BCS (ehemals Projektron BCS) ist eine deutsche ERP-Software der Firma Projektron, die je nach bestelltem Umfang mit einer gigantischen Menge an Funktionen daherkommt. Vom simplen Kanban Board bis zur haargenauen Budgetberechnung ist in diesem Tool nahezu alles möglich. Dementsprechend ist das Onboarding je nach gebuchtem Funktionspaket recht komplex, denn das Tool bietet jede Menge Register, Ansichten und Felder, die ein gewisses Know-How verlangen. Die Software richtet sich daher eher an erfahrene Projektleiter, die genau wissen, was Ihr Tool benötigt und wie man die entsprechenden Funktionen bedient. Eine angenehme Eigenschaft von BCS: seine Vorlagen und Assistenten berücksichtigen sowohl klassische, als auch agile PM-Systeme. Die Oberfläche des Tools ist weniger schick als bei der Konkurrenz und lässt ein wenig das Alter der Software erahnen. Dennoch läuft diese stabil und bietet an manchen Stellen sinnvolle Bedienoptionen, wie beispielsweise Drag-and-Drop oder die Mehrfachauswahl. Wer gerne genaue Einstellungen für Dateizugriffe hätte, der ist mit BCS gut bedient. Hier verteilen Sie abhängig von Projekt und Person flexibel und passgenaue Zugriffsrechte an Ihre Teammitglieder. BCS eignet sich für mittlere bis große Betriebe mit eigenem PMO, die genaue Projektaufzeichnungen und ein exaktes Reporting benötigen.

Was kostet BCS?

Die Software gibt es für Sie in zwei Versionen. “BCS.light” ist der kleinere Tarif mit eingeschränktem Funktionsumfang. Diesen gibt es in der Cloud-Version ab 20 €/Monat/User. Die Vollversion “BCS” gibt es ebenfalls in der Cloud, wobei sich die Hostingkosten aus dem gebuchten Funktionsumfang berechnen. Für 4 % des Lizenzpreises können Sie die BCS-Versionen auch mieten oder alternativ zum Vollpreis kaufen.

Welche Funktionen hat BCS?

BCS bietet als Ansichten Tabellen, Gantt Charts, Kanban Boards, Strukturbäume und mehr. Jeder Beteiligte, jeder Kostenaufwand und jede kleinste Information zu einem Projekt findet Platz in einer der vielen detaillierten Projektmasken. Zusätzlich beinhaltet die Software spezielle PM-Funktionen, wie etwa Basispläne, komplexe Dashboards, Ressourcenpläne und Budgetberechnungen. Dank sehr genauer Rechteeinstellungen sind Ihre Projektdaten optimal vor unbefugtem Zugriff geschützt.

BCS eignet sich mit seinen Zeitplänen und Gantt Charts besonders für die klassische Projektplanung, bringt mit dem Kanban Board aber auch Tools für agil arbeitende Teams mit. Als weitere Hilfe gibt Ihnen der Anbieter den Planungsassistenten an die Hand.

Mit dem Zeitplan Ihre Projekte durchplanen

Mit dem Zeitplan legen Sie den zeitlichen Ablauf Ihres Projektes fest. Das geht entweder über die manuelle Eingabe in der Tabelle oder mit Drag-and-Drop auf der Zeitachse. Die Aufgabenlängen bearbeiten Sie einfach per Mauszug. Abhängigkeiten bearbeiten Sie mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Linie. Abhängigkeiten anzulegen funktioniert in dieser Ansicht nicht. Sie finden den Zeitplan entweder als Schritt in Ihrer Projekterstellung oder unter dem Plus-Reiter als Ansicht im Abschnitt “Planung ‒ Struktur und Inhalt”.

Neben dem Zeitplan existiert in BCS noch ein separates Gantt Chart für Ihr Reporting. Zwar ähneln sich die Ansichten, doch nur der Zeitplan erlaubt Ihnen, die Termine Ihrer Projektaufgaben zu bearbeiten.

Die zeitliche Planung Ihres Projekts wird durch den Zeitplan stark vereinfacht

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Mit dem Kanban Board Ihre täglichen Aufgaben verwalten

Das Kanban Board ist schlicht gestaltet und bietet Ihnen einen geordneten Überblick über Ihren Workload in Ihrem gewählten Projekt-Element. Mit den horizontalen Swimlanes, die Sie in ähnlicher Form auch beispielsweise in Jira finden, wissen Sie auf einen Blick, welche Priorität Ihren Aufgaben zugeordnet ist. Mit einfachem Drag-and-Drop platzieren Sie Aufgaben entsprechend Ihrem Status neu. Diese reduzierte Ansicht hilft Ihnen, sich als ausführender Mitarbeiter auf einzelne Projektbereiche und deren Umsetzung zu fokussieren.

Mit den Kanban Board fokussieren Sie sich auf die Umsetzung einzelner Projektabschnitte

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Dank Assistenten besser nach Methodik planen

BCS bietet Ihnen einen Assistenten für die Projektplanung, der Sie durch die Erstellung und Bearbeitung Ihrer Projekte begleitet. Da BCS eine gewaltige Menge an Einstellungsmöglichkeiten bietet, hilft Ihnen der Assistent dabei, die für Sie relevanten Felder zu füllen und alle nebensächlichen Informationen erst später bei Bedarf im Projektverlauf zu berücksichtigen. Das ist für PM-Profis eine nette Komfortfunktion und für Neulinge eine sinnvolle Einstiegshilfe.

Die Projektplanung der Assistenten umfasst etwa 7 bis 13 Schritte, in denen Sie alle grundlegenden Informationen über das Projekt festhalten. Dazu gehören Kundendaten, geplante Aufwände, Sachkosten, Ressourcen und dergleichen mehr. Der Assistent trägt für Sie bestimmte Voreinstellungen in Ihr Projekt ein, fügt Schritte hinzu oder lässt sie aus, abhängig davon, welchen Assistenten Sie ausgewählt haben. Hier ein paar Beispiele:

Um Projekte auch in großen Firmen und mit vielen Beteiligten zu einem erfolgreichen Ende zu führen, bietet Ihnen BCS detaillierte Projektübersichten und lässt Sie Ihr Unternehmen mit seinen Abteilungen abbilden. Auch lassen sich mit dem Tool Aspekte wie Workload und Budget planen. Vorlagen helfen Ihnen bei der Einrichtung Ihrer Projektpläne.

Umfassende Projektübersicht

Im Reiter “Projekte” finden Sie alle angelegten Projekte Ihres Unternehmens, die Sie als umfassende Baumstruktur ausklappen können. Damit verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Projekte in Ihrem Unternehmen gerade umgesetzt werden oder wie komplex sie ausfallen. Auch greifen Sie von hier aus auf die Projektvorlagen und das Archiv zu. Um Ihre Vorhaben besser zu unterteilen, legen Sie Projekte, Projektgruppen und Unterprojekte an. So schaffen Sie klar definierte Arbeitsräume für Ihr Team.

Die Baumstruktur der Projektansicht in BCS

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Ein nettes Gimmick: Wenn Sie ein neues Projekt anlegen, erlaubt Ihnen BCS eine Unterscheidung zwischen Projekten und Betriebstätigkeiten. Damit lassen sich leicht interne Aufgaben unabhängig von anderen Projekten verwalten, wie beispielsweise Team-Meetings, Büroorganisation, Betriebsfeiern und dergleichen.

Das eigene Unternehmen abbilden

Wenn Sie Teil eines sehr großen Unternehmens sind oder sich um das Personalwesen kümmern, dann ist der Reiter “Intern” der richtige für Sie. Im Firmenbaum legen Sie die Struktur Ihres Unternehmens an, geben Abteilungen ein und hinterlegen die entsprechenden Mitarbeiter. Mit dieser Ansicht wissen Sie jederzeit, wo Sie welchen Ansprechpartner finden. Außerdem haben Sie hier Zugriff auf notwendige Kontaktdaten, um wichtige Informationen an Ihre Teams weiterzuleiten.

Im Reiter “Intern” hinterlegen Sie Ihre Betriebsstrukturen

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

In dieser Ansicht verwalten Sie auch die Informationen zu einzelnen Mitarbeitern wie Name, Telefonnummer und E-Mail Adresse. Geben Sie in BCS zusätzlich an, welcher interne Stundensatz für den Mitarbeiter berechnet wird, wie viele Urlaubstage verbleiben und wie viele Wochenstunden die Person vertraglich leistet. Mit all diesen Angaben ist BCS nicht nur als Projektmanagement-Tool, sondern auch als digitale Hilfe im Personalbüro geeignet.

In BCS lassen sich wichtige Mitarbeiterdaten für das Personalwesen hinterlegen

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Ressourcenliste für Firmeneigene Materialien

Eine Besonderheit von BCS ist die Bereitstellung einer eigenen Ressourcenliste, die an bestimmte Funktionen in Ihrer Projektplanung geknüpft ist. In dieser Liste tragen Sie alle Mittel Ihres Unternehmens ein, die nicht mit den Mitarbeitern zu tun haben. Das wären beispielsweise Fahrzeuge, Räumlichkeiten, Lagerbestände, EDV-Geräte oder Werkzeuge. So halten Sie nicht nur genau die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter im Blick, sondern auch, ob diese überhaupt die notwendigen Mittel für die Verrichtung Ihrer Arbeit zur Hand haben.

Mit der Ressourcenliste von BCS verwalten Sie Ihre Arbeitsmaterialien im Unternehmen

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Adressbuch für externe Kontakte

Unter dem Reiter “Extern” speichern Sie wie bei factro alle Kooperationspartner Ihres Unternehmens ab. Das sind (je nach Branche) Kunden, Lieferanten, Vertriebsstellen, Lektoren oder auch Bewerber. Auch hier legen Sie Strukturbäume an und füllen Sie mit den entsprechenden Kontakten auf. Da Sie die Strukturen selbst anlegen, bestimmen Sie individuell, wie fein die Aufteilung der Kontakte ausfallen soll. So haben Sie alle Adressen an einem Ort, wissen wer zu welchem Unternehmen gehört und suchen nicht ewig nach den entsprechenden Visitenkarten.

Für eine verbesserte Nachvollziehbarkeit im Umgang mit Ihren Kunden sorgt die Kontakthistorie. Hier senden und verschicken Sie E-Mails ein, machen sich Notizen und hinterlegen die Relevanz des Kontaktes für Ihren Vertrieb. Die Schnittstelle mit Ihrer Telefonanlage lässt Sie zusätzlich Kunden aus BCS heraus anrufen oder zeigt Ihnen den Kontakt hinter eingehenden Telefonaten an. Das macht BCS zum wertvollen Tool in Ihrem CRM-Prozess.

BCS für Ihre Rechnungen verwenden

Wenn Sie mit Kunden arbeiten, dann ist das Rechnungsfeature für Sie interessant. Hier überprüfen Sie die Buchungen Ihrer Mitarbeiter, schlüsseln diese nach Bedarf für den Kunden auf, korrigieren falsche Buchungen und erstellen eine fertige Rechnung. Welche Buchungen in Ihre Abrechnung einfließen sollen, stellen Sie bei der Erstellung des jeweiligen Projektes ein. Die fertigen Rechnungen senden Sie dann aus BCS per Mail an Ihre Kunden.

BCS unterstützt bereits XRechnungen und das ZUGFeRD-Format. Die Nutzung dieser Standards ist bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung im öffentlichen Dienst seit dem Jahr 2020 gesetzlich vorgeschrieben.

Da Sie die Möglichkeit haben, Kontaktdaten, Kommunikation und Rechnungen zu verwalten, benötigen Sie unter Umständen kein separates CRM-System mehr ‒ vorausgesetzt diese Funktionen genügen Ihnen im Bezug auf den Kundenkontakt. Damit sparen Sie sich den Wechsel zwischen Programmen und zusätzliche Lizenzgebühren.

Um auf dieses Feature zugreifen zu können, benötigen Sie in BCS die Faktura-Lizenz und die Rolle “Rechnungsmanager”.

In BCS erstellen Sie ohne Probleme Rechnungen für Ihre Kunden

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Umfassende Einstellungsmöglichkeiten in der Administration

Mit den entsprechenden Berechtigungen erhalten Sie Zugriff auf den Adminbereich. Einer der wichtigsten Bereiche hier ist die Ansichtsverwaltung. Damit entscheiden Sie bei der Einrichtung, welche Arbeitsbereiche Ihre Mitarbeiter zukünftig nutzen sollen und welche Sie vielleicht gar nicht benötigen. Überflüssige Bereiche blenden Sie dementsprechend wie in Stackfield einfach aus. Das schafft im umfangreichen Werkzeugkasten von BCS die nötige Ordnung.

Als Administrator von BCS haben Sie immer den Überblick über alle Zahlen und Daten und können globale Anpassungen vornehmen

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Mit Vorlagen die Planung vereinfachen

Um die Anlage neuer Projekte zu vereinfachen, legen sie unter “Projekte” Vorlagen an. Das ist besonders dann praktisch, wenn Sie mit sehr komplexen und standardisierten Projektstrukturen arbeiten. Bei Bedarf lassen sich die Projektvorlagen jederzeit auf neue Situationen anpassen. Wenn Sie nur Aspekte eines Projektes benötigen, haben Sie die Möglichkeit, auch nur bestimmte Teile der Vorlage in Ihr neues Projekt zu importieren. So müssen Sie nicht für jeden erdenklichen Fall eine eigene Vorlage anlegen.

Mit Vorlagen legen Sie in BCS schneller Ihre Projekte an

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Durch die Verwendung von Rollen und Rechten koordinieren Sie gezielt die Arbeit Ihres Teams. Mit Workflows, Notizen und einem eigenen FAQ kommunizieren Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zu Ihren Projekten. Features wie einen eigenen Chat beziehungsweise Sprach- und Videocalls wie etwa die Webkonferenzen in PROAD finden Sie in BCS nicht.

Mit Workflows Kommunikationswege verkürzen

Mit den Workflows automatisieren Sie den Weg, den Ihre erledigten Projektaufgaben nehmen. Dazu müssen Sie lediglich vorab einen Workflow für bestimmte Aufgaben oder Projekte festlegen. Mit den Verantwortlichkeiten steuern Sie, bei wem die Aufgabe nach Abschluss des vorherigen Schrittes landet. Die betreffenden Bearbeiter werden über die neue Aufgabe benachrichtigt und finden diese dann auch in deren persönlichem Dashboard. So ersparen Sie sich viele Kick-Off Meetings, Mails und Anrufe.

Mit Workflows verschieben Sie Aufgaben automatisiert an die zuständigen Personen

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Interne Kommunikation mit Tickets

Um interne wie externe Anfragen zu bearbeiten, nutzen Sie in BCS das Ticketsystem. Damit kommunizieren Sie alle Arten von Zwischenfällen, die für Ihre Projekte relevant sind. Die Tickets lassen sich jederzeit updaten und bilden Kommentare und Änderungen als eignen Verlauf ab. Das ist gerade für das spätere Reporting spannend, wenn Sie Projektverläufe und eventuelle Fehler analysieren möchten. Auch gehen so die separaten Tickets nicht ungesehen in Ihrem E-Mail-Postfach unter.

Mit den Tickets kommunizieren und dokumentieren Sie wichtige Änderungen in Ihren Projekten

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

In der Ticketverwaltung spart vor allem die neue KI eine Menge Zeit. Das System erstellt auf Wunsch automatisch kompakte Zusammenfassung für jedes Ticket. So erfasst du komplexe Probleme in wenigen Sekunden. Zusätzlich liefert BCS passende Antwortvorschläge, was auch die Kommunikation beschleunigt. Sehr schön!

Rollen und Lizenzen vergeben

BCS erlaubt Ihnen über verschiedene Wege die Rechte und Möglichkeiten Ihrer User sehr genau einzustellen. Sie benötigen dafür allerdings die Bearbeitungsrechte als Administrator. Der erste Schritt besteht darin, beim Erwerb von BCS Ihre Lizenzen so zu wählen, dass Sie nur benötigte Funktionen verwalten müssen. Welche der gewählten Funktionen letztendlich von Mitarbeitern genutzt werden können, bestimmen Sie über die Lizenzrechte, die Sie den jeweiligen Nutzern zuordnen, so wie die Benutzerrollen und die Zugriffsrechte auf Seiten.

Die Berechtigungen einzustellen und zuzuweisen benötigt bei der Einrichtung durchaus Zeit und Geduld, bleibt aber als zukünftiges Rechte-Regelwerk im Hintergrund bestehen, an dem Sie später selten Änderungen vornehmen müssen. Haben Sie einmal alles definiert, profitieren Sie von der automatischen Zuweisung von Rechten über die von Ihnen vergebenen Rollen.

Über die Adminkonsole von BCS kreieren Sie passgenaue Rechteprofile für Ihre Rollen

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Mit Zuordnungen Projektrechte definieren

Wenn Sie bestimmte Bearbeitungsrechte nicht global, sondern projektspezifisch vergeben möchten, tun Sie das über Zuordnungen. Diese bestimmen Sie beim Anlegen eines neuen Projektes. So können Sie Zugriffsrechte von Mitgliedern unabhängig von deren Rollen beschränken oder erweitern. Das lässt Sie flexibel und situationsabhängig entscheiden, wer wie viele Änderungen in Ihren Projekten vornehmen darf. Sind Sie mit den Rechten der Zuordnungen nicht zufrieden, passen Sie diese im Administrator-Reiter an.

Fragen mit dem eigenen FAQ beantworten

Mit dem Reiter “FAQs” erhalten Sie in BCS ein praktisches Tool, mit dem Sie Ihren eigenen Mitarbeitern bei Fragen eine erste Anlaufstelle bieten. Sie hinterlegen an dieser Stelle wichtige Fragen und Antworten, die im Laufe Ihrer Projekte besonders häufig zur Sprache kommen. Damit verhindern Sie, dass Ihre Teamkollegen bei Unklarheiten sofort einen Vorgesetzten oder Kollegen um Rat fragen müssen. Das erspart Ihren Mitarbeitern unnötige E-Mails oder Telefonate und fördert damit einen ungestörten Workflow.

Zusätzlich erleichtert Ihnen ein FAQ die Einarbeitung neuer Arbeitskräfte, die entweder noch gar nicht in Ihrem Unternehmen tätig waren oder mit den Projekten Ihrer Abteilung nicht vertraut sind. Hier haben Sie die Möglichkeit, wichtige Dokumente, Leitfäden und Hilfestellungen für solche Fälle zu hinterlegen. Praktisch: Beim Anlegen des FAQs teilen Sie die Fragen spezifischen Projekten zu. So lässt sich für jedes Projekt ein eigener Katalog mit kontextbezogenen Fragen und Antworten erstellen.

Meeting- und Agendaplanung mit dem Präsentationsmodus

Update Januar 2025: Ganz neu an BCS sind Funktionen für die Meeting-Planung und Durchführung sowie der Präsentationsmodus. Mithilfe der Agendaplanung lassen sich Projekt- oder Aufgabenthemen direkt als Agendapunkte einem kommenden Meeting zuordnen und Meetings terminieren. Dabei passen Sie die Agenda dank einfachstem Drag-and-Drop entsprechend der Priorität der einzelnen Gesprächspunkte an. Teilnehmer:innen und Verantwortliche erhalten im Vorfeld eine Zusammenfassung der Agenda und können sich so gezielt auf das Meeting vorbereiten.

Mit der Agendaplanung teilen Sie Ihrem Team bereits im Vorfeld mit, welche Themen während eines anstehenden Meetings besprochen werden sollen

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Während des Meetings sorgt der neue Präsentationsmodus dafür, dass alle Ergebnisse festgehalten werden. Sie gehen Ihre Agenda Punkt für Punkt durch, dokumentieren Ergebnisse und profitieren zusätzlich von einem Timer, um das Meeting effizient zu gestalten.

Im Anschluss an Ihr Meeting lassen sich aus den dokumentierten Ergebnissen neue Aufgaben erstellen oder Folgetermine definieren, sodass die besprochenen Ergebnisse direkt in die Projektarbeit umgesetzt werden können. Verschobene Agendapunkte sind schnell in einen neuen Meetingtermin übertragen. Zusätzlich erstellt BCS automatisch ein Protokoll des Meetings mit den wichtigsten Besprechungsdaten und Notizen.

Das ist hervorragend für Teams, die eng zusammenarbeiten und sich regelmäßig über den aktuellen Stand und die nächsten Schritte absprechen.

BCS bietet Ihnen die wichtigsten Zeitmanagementfeatures wie das Kalendertool und die integrierte Zeiterfassung.

Schlanke Kalenderansicht

Sie finden den Kalender im Abschnitt “Mein Bereich”. Hier planen Sie Termine nicht nur nach Tagen, sondern auch für bestimmte Uhrzeiten. So verlieren Sie wichtige Termine mit zeitlicher Befristung, wie etwa Meetings oder Schließungszeiten bei Kunden, nicht aus den Augen. Sie können auch dank der Funktion “Unsichtbar” private Termine hier eintragen, ohne diese den Kollegen unabsichtlich offen zu legen.

Eine praktische Funktion: Wenn der Termin sich auf Ihre Ressourcen auswirkt, also beispielsweise Personal oder Räumlichkeiten in Anspruch nimmt, geben Sie dies im Termin einfach mit an. BCS blockiert die entsprechenden Ressourcen dann automatisch.

Im Kalender von BCS bringen Sie Ihre zeitlich begrenzten Termine unter

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Wenn Sie Ihre Zeiten sofort buchen möchten, nutzen Sie die Zeiterfassung via Stoppuhr. Diese finden Sie in der rechten oberen Ecke Ihrer Hauptansicht. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche “Starten” und wählen Sie die Aufgabe aus, auf die der Aufwand gebucht werden soll.

BCS bietet Ihnen verschiedene Masken für Ihre Aufwandsbuchungen

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Weitere Tools in der mobilen App

Update Januar 2025: Mithilfe der Progressive Web App von BCS lassen sich nicht nur Zeiten erfassen, sondern auch Kontakte. Mitarbeiter:innen, die auf Messen oder Networking-Veranstaltungen unterwegs sind, können so jederzeit neue Kontakte per App schnell und einfach in Ihr CRM überführen – z.B. durch Scannen von QR-Codes auf Visitenkarten. Nett!

Mit BCS nutzen Sie eine ganze Palette an Berichten, mit denen Sie Ihre Projekte bei Bedarf bis ins Kleinste auswerten und optimieren. Mit dem Dashboard behalten Sie dabei die Übersicht.

“Mein Bereich” als Dashboard

Der Reiter “Mein Bereich” dient Ihnen als Ihr persönliches Cockpit in BCS. In unterschiedlichen Widgets bekommen Sie hier alle für Sie relevanten Informationen zusammengefasst, wie Ihre persönlichen Termine, Aufgaben, erfasste Arbeitszeit oder offene Tickets. So erfassen Sie im Schnelldurchlauf alle fälligen Aufgaben und entscheiden dann, was als erstes zu erledigen ist ‒ ganz ohne lästiges Durchsuchen von Projektordnern.

Über “Mein Bereich” gelangen Sie auf Ihr persönliches Dashboard in BCS

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Anpassbare Projektübersichten

Um als Projektleiter alles unter Kontrolle zu behalten, erhalten Sie mit BCS die Ansicht “Projektüberblick”. Diese Ansicht zeigt Ihnen zusammengefasst die wichtigsten Eckdaten Ihres Projektes und ob sich die jeweiligen Kosten und Aufwände im kalkulierten Rahmen bewegen. Die einzelnen Widgets lassen sich hierbei per Drag-and-Drop neu anordnen und mit einem Mauszug auf die gewünschte Größe anpassen. So verlieren Sie keinen wichtigen Datensatz aus dem Blick.

Der Projektüberblick ist Ihr individuell anpassbares Dashboard für Ihre Projekte

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Eine anschauliche Ressourcenauslastung

Eine wichtige Ansicht für Ihr Controlling ist die Auslastung. Hier bietet Ihnen BCS verschiedene Optionen. Zum einen verschaffen Sie sich mit dem Auslastungsgebirge einen Überblick über die Kapazitäten Ihrer Organisation oder einzelnen Abteilungen. Rechts neben dem Diagramm finden Sie aufgeschlüsselt die Projekte, die Aufwände im Diagramm verursachen.

Mit dem Auslastungsgebirge sehen Sie die Gesamtauslastung Ihrer Organisation oder einzelner Abteilungen

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Haben Sie mit dem Gebirge Überlasten identifiziert, wechseln Sie in die Ressourcenauslastung Ihrer jeweiligen Projekte. Mit dieser erkennen Sie wie in Asana frühzeitig Überlastungen und Leerläufe einzelner Mitarbeiter in anschaulichen Mini-Diagrammen und haben die Möglichkeit, rechtzeitig gegenzusteuern. Die Auslastung der Mitarbeiter wird dabei ausgehend von deren hinterlegtem Arbeitszeitmodell berechnet. Eine Bearbeitung der Aufgabenverteilung direkt in der Ansicht ist über den unteren Aktionsbutton möglich.

Mit der Ressourcenauslastung erkennen Sie frühzeitig überlastete und unterforderte Mitarbeiter

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Präzise Budget- und Kostenauswertungen

BCS bietet Ihnen ein feingliedriges System für Ihr Budgetmanagement. Dabei berechnen Sie hier sowohl große Posten wie Projektbudgets als auch einfache Spesen. So muss die Abrechnung nicht über ein separates Programm laufen und Sie erledigen den Rechnungsprozess kontextbezogen direkt in Ihrem PM-Tool. Mit weiteren Ansichten wie “Kostenträger” und “Kostenstellen” bearbeiten Sie die präzise die Budgetflüsse innerhalb Ihres Unternehmens.

BCS erlaubt Ihnen eine genaue Kostenanalyse Ihrer Projekte

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Planungen mit Basisplänen vergleichen

Die Basispläne gehören schon zu den höheren Weihen des Projektmanagements. Mit diesen Plänen vergleichen Sie Projektplanungen, indem Sie diese direkt gegenüberstellen. BCS nutzt hierbei farbige Markierungen, um Änderungen und Wertunterschiede hervorzuheben. So sehen Sie sofort, wo sich Projektpläne unterscheiden und ob einer der Pläne Ihnen nicht sogar wirtschaftliche Vorteile bringen würde.

Ebenenspezifisches Dokumentmanagement

Wie in eigentlich allen Projektmanagement-Tools ist auch in BCS die Möglichkeit zur Dokumentenablage gegeben. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Dokumente wie in Wrike auf verschiedenen Projektebenen abzulegen. Die kleinsten Einheiten sind die einzelnen Aufgaben, die größten die übergeordneten Projekte. Um an die Dokumentenablage zu gelangen, wählen Sie diese in der Ansichtsauswahl unter “Eigenschaften”. Hier laden Sie Dokumente und Skizzen einfach per Drag-and-Drop in das entsprechende Projekt hoch.

Haben Sie Dateien hochgeladen, lassen sich diese aus BCS heraus mit Word sofort öffnen und bearbeiten. Auch ist es ihnen möglich, Dateien in der Dokumentenablage miteinander zu verknüpfen. Das kann dann sinnvoll sein, wenn sich beispielsweise Unterprojekte auf die gleichen Kundenvorgaben beziehen oder Ihnen der gleiche Leitfaden zugrunde liegt.

Mit der Dokumentenablage von BCS geht kein Teil Ihrer Dokumentation verloren

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Projektgruppen verwalten mit Projektportfolios

In BCS können Sie Projekte nicht nur als Gruppen zusammenfassen, sondern diese direkt in Projektportfolios anlegen ‒ ein wichtiges Feature im Bezug auf Multiprojektmanagement und Controlling. Legen Sie feste Budgets für Ihre Portfolios fest, hinterlegen Sie individuelle Projektkombinationen und nutzen Sie die Tabellen als Vergleichshilfe für Ihr individuelles Reporting.

Projektportfolios erleichtern Ihnen das Multiprojektmanagement

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Mit dem Multi-Projekt-Board alles im Auge behalten

Falls Sie gleich mehrere Projekte verwalten müssen, hilft Ihnen das Multi-Projekt-Board. Hier finden Sie in einem überschaubaren Kanban Board die Aufgaben aller Ihrer Projekte aufgelistet. In dieser Ansicht verschieben Sie die Aufgaben einfach mit Drag-and-Drop. Mit einem Klick auf die Aufgabe, gelangen Sie auf die Stammdatenmaske im richtigen Projekt. So gelangen Sie für die Bearbeitung Ihrer Aufgaben zügig und ohne viel Geklicke in die passenden Projekte und Ordner.

Mit dem Multi-Projekt-Board erlangen Sie in BCS Überblick über alle Ihre Projektaufgaben

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Die BCS-Tarifübersicht fasst alle eben genannten Funktionen noch einmal für Sie in einer Schnellreferenz zusammen.

Prozessoptimierung und -automatisierungen mit dem BPMN-Editor

Update Januar 2025: BCS liefert mittlerweile einen BPMN-Editor (Business Process Model and Notation), um Prozessdefinitionen von Unternehmensprozessen zu erstellen. In der grafischen Oberfläche lassen sich einfache bis komplexe Prozesse – von Urlaubsanträgen bis zu Einkaufsprozessen mit mehreren Genehmigungsstufen – flexibel erstellen und automatisieren. So erhalten alle Verantwortlichen im Prozess automatisch eine Benachrichtigung, sobald der entsprechende Prozessschritt ansteht und bearbeitet werden muss.

Mit dem BPMN-Designer sind wiederkehrende Prozesse schnell definiert und teilautomatisiert

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Damit schafft BCS ein Instrument, um Mitarbeiter:innen auch über Abteilungen hinweg in Business-Prozesse einzubinden und verständlich die wichtigsten Schritte zu kommunizieren.

Wie benutzerfreundlich ist BCS?

Das, was BCS von anderen Tools abhebt, ist sein gewaltiger Funktionsumfang, der auch leider mit einer gewissen Sperrigkeit einhergeht. Das Onboarding ist eine recht langfristige Angelegenheit und für Neulinge nur dank Präsentation, Handbuch und Video-Tutorials machbar. Hat man die Grundfunktionen aber verstanden, eröffnen sich die vielfältigen Möglichkeiten, die BCS bietet. Die Optik ist recht textlastig und schlicht auf Funktionalität ausgelegt. Damit ist BCS zwar mächtig, aber auch etwas langweilig.

Langfristiges Onboarding, aber viele Funktionen

Während andere Tools mit einem kinderleichten Onboarding punkten, fühlt sich der Einstieg in BCS eher an wie eine Führerscheinprüfung. Ohne Handbuch, Schulung und Tutorials werden es besonders Neulinge schwer haben, BCS zu verstehen. Das ist zu großen Teilen dem Umfang an Funktionen geschuldet, der BCS im aktuellen Projektmanagement-Vergleich zu einem der umfangreichsten Tools überhaupt macht. Glücklicherweise erhalten alle Kaufinteressenten eine individuelle und kostenlose Präsentation, in der Ihnen ein Mitarbeiter BCS vorab demonstriert.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, sich in Seminaren und Workshops vom Anbieter entsprechend vor Ort oder online schulen zu lassen. Haben Sie die Grundzüge der Bedienung erst verstanden, eröffnen sich schnell die vielen Möglichkeiten, die Ihnen das Tool bietet.

Dank der übersichtlichen und umfassenden Dokumentation von BCS ist der Einstieg einfacher, als er zunächst scheint

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Eine Auswahl der möglichen Projektansichten und Funktionen in BCS

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Gute Bedienung in Hinblick auf den Funktionsumfang

Da BCS gerade für große Unternehmen mit vielen Angestellten ausgelegt ist, fällt gerade bei diesem Tool die Autovervollständigung angenehm auf. Sie verhindert, dass Sie sich durch massive Datensätze an Mitarbeitern wühlen müssen, um eine einzige Eingabe in einem Formular zu tätigen. Ein weiterer angenehmer Aspekt von BCS ist, dass es an vielen Stellen einfache Drag-and-Drop-Lösungen bietet, wie etwa bei der Anordnung der Ansichten-Reiter oder beim Verschieben von Aufgaben im Projektbaum.

Was die restliche Bedienung von BCS angeht, ist die sehr stark vom Kenntnisstand des Anwenders abhängig. Wenn Sie wissen, was Sie genau benötigen, stellen Sie alle überflüssigen Ansichten einfach aus und erfreuen sich an einer schmaleren und übersichtlicheren Version des Tools. Wer nicht in BCS eingearbeitet ist, der wird wohl viel Zeit mit Suchen verbringen, um die gewünschten Eingabefelder zu finden und auszufüllen.

Tatsächlich wird durch den Anbieter selbst von der Nutzung von BCS ohne Schulung stark abgeraten. Hier wird eher das Trainier-Prinzip verfolgt, bei dem ein geschulter Admin das Wissen über die Software an seine Kollegen weitergibt.

Übersichtliches und modernes Look and Feel

BCS gibt es schon eine ganze Weile. Früher hat man das dem Tool auch noch deutlich angesehen; hier konnten die Wettbewerber oft mit deutlich moderneren und minimalistischen Designs aufwarten. Gerade in diesem Punkt hat sich seit dem letzten trusted-Test mit BCS aber einiges getan; mittlerweile erstrahlt das Tool in einer neuen und ansprechenden Oberfläche, inklusive netten Extras wie einem Dark Mode.

BCS wartet seit neuestem mit einer modernen Oberfläche auf, die nicht mehr an das alte Design im 90er-Excel-Look erinnert

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Von dem ehemals altbackenen und angestaubten Design ist (fast) nichts mehr zu sehen.

Die Fast-App von BCS

Eine ausgewiesene native App von BCS gibt es im Gegensatz zu Tools wie zum Beispiel monday.com leider nicht. Allerdings erhalten Sie beim Erwerb des Tools Zugriff auf die Progressive Web App. Diese ermöglicht Ihnen, unterwegs und offline Zeiten und Spesen für Ihr Controlling zu erfassen. Möchten Sie die Web-App nicht nutzen, dann verwenden Sie die mobil-responsive Seite des Anbieters, die SIe auf allen Mobilgeräten abrufen können.

Für klassische und agile Methoden geeignet

Ein großes Plus der Software ist Ihre Auslegung auf klassische und agile Projektmanagement-Methoden. Bei letzteren fokussiert sich BCS nicht nur auf das bei Programmierern besonders beliebte Scrum, sondern weist auch eine besondere Zertifizierung für die PRINCE2-Methode vor. Zusätzlich unterstützte Vorgehensweisen sind IPMA, PMI, AutomotiveSPICE und Hermes.

BCS unterstützt eine Vielzahl von Projektmanagement-Methoden

Screenshot: trusted.de

Quelle: projektron.de

Wie sicher ist BCS?

BCS stammt von einem deutschen Anbieter und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Zusätzlich punktet der Anbieter Projektron mit einem Tier IV Klasse Rechenzentrum mit redundanten ISP POP. Die Übertragung Ihrer Daten ist mit einer 256-Bit-SSL-Verschlüsselung nach TLS 1.2 Standard gesichert. Wenn Sie die Cloud-Lösung der Software wählen, erfolgt das Hosting in Deutschland und unterliegt der DSGVO. Dank des hauseigenen ISMS-Teams werden die Vorgaben derselben und deren Einhaltung dauerhaft überprüft.

Eine Besonderheit an BCS ist die Möglichkeit der Anmeldung per Passkey. Zusätzlich zur herkömmlichen Anmeldung per Passwort haben Sie bei BCS die Möglichkeit, einen sicheren Passkey (etwa eine PIN oder ein biometrisches Zugangsmerkmal wie einen Fingerabdruck) zu hinterlegen und den Zugang zum System so zusätzlich zu schützen. So wird auch das Risiko eines erfolgreichen Phishin-Angriffs reduziert.

Darüber hinaus liegt für BCS ein TISAX-Resultat vor. Dieser Standard ist besonders für die Automobilindustrie entscheidend.

Sobald Sie BCS kaufen und auf einem eigenen Server betreiben, sind Sie selbst für die Gewährleistung des Datenschutzes im Sinne der DSGVO verantwortlich. Um das Tool dementsprechend sicher zu betreiben, sollten Sie einen Spezialisten zurate ziehen oder sich mit einem fachkundigen Juristen in Verbindung setzen.

Welchen Kundenservice bietet BCS?

Besonders stark vertreten ist der persönliche Support beim Anbieter. Ihnen stehen individuelle Schulungen, Präsentationen, Workshops und feste Sprechstunden für “BCS.light” zur Verfügung. Per Ticket und Fernwartung übernehmen die Projektron-Mitarbeiter Ihre akute Problemlösung. Möchten Sie selbst Probleme beheben, greifen Sie auf die ausführliche Dokumentation, die FAQs und die Video-Tutorials zurück. Der Anbieter ist außerdem per Hotline und E-Mail für Sie und Ihr Team erreichbar.

KI-Unterstützung im Alltag

Update Januar 2025: Eine Neuerung bei BCS betrifft den Anwendersupport, der mittlerweile durch Künstliche Intelligenz unterstützt wird. Bei Fragen wenden Sie sich einfach an die BCS-KI, die sowohl die umfangreiche BCS-Dokumentation und Wissensdatenbank (inklusive bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen), als auch Ihre unternehmenseigene Wissensdatenbank berücksichtigt und so schnelle Antworten auf Fragen in natürlicher Sprache zur Verfügung stellen kann.

Präsentationen vor Kauf

Bevor Sie BCS überhaupt kaufen, erhalten Sie kostenlos eine anderthalb- bis zweistündige Präsentation zum Tool. Die ist auch notwendig, denn gerade PM-Anfänger werden mit der Funktionsfülle von BCS wohl erstmal überfordert sein. Diese Schulung richtet sich vor allem an die späteren Admins, die als Trainer das erworbene Wissen an den Rest des Unternehmens vermitteln.

Tooltips als Gedächtnisstütze

Wenn Sie in BCS mit der Maus über verschiedene Elemente fahren, werden Ihnen automatisch kurze Tooltips eingeblendet. Das ist sowohl für die erste Orientierung nützlich als auch als Gedächtnisstütze, sollten Sie eine Funktion lange nicht genutzt haben.

Kostenpflichtige Webinare und Workshops

Die Projektron GmbH bietet Ihnen zwei Webinare zu den Themen “Administration” und “Ressourcenmanagement” an. Diese sind kostenpflichtig. Wenn Sie das Admin-Webinar buchen, bezahlen Sie die einmaligen Kosten von 300 € pro Unternehmen erst, nachdem Sie BCS auch erworben haben – falls Sie sich aktuell in der Teststellung befinden oder noch interessiert sind. Das Webinar zum Ressourcenmanagement kostet ebenfalls 300 € pro Unternehmen. Zusätzlich werden Workshops für Einsteiger sowie themenspezifische Schulungen für Fortgeschrittene angeboten.