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Projektmanagement Software

Die 22 besten Tools 2020 im Vergleich

Maximilian Reichlin
Maximilian Reichlin
Redaktionsleiter

Die Projektplanung und -verwaltung ist eine der wichtigsten Aufgaben in projektbasierten Teams und Agenturen. Mithilfe von Projektmanagement-Tools planen Sie wichtige Aufgaben, visualisieren Ihre Projekte für den optimalen Überblick und kommunizieren effizient mit Ihrem Team.

Maximilian Reichlin

Die besten Projektmanagement-Tools im Vergleich

Verwenden Sie auch regelmäßig zu viel Zeit auf die Projektplanung? Das muss nicht sein. Intuitive Projektmanagement-Tools helfen Ihnen bei der Projektplanung und -verwaltung.

Maximilian Reichlin, Redaktionsleiter von trusted
Anbieterauswahl
Unterstützte Plattformen
Kommunikation und Zusammenarbeit
Dokumentenverwaltung
Projektansicht
Zahlungsmethoden
Support
Sprachen
Geeignet für
Projektübersicht
Reporting
Datenschutz und Sicherheit
  1. monday

    4.7

    monday

    Erfolg stellt sich ein, wenn Aufgaben termingerecht erledigt werden. Die Projektmanagement-Plattform monday hilft Ihnen, den Überblick bei der Verteilung von Aufgaben zu behalten und effizienter im Team zu kommunizieren.

    • Kanban-Ansicht
    • Teamchat
    • Versionierung
    17,00 €
    monatlich
    30 Tage kostenlos testen
  2. Testsieger 2020

    MeisterTask
    Das Unternehmen hat sein Profil auf trusted für sich beansprucht und hat Zugriff auf seinen Business-Account.

    4.6

    MeisterTask
    Das Unternehmen hat sein Profil auf trusted für sich beansprucht und hat Zugriff auf seinen Business-Account.

    MeisterTask präsentiert sich im Vergleich als klassisches digitales Kanban Board à la Trello und Co. Branchenüblich hat sich das Tool Einfachheit und eine intuitive Bedienung auf die Fahne geschrieben und wartet mit einem frischen und schönen Design auf.

    • Kanban-Ansicht
    • Teamchat
    • Versionierung
    0,00 €
    jährlich
  3. Wrike

    4.4

    Wrike

    Wrike ist ein flexibles und dynamisches Projektmanagement-Tool für alle Unternehmensarten und -größen. Seine individuellen Stärken spielt das Tool aber vor allem in kreativen Marketing-Teams aus.

    • Kanban-Ansicht
    • Teamchat
    • Versionierung
    0,00 €
    Dauerhaft kostenlos
  4. awork
    Das Unternehmen hat sein Profil auf trusted für sich beansprucht und hat Zugriff auf seinen Business-Account.

    4.1

    awork
    Das Unternehmen hat sein Profil auf trusted für sich beansprucht und hat Zugriff auf seinen Business-Account.

    awork hält, was viele versprechen: Einfaches, schlankes und intuitives Projektmanagement für kleine Teams und Agenturen. Mit modern gestalteten Kanban-Boards und simplen Workflows ist awork innerhalb von Minuten aufgesetzt - und macht dabei auch noch Spaß.

    • Kanban-Ansicht
    • Teamchat
    • Versionierung
    0,00 €
    monatlich
  5. Stackfield
    Das Unternehmen hat sein Profil auf trusted für sich beansprucht und hat Zugriff auf seinen Business-Account.

    4.6

    Stackfield
    Das Unternehmen hat sein Profil auf trusted für sich beansprucht und hat Zugriff auf seinen Business-Account.

    Stackfield ist ein Projektmanagement-Tool mit besonderen Stärken in Sachen Team-Zusammenarbeit. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon.

    • Kanban-Ansicht
    • Teamchat
    • Versionierung
    29,00 €
    jährlich
    14 Tage kostenlos testen
  6. Projektron BCS
    Das Unternehmen hat sein Profil auf trusted für sich beansprucht und hat Zugriff auf seinen Business-Account.

    2.3

    Projektron BCS
    Das Unternehmen hat sein Profil auf trusted für sich beansprucht und hat Zugriff auf seinen Business-Account.

    Projektron BCS ist eines der funktionsstärksten Projektmanagement Tools auf dem Markt - allerdings auch eines der komplexesten. Ohne Hilfe kommen Sie damit nicht weit, wenn Sie aber einmal drin sind, ist die Software Gold wert.

    • Kanban-Ansicht
    • Teamchat
    • Versionierung
    10,00 €
    halbjährlich
    14 Tage kostenlos testen
  7. Planio

    3.6

    Planio

    Planio ist eine Online-Projektmanagement-Plattform. Die Schwerpunkte liegen auf der Vereinfachung von Projektplanung, -steuerung und -dokumentation sowie der Zusammenarbeit in einem virtuellen Team.

    • Kanban-Ansicht
    • Teamchat
    • Versionierung
    0,00 €
    Dauerhaft kostenlos
  8. factro

    2.8

    factro

    Das Aufgaben- und Projektmanagement Tool factro ist vor allem flexibel. Vier verschiedene Cloud-Versionen für unterschiedliche Teamgrößen und Ansprüche stehen zur Verfügung, die zudem preislich attraktiv sind.

    • Kanban-Ansicht
    • Teamchat
    • Versionierung
    0,00 €
    Dauerhaft kostenlos
  9. Microsoft Project

    Microsoft Project ist ein Urgestein unter den Projektmanagement-Tools. Seit mehr als 30 Jahren wird die Softwaresuite stetig weiterentwickelt. Sie ist komplex, aber vor allem bei anspruchsvollen Projekten sinnvoll.

    • Kanban-Ansicht
    • Teamchat
    • Versionierung
    5,90 €
    monatlich
  10. Projektmanagement für Outlook
    InLoox now! für Outlook macht alle PM-Aufgaben direkt in Microsoft Outlook verfügbar – von Projektkonzeption über Task Management, Projektplanung, Dokumentenmanagement und Berichtswesen erledigen Sie alle Arbeitsschritte in einer zentralen Plattform.

    InLoox
    Das Unternehmen hat sein Profil auf trusted für sich beansprucht und hat Zugriff auf seinen Business-Account.

    4.8

    InLoox
    Das Unternehmen hat sein Profil auf trusted für sich beansprucht und hat Zugriff auf seinen Business-Account.

    InLoox now! für Web, Mobile und Outlook liefert ein einfaches und flexibles Projektmanagement für kleine bis große Teams. Von der Projektplanung bis hin zur Abrechnung sind alle wichtigen Features integriert.

    • Kanban-Ansicht
    • Teamchat
    • Versionierung
    29,95 €
    -17%
    24,95 €
    monatlich
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Projektmanagement Software Vergleich: So finden Sie den richtigen Anbieter

Maximilian Reichlin
Redaktionsleiter von trusted

Die richtige Projektmanagement-Software hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, sich wieder auf den Kern Ihrer Arbeit zu konzentrieren, anstatt viel Zeit und Mühe in das leidige Thema Projektverwaltung zu investieren. Doch ein passendes PM-Tool für Ihre Team zu finden kann eine schwierige Aufgabe sein. Daher hat trusted die besten und beliebtesten Projektmanagement-Tools auf dem Markt für Sie verglichen und zeigt Ihnen, wo deren Stärken und Schwächen liegen, wie viel sie kosten und welche Projekte sich damit am besten umsetzen lassen. Entdecken Sie simple Kanban-Tools wie MeisterTask, awork oder monday und profitieren Sie von den Erfahrungen der trusted-Redaktion in ausführlichen Vergleichsberichten.

  1. Projektmanagement-Tools helfen Ihnen bei der Planung, Kommunikation und Umsetzung Ihrer Projekte
  2. Kommunizieren Sie besser im Team, behalten Sie Budgets und Deadlines im Blick und sparen Sie Zeit in der Verwaltung
  3. trusted hat die besten Projektmanagement-Tools für Sie verglichen. Hier erfahren Sie mehr.

Der Projektmanagement-Tool-Test - Die Top 8

AnbieterNotePreis
MeisterTask1,70,00 €
awork1,80,00 €
InLoox1,824,95 €
monday1,817,00 €
Wrike1,90,00 €
Asana2,00,00 €
Trello2,00,00 €
Jira2,0$ 10,00

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist ein Sammelbegriff für die Planung, Vorbereitung, Koordination und Verwaltung von Projekten und projektbezogenen Aufgaben. Was trocken klingt heißt einfach nur: gelungenes Projektmanagement sorgt dafür, dass Projekte fristgerecht, ohne Risiken und innerhalb des geplanten Budgets durchgeführt werden. Dafür vereint Projektmanagement eine Reihe von Werkzeugen und Prozessen wie die Aufgaben- und Budgetplanung, die Mitarbeiterkommunikation, die Projektvisualisierung und die Auswertung.

Projektmanagement ist die Planung von Projekten und Aufgaben für Ihr Team
© meistertask.com - Projektmanagement ist die Planung von Projekten und Aufgaben für Ihr Team

Was sind Kanban, Scrum und Co.?

Kanban und Scrum sind relativ moderne und agile Projektmanagement-Methoden und fußen beide auf der Idee, dass Projekte schneller und effizienter durchgeführt werden können, wenn sie übersichtlich visualisiert werden. Kern des Ganzen ist das sogenannte Kanban Board, auf dem Sie Ihr Projekt mit allen Projektphasen (zum Beispiel “In Planung”, “In Bearbeitung” und “Abgeschlossen”) und alle zu erledigenden Aufgaben immer im Blick haben. Scrum basiert zusätzlich auf der Prämisse kurzer Planungszyklen und sogenannter “Sprints” und kommt vor allem in der Softwareentwicklung zum Einsatz.

Kanban-Boards organisieren Ihre Aufgaben in Spalten wie “To Do”, “In Bearbeitung” oder “Erledigt”
© awork.io - Kanban-Boards organisieren Ihre Aufgaben in Spalten wie “To Do”, “In Bearbeitung” oder “Erledigt”

Es gibt viele verschiedene Projektmanagement-Methoden; aktuell sind Kanban und Scrum allerdings die beliebtesten Methoden für modernes Projektmanagement, da sie einfach zu verstehen, umzusetzen und zu verwalten sind.

Agiles Projektmanagement - Das hat es mit Scrum und Co. auf sich und so setzen Sie es ein

Projektmanagement hat unterschiedliche Gesichter. Während die einen Unternehmen nach wie vor auf klassische Prozesse schwören, öffnen sich andere immer…

Wie funktioniert Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Tools oder Projektmanagement-Programme sind Software-Lösungen, die Ihnen bei jedem Schritt der Projektverwaltung helfen. Sie können darin Projekte anlegen, Aufgaben planen, Aufgaben den jeweiligen Mitarbeitern zuordnen, Abhängigkeiten und Deadlines festlegen, und vieles mehr. Das Projektmanagement-Tool ist dann dafür verantwortlich, alle relevanten Infos zusammenzuführen und übersichtlich für Sie darzustellen, um Ihnen den Überblick und die Koordination zu erleichtern.

Mit modernen Projektmanagement-Tools planen Sie Ihre Projekte übersichtlich und intuitiv
© monday.com - Mit modernen Projektmanagement-Tools planen Sie Ihre Projekte übersichtlich und intuitiv

Was ist die beste Projektmanagement-Software?

Im aktuellen trusted-Vergleich sind MeisterTask, awork und monday die Top-3 Projektmanagement-Tools, dicht gefolgt von Asana, Trello und Jira. Für den unabhängigen Vergleich hat trusted eine Reihe von Kriterien angesetzt, um die besten Tools zu ermitteln, zum Beispiel: Welche Visualisierungs-Methoden (Kanban, Listen, etc.) werden unterstützt? Welche Funktionen bezüglich Team-Collaboration und Dokumentenverwaltung bringen die Programme mit? Wie günstig oder teuer sind die Abos? Und mehr. Auf trusted.de erfahren Sie alles über den aktuellen Projektmanagement-Vergleich und finden ausführliche Vergleichsberichte und Datenblätter zu allen Tools.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die sechs besten aktuellen Tools, deren Preisgestaltung und Funktionsumfang und Ihre Möglichkeiten in der Projektplanung und -umsetzung.

1.

MeisterTask

Der Projektmanagement-Testsieger 2019

Zum Profil
  • Geeignet für jede Art von Projekten
  • Integrationen: Slack, GMail, Dropbox, Zendesk, Hangouts, GitHub und mehr

Testsieger MeisterTask kommt mit einem voll anpassbaren und intuitiven Kanban-Board für Ihr Projekt. Von den Hintergründen über die Projektphasen bis hin zu einzelnen Feldern können Sie so gut wie alles in MeisterTask individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Toll sind die Automatisierungsfeatures, die Sie in die Lage versetzen, wiederkehrende Aufgaben als Workflow anzulegen. So sparen Sie Zeit in der Projektplanung und entlasten Ihr Team. Ein eigenes Time-Tracking-Tool ist ebenfalls integriert, ebenso wie eine Schnittstelle zum “Schwestertool” MindMeister, einem Mindmapping-Tool. Gerade in der Planungsphase Ihrer Projekte kann das Anlegen und Importieren von MindMaps eine große Hilfe sein. Das i-Tüpfelchen ist MeisterTasks Herkunft und seine Datenschutzstandards: Das Tool ist vollständig Made in Germany und betreibt auch alle Server in Deutschland.

  • Vorteile
  • Intuitive Bedienung
  • Sehr ansprechendes User Interface
  • Frei definierbare Automatisierungen
  • Nachteile
  • Fortgeschrittene Features fehlen noch
MeisterTask
4.6
2.

awork

Schlankes Kanban-Board in bunter Optik

Zum Profil
  • Besonders gut geeignet für kreative Projekte und Kampagnen
  • Integrationen: Zapier, Slack, Google, Microsoft, iCloud und mehr

awork ist ein schlankes und cleveres Kanban-Tool, das ohne unnötigen Schnick Schnack und dafür mit den wichtigsten Essentials in Sachen Projektmanagement daherkommt. Die Boards sind sehr bunt und trotzdem übersichtlich aufbereitet. Genial ist der digitale Assistent, der Sie an wichtige Aufgaben erinnert. Zum Beispiel kündigt er anstehende Deadlines an oder erinnert Ihr Team daran, die Zeiterfassung zu aktivieren, wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen. Was awork allerdings wirklich ausmacht ist der Wille zur Innovation und zur stetigen Verbesserung. Die Roadmap des Tools zeigt Ihnen immer, welche Updates und neuen Features als nächstes anstehen. Seit seinem Start Anfang des Jahres hat awork sich bereits stark gemausert und tüchtig an der Innovationsschraube gedreht; ein Ende ist derzeit noch nicht in Sicht. awork ist für kleine Teams bis 10 Personen kostenlos und danach günstig im Abo zu haben.

  • Vorteile
  • Aufgabenlisten und Kanban-Boards
  • Integrierte Zeiterfassung
  • Dauerhaft kostenlos bis 3 Projekte
  • Nachteile
  • Keine Offline-Nutzung
awork
4.1
3.

InLoox

Performantes Projektmanagement für Microsoft Outlook

  • Geeignet für jede Art von Projekten
  • Integrationen

InLoox now! ist eines der performantesten Projektmanagement-Tools im aktuellen Vergleich. Besonders gut gefällt die enge Verbindung zwischen InLoox und Microsoft Outlook; so ist InLoox now! sowohl als alleinstehendes Cloud-Tool, aber auch als nahtloses Add-In für Outlook verfügbar. So halten Teams, die auf Microsofts E-Mail-Lösung setzen, alle wichtigen Projektdaten und Kanban-Boards sowie Dokumentenmanagement und Berichtswesen in einer einzigen zentralen Plattform. Aber auch ohne die Outlook-Anbindung macht InLoox eine gute Figur und präsentiert sich modern, einfach zugänglich und skalierbar. Schade dagegen: Eine kostenlose Basisversion für Kleinstteams - wie beispielsweise MeisterTask, awork und Co. sie anbieten, hat InLoox nicht im Angebot. Die Professional-Version startet direkt mit rund 25 Euro pro Nutzer und Monat; die umfangreichere Enterprise-Version schlägt mit 45 Euro zu Buche. Dafür lässt sich das Tool 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.

  • Vorteile
  • Nahtlose Outlook-Integration
  • Kanban- und Gantt-Ansicht
  • Einfache und intuitive Bedienung
  • Nachteile
  • Funktionsunterschiede zwischen Outlook-Client und Web App
InLoox
4.8
4.

monday

Supereinfache Kanban-Boards für alle Anforderungen

Zum Profil
  • Geeignet für jede Art von Projekten
  • Integrationen: Slack, Outlook, Zendesk, Jira, Dropbox, Asana, Trello und mehr

Monday ist vor allem zwei Dinge: einfach und wandelbar. Die umfangreichen Möglichkeiten zur Projektvisualisierung und Board-Gestaltung machen es einfach, immer das perfekte Board für jede Art von Projekt aufzusetzen - ob als Liste, Kanban-Board, Gantt-Diagramm oder eine Kombination. Hier sind Sie frei in der Gestaltung. Auch wenn noch einige Komfort-Features fehlen - beispielsweise eine Alarmfunktion - hat monday die wichtigsten Tools für effizientes Projektmanagement mit an Bord. Fazit: Selbst kleine Teams und Projektmanagement-Einsteiger finden sich in monday sofort zurecht. Schade, dass es das einzige Tool in den Top 5 ist, das keine kostenlose Basis-Version mitbringt. So zahlen Sie in der kleinsten Version bereits rund 20 Euro pro Monat und Nutzer.

  • Vorteile
  • Einfache Bedienung
  • Einfache Kommunikation
  • Sinnvolle Integrationen
  • Nachteile
  • Eingeschränkte Aufgabensortierung
  • Keine kostenlose Variante
monday
4.7
5.

Wrike

Flexibel, übersichtlich und anpassbar

Zum Profil
  • Geeignet für jede Art von Projekten
  • Integrationen: Salesforce, Jira, Google Drive, Gmail, Outlook, Slack und mehr

Wrike überzeugt im Test durch seine hohe Flexibilität. Hier haben Sie die Wahl aus bis zu vier verschiedenen Ansichten für Ihre Projekte: Listen, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und die besonder übersichtliche Tabellenansicht. Durch anpassbare Vorlagen erstellen Sie Projekte schnell und einfach. Im Aufgabeneditor planen Sie Ihre Projekte und erstellen eine lückenlose Projektdokumentation, komplett mit Dokumenten, Bilddateien und mehr. Vor allem in kreativen Marketing-Teams spielt Wrike seine Stärken damit voll aus, allerdings ist das Tool auch für jede andere Art von Projekt geeignet und flexibel an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassbar. Für kleine Teams bis zu 5 Nutzer gibt es Wrike umsonst, danach kostet das Tool ab 50 Euro pro Monat aufwärts. Schön: Marketing-Agenturen, Professional-Services-Agenturen und große Unternehmen können sich ein individuelles Angebot mit maßgeschneiderten Vorlagen und Workflows zusammenstellen.

  • Vorteile
  • Flexible Projektansichten
  • Listen, Kanban, Gantt und mehr
  • Gut geeignet für kreative Teams
  • Nachteile
  • Komplexes Tool
  • Ggf. lange Einarbeitungszeit
Wrike
4.4
6.

Asana

Sparen Sie Zeit und Nerven durch ansprechende Projektvorlagen

  • Besonders gut geeignet für Marketing- und Produkt-Projekte
  • Integrationen: Slack, Dropbox, Zapier, TimeCamp, Adobe Creative Cloud und mehr

Asana ist mittlerweile beinahe eine “klassische” Projektmanagement-Lösung und kommt in so gut wie allen Unternehmensgrößen zum Einsatz. Asana weiß, worauf es beim Projektmanagement ankommt und bringt daher eine ganze Reihe an anpassbaren Projektvorlagen für alle gängigen Use Cases mit. Ob Onboarding-Maßnahmen, Redaktionspläne, Produkt-Launches, Event-Management und vieles vieles mehr - mit Asana bilden Sie Ihr Projekt übersichtlich ab. Hinzu kommt, dass Sie für jedes Projekt aus diversen Ansichten wählen können, wie beispielsweise Kanban, Listen, Zeitleisten oder die Kalenderansicht. Eine intelligente Volltextsuche, mit der Sie nach Projekten, Aufgaben, Mitarbeitern oder Dateien suchen können, ist ebenfalls integriert. Im Grunde klaffen eigentlich nur zwei Lücken in Asanas Funktionsumfang: Die fehlende Zeiterfassung und das noch eingeschränkte Reporting. Dafür wartet Asana mit einer Vielzahl von nativen Integrationen auf, um diese Lücken zu schließen. Für Einzelpersonen und kleine Teams gibt es Asana in der Basic-Version kostenlos.

  • Vorteile
  • Intuitives, einfaches Dashboard
  • Kostenlose Version für 15 Nutzer
  • Für jede Unternehmensgröße
  • Nachteile
  • Eingeschränktes Reporting
  • Keine eigene Zeiterfassung
Asana
4.6
7.

Trello

Einfachheit gepaart mit einem tollen Look-and-Feel

  • Besonders gut geeignet für redaktionelle, kreative und private Projekte
  • Integrationen: Slack, Google Drive, Zapier, GitHub, Dropbox und mehr

Trello von Atlassian ist so etwas wie die Einstiegsvariante des wesentlich umfassenderen Jira und präsentiert sich als gut aussehende und schlanke Kanban-Software. Alle wichtigen Features, von der Boarderstellung über die Verknüpfung von Mitarbeitern bis zur Organisation von Aufgaben in übersichtlichen Checklisten sind in Trello integriert. Mithilfe eines umfassenden Rollen- und Rechtesystems verwalten Sie Ihr Team und verteilen Aufgaben effizient und schnell. Last but not least sieht Trello auch noch gut aus; Ihre Boards lassen sich mit individuellen Hintergründen verschönern, Ihre Karten mit Stickern und bunten Flags anpassen. Das wirkt zunächst etwas verspielt, kann aber gerade bei komplexen Projekten eine große Hilfe sein. Das Highlight an Trellos Boards sind allerdings die Power-Ups; obwohl Trello nicht alle essentiellen Projektmanagement-Funktionen mit an Bord hat (zum Beispiel fehlt es an der Zeiterfassung), ist es dennoch umfangreicher als viele vergleichbare Kanban-Programme. Grund sind die Power-Ups, mit deren Hilfe Sie jedes Board individuell um passende Integrationen, Schnittstellen und Add-Ons erweitern. Zum Beispiel verknüpfen Sie Ihr Kanban-Board mit Google Drive, um flexibel Dateien aus dem Drive-Ordner mit Ihrem Team zu teilen. Trello gibt es in einer Basisversion mit maximal 10 aktiven Team-Boards bereits kostenlos.

  • Vorteile
  • Einfache, intuitive Oberfläche
  • Extras individuell aktivierbar
  • Kostenlose Basisversion
  • Nachteile
  • Begrenzter Speicherplatz
  • Keine Listenansicht
  • Keine Projektstatusabfrage
Trello
4.5
8.

JIRA

Funktionsstarkes und komplexes Kanban-Board für IT und Co.

  • Besonders gut geeignet für IT-Projekte
  • Integrationen: BitBucket, Docker Hub, AWS CodeDeploy, Zephyr und mehr

Jira von Atlassian ist nicht ganz so chique wie viele andere PM-Tools im Vergleich. Dafür hat es eine ganze Menge unter der Haube und ist voll konfigurierbar. Basis ist die Kanban-Methode, aber mit einfachen und schlanken Kanban-Boards hat Jira auf den ersten Blick wenig zu tun. Stattdessen wirkt es recht komplex und bringt einen riesigen Funktionsumfang mit. Das wirkt erst einmal abschreckend, hat sich aber schnell gelegt, wenn Sie feststellen, dass Jira sich spielend leicht an so gut wie jeden Workflow anpassen lässt. Jira ist super-flexibel und bildet die wichtigsten Features moderner Projektmanagement-Tools ab, plus integriertem Time Tracker und einer umfangreichen Nutzerverwaltung. Die vorhandenen Integrationen und Schnittstellen zielen allerdings voll und ganz auf den Bereich Software-Development ab, obwohl sich Jira problemlos auch für viele andere Projektarten verwenden lässt. Das Ganze gibt es für kleine Teams schon für den Flatrate-Preis von 10 Dollar pro Monat.

  • Vorteile
  • Umfangreichste Plattform am Markt
  • Verschiedene Programmversionen
  • Workflows individuell anpassbar
  • Nachteile
  • Zum Teil sehr komplex
  • System schwer zu konfigurieren
JIRA
4

Was kostet eine Projektmanagement-Software?

Moderne PM-Tools basieren in der Regel auf einem Freemium-Modell. Das bedeutet: Eine eingeschränkte Basisversion des jeweiligen Tools gibt es kostenlos. Diese kostenlosen Versionen beschränken für gewöhnlich:

  1. Die Anzahl der Nutzer, die das Tool gleichzeitig verwenden können
  2. Die Anzahl der Projekte, die Sie gleichzeitig damit planen/verwalten können
  3. Den Funktionsumfang auf einige essentielle Basisfunktionen

Oder eine Kombination aus allen dreien. Um das Tool vollständig “freizuschalten” müssen Sie dann bezahlen, wobei die meisten Projektmanagement-Tools auf der Basis “pro Monat/Nutzer” abrechnen.

Viele Projektmanagement-Tools wie Asana basieren auf einem Freemium-Modell
© asana.com - Viele Projektmanagement-Tools wie Asana basieren auf einem Freemium-Modell

Ihre Teamgröße ist dementsprechend ein entscheidender Faktor. Die meisten Projektmanagement-Tools im trusted-Vergleich berechnen zwischen 10 und 20 Euro pro Nutzer und Monat in den Tarifen für kleine und mittelgroße Teams, und zwischen 20 und 50 Euro pro Nutzer und Monat für mittlere bis große Teams. Individuelle Enterprise-Modelle müssen in der Regel extra angefragt werden.

Gibt es auch kostenlose Projektmanagement-Tools?

Ja, die gibt es. Viele Projektmanagement-Tools bieten kostenlose Software-Versionen an, die für Freelancer, kleine Teams oder Startups oft schon ausreichen, um ins Projektmanagement einzusteigen. Solche PM-Tools sind beispielsweise MeisterTask, awork, Asana, Trello, Planio, Wrike, Podio, Basecamp oder Zenkit. Auch diese kostenlosen Anbieter hat trusted bereits im ausführlichen Projektmanagement-Vergleich unter die Lupe genommen.

Welche Funktionen braucht eine gute Projektmanagement-Software?

Die von trusted verglichenen Projektmanagement-Tools verfügen über eine ganze Reihe von Funktionen und Features, die Ihnen die Projektplanung und die Arbeit im Team erleichtern. Je nachdem, welche Art von Projekten Sie umsetzen und wie Ihr Team arbeitet, sind manche unverzichtbar, andere hingegen nur nice to have. Einige Kernfunktionen sollte allerdings jedes Projektmanagement-Tool mitbringen.

Projektvisualisierung

Kernstück der jeweiligen Projektmanagement Software ist die Übersicht aller Projektphasen und der wichtigsten Aufgaben - egal ob es sich dabei nun um eine klassische To-Do-Liste, ein modernes Kanban-Board oder ein Gantt-Chart handelt. Die Projektvisualisierung sollte alle wichtigen Informationen zu jeder Projektphase und den dazugehörigen Einzelaufgaben beinhalten und Ihnen die wichtigsten Infos liefern. Zum Beispiel: In welcher Phase befindet sich eine Aufgabe gerade? Wer ist dafür verantwortlich, wer bearbeitet die Aufgabe? Welche anderen Tasks oder Dokumente sind mit der Aufgabe verknüpft. Und so weiter. Eine intuitive Nutzerführung ist dabei das A und O.

Planungstools

Aufgaben und Termine müssen abgestimmt und auf die einzelnen Teammitglieder verteilt werden, daher sind Funktionen zu deren Verwaltung unerlässlich. Im besten Fall verfügt Ihre Projektmanagement Software über einen automatisch synchronisierten Kalender, der von allen Projektmitarbeitern verwendet wird. Manche Anbieter verfügen über einen Workload Manager, bei dem Sie sehen können, welcher Mitarbeiter eventuell mit der Aufgabenanzahl überlastet ist und bei welchem noch Kapazitäten frei sind.

Mit den umfassenden Planungstools moderner Projektmanagement-Software haben Sie Ihre Projekte immer im Griff
© factro.de - Mit den umfassenden Planungstools moderner Projektmanagement-Software haben Sie Ihre Projekte immer im Griff

Jedes Teammitglied sollte Zugriff auf ein individuelles Dashboard haben, in dem alle individuellen Aufgaben, Termine, Nachrichten, etc. anschaulich dargestellt sind.

Dokumentenverwaltung

Viele Projekte sind kreativer Natur und drehen sich um die Arbeit an oder mit Dokumenten oder Bildern. Damit keine Insellösungen entstehen und in Ihrem Projektmanagement-Tool immer die aktuellsten Versionen Ihrer Dokumente vorhanden sind, sollte das Tool Ihrer Wahl über eine interne Dokumentenverwaltung verfügen; das heißt: Sie sollten Dateien hochladen, mit Dateien und/oder Projekten verknüpfen und dort jeweils auch einsehen können. Idealerweise verfügt das Tool Ihrer Wahl zusätzlich über eine Dateiversionierung, damit unterschiedliche Versionen Ihrer Dokumente gesammelt und bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Die Krönung wäre ein Online-Office, in dem Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen online direkt an den jeweiligen Dateien arbeiten können.

Laden Sie Dokumente und Bilder hoch und sammeln Sie alles in einem zentralen Pool
© asana.com - Laden Sie Dokumente und Bilder hoch und sammeln Sie alles in einem zentralen Pool

Tools zur internen Kommunikation

Nicht jedes Projektteam sitzt gemeinsam in einem Raum. Im krassesten Fall befinden sich einzelne Teammitglieder in unterschiedlichen Ländern und Zeitzonen. Da Online-Projektmanagement-Tools komplett in der Cloud gehostet werden, ist eine Zusammenarbeit trotzdem problemlos möglich. Egal, ob Ihr Team sich ein Büro teilt oder über die ganze Welt verstreut ist, digitale Teamkommunikation sollte bei jedem Projekt eingesetzt werden.

Gelungenes Projektmanagement basiert auf stetigem Austausch und Kommunikation im Team
© planio.io - Gelungenes Projektmanagement basiert auf stetigem Austausch und Kommunikation im Team

Achten Sie daher darauf, dass die Projektmanagement-Software Ihrer Wahl über die nötigen Features verfügt, um effektiv im Team zu arbeiten. Dazu gehören beispielsweise ein Team-Chat oder -Messenger, die Möglichkeit, Aufgaben mit Kommentaren oder Notizen zu versehen, ein Aktivitäts-Feed, in dem Sie die Aktionen Ihres Teams nachverfolgen können oder sogar eine Funktion für Videokonferenzen.

Zusammenkunft ist ein Anfang. Zusammenhalt ist ein Fortschritt. Zusammenarbeit ist ein Erfolg.

Reporting, Dashboards und Zeiterfassung

Um den Verlauf und schließlich den Erfolg des Projekts numerisch und grafisch darzustellen, sollte Ihr Projektmanagement Tool über eine Reportingfunktion verfügen. Ein übersichtliches Dashboard ist da ein guter Anfang; im Idealfall sollten Sie als Admin bzw. Projektleiter allerdings noch mehr Informationen bekommen können. Eine Performance-Messung Ihres Teams oder einzelner Teammitglieder, umfassende Berichte über abgeschlossene oder laufende Aufgaben, und mehr sind möglich. Wenn Sie auf ein umfassendes Reporting Wert legen oder in Ihrem Team darauf angewiesen sind, sollten Sie daher auf solche Funktionen achten.

Besonders wichtig sind die Auswertungen Ihrer Projekte und der Performance Ihres Teams
© taskworld.com - Besonders wichtig sind die Auswertungen Ihrer Projekte und der Performance Ihres Teams

Ebenfalls essentiell: Möglichkeiten zur Zeiterfassung für Ihr Team. Um Kundenprojekte abzurechnen und für die eigene Auswertung ist es wichtig, dass Sie ganz genau wissen, wer wann wie viel Zeit für welche Aufgabe aufgewendet hat. Moderne Projektmanagement-Tools haben deswegen in der Regel ein Zeiterfassungssystem (einen sogenannten “Time Tracker”) an Bord.

Mobile App

Inzwischen ist es Standard: Jedes vernünftige Online Tool verfügt auch über eine ordentliche App für mobile Endgeräte. So auch in Sachen Projektmanagement. Mitarbeiter im Außendienst sollten problemlos via Smartphone und Tablet Ihre Aufgaben aktualisieren können, Remote Worker jederzeit den aktuellen Projektstatus einsehen oder den/die Projektverantwortliche(n) kontaktieren können. Wichtig ist dabei vor allem, dass die wichtigsten Betriebssysteme iOS und Android abgedeckt sind.

Fazit

Projektmanagement ist eine der wichtigsten, wenn nicht die wichtigste Aufgabe in modernen projektbasierten Unternehmen. Für Sie als Projektmanager ist das oft eine Gratwanderung: Auf der einen Seite müssen Sie Budgets, Deadlines und Kundenwünsche im Blick behalten und so schnell wie möglich Ergebnisse liefern; auf der anderen Seite wollen Sie Risiken vermeiden, die Qualität Ihrer Arbeit sichern und Ihr Team nicht überfordern. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, ist sorgfältige Planung und ständige Überwachung Ihrer Projekte ein Muss. Die von trusted verglichenen Projektmanagement-Tools helfen Ihnen dabei, Ihre Projekte realistisch zu planen und effizient umzusetzen. Damit Ihr Team sich wieder auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt: verdammt gute Arbeit zu leisten.

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