Trello ist unter den PM-Tools ein reduziertes Leichtgewicht, das sich auf seine Kanban Board-Funktion fokussiert. Damit eignet sich die Software tendenziell eher für agile als für klassisch arbeitende Teams. Das Tool erfordert dank seines schlanken Aufbaus keine lange Einarbeitungszeit und ist mit seiner simplen Bedienung auch für Neulinge geeignet. Besonders ansprechend ist die individualisierbare Oberfläche des Tools, die sowohl sehr bunte und auffällige wie auch schlichte und funktionale Boards abbilden kann. Eine interessante Funktion sind die öffentlichen Boards, mit denen Sie Ihre Arbeit in Trello für das gesamte Internet sichtbar machen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, das Tool neben seiner Funktion als PM-Software auch für Ihr Marketing zu verwenden. Ein Manko hingegen ist die geringe Zahl an Grundfunktionen, die vor allem kaum professionelles Reporting oder Controlling zulassen. Daher benötigen Sie für ein erweitertes Projektmanagement zwingend die Power-Ups, mit denen Sie sich Trello im Baukastensystem für Ihre Bedürfnisse passend erweitern.

Was kostet Trello?

Der Tarif “Free” ist für Sie dauerhaft kostenlos. Die Varianten “Standard” und “Premium” gibt es ab 5 beziehungsweise 10 US-Dollar im Monat, wenn Sie sich für ein Jahresabo entscheiden. Im flexiblen Monatsabo zahlen Sie bei “Standard” pro User 6, bei “Premium” 12,50 USD im Monat. “Enterprise” bekommen Sie ab 25 Lizenzen. Der Preis pro User startet bei 17,50 USD und sinkt mit der Anzahl an gebuchten Lizenzen. Sie haben die Möglichkeit, den Tarif “Premium” 14 Tage lang kostenlos zu testen.

Welche Funktionen hat Trello?

Trello ist ein reduziertes PM-Tool, das hauptsächlich aus seinen flexiblen Kanban Boards besteht. Die Funktionalität des Tools lässt sich jedoch abhängig vom Tarif mit zusätzlichen Integrationen erweitern. Die Software bietet viele optische Anpassungsmöglichkeiten und zeitsparende Automatisierungen. Mit eigenen wie von der Community erstellten Vorlagen sparen Sie bei der Projekterstellung zusätzlich Zeit. Mit seinen öffentlichen Boards lässt sich Trello auch als individuelles Marketing-Tool verwenden.

Trello bietet mit seinen Kanban Boards hauptsächlich agil arbeitenden Teams eine solide Grundlage. Für die Nutzer der klassischen PM-Methoden wird Trello erst ab dem Tarif “Premium” inklusive Zeitleiste und Dashboard interessant. Beide Systeme profitieren von den im Tool verbauten Checklisten.

Ihre Aufgaben mit Boards verwalten

Während andere Tools sich durch Ihren Reichtum an Ansichten auszeichnen, geht Trello einen ähnlichen Weg wie MeisterTask und Jira: in diesem Programm bearbeiten Sie Ihre Projekte hauptsächlich über das Kanban Board. Das ist zwar auf der einen Seite schwierig für klassisch arbeitende Teams und deren Projektabbildung, schafft auf der anderen Seite aber Übersicht. Die Boards bestechen durch eine schlichte Optik, die Ihnen die Orientierung stark vereinfacht.

Trello punktet mit einer schicken und übersichtlichen Optik

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Ihr Board nach eigenem Wunsch einrichten

Sobald Sie ein Board erstellt haben, stehen Ihnen viele Anpassungsoptionen offen. Diese beginnen bei einfachen Individualisierungen wie die Anzahl der verwendeten Spalten und deren Benennung. Sollte Ihnen die Anordnung nicht gefallen, verschieben Sie die Spalten einfach per Drag-and-Drop. Hier müssen Sie sich also nicht zwingend an den typischen Kanban-Workflow halten, sondern bestimmen individuell, wie das Board Ihr Projekt repräsentiert.

Wenn Sie versuchen, bereits existierende Workflows auf die Kanban Boards umzumünzen, kann das teils etwas knifflig werden. Mit etwas Kreativität lassen sich auch klassische Wasserfallprojekte in dieses System übersetzen, indem Sie beispielsweise die Spalten nicht nach Aufgabenstatus, sondern nach Abteilungen oder Meilensteinen benennen. Nur die Zeitplanung fällt ohne Gantt Chart etwas umständlich aus. Hier sollten Sie mindestens die Kalender- oder Zeitleistenansicht aus dem Premium-Tarif nutzen, diese beinhalten aber weder Meilensteine noch Abhängigkeiten. Alternativ greifen Sie auf ein entsprechendes Power-Up zurück.

Zwar existieren mit beispielsweise “TeamGantt” entsprechende Gantt-Ansichten mit Abhängigkeiten und Meilensteinen, die müssen Sie sich aber über die Power-Ups ins Programm holen. Manche Power-Ups stammen teils nicht von Trello, sondern von Drittanbietern.

Die Zeitplanung in Trello erfolgt über die Fristen der Aufgaben oder muss durch Power-Ups erweitert werden

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Mit Checklisten Unterprojekte anlegen

Sollte eine Aufgabe größer sein als gedacht oder Sie diese als Unterprojekt bearbeiten wollen, dann helfen Ihnen die Checklisten. Mit diesen definieren Sie Teilaufgaben, die Sie mit einem Mausklick einfach bei Erledigung abhaken. Das ermöglicht Ihnen zumindest rudimentäre Formen von Mikromanagement in Trello. Der Fortschritt in der Checkliste wird Ihnen in der Hauptansicht Ihres Boards auf der Miniatur der Aufgabe angezeigt.

Unterteilen Sie Ihre Aufgaben mit Checklisten

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Die Aufgabenverwaltung ist dank der übersichtlichen Kärtchen mit den integrierten Checklisten recht einfach. Sollten Sie aber auch mal andere Verwaltungsansätze ausprobieren wollen, helfen Ihnen die entsprechenden Vorlagen aus der Community. Dashboards für Ihren Workload oder das Budget gibt es in Trello nicht. Den Workload können Sie lediglich über die Swimlanes der Zeitleiste grob überprüfen.

Vorlagen aus der Community

Eine echte Hilfe in Trello sind die vielfältigen Vorlagen, die von Experten aus der Community stammen. Die Templates bedienen unterschiedliche Bereiche wie Marketing, Design oder Bildung. Der Vorteil: einige Vorlagen sind voll ausgearbeitet oder kommen mit einer Bedienungsanleitung und ermöglichen so einen Schnellstart in die Projektplanung. Sollten Sie bereits selbst ein voll funktionales Board erstellt haben, dann lassen sich in den kostenpflichtigen Versionen von Trello ebenfalls Vorlagen daraus erzeugen.

Wenn Sie ein Board zu einer Vorlage machen, sollten Sie es nicht weiter bearbeiten. Sie nutzen immer den Status quo der Vorlage als Basis für Ihr daraus erzeugtes Board. Vorlagen aus einzelnen Aufgaben zu erstellen, ist ebenfalls möglich. Allerdings lassen sich Aufgabenvorlagen nur innerhalb des gleichen Projektboards verwenden.

Ausgefeilte Vorlagen von Profis helfen Ihnen bei der Projekterstellung

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Eine bunte Aufgabenansicht

Wenn Trello eins ist, dann farbenfroh. Wenn Sie möchten, vergeben Sie bunte Labels, stellen Titelbilder für Ihre Aufgaben ein oder versehen diese mit einem der vielfältigen Sticker, die Sie zur Verfügung gestellt bekommen. Wenn Sie möchten, lassen sich auch benutzerdefinierte Bilder und Sticker verwenden. Das sind allerdings nur optionale Spielereien, die Sie nicht zwangsläufig nutzen müssen.

Mit farbenfrohen Elementen wie hintergründen, Stickern und Labels peppen Sie Ihre Trello-Boards auf

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Orte im Blick mit der Kartenansicht

Wenn Sie mit Ihrem Team über viele Orte verteilt arbeiten, dann lohnt sich für Sie die Funktion “Landkarte”, die Sie in ähnlicher Form zum Beispiel auch in monday.com finden. Wenn Sie dieses aktivieren, erscheint in Ihrer Aufgabenansicht ein Button, mit dem Sie der jeweiligen Aufgabe einen Ort hinzufügen. Wählen Sie anschließend den neuen Landkarte-Button rechts oben in Ihrem Board. Nun sehen Sie, wo Ihr Team Aufgaben ausführt und um wie viele es sich handelt. Das ist beispielsweise für Vertreter, Coaches oder Messebauer praktisch, die sich selten in einem festen Office befinden.

Mit dem Landkarten-Power-up sehen Sie, wo auf der Welt wie viele Aufgaben bearbeitet werden

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Mit Automationen Klicks sparen

Um nicht immer alle Aktionen per Hand ausführen zu müssen, bietet Ihnen Trello Automationen an. Diese finden Sie unter dem Menüpunkt “Butler” in der oberen rechten Ecke Ihres Hauptmenüs. Eine interessante Funktion: Der Automatisierungsbutler wertet Ihre letzten Aktionen aus und schlägt Ihnen passende, vorgefertigte Automationen vor, die Sie mit einem Klick Ihren bereits bestehenden hinzufügen.

Trello schlägt Ihnen sinnvolle Automationen vor

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Eine spezielle Form der Automationen sind bei Trello die benutzerdefinierten Buttons, also quasi Automation auf Knopfdruck. Sie definieren dabei selbst die Regeln, die beim Drücken des Buttons in Kraft treten sollen. Der von Ihnen kreierte Knopf taucht dann in der Seitenleiste Ihrer Aufgaben auf. Die erstellten Buttons lassen sich auf einem oder auch auf allen Boards Ihres Teams anzeigen. Das Gleiche gibt es auch als Board-Button, mit dem Sie globale Funktionen für Ihr gesamtes Board bestimmen und auslösen.

Wer nicht dauernd Buttons drücken will, der kann Befehle auch zeitlich planen. Auch hier definieren Sie den Trigger und die gewünschte Aktion selbst. Das ist beispielsweise für agile Scrum-Teams sinnvoll, die so ihre wiederkehrenden Aufgaben von Trello automatisiert auf ihren Boards platzieren lassen. Das spart Zeit und überflüssige Klicks.

Definieren Sie Ihre eigenen Regeln und Buttons in Trello

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Leider wurden die Hilfetexte im Auswahlscreen der Automationen nicht übersetzt. Das kann bei Mitarbeitern ohne sichere Englischkenntnisse eventuell Probleme verursachen.

Mit der App unterwegs Projekte im Auge behalten

Falls Sie während Ihrer Arbeitszeit viel herumkommen und nicht jedes Mal Tablet oder Laptop zücken möchten, dann nutzen Sie am besten die mobile Trello-App. Die gibt es sowohl für Android als auch iOS und erlaubt Ihnen auch unterwegs, immer über Ihre Projektentwicklungen informiert zu sein.

Trello ist sowohl als Webanwendung als auch als App erhältlich

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Damit Sie sich nicht beim Arbeiten in die Quere kommen, erlaubt Ihnen Trello, Zugriffsrechte für Ihre Boards zu definieren. Auch sind Aktivitätsfeeds, Kommentare und ein Dokumentenmanagement vorhanden. Webkonferenzen wie in PROAD oder Chats lassen sich über Trello nicht nutzen.

Zugriffsrechte Ihrer Boards beschränken

Bei der Erstellung eines Boards haben Sie die Wahl zwischen persönlichen und Team-Boards. Damit können Sie klar zwischen Ihren eigenen und geteilten Projekten trennen und für sich an Ihren privaten Aufgaben, Ideen und Vorbereitungen schrauben. Möchten Sie Ihrem Team ein persönliches Board zugänglich machen oder umgekehrt, ist das jederzeit mit zwei Klicks möglich.

Boards lassen sich in Trello auch später noch Teams zuordnen oder zum persönlichen Boards machen

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Wenn Sie die Zugriffe innerhalb der Boards beschränken möchten, haben Sie als Free-User die Wahl zwischen der Board-Rolle “Admin”, “Mitglied” oder “Gast”. Die Berechtigungen der Rolle “Mitglied” legen Sie in den Einstellungen genauer fest. Ab “Premium” haben Sie die Möglichkeit, Nutzer einem Board als “Beobachter” hinzuzufügen. Diese können Boardinhalte lediglich sehen und kommentieren.

Wenn Sie Gäste auf mehr als ein Board einladen möchten (Multi-Board-Gäste), benötigen Sie hierfür eine Enterprise-Lizenz.

Legen Sie in Trello fest, was Ihre Teammitglieder in den Teamboards tun dürfen

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Das öffentliche Trello-Board

Das öffentliche Board ist im aktuellen Projektmanagement-Vergleich eine Besonderheit. Solange Ihre User die passende URL kennen, können sie alle auf Ihr Board zugreifen. Auch über Google werden öffentliche Bords gefunden. Damit ist Trello nicht nur ein leichtgewichtiges PM-Tool, sondern kann mit der richtigen Vorbereitung ebenso als öffentlich zugängliches Marketinginstrument genutzt werden. So vermitteln Sie auf kreative Weise neue Releases, Produkte oder Ihre Roadmaps an Ihre User.

Mit öffentlichen Boards machen Sie Trello zum Marketing-Werkzeug

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Der Home-Bildschirm als persönlicher Aktivitätsfeed

Im Home-Bildschirm sehen Sie die nächsten anstehenden Aufgaben und Checklisteneinträge wie auch die neuesten Kommentare aus Ihren Teams und Projekten. Damit bleiben Sie laufend auf dem neuesten Stand und verpassen keine wichtigen Deadlines. Zusätzlich lassen sich als Favoriten gekennzeichnete Boards in dieser Ansicht oben rechts in einem gesonderten Register auflisten. So finden Sie Ihre relevanten Boards deutlich schneller.

Im Home-Bildschirm von Trello sehen Sie anstehende Aufgaben und neueste Kommentare

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Aufgaben per E-Mail an das Board senden

Durch eine von Trello generierte E-Mail Adresse verschicken Sie Tasks per E-Mail an Ihr Board, wo die entsprechende Aufgabe in der von Ihnen angegebenen Spalte erscheint. Damit lassen sich beispielsweise Kundenanfragen wie simple Tickets an Ihr Trello-Board schicken, von wo aus Sie diese weiter ohne Umweg über Ihr Mail-Postfach bearbeiten.

Alle, die die erzeugte E-Mail-Adresse Ihres Boards kennen, können diese auch nutzen. Achten Sie also darauf, an wen die Adresse herausgegeben wird. Sollte sich die Adresse doch einmal in die falschen Hände verirren, erzeugen Sie über das Board-Menü eine neue. Beachten Sie, dass die alte Adresse aber auch für Ihre Partner und Kunden ungültig wird.

Schicken Sie Aufgaben als Mails an Ihr Trello-Board

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Unkomplizierte Dokumentenablage

Wie viele andere Tools erlaubt Ihnen Trello, Dokumente in Ihren Projekten hochzuladen. Das ist in diesem Tool allerdings nur in den Aufgaben selbst möglich, denn eine eigene Dokumentenablage für das übergeordnete Projekt wie in Wrike oder Stackfield gibt es nicht. Praktisch: Wenn Sie Dokumente einem Kommentar anhängen, werden die Dateien automatisch auch in der Dokumentenablage der Aufgabe sichtbar. Mit einem Klick auf das entsprechende Textfeld lassen sich Dokumente direkt kommentieren. So holen Sie sich kontextbezogenes Feedback.

Fügen Sie in Aufgaben Anhänge hinzu und kommentieren Sie diese direkt in Trello

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Trello stellt Ihnen eine Kalenderansicht für Ihre Terminverwaltung zur Verfügung. Eine native Zeiterfassung ist in Trello nicht dabei.

Minimalistische Kalenderansicht

Die Kalenderansicht gilt als Power-Up in Trello, wenn Sie nicht mindestens den Premium-Tarif nutzen. In dieser Ansicht sehen Sie Ihre Deadlines entweder in der Monats- oder Wochenansicht. Das ersetzt zwar nicht die genaue Planung Ihres Projektverlaufs mit einem Gantt Chart, versorgt Sie aber mit einem guten zeitlichen Überblick über das Projekt. So wissen Sie immer, was als Nächstes fällig wird, auch ohne separate Timeline. Zusätzlich erweitern Sie die Funktionalität des Kalenders, indem Sie ihn mit Ihren anderen Kalender-Apps synchronisieren.

Die schlanke Kalenderansicht von Trello bietet Ihnen einen Überblick über Ihre Deadlines

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Trello bietet Ihnen sowohl Standard- als auch Nutzerberichte. Besonders praktisch ist das Dashboard, das Ihnen vor allem bei der Verwaltung mehrerer Projekte behilflich ist.

Ihr persönliches Projekt-Dashboard

Wenn Sie an mehreren Projekten und mit mehr als einem Team arbeiten, benötigen Sie eventuell eine geordnete Projektübersicht. Dazu dient Ihnen das Projekt-Dashboard, in dem Sie alle Ihre Projekte, Teams und persönliche Boards aufgelistet finden. Mit einem Klick auf den Reiter darunter gelangen Sie zur Übersicht Ihrer Vorlagen-Projekte. Über diese Ansicht navigieren Sie also zielsicher zu Ihrem gewünschten Projekt.

Mit Ihrem Dashboard finden Sie in Trello Ihre gesuchten Projekte und Vorlagen

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Alle wichtigen Funktionen finden Sie auch zusammengefasst in der Trello-Tarifübersicht von trusted.de.

Wie benutzerfreundlich ist Trello?

Trello ist in Sachen Onboarding und Bedienung absolut benutzerfreundlich. Das liegt einerseits an seinem reduzierten Funktionsumfang, andererseits an der Bedienung per Drag-and-Drop, welches schnelle und unkomplizierte Boardanpassungen ermöglicht. Während die Optik auf Wunsch auch recht bunt ausfällt, sind die Anzeigen angenehm übersichtlich. Allerdings erlaubt Trello quasi keine Reports, was für Ihr Controlling ein Problem darstellt. Power-Ups sind daher fast ein Muss.

Individueller Look

Der grundlegende Look von Trello ähnelt dem von PLANTA pulse und ist schlicht, aber damit auch übersichtlich. Ein echter Hingucker sind die zahlreichen mitgelieferten Fotohintergründe von Unsplash, die das Board farblich aufwerten. Diese lassen sich sowohl als Boardhintergrund als auch als Titelbilder für Ihre Aufgaben verwenden. Diese kennzeichnen Sie zusätzlich mit bunten Labels. Ein zusätzliches, äußerst benutzerfreundliches Feature ist die optionale Anpassung für Farbenblinde, die die Labels mit zusätzlichen Mustern zur Unterscheidung anzeigt.

Mit den zahlreichen Hintergründen passen Sie Trello optisch auf Ihren Geschmack an

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Einfache Bedienung

Trello punktet vor allem mit einer schnellen und einfachen Bedienung. Das zeigt sich beispielsweise bei der Einrichtung des Boards, die nur wenige Klicks erfordert. Viele Elemente lassen sich nach Bedarf einfach mit Drag-and-Drop umsortieren, was für einen intuitiven und flüssigen Workflow sorgt. Das Hauptmenü mit den wichtigsten Einstellungen ist immer am rechten Bildschirmrand abrufbar und verhindert, dass Sie häufig in komplexe oder separate Untermenüs wechseln müssen.

Auch die Erstellung und Anwendung von Automationen ist in Trello schnell erledigt. Lediglich die englischen Textfragmente, die in der Software nicht übersetzt wurden, sind für manche ohne gute Englischkenntnisse ein kleines Hindernis. Das machen Tools wie awork besser. Programmiererfahrungen oder komplexe Befehlsstrukturen gibt es glücklicherweise nicht:

Problemloses Onboarding

Auch ohne große Vorkenntnisse erklären sich die meisten Funktionen in Trello von allein und Sie haben in wenigen Minuten Ihr erstes Projektboard angelegt. Das ist auch deshalb möglich, weil das Tool Ihnen gleich nach der Registrierung die Grundschritte der Boarderstellung als kleines Tutorial zeigt. Einzig die Feinheiten wie Projektberechtigungen oder Einstellungsmöglichkeiten erfordern den ein oder anderen Blick ins Handbuch oder in die Video-Tutorials.

Allerdings liegt die Einfachheit der Bedienung auch am reduzierten Funktionsumfang von Trello. Während Tools wie Projektron BCS wesentlich mehr Grundfeatures bieten, die erlernt werden wollen, beschränkt sich der Einstieg in Trello fast ausschließlich auf seine Boards. Zusätzliche Funktionen gibt es nur über die Power-Ups, die häufig von Drittanbietern stammen. Dazu gehören auch teils wichtige Grundfunktionen wie eine Möglichkeit zur Zeiterfassung, die in Tools wie beispielsweise factro von vornherein enthalten sind.

Mit den Power-Ups erweitern Sie die Funktionen von Trello

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Wie sicher ist Trello?

Ihre Daten werden per SSL mit einem 128-Bit-Schlüssel und TLS 1.3 Standard übermittelt. Trello ist ISO/IEC 27001 zertifiziert, während deren Server von AWS mit dem Standard ISO 27018 aufwarten. Die Server sind dank Amazons Infrastruktur zwar zu über 99 % der Zeit verfügbar, allerdings werden Ihre Nutzerdaten auf US Servern abgelegt. Anbieter Atlassian bietet in diesem Zusammenhang ein Addendum (DPA) an, das Ihnen den DSGVO-konformen Umgang mit Ihren Daten einräumt.

Benutzerfreundliche Datenschutzhinweise

Wenn Sie eine Integration von Drittanbietern in Trello einfügen wollen, warnt Sie das Tool in einem gesonderten Fenster vor möglichen Abweichungen im Datenschutz. So wissen Sie zu jeder Zeit, welche Integrationen unter die Datenschutzerklärung von Trello fallen und welche nicht. Das sorgt für Transparenz und schützt Sie vor ungewollten Verstößen gegen die Datenschutz-Compliance Ihres eigenen Betriebs.

Wenn Sie Drittanbieter-Power-Ups wählen, warnt Sie Trello vor abweichenden Datenschutzbestimmungen

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Wichtiger Hinweis: Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom Juni 2020 erklärt das Privacy-Shield-Abkommen zwischen der EU und den USA für ungültig. Damit steht die rechtliche Grundlage für den Datenaustausch zwischen EU und USA (bzw. zwischen Schweiz und USA) auf unsicheren Beinen; je nachdem, wie nun in Folge die EU-Kommission und die Datenschutzbehörden reagieren, widerspricht der Datentransfer in die USA vorerst den europäischen Datenschutzgesetzen. Nutzern von US-Diensten, die auch Kundendaten auf US-Server übertragen, können Abmahnungen und Bußgelder drohen.Das gilt auch für Unternehmen, die US-amerikanische Projektmanagement-Lösungen nutzen, da hier auch personenbezogene Mitarbeiter- und Kundendaten gespeichert werden könnten. Das bedeutet: Vorerst sollten Sie nicht auf Tools und Cloud-Software vertrauen, deren Rechenzentren/Server in den USA stehen. Bis die Rechtsgrundlage geklärt oder ein funktionierender Nachfolger für das Privacy Shield gefunden ist, sind Tools mit Rechenzentren innerhalb der EU bzw. in einem eindeutig in der DSGVO eingeschlossenen Drittland mit ausreichenden Sicherheitsstandards die einzige datenschutzkonforme Alternative für europäische Unternehmen. trusted hilft Ihnen im umfangreichen PM-Vergleich bei der Auswahl der passenden (und sicheren) Tools.

Welchen Kundenservice bietet Trello?

Trello bietet ein umfassendes Handbuch, Zugang zum Community-Forum und einen Ticketservice. Außerdem bietet Ihnen das Tool eine Kurzanleitung, mit der Sie sich schneller in Trello zurechtfinden. Zusätzlich finden Sie in der Online-Hilfe mehrere Videos als On-Demand-Webinare, die Sie sich zusätzlich ansehen können, um auch das letzte Bisschen an Know-how aus Trello zu holen. Außerdem stellt Ihnen der Anbieter auf dem eigenen YouTube-Kanal eine Reihe an Videos zu Tipps, Tricks und Updates zur Verfügung.

Deutsch-Englischer Hilfe-Mix

Wenn Sie etwas im Handbuch von Trello suchen, werden Sie gelegentlich auf einen Mix aus Englisch und Deutsch treffen. Hier wurden leider die Hilfetexte teilweise einfach nicht übersetzt. Wer Englisch beherrscht, wird damit keine Probleme haben. Alle anderen werden durch die fremdsprachigen Texte eventuell ausgebremst.

Teile des Handbuchs wurden leider nicht übersetzt

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