ZEP

Für wen ist ZEP geeignet?

Laut Hersteller eignet sich die Software für allem für Dienstleistungsbranchen, die Kunden ihre Arbeitszeit in Rechnung stellen. Sie lässt sich flexibel an die Mitarbeiteranzahl anpassen. Auch Selbstständige und Freiberufler profitieren davon.

Welche Funktionen bietet ZEP?

Das Grundgerüst von ZEP bilden die Produktlinien ZEP compact und ZEP professional, die der Zeiterfassung dienen. Mit den flexiblen Zusatzmodulen erweitern Sie den Funktionsumfang.

Erfassung von Arbeits- und Reisezeiten

Um mit ZEP die Arbeitszeit zu erfassen und auszuwerten, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die Software steht Ihnen in den gängigen Browsern wie Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari und Opera zur Verfügung. Zusätzlich gibt es Mobile-Apps für iPhone, Android und Blackberry. Neben Arbeitszeiten erfassen Sie Reisezeiten per GPS und Reisekosten wie Verpflegungsmehraufwand und Kilometergeld.

Mitarbeiterverwaltung

Als Vorgesetzter behalten Sie mit ZEP den Überblick über Überstunden Ihrer Mitarbeiter, Fehlzeiten sowie Urlaubstage. Über das Tool stellen Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge und Sie genehmigen diese. Die Time-Tracking-Daten lassen sich auf verschiedene Ebenen herunterbrechen, zum Beispiel nach Standort und Abteilung.

Projektmanagement und Ressourcenplanung

ZEP bietet einen Überblick, wie viele Kapazitäten Sie für ein Projekt schon verbraucht haben, wie viele noch offen sind und wie ausgelastet Ihre Mitarbeiter sind – auch in Echtzeit. Weisen Sie Arbeitspakete bestimmten Mitarbeitern zu und verfolgen Sie deren Fertigstellung.

Angebots- und Rechnungserstellung

Mit ZEP erstellen Sie Angebote vor Kunden, lassen diese von Vorgesetzten überprüfen und versenden sie. Am Ende des Projekts erstellen Sie mit ZEP die Rechnung, versenden sie per E-Mail und mahnen säumige Zahler. Die Software erinnert Sie daran, noch nicht abgerechnete Leistungen in Rechnung zu stellen.

Mit ZEP erstellte Rechnungen lassen sich zu DATEV oder Lexware exportieren.

Dokumentenmanagement

ZEP bewahrt Ihre Dokumente online auf, sodass Sie jederzeit darauf zugreifen. Vergeben Sie Zugriffsberechtigungen und speichern Sie bearbeitete Versionen Ihrer Unterlagen. Mithilfe von Schlagworten und Kategorien finden Sie Ihre Dateien einfach wieder.

Schnittstellen und Zusammenarbeit mit anderen Programmen

Über eine SOAP-Schnittstelle tauscht ZEP sich mit von Ihnen verwendeten Systemen aus dem Bereich CRM, ERP oder Ticketing aus. Darüber hinaus gibt es eine Schnittstelle zu Salesforce sowie den ZEP-CONNECTOR für SAP.

Benutzerfreundlichkeit von ZEP

ZEP steht Ihnen auf Deutsch, Englisch und Französisch zur Verfügung. Die Einarbeitung in die Software ist einfach, da sie benutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet ist. Da Sie das Programm nach Ihren Wünschen zusammenstellen, buchen Sie nur die Zusatzmodule, die Sie wirklich benötigen – das Programm bleibt dadurch aufgeräumt.

Das kostet ZEP

Die Kosten für ZEP richten sich danach, für welche Version Sie sich entscheiden und welche Zusatzmodule Sie buchen. Für die Cloud-Version zahlen Sie eine monatliche Gebühr. Eine Mindestvertragslaufzeit gibt es nicht, Sie kündigen bei Bedarf zum Monatsende. Für die On-Premises-Version fällt eine einmalige Gebühr an und bei Bedarf die Kosten für einen Wartungsvertrag. Um den tatsächlichen Preis zu berechnen, steht Ihnen auf der Website ein Preisrechner zur Verfügung. Zudem testen Sie ZEP 30 Tage kostenfrei.

ZEP ist in drei Varianten erhältlich:

• ZEP Clock: Die Basisvariante mit einfacher Zeiterfassung ohne Einteilung nach Projekten
• ZEP compact: Time-Tracking mit Projektbezug sowie einfache Budgetfunktionen und Abrechnung von Reisekosten
• ZEP professional: Neben den Funktionen von ZEP compact ermöglicht diese Version das Hinzubuchen von Features für Projektmanagement und -controlling, Rechnungsstellung und Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware

Hilfsmöglichkeiten bei ZEP

Auf der Website von ZEP erhalten Sie deutschsprachigen Support. Neben FAQs finden Sie dort Schulungsvideos. Auf Anfrage bekommen Sie vom Hersteller eine Online-Präsentation für die ersten Schritte in der Time-Tracking-Software. Bei Fragen wenden Sie sich telefonisch oder per E-Mail an den Hersteller. Die Supporthotline erreichen Sie zwischen 9:00 und 16:00 Uhr.

Zusammenfassung

ZEP bietet viele Funktionen und lässt sich durch die Zusatzmodule individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Buchen Sie viele Optionen, ist das Tool recht kostspielig. Konkurrenzprodukte, vor allem aus dem englischsprachigen Raum, sind bei ähnlichem Leistungsumfang günstiger. Das preiswerte ZEP Clock hat nur wenige Funktionen. So ist es beispielsweise nicht möglich, die Arbeitszeiten für bestimmte Projekte zu tracken. Eine kostenlose Variante der Anwendung gibt es abgesehen von der Testversion nicht.