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Test

Projektmanagement Software Test: 23 Tools im Vergleich

trusted hat für Sie 23 Tools im großen Projektmanagement-Test 2021 verglichen und stellt Ihnen hier die 10 Top-Lösungen auf dem Markt vor. Erfahren Sie alles Wichtige zum Testsieger monday.com und die Mitbewerber-Tools im Preisrahmen zwischen 0€ und 87€ im Monat. Profitieren Sie von automatisierten Workflows, mehr Übersicht in Ihren Projekten und wichtigen Kennzahlen für Ihr Controlling.

Julia Meister
Content Creator
Julia Meister ist Redakteurin bei trusted.de. Zuvor hat sie Praxiserfahrung in verschiedenen Unternehmen gesammelt, die fast ausschließlich projektbezogen arbeiten - oft mit einem sehr engen Zeitrahmen. Daher kennt sie die Anforderungen, die an ein gutes Projektmanagement-Tool gestellt werden.
Letztes Update: 29. September 2021

Die besten Projektmanagement-Tools

Projektmanagement umfasst eine große Palette an Aufgaben: Zeitplanung, Ressourcenmanagement, Budgetüberwachung und viele mehr. Damit Sie bei der Durchführung Ihrer nächsten Projekte nicht im Chaos versinken, helfen Ihnen PM-Tools mit Ihren unterschiedlichen Funktionen. Von A wie Aufgabenverteilung auf Ihre Mitarbeiter:innen bis hin zu Z wie Zeiterfassung unterstützen diese Programme Sie mit teils automatisierten Funktionen bei der Planung und Kommunikation.

Damit Sie das optimale Tool für Ihr Unternehmen finden hat sich trusted.de auf die Suche gemacht und 23 Tools verglichen. Dabei wurden die Programme unter Beachtung verschiedener Kriterien wie Umfang, Usability und unterstütze PM-Methoden bewertet. Die Top-10 und deren wichtigsten Eigenschaften finden Sie hier im Vergleich.

Fazit: trusted Empfehlungen

1.

monday.com

Testsieger 2021
  • Preis ab 24€ pro Monat
  • User 3 - unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • PM-Methode agil, klassisch
  • Verfügbar über Web-App, Mobile App

monday.com ist eine Projektmanagement-Software, die vor allem auf Flexibilität setzt. Sie erhalten eine große Palette an Features, aus denen Sie sich alle benötigten Module und Funktionen aussuchen und zu Ihrer eigenen PM-Suite kombinieren.

Warum mögen wir monday.com?

monday.com erfüllt in Sachen Darstellungsoptionen alle Wünsche. Kanban-Board, Timeline, Gantt-Chart, Tabelle, To-do-Liste ‒ alle diese Ansichten und mehr stehen Ihnen für Verwaltung und Controlling zur Verfügung. Auch der Funktionsumfang kann sich sehen lassen, der von der einfachen Zeiterfassung bis zu Formelspalten reicht. Das alles ist in eine übersichtliche Oberfläche verpackt. Dank Video-Tutorials und intuitiver Bedienung lernen auch Anfänger:innen, zügig mit monday.com umzugehen - auch wenn das wirkliche Meistern der Software einige Zeit in Anspruch nimmt.

Was unterscheidet monday.com von anderen Projektmanagement-Tools?

Das Highlight von monday.com ist die Standard-Tabelle, die Sie mit vielen nützlichen Spalten erweitern und bis auf das kleinste Detail anpassen. So bilden Sie auch ungewöhnliche und ganz individuelle Workflows ab. Dazu kommt eine riesige Sammlung von Vorlagen für die verschiedensten Workflows und Branchen und smarte Automatisierungen, die Ihnen viele alltägliche Handgriffe abnehmen. Besondere Ansichten wie die knuffige “Lamafarm” sind dann noch das Sahnehäubchen.

Für wen ist monday.com geeignet?

monday.com richtet sich an kleine bis sehr große Teams und lässt sich auf alle PM-Typen anpassen. Durch die Mindestzahl von drei Nutzern werden Selbstständige hier eher nicht bedient. Nutzer:innen sollten ein wenig erfinderisch sein, da monday eher einem Baukasten gleicht. Für den ganz eigenen Workflow müssen Sie also eventuell ein wenig Bastelei in Kauf nehmen, bis Sie alle Ansichten und Features, die Sie benötigen, passend kombiniert haben.

Vorteile
  • Für alle PM-Methoden geeignet
  • Viele Anzeigemöglichkeiten
  • Bis ins Detail anpassbar
Nachteile
  • Komplexe Preisgestaltung
  • Teils lange Einarbeitungszeit
monday.com
2.

awork

Beste Software für Einsteiger:innen
  • Preis ab 8€ pro Monat / User
  • User 1 - unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • PM-Methode agil, klassisch
  • Verfügbar über Web-App, Mobile App

awork ist ein deutsches Projektmanagement-Tool und setzt besonders auf Übersichtlichkeit und schnelle Zugriffe auf Ihre Daten. Es ist weniger umfangreich als monday.com, dafür wirkt es aber auch insgesamt durchdachter und aufgeräumter.

Warum mögen wir awork?

awork ist mit Kanban-Board, Timeline- und Listenansicht ein echter Alleskönner. Die vielen Funktionen des Programms sind verpackt in einem ansprechend minimalistischen Design. Mit ein paar Video-Tutorials und etwas Einarbeitungszeit können auch PM-Neulinge dank nützlicher Projektvorlagen im Handumdrehen anspruchsvolle Projektpläne erstellen. Zusätzlich lässt sich awork mit einer Handvoll sinnvoller Integrationen erweitern wie z.B die Agentursoftware HQ vom gleichen Anbieter.

Was unterscheidet awork von anderen Projektmanagement-Tools?

Ein sehr interessantes Feature in awork ist der Autopilot, der selbstständig Teammitglieder bei Projektstart per E-Mail brieft und Benachrichtigungen an die Projektleiter verschickt, sobald kritische Ereignisse (wie etwa Deadlines) eintreten. Zusätzlich stehen Ihnen Automatisierungen zur Verfügung, die Sie (ähnlich wie bei monday.com) ohne Programmierkenntnis selbst definieren. Dabei folgen Sie dem einfachen Wenn-Dann-Prinzip und verknüpfen vordefinierte Befehle.

Für wen ist awork geeignet?

Durch das Angebot verschiedener Verwaltungsmöglichkeiten ist das Tool für alle Projektmanagement-Typen geeignet, von der Wasserfall-Methode bis hin zu Scrum. Da keine Mindestanzahl an Nutzern gefordert ist, eignet sich das Tool von Selbstständigen bis hin zu großen Unternehmen. Durch die flexible Anpassung der Listen und Beschreibungen ist awork nicht auf den Einsatz in einer speziellen Branche beschränkt und ist somit sowohl bei der Hochzeitsplanung als auch bei der Softwareentwicklung als PM-Helfer einsetzbar.

Vorteile
  • Geeignet für alle PM-Methoden
  • Automationen und Autopilot
  • Projekttemplates
Nachteile
  • Kleine technische Macken
  • Etwas längere Einarbeitungszeit
awork
3.

Stackfield

Beste Preis-Leistung
  • Preis ab 45€ Monat
  • User 5 - unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • PM-Methode agil, klassisch
  • Verfügbar über Web-App, Mobile App, On-Premise

Stackfield ist wie auch Mitbewerber awork ein PM-Tool made in Germany. Fokus dieses Tools sind Kommunikations-Features und Sicherheit. Letztere garantiert der Anbieter durch den Betrieb seines eigenen Rechenzentrums innerhalb Deutschlands und eine strikte Einhaltung der DSGVO.

Warum mögen wir Stackfield?

Stackfield beinhaltet alle grundlegenden PM-Funktionen wie Kanban-Board, Zeitplan, To-do-Liste, Standardberichte und Zeiterfassung. Integrationen zur Erweiterung sind da kaum notwendig, aber dank passender Schnittstellen möglich. Die Oberfläche ist schick und aufgeräumt und bietet auch unerfahrenen Usern einen angenehmen Einstieg.

Was unterscheidet Stackfield von anderen Projektmanagement-Tools?

Eine Spezialität von Stackfield sind die Kollaborationstools. Mit eigenen Diskussionsforen und Chats vereinfachen Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Teams und sind von weiteren Programmen wie Slack und Co. unabhängig. Ein spezielleres Feature sind die “Räume”, in denen Sie und Ihre Kollegen sich gruppenweise organisieren, ohne dass es dabei um ein spezielles Projekt gehen muss. So schaffen Sie beispielsweise eigene Räume für Abteilungen oder Interessensgruppen.

Der letzte Kollaborationsbaustein ist die gemeinsame Dokumentenverwaltung, mit der Sie sich den Einsatz von zeitraubenden Rundmails oder die Anschaffung eines Sharing-Dienstes sparen.

Für wen ist Stackfield geeignet?

Der kleinste Tarif Stackfields umfasst 5 Lizenzen, weshalb sich die Software erst ab einer entsprechenden Teamgröße lohnt. Theoretisch können auch große Unternehmen mit Stackfield glücklich werden - obwohl die Beschränkung des Speicherplatzes auf maximal 20 GB hier ein Problem sein könnte. Sowohl agile als auch klassisch arbeitende Teams werden mit Stackfield ausreichend bedient. Lediglich im Bereich Controlling fehlen Features wie etwa eine Budgetverwaltung und die Zahl der möglichen Reports ist stark limitiert.

Vorteile
  • Integrierte Kommunikationstools
  • Einfache Bedienung
  • Übersichtliche Optik
Nachteile
  • Wenig für klassisches PM geeignet
  • Kaum Reporting-Möglichkeiten
Stackfield
4.

MeisterTask

Bestes Kanban-Board
  • Preis ab 0€ pro Monat /User
  • User 1 - unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • PM-Methode agil
  • Verfügbar über Web-App, Mobile App

MeisterTask ist zusammen mit Jira und Trello eine der Anwendungen, die vor allem auf die Stärke ihrer Kanban-Boards zählen. Hier dreht sich alles um Flexibilität sowie eine ansprechende und schicke Optik.

Warum mögen wir MeisterTask?

Der Kern von MeisterTask ist sein flexibles Kanban-Board, das auf einfache und schnelle Bedienung abzielt. Auch User mit keiner oder wenig PM-Tool Erfahrung erstellen im Handumdrehen strukturierte Projektpläne. Sollten Sie doch mal eine Funktion nicht finden, hilft Ihnen das Help-Center oder die angebotenen Webinare und YouTube-Tutorials weiter. Und wer Funktionen vermisst, der kann MeisterTask über eine Vielzahl von Schnittstellen nach eigenem Geschmack erweitern.

Was unterscheidet MeisterTask von anderen Projektmanagement-Tools?

MeisterTask ist dank seiner schicken Optik und der einfachen Bedienung um einiges zugänglicher als Jira, aber nicht so bunt und “gimmicky” wie Trello. Damit ist es unter den Kanban-Tools die perfekte Mitte und lässt sich sowohl von Anfänger:innen als auch Profis ohne größere Probleme nutzen. Bei Bedarf lässt sich das Schwester-Tool MindMeister vom gleichen Anbieter direkt in MeisterTask integrieren. Mit dieser Erweiterung nutzen Sie neben dem Kanban-Board und der Timeline ein kompaktes Mindmapping-Tool.

Für wen ist MeisterTask geeignet?

MeisterTask eignet sich besonders für Teams, die in agilen Systemen arbeiten und keine hoch spezialisierten Funktionen benötigen. Zwar ist eine Zeitplanungs-Ansicht, ähnlich eines Gantt-Charts vorhanden, die Funktionalität derselben fällt für echte Wasserfall-User aber zu schmal aus. Dank der kostenlosen Basic-Version können auch Selbstständige und kleine Teams das Tool nutzen. Da die meisten Felder und Beschriftungen anpassbar sind, lässt sich die Anwendung in unterschiedlichen Branchen einsetzen.

Vorteile
  • Einfache Bedienung
  • Flexibles Interface
  • Nützliche Hilfen wie Automatisierungen
Nachteile
  • Management auf Kanban und Zeitleiste begrenzt
  • Keine gesammelte Dokumentenablage
MeisterTask
5.

factro

Bestes Tool für kleine Teams
  • Preis ab 0€ Monat / User
  • User 1 - unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • PM-Methode agil, klassisch
  • Verfügbar über Web-App, Mobile App

factro ist ebenfalls eine Projektmanagement-Software aus Deutschland. Hier finden Sie vor allem fixe Strukturen, die Ihnen helfen, Projekte miteinander zu vergleichen. Dadurch können Sie weniger herumprobieren als bei beispielsweise monday, nutzen aber auch sofort gut vorkonfigurierte Systeme, die sinnvoll ineinandergreifen.

Warum mögen wir factro?

factro bietet Ihnen grundlegende PM-Ansichten in Form von To-do-Liste, Timeline, Gantt-Diagramm, Kanban-Board und Tabelle. Eine Besonderheit ist der Strukturbaum, der Ihnen im Stil einer Mindmap die komplette Struktur Ihres Projektes in Untergruppen und Aufgaben visualisiert. Das Tool lässt Sie selbst Vorlagen anlegen, die Ihnen viel Zeit bei der Projektplanung sparen. Dank der einfach gehaltenen Ansichten und kleinen Hilfeboxen ist das Onboarding recht angenehm. Eine große Zahl an Support-Optionen unterstützen Sie zusätzlich beim Erlernen des Programms.

Was unterscheidet factro von anderen Projektmanagement-Tools?

Eine Besonderheit von factro ist die genaue Verteilung von Rollen und Rechten. So lässt Sie das Tool nicht nur grundlegende Rollen wie “Admin” oder “Gast” verteilen, sondern auch einzelne Projekte und sogar spezifische Aufgaben für einzelne Nutzer:innen zugänglich machen. So erhalten alle Beteiligten wirklich nur die Daten, die sie auch zwingend benötigen: ein Plus für den Datenschutz. Dieses Feature in Kombination mit dem integrierten Adressbuch eignet sich besonders für die Arbeit mit Partner:innen und Kund:innen.

Für wen ist factro geeignet?

factro bekommen Sie als kostenlose Basic-Version und ohne minimale Nutzerzahl. Damit ist das Tool von Selbstständigen bis hin zu großen Unternehmen einsetzbar. Durch die unterschiedlichen Verwaltungs-Tools kommen sowohl klassisch arbeitende Teams als auch agil arbeitende Personen auf Ihre Kosten. Allerdings müssen Sie in Sachen Flexibilität ein paar Abstriche hinnehmen, wie etwa festgelegte Kanban-Spalten, die auf der anderen Seite dazu dienen, Projekte und Workloads in einer Ansicht zusammenzufassen.

Vorteile
  • Transparentes Preismodell
  • Alle wichtigen PM-Tools vorhanden
  • Einfaches Onboarding
Nachteile
  • Wenig Komfortfunktionen
  • Wenig Flexibilität
factro
6.

InLoox

Beste Windows-Integration
  • Preis ab 0€ Monat / User
  • User 1 - unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • PM-Methode agil, klassisch
  • Verfügbar über Web-App, Mobile App, On-Premise

InLoox now! hat es sich zum Ziel gesetzt, Projektmanagement für alle zugänglich zu machen. Die Ansätze sind hier eine einfache und kompakte Oberfläche sowie eine sinnvolle und nicht zu ausufernde Auswahl an PM-Werkzeugen. So verwalten Sie effektiv und ohne unnötigen Zusatzcontent Ihre Projekte.

Warum mögen wir InLoox now!?

InLoox now! ist ein Tool für alle PM-Interessierten, von Einsteiger:innen bis hin zu Profis. Das Tool bietet Ihnen grundlegende Funktionen wie Gantt-Diagramm, Kanban-Board und Zeiterfassung. Praktische Dreingaben sind die Kontaktverwaltung und der Chat für eine direkte Kommunikation im Team. Das Tool wurde mit Windows-Ausrichtung programmiert und lässt sich deshalb nahtlos in viele Microsoft-Anwendungen integrieren. Mit der Software InLoox für Outlook bauen Sie Ihr Outlook zum vollumfänglichen Projektmanagement-Tool aus.

Was unterscheidet InLoox now! von anderen Projektmanagement-Tools?

Wie einsteigerfreundlich InLoox now! ist, sieht man an der Integration zweier Modi: Während der einfache Modus für Einsteiger:innen gedacht ist, finden Sie im fortgeschrittenen Modus Profi-Tools wie eine umfassende Budgetberechnung, die Abbildung Ihres Unternehmens in Abteilungen und die Analyse-Tools. Diese Funktionalität reduziert damit gekonnt Berührungsängste beziehungsweise begrenzt die Schaltflächen und Menüs im Tool nur auf die Parts, die die jeweiligen User benötigen.

Für wen ist InLoox now! geeignet?

Während festgelegter Aktionszeiträume erhalten Sie bei einer Anmeldung für InLoox now! den Starter-Tarif dauerhaft kostenlos. Davon profitieren Selbstständige und kleine Teams mit bis zu fünf Mitgliedern. Durch die größeren Tarife und den Profi-Modus eignet sich die Software aber auch für große Unternehmen. Sowohl Anfänger:innen als auch erfahrene User sollten das Onboarding ohne große Probleme abschließen können. Wenn es um die Integrationen geht, sind iOS-User wegen des starken Fokus auf Windows im Nachteil.

Vorteile
  • Übersichtliches Design
  • Für alle PM-Systeme geeignet
  • Ergänzung durch Outlook möglich
Nachteile
  • Teils fummelige Steuerung
  • Nicht für PM-Portfolios geeignet
InLoox
7.

PLANTA project

Bestes Hybrid-System
  • Preis ab 87€ Monat / User
  • User 1 - unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • PM-Methode klassisch
  • Verfügbar über Web-App, On-Premise

PLANTA project ist eine PM-Software, die sich vor allem auf die Bedürfnisse von klassisch planenden Usern fokussiert. Sollte Ihnen das nicht reichen, nutzen Sie die Software hybrid mit dem Schwester-Tool PLANTA pulse, in dem die Features für agil arbeitende Teams untergebracht sind.

Warum mögen wir PLANTA project?

PLANTA project ist ein Tool mit großem Umfang, das Ihnen neben dem wichtigen Gantt-Chart zur Projektplanung auch ein einige wichtige Controlling-Möglichkeiten bietet. Dazu gehören die Auswertungen Ihrer Zeiten und Budgets. Mit weiteren Werkzeugen wie der Workload-Anzeige identifizieren Sie zügig Überlasten und freie Kapazitäten für eine effizientere Projektplanung. Zudem nutzen Sie PLANTA project zur Kommunikation via Notizen und Pinnwand sowie als Dokumentenablage.

Was unterscheidet PLANTA project von anderen Projektmanagement-Tools?

Der größte Unterschied zu anderen Programmen ist der hybride Einsatz von project mit PLANTA pulse. So entscheiden Sie nämlich über die Wahl der Tools selbst, welche Methoden des Projektmanagements Sie nutzen möchten. Zusätzlich stehen Ihnen mit PLANTA portfolio und weiteren Add-ons noch einige Anpassungsmöglichkeiten a la Modulsystem zur Verfügung. Auf diese Weise ist das Tool exakt so umfangreich, wie Sie es für die Durchführung Ihrer Projekte benötigen und Sie müssen sich nicht mit der Ein- und Ausblendung überflüssiger Schaltflächen beschäftigen.

Für wen ist PLANTA project geeignet?

PLANTA project ist wie eingangs erwähnt vor allem für Teams geeignet, die die klassische Wasserfall-Methode nutzen. Selbstständige und Kleinstteams benötigen den Umfang des Tools eher nicht, während Teams ab 10 Mitgliedern aufwärts von den vielen Möglichkeiten der Software profitieren. Große Unternehmen sollten über die Kopplung an PLANTA portfolio nachdenken, um so auch alle wichtigen Funktionen für ihr PPM zur Verfügung zu haben. Eine Spezialisierung auf eine bestimmte Branche gibt es nicht. Während sich Neulinge anfangs etwas schwertun, freuen sich Profis über die vielen Einstellungsmöglichkeiten des Tools.

Vorteile
  • Für klassische PM-Ansätze geeignet
  • Mit pulse agil und hybrid einsetzbar
  • Intuitive Oberfläche
Nachteile
  • Längeres Onboarding
  • Für Kleinstunternehmen ungeeignet
PLANTA project
8.

Projektron BCS

Bestes System für große Unternehmen
  • Preis ab 20€ Monat / User
  • User 1 - unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • PM-Methode agil, klassisch
  • Verfügbar über Web-App, On-Premise

Projektron BCS ist in dieser Auswahl der Projektmanagement-Software-Lösungen das Tool mit dem höchsten Detailgrad. Nahezu alles hat in Projektron sein eigenes Feld, einen eigenen Ordner und mehr. Für alle, die nichts dem Zufall in einem Projekt überlassen wollen, ist dieses Tool ein extrem nützlicher Helfer.

Warum mögen wir Projektron BCS?

Projektron BCS enthält eine gewaltige Zahl an Funktionen. Die Möglichkeiten reichen von der Projektbearbeitung mit einem einfachen Kanban-Board bis zur detaillierten Budgetberechnung. Das Onboarding ist deshalb recht komplex und erfordert Zeit wie auch Geduld. Diese investierte Zeit zahlt sich aber aus, da Sie auf diese Weise nahezu unabhängig von jeglicher weiterer Software wie Rechnungsprogrammen oder dedizierten CRM-Systemen arbeiten. Als zusätzliche Hilfe können Sie die Ansichten in Projektron teils individualisieren (beispielsweise indem Sie die Ansichtsoptionen reduzieren), um die Übersichtlichkeit des Programms zu steigern.

Was unterscheidet Projektron BCS von anderen Projektmanagement-Tools?

Ein großer Vorteil von Projektron BCS sind seine Vorlagen und Assistenten. Diese helfen Ihnen bei der genauen und standardisierten Einrichtung Ihrer Projekte und verhindern, dass Sie wichtige Grundinformationen zum jeweiligen Projekt vergessen. Dabei wurden sowohl klassische als auch agile PM-Systeme berücksichtigt. Im Bezug auf den Sicherheitsaspekt punktet Projektron mit seinen passgenauen Zugriffsrechten für Ihre Teammitglieder und Projektpartner.

Für wen ist Projektron BCS geeignet?

Projektron BCS eignet sich für besonders für mittlere bis große Betriebe, die genaue Projektaufzeichnungen und ein exaktes Reporting wertschätzen. Die Software gibt es neben der skalierbaren Vollversion auch in der kleinen Variante “Projektron BCS.start”. Diese gibt es in der Cloud ab 60€ im Monat im Paket mit drei Nutzerlizenzen. Während sich professionelle Projektmanager:innen über die vielen Verwaltungsoptionen freuen, werden Selbstständige und kleine Betriebe den Umfang der Software aber eher nicht benötigen.

Vorteile
  • Riesiger Funktionsumfang
  • Sehr genaue Rechtevergabe
  • Gutes Supportangebot
Nachteile
  • Langwieriges Onboarding
  • Unübersichtliche Optik
Projektron BCS
9.

Asana

Beste Integrations-Auswahl
  • Preis ab 0€ Monat / User
  • User 1 - unbegrenzt
  • Aktive Projekte unbegrenzt
  • PM-Methode agil, klassisch
  • Verfügbar über Web-App, Mobile App

Asana ist eine Projektmanagement-Software aus den USA und daher in Sachen DSGVO nicht so sicher wie etwa Stackfield, awork oder factro. Dafür punktet die Software mit einem schicken Design und einem vollen(aber nicht übertriebenen Werkzeugkasten) aus Funktionen, mit dem auch Anfänger:innen klarkommen.

Warum mögen wir Asana?

Asana enthält To-do-Liste, Timeline, Gantt-Chart, Kanban-Board und Tabelle, also alles, was man sich für gutes Projektmanagement wünschen kann. Hilfeboxen und die einfache Bedienung machen Asana auch für PM-Anfänger:innen sehr gut zugänglich. Es sind viele sinnvolle Komfortfunktionen vorhanden, wie etwa Vorlagen und Mehrfachbearbeitung. Außerdem nutzen Sie Asana zur Kommunikation, beispielsweise in den integrierten Diskussions-Boards.

Was unterscheidet Asana von anderen Projektmanagement-Tools?

Asanas größte Stärke ist wohl sein aufgeräumtes und schickes Design. Die Oberflächen bieten eine perfekte Übersicht und schaffen gekonnt den schwierigen Spagat zwischen Informationsarmut und Bleiwüste. Durch kleine Farbkleckse, wie etwa die bunten Celebration-Animationen, macht die Bedienung von Asana regelrecht Spaß. Damit steckt Asana den großen Zeh in den Gamification-Teich, geht aber nicht so weit wie die Features aus PROAD.

Für wen ist Asana geeignet?

Asana gibt es in einer kostenlosen Ausführung oder in einer von drei kostenpflichtigen Varianten. So finden sowohl Selbstständige bis hin zu großen Unternehmen alle User das passende Funktionspaket. Asana lässt sich an vielen Stellen anpassen, ist also nicht auf eine Branche spezialisiert. Auch bedient das Tool sowohl Teams, die mit der Wasserfall-Methode arbeiten als auch User, die mit Ihrem Workflow einen agilen Ansatz verfolgen.

Vorteile
  • Für alle PM-Typen geeignet
  • Erlaubt rudimentäres PPM
  • Übersichtliches Design
Nachteile
  • Kaum Rechteeinstellungen für User
  • Unklare Datenschutzrichtlinien
Asana

Vergleichstabelle

Anbietermonday.comaworkMeisterTaskPLANTA pulseMicrosoft ProjectStackfieldfactroInLooxPLANTA projectProjektron BCSAsanaWrikeTrelloJiraA-PlanBasecampCan DoFalconPlanioPodioprojectfactsTaskworldTeamleader focus PM
Kundenbewertung
4.7
3.9
4.7
4.2
2.5
4.7
4.6
4.4
4.6
4.5
4.6
4.6
5
4.7
3.4
3.1
3.2
3.7
Preis 30,00 - 60,00 € 12,00 - 15,00 € 0,00 - 44,98 € 0,00 - 41,94 € 8,40 - 46,40 € 54,00 - 108,00 € 0,00 - 89,97 € 0,00 - 49,95 € 87,00 € 20,00 € 0,00 - 30,49 € 0,00 - 124,00 $ 0,00 - 437,50 $ 0,00 - 1400,00 $ 18,92 - 21,30 € 0,00 - 99,00 $ 20,00 - 48,00 € 1250,00 - 2650,00 € 0,00 - 299,00 € 0,00 - 120,00 $ 82,50 € 26,00 - 60,00 € 60,00 - 90,00 €

Die besten Projektmanagement-Tools 2021 im Test

Welche ist die beste Projektmanagement-Software?

Im aktuellen Projektmanagement-Test tut sich besonders monday.com hervor. Es überzeugt mit einer großen Funktionspalette, Flexibilität und guter Bedienbarkeit. Zudem erlaubt das Tool die klassische, agile und hybride Verwaltung von Workflows. Durch individuelle Anpassungen und Automatisierungen lassen sich auch ungewöhnliche Arbeitsprozesse abbilden und vereinfachen. Andere PM-Tools, die im trusted-Test überzeugen konnten, sind beispielsweise awork, Stackfield, MeisterTask, factro, InLoox Now! und PLANTA project.

Der trusted-Testsieger 2021: monday.com
Der trusted-Testsieger 2021: monday.com
Screenshot: trusted.de
Quelle: monday.com

Welche sind die besten Projektmanagement-Programme für Selbstständige und kleine Teams?

Als Selbstständige:r oder kleines Team ziehen Sie Vorteile aus Tools, die besonders kostengünstig sind und keine (große) Mindestanzahl an Usern voraussetzen. Andernfalls zahlen Sie viel Geld für ungenutzte User-Plätze. Außerdem sollte der Umfang der Software für Ihre Vorhaben angemessen sein, damit Sie schnell und effektiv mit dem Tool arbeiten können. In diesem Test ist unter den kostenpflichtigen Programmen besonders awork geeignet. Die besten kostenlosen Programme finden Sie weiter unten im Test.

Das erste Argument für awork ist der günstige Einstiegspreis. Der liegt bei 8€ pro User und Monat, wenn Sie das Tool für 2 Jahre buchen. Möchten Sie das flexible Monatsabo, steigt der Preis auf 12€. Das ist für den gebotenen Umfang mit Kontaktverwaltung, Zeiterfassung und Automatisierungen sehr fair. Eine Mindestzahl an Lizenzen gibt es nicht, Sie können awork also auch alleine nutzen.

Testen Sie mit awork aus, welche PM-Methode Ihnen am ehesten zusagt
Testen Sie mit awork aus, welche PM-Methode Ihnen am ehesten zusagt
Screenshot: trusted.de
Quelle: awork.io

Welche sind die besten PM-Programme für große Betriebe?

Projektron BCS und PLANTA project bieten den passenden Umfang an Funktionen, sind entsprechend auf große Mitarbeiterzahlen skalierbar und bieten die Möglichkeit für das übergeordnete Projektportfolio-Management. Zudem sind in den Tools weitere Ansichten und Werkzeuge untergebracht, mit denen auch andere Departments wie HR oder die Finanzabteilung arbeiten und wichtige Daten hinterlegen. Das reduziert die Anzahl vieler Einzellösungen.

Zwar ist monday.com eine große Lösung, sobald es aber ans Portfolio-Management geht, sind Kandidaten wie Projektron BCS oder PLANTA klar im Vorteil. Außerdem bieten beide Tools gewaltige Vorteile im Bereich Controlling und ermöglichen die effektive Ermittlung von wichtigen Kennzahlen.

Projektron bietet Ihnen Dutzende Ansichten auch für Departments abseits des Projektmanagements
Projektron bietet Ihnen Dutzende Ansichten auch für Departments abseits des Projektmanagements
Screenshot: trusted.de
Quelle: projektron.de

Die besten Projektmanagement-Tools für Agenturen

PROAD eignet sich aktuell am besten für den Einsatz in Agenturen. Das ist auch kein Wunder, schließlich startete die ERP-Lösung als reine Agentursoftware auf den Markt. Die Anwendung enthält dank des optionalen Projektmanagement-Moduls grundlegende PM-Werkzeuge wie Projekt-Dashboards, eine Aufgabenverwaltung und die Zeiterfassung. Aber auch Agentur-spezifische Funktionen wie beispielsweise ein CRM zur Verwaltung Ihrer Kundenkontakte oder Funktionen zur Rechnungserstellung sind vorhanden.

Mehr Informationen zu den Anbietern und ihren Tools wie PROAD und Co. gibt es im Agentursoftware-Test von trusted.de.

Agentursoftware passt das Projektmanagement auf die Bedürfnisse der Branche an
Agentursoftware passt das Projektmanagement auf die Bedürfnisse der Branche an
Screenshot: trusted.de
Quelle: proadsoftware.com

Projektmanagement-Methoden

Im Groben unterscheidet man zwei verschiedene Projektmanagement-Modelle: Der älteste Ansatz ist das klassische Projektmanagement, das davon ausgeht, dass Projektschritte nacheinander und aufeinander aufbauend abgewickelt werden. Dementsprechend werden Projekte komplett vorgeplant. Dieses Stufenmodell wird auch Wasserfall-Methode genannt. In agilen Systemen wie etwa Kanban oder Scrum liegt der Fokus auf Flexibilität. So können sich Projektschritte oder das Ziel auch nach Beginn der Projektarbeit noch ändern.

Je nachdem, welcher Branche Sie angehören, sind einige Projektmanagement-Methoden besser geeignet als andere. Oft ist die Art des Projektes beziehungsweise das gewünschte Produkt für die Wahl des Systems entscheidend. Welche Methoden es gibt und welcher Werkzeuge sie sich bedienen, erfahren Sie hier.

Ansichten wie Kanban-Boards sind inzwischen ein beliebtes Hilfsmittel des Projektmanagements
Ansichten wie Kanban-Boards sind inzwischen ein beliebtes Hilfsmittel des Projektmanagements
Screenshot: trusted.de
Quelle: monday.com

Planen Sie Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm ist ein Visualisierungs-Werkzeug der klassischen Projektplanung. Es listet alle Projektprozesse auf und bildet die für das Wasserfall-Prinzip wichtigen Abhängigkeiten ab. So wissen Betrachter:innen des Modells immer, welche Aufgabe zur Erledigung einer anderen abgeschlossen sein muss. Um den Fortschritt eines Projektes zu messen, werden Zwischenziele in Form der sogenannten “Meilensteine” definiert und im Plan hinterlegt.

Die Linien zwischen den Aufgaben kommunizieren die Abhängigkeiten in denen sie zueinander stehen
Die Linien zwischen den Aufgaben kommunizieren die Abhängigkeiten in denen sie zueinander stehen
Screenshot: trusted.de
Quelle: planta.de

Tools, die Ihnen neben den großen Lösungen wie Projektron und PLANTA project entsprechende Gantt-Charts bieten, sind beispielsweise Wrike oder factro. Oft finden Sie Gantt-Charts auch in reduzierter Form oder leicht modernisiert als “Zeitpläne” oder “Timelines” so wie beispielsweise in Asana. Sie erfüllen einen ähnlichen Zweck, sind aber unter Umständen weniger detailliert. So z.B. die Zeitleiste aus MeisterTask.

Gelegentlich finden Sie für Ihre Zeitplanung Timelines, die weniger Umfang haben als ein vollwertiges Gantt-Chart
Gelegentlich finden Sie für Ihre Zeitplanung Timelines, die weniger Umfang haben als ein vollwertiges Gantt-Chart
Screenshot: trusted.de
Quelle: meistertask.com

Arbeiten Sie mit Scrum in Iterationen

Scrum bezeichnet eine agile Projektmanagement-Methode, die vor allem auf Iterationen aufbaut. Anstatt ein Projekt wie bei der klassischen Methode von vorne bis hinten durchzuplanen, werden Ziele und nötige Arbeitsschritte in bestimmten Zeitabständen in Meetings immer wieder hinterfragt und gegebenenfalls angepasst. Der Vorteil: Produkte können so auf aktuelle Entwicklungen und Trends angepasst werden. Besonders häufig findet diese Projektmanagement-Methode Anwendung in der Softwareentwicklung.

Schema des üblichen SCRUM-Modells
Schema des üblichen SCRUM-Modells
Quelle: trusted.de

Um die Iterationen mit den verbundenen Arbeitsschritten und Meetings zu visualisieren bedienen sich viele Scrum-Teams eines Kanban-Boards mit sich wiederholenden Aufgaben sowie etwa MeisterTask, Jira oder Wrike. Das Board selbst ist eine Visualisierungsform aus einer weiteren agilen Projektmanagement-Methode: dem Kanban-System.

Wrike, Jira und MeisterTask ermöglichen Ihnen die Arbeit nach dem Scrum-System
Wrike, Jira und MeisterTask ermöglichen Ihnen die Arbeit nach dem Scrum-System
Screenshot: trusted.de
Quelle: wrike.com

Sorgen Sie mit Kanban für einen steten Arbeitsfluss

Die agile Kanban-Methode stammt vom japanischen Autobauer Toyota und diente ursprünglich der Produktionssteuerung um Lagerbestände klein zu halten. Nun wird Kanban auch als Projektmanagement-Methode eingesetzt. Das System legt seinen Fokus darauf, einen kontinuierlichen und sich stets verbessernden Arbeitsfluss zu schaffen. Visualisiert wird das Prinzip mit einem Kanban-Board, auf dem Tickets mit Aufgaben oder Anforderungen von links nach rechts verschoben werden.

Ein Beispiel für ein auf PM angepasstes Kanban-Board
Ein Beispiel für ein auf PM angepasstes Kanban-Board
Screenshot: trusted.de
Quelle: atlassian.com

Dabei durchlaufen die Tickets verschiedene Workflow-Stationen in der Form von Spalten. Durch sich nicht bewegende Tickets oder zu volle Spalten erkennen Projektmanager:innen Probleme und Engpässe, um deren Beseitigung sie sich dann kümmern. Ziel ist es, einen stetigen und produktiven Arbeitsfluss zu schaffen, der Überlastungen und die Anstauung von Arbeit vermeidet. Tools, die sich besonders auf diese Form des Projektmanagements spezialisiert haben sind Trello, Jira oder MeisterTask.

Welche Kanban-Tools Sie besonders gut in Ihrem Unternehmen unterstützen, für wen sich welches Tool eignet und welche Vorteile Ihnen diese PM-Methode bietet, erfahren Sie im Kanban-Software-Test von trusted.de.

Kanban-Boards kommen inzwischen in zahllosen PM-Programmen als Ansicht zum Einsatz
Kanban-Boards kommen inzwischen in zahllosen PM-Programmen als Ansicht zum Einsatz
Screenshot: trusted.de
Quelle: trello.com

Erkennen Sie mit dem Wasserfall vorab die meisten Risiken

Beim klassischen Projektmanagement wird die Produktion einer Ware oder Leistung im Vorfeld komplett durchgeplant. Nachdem Prozesse fortlaufend nacheinander passieren, wird diese Methode auch als “Wasserfall” bezeichnet. Durch die komplette Vorausplanung sollen Engpässe und Probleme frühzeitig erkannt und Lösungen gefunden werden.

Hierarchien und Strukturen fungieren als Leitlinien, die Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner im Projekt festlegen. Werden häufig gleiche Produkte hergestellt, sind die Produktionsprozesse standardisiert. Die strikte Einhaltung von Terminen, Ressourcen und Budget stehen hier im Fokus.

Schema des klassischen Wasserfall-Modells
Schema des klassischen Wasserfall-Modells
Quelle: trusted.de

Für diese Methode des Projektmanagements empfehlen sich PM-Tools, die eine detaillierte Projektplanung über einen langen Zeitraum erlauben. Mögliche Software-Kandidaten sind hier PLANTA project, Projektron BCS oder A-Plan, die die eben genannten Funktionen abdecken und Ihnen bei der Navigation vom Start bis zum Abschluss eine verlässliche Leitline bieten.

Auch ist in den Tools ausreichend Speicher für wichtige Dokumente vorhanden, um im Laufe des Projekts vergangene Prozesse zurückverfolgen zu können. Die Möglichkeiten zur Rollen- und Aufgabenverteilung wahrt dabei die Einhaltung der Datenschutzverordnungen. Kalender, automatisierte Terminerinnerungen und Zeiterfassungstools helfen dabei, die strikte Zeitplanung eines Wasserfall-Projekts im Auge zu behalten.

Im Wasserfall-Stil werden alle Projekte von vorne bis hinten durchgeplant
Im Wasserfall-Stil werden alle Projekte von vorne bis hinten durchgeplant
Quelle: braintool.com

Alle Projektteile im Blick mit dem Projektstrukturplan

Neben dem Gantt-Chart gibt es ein weiteres sehr wichtiges Werkzeug in der klassischen Projektplanung. Dieses nennt sich Projektstrukturplan und ähnelt einer Mindmap. Hier wird das Projekt in Teilaufgaben und untergeordnete Aufgaben-Pakete aufgeteilt und in einem Baumdiagramm aufgelistet. Der Vorteil besteht darin, dass das Projekt in seinem Umfang besser erfasst, die Kosten realitätsnah kalkuliert und der Ressourcenaufwand konkret eingeschätzt werden kann.

Mit dem Strukturbaum visualisieren Sie in factro anschaulich Ihre Projekte
Mit dem Strukturbaum visualisieren Sie in factro anschaulich Ihre Projekte
Screenshot: trusted.de
Quelle: factro.com

Meist erfolgt die Erstellung eines Projektstrukturplans gleich zu Anfang des Projektes und kann als wichtige Wissensgrundlage für einen detaillierten Ganttplan genutzt werden. Im aktuellen Test finden Sie den Strukturplan lediglich im schicken und umfangreichen factro.

Projektmanagement-Software Kosten

Was kostet ein Projektmanagement-Tool?

Häufig erhalten Sie Projektmanagement-Software in reduzierten Versionen kostenlos. Für die kostenpflichtigen Tarife kommt es darauf an, ob Sie eine Software mieten oder kaufen. So kann eine Kauflizenz beispielsweise einmalig 800€ pro Nutzer kosten, auf lange Frist kann sich aber so eine Investition rechnen. Eines der häufigsten Modelle sind gemietete Lizenzen, die im trusted-Test im Schnitt zwischen 8€ und 125€ pro Monat und User liegen. In einigen Fällen erfahren Sie Preise nur auf Anfrage beim Anbieter.

Oft gibt es neben den Testphasen beim Anbieter auch dauerhaft kostenlose Basis-Tarife
Oft gibt es neben den Testphasen beim Anbieter auch dauerhaft kostenlose Basis-Tarife
Quelle: asana.com

Neben den kostenlosen Basic-Tarifen der Anbieter können Sie auch ein rundum kostenlose Open-Source-Lösung wählen wie beispielsweise OpenProject. Diese sind meist jedoch nur für Profis geeignet, da es häufig keine einheitliche Dokumentation und kein Support-Team gibt und viel Arbeitsaufwand in die korrekte Einrichtung der Software fließt. Der Einsatz steht und fällt mit einer aktiven Community, die Sie um Hilfe bitten können und die sich rege an der Weiterentwicklung der Software beteiligen.

Kostenlose Projektmanagement-Software

MeisterTask, factro und Asana kommen mit kostenlosen Basistarifen; InLoox now! Starter erhalten Sie im Zuge von zeitlich begrenzten Aktionen dauerhaft kostenlos. Beachten Sie, dass die im Umfang oft eingeschränkt sind. So legen Sie beispielsweise nur begrenzt viele Projekte an, nutzen lediglich Grundfunktionen oder buchen nur eine bestimmte Zahl von User-Plätzen. Allerdings reicht in manchen Use Cases diese grundlegende Ausstattung bereits aus.

Projektmanagement-Software Funktionen

Was sind die wichtigsten Funktionen für Projektmanagement?

Die Aufgaben von Projektmanager:innen ist in viele teils sehr unterschiedliche Bereiche gegliedert. Grundsätzlich dienen aber alle Teilbereiche der Planung, Steuerung und Kurskorrektur von Projektverläufen. Daher sind besonders Funktionen wichtig, die die Manager:innen bei diesen Herausforderungen unterstützen. Welche Werkzeuge ganz konkret bei der Bewältigung der Manager-Aufgaben helfen, hat trusted hier für Sie beispielhaft aufgelistet.

Vereinfachen Sie sich die Aufgabenplanung

Damit Ihr Team effizient an einem Projekt arbeiten kann muss zuerst geklärt werden, welche Aufgaben es überhaupt zu bearbeiten gilt. Die Definition dieser Aufgaben fällt in die Verantwortung der Projektmanager:innen. Projektmanagement-Tools helfen Ihnen konkret dabei, indem Sie Aufgaben meist als eine Art Ticket in der Anwendung anlegen und dann je nach Aufmachung des Tools mit weiteren Zusatzinformationen versehen. Das sind Infos wie eine Beschreibung, eine zuständige Person oder ein geplantes Start- und Enddatum.

Hinterlassen Sie auf den Aufgabenkärtchen relevante Informationen
Hinterlassen Sie auf den Aufgabenkärtchen relevante Informationen
Screenshot: trusted.de
Quelle: awork.io

Mehr Durchblick beim Ressourcenmanagement

Beim Ressourcenmanagement geht es um die sinnvolle Verteilung Ihrer Arbeitskräfte in einem oder über mehrere Projekte hinweg. “Ressourcen” kann sich hierbei auf Ihre Mitarbeiter:innen, aber auch auf Räumlichkeiten, Gerätschaften oder den Fuhrpark beziehen.

Projektmanagement-Tools helfen Ihnen bei der bestmöglichen Planung, indem Ihnen beispielsweise der Workload Ihrer Angestellten als Auslastungsdiagramme angezeigt werden. Die Darstellungsweise unterscheidet sich hier nach Projektmanagement-Software.

Mal sehen Sie die Auslastung Ihres Teams als Gebirge, mal in einem Ampelsystem
Mal sehen Sie die Auslastung Ihres Teams als Gebirge, mal in einem Ampelsystem
Quelle: proadsoftware.com

So entdecken Sie schneller freie Kapazitäten, die Sie für Aufgaben nutzen können, aber auf Überlasten für Mitarbeiter:innen oder Abteilungen, die Sie zugunsten der Produktivität vermeiden sollten. Haben Sie große Lösungen wie Projektron BCS gewählt, lassen sich Ihre Kolleg:innen auch mit deren spezifischen Skillsets hinterlegen. Das ist wichtig, sollten Sie deren speziellen Fähigkeiten dringend an bestimmten Stellen im Projekt benötigen.

Verbessern Sie die Kommunikation

Die Kommunikation ist ein nicht zu unterschätzender Faktor für den Erfolg eines Projekts. Je besser die Kommunikation, desto weniger Missverständnisse und kostspieliger Zeitverlust. In PM-Anwendungen nutzen Sie für die Kommunikation oft Notizen oder Kommentare, die Sie Sie konkret auf den einzelnen Aufgaben-Tickets hinterlassen. So ist immer klar, worauf sich die Anmerkungen beziehen. Weitere Formen sind Diskussionsboards oder Chats, die den Austausch mit Teilen oder dem gesamten Team erlauben.

Beschleunigen Sie die Kommunikation im Team mit Chats und Diskussions-Boards
Beschleunigen Sie die Kommunikation im Team mit Chats und Diskussions-Boards
Screenshot: trusted.de
Quelle: stackfield.com

Der Vorteil ist hier, dass Sie nicht auf umständliche Rundmails zurückgreifen müssen und der Gesprächsverlauf recht unmittelbar zwischen einzelnen oder allen Teammitgliedern stattfinden kann.

Schneller bei der Planung mit Projektvorlagen

Viele PM-Programme bieten Ihnen unterschiedliche Ausführungen an Projektvorlagen. Diese sind je nach Tool vorgefertigt oder Sie erstellen diese mit ein wenig Initialaufwand selbst und speichern Sie für den späteren Gebrauch ab. Mit diesen Vorlagen sind Sie besonders dann um einiges schneller mit der Planungsphase fertig, wenn Sie mit standardisierten Projekten arbeiten und Workflows immer gleich ablaufen.

Projektvorlagen beschleunigen die Einrichtung und Planung Ihrer Projekte enorm
Projektvorlagen beschleunigen die Einrichtung und Planung Ihrer Projekte enorm
Screenshot: trusted.de
Quelle: awork.io

Erfassen Sie den Status Ihrer Vorhaben im Projekt-Dashboard

So gut wie jedes PM-Programm bietet Ihnen ein oder mehrere Dashboards. Diese dienen Ihnen als Überblick, in dem Sie wichtige Grundlegende Kennzahlen für Ihre Aufgaben oder Projekte abrufen. So werden Sie im besten Fall schneller auf Probleme wie Verzögerungen oder überschrittene Budgets aufmerksam. Vom Dashboard aus klicken Sie sich zügig in das jeweilige Projekt und können ohne Umschweife mit der Fehlersuche oder der Planung von Gegenmaßnahmen beginnen.

Einige Projektmanagement-Programme setzen ihnen aber nicht nur fixe Dashboards vor, sondern bieten ihnen Widgets, über die Sie sich die Boards nach individuellem Bedarf selbst zusammenstellen.

Nutzen Sie Dashboards für einen schnellen Überblick
Nutzen Sie Dashboards für einen schnellen Überblick
Screenshot: trusted.de
Quelle: proadsoftware.com

Rechnen Sie Projekte mit dem Time-Tracking korrekt ab

Falls Sie im Auftrag von Kund:innen arbeiten, ist eine korrekte Zeiterfassung unerlässlich. Diese bestimmt, wie exakt die Stunden ihrer Projektarbeit zum Schluss abgerechnet werden. Zudem profitiert Ihr HR von den Angaben zu den geleisteten (Über-)Stunden und kann entsprechend die Urlaubsanträge bearbeiten. Die Zeiterfassung ist oft in den Programmen integriert und wird manuell oder mit einer Stoppuhr bedient.

Die Zeiterfassung ist essenziell für Ihre Abrechnung
Die Zeiterfassung ist essenziell für Ihre Abrechnung
Screenshot: trusted.de
Quelle: inlooxnow.de

Sollte Ihr Projektmanagement-Tool keine integrierte Zeiterfassung besitzen, können Sie alternativ auf eine Zusatzsoftware explizit für Ihr Time Tracking setzen. Welche Anbieter und Anwendungen es gibt, erfahren Sie im großen Time-Tracking-Vergleich von trusted.de.

Worauf muss ich bei der Auswahl von Projektmanagement-Software achten?

Bei der Wahl der richtigen Software für Ihre Projektplanung sollten Sie vor allem drei Faktoren berücksichtigen: (Funktions-)Umfang, Kosten und Usability. Bringen Sie diese Faktoren ins Gleichgewicht, erhalten Sie für sich die beste Preis-Leistung. Ein wichtiger Punkt ist jedoch, dass Sie Projektmanagement-Software dann einsetzten, wenn Sie bereits funktionierende Workflows etabliert haben. Beachten Sie außerdem, dass die größte Software-Lösung nicht zwingend die beste für Ihren Use-Case sein muss.

Vor der Anschaffung einer Projektmanagement-Software sollten Sie einen wichtigen Punkt beachten: PM-Tools sind lediglich eine Unterstützung für ein bereits bestehendes Projektmanagement-System in Ihrem Betrieb. Sollten Sie noch keine Form des Projektmanagements eingeführt haben, wird die Anschaffung eines Management-Programmes eher Probleme verursachen, als sie zu lösen.

Wenn Sie sich mit Workflows und Projektmanagement nicht auskennen, werden viele Anwendungen Sie überfordern
Wenn Sie sich mit Workflows und Projektmanagement nicht auskennen, werden viele Anwendungen Sie überfordern
Quelle: projectfacts.de

Identifizieren Sie Ihren Workflow

Oft arbeiten Betriebe bereits in einem bestimmten Workflow, der einer Projektmanagement-Methode ähnelt. Machen Sie sich bewusst, wie Arbeitswege in Ihrem Unternehmen verlaufen, ob es eine Art Protokoll gibt, was nacheinander getan werden muss und mit welchen Hierarchien Sie arbeiten. Diese Strukturen sind die Grundlage für eine angemessene Wahl beim PM-Tool, denn Sie bestimmen, wo und auf welche Weise das Programm bereits bestehende Prozesse effizienter gestalten kann.

Wählen Sie Ihre Projektmanagement-Software auf Basis Ihrer bestehenden Workflows aus
Wählen Sie Ihre Projektmanagement-Software auf Basis Ihrer bestehenden Workflows aus
Screenshot: trusted.de
Quelle: awork.io

Was sollten Sie vor der Anschaffung eines PM-Tools wissen?

Wenn Sie Ihre Workflows definiert haben, erhalten Sie vielleicht schon eine grobe Ahnung, welche Eigenschaften Ihr neues Tool haben sollte. Versuchen Sie diese Eigenschaften möglichst genau zu konkretisieren. trusted.de hat einige Auswahlkriterien für Sie zusammengestellt, damit Sie beim großen Angebot an Projektmanagement-Lösungen den Überblick behalten:

Auswahl-Faktor 1: Wie viel Umfang benötigen Sie?

Umfangreiche “All-inclusive”-Pakete sind zwar verlockend, können aber die Bedienbarkeit und die Übersicht in Ihrem Tool unnötig kompliziert machen. Erstellen Sie sich also am besten vorab eine Liste mit Funktionen und Features, die Sie in Ihrem Projektalltag auch wirklich nutzen. Machen Sie sich beispielsweise Gedanken über folgende Punkte:

  • Ist die Software DSGVO-konform?
  • Arbeiten Sie agil oder klassisch (Wasserfall-Methode)?
  • Muss eine Zeiterfassung dabei sein?
  • Lässt sich das Tool in den Rest Ihrer IT-Umgebung integrieren?
  • Wie viele Projekte können Sie im jeweiligen Tarif abbilden?
  • Müssen Kommunikations-Features dabei sein (Notizen, Chat, etc)?

Diese Liste ist natürlich abhängig von Ihrem jeweiligen Workflow und den Herausforderungen in ihrem Betrieb beliebig erweiterbar.

Auswahl-Faktor 2: Welches Budget wollen Sie einsetzen?

Projektmanagement-Tools dienen in erster Linie dazu, Projekte schneller, erfolgreicher und damit auch finanziell lohnenswerter durchzuführen. Allerdings sollten diese Gewinne nicht komplett für die Miete Ihrer neuen PM-Software verfeuert werden. Überlegen Sie sich also auf Basis Ihrer bisherigen Kosten und Gewinne, welches Budget Sie für Ihren neuen PM-Helfer ausgeben können und wollen.

Legen Sie vorab ein Budget fest, das Sie für Ihre Projektmanagement-Software ausgeben wollen
Legen Sie vorab ein Budget fest, das Sie für Ihre Projektmanagement-Software ausgeben wollen
Quelle: planta.de

Auswahlfaktor 3: Testen Sie Ihre Favoriten

Wenn Sie sich für einen Kandidaten entschieden haben, dann nutzen Sie angebotene Testphasen wie die von awork, PROAD und Co.. Mit diesen überprüfen Sie, ob das Tool auch wirklich alle benötigten Funktionen beinhaltet und ob Sie mit der Bedienung zurechtkommen. Sollten Sie im Team arbeiten, dann lassen Sie auch Ihre Kolleg:innen am Test teilnehmen. So erhalten Sie wertvolle Zusatzmeinungen und steigern die Akzeptanz für das neue Programm. Achten Sie vor allem auf folgende Punkte:

  • Ausreichende Funktionalität
  • Eine gute Usability
  • Im Fall von Web-Apps, stabile Verbindungen zum Anbieter-Server
  • Die Qualität des Kunden-Service beziehungsweise Supports

Wenn all diese Punkte Sie zufriedenstellen, stehen die Chancen gut, dass Sie auch langfristig Freude mit dem jeweiligen Tool haben werden.

Nutzen Sie Testphasen und Tutorials, um die Bedienbarkeit der Software einzuschätzen
Nutzen Sie Testphasen und Tutorials, um die Bedienbarkeit der Software einzuschätzen
Screenshot: trusted.de
Quelle: proadsoftware.com

So hat trusted Projektmanagement-Tools getestet

trusted hat für Sie die wichtigsten Bewertungskriterien für Projektmanagement-Software ermittelt und alle Tools in unterschiedlichen Szenarien geprüft. Die Ergebnisse der Tests finden Sie in den kompakten Datenblättern zu den jeweiligen Programmen auf trusted.de.

23
Anbieter im Vergleich
13
Anbieter im Praxistest
120+
Stunden Aufwand
3
Testszenarien pro Test
10%
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Tool? Wie viele Nutzer können Sie zu diesem Preis anlegen? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

10%
Projektplanung

Welche Möglichkeiten werden Ihnen für die Projektplanung geboten (Kanban-Board, Gantt-Diagramm, Scrum-Funktionen, To-do-Listen, Tabellen)?

20%
Projekt- & Aufgabenmanagement

Können Sie Projektvorlagen nutzen? Gibt Workload und/oder Budget-Anzeigen? Lassen sich Aufgaben zuweisen und verwalten? Ist die Erstellung von Teilaufgaben und Meilensteinen möglich?

10%
Kommunikation & Kollaboration

Gibt es einen Teamchat, Sprach- oder Videocalls oder einen Aktivitäts-Feed? Sind Notizen/Kommentare möglich? Ist eine Rollen- und Rechteverwaltung vorhanden? Lassen sich Dokumente managen? Sind Gast-Accounts integriert?

10%
Zeitmanagement

Beinhaltete das Tool Möglichkeiten zur Terminverwaltung? Gibt es einen oder mehrere Kalender? Ist eine Zeiterfassung integriert?

10%
Analyse & Reporting

Sind Dashboards im Tool verbaut? Lassen sich Standard- und/oder benutzerdefinierte Reports erstellen?

10%
Usability

Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige Projektmanagement-System? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei?

10%
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden Ihre Kundendaten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

10%
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Welche Projektmanagement-Tools gibt es auf dem Markt?

Das richtige Projektmanagement-Tool war bisher noch nicht dabei? trusted hat sich auch die Konkurrenten Trello, MS Project und Co. für Sie genau angesehen und deren Eigenschaften in kompakten Datenblättern für Sie zusammengefasst.

monday.com
4.7
monday.com ist eine Projektmanagement-Plattform, die sich allen individuellen Anforderungen und Bedürfnissen bis ins kleinste Detail anpasst. Dank Automationen und Vorlagen haben Sie mehr Zeit für die Projektarbeit, die wirklich zählt.… Mehr Lesen
awork
3.9
awork ist der digitale Alleskönner, der zusätzliche Projektmanagement-Software überflüssig macht. Gemeinsam produktiver, egal ob agil, klassisch, großes Team oder Einzelperson.… Mehr Lesen
MeisterTask
4.7
MeisterTask ist ein PM-Tool ohne viel Schnickschnack. Es setzt auf die Einfachheit und intuitive Bedienung seines Kanban Boards und ist damit besonders für agil arbeitende Teams interessant. Dabei erfüllt MeisterTask alle wichtigen DSGVO-Standards.… Mehr Lesen
PLANTA pulse
Flexibel, intuitiv und schnell ‒ Das ist das Motto von PLANTA pulse. Dieses Programm bietet Ihnen transparente Kollaboration für Ihr agiles Projektmanagement bei maximaler Flexibilität und Ortsunabhängigkeit.… Mehr Lesen
Microsoft Project
So einfach und leistungsfähig, dass jeder damit Projektmanager werden kann ‒ das verspricht Microsoft Project. Und dabei spielt es keine Rolle, ob großes Projekt oder kleiner Task, MS Project macht die Abwicklung Ihres Projekts zum Erfolg.… Mehr Lesen
Stackfield
4.2
Bei Stackfield hat Datensicherheit höchste Priorität! Arbeiten und kommunizieren Sie sicher mit Ihren Kollegen mit einem Tool “Made and hosted in Germany”. So sind Sie auf allen Ihren Geräten sicher und produktiv.… Mehr Lesen
factro
2.5
factro verspricht eine umfassende Projektmanagement-Software, die trotz ihres großen Funktionsumfangs kinderleicht zu bedienen ist. Mit diesem Tool halten Sie Ihre Projekte von überall auf Kurs, egal ob Zuhause, im Büro oder unterwegs.… Mehr Lesen
InLoox
4.7
Vereinfachen Sie mit InLoox now! Ihren Arbeitsalltag und bearbeiten Sie einfach Ihre Projekte im Browser, in der App oder direkt in Ihrem Outlook-Postfach. So haben Sie Ihre Daten immer zur Hand, ganz ohne Fensterwechsel.… Mehr Lesen
PLANTA project
PLANTA project begleitet Sie lückenlos durch alle Projektphasen, von der Idee bis zum Abschluss. Mit den ausgefeilten Controlling-Möglichkeiten der PM-Software sind Sie immer auf dem neuesten Stand und behalten auch bei Abweichungen den Durchblick.… Mehr Lesen
Projektron BCS
4.6
Standardisierte und transparente Ressourcenplanung für Ihr Unternehmen. Bleiben Sie dank Echtzeit Datenübermittlung immer über Ihre Projekte informiert und geben Sie einfach über Ihre Vorhaben Auskunft. Und das mit nur einem Knopfdruck!… Mehr Lesen
Asana
4.4
Organisiert, zielgerichtet und fristgerecht - bei all diesen Zielen ist Asana Ihr perfekter Helfer. Mit besseren Strukturen zu besseren Ergebnissen ‒ und das bequem von überall zu jeder Zeit.… Mehr Lesen
Wrike
4.6
Wrike verspricht maximal transparente Arbeitsabläufe und bestmögliche Kooperation, egal ob von Zuhause oder einmal um den Globus. Mit seinen speziell für Sie entworfenen Funktionen gehört Wrike in jedes agile und moderne Unternehmen.… Mehr Lesen
Trello
4.5
Lustig, flexibel, lohnend ‒ das sind die Eigenschaften von Trello. Setzen Sie Projektplanungen mit intuitiven und flexiblen Boards in die Tat um, egal ob allein, im Team oder mit der Familie.… Mehr Lesen
Jira
4.6
Jira ist das ideale Tool für Entwicklerteams. Diese PM-Software ermöglicht Ihnen das Planen, Verfolgen und Releasen großartiger Software bei optimaler Sicherheit. Bringen Sie Ihre Software mit individuellen Workflows voran, egal von wo Sie gerade arbeiten.… Mehr Lesen
A-Plan
A-Plan verspricht eine Alternative zur üblichen PM-Software mit leichter Erlernbarkeit zum kleinen Preis. Mit allen Daten in einem Fenster und dank intuitiver Bedienung setzt jeder User hier gekonnt Projekte um.… Mehr Lesen
Basecamp
4.6
Plötzlich als räumlich voneinander getrenntes Team arbeiten zu müssen kommt mit vielen Herausforderungen. Basecamp schafft hier Abhilfe und bietet die perfekte Lösung um Remote-Chaos zu vermeiden und Ihr Team bestmöglich zusammenzuführen.… Mehr Lesen
Can Do
Can Do bietet Ihnen eine KI-gestützte Projektplanung, die Fehlplanungen und Risiken für Sie erkennt. Damit gehören aus dem Ruder gelaufene Projekte und überzogene Budgets in Ihrem Unternehmen der Vergangenheit an.… Mehr Lesen
Falcon
5
Mit Falcon vermeiden Sie das große Chaos in Ihren Transformationsprojekten. Nutzen Sie die intuitive Baumstruktur und bewährte Vorlagen, um komplexe Projektpläne ganz einfach zu visualisieren und umzusetzen.… Mehr Lesen
Planio
4.7
Mit nur einem Tool Projekte und Kunden ganz ohne Chaos verwalten. Das und nicht weniger ist der Anspruch von Planio. Nutzen Sie die Software um die Arbeit, Planung und Kommunikation in Ihrem Team zu verbessern.… Mehr Lesen
Podio
3.4
Podio verspricht strukturierte und elegante Arbeitsabläufe, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Sorgen Sie mit diesem Tool für bessere Zusammenarbeit, mehr Zuverlässigkeit und effektivere Arbeitsabläufe.… Mehr Lesen
projectfacts
3.1
Alles in einem System und das dank Cloud immer und überall ‒ das ist das Motto von projectfacts. Mit nur diesem einen Tool lassen sich Ihre Geschäftsprozesse abbilden, optimieren und automatisieren.… Mehr Lesen
Taskworld
3.2
Taskworld verspricht eine intelligentere Zusammenarbeit für Teams aller Größen. Mit nur einem Tool managen Sie ihre Projekte, verfolgen Aufgaben und genießen eine problemlose Kollaboration mit Ihrem Team.… Mehr Lesen
Teamleader focus PM
3.7
Teamleader focus hilft Ihnen dabei, mit weniger Umständen mehr zu schaffen. Projektmanagement, Kundenverwaltung, Budgetplanung und Rechnungen erstellen ‒ all das erledigen Sie mit Teamleader focus in nur einem Tool.… Mehr Lesen

Änderungshistorie

28.09.2021
Projektmanagement-Test 2021

trusted hat einen großen Agentursoftware-Test mit 23 Tools durchgeführt.

Julia Meister
Content Creator

Julia ist Redakteurin bei trusted.de. Für die junge Digital Native ist vor allem die digitale Zusammenarbeit ein großes Thema. Sie weiß, wie wichtig Kommunikation und Kollaboration in Zeiten der Digitalisierung sind. Ihre Erfahrungen über Projektmanagement-Software und andere digitale Alltagshelfer hat sie sich als Redakteurin einer renommierten Video- und Design-Agentur erarbeitet. Nun unterstützt Sie trusted mit Texten, in denen sie komplexe Tools einfach und verständlich erklärt.

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