So habe ich Factorial Zeiterfassung getestet
Um die Zeiterfassungssoftware Factorial Zeiterfassung auf Herz und Nieren zu prüfen, habe ich das Tool aus der Perspektive einer kleinen Agentur getestet. Es ging mir darum, sowohl Prozesse für die Arbeitszeiterfassung als auch die Projektzeiterfassung – wie das Anlegen von Projekten, buchen von Zeiten, etc. – von vorne bis hinten durchzuspielen und die Software dadurch bewerten zu können. Hier mein vollständiger Erfahrungsbericht:
Heute im Test: Die Zeiterfassung von Factorial. Wie schlägt sich die HR-Wundertüte in Sachen Zeitmanagement?
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de
Zeiterfassung aufgeteilt in 3 Module: Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Projekte
Mein Start in den Factorial-Testlauf war ehrlich gesagt ein bisschen chaotisch. Ich musste nämlich zuerst einmal sortieren, wo bzw. in welchem Modul ich welche Funktionen finde.
Dass Factorial keine reine Zeiterfassungssoftware ist, sondern eine umfassende modulare HR-Software, die eben auch Funktionen für das Time Tracking mitbringt, wusste ich ja. Dass die Funktionen für die Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und das Abwesenheitsmanagement aber auf drei verschiedene Module aufgeteilt ist, nicht.
Zusätzlich zum Kernsystem “Factorial Core” – das ich immer brauche – musste ich für meinen Testlauf auch diese drei Module in die Hand nehmen:
- Arbeitszeiterfassung (Einstempeln, Ausstempeln, Pausen, Auswertungen)
- Abwesenheiten (Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Genehmigungen)
- Projektmanagement (Projekte, Budgets und Stunden auf Projekte buchen)
Die Liste der Factorial-Module ist lang. Hier siehst du nur die Module mit dem Tag “Zeitmanagement”
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Das könnte schon ein erster Kritikpunkt sein. Brauchst du den kompletten Umfang für dein Zeitmanagement, geht das bei Factorial natürlich ein bisschen mehr ins Geld, als bei einer Standalone-Lösung wie Clockodo und Co.
Aber über Preise unterhalten wir uns später noch ausführlicher! Hier soll es jetzt mit meinem Test weitergehen:
Top: Umfassende Administration und maßgeschneiderte Richtlinien
Nachdem ich mir also einen Überblick über die Module und Features verschafft hatte, wollte ich als allererstes prüfen, wie ich die Zeit- und Urlaubsverwaltung für mein Team in Factorial gestalten konnte.
Administrativ liefert die Software hier einiges an Möglichkeiten. So konnte ich für meine fiktive Agentur eigene Zeiterfassungsrichtlinien definieren und dadurch unter anderem festlegen:
- … wie meine Mitarbeiter:innen sich ein- und ausstempeln sollen (z.B. im Browser, mobil, per QR-Code, etc.*)
- … ob und wie Mitarbeiter:innen getrackte Zeiten nachträglich anpassen sollen
- … in welchen Zeiträumen das Ein- und Ausstempeln möglich sein soll
- … welche Regelungen es für Überstunden gibt (Freizeit- oder Gehaltsausgleich)
- … ob es Zeiträume geben soll, in denen Arbeitsstunden einen höheren Wert haben (z.B. Feiertags- oder Nachtzuschläge)
- … ob Pausen manuell oder automatisch aufgezeichnet werden sollen
- … welche Pausenarten es geben soll (bezahlt, unbezahlt, etc.)
Die Zeiterfassung in Factorial lässt sich sehr detailliert und individuell konfigurieren. Zum Beispiel durch eigene Richtlinien und Genehmigungsprozesse.
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* Factorial bietet nicht nur die “klassische” Zeiterfassung im Browser oder per Mobile App, sondern hat auch einige Specials mit an Bord, z.B. die erwähnten QR-Codes, die Zeiterfassung per Gesichtserkennung im Büro oder per ID-Karte am Terminal. Diese Möglichkeiten konnte ich natürlich nicht in der Praxis testen – trotzdem sollen sie hier nicht unerwähnt bleiben.
Jede Richtlinie durfte ich außerdem direkt den entsprechenden Mitarbeiter:innen zuordnen. Eine ganze Menge Holz, was Factorial aber auch super flexibel und für viele Branchen und Arbeitszeitmodelle interessant macht. Schichtbetriebe fühlen sich hier genauso gut aufgehoben, wie klassische 9-to-5-Unternehmen, Businesses mit Gleitzeit oder freier Zeiteinteilung, mit und ohne Überstundenregelung und so weiter.
Es macht auch keinen Unterschied, ob dein Betrieb im Homeoffice agiert oder alle Teammitglieder vor Ort sind. Mithilfe der individuellen Richtlinien sorgst du für klare Verhältnisse für die gesamte Mannschaft.
Erstelle individuelle Arbeitspläne für alle Mitarbeiter:innen und Arbeitszeitmodelle
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Das ist schon einmal ziemlich stark. Das Einrichten der Richtlinien bringt anfangs natürlich einen gewissen Administrationsaufwand mit sich; dafür ist hinterher dann alles sauber geregelt.
Plus: Wenn deine Anforderungen nicht wirklich exotisch sind, kannst du auch auf eine vorgefertigte Standard-Richtlinie zurückgreifen und dir die Arbeit sparen.
Das habe ich in meinem Test schließlich und endlich auch getan. Ergebnis: Mein Team konnte sich nun per Desktop (das heißt: im Browser) und per QR-Code ein- und ausstempeln. Das Stempeln im Browser dürfte dabei der häufigste Anwendungsfall sein.
Alle Einstellungsmöglichkeiten von Factorial hier im Detail durchzugehen, würde wahrscheinlich den Rahmen sprengen. Hier daher die Kurzform: Abgesehen von den vorgestellten Richtlinien lassen sich zudem Genehmigungsgruppen definieren – also einstellen, welche Mitarbeiter:innen welchen Genehmigungsprozess für Überstundenanträge oder Änderungsanträge durchlaufen müssen – Individuelle Arbeitspläne für das Unternehmen oder einzelne Mitarbeiter:innen erstellen, Abwesenheitsarten und Urlaubssperren festlegen und mehr. Alle diese Möglichkeiten finden sich in den Einstellungen klar gekennzeichnet unter dem Punkt “Zeit”.
Einfache Arbeitszeiterfassung für dein Team per Browser oder App
Nächste Frage: Wie läuft die Zeiterfassung in Factorial denn nun ab?
Und die Antwort: Ziemlich einfach! Öffnete ich (statt als Administrator:in) als Mitarbeiter:in die Software, landete ich auf meinem persönlichen Dashboard. Dort konnte ich nicht nur meine aktuellen Aufgaben als To-do-Liste oder wichtige Nachrichten und Erinnerungen einsehen, sondern hatte auch ganz prominent die digitale Stoppuhr zum Ein- und Ausstempeln parat.
Ein Klick und schon startete der minutengenaue Tracker. Einfacher geht’s (fast) nicht.
Oben links im zentralen Dashboard – der Startseite von Factorial – siehst du die prominent platzierte Stempeluhr
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Für User, die hauptsächlich die mobile App nutzen oder sich mit dem Smartphone ein- und ausstempeln wollen, sieht das Ganze dann übrigens so aus:
In der hübschen Factorial-App lässt sich die Zeiterfassung ganz einfach per Swipe starten
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Alternativ ließen sich Zeiten auch manuell eintragen. Dafür wechselte ich vom Dashboard in den Reiter “Einstempeln”, also in die Monatsübersicht meiner getrackten Stunden.
Dort konnte ich (abermals minutengenau) meine Arbeits- und Pausenzeiten einfach eintragen. Das klappt natürlich nur dann, wenn in der Zeiterfassungsrichtlinie festgelegt ist, dass Mitarbeiter:innen selbstständig Änderungen vornehmen können! Ansonsten müssen sie ggf. erst einen Änderungsantrag stellen und vom verantwortlichen Teamlead genehmigen lassen.
Ganz oben im digitalen Stundenzettel gibt es außerdem eine Auswertung über die geleisteten und geplanten Stunden und den aktuellen Stundensaldo. Alles sehr einfach und übersichtlich.
Im digitalen Stundenzettel hast du deinen Stundensaldo stets im Blick
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Gestört habe ich mich hier nur an dem Namen des Menüpunkts “Einstempeln”. Klarer und verständlicher wäre “Stundenübersicht”, “Monatsübersicht” oder “Stundenzettel”. Aber das sind Details!
Digitale Stundenzettel schnell und einfach genehmigen
Als Admin bzw. Manager (mit den entsprechenden Rechten) konnte ich mir obendrein jederzeit die Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter:innen ansehen und als tägliche, wöchentliche, halbmonatliche oder monatliche Auswertung anschauen. Unter “Zeiterfassung” finden sich die digitalen Stundenzettel zum Überprüfen.
Apropos Rechte: Auch das Dashboard eines Admins oder Managers sieht ein wenig anders aus, als das “normaler” Mitarbeiter:innen. Hier siehst du dann auch, wer sich am betreffenden Tag schon eingestempelt hat (oder eben noch nicht) oder ob es aktuelle Abwesenheiten gibt. Wer was in Factorial tun und sehen kann, ist durch ein detailliertes Rollen- und Rechtesystem in den “Einstellungen” geregelt.
Alle im Urlaub? In der Stundenübersicht meiner Mitarbeiter:innen sehe ich, dass heute fast noch niemand gearbeitet hat
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Hat alles seine Richtigkeit, genügt ein Klick und der Stundenzettel ist genehmigt.
Das Ganze ist übersichtlich, sinnvoll und schnell verstanden. Erfassen, Ändern und Freigeben von Stunden passiert in ein paar Klicks. Da die geplanten und geleisteten Stunden für alle Mitarbeiter:innen übersichtlich gegenübergestellt werden, musst du auch nicht jeden Stundenzettel einzeln überprüfen. Auf Wunsch lassen sich mehrere oder alle Stundenzettel auf einmal freigeben. Das spart vor allem in großen Teams Zeit.
Die wichtigsten Zahlen und Auswertungen mit dem Dashboard im Überblick
Reden wir über Auswertungen und Analytics. Kurz und knapp: Das Berichtswesen ist eine riesige Stärke von Factorial und fällt beeindruckend umfassend aus.
Das beginnt schon beim zentralen Dashboard, das ich dir oben schon gezeigt habe. Das war im Test immer das Erste, was ich von Factorial gesehen habe, nachdem ich mich eingeloggt hatte. Hier hatte ich – vor allem als Admin – immer alles im Blick. Ausstehende Urlaubsanträge, eine Übersicht über die eingestempelten Kolleg:innen, aktuelle Abwesenheiten, kommende Feiertage und Events und das soziale Intranet.
Letzteres ist eine Timeline mit Ankündigungen und News, die die Geschäftsführung in Factorial pflegen kann, um das Team auf dem Laufenden zu halten.
Starke Analytics mit individuellen Dashboards und Auswertungen
Damit ist das Dashboard schon ziemlich nützlich. Daneben gibt es aber – und das schon im Core-System von Factorial – noch die wesentlich mächtigeren Analytics. Hier konnte ich mir ganz eigene individuelle Dashboards bauen und mit Widgets ausstatten, also immer genau die Zahlen, Graphen, Diagramme und Auswertungen sehen, die ich für meine Arbeit brauche.
Mit individuellen Dashboards lassen sich ganz einfach Berichte bauen, die du für deine tägliche Arbeit brauchst
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Standard-Widgets aus der Bibliothek gibt es zu vielen verschiedenen Themen:
- Mitarbeiter:innen
- Finanzen
- Dokumente
- Verträge
- Urlaub
Allerdings nur wenig für die Auswertung von Zeiten und Stunden. Möchtest du mit Factorial eine Stundenauswertung machen, musst du ein eigenes Widget bauen. Dafür liefert Factorial den Widget-Ersteller; ein augenscheinlich mächtiges Tool, in dem du so gut wie jedes Datenfeld in Factorial grafisch auswerten bzw. mit anderen Daten in Beziehung setzen kannst.
Da sind viele Fälle denkbar, z.B. die erfassten Arbeits- oder Projektstunden gestaffelt nach Standorten, oder eine Auswertung der Überstunden je Mitarbeiter:in. Da ich solche Daten aber auch an anderen Stellen in Factorial einsehen kann – und der Widget-Ersteller einigermaßen komplex wirkt – habe ich mich vorerst mit dem Vorhandenen zufriedengegeben.
Auflagen zur Arbeitszeiterfassung: Erfüllt
Und damit ist die einfache Arbeitszeiterfassung eigentlich auch schon geritzt. Wenn du nichts anderes brauchst, als das – zum Beispiel, um die EU-Richtlinien zur Arbeitszeiterfassung umzusetzen – kannst du hier aufhören, zu lesen. Dann holst du dir nur das Modul “Arbeitszeiterfassung” und kannst ein bisschen günstiger wegkommen, als ich mit meinem vollausgestatteten Testsystem.
Aber: Bei meinem Betrieb handelt es sich um eine Agentur; entsprechend wollte ich nicht nur die Arbeitszeiterfassung, sondern auch die Projektzeiterfassung in Factorial abbilden, um Stunden auf einzelne Projekte und Aufgaben buchen und später sauber abrechnen zu können. Das klappt mit dem Modul “Projektmanagement”.
Schattenseite: Die unnötig aufwändige Projektzeiterfassung in Factorial
Also habe ich schnell ein fiktives Projekt angelegt: Die Überarbeitung der Karriereseite von trusted.de, für die mein Team beauftragt wurde.
Ein Projekt anzulegen geht in Factorial recht easy. Ich wählte einen Namen, eine Projektnummer, stellte Fixkosten (wie Personalkosten, Miete und Co.) ein und plante ein Budget. Letzteres entweder monetär oder als Stundenbudget. Schon war das Projekt angelegt und mein Team konnte anfangen, Stunden darauf zu buchen.
Ein Projekt in Factorial ist dank der übersichtlichen Eingabemaske schnell angelegt, terminiert und budgetiert
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Zumindest in der Theorie. In der Praxis hatte aber keines meiner fiktiven Teammitglieder die Möglichkeit, Zeiten direkt auf das Projekt zu tracken. Obwohl ich sie schon beim Anlegen des Projekts als “Bearbeiter” hinzugefügt hatte:
Factorial lässt dich Rollen bzw. Bearbeiter:innen zu deinem Projekt hinzufügen. Allerdings ist es dabei nicht wirklich konsequent …
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Da Factorial explizit mit der Projektzeiterfassung wirbt, musste es das Feature natürlich geben. Doch erst nach einigem Herumgesuche in der Software verstand ich schließlich, dass es nicht reichte, die entsprechenden Personen als Bearbeiter:innen auszuwählen. Nein, ich musste sie im fertig angelegten Projekt im Reiter “Mitarbeiter” noch einmal als Projektbeteiligte hinzufügen.
Lustig; ich dachte, das hätte ich schon getan!
… denn 5 Minuten später muss ich die gleichen Personen nochmal explizit als Bearbeiter:innen auswählen. Hätte ich mir da den ersten Schritt nicht sparen können?
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Aber wir wollen mal nicht so sein! Jetzt, da ich mein Team ganze zweimal mit dem Projekt verknüpft hatte, musste die Stundenerfassung doch funktionieren. Oder?
Nein, schon wieder Fehlanzeige. Obwohl damit verknüpft, tauchte für meine Mitarbeiter:innen das Testprojekt immer noch nicht in der Projektliste auf. Zeiteinträge ließen sich immer noch nicht auf das Projekt buchen. Warum? Weil für die Zeiterfassung meines Teams die Projekte noch nicht verknüpft waren.
Was soll ich sagen? Ich dachte, das hätte ich schon getan!
Jedes einzelne Teammitglied musste nun erst noch in die eigene Zeiterfassung navigieren, den Reiter “Meine Projekte” öffnen, das Projekt per Suchfunktion finden und auswählen.
Schließlich und endlich müssen auch nochmal alle verknüpften Mitarbeiter:innen bestätigen: Ja, das ist wirklich mein Projekt! Umständlich!
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Dann endlich konnten wir geleistete Arbeitsstunden auf das Projekt buchen. Halleluja!
Getrackte Stunden müssen umständlich noch auf die Projekte aufgeteilt werden
Leider war hier noch nicht Schluss mit dem Ärger. Denn Zeiten mit einem Projekt zu verknüpfen klappt nur in der oben schon erwähnten Stundenübersicht, also quasi nachträglich. Am Ende des Tages müssen deine Mitarbeiter:innen also ihre Arbeitszeiten noch einmal konkret auf einzelne Projekte aufschlüsseln.
Am Ende des Tages müssen die getrackten Zeiträume noch einem Projekt zugeordnet werden
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Das ist vor allem dann unnötig umständlich, wenn dein Team an mehr als einem Projekt pro Tag arbeitet. Denn dann musst du noch einmal Zeit investieren, um die Stunden aufzuteilen.
Um das klarer zu machen: Angenommen du warst zwischen 10 und 14 Uhr eingestempelt und hast in dieser Zeit je 2 Stunden an zwei Projekten gearbeitet. Dann müsstest du streng genommen den Zeiteintrag “10 bis 14 Uhr” löschen, zwei neue Zeiteinträge “10 bis 12 Uhr” und “12 bis 14 Uhr” hinzufügen, und dann für beiden Einträge einzeln deine Projekte aus der Liste auswählen.
Warum nicht einfach beim Einstempeln abfragen, woran gearbeitet wird? Mit einem Dropdown-Menü: “Allgemeine Arbeitszeit”, “Projekt #1” oder “Projekt #2”, usw.? Aber nein; bei Factorial sind Arbeitszeit/Anwesenheit und Projektzeiten streng voneinander getrennt. Das kann Vor- und Nachteile haben. Ich fand es hier schlicht nicht gut gelöst.
Projektmanagement in Factorial: für “normale” Teams zu viel, für Projektteams zu wenig
Aber immerhin: Ab jetzt tauchten die Stunden auch in der Projektauswertung auf, wo ich nun jederzeit den Überblick darüber hatte, wie viele Stunden noch geplant waren und wie viel mein Team schon “weggeschafft” hatte.
Die Projektübersicht ist immerhin nützlich und übersichtlich gelöst
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Die restliche Projektverwaltung in Factorial erschien mir nach dieser ganzen Aufregung dann ziemlich basic. Außer das angepeilte Budget zu tracken und die Projektstunden im Blick zu behalten, hast du nur wenig Möglichkeiten.
Klar, ich hätte Unterprojekte und Aufgaben anlegen und meinen Mitarbeiter:innen zuweisen können. Wirkliches “Projektmanagement” gibt es in Factorial aber (noch) nicht, auch keine Projektübersichten im Kanban-Stil, keine Gantt-Diagramme, etc. Ganz zu schweigen von der Projektabrechnung, die in Factorial überhaupt nicht abgebildet ist. Um deine geleisteten Projektstunden abzurechnen, musst du sie also ohnehin noch einmal übertragen.
Verdikt: Mehr als einfache To-do-Listen sind mit dem Projektmanagement von Factorial nicht möglich. Das ist zwar schon einmal was – immerhin tauchen die zugewiesenen Aufgaben auch schön übersichtlich auf dem persönlichen Dashboard auf. Aber es bleibt alles ziemlich rudimentär. Kaum ein professionelles Projektteam wird dafür sein Projektmanagement-Tool im Stich lassen.
Abgesehen von der Projektzeiterfassung sehe ich daher erstmal keinen Mehrwert in der Projektverwaltung mit Factorial. Außer natürlich es ist dein Ziel, möglichst viel in einer einzigen Software zu halten und du kannst bestimmte Abstriche machen.
Das ist ja auch mehr oder weniger der Anspruch der HR-Lösung: Alle HR-Prozesse in einer einzigen Software abzubilden.
Sehr gute Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung!
Arbeitszeiterfassung: Check; Projektzeiterfassung: Check.
Bevor ich meinen Test mit Factorial allerdings ad acta legen konnte, wollte ich mir noch das Modul “Abwesenheiten” näher anschauen. Das ist (streng genommen) kein fester Teil der “Zeiterfassung”. Für mich gehört das Tracken von Abwesenheiten und Urlauben aber klar mit dazu. Deswegen ist es ja auch eines der Kriterien für meinen Test.
Und hier hat Factorial es geschafft, mich wieder ein wenig zu versöhnen! Denn die Abwesenheitsverwaltung von Factorial ist sehr gut! Ich gebe dir hier einen raschen Überblick; wenn du es genauer wissen willst, dann schau’ dir gerne den Testbericht meiner Kollegin Diana zu Factorial “Abwesenheiten” an, der auf alle Funktionen und Features eingeht.
First things first: Abwesenheiten und Urlaube plant dein Team im Self Service mithilfe eines übersichtlichen Formulars. Das klappt im Browser, oder unterwegs per mobiler App und innerhalb von ein paar Minuten.
Abwesenheiten sind im Formular schnell beantragt. Hier darfst du auch eine Abwesenheitsart wählen und Notizen hinzufügen.
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Dabei können Mitarbeiter:innen nicht nur auswählen, von wann bis wann sie out of Office sein werden, sondern auch direkt einen Kollegen oder eine Kollegin als Vertretung einstellen. Das ergibt Sinn für Admins oder Teamleads, da Factorial dadurch weiß, an wen es ersatzweise z.B. Urlaubsanfragen, Änderungsanfragen oder andere Aufgaben weiterleiten soll.
Auch Überschneidungen mit anderen Urlauben und Abwesenheiten im Team werden im Formular angezeigt, was nützlich sein kann, wenn nicht zu viele Teammitglieder gleichzeitig Urlaub machen sollen.
Je nach deinen Richtlinien – siehe oben in meinem Abschnitt zur Administration – muss der geplante Urlaub ggf. noch genehmigt werden. Dann bekommst du als Admin/Teamlead eine automatische Benachrichtigung per E-Mail und in dein Factorial-Postfach. Ausstehende Genehmigungen werden dir außerdem immer im Dashboard angezeigt. So ist es fast unmöglich, einen Task zu vergessen.
Ist der Urlaub genehmigt, landet er im persönlichen Abwesenheitskalender und im zentralen Teamkalender, auf den alle Mitarbeiter:innen Zugriff haben:
Im persönlichen Urlaubskalender sieht dein Team seine geplanten Abwesenheiten, übrige Urlaubstage und mehr
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Quelle: factorialhr.de
Im Teamkalender zeigt Factorial übrigens nicht nur geplante Abwesenheiten an, sondern auch Geburtstage, Jubiläen, erste und letzte Arbeitstage, Feiertage oder besondere Events; das Ganze mit kleinen putzigen Icons. Zudem kannst du den Factorial-Kalender auf Wunsch mit deinem Google- oder Outlook-Kalender synchronisieren. Nett!
Fazit: Hier ist so gut wie alles drin, was du für ein gelungenes Abwesenheitsmanagement brauchst; plus individueller Feiertage und selbstgewählt Abwesenheitsarten – falls du neben Urlauben auch Sabbaticals, Bildungsurlaube, Elternzeit und Co. abdecken willst/musst.
Kommt es dir nur auf die Zeiterfassung an, kannst du aber auch einfach auf das Abwesenheitsmodul verzichten. Einer der starken Vorteile des modularen Factorial-Systems. Was du nicht brauchst, buchst du einfach nicht dazu.
Abschließende Worte
Und damit weißt du nun erstmal alles Wichtige, was es über die Zeiterfassung in Factorial zu wissen gibt.
Wenn du hier noch weiterlesen willst, findest du meine Bewertung für die einzelnen Testkriterien im Überblick. Wenn du dir Factorial dagegen mal in Aktion anschauen willst, gelangst du auf “Zum Anbieter” zur kostenlosen Testphase des Tools. Und wenn du dir noch ein paar Alternativen angucken möchtest, dann findest du die im ausführlichen Test und Vergleich zum Thema “Zeiterfassungssysteme”.