Projektron BCS Test
Projektron BCS ist eine deutsche Projektmanagementsoftware, die je nach bestelltem Umfang mit einer gigantischen Menge an Funktionen daherkommt. Vom simplen Kanban Board bis zur haargenauen Budgetberechnung ist in diesem Tool nahezu alles möglich. Dementsprechend ist das Onboarding je nach gebuchtem Funktionspaket recht komplex, denn das Tool bietet jede Menge Register, Ansichten und Felder, die ein gewisses Know-How verlangen. Die Software richtet sich daher eher an erfahrene Projektleiter, die genau wissen, was Ihr Tool benötigt und wie man die entsprechenden Funktionen bedient. Eine angenehme Eigenschaft von Projektron BCS: seine Vorlagen und Assistenten berücksichtigen sowohl klassische, als auch agile PM-Systeme. Die Oberfläche des Tools ist weniger schick als bei der Konkurrenz und lässt ein wenig das Alter der Software erahnen. Dennoch läuft diese stabil und bietet an manchen Stellen sinnvolle Bedienoptionen, wie beispielsweise Drag-and-Drop oder die Mehrfachauswahl. Wer gerne genaue Einstellungen für Dateizugriffe hätte, der ist mit Projektron BCS gut bedient. Hier verteilen Sie abhängig von Projekt und Person flexibel und passgenaue Zugriffsrechte an Ihre Teammitglieder. Projektron BCS eignet sich für mittlere bis große Betriebe mit eigenem PMO, die genaue Projektaufzeichnungen und ein exaktes Reporting benötigen.
- Riesiger Funktionsumfang
- Sehr genaue Rechtevergabe
- Gutes Supportangebot
- DSGVO-konform
- Langwieriges Onboarding
- Unübersichtliche Optik
Was kostet Projektron BCS?
Die Software gibt es für Sie in zwei Versionen. “Projektron BCS.start” ist der kleinere Tarif für bis zu 15 Nutzer und mit eingeschränktem Funktionsumfang. Diesen gibt es in der Cloud-Version ab 60€ mit 3 enthaltenen Nutzerlizenzen. Die Vollversion “Projektron BCS” gibt es ebenfalls in der Cloud, wobei sich die Hostingkosten aus dem gebuchten Funktionsumfang berechnen. Für 4 % des Lizenzpreises können Sie Projektron-Versionen auch mieten oder alternativ zum Vollpreis kaufen.
Welche Funktionen hat Projektron BCS?
Projektron BCS bietet als Ansichten Tabellen, Gantt Charts, Kanban Boards, Strukturbäume und mehr. Jeder Beteiligte, jeder Kostenaufwand und jede kleinste Information zu einem Projekt findet Platz in einer der vielen detaillierten Projektmasken. Zusätzlich beinhaltet die Software spezielle PM-Funktionen, wie etwa Basispläne, komplexe Dashboards, Ressourcenpläne und Budgetberechnungen. Dank sehr genauer Rechteeinstellungen sind Ihre Projektdaten optimal vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Projektron BCS eignet sich mit seinen Zeitplänen und Gantt Charts besonders für die klassische Projektplanung, bringt mit dem Kanban Board aber auch Tools für agil arbeitende Teams mit. Als weitere Hilfe gibt Ihnen der Anbieter den Planungsassistenten an die Hand.
Mit dem Zeitplan Ihre Projekte durchplanen
Mit dem Zeitplan legen Sie den zeitlichen Ablauf Ihres Projektes fest. Das geht entweder über die manuelle Eingabe in der Tabelle oder mit Drag-and-Drop auf der Zeitachse. Die Aufgabenlängen bearbeiten Sie einfach per Mauszug. Abhängigkeiten bearbeiten Sie mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Linie. Abhängigkeiten anzulegen funktioniert in dieser Ansicht nicht. Sie finden den Zeitplan entweder als Schritt in Ihrer Projekterstellung oder unter dem Plus-Reiter als Ansicht im Abschnitt “Planung ‒ Struktur und Inhalt”.
Neben dem Zeitplan existiert in Projektron BCS noch ein separates Gantt Chart für Ihr Reporting. Zwar ähneln sich die Ansichten, doch nur der Zeitplan erlaubt Ihnen, die Termine Ihrer Projektaufgaben zu bearbeiten.
Mit dem Kanban Board Ihre täglichen Aufgaben verwalten
Das Kanban Board ist schlicht gestaltet und bietet Ihnen einen geordneten Überblick über Ihren Workload in Ihrem gewählten Projekt-Element. Mit den horizontalen Swimlanes, die Sie in ähnlicher Form auch beispielsweise in Jira finden, wissen Sie auf einen Blick, welche Priorität Ihren Aufgaben zugeordnet ist. Mit einfachem Drag-and-Drop platzieren Sie Aufgaben entsprechend Ihrem Status neu. Diese reduzierte Ansicht hilft Ihnen, sich als ausführender Mitarbeiter auf einzelne Projektbereiche und deren Umsetzung zu fokussieren.
Dank Assistenten besser nach Methodik planen
Projektron BCS bietet Ihnen einen Assistenten für die Projektplanung, der Sie durch die Erstellung und Bearbeitung Ihrer Projekte begleitet. Da Projektron BCS eine gewaltige Menge an Einstellungsmöglichkeiten bietet, hilft Ihnen der Assistent dabei, die für Sie relevanten Felder zu füllen und alle nebensächlichen Informationen erst später bei Bedarf im Projektverlauf zu berücksichtigen. Das ist für PM-Profis eine nette Komfortfunktion und für Neulinge eine sinnvolle Einstiegshilfe.
Die Projektplanung der Assistenten umfasst etwa 7 bis 13 Schritte, in denen Sie alle grundlegenden Informationen über das Projekt festhalten. Dazu gehören Kundendaten, geplante Aufwände, Sachkosten, Ressourcen und dergleichen mehr. Der Assistent trägt für Sie bestimmte Voreinstellungen in Ihr Projekt ein, fügt Schritte hinzu oder lässt sie aus, abhängig davon, welchen Assistenten Sie ausgewählt haben. Hier ein paar Beispiele:
Projekt erstellen
Dies ist der simpelste Projekt-Assistent und eignet sich dann, wenn Sie Ihre Projektstruktur keiner üblichen Projektmanagement-Methodik zuordnen können. Hier werden Ihnen Standardmasken, wie etwa “Projektvorlagen” und “Teamplan” angezeigt.
Internes Projekt erstellen
Mit diesem Modus wird die Projekterstellung auf die Planungsmethode “Bottom-Up” umgestellt. Der Schritt für die Eintragung von Kundendaten wird ausgelassen und ein Sachkostenplan angelegt.
Scrum Projekt erstellen
Im Scrum-Assistenten bekommen Sie von vornherein einen Product Backlog angelegt. Zusätzlich geht der Assistent automatisch von einem Kundenprojekt aus und bietet Ihnen entsprechend die Maske für die Kundendaten in der Projekteinrichtung an.
Projekt mit Funktionen erstellen
Hier fügt Projektron BCS automatisch der Planung die Reiter “Funktionssätze”, “Auftragsplan” und die “Dateiablage” hinzu. Damit übernehmen Sie sofort Stunden- oder Tagessätze und hinterlegen wichtigen Kundeninput in das Projekt.
Um Projekte auch in großen Firmen und mit vielen Beteiligten zu einem erfolgreichen Ende zu führen, bietet Ihnen Projektron BCS detaillierte Projektübersichten und lässt Sie Ihr Unternehmen mit seinen Abteilungen abbilden. Auch lassen sich mit dem Tool Aspekte wie Workload und Budget planen. Vorlagen helfen Ihnen bei der Einrichtung Ihrer Projektpläne.
Umfassende Projektübersicht
Im Reiter “Projekte” finden Sie alle angelegten Projekte Ihres Unternehmens, die Sie als umfassende Baumstruktur ausklappen können. Damit verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Projekte in Ihrem Unternehmen gerade umgesetzt werden oder wie komplex sie ausfallen. Auch greifen Sie von hier aus auf die Projektvorlagen und das Archiv zu. Um Ihre Vorhaben besser zu unterteilen, legen Sie Projekte, Projektgruppen und Unterprojekte an. So schaffen Sie klar definierte Arbeitsräume für Ihr Team.
Ein nettes Gimmick: Wenn Sie ein neues Projekt anlegen, erlaubt Ihnen Projektron BCS eine Unterscheidung zwischen Projekten und Betriebstätigkeiten. Damit lassen sich leicht interne Aufgaben unabhängig von anderen Projekten verwalten, wie beispielsweise Team-Meetings, Büroorganisation, Betriebsfeiern und dergleichen.
Das eigene Unternehmen abbilden
Wenn Sie Teil eines sehr großen Unternehmens sind oder sich um das Personalwesen kümmern, dann ist der Reiter “Intern” der richtige für Sie. Im Firmenbaum legen Sie die Struktur Ihres Unternehmens an, geben Abteilungen ein und hinterlegen die entsprechenden Mitarbeiter. Mit dieser Ansicht wissen Sie jederzeit, wo Sie welchen Ansprechpartner finden. Außerdem haben Sie hier Zugriff auf notwendige Kontaktdaten, um wichtige Informationen an Ihre Teams weiterzuleiten.
In dieser Ansicht verwalten Sie auch die Informationen zu einzelnen Mitarbeitern wie Name, Telefonnummer und E-Mail Adresse. Geben Sie in Projektron BCS zusätzlich an, welcher interne Stundensatz für den Mitarbeiter berechnet wird, wie viele Urlaubstage verbleiben und wie viele Wochenstunden die Person vertraglich leistet. Mit all diesen Angaben ist Projektron BCS nicht nur als Projektmanagement-Tool, sondern auch als digitale Hilfe im Personalbüro geeignet.
Ressourcenliste für Firmeneigene Materialien
Eine Besonderheit von Projektron BCS ist die Bereitstellung einer eigenen Ressourcenliste, die an bestimmte Funktionen in Ihrer Projektplanung geknüpft ist. In dieser Liste tragen Sie alle Mittel Ihres Unternehmens ein, die nicht mit den Mitarbeitern zu tun haben. Das wären beispielsweise Fahrzeuge, Räumlichkeiten, Lagerbestände, EDV-Geräte oder Werkzeuge. So halten Sie nicht nur genau die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter im Blick, sondern auch, ob diese überhaupt die notwendigen Mittel für die Verrichtung Ihrer Arbeit zur Hand haben.
Adressbuch für externe Kontakte
Unter dem Reiter “Extern” speichern Sie wie bei factro alle Kooperationspartner Ihres Unternehmens ab. Das sind (je nach Branche) Kunden, Lieferanten, Vertriebsstellen, Lektoren oder auch Bewerber. Auch hier legen Sie Strukturbäume an und füllen Sie mit den entsprechenden Kontakten auf. Da Sie die Strukturen selbst anlegen, bestimmen Sie individuell, wie fein die Aufteilung der Kontakte ausfallen soll. So haben Sie alle Adressen an einem Ort, wissen wer zu welchem Unternehmen gehört und suchen nicht ewig nach den entsprechenden Visitenkarten.
Für eine verbesserte Nachvollziehbarkeit im Umgang mit Ihren Kunden sorgt die Kontakthistorie. Hier senden und verschicken Sie E-Mails ein, machen sich Notizen und hinterlegen die Relevanz des Kontaktes für Ihren Vertrieb. Die Schnittstelle mit Ihrer Telefonanlage lässt Sie zusätzlich Kunden aus Projektron BCS heraus anrufen oder zeigt Ihnen den Kontakt hinter eingehenden Telefonaten an. Das macht Projektron BCS zum wertvollen Tool in Ihrem CRM-Prozess.
Projektron BCS für Ihre Rechnungen verwenden
Wenn Sie mit Kunden arbeiten, dann ist das Rechnungsfeature für Sie interessant. Hier überprüfen Sie die Buchungen Ihrer Mitarbeiter, schlüsseln diese nach Bedarf für den Kunden auf, korrigieren falsche Buchungen und erstellen eine fertige Rechnung. Welche Buchungen in Ihre Abrechnung einfließen sollen, stellen Sie bei der Erstellung des jeweiligen Projektes ein. Die fertigen Rechnungen senden Sie dann aus Projektron BCS per Mail an Ihre Kunden.
Projektron BCS unterstützt bereits XRechnungen und das ZUGFeRD-Format. Die Nutzung dieser Standards ist bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung im öffentlichen Dienst seit dem Jahr 2020 gesetzlich vorgeschrieben.
Da Sie die Möglichkeit haben, Kontaktdaten, Kommunikation und Rechnungen zu verwalten, benötigen Sie unter Umständen kein separates CRM-System mehr ‒ vorausgesetzt diese Funktionen genügen Ihnen im Bezug auf den Kundenkontakt. Damit sparen Sie sich den Wechsel zwischen Programmen und zusätzliche Lizenzgebühren.
Um auf dieses Feature zugreifen zu können, benötigen Sie in Projektron BCS die Faktura-Lizenz und die Rolle “Rechnungsmanager”.
Umfassende Einstellungsmöglichkeiten in der Administration
Mit den entsprechenden Berechtigungen erhalten Sie Zugriff auf den Adminbereich. Einer der wichtigsten Bereiche hier ist die Ansichtsverwaltung. Damit entscheiden Sie bei der Einrichtung, welche Arbeitsbereiche Ihre Mitarbeiter zukünftig nutzen sollen und welche Sie vielleicht gar nicht benötigen. Überflüssige Bereiche blenden Sie dementsprechend wie in Stackfield einfach aus. Das schafft im umfangreichen Werkzeugkasten von Projektron BCS die nötige Ordnung.
Mit Vorlagen die Planung vereinfachen
Um die Anlage neuer Projekte zu vereinfachen, legen sie unter “Projekte” Vorlagen an. Das ist besonders dann praktisch, wenn Sie mit sehr komplexen und standardisierten Projektstrukturen arbeiten. Bei Bedarf lassen sich die Projektvorlagen jederzeit auf neue Situationen anpassen. Wenn Sie nur Aspekte eines Projektes benötigen, haben Sie die Möglichkeit, auch nur bestimmte Teile der Vorlage in Ihr neues Projekt zu importieren. So müssen Sie nicht für jeden erdenklichen Fall eine eigene Vorlage anlegen.
Durch die Verwendung von Rollen und Rechten koordinieren Sie gezielt die Arbeit Ihres Teams. Mit Workflows, Notizen und einem eigenen FAQ kommunizieren Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zu Ihren Projekten. Features wie einen eigenen Chat beziehungsweise Sprach- und Videocalls wie etwa die Webkonferenzen in PROAD finden Sie in Projektron BCS nicht.
Mit Workflows Kommunikationswege verkürzen
Mit den Workflows automatisieren Sie den Weg, den Ihre erledigten Projektaufgaben nehmen. Dazu müssen Sie lediglich vorab einen Workflow für bestimmte Aufgaben oder Projekte festlegen. Mit den Verantwortlichkeiten steuern Sie, bei wem die Aufgabe nach Abschluss des vorherigen Schrittes landet. Die betreffenden Bearbeiter werden über die neue Aufgabe benachrichtigt und finden diese dann auch in deren persönlichem Dashboard. So ersparen Sie sich viele Kick-Off Meetings, Mails und Anrufe.
Interne Kommunikation mit Tickets
Um interne wie externe Anfragen zu bearbeiten, nutzen Sie in Projektron BCS das Ticketsystem. Damit kommunizieren Sie alle Arten von Zwischenfällen, die für Ihre Projekte relevant sind. Die Tickets lassen sich jederzeit updaten und bilden Kommentare und Änderungen als eignen Verlauf ab. Das ist gerade für das spätere Reporting spannend, wenn Sie Projektverläufe und eventuelle Fehler analysieren möchten. Auch gehen so die separaten Tickets nicht ungesehen in Ihrem E-Mail-Postfach unter.
Rollen und Lizenzen vergeben
Projektron BCS erlaubt Ihnen über verschiedene Wege die Rechte und Möglichkeiten Ihrer User sehr genau einzustellen. Sie benötigen dafür allerdings die Bearbeitungsrechte als Administrator. Der erste Schritt besteht darin, beim Erwerb von Projektron BCS Ihre Lizenzen so zu wählen, dass Sie nur benötigte Funktionen verwalten müssen. Welche der gewählten Funktionen letztendlich von Mitarbeitern genutzt werden können, bestimmen Sie über die Lizenzrechte, die Sie den jeweiligen Nutzern zuordnen, so wie die Benutzerrollen und die Zugriffsrechte auf Seiten.
Die Berechtigungen einzustellen und zuzuweisen benötigt bei der Einrichtung durchaus Zeit und Geduld, bleibt aber als zukünftiges Rechte-Regelwerk im Hintergrund bestehen, an dem Sie später selten Änderungen vornehmen müssen. Haben Sie einmal alles definiert, profitieren Sie von der automatischen Zuweisung von Rechten über die von Ihnen vergebenen Rollen.
Mit Zuordnungen Projektrechte definieren
Wenn Sie bestimmte Bearbeitungsrechte nicht global, sondern projektspezifisch vergeben möchten, tun Sie das über Zuordnungen. Diese bestimmen Sie beim Anlegen eines neuen Projektes. So können Sie Zugriffsrechte von Mitgliedern unabhängig von deren Rollen beschränken oder erweitern. Das lässt Sie flexibel und situationsabhängig entscheiden, wer wie viele Änderungen in Ihren Projekten vornehmen darf. Sind Sie mit den Rechten der Zuordnungen nicht zufrieden, passen Sie diese im Administrator-Reiter an.
Fragen mit dem eigenen FAQ beantworten
Mit dem Reiter “FAQs” erhalten Sie in Projektron BCS ein praktisches Tool, mit dem Sie Ihren eigenen Mitarbeitern bei Fragen eine erste Anlaufstelle bieten. Sie hinterlegen an dieser Stelle wichtige Fragen und Antworten, die im Laufe Ihrer Projekte besonders häufig zur Sprache kommen. Damit verhindern Sie, dass Ihre Teamkollegen bei Unklarheiten sofort einen Vorgesetzten oder Kollegen um Rat fragen müssen. Das erspart Ihren Mitarbeitern unnötige E-Mails oder Telefonate und fördert damit einen ungestörten Workflow.
Zusätzlich erleichtert Ihnen ein FAQ die Einarbeitung neuer Arbeitskräfte, die entweder noch gar nicht in Ihrem Unternehmen tätig waren oder mit den Projekten Ihrer Abteilung nicht vertraut sind. Hier haben Sie die Möglichkeit, wichtige Dokumente, Leitfäden und Hilfestellungen für solche Fälle zu hinterlegen. Praktisch: Beim Anlegen des FAQs teilen Sie die Fragen spezifischen Projekten zu. So lässt sich für jedes Projekt ein eigener Katalog mit kontextbezogenen Fragen und Antworten erstellen.
Projektron BCS bietet Ihnen die wichtigsten Zeitmanagementfeatures wie das Kalendertool und die integrierte Zeiterfassung.
Schlanke Kalenderansicht
Sie finden den Kalender im Abschnitt “Mein Bereich”. Hier planen Sie Termine nicht nur nach Tagen, sondern auch für bestimmte Uhrzeiten. So verlieren Sie wichtige Termine mit zeitlicher Befristung, wie etwa Meetings oder Schließungszeiten bei Kunden, nicht aus den Augen. Sie können auch dank der Funktion “Unsichtbar” private Termine hier eintragen, ohne diese den Kollegen unabsichtlich offen zu legen.
Eine praktische Funktion: Wenn der Termin sich auf Ihre Ressourcen auswirkt, also beispielsweise Personal oder Räumlichkeiten in Anspruch nimmt, geben Sie dies im Termin einfach mit an. Projektron BCS blockiert die entsprechenden Ressourcen dann automatisch.
Zeiterfassung in der Anwendung
Die Zeiterfassung in Projektron erfolgt meistens über den Reiter “Mein Bereich”. Hier finden Sie in der Ansichtsübersicht unter dem Abschnitt “Zeiterfassung” mehrere Optionen für Ihre Buchungen.
Einzelbuchen
An dieser Stelle buchen Sie Aufwände für einzelne Aufgaben. Sie sehen außerdem, wie viel Zeit bereits in die Aufgabe geflossen ist und wie lange Sie und Ihr Team noch für die Bearbeitung brauchen dürfen.
Tagesbuchen
In Ihren Tagesbuchungen vermerken Sie, an welchen Aufgaben Sie an einem bestimmten Tag gearbeitet haben. Dabei steht es Ihnen offen, die Aufwände auf Aufgaben, Termine, Tickets und Workflows zu buchen.
Wochenbuchen
In dieser Ansicht tragen Sie zügig und unkompliziert die Aufwände Ihrer gesamten Arbeitswoche ein. Hier lassen sich allerdings nur Bearbeitungsdauern und keine genauen Zeiträume eintragen.
Offline-Zeiterfassung
Haben Sie temporär keinen Zugriff auf das Internet, dann tragen Sie Ihre Zeiten in ein exportiertes CSV-Formular von Projektron BCS ein. Wenn Sie die Datei später wieder importieren, liest das Tool Ihre eingetragenen Aufwände automatisch für Sie aus.
Restaufwandsschätzungen
In dieser Sektion tragen Sie ein, wie viel Zeit Sie voraussichtlich noch für den Abschluss Ihrer Projektaufgaben benötigen werden. Das hilft dem PMO bei der Kalkulation des restlichen Projektes.
Buchungsabschluss
Haben Sie alle Aufgaben in Ihrem Pensum erledigt, reichen Sie Ihre Aufwände für den Buchungsabschluss ein. Erst bei Abschluss werden die übermittelten Daten für die endgültige Abrechnung freigegeben.
Wenn Sie Ihre Zeiten sofort buchen möchten, nutzen Sie die Zeiterfassung via Stoppuhr. Diese finden Sie in der rechten oberen Ecke Ihrer Hauptansicht. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche “Starten” und wählen Sie die Aufgabe aus, auf die der Aufwand gebucht werden soll.
Mit Projektron BCS nutzen Sie eine ganze Palette an Berichten, mit denen Sie Ihre Projekte bei Bedarf bis ins Kleinste auswerten und optimieren. Mit dem Dashboard behalten Sie dabei die Übersicht.
“Mein Bereich” als Dashboard
Der Reiter “Mein Bereich” dient Ihnen als Ihr persönliches Cockpit in Projektron BCS. In unterschiedlichen Widgets bekommen Sie hier alle für Sie relevanten Informationen zusammengefasst, wie Ihre persönlichen Termine, Aufgaben, erfasste Arbeitszeit oder offene Tickets. So erfassen Sie im Schnelldurchlauf alle fälligen Aufgaben und entscheiden dann, was als erstes zu erledigen ist ‒ ganz ohne lästiges Durchsuchen von Projektordnern.
Anpassbare Projektübersichten
Um als Projektleiter alles unter Kontrolle zu behalten, erhalten Sie mit Projektron BCS die Ansicht “Projektüberblick”. Diese Ansicht zeigt Ihnen zusammengefasst die wichtigsten Eckdaten Ihres Projektes und ob sich die jeweiligen Kosten und Aufwände im kalkulierten Rahmen bewegen. Die einzelnen Widgets lassen sich hierbei per Drag-and-Drop neu anordnen und mit einem Mauszug auf die gewünschte Größe anpassen. So verlieren Sie keinen wichtigen Datensatz aus dem Blick.
Eine anschauliche Ressourcenauslastung
Eine wichtige Ansicht für Ihr Controlling ist die Auslastung. Hier bietet Ihnen Projektron BCS verschiedene Optionen. Zum einen verschaffen Sie sich mit dem Auslastungsgebirge einen Überblick über die Kapazitäten Ihrer Organisation oder einzelnen Abteilungen. Rechts neben dem Diagramm finden Sie aufgeschlüsselt die Projekte, die Aufwände im Diagramm verursachen.
Haben Sie mit dem Gebirge Überlasten identifiziert, wechseln Sie in die Ressourcenauslastung Ihrer jeweiligen Projekte. Mit dieser erkennen Sie wie in Asana frühzeitig Überlastungen und Leerläufe einzelner Mitarbeiter in anschaulichen Mini-Diagrammen und haben die Möglichkeit, rechtzeitig gegenzusteuern. Die Auslastung der Mitarbeiter wird dabei ausgehend von deren hinterlegtem Arbeitszeitmodell berechnet. Eine Bearbeitung der Aufgabenverteilung direkt in der Ansicht ist über den unteren Aktionsbutton möglich.
Präzise Budget- und Kostenauswertungen
Projektron BCS bietet Ihnen ein feingliedriges System für Ihr Budgetmanagement. Dabei berechnen Sie hier sowohl große Posten wie Projektbudgets als auch einfache Spesen. So muss die Abrechnung nicht über ein separates Programm laufen und Sie erledigen den Rechnungsprozess kontextbezogen direkt in Ihrem PM-Tool. Mit weiteren Ansichten wie “Kostenträger” und “Kostenstellen” bearbeiten Sie die präzise die Budgetflüsse innerhalb Ihres Unternehmens.
Planungen mit Basisplänen vergleichen
Die Basispläne gehören schon zu den höheren Weihen des Projektmanagements. Mit diesen Plänen vergleichen Sie Projektplanungen, indem Sie diese direkt gegenüberstellen. Projektron BCS nutzt hierbei farbige Markierungen, um Änderungen und Wertunterschiede hervorzuheben. So sehen Sie sofort, wo sich Projektpläne unterscheiden und ob einer der Pläne Ihnen nicht sogar wirtschaftliche Vorteile bringen würde.
Ebenenspezifisches Dokumentmanagement
Wie in eigentlich allen Projektmanagement-Tools ist auch in Projektron BCS die Möglichkeit zur Dokumentenablage gegeben. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Dokumente wie in Wrike auf verschiedenen Projektebenen abzulegen. Die kleinsten Einheiten sind die einzelnen Aufgaben, die größten die übergeordneten Projekte. Um an die Dokumentenablage zu gelangen, wählen Sie diese in der Ansichtsauswahl unter “Eigenschaften”. Hier laden Sie Dokumente und Skizzen einfach per Drag-and-Drop in das entsprechende Projekt hoch.
Haben Sie Dateien hochgeladen, lassen sich diese aus Projektron BCS heraus mit Word sofort öffnen und bearbeiten. Auch ist es ihnen möglich, Dateien in der Dokumentenablage miteinander zu verknüpfen. Das kann dann sinnvoll sein, wenn sich beispielsweise Unterprojekte auf die gleichen Kundenvorgaben beziehen oder Ihnen der gleiche Leitfaden zugrunde liegt.
Projektgruppen verwalten mit Projektportfolios
In Projektron BCS können Sie Projekte nicht nur als Gruppen zusammenfassen, sondern diese direkt in Projektportfolios anlegen ‒ ein wichtiges Feature im Bezug auf Multiprojektmanagement und Controlling. Legen Sie feste Budgets für Ihre Portfolios fest, hinterlegen Sie individuelle Projektkombinationen und nutzen Sie die Tabellen als Vergleichshilfe für Ihr individuelles Reporting.
Mit dem Multi-Projekt-Board alles im Auge behalten
Falls Sie gleich mehrere Projekte verwalten müssen, hilft Ihnen das Multi-Projekt-Board. Hier finden Sie in einem überschaubaren Kanban Board die Aufgaben aller Ihrer Projekte aufgelistet. In dieser Ansicht verschieben Sie die Aufgaben einfach mit Drag-and-Drop. Mit einem Klick auf die Aufgabe, gelangen Sie auf die Stammdatenmaske im richtigen Projekt. So gelangen Sie für die Bearbeitung Ihrer Aufgaben zügig und ohne viel Geklicke in die passenden Projekte und Ordner.
Die Projektron BCS-Tarifübersicht fasst alle eben genannten Funktionen noch einmal für Sie in einer Schnellreferenz zusammen.
Welche Schnittstellen hat Projektron BCS?
Abhängig davon, ob Sie sich für das volle ”Projektron BCS” oder den kleinen Bruder “.start” entscheiden, unterscheidet sich die Anzahl von Integrationen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Zu den wichtigsten Schnittstellen gehören JIRA, Wiki-Anwendungen wie Confluence, IBM Lotus Applikationen, große Teile des Microsoft Office Angebots und DATEV. Über das Import-Export-Modul tauschen Sie Informationen zwischen Ihren wichtigsten Tools aus, wie etwa zwischen Datenbanken und Tabelleninhalte.
Schnittstellen
Projektron BCS ist an sich ein Tool mit einer schwindelerregenden Zahl an Funktionen, sodass Sie kaum auf andere Programme ausweichen müssen. Sollte dies doch der Fall sein, bietet Ihnen Projektron eine überschaubare aber sinnvolle Palette an Schnittstellen. Hier ein Überblick:
- Adobe Connect
- Confluence
- DATEV
- IBM Lotus Domino
- IBM Lotus Notes
- JIRA
- MS Office 365
- MS Outlook
- MS Project
- Mindjet MindManager
- ProjectWizards Merlin
- und mehr
Zusätzlich stehen Ihnen wichtige Schnittstellen zu Ihren SAP oder CTI-Telefonanlagen zur Verfügung.
Beachten Sie, dass hier erweiterte Kenntnisse im XML-Bereich nötig sind, da Sie die Schnittstellen manuell zusammenführen. Kenntnisse der Apache Commons JEXL-Syntax und der Datenbanksprache SQL sind für Sie hier ebenfalls von großem Vorteil.
Wie benutzerfreundlich ist Projektron BCS?
Das, was Projektron von anderen Tools abhebt, ist sein gewaltiger Funktionsumfang, der auch leider mit einer gewissen Sperrigkeit einhergeht. Das Onboarding ist eine recht langfristige Angelegenheit und für Neulinge nur dank Präsentation, Handbuch und Video-Tutorials machbar. Hat man die Grundfunktionen aber verstanden, eröffnen sich die vielfältigen Möglichkeiten, die Projektron BCS bietet. Die Optik ist recht textlastig und schlicht auf Funktionalität ausgelegt. Damit ist Projektron BCS zwar mächtig, aber auch etwas langweilig.
Langfristiges Onboarding, aber viele Funktionen
Während andere Tools mit einem kinderleichten Onboarding punkten, fühlt sich der Einstieg in Projektron BCS eher an wie eine Führerscheinprüfung. Ohne Handbuch, Schulung und Tutorials werden es besonders Neulinge schwer haben, Projektron BCS zu verstehen. Das ist zu großen Teilen dem Umfang an Funktionen geschuldet, der Projektron BCS im aktuellen Projektmanagement-Vergleich zu einem der umfangreichsten Tools überhaupt macht. Glücklicherweise erhalten alle Kaufinteressenten eine individuelle und kostenlose Präsentation, in der Ihnen ein Mitarbeiter Projektron BCS vorab demonstriert.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, sich in Seminaren und Workshops vom Anbieter entsprechend vor Ort oder online schulen zu lassen. Haben Sie die Grundzüge der Bedienung erst verstanden, eröffnen sich schnell die vielen Möglichkeiten, die Ihnen das Tool bietet. Diese werden durch die Video-Tutorials sinnvoll erklärt, auch wenn diese teils nicht mehr ganz aktuell sind. Wenn Sie also gewillt sind, Zeit und Geduld in das Onboarding zu investieren, erhalten Sie ein Werkzeug, das den Funktionsumfang vieler Konkurrenten recht alt aussehen lässt.
Halb gute, halb umständliche Bedienung
Da Projektron BCS gerade für große Unternehmen mit vielen Angestellten ausgelegt ist, fällt gerade bei diesem Tool die Autovervollständigung angenehm auf. Sie verhindert, dass Sie sich durch massive Datensätze an Mitarbeitern wühlen müssen, um eine einzige Eingabe in einem Formular zu tätigen. Ein weiterer angenehmer Aspekt von Projektron BCS ist, dass es an vielen Stellen einfache Drag-and-Drop-Lösungen bietet, wie etwa bei der Anordnung der Ansichten-Reiter oder beim Verschieben von Aufgaben im Projektbaum.
Was die restliche Bedienung von Projektron BCS angeht, ist die sehr stark vom Kenntnisstand des Anwenders abhängig. Wenn Sie wissen, was Sie genau benötigen, stellen Sie alle überflüssigen Ansichten einfach aus und erfreuen sich an einer schmaleren und übersichtlicheren Version des Tools. Wer nicht in Projektron BCS eingearbeitet ist, der wird wohl viel Zeit mit Suchen verbringen, um die gewünschten Eingabefelder zu finden und auszufüllen.
Tatsächlich wird durch den Anbieter selbst von der Nutzung von Projektron ohne Schulung stark abgeraten. Hier wird eher das Trainier-Prinzip verfolgt, bei dem ein geschulter Admin das Wissen über die Software an seine Kollegen weitergibt.
Oldschool-Look
Projektron BCS gibt es schon seit einer ganzen Weile und das sieht man dem Tool auch an. Während die jüngeren Mitbewerber wie etwa awork oder MeisterTask mit minimalistischen und grafisch modernen Interfaces arbeiten, setzt dieses Tool auf den leicht anachronistischen Aktenschrank-Look. Während manche das wohl angenehm unaufgeregt finden, sorgt der Anblick bei anderen für Langeweile. Hier entscheidet am Ende wohl der persönliche Geschmack.
Die Fast-App von Projektron BCS
Eine ausgewiesene native App von Projektron BCS gibt es im Gegensatz zu Tools wie zum Beispiel monday.com leider nicht. Allerdings erhalten Sie beim Erwerb des Tools Zugriff auf die Progressive Web App. Diese ermöglicht Ihnen, unterwegs und offline Zeiten und Spesen für Ihr Controlling zu erfassen. Möchten Sie die Web-App nicht nutzen, dann verwenden Sie die mobil-responsive Seite des Anbieters, die SIe auf allen Mobilgeräten abrufen können.
Für klassische und agile Methoden geeignet
Ein großes Plus der Software ist Ihre Auslegung auf klassische und agile Projektmanagement-Methoden. Bei letzteren fokussiert sich Projektron nicht nur auf das bei Programmierern besonders beliebte Scrum, sondern weist auch eine besondere Zertifizierung für die PRINCE2-Methode vor. Zusätzlich unterstützte Vorgehensweisen sind IPMA, PMI, AutomotiveSPICE und Hermes.
Wie sicher ist Projektron BCS?
Projektron BCS stammt von einem deutschen Anbieter und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Zusätzlich punktet der Anbieter Projektron mit einem Tier IV Klasse Rechenzentrum mit redundanten ISP POP. Die Übertragung Ihrer Daten ist mit einer 256-Bit-SSL-Verschlüsselung nach TLS 1.2 Standard gesichert. Wenn Sie die Cloud-Lösung der Software wählen, erfolgt das Hosting in Deutschland und unterliegt der DSGVO. Dank des hauseigenen ISMS-Teams werden die Vorgaben derselben und deren Einhaltung dauerhaft überprüft.
Sobald Sie Projektron BCS kaufen und auf einem eigenen Server betreiben, sind Sie selbst für die Gewährleistung des Datenschutzes im Sinne der DSGVO verantwortlich. Um das Tool dementsprechend sicher zu betreiben, sollten Sie einen Spezialisten zurate ziehen oder sich mit einem fachkundigen Juristen in Verbindung setzen.
Welchen Kundenservice bietet Projektron BCS?
Besonders stark vertreten ist der persönliche Support beim Anbieter. Ihnen stehen individuelle Schulungen, Präsentationen, Workshops und feste Sprechstunden für “Projektron BCS.start” zur Verfügung. Per Ticket und Fernwartung übernehmen die Projektron-Mitarbeiter Ihre akute Problemlösung. Möchten Sie selbst Probleme beheben, greifen Sie auf die ausführliche Dokumentation, die FAQs und die Video-Tutorials zurück. Der Anbieter ist außerdem per Hotline und E-Mail für Sie und Ihr Team erreichbar.
Präsentationen vor Kauf
Bevor Sie Projektron BCS überhaupt kaufen, erhalten Sie kostenlos eine anderthalb- bis zweistündige Präsentation zum Tool. Die ist auch notwendig, denn gerade PM-Anfänger werden mit der Funktionsfülle von Projektron BCS wohl erstmal überfordert sein. Diese Schulung richtet sich vor allem an die späteren Admins, die als Trainer das erworbene Wissen an den Rest des Unternehmens vermitteln.
Tooltips als Gedächtnisstütze
Wenn sie in Projektron mit der Maus über verschiedene Elemente fahren, werden Ihnen automatisch kurze Tooltips eingeblendet. Das ist sowohl für die erste Orientierung nützlich als auch als Gedächtnisstütze, sollten Sie eine Funktion lange nicht genutzt haben.
Kostenpflichtige Webinare und Workshops
Die Projektron GmbH bietet Ihnen zwei Webinare zu den Themen Admin und Mehrwertsteuer an. Diese kosten Sie allerdings etwas. Wenn Sie das Admin-Seminar buchen, zahlen Sie die einmaligen Kosten von 270€ erst, nachdem Sie Projektron BCS auch erworben haben. Das Mehrwertsteuer-Webinar hingegen kostet Sie kein Geld, allerdings zwei Stunden Ihres Support-Budgets. Zusätzlich werden kostenpflichtige Workshops für Einsteiger und Themen für Fortgeschrittene angeboten.
