MeisterTask setzt exklusiv auf sein schlichtes, aber effektives Kanban Board. Das Tool punktet durch seinen konsequenten Fokus auf essenzielle Funktionen, verzichtet auf übertrieben komplexe Menüs und macht durch seine individuell anpassbaren Oberflächen auch noch optisch einiges her. Damit ist es für Projektmanagement-Einsteiger und Puristen bestens geeignet. Sinnvolle Gimmicks wie die Automationen und wiederkehrende Aufgaben machen die Projektarbeit deutlich angenehmer. Seit September 2024 liefert MeisterTask auch 15 kostenlose Projekt-Templates, die für einen noch schnelleren Start sorgen. Die sind zwar (noch) nicht wahnsinnig zahlreich, aber eine gute und sinnvolle Ergänzung. Während MeisterTask im Kern sehr simpel gehalten wurde, können Sie über die zahlreichen Schnittstellen die Software mit vielen hilfreichen Integrationen erweitern. So können Sie MeisterTask z.B. mit dem Mindmapping-Tool MindMeister koppeln, das vom selben Anbieter stammt. In Sachen Datensicherheit gibt es nichts zu bemängeln, denn MeisterTask wird in Deutschland gehostet und erfüllt vorbildlich die Vorgaben der DSGVO.

Was kostet MeisterTask?

MeisterTask kostet inkl. Mehrwertsteuer zwischen 0 Euro und 31 Euro pro Monat und User. Der starke Preisunterschied ergibt sich hier jeweils durch das gewählte Paket und für welchen Zahlungsrhythmus Sie sich entscheiden. Für individuelle Lösungen gibt es den Tarif Enterprise. Hier wird der Preis auf Anfrage berechnet. Sollten Sie das Schwester-Tool MindMeister mitbestellen, erhalten Sie auf das Bundle 30% Rabatt. Das Bundle gibt es jeweils in der Variante “Pro” und “Business”.

Welche Funktionen hat MeisterTask?

MeisterTask zeichnet sich vor allem durch sein flexibles Kanban Board aus. So können Sie viele Elemente intuitiv über Drag-and-Drop neu anordnen und mit Farbcodes und Icons individualisieren. Zusätzlich gibt Ihnen MeisterTask die Möglichkeit, Aufgaben mit Checklisten feiner zu unterteilen und sie schnell Nutzern zuweisen. Ab der Pro-Variante ersparen Ihnen Automatisierungen einige zeitfressende Klicks. Detaillierte Statistiken helfen beim anschließenden Reporting.

MeisterTask ist mit seinem Fokus auf sein Kanban Board vor allem für das agile Projektmanagement geeignet. Zwar gibt es eine Zeitleiste, diese bleibt aber hinter einem herkömmlichen Gantt-Chart für klassische PM-Methoden zurück. Für eine detaillierte Verwaltung Ihrer Aufgaben bietet Ihnen MeisterTask praktische Checklisten.

Flexibel anpassbare Kanban Boards

In MeisterTask startet jedes Projekt als leeres Kanban Board, ohne eine Flut von Menüs. Durch die übersichtliche Aufteilung finden Sie sich auch als PM-Tool Neuling schnell zurecht und haben rasch die Einstellungsmöglichkeiten des Boards begriffen. Die Flexibilität des Boards überzeugt. Sie können jederzeit Spalten und Aufgaben hinzufügen oder entfernen und mit einem intuitiven Drag-and-Drop-System nach Belieben neu anordnen.

Das Hauptfeature von MeisterTask: das individualisierbare Kanban Board

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Quelle: meistertask.com

Eine nette Dreingabe sind die Spalten-Header, die mit einer Auswahl verschiedener Farben und Icons individualisiert werden können.

Kompakte Zeitleiste

Diese Option gibt es nur ab MeisterTask Business aufwärts. Hier können Sie sich zusätzlich zu Ihrem Kanban Board eine detaillierte Zeitleiste anzeigen lassen, auf der die geplanten Zeiträume für Ihre Aufgaben angezeigt werden. Über Drag & Drop können Sie hier Termine platzieren und mit dem Cursor auf die gewünschte Länge ziehen oder kürzen. Ein ausgefeiltes Management wie mit einem ausgewachsenen Gantt Chart aus Wrike oder PROAD wird eher schwierig.

Die Timeline erweitert die Zeitplanung von MeisterTask

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Kostenlose Projektvorlagen

Seit 2024 bietet MeisterTask eine Reihe von kostenlosen Vorlagen und Templates für Ihre Projektplanung, auf die Sie direkt auf der Anbieterwebsite Zugriff haben. Verschiedenste Projektarten und Aufgaben sind hier abgedeckt; von der Kapazitätsplanung, über Produkt-Roadmaps, Wochenpläne, Budgetpläne, Ressourcenmanagement, Gantt-Diagramme und mehr.

MeisterTask liefert einige kostenlose Vorlagen für verschiedene Aufgaben und Projekte, die Sie für Ihre Projektplanung nutzen können

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15 Templates stehen insgesamt zur Verfügung. Damit sind die Vorlagen in MeisterTask nicht so zahlreich wie z.B. in monday, awork oder trello, aber eine sinnvolle Ergänzung für die Projektplanung und -dokumentation.

Kleinteilige Aufgabenplanung

Die Aufgaben-Kärtchen bieten eine ganze Spielwiese an Optionen. Sie können die Karten mit einzelnen Checklisten versehen, was eine feinmaschige Projektplanung erlaubt. Sollten sich Checkpunkte als größeres Machwerk erweisen, können Sie diese mit wenigen Klicks in eigene Aufgaben umwandeln. Das Hinzufügen mehrer Listen wie in InLoox now! funktioniert allerdings nicht beziehungsweise nur über extra Anhänge.

Sind die Aufgaben erstellt, können Sie ihnen jeweils eine Person für die Bearbeitung zuweisen. Sollte sich der gewünschte Mitarbeiter noch nicht im Projekt befinden, können Sie diesen zügig über die Eingabe seiner E-Mail Adresse oder über einen generierten Einladungs-Link dazu holen.

Aufgaben können mit zusätzlichen Features genauer beschrieben und unterteilt werden

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Auch gibt es die Möglichkeit, Beobachter für Aufgaben einzusetzen. Die werden über den Fortschritt einer Aufgabe auf dem Laufenden gehalten, auch wenn ihnen die entsprechende Aufgabe nicht zugewiesen ist. Das ist gerade dann praktisch, wenn zwei oder mehr Teammitglieder an Aufgaben arbeiten, die in Abhängigkeit zueinander stehen.

Apropos Abhängigkeiten; auch die können Sie in MeisterTask definieren. Ein kleines Menü auf der Aufgabenkarte erlaubt eine schnelle Zuweisung zu anderen Kärtchen.

MeisterTask richtet sich mit seinen Funktionen nicht nur an große Unternehmen, sondern bietet die Möglichkeit von kleinen bis zu großen Projekten alle möglichen Strukturen abzubilden. Für die Verwaltung dieser Strukturen nutzen Sie praktische Filter, ein Dashboard, die Aktivitätsfeeds und die Task-Übersicht. Zusätzlich lassen sich wie in Asana oder monday.com Automatisierungen einsetzen.

Teammitglieder und Task-Übersicht

Am rechten Rand der Ansicht finden SIe ein schlankes Kontrollboard, das die Übersicht über die kleinteiligen Aufgaben sichert. Dort befinden sich ein Überblick aller Projektteilnehmer und die Anzahl an Aufgaben, die ihnen jeweils zugewiesen wurde. Dieses Feature ist dann praktisch, wenn man die Auslastung seiner Mitarbeiter und Kollegen abschätzen möchte.

Eine Schnellübersicht über Aufgabenverteilung und eine Filtermöglichkeit für Tasks

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Bei einem Klick auf den Nutzer werden alle Aufgaben die ihm nicht zugeteilt wurden ausgeblendet. So können sich Ihre Teammitglieder auf ihre Aufgaben konzentrieren. Auch sehen sie Aufgaben, die noch gar nicht zugewiesen wurden und auf einen Bearbeiter warten. Ähnlich ist die sogenannte “Agenda” aufgebaut, eine Übersicht über alle persönlichen Aufgaben und was es dafür zu tun gibt. Dadurch fallen keine wichtigen Tasks unter den Tisch und das ganze Team weiß immer, was es zu tun hat.

Die persönliche Agenda zeigt Ihnen alle fälligen Aufgaben und Tasks übersichtlich an

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Aktivitätsübersicht, Filter und Tags

Doch die kleine Seitenleiste kann noch mehr. Mit einem Klick auf das oberste Icon öffnet sich ein weiteres Menü, wo Sie in einem Feed alle letzten Aktivitäten des Projektes überblicken können. Zum anderen findet sich hier das Filter-Tool, mit dem sich gezielt nach einzelnen Aufgaben oder Gruppen suchen lässt.

Hilfreich bei der Filterung ist die Vergabe von Tags, die als bunte Eyecatcher an den Fuß der jeweiligen Karte geheftet werden. Diese können Sie selbst festlegen und zum Filtern Ihrer Aufgaben verwenden.

Automatische Section Actions

Ein besonders ausgeklügeltes Feature von MeisterTask sind die Section Actions, bzw. Automationen, die Sie in den Kanban-Spalten konfigurieren können. Verschieben Sie eine Aufgabe in eine automatisierte Spalte, wird die Zeiterfassung gestartet oder gestoppt, bestimmte Tags werden entfernt, oder neue Teammitglieder der Aufgabe zugewiesen.

Haben Sie MeisterTask zum Beispiel mit Slack gekoppelt, so schickt Slack automatisch dank Automation eine Benachrichtigung, wenn sich ein Aufgabe in der konfigurierten Spalte auftaucht.

Für die Kommunikation in MeisterTask nutzen Sie die gemeinsame Dokumentenablage, Kommentare, Reactions und Tagging über das @-Zeichen. So machen Sie Ihre Kollegen auf Neuerungen aufmerksam. Einen Teamchat oder die Möglichkeit für Telefonate gibt es in MeisterTask selbst nicht.

Kommentare und Reactions

Jedes Aufgabenkärtchen kann von den bearbeitenden Personen mit Kommentaren versehen werden. Sie bleiben dauerhaft in der Aktivitätsanzeige der Karte erhalten. Auch kann jedes Projektmitglied über einen Klick direkt auf diesen Kommentar antworten, oder als Reaktion einen passenden Emoji posten.

Was dabei allerdings etwas stört, ist dass die Kommentare mitten in den Aktivitätsverlauf geschoben werden. Sollte also etwas Zeit zwischen dem Kommentar und der Antwort vergehen, muss sich der betreffende Mitarbeiter eventuell eine Weile durchscrollen.

Der Aktivitätsfeed einer Aufgabenkarte

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Benachrichtigungen erhalten

Gut, dass über die Verwendung eines @-Zeichens andere Mitarbeiter im Kommentar markiert werden können. Die markierten Teammitglieder erhalten dann eine Benachrichtigung im entsprechenden Widget auf deren Dashboard.

Erwähnungen finden Sie übersichtlich in im Benachrichtigungs-Widget auf Ihrem Dashboard

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Ein Klick auf die Benachrichtigung leitet sie direkt zum Kommentar mit der Erwähnung weiter, was einen Haufen Sucharbeit erspart.

Sobald ein Teammitglied einmal in einer Aufgabe erwähnt wurde, folgt es der Aufgabe automatisch und wird über alle dortigen Änderungen informiert. Das Gleiche passiert auch, wenn die entsprechende Person als Beobachter der Aufgabe hinzugefügt wurde.

Ablage und Dokumentation nutzen

Ein nützliches Feature von MeisterTask ist die kluge Projektdokumentation. Zu jedem Projekt und jeder spezifischen Aufgabe können Sie Dokumente (auch aus Vorlagen) erstellen und direkt in MeisterTask bearbeiten. So haben Sie alle wichtigen Dokumente und Dateien für Ihre Projekte stets gesammelt an einem Ort.

Seit 2024 integriert MeisterTask außerdem KI-Funktionen, um die Projektdokumentation noch einfacher zu gestalten. Zum einen können Sie die erweiterte Suchfunktion nutzen, um Dokumente, Aufgaben und Informationen im Projekt schnell wiederzufinden; dabei unterstützt Sie die Meister AI.

Zum anderen ist MeisterTask mit einer KI-Schreibassistenz ausgestattet. Die macht Ihnen nicht nur Vorschläge, um Ihre Projektdokumentation klarer und übersichtlicher zu gestalten, sondern enthält auch eine Grammatik- und Stilprüfung, mit denen Sie Notizen und Dokumente in MeisterTask optimieren können.

Je nach dem gewählten Preispaket haben Sie mehr oder weniger Zugriff auf die KI-Unterstützung durch Meister AI. Von monatlich nur 20 KI-Credits im kostenlosen Tarif “Frei”, über 75 Credits in “Pro” bis zu 350 Credits in “Business”. Ein Credit entspricht dabei einer Antwort der KI.

In MeisterTask lassen sich Anhänge zu bestimmten Aufgaben hinzufügen

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Reden wir über Speicherplatz für Ihre Dokumente:

Wer nur seine digitalisierten Rechnungen und Skizzen anhängen möchte, der ist mit “Frei” und “Pro” gut bedient. Hier können Anhänge mit bis zu 20 MB, bzw. 200 MB Größe hochgeladen werden. Gehören Sie allerdings zu einem Unternehmen, das schnell sehr große Dateien produziert, z.B. Videofiles, sollten Sie über ein Upgrade auf Business oder Enterprise nachdenken. Hier sind die Filegrößen nicht limitiert.

Mit einem Update von Anfang 2024 gibt es außerdem tolle Neuigkeiten für User von MeisterTask! Bisher mussten User für die umfängliche Projektdokumentation und die Ablage von Arbeitspapieren nämlich auf die Schwester-Software MeisterNotes ausweichen. Mit dem letzten Update wurden die Funktionen von MeisterNotes vollständig in MeisterTask integriert und sind jetzt direkt auf der User-Oberfläche als eigener Arbeitsbereich verfügbar: klasse!

Mittlerweile sind die Funktionen von MeisterNotes vollständig in MeisterTask integriert

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MeisterTask bietet Ihnen mit dem Kalender und der Zeiterfassung die wichtigste Grundausstattung für Ihr Zeitmanagement.

Vergangene Zeit seit Aufgabenerstellung

Schon ab der Free-Version erfasst MeisterTask von alleine, wie lang eine Aufgabe auf dem Kanban Board gelegen hat. Bei Abschluss der Aufgabe wird die Zeit am oberen Rand der Karte angezeigt. Zusätzlich kann eingesehen werden, wer am Abschluss der Aufgabe beteiligt war.

MeisterTask erfasst automatisch, wie lange eine Aufgabe auf dem Kanban Board lag

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Ihre Zeit mit der Stoppuhr erfassen

MeisterTask bedient sich als Zeiterfassung einer simplen Stoppuhr. Diese können Sie bei Beginn einer Aufgabe starten und mit einem einzigen Klick wieder pausieren. User, die mindestens die Variante “Pro” von MeisterTask nutzen, können über die Section Actions automatisiert die Zeiterfassung in Ihrem Projekt steuern. Anders als in Tools wie factro lässt sich die Zeit später nicht manuell korrigieren. Darum sollten Sie beim Betätigen der Stoppuhr sehr gewissenhaft sein oder gleich die automatischen Section Actions verwenden.

Mit dem Dashboard und den Berichten gibt Ihnen MeisterTask wichtige Tools an die Hand, mit denen Sie die Fortschritte Ihrer Projekte erfassen.

Messen Sie den Projekterfolg mit Statistiken

Zusätzlich zu Ihrem Aufgabenmanagement zeigt Ihnen MeisterTask Ihr Projekt in einer Reihe von Statistiken. Diese sind allerdings erst ab der Pro-Version verfügbar. Dazu gehört die Performance Ihrer Teammitglieder, detaillierte Zeiterfassung und Berichte zu offenen, abgeschlossenen, überfälligen, anstehenden und langfristigen Aufgaben.

So wissen Sie z.B. immer wer im Projekt die meisten Aufgaben abgeschlossen hat, wie viel Zeit investiert wurde, oder wie lang Ihr Team für eine bestimmte Anzahl an Tasks gebraucht hat. Alle Berichte lassen sich auch bequem als CSV-Datei exportieren.

Mithilfe der aussagekräftigen Reports in MeisterTask gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse über Ihre Projekte

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Individuelles Dashboard

Das Dashboard agiert in MeisterTask fast wie eine separate Landing-Page, von der aus Sie sich in Ihre Projekte klicken. Das ist im aktuellen Projektmanagement-Vergleich recht ungewöhnlich, aber ein schicker optischer Akzent. Im Dashboard lassen sich verschiedene Widgets ein- und ausblenden. Dazu gehören eine Anzeige der kommenden Aufgaben, eine persönliche Checkliste, Benachrichtigungen, Uhrzeit und Begrüßungstext, so wie eine Übersicht der Zeiterfassung.

Ein individualisierbares Dashboard verschafft eine gute Übersicht über alle Projekte

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Free-User bekommen täglich einen zufälligen Hintergrund aus dem Background-Archiv von MeisterTask angezeigt. Wer eine kostenpflichtige Variante des Programms besitzt, kann sich dauerhaft sein Lieblingsbild aus der Auswahl als Backgrounds einstellen, oder eigene Hintergründe hochladen.

In der MeisterTask-Tarifübersicht finden Sie die oben beschriebenen Funktionen noch einmal im kurzen Überblick.

Wie benutzerfreundlich ist MeisterTask?

MeisterTask ist mit seinem simpel aber effektiv gestalteten Kanban Board auch für Anfänger einfach zu erlernen. Intuitives Drag-and-Drop ermöglicht es auch Neulingen, schnell ein effektives Projekt-Board anzulegen und damit zu arbeiten. Die nützlichen Zusatzfunktionen wie die Automations liegen etwas versteckt und bedürfen evtl. einer Erklärung. Aber dafür hat der Anbieter auf seinem YouTube-Kanal nützliche Anleitungsvideos bereitgestellt.

Gute Übersichtlichkeit

Wer das erste Mal in MeisterTask vor einem leeren Kanban Board sitzt, der wird sich recht schnell zurecht finden. Die Einteilungen sind klar, minimalistisch gehalten und kein Menü erschlägt den Betrachter mit einem Wust aus Optionen. Im Gegenteil: MeisterTask macht durch seine Einfachheit neugierig und animiert den User zum Ausprobieren. Und was man nicht sofort versteht, kann man im wöchentlich abgehaltenen Webinar oder mit den Video-Tutorials auf Youtube schnell nachholen. Wer also damit klar kommt wie in Jira auf Kanban Board und Zeitleiste beschränkt zu sein, hat mit dem Tool durchaus seine Freude.

Das leere Kanban Board in MeisterTask lädt zum Ausprobieren ein

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Schnelligkeit durch einfache Bedienung

Durch die einfache Bedienung und das clever integrierte Drag-and-Drop fühlt sich MeisterTask angenehm zackig an. Wem es dabei noch nicht schnell genug geht, der kann sich mit den Tastenkürzeln sogar noch schneller durch das Tool bewegen.

Wer möchte, kann sich auch schnell mit Tastaturkürzeln durch MeisterTask bewegen

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Die Automatisierungen nehmen Ihnen Aufgaben ab und bilden eine sinnvolle und nützliche Erweiterung. Durch die klare Aufteilung von Text und Buttons bleibt MeisterTask dabei stets übersichtlich Und erlaubt eine schnelle Navigation durch das Programm.

Auch die wiederkehrenden Aufgaben sind eine echte Zeitersparnis. Sie können Aufgaben im Abstand von einer Woche, einem Monat oder einem Jahr von MeisterTask wieder auf das Board legen lassen. Diese Funktion ist allerdings Teil der Automatisierungen und damit erst ab der Preisvariante “Pro” in MeisterTask enthalten.

Wenig spezialisiert

Dadurch, dass MeisterTask nicht auf eine spezifische Branche spezialisiert ist, lässt es sich in allen möglichen Unternehmen anwenden. Das ist ein riesen Vorteil auf dem Markt, aber auch eine Crux. Wer kein Freund von Kanban-Prozessen ist, oder spezialisierte Profi-Funktionen wie in Projektron BCS vorzieht, sollte sich eine Alternative zu MeisterTask suchen.

Wie sicher ist MeisterTask?

MeisterTask erfüllt alle wichtigen datenschutzrechtlichen Vorgaben. Mit dem Serverstandort Frankfurt unterliegen die Daten auf MeisterTask den Richtlinien der DSGVO, an die sich der Anbieter vorbildlich hält. MeisterTask bietet eine 256-Bit SSL-Verschlüsselung, so wie auch die Verschlüsselung ruhender Daten (Encryption at rest). Ihre Daten werden nach ISO 27001 IT-Sicherheit geschützt. Der Anbieter punktet mit redundanter Internetleitung und 99,9% Service Verfügbarkeit, allerdings nur für kostenpflichtige Konten.

MeisterTask bietet alle wichtigen Sicherheitsstandards im Sinne der DSGVO

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Welchen Kundenservice bietet MeisterTask?

Alle Varianten von MeisterTask bieten einen E-Mail-Support an. User der Varianten Business und Enterprise bekommen beim E-Mail-Support bevorzugt Hilfe und können zusätzlich den Telefon-Support in Anspruch nehmen. Um den Einstieg zu erleichtern können einstündige Einführungs-Webinare vom Anbieter besucht werden. Zusätzlich bietet MeisterTask ein umfassendes Help-Center, allerdings nur auf Englisch.Video-Tutorials werden auf dem hauseigenen Youtube Kanal auf Englisch und teils auf Deutsch hochgeladen.

E-Mail und Telefon Service

Grundsätzlich enthalten alle Tarife von MeisterTask einen E-Mail-Support. Wer allerdings die Tarife Business oder Enterprise gebucht hat, bekommt nicht nur beim E-Mail-Support den Vorzug, sondern darf sich zusätzlich bei Problemen über direkten Telefon-Service freuen. Der Support steht den Usern zu den üblichen Bürozeiten zur Verfügung.

Webinare und Video-Tutorials

Wer gerne eine Einführung zu MeisterTask hätte, der kann sich immer Mittwochs zu einer Einführung via Webinar anmelden. Dieses findet abwechselnd auf Deutsch und Englisch statt. Auf Anfrage kann die Einführung auch auf Spanisch durchgeführt werden.

Wer dafür vielleicht keine Zeit hat, der kann auf das hochgeladene Webinar auf dem YouTube-Kanal von MeisterTask zurückgreifen.

Wer nur einen kurzen Tipp zu MeisterTask sucht, wird auf dem YouTube Kanal vielleicht fündig. Hier finden sich in den neueren Uploads auch immer mehr Deutsche Versionen der hochgeladenen Tipps & Tricks.

Help-Center

Das Help-Center von MeisterTask gibt es auf Deutsch und Englisch. Dank seiner anschaulichen Screenshots und guten Strukturierung bietet es eine echte Hilfe.

Das anschaulich gestaltete Help-Center von MeisterTask

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Quelle: support.meistertask.com