Von Stempeluhr bis Terminal – hier ist für jeden etwas dabei
ZEP kommt mit einer guten Auswahl an Zeiterfassungsoptionen. Zeiten trackst du hier ganz einfach über die mobile Stempeluhr in der ZEP Clock App oder über den Browser; dort dann auf Wunsch per bequemer Stoppuhr oder indem du die Sessions manuell hinzufügst:
Arbeitszeiten erfasst du wahlweise manuell oder per Knopfdruck in der Web-App
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de
Seit Oktober 2024 enthält ZEP als zentrales Zeiterfassungsinstrument für PC und Laptop den übersichtlichen Zeiterfassungskalender. Hier kannst du Zeiten ganz einfach per Drag-and-Drop hinzufügen – oder eben die einfache Stoppuhr verwenden und deine Zeiten bei Bedarf später zuordnen.
Natürlich unterstützt ZEP auch die mobile Zeiterfassung. Wie einfach und schnell du deine Arbeitszeiten erfassen kannst, hängt davon ab, welche der verfügbaren Apps du nutzt. Es gibt nämlich zwei: die ZEP App und die ZEP Clock App.
ZEP App vs. ZEP Clock App: Die ZEP App bietet quasi eine mobile Version von ZEP, in der du nicht nur Zeiten tracken, sondern auch Projekte verwalten, Abwesenheiten managen, Kund:innen und Termine einsehen oder Reisekosten pflegen kannst. Die ZEP Clock App ist dagegen “nur” eine mobile digitale Stempeluhr für die Arbeitszeiterfassung, die mit PIN-Sicherung und (wenn gewünscht) Standortübermittlung ausgestattet ist.
Nutzt du die ZEP App, kannst du dich sofort mit deinem Login anmelden und anfangen, Arbeitszeiten zu tracken und ggf. auch auf Projekte zu buchen. Die ZEP Clock App als digitale Stempeluhr muss dagegen erst eingerichtet werden. Dabei verknüpfst du das jeweilige Gerät mit dem System und vergibst eine individuelle PIN.
Das ist auf den ersten Blick verwirrend, ergibt aber spätestens dann Sinn, wenn du deinen Mitarbeiter:innen eine schlanke und gleichzeitig kontrollierte Möglichkeit zur Zeiterfassung zur Verfügung stellen möchtest.
Die mobile ZEP Clock App funktioniert wie eine Stempeluhr für unterwegs
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de
Neben der Zeiterfassung im Browser und der mobilen Version bietet ZEP auf Wunsch auch ein “klassisches” Zeiterfassungsterminal an. Letzteres fällt allerdings gar nicht mal so klassisch aus – die hauseigenen Terminals stammen nämlich aus dem 3D-Drucker. Gestempelt wird hier mit RFID-Chips oder Mitarbeiter-Ausweisen.
Nett: Anders als viele Konkurrenten, die ihre Terminals jeweils für hohe Kosten zum Kauf anbieten, lässt sich das ZEP-Terminal auch mieten. Dafür bezahlst du 15 € pro Monat.
Damit hat ZEP alles mit an Bord, was es für eine ordentliche Zeiterfassung in verschiedensten Betriebsarten braucht; beispielsweise im Home-Office, Büro oder in deinen Filialen.
Deine Projektzeiten erfasst du ebenfalls mit ZEP
Die Projektzeiterfassung ist das Herzstück von ZEP. Sobald du deine Kund:innen und Projekte sowie einzelne To-dos angelegt und diese deinem Team zugeordnet hast, können deine Mitarbeiter:innen ihre Tätigkeiten minutengenau erfassen.
Dank der Projektzeiterfassung weißt du auf der einen Seite haargenau, wie lange dein Team für welche Tätigkeiten gebraucht hat. Auf der anderen spielt die Projektzeiterfassung auch später in der Rechnungserstellung eine wichtige Rolle. Du kannst nämlich auch angeben, ob und in welcher Höhe deine Leistungen fakturiert werden sollen.
Projektzeiten kannst du bequem über die Web- oder über die mobile ZEP-App tracken.
Projektzeiten lassen sich nur manuell erfassen
Screenshot: trusted.de
Quelle: zep-online.de
Auch in der Browser-Version lassen sich erfassten Zeiten noch nachträglich einem Projekt zuordnen.
Zusätzlich bietet dir ZEP die Möglichkeit, Projektzeiten auf den nächsten bzw. einen beliebigen Tag zu kopieren. Das ist zum Beispiel dann besonders praktisch, wenn du täglich den gleichen Projekten nachgehst, und das für einen gewissen Zeitraum.
Fazit: Einfache Zeiterfassungs-Optionen, teilweise etwas sperrig

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
ZEP kommt mit mehreren Möglichkeiten, damit du deine Arbeits- und Projektzeiten ganz nach Bedarf erfassen kannst. Zum Beispiel mit einer unkomplizierten Eingabemaske im Browser, einer mobilen App für deine Arbeitszeiterfassung, einer weiteren App für deine mobile Projektzeiterfassung und sogar einem hauseigenen (und preiswerten!) Hardware-Terminal aus dem 3D-Drucker. Hier ist also für jeden etwas dabei.
Abhängig davon, welche App zum Einsatz kommt, könnte vor allem der Start mit der mobilen Zeiterfassung ein wenig bequemer sein. Abgesehen davon gibt es an dieser Stelle wenig zu meckern!
Die wichtigsten Funktionen für die Zeiterfassung in ZEP
Mobile Stempeluhr: Deine Arbeitszeiten kannst du von unterwegs aus in der ZEP-Clock-App tracken
Stempeluhr im Browser: Erfasse deine Arbeits- und Projektzeiten bequem über den Browser
Manuelle Zeiterfassung: Projektzeiten kannst du auch über eine knappe Eingabemaske in der Web- und Mobile-App erfassen