Klare Strukturen, aber Luft nach oben bei der Vollständigkeit
ZEP bietet eine aufgeräumte Bedienoberfläche, aber beim Anlegen von Mitarbeiterprofilen fehlt es an Komfort.
Das Interface von ZEP ist bewusst schlicht gehalten – nüchtern, aber sehr übersichtlich. Es gibt wenige Farben oder große Buttons, wie man sie in modernen Cloud-Tools erwarten würde. Dafür ist ZEP aber sehr aufgeräumt und nicht weniger einfach verständlich.
ZEP kommt mit einer nüchternen und funktionalen Aufmachung daher. Die Benutzeroberfläche wirkt klar, strukturiert und übersichtlich.
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep.de
Das Anlegen von Mitarbeiter:innen – für viele der erste Schritt mit der neuen Software – geht schnell und einfach. Um aber deinen gesamten Mitarbeiterstamm ins System zu bekommen, braucht es einige Handgriffe, denn: Arbeitszeitmodelle, Urlaubsansprüche oder das Datum der Einstellung lassen sich nicht direkt im Account anlegen. Solche wichtigen Infos müssen nachträglich ergänzt werden.
Neue Mitarbeiter:innen im System anzulegen ist kein Problem; allerdings lassen sich nicht direkt alle wichtigen Daten eintragen, was zu Doppelbearbeitung führt. Vor allem, wenn du mehrere Mitarbeiter:innen nacheinander einpflegen willst, kann das stören.
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ZEP bietet im Rahmen des geführten Onboardings an, einen Import der Mitarbeiterdaten durchzuführen. Ggf. kannst du dadurch in der Mitarbeiterverwaltung Zeit sparen.
Lediglich die Rollen & Berechtigungen lassen sich direkt zuweisen. Hier fiel im Test positiv auf, dass ZEP klare Hilfetexte zu den einzelnen Rollen liefert. Das vereinfacht die Einrichtung.
Das Rollen- und Rechtesystem von ZEP ist recht granular. Zum Glück werden die Nutzerrollen und Rechte an geeigneter Stelle erklärt, sodass du immer weißt, welche User welche Rechte im System haben.
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Insgesamt ist die Mitarbeiterverwaltung nicht schlecht, könnte aber noch mehr streamlined sein. Nicht alle Optionen sind klar benannt und nachvollziehbar; plus: der Reiter “Überstunden & Urlaub” ist beim Anlegen neuer Mitarbeiter:innen völlig leer, genau wie das Arbeitszeitmodell. Hier gibt es nicht einmal Standard-Einstellungen; nur den Vermerk, dass der Urlaubsanspruch in den “Beschäftigungszeiträumen” verwaltet wird, wo ich dann auch erst einmal hin navigieren musste. Das geht schneller und einfacher!
Einrichtung und Self Service im Test
Klassische Arbeitszeitmodelle funktionieren in ZEP sehr gut; flexible Modelle dagegen nur eingeschränkt.
Im Test ließ sich das Standardmodell (40 Stunden/Woche) sofort nutzen. Individuelle Anpassungen wie “Stunden pro Tag” oder “Stunden pro Monat” sind ebenfalls möglich.
Für alle deine Mitarbeiter:innen stellst du ihre Regelarbeitszeiten so ein. Dabei entscheidest du zwischen wöchentlicher und monatlicher Planung. Planst du wöchentlich, musst du in jedem Fall ein Stundenkontingent pro Tag angeben.
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Schwieriger wird es bei Gleitzeit oder flexibler Teilzeit. Hier sind Workarounds nötig, was den Administrationsaufwand erhöht. Ähnlich ist es mit Prozessen wie den Genehmigungsworkflows und den Rollen & Berechtigungen. Beide sind jeweils voreingestellt und lassen sich kaum flexibel anpassen.
Für Vollzeitmodelle ist ZEP super geeignet und macht keine Probleme. Eine meiner Test-Mitarbeiterinnen mit flexibler Teilzeit konnte ich dagegen nicht sauber anlegen. Eigentlich variieren die Arbeitszeiten pro Tag – für ZEP muss ich aber trotzdem ein fixes Stundenkontingent angeben.
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Für Mitarbeiter:innen bietet ZEP dagegen eine sehr gute Nutzererfahrung. Das Dashboard zeigt Arbeitszeiten, Überstunden und Resturlaub auf einen Blick. Zeiten können per Stoppuhr oder Drag-and-Drop in der Wochenübersicht erfasst werden. Abwesenheitsanträge sind klar geführt und jederzeit nachvollziehbar.
Das persönliche Dashboard für Mitarbeiter:innen hält alle wichtigen Infos zu Salden, Resturlaub und Überstunden parat – und lässt sich sogar farblich und mit einem individuellen Logo anpassen!
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep.de
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Das größte Problem von ZEP in Sachen Einrichtung sind die starren Arbeitszeitmodelle. Ein Teilzeitmodell mit 20 Stunden an vier variablen Wochentagen konnte ich im System nicht sauber umsetzen, da ZEP feste Arbeitstage erwartet. Das kann ich zwar ignorieren und die Wochenstunden trotzdem eintragen – das verfälscht aber hinterher die Auswertung der Soll-Stunden. Ähnlich war es mit einem Gleitzeitmodell mit variablen Wochentagen. Hier gibt es zwar (erfreulicherweise) die Möglichkeit, Kernarbeitszeiten festzulegen – allerdings abermals nicht flexibel pro Mitarbeiter:in, sondern global für das Unternehmen.
Time Tracking per Terminal: Vom hauseigenen 3D-Druck bis zur Zutrittskontrolle
Für die Zeiterfassung per “klassischer” Stempeluhr bzw. Zeiterfassungsterminal bietet ZEP hauseigene Hardware ab 15 €/Monat; es werden aber auch spezialisierte Geräte von Partnern wie Datafox oder Easy Secure unterstützt.
Damit schafft ZEP eine einfache und gesetzeskonforme Lösung für Unternehmen, deren Mitarbeiter:innen ihre Arbeitszeit nicht am PC oder Smartphone erfassen. Beispiele: Produktion & Fertigung, Handwerk, Gesundheitswesen, etc.
Herzstück des Angebots ist das selbst entwickelte Zeiterfassungsterminal. Die Zeiterfassung ist per RFID-Chip oder Karte möglich, die du direkt bei ZEP mieten kannst. Dabei profitierst du von folgenden Vorteilen:
- Einfaches Stempeln: Mitarbeiter:innen erfassen ihre Zeiten am Terminal sekundengenau. Das Terminal zeigt beim Stempeln direkt den aktuellen Überstundensaldo an.
- Sichere Daten: Alle Zeitbuchungen werden in Echtzeit und verschlüsselt mit ZEP synchronisiert. So sind die Daten sofort verfügbar und vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt.
- Nachhaltige Produktion: Die Terminals werden von ZEP selbst mittels 3D-Druck gefertigt. Dank eines Refurbishment-Ansatzes kann ZEP die zurückgegebenen Geräte aufbereiten und wiederverwenden.
- Kostengünstige Alternative: Die Terminals sind günstig in der Herstellung und kosten als Mietgeräte nur 15 €/Monat (zzgl. Kosten für RFID-Chips oder Karten)
Zudem integriert ZEP auch Hardware von spezialisierten Partnern, um auch komplexere Anwendungsfälle als die reine Zeiterfassung abzudecken. Die Software lässt sich z.B. mit Datafox-Terminals verknüpfen (robust, wetterfest; ideal für den Einsatz in Produktion und Handwerk) oder mit Terminals von EasySecure (kombinieren Zeiterfassung mit Zutrittskontrolle; perfekt für Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsstandards).
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Die Vielfalt der Terminal-Optionen bei ZEP ist super und ein kleines Alleinstellungsmerkmal. Nur der Wettbewerber TimeTac ist ähnlich flexibel, wenn es um die Zeiterfassung am Terminal geht. Das hauseigene System ist eine günstige und nachhaltige Alternative zu den oft teuren Premium-Terminals anderer Anbieter; trotzdem finden Unternehmen mit komplexen Bedürfnissen auch eine passende Lösung. Super! Achtung: Die Hardware-Terminals waren nicht Teil meines Praxistests. Diese Analyse basiert daher auf den Herstellerangaben und den in der Software dokumentierten Funktionen. Eine Bewertung der Bedienung und Einrichtung der Hardware-Terminals habe ich nicht vorgenommen!
Zusammenfassung: Für wen eignet sich ZEP?
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Mein Eindruck: ZEP ist vor allem für Unternehmen interessant, die Wert auf eine funktionale, schlichte Oberfläche legen und eher klassische Arbeitszeitmodelle nutzen. ZEP wirkt schlicht und unspektakulär; genau deswegen ist es aber auch recht einfach zu bedienen. Auch, wenn das System an einigen Ecken und Enden zu starr ist, konnte ich mich gut mit dem Zeiterfassungstool anfreunden. Wen die Workarounds nicht stören, der sollte zuschlagen!
