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ZEP

Zeiterfassungssysteme

4
(30)
Verifiziertes Profil

ZEP Erfahrungen 2024 » Test, Details & Features

“Modular. Einfach. Effizient.” So beschreibt ZEP sich selbst in drei knappen, aber vielversprechenden Worten. Ob mich die Zeiterfassungslösung in allen drei Punkten überzeugen konnte, verrate ich dir jetzt in meinem ausführlichen Erfahrungsbericht:

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Testfazit: Meine Erfahrungen mit ZEP

sehr gut
1,4
Test
02/2024

Schon die Kernsoftware für die Projektzeiterfassung von ZEP ist stark; bohrst du sie allerdings mit den Zusatzmodulen auf, kannst du noch viel mehr rausholen. Da stört es auch nicht, dass das Tool durchaus einen etwas moderneren Anstrich vertragen könnte.

Test & Erfahrungsbericht
Sehr gut (1,4)
Zeiterfassung
Sehr gut (1,4)
Berichtswesen
Sehr gut (1,0)
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Sehr gut (1,4)
Projektmanagement
Sehr gut (1,4)
Rechnungsstellung
Sehr gut (1,4)
Vertrag & Kosten
Gut (2,0)
Usability
Gut (2,4)
Sicherheit & Datenschutz
Sehr gut (1,0)
Service & Support
Gut (1,7)
Vorteile
  • Sehr individuelle Konfiguration
  • Umfassendes Projektmanagement
  • Integrierte Rechnungserstellung
  • Preiswerte Arbeitszeiterfassung
  • 30 Tage kostenlos testen
Nachteile
  • Kaum intuitive Benutzeroberfläche
ZEP
4
(30)

Was ist ZEP?

ZEP ist weit mehr als eine Software für die Arbeits- und Projektzeiterfassung. Dank seines modularen Aufbaus erweiterst du den Funktionsumfang bei Bedarf einfach um ein Spesenmanagement, die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung und sogar ein eigenes Auftrags- und Rechnungstool. Damit bedient ZEP viele Baustellen auf einmal.

Screenshots

Clock Compact Professional
Preis
1,50 € / monatlich 8,00 € / monatlich 20,00 € / monatlich
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

User max
unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt
Mitarbeiter:innen max
unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt
Projekte max
Keine Angaben verfügbar
unbegrenzt unbegrenzt
Urlaubskalender
Serverstandort(e)
Deutschland Deutschland Deutschland
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Geeignet für
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Für wen ist ZEP geeignet?

ZEP ist ein echter Hingucker für Projektteams, die auftragsbasiert arbeiten und viele Funktionen mit nur einem Tool abdecken möchten. Zum Beispiel, um Aufträge zu erstellen, Arbeitszeiten direkt auf einzelne To-dos zu buchen und daraus per Mausklick eine Rechnung zu erstellen. Wer es möglichst unkompliziert mag, ist hier jedoch an der falschen Adresse.

Was unterscheidet ZEP von anderen Tools?

ZEP ist zwar nicht so schön und modern wie seine Kontrahenten Clockodo oder Hubstaff. Dafür leistet es im Schnitt sogar mehr und punktet mit tollen Extras wie dem hauseigenen Terminal aus dem 3D-Drucker. Von seinem Funktionsumfang könnten sich die anderen Anbieter der Testreihe noch eine Scheibe abschneiden!

ZEP Video

Test & Erfahrungsbericht

Sehr gut (1,4)

Schon seit über 20 Jahren will ZEP die Bedarfslösung für Unternehmen jeder Größe sein. Du bist Kleinunternehmer:in und willst lediglich wissen, wie lange dein Team gearbeitet hat? Go for it. Du brauchst eine umfassende Projektmanagement-Lösung, inklusive Fakturierung? Auch kein Problem.

ZEP wirkt auf den ersten Blick aufgeräumt, aber hält sich der erste Eindruck auch?
ZEP wirkt auf den ersten Blick aufgeräumt, aber hält sich der erste Eindruck auch?
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de

Das ist zumindest das Ziel des Anbieters. Ich habe mir alle Versionen von ZEP für dich aus der Nähe angeschaut und verrate dir, ob auch ich meine Ziele damit erreichen konnte:

So habe ich ZEP getestet
Um ZEP für dich auf Herz und Nieren zu überprüfen, habe ich eine kleine fiktive Agentur gegründet, die sich auf die Erstellung von Karrierewebsites und digitale Recruiting-Prozesse spezialisiert hat. So konnte ich mit ZEP Aufträge erstellen und Projekte anlegen, Zeiten direkt auf diese buchen und daraus Rechnungen generieren.
15
Zeit (Stunden)
15
Erfasste Projektzeiten (Stunden)
ZEP
4
(30)

Zeiterfassung

Sehr gut (1,4)

Von Stempeluhr bis Terminal – hier ist für jeden etwas dabei

ZEP kommt mit einer guten Auswahl an Zeiterfassungsoptionen. Zeiten trackst du hier ganz einfach über die mobile Stempeluhr in der ZEP Clock App oder über den Browser; dort dann auf Wunsch per bequemer Stoppuhr oder indem du die Sessions manuell hinzufügst:

Arbeitszeiten erfasst du wahlweise manuell oder per Knopfdruck in der Web-App
Arbeitszeiten erfasst du wahlweise manuell oder per Knopfdruck in der Web-App
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de

Wie einfach und schnell du mit ZEP deine Arbeitszeiten erfassen kannst, hängt davon ab, welche der verfügbaren Apps du nutzt. Es gibt nämlich zwei: die ZEP App und die ZEP Clock App.

ZEP App vs. ZEP Clock App: Während die ZEP App quasi eine mobile Version von ZEP bietet, in der du nicht nur Zeiten tracken, sondern auch Projekte verwalten, Abwesenheiten managen, Kund:innen und Termine einsehen oder Reisekosten pflegen kannst. Die ZEP Clock App ist dagegen “nur” eine mobile digitale Stempeluhr für die Arbeitszeiterfassung, die mit PIN-Sicherung und (wenn gewünscht) Standortübermittlung ausgestattet ist.

Nutzt du die ZEP App, kannst du dich sofort mit deinem Login anmelden und anfangen, Arbeitszeiten zu tracken und ggf. auch auf Projekte zu buchen. Die ZEP Clock App als digitale Stempeluhr muss dagegen erst eingerichtet werden. Dabei verknüpfst du das jeweilige Gerät mit dem System und vergibst eine individuelle PIN.

Das ist auf den ersten Blick verwirrend, ergibt aber spätestens dann Sinn, wenn du deinen Mitarbeiter:innen eine schlanke und gleichzeitig kontrollierte Möglichkeit zur Zeiterfassung zur Verfügung stellen möchtest.

Oder anders ausgedrückt: Die Einrichtung ist hier etwas umständlicher, als bei Konkurrenten wie Clockodo; wenn du aber mehr Kontrolle darüber möchtest, welche Geräte wie und wann ein- bzw. ausstempeln können, ist es sinnvoll, die zusätzlichen Handgriffe durchzuführen.

Dank der PIN-Eingabe funktioniert die mobile Stempel-App wie ein Terminal für unterwegs
Dank der PIN-Eingabe funktioniert die mobile Stempel-App wie ein Terminal für unterwegs
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de

Neben der manuellen Zeiterfassung im Browser und der mobilen Knopfdruck-Version bietet ZEP auf Wunsch auch ein “klassisches” Zeiterfassungsterminal an. Letzteres fällt allerdings gar nicht mal so klassisch aus – die hauseigenen Terminals stammen nämlich aus dem 3D-Drucker. Gestempelt wird hier mit RFID-Chips oder Mitarbeiter-Ausweisen.

Nett: Anders als viele Konkurrenten, die ihre Terminals jeweils für hohe Kosten zum Kauf anbieten, lässt sich das ZEP-Terminal auch mieten. Dafür bezahlst du 15 € pro Monat.

Damit hat ZEP alles mit an Bord, was es für eine ordentliche Zeiterfassung in verschiedensten Betriebsarten braucht; beispielsweise im Home-Office, Büro oder in deinen Filialen.

Deine Projektzeiten erfasst du ebenfalls mit ZEP

Die Projektzeiterfassung ist das Herzstück von ZEP. Sobald du deine Kund:innen und Projekte sowie einzelne To-dos angelegt und diese deinem Team zugeordnet hast, können deine Mitarbeiter:innen ihre Tätigkeiten minutengenau erfassen.

Dank der Projektzeiterfassung weißt du auf der einen Seite haargenau, wie lange dein Team für welche Tätigkeiten gebraucht hat. Auf der anderen spielt die Projektzeiterfassung auch später in der Rechnungserstellung eine wichtige Rolle. Du kannst nämlich auch angeben, ob und in welcher Höhe deine Leistungen fakturiert werden sollen.

Projektzeiten kannst du bequem über die Web- oder über die mobile ZEP-App tracken.

Projektzeiten lassen sich nur manuell erfassen
Projektzeiten lassen sich nur manuell erfassen
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de

Auch in der Browser-Version lassen sich erfassten Zeiten noch nachträglich einem Projekt zuordnen.

Zusätzlich bietet dir ZEP die Möglichkeit, Projektzeiten auf den nächsten bzw. einen beliebigen Tag zu kopieren. Das ist zum Beispiel dann besonders praktisch, wenn du täglich den gleichen Projekten nachgehst, und das für einen gewissen Zeitraum.

Fazit: Einfache Zeiterfassungs-Optionen, teilweise etwas sperrig

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

ZEP kommt mit mehreren Möglichkeiten, damit du deine Arbeits- und Projektzeiten ganz nach Bedarf erfassen kannst. Zum Beispiel mit einer unkomplizierten Eingabemaske im Browser, einer mobilen App für deine Arbeitszeiterfassung, einer weiteren App für deine mobile Projektzeiterfassung und sogar einem hauseigenen (und preiswerten!) Hardware-Terminal aus dem 3D-Drucker. Hier ist also für jeden etwas dabei.

Abhängig davon, welche App zum Einsatz kommt, könnte vor allem der Start mit der mobilen Zeiterfassung ein wenig bequemer sein. Abgesehen davon gibt es an dieser Stelle wenig zu meckern!

Die wichtigsten Funktionen für die Zeiterfassung in ZEP

  • Mobile Stempeluhr: Deine Arbeitszeiten kannst du von unterwegs aus in der ZEP-Clock-App tracken
  • Stempeluhr im Browser: Erfasse deine Arbeits- und Projektzeiten bequem über den Browser
  • Manuelle Zeiterfassung: Projektzeiten kannst du auch über eine knappe Eingabemaske in der Web- und Mobile-App erfassen
ZEP
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(30)

Berichtswesen

Sehr gut (1,0)

Viele Auswertungen für jeden Zweck

ZEP begrüßte mich mit einer beeindruckenden Palette an verschiedenen Reportings. Je nachdem, für welches Preispaket du dich entscheidest (z. B. nur Zeiterfassung oder Projektzeiterfassung oder beides), bekommst du auch eine andere Auswahl. Da ich für dich jedoch gleich alles testen wollte, gab mir ZEP auch alle Auswertungen; etwa über:

  • erfasste Zeiten je Projekt
  • Umsatzanteile je Mitarbeiter:in und Projekt
  • Verfügbarkeiten (für eine bessere Ressourcenplanung)
  • den Auslastungsstatus deiner einzelnen To-dos bzw. Arbeitspakete
  • eingereichte Reisekosten (z. B. Belege, Mahlzeiten, etc.)
  • tägliche Anwesenheiten
  • Fehlzeiten sowie ausstehende Abwesenheitsanträge
  • erfasste Pausen
  • Tätigkeiten je Abteilung und Mitarbeiter:in

Das ist schon eine ganze Menge! Toll fand ich auch, dass ich mir neben diesen einzelnen Berichten auch ein Echtzeit-Dashboard anzeigen lassen konnte. Hier sah ich auf einen Blick, wie viele Stunden ich geplant habe, was davon tatsächlich getrackt wurde und einiges mehr.

Automatische Reports für dich und deine Kund:innen

ZEP hält neben einer erstaunlichen Auswahl an Reportings noch ein einzigartiges Feature für dich bereit, das ich in diesem Vergleich bei sonst keinem anderen Anbieter gesehen habe: automatische Reportings.

Mit diesem Feature konnte ich meiner fiktiven Kundin automatisch per E-Mail jede Woche eine Projektzeitauswertung zukommen lassen. Dafür musste ich noch nicht einmal etwas exportieren oder gar eine Mail manuell erfassen. Das hat ZEP für mich erledigt. Wenn du dir also zusätzliche Handgriffe ersparen willst, könnte diese Funktion ein Gamechanger sein!

Erspare dir den lästigen E-Mail-Verkehr mit automatischen Projekt-Reportings
Erspare dir den lästigen E-Mail-Verkehr mit automatischen Projekt-Reportings
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de

Fazit: Das Berichtswesen ist ZEP rundum gelungen

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

Mit seiner durchdachten und sehr umfassenden Auswahl an verschiedenen Auswertungen konnte mich ZEP absolut abholen. Mir hat es besonders die smarte Automatisierung angetan, mit der ich meine Reportings automatisch an mich oder meine Kund:innen schicken konnte. An dieser Stelle könnten sich die anderen Anbieter meines Vergleichs noch etwas von ZEP abschauen!

Die wichtigsten Funktionen für die Auswertung in ZEP

  • Große Auswahl: In ZEP findest du wirklich für jede Situation ein durchdachtes Reporting, egal ob Zeiterfassung, Kundenverwaltung oder Projektmanagement
  • Automatische Reportings: Verschicke automatisiert Tätigkeitsnachweise und einige andere Reportings, ohne einen Finger zu rühren
ZEP
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Abwesenheits- & Urlaubsplanung

Sehr gut (1,4)

ZEP ist auf die Arbeits- und Projektzeiterfassung ausgelegt und daher keine Speziallösung für die Urlaubsverwaltung. Trotzdem habe ich mir angeschaut, wie das Erweiterungs-Modul “Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub” in dieser Hinsicht aufgestellt ist:

Die Urlaubsverwaltung ist absolut solide

Zuerst war ich ziemlich positiv überrascht, wie viel ich in Sachen Urlaubsverwaltung in ZEP machen konnte und was bereits von Start weg funktionierte:

  • vordefinierte Urlaubsarten (Krank, Urlaub, Freizeitausgleich, Home-Office & Co.)
  • personalisierte Urlaubsarten mit wenigen Klicks hinzufügen
  • ein einstufiger Genehmigungsprozess
  • automatische E-Mail-Benachrichtigungen über neue Urlaubsanträge
  • individuelle Feiertagskalender für jedes Bundesland erstellen

Aus Admin-Sicht war die Bedienung relativ unkompliziert und eigentlich auch selbsterklärend.

Die Urlaubsverwaltung ist zum Glück sehr unkompliziert gelöst
Die Urlaubsverwaltung ist zum Glück sehr unkompliziert gelöst
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de

Deine Mitarbeiter:innen beantragen ihren Urlaub praktischerweise direkt aus dem Kalender heraus. Dort müssen sie lediglich das Datum auswählen, Start- und Enddatum ggf. korrigieren, die Urlaubsart auswählen und den Antrag absenden. Mir gefällt sehr, dass deine Teammitglieder im eigenen Kalender sehen können, wie viele Urlaubstage bereits geplant sind und wie viel Urlaub noch übrig ist.

Es gibt sogar einen gemeinsamen Urlaubskalender. Diesen musst du allerdings erst aktivieren – aus gutem Grund. Dass alle Teammitglieder sehen, wer wann und warum abwesend ist, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erlaubt, es sei denn, alle Mitarbeiter:innen sind einverstanden. Als “Mittelweg” gibt es auch die Möglichkeit, den Urlaubskalender zu aktivieren, aber die eingestellten Abwesenheitsgründe auszugrauen.

Das finde ich äußerst löblich, an den Datenschutz denken bedenklich wenige Anbieter im Vergleich!

Fazit: ZEPs Urlaubsverwaltung hat alles, was es braucht

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

Wer keine besonders hohen Ansprüche an die Urlaubsverwaltung hat, dürfte mit ZEP vollkommen zufrieden sein. Sicher, eine Vertretungsfunktion wäre bei größeren Unternehmen noch ein schönes Extra gewesen. Gerade für kleinere bis mittelgroße Teams ist das, was ZEP mit seinem Urlaubs-Modul zu bieten hat, jedoch völlig ausreichend.

Die wichtigsten Funktionen für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung in ZEP

  • Regionale Feiertagskalender: Egal ob Bayern, Baden-Württemberg oder Berlin – ZEP kennt alle Feiertage auswendig
  • Vordefinierte Abwesenheiten: Bereits enthalten sind Urlaub, Sonderurlaub, Krank, Home-Office und Freizeitausgleich
  • Individuelle Urlaubstypen: Füge neue Arten wie das Sabbatical, Elternzeit, Kurzarbeit und Co. einfach mit wenigen Klicks selbst hinzu
  • Genehmigungsprozesse: Sobald ein neuer Antrag eingeht, genehmigst du ihn mit einem Klick – oder lehnst den Antrag genauso einfach ab
ZEP
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(30)

Projektmanagement

Sehr gut (1,4)

Mit ZEP verwaltest du deine Projekte bis ins kleinste Detail

ZEP verfügt über ein extrem ausgeklügeltes Projektmanagement, das viele andere Tools deutlich in den Schatten stellt – zumindest inhaltlich.

Du kannst dein Projekt zum Beispiel in einzelne Arbeitspakete unterteilen, jeweils Planstunden eintragen, Preislisten pflegen, Stundenlöhne sowie Tagespauschalen anlegen und viele andere praktische Dinge tun:

  • Workflows mit dem hauseigenen Ticketsystem in Gang setzen
  • Aufgaben bzw. To-dos an deine Teammitglieder verteilen
  • Automatische Benachrichtigungen und E-Mails versenden lassen
  • Reisekosten und andere Ausgaben direkt Projekten zuordnen

Ein besonderes Highlight – und einzigartig im aktuellen Test – ist das hauseigene Ticketsystem. Das kannst du entweder nutzen, um deinen einzelnen Projekt-Tasks noch mehr Details hinzuzufügen.

Alternativ stellst du deinen Kund:innen damit eine Möglichkeit zur Verfügung, Supportanfragen zum Projekt zu stellen. Damit wird dein Projektmanagement sogar noch effizienter.

Fazit: Das Projektmanagement könnte hübscher sein, aber kaum leistungsstärker

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

Mit seinen zahlreichen Projektmanagement-Features hat mich ZEP schlicht überzeugt. Und das, obwohl ich mich aufgrund der Detailverliebtheit und dadurch etwas sperrigen Usability erst ein paar Stunden einarbeiten musste.

Als mein erstes Gantt-Chart fertig war und ich alle Aufgaben für meine Teammitglieder geplant hatte, wusste ich die Leistungsfähigkeit des Moduls sehr zu schätzen. Wenn du es lieber einfach und unkompliziert magst und auf das Ticketing verzichten kannst, managst du deine Projekte besser mit Hubstaff oder Clockodo.

Die wichtigsten Funktionen für das Projektmanagement in ZEP

  • Aufgaben und To-dos: Zerlege dein Projekt in Aufgabenpakete und bilde daraus deine individuellen To-dos je Mitarbeiter:in
  • Planstunden: Lege je Aufgabe und Projekt die vereinbarte Start- und ggf. die Endzeit fest und vergleiche dein Soll laufend mit dem Ist
  • Belegerfassung: Ordne die Kosten für Tools, Material oder eine Kilometergelderstattung direkt deinen Projekten zu
  • Smarte Automatisierungen: Richte dir automatische Benachrichtigungen ein, damit du stets über den aktuellen Projektstatus informiert bist
  • Tickets: Kundenanfragen und -feedback holst du dir über das integrierte Ticketsystem
ZEP
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(30)

Rechnungsstellung

Sehr gut (1,4)

Kommen wir zu einem weiteren ZEP-Modul, das du dir flexibel und bei Bedarf hinzubuchen kannst: der Rechnungsstellung bzw. “Faktura”. Was diese Erweiterung für dein Business leisten kann, verrate ich dir jetzt:

Erst Aufträge anlegen, dann Rechnungen per Knopfdruck erstellen

ZEP gehört zu den wenigen Tools meines Vergleichs, mit denen du sowohl Aufträge als auch Rechnungen erstellen kannst. Das ist ziemlich genial, denn dadurch musst du deine Projektdaten nicht erst exportieren, bevor du sie in dein Rechnungsprogramm überführen kannst – so, wie es bei vielen Anbietern eben nötig ist.

Ich finde beeindruckend, was du mit ZEP hier alles anstellen kannst. Zum Beispiel:

  • Preislisten anlegen
  • Stundenlöhne und Tagessätze für unterschiedliche Stellen eintragen
  • Angebote schreiben und diese per Mausklick versenden
  • aus genehmigten Angeboten per Mausklick Projekte generieren
  • deine fertigen Projekte in Rechnungen umwandeln

Mit “Faktura” hat ZEP ein ziemlich mächtiges Modul integriert, in das ich mich erst eine Zeit lang einarbeiten musste. Beeindruckt vom Funktionsumfang war ich aber allemal!

Die Inhalte der Rechnung ließen sich schon anpassen, nur ausgeben wollte sie mir ZEP nicht
Die Inhalte der Rechnung ließen sich schon anpassen, nur ausgeben wollte sie mir ZEP nicht
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de

Fazit: Viel Aufwand, der sich am Ende lohnt

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

Bis ich mit ZEP eine fertige Rechnung in den Händen hielt, hatte ich eine ganze Menge zu tun. Gestört hat mich das nicht, schließlich sind Schritte wie das Anlegen von Projekten, Preisen, Kund:innen, etc. in jedem Tool die Gleichen. Wenn du also auf der Suche nach einer deutschsprachigen Alternative (anders als Harvest oder Hubstaff) bist, um deine Rechnungen zu erstellen, bist du bei ZEP gut aufgehoben.

Die wichtigsten Funktionen für die Rechnungsstellung mit ZEP

  • Angebote: Erstelle individuelle Angebote mit eigenen Preisen
  • Rechnungen: Verwandle deine Projekttätigkeiten in Rechnungen und versende die Rechnung direkt aus dem Tool heraus
  • Platzhalter: Sowohl für Angebote als auch Rechnungen gibt es Platzhalter, die dir eine Menge Schreibarbeit ersparen
ZEP
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(30)

Vertrag & Kosten

Gut (2,0)

Wie viel kostet ZEP?

ZEP gibt es in drei Ausführungen: Die einfache Zeiterfassungs-App “ZEP Clock” für 1,50 € pro User, die Projektzeiterfassung “ZEP Compact” für mindestens 8 € je Nutzer:in und die All-in-one-Version “ZEP Professional” für 20 € pro User und Monat. Du kannst jedes einzelne Paket 30 Tage lang kostenlos testen. Weitere Infos zu den einzelnen Tarifen findest du hier:

ZEP kommt mit drei Tarifen für jeden Bedarf
ZEP kommt mit drei Tarifen für jeden Bedarf
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de

Im kleinsten Tarif “ZEP Clock” erfasst du deine täglichen Arbeitszeiten für 1,50 € je Mitarbeiter:in. Wenn dir das nicht ausreicht, kannst du das Paket noch um verschiedene Module erweitern, etwa die Urlaubsplanung und Überstundenverwaltung, das selbst gedruckte Terminal, Schnittstellen (z. B. zu Personio) oder die Dokumentenverwaltung.

Der nächstgrößere Tarif ist “ZEP Compact”. Mit Compact erfasst du deine Projektzeiten je Auftrag für deine Kundenrechnungen. Die Arbeitszeiterfassung oder Urlaubsverwaltung gehört noch nicht dazu. So wie im Clock-Tarif kannst du auch hier die gewünschten Sonderfunktionen einfach hinzubuchen.

Mein Tipp: Alle Basis-Tarife kannst du um eine beliebige Anzahl von Modulen erweitern. Die einzelnen Erweiterungen bekommst du schon für einen Hingucker-Preis von zwischen 1 € und maximal 5 € je Modul. Dank der flexibel hinzubuchbaren Add-ons kannst du deinen benötigten Funktionsumfang auch einfach bei Bedarf erweitern.

Teurer, aber dafür leistungsfähiger, wird ZEP im Tarif “Professional”. Bereits enthalten sind Projektzeiterfassung, Projekt-Sollstunden sowie die Reisekostenabrechnung für mindestens 20 € im Monat.

Toll an der Preisgestaltung von ZEP sind seine skalierbaren Preise. Das bedeutet; umso mehr Mitarbeiter:innen du hast, desto günstiger wird es. Zum Beispiel kostet dich ZEP Compact für 1 User 8 € pro Monat. Bei 10 Usern bist du schon bei 7,69 € und bei 20 Nutzer:innen reduziert sich der Preis auf 7,35 € monatlich. Wie du siehst, profitieren hier also nicht nur kleine Unternehmen, sondern besonders mittelständische und große Betriebe.

ZEP
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Usability

Gut (2,4)

Kommen wir zu meinem Hauptkritikpunkt an ZEP. Das Tool ist ein ziemlich mächtiger Werkzeugkasten für dein Zeit- und Projektmanagement. Genau deshalb – und aufgrund der altbackenen Benutzeroberfläche – fiel mir der Einstieg ins Tool nicht gerade leicht. So musste ich für einige Handgriffe – wie die Stempeluhr im Browser zu aktivieren oder Rechnungen mit ZEP zu stellen – erst einmal ein paar Tutorials angucken.

Auch die mobile ZEP App für die Projektzeiterfassung und Reisekostenabrechnung könnte für User noch ein wenig angenehmer gestaltet werden. Aber immerhin: Die Benutzeroberfläche der App wirkt moderner, als die Web-Version von ZEP.

Die Usability ist aus meiner Sicht also (noch) nicht rundum gelungen. Wenn du dir nicht sicher bist, ob ZEP mit all seiner Power die richtige Lösung für dich ist, würde ich dir empfehlen, die 30-tägige Testversion ausgiebig zu nutzen. Währenddessen kannst du auch ein Kennenlern-Meeting mit dem Support-Team vereinbaren und dir die wichtigsten Funktionen und Features Step-by-Step zeigen lassen.

ZEP
4
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Sicherheit & Datenschutz

Sehr gut (1,0)

ZEP wird auf Servern von AWS in Deutschland (genauer: in Frankfurt a. Main) gehostet. Deine Daten werden auf den Servern täglich via Backups gesichert und dank der SSL-Verschlüsselung vor Hacker-Angriffen geschützt.

ZEP
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Service & Support

Gut (1,7)

Das Support-Team steht dir zwischen Montag und Freitag von 08:30 Uhr bis 16:30 Uhr kostenlos per Telefon oder per E-Mail zur Verfügung. Selbst das Produkteinführungs-Meeting bekommst du ohne Aufpreis mit dazu.

Solltest du außerhalb der Supportzeiten eine Frage haben, findest du auf YouTube zahlreiche Video-Tutorials, kannst viele Details im Helpcenter (leider ohne Bilder) nachlesen oder an den kostenfreien Anwender-Webinaren teilnehmen.

ZEP
4
(30)

Fazit

sehr gut
1,4
Test
02/2024

ZEP hat mich in vielerlei Hinsicht beeindruckt. Das Tool ist im höchsten Maße anpassbar, kommt mit schier endlosen Funktionen und Features, die von A wie Auftrag bis Z wie Zeiterfassung in verschiedensten Formaten reichen und geht dabei auch noch stark ins Detail. Besonders gut haben mir die Reportings gefallen, die es für jeden Zweck gibt. Auch das sehr detaillierte Projektmanagement hat bei mir einen sehr guten Eindruck hinterlassen. Die Kehrseite: Ich kam mit ZEP nur sehr schleppend voran. Erst schaffte ich es kaum, die Stempeluhr zu aktivieren und mein eigenes Projekt konnte ich selbst eine Woche nach dem Start meiner Testphase nicht in eine Rechnung umwandeln. ZEP ist an vielen Stellen einfach viel komplizierter, als es sein müsste. Verdikt: In Sachen Funktionen kann dem Tool kaum jemand das Wasser reichen; in Sachen Usability hat die Konkurrenz die Nase oft vorn. Zumindest bis jetzt; denn ab der zweiten Jahreshälfte plant ZEP einen Relaunch seiner Benutzeroberfläche. Ich für meinen Teil freue mich darauf und berichte dir dann gerne etwas zum neuen Design.

Test & Erfahrungsbericht
Sehr gut (1,4)
Zeiterfassung
Sehr gut (1,4)
Berichtswesen
Sehr gut (1,0)
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
Sehr gut (1,4)
Projektmanagement
Sehr gut (1,4)
Rechnungsstellung
Sehr gut (1,4)
Vertrag & Kosten
Gut (2,0)
Usability
Gut (2,4)
Sicherheit & Datenschutz
Sehr gut (1,0)
Service & Support
Gut (1,7)
Vorteile
  • Sehr individuelle Konfiguration
  • Umfassendes Projektmanagement
  • Integrierte Rechnungserstellung
  • Preiswerte Arbeitszeiterfassung
  • 30 Tage kostenlos testen
Nachteile
  • Kaum intuitive Benutzeroberfläche
ZEP
4
(30)

Änderungshistorie

12.02.2024
ZEP - Test

trusted hat ZEP im Rahmen des großen Zeiterfassungssysteme-Tests eingehend überprüft und in der Praxis getestet. Das Ergebnis: ZEP erzielt eine Testnote von 1,5 “sehr gut” und landet auf Platz 5 von 7.

10.10.2023
ZEP - Update

trusted hat die Informationen für den ZEP-Vergleich neu recherchiert. Das Ergebnis: ZEP hat seine Preise gesenkt. Statt wie zuvor 10 bzw. 25 €/Monat, kosten ZEP Compact bzw. Professional nun nur noch 8 bzw. 20 €/Monat. Die Produktvorstellung von ZEP wurde diesbezüglich angepasst.

24.05.2022
Preis- und Feature-Update

ZEP hat seit dem letzten Check durch trusted eine Rollen- und Rechteverwaltung erhalten. Das Zahlungsintervall für die Tarife wurde von einem auf drei Monate erhöht. Der trusted-Bericht zu ZEP wurde dahingehend aktualisiert.

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ZEP Bewertungsquellen

4
30 Bewertungen
davon sind
25 Bewertungen
aus 3 externen Quellen

5 Bewertungen auf trusted

O
O.T.
Verifizierter Reviewer
Verifizierung über ein Business E-Mail-Konto
Quelle: Organic
18. Januar 2024

Unübersichtliche, komplizierte Oberfläche

Was gefällt Dir am besten?

Die Möglichkeit, das Tool 30 Tage lang zu testen, war sehr nützlich. Ich musste aber schnell feststellen, dass es für uns nichts ist. Ein Tool, dass ich meinen Mitarbeitern umfangreich erklären muss, wird keine Akzeptanz finden.

Was gefällt Dir nicht?

Ich kam mit der Oberfläche nicht zurecht - sie hat mich fatal an SAP erinnert. Möglicherweise ist die Unübersichtlichkeit der Mächtigkeit des Produkts geschuldet, aber wir verwenden nun ein anderes Tool zur Erfassung und Abrechnung unserer Projektzeiten, in dem wir (meine Mitarbeiter und ich) ohne weitere Erläuterung sofort wohl fühlten. Eine Bedienungsanleitung war nicht erforderlich....

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir haben uns gegen das Produkt entschieden.

T
Tanja
Verifizierter Reviewer
Verifizierung über ein Business E-Mail-Konto
Quelle: Organic
4. Oktober 2022

ZEP ist unkompliziert, nutzerfreundlich und einfach praktisch.

Was gefällt Dir am besten?

Mir gefällt das neue Design sehr gut. Ich nutze ZEP zur reinen Zeiterfassung und dafür ist der Leistungsumfang mehr als gut im Vgl. zu anderen Lösungen. ZEP ist übersichtlich, nutzerfreundlich und was mir auch wichtig ist, 100% made in Germany - auch der Support!

Was gefällt Dir nicht?

Ich kann im täglichen Gebrauch keine Nachteile feststellen. Im Gegenteil, es erleichtert meinen Arbeitsalltag.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Reine Zeiterfassung mit Kalenderfunktion.

C
Christian
Verifizierter Reviewer
Verifizierung über ein Business E-Mail-Konto
Quelle: Organic
1. Juli 2022

Ausgereifte und flexible Zeiterfassung, inkl. Angebotskalkulation und Abrechnung

Was gefällt Dir am besten?

Flexibel einstellbar, deckt quasi jeden Use-Case ab, Support ist sehr hilfreich und beantwortet fragen blitzschnell.

Was gefällt Dir nicht?

Ich setze die Zeiterfassung tagtäglich ein und für mich gibt es dabei nichts zu meckern.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Zeiterfassung von Projekten inkl. Abrechnung und Angeboten

E
Emmanouil
Inhaber bei Textilpflege-Center
Verifizierter Reviewer
Verifizierung über ein Business E-Mail-Konto
Quelle: Organic
11. Oktober 2019

Absolut zu empfehlen. Kommunikation,Service,Beratung alles Top.

Was gefällt Dir am besten?

Wir haben lange nach einer Software für die Zeiterfassung gesucht und auch viele Systeme ausgiebig getestet. Dieses System ist nur zu empfehlen. Toller Service und sehr gute Beratung.

Was gefällt Dir nicht?

Hier gibt es nichts was negativ ist. Wir sind mit dem System komplett zufrieden

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Textilreinigung Wäscherei Zeiterfassung Mitarbeiter

M
Marco
Verifizierter Reviewer
Verifizierung über ein Business E-Mail-Konto
Quelle: Organic
1. Juli 2019

Funktional für uns die ideale Lösung

Was gefällt Dir am besten?

Durchgängikeit der Daten, wir sind heute danke ZEP sicher, dass alle Stunden auch sauber verrechnet werden.

Was gefällt Dir nicht?

Support: Wenn man mal etwas meldet, wird man noch angemault, relativ unflexibel wenn man etwas will und am schlimmsten: man kann keine Lizenzen selbst dazulösen oder wegnehmen. Lachhaft ist, dass man für jede Mutation an den Lizenzen zuerst einen neuen (Papier!!) Vertrag unterzeichnen. Dies zeigt, dass die Provantis IT Solutions selbst wohl noch nicht im IT Zeitalter angekommen ist.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Mitarbeiterstunden Erfassung bis zur Rechnungsstellung

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Über ZEP

ZEP ist ein Produkt der ZEP GmbH. Das Software-Haus gibt es bereits seit 2000. Damals wie heute entwickelt der Anbieter sein Tool auf Basis von Kundenwünschen stetig weiter. Dieser Antrieb überzeugt mittlerweile über 1.800 Unternehmen, wie babymarkt, DB oder auch Mercedes-Benz.

ZEP
4
(30)

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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