Welche Funktionen bietet Clockodo?

Clockodo bietet für die Zeiterfassung die Eingabemaske oder die Stoppuhr. Die erfassten Zeiten ordnen Sie Ihren Kunden zu und werten sie in Standard- und benutzerdefinierten Berichten aus. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit, Ihre erfassten Zeiten direkt von Clockodo in Ihr Rechnungsprogramm zu exportieren. Für Ihr internes Management nutzen Sie die Abwesenheitsverwaltung inklusive Genehmigungsfunktion.

Mit der digitalen Zeiterfassung der Anwendung behalten Unternehmer immer den Überblick, wo welche Arbeitszeiten und Projektzeiten angefallen sind.

Die elektronische Zeiterfassung in Clockodo lässt sich wie in Harvest über zwei Werkzeuge ansteuern. Zum einen nutzen Sie die Stoppuhr. Mit dieser tracken Sie Ihre Arbeitszeit parallel zur Ausführung. Machen Sie eine Pause oder wechseln Sie die Aufgabe, lässt sich die Zeiterfassung mit einem Klick stoppen und erneut beginnen. Die Stoppuhr wird in einem eigenen Fenster geöffnet und läuft nach Aktivierung im Hintergrund mit.

Nutzen Sie die praktische Stoppuhr, um Zeiten zu tracken oder geben Sie diese später im Kontextfeld ein

Screenshot: trusted.de

Quelle: clockodo.com

Alternativ nutzen Sie das Textfeld oben rechts und geben Ihre Zeiten manuell in die Software ein. Falls Sie keine genaue Zuordnung zu einzelnen Aufgaben benötigen, geben Sie im Feld links daneben einfach eine Zeitpauschale an. Alles wird in einem Mitarbeiterbericht übertragen, der die Daten wie geleistete Arbeitszeiten, Überstunden und Eintragungsfehler anzeigt.

Verbinden Sie Zeiten mit Projekten und Leistungen

Wenn Ihr Unternehmen einen bestimmten Katalog an Leistungen anbietet, lassen sich diese in der Leistungsdatenbank hinterlegen. Sie haben die Wahl, ob Sie allgemeine Leistungen oder preisgebundene Pauschalleistungen festlegen. Mit diesem Feature weisen Sie Ihre Zeiten nicht nur einem Projekt zu, sondern wissen hinterher auch, was Sie genau im Projekt erledigt haben.

Hinterlegen Sie verschiedene Leistungen im Programm für eine schnellere Zeitenbearbeitung

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Überprüfen und korrigieren Sie Ihre Arbeitszeiten

Sie können Ihre Zeiten entweder in der tabellarischen oder der Kalenderansicht anzeigen lassen. Um zu sehen, ob Arbeitszeiten erfüllt wurden, legen Sie in den Einstellungen feste Soll-Stunden für Ihr Team fest. Zeiten lassen sich bei Fehlern jederzeit noch einmal korrigieren. Hierbei ist Ihnen Clockodo mit seinen Warnungen behilflich, die Ihnen zuverlässig Überschneidungen, zu kurze Pausen und dergleichen anzeigen.

Die Software hilft Ihnen mit automatisierten Warnungen bei der Vermeidung von Fehlern

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Clockodo legt automatisch Zeitberichte und passende Diagramme für Sie an. Es sind aber nicht nur übergreifende Gesamtansichten vorhanden, sondern auch Berichte für einzelne Projekte und Mitarbeiter:innen. Ein umfassendes Activity-Tracking wie in Hubstaff oder Time Doctor ist nicht vorhanden.

Über ein einfaches Drag & drop-System fügen Sie Parameter zu Ihrem Bericht hinzu, um diesen nach Kunden, Leistung oder Möglichkeit zur Abrechnung zu filtern. So sehen Sie in Ihren Diagrammen und Listen auch wirklich nur das, was Sie sehen müssen.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte für Projekte und Angestellte

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Zudem lassen sich Ihre erfassten Leistungen und Projektzeiten als Druckdatei, als PDF und als CSV-Datei ausgeben sowie digital signieren.

Neben den geleisteten Zeiten erfassen Sie mit dem Clockodo-Service auch die Abwesenheiten Ihres Teams. Sie finden als Vorlagen vom normalen Jahresurlaub und Krankheitstagen alles bis hin zu Militärdienst und Quarantäne.

Auch Ihre Abwesenheitsverwaltung lässt sich mit Clockodo erledigen

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Etablieren Sie einen unkomplizierten Genehmigungsprozess

Wenn Ihnen eine der Rollen “Inhaber” oder “Manager” zugewiesen wurde, sind Sie zur Genehmigung von Abwesenheiten befugt. Die dritte Rolle “Mitarbeiter” kann lediglich Fehlzeiten für Urlaub oder Krankheit beantragen. Wie viele Urlaubstage beantragt werden können, lässt sich in den Einstellungen festlegen.

Erteilen Sie über die passende Rolle Urlaubsgenehmigungen

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Definieren Sie Feiertage und Zeit-Vorschriften

Sollten Sie mehrere Zweigstellen verwalten, können Sie individuell für Ihre einzelnen Mitarbeiter:innen festlegen, welche Regelungen für die Feiertage verwendet werden sollen. Sie haben die Möglichkeit, mit einem Klick aus unterschiedlichen Vorlagen zu wählen (wie etwa die unterschiedlichen Feiertagskalender der deutschen Bundesländer) oder Sie geben selbst die gewünschten Feiertage ein.

Legen Sie die Feiertage fest, die berücksichtigt werden sollen

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Genauso verhält es sich mit den Zeitvorschriften. Hier können Sie die Regelungen für die maximal zulässigen Arbeitsstunden pro Tag, die Pausen und die Wochenstundenzahl definieren oder aus einem Register von Vorlagen aussuchen.

Ein explizites Projektmanagement, das mit Kanban-Boards oder Gantt-Diagrammen arbeitet, finden Sie im Programm nicht. Sie überprüfen in den Berichten allerdings die Einhaltung der vorgeschriebenen Budgets und sehen, welche Aufgaben im Zuge des Projektes in welchem Umfang erledigt wurden.

Profitieren Sie von den genauen Zeit-Berichten zu Ihren Projekten

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Mit Clockodo legen Sie individuelle Kostenbudgets für ein Projekt und Stundensätze für Ihre einzelnen Kunden fest. Dabei haben Sie in den Einstellungen eine große Auswahl an Währungen, die Sie zur Berechnung der Stundensätze nutzen können.

Exportieren Sie Zeiten in Ihr Rechnungsprogramm

Eine eigenständige Rechnungsstellung bietet Ihnen Clockodo nicht. Allerdings können Sie per API-Integration das Tool mit Rechnungsprogrammen wie sevDesk oder lexware lexoffice verknüpfen. Die erfasste Arbeitszeit wird dann komfortabel in das Rechnungsprogramm exportiert.

Einen kompakten Überblick zu den genannten Funktionen finden Sie in der trusted-Tarifübersicht zu Clockodo.

Was kostet Clockodo?

Clockodo kostet zwischen 0 und 12 Euro pro Mitarbeiter:in und Monat. Dabei haben Sie die Wahl aus vier verschiedenen Tarifen: Dem kostenlosen Freelancer-Paket für Einzelkämpfer:innen mit eingeschränktem Funktionsumfang, “Basic” (5 Euro pro Mitarbeiter:in/Monat) für die Arbeitszeiterfassung und die Urlaubsverwaltung, “Pro” (9 Euro pro Mitarbeiter:in/Monat) für die Projektzeiterfassung und “Enterprise” (12 Euro pro Mitarbeiter:in pro Monat) mit priorisiertem Support und automatischen Backups. Mehr über die Preise und Konditionen von Clockodo erfahren Sie in der ausführlichen Kostenübersicht.

Wie benutzerfreundlich ist Clockodo?

Clockodo besticht mit einer schicken Oberfläche, in der sich auch Anfänger:innen gut zurechtfinden. Die einzelnen Funktionen zu finden, kann anfangs noch etwas herausfordernd sein, das ist aber eine reine Gewöhnungssache. Die Zeiterfassung ist selbsterklärend designet und hilft Ihnen mit entsprechenden Warnhinweisen, ähnlich wie bei TimePunch, Fehler zu erkennen und zu vermeiden.

Einfache Steuerung und geführtes Onboarding

Für ein leichteres Onboarding werden Sie nach dem ersten Login einmal mit Textboxen durch die Software geführt. Hat man nach einer anfänglich holprigen Eingewöhnungsphase die Platzierung der Funktionen intus, profitieren Sie von einem übersichtlichen und intuitiv gestalteten Zeiterfassungsprogramm.

Clockodo überzeugt durch ein übersichtliches und ansprechendes Design

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Quelle: clockodo.com

Mehr Informationen zu Zeiterfassungssystemen finden Sie im entsprechenden Test von trusted.de.

Wie sicher ist Clockodo?

Als deutsches Unternehmen nutzt die clickbits GmbH die DSGVO und das BDSG als Datenschutzgrundlage. Zudem bietet Ihnen das Unternehmen eine TLS-verschlüsselte Datenübertragung via SSL. Ihre Daten werden auf einem Rechenzentrum am Standort Deutschland gespeichert. Um die Software datenschutzkonform zu nutzen, können Sie einen AV-Vertrag mit dem Anbieter schließen.

Welchen Kundenservice bietet Clockodo?

Bei Fragen erreichen Sie den Support via E-Mail oder über die Hotline. Für einen geführten Einstieg nutzen Sie das kostenlose Webinar-Angebot des Anbieters. Sind Sie eher ein Autodidakt, dann steht Ihnen das gut strukturierte und schick gestaltete Handbuch zur Verfügung. Auf Wunsch nutzen Sie die Anwendung in den Sprachen Deutsch, Englisch oder Französisch. Weitere Informationen und News finden Sie auf der Website des Anbieters und im entsprechenden Blog.