ClickUp ist eine interessante Mischung aus modernem Design und einem Mix aus neuen und bewährten Task- und Projekt-Ansichten. Das Ziel: User sollen sich alle Ansichten perfekt so hinbasteln können, wie sie es brauchen. Im Test klappte das auch recht gut, wenn auch mit Anlaufschwierigkeiten. Besonders User ohne jegliche Vorkenntnisse im Bereich Projektmanagement werde hier einiges an Zeit in das (gut gemachte) Onboarding stecken müssen. Was ClickUp sehr sympathisch macht, ist der Humor und die Verspieltheit, mit der die Oberfläche und die Onboarding-Materialien designt wurden. Vom “Vibe” her erinnert ClickUp daher an das deutsche Tool awork, bietet aber einen größeren Umfang. Wenn Ihnen der Datenschutz sehr wichtig ist, sollten Sie aber Tools wie awork bevorzugen; ClickUp ist nämlich laut eigener Aussage zwar DSGVO-konform, aber die Server stehen dennoch in den USA. Insgesamt überzeugt ClickUp mit vielen Spielereien und seinem dauerhaft kostenlosen Einstiegstarif, den in der Theorie auch Privatuser nutzen könnten. Für die ist das Tool aber wohl zu mächtig. Am besten kommt die Software in mittelgroßen bis großen Teams jeglicher Branchen zur Geltung, die mit unterschiedlichen Abteilungen und Freigabeprozessen arbeiten. Am besten werden wohl User aus dem Bereich HR, Agentur, Bau und Marketing bedient, die dank Gantt-Chart und Automationen viele Arbeitsschritte nicht mehr manuell durchführen müssen. Mit seinen vielseitigen Funktionen und den relativ niedrigen Kosten bietet ClickUp ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Was kostet ClickUp?

ClickUp kommt in fünf unterschiedlichen Preis-Paketen. “Free” erhalten Sie dauerhaft kostenlos, die Pakete “Unlimited” und “Business” liegen preislich zwischen 7 und 19 US-Dollar. Entscheidend ist dabei, ob Sie sich für das flexible Monatsabo oder das günstigere Jahresabo entscheiden. Den Abschluss bildet “Enterprise”. Hier erfahren Sie den Preis für Ihr benötigtes Paket auf Anfrage. Die Pakete unterscheiden sich insgesamt hauptsächlich im Funktionsumfang und der Support-Priorisierung.

Welche Funktionen hat ClickUp?

Zu den wichtigsten Funktionen von ClickUp gehört die Projektplanung und vor allem die übersichtliche Gestaltung Ihrer Tasks. Daher finden Sie eine ganze Reihe unterschiedlicher Ansichten für Ihre Projekte im Tool vor, vom Kanban-Board bis hin zum Gantt-Chart und dem Whiteboard für Ihr Brainstorming. Hinzu kommen Chat- und Kommentarfunktionen sowie ein eigenes Dokumentenmanagement. Was ClickUp noch so alles kann, erfahren Sie in diesem Artikel:

ClickUp ist ein Multifunktionstool, dass es allen Use Cases recht machen will. Das funktioniert auch ganz gut. Sie als User müssen sich allerdings zunächst durch alle gebotenen Funktionen ackern. Für Selbstständige und Einzelpersonen ist das Tool daher evtl. etwas zu viel des Guten. Teams ab 5 bis 10 Personen aufwärts, die eine klare Arbeitsteilung wünschen und/oder OKR-Systeme nutzen, kommen auf ihre Kosten.

Von “A” wie “Aufgabenplanung” bis “Z” wie “Zeitplan”

Eine der vielleicht besten Eigenschaften von ClickUp ist die freie Auswahl von verschiedenen Projektansichten. Sie finden hier Klassiker wie Kanban-Boards, To-do-Listen und Tabellen-Ansichten, aber auch ausgewachsene Gantt-Charts und Vorlagen für SCRUM-Projekte.

Damit verfolgt ClickUp einen anderen Ansatz als auf bestimmte Systeme spezialisierte Tools wie zum Beispiel die Kanban- und SCRUM-Tools Trello oder Jira.

ClickUp bietet mannigfaltige Ansichtsoptionen

Screenshot: trusted.de

Quelle: clickup.com

Brauchen Sie hingegen eher etwas für die Projektplanung, dann helfen Ihnen die Ansichten “Whiteboard” und “Mindmap” weiter. Hier können Sie sich in der Konzeptphase Ihrer Projekte kreativ austoben. Wie bei monday.com finden Sie auch eine Kartenansicht, sollten Unternehmungen mit bestimmten Orten zusammenhängen, wie zum Beispiel Filmproduktionen oder Produktionsketten für Bauteile.

Finden Sie mit Mindmaps gemeinsam Ideen und optimale Produktionsabläufe

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Am besten gefiel der Redaktion die übersichtliche Board-Ansicht, sowie die Listen-Option, die in Sachen Look den To-do-Listen von awork und Asana ähnelt. Allerdings können Sie hier wie bei monday auch zügig neue Spalten hinzufügen, um die Ansicht auf Ihre Workflows anzupassen.

All das kann in den ersten Minuten etwas viel auf einmal sein und Sie verbringen einiges an Zeit in der Wissensdatenbank.

Hierfür ein Tipp: Wechseln Sie zunächst in die Einstellungen und zu den “ClickApps”. Hier sehen Sie einige Bedienhilfen und Funktionen wie Abhängigkeitswarnungen, der Gebrauch von Meilensteinen und Co. Schalten Sie alles ab, was Sie gerade nicht benötigen. So verschaffen Sie sich etwas mehr Durchblick.

Die ClickApps sind praktisch, Sie sollten sich aber für mehr Übersicht auf die Wichtigsten beschränken

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Setzen Sie auf Dutzende von Vorlagen

Das Einrichten Ihres Projekts von Hand ist eine zeitfressende Angelegenheit. Glücklicherweise gibt Ihnen ClickUp eine Auswahl von über 1.470 Vorlagen für Spaces, Ordner, Listen, Aufgaben und mehr an die Hand, die sich vor allem aus Ideen der Community speisen. So fanden wir im Test beispielsweise eine praktische Vorlage für Marketing-Kampagnen, die wir nur noch mit den eigenen Datensätzen füttern mussten.

Sparen Sie sich effektiv Zeit mit der großen Vorlagen-Auswahl der ClickUp-Community

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Die Einrichtung Ihrer Listen bzw. Boards ist der Teil der Arbeit, der bei ClickUp am meisten Puste verlangt. Haben Sie das geschafft, können Sie sich dank einiger intelligenter Funktionen wie etwa den Automatisierungen das Leben deutlich einfacher machen.

User aus dem Bereich Finanzplanung haben hier deutlich mehr Mühe; es gibt zwar Tabellenspalten für Kosten in ClickUp, diese reichen aber nicht an die Finanzplanungen bei Projektron BCS, PLANTA project oder Proad heran.

Bauen Sie sich übersichtliche Projektstrukturen

ClickUp unterteilt Ihren Arbeitsraum in drei unterschiedliche Ebenen: den Workspace, also den Projektraum Ihres Unternehmens, die einzelnen Spaces für Teams und die Listen. Listen repräsentieren dabei Ihre einzelnen Projekte. Sollten ein paar der Listen inhaltlich zusammengehören und gemeinsam ein größeres Projekt ergeben, dürfen Sie diese in Ordnern zusammenfassen.

Organisieren Sie Ihre Projekte in Spaces, Listen und Ordnern

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Die Organisation der Listen und Ordnern war im Test ein Kinderspiel und erlaubte den Aufbau einer übersichtlichen und logischen Ordnerstruktur.

Diese ist nicht so feingliedrig aufgeteilt wie etwa bei Wrike, das ist für die meisten Use Cases aber auch nicht zwingend notwendig. Ordner in Ordnern gibt es nicht; nach einer Ebene ist Schluss. Sehr simpel, aber so kommen auch Neulinge nach wenigen Minuten mit der Verwaltung zurecht. Sehr schön!

Teilen Sie Workloads sinnvoll ein

Ein wichtiger Teil Ihres Projektmanagements ist eine sinnvolle Aufteilung Ihres Workloads auf Ihre Mitarbeiter:innen. Hierfür stellt Ihnen ClickUp eine übersichtliche Ansicht im Stil eines Balkendiagramms zur Verfügung. Mit den mitgelieferten Filtern und ClickApps lassen sich Zeitaufwände, Tasks nach Mitarbeiter:in, Sprint Points und mehr anzeigen, damit Sie die Informationen erhalten, die Sie auch wirklich benötigen.

Organisieren Sie Ihre Projekte in Spaces, Listen und Ordnern

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Im Test benötigte die Redaktion einen Moment, um den Zusammenhang zwischen der Projektplanung in ClickUp und der Workload-Anzeige zu verstehen. Haben Sie den Bogen aber erst raus, ist die Ansicht ein unverzichtbares Tool zur Ressourcenverteilung in Ihren Projekten.

Schneller am Ziel mit Automatisierungen

Um sich massig Zeit bei der Verwaltung von Tasks zu sparen, sollten Sie sich mit den Automatisierungen von ClickUp vertraut machen. Hier definieren Sie im einfachen Wenn-Dann-Verfahren Regeln, mit denen bestimmte Aktionen automatisierte Reaktionen wie Statusänderungen, das Hinzufügen zu bestimmten Listen und mehr auslösen.

Automatisieren Sie Standard-Aufgaben mit wenigen Klicks

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Im Test war das sogar ohne langes Tutorial verständlich und bot einige interessante Optionen, wie beispielsweise das Hinzufügen benutzerdefinierter Felder zu Tasks oder deren Archivierung. Auch ohne IT-Studium hatte die Redaktion hier mit nur wenigen Handgriffen zeitsparende Funktionen gebaut. Ideal für unerfahrene User, die sonst beim Thema “Programmieren” eingeschüchtert die Ohren anlegen.

Sobald Sie im Team an Projekten arbeiten, sind Kommunikations- und Kollaborationstools eine sinnvolle Ergänzung. Vor allem dann, wenn Sie beispielsweise örtlich getrennt arbeiten. ClickUp bietet Ihnen verschiedene Funktionen wie geteilte Spaces und Chats, um Ihre Zusammenarbeit im Tool zu vereinfachen. So können Sie auf Dutzende Insellösungen und ständige Fensterwechsel verzichten.

Greifen Sie auf Kollaborationstools wie die Chat-Ansicht zurück

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Private und geteilte Spaces schaffen Ordnung

ClickUp bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Projekte auf die sogenannten Spaces aufzuteilen. Diese dienen als Projekträume für bestimmte Abteilungen, Teams und Co. Sie haben hier zwei Möglichkeiten: Spaces mit allen Kolleg:innen Ihres Unternehmens teilen oder nur zugelassene Mitglieder in private Spaces einzuladen. Das ist besonders praktisch, um Verwechslungen oder Zugriffe durch Unbefugte auf Ihre Dateien zu vermeiden.

Mit privaten Spaces limitieren Sie den Zugriff auf bestimmte Abteilungen bzw. deren Projekte

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Doch die Spaces dienen auch noch einem anderen Zweck: Sie haben die Möglichkeit, diese explizit für Ihre Kund:innen einzurichten. So schaffen Sie einen sicheren Zugriffsraum, über den Sie sich mit Ihrer Kundschaft sicher austauschen und Zwischenergebnisse präsentieren. Das ist ein Gewinn für User, die zum Beispiel in der Kundenkommunikation, im Marketing oder in Design- und Werbeagenturen tätig sind.

Richten Sie exklusive Spaces für Ihre Kundschaft ein

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So funktionieren Rollen, Rechte und Gastplätze in ClickUp

ClickUp bietet wie jedes gute Projektmanagement-Tool auch eine Rollen- und Rechteverwaltung. Diese ist in den kleinen Tarifen leider sehr überschaubar: Sie haben lediglich die Wahl aus “Mitglied” und “Admin”. Für feiner untergliederte Berechtigungen benötigen Sie mindestens den Tarif “Business”.

Weisen Sie Usern eigene Rollen und Rechte zu

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Neben den Berechtigungen dürfen Sie auch Gäste einladen. Erfreulich: Das geht bereits ab dem kostenlosen Plan, Sie können die Rechte Ihrer bis zu 4 Gäste aber ungünstigerweise kaum einschränken. Hierfür benötigen Sie die größeren Pläne ‒ oder großes Vertrauen in Ihre Gastnutzer:innen.

Fügen Sie Ihren Listen Gäste hinzu

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So nutzt die Projektmanagement-Lösung ClickUp Dokumente

Eine umfassende Dokumentation und Briefings können bei manchen Projekten ein unerlässliches Werkzeug sein. ClickUp bietet Ihnen daher die Möglichkeit, Dokumente in Ihren einzelnen Tasks zu hinterlegen. Sehr praktisch: Sie laden wahlweise Dateien direkt vom PC oder aus Ihren Online-Speichern wie Google Drive hoch. Wildes Hantieren mit Downloads und Umformatierungen sind hier erfreulicherweise nicht notwendig.

Mit wenigen Klicks hängen Sie Dokumente an Ihren Tasks an

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Aber nicht nur das: Anders als bei anderen Projektmanagement-Tools können Sie Dokumente auch in der Seitenleiste auf gleicher Ebene wie Ihre Listen ablegen. Eine sehr nützliche Funktion, wie wir finden, denn so suchen Sie sich nicht ewig durch Ihre einzelnen Aufgaben-Anhänge, um “das eine Dokument” zu finden. Briefings, Kontaktlisten und Co. sind für alle Space-Mitglieder einsehbar und leicht erreichbar.

Übergeordnete Dokumente hinterlegen Sie bei Bedarf gut einsehbar in der Seitenleiste

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Was uns ebenfalls gut gefällt: Sie können Dokumente in der Projektmanagement-Lösung von ClickUp nicht nur ablegen, sondern auch direkt erstellen. Der Aufbau erinnert dabei an Google Docs und ist schnell und einfach zu bedienen. Ideal, wenn Sie genau jetzt eine Idee für Ihr Unternehmen oder Projekt haben und ohne Umwege Ihr Brainstorming verschriftlichen wollen.

Nützlich: Mit einem Slash (“/”) erhalten Sie unterschiedliche Befehle, mit denen Sie Ihren Text formatieren. Eine Bearbeitungsleiste erhalten Sie nur dann, wenn Sie einen Text markieren. Das ist zunächst aus Sicht der Redaktion etwas gewöhnungsbedürftig, funktioniert nach einer kurzen Übungsphase aber erstaunlich gut.

Automatisieren Sie Standard-Aufgaben mit wenigen Klicks

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Chat mit ClickUp-KI

Eines der wichtigsten Kollab-Features aus ClickUp ist der Chat. Dabei handelt es sich um ein eigenes Fenster, dass Sie wie die anderen Ansichten im oberen Reiter Ihres Spaces oder in Ihrer Liste aufrufen. Der Vorteil: Konversationen zwischen Abteilungen und Teams bleiben separiert. Eine interessante Besonderheit: ClickUp kommt mit einer eigenen AI, die Ihnen beim Schreiben von Chatnachrichten, E-Mails und mehr assistiert.

ClickUp bietet eigene AI-Funktionen für alle User der bezahlten Pakete

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Möchten Sie dennoch nicht auf Ihr Chat-Tool verzichten, können Sie per Integration auf Slack, Zoom und Co. zurückgreifen. Dazu mehr im Abschnitt “Schnittstellen”.

Praktisch: Ein Projektmanagement-Tool mit Video-Capture

Eine einzigartige Funktion ist das Video-Capture-Feature. Mit diesem lassen sich Aufnahmen direkt in Ihrem ClickUp-System aufzeichnen. Das ist eine hervorragende Funktion, wenn Sie beispielsweise Ihre eigenen Briefings zur Nutzung Ihrer Projektvorlagen erstellen wollen. So kommen auch neue und ungeschulte User schneller mit dem Tool zurecht, egal ob Sie im Online-Marketing oder im T-Projektmanagement arbeiten.

Zeichnen Sie für Ihre Dokumentation eigene Clips aus Ihrem System auf

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Auch Aufzeichnungen von White-Board-Sitzungen, Brainstormings und jeder beliebigen Projekt-Seite können Sie so für einen späteren Gebrauch aufzeichnen. Beachten Sie, dass Sie dabei die passende ClickApp im System aktiviert haben müssen. Free-User kommen ebenfalls in den Genuss dieser Funktion, Clips fressen allerdings den auf 100 MB beschränkten Speicherplatz schnell auf.

In Sachen Zeitmanagement mag es ClickUp einfach. Sie finden hier die wichtigsten Verwaltungsoptionen innerhalb der Kalenderansicht. Der zweite große Stützpfeiler ist hingegen die Zeiterfassung.

Alle Termine mit dem Kalender im Blick

Wenn Sie Ihre zeitliche Planung nicht direkt mit den Zeitplänen oder den Gantt-Diagrammen Ihrer Projekte vornehmen, ist die Kalenderansicht Ihre beste Wahl. Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle wichtigen Deadlines und laufenden Projekte, sowie Termine abseits ihrer Projekte wie etwa Events, Urlaube und Co. Die Ansicht und das Kalender-Menü sind dem Google-Kalender nicht unähnlich und lassen sich angenehm einfach bedienen.

Behalten Sie mit dem Kalender Deadlines, Events und mehr im Auge

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Wichtiger Begleiter jedes Projektmanagement-Tools: Die Zeiterfassung

Ohne Zeiterfassung, keine korrekte Abrechnung. Auch daran hat ClickUp gedacht und kommt mit einer integrierten Zeiterfassung. Diese bedienen Sie als kompakte Uhr wie eine Stoppuhr in der unteren Ecke Ihres Systems. Das ist einfach, intuitiv und erfordert kaum Vorkenntnisse. Bei Bedarf können Sie Ihre Stunden aber auch manuell eintragen, beispielsweise, wenn Sie die Zeiterfassung schlicht vergessen haben.

Arbeiten Sie mit einer einfachen Zeiterfassung

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Bei den Reports setzt ClickUp auf seine Dashboards. Der Vorteil: Diese lassen sich komplett von Ihnen individuell zusammenstellen. Der Nachteil: Einige der Boards für Ihre Analysen sind erst in den oberen Tarifen verfügbar.

Erstellen Sie Reports über die ClickUp-Dashboards

Die Dashboards ähneln einem Baukastensystem. Das heißt, Sie stellen die Karten genannten Widgets zu Ihren eigenen Berichtsübersichten zusammen. Das bietet Ihnen ein angenehmes Maß an Flexibilität, allerdings müssen Sie hier etwas experimentieren, um das perfekte Boards für Ihren Bedarf zusammenzustellen. Hier ist Geduld gefragt. Die Boards lassen sich zudem teilen, die Inhalte aber erst ab “Business” herunterladen.

Als Report-Werkzeug dienen Ihnen bei ClickUp die Dashboards

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So viel zu den Funktionen und Features von ClickUp. Wenn Sie wissen möchten, wie sich das Tool im Vergleich zu Konkurrenten wie InLoox now!, PLANTA pulse und Co. schlägt, dann finden Sie hier den großen trusted-Test der besten Projektmanagement-Tools.

Wie benutzerfreundlich ist ClickUp?

ClickUp ist ein Tool, das es seinen Usern besonders einfach machen möchte; das braucht aber Zeit. Denn dadurch, dass ClickUp alle wichtigen Tools und Ansichten unter einen Hut bringen will, entstehen viele Auswahlmenüs und Co. Sie kommen an einem längeren Onboarding also kaum vorbei. Sitzen die Basics aber, haben Sie ein mächtiges und vielseitiges Tool zur Verfügung. Es gibt allerdings ein paar kleine Probleme im Interface, mit denen Sie sich anfreunden müssen.

Onboarding leicht gemacht dank Video-Tutorials

Ein großer Pluspunkt für ClickUp sind die Tutorial-Videos. Mit diesen arbeiten Sie sich Schritt für Schritt durch die ersten Minuten mit Ihrem neuen Tool. Einziger Nachteil: Sie müssen dafür Englisch beherrschen. Deutsche Videos oder Untertitel stehen Ihnen nämlich nicht zur Verfügung. Hier sind Sie bei “volldeutschen” Tools wie MeisterTask, factro oder Stackfield besser aufgehoben.

Wer mit Englisch nicht auf Kriegsfuß steht, kommt in den Genuss eines gut kommunizierten und sympathisch gestalteten Leitfadens.

Die Video-Tutorials helfen Ihnen beim Einstieg in ClickUp

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Die Redaktion hatte regelrecht Spaß, sich die leicht selbstironischen Clips anzusehen. Sollten Sie aus Versehen ein Video überspringen, kehren Sie über die Onboarding-Checkliste zu diesen zurück oder finden diese alternativ auf YouTube-Kanal des Anbieters wieder. Neben den Videos erhalten Sie eine Tour, bei der Sie die erklärten Schritte selbst “Nachklicken”. Praktisch für Neulinge mit größeren Berührungsängsten.

Manche Ressourcen sind aber für bestimmte Pakete limitiert. So haben beispielsweise nur User der Pakete “Business” und “Enterprise” Zugang zum Priority Support und zum Admin Training Webinar.

Ein hübsches, aber teils kleinteiliges Interface

Eins vorneweg: Die Bedienoberfläche von ClickUp ist keineswegs schlecht. Alles ist sinnig sortiert, Ihnen steht optional ein dunkler Modus zur Verfügung und die Ansichten sind logisch aufgebaut. Der Teufel steckt lediglich im Detail. So sind Schriften und Buttons für den Geschmack der Redaktion teils etwas klein, obwohl der Stil auf große Ansichten angepasst hatten. So verschwinden z. B. die Task-Buttons in der unteren Ecke regelrecht.

trusted stellte den Stil der Anzeigen um …

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Das ist kein Beinbruch und sicher eine sinnvolle Design-Entscheidung für alle, die beispielsweise auch den minimalistischen und kleinteiligen Look von Troi schätzen. Alle, die gerne etwas flotter im Tool unterwegs sind, laufen hier allerdings schneller Gefahr, sich zu verklicken. Hier ist eine Vergrößerung der Ansicht per Tastaturbefehl (STRG plus Mausrad) eine echte Hilfe.

Wie sicher ist ClickUp?

Wie auch viele andere Projektmanagement-Lösungen ist ClickUp in den USA angesiedelt und betreibt dort auch seine Server. Nach eigenen Angaben ist das Tool DSGVO-konform, haben Sie hier aber ein genaues Auge auf die rechtlichen Regelungen und holen Sie sich bei Zweifeln rechtlich geschulte Hilfe. Die Datenübertragung ist per SSL verschlüsselt; zudem haben Sie je nach gewähltem Tarif Zugriff auf weitere Schutzmechanismen wie Single-Sign-On und die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Welchen Kundenservice bietet ClickUp?

Top: ClickUp bietet Ihnen bereits im Free-Tarif einen 24/7 verfügbaren Support, wenn auch nur auf Englisch. Ab “Business Plus” steht Ihnen der Priority-Support zur Verfügung. Bei einem Problem dienen Ihnen der Chatbot, die Video-Tutorials und die FAQ als erste Anlaufstationen. Sollten Sie hier nicht das Gesuchte finden, erhalten Sie mit dem Live-Chat (ab “Unlimited”) und den Webinaren zusätzliche Hilfe im Umgang mit dem Tool. In bisherigen Bewertungen schneidet das Support-Team des Anbieters sehr gut ab.