Schon seit über 20 Jahren will ZEP die Bedarfslösung für Unternehmen jeder Größe sein. Du bist Kleinunternehmer:in und willst lediglich wissen, wie lange dein Team gearbeitet hat? Go for it. Du brauchst eine umfassende Projektmanagement-Lösung, inklusive Fakturierung? Auch kein Problem.

ZEP wirkt auf den ersten Blick aufgeräumt, aber hält sich der erste Eindruck auch?

Screenshot: trusted.de

Quelle: zep-online.de

Das ist zumindest das Ziel des Anbieters. Ich habe mir alle Versionen von ZEP für dich aus der Nähe angeschaut und verrate dir, ob auch ich meine Ziele damit erreichen konnte:

Von Stempeluhr bis Terminal – hier ist für jeden etwas dabei

ZEP kommt mit einer guten Auswahl an Zeiterfassungsoptionen. Zeiten trackst du hier ganz einfach über die mobile Stempeluhr in der ZEP Clock App oder über den Browser; dort dann auf Wunsch per bequemer Stoppuhr oder indem du die Sessions manuell hinzufügst:

Arbeitszeiten erfasst du wahlweise manuell oder per Knopfdruck in der Web-App

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Seit Oktober 2024 enthält ZEP als zentrales Zeiterfassungsinstrument für PC und Laptop den übersichtlichen Zeiterfassungskalender. Hier kannst du Zeiten ganz einfach per Drag-and-Drop hinzufügen – oder eben die einfache Stoppuhr verwenden und deine Zeiten bei Bedarf später zuordnen.

Natürlich unterstützt ZEP auch die mobile Zeiterfassung. Wie einfach und schnell du deine Arbeitszeiten erfassen kannst, hängt davon ab, welche der verfügbaren Apps du nutzt. Es gibt nämlich zwei: die ZEP App und die ZEP Clock App.

ZEP App vs. ZEP Clock App: Die ZEP App bietet quasi eine mobile Version von ZEP, in der du nicht nur Zeiten tracken, sondern auch Projekte verwalten, Abwesenheiten managen, Kund:innen und Termine einsehen oder Reisekosten pflegen kannst. Die ZEP Clock App ist dagegen “nur” eine mobile digitale Stempeluhr für die Arbeitszeiterfassung, die mit PIN-Sicherung und (wenn gewünscht) Standortübermittlung ausgestattet ist.

Nutzt du die ZEP App, kannst du dich sofort mit deinem Login anmelden und anfangen, Arbeitszeiten zu tracken und ggf. auch auf Projekte zu buchen. Die ZEP Clock App als digitale Stempeluhr muss dagegen erst eingerichtet werden. Dabei verknüpfst du das jeweilige Gerät mit dem System und vergibst eine individuelle PIN.

Das ist auf den ersten Blick verwirrend, ergibt aber spätestens dann Sinn, wenn du deinen Mitarbeiter:innen eine schlanke und gleichzeitig kontrollierte Möglichkeit zur Zeiterfassung zur Verfügung stellen möchtest.

Die mobile ZEP Clock App funktioniert wie eine Stempeluhr für unterwegs

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Neben der Zeiterfassung im Browser und der mobilen Version bietet ZEP auf Wunsch auch ein “klassisches” Zeiterfassungsterminal an. Letzteres fällt allerdings gar nicht mal so klassisch aus – die hauseigenen Terminals stammen nämlich aus dem 3D-Drucker. Gestempelt wird hier mit RFID-Chips oder Mitarbeiter-Ausweisen.

Nett: Anders als viele Konkurrenten, die ihre Terminals jeweils für hohe Kosten zum Kauf anbieten, lässt sich das ZEP-Terminal auch mieten. Dafür bezahlst du 15 € pro Monat.

Damit hat ZEP alles mit an Bord, was es für eine ordentliche Zeiterfassung in verschiedensten Betriebsarten braucht; beispielsweise im Home-Office, Büro oder in deinen Filialen.

Deine Projektzeiten erfasst du ebenfalls mit ZEP

Die Projektzeiterfassung ist das Herzstück von ZEP. Sobald du deine Kund:innen und Projekte sowie einzelne To-dos angelegt und diese deinem Team zugeordnet hast, können deine Mitarbeiter:innen ihre Tätigkeiten minutengenau erfassen.

Dank der Projektzeiterfassung weißt du auf der einen Seite haargenau, wie lange dein Team für welche Tätigkeiten gebraucht hat. Auf der anderen spielt die Projektzeiterfassung auch später in der Rechnungserstellung eine wichtige Rolle. Du kannst nämlich auch angeben, ob und in welcher Höhe deine Leistungen fakturiert werden sollen.

Projektzeiten kannst du bequem über die Web- oder über die mobile ZEP-App tracken.

Projektzeiten lassen sich nur manuell erfassen

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Auch in der Browser-Version lassen sich erfassten Zeiten noch nachträglich einem Projekt zuordnen.

Zusätzlich bietet dir ZEP die Möglichkeit, Projektzeiten auf den nächsten bzw. einen beliebigen Tag zu kopieren. Das ist zum Beispiel dann besonders praktisch, wenn du täglich den gleichen Projekten nachgehst, und das für einen gewissen Zeitraum.

Fazit: Einfache Zeiterfassungs-Optionen, teilweise etwas sperrig

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

ZEP kommt mit mehreren Möglichkeiten, damit du deine Arbeits- und Projektzeiten ganz nach Bedarf erfassen kannst. Zum Beispiel mit einer unkomplizierten Eingabemaske im Browser, einer mobilen App für deine Arbeitszeiterfassung, einer weiteren App für deine mobile Projektzeiterfassung und sogar einem hauseigenen (und preiswerten!) Hardware-Terminal aus dem 3D-Drucker. Hier ist also für jeden etwas dabei.

Abhängig davon, welche App zum Einsatz kommt, könnte vor allem der Start mit der mobilen Zeiterfassung ein wenig bequemer sein. Abgesehen davon gibt es an dieser Stelle wenig zu meckern!

Die wichtigsten Funktionen für die Zeiterfassung in ZEP

• Mobile Stempeluhr: Deine Arbeitszeiten kannst du von unterwegs aus in der ZEP-Clock-App tracken
• Stempeluhr im Browser: Erfasse deine Arbeits- und Projektzeiten bequem über den Browser
• Manuelle Zeiterfassung: Projektzeiten kannst du auch über eine knappe Eingabemaske in der Web- und Mobile-App erfassen

Viele Auswertungen für jeden Zweck

Kommen wir zum Berichtswesen. Hier begrüßte ZEP mich mit einer beeindruckenden Palette an verschiedenen Reportings. Je nachdem, für welches Preispaket du dich entscheidest (z. B. nur Zeiterfassung oder Projektzeiterfassung oder beides), bekommst du auch eine andere Auswahl. Da ich für dich jedoch gleich alles testen wollte, gab mir ZEP auch alle Auswertungen; etwa über:

• erfasste Zeiten je Projekt
• Umsatzanteile je Mitarbeiter:in und Projekt
• Verfügbarkeiten (für eine bessere Ressourcenplanung)
• den Auslastungsstatus deiner einzelnen To-dos bzw. Arbeitspakete
• eingereichte Reisekosten (z. B. Belege, Mahlzeiten, etc.)
• tägliche Anwesenheiten
• Fehlzeiten sowie ausstehende Abwesenheitsanträge
• erfasste Pausen
• Tätigkeiten je Abteilung und Mitarbeiter:in

Die Auswahl an Auswertungen und Reports in ZEP ist sehr umfangreich und die einzelnen Berichte sehr aussagekräftig

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Das ist schon eine ganze Menge! Toll fand ich auch, dass ich mir neben diesen einzelnen Berichten auch ein Echtzeit-Dashboard anzeigen lassen konnte. Hier sah ich auf einen Blick, wie viele Stunden ich geplant habe, was davon tatsächlich getrackt wurde und einiges mehr:

Das Dashboard in ZEP hat die wichtigsten Infos und Kennzahlen auf einen Blick für dich

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Automatische Reports für dich und deine Kund:innen

ZEP hält neben einer erstaunlichen Auswahl an Reportings noch ein einzigartiges Feature für dich bereit, das ich in diesem Vergleich bei sonst keinem anderen Anbieter gesehen habe: automatische Reportings.

Mit diesem Feature konnte ich meiner fiktiven Kundin automatisch per E-Mail jede Woche eine Projektzeitauswertung zukommen lassen. Dafür musste ich noch nicht einmal etwas exportieren oder gar eine Mail manuell erfassen. Das hat ZEP für mich erledigt. Wenn du dir also zusätzliche Handgriffe ersparen willst, könnte diese Funktion ein Gamechanger sein!

Erspare dir den lästigen E-Mail-Verkehr mit automatischen Projekt-Reportings

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Fazit: Das Berichtswesen ist ZEP rundum gelungen

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Mit seiner durchdachten und sehr umfassenden Auswahl an verschiedenen Auswertungen konnte mich ZEP absolut abholen. Mir hat es besonders die smarte Automatisierung angetan, mit der ich meine Reportings automatisch an mich oder meine Kund:innen schicken konnte. An dieser Stelle könnten sich die anderen Anbieter meines Vergleichs noch etwas von ZEP abschauen!

Die wichtigsten Funktionen für die Auswertung in ZEP

• Große Auswahl: In ZEP findest du wirklich für jede Situation ein durchdachtes Reporting, egal ob Zeiterfassung, Kundenverwaltung oder Projektmanagement
• Automatische Reportings: Verschicke automatisiert Tätigkeitsnachweise und einige andere Reportings, ohne einen Finger zu rühren

ZEP ist auf die Arbeits- und Projektzeiterfassung ausgelegt und daher keine Speziallösung für die Urlaubsverwaltung. Trotzdem habe ich mir angeschaut, wie das Erweiterungs-Modul “Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub” in dieser Hinsicht aufgestellt ist:

Die Urlaubsverwaltung ist absolut solide

Zuerst war ich ziemlich positiv überrascht, wie viel ich in Sachen Urlaubsverwaltung in ZEP machen konnte und was bereits von Start weg funktionierte:

• vordefinierte Urlaubsarten (Krank, Urlaub, Freizeitausgleich, Home-Office & Co.)
• personalisierte Urlaubsarten mit wenigen Klicks hinzufügen
• ein einstufiger Genehmigungsprozess
• automatische E-Mail-Benachrichtigungen über neue Urlaubsanträge
• individuelle Feiertagskalender für jedes Bundesland erstellen

Aus Admin-Sicht war die Bedienung relativ unkompliziert und eigentlich auch selbsterklärend.

Die Urlaubsverwaltung ist zum Glück sehr unkompliziert gelöst

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Deine Mitarbeiter:innen beantragen ihren Urlaub praktischerweise direkt aus dem Kalender heraus. Dort müssen sie lediglich das Datum auswählen, Start- und Enddatum ggf. korrigieren, die Urlaubsart auswählen und den Antrag absenden. Mir gefällt sehr, dass deine Teammitglieder im eigenen Kalender sehen können, wie viele Urlaubstage bereits geplant sind und wie viel Urlaub noch übrig ist.

Es gibt sogar einen gemeinsamen Urlaubskalender. Diesen musst du allerdings erst aktivieren – aus gutem Grund. Dass alle Teammitglieder sehen, wer wann und warum abwesend ist, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erlaubt, es sei denn, alle Mitarbeiter:innen sind einverstanden. Als “Mittelweg” gibt es auch die Möglichkeit, den Urlaubskalender zu aktivieren, aber die eingestellten Abwesenheitsgründe auszugrauen.

Das finde ich äußerst löblich, an den Datenschutz denken bedenklich wenige Anbieter im Vergleich!

Fazit: ZEPs Urlaubsverwaltung hat alles, was es braucht

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Wer keine besonders hohen Ansprüche an die Urlaubsverwaltung hat, dürfte mit ZEP vollkommen zufrieden sein. Sicher, eine Vertretungsfunktion wäre bei größeren Unternehmen noch ein schönes Extra gewesen. Gerade für kleinere bis mittelgroße Teams ist das, was ZEP mit seinem Urlaubs-Modul zu bieten hat, jedoch völlig ausreichend.

Die wichtigsten Funktionen für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung in ZEP

• Regionale Feiertagskalender: Egal ob Bayern, Baden-Württemberg oder Berlin – ZEP kennt alle Feiertage auswendig
• Vordefinierte Abwesenheiten: Bereits enthalten sind Urlaub, Sonderurlaub, Krank, Home-Office und Freizeitausgleich
• Individuelle Urlaubstypen: Füge neue Arten wie das Sabbatical, Elternzeit, Kurzarbeit und Co. einfach mit wenigen Klicks selbst hinzu
• Genehmigungsprozesse: Sobald ein neuer Antrag eingeht, genehmigst du ihn mit einem Klick – oder lehnst den Antrag genauso einfach ab

Mit ZEP verwaltest du deine Projekte bis ins kleinste Detail

ZEP verfügt über ein extrem ausgeklügeltes Projektmanagement, das viele andere Tools deutlich in den Schatten stellt – zumindest inhaltlich.

Du kannst dein Projekt zum Beispiel in einzelne Arbeitspakete unterteilen, jeweils Planstunden eintragen, Preislisten pflegen, Stundenlöhne sowie Tagespauschalen anlegen und viele andere praktische Dinge tun:

• Workflows mit dem hauseigenen Ticketsystem in Gang setzen
• Aufgaben bzw. To-dos an deine Teammitglieder verteilen
• Automatische Benachrichtigungen und E-Mails versenden lassen
• Reisekosten und andere Ausgaben direkt Projekten zuordnen

Ein besonderes Highlight – und einzigartig im aktuellen Test – ist das hauseigene Ticketsystem. Das kannst du entweder nutzen, um deinen einzelnen Projekt-Tasks noch mehr Details hinzuzufügen.

Deine Timeline behältst du mit dem praktischen Gantt-Chart im Blick

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Alternativ stellst du deinen Kund:innen damit eine Möglichkeit zur Verfügung, Supportanfragen zum Projekt zu stellen. Damit wird dein Projektmanagement sogar noch effizienter.

Fazit: Das Projektmanagement könnte einfacher sein, aber kaum leistungsstärker

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Mit seinen zahlreichen Projektmanagement-Features hat mich ZEP schlicht überzeugt. Und das, obwohl ich mich aufgrund der Detailverliebtheit und dadurch etwas sperrigen Usability erst ein paar Stunden einarbeiten musste.

Als mein erstes Gantt-Chart fertig war und ich alle Aufgaben für meine Teammitglieder geplant hatte, wusste ich die Leistungsfähigkeit des Moduls sehr zu schätzen. Wenn du es lieber einfach und unkompliziert magst und auf das Ticketing verzichten kannst, managst du deine Projekte besser mit Hubstaff oder Clockodo.

Die wichtigsten Funktionen für das Projektmanagement in ZEP

• Aufgaben und To-dos: Zerlege dein Projekt in Aufgabenpakete und bilde daraus deine individuellen To-dos je Mitarbeiter:in
• Planstunden: Lege je Aufgabe und Projekt die vereinbarte Start- und ggf. die Endzeit fest und vergleiche dein Soll laufend mit dem Ist
• Belegerfassung: Ordne die Kosten für Tools, Material oder eine Kilometergelderstattung direkt deinen Projekten zu
• Smarte Automatisierungen: Richte dir automatische Benachrichtigungen ein, damit du stets über den aktuellen Projektstatus informiert bist
• Tickets: Kundenanfragen und -feedback holst du dir über das integrierte Ticketsystem

Kommen wir zu einem weiteren ZEP-Modul, das du dir flexibel und bei Bedarf hinzubuchen kannst: der Rechnungsstellung bzw. “Faktura”. Was diese Erweiterung für dein Business leisten kann, verrate ich dir jetzt:

Erst Aufträge anlegen, dann Rechnungen per Knopfdruck erstellen

ZEP gehört zu den wenigen Tools meines Vergleichs, mit denen du sowohl Aufträge als auch Rechnungen erstellen kannst. Das ist ziemlich genial, denn dadurch musst du deine Projektdaten nicht erst exportieren, bevor du sie in dein Rechnungsprogramm überführen kannst – so, wie es bei vielen Anbietern eben nötig ist.

Ich finde beeindruckend, was du mit ZEP hier alles anstellen kannst. Zum Beispiel:

• Preislisten anlegen
• Stundenlöhne und Tagessätze für unterschiedliche Stellen eintragen
• Angebote schreiben und diese per Mausklick versenden
• aus genehmigten Angeboten per Mausklick Projekte generieren
• deine fertigen Projekte in Rechnungen umwandeln

Mit “Faktura” hat ZEP ein ziemlich mächtiges Modul integriert, in das ich mich erst eine Zeit lang einarbeiten musste. Beeindruckt vom Funktionsumfang war ich aber allemal!

Getrackte Zeiten lassen sich mit ZEP bequem in Rechnungen umwandeln

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Fazit: Viel Aufwand, der sich am Ende lohnt

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Bis ich mit ZEP eine fertige Rechnung in den Händen hielt, hatte ich eine ganze Menge zu tun. Gestört hat mich das nicht, schließlich sind Schritte wie das Anlegen von Projekten, Preisen, Kund:innen, etc. in jedem Tool die Gleichen. Wenn du also auf der Suche nach einer deutschsprachigen Alternative zu Harvest oder Hubstaff bist, um deine Rechnungen zu erstellen, bist du bei ZEP gut aufgehoben.

Die wichtigsten Funktionen für die Rechnungsstellung mit ZEP

• Angebote: Erstelle individuelle Angebote mit eigenen Preisen
• Rechnungen: Verwandle deine Projekttätigkeiten in Rechnungen und versende die Rechnung direkt aus dem Tool heraus
• Platzhalter: Sowohl für Angebote als auch Rechnungen gibt es Platzhalter, die dir eine Menge Schreibarbeit ersparen

Wie viel kostet ZEP?

ZEP gibt es in drei Ausführungen: Die einfache Zeiterfassungs-App “ZEP Clock” für 2 € pro User, die Projektzeiterfassung “ZEP Compact” für mindestens 7 € je Nutzer:in und die All-in-one-Version “ZEP Professional” für 18 € pro User und Monat. Du kannst jedes einzelne Paket 30 Tage lang kostenlos testen. Weitere Infos zu den einzelnen Tarifen findest du hier:

ZEP kommt mit drei Tarifen für jeden Bedarf

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Im kleinsten Tarif “ZEP Clock” erfasst du deine täglichen Arbeitszeiten für 2 € je Mitarbeiter:in. Wenn dir das nicht ausreicht, kannst du das Paket noch um verschiedene Module erweitern, etwa die Urlaubsplanung und Überstundenverwaltung, das selbst gedruckte Terminal, Schnittstellen (z. B. zu Personio) oder die Dokumentenverwaltung.

Der nächstgrößere Tarif ist “ZEP Compact” für 7 €/User/Monat. Mit Compact erfasst du deine Projektzeiten je Auftrag für deine Kundenrechnungen. Die Arbeitszeiterfassung oder Urlaubsverwaltung gehört noch nicht dazu. So wie im Clock-Tarif kannst du auch hier die gewünschten Sonderfunktionen einfach hinzubuchen.

Mein Tipp: Alle Basis-Tarife kannst du um eine beliebige Anzahl von Modulen erweitern. Die einzelnen Erweiterungen bekommst du schon für einen Hingucker-Preis von zwischen 1 € und maximal 5 € je Modul. Dank der flexibel hinzubuchbaren Add-ons kannst du deinen benötigten Funktionsumfang auch einfach bei Bedarf erweitern. Die Module umfassen z.B. das Dokumentenmanagement, die Abwesenheitsverwaltung, Überstundenverwaltung, Reisekostenabrechnung und mehr.

Teurer, aber dafür leistungsfähiger, wird ZEP im Tarif “Professional”. Bereits enthalten sind Projektzeiterfassung, Projekt-Sollstunden sowie die Reisekostenabrechnung für mindestens 18 € im Monat.

In Sachen Usability hat ZEP seit meinem letzten Test gut nachgebessert! Ursprünglich war ich kein riesiger Freund der leicht altbackenen Oberfläche und der teils sperrigen Usability. Mit dem aktuellen Launch der neuen Benutzeroberfläche gehören viele meiner einstigen Kritikpunkte aber nun der Vergangenheit an.

Vollständig überarbeitet wurde ZEP zwar nicht, aber an vielen entscheidenden Punkten verbessert. Wo die Stempeluhr in der Browser-Version ehemals noch schwierig zu bedienen war, glänzt ZEP nun dank der neuen Stoppuhr und des übersichtlichen Zeiterfassungskalenders mit sehr viel besserer User-Führung.

Auch die App ZEP Clock für die mobile Zeiterfassung wurde noch einmal aufgebohrt.

Aber: Je nach Konfiguration und je nachdem, wie viele und welche Module du deinem ZEP hinzufügst, kann die Software trotzdem umfangreich und hier und da ein bisschen komplex ausfallen.

Wenn du dir nicht sicher bist, ob ZEP mit all seiner Power die richtige Lösung für dich ist, würde ich dir empfehlen, die 30-tägige Testversion ausgiebig zu nutzen. Währenddessen kannst du auch ein Kennenlern-Meeting mit dem Support-Team vereinbaren und dir die wichtigsten Funktionen und Features Step-by-Step zeigen lassen.

ZEP wird auf Servern von AWS in Deutschland (genauer: in Frankfurt a. Main) gehostet. Deine Daten werden auf den Servern täglich via Backups gesichert und dank der SSL-Verschlüsselung vor Hacker-Angriffen geschützt.

Das Support-Team steht dir zwischen Montag und Freitag von 08:30 Uhr bis 16:30 Uhr kostenlos per Telefon oder per E-Mail zur Verfügung. Selbst das Produkteinführungs-Meeting bekommst du ohne Aufpreis mit dazu.

Solltest du außerhalb der Supportzeiten eine Frage haben, findest du einiges an Hilfsmaterial. Ganz neu (Stand: Oktober 2024) ist zum Beispiel das im Tool integrierte Help Center mit nützlichen Tutorials und Anleitungen zu allen möglichen Handgriffen. Außerdem gibt es diverse Video-Tutorials auf dem YouTube-Kanal des Anbieters und ZEP veranstaltet regelmäßig kostenlose Anwender-Webinare. Eine gute Sache!