Zeitguru kannte ich ehrlich gesagt bereits, bevor ich mir die Software für dich angeschaut habe. Zumindest auf eine gewisse Art. Es handelt sich nämlich um ein Produkt der Aplano GmbH, die auch das gleichnamige Tool Aplano für die Schichtplanung anbietet. In meinem Test in der Kategorie “Personaleinsatzplanung” konnte die Software Bestnoten erzielen und landete auf dem zweiten Platz.

Schlägt sich Zeitguru genauso gut, wie das Große-Schwester-Tool Aplano?

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Quelle: web.zeitguru.de

Ob Zeitguru auch als eigenständige Time-Tracking-Lösung einen guten Eindruck bei mir hinterlassen hat, erfährst du in meinem ausführlichen Toolüberblick:

Zeitguru liefert dir und deinem Team verschiedene Optionen. Zum Beispiel die manuelle Zeiterfassung in einem kurzen Formular oder die bequeme Stoppuhr, die du sowohl in der App als auch in der Web-Version bedienen kannst.

Per Knopfdruck startest du mit Zeiguru in den Tag – und in den Feierabend

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Wenn du nach einer stationären Zeiterfassung sucht, etwa fürs Büro, kannst du einfach dein Tablet als Terminal nutzen.

Das ist auch äußerst nützlich für alle aus dem Baugewerbe, Handwerk oder der Gastronomie sowie Dienstleistungsbranche. Deine Mitarbeiter:innen können sich so beim Teamlead vor Ort bequem einstempeln. Damit hast du die Anwesenheitskontrolle und die Zeiterfassung mit einem Klick erledigt. Cool!

Die Stempeluhr fürs Terminal lässt sich unkompliziert einrichten

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Apropos Zeiterfassung vor Ort: Um zu wissen, ob sich deine Mitarbeiter:innen auch dort aufhalten, wo sie sich aufhalten sollen, kannst du auch das Geofencing von Zeitguru einsetzen. Damit legst du für einen gewünschten Standort einen individuellen Radius fest, in dem sich deine Mitarbeiter:innen mit der mobilen App einstempeln können.

Das Geofencing kannst du ganz nach deinem Bedarf einrichten

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An den Konfigurationsmöglichkeiten zum Geofencing gefällt mir sehr, dass du genau einstellen kannst, wer sich mit dieser Methode einstempeln darf und wer nicht. Diese Möglichkeit gibt es z. B. für einzelne Mitarbeiter:innen, spezifische Rollen oder ganze Abteilungen.

Zeitguru gab mir hier die Möglichkeit, individuelle Standorte ganz ohne Aufpreis anzulegen (häufig geht das bei der Konkurrenz nur in teureren Tarifen). Das habe ich mir gleich zunutze gemacht und meine fiktiven Kund:innen als Standorte angelegt, Mitarbeiter:innen zugeordnet und das Geofencing auf einen Radius von 30 Metern eingerichtet. Dafür habe ich nur wenige Handgriffe benötigt.

Zeitguru hat in Sachen Zeiterfassung noch ein schönes Extra für dich im Gepäck: Gesetzliche Pausen sowie Ruhezeiten sind bereits vordefiniert. Und um noch eins obendrauf zu setzen, warnt dich das smarte System sogar, wenn Pausen oder gesetzliche Ruhezeiten unterschritten wurden. Dadurch musst du nicht immer kontrollieren, ob Pausen und Co. brav eingehalten wurden. Klasse!

Um meine erfassten Zeiten auszuwerten, standen mir in Zeitguru genau drei Optionen zur Verfügung. Die erste war mein Stundenkonto, in dem ich meine geleistete Zeit pro Standort in einer Wochen- und Monatsübersicht minutengenau einsehen konnte.

Daneben konnte ich noch zwischen einer “detaillierten Auswertung” und einer “summierten Auswertung” wählen.

In der detaillierten Auswertung konnte ich mir dank verschiedener Filter und Einstellungsmöglichkeiten genau die Auswertung zusammenbasteln, die ich benötigt habe. Zu den Daten gehörten zum Beispiel:

• Auswahl des betroffenen Teammitglieds (hier war nur eine Person einsehbar)
• Zeitraum
• Rolle der Angestellten
• sichtbare Spalten (Standort, Mitarbeiter-ID, Adresse, Lohn)
• Pausenintervall
• und ein paar Daten mehr

Gelungen fand ich, dass ich mir sogar für meinen Datenexport die gewünschten Daten individuell zusammenstellen konnte.

Welche Daten du exportieren möchtest, entscheidest du einfach selbst

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In der Summen-Auswertung stehen dir ein paar Basteleien weniger zur Verfügung, dafür siehst du alle Mitarbeiter:innen auf einen Blick. Hier geht es im Wesentlichen darum, dass du die gesamte erfasste Arbeitszeit in einem von dir festgelegten Zeitraum sehen kannst.

Das könnte besonders für die vorbereitende Lohnabrechnung nützlich sein oder für den Fall, dass du auf einen Blick sehen willst, ob alle auch wie gewünscht die vertraglichen Arbeitszeiten einhalten.

Für einen schnellen Überblick über das ganze Team gibt es die Summen-Ansicht

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Egal ob summiert oder detailliert; alle Auswertungen kannst du dir als PDF oder im CSV- sowie Excel-Format herunterladen.

Ein bisschen schade finde ich persönlich, dass es keine grafischen Auswertungen in Zeitguru gibt. So hätte ich alle nötigen Infos noch schneller erfassen können.

Wenn du wie ich auf ansprechende und “bunte” Analytics wert legst, findest du entsprechende individuelle Reportings z. B. bei Clockodo.

Das Abwesenheitsmanagement von Aplano hat mir insgesamt sehr gut gefallen. Es waren bereits ein paar Abwesenheitsarten vordefiniert (Urlaub, Krankheit, Wunschfrei) und mit wenigen Klicks konnte ich noch ganz eigene hinzufügen – sogar mit Farbe!

Neue Abwesenheitsarten sind im Nu angelegt!

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Auch das Antragswesen war sehr angenehm gelöst. Ich musste lediglich ein kurzes Formular ausfüllen, den Antrag abschicken und auf die Genehmigung warten. Das klappte in der Web-Version und in der mobilen App hervorragend.

Funktionen für dein Projektmanagement liefert dir Zeitguru leider nicht. Das ist der Tatsache geschuldet, dass es sich bei Zeitguru eben “nur” um eine Zeiterfassungs-Software handelt.

Wenn du gezielt nach Funktionen und Features für dein Projektmanagement und die Projektzeiterfassung suchst, wirst du mit clockin, Clockodo, Hubstaff Time oder Harvest glücklicher.

Da Zeitguru keine Projekt-Features bietet, hat der Anbieter auch keine Rechnungs-Funktionen für dich im Gepäck. Aber immerhin kannst du die exportierten Zeiterfassungsdaten in deinem Rechnungsprogramm weiterverarbeiten.

Wie viel kostet Zeitguru?

Zeitguru gibt es im Komplettpaket für 3,50 € pro Monat und User. Vorausgesetzt wird allerdings eine Mindestuserzahl von 14 Personen bzw. ein Startpreis von 49 € monatlich. Wenn du dir noch unsicher bist, ob Zeitguru das richtige Tool für dich ist, kannst du die Online-Zeiterfassung 14 Tage lang kostenfrei ausprobieren.

Auch preislich kann Zeitguru mit der Konkurrenz im Vergleich mithalten

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Zeitguru ist nicht nur rechtssicher, sondern auch datenschutzkonform. Obwohl die Server, die von Firebase gehostet werden, in den USA stehen, erfolgt die Übertragung nach den Vorgaben der EU-Kommission. Deine Daten werden via SSL- und 128-Bit-Verschlüsselung vor Hackern geschützt. Ein Datenschutzbeauftragter prüft regelmäßig, ob deine Daten auch korrekt verarbeitet werden.

Du erreichst das Support-Team via Live-Chat und per Telefon zwischen Montag und Freitag von 10:00 Uhr bis 18:00 Uhr. Umfassende Helpcenter-Beiträge oder gar Video-Tutorials gibt es von Zeitguru leider (noch) nicht. Ich selbst bin während des Tests nur auf Aplano-Beiträge gestoßen. Die Benutzeroberfläche ist zwar ähnlich, die Funktionen sind allerdings nicht dieselben.

Meine Support-Anfrage wurde zum Glück innerhalb einer Stunde beantwortet. Zwar hatte sich mein Problem in der Zwischenzeit von selbst erledigt (ich hatte die Terminal-App einem falschen Standort zugeordnet), aber trotzdem muss ich die freundliche und schnelle Reaktion des Supportteams loben!