PM Projektmanagement im Vergleich

Die 79 besten PM Projektmanagement Anbieter im Test 2017

Diese Software Tools bereiten Ihre Projekte von der Planung bis zum Abschluss optimal auf. Mit praktischen Übersichten und automatischen Benachrichtigungen sind nicht nur Sie, sondern das ganze Team immer auf dem aktuellen Stand.

Sandra Pretzer
Projektmanagement Tools nehmen das Chaos aus der Teamarbeit und ermöglichen Ihnen, Prozesse optimal zu steuern.
Von Sandra Pretzer

Taskworld

  1. Task- & Projektmanagement
  2. Chat-Modul für interne Kommunikation
  3. Schnittstelle zu E-Mail Inbox
  1. Kein Timetracking

AceProject

  1. Kostenlose Version
  2. Gute Collaboration Tools
  3. Flexible Reports
  1. Nicht auf Deutsch verfügbar

ActiveCollab

  1. Viele Add-Ons
  2. Viele Funktionen
  3. Für agile und klassische Projekte
  1. Keine kostenlose Version
  2. Nicht auf Deutsch verfügbar

Agantty

  1. Komplett kostenlos
  2. Server in Deutschland
  3. Für kleinere Teams geeignet
  1. Fehlende Funktionen

AgileZen PM

  1. Kostenlose Version
  2. Gute Collaboration Tools
  1. Nicht auf Deutsch verfügbar

Asana PM

  1. Klassische und agile Projekte
  2. Kostenlose Version
  3. Viele Integrationen
  1. Nicht auf Deutsch verfügbar
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Als Projektleiter haben Sie diverse Aufgaben: Das Projekt nach bestimmten Vorgaben umzusetzen, Ihr Team dementsprechend zu koordinieren, die Projektzusammenarbeit und Kommunikation für Ihr Team so einfach wie möglich zu machen, an die Geschäftsleitung über den Fortschritt des Projekts zu berichten, das Budget im Auge zu behalten, und und und. Wenn Sie und Ihre Teammitglieder da den Überblick behalten wollen, sollten Sie gar nicht erst anfangen, mit verschiedenen Excel-Tabellen und einer Reihe anderer Tools zu arbeiten. Das sorgt nur für Verwirrung und letzten Endes mehr Arbeit, was sich negativ auf den Projekterfolg und das Budget auswirkt. Online Projektmanagement Software hilft Ihnen dabei, dieses Chaos zu vermeiden und effizient Projekte durchzuführen.

Das Wichtigste in Kürze
  • Projektmanagement Tools helfen Ihnen, alle Aspekte Ihrer Projekte zentralisiert zu steuern
  • Projektbezogene Zusammenarbeit und Kommunikation findet innerhalb der Software statt
  • Für jede Art des Projektmanagements - klassisch oder agil - bietet der Markt das passende Tool

Was ist Projektmanagement?

In der Fachliteratur sowie im Internet finden sich diverse Definitionen des Begriffs “Projektmanagement”. Generell ist aber darunter die Definition, Planung, Durchführung und der Abschluss eines Projekts, also eines einmaligen, zeitlich begrenzten Geschäftsprozesses, zu verstehen. Projektmanager haben die Aufgabe, die vorhandenen Ressourcen effizient zu steuern, Projektziele richtig zu kommunizieren und diese im Budgetrahmen termingerecht zu erreichen.

Wie funktioniert eine Projektmanagement Software?

Mit Software für Projektmanagement steuern Sie alle Phasen des Projekts zentralisiert an einem Ort. Durch integrierte Collaboration Tools arbeiten Ihre Teammitglieder ortsunabhängig miteinander und verfassen Notizen, Anmerkungen oder eröffnen Diskussionen. Einige Projektmanagement Tools ermöglichen sogar Videokonferenzen. Alle zur Projektdurchführung benötigten Dokumente werden innerhalb des Tools abgespeichert, so dass jedes Teammitglied jederzeit Zugriff darauf hat. Ebenso verwalten Sie Budgets und den Zeitrahmen. Dadurch, dass alles innerhalb der Software stattfindet, gehen keine Informationen verloren und doppelte Arbeit wird vermieden. Die Phasen des Projekts werden mithilfe verschiedener Methoden visuell dargestellt.

Klassisches Projektmanagement

Das klassische oder traditionelle Projektmanagement bedient sich einer Zeitachse, auf der die einzelnen Projektschritte grafisch in Balken dargestellt werden. Die bekannteste Variante ist hierbei das Gantt-Diagramm, benannt nach dem Unternehmensberater Henry L. Gantt. Die einzelnen Aufgaben werden auf der linken Spalte des Charts definiert und später mit Balken innerhalb der Zeitachse visualisiert. Je länger die Aufgabe dauert, desto länger der Balken. Einzelne Aufgaben können sich auch überlappen und in Abhängigkeit zueinander stehen (dies wird meist mithilfe von Pfeilen verdeutlicht). Einzelne Aktivitäten können auch in Projektphasen zusammengefasst und so übersichtlich dargestellt werden.

Das Gantt-Diagramm der Projektmanagement Software Agantty © www.agantty.com - Das Gantt-Diagramm der Projektmanagement Software Agantty

Ein weiteres Modell, bei dem sich die Phasen nicht überlappen sondern jede Phase in Abhängigkeit zur vorherigen steht, ist das Wasserfall-Modell. Jede Phase ist bezüglich Start- und Endzeitpunkt sowie Ergebnis fest definiert und kann erst beginnen, wenn die vorherige Phase abgeschlossen ist.

Agiles Projektmanagement

Das agile Vorgehensmodell wird insbesondere im IT Projektmanagement bzw. in der Softwareentwicklung herangezogen. Hierbei wird das Projekt in einzelne, vorzugsweise kurze Etappen unterteilt, an deren Ende jeweils ein funktionsfähiges Zwischenprodukt steht. Für dieses Zwischenprodukt wird Feedback u.a. vom Auftraggeber eingeholt, um anschließend in der nächsten Etappe weiter daran zu arbeiten.

Scrum

Erfolg durch Retrospektiven

Laut einer Studie der Hochschule Koblenz haben Retrospektiven, also die systematische Ex-Post-Analyse, einen erheblichen Einfluss auf den Gesamterfolg eines Projekts.

Quelle: www.erfolgsfaktoren-projektmanagement.de

Innerhalb der agilen Methode Scrum gibt es 3 feste Rollen:

  • Product Owner: Produktverantwortlicher, definiert und priorisiert Anforderungen
  • Scrum Master: Schnittstelle zwischen Product Owner und Entwicklungsteam, unterstützt Entwicklungsteam und schützt dieses vor Störungen von außen
  • Entwicklungsteam: Arbeitet und organisiert sich selbständig ohne Projektleiter

Beispiel eines Scrum Boards in JIRA © www.atlassian.com - Beispiel eines Scrum Boards in JIRA

Das Projekt ist in verschiedene, immer gleich lange Phasen - sogenannte Sprints - unterteilt. Jeder Sprint wird individuell geplant und zu entwickelnde Anforderungen vom Product Owner definiert. Während des Sprints arbeitet das Team ungestört, das bedeutet, der Product Owner kann keine neuen Anforderungen bis zum nächsten Sprint stellen. Nach jedem Sprint wird die neue Funktionalität präsentiert und in Retrospektive Learnings für zukünftige Sprints gezogen. Jeden Tag präsentiert jedes Teammitglied im sogenannten Daily Scrum, woran er oder sie gerade arbeitet, was dabei stört und was die nächste Aufgabe ist. Um alle Aufgaben und den Fortschritt des Projekts visuell festzuhalten, wird mit digitalen Karteikarten auf einem Scrum Board gearbeitet. Ist ein Sprint beendet, wird das Scrum Board für den nächsten Sprint neu aufgesetzt.

Kanban

Begriffsherkunft Kanban

Der Begriff “Kanban” setzt sich aus den japanischen Wörtern “Kan” (Visualisieren) und “Ban” (Karte) zusammen. Die Methode wurde ursprünglich von Toyota entwickelt.

Quelle: www.mittelstand-die-macher.de/

Kanban wird zur kontinuierlichen Verbesserung des Workflows innerhalb eines oder mehrerer Projekte eingesetzt. Herzstück hierbei ist das Kanban Board, welches mit (virtuellen) Karteikarten arbeitet. So sind alle Aufgaben und deren Fortschritt für das gesamte Team transparent und mögliche Engpässe werden schnell sichtbar. Zur Vermeidung von zu vielen parallelen Aufgaben bzw. Multitasking, wird mit einer Spaltenlimitierung gearbeitet. So kann bei akuten Problemen gegengesteuert werden.

Beispiel eines Kanban Boards in JIRA © www.atlassian.com - Beispiel eines Kanban Boards in JIRA

Da keine feste Phasenlänge wie bei Scrum gibt, bleibt das Kanban Board während des gesamten Projekts bestehen. Einzig die einzelnen Aufgaben wandern von Spalte zu Spalte. Kanban kann neben der Softwareentwicklung flexibel für jegliche Art von Projekten eingesetzt werden, z.B. Vertrieb oder Marketing.

Für wen ist Projektmanagement Software geeignet?

Projektmanagement Tools werden in vielen verschiedenen Branchen und Unternehmensformen eingesetzt. Ihr Einsatz ist vor allem in den folgenden Bereichen sinnvoll:

  • Softwareentwicklung
  • Baugewerbe
  • Eventmanagement
  • Marketing
  • TV- und Radioproduktion
  • Film- und Theaterproduktion

Vorteile einer Projektmanagement Software

Der Hauptvorteil ist die Zentralität: Alles, was mit dem Projekt zu tun hat, wird innerhalb der Projektmanagement Software verwaltet und gesteuert. Sowohl Projektleiter als auch die einzelnen Teammitglieder haben so einen besseren Überblick und können effizienter miteinander arbeiten. Zudem werden stets aktuelle Kennzahlen erfasst, wie z.B. Anzahl Arbeitsstunden, verbrauchtes Budget oder freie Ressourcen. Projekte werden so besser visualisierbar und können genauer geplant und durchgeführt werden.

Durch die integrierten Collaboration Tools ist Ihr Team in der Lage, in Echtzeit und ortsunabhängig miteinander zu kommunizieren und beispielsweise gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Teamchats oder Channels fördern die Zusammenarbeit und lockern dabei die Atmosphäre. Jeder ist stets auf dem neuesten Stand und kann Änderungen zurückverfolgen. Dadurch wird doppelte oder Mehrarbeit vermieden und jeder kann sich voll und ganz auf seine Aufgaben konzentrieren. Mithilfe der Planungstools kann jedes Teammitglied produktiv seinen Tag gestalten.

Nachteile einer Projektmanagement Software

Generell gibt es kaum Nachteile, wenn Sie eine Projektmanagement Software einsetzen, es sei denn, sie wählen die falsche für Ihr Team. Sie müssen sich im Klaren sein, welche Methode Sie zur Durchführung Ihrer Projekte verwenden wollen und welche Funktionen Sie dafür benötigen. Arbeiten Sie z.B. in einem kleinen Team mit weniger komplexen Projekten, macht es keinen Sinn, eine teure Enterprise-Version mit allerlei Schnickschnack zu erwerben. Ist die Benutzerführung zu kompliziert, wird die Software nicht verwendet. Andersherum sollten Sie bei großen Teams mit komplexen Projekten nicht am falschen Ende sparen und die Nutzung einer günstigen Basisversion erzwingen.

Die Frage ist also: Welche Projektmanagement Software passt zu meinem Unternehmen? Und nicht: Wie passe ich die Arbeitsweise meines Teams an die neue Software an?

Das kostet Projektmanagement Software

Die einzelnen Anbieter von Projektmanagement Tools ähneln sich zum größten Teil und bewegen sich zwischen 5 und 50 USD bzw. Euro für den jeweils günstigsten Tarif. Die Preise gelten zumeinst pro Monat bei jährlicher Bezahlung und sind an eine bestimmte Nutzerzahl gebunden. Je nachdem, welchen Funktionsumfang Sie benötigen und wie groß Ihr Team ist, steigt der Preis dementsprechend an. Jedes Produkt können Sie generell eine Zeit lang vorher gratis testen. Kleinere Teams wird es freuen, dass viele Anbieter eine funktional eingeschränkte aber kostenlose Basisversion anbieten.

Übliches Preismodell für ein Projektmanagement Tool © www.wrike.com - Übliches Preismodell für ein Projektmanagement Tool

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Jedes Team arbeitet anders und geht unterschiedlich an Projekte heran. Um Ihre Projekte effizient und gut organisiert durchzuführen, müssen Sie sich überlegen, was die Software eigentlich können muss.

Agil, klassich oder beides?

Oftmals ist die Softwareentwicklung nur ein Teil des Gesamtprojekts. Bei ihr ist die agile Methode vielleicht sinnvoll, bei anderen Teilen hingegen nicht. Soll ein gesamtheitliches Projektmanagement gewährleistet werden, sind Anbieter auszuwählen, die sowohl die klassische als auch agile Methode unterstützen. So werden beide Methoden vereint und das Projekt von A bis Z erfasst.

Die folgenden Anbieter unterstützen sowohl Gantt-Charts als auch Scrum oder Kanban Boards:

  • Wrike
  • Planio
  • Asana
  • Active
  • Collab
  • Projectplace.

Können Sie vorhandene Tools integrieren?

Integrationen und Schnittstellen zu vorhandenen Tools sind ebenfalls ein wichtiges Kriterium. Wenn Sie beispielsweise bereits ein bestimmtes Social Intranet oder Business Messaging Tool für Ihre interne Kommunikation nutzen, macht es Sinn, nach einem Anbieter zu suchen, der eine Schnittstelle zu Ihren Tools anbietet. Auch Anbindungen zu bestehenden File Sharing und Online Rechnungsdiensten sowie Zeiterfassungssystemen sind extrem vorteilhaft.

Wie groß ist Ihr Team und wieviele Projekte setzen Sie um?

Nicht zuletzt spielt die Größe Ihres Teams bzw. Ihres Projekts eine erhebliche Rolle. Wenn sich Ihr Unternehmen zudem gerade im Wachstum befindet, sollten Sie bei der Anbieterwahl darauf achten, dass Sie die Version Ihrer Projektmanagement Software flexibel skalieren können.

Ihr Unternehmen setzt viele verschiedene Projekte um? Dann sollten Sie darauf achten, dass auch eine Funktion zum Projektportfoliomanagement vorhanden ist.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Die einzelnen Projektmanagement Software Anbieter verfügen über eine ganze Reihe von Tools, die Ihnen die Projektarbeit erleichtern. Je nachdem, welche Art von Projekten Sie umsetzen und wie Ihr Team arbeitet, sind manche unverzichtbar, andere hingegen überflüssig. Doch ein paar Kernfunktionen sollte jede Lösung mitbringen:

Charts

Kernstück der jeweiligen Projektmanagement Software ist die Übersicht aller Projektphasen, egal ob es sich nun um ein Gantt-Chart oder ein Scrum bzw. Kanban Board handelt. Dieses sollte alle wichtigen Informationen zur jeweiligen Phase und den dazugehörigen Einzelaufgaben sowie beteiligten Teammitgliedern liefern. Eine intuitive und interaktive Nutzerführung ist hierbei das A und O.

Planungstools

Aufgaben und Termine müssen abgestimmt und auf die einzelnen Teammitglieder verteilt werden, daher sind Funktionen zu deren Verwaltung unerlässlich. Im besten Fall verfügt Ihre Projektmanagement Software über einen automatisch synchronisierten Kalender, der von allen Projektmitarbeitern verwendet wird. Manche Anbieter verfügen über einen Workload Manager, bei dem Sie sehen können, welcher Mitarbeiter eventuell mit der Aufgabenanzahl überlastet ist und bei welchem noch Kapazitäten frei sind. Jedes Teammitglied sollte Zugriff auf ein individuelles Dashboard haben, in dem alle individuellen Aufgaben, Termine, Nachrichten, etc. anschaulich dargestellt sind.

Alle Aufgaben und Termine auf einen Blick © www.bitrix24.de - Alle Aufgaben und Termine auf einen Blick

Dokumentenverwaltung

Um auf alle projektbezogenen Dokumente in der aktuellen Version zuzugreifen, sollte Ihr Projektmanagement Tool einen integrierten (Cloud) Speicher besitzen oder zumindest eine Schnittstelle zu einem externen Dienst anbieten. So können Ihre Teammitglieder relevante Dokumente gemeinsam und in Echtzeit bearbeiten, ohne mühsam verschiedene Versionen als Email-Anhang herumschicken zu müssen.

Auf Dokumente in der Cloud zugreifen und gemeinsam in Echtzeit bearbeiten © www.bitrix24.de - Auf Dokumente in der Cloud zugreifen und gemeinsam in Echtzeit bearbeiten

Tools zur internen Kommunikation

Nicht jedes Projektteam sitzt gemeinsam in einem Raum, im krassesten Fall befinden sich einzelne Teammitglieder in unterschiedlichen Ländern und Zeitzonen. Da Online Projektmanagement Tools komplett in der Cloud gehostet werden, ist eine Zusammenarbeit trotzdem problemlos möglich. Egal, ob Ihr Team sich ein Büro teilt oder über die ganze Welt verstreut ist, digitale Teamkommunikation sollte bei jedem Projekt eingesetzt werden, allein schon zu Dokumentationszwecken. Achten Sie darauf, dass Ihre Software über solche Tools verfügt, z.B.

  • Teamchat
  • Aktivitäts-Stream / Feeds
  • Notizen
  • Videokonferenz / Screenshare Funktion

Ortsunabhängiges Team Meeting mit Videokonferenz © www.bitrix24.de - Ortsunabhängiges Team Meeting mit Videokonferenz

Zusammenkunft ist ein Anfang. Zusammenhalt ist ein Fortschritt. Zusammenarbeit ist ein Erfolg.

Reporting und Dashboards

Um den Verlauf und schließlich den Erfolg des Projekts numerisch und grafisch darzustellen, sollte Ihr Projektmanagement Tool über eine Reportingfunktion verfügen.

Das Dashboard gibt Auskunft über den aktuellen Stand des Projekts © www.axosoft.com - Das Dashboard gibt Auskunft über den aktuellen Stand des Projekts

Mobile App

Inzwischen ist es Standard: Jedes vernünftige Online Tool verfügt auch über eine ordentliche App für mobile Endgeräte. Sollten Sie keine einheitlichen Firmenhandys verwenden, sollte ein Anbieter mit Apps sowohl für iOS als auch Android die erste Wahl sein.

Der Markt um Projektmanagement Tools

Der Projektmanagement Software Markt ist extrem breit gefächert und umfasst zahlreiche Anbieter. Jedes Team hat eine individuelle Herangehensweise an Projekte, genauso individuell sind die Lösungen der einzelnen Anbieter. Einen klaren Marktführer gibt es hier nicht, dennoch gibt es ein paar Plattformen, die namentlich weitreichend bekannt sein dürften. So sind beispielsweise JIRA, Trello und Podio bei agilen Softwareentwicklungsteams sehr beliebt. Microsoft Project und Projectplace sind auch im klassischen Bereich des Projektmanagements stark vertreten.

Inzwischen drängen auch hierzulande viele Tools auf den Markt, die den Vorteil des deutschen Datenschutzes und Servern in Deutschland mit sich bringen, z.B. Agantty, Planio, Stackfield.

Fazit

Mit Online Projektmanagement Software unterstützen Sie ihr Team professionell bei der Umsetzung Ihrer Projekte. Da das Tool komplett in der Cloud gehostet wird, können Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig und in Echtzeit miteinander kommunizieren und gemeinsam Aufgaben lösen. Status des Projekts sowie die einzelnen Phasen werden anschaulich in einem Chart dargestellt. Alle für den Projekterfolg wichtigen Kennzahlen werden online erfasst und ermöglichen so aktuelle Auswertungen sowie allumfassende Abschlussreportings. Ausschlaggebend ist die Wahl der für Ihr Team und/oder Projekt passenden Methode und das dazu passende Projektmanagement Tool. Der Markt für Projektmanagement Software ist enorm groß und bietet für jedes Team die passende Lösung.

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Sandra Pretzer

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