Was ist ZEP?

ZEP ist eine deutsche Cloud-Software für Zeiterfassung und kaufmännisches Projektmanagement.

Das Stichwort liegt auf “kaufmännisches” Projektmanagement. Denn weder will ZEP eine einfache Stechuhr für die An- und Abwesenheitskontrolle sein, noch ein hoch visuelles und kollaboratives PM-Tool wie monday. Stattdessen geht es um die Verknüpfung von Projektplanung, Ressourcenplanung, Projektstunden und Reisekosten in einem System.

Ziel: Die präzise und rechtssichere Verwertung von Projektstunden.

Welche Funktionen hat ZEP?

ZEP bietet Arbeits- und Projektzeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Reisekostenabrechnung, Projektsteuerung und Rechnungsstellung.

Die Software ist hochgradig modular aufgebaut. In seinen drei Grundstufen “ZEP Clock”, “ZEP Compact” und “ZEP Professional” liefert ZEP erst einmal nur die Grundlagen für die Arbeitszeiterfassung (Clock) bzw. die Projektzeiterfassung (ab Compact). Diese Basic-Features lassen sich dann um diverse weitere Module aufstocken:

• Projektplanung (ab “Compact”), um Projektstunden/Budgets zu planen und Bottom-Up oder Top-Down auf Aufgabenpakete zu verteilen
• Ressourcenplanung (ab “Compact”) für die erweiterte Planung inkl. Workload- und Auslastungsmanagement
• Ticketsystem (ab “Compact”) für die zentrale Aufgabenverwaltung mit Tickets und Verantwortlichkeiten
• Umsätze & Kosten (ab “Compact”), um Belege und Eingangsrechnungen zu verwalten, interne Leistungen zu bepreisen und Kosten und Einnahmen gegenüberzustellen
• Abwesenheiten & Überstunden für die Abwesenheits- und Urlaubsplanung nebst Überstundenverwaltung
• Reisekostenabrechnung
• Dokumentenmanagement
• Angebotserstellung (ab “Professional”)
• Rechnungsstellung (ab “Professional”)
• und Standorte & Abteilungen, um mehrere Standorte und Verantwortlichkeiten in ZEP abzubilden.

Um ein mehr oder weniger “vollständiges” Projektmanagement-System abzubilden, benötigst du mehrere dieser Module und mindestens die Basis “Compact”. Das treibt natürlich den Preis nach oben – sorgt aber auch dafür, dass du dir branchen- oder projektbezogen genau die Lösung zusammenschustern kannst, die du brauchst.

Rechenbeispiel: Das Basissystem ZEP Compact kostet ab 7,00 €/User/Monat (bzw. 10,50 €, wenn du “Projektplanung” dazu buchen willst). Ein voll ausgestattetes ZEP Compact inklusive Dokumentenmanagement, Umsatz- und Kostenmanagement, Reisekosten, Ticketsystem, Abwesenheitsverwaltung, Ressourcenplanung und Standortverwaltung kostet dagegen ab 33,00 €/User/Monat.

Klassische Aufgabenboards mit cleveren Automatisierungen (wie bei monday) oder visuelle Sprint-Planung für agile Teams liefert ZEP dagegen nur in eingeschränkter Form.

Wie schätze ich ZEP ein?

Maximilian Reichlin

trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software

Kein buntes Spielzeug, sondern ein sachliches Werkzeug: Du planst und budgetierst mit ZEP Projekte, weist deinem Team Aufgaben zu und kontrollierst den Status deiner Projekte mit Soll-Ist-Vergleichen. Währenddessen arbeitet dein Team am Projekt, trackt die abrechenbaren Stunden, Spesen und Reisekosten und sammelt Belege. Am Ende läuft alles wieder zusammen und lässt sich gesammelt bei deinen Kund:innen abrechnen. Wer ein schickes Kreativ-Tool sucht, wird mit ZEP nicht glücklich. Wenn du aber ein rechtssicheres System für das Controlling brauchst, macht ZEP meiner Einschätzung nach einen guten Job.

Was macht ZEP besonders gut?

ZEP glänzt durch die rechtssichere Zeiterfassung, automatische Reisekostenabrechnung und nahtlose DATEV-Anbindung.

Ein echtes Highlight – im Gegensatz zu oft US-basierten Projektmanagement-Tools – ist die Spezialisierung auf das deutsche Steuer- und Arbeitsrecht. Die integrierte Arbeits- und Projektzeiterfassung erfüllt die Vorgaben des deutschen Arbeitszeitgesetzes vorbildlich; zudem ist ZEP GoBD- und vollständig DSGVO-konform.

Bestehende Nutzer:innen loben zudem die hohe Systemstabilität und den qualifizierten deutschen Support.

Was kann ZEP nicht gut?

ZEP schwächelt bei der visuellen Kooperation und der agilen Projektplanung.

Die Oberfläche von ZEP wirkt nicht nur auf den ersten Blick sachlich und nüchtern. Wer hochgradig visuelle Tools wie monday oder MeisterTask gewohnt ist, könnte ZEP ein wenig zu sachlich finden. “Administrativ”, “tabellarisch”, “formularlastig” sind Wörter, die einem bei ZEP in den Sinn kommen.

Visuelle Planungselemente (wie Gantt-Diagramme, Meilensteine, Trends oder Kanban) gibt es zwar vereinzelt in ZEP. Sie wirken aber eher starr. Projekte sind nach einer festen Struktur aufgebaut und flexible Workflows weniger leicht umsetzbar.

Auch die interne Kommunikation ist kein gewaltiger Faktor bei ZEP.

Oder auf den Punkt gebracht: ZEP beantwortet die Frage “War Projekt X profitabel und wie stellen wir es nun in Rechnung?”, scheitert aber an der Frage “Wie arbeiten wir heute im Team am smartesten an Aufgabe X zusammen?”.

Wann würde ich dir ZEP empfehlen?

Ich empfehle ZEP kleinen bis mittelständischen Dienstleister:innen im DACH-Raum, die zeitbasierte Projektleistungen erbringen.

Unternehmensberatungen, Kanzleien, IT-Dienstleister oder Ingenieurs- bzw. Architekturbüros sollten mit ZEP gut arbeiten können. Die Verknüpfung aus Zeiterfassung, Spesenabrechnung und Buchhaltungsexport kann hier den Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

Agile Kreativteams sind bei Alternativen wie monday, ClickUp oder der deutschen Alternative awork dagegen besser aufgehoben.

Wie viel kostet ZEP?

ZEP kostet in der Version “Compact” ab 7,00 €/User/Monat, beziehungsweise ab 10,50 €/User/Monat, wenn du die grundlegende Projektplanung mit integrieren willst.

Je nachdem, welche Funktionen und Module du brauchst, kannst du danach noch weiter aufstocken:

Hier sind einige Preisbeispiele: