behältst du Projektfortschritt und Aufgaben immer im Blick und weißt, wo du gerade stehst
Screenshot: trusted.de
Quelle: asana.com

Mein Fazit: Asana wirkt in vielen Punkten monday sehr ähnlich und im Grunde nehmen sich die beiden auch nicht viel. Beide Tools sind modern, übersichtlich und in der Projektplanung flexibel; zudem punkten beide mit smarten Automatisierungen. Der Teufel steckt im Detail; z.B. gefällt mir die Teamkommunikation in monday besser und der Testsieger bietet mehr Vorlagen und Widgets. Ansonsten kann ich beide Tools uneingeschränkt empfehlen.

Was macht Asana im Vergleich mit anderer Projektmanagement-Software einzigartig?

Besonders hervorheben kann Asana sich im Bereich der Automatisierungen. Ähnlich wie in monday hast du auch in Asana eine Vielzahl an Vorlagen für Automatisierungen, die du sehr einfach für dich anpassen kannst. Dank der vielen verschiedenen Vorlagen lassen sich regelbasierte Abläufe und Workflows sehr einfach umsetzen und du benötigst hier weder Vorkenntnisse noch besonders hohen Aufwand.

Die Einführung von Automatisierungen ist mit Asana kinderleicht und in wenigen Minuten erledigt
Die Einführung von Automatisierungen ist mit Asana kinderleicht und in wenigen Minuten erledigt
Screenshot: trusted.de
Quelle: asana.com

Damit lassen sich dann beispielsweise Aufgaben regelbasiert zuweisen oder automatische Benachrichtigungen einstellen. Das spart im Alltag Zeit und erleichtert dir vor allem das Aufgaben- und Teammanagement.

Wem würde ich Asana besonders empfehlen?

Asana wird von Unternehmen in den unterschiedlichsten Branchen vor allem für die Team- und Aufgabenkoordination eingesetzt. Zu den bekanntesten Unternehmen, die Asana nutzen, gehören unter anderem Google, Vodafone, Spotify und Uber. Weil Asana agiles Arbeiten unterstützt und dabei sehr einfach zu bedienen ist, eignet sich die Projektmanagement-Software vor allem für dynamisch arbeitende Teams.

Asana ist damit eine ideale Lösung für IT- und Softwareprojekte, Dienstleister, Versandhändler und Consultingfirmen. Aber auch kreative Teams können mit Asana einen flexiblen und offenen Workspace einrichten, der das Aufgabenmanagement erleichtert und damit mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit gibt.

Vorteile
  • Für alle PM-Typen geeignet
  • Erlaubt rudimentäres PPM
  • Übersichtliches Design
  • Leichtes Onboarding
Nachteile
  • Kaum Rechteeinstellungen für User
  • Unklare Datenschutzrichtlinien
5

PLANTA project

4.4
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab ab 12,00 €/ Monat und User
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil, klassisch, hybrid
  • Plattformen/Apps Cloud, On-Premise

Projektplanung

Gut (2,0)

PLANTA project ermöglicht die komplette Projektverwaltung. Angefangen von Konzepten und Entwürfen bis hin zur eigentlichen Umsetzung bietet PLANTA für jede Etappe die passenden Funktionen. Dazu gehören Projektstrukturpläne, klassische Gantt-Charts und Listenansichten. Auch die Ressourcenplanung ist über einen eigenen Manager direkt integriert und erlaubt verschiedene Funktionen für die Freigabe und Verplanung von Ressourcen. Im Portfolio bzw. Multiprojektmanagement ist PLANTA gut aufgestellt und bleibt vergleichsweise übersichtlich.

Aufgabenverwaltung

Sehr gut (1,0)

Für das agile Aufgabenmanagement über Boards und Kanbanansichten benötigen User die agile Schwestersoftware PLANTA pulse oder eines der Hybrid-Pakete. Über Schnittstellen synchronisieren sich beide Anwendungen problemlos, sodass das Aufgabenmanagement für einzelne Projekte mit Arbeitspaketen direkt in PLANTA pulse erfolgen kann. Hier haben User dann die üblichen Funktionen für die Aufgabenverwaltung. Dazu gehören Zuständigkeiten, Fristen, Kommentare und Dateianhänge sowie eine detaillierte Zeiterfassung.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Sehr gut (1,4)

Ähnlich wie im Aufgabenmanagement sind Funktionen für Kollaboration in PLANTA pulse (bzw. der Hybrid-Lösung) verbaut. Hier verfügen User über eine Chatanbindung, Checklisten, Notiz- und Kommentarfunktionen und Schnittstellen zu Outlook, Google Calendar sowie Microsoft 365 für E-Mail und In-App-Benachrichtigungen. Außerdem lassen sich von Meetings digitale Protokolle inklusive Teilnehmerlisten und Dokumenten anlegen.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Sehr gut (1,0)

PLANTA integriert Funktionen für die Ressourcenplanung und Zeiterfassung und synchronisiert automatisch die Verfügbarkeit von Mitarbeiter:innen. Für die Terminverwaltung lassen sich verschiedene Kalender- und Office-Anwendungen problemlos mit PLANTA verknüpfen.

Analytics & Optimierung

Sehr gut (1,0)

Mit PLANTA project ist ein umfassendes Projekt-Reporting möglich. Dazu gehören zahlreiche vordefinierte Auswertungen zu Kosten, Budget und Aufwand. Aber auch benutzerdefinierte Reportings lassen sich problemlos erstellen. Projektleiter:innen behalten so jederzeit den Überblick über ihre Portfolios und können rechtzeitig auf Verzögerungen oder Ressourcenengpässe reagieren.

PLANTA project ist ein Produkt der PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH mit Sitz in Karlsruhe. Das Tool wird von großen Playern wie BMW und ThyssenKrupp erfolgreich eingesetzt und hat sich zu Recht einen Namen gemacht. PLANTA project vereint mit der Schwestersoftware PLANTA pulse agiles wie klassisches Projektmanagement und gehört damit zu den leistungsstarken Hybrid-Lösungen.

Ich persönlich bin ein großer Fan von All-in-One-Tools, die breit gefächerte Fähigkeiten mitbringen und war daher sehr gespannt, wie sich PLANTA in der Handhabung machen würde. Meine Erfahrungen mit dem vielseitigen Projektmanagement-Allrounder findest du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit PLANTA project gemacht?

Die Leistungsfähigkeit von PLANTA project kommt nicht von ungefähr: Das Tool hat ähnlich wie Projectron BCS einen fast schon gigantischen Funktionsumfang, der Einsteiger:innen gerade zu Beginn leicht überfordern kann.

PLANTA project wird von vielen großen Firmen im Multiprojektmanagement eingesetzt
PLANTA project wird von vielen großen Firmen im Multiprojektmanagement eingesetzt
Screenshot: trusted.de
Quelle: planta.de

Aber keine Sorge, mit etwas Übung verliert PLANTA schnell den ersten Schrecken und zeigt sich benutzerfreundlich und fügsam. Mit den neuesten Releases wurde nämlich kräftig an der Usability geschraubt. Und das merkt man auch!

Das Userinterface strotzt zwar dennoch vor Funktionen, aber die Taskleisten und Drop-Down-Menüs sind grundsätzlich übersichtlich und leicht anzusteuern. Außerdem lassen sich etliche Funktionen per Drag-and-Drop bedienen, was das Handling sehr angenehm macht.

PLANTA hat mit den letzten Updates einige Verbesserungen und Neuerungen untergebracht. Das betrifft unter anderem visuelle Feinheiten für optimiertes Projektmanagement sowie neue Automatisierungen für eine effizientere Steuerung von Projekten.

Ich hatte im Test jedenfalls keine großen Orientierungsschwierigkeiten und habe mich deutlich schneller und zielsicherer durch die Funktionen bewegen können, als in Projectron BCS, das insgesamt einfach wuchtiger daherkommt. Was mir besonders gut gefallen hat, war die einfache Erstellung von klassischen Projekten. Hier können User entweder Vorlagen benutzen oder bei Bedarf komplett bei null beginnen.

Auch mehrere Projekte lassen sich mit PLANTA project übersichtlich organisieren und managen
Auch mehrere Projekte lassen sich mit PLANTA project übersichtlich organisieren und managen
Screenshot: trusted.de
Quelle: planta.de

So oder so, die Projektplanung funktioniert schnell und neben Gantt-Charts und Listenansichten spuckt PLANTA automatisch einen passenden Projektstrukturplan (PSP) aus: stark! Gerade bei weit verzweigten Projekten mit unterschiedlichen Abhängigkeiten liefert ein PSP dann doch mehr Übersicht als ein Gantt-Chart.

Auch die Ressourcenplanung ist clever eingebunden: Ich konnte entweder direkt bestimmte Mitarbeiter:innen auswählen, oder skillbasiert in einzelnen Bereichen oder Abteilungen entsprechendes Personal anfragen. Das System zeigt die Verfügbarkeit und verhindert so gekonnt eine Planungskollision oder Überlastung.

Insbesondere im Multiprojektmanagement natürlich ein immenser Vorteil!

PLANTA ermöglicht eine ausführliche Projekt-Budgetierung und Ressourcenplanung
PLANTA ermöglicht eine ausführliche Projekt-Budgetierung und Ressourcenplanung
Screenshot: trusted.de
Quelle: planta.de

Eine Besonderheit von PLANTA ist neben den herausragenden Qualitäten im klassischen Projektmanagement aber vor allem die Kombination mit agilen Methoden, die im Schwestertool PLANTA pulse verbaut sind. Werfen wir also noch einen Blick auf das Aufgabenmanagement:

PLANTA pulse kommt in der für agile Projektmanagement-Tools typischen Optik daher und arbeitet genau wie MeisterTask oder Awork mit Projekt-Boards. Hier lassen sich Listenansichten und Kanbans verstauen, über die User dann einzelne Projekt-Aufgaben organisieren und zuweisen können. Aber auch komplexere Aufgaben mit mehreren Abhängigkeiten lassen sich hier problemlos managen.

PLANTA pulse unterstützt agiles Arbeiten mit flexibel einsetzbaren Boards, Listen und Kanbans
PLANTA pulse unterstützt agiles Arbeiten mit flexibel einsetzbaren Boards, Listen und Kanbans
Screenshot: trusted.de
Quelle: planta.de

Die Bedienung ist vorwiegend intuitiv und nimmt sich nichts zu anderen agilen Projektmanagement-Tools. Insgesamt hat mir pulse sehr gut gefallen, weil hier einige praktische Komfortfunktionen die Arbeit merklich erleichtern. Ob Labels, Favoritenlisten oder kürzlich verwendete Ansichten: Hier ist alles kompakt sortiert und tatsächlich agil. Sehr schön!

Was macht PLANTA project im Vergleich mit anderen Projektmanagement-Tools einzigartig?

PLANTA project hebt sich von etlichen Projektmanagement-Tools allein durch seinen schieren Funktionsumfang ab. Allenfalls Projectron BCS kann hier noch mithalten. PLANTA project zeigt insbesondere im klassischen Multiprojektmanagement seine Qualitäten und schafft hier den Spagat zwischen Funktionsstärke und einer vergleichsweise guten Benutzerfreundlichkeit.

In Kombination mit PLANTA pulse wächst das Tool zu einer vielseitig anwendbaren Hybrid-Lösung auf, die neben dem Projektmanagement auch Aufgabenverwaltung und Teamorganisation gekonnt abdeckt. Insgesamt ist das ein starkes Paket, das nicht ohne Grund von großen Automobilherstellern und Industrieunternehmen erfolgreich eingesetzt wird.

Wem würde ich PLANTA project besonders empfehlen?

Weil es sich hier anbietet, zäumen wir das Pferd einmal von hinten auf: Wenn du ein kleines überschaubares Team mit zeitlich begrenzten Projekten leitest, ist PLANTA project wahrscheinlich einfach zu groß für dich. Dafür liefert das Tool zu viele Funktionen, die dann auf Halde liegen und nicht zur Anwendung kommen.

Außerdem ist das Handling zwar grundsätzlich okay, ganz ohne Einarbeitungszeit wird es aber nicht gehen. Hier passen schlankere Lösungen (Awork, MeisterTask) also besser. Für die Nutzung von PLANTA pulse sieht das schon wieder anders aus. Weitere Informationen findest du hier in der grünen Box weiter unten.

Voll auftrumpfen kann PLANTA project hingegen im Mittelstand und großen Unternehmen. Weil PLANTA mit dem Ableger pulse als Hybrid-Lösung neben Multiprojektmanagement auch eher kleinteiliges Aufgabenmanagement, Kollaboration und Teamorganisation abdeckt, ist die Anwendung vielseitig einsetzbar.

Davon profitieren Industrieunternehmen und Produktentwickler genauso wie der Maschinen- und Anlagenbau. Auch in der IT- und Servicebranche kommt PLANTA zum Einsatz.

PLANTA pulse wird in einem kostenlosen Base-Tarif für bis zu 5 Benutzer:innen angeboten. Mit der Edition findest du eine tolle Lösung für agiles Projekt- und Aufgabenmanagement zum Nulltarif.

Vorteile
  • Sehr gut für klassisches PM
  • Mit pulse agil und hybrid einsetzbar
  • Intuitive Oberfläche
  • 2-tägige Schulung verfügbar
Nachteile
  • Längeres Onboarding
  • Für Kleinstunternehmen ungeeignet
PLANTA project
4.4
Testbericht
6

MeisterTask

4.6
1,3
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Aktive Projekte 1 bis unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil/klassisch
  • Plattformen/Apps Web-App, iOS, Android

Projektplanung

Sehr gut (1,0)

MeisterTask eignet sich mehr für die tatsächliche Projektabwicklung als für die Planung. Dennoch kannst du über die integrierte Zeitleiste deine Projekte zeitlich planen und erhältst so eine kalenderbasierte Projektübersicht. Außerdem stehen dir Kanban-Boards und Notizseiten zur Verfügung. Es fehlen aber ein Projektstrukturplan und auch Tabellenansichten kannst du in MeisterTask nicht nutzen.

Aufgabenverwaltung

Gut (2,0)

Das Aufgabenmanagement ist mit MeisterTask hervorragend gelöst. Du kannst dymanische Kanban-Boards nutzen, Aufgaben terminieren und deinem Team zur Bearbeitung zuweisen. Per Drag-and-drop lassen sich Aufgaben aus dem Kanban-Board auch ganz bequem in die Zeitleiste ziehen. Über Checklisten, Abhängigkeiten und Festlegung von Fristen sorgst du in MeisterTask für einen geordneten Arbeitsablauf.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Gut (2,0)

Die Kommunikation in MeisterTask läuft hauptsächlich über Kommentarfunktionen und Notizen. So kannst du Fragen oder Probleme zu einzelnen Aufgaben direkt dort klären und das gesamte Team kann die entsprechenden Aktivitäten nachvollziehen. Das spart unnötige E-Mails und vor allem Zeit. Einen Teamchat oder eine Videocall-Funktion hat das Tool nicht integriert, verfügt aber über passende Schnittstellen zu externen Anwendungen.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Gut (2,0)

Für die Zeiterfassung müssen User in MeisterTask das entsprechende Power-Up aktivieren und können dann die Zeiten für Aufgaben manuell erfassen und tracken. Über die kalenderbasierte Zeitleiste hast du Einblick in Fälligkeiten und Termine, außerdem können User persönliche Kalender (etwa von Google) mit MeisterTask synchronisieren.

Analytics & Optimierung

Sehr gut (1,0)

MeisterTask liefert vergleichsweise umfangreiche Analytics für das Aufgaben- und Team-Management. Für jedes Projekt kannst du Auswertungen in jeweils eigenen Dashboards führen und benutzerdefinierte Filter anwenden. Aber auch Gesamtauswertungen aller Projekte sind möglich und geben dir so Einblick in die Auslastung und Performance deines Teams.

MeisterTask ist eine Projekt- und Aufgabenmanagement-Plattform des Software-Entwicklers MeisterLabs aus Deutschland. Das 2006 gegründete Unternehmen mit Sitz in Vaterstetten vertreibt mit MeisterNote und MindMeister weitere Softwarelösungen für die Teamarbeit. Das Unternehmen stellt User in den Mittelpunkt der Anwendung und legt Wert auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit bei gleichzeitig leistungsfähigen Funktionen.

Ich war neugierig, wie MeisterTask diesen Anspruch tatsächlich umgesetzt hat und habe die Projektmanagement-Software für dich in der Praxis getestet:

Welche Erfahrungen habe ich mit MeisterTask gemacht?

Zunächst fällt auf, dass MeisterTask das Thema der Benutzerfreundlichkeit tatsächlich sehr ernst nimmt. Wie versprochen benötigte ich kein spezielles Onboarding: Die Anwendung funktioniert in sämtlichen Funktionsbereichen rein intuitiv und ich konnte praktisch sofort loslegen. Schön, wenn Software so einfach ist!

MeisterTask vereint starke Funktionen mit einer großartigen Benutzeroberfläche und hoher Usability
MeisterTask vereint starke Funktionen mit einer großartigen Benutzeroberfläche und hoher Usability
Screenshot: trusted.de
Quelle: meistertask.com

Dazu kommt eine wirklich ansprechende Oberfläche im modernen und reduzierten Design.

MeisterTask gliedert sich in nur 3 wesentliche Funktionsbereiche. Dazu gehören der Projektarbeitsbereich, die “Agenda” (die als eine Art persönliches Dashboards mit anstehenden Aufgaben fungiert) und schließlich der Analyticsbereich. Zusätzlich haben User dann noch einen Notizbereich, mit dem sich einfache Dokumente schnell erstellen und abspeichern lassen. Insgesamt ist MeisterTask also sehr kompakt aufgebaut.

Auch im eigentlichen Arbeitsbereich für Projekte verzichtet MeisterTask auf mehrere Tabs und Ansichten und reduziert damit die Oberfläche auf das Wesentliche. Ich konnte im Test ein dynamisches Kanban-Board für mein Aufgabenmanagement nutzen und hatte außerdem eine kalenderbasierte Zeitleiste zur Verfügung.

Kanban-Board und Kalender bzw. Zeitleiste sind in MeisterTask sinnvoll kombiniert, sodass du nicht zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herwechseln musst.
Kanban-Board und Kalender bzw. Zeitleiste sind in MeisterTask sinnvoll kombiniert, sodass du nicht zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herwechseln musst.
Screenshot: trusted.de
Quelle: meistertask.com

Anders als vergleichbare Anwendungen kombiniert MeisterTask beide Ansichten in einer einzigen Visualisierung. Je nach Bedarf kannst du also direkt über dem Aufgabenboard die Zeitleiste einblenden, und so Projektverlauf und Aufgabenverwaltung miteinander verknüpfen. Du sparst dir also den Wechsel der Ansichten. Cool!

Ausgesprochen gut hat mir gefallen, wie MeisterTask Zeitleiste und Kanban im Detail umgesetzt hat. Beide Ansichten funktionieren nämlich bequem per Drag-and-drop und gerade bei einer agilen Arbeitsweise kannst du Änderungen sehr schnell vornehmen und bleibst in jeder Projektphase flexibel.

Bei Bedarf kannst du aber auch nur einzelne Ansichten einblenden und dich so auf das Wesentliche fokussieren
Bei Bedarf kannst du aber auch nur einzelne Ansichten einblenden und dich so auf das Wesentliche fokussieren
Screenshot: trusted.de
Quelle: meistertask.com

Für eine klassische Projektabwicklung fehlen dann aber Projektstrukturpläne, Listenansichten und benutzerdefinierte Tabellen. MeisterTask ist also eher was für dynamische, schnelle Teams! Für eine detaillierte Ressourcen- und Budgetplanung großer Projekte ist MeisterTask einfach nicht gedacht und entsprechend ungeeignet.

Ihre Stärken zeigt die Projektmanagement-Software dann aber ganz deutlich in der Aufgabenverwaltung. Ich hatte im Test keine Probleme, meine Aufgaben zu managen und die intuitive Steuerung von Kanban-Board und Zeitleiste funktionierte prima.

Mit einem Update ist es Usern nun möglich, die Projektdokumentation und Ablage von Notizen und Arbeitspapieren direkt in MeisterTask vorzunehmen. Bisher mussten User für die Funktion auf die Anwendung MeisterNotes zurückgreifen. Das ist jetzt mit der vollständigen Integration in MeisterTask nicht mehr nötig.

Dank der Integration der MeisterNotes-Funktionen können User Ihre Dokumente direkt in MeisterTask managen
Dank der Integration der MeisterNotes-Funktionen können User Ihre Dokumente direkt in MeisterTask managen
Screenshot: trusted.de
Quelle: meistertask.com

Auch die Agenda, also das persönliche User-Dashboard, ist in diesem Zusammenhang unbedingt positiv zu erwähnen. Denn so weiß jedes Teammitglied, welche Aufgabe ansteht, welche Frist im Blick behalten werden muss und welche Tasks eine besondere Priorität in der Bearbeitung verlangen.

Mit individuellen Hintergründen und Backgrounds schaffst du dir einen persönlichen Arbeitsbereich
Mit individuellen Hintergründen und Backgrounds schaffst du dir einen persönlichen Arbeitsbereich
Screenshot: trusted.de
Quelle: meistertask.com

Dass das Ganze auch noch in eine hübsche Optik verpackt ist, rundet die Agenda ab. Ob eigene Hintergründe, ein einfaches Farbschema oder fertige Backgrounds: Hier hast du als User die freie Wahl und kannst deinen Workspace so gestalten, wie es dir passt. MeisterTask erinnert hier an Tools wie Trello und andere reduzierte Kanban-Tools.

Abschließend fällt mein Urteil überwiegend gut aus. Wenn du ein wirklich leistungsfähiges Tool für Multiprojektmanagement, Budgetierung und eine detaillierte Ressourcenplanung suchst, ist MeisterTask wahrscheinlich nicht die erste Wahl. Selbst die Zeiterfassung ist nämlich nicht ab Start integriert und muss über ein sogenanntes PowerUp hinzugefügt werden. Davon abgesehen kann MeisterTask sich aber durchaus sehen lassen!

In der Übersicht siehst du alle aktuellen Themen und Aufgaben und bist immer auf dem neuesten Stand
In der Übersicht siehst du alle aktuellen Themen und Aufgaben und bist immer auf dem neuesten Stand
Screenshot: trusted.de
Quelle: meistertask.com

Was macht MeisterTask im Vergleich mit anderen Projektmanagement-Tools einzigartig?

MeisterTask besticht mit seiner intuitiven, fast schon kinderleichten Bedienung und einer großartig designten Oberfläche. Der administrative Aufwand liegt praktisch bei null und auch die Einarbeitungszeit entfällt fast komplett. Die Projektmanagement-Software ist also sehr einsteigerfreundlich und User verlieren keine Zeit mit der Konfiguration, sondern können sofort mit der Arbeit loslegen.

Im Gegenzug ist MeisterTask aber nicht ganz so leistungsfähig wie ein monday oder Notion. Das gilt insbesondere für die Projektplanung und -Abwicklung. In Sachen Aufgabenmanagement ist MeisterTask (wie es der Name auch vermuten lässt) deutlich besser aufgestellt und überzeugt mit Übersicht, Funktionalität und einer zeitsparenden Bedienung.

Wem würde ich MeisterTask besonders empfehlen?

Ich sehe MeisterTask besonders in agilen, dynamisch arbeitenden Teams begrenzter Größe. Hier kann die Projektmanagement-Software alle Stärken ausspielen und die kleinen Schwächen kommen nicht zum Tragen. Größere Teams oder Unternehmen finden aber leistungsstärkere Lösungen für deutlich breitere Anwendungsgebiete.

MeisterTask eignet sich vor allem Remote Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten. Ob Kreativ-Teams, Agenturen, Consultingfirmen oder agile Vertriebs-, Produkt- und Marketingteams spielt dabei keine Rolle, weil MeisterTask eine flexibel einsetzbare Plattform bietet.

Vorteile
  • Einfache Bedienung
  • Flexibles Interface
  • Nützliche Hilfen wie Automatisierungen
  • Datenschutz nach DSGVO
Nachteile
  • Management auf Kanban und Zeitleiste begrenzt
  • Keine gesammelte Dokumentenablage
MeisterTask
4.6
Testbericht
7

factro

4.5
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 3 bis unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil/klassisch
  • Plattformen/Apps Web-App, iOS, Android

Projektplanung

Sehr gut (1,2)

Anders als mit vielen anderen Projektmanagement-Tools kannst du mit factro Projektstrukturpläne erstellen und so deine Projektplanung 1 zu1 abbilden. Daneben liefert factro die üblichen Ansichten für die Projektvisualisierung. Dazu gehören klassische Gantt-Charts, Kanban-Boards und Tabellen, Listen und Kalenderansichten. Außerdem hast du Zugriff auf Projektvorlagen und kannst eigene Projektpläne für die spätere Wiederverwendung abspeichern.

Aufgabenverwaltung

Sehr gut (1,0)

Aufgaben managst du mit factro übersichtlich. Beispielsweise kannst du Aufgaben inhaltlich bündeln oder mit Teil- und Unteraufgaben strukturieren. Außerdem lassen sich Beschreibungen hinzufügen, Start- und Endzeitpunkte, Deadlines und Prioritäten definieren. Über To-Do-Listen, Aufgabenzuweisungen und einen Review-Prozess regelst du dann die Verantwortlichkeiten innerhalb deines Teams und nimmst erledigte Aufgaben ab.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Sehr gut (1,4)

Ein Aktivitätsfeed hält dich in factro über alle aktuellen Entwicklungen deiner Projekte und Aufgaben auf dem Laufenden. Über Kommentar-Threads interagierst du mit deinem Team und stellst mit Erwähnungen sicher, dass Informationen an die richtige Stelle gelangen. In der Professional-Cloud haben User sogar Zugriff auf ein integriertes Meeting-Feature, das sogar über eine automatische Protokoll-Funktion verfügt. Über die Freigabe-Funktion können ausgewählte User außerdem neuerdings Zugriff auf sämtliche Projekte einer Cloud erhalten.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Sehr gut (1,0)

Zeit- und Leistungserfassung sowie eine Kalendersynchronisation für Meetings, Termine und Aufgaben sind nur in der Professional Cloud verfügbar. In niedrigeren Tarifen musst du auf diese Funktionen verzichten.

Analytics & Optimierung

Gut (2,0)

Projekt-Reportings und benutzerdefinierte Dashboards stehen dir erst ab der Business-Cloud zur Verfügung. Über Meilensteine, Zeitpläne und Abhängigkeiten und gezielte Auswertungen behältst du dann den Projektfortschritt im Blick und kannst rechtzeitig auf Probleme und Verzögerungen reagieren. Sehr nützlich ist neben der Auslastungansicht die Deadline-Ampel, die rechtzeitig ein Warnsignal gibt, wenn Aufgaben drohen, Abgabefristen zu überschreiten.

factro ist eine Projektmanagement-Lösung aus Deutschland und setzt auf die Säulen Produktivität, Stabilität und Skalierbarkeit. Mit Blick auf die strengen Datenschutzrichtlinien in Deutschland legt factro außerdem hohen Wert auf die Datensicherheit und verarbeitet Userdaten ausschließlich über zertifizierte Rechenzentren in Deutschland.

Meine Meinung zum Tool: factro wirkt zwar (für mich) weniger schick, bringt aber erstaunlich viele leistungsstarke Funktionen mit. die Projektmanagement-Software ist ein echtes Arbeitstier und es lohnt sich, einen genaueren Blick auf die Anwendung zu werfen. Das habe ich getan; meine ausführlichen Erfahrungen mit factro findest du hier:

Welche Erfahrungen habe ich mit factro gemacht?

factro ist zwar ähnlich konzipiert wie Wrike und Co., kommt aber mit einer sehr schlichten Oberfläche daher. Das sollte dich aber nicht dazu verleiten, das Tool zu unterschätzen. Denn inhaltlich liefert factro eine Vielzahl an nützlichen Funktionen im Projektmanagement und ist in einigen Funktionsbereichen sogar besser aufgestellt als der ein oder andere Contender.

In factro benötigst du für die Einrichtung und optimale Konfiguration etwa mehr Zeit
In factro benötigst du für die Einrichtung und optimale Konfiguration etwa mehr Zeit
Screenshot: trusted.de
Quelle: factro.com

Trotzdem: Der Start mit factro fiel mir im Test offen gesagt nicht ganz so leicht wie in awork oder monday, dafür ist das integrierte Onboarding einfach nicht umfangreich genug. Du solltest also zu Beginn ruhig etwas Zeit einplanen, um dich mit der Oberfläche und den Funktionen vertraut zu machen.

Dafür hat factro unter seiner schlichten Oberfläche einiges am Start! Zentral sind zum Beispiel die Projekt-Dashboards:

factro liefert starke Projekt-Dashboards, die dir schon auf den ersten Blick wertvolle Erkenntnisse liefern
factro liefert starke Projekt-Dashboards, die dir schon auf den ersten Blick wertvolle Erkenntnisse liefern
Screenshot: trusted.de
Quelle: factro.com

Hier zeigen Kreisdiagramme den allgemeinen Fortschritt, erledigte und kritische Aufgaben und du hast sogar eine Prognosefunktion, die dir sagt, ob du im Soll bist oder eine Verzögerung droht. Damit verschaffen die Dashboards einen schnellen Überblick über die wichtigsten Infos und Status. Top und auch optisch gut umgesetzt!

Von den Dashboards aus gelangst du direkt zum Projektstrukturplan. Für mein Test-Projekt, das aus zwei getrennten Komponenten bestand, war der Plan eine gute Möglichkeit, die unterschiedlichen Aufgaben sinnvoll inhaltlich zu trennen und das auch visuell festzuhalten.

Projektstrukturpläne kannst du je nach Bedarf selbst erstellen oder nutzt dafür eine der zahlreichen Vorlagen
Projektstrukturpläne kannst du je nach Bedarf selbst erstellen oder nutzt dafür eine der zahlreichen Vorlagen
Screenshot: trusted.de
Quelle: factro.com

In vielen andere Tools habe ich diese Funktion vermisst und war daher sehr froh, wie factro das umgesetzt hat. Du kannst dich auf einen bestehenden Projektstrukturplan draufsetzen und für dich anpassen, oder du machst es so wie ich und erstellst dir deinen eigenen Plan. Einmal angelegt, kannst du Pläne abspeichern und für spätere Projekte wiederverwenden.

Klar, das Feature ist kein Gamechanger und gerade in kleinen, zeitlich begrenzten Projekten auch eher unnötig. Aber je komplexer Projekte werden, desto nützlicher sind Strukturpläne.

Ansonsten liefert factro die üblichen Projektarten und -ansichten: Dazu zählen Kanban-Boards für die agile Arbeitsweise, Listen und Tabellen, die sich beispielsweise für To-dos eignen, und natürlich Gantt-Charts für die Organisation von zeitlichen Abläufen. Keine Überraschungen an der Front.

Auch in factro kannst du Projektelemente, etwa Aufgaben, individuell einfärben
Auch in factro kannst du Projektelemente, etwa Aufgaben, individuell einfärben
Screenshot: trusted.de
Quelle: factro.com

Insgesamt ist factro ein fähiges Tool, das auf den ersten Blick wie eine nüchterne Version bekannter Projektmanagement-Software wie monday und Co. wirkt.

Was macht factro im Vergleich mit anderen Projektmanagement-Tools einzigartig?

Im Detail löst factro aber einiges besser, als der Wettbewerb. So kannst du fast sämtliche Projektelemente (also zum Beispiel Aufgaben) mit einem eigenen Farbcode versehen. So werden auch längere Listenansichten sauber strukturiert und du erkennst sofort, welche Aufgaben inhaltlich verknüpft sind oder in Abhängigkeit stehen. Sehr cool!

In meinem Test habe ich zwei Projekte mit factro geplant, jeweils mit 20 bis 30 Aufgaben; eine ziemlich lange Liste. Der Farbcode hat mir hier geholfen, den Überblick zu behalten:

Die Listenansichten können schnell unübersichtlich werden, hier helfen Farbcodierung und Prioritätseinstufungen
Die Listenansichten können schnell unübersichtlich werden, hier helfen Farbcodierung und Prioritätseinstufungen
Screenshot: trusted.de
Quelle: factro.com

Zusätzliche Funktionen, also etwa eine Budgetierung von Projekten, Zeiterfassung und Kapazitätsplanung sind in factro ebenfalls mit an Bord, aber meist nur in den größeren Preiskategorien “Business Cloud” und “Professional Cloud” verfügbar.

factro ist insgesamt ein funktionelles und leistungsfähiges Tool, die Optik kommt hier nicht immer ganz mit
factro ist insgesamt ein funktionelles und leistungsfähiges Tool, die Optik kommt hier nicht immer ganz mit
Screenshot: trusted.de
Quelle: factro.com

Ganz neu an factro ist die Meeting-Funktion mit automatischem Protokoll. Ein cooles Alleinstellungsmerkmal, dass es dir erlaubt, im sogenannten “Fokus-Bereich” Themen, Ideen und Aufgaben zu sammeln, damit ein Meeting zu planen, Einladungen zu verschicken und direkt aus factro heraus ein Meeting zu starten. Zu besprechende Aufgaben aus dem Fokus-Bereich können dann direkt im Meeting angezeigt und besprochen werden.

Ziemlich cool, vor allem für Remote-Teams!

Wem würde ich factro besonders empfehlen?

factro ist ein Allrounder und in fast allen Branchen einsetzbar. Ob Agenturen, Consultingfirmen, Architektur- und Ingenieurbüros oder Großhändler und Logistiker: factro eignet sich besonders für mittlere bis große Unternehmen und spielt seine Stärken aus, wenn es um die parallele Projektplanung - und Abwicklung geht.

Kleineren Unternehmen und kreativ arbeitenden Teams rate ich aber zu etwas schlankeren Lösungen wie awork. Gerade wenn es um das “Feeling” im Tool geht, hat factro doch einen leicht angestaubten “Behördengeruch”, der in einem kleinen Start-up vielleicht eher unerwünscht ist. Das liest sich jetzt fieser, als es gemeint ist: factro liefert, was es verspricht und ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool!

Vorteile
  • Transparentes Preismodell
  • Alle wichtigen PM-Tools vorhanden
  • Einfaches Onboarding
  • Vielfältiges Support-Angebot
Nachteile
  • Kaum Komfortfunktionen
  • Wenig Flexibilität
factro
4.5
8

Stackfield

4
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 11,00 €/Monat/User
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Aktive Projekte 3 bis unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil/klassisch
  • Plattformen/Apps Cloud, iOS, Android, On-Premise

Projektplanung

Gut (1,7)

In der Projektplanung und Abwicklung bietet Stackfield alle erwartbaren Funktionen. Du hast Zugriff auf verschiedene Ansichten wie Kanban-Boards und Gantt-Charts, kannst Projekte budgetieren und den angesetzten Aufwand festlegen. Außerdem bietet Stackfield mit übersichtlichen Dashboards Einblick in die wichtigsten Projekt-KPIs und in ab der Premium-Edition lassen sich auch Projektportfolios verwalten.

Aufgabenverwaltung

Sehr gut (1,0)

Im Aufgabenmanagement kannst du klassische Listenansichten für To-dos oder agile Kanban-Boards nutzen. Jeder User hat dabei einen eigenen Aufgabenbereich. Jede Aufgabe kann zugewiesen, mit Prioritäten, Beschreibungen und Unteraufgaben versehen werden. Über den Aufgabenstatus siehst du den Fortschritt und erledigte Aufgaben kannst du über einen Freigabeprozess abnehmen.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Sehr gut (1,4)

Stackfield verfügt über gleich mehrere integrierte Kommunikations-Tools. Du hast einen Teamchat für jeden Projektraum und kannst längere oder inhaltlich besonders relevante Unterhaltungen in separate Diskussionsräume überführen. Außerdem liefert Stackfield eine Konferenzfunktion, die du für Präsentationen und Videokonferenzen nutzen kannst.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Sehr gut (1,0)

Die Zeiterfassung funktioniert in Stackfield über manuelles Tracking, du musst also Arbeitszeiten über eine Art Kalender händisch per Eintragung hinzufügen. Für jedes Projekt hast du außerdem Zeitpläne zur Verfügung und kannst über den teamübergreifenden Projekt-Kalender Aufgaben, Meetings und weitere Termine planen.

Analytics & Optimierung

Gut (2,4)

Stackfield liefert zahlreiche Standard-Reportings zu den einzelnen Funktionsbereichen. Neben Auswertungen der Zeiterfassung hast du unter anderem Zugriff auf Berichte zu Aufgaben, Diskussionen, Dateien und Projektfortschritten. Du kannst Reportings archivieren, jedoch keine benutzerdefinierten Auswertungen erstellen.

Stackfield ist eine deutsche Projektmanagement-Software des gleichnamigen Entwicklers aus München. Die Plattform gehört zu den leichtgängigen und flexibel einsetzbaren Projektmanagement-Lösungen und zeigt Stärken insbesondere in Sachen Kommunikationsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit. Damit besetzt Stackfield gekonnt eine Nische zwischen Social Intranet und Managementplattform.

Wie Stackfield im Test performt hat und welche Erfahrungen ich gesammelt habe, erfährst du hier in meinem Testbericht:

Welche Erfahrungen habe ich mit Stackfield gemacht?

Stackfield gehört ganz klar zu den benutzerfreundlichsten PM-Lösungen, die mir bisher untergekommen sind. die Projektmanagement-Software hat eine sehr moderne und ansprechende Oberfläche und ist ruckzuck in Betrieb genommen.

Du kannst Arbeitsbereiche einrichten und je nach Bedarf unterschiedliche Module für Projekte einbinden. Grundsätzlich ist das Tool aber ohne großartige Konfigurationen oder eine besondere Einarbeitungszeit startklar. Wenn du also ein Management-Tool suchst, dass du und ein Team intuitiv verstehen und sofort einsetzen können, dann bist du hier schonmal richtig!

Stackfield ist eine Mischung aus Projektmanagement-Software und Social Intranet und hat einen kommunikativen Charakter
Stackfield ist eine Mischung aus Projektmanagement-Software und Social Intranet und hat einen kommunikativen Charakter
Screenshot: trusted.de
Quelle: stackfield.com

Aber jetzt Butter bei die Fische und ab in die Funktionen. Hier gibt es nämlich die eine oder andere angenehme Überraschung für User zu entdecken:

Zunächst fällt auf, dass Stackfield in Sachen Projekt-Verwaltung etwas andere Wege geht, als die meisten anderen Projektmanagement-Tools. Das liegt am kollaborativen Charakter und den integrierten Kommunikations-Tools. Die Anwendung bündelt nämlich Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und die Team-Kommunikation in jeweils eigenen Projekträumen.

Neben den üblichen Ansichten, also Kanban-Boards, Listen und Gantt-Charts konnte ich im Test z.B. Diskussionsräume und einen Team-Chat einrichten. Das erlaubt eine viel engere Zusammenarbeit im Team und den direkten Austausch zu projektbezogenen Fragen.

Für jedes Team und jedes Projekt kannst du einen jeweils eigenen Projektraum mit unterschiedlichen Modulen einrichten
Für jedes Team und jedes Projekt kannst du einen jeweils eigenen Projektraum mit unterschiedlichen Modulen einrichten
Screenshot: trusted.de
Quelle: stackfield.com

Ab der Premium-Edition steht dir dann sogar noch eine Konferenzfunktion für virtuelle Meetings und Präsentationen zur Verfügung: Stark! Aber bereits die Diskussions- und Chaträume sind für Remote-Teams wertvolle Ergänzungen. Offene Fragen zu Aufgaben oder Projektthemen kannst du so schnell und vor allem an der richtigen Stelle klären. Auch Umfragen im Team sind möglich. Schön!

Auch Umfragen sind möglich und ersparen dir so Rundmails oder zeitaufwändige Einzelansprachen.
Auch Umfragen sind möglich und ersparen dir so Rundmails oder zeitaufwändige Einzelansprachen.
Screenshot: trusted.de
Quelle: stackfield.com

In jedem Projektraum hast du auch gleichzeitig Zugriff auf jeweils eigene Aufgaben-Boards, benutzerdefinierte Listen und Tabellen sowie Dokumente und eine Dateiablage. Damit schafft Stackfield zentrale Workspaces für Projekte und die zugewiesenen Projektteams haben alle wichtigen Tools und Funktionen schnell zur Hand.

Gut gefallen haben mir in diesem Zusammenhang auch die übersichtlichen Projekt-Dashboards, die mit Grafiken und Diagrammen die wichtigsten Projekt-KPIs in Echtzeit liefern. Priorisierte Aufgaben, Meilensteine und etwaige Verzögerungen erkennst du als Projekt- oder Teamleiter so sehr schnell und kannst entsprechend reagieren.

Projektdetails, etwa zum Aufgaben-Fortschritt oder der Budgeteinhaltung, zeigt Stackfield in übersichtlichen Dashboards
Projektdetails, etwa zum Aufgaben-Fortschritt oder der Budgeteinhaltung, zeigt Stackfield in übersichtlichen Dashboards
Screenshot: trusted.de
Quelle: stackfield.com

Mit dem Team-Kalender sind alle Termine, Meetings und Deadlines transparent und Termin-Kollisionen praktisch ausgeschlossen. Klar, das Workload und Kapazitätsmanagement ist nicht so detailliert wie in Projektron BCS, aber gerade für kleine bis mittlere Teams ist Stackfield hier bestens aufgestellt.

Über den Team-Kalender behaälst du alle Fristen, Deadlines und Termine wie Meetings im Blick
Über den Team-Kalender behaälst du alle Fristen, Deadlines und Termine wie Meetings im Blick
Screenshot: trusted.de
Quelle: stackfield.com

Insgesamt hat mir Stackfield im Test sehr gut gefallen. Die Oberfläche ist einfach zu bedienen, du hast praktisch keine Einarbeitungszeit und kannst sofort loslegen. Auch der kommunikative Charakter und die Einbindung von Chat- und Konferenz-Funktion in die Projekträume ist mehr als gelungen. Damit ist Stackfield außergewöhnlich kollaborativ und du hast alle wichtigen Funktionen kompakt beisammen.

Was macht Stackfield im Vergleich mit anderer Projektmanagement-Software einzigartig?

Stackfield zeichnet sich vor allem durch seine großen Qualitäten in Sachen Kommunikation und Zusammenarbeit aus. Durch die direkt in die Projekträume integrierten Kommunikations-Tools erlaubt Stackfield einen unmittelbaren Austausch zu Projektthemen und offenen Fragen.

Gleichzeitig reduziert die Projektmanagement-Software den Zeitaufwand im Management durch eine sehr verständliche und gut zu bedienende Oberfläche. Das spart Usern die Einarbeitung und einen langwierigen Onboarding- und Konfigurationsprozess. Dass einige Funktionen, etwa die Zeiterfassung und Budgetierung nur manuell steuerbar sind, ist vor diesem Hintergrund verkraftbar.

Alles in allem ist Stackfield eine leichtgängige und dennoch leistungsfähige Projektmanagement-Plattform, die ideal in kleinen bis mittleren Teams performt.

Wem würde ich Stackfield besonders empfehlen?

Stackfield eignet sich perfekt für Remote-Teams kleiner bis mittlerer Größe. Dabei ist Stackfield branchenunabhängig einsetzbar, weil das Tool eine variable Oberfläche mit viel Freiraum zur individuellen Ausgestaltung liefert. Ob IT- oder Software-Projekte, Kreativ-Teams, Agenturen oder Consulting-Teams: Stackfield kann auf fast jeden Anwendungsbereich zugeschnitten werden und punktet mit seiner Flexibilität.

Auch Behörden, Verlage und Stiftungen setzen Stackfield erfolgreich ein, weil die Projektmanagement-Software starke Systemkomponenten im Echtzeit-Austausch und der Kommunikation liefert. Für die Industrie und das produzierende Gewerbe gibt es mit Projektron BCS jedoch passendere Lösungen.

Vorteile
  • Integrierte Kommunikationstools
  • Einfache Bedienung
  • Übersichtliche Optik
  • Datenschutz nach DSGVO
Nachteile
  • Wenig für klassisches PM geeignet
  • Kaum Reporting-Möglichkeiten
Stackfield
4
Testbericht
9

Wrike

4.1
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0,00 €/Monat und User
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil/klassisch
  • Plattformen/Apps Web-App, iOS, Android

Projektplanung

Gut (1,8)

Wrike liefert Usern in Sachen Projektplanung alle benötigten Tools. Du kannst deine Projekte agil oder klassisch verwalten und hast dafür Zugriff auf Kanbans, klassische Gantt-Charts, Tabellen und benutzerdefinierte Listen. Auch ein Projektkalender für die Terminplanung ist vorhanden. Außerdem kannst du aus einer Vielzahl an Projektvorlagen wählen und so die Projekterstellung deutlich vereinfachen.

Aufgabenverwaltung

Sehr gut (1,0)

Auch im Bereich des Aufgabenmanagements ist Wrike gut aufgestellt. Du kannst Aufgaben und dazugehörige Unteraufgaben erstellen, priorisieren und zuteilen. Dabei behältst du über automatische Benachrichtigungen und Statusnachrichten den Aufgaben-Fortschritt im Blick. Projektaufgaben erscheinen in einem übersichtlichen Aufgaben-Dashboard und jeder User hat zusätzlich persönliche To-Do-Listen.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Gut (2,0)

Für die (Team-)Kommunikation stehen Usern Kommentare und Notizen zur Verfügung, die im Kontextumfeld von Aufgaben und Unteraufgaben hinterlassen werden können. So stellst du sicher, dass die Kommunikation projektbezogen ist und wichtige Informationen nicht in allgemeinen Chats untergehen. Eine Meeting-Funktion hat Wrike hingegen nicht.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Sehr gut (1,4)

Du kannst Zeiten direkt in Wrike erfassen und nachverfolgen. Auch die einzelnen Aufgaben und Unteraufgaben kannst du mit angesetzten Zeitbudgets für die Bearbeitung versehen und so deine (Team-)Kapazitäten planen. Über den zentralen Kalender behältst du dann alle Abgabefristen, Termine und Projekt-Deadlines im Blick.

Analytics & Optimierung

Sehr gut (1,4)

Das Reporting ist in Wrike vergleichsweise stark ausgebaut und du hast Zugriff auf benutzerdefinierte Dashboards für die Auswertung deiner Aufgaben und Projekte. In den Dashboards kannst du mit wenigen Klicks eigene Widgets hinzufügen, und so genau die Reportings ziehen, die du benötigst. Dazu gehören unter anderem Auswertungen zur Zeiterfassung, dem Aufgabenstatus und dem allgemeinen Projektstand.

Wrike ist ein Projektmanagement-Tool, das von Projektmanagern für Projektmanager entwickelt wurde. Namhafte Unternehmen und Konzerne aus den verschiedensten Branchen, etwa Sony oder Walmart, setzen Wrike für ihr Team- und Projektmanagement ein. Ich war also verständlicherweise sehr gespannt, wie sich die Projektmanagement-Software in meinem Praxistest schlagen würde!

Welche Erfahrungen habe ich mit Wrike gemacht?

Bevor wir uns die Funktionen und Möglichkeiten, die Wrike mitbringt, genauer anschauen, einiges zum Einstieg in die Anwendung:

Wrike hat eine dauerhaft kostenlose Basisversion und du kannst alle kostenpflichtigen Tarife für zumindest 14 Tage testen. Das ist erfreulich, denn schließlich will niemand die Katze im Sack kaufen. Du hast also genügend Zeit, dir die Anwendung in Ruhe anzuschauen und zu entscheiden, ob sich Wrike für die Nutzung in deinem Unternehmen eignet.

Wrike hat ähnlich wie factro eine auf Funktionalität ausgelegte Oberfläche, ist dabei dennoch sehr ansehnlich und modern
Wrike hat ähnlich wie factro eine auf Funktionalität ausgelegte Oberfläche, ist dabei dennoch sehr ansehnlich und modern
Screenshot: trusted.de
Quelle: wrike.com

Das Onboarding selbst ist mir in meinem Test sehr leicht gefallen. Zwar hat Wrike nicht einen ganz so detaillierten Onboarding-Assistenen wie awork oder monday, aber durch die einfache und schlichte Konzeption der Oberfläche findest du dich als neuer User sehr schnell zurecht. Das ist übrigens ein Merkmal, dass sich durch alle Anwendungsbereiche von Wrike zieht: Funktionalität schlägt Optik.

Schaut man sich den Funktionsbereich an, fällt auf, dass Wrike starke Ähnlichkeiten in Aufbau und Struktur zur Management-Plattform monday aufweist. Ich konnte beispielsweise getrennte Workspaces für Teams und Abteilungen einziehen und hier dann meine Projekte erstellen und verfolgen.

Auch Wrike arbeitet mit separaten Work- und Teamspaces und liefert hier tolle Vorlagen für deine Projekte
Auch Wrike arbeitet mit separaten Work- und Teamspaces und liefert hier tolle Vorlagen für deine Projekte
Screenshot: trusted.de
Quelle: wrike.com

Das funktioniert wie in den meisten Projektmanagement-Tools, indem ich ein eigenes Projektboard konfiguriere und meine benötigten Ansichten und Projekt-Visualisierungen per Klick integriere. Hier bietet Wrike die “Klassiker”. Neben Kanban-Boards, Gantt-Charts und Tabellen sind auch Listen, beispielsweise für kompakte Aufgabenübersichten verfügbar.

Je nach Bedarf kannst du unterschiedliche Visualisierungen nutzen, egal ob Zeitleisten, Kanbans oder Listen
Je nach Bedarf kannst du unterschiedliche Visualisierungen nutzen, egal ob Zeitleisten, Kanbans oder Listen
Screenshot: trusted.de
Quelle: wrike.com

Wrike gibt dir hier genügend Freiraum, sodass du deine Projekte nach deinen Vorstellungen verwalten kannst. Gleichwohl legt Wrike insgesamt einen höheren Fokus auf eine agile Arbeitsweise und verzichtet ganz bewusst auf Projektstrukturpläne. Und sowohl die Listen mit horizontalen und vertikalen Ansichten, als auch Gantt-Charts und die Kanban-Boards sind optisch wirklich gut gelungen:

Alle Projekt-Visualisierungen kannst du individuell anpassen und durch benutzerdefinierte Elemente ergänzen
Alle Projekt-Visualisierungen kannst du individuell anpassen und durch benutzerdefinierte Elemente ergänzen
Screenshot: trusted.de
Quelle: wrike.com

Stattdessen setzt Wrike auf schnelle Zusammenarbeit und vereinfacht dir einige Schritte. Beispiel Projektvorlagen: Ich konnte aus über 15 verschiedenen Vorlagen wählen und musste die Struktur dann nur noch mit meinen benötigten Inhalten anpassen.

Weil Wrike auch Formulare in Aufgaben umwandeln kann, eignet sich die Projektmanagement-Software auch für IT-Service und Helpdesk-Teams. Wrike hilft dir mit einer speziellen Vorlage sogar bei der Einrichtung eines Ticketsystems und Helpcenters!

Unter den Vorlagen sind beispielsweise Projektpläne für agiles Teamwork, komplexe Projekte mit mehreren Projektphasen, einfache Kanban-Projekte und sogar Vorlagen für spezielle Anwendungsfälle wie Event-Management, Produkteinführungen oder Marketing-Operationen. Das beschleunigt die Projektplanung deutlich und gibt dir als User mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit. Sehr schön!

Wrike liefert für fast jeden Anwendungsbereich passende Vorlagen, die du sehr einfach für dich anpassen kannst
Wrike liefert für fast jeden Anwendungsbereich passende Vorlagen, die du sehr einfach für dich anpassen kannst
Screenshot: trusted.de
Quelle: wrike.com

Unterm Strich macht Wrike im Grunde alles richtig und wer auf optische Spielereien und super-moderne Optiken verzichten kann, der wird mit Wrike ein großartiges Projektmanagement-Tool in den Händen halten. Gerade dynamische, auf Schnelligkeit und Arbeitserleichterung ausgelegte Teams sollten sich die Projektmanagement-Software unbedingt genauer anschauen!

Was macht Wrike im Vergleich mit anderer Projektmanagement-Software einzigartig?

Ein Punkt, der Wrike ungemein benutzerfreundlich und gleichzeitig wertvoll macht: Wrike hat ein ausgezeichnetes Reporting. Statt benutzerdefinierter Auswertungen, die du mit eigenen Dashboards und Widgets erst anlegen musst, liefert Wrike automatisch erweiterte Berichte und Auswertungen. Und mit einfachen Filter-Anwendungen per Mausklick konnte ich mir im Test dann genau die Daten anschauen, die mich interessiert haben.

Über den Analytik-Bereich kannst du die wichtigsten Projekt-KPIs auswerten und so deine Arbeit optimieren
Über den Analytik-Bereich kannst du die wichtigsten Projekt-KPIs auswerten und so deine Arbeit optimieren
Screenshot: trusted.de
Quelle: wrike.com

Großer Pluspunkt: Du hast die Wahl zwischen verschiedene Berichts-Visualisierungen. Dazu gehören Balken- oder Kreisdiagramme, lineare Abbildungen und sogar Treemaps und Flächenabbildungen. Je nach Datentyp eignen sich bestimmte Grafiken besser als andere. Auch hier genügt dann wieder ein Mausklick für das gewünschte Ergebnis. Wirklich cool!

Wem würde ich Wrike besonders empfehlen?

Wrike ist ähnlich wie monday so flexibel einsetzbar, dass viele Unternehmen die Projektmanagement-Software für die Projektarbeit nutzen können. Dazu zählen Marketing und Vertriebs-Teams, Grafik-Design Agenturen und Kreativ-Labors, aber auch Fachdienstleister, IT-Support-Teams und sogar Produktentwickler.

Weil sich Wrike grundsätzlich auch für die Vernetzung von Abteilungen und Teams eignet, kann Wrike auch einfach als Management-Tool für die unternehmensweite Zusammenarbeit eingesetzt werden - ganz unabhängig von Branche und Marktsegment. Wrike zählt damit zu den fitten Allroundern, die sich an fast jeden Zweck anpassen lassen!

Vorteile
  • Für alle PM-Typen geeignet
  • Feinteilige Projektplanung möglich
  • Viele Spezialfunktionen
Nachteile
  • Wird schnell unübersichtlich
  • Undurchsichtiges Preismodell
Wrike
4.1
Testbericht
10

Projektron BCS

4.6
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 20 €/Monat und User
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil/klassisch
  • Plattformen/Apps Cloud, On-Premise

Projektplanung

Sehr gut (1,0)

Projektron BCS erlaubt dir eine umfassende Planung und Verwaltung deiner Projekte. Das System erstellt anhand deiner Planung automatisch einen passenden Projektstrukturbaum und du hast Zugriff auf Meilensteine, Gantt-Charts, beliebig anpassbare Listenansichten und Kanban-Boards. Auch mehrere Projekte kannst du über deine Portfolios und Projektübersichten in Dashboards problemlos gleichzeitig verwalten. Außerdem hast du Funktionen für die detaillierte Ressourcenplanung und Budgetierung.

Aufgabenverwaltung

Sehr gut (1,0)

Du kannst Aufgaben erstellen, in Workflows einbinden und mit Unter- und Teilaufgaben versehen. Je nach Bedarf sind Fristen und Deadlines sowie Prioritäten verfügbar und das System zeigt dir den aktuellen Aufgabenstatus. Über das Ressourcenmanagement steuerst du die Auslastung deiner Teams, erkennst freie Kapazitäten oder Engpässe und kannst schnell darauf reagieren.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Befriedigend (2,7)

Projektron BCS verfügt über einen integrierten Messengerdienst, den du für Direktnachrichten nutzen kannst. Darüber hinaus sind Anmerkungen, Notizen und Kommentare möglich. die Projektmanagement-Software verfügt jedoch weder über einen klassischen Team-Chat, noch eine Konferenzfunktion für virtuelle Meetings.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Sehr gut (1,0)

Als Projektleiter hast du Zugriff auf alle persönlichen Terminkalender deines Teams und kannst Besprechungen so planen, dass Terminkollisionen ausgeschlossen sind. Jeder User verfügt über ein Zeiterfassungs-Tool im persönlichen Arbeitsbereich und kann je nach Bedarf Tages- oder Wochenbuchungen vornehmen. BCS eignet sich mit seiner leistungsfähigen Zeiterfassung auch für Kundenprojekte und die Abrechnung.

Analytics & Optimierung

Sehr gut (1,0)

Für die Auswertung und das Controlling hast du einerseits die erwähnten Projektportfolios. Hier kannst du über Dashboards die Gesamtkosten und den entstandenen Aufwand im Blick behalten. Andererseits hast du innerhalb der einzelnen Projekte separate Dashboards mit den wichtigsten Projekt-KPIs. So behältst du die Übersicht über deine Zeitplanung, Kostenentwicklungen und die eingesetzten Ressourcen.

Projektron BCS ist eine deutsche Projektmanagement-Plattform, die zu den leistungsfähigsten PM-Lösungen am Markt gehört. die Projektmanagement-Software vereint Projektplanung, -Abwicklung, Controlling und liefert zusätzliche Komponenten, wie beispielsweise Ticketsystem, CRM, Rechnungssysteme und weitere ERP-Funktionen. Das Tool ist außerdem mit den Standards von IPMA, GPM und Prince2 nach weltweit anerkannten Projektmanagement-Methoden zertifziert.

Wenn du wissen möchtest, wie ich die Projektmanagement-Software in meinem Praxistest erlebt habe, dann findest du meine ausführlichen Erfahrungen hier im Testbericht:

Welche Erfahrungen habe ich mit Projektron BCS gemacht?

Zugegeben, zu Beginn hat mich Projekt BCS mit seinen zahlreichen Features und der doch eher schlichten und funktionalen Oberfläche erschlagen. Gerade im Vergleich mit aktuellen Branchengrößen wie monday wirkt Projektron weniger intuitiv und modern.

Projektron BCS ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software und integriert zahlreiche weitere ERP-Funktionen
Projektron BCS ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software und integriert zahlreiche weitere ERP-Funktionen
Screenshot: trusted.de
Quelle: projektron.de

Und das, obwohl Projektron an der Basis nicht großartig anders funktioniert. Das fängt bereits im persönlichen Arbeitsbereich an: Du hast einzelne Module und Ansichten, die du beliebig miteinander kombinieren kannst; ähnlich wie in monday.

Jede Abteilung kann sich so einen passenden Workspace zimmern und BCS genau so einsetzen, wie es benötigt wird. Beispielsweise hast du Ticketansichten, was sich natürlich besonders für Support- und Service-Teams anbietet. Oder du erstellst dir Listen für aktuelle Wiedervorlagen oder noch offene Rückfragen. Per Drag-and-drop ziehst du dann genau die Elemente in deinen Arbeitsbereich, die du tagtäglich nutzt.

BCS lässt sich so praktisch für sämtliche Unternehmensbereiche individuell konfigurieren und einsetzen.

Den zentralen Arbeitsbereich kannst du je nach Bedarf gestalten und mit den benötigten Modulen versehen
Den zentralen Arbeitsbereich kannst du je nach Bedarf gestalten und mit den benötigten Modulen versehen
Screenshot: trusted.de
Quelle: projektron.de

Projektron geht aber noch tiefer.

So hast z.B. nicht nur Zugriff auf deinen persönlichen Kalender, sondern kannst auf die Terminplanung deines gesamten Unternehmens zugreifen. Terminkollisionen oder Mehrfachverplanungen sind so nahezu ausgeschlossen und du hast ein übersichtliches Ressourcenmanagement. Beispielsweise warnt dich BCS, wenn ein Teammitglied über einer 100%-Auslastung liegt, sodass du reagieren und die Arbeit anderweitig zuweisen kannst.

Über den zentralen Team-Kalender sind Kollisionen und Mehrfach-Verplanungen praktisch ausgeschlossen
Über den zentralen Team-Kalender sind Kollisionen und Mehrfach-Verplanungen praktisch ausgeschlossen
Screenshot: trusted.de
Quelle: projektron.de

Ich hatte keine Probleme, mein Test-Projekt mit Projektron zu planen; sowohl den agilen Teil mit Kanban-Board, als auch den klassischen Projektabschnitt mit Gantt-Diagramm.

Fast schon genial: Nachdem ich mein Projekt erstellt und die einzelnen Aufgaben und Meilensteine hinzugefügt hatte, hat mir das System automatisch einen passenden Projektstrukturplan erstellt.

Projektstrukturpläne erstellt dir Projektron BCS vollkommen automatisch: bequemer gehts nicht!
Projektstrukturpläne erstellt dir Projektron BCS vollkommen automatisch: bequemer gehts nicht!
Screenshot: trusted.de
Quelle: projektron.de

Wiederkehrende Projekte und Prozesse, z.B. die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen, kannst du abspeichern und jede Abteilung geht dann Schritt für Schritt den Workflow durch. Das sorgt für feste Abläufe.

Alle Visualisierungen in Projektron BCS sind ausgefeilt und detailreich und erlauben eine benutzerdefinierte Anpassung
Alle Visualisierungen in Projektron BCS sind ausgefeilt und detailreich und erlauben eine benutzerdefinierte Anpassung
Screenshot: trusted.de
Quelle: projektron.de

Weil die Software die Ressourcen- und Personalplanung inklusive detaillierter Zeiterfassung mitliefert, kannst du im Grunde alle internen Prozesse direkt mit BCS abwickeln.

Ein Beispiel: Fehlt ein Teammitglied wegen Krankheit, hat das ja in der Regel direkten Impact auf die Projekte, an denen es beteiligt ist. BCS erkennt automatisch solche “Abweichungen” und trackt alle Änderungen.

Über Projektportfolios kannst du als Projektleiter:in alle laufenden Projekte bestens einsehen und erkennst auf den ersten Blick, welches Projekt im Zeit- und Kostenplan liegt, und wo eventuell Eingriffe nötig sind, um das Projekt wieder in die Spur zu bekommen.

Besonders im Multiprojektmanagement zeigt die Projektmanagement-Software seine Stärken und ist besser aufgestellt als die Konkurrenz
Besonders im Multiprojektmanagement zeigt die Projektmanagement-Software seine Stärken und ist besser aufgestellt als die Konkurrenz
Screenshot: trusted.de
Quelle: projektron.de

Für kleine Teams und begrenzte Projekte mag das nicht allzu relevant sein. In größeren und wachsenden Unternehmen sind klare Abläufe und eine einfache Verwaltung aber entscheidend, um Kapazitäten zu sparen und dort einzusetzen, wo sie wirklich benötigt werden. BCS hat genau solche Unternehmen im Blick und das zeigt sich besonders am professionellen Multiprojektmanagement der Software.

Was macht Projektron BCS im Vergleich mit anderen Projektmanagement-Tools einzigartig?

Zugegeben, mein Test mit Projektron war begrenzt und BCS liefert eine ganze Fülle an weiteren Funktionen und Anwendungsgebieten. Hier alle Einzelheiten zu erläutern sprengt ganz sicher den Rahmen. Soviel sei aber gesagt: die Projektmanagement-Software kann je nach Bedarf um verschiedene Komponenten erweitert werden. Dazu zählen ein CRM, Ticketsysteme, Rechnungs- und Angebotsprogramme und weitere ERP-Funktionen.

Fazit: Das Tool vereint Projektmanagement, Ressourcen- und Team-Management mit ERP-Fähigkeiten und zahlreichen weiteren Funktionen auf einer Plattform. Das macht die Anwendung komplex und kleinteilig, gleichzeitig aber natürlich auch besonders leistungsfähig.

Ein (kleines) Alleinstellungsmerkmal: Projektron BCS ist nach verschiedenen international anerkannten Projektmanagement-Standards zertifiziert (IPMA, GMP, Prince2).

Wem würde ich Projektron BCS besonders empfehlen?

Weil Projektron BCS so flexibel über verschiedene Branchen hinweg einsetzbar ist, würde ich hier den Spieß umdrehen, und sagen, für wen sich die Projektmanagement-Software eher nicht eignet:

Und das sind ganz klar kleine, dynamisch arbeitenden Teams. Hier ist ein Großteil der Funktionen von BCS schlichtweg zu viel des guten. Auch ist die Anwendung weniger verständlich als ein monday und kostet in der Einarbeitung und Systemkonfiguration zu viel Zeit und Aufwand.

Aufgrund seiner Zertifizierung und variablen Systemkomponenten wird Projektron BCS erfolgreich von Behörden, Verbänden und großen Unternehmen in der IT-Branche eingesetzt. Weitere Kunden finden sich unter Versicherungen, Finanz-Dienstleistern und großen Industrieunternehmen.

Vorteile
  • Riesiger Funktionsumfang
  • Sehr genaue Rechtevergabe
  • Gutes Supportangebot
  • DSGVO-konform
Nachteile
  • Langwieriges Onboarding
  • Unübersichtliche Optik
Projektron BCS
4.6
Testbericht
11

Trello

4.1
1,5
Testnote
Sehr gut
  • Preis ab 0,00 €/Monat/User
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Aktive Projekte 1 bis unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil/klassisch
  • Plattformen/Apps WebApp, iOS, Android

Projektplanung

Sehr gut (1,4)

Trello ist grundsätzlich eher auf eine agile bzw. hybride Projektabwicklung ausgelegt. Über jeweils eigene Projektboards planst und verwaltest du deine Projekte. Wenn du neben Kanban-Boards weitere Ansichten benötigst, ist ein Upgrade auf den Premium-Tarif zwingend. Klassische Listenansichten, Tabellen und Gantt-Charts sind nämlich erst ab der Premium-Edition verfügbar.

Aufgabenverwaltung

Gut (2,4)

Aufgaben managst du über Listenansichten oder dynamische Kanban-Boards, die im Drag and Drop-Verfahren arbeiten. Aufgaben kannst du problemlos mit Beschreibungen und weiterführenden Inhalten, etwa Dateianhängen, versehen und einzelnen Teammitgliedern zur Bearbeitung zuweisen. Auch Fristen lassen sich festlegen und über Automatisierungen hält dich das System über den jeweiligen Aufgabenstatus auf dem Laufenden.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Gut (2,0)

Trello verfügt weder über eine Teamchat noch eine Funktion für Direktnachrichten. Die Kommunikation läuft hier über Kommentare und Notizen, die du zu einzelnen Aufgaben hinzufügen kannst. Außerdem liefert Trello einen Aktivitätsfeed für alle User. Änderungen, erledigte Aufgaben oder neu angelegte Boards sind so transparent und können auch zu jedem späteren noch Zeitpunkt nachvollzogen werden.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Sehr gut (1,0)

Trello verfügt zwar ab der Premium-Edition über einen teamübergreifenden Projektkalender und auch die Einbindung deines persönlichen Kalenders ist grundsätzlich möglich. Für die Zeiterfassung benötigst du aber eine entsprechende Erweiterung durch ein sogenanntes “PowerUp”. Dank vorhandener Schnittstellen kannst du dann externe Anwendungen wie das Time Tracking Tool “Cronos” einbinden.

Analytics & Optimierung

Sehr gut (1,0)

Du kannst für jedes Projekt ein Dashboard einrichten und so beispielsweise Aufgabenstatus und die Aufgabenverteilung im Team erfassen und über benutzerdefinierte Diagramme visualisieren. Für weitergehende Reportings und Auswertungen musst du aber auch hier auf PowerUps zurückgreifen.

Trello ist eine Projektmanagement-Anwendung des Software-Entwicklers Atlassian, der mit Jira eine weitere bekannte Management-Plattform vertreibt. Trello gehört zu den leichtgängigen Projektmanagement-Lösungen und legt großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und ein modernes Oberflächen-Design. Das macht Trello sehr einsteigerfreundlich und einfach zu bedienen.

Ich war gespannt, ob die bekannte Kanban-Software alle erwartbaren und wichtigen Funktionen liefert oder nicht doch einige Funktionslücken aufweist:

Welche Erfahrungen habe ich mit Trello gemacht?

Trello hat wie gesagt eine moderne und optisch ansprechende Oberfläche und stellt mit Blick auf den User vor allem eine gute Usability in den Mittelpunkt. Bei der Ersteinrichtung begleitet dich ein Assistent; den hätte ich im Test aber eigentlich gar nicht benötigt, denn mit Trello kommen selbst Neulinge zurecht.

Das liegt an der übersichtlichen Oberfläche – aber auch an den eingeschränkten Funktionen. Trello fällt im Vergleich nämlich um einiges schwächer aus, als z.B. ein monday.

Trello hat eine moderne und benutzerfreundliche Oberfläche, mit er auch absolute Neulinge schnell zurechtkommen
Trello hat eine moderne und benutzerfreundliche Oberfläche, mit er auch absolute Neulinge schnell zurechtkommen
Screenshot: trusted.de
Quelle: trello.com

Aber der Reihe nach! Zu Beginn richtest du dir in Trello erstmal deinen Arbeitsbereich ein – für jedes Projekt einen eigenen Workspace. In der kostenlosen Edition sind die noch auf 10 begrenzt, sobald du einen kostenpflichtigen Tarif nutzt, kannst du aber eine unbegrenzte Anzahl an Boards nutzen, und damit deine Projekte managen und abwickeln.

Jeden Projektbereich bzw. Projektboard kannst du dabei individuell konfigurieren und je nach Bedarf mit verschiedenen Ansichten versehen. Im Mittelpunkt stehen bei Trello Kanban-Boards und einfache Listenansichten; ab der Premium-Version (die ich auch im Test hatte) kannst du auch auf Gantt-Charts, Tabellen und Projektkalender zugreifen.

Trello eignet sich vor allem für agiles Projektmanagement und liefert übersichtliche Kanban-Boards
Trello eignet sich vor allem für agiles Projektmanagement und liefert übersichtliche Kanban-Boards
Screenshot: trusted.de
Quelle: trello.com

Star der Show sind auf jeden Fall die Kanban-Boards und überhaupt ist Trello größtenteils auf das agile Projektmanagement ausgelegt. Die Boards sind übersichtlich, lassen sich easy per Drag-and-Drop bedienen und in Sachen Farben und Design individuell anpassen.

Über sogenannte Power-Ups kannst du deinen Arbeitsbereich zusätzlich modular erweitern. Und, so viel Kritik muss erlaubt sein: Das hat Trello auch bitter nötig! Ohne die Power-Ups ist das Tool zwar ein schickes, aber auch ein recht blasses Kanban-Tool. Es gibt keine Zeiterfassung, keine Team-Kommunikation, kaum Analytics oder Reports, und und und.

Sogar die Gantt-Diagramme, die du in der Premium-Version freischalten kannst, sind enttäuschend und kommen ohne Meilensteine, kritische Pfade oder Abhängigkeiten. Für die klassische Projektplanung ist hier wirklich nicht viel dabei.

Einige Funktionen müssen User über sogenannte Power-Ups aus externen Anwendungen hinzufügen
Einige Funktionen müssen User über sogenannte Power-Ups aus externen Anwendungen hinzufügen
Screenshot: trusted.de
Quelle: trello.com

Mit Power-Ups dagegen sind die Möglichkeiten plötzlich so gut wie unbegrenzt. So kannst du eine Meilenstein-Anwendung integrieren, deine Analytics erweitern oder eine Videocall-Funktion ergänzen. Die jeweiligen Tools stammen dabei von Drittanbietern und müssen natürlich erstmal integriert werden. Damit Trello bei den “Großen” im Vergleich mitspielen kann, ist also erstmal sehr viel Liebe nötig.

Bereits in der kostenlosen Free-Edition hast du Zugriff auf eine unbegrenzte Anzahl an Power-Ups. So kannst du selbst in der Gratisversion auf einen erstaunlich großen Funktionsumfang zugreifen. Nachteil: Dich erwartet eine Menge Arbeit in der Konfiguration.

Insgesamt positiv aufgefallen sind mir hingegen die zahlreich verfügbaren Automatisierungen, für die du auch nicht auf externe Anwendungen zurückgreifen musst.

Automatisierungen können dank der hinterlegten Tutorials auch Neulinge ohne großen Aufwand schnell einrichten
Automatisierungen können dank der hinterlegten Tutorials auch Neulinge ohne großen Aufwand schnell einrichten
Screenshot: trusted.de
Quelle: trello.com

Cool: Zu fast jeder Automatisierung findest du eine Erklärung und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit hinterlegtem YouTube-Video. So kannst du auch als unerfahrener User anwendungssicher Routing-Regeln oder automatische Benachrichtigungen einfügen.

Die Analytics sind nicht ganz so tiefschürfend wie in anderen Anwendungen, aber liefern die grundlegendsten KPIs
Die Analytics sind nicht ganz so tiefschürfend wie in anderen Anwendungen, aber liefern die grundlegendsten KPIs
Screenshot: trusted.de
Quelle: trello.com

Unterm Strich hat Trello einen gemischten Eindruck bei mir hinterlassen. Klar, die Projektmanagement-Software hat eine tolle Oberfläche und ist easy zu handhaben. Gleichzeitig habe ich aber einige Standard-Funktionen vermisst. Und der an sich geringe Verwaltungsaufwand stieg deutlich, je mehr externe Anwendungen ich einbinden wollte, um fehlende Features zu integrieren. Damit hebt Trello eigentlich vorhandene Vorteile in der Bedienbarkeit teilweise wieder auf - schade!

Was macht Trello im Vergleich mit anderer Projektmanagement-Software einzigartig?

Trello besticht vor allem mit seiner modernen Oberfläche, die du farblich frei gestalten und mit unterschiedlichen Hintergründen an deinen Style anpassen kannst. Auch sonst ist das Tool benutzerfreundlich und selbst komplette Projektmanagement-Neulinge bewegen sich nach kurzer Zeit sicher und gezielt durch die Anwendung.

Ein Alleinstellungsmerkmal sind die Power-Ups, mit denen du zahllose weitere Dienste und Anwendungen via Plugin in deine Trello-Oberfläche einbinden kannst. So steigerst du die Leistungsfähigkeit der Anwendung und integrierst bei Bedarf eine komplette Systemlandschaft. Weil Trello leistungstechnisch in der Basisausführung stark begrenzt ist, rate ich unbedingt dazu, Power-Ups zu nutzen.

Wem würde ich Trello besonders empfehlen?

Trello unterstützt vor allem das agile Projektmanagement und ist für eine klassische Arbeitsweise eher ungeeignet. Umso mehr profitieren kleine bis mittlere Remote-Teams, die eine zentrale Arbeitsplattform für ihre Projekte benötigen. Gerade Kreativ-Teams, kleine Agenturen, Consultingfirmen und Designstudios finden mit Trello eine günstige, anpassungsfähige und flexibel einsetzbare Plattform.

Eine klare Empfehlung gibt es auch für Selbstständige und Start-ups aller Branchen: Trello bietet eine dauerhaft kostenlose Free-Edition an, die du dank Power-Ups zu einer vergleichsweise leistungsstarken Version aufmöbeln kannst – wenn du dir den Stress antun willst.

Vorteile
  • Hübsche und simple Optik
  • Einfache Bedienung
  • Flexibel anpassbar
  • Auch für Marketing geeignet
Nachteile
  • Wenig Grundfunktionen
  • Kaum Reportingmöglichkeiten
Trello
4.1
12

Notion

4.7
2,0
Testnote
Gut
  • Preis ab 0,00 €/Monat und User
  • User 1 bis unbegrenzt
  • Aktive Projekte 1 bis unbegrenzt
  • Projektmanagement-Methode agil/klassisch
  • Plattformen/Apps WebApp, iOS, Android

Projektplanung

Gut (1,7)

Zur Planung und Abwicklung von Projekten bietet Notion fast alle erwartbaren Funktionen. Du hast Zugriff auf Projektboards mit benutzerdefinierten Listen, Seiten und Tabellenansichten. Außerdem sind verschiedene Visualisierungen vorhanden; dazu gehören klassische Zeitleisten mit Meilensteinen und Kanban-Boards, die unter anderem auch für deine Projektportfolio-Ansichten zum Einsatz kommen.

Aufgabenverwaltung

Gut (2,0)

Aufgaben verwaltest du in Notion ganz nach Bedarf über einfache To-do-Listen oder dynamische Kanban-Boards. Zu jeder Aufgabe kannst du Unteraufgaben erstellen und Prioritäten sowie Abhängigkeiten vergeben. Mit Abgabefristen und Dealines regelst du dann die Erledigung in deinem Projektteam.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Befriedigend (2,7)

Notion integriert keine Kommunikationstools in die Anwendung. Du kannst aber über Kommentare und Notizen mit deinem Tool kommunizieren. Außerdem erlaubt Notion die Erstellung umfangreicher Unternehmens-Wikis und liefert hierfür auch diverse Vorlagen, etwa für Vertriebs-Teams oder Marketingprozesse.

Zeiterfassung & Terminverwaltung

Gut (2,0)

Notion hat keine ab Start integrierte Funktion für die automatische oder manuelle Zeiterfassung. Über ein kostenpflichtiges Addon der Anwendung Tick-Klick kannst du aber die Funktion zu deinem Notion Workplace hinzufügen. Termine und Meetings hingegen verwaltest du über den in allen Tarifen verfügbaren Projekt-Kalender.

Analytics & Optimierung

Mangelhaft (5,0)

Notion liefert zwar Analytics, die beziehen sich aber fast ausschließlich auf die Interaktion zwischen Usern und der Plattform. Du kannst also ermitteln, welche Änderungen durch welche Person vorgenommen worden sind und welche Begriffe oder Seiten besonders häufig gesucht und aufgerufen werden. Reportings zu Aufgaben und der Projektentwicklung fehlen hingegen vollständig.

Notion ist eine Management-Anwendung des gleichnamigen US-amerikanischen Entwicklers Notion Labs, Inc. aus San Francisco. Notion hebt sich in einigen Funktionsbereichen von klassischen Projektmanagement-Plattformen ab und gehört eher in die Riege der Organisationstools.

Ich war deshalb besonders neugierig, ob ich mit Notion mein für den Test angesetztes Projekt planen und abwickeln konnte. Außerdem war mir wichtig, herauszufinden, für welchen Anwendungsbereich die Projektmanagement-Software besondere Qualitäten mitbringt.

Welche Erfahrungen habe ich mit Notion gemacht?

Einstieg und Onboarding sind in Notion grundsätzlich gut gelöst und dürften auch für Neulinge kein großes Thema sein. Die Benutzeroberfläche modern und übersichtlich.

Notion liefert einige Besonderheiten und eignet sich besonders für Kreativ-Teams und die Textarbeit
Notion liefert einige Besonderheiten und eignet sich besonders für Kreativ-Teams und die Textarbeit
Screenshot: trusted.de
Quelle: notion.com

Auffällig ist, dass Notion die Oberfläche in verschiedene Teamspaces gliedert. Ganz ähnlich wie in Stackfield oder auch Trello konnte ich so für jede Abteilung einen eigenen Workspace mit unterschiedlichen Arbeitsmodulen einrichten. Das ist hilfreich, wenn sich beispielsweise Design- und Marketingteams nicht in die Quere kommen sollen.

Notion verzichtet auf optische Spielereien und hat eine funktionale und schlichte Benutzeroberfläche
Notion verzichtet auf optische Spielereien und hat eine funktionale und schlichte Benutzeroberfläche
Screenshot: trusted.de
Quelle: notion.com

Das Erstellen eines solchen Teamspaces ist selbst bei einer manuellen Einrichtung schnell erledigt. Mit den Vorlagen von Notion kannst du sogar eine Abkürzung nehmen. Hier findest du für die verschiedensten Anwendungsbereiche fertige Teamspaces, auf die du dich einfach draufsetzen kannst. Ob für Produktteams, Projekte oder Dokumentationsseiten: Du hast über 10.000 Templates zur Auswahl.

Herausragend ist die Auswahl an Vorlagen für die Projekt- und Teamarbeit: User haben mehr als 10.000 Templates zur Verfügung
Herausragend ist die Auswahl an Vorlagen für die Projekt- und Teamarbeit: User haben mehr als 10.000 Templates zur Verfügung
Screenshot: trusted.de
Quelle: notion.com

Notion kannst du nämlich nicht nur für dein Projektmanagement nutzen, sondern auch als Unternehmens-Wiki und Wissens-Hub, für die Strategie-Entwicklung, Marketing-Teams oder als Dateiablage für Notizen und Dokumente.

Ich habe in meinem Test ganz klar den Fokus auf die Fähigkeiten im Projektmanagement gelegt und deshalb einen Teamspace für die Projektarbeit eingerichtet. Hier konnte ich problemlos mein Projekt erstellen und dafür ganz klassische Aufgabenlisten, Tabellen und Gantt-Charts nutzen. Aber auch dynamische Kanban-Boards und Projektkalender sind in Notion verfügbar.

Notion hat einen projektübergreifenden Kalender. Für getrennte Ansichten und eine bessere Übersicht musst du hier auf Filter zurückgreifen.
Notion hat einen projektübergreifenden Kalender. Für getrennte Ansichten und eine bessere Übersicht musst du hier auf Filter zurückgreifen.
Screenshot: trusted.de
Quelle: notion.com

Kleines Manko: du kannst keinen Kalender separat für einzelne Projekte führen, sondern musst auf einen Gesamtkalender zugreifen, der automatisch alle Aufgaben und Meilensteine sämtlicher Projekte synchronisiert. Über Filteranwendungen und Gruppierungen kannst du auch nur einzelne Projekte beleuchten. Ich persönlich habs aber gern einfach und schnell und hätte mir diesen Schritt gern gespart.

Gut gelungen ist hingegen die Verwaltung von Projektportfolios: Über die Gesamtübersicht im Kanban-Style kannst du auch mehrere Projekte übersichtlich managen und siehst den jeweiligen Projektfortschritt dank farblicher Markierungen und Fortschritts-Balken. Besonders Teams mit im Umfang begrenzten Projekten, die zeitlich parallel abgewickelt werden, haben hier mit Notion ein gutes Tool an der Hand.

Dank farblicher Codierungen werden Listenansichten und Kanban-Boards deutlich übersichtlicher
Dank farblicher Codierungen werden Listenansichten und Kanban-Boards deutlich übersichtlicher
Screenshot: trusted.de
Quelle: notion.com

Auch das Aufgabenmanagement funktioniert mit Notion einwandfrei. Selbst Dutzende von unterschiedlichen Tasks lassen sich mit den verfügbaren Ansichten und Filtern sauber verwalten, zuweisen und beobachten. Anders als im Projektkalender kannst du hier auch jeweils eigene Aufgabenboards für deine einzelnen Projekte führen: Das gibt Struktur und sorgt für Übersicht.

Deine Aufgaben kannst du je nach Bedarf in klassischen Listen oder dynamischen Boards verwalten
Deine Aufgaben kannst du je nach Bedarf in klassischen Listen oder dynamischen Boards verwalten
Screenshot: trusted.de
Quelle: notion.com

Einige Funktionslücken habe ich in Sachen Projektmanagement dann dennoch gefunden: Eine Budgetierung ist nicht möglich und auch die Zeiterfassung musst du über ein kostenpflichtiges Add-on der Zeiterfassungs-Anwendung “Tick-Klick” hinzubuchen.

Insgesamt hat mir Notion aber gut gefallen. Besonders Teams in der Kreativ- und Textarbeit finden in Notion ein hochwertiges Management-Tool.

Was macht Notion im Vergleich mit anderen Projektmanagement-Tools einzigartig?

Eine Besonderheit von Notion sind seine Fähgikeiten im Dokumentenmanagement und der Dateiablage. Du kannst nämlich beliebig viele Dokumente hochladen und in eigenen Seiten und Übersichten zusammenfassen. Außerdem ist die Erstellung von Unternehmens-Wikis möglich.

Wie erwähnt liefert Notion auch hierfür Vorlagen, so kannst du ohne großen Aufwand eine Knowledge Base einrichten und das Unternehmenswissen an zentraler Stelle verwalten. Stark!

Eine weitere innovative Funktion von Notion ist der integrierte KI-Assistent. Der hilft dir, indem er Texte zu bestimmten Themen für dich generiert. So kannst du Gliederungen oder Übersichten anfordern, oder lässt den KI-Assistenten ein Social-Media-Posting oder eine Pressemitteilung vorbereiten. Ich habe einige Varianten durchgespielt und war mit den Ergebnissen überraschend zufrieden. Cooles Tool!

Die integrierte KI hilft dir bei der Erstellung von Dokumenten und Texten und erstellt sogar Projektpläne
Die integrierte KI hilft dir bei der Erstellung von Dokumenten und Texten und erstellt sogar Projektpläne
Screenshot: trusted.de
Quelle: notion.com

Wem würde ich Notion besonders empfehlen?

Notion ist hervorragend geeignet für Kreativ-Teams, die viel mit Texten arbeiten. Das Dokumentenmanagement ist in Kombination mit dem KI-Assistenten hier eine wertvolle Unterstützung. Auch Designteams und Agenturen können mit Notion auf eine leistungsfähige Management-Plattform zurückgreifen.

Außerdem eignet sich das Tool für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen. Weil die Anwendung flexibel einsetzbar ist und auch entsprechende Vorlagen für Workspaces liefert, können auch Produkt-, Vertriebs- und Marketingteams mit Notion gut arbeiten. die Projektmanagement-Software ist ein echter Allrounder!

Vorteile
  • Mehr als 10.000 Projektvorlagen
  • Exzellente Dokumentenablage
  • Ideal für Kreativ-Teams
Nachteile
  • Schwaches Projekt-Reporting
Notion
4.7

Die 12 besten Projektmanagement Tools im Vergleich

  1. monday.com - Beste Projektmanagement-Software 2024
  2. awork - Beste Projektmanagement-Software für Freelancer
  3. ClickUp - Preis-Leistungs-Sieger
  4. Asana - Besonders benutzerfreundlich
  5. PLANTA project - Bestes hybrides Projektmanagement
  6. MeisterTask - Bestes Aufgabenmanagement
  7. factro - Beste Projektmanagement-Software für KMU
  8. Stackfield - Beste Teamkommunikation
  9. Wrike - Bester Projektmanagement-Allrounder
  10. Projektron BCS - Beste Projektmanagement-Software für Enterprises
  11. Trello - Bestes Tool für einfache Kanban-Boards
  12. Notion - Beste Projektmanagement-Software für Kreative

Vergleichstabelle

Anbieter
monday.com
awork
ClickUp
Asana
PLANTA project
MeisterTask
factro
Stackfield
Wrike
Projektron BCS
Trello
Notion
Blue Ant
teamspace PM
InLoox
Jira
PLANTA pulse
PROAD Software PM
A-Plan
Basecamp
Can Do
Falcon
Microsoft Project
OpenProject
Planio
Podio
projectfacts
Taskworld
Teamleader focus PM
Testurteil
sehr gut
1,1
Test
01/2024
sehr gut
1,2
Test
02/2024
sehr gut
1,2
Test
01/2024
sehr gut
1,2
Test
02/2024
sehr gut
1,2
Test
02/2024
sehr gut
1,3
Test
01/2024
sehr gut
1,4
Test
03/2024
sehr gut
1,4
Test
01/2024
sehr gut
1,4
Test
01/2024
sehr gut
1,4
Test
01/2024
sehr gut
1,5
Test
01/2024
gut
2,0
Test
01/2024
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.4
(36.622)
3.4
(209)
3.7
(16.662)
4.5
(44.049)
4.4
(7)
4.6
(13.546)
4.5
(8)
4
(134)
4.1
(11.947)
4.6
(22)
4.1
(121,1K)
4.7
(95.019)
4.8
(23)
4.4
(42.758)
5
(1)
4.5
(37.290)
5
(3)
3.5
(3)
4.5
(266)
3.6
(3.768)
4.6
(6)
2.8
(252)
3.5
(284)
Tarif
Preis
0,00 € / monatlich 12,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 12,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 66,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 60,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich Auf Anfrage 14,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monat