Anmeldung & Mitarbeiterverwaltung: schnell gestartet, dann frustrierend
Der Start mit Crewmeister gelingt leicht; die Mitarbeiterverwaltung bremst dann aber massiv!
Die Anmeldung und die ersten Schritte im System liefen im Test reibungslos: neue Konten waren schnell erstellt, die Menüführung klar, die Eingabe der wichtigsten Daten unkompliziert.
Crewmeister macht erst einmal einen sehr übersichtlich und einfach zugänglichen Eindruck. Aber der Eindruck kann täuschen, wie mein weiterer Test ergeben hat.
Screenshot: trusted.de
Quelle: crewmeister.com
Doch sobald es ins Detail ging, zeigte Crewmeister starke Schwächen!
Ein Rollen- und Rechtesystem gibt es zwar. Das ist sogar recht feinporig und erlaubt die Definition von Rechten auf Modul- und Team-Ebene. Die voreingestellten Rollen “Manager”, “Einstellungsmanager” und “Buchhalter” werden aber nirgendwo erklärt, sodass kaum klar ist, wer nun eigentlich welche Berechtigungen hat. Da hilft auch der Erklärtext nicht weiter:
Die gewählten Optionen definieren, welche Rolle für welches Modul und/oder Team gelten soll. Die Rolle Einstellungsmanager kann nicht mit Modulen oder Teams kombiniert werden.
Wichtige Einstellungen wie Arbeitszeitmodelle (Soll-Stunden), Urlaubstage oder Feiertage fehlen im ersten Schritt und müssen umständlich nachträglich ergänzt werden. Ein CSV-Import für Mitarbeiter:innen fehlt komplett; Vorlagen sind nur eingeschränkt nutzbar. Im Vergleich zu Wettbewerbern wie TimeTrack, clockin oder Clockodo wirkt Crewmeister hier unflexibel und fast schon unfertig.
In Crewmeister gibt es nur eine einzige Arbeitszeitregel – und damit auch nur ein einziges Arbeitszeitmodell – für deine gesamte “Crew”. Abweichende Modelle müssen immer manuell und als Ausnahme gepflegt werden.
Screenshot: trusted.de
Quelle: crewmeister.com
Meine Erfahrungen im Überblick:
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Der erste Eindruck war super: Anmeldung, Namen eingeben, fertig. Doch dann wurde es mühsam. Zum Beispiel musste ich selbst die Feiertage in Bayern händisch definieren – inklusive der absurden Option ‘Halber Feiertag’ für gesetzliche Feiertage wie den 1. Mai. Auch Urlaubstage standen standardmäßig auf Null, sodass ich nicht nur für dieses Jahr, sondern auch für die nächsten zwei Jahre manuell Werte hinterlegen musste. Besonders verwirrend war die Trennung zwischen den Reitern ‘Zeiterfassung’ und ‘Zeitwirtschaft’. Während ich Zeitregeln in der ‘Zeitwirtschaft’ fand, lagen die Rahmenzeiten in der ‘Zeiterfassung’. Logisch ist das nicht. Richtig geärgert hat mich, dass es keinen CSV-Import gibt. Für meine fünf Testkonten ging die Einrichtung gerade so, aber bei 50 oder mehr Mitarbeiter:innen würde das eine Katastrophe. Meine erste Stunde mit Crewmeister war deshalb eher frustrierend als motivierend.
Einrichtung & Konfiguration: Schwachpunkt für Admins
Die Einrichtung von Crewmeister ist umständlich und kaum flexibel.
Im Test zeigte sich schnell: vorgefertigte Arbeitszeitmodelle fehlen in Crewmeister komplett. Es gibt auch keine individuellen oder flexiblen Vorlagen, die ich hätte nutzen können.
So konnte ich nur eine einzige globale Arbeitszeitregel definieren, die für alle Mitarbeiter:innen gilt. Alles, was von diesem Standard abweicht, muss manuelle als “Ausnahme” angelegt werden.
Dabei ist Crewmeister mehr oder weniger flexibel: Voll- und Teilzeitmodelle waren gut machbar; Gleitzeit oder flexible Modelle nur mit einem unschönen Workaround.
Auch sonst bietet Crewmeister kaum Möglichkeiten, individuelle Einstellungen vorzunehmen. Abwesenheitstypen sind strikt vorgegeben und lassen sich nicht erweitern; Genehmigungsworkflows existieren quasi nicht. Auch Unternehmensdaten lassen sich kaum pflegen. Außer der Name der “Crew” ist nichts einstellbar.
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Ich wollte für meine Testcrew zwei Vollzeit-, ein Teilzeit- und ein Gleitzeitmodell abbilden. Das scheiterte praktisch sofort: nur eine Arbeitszeitregel für alle – alles andere Ausnahmen. Das Ergebnis ist Mehrarbeit. Auch die Abwesenheiten sind fix: Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich, Weiterbildung, sonstige Abwesenheit. Wer Sonderurlaub mit eigenem Namen anlegen will, schaut in die Röhre. Besonders frustrierend fand ich die Genehmigungsworkflows: Es gibt sie schlicht nicht. Auch grundlegende Einstellungen wie Logo oder Zeitzone? Fehlanzeige. Und dabei war ich die ganze Zeit noch permanent auf mich alleine gestellt. Während andere Tools mich strukturiert durch die Einrichtung führen, stolperte ich hier von Menü zu Menü und suchte lange nach den richtigen Optionen. Das wirkte nicht modern, sondern mühsam und altbacken.
Zeiterfassung & Self Service: Einfach und zuverlässig
In Sachen alltäglicher Zeiterfassung spielt Crewmeister seine Stärken aus!
Mitarbeiter:innen finden sich (im Gegensatz zu Admins) schnell im System zurecht. Zeiten eintragen, Einträge korrigieren, Urlaubsanträge stellen – das alles funktioniert reibungslos.
Das Stempeln oder auch die manuelle Zeiterfassung klappen dank klarer und übersichtlicher Eingabemasken schnell und einfach.
Screenshot: trusted.de
Quelle: crewmeister.com
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Zu diesem Thema gibt es wenig zu sagen. Crewmeister ist klar erkennbar auf Einfachheit und Übersichtlichkeit für die Mitarbeiter:innen getrimmt. Hier sitzen alle Handgriffe und die Menüführung durch unterschiedliche Icons macht es einfach, wichtige Funktionsbereiche schnell zu finden. Hier und da kam es im Test zu längeren Ladezeiten und das Fehlen eines übersichtlichen Mitarbeiter-Dashboards führte zu Punktabzügen; ansonsten ist hier aber alles in Ordnung!
Alle Zeiteinträge landen im digitalen Stundenzettel und können von hier aus ausgewertet oder exportiert werden.
Screenshot: trusted.de
Quelle: crewmeister.com
Berichte & Auswertungen: Schlank aber teils fehleranfällig
Berichte in Crewmeister sind nicht flexibel anpassbar und waren im Test teilweise fehlerhaft.
Die wichtigsten Standardberichte in Crewmeister lassen sich zwar schnell abrufen; lieferten im Test allerdings fehlerhafte Summen. Ein Beispiel für die Auswertung der reinen Arbeitszeit:
Für die fiktive Mitarbeiter:in Anna Müller wurden in KW32 die folgenden Zeiteinträge vorgenommen: Mo, 8,5 h; Di, 7 h; Mi, 5,5 h; Do, 13 h; Fr, 15 h. Die Summe sollte also ca. 49 Stunden betragen.
Screenshot: trusted.de
Quelle: crewmeister.com
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Ein solcher grober Fehler wäre für mich eigentlich ein Ausschlusskriterium. Gut möglich, dass es sich dabei um einen kurzfristigen Bug oder einen Fehler in der Konfiguration gehandelt hat. Denn als ich später noch einmal Zeiten für ein anderes Mitarbeiterprofil auswerten wollte, funktionierte die Berechnung korrekt und ohne Probleme. Trotzdem hinterlässt die Sache einen faden Beigeschmack.
Anpassungen an Standard-Reports oder gänzlich individuelle Berichte sind nicht möglich. Positiv ist mir nur die Live-Übersicht aufgefallen, die den aktuellen Status aller Mitarbeiter:innen anzeigt; ein Vorteil für Außendienst-Szenarien.
Die Live-Ansicht zeigt nicht nur Anwesenheiten, sondern auch GPS-Positionen von Außendienst-Teams.
Personalisierung & Anpassbarkeit: Kaum vorhanden
Crewmeister zeigt sich im trusted Test extrem starr und lässt sich kaum individuell anpassen.
Brandin, Farben oder eigene Datenfelder – nichts davon ist in Crewmeister möglich. Hier liegt Crewmeister im Testfeld weit zurück und wirkt sehr viel unflexibler, als z.B. ZEP oder clockin.
