Projektmanagement-Methoden
Im Groben unterscheidet man zwei verschiedene Projektmanagement-Modelle: Der älteste Ansatz ist das klassische Projektmanagement, das davon ausgeht, dass Projektschritte nacheinander und aufeinander aufbauend abgewickelt werden. Dementsprechend werden Projekte komplett vorgeplant. Dieses Stufenmodell wird auch Wasserfall-Methode genannt. In agilen Systemen wie etwa Kanban oder Scrum liegt der Fokus auf Flexibilität. So können sich Projektschritte oder das Ziel auch nach Beginn der Projektarbeit noch ändern.
Je nachdem, welcher Branche Sie angehören, sind einige Projektmanagement-Methoden besser geeignet als andere. Oft ist die Art des Projektes beziehungsweise das gewünschte Produkt für die Wahl des Systems entscheidend. Welche Methoden es gibt und welcher Werkzeuge sie sich bedienen, erfahren Sie hier.
Ansichten wie Kanban-Boards sind inzwischen ein beliebtes Hilfsmittel des Projektmanagements
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Quelle: monday.com
Planen Sie Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm ist ein Visualisierungs-Werkzeug der klassischen Projektplanung. Es listet alle Projektprozesse auf und bildet die für das Wasserfall-Prinzip wichtigen Abhängigkeiten ab. So wissen Betrachter:innen des Modells immer, welche Aufgabe zur Erledigung einer anderen abgeschlossen sein muss. Um den Fortschritt eines Projektes zu messen, werden Zwischenziele in Form der sogenannten “Meilensteine” definiert und im Plan hinterlegt.
Die Linien zwischen den Aufgaben kommunizieren die Abhängigkeiten in denen sie zueinander stehen
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Tools, die Ihnen neben den großen Lösungen wie Projektron und PLANTA project entsprechende Gantt-Charts bieten, sind beispielsweise Wrike oder factro. Oft finden Sie Gantt-Charts auch in reduzierter Form oder leicht modernisiert als “Zeitpläne” oder “Timelines” so wie beispielsweise in Asana. Sie erfüllen einen ähnlichen Zweck, sind aber unter Umständen weniger detailliert. So z.B. die Zeitleiste aus MeisterTask.
Gelegentlich finden Sie für Ihre Zeitplanung Timelines, die weniger Umfang haben als ein vollwertiges Gantt-Chart
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Quelle: meistertask.com
Arbeiten Sie mit Scrum in Iterationen
Scrum bezeichnet eine agile Projektmanagement-Methode, die vor allem auf Iterationen aufbaut. Anstatt ein Projekt wie bei der klassischen Methode von vorne bis hinten durchzuplanen, werden Ziele und nötige Arbeitsschritte in bestimmten Zeitabständen in Meetings immer wieder hinterfragt und gegebenenfalls angepasst. Der Vorteil: Produkte können so auf aktuelle Entwicklungen und Trends angepasst werden. Besonders häufig findet diese Projektmanagement-Methode Anwendung in der Softwareentwicklung.
Schema des üblichen SCRUM-Modells
Um die Iterationen mit den verbundenen Arbeitsschritten und Meetings zu visualisieren bedienen sich viele Scrum-Teams eines Kanban-Boards mit sich wiederholenden Aufgaben sowie etwa MeisterTask, Jira oder Wrike. Das Board selbst ist eine Visualisierungsform aus einer weiteren agilen Projektmanagement-Methode: dem Kanban-System.
Wrike, Jira und MeisterTask ermöglichen Ihnen die Arbeit nach dem Scrum-System
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Quelle: wrike.com
Sorgen Sie mit Kanban für einen steten Arbeitsfluss
Die agile Kanban-Methode stammt vom japanischen Autobauer Toyota und diente ursprünglich der Produktionssteuerung um Lagerbestände klein zu halten. Nun wird Kanban auch als Projektmanagement-Methode eingesetzt. Das System legt seinen Fokus darauf, einen kontinuierlichen und sich stets verbessernden Arbeitsfluss zu schaffen. Visualisiert wird das Prinzip mit einem Kanban-Board, auf dem Tickets mit Aufgaben oder Anforderungen von links nach rechts verschoben werden.
Ein Beispiel für ein auf PM angepasstes Kanban-Board
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Dabei durchlaufen die Tickets verschiedene Workflow-Stationen in der Form von Spalten. Durch sich nicht bewegende Tickets oder zu volle Spalten erkennen Projektmanager:innen Probleme und Engpässe, um deren Beseitigung sie sich dann kümmern. Ziel ist es, einen stetigen und produktiven Arbeitsfluss zu schaffen, der Überlastungen und die Anstauung von Arbeit vermeidet. Tools, die sich besonders auf diese Form des Projektmanagements spezialisiert haben sind Trello, Jira oder MeisterTask.
Welche Kanban-Tools Sie besonders gut in Ihrem Unternehmen unterstützen, für wen sich welches Tool eignet und welche Vorteile Ihnen diese PM-Methode bietet, erfahren Sie im Kanban-Software-Test von trusted.de.
Kanban-Boards kommen inzwischen in zahllosen PM-Programmen als Ansicht zum Einsatz
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Quelle: trello.com
Erkennen Sie mit dem Wasserfall vorab die meisten Risiken
Beim klassischen Projektmanagement wird die Produktion einer Ware oder Leistung im Vorfeld komplett durchgeplant. Nachdem Prozesse fortlaufend nacheinander passieren, wird diese Methode auch als “Wasserfall” bezeichnet. Durch die komplette Vorausplanung sollen Engpässe und Probleme frühzeitig erkannt und Lösungen gefunden werden.
Hierarchien und Strukturen fungieren als Leitlinien, die Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner im Projekt festlegen. Werden häufig gleiche Produkte hergestellt, sind die Produktionsprozesse standardisiert. Die strikte Einhaltung von Terminen, Ressourcen und Budget stehen hier im Fokus.
Schema des klassischen Wasserfall-Modells
Für diese Methode des Projektmanagements empfehlen sich PM-Tools, die eine detaillierte Projektplanung über einen langen Zeitraum erlauben. Mögliche Software-Kandidaten sind hier PLANTA project, Projektron BCS oder A-Plan, die die eben genannten Funktionen abdecken und Ihnen bei der Navigation vom Start bis zum Abschluss eine verlässliche Leitline bieten.
Auch ist in den Tools ausreichend Speicher für wichtige Dokumente vorhanden, um im Laufe des Projekts vergangene Prozesse zurückverfolgen zu können. Die Möglichkeiten zur Rollen- und Aufgabenverteilung wahrt dabei die Einhaltung der Datenschutzverordnungen. Kalender, automatisierte Terminerinnerungen und Zeiterfassungstools helfen dabei, die strikte Zeitplanung eines Wasserfall-Projekts im Auge zu behalten.
Im Wasserfall-Stil werden alle Projekte von vorne bis hinten durchgeplant
Alle Projektteile im Blick mit dem Projektstrukturplan
Neben dem Gantt-Chart gibt es ein weiteres sehr wichtiges Werkzeug in der klassischen Projektplanung. Dieses nennt sich Projektstrukturplan und ähnelt einer Mindmap. Hier wird das Projekt in Teilaufgaben und untergeordnete Aufgaben-Pakete aufgeteilt und in einem Baumdiagramm aufgelistet. Der Vorteil besteht darin, dass das Projekt in seinem Umfang besser erfasst, die Kosten realitätsnah kalkuliert und der Ressourcenaufwand konkret eingeschätzt werden kann.
Mit dem Strukturbaum visualisieren Sie in factro anschaulich Ihre Projekte
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Quelle: factro.com
Meist erfolgt die Erstellung eines Projektstrukturplans gleich zu Anfang des Projektes und kann als wichtige Wissensgrundlage für einen detaillierten Ganttplan genutzt werden. Im aktuellen Test finden Sie den Strukturplan lediglich im schicken und umfangreichen factro.
