Die InLoox Web App ist sowohl für PM-Einsteiger als auch Profis geeignet. Es ist nicht das mächtigste Tool auf dem Markt, beinhaltet aber eine große und sinnvolle Auswahl an Funktionen. Die Oberflächen sind gut strukturiert und übersichtlich und die Gliederung des Tools in die einzelnen Reiter ist durchaus sinnvoll. Die Steuerung ist insgesamt gut, könnte teilweise aber noch durchdachter und flüssiger sein. Dank der Unterbringung von Gantt Chart, To-do-Liste und Kanban Board dürfte für jeden PM-Typus die geeignete Ansicht dabei sein. Die Menge und Art der Funktionen skaliert sinnvoll über die Tarife, sodass sowohl Selbstständige und Anfänger als auch Profis in großen Unternehmen mit ausreichend großen Werkzeugkästen arbeiten können. Für die Verwaltung sehr großer und komplexer Projekt-Portfolios ist InLoox dann aber wohl doch etwas zu schmal und eignet sich weniger für das Makromanagement. Nachdem es aber das erklärte Ziel der InLoox Web App ist, Projektmanagement für jeden zugänglich zu machen, ist das völlig in Ordnung.

Was kostet InLoox?

InLoox gibt es in drei Versionen: Für die Version “Professional” werden für ein Jahresabo 24,95€ pro Nutzerlizenz und Monat fällig. Für den größeren Cloud-Tarif “Enterprise” (mit zusätzlichen Funktionen und mehr Speicherplatz pro User) und den On-Premises-Tarif “On-Prem” bekommen Sie auf Anfrage ein individuelles Preisangebot. “Professional” und “Enterprise” sind auch als flexibles Monatsabo verfügbar. Alle Editionen lassen sich im Vorfeld bis zu 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.

Welche Funktionen hat InLoox?

InLoox beinhaltet die wichtigsten Grundfunktionen eines PM-Tools wie die Aufgabenplanung, Terminierung und eine simple Zeiterfassung. Außerdem finden Sie eine Dokumentenablage und ein Verwaltungsmodul für Ihre Mitarbeiter. Über den Arbeitsplatz überblicken Sie Ihre Projekte und filtern Sie nach Bearbeitungsstatus. Der fortgeschrittene Modus bietet viele Möglichkeiten für ein individuelles Reporting. Mit dem Kanban-Board und dem Gantt-Chart werden agile und klassische Systeme gleichermaßen unterstützt.

InLoox kommt mit einem Kanban Board, einem Gantt Diagramm und der klassischen To-do-Liste. Mit dieser Auswahl lassen sich sowohl agile als auch klassische Projektmanagement-Systeme umsetzen.

To-do-Listen für eine schnelle Aufgabenbearbeitung

Im Reiter “Aufgaben” neben dem Arbeitsplatz finden Sie eine projektübergreifende Liste aller Aufgaben. Sie fungiert wie eine große To-do-Liste, die Sie mit verschiedenen Filtern beispielsweise nach Datum oder Namen sortieren. Eine Filterung nach Projekt ist leider nicht möglich. Dennoch ist die Ansicht praktisch, um den Workload und die Fälligkeitsdaten in allen Projekten gesammelt überblicken zu können.

InLoox bietet Ihnen eine Projektübergreifende To-do-Liste

Screenshot: trusted.de

Quelle: inloox.de

Mit dem Kanban Board agil arbeiten

Wer seine Projektprozesse und Aufgaben gern im agilen Style bearbeitet, der bekommt bereits ab dem Tarif “Starter” das Kanban Board mitgeliefert. Das ist im Stil reduziert, übersichtlich und lässt sich farblich kodieren. Für eine genauere Abbildung von Arbeitsprozessen können Sie zusätzliche Spalten zum Board hinzufügen und diese bei Bedarf auch umbenennen oder tauschen. Während Sie die Aufgaben mit Drag-and-Drop bewegen, gilt das (anders als bei MeisterTask) nicht für die Spalten.

Was auffällt, ist die Tatsache, dass Sie hier nicht wie in der Projektübersicht auf die To-do-Liste zurückgreifen können. Das Aufgabenmanagement ist immer automatisch das Kanban Board.

Bearbeiten Sie Ihre Projekte in InLoox mit dem agilen Kanban Board

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Nutzen Sie für klassische Prozesse das Gantt-Diagramm

Wenn Sie mit Listen und Kalendern nicht wirklich gut arbeiten können, dann haben Sie ab dem Tarif “Professional” Zugriff auf das Gantt-Diagramm. Das bewährt sich vor allem bei klassischen Projektplanungsprozessen im Wasserfall-Stil. Planen Sie organisiert Abläufe und Abhängigkeiten, indem sie mit der Maus kleine Pfeile zwischen den Aufgaben, Prozessen und Meilensteinen ziehen. Zudem lassen sich die Elemente mit einem Mauszug verschieben, verlängern und verkürzen. Das geht mit Drag-and-Drop auch ganz gut von der Hand, benötigt aber einige Voreinstellungen.

Sonst kann es beispielsweise passieren, dass Sie an Wochenenden keine Termine platzieren können oder die Timeline nicht lang genug ist. Sie haben einige interessante Optionen wie die vorwärts und rückwärts orientierte Planung oder eine explizite Anzeige für kritische Pfade. Wer sich mit diesen Features auskennt, der kann mit dem Zeitplan einige ausgefeilte Projektabläufe abbilden. Kleine Komfortfunktionen wie das Verschieben gesamter Pfade, so wie Wrike es bietet, gibt es nicht.

Planen Sie mit dem Gantt Chart Ihre Projektverläufe und Abhängigkeiten

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Mehr Informationen zu agilen und klassischen Projektmanagement-Systemen finden Sie im Projektmanagement-Ratgeber von trusted.de.

InLoox bietet Ihnen eine Reihe an nützlichen Verwaltungsfeatures wie die Betreuungsansicht und der Anhang mehrerer Checklisten. Zudem lassen sich im Tool Budgetpläne für Ihre Projekte anlegen.

Besseren Überblick mit der schlanken Betreuungsansicht

Wenn Sie gerne mit minimalistischen Übersichten wie der von Jira arbeiten, dann werden Sie mit der Betreuungsansicht der Projekte von InLoox Freude haben. Hier sehen Sie nur die wichtigsten Daten und haben im rechten Abschnitt des Interface die Wahl, ob Sie die Notizen, den Verlauf oder den Inhalt der eigenen Felder überprüfen möchten. Letztere passen Sie bei Bedarf in den Optionen an. Während manche diese Übersichtlichkeit schätzen, ist für andere die Ansicht in Sachen Informationen etwas zu leer. Hier entscheidet also der Geschmack.

Die kleinen Schaltflächen rechts über dem grünen Balken geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Projekte als Favoriten zu markieren und Ihnen eine Priorität zuzuordnen. Die Auswahlmöglichkeiten sind, anders als beim feiner gegliederten factro, auf hoch, normal und niedrig begrenzt. Je nach Art Ihres Workflows und persönlichen Geschmacks können diese Angaben schon völlig ausreichend sein. Abschließend legen Sie noch die Projektnummer fest und wählen bei Bedarf den passenden Kunden, den Sie in den Optionen anlegen.

Mit der entschlackten Projektansicht erfassen Sie schneller wichtige Kerndaten

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Viele Checklisten (umständlich) anhängen

Eine Sache die InLoox besonders macht, ist die Verwaltung der konfigurierbaren Checklisten. Während Tools wie beispielsweise Stackfield jeweils eine Checkliste in den einzelnen Aufgaben verbaut haben, verwalten Sie die Checklisten in InLoox separat in einem eigenen Reiter. Von dort aus weisen Sie dann die Listen unterschiedlichen Elementen wie Aufgaben, Dokumenten oder Mindmaps zu.

Das ist auf der einen Seite recht umständlich, vor allem weil der Button für die entsprechende Anhangsfunktion recht klein ausfällt. Auf der anderen Seite gibt dieses Feature Ihnen die Möglichkeit, die Liste von mehreren Stellen im Tool aus zu erreichen oder einer Aufgabe verschiedene Checklisten zuzuweisen. Das kann dann sinnvoll sein, wenn zwei Abteilungen an einer übergeordneten Aufgabe arbeiten, aber unterschiedliche Teilaufgaben zu erledigen haben. Separate Checklisten schaffen hier eine wichtige Übersicht.

Weisen Sie in InLoox Checklisten verschiedenen Elementen zu

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Stellen Sie genaue Budgetpläne auf

Eine weitere Funktion des fortgeschrittenen Modus ist das Budget. Um hiermit anständig arbeiten zu können, sollten Sie zuvor in den Einstellungen die Bezeichnungen und Werte auf Ihren Workflow anpassen. Die Kostenaufstellung im Reiter nimmt InLoox nämlich anhand der Einstellungen automatisch vor. Sie können Ein- und Verkaufspreise festlegen, Leistungsgruppen definieren und bestimmen, welche Leistungen abrechenbar sind. Mit dieser Funktion sparen Sie sich kostspielige Zusatzsoftware.

InLoox ermöglicht Ihnen eine genaue Budgetverwaltung

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Über Rollen und Rechte koordinieren Sie die Zugriffe in Ihren Projekten. Zudem haben Sie die Möglichkeit, im Chat mit Ihrem Team abzusprechen. Über die Dokumentenablage schaffen Sie einen gemeinsamen Informationspool. Sprach- und Videocalls, wie sie PROAD mit seinen Webkonferenzen ermöglicht, lassen sich über InLoox aktuell nicht durchführen.

Schützen Sie Daten mit Rollen und Rechten

So wie jede gute PM-Software bietet Ihnen auch InLoox ein eigenes Rollen- und Rechtesystem, mit dem Sie den Zugriff Ihres Teams auf die Projektdaten kontrollieren und beschränken. Sie haben dabei die Möglichkeit, die Rechte für einzelne Nutzer oder für bestimmte Rollen festzulegen. Sie müssen sich dabei nicht auf festgelegte Profile beschränken, sondern definieren die Rechte der jeweiligen Rollen selbst. Sie haben dabei die Wahl aus den Rollen Projektleiter, Team, Partner, Kunde und “Weitere”.

Eine Ausnahme bilden die sogenannten Mitwirkenden. Ab dem Tarif “Enterprise” können Sie unbegrenzt viele Mitwirkende einladen, die immer die gleichen Rechte behalten. Sie können chatten, Aufgaben als erledigt markieren, Aufgaben kommentieren und haben Lesezugriff auf den Arbeitsplatz. Zusätzliche Rollenprofile lassen sich leider nicht hinzufügen. Dennoch ist dieses System sehr flexibel und erlaubt Ihnen, Rechte sehr genau für Ihre jeweiligen Mitarbeiter zu vergeben und bei Bedarf neu anzupassen.

In InLoox definieren Sie die Rechte der Benutzer und Ihrer Rollen selbst

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Bessere Kommunikation im Team dank des Chats

Eine sehr praktische Funktion, die nicht alle PM-Tools besitzen, ist der Chat. Dieser ermöglicht Ihnen schnell und ohne Umwege über Tools wie Slack mit Ihren Kollegen zu kommunizieren. Wenn Sie jemand Bestimmten benachrichtigen wollen, nutzen Sie das übliche Tagging über das @-Zeichen. Die Nutzung des Chats vermeidet zusätzliche Mails, ist direkt und besonders dann geeignet, wenn gewisse Informationen nicht für alle Kollegen im Team bestimmt sind.

Bilden Sie Ihr Unternehmen in Abteilungen ab

InLoox bietet Ihnen ab dem Tarif “Enterprise” im fortgeschrittenen Modus die Einrichtung von Abteilungen. Diesen weisen Sie Projekte zu oder nutzen die Abteilung als Gruppe Ihrer Ressourcenübersicht. So können Sie beispielsweise Projekte einzelnen Teams zuweisen und die dortigen Teamleiter selbst entscheiden lassen, wer im Team genug Kapazitäten für die Bearbeitung aufbringen kann.

Bilden Sie Ihr Unternehmen in Abteilungen ab, um Projekte noch gezielter oder an ganze Gruppen zuzuweisen

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Sortieren Sie Ihre Kontakte in Adressbüchern

Ebenfalls Teil des fortgeschrittenen Modus ist die Adressbuch-Funktion. Die Adressbücher fungieren wie ein selbst festgelegter Filter, der Ihnen bei der Sortierung und beim Wiederfinden Ihrer Kontakte hilft. Als optische Orientierungshilfe haben Sie die Wahl zwischen einer kompakten Tabellenansicht oder Kacheln. Mit diesem Feature von InLoox sparen Sie sich analoge Bücher und schwer zu pflegende Excel-Tabellen.

Sortieren Sie Ihre Kontakte in verschiedenen Adressbüchern

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Nutzen Sie die multifunktionale Dokumentenablage

Je nach Tarif erhalten Sie mit InLoox eine mehrere Gigabyte große Dokumentenablage, in der Sie alle wichtigen Projektunterlagen unterbringen. Für Unternehmen mit vielen Textdokumenten eine feine Sache. Wer aber mit großen Videofiles hantiert, der wird die 25 GB pro User aus dem Tarif “Enterprise” gut verteilen müssen. Praktisch: Sie können dank der Microsoft-Optimierung von InLoox hochgeladene Dokumente direkt im Tool öffnen und mit Word bearbeiten.

Eine angenehme Dreingabe ist das Ordnersystem, in denen Sie Ihre Dokumente in einer übersichtlichen Struktur ablegen können. Sie sollten lediglich darauf achten, ob Sie die Dokumente auf der Projektebene oder in die Dokumentenverwaltung des übergeordneten Arbeitsplatzes ablegen. Durch die ähnlich aussehenden Reiter kann es hier schnell zu Verwechslungen kommen.

Bringen Sie mit dem Dokumentenreiter Ordnung in Ihre Ablage

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Mit dem Kalender und der Zeiterfassung von InLoox sind Sie umfassend für Ihre Zeitverwaltung ausgestattet.

Mehr in einem Tool verwalten mit integrierter Zeiterfassung

Während manche PM Tools wie etwa Asana oder Trello keine native Zeiterfassung besitzen, hat InLoox bereits eine eigene Lösung dafür integriert. Ab dem Tarif “Professional” nutzen Sie den eigenen Reiter an der oberen Kante des Interface, um zur Erfassung zu gelangen. Die Bedienung ist recht einfach: Sie können entweder Ihre Zeiten eintippen oder mit den (etwas umständlichen) Pfeilen durchklicken. Zudem lassen sich Zeiten mit Beschriftungen versehen und, sollten Sie einen Fehler gemacht haben, nachträglich bearbeiten.

In InLoox definieren Sie die Rechte der Benutzer und Ihrer Rollen selbst

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Manche der Eingaben in der Zeiterfassung können Sie in den Einstellungen beeinflussen. So geben Sie beispielsweise an, wie viele Stunden ein Arbeitstag in Ihrem Unternehmen umfasst, ob am Wochenende gearbeitet wird oder für wie lange eingetragene Zeiten nachträglich korrigiert werden können. Damit reduzieren Sie Fehleingaben und schützen Ihre Zeiterfassung nach eigenem Ermessen vor Manipulation.

Mit dem Dashboard und den Berichten haben Sie die wichtigsten Tools zur Hand, um umfassende Analysen für Ihre Projekte durchzuführen.

Behalten Sie Termine mit Ihrem Dashboard im Auge

Die Schaltzentrale von InLoox nennt sich “Arbeitsplatz” und bietet Ihnen eine Übersicht über die kommenden Aufgaben Ihrer Projekte. Die Aufgaben filtern Sie über die oberen linken Buttons nach Bearbeitungsstatus und finden so schneller alle unerledigten und überfälligen Aufgaben. Zudem können Sie hier zügig Aufgaben anlegen, die Sie dann als persönliche To-dos abarbeiten oder nachträglich einem Projekt zuordnen.

Ihr Arbeitsplatz in InLoox dient Ihnen als Dashboard

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Wenn Sie alle eben genannten Funktionen gerne noch einmal in Kurzfassung hätten, dann wechseln sie zur InLoox-Tarifübersicht.

Wie benutzerfreundlich ist InLoox?

Der reduzierte Look der InLoox Web App sorgt für eine gute Übersicht und die meisten Funktionen lassen sich mit einfachen und intuitiven Klicks bedienen. An ein paar wenigen Stellen wird die Steuerung fummelig und bremst Sie im Tempo ein wenig aus. Die Onboarding-Hilfe des Tools selbst ist etwas knapp, jedoch können Sie auf die Demo des Anbieters zurückgreifen. Somit ist Inloox in Sachen Usability nicht perfekt, aber alles in allem noch immer sehr nutzerfreundlich.

Kurzes, geführtes Onboarding

Wenn Sie InLoox das erste Mal starten, erhalten Sie auf Wunsch eine kurze Führung durch das Programm. Sie erhalten einige Textboxen, die Ihnen Schritt für Schritt ein paar Aspekte des Tools erklären. Das hilft sowohl all jenen, die noch nie mit einer PM-Software zu tun hatten wie auch Umsteigern, die an andere Interfaces gewöhnt sind. Allerdings behandeln die Boxen nur die Übersicht und die Aufgabenerstellung des Tools. Wem das zu wenig Info liefert, der kann eine Web-Demo mit dem Anbieter vereinbaren oder die Video-Tutorials nutzen.

Kleine Textboxen erleichtern Ihnen auf Wunsch den Einstieg in InLoox

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Simpler Aufbau für mehr Übersichtlichkeit

InLoox besticht durch einen einfachen Look, der zur Übersichtlichkeit des Tools beiträgt. Die Software bietet kaum verschachtelte Untermenüs und alle wichtigen Funktionen sind als Reiter am oberen Rand des Tools aufgelistet. Damit eignet sich InLoox besonders für Einsteiger, die von sehr umfangreichen PM-Lösungen wie Projektron BCS oder monday.com überfordert sein könnten.

Auch die Unterteilung in den einfachen und fortgeschrittenen Modus ist eine sinnvolle Lösung für alle Neulinge im PM-Bereich, da Sie so mit den komplexen Funktionen wie dem Budget-Management oder den Auswertungen nicht sofort bombardiert werden. Je nach Bedarf können Sie auch jederzeit zwischen den Modi wechseln. Eingaben, die Sie im fortgeschrittenen Modus machen, gehen nach einem Wechsel nicht verloren.

Mit zwei Klicks wechseln Sie fliegend zwischen einfachen und fortgeschrittenen Modus

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Steuerung mit Bremsklotz

An sich ist die Bedienung von InLoox völlig in Ordnung. Sie verschieben Aufgaben im Kanban Board per Drag-and-drop, legen mit einem Knopfdruck Listen an und ziehen kleine Pfeile zur Verteilung von Abhängigkeiten im Gantt Chart. Allerdings fällt im Vergleich zu anderen Tools wie etwa awork auf, dass manche Funktionen noch nicht so “smooth” bedient werden können, wie es eigentlich möglich wäre.

Die Kanban Spalten verschieben Sie statt mit einem Mauszug langwierig mit kleinen Pfeilen und für das Eintippen einer neuen Aufgabe im Arbeitsplatz drücken Sie anstatt Enter jedes Mal mit der Maus einzeln auf das Plus ‒ obwohl der Enter-Mechanismus für eine schnellere Eingabe im Kanban Board des Tools verbaut wurde. Die Bedienung fühlt sich so zwar okay an, wirkt aber an ein paar Stellen inkonsequent umgesetzt.

Elemente wie diese kleinen Pfeile machen die Steuerung von InLoox langsamer als sie sein müsste

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Für wen eignet sich InLoox?

InLoox ist insgesamt angenehm einfach in der Handhabung und auch für Leute geeignet, die noch nie mit solcher Software gearbeitet haben. Das Tool ist mit seinen Preisen nicht das günstigste, das ist aber durch den soliden Funktionsumfang zu rechtfertigen. Daher ist diese Lösung für all jene geeignet, die zum ersten Mal Ihre Projektprozesse digital abbilden wollen sowie kleine, mittlere und große Betriebe, die mit einfachen bis mittelmäßig komplexen Projekten zu tun haben.

Falls Sie gern mit detaillierten und sehr komplexen Portfolios arbeiten, geht InLoox dann doch die Puste aus. Das ist völlig in Ordnung, will es doch ein Tool sein, mit dem wirklich jeder seine Projekte managen kann. Übermäßige Komplexität wäre bei diesem Ziel nur hinderlich. Für alle, die sich mehr Profifunktionen wünschen, empfiehlt der Anbieter den Outlook-Client von InLoox

Wie sicher ist InLoox?

InLoox ist DSGVO-konform und wird in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet. Tägliche Back-ups und eine georedundante Datenspeicherung gewährleisten dauerhaften Zugriff auf Ihre Daten. Alle Ihre Informationen werden in verschlüsselter Form gelagert und übermittelt. Im Tool selbst haben Sie die Möglichkeit, Rollen und Rechte zu verteilen. Wenn Zugriffe auf Ihre Daten erfolgen, werden auch diese noch einmal mit einem mehrstufigen Sicherheitssystem geprüft.

Welchen Kundenservice bietet InLoox?

Sollten Sie mit InLoox nicht weiterkommen, helfen Ihnen die Video-Tutorials, Anwendungsvorlagen und die kostenlosen Webinare zur Software. Zusätzlich können Sie sich das Tool in einer Live-Demo erklären lassen, den telefonischen Rückruf-Service nutzen oder eine Anfrage per Mail oder Support-Center an den Anbieter schicken. Für verständliche Begriffserklärungen dient Ihnen ein PM-Glossar und bei Fragen zur Bedienung haben Sie Zugriff auf die Dokumentation ‒ sauber sortiert nach InLoox-Versionen.

Die Suchfunktion für die Dokumentation ist etwas versteckt. Sie nutzen die Websitesuche und setzten anschließend rechts einen Filter beim Bereich “Hilfe InLoox Web App”