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InLoox

Projektmanagement Software

4.8
(17)

Was ist InLoox?

Die Projektmanagement-Software für Outlook, Web und Smartphone: InLoox bietet eine leistungsstarke, sichere und skalierbare Infrastruktur für professionelles Projektmanagement. InLoox für Outlook macht alle Projektmanagement-Aufgaben direkt in Microsoft Outlook verfügbar – von der Projektkonzeption mit Hilfe von Mindmaps über Aufgabenmanagement mit Kanban-Tafel, Projektplanung, Dokumentenmanagement und Berichtswesen bis hin zur Projektabrechnung können alle Arbeitsschritte in einer zentralen Plattform erledigt werden. Mit InLoox Web App und InLoox Mobile App bietet InLoox auch den flexiblen Zugriff über alle Geräte – Desktop, Laptop, Tablet und Smartphone.

Kostenlose TestphaseJa
SupportE-Mail-Support, Telefon-Support, FAQ-Bereich, Video-Tutorials, Kostenlose Webinare
Geeignet fürFreelancer/Selbstständige, Kleinstunternehmen, Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen, Große Unternehmen
Unterstützte PlattformenWeb-App, iOS, Android, Windows (On-Premise)
InLoox
4.8
Tarif Starter Professional Enterprise
Rabatt
29,95 €
-17%
49,95 €
-8%
Preis 0,00 € 24,95 € 45,95 €
Zahlung pro Benutzer im Monat pro Benutzer im Monat pro Benutzer im Monat
Angebot Dauerhaft kostenlos für Anmeldungen bis 31.12.2020 30 Tage kostenlos testen 30 Tage kostenlos testen

Überblick

Kostenlose Testphase Nein Ja Ja

InLoox Video

InLoox Test

Gesamt
86/100
Vertrag und Kosten
78/100
Projektansicht
75/100
Projektübersicht
100/100
Kommunikation und Zusammenarbeit
63/100
Dokumentenverwaltung
100/100
Reporting
100/100
Datenschutz und Sicherheit
100/100
Service und Support
86/100

  • Nahtlose Outlook-Integration
  • PM unterwegs mit InLoox Web App & InLoox Mobile App
  • Zeitplanung im Gantt-Chart & Aufgabenmanagement mit Kanban
  • Kein Portfolio-Management
Maximilian Reichlin
Redaktionsleiter von trusted
Vertrag und Kosten
78/100

InLoox now! gibt es in drei Preisklassen, die sich untereinander durch die Anzahl der möglichen Nutzer, den Speicherplatz je Nutzer für Dokumente und Dateien und den jeweiligen Funktionsumfang unterscheiden. Alle drei Tarife erlauben es Ihnen, eine unbegrenzte Anzahl von Projekten anzulegen.

Screenshot: inloox.de

Ganz neu dabei ist die kostenlose Starter-Version, die für kleine Teams bis 5 Mitglieder ausgelegt ist und bereits die wichtigsten Funktionen und Features wie die Projektverwaltung, Kanban-Boards, den internen Chat, Aufgabenlisten und mehr enthält. 10 GB Speicherplatz sind in “Starter” pro Konto integriert. Allerdings müssen Sie in diesem Paket auf Spezialfunktionen verzichten, die erst im Professional-Tarif hinzukommen, sowie auf eine mobile App und das Outlook-Add-On - eines der Markenzeichen von InLoox now!.

Die Starter-Version von InLoox now! ist dauerhaft kostenlos, wenn Sie sich bis zum 31.12.2020 registrieren. Über das Pricing für Neukunden, die sich nach dem 31.12.2020 anmelden, hat InLoox bislang noch keine Informationen preisgegeben.

Das zweite Paket “Professional” enthält unbegrenzt viele Nutzeraccounts und erweitert den Funktionsumfang von InLoox now! um Features wie die Zeiterfassung, einen projektübergreifenden Kalender, Mindmaps, Gantt-Diagramme, eine Rollen- und Rechteverwaltung, Budgetierung, Ressourcenkontrolle und mehr. Zudem haben Sie in “Professional” Zugriff auf die mobile App von InLoox now! sowie das Outlook-Add-On. Dafür bezahlen Sie rund 30 Euro pro Nutzer und Monat.

Das größte Preispaket von InLoox now! ist der Tarif “Enterprise” für rund 50 Euro pro Nutzer und Monat. Es enthält Features wie individuelle Workflows für Projektanträge sowie die Möglichkeit, “Mitwirkende” mit Lesezugriff zur Plattform hinzuzufügen. Zudem unterstützt ausschließlich die Enterprise-Version die Dashboard-Funktionen sowie die Abteilungsfunktion und das Anlegen benutzerdefinierter Felder. Pro Nutzer sind 25 GB für Dokumente und Dateien integriert.

Monats- oder Jahresverträge möglich

Die Vertragslaufzeit von InLoox now! können Sie flexibel zwischen einem Monat und 12 Monaten wählen. Entscheiden Sie sich für einen Jahresvertrag, profitieren Sie von kleinen Rabatten auf den Einzelmonat. So kostet die Professional-Version im Jahresabo nur noch rund 25 Euro, die Enterprise-Version nur noch rund 45 Euro pro Monat und Nutzer. Abgerechnet werden die Jahresverträge jährlich im Voraus.

InLoox now! können Sie in einer 30-tägigen Testphase kostenlos und unverbindlich testen. Dabei haben Sie Zugriff auf den vollen Funktionsumfang der Enterprise-Version.

On-Premise-Version InLoox PM

Zusätzlich zum cloudbasierten InLoox now!, das als Web-App, als Client für Microsoft Outlook und als mobile App für Android- und iOS-Geräte zur Verfügung steht, bietet InLoox auch die On-Premise-Variante InLoox PM an. Diese hosten Sie auf Ihrem eigenen Server und haben dadurch mehr Kontrolle über das System und die Datenhaltung. InLoox PM gibt es ab rund 500 Euro pro Lizenz.

Projektansicht
75/100

Flexible Projektverwaltung in Kanban- und Gantt- Ansicht

Projekte verwalten Sie in InLoox now! entweder als übersichtliches Gantt-Diagramm (“Planung”) oder in der bequemen Kanban-Ansicht (“Aufgaben”). Dadurch haben Sie stets die Wahl, welche Ansicht Sie für Ihr Projekt bevorzugen, bzw. welche Ansicht sich am ehesten anbietet. So ist die terminliche Planung beispielsweise eines Messeauftritts eher im Gantt-Diagramm gut aufgehoben, während Produkt- und Software-Entwicklung im Kanban-Board besser dargestellt werden können.

Gantt-Ansicht für den zeitlichen Projektverlauf

Dabei fasst die Gantt-Ansicht die einzelnen Projektaufgaben zu Projektphasen zusammen, die miteinander in Beziehung stehen, und hilft Ihnen, die Projektplanung im zeitlichen Verlauf zu überblicken.

Im Gantt-Diagramm sehen Sie Ihr Projekt in Abhängigkeit der einzelnen Phasen und im Zeitverlauf (links: Outlook-Client, rechts: Web App)
Im Gantt-Diagramm sehen Sie Ihr Projekt in Abhängigkeit der einzelnen Phasen und im Zeitverlauf (links: Outlook-Client, rechts: Web App)
Screenshot: inloox.de

Einfaches und konfigurierbares Kanban-Board

Im Kanban-Board hingegen finden Sie alle Einzelaufgaben eines Projekts und können diese durch die voreingestellten Standard-Phasen “Nicht begonnen”, “In Bearbeitung” und “Erledigt” verschieben. Das funktioniert per einfachem Drag-and-Drop. Das Kanban-Board ist vollständig konfigurierbar, das heißt die Statusspalten lassen sich auch individuell um neue Spalten erweitern und anpassen.

Das übersichtliche Kanban-Board hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgaben zu verwalten und zu organisieren
Das übersichtliche Kanban-Board hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgaben zu verwalten und zu organisieren
Screenshot: inloox.de

Listen mit leichten Schwierigkeiten

InLoox macht es Ihnen einfach, Dokumente oder Kommentare zu den Aufgaben zu hinterlassen. Dafür klicken Sie einfach auf die entsprechende Karte. Ein wenig aufwändiger ist das Anlegen einer Liste mit Unteraufgaben. Hierzu müssen Sie den Reiter wechseln, eine neue Liste mit allen nötigen Punkten anlegen und mit dem Projekt verknüpfen. Wollen Sie diese Liste abhaken, müssen Sie dazu wiederum das Kanban-Board verlassen. Das hätte InLoox einfacher lösen können.

Task- und To-Do-Listen können Sie beispielsweise Ihren einzelnen Aufgaben im Projekt hinzufügen
Task- und To-Do-Listen können Sie beispielsweise Ihren einzelnen Aufgaben im Projekt hinzufügen
Screenshot: inloox.de

Mindmaps zur besseren Übersicht in InLoox now! für Outlook

Eine Besonderheit hält InLoox now! für Outlook bereit. Hier legen Sie Ihre Projekte auf Wunsch auch übersichtlich als Mindmap an, um Aufgabenbereiche, Ideen zu sammeln und zu definieren und einzelne Tasks übersichtlich zu verknüpfen. So strukturieren Sie Ihre Projekte und können die jeweiligen Aufgabenbereiche ganz einfach einzelnen Mitarbeitern zuordnen.

Mithilfe von Mindmaps planen Sie Projekte und Aufgaben übersichtlicher und ansprechender
Mithilfe von Mindmaps planen Sie Projekte und Aufgaben übersichtlicher und ansprechender
Screenshot: inloox.de

Gerade bei komplexen Projekten, in denen viele Aufgaben auf ein gemeinsames Ziel einzahlen und parallel bearbeitet werden, erhöhen die Mindmaps in InLoox now! die Übersicht enorm.

Projektübersicht
100/100

Übersichtlicher Arbeitsplatz als zentrale Startseite

Die Web-App von InLoox now! glänzt durch Übersichtlichkeit und einfache Bedienung. Auf Ihrer Startseite, bzw. Ihrem “Arbeitsplatz” sehen Sie auf einen Blick alle anstehenden Aufgaben als Liste sowie in einem Kalender. Ihre Aufgaben lassen sich zur besseren Übersichtlichkeit filtern nach aktuellen Aufgaben, überfälligen Aufgaben, noch offenen Tasks sowie abgeschlossenen Aufgaben.

Im zentralen Arbeitsplatz sehen Sie alle anstehenden Aufgaben und Termine
Im zentralen Arbeitsplatz sehen Sie alle anstehenden Aufgaben und Termine
Screenshot: inloox.de

Umfassendes Task-Management

Von der Startseite aus gelangen Sie mithilfe verschiedener Reiter in die einzelnen Software-Bereiche. Alles in allem bildet InLoox now! von der Projektplanung über die Aufgabenplanung bis zur Zeiterfassung alle wichtigen Aufgaben im Projektmanagement ab. Unter “Aufgaben” finden Sie eine Liste aller Aufgaben, die Sie für Ihre Projekte erstellt haben und können neue, projektunabhängige Tasks erstellen.

Verwalten Sie mit InLoox now! alle Ihre projektbezogenen und projektunabhängigen Tasks
Verwalten Sie mit InLoox now! alle Ihre projektbezogenen und projektunabhängigen Tasks
Screenshot: inloox.de

Kontakt- und Nutzerverwaltung

Außerdem ist ein kleines rudimentäres CRM in InLoox now! integriert. Unter “Personen” legen Sie die jeweiligen Kontaktprofile an. Die Kontakte aller Nutzer von InLoox now! sind automatisch hier hinterlegt, so dass Sie diese zu Aufgaben hinzufügen können. Darüber hinaus haben Sie außerdem die Möglichkeit, Kundenkontakte anzulegen und diese über Projektfortschritte auf dem Laufenden zu halten. Ein gelungenes Feature.

In der integrierten Kontaktdatenbank pflegen Sie Nutzer- und Kontaktprofile gleichermaßen
In der integrierten Kontaktdatenbank pflegen Sie Nutzer- und Kontaktprofile gleichermaßen
Screenshot: inloox.de

Projektübersicht

Im Reiter “Projekte” finden Sie die Übersicht über Ihre aktuell laufenden Projekte sowie deren Fortschritt. Durch Klick auf ein Projekt, gelangen Sie in die spezifische Projektansicht und können dort beispielsweise das Kanban-Board bearbeiten, das Gantt-Diagramm überblicken, neue Aufgaben anlegen, etc.

Integrierte Zeiterfassung

Der Reiter “Zeit” umfasst die Zeiterfassung in InLoox now!. Hier können Ihre Mitarbeiter Zeiten auf Projekte und einzelne Aufgaben pflegen, mit einem zuvor definierten Stundensatz verknüpfen sowie eine Beschreibung Ihrer Aktionen und Tätigkeiten hinterlassen.

Erfassen Sie mit Ihrem Team alle Zeiten, die Sie für Projekte und Aufgaben aufgewendet haben
Erfassen Sie mit Ihrem Team alle Zeiten, die Sie für Projekte und Aufgaben aufgewendet haben
Screenshot: inloox.de

Einfache Budgetierung mit Plan- und Ist-Zahlen

Im letzten Reiter “Budget” nehmen Sie die Budgetierung Ihrer Projekte vor. Basierend auf den Eintragungen in der Zeiterfassung erstellen Sie aufgabenbezogen eine Übersicht der Plan- und Ist-Kosten. Ein wenig verwirrend: Hier ist von “Einkaufs-” und “Verkaufspreisen” die Rede, sprich: welche Kosten entstehen für Sie als Unternehmen und für wie viel können Sie die Leistungen jeweils in Rechnung stellen. Leider lässt sich dieses sperrige Wording nicht verändern.

Mit der in InLoox integrierten Budgetierung behalten Sie den Überblick über Soll- und Ist-Zahlen
Mit der in InLoox integrierten Budgetierung behalten Sie den Überblick über Soll- und Ist-Zahlen
Screenshot: inloox.de

Gut zu wissen: Auf die Budgetierung haben Sie nur im sogenannten “Fortgeschrittenen Modus” Zugang, den Sie in Ihren Kontoeinstellungen aktivieren oder deaktivieren können. Der Gedankengang dahinter ist, dass bestimmte Reiter und Funktionen - wie etwa die Budgetierung - nur für einzelne Benutzer oder nur in bestimmten Situationen relevant ist; alle anderen können diese überflüssigen Reiter im “Einfachen Modus” ausblenden.

Kommunikation und Zusammenarbeit
63/100

Team-Chat ohne Gruppenfunktion

Die Team-Kommunikation in InLoox now! findet im Outlook-Client hauptsächlich über Projekt- und Aufgabennotizen, in der Web-Anwendung im integrierten Chat statt. Dort können Sie Nachrichten an einzelne Kontakte sowie Dateien verschicken. Das funktioniert schnell und einfach und erleichtert die Team-Kommunikation vor allem in Remote-Teams ungemein. Dabei lassen sich sowohl im Outlook-Client, als auch in der Web-App Notizen und Nachrichten an ganze Projektteams oder ausgewählte Teammitglieder verschicken.

Der InLoox now! Chat verbindet Sie mit Ihren Teammitgliedern
Der InLoox now! Chat verbindet Sie mit Ihren Teammitgliedern
Screenshot: inloox.de

Eine andere Möglichkeit, sich mit Ihrem Team auszutauschen, sind Kommentare, die Sie Ihren Mitarbeitern auf den Kanban-Karten einzelner Aufgaben hinterlassen können.

Sehr umfassende Rollen- und Rechteverwaltung

In den Kontoeinstellungen haben Sie die Möglichkeit, entweder benutzerbasiert oder rollenbasierte Berechtigungen im System zu vergeben. Ihre Möglichkeiten sind dabei recht granular.

Die Rechteverwaltung von InLoox now! ist sehr granular und geht ins Detail
Die Rechteverwaltung von InLoox now! ist sehr granular und geht ins Detail
Screenshot: inloox.de

So definieren Sie beispielsweise, welche Benutzer oder Rollen Projekte ansehen oder bearbeiten dürfen und wie tief diese Berechtigungen jeweils reichen. Mögliche Nutzerrollen sind: Projektleiter, Team, Partner, Kunde und Sonstige.

Auslastungsanzeige für bessere Planung

Ein nützliches Feature vor allem für Projektleiter ist die Auslastungs-Anzeige in den Profilen Ihrer Teammitglieder. Weisen Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe zu, wird die geplante Zeit für diese Aufgabe der Auslastung dieses Mitarbeiters angerechnet. So können Sie beim Verteilen neuer Aufgaben schnell einsehen, welcher Mitarbeiter noch Kapazitäten frei hat und wer in Ihrem Team möglicherweise aktuell zu viel zu tun hat und entlastet werden sollte.

Dokumentenverwaltung
100/100

Zentrale und projektbezogene Datenablage

Unter “Dokumente” finden Sie einen Ablageplatz für Ihre Dateien. Je nach Wahl des Tarifs haben Sie hier zwischen 10 und 25 GB Speicherplatz zur Verfügung, um Dokumente und andere Dateien abzulegen. Dokumente können Sie sowohl mit einzelnen Projekten verknüpfen (wodurch ein Projektordner mit allen Dateien angelegt wird) oder in der allgemeinen Dateiablage hochladen.

Sammeln Sie alle wichtigen Dokumente und Dateien für Ihre Projekte in einem zentralen Speicher
Sammeln Sie alle wichtigen Dokumente und Dateien für Ihre Projekte in einem zentralen Speicher
Screenshot: inloox.de

Hochgeladene Dokumente werden als Kacheln angezeigt und können online betrachtet und - im Falle beispielsweise von Textdokumenten im DOC-Format - auch direkt bearbeitet werden. Änderungen speichern Sie direkt im Online-Dokument. Das ist hilfreich, wenn das ganze Team auf die gleichen Dokumente zugreifen muss und hier jeweils den aktuellen Stand benötigt, da Sie so die Dokumente nicht jedes Mal neu in InLoox now! hochladen müssen.

Reporting
100/100

Übersichtliche Dashboards mit wichtigen KPI

Das Reporting von InLoox now! ist - ähnlich wie die Budgetierung - nur im “Fortgeschrittenen Modus” verfügbar. Das Berichtswesen verbirgt sich hinter dem Reiter “Auswertung” und ist angenehm leistungsfähig. Zunächst einmal haben Sie hier Zugriff auf eine ganze Reihe von dynamischen Dashboards, die mit Echtzeit-Daten aus dem System arbeiten. So behalten Sie beispielsweise den Überblick über die aktuellen Aufgaben und deren Verlauf, tracken Einnahmen und Ausgaben und vieles mehr.

Flexibler Berichtskonfigurator für individuelle PDF-Reports

Zum Anderen finden Sie hier den Berichtskonfigurator von InLoox now!, mit dem Sie Berichte aus vordefinierten Vorlagen und über bestimmte Zeiträume als PDF generieren. So verschaffen Sie sich beispielsweise einen Überblick über die Zeiterfassung Ihres Teams zu einem einzelnen Projekt oder in einem monatlichen Zeitraum, erstellen eine Budgetübersicht und vieles mehr. Super: Berichtsvorlagen können Sie nach Gutdünken anpassen und um individuelle Vorlagen erweitern.

Aktivitätsfeed und Team-Auslastung

Unter “Verlauf” finden Sie den Aktivitätsfeed Ihres Teams in Echtzeit und können so nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann was im System gemacht hat.

Im Verlauf sehen Sie genau, welcher Ihrer Mitarbeiter wann etwas in InLoox now! getan hat
Im Verlauf sehen Sie genau, welcher Ihrer Mitarbeiter wann etwas in InLoox now! getan hat
Screenshot: inloox.de

Als Standard ist außerdem der Reiter “Auslastung” definiert, mit dem Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, wie stark Ihr Team aktuell ausgelastet ist, wo noch Kapazitäten frei sind, etc.

Datenschutz und Sicherheit
100/100

Höchste deutsche Datenschutz- und Sicherheitsstandards

InLoox lagert Ihre Daten auf Rechenzentren der Microsoft Cloud, die in Frankfurt am Main und Magdeburg und damit ausschließlich in Deutschland stationiert sind. Datentreuhänder ist T-Systems, eine Tochtergesellschaft der deutschen Telekom. Alle InLoox-Rechenzentren sind nach ISO 27001 und ISO 27018 für IT-Sicherheit und Datenschutz zertifiziert. Die Aufbewahrung der Daten ist nach Bankenstandard AES-256, die Datenübertragung mit TLS verschlüsselt. Damit sind Ihre Daten stets sicher vor ungewolltem Fremdzugriff.

Tägliche Backups aller Daten sowie die redundante Datenhaltung auf räumlich getrennten Servern beugt Datenverlusten vor.

Durch die ausschließliche Datenhaltung in Deutschland und die gültige Datenschutzerklärung erfüllt InLoox alle Standards der DSGVO.

Service und Support
86/100

Support per Ticketsystem oder Hotline

Den Kundensupport von InLoox erreichen Sie entweder per Ticketsystem oder per Telefon. Dabei können Sie direkt die kostenlose Hotline für technischen Support wählen, oder per Rückrufservice einen Rückruf von InLoox anfordern.

Umfassende Online-Hilfe mit Dokumentationen und Videos

Aus InLoox now! heraus gelangen Sie über Ihr Konto direkt in die Online-Hilfe des Anbieters. Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen und nützliche Dokumentationen, die Ihnen - häufig auch bequem in Form von Tutorial-Videos - die wichtigsten Features des Tools näherbringen.

Im InLoox now! Online-Hilfscenter finden Sie Dokumentationen und nützliche Video-Tutorials
Im InLoox now! Online-Hilfscenter finden Sie Dokumentationen und nützliche Video-Tutorials
Screenshot: inloox.de

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Über InLoox

Das Münchner Unternehmen InLoox wurde 1999 gegründet und entwickelt Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen.

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