Asana hat eigentlich alles, was man im PM-Alltag benötigt: To-Do-Liste, Kanban Board, Timeline und Kalender. Zusätzlich bietet das Tool mit Zielen und Portfolios verständliche Übersichten für ein unternehmensweites Projektmanagement. Ein großes Plus von Asana ist seine Optik, die minimalistisch und übersichtlich ausfällt. Hier finden auch PM-Anfänger schnell, was Sie suchen. Die Steuerung fällt dank viel Drag-and-Drop sehr intuitiv aus und erlaubt schnelle Korrekturen von Projektplänen. Das Onboarding ist trotz des großen Funktionsumfangs recht einfach. Mit den unaufgeregten Hilfe-Einblendungen und dem umfassenden Help-Center stecken User selten irgendwo fest. Ein kleines Manko für erfahrene User und Admins sind die recht begrenzten Einstellungen für Zugriffsberechtigungen. In Sachen Datenschutz ist Asana ein schwieriger Kandidat. Der Konzern bietet ein DPA im Sinne der GDPR (beziehungsweise DSGVO) an, nach dem müssen Sie aber eine ganze Weile suchen. Zumindest kann der Dienst die ISO 27001 und ISO 27017-zertifizierten Server der Amazon Web Services vorweisen.

Was kostet Asana?

Asana gibt es in fünf verschiedenen Ausführungen. Die schlanke “Personal”-Version von Asana gibt es kostenlos für bis zu 15 Nutzer. Die kostenpflichtigen Versionen von Asana sind “Starter” für 13,49€ und “Advanced” für 30,49€ pro Nutzer im Monatsabonnement. Die Preise für den Tarif “Enterprise” sowie “Enterprise+” müssen Sie beim Anbieter erfragen. Es besteht die Möglichkeit “Starter” und “Advanced” für 30 Tage kostenlos zu testen. Das Abonnement bezahlen Sie entweder im monatlichen oder jährlichen Rhythmus.

Welche Funktionen hat Asana?

Asana beinhaltet alle wichtigen PM-Tools und lässt dabei Liste, Kanban Board, Timeline, Tabelle, und Kalender richtig gut aussehen. Mit den Funktionen wie Dashboard, Workload-Manager und Portfolio haben Sie viele Möglichkeiten Ihre Projekte zu überblicken und auf Kurs zu halten. Mit der erweiterten Suche finden Sie schneller relevante Informationen und speichern diese als Bericht in Ihren Schnellzugriffen ab. Mit den Statusupdates kommunizieren ohne Rundmail transparent Projektfortschritte an Ihr Team.

Asana unterstützt mit seinen unterschiedlichen Ansichten und Tools sowohl die Verwaltung einzelner Projekte als auch die Überwachung mehrerer Projekte parallel. Mit dem Kanban-Board unterstützen Sie dabei die Umsetzung agiler Systeme während Sie die Timeline und die To-do-Liste für die klassische Projektbearbeitung nutzen. Mit den Vorlagen vereinfachen Sie sich zusätzlich die Planungsphase Ihrer Projekte.

Liste und Tabelle in einem

Während die Liste im Abschnitt “Meine Aufgaben” wirklich nur eine Liste umfasst, kombiniert Asana diese in der Projektübersicht mit einer klassischen Tabelle. So bearbeiten Sie im Handumdrehen viele Datensätze, ohne sich durch einen Haufen Menüs klicken zu müssen. Ein echter Vorteil: mit der Mehrfachauswahl bewegen und bearbeiten Sie gleich einen ganzen Schwung an Aufgaben. So weisen sie beispielsweise einem Dutzend Aufgaben die gleiche Priorität oder den gleichen Status zu. Das spart eine Menge Zeit und Klickerei.

Die Listenansicht in Asana gibt Ihnen einen Überblick über alle Projektaufgaben

Screenshot: trusted.de

Quelle: asana.com

Optisch ansprechendes Kanban Board

Asana punktet mit einem übersichtlichen und flexiblen Kanban Board. Spalten lassen sich wie in Trello individuell beschriften und einfach per Drag-and-Drop verschieben. Neue Aufgaben fügen Sie mit nur einem Klick hinzu. Für alle Scrum-Liebhaber gibt es die Option, Aufgaben als sich wiederholend einzustellen, wobei Sie das Zeitintervall selbst festlegen. Damit ist dieses Board besonders für agil arbeitende Teams geeignet.

Als optisch nette Dreingabe dürfen Sie sich neben der Standardansicht in Ihren Einstellungen für einen der neun mitgelieferten Foto-Hintergründe entscheiden. Dieser wird sowohl für Ihr Kanban Board, als auch für die Diskussionsseiten verwendet.

Asana bietet ein flexibles Kanban Board mit dem Sie den Projektfortschritt abbilden

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Mit der Zeitleiste einfach Termine und Abhängigkeiten verwalten

Ab dem Tarif “Starter” schalten Sie die Zeitleiste für Asana frei. Hier planen und überschauen Sie den zeitlichen Verlauf Ihrer Projekte ähnlich einem Gantt Chart, nur ohne Tabellenabschnitt. Sollten sich Termine in die Quere kommen, planen Sie diese einfach über Drag-and-Drop um. Auch weisen Sie in dieser Ansicht einfach Abhängigkeiten mit einem Mauszug zu. Asana hilft Ihnen bei dieser Planung, indem das Tool Ihnen terminlich nicht einhaltbare Abhängigkeiten rot markiert. So behalten Sie Kontrolle über Ihre Projektverläufe und übersehen keine Planungsfehler.

Mit der Timeline bearbeiten Sie in Asana Ihren zeitlichen Projektverlauf

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Asana lässt eine Mehrfachauswahl zu, womit Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig in der Timeline verschieben. Das ist besonders praktisch, wenn Sie viele kleine Aufgaben um ein ähnliches Zeitfenster bewegen müssen. Die Umplanung von Projekten wird so um einiges einfacher.

Verschiedene Projektvorlagen

Wenn Sie Ihr Projekt nicht von Grund auf selbst planen möchten, suchen Sie sich eine der Vorlagen in Asana aus und verwenden Sie diese als Grundbaustein für Ihr Projekt. Sie haben die Wahl aus normalen Vorlagen oder exklusiven Templates für kostenpflichtige Nutzer, die thematisch nach Feldern wie “Design” oder “Marketing” sortiert sind. Haben Sie Projektvorlagen als CSV-Dateien zur Hand, können Sie auch diese in Asana hochladen und als Vorlage verwenden.

Falls Sie “Starter” nutzen, ist es Ihnen auch möglich, Vorlagen in Asana selbst zu erstellen oder bestehende Projekte in Vorlagen umzuwandeln. Das ergibt gerade dann Sinn, wenn Sie oft mit standardisierten Prozessen und sehr speziellen Workflows arbeiten.

Asana bietet Ihnen eine Auswahl an Projektvorlagen

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Die Vorlagen von Asana fallen im Umfang recht dürftig aus. Anders als bei beispielsweise awork wird Ihnen in Asana nur die Spalten- oder Listenstruktur und ein paar Beispielaufgaben vorgegeben. Das kann eine gute Inspirationsquelle sein, aber Sie sparen vermutlich mehr Zeit, wenn Sie sich vollständige Projektvorlagen selbst anlegen.

Asana hat alle wichtigen Grundfunktionen wie Automatisierungen, verschiedene Bearbeitungsansichten und Management-Features im Gepäck. Nur eine Budgetverwaltung ist nicht nativ in Asana vorhanden.

Ihre persönliche Home-Ansicht

In der Home Ansicht verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre fälligen Aufgaben der nächsten Tage. Direkt darunter listet Asana automatisch auf, welche Projekte Sie zuletzt eingesehen haben. So wissen auf einen Blick, was als nächstes zu tun ist – ganz ohne E-Mail Chaos oder durchforsten von Projektordnern.

Über den Menüpunkt “Home” sehen Sie alle kommenden Aufgaben und Ihre zuletzt besuchten Projekte

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Alle kommenden Aufgaben auf einen Blick

Wenn Sie nicht nur die Aufgaben der nächsten Tage, sondern alle Ihnen zugewiesenen Tasks sehen möchten, dann wählen Sie den Punkt “Meine Aufgaben”. Hier listet Asana Ihnen ausnahmslos alle Aufgaben auf die Sie bearbeiten sollen. Ob Sie alle, erledigte oder nur unerledigte Aufgaben sehen wollen, stellen Sie im rechten Filtermenü ein. Auch finden Sie hier eine Einstellung, die Ihnen erlaubt die Aufgaben nach Projekt, Fälligkeitsdatum oder sogar Likes zu sortieren. Damit wissen Sie genau, was in den kommenden Tagen und Wochen an Arbeit auf Sie zukommt.

Unter “Meine Aufgaben” finden Sie in Asana alle Ihre Aufgaben in einer Ansicht

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Die Aufgabenansicht

Ihre Aufgabenansicht gibt es in zwei Ausführungen: als eingeschobene Seitenleiste und als schwebendes Dialogfenster. Hier tragen Sie alle relevanten Aufgabeninfos ein, bestimmen Verantwortliche, setzen Fälligkeitsdaten fest und ordnen die Aufgabe einem oder mehreren Projekten zu. Zusätzlich versehen Sie die Aufgabe mit einer Priorität, einem Status und einer Beschreibung. User der Version “Starter” oder höher können Sie außerdem benutzerdefinierte Felder in die Aufgabe einfügen. Mit einer Beschreibung und Unteraufgaben kommunizieren Sie genau an Ihr Team, wozu die Aufgabe dient und was noch erledigt werden muss.

Die Aufgabenansicht von Asana

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Projektübersicht Ihres Workspace

In der Projektübersicht sehen Sie alle Ihre Projekte aufgelistet, wahlweise als Liste oder als Kacheln. Beide Ansichten sind dabei gleichermaßen übersichtlich und unterscheiden sich in ihrem Informationsgehalt nur minimal. So sehen Sie beispielsweise in der Listenansicht die Projektmitglieder permanent, während in der Kachelansicht die Projektmitglieder nur dann erscheinen, wenn Sie mit der Maus über das entsprechende Projekt fahren.

Klicken Sie auf den Namen Ihres Workspace im Hauptmenü, sehen Sie alle Projekte als Liste

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Wenn Sie die Kacheln mit bestimmten Farben und Symbolen kodieren, haben Sie im Nu eine optisch ansprechende Schnellübersicht über die Menge und Art Ihrer Projekte. Sie hilft beim schnellen Absuchen Ihrer Daten und sieht dabei auch noch schick aus.

Klicken Sie auf den Namen Ihres Workspace im Hauptmenü, sehen Sie alle Projekte als Kacheln

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Automatisierte Regeln

Wenn Sie den Tarif “Starter” gewählt haben, erlaubt Ihnen Asana, sogenannte Regeln aufzustellen. Dahinter verbergen sich Automatisierungen, die bei Auftreten eines Auslösers bestimmte Aktionen eigenständig für Sie ausführen. Ab dem Paket “Advanced” aufwärts wählen Sie nicht nur aus einer Reihe von Regeln aus, sondern definieren diese, ähnlich wie in Jira, selbst. Diese Funktionen übernehmen für Sie lästige Routineklicks, während Sie sich wichtigeren Aufgaben zuwenden.

Regeln nehmen Ihnen viele unliebsame Klicks ab

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Über Kommentare und Updates lassen sich Projektfortschritte in Asana problemlos kommunizieren. Nur direkte Kanäle wie Sprach- und Videocalls ähnlich der Webkonferenzen aus PROAD oder einen Team-Chat gibt es nicht.

Rechte und Gastrollen vergeben

Was die benutzerdefinierte Vergabe von Rechten an einzelne User angeht, schneidet Asana im aktuellen Projektmanagement-Vergleich recht schwach ab. Sie vergeben nur zwei Rollen: “Mitglieder” oder “Mitglieder mit beschränktem Zugriff”. Eine Möglichkeit den Rechteumfang der Rollen zu bearbeiten oder neue Rollen hinzuzufügen gibt es nicht. Während “Mitglieder” in Asana nahezu alles dürfen, sind Mitarbeiter mit beschränkten Befugnissen auf folgende Aktionen limitiert:

• Neue Projekte und Aufgaben erstellen
• Die Projekte und Aufgaben bearbeiten, die mit ihnen geteilt wurden
• Andere Mitglieder mit beschränktem Zugriff einladen
• Diskussionen erstellen

Wenn Sie “Starter” oder höher besitzen und als Unternehmen gelistet sind, steht es Ihnen offen, wie bei InLoox now! unbegrenzt viele kostenlose Gäste über die Adminkonsole einzuladen. Hier stellen Sie auch ein, wer in Ihren Teams Gästeeinladungen versenden kann. Gäste unterscheiden sich von Nutzern mit beschränktem Zugriff insofern, als Sie wirklich nur sehen können, was mit Ihnen geteilt wird.

Hier gilt das Prinzip der Vererbung. Wenn Sie ein Projekt freigeben, erteilen Sie auch Zugriff auf alle dazugehörigen Aufgaben. Stellen Sie daher vorher sicher, ob Ihr Gast wirklich alle Inhalte des Projektes sehen darf.

Neuigkeiten abfragen mit der Inbox

Die Inbox dient Ihnen als Sammelort für Benachrichtigungen aller Art. Sie werden hier informiert, was sich in Ihren Projekten geändert hat, ob Ihnen Aufgaben zugewiesen wurden und ob Sie jemand mit dem @-Zeichen erwähnt hat. Damit wissen Sie jederzeit, was in den Projekten passiert und ob Sie an einer Stelle dringend gebraucht werden.

Fortschritte des Projekts einfach per Update kommunizieren

Für eine gemeinsame und transparente Kommunikation im Team bietet Asana Ihnen das Projektupdate im Reiter “Fortschritt”. Mit dieser Funktion gehören wöchentliche Berichte per E-Mail der Vergangenheit an. Öffnen Sie in Asana einfach die entsprechende Ansicht und posten Sie den Projektstatus wie einen Blogeintrag sichtbar für Ihre Teammitglieder. Neben Feldern für Fälligkeitsdatum, Status und verantwortlicher Person haben Sie auch noch Platz für eine freie Beschreibung des Projektstatus und Anhänge. So sind alle Teammitglieder immer über den neuesten Stand informiert und verlieren Updates nicht in Ihrem Postfach.

Das Projektupdate in Asana vermittelt allen Teammitgliedern den aktuellen Status des Projektes

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Kommentare in der Aufgabe hinterlassen

Um sich kontextbezogen über bestimmte Aufgaben auszutauschen, hinterlassen Sie Kommentare und taggen Mitarbeiter mit dem @-Zeichen. Diese werden dann über die Inbox benachrichtigt. Ein nettes Gimmick der Kommentare sind die Lobessticker, die Sie als kleine Wertschätzung für Ihre Kollegen hinterlassen. Nur die Tatsache, dass der Kommentarverlauf alle Neuerungen ganz unten anzeigt und Sie für aktuelle Entwicklungen in langen Unterhaltungen sehr weit scrollen müssen, stört gelegentlich.

In den Kommentaren hinterlassen Sie Anmerkungen und Fragen für Ihre Kollegen

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Öffentliche Diskussionen starten

Der Reiter Diskussionen steht Ihnen in Asana sowohl auf der Workspace-Ebene, als auch für einzelne Projekte zur Verfügung. Damit können Sie ähnlich wie in Stackfield sowohl projektspezifische Themen, wie auch ganz generelle Informationen global und völlig ohne Rundmail oder Meeting an Ihr Team kommunizieren. So vermitteln Sie ein gemeinsames Ziel und das zu erreichen motiviert enorm. Außerdem bietet Ihnen der Diskussionsverlauf einen interessanten Ansatzpunkt für Ihr späteres Projektreporting, da alle Statusänderungen hier chronologisch wieder abrufbar sind.

Über das Diskussionsboard können projektbezogene und unabhängige Themen kommuniziert werden

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Kontextbezogenes Feedback einholen

Besonders nützlich für kreative Teams ist die Möglichkeit, Bilder in Asana mit Korrekturhinweisen zu versehen. Dieses Feature bekommen Sie ab “Advanced” und es bedarf nicht mal einer extra Software:

Mit dieser Funktion kommunizieren Sie Feedback ganz konkret am Objekt, ohne sich um einen gemeinsamen Arbeitsrechner versammeln zu müssen. Beachten Sie lediglich, dass Ihre Grafiken die Dateigröße von 100 MB nicht überschreiten dürfen.

Dank der Funktion “Korrekturhinweise” von Asana holen Sie sich konkretes Feedback am Objekt ein

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Formulare selbst anfertigen

Wenn Sie viele interne Anfragen bearbeiten müssen, empfiehlt sich Ihren Mitarbeitern mit Asana eigene Formulare anzufertigen. Ihre Teammitglieder wissen dann genau, welche Informationen von ihnen benötigt werden, damit ihre Anliegen bearbeitet werden. Das Formular stellen Sie sich einfach aus einer Auswahl von vorgefertigten Kästchen zusammen und überprüfen in der Vorschau das Endprodukt. Damit ersparen Sie Ihren Verwaltungsstellen unspezifische Anfragen, für die umständlich die restlichen Infos per Nachfrage eingeholt werden müssen.

Über das Diskussionsboard können projektbezogene und unabhängige Themen kommuniziert werden

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Über Kommentare und Updates lassen sich Projektfortschritte in Asana problemlos kommunizieren. Nur direkte Kanäle wie Sprach- und Videocalls oder einen Team-Chat gibt es nicht.

Projekttermine im übersichtlichen Kalender planen

Asana bietet Ihnen einen schlank gestalteten Kalender, mit dem Sie Ihre Fälligkeitsdaten im Auge behalten. Sie sehen dabei immer den Aufgabenverantwortlichen und den Namen der Aufgabe. Als zusätzliche Orientierungshilfe werden Aufgaben, denen eine hohe Priorität zugewiesen wurde, in den entsprechenden Rottönen dargestellt. Damit erkennen Sie sofort wichtige Termine und Deadlines, die Sie und Ihr Team nicht übersehen sollten.

Mit dem übersichtlichen Kalender verpassen Sie keine Deadlines

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Leider besitzt Asana im Gegensatz zu factro und Projektron BCS keine eigene Zeiterfassung. Für ein genaues Zeitreporting verweist Asana selbst auf Timetracking Apps wie Harvest, die problemlos in Asana integriert werden können.

Mit den Dashboards, Portfolios und den Berichten in Asana sind Sie für die analytische Verwertung Ihrer Projektdaten bestens ausgestattet.

Minimalistische Dashboards

Wenn Sie einen schnellen Überblick über Ihre Projekte benötigen, greifen Sie auf die Dashboards zurück, die ab der Stufe “Starter” in Asana enthalten sind. Hier wählen Sie, welche Daten Sie sehen möchten, beispielsweise ob Ihnen Aufgaben nach Priorität oder Status angezeigt werden sollen. Zusätzlich zeigt Ihnen das Dashboard die Inhalte Ihrer benutzerdefinierten Felder an. Weitere Modifikationen mit Widgets wie zum Beispiel beim Anbieter monday.com sind leider nicht möglich.

Dank des Dashboards behalten Sie den Überblick über den genauen Projektfortschritt

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Nützliche Portfolios

Ab der Tarifstufe “Advanced” erhalten Sie die Portfolios in Asana. Diese sind besonders für Ihr Controlling und Reporting relevant, da diese den Projektfortschritte vergleichbar als Prozentzahl angeben. Andere Optionen wären Ihre persönlichen oder besonders relevanten Projekte in einem Portfolio zusammenzufassen und dieses als Projektübergreifendes Dashboard zu verwenden. Das durchsuchen unzähliger Projekte und einzelner Dashboards ist damit Geschichte. Über den Projektstatus erkennen Sie potenzielle Risiko-Projekte und steuern entsprechend gegen.

Mit den Portfolios überwachen Sie ganze Projektpakete in einem übersichtlichen Dashboard

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Den Workload Ihres Teams managen

Um die Arbeitslast Ihrer Mitarbeiter einschätzen zu können, kommt Asana mit der Workloadansicht, die Sie im Abschnitt “Portfolio” finden. Sie wählen alle relevanten Projekte für die Ansicht aus und bekommen sofort die Auslastung ihres Teams angezeigt. Auch lassen sich in dieser Ansicht Aufgaben einfach per Drag-and-Drop neu auf Ihre Mitarbeiter verteilen, zeitlich verschieben oder per Mauszug auf neue Längen anpassen. Damit vermeiden Sie Überlastungen oder Leerläufe und schöpfen das Potential Ihres Teams optimal aus.

In Asana lässt sich auch der Workload Ihrer Mitarbeiter einsehen und Aufgaben neu verteilen

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Ziele definieren

Ebenfalls ab der Stufe “Advanced” enthalten sind die so genannten “Ziele”. Sie sollen helfen, Sie und Ihr Team auf ein gemeinsames Projektziel einzustimmen und dieses gemeinsam zu verfolgen. Wenn Ihre Mitarbeiter wissen, wofür Ihre Arbeit dient, schafft das Transparenz und Motivation. Anhand der fest definierten Ziele wird deutlich, welche Projekte Ihrem Unternehmen wirklich weiterhelfen und welche vielleicht eher nicht. Das hilft Ihnen dabei, direkte und zielgerichtete Entscheidungen bei der Auswahl von möglichen Projekten zu treffen.

Berichte aus erweiterten Suchen erstellen

Falls Sie als Teil des PMO oder als Admin mit Asana arbeiten und “Starter” nutzen, dann lohnt sich ein Blick in die erweiterte Suche. Diese nutzen Sie zum einen um schnell und effektiv bestimmte Aufgaben und Projekte in ihrem Workspace wiederzufinden. Dank “Starter” nutzen Sie dafür zusätzlich benutzerdefinierte Felder, um noch schneller an Ihre gewünschten informationen zu gelangen.

Zum anderen lassen sich Ihre Suchergebnisse als Berichte speichern. Diese erscheinen als Schnellzugriff im linken Hauptmenü im gleichnamigen Reiter. So müssen Sie für Ihre relevanten Datensätze die erweiterte Suche nicht jedes mal neu einrichten. Die Suchparameter bleiben erhalten und Ihre Berichte werden mit den aktuellen Projektergebnissen synchronisiert. Haben Sie sich alle nötigen Berichte erst einmal angelegt, beschleunigt das ihr Reporting enorm.

In Asana speichern Sie Suchen als Berichte für einen schnelleren Zugriff

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Platz für die Dokumentenablage

Eine angenehme Eigenschaft von Asana ist der unbegrenzte Speicherplatz, der Ihnen schon ab “Basic” zur Verfügung steht. Sehr große Dateien werden allerdings zum Problem, denn die Uploads sind auf 100 MB begrenzt. Dokumente lassen sich entweder als Anhänge von Kommentaren oder als Anhänge von Aufgaben hinzufügen. Anhänge von Kommentaren werden dabei praktischerweise in die Anhangsübersicht der Aufgabe übernommen. Falls Sie also auf der Suche nach einer bestimmten Datei sind, die irgendwann in der Aufgabe gepostet wurde, bleibt Ihnen dank des Depots ewiges Scrollen erspart.

In Asana werden kommentierte Anhänge in die Anhangsübersicht der Aufgabe übernommen

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Wenn Sie alle Dateien eines Projektes sehen möchten, wechseln Sie wie in den Datei-Reiter von Asana. Der wirkt im Gegensatz zum restlichen Interface allerdings etwas ungeordnet und lässt sich auch nur in dieser losen Ansicht anzeigen. Kein Weltuntergang, aber auch nicht wirklich komfortabel. Tools wie Wrike haben da übersichtlichere Dokument-Reiter zu bieten.

Im Datei-Reiter von Asana finden Sie alle Dateien eines Projektes

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Wenn Sie die (erweiterte) Suche in Asana verwenden um Anhänge zu finden, werden Sie enttäuscht. Selbst mit den feinen Filterregeln von Asana werden die Dateinamen der Anhänge nicht erkannt.

Eine kompakte Zusammenfassung der hier beschriebenen Funktionen finden Sie in der Asana-Tarifübersicht von trusted.de.

Wie benutzerfreundlich ist Asana?

Trotz seines Funktionsumfanges ist Asana erstaunlich benutzerfreundlich. Dank der intelligent integrierten Onboarding-Hilfen kommen auch Neulinge schnell mit Asana zurecht. Die Oberfläche ist angenehm minimalistisch und erschlägt den Betrachter nicht mit Tonnen an Infos. Alle Funktionen sind recht selbsterklärend und bei Fragen gibt es ein umfassendes Handbuch. Die Software lief durchgehend stabil und Ausfälle gab es nicht. Nur beim Laden von Tabellen lässt sich Asana gelegentlich etwas Zeit.

Entrümpelter, schicker Look

Was an Asana auffällt ist sein aufgeräumtes, schlichtes Design. Selten kommt das Gefühl auf, mehr Informationen vom Programm zu bekommen als notwendig ‒ ein wichtiger Grundstein für eine einfache Bedienung. Durch die Festlegung eigener Farbcodierungen, Symbolen und Hintergründen lässt sich Asana zumindest an wichtigen Stellen optisch auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Falls Sie mehr Infos auf Ihrem Bildschirm vertragen, bietet Ihnen Asana den Kompaktmodus in dem Ihnen Tabellenzeilen schmaler angezeigt werden. Der Unterschied zur normalen Ansicht fällt allerdings eher gering aus.

Asana erlaubt Ihnen einen speziellen Modus für Menschen mit Rot-Grün-Sehschwäche einzustellen. Für alle mit schwerer Sehbehinderung relevant: Asana ist mit dem iOS-Voice-Over kompatibel.

Asana beinhaltet einen Kompaktmodus und einen Modus für Farbenblinde mit Rot-Grün-Sehschwäch

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Quelle: asana.com

Einfache Einrichtung von Automatisierungen

Haben Sie den Tarif “Advanced” oder höher gebucht, erlaubt Ihnen Asana die Einrichtung von selbst definierten Regeln. Das geht angenehm schnell und erfordert keine Programmierkenntnis. Angenommen Sie möchten, dass alle neu erstellten Aufgaben Ihnen zugewiesen werden, dann erledigen Sie das mit nur wenigen Klicks:

Mit selbst definierten Regeln nimmt Ihnen Asana unnötige Routineklicks ab

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Elegant gelöstes Onboarding

Asana hat einen Teil seines Onboardings bereits bei der Registrierung verbaut. Bevor Sie überhaupt auf das Interface von Asana losgelassen werden, vergeben Sie Ihren ersten Projektnamen, legen Aufgaben an und laden Kollegen in Ihr Team ein. So sind alle Grundschritte in Asana mit der Anmeldung gleich erklärt. Sollten Sie bereits Profi sein, skippen Sie einfach diese Schritte.

Sobald Sie tatsächlich so richtig mit Asana loslegen, helfen Ihnen interaktive Textboxen beim Einrichten Ihrer Projekte. Während das bei den ersten Projekten noch ganz angenehm ist, werden Sie diese Boxen schon nach wenigen Tagen vermutlich nicht mehr benötigen. Abschalten lassen sich die Boxen leider nicht, aber mit einem Klick aus dem Sichtfeld entfernen.

Interaktive Textboxen helfen beim Einstieg in Asana

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Celebrations und Sticker

Wer es bunt mag, der hat in Asana Grund zur Freude. Sobald Sie ein paar Aufgaben erledigt haben, belohnt Asana Sie mit einer kleinen Animation, wie etwa einem Einhorn oder ein Yeti, die durch das Bild fliegen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit mit animierten Stickern, genannt “Lobessticker”, auf Kommentare Ihrer Kollegen zu reagieren. Das zeigt Wertschätzung und ist ein willkommener Farbklecks im Arbeitsalltag.

Belohnen Sie Ihre Kollegen in Asana mit bunten “Lobesstickern”

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Wie sicher ist Asana?

Wenn Sie Asana benutzen, erfolgt die Verschlüsselung Ihrer Daten über einen SSL-256-Bit-Schlüssel mit TLS 1.2 Standard. Die Asana Datenbanken werden synchron repliziert, was die Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten garantiert. Asana hostet seine Dienste über die ISO 27001 und ISO 27017- zertifizierten Server der Amazon Web Services. Das ist datenschutztechnisch ein Schritt in die richtige Richtung, allerdings bleibt ein Problem: der Hoster sitzt in den USA. Asana erfüllt damit nicht automatisch die Ansprüche der DSGVO.

Auf die Frage, ob Asana denn jetzt DSGVO-konform ist, lautet die Antwort ganz klar “Jein”. Asana versteckt seine Angaben zur DSGVO ziemlich tief in seinen Vertragsklauseln und juristischen Texten. Laut der Dokumente sieht es bisher so aus, als seien User der Variante “Personal” von Asana im Sinne der DSGVO abgedeckt, da der Anbieter hier die Daten der User kontrolliert. Bei zahlungspflichtigen Abos hingegen erklärt Asana die Kunden zu den Verantwortlichen der Daten und sich selbst nur zum Verarbeiter.

Wer mehr Informationen zum Datenschutz will, muss sich tief in die Vertragsbedingungen von Asana lesen

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Quelle: asana.com

Um zu gewährleisten, dass Asana die Daten im Sinne der DSGVO verarbeitet, muss deshalb ein separates Dokument in Form eines Verarbeitungsvertrages unterschrieben an Asana eingereicht werden. Die Verarbeitung der Daten erfolgt dennoch auf US-Servern, was die ganze Sache noch komplizierter macht. Um hier völlig sicher zu sein, sollten Sie sich mit einem Spezialisten oder auf Datenschutz spezialisierten Juristen in Verbindung setzen.

Wichtiger Hinweis: Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom Juni 2020 erklärt das Privacy-Shield-Abkommen zwischen der EU und den USA für ungültig. Damit steht die rechtliche Grundlage für den Datenaustausch zwischen EU und USA (bzw. zwischen Schweiz und USA) auf unsicheren Beinen; je nachdem, wie nun in Folge die EU-Kommission und die Datenschutzbehörden reagieren, widerspricht der Datentransfer in die USA vorerst den europäischen Datenschutzgesetzen. Nutzern von US-Diensten, die auch Kundendaten auf US-Server übertragen, können Abmahnungen und Bußgelder drohen. Das gilt auch für Unternehmen, die US-amerikanische Projektmanagement-Lösungen nutzen, da hier auch personenbezogene Mitarbeiter- und Kundendaten gespeichert werden könnten. Das bedeutet: Vorerst sollten Sie nicht auf Tools und Cloud-Software vertrauen, deren Rechenzentren/Server in den USA stehen. Bis die Rechtsgrundlage geklärt oder ein funktionierender Nachfolger für das Privacy Shield gefunden ist, sind Tools mit Rechenzentren innerhalb der EU bzw. in einem eindeutig in der DSGVO eingeschlossenen Drittland mit ausreichenden Sicherheitsstandards die einzige datenschutzkonforme Alternative für europäische Unternehmen. trusted hilft Ihnen im umfangreichen PM-Vergleich bei der Auswahl der passenden (und sicheren) Tools.

Welchen Kundenservice bietet Asana?

Asana bietet online ein ausgedehntes Help-Center und Video-Tutorials auf dem eigenen YouTube-Kanal. Für direkten Kontakt zum Support stehen Ihnen E-Mail, beziehungsweise Kontaktformular und Live-Chat zur Verfügung. Zusätzlich haben Sie Zugang zum Community-Forum, sowie zu kostenlosen Webinaren die Sie teils buchen, teils als Video ansehen können. Eine Hotline für telefonische Rückfragen gibt es bisher leider nicht. Als Nutzer der Version “Enterprise” werden Sie beim Support bevorzugt.