Jira Test
Jira eignet sich dank Kanban Board, Scrum Board und Roadmap vor allem für agile Entwicklerteams, die ein schlankes Arbeitstool ohne viel Schnickschnack suchen. Dank der Next-Gen-Boards wird die klassische Jira Ansicht bei Bedarf durch ein flexibles Board ersetzt, das weniger Konfiguration und Untermenüs erfordert. So haben auch Anfänger schnell den Dreh raus und arbeiten schon nach kurzer Zeit flüssig mit Jiras Funktionen. Zwar ist mit den Plänen beziehungsweise Roadmaps auch eine Ansicht ähnlich eines Gantt Charts enthalten, das dürfte aber zu wenig sein, um alle Anforderungen des klassischen Projektmanagements zu erfüllen. Der Look von Jira ist übersichtlich und verzichtet auf viel Text auf dem Bildschirm. Das sorgt für Übersicht und ist besonders einsteigerfreundlich. Wem Jira in diesem Paket zu simpel erscheint, der hat mit dem Marketplace über 1.000 Apps zur Verfügung, die Ihnen eine Vielzahl von Erweiterungen bieten.
- Besonders für agile Teams geeignet
- Übersichtlich
- Leichtes Onboarding
- Massig Integrationen
- Kaum für klassisches PM geeignet
- Geringer Funktionsumfang
Was kostet Jira?
Jira erhalten Sie als kostenloses Paket “Free” oder in einer der drei kostenpflichtigen Versionen “Standard”, “Premium” und “Enterprise”. Für die ersten beiden zahlen Sie 7,50 US-Dollar beziehungsweise 14,50 US-Dollar pro Nutzer im Monatsabo, die Preise für “Enterprise” erfahren Sie nur auf Anfrage beim Anbieter. Während “Free” auf 10 Nutzer limitiert ist, erhalten Sie Standard- und Premiumlizenzen für bis zu 20.000 Mitarbeiter. Möchten Sie Jira selbst verwalten, hosten Sie die Software gegen eine einmalige Gebühr auf Ihrem eigenen Server, oder mieten die Lizenzen, um sie über ein Data-Center Ihrer Wahl zu betreiben.
Welche Funktionen hat Jira?
Jira bietet Ihnen vor allem auf agiles Arbeiten ausgerichtete Funktionen. Das sind zum einen das Scrum und das Kanban Board, zum anderen Funktionen wie Sprinteinstellungen und Backlogs. Standardklicks geben Sie an die integrierten Automatisierungen ab. Für mehr Kontrolle über Ihre Übersicht, stellen sie benutzerdefiniert die Felder Ihrer Ansichten einfach an oder ab. Individuell gestaltbare Dashboards ermöglichen Ihnen zudem einen benutzerdefinierten Überblick über Ihre Projekte.
Jira ist ein PM-Tool, das sich im Projektmanagement-Vergleich besonders auf die agilen Methoden aus der Softwareentwicklung fokussiert. Das wird besonders dann deutlich, wenn Sie einen Blick in die verfügbaren Ansichten und Einstellungen werfen. Zu diesen Einstellungen gehören beispielsweise das ein- und abstellen von Sprints und Backlogs, die vorzugsweise in der beliebten Scrum-Methode Anwendung finden. Auf der anderen Seite finden Sie in Jira die Roadmap, die sich zwar für eine klassische Projektplanung eignet, aber hinter den Möglichkeiten eines Gantt Charts zurückbleibt.
Die Arbeit mit Ihren Boards im Blick behalten
Mit Jira arbeiten Sie hauptsächlich auf Boards. Hier haben Sie die Wahl zwischen einem Kanban und einem Scrum Board. Hier handelt es sich allerdings nicht um zwei komplett verschiedene Board-Typen, sondern um einen Satz an Voreinstellungen, die Jira für Sie übernimmt. Sollten Sie sich also nicht sicher sein, welches Board Sie benötigen, lassen sich auf dem jeweiligen Board die nötigen Funktionen auch später noch an- und abstellen.
Was die Boards dann tatsächlich anzeigen und wie sie diese Ansichten verändern, hängt davon ab, ob Sie sich bei der Einrichtung Ihres Projektes für ein klassisches Jira-Board entscheiden oder auf Basis eines Next-Gen-Boards planen.
Die klassischen Boards in Jira
Die klassischen Boards umfassen ein Scrum Board, ein Kanban Board und eine Roadmap. Erstere Ansichten eigenen sich vor allem für agile Methoden, während lediglich die Roadmap der klassischen Wasserfallmethode dient. Die Aufmachung der Boards ist minimalistisch und angenehm übersichtlich. Allerdings fehlen gewisse Komfortfunktionen, die in der Next-Gen-Variante der Boards vorhanden sind.
Beispielsweise wechseln Sie oft in extra Menüs, um kleine Einstellungen wie etwa die Benennung einer Board-Spalte vorzunehmen. Auch fehlt die Funktion “Gruppieren”, mit der Sie Aufgaben in horizontalen Swimlanes anzeigen. Sie müssen diese ebenfalls in einem eigenen Menü einschalten. Eine angenehme Ergänzung ist hingegen das einfache Flagging, mit dem Sie mit wenigen Klicks die Aufgabe für Ihre Kollegen farblich markieren. Damit machen Sie diese unkompliziert auf Probleme in der Aufgabe aufmerksam.
Vereinfachte Bedienung mit Next-Gen-Boards
Die Next-Gen-Boards sind den klassischen Boards in Sachen Optik sehr ähnlich, zeichnen sich aber dadurch aus, dass sie zur Nutzung wesentlich weniger Konfigurationsarbeit benötigen und sich flexibler anpassen lassen. So haben Sie beispielsweise jederzeit die Möglichkeit, Spalten zu Ihrem Board hinzuzufügen, diese selbst zu benennen und mit Drag-and-Drop ganz nach Bedarf in Ihrer bevorzugten Reihenfolge anzuordnen. Und das, ohne in separate Menüs wechseln zu müssen.
Zeitplanung mit der Roadmap
Je nachdem, ob sie die klassische oder die Next-Gen-Ansicht gewählt haben, unterscheiden sich der Look und die Bedienung der zugehörigen Roadmaps.
Die Pläne in der klassischen Ansicht
Die Roadmaps, die im klassischen Jira als “Pläne” bezeichnet werden, sind leider nicht das beste Feature des Tools. Zwar beherrscht diese Ansicht alle wichtigen Funktionen wie ein übliches Gantt Chart, allerdings ist die Steuerung desselben hier um einiges fummeliger als beispielsweise in factro. In der linken Übersicht wählen Sie die Elemente für Ihre Ansicht aus, rechts platzieren Sie diese mit einem Klick auf dem Zeitstrahl. Dabei sind standardmäßig 7 Tage als Aufgabenlänge eingestellt. Um Zeitabschnitte neu zu planen, verschieben Sie Aufgaben per Drag-and-Drop.
Um in einen Plan aufgenommen werden zu können, muss mindestens ein Release in Ihren jeweiligen Projekten hinterlegt sein.
Um Abhängigkeiten zu definieren, klicken Sie auf das kleine Plus vor und nach den Aufgaben. Es öffnet sich eine Übersicht aller bereits definierten Abhängigkeiten. Über ein Dropdown-Menü wählen Sie die entsprechenden Tasks aus. Die daraus entstehende Liste ist zwar übersichtlich, die Eingabe per Dropdown oder manueller Eingabe ist jedoch ziemlich anstrengend, wenn Sie die Namen aller Ihrer Tasks nicht auswendig wissen. Da ist das Ziehen eines kleinen Pfeils von Task zu Task in anderen Tools viel angenehmer.
Die Roadmap in der “Next-Gen”-Ansicht
Die Roadmap der Next-Gen-Ansicht wirkt auf den ersten Blick schon mal viel übersichtlicher. Die Zeitleiste nimmt einen größeren Teil des Bildschirms ein, was die Übersichtlichkeit durchaus fördert. Allerdings hat die Next-Gen-Roadmap eine Eigenheit: Sie verschieben hier nur Epics, also übergeordnete Aufgabengruppen, aber nicht die Aufgaben im Einzelnen. Das ist weder vor-noch nachteilhaft, sonder eine Frage dessen, womit Ihr Team am besten arbeiten kann.
Links lassen sich die vergebenen Epics und die zugehörigen Aufgaben einsehen, rechts verschieben, verlängern und verkürzen Sie die Laufzeit der selbigen mit Drag-and-Drop beziehungsweise Mauszug. Abhängigkeiten bestimmen Sie, indem Sie mit der Maus über die Epics fahren und die erscheinenden Link-Symbole via Mauszug mit anderen Epics verbinden. Das dürfte auch für Freunde der klassischen PM-Methoden gut von der Hand gehen und sich für deren Planungen eignen.
In Jira verwalten Sie Ihre Aufgaben in unterschiedlichen Ansichten auf getrennten Boards. Mit Automatisierungen sparen Sie sich bei der Verwaltung zusätzlich Zeit. Zusätzliche Verwaltungsoptionen wie für Ihr Budget sind nicht in Jira vorgesehen, ebenso wenig wie Projektvorlagen.
Allgemeine Board-Funktionen in “Klassisch” und “Next-Gen”
Um Ihre Boards etwas übersichtlicher zu gestalten, gibt es in Jira zwei Filtermöglichkeiten: Filtern nach Person und nach Label. Den Personenfilter gibt es in zweierlei Ausführung. Entweder lassen Sie sich alle Aufgaben einer einzigen Person anzeigen, indem Sie auf deren Profilbild klicken oder Jira sortiert die Aufgaben über die Gruppierungsfunktion oben rechts für alle Personen wie in awork in horizontalen Swimlanes. Damit fällt es Ihrem Team leichter, sich nur auf die eigene Workload zu konzentrieren und eigene Aufgaben schneller zu finden.
Der Labelfilter zeigt Ihnen die Aufgaben aufgeteilt nach den Tags, die Sie den jeweiligen Aufgaben hinzugefügt haben. Je nachdem, mit welchen Tags und Bezeichnungen Sie arbeiten, lassen sich so bestimmte Aufgabentypen mit dem Labelfilter aus Ihren Projektboards hervorheben. Das ist gerade für Ihr Controlling und Reporting von Vorteil.
Individuelle Aufgabenansichten
Bei der Erstellung von Aufgaben unterscheidet Jira vier Kategorien: “Epics”, “Stories”, “Tasks” und “Bugs”. Alle vier haben unterschiedliche Aufgaben.
Epic
Epics sind Aufgabencontainer, die ein spezifisches Set an Aufgaben zusammenfassen. Mit diesen Paketen planen Sie in Jira Ihre Roadmaps.
Story
Hier bringen Sie die Userstories unter, die aus Nutzersicht eine Funktionalität des Endproduktes beschreiben.
Task
Tasks beschreiben im Gegensatz zur Story eine klar formulierte und spezielle Aufgabe in Ihrem Projekt.
Bug
Zur Softwareentwicklung gehört natürlich auch das Beseitigen von Bugs. Zu fixende Bugs geben Sie ebenfalls in Jira als eigene Aufgabenkategorie an.
Eine Sonderform sind die Sub-Tasks, die Sie sowohl für Stories als auch für normale Tasks erzeugen können. Sie sind für Aufgaben gedacht, die zu klein für einen eigenen Task sind, aber auch schon zu komplex für einen simplen Checklisteneintrag. Haben Sie den Aufgabentyp gewählt, benennen Sie den Task, hinterlassen eine Beschreibung und weisen diesen einem Ihrer Mitarbeiter zu. Zusätzlich hängen Sie Dokumente und Kommentare an oder versehen die Aufgabe mit selbst erstellten Tags.
Allerdings ist das lang nicht alles, was das Aufgabenkärtchen zu bieten hat. In den Projekteinstellungen unter “Vorgangstypen” lassen sich nach Bedarf eine ganze Reihe an Feldern zusätzlich zu Ihren Aufgaben hinzufügen. Dazu gehören zusätzliche Personen wie Ansprechpartner, ein zusätzliches Datumsfeld oder ein Dropdown-Menü, in dem Sie die Priorität der Aufgabe bestimmen.
Sollten Ihnen diese Optionen nicht ausreichen, fügen Sie mit integrierten Apps für Jira noch weitere Felder zu Ihrem bestehenden Pool hinzu.
Wenn Sie das Fenster nach Ihren Wünschen konfiguriert haben, lassen Sie es sich entweder in Ihren Projekten als schwebendes Dialogfeld wie in oder als eingeblendete Seitenleiste ähnlich der in anzeigen. Damit gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz nach Ihren Bedürfnissen und sorgen für bessere Übersicht und weniger Ablenkung.
Getrennte Projektboards
Anstatt alle Ihre Projekte permanent in einer Menüansicht zu haben, springen Sie in Jira mit dem oberen linken Button zwischen den Projektansichten. Diese Funktion ähnelt dem Wechsel zwischen Projekten in MeisterTask. Diese klare visuelle Trennung Ihrer Projekte hilft Ihnen, sich immer nur auf ein Projekt zu konzentrieren und verhindert die Verwechslung von Aufgaben zwischen den Projekten.
Zeit sparen mit Automatisierungen
Wenn Sie die immer gleichen Standardklicks erledigen müssen, lassen Sie diese doch einfach gleich von Jira ausführen. Dafür gibt es die Automatisierungen, die Ihnen bereits ab der Version “Free” für den Gebrauch innerhalb von Einzelprojekten zur Verfügung stehen. Dabei bestimmen Sie wie in beispielsweise Asana die Art und den Umfang der Automatisierung mit einfachen “Wenn-Dann”-Befehlen selbst. Obwohl die Software Jira auf Entwickler ausgelegt ist, sind hierfür keine Programmierkenntnisse notwendig.
Öffnen Sie das Dialogfenster mit dem Blitz-Icon in der rechten oberen Ecke Ihres Projektes. Sie gelangen zur Trigger-Auswahl, wo Sie sich die Kategorie Ihres Auslösers für Ihre Automatisierung auswählen. Sie gelangen nun in das Konfigurationsmenü Ihrer Automatisierungen. Wählen Sie hier aus der zuvor gewählten Kategorie den passenden Trigger wie beispielsweise “Vorgang erstellt”.
Definieren Sie nun, was Ihr Trigger bewirken soll. Dafür klicken Sie zuerst links in der Abfolge auf Ihren Trigger, um diesen weiter zu definieren. Dann wählen Sie den Textbutton unter Ihrem Trigger “Komponente hinzufügen” und klicken dann im rechten Menü auf alle Aktionen, die der Trigger auslösen soll. Möchten Sie beispielsweise bei der Erstellung eines neuen Vorgangs darüber informiert werden, klicken Sie auf die Aktion “E-Mail versenden” und geben die nötigen Kontaktinformationen für Ihre Benachrichtigung ein. Klicken Sie anschließend auf “Speichern”.
Jetzt, wo Sie die grundlegende Regel definiert haben, wählen Sie im rechten Bereich entweder eine zusätzliche Komponente für Ihre Automatisierung aus oder benennen Ihre Automatisierung mit einem prägnanten Titel. Klicken Sie abschließend auf “Turn it on”, um Ihre selbst erstellte Automatisierung in Betrieb zu nehmen. Wenn Sie aus der Projektansicht heraus auf das Blitz-Icon und anschließend auf “Automatisierungsregeln verwalten” klicken, sehen Sie alle aktiven Automatisierungen und schalten diese bei Bedarf mit den Schiebereglern ein oder aus.
Nutzen Sie für die Koordination Ihrer Teamarbeit in Jira die Rollen- und Rechteverteilung sowie die Aktivitätsfeeds. Zusätzlich stehen Ihnen Kommentare und eine Dokumentenverwaltung zur Verfügung. Andere Kollaborationstools wie die Webkonferenzen aus PROAD oder Gastplätze finden Sie in Jira nicht.
Zugriffsrechte für Projekte und Aufgaben verwalten
Wenn Sie Projekte in Jira erstellen, haben Sie die Möglichkeit, die Sichtbarkeit Ihrer Projekte einzugrenzen. Dabei wählen Sie aus den Optionen “Privat”, “Eingeschränkt” und “Offen”. Das kommt gerade dann gelegen, wenn Projekte beispielsweise noch nicht allen Mitgliedern Ihres Unternehmens zugänglich gemacht werden sollen oder dürfen. Auch eignen sich private Projekte zum Ausprobieren neuer Workflows und Projektideen.
Ihren Teammitgliedern Rollen zuteilen
Wenn Sie die Bearbeitungsrechte für bestimmte Mitglieder innerhalb des Projektes limitieren möchten, nutzen Sie die Rollenverteilung. Sie wählen für Ihre Kollegen aus den Rollen “Administrator”, “Member” und “Viewer” die passende aus und verhindern so, dass Ihre Mitarbeiter ungewollte Änderungen im Projekt vornehmen. Der Vorteil: Sie bestimmen auf Projektebene, also auch für einzelne Aufgaben, wer diese auf welche Art bearbeiten darf. Das erspart Ihnen das Hantieren mit privaten Gruppen und separaten Projektstrukturen.
Die Arbeit mit Spaltenlimits im sinnvollen Rahmen halten
Um zu verhindern, dass Ihr Team an zu vielen Baustellen gleichzeitig arbeitet, bestimmen Sie feste Spaltenlimits. So erscheint die Spalte in einer Warnfarbe, wenn Sie mehr Aufgaben in einer Spalte ablegen, als von Ihnen festgelegt. Das hilft Ihrem Team, sich auf wenige Kernaufgaben zu fokussieren, anstatt Ihre Aufmerksamkeit auf unnötig viele Tasks zu verteilen.
Mit Flags die Aufmerksamkeit Ihres Teams erregen
Sollten Sie oder einer Ihrer Teamkollegen mal bei einer Aufgabe nicht weiter kommen, vergeben Sie der entsprechenden Aufgabe eine Flag. Diese markiert farblich die entsprechende Aufgabenkarte auf dem Board und signalisiert dem Team, dass es hier Probleme gibt. So richten Sie schnell und effizient Ihren Blick auf Probleme im Projekt und können an wichtigen Stellen rechtzeitig Unterstützung liefern oder erbitten.
Sub-Task-Checklisten mit Prioritäten erstellen
Sollte sich einmal eine Aufgabe als vielschichtiger erweisen als gedacht, dann erstellen Sie eine Checkliste aus Sub-Tasks. Die Punkte Ihrer Aufgabenliste sind für Ihr Team offen einsehbar und lassen sich per Drag-and-Drop jederzeit neu anordnen. So kommunizieren Sie über die Positionierung der Aufgaben ganz einfach deren Priorität. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, relevante Tasks mit Ihren Unteraufgaben als Abhängigkeit zu verbinden.
Mit Aktivitätsfeeds auf dem neuesten Stand bleiben
Um immer im Auge zu behalten, was in Ihren Aufgaben so passiert, stellt Ihnen Jira Aktivitätsfeeds zur Verfügung. In diesen sehen Sie, was als Letztes in Ihren Aufgaben passiert ist und wer die entsprechenden Änderungen vorgenommen hat. Diese Feeds stehen Ihnen sowohl im Dashboard, als auch in der jeweiligen Aufgabe zur Verfügung. Das bildet eine spannende und nachvollziehbare Informationsquelle für Ihr späteres Reporting.
Ein absolut sinnvolles Feature ist die abgetrennte Kommentarsektion, in der Sie sich mit Ihren Teamkollegen austauschen und Sie mit dem üblichen @-Tag auf wichtige Informationen aufmerksam machen. Die Trennung vom Aktivitätsfeed verhindert, dass wichtige Anmerkungen in der Timeline einer Aufgabe untergehen. Ein Nachteil: die ältesten Entwicklungen und Kommentare in der Aufgabe werden zuerst angezeigt. Für die neuesten Nachrichten müssen Sie also eventuell sehr weit scrollen.
Mit der App unterwegs arbeiten
Wenn Sie viel unterwegs sind, nutzen Sie Jira über Ihr Smartphone. So haben Sie alle aktuellen Entwicklungen Ihrer Projekte griffbereit in der Tasche dabei. Die App ist für alle Smartphones und Tablets mit iOS oder Android Betriebssystem verfügbar.
Wenn Sie die App im Store Ihres Vertrauens nicht finden, geben Sie Ihre Handynummer in die entsprechende Suchmaske auf der Website des Anbieters ein. Dieser schickt Ihnen dann den passenden Link zur App.
Neben der zuvor erwähnten Roadmap steht Ihnen die native Zeiterfassung zur Verfügung. Eine Kalenderfunktion ist in Jira aktuell nicht vorhanden.
Zeiterfassung über die Aufgabenansicht
Wenn Sie für Ihre Aufgabenansicht die Zeiterfassung aktiviert haben, lassen sich in den Aufgaben festgelegte Aufwände vermerken und geleistete Arbeitsstunden eintragen. So sehen Sie immer genau, ob Sie mit der geleisteten Arbeitszeit noch im berechneten Zeitbudget liegen. Die gebuchten Zeiten werden Ihnen in einem separaten Reiter in der Aufgabe neben den Kommentaren und den Aktivitäten angezeigt. Benötigen Sie ein erweitertes Zeit-Reporting, stehen Ihnen passende Integrationen wie Clockify zur Verfügung.
Jira ermöglicht Ihnen, über die Dashboards und Standard-Reports Analysen für Ihre Projekte durchzuführen. Funktionen für benutzerdefinierte Berichte finden Sie in Jira eher nicht.
Individuelle Dashboards
Wenn Sie mal mehr als ein Projekt im Auge behalten müssen, dann empfiehlt sich die Nutzung des integrierten Dashboards. Dieses lässt sich nach Ihren Wünschen anordnen und mit verschiedenen Widgets (in Jira “Gadgets” genannt) erweitern. Dabei entscheiden Sie individuell, welche Projektinhalte Sie in Ihren Gadgets sehen möchten. Wenn Sie verschiedene Konfigurationen benötigen, lässt Jira Sie mehrere Dashboards für Ihr Controlling abspeichern.
Neben den Standardgadgets wie der Aktivitätenübersicht oder den zugewiesenen Aufgaben haben Sie die Wahl zwischen weiteren Optionen wie dem Blasendiagramm, der Heatmap, der Vorgangsstatistik oder dem agilen Wallboard. Letzteres lässt sich beispielsweise als gemeinsame Informationsquelle auf einen öffentlichen Bildschirm streamen.
Anhänge in Aufgaben hinterlassen
Um sich kontextbezogen über Dokumente auszutauschen, hängen Sie Dateien einfach einzelnen Aufgaben an. Das geht über den allgemeinen Bereich “Anhänge” der Aufgabe, oder in einem Kommentar. So wissen alle Beteiligten, zu welchen Tasks das Dokument gehört. Im Bezug auf die Anwendungsentwicklung ist dieses Feature praktisch um Teammitgliedern unkompliziert Designvorschläge oder Codeschnipsel zugänglich zu machen und deren Meinung einzuholen. Eine projektweite Ablage wie in Wrike oder Stackfield gibt es leider nicht.
Sollten Sie Dokumente Ihren Kommentaren anhängen, tauchen diese nicht automatisch unter den Anhängen der Aufgabe auf. Wenn Sie also Anhänge wiederfinden möchten, die in einem Kommentar gepostet wurden, müssen Sie unter Umständen einige Zeit scrollen.
Berichte automatisch von Jira erstellen lassen
Jira kommt standardmäßig mit vier verschiedenen Berichtsvorlagen. Mit diesen analysieren Sie vor allem das Verhältnis von geplanten, bearbeiteten und offenen Aufgaben über einen bestimmten Zeitraum. Das ist zwar für Ihr Reporting nützlich, andere Tools wie beispielsweise Projektron BCS oder monday.com bieten jedoch mehr Optionen für wirklich benutzerdefinierte Berichte. Alternativ verwenden Sie die Gadgets aus dem Dashboard wie Balkendiagramme oder der Auslastungs-Chart. Weder Berichte noch Gadgets stehen Ihnen als Export zur Verfügung.
Drei der vier Berichte benötigt die Voreinstellung “Sprints”. Arbeiten Sie lieber ohne Sprints, lassen sich die drei Übersichten “Burnup-Diagramm”, “Sprint-Burndown-Chart” und “Velocity-Bericht” nicht nutzen.
Sie möchten die Funktionen noch einmal in Kurzfassung? Dann wechseln Sie zum Jira-Tarifüberblick von trusted.de.
Welche Schnittstellen hat Jira?
Viele Schnittstellen gehören zu den hauseigenen Cloud-Tools von Anbieter Atlassian wie etwa Confluence oder Bitbucket. Für einen ununterbrochenen Workflow bietet das Tool aber auch Schnittstellen mit anderen Programmier- und Designtools wie auch mit Ihren Dokumentenablagen. Dazu gehören Dropbox, Sketch und InVision. Über den Atlassian Marketplace stehen Ihnen über 1.000 Apps zur Verfügung, mit denen Sie nach Belieben Jira mit weiteren Funktionen ausstatten.
Schnittstellen
Dank des Atlassian Marketplace haben Sie Zugriff auf Hunderte von Apps und Integrationen, mit denen Sie Ihr Jira an Ihren persönlichen Bedarf anpassen. Hier eine Auswahl:
- Confluence
- Bitbucket
- Dropbox
- InVision
- Sketch
- G Suite
- Google Drive
- Gmail
- MS Outlook
- MS Excel
- MS Teams
- Zendesk
- und mehr
Wie benutzerfreundlich ist Jira?
Die Benutzerfreundlichkeit richtet sich in Jira stark danach, ob Sie die klassischen Boards oder die Next-Gen-Boards mit vereinfachter Bedienung nutzen. Beide Ansichten sind an sich recht handlich, sobald es aber um Anpassungen der Boards geht, gerät die klassische Jira-Ansicht durch ihre Komplexität ins Hintertreffen. Kleine Hilfeboxen erleichtern das Onboarding und der Look bietet eine aufgeräumte Übersicht. Das erspart Blicke in die Dokumentation, die recht trocken und kompliziert ausfällt.
Ein aufgeräumter Look
Jira ist mit seinem minimalistischen und flächenhaften Look ein recht schickes PM-Tool. Ohne die Überladung des Interfaces mit Text und Buttons fällt es sehr viel leichter, sich auf die eigene Arbeit zu konzentrieren. Jira ähnelt damit dem optischen Konzept der InLoox now! Web App. Das ist vielleicht nicht so hübsch wie das farbenfrohe Trello mit seinen Fotohintergründen, aber die simplen und klar abgehobenen Farbflächen erleichtern die Orientierung und tragen so ihren Teil zu einer schnellen und effektiven Bedienung bei.
Kleine, aber effektive Onboarding-Hilfen
Das Onboarding wird Ihnen durch erste Abfragen beim Registrierungsprozess erleichtert. Hier geben Sie an, ob Sie bereits mit Jira Erfahrungen haben und welches der beiden Boards (Kanban oder Scrum) sich wohl eher für Ihre Zwecke eignet. Nach der Anmeldung erhalten Sie weitere Hilfe durch Jira Quickstart, einem kleinen Tutorial-Assistenten, der Sie auf Wunsch durch den Erstellungsprozess Ihres Projektes begleitet. Der Assistent hilft Ihnen hierbei mit Links zu den entsprechenden Tutorials und der Einblendung kleiner Hilfeboxen.
Flexible und einfache Bedienung
Die Bedienung in Jira zu bewerten ist etwas knifflig, da diese von der Art des benutzten Boards abhängt. Die einfacher zu bedienenden Modelle sind eindeutig die Next-Gen-Boards, die dank viel Drag-and-Drop und einfacher Bearbeitungsmöglichkeiten sehr intuitiv ausfallen. Sie ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Anpassung der Boards, ohne in separate Menüs wechseln zu müssen.
Während für manche der geringe Funktionsumfang von Jira ein Ausschlusskriterium darstellt, ist diese Tatsache bei der Bedienung eher hilfreich. Die Konzentration auf wenige und wichtige Funktionen verringert den Stress beim Onboarding und sorgt für einen effizienten Umgang mit dem Tool.
Englische Sprache in deutscher Oberfläche
Was Ihnen bei Jira an wenigen Stellen unterkommen wird, sind englische Textschnipsel in der deutschen Benutzeroberfläche. Hier wurden kleinere Hilfetexte einfach nicht übersetzt. Während das wirklich keine größeren Probleme verursacht, ist die Dokumentation eine andere Geschichte. Die ist nämlich ausschließlich auf Englisch vorhanden. Für Englischkenner kein Problem, für andere User ein großes Manko.
Wie sicher ist Jira?
Jira bietet neben den wichtigen ISO Zertifikaten ISO 27001 und ISO 27018 die weiteren Datenschutzstandards SOC2 Type II und PCI. Die Verschlüsselung der Daten erfolgt mithilfe eines 256-Bit-Schlüssels mit TLS 1.3 Standard. Ein Manko ist allerdings, dass der Anbieter keine Server im europäischen Raum betreibt. Anbieter Atlassian bietet allerdings ein Addendum (DPA), das den DSGVO-konformen Umgang mit Ihren Daten zusichert.
Wichtiger Hinweis, falls Ihre Daten nicht in der EU gehostet werden: Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom Juni 2020 erklärt das Privacy-Shield-Abkommen zwischen der EU und den USA für ungültig. Damit steht die rechtliche Grundlage für den Datenaustausch zwischen EU und USA (bzw. zwischen Schweiz und USA) auf unsicheren Beinen; je nachdem, wie nun in Folge die EU-Kommission und die Datenschutzbehörden reagieren, widerspricht der Datentransfer in die USA vorerst den europäischen Datenschutzgesetzen. Nutzern von US-Diensten, die auch Kundendaten auf US-Server übertragen, können Abmahnungen und Bußgelder drohen.Das gilt auch für Unternehmen, die US-amerikanische Projektmanagement-Lösungen nutzen, da hier auch personenbezogene Mitarbeiter- und Kundendaten gespeichert werden könnten. Das bedeutet: Vorerst sollten Sie nicht auf Tools und Cloud-Software vertrauen, deren Rechenzentren/Server in den USA stehen. Bis die Rechtsgrundlage geklärt oder ein funktionierender Nachfolger für das Privacy Shield gefunden ist, sind Tools mit Rechenzentren innerhalb der EU bzw. in einem eindeutig in der DSGVO eingeschlossenen Drittland mit ausreichenden Sicherheitsstandards die einzige datenschutzkonforme Alternative für europäische Unternehmen. trusted hilft Ihnen im umfangreichen PM-Vergleich bei der Auswahl der passenden (und sicheren) Tools.
Welchen Kundenservice bietet Jira?
Je nach Tarif haben Sie Zugriff auf unterschiedliche Support-Optionen. Als “Free”-User nutzen Sie das Community-Forum. Ab der Stufe “Standard” kontaktieren Sie den Support von Jira via Kontaktformular. Zusätzlich haben Sie Zugriff auf die Dokumentation des Tools, die ist aber nur auf Englisch verfügbar und leider etwas trocken zu lesen. Mit “Premium” und “Enterprise” steht Ihnen der 24/7 Support zur Verfügung. Telefonsupport gibt es nur gegen Aufpreis für die Nutzer, die Jira auf eigenen Servern oder Data-Centern betreiben.
