Um Projekte auch in großen Firmen und mit vielen Beteiligten zu einem erfolgreichen Ende zu führen, bietet Ihnen Projektron BCS detaillierte Projektübersichten und lässt Sie Ihr Unternehmen mit seinen Abteilungen abbilden. Auch lassen sich mit dem Tool Aspekte wie Workload und Budget planen. Vorlagen helfen Ihnen bei der Einrichtung Ihrer Projektpläne.
Umfassende Projektübersicht
Im Reiter “Projekte” finden Sie alle angelegten Projekte Ihres Unternehmens, die Sie als umfassende Baumstruktur ausklappen können. Damit verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Projekte in Ihrem Unternehmen gerade umgesetzt werden oder wie komplex sie ausfallen. Auch greifen Sie von hier aus auf die Projektvorlagen und das Archiv zu. Um Ihre Vorhaben besser zu unterteilen, legen Sie Projekte, Projektgruppen und Unterprojekte an. So schaffen Sie klar definierte Arbeitsräume für Ihr Team.
Die Baumstruktur der Projektansicht in Projektron BCS
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Ein nettes Gimmick: Wenn Sie ein neues Projekt anlegen, erlaubt Ihnen Projektron BCS eine Unterscheidung zwischen Projekten und Betriebstätigkeiten. Damit lassen sich leicht interne Aufgaben unabhängig von anderen Projekten verwalten, wie beispielsweise Team-Meetings, Büroorganisation, Betriebsfeiern und dergleichen.
In Projektron BCS unterteilen Sie Ihre Aufgaben in Betriebstätigkeiten und Projektarbeit
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Das eigene Unternehmen abbilden
Wenn Sie Teil eines sehr großen Unternehmens sind oder sich um das Personalwesen kümmern, dann ist der Reiter “Intern” der richtige für Sie. Im Firmenbaum legen Sie die Struktur Ihres Unternehmens an, geben Abteilungen ein und hinterlegen die entsprechenden Mitarbeiter. Mit dieser Ansicht wissen Sie jederzeit, wo Sie welchen Ansprechpartner finden. Außerdem haben Sie hier Zugriff auf notwendige Kontaktdaten, um wichtige Informationen an Ihre Teams weiterzuleiten.
Im Reiter “Intern” hinterlegen Sie Ihre Betriebsstrukturen
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In dieser Ansicht verwalten Sie auch die Informationen zu einzelnen Mitarbeitern wie Name, Telefonnummer und E-Mail Adresse. Geben Sie in Projektron BCS zusätzlich an, welcher interne Stundensatz für den Mitarbeiter berechnet wird, wie viele Urlaubstage verbleiben und wie viele Wochenstunden die Person vertraglich leistet. Mit all diesen Angaben ist Projektron BCS nicht nur als Projektmanagement-Tool, sondern auch als digitale Hilfe im Personalbüro geeignet.
In Projektron BCS lassen sich wichtige Mitarbeiterdaten für das Personalwesen hinterlegen
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Ressourcenliste für Firmeneigene Materialien
Eine Besonderheit von Projektron BCS ist die Bereitstellung einer eigenen Ressourcenliste, die an bestimmte Funktionen in Ihrer Projektplanung geknüpft ist. In dieser Liste tragen Sie alle Mittel Ihres Unternehmens ein, die nicht mit den Mitarbeitern zu tun haben. Das wären beispielsweise Fahrzeuge, Räumlichkeiten, Lagerbestände, EDV-Geräte oder Werkzeuge. So halten Sie nicht nur genau die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter im Blick, sondern auch, ob diese überhaupt die notwendigen Mittel für die Verrichtung Ihrer Arbeit zur Hand haben.
Mit der Ressourcenliste von Projektron BCS verwalten Sie Ihre Arbeitsmaterialien im Unternehmen
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Adressbuch für externe Kontakte
Unter dem Reiter “Extern” speichern Sie wie bei factro alle Kooperationspartner Ihres Unternehmens ab. Das sind (je nach Branche) Kunden, Lieferanten, Vertriebsstellen, Lektoren oder auch Bewerber. Auch hier legen Sie Strukturbäume an und füllen Sie mit den entsprechenden Kontakten auf. Da Sie die Strukturen selbst anlegen, bestimmen Sie individuell, wie fein die Aufteilung der Kontakte ausfallen soll. So haben Sie alle Adressen an einem Ort, wissen wer zu welchem Unternehmen gehört und suchen nicht ewig nach den entsprechenden Visitenkarten.
Für eine verbesserte Nachvollziehbarkeit im Umgang mit Ihren Kunden sorgt die Kontakthistorie. Hier senden und verschicken Sie E-Mails ein, machen sich Notizen und hinterlegen die Relevanz des Kontaktes für Ihren Vertrieb. Die Schnittstelle mit Ihrer Telefonanlage lässt Sie zusätzlich Kunden aus Projektron BCS heraus anrufen oder zeigt Ihnen den Kontakt hinter eingehenden Telefonaten an. Das macht Projektron BCS zum wertvollen Tool in Ihrem CRM-Prozess.
Der Reiter “Extern” fungiert in Projektron BCS als Ihr Adressbuch
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Projektron BCS für Ihre Rechnungen verwenden
Wenn Sie mit Kunden arbeiten, dann ist das Rechnungsfeature für Sie interessant. Hier überprüfen Sie die Buchungen Ihrer Mitarbeiter, schlüsseln diese nach Bedarf für den Kunden auf, korrigieren falsche Buchungen und erstellen eine fertige Rechnung. Welche Buchungen in Ihre Abrechnung einfließen sollen, stellen Sie bei der Erstellung des jeweiligen Projektes ein. Die fertigen Rechnungen senden Sie dann aus Projektron BCS per Mail an Ihre Kunden.
Projektron BCS unterstützt bereits XRechnungen und das ZUGFeRD-Format. Die Nutzung dieser Standards ist bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung im öffentlichen Dienst seit dem Jahr 2020 gesetzlich vorgeschrieben.
Da Sie die Möglichkeit haben, Kontaktdaten, Kommunikation und Rechnungen zu verwalten, benötigen Sie unter Umständen kein separates CRM-System mehr ‒ vorausgesetzt diese Funktionen genügen Ihnen im Bezug auf den Kundenkontakt. Damit sparen Sie sich den Wechsel zwischen Programmen und zusätzliche Lizenzgebühren.
Um auf dieses Feature zugreifen zu können, benötigen Sie in Projektron BCS die Faktura-Lizenz und die Rolle “Rechnungsmanager”.
In Projektron BCS erstellen Sie ohne Probleme Rechnungen für Ihre Kunden
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Umfassende Einstellungsmöglichkeiten in der Administration
Mit den entsprechenden Berechtigungen erhalten Sie Zugriff auf den Adminbereich. Einer der wichtigsten Bereiche hier ist die Ansichtsverwaltung. Damit entscheiden Sie bei der Einrichtung, welche Arbeitsbereiche Ihre Mitarbeiter zukünftig nutzen sollen und welche Sie vielleicht gar nicht benötigen. Überflüssige Bereiche blenden Sie dementsprechend wie in Stackfield einfach aus. Das schafft im umfangreichen Werkzeugkasten von Projektron BCS die nötige Ordnung.
Mit dem Reiter “Administration” nehmen Sie alle globalen Einstellungen in Projektron BCS vor
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Mit Vorlagen die Planung vereinfachen
Um die Anlage neuer Projekte zu vereinfachen, legen sie unter “Projekte” Vorlagen an. Das ist besonders dann praktisch, wenn Sie mit sehr komplexen und standardisierten Projektstrukturen arbeiten. Bei Bedarf lassen sich die Projektvorlagen jederzeit auf neue Situationen anpassen. Wenn Sie nur Aspekte eines Projektes benötigen, haben Sie die Möglichkeit, auch nur bestimmte Teile der Vorlage in Ihr neues Projekt zu importieren. So müssen Sie nicht für jeden erdenklichen Fall eine eigene Vorlage anlegen.
Mit Vorlagen legen Sie in Projektron BCS schneller Ihre Projekte an
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