MeisterTask Test
MeisterTask setzt exklusiv auf sein schlichtes, aber effektives Kanban Board. Das Tool punktet durch seinen konsequenten Fokus auf essentielle Funktionen, verzichtet auf übertrieben komplexe Menüs und macht durch seine individuell anpassbaren Oberflächen auch noch optisch einiges her. Damit ist es für Projektmanagement-Einsteiger und Puristen bestens geeignet. Sinnvolle Gimmicks wie die Automationen und wiederkehrende Aufgaben machen die Projektarbeit deutlich angenehmer. Leider fehlen Projekt-Templates die für einen noch schnelleren Start sorgen könnten. Während MeisterTask im Kern sehr simpel gehalten wurde, können Sie über die zahlreichen Schnittstellen die Software mit vielen hilfreichen Integrationen erweitern. So können Sie MeisterTask z.B. mit dem Mindmapping-Tool MindMeister koppeln, das vom selben Anbieter stammt. In Sachen Datensicherheit gibt es nichts zu bemängeln, denn MeisterTask wird in Deutschland gehostet und erfüllt vorbildlich die Vorgaben der DSGVO.
- Einfache Bedienung
- Flexibles Interface
- Nützliche Hilfen wie Automatisierungen
- Datenschutz nach DSGVO
- Management auf Kanban und Zeitleiste begrenzt
- Keine gesammelte Dokumentenablage
Was kostet MeisterTask?
MeisterTask kostet inkl. Mehrwertsteuer zwischen 0 Euro und 53,53 Euro pro Monat und User. Der starke Preisunterschied ergibt sich hier jeweils durch das gewählte Paket und für welchen Zahlungsrhythmus Sie sich entscheiden. Für individuelle Lösungen gibt es den Tarif Enterprise. Hier wird der Preis auf Anfrage berechnet. Sollten Sie das Schwester-Tool MindMeister mitbestellen, erhalten Sie auf das Bundle 30% Rabatt. Das Bundle gibt es jeweils in der Variante “Pro” und “Business”.
Welche Funktionen hat MeisterTask?
MeisterTask zeichnet sich vor allem durch sein flexibles Kanban Board aus. So können Sie viele Elemente intuitiv über Drag-and-Drop neu anordnen und mit Farbcodes und Icons individualisieren. Zusätzlich gibt Ihnen MeisterTask die Möglichkeit Aufgaben mit Checklisten feiner zu unterteilen und sie schnell Nutzern zuweisen. Ab der Pro-Variante ersparen Ihnen Automatisierungen einige zeitfressende Klicks. Detaillierte Statistiken helfen beim anschließenden Reporting.
MeisterTask ist mit seinem Fokus auf sein Kanban Board vor allem für das agile Projektmanagement geeignet. Zwar gibt es eine Zeitleiste, diese bleibt aber hinter einem herkömmlichen Gantt-Chart für klassische PM-Methoden zurück. Für eine detaillierte Verwaltung Ihrer Aufgaben bietet Ihnen MeisterTask praktische Checklisten.
Flexibel anpassbare Kanban Boards
In MeisterTask startet jedes Projekt als leeres Kanban Board, ohne eine Flut von Menüs. Durch die übersichtliche Aufteilung finden Sie sich auch als PM-Tool Neuling schnell zurecht und haben rasch die Einstellungsmöglichkeiten des Boards begriffen. Die Flexibilität des Boards überzeugt. Sie können jederzeit Spalten und Aufgaben hinzufügen oder entfernen und mit einem intuitiven Drag-and-Drop-System nach Belieben neu anordnen.
Eine nette Dreingabe sind die Spalten-Header, die mit einer Auswahl verschiedener Farben und Icons individualisiert werden können. Leider gibt es im Gegensatz zu awork oder Trello keine fertigen Projekt-Templates oder Möglichkeiten, Voreinstellungen zu speichern. Sie können alternativ ein Projekt als Template anlegen und dieses bei Projektbeginn duplizieren. Checklisten wiederum lassen sich für einen erneuten Gebrauch als Vorlage abspeichern.
Kompakte Zeitleiste
Diese Option gibt es nur ab MeisterTask Business aufwärts. Hier können Sie sich zusätzlich zu Ihrem Kanban Board eine detaillierte Zeitleiste anzeigen lassen, auf der die geplanten Zeiträume für Ihre Aufgaben angezeigt werden. Über Drag & Drop können Sie hier Termine platzieren und mit dem Cursor auf die gewünschte Länge ziehen oder kürzen. Ein ausgefeiltes Management wie mit einem ausgewachsenen Gantt Chart aus Wrike oder PROAD wird eher schwierig.
Kleinteilige Aufgabenplanung
Die Aufgaben-Kärtchen bieten eine ganze Spielwiese an Optionen. Sie können die Karten mit einzelnen Checklisten versehen, was eine feinmaschige Projektplanung erlaubt. Sollten sich Checkpunkte als größeres Machwerk erweisen, können Sie diese mit wenigen Klicks in eigene Aufgaben umwandeln. Das Hinzufügen mehrer Listen wie in InLoox now! funktioniert allerdings nicht beziehungsweise nur über extra Anhänge.
Sind die Aufgaben erstellt, können Sie ihnen jeweils eine Person für die Bearbeitung zuweisen. Sollte sich der gewünschte Mitarbeiter noch nicht im Projekt befinden, können Sie diesen zügig über die Eingabe seiner E-Mail Adresse oder über einen generierten Einladungs-Link dazu holen.
Auch gibt es die Möglichkeit, Beobachter für Aufgaben einzusetzen. Die werden über den Fortschritt einer Aufgabe auf dem Laufenden gehalten, auch wenn ihnen die entsprechende Aufgabe nicht zugewiesen ist. Das ist gerade dann praktisch, wenn zwei oder mehr Teammitglieder an Aufgaben arbeiten, die in Abhängigkeit zueinander stehen.
Apropos Abhängigkeiten; auch die können Sie in MeisterTask definieren. Ein kleines Menü auf der Aufgabenkarte erlaubt eine schnelle Zuweisung zu anderen Kärtchen.
MeisterTask richtet sich mit seinen Funktionen nicht nur an große Unternehmen, sondern bietet die Möglichkeit von kleinen bis zu großen Projekten alle möglichen Strukturen abzubilden. Für die Verwaltung dieser Strukturen nutzen Sie praktische Filter, ein Dashboard, die Aktivitätsfeeds und die Task-Übersicht. Zusätzlich lassen sich wie in Asana oder monday.com Automatisierungen einsetzen.
Teammitglieder und Task-Übersicht
Am rechten Rand der Ansicht finden SIe ein schlankes Kontrollboard, das die Übersicht über die kleinteiligen Aufgaben sichert. Dort befinden sich ein Überblick aller Projektteilnehmer und die Anzahl an Aufgaben, die ihnen jeweils zugewiesen wurde. Dieses Feature ist dann praktisch, wenn man die Auslastung seiner Mitarbeiter und Kollegen abschätzen möchte.
Bei einem Klick auf den Nutzer werden alle Aufgaben die ihm nicht zugeteilt wurden ausgeblendet. So können sich Ihre Teammitglieder auf ihre Aufgaben konzentrieren. Auch sehen sie Aufgaben, die noch gar nicht zugewiesen wurden und auf einen Bearbeiter warten. Ähnlich ist die sogenannte “Agenda” aufgebaut, eine Übersicht über alle persönlichen Aufgaben und was es dafür zu tun gibt. Dadurch fallen keine wichtigen Tasks unter den Tisch und das ganze Team weiß immer, was es zu tun hat.
Aktivitätsübersicht, Filter und Tags
Doch die kleine Seitenleiste kann noch mehr. Mit einem Klick auf das oberste Icon öffnet sich ein weiteres Menü, wo Sie in einem Feed alle letzten Aktivitäten des Projektes überblicken können. Zum anderen findet sich hier das Filter-Tool, mit dem sich gezielt nach einzelnen Aufgaben oder Gruppen suchen lässt.
Hilfreich bei der Filterung ist die Vergabe von Tags, die als bunte Eyecatcher an den Fuß der jeweiligen Karte geheftet werden. Diese können Sie selbst festlegen und zum Filtern Ihrer Aufgaben verwenden.
Automatische Section Actions
Ein besonders ausgeklügeltes Feature von MeisterTask sind die Section Actions, bzw. Automationen, die Sie in den Kanban-Spalten konfigurieren können. Verschieben Sie eine Aufgabe in eine automatisierte Spalte, wird die Zeiterfassung gestartet oder gestoppt, bestimmte Tags werden entfernt, oder neue Teammitglieder der Aufgabe zugewiesen.
Haben Sie MeisterTask zum Beispiel mit Slack gekoppelt, so schickt Slack automatisch dank Automation eine Benachrichtigung, wenn sich ein Aufgabe in der konfigurierten Spalte auftaucht.
Für die Kommunikation in MeisterTask nutzen Sie die gemeinsame Dokumentenablage, Kommentare, Reactions und Tagging über das @-Zeichen. So machen Sie Ihre Kollegen auf Neuerungen aufmerksam. Einen Teamchat oder die Möglichkeit für Telefonate gibt es in MeisterTask selbst nicht.
Kommentare und Reactions
Jedes Aufgabenkärtchen kann von den bearbeitenden Personen mit Kommentaren versehen werden. Sie bleiben dauerhaft in der Aktivitätsanzeige der Karte erhalten. Auch kann jedes Projektmitglied über einen Klick direkt auf diesen Kommentar antworten, oder als Reaktion einen passenden Emoji posten.
Was dabei allerdings etwas stört, ist dass die Kommentare mitten in den Aktivitätsverlauf geschoben werden. Sollte also etwas Zeit zwischen dem Kommentar und der Antwort vergehen, muss sich der betreffende Mitarbeiter eventuell eine Weile durchscrollen.
Benachrichtigungen erhalten
Gut, dass über die Verwendung eines @-Zeichens andere Mitarbeiter im Kommentar markiert werden können. Die markierten Teammitglieder erhalten dann eine Benachrichtigung im entsprechenden Widget auf deren Dashboard.
Ein Klick auf die Benachrichtigung leitet sie direkt zum Kommentar mit der Erwähnung weiter, was einen Haufen Sucharbeit erspart.
Sobald ein Teammitglied einmal in einer Aufgabe erwähnt wurde, folgt es der Aufgabe automatisch und wird über alle dortigen Änderungen informiert. Das Gleiche passiert auch, wenn die entsprechende Person als Beobachter der Aufgabe hinzugefügt wurde.
Ablage und Dokumentation nutzen
In MeisterTask können Anhänge spezifischen Aufgaben beigefügt werden. So weiß man immer, was zu welchem Task gehört. Schade ist lediglich, dass die Dateien nicht wie in Stackfield über ein gesammeltes Archiv oder einen Medienordner für das jeweilige Projekt angewählt werden können.
Wer nur seine digitalisierten Rechnungen und Skizzen anhängen möchte, der ist mit “Basic” und “Pro” gut bedient. Hier können Anhänge mit bis zu 20 MB, bzw. 200 MB Größe hochgeladen werden. Gehören Sie allerdings zu einem Unternehmen, das schnell sehr große Dateien produziert, z.B. Videofiles, sollten Sie über ein Upgrade auf Business oder Enterprise nachdenken. Hier sind die Filegrößen nicht limitiert.
MeisterTask bietet Ihnen mit dem Kalender und der Zeiterfassung die wichtigste Grundausstattung für Ihr Zeitmanagement.
Vergangene Zeit seit Aufgabenerstellung
Schon ab der Basic Version erfasst MeisterTask von alleine, wie lang eine Aufgabe auf dem Kanban Board gelegen hat. Bei Abschluss der Aufgabe wird die Zeit am oberen Rand der Karte angezeigt. Zusätzlich kann eingesehen werden, wer am Abschluss der Aufgabe beteiligt war.
Ihre Zeit mit der Stoppuhr erfassen
MeisterTask bedient sich als Zeiterfassung einer simplen Stoppuhr. Diese können Sie bei Beginn einer Aufgabe starten und mit einem einzigen Klick wieder pausieren. User, die mindestens die Variante “Pro” von MeisterTask nutzen, können über die Section Actions automatisiert die Zeiterfassung in Ihrem Projekt steuern. Anders als in Tools wie factro lässt sich die Zeit später nicht manuell korrigieren. Darum sollten Sie beim Betätigen der Stoppuhr sehr gewissenhaft sein oder gleich die automatischen Section Actions verwenden.
Mit dem Dashboard und den Berichten gibt Ihnen MeisterTask wichtige Tools an die Hand, mit denen Sie die Fortschritte Ihrer Projekte erfassen.
Messen Sie den Projekterfolg mit Statistiken
Zusätzlich zu Ihrem Aufgabenmanagement zeigt Ihnen MeisterTask Ihr Projekt in einer Reihe von Statistiken. Diese sind allerdings erst ab der Pro-Version verfügbar. Dazu gehört die Performance Ihrer Teammitglieder, detaillierte Zeiterfassung und Berichte zu offenen, abgeschlossenen, überfälligen, anstehenden und langfristigen Aufgaben.
So wissen Sie z.B. immer wer im Projekt die meisten Aufgaben abgeschlossen hat, wie viel Zeit investiert wurde, oder wie lang Ihr Team für eine bestimmte Anzahl an Tasks gebraucht hat. Alle Berichte lassen sich auch bequem als CSV-Datei exportieren.
Individuelles Dashboard
Das Dashboard agiert in MeisterTask fast wie eine separate Landing-Page, von der aus Sie sich in Ihre Projekte klicken. Das ist im aktuellen Projektmanagement-Vergleich recht ungewöhnlich, aber ein schicker optischer Akzent. Im Dashboard lassen sich verschiedene Widgets ein- und ausblenden. Dazu gehören eine Anzeige der kommenden Aufgaben, eine persönliche Checkliste, Benachrichtigungen, Uhrzeit und Begrüßungstext, so wie eine Übersicht der Zeiterfassung.
Basic User bekommen täglich einen zufälligen Hintergrund aus dem Background-Archiv von MeisterTask angezeigt. Wer eine kostenpflichtige Variante des Programms besitzt, kann sich dauerhaft sein Lieblingsbild aus der Auswahl als Backgrounds einstellen, oder eigene Hintergründe hochladen.
In der MeisterTask-Tarifübersicht finden Sie die oben beschriebenen Funktionen noch einmal im kurzen Überblick.
Welche Schnittstellen hat MeisterTask?
MeisterTask kann neben dem hauseigenen Tool Mindmeister mit 26 weiteren Integrationen erweitert werden. Dazu gehören zum Beispiel E-Mail Dienste, Chats, Tickets und Customer Service, Speicher und Ablagen oder branchenspezifische Helfer. Zusätzlich können Sie via Zapier noch hunderte weitere Web-Apps mit MeisterTask kombinieren. Allerdings können Sie erst ab der Pro Variante unbegrenzt viele Integrationen zu MeisterTask hinzufügen. Mit Basic sind Sie auf wenige Integrationen begrenzt.
MeisterTask bietet eine beachtliche Anzahl an Integrationen. Hier eine Auswahl:
- MindMeister
- Zendesk
- Slack
- Outlook
- G-Suite
- Google Drive
- Dropbox
- GitHub
- Paperform
- und viele weitere
Zusätzlich lässt sich MeisterTask über Zapier Integrationen mit weiteren Web-Apps nach Ihren Wünschen erweitern.
MindMeister mit dem gleichen Account nutzen
Wer sich in der Variante “Basic” in MeisterTask einen Account erstellt, kann diesen gleichzeitig als Login für die ebenfalls kostenlose “Basic” Version des Mindmapping-Tools MindMeister vom gleichen Anbieter nutzten. Loggen Sie sich mit Ihren Benutzerdaten aus MeisterTask ein und verbinden Sie einfach die Konten.
MindMeister “Basic” in seinen Funktionen sehr beschränkt. So können Sie in dieser Version nur 3 Mindmaps nutzen. Aber als kostenlose Dreingabe ist auch das kleine Paket ganz praktisch.
Importe aus anderen Projektmanagement-Tools
Eine praktische Funktion von MeisterTask ist die Möglichkeit Projekte aus anderen Tools zu importieren. Unterstützt wird derzeit der Import aus Wunderlist, Asana und Trello. So können Datensätze einfacher weiterbearbeitet werden, oder der Umzug von einem der drei Tools massiv beschleunigt.
Wie benutzerfreundlich ist MeisterTask?
MeisterTask ist mit seinem simpel aber effektiv gestalteten Kanban Board auch für Anfänger einfach zu erlernen. Intuitives Drag-and-Drop ermöglicht es auch Neulingen, schnell ein effektives Projekt-Board anzulegen und damit zu arbeiten. Die nützlichen Zusatzfunktionen wie die Automations liegen etwas versteckt und bedürfen evtl. einer Erklärung. Aber dafür hat der Anbieter auf seinem YouTube-Kanal nützliche Anleitungsvideos bereitgestellt.
Gute Übersichtlichkeit
Wer das erste Mal in MeisterTask vor einem leeren Kanban Board sitzt, der wird sich recht schnell zurecht finden. Die Einteilungen sind klar, minimalistisch gehalten und kein Menü erschlägt den Betrachter mit einem Wust aus Optionen. Im Gegenteil: MeisterTask macht durch seine Einfachheit neugierig und animiert den User zum Ausprobieren. Und was man nicht sofort versteht, kann man im wöchentlich abgehaltenen Webinar oder mit den Video-Tutorials auf Youtube schnell nachholen. Wer also damit klar kommt wie in Jira auf Kanban Board und Zeitleiste beschränkt zu sein, hat mit dem Tool durchaus seine Freude.
Schnelligkeit durch einfache Bedienung
Durch die einfache Bedienung und das clever integrierte Drag-and-Drop fühlt sich MeisterTask angenehm zackig an. Wem es dabei noch nicht schnell genug geht, der kann sich mit den Tastenkürzeln sogar noch schneller durch das Tool bewegen.
Die Automatisierungen nehmen Ihnen Aufgaben ab und bilden eine sinnvolle und nützliche Erweiterung. Durch die klare Aufteilung von Text und Buttons bleibt MeisterTask dabei stets übersichtlich Und erlaubt eine schnelle Navigation durch das Programm.
Auch die wiederkehrenden Aufgaben sind eine echte Zeitersparnis. Sie können Aufgaben im Abstand von einer Woche, einem Monat oder einem Jahr von MeisterTask wieder auf das Board legen lassen. Diese Funktion ist allerdings Teil der Automatisierungen und damit erst ab der Preisvariante “Pro” in MeisterTask enthalten.
Wenig spezialisiert
Dadurch, dass MeisterTask nicht auf eine spezifische Branche spezialisiert ist, lässt es sich in allen möglichen Unternehmen anwenden. Das ist ein riesen Vorteil auf dem Markt, aber auch eine Crux. Wer kein Freund von Kanban-Prozessen ist, oder spezialisierte Profi-Funktionen wie in Projektron BCS vorzieht, sollte sich eine Alternative zu MeisterTask suchen. Denn abseits des Kanban Boards kann MeisterTask nicht mit alternativen Darstellungsmethoden wie z.B. Gantt oder vorgefertigten Templates dienen.
Wie sicher ist MeisterTask?
MeisterTask erfüllt alle wichtigen datenschutzrechtlichen Vorgaben. Mit dem Serverstandort Frankfurt unterliegen die Daten auf MeisterTask den Richtlinien der DSGVO, an die sich der Anbieter vorbildlich hält. MeisterTask bietet eine 256-Bit SSL-Verschlüsselung, so wie auch die Verschlüsselung ruhender Daten (Encryption at rest). Ihre Daten werden nach ISO 27001 IT-Sicherheit geschützt. Der Anbieter punktet mit redundanter Internetleitung und 99,9% Service Verfügbarkeit, allerdings nur für kostenpflichtige Konten.
Welchen Kundenservice bietet MeisterTask?
Alle Varianten von MeisterTask bieten einen E-Mail-Support an. User der Varianten Business und Enterprise bekommen beim E-Mail-Support bevorzugt Hilfe und können zusätzlich den Telefon-Support in Anspruch nehmen. Um den Einstieg zu erleichtern können einstündige Einführungs-Webinare vom Anbieter besucht werden. Zusätzlich bietet MeisterTask ein umfassendes Help-Center, allerdings nur auf Englisch.Video-Tutorials werden auf dem hauseigenen Youtube Kanal auf Englisch und teils auf Deutsch hochgeladen.
E-Mail und Telefon Service
Grundsätzlich enthalten alle Tarife von MeisterTask einen E-Mail-Support. Wer allerdings die Tarife Business oder Enterprise gebucht hat, bekommt nicht nur beim E-Mail-Support den Vorzug, sondern darf sich zusätzlich bei Problemen über direkten Telefon-Service freuen. Der Support steht den Usern zu den üblichen Bürozeiten zur Verfügung.
Webinare und Video-Tutorials
Wer gerne eine Einführung zu MeisterTask hätte, der kann sich immer Mittwochs zu einer Einführung via Webinar anmelden. Dieses findet abwechselnd auf Deutsch und Englisch statt. Auf Anfrage kann die Einführung auch auf Spanisch durchgeführt werden.
Wer dafür vielleicht keine Zeit hat, der kann auf das hochgeladene Webinar auf dem YouTube-Kanal von MeisterTask zurückgreifen.
Wer nur einen kurzen Tipp zu MeisterTask sucht, wird auf dem YouTube Kanal vielleicht fündig. Hier finden sich in den neueren Uploads auch immer mehr Deutsche Versionen der hochgeladenen Tipps & Tricks.
Help-Center
Das Help-Center von MeisterTask gibt es auf Deutsch und Englisch. Dank seiner anschaulichen Screenshots und guten Strukturierung bietet es eine echte Hilfe.
