Ich muss zugeben: Ganz neu war Shiftbase für mich nicht. Ich habe mir die schicke Software für die Personaleinsatzplanung schon vor einiger Zeit genauer angesehen – damals hatte ich mich aber mehr um die Dienstplanung gekümmert, als um die Zeiterfassung. Und das mit Erfolg, schließlich landete Shiftbase in meinem Vergleich auf dem dritten Platz.

Kann mich Shiftbase auch im Zeitmanagement überzeugen?

Screenshot: trusted.de

Quelle: app.shiftbase.com

Heute steht bei mir aber das Zeiterfassungsmodul der Software im Vordergrund. Ob Shiftbase auch in dieser Disziplin eine gute Figur gemacht hat, liest du hier:

Shiftbase hat mir alles geboten, was es für eine ordentliche Arbeitszeiterfassung im Schichtbetrieb braucht. Etwa:

• eine simple Stoppuhr im Browser und in der mobilen App zum Ein- und Ausstempeln
• manuelle Zeiterfassung
• automatische Pausenabzüge
• eine Kiosk-App, die als mobiles oder stationäres Terminal dient
• Anbindungsmöglichkeiten an “echte” Hardware-Terminals (EasySecure und Datafox)

Für deine mobilen Mitarbeiter:innen hält Shiftbase noch zwei Spezialfunktionen bereit. Du kannst nämlich einfach selbst bestimmen, an welchen Orten sich deine Mitarbeiter:innen überhaupt ein- und ausstempeln dürfen. Das klappt mithilfe von Geofencing oder der Begrenzung auf bestimmte IP-Adressen.

Richte mit Shiftbase bequem Stempelgrenzen um dein Büro, Baustellen oder Kund:innen ein

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Beide Optionen sind hervorragend geeignet, wenn du sichergehen möchtest, dass sich deine Mitarbeiter:innen nur an bestimmten Orten einstempeln sollen. Zum Beispiel nur im Home-Office, nur bei deinen Kund:innen vor Ort (perfekt für Teams im Außendienst) oder eben nur innerhalb deines Firmennetzwerks (IP-Begrenzung).

In Shiftbase konnte ich weit mehr auswerten, als nur meine erfassten Zeiten. Zu den verfügbaren Reportings gehören beispielsweise:

• Soll-/Ist-Vergleiche zwischen geplanten und tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten
• Dienstplaneinsichten (z. B. über offene oder erforderliche Schichten)
• Überblicke über Berechtigungen oder die Skills deiner Teammitglieder
• Abwesenheitsansichten
• Arbeitszeitprotokolle

Mit Letzterem konnte ich mir einen sehr guten Überblick über die Arbeitszeiten meiner fiktiven Mitarbeiter:innen verschaffen. Hier siehst du, wer wie viele Stunden in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet hat, wie viel Lohn entsprechend angefallen ist, ob Mahlzeiten eingenommen wurden, welche Überstunden angefallen sind und einiges mehr.

Alle wichtigen Arbeitszeit-Daten findest du im Arbeitszeitprotokoll

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Noch übersichtlicher fällt das Echtzeit-Dashboard aus, das dir auf einen Blick alle Infos rund um deine Personalkosten, erzielten Umsatz sowie Ausgaben und Abwesenheiten liefert. So siehst du sofort, ob irgendwo Handlungsbedarf besteht oder du deine Umsatzziele erreicht hast.

Das Live-Dashboard verschafft dir bei einer ausreichenden Datenmenge einen schnellen Überblick

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Neben der Schichtplanung und Arbeitszeiterfassung gehört auch die Urlaubsplanung zum Funktionsumfang von Shiftbase. Obwohl die Abwesenheitsverwaltung nicht das Steckenpferd des Anbieters ist, hat sich Shiftbase hier ordentlich Gedanken gemacht und eine ganze Menge Arbeit hineingesteckt.

Nehmen wir zum Beispiel die bereits vordefinierten Abwesenheitsarten. Direkt nach meiner Anmeldung im Tool konnte ich die Klassiker “Urlaub” sowie “Krankheit” buchen, aber auch “Sonderurlaub”, “Mutterschaftsurlaub”, “Kurzzeitpflegeurlaub” und “Langzeitpflegeurlaub”, “Elternurlaub” oder gar “unbezahlter Urlaub” auswählen. Das ist schon einiges!

Neue Abwesenheitstypen fügst du schnell und einfach hinzu

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Ich habe für meine fiktiven Azubis noch “Berufsschule” hinzugefügt und meine erfundenen Absolvent:innen durften das “Sabattical” frei nutzen. Ich finde genial, wie viele Anpassungsmöglichkeiten mir Shiftbase auch an dieser Stelle liefert.

So konnte ich beispielsweise ganz nach Bedarf individuelle Abwesenheitsrichtlinien und die entsprechenden Kontingente anpassen, Urlaubssperren einrichten und einiges mehr anstellen. Hier hat mir Shiftbase alles geboten, was ich für meine Urlaubsverwaltung benötigt habe.

Du bestimmst, wer in stressigen Zeiten Urlaub nehmen darf und wer nicht

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Beachte: Aufgrund der zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten solltest du dir für die Einrichtung ein bisschen mehr Zeit einplanen, als mit den anderen Tools meines Vergleichs. Dafür profitierst du von einer sehr detailverliebten Urlaubsplanung, die zum Beispiel auch die 13-Wochen-Durchschnittsberechnung drauf hat.

Wenn du wissen möchtest, was Shiftbase in Sachen Urlaubsverwaltung sonst noch auf dem Kasten hat, solltest du dir meinen Artikel dazu einmal genauer ansehen.

Als Schichtplanung-Software hat Shiftbase jede Menge zu bieten, über Funktionen für dein Projektmanagement verfügt das Tool allerdings nicht. Für diesen Zweck wurde es schlicht nicht gebaut.

Wer entsprechende Leistungen auch nicht benötigt oder diese bereits mit anderen Systemen abdeckt, dürfte damit auch kein Problem haben. Andernfalls findest du in meinem großen Vergleich der besten Zeiterfassungssysteme eine gute Auswahl an Tools, die dir genau diese (und mehr) Features bieten. Z. B. Clockodo, TimeTac oder Hubstaff könnten dann für dich interessanter sein.

Aufgrund der mangelnden Projekt-Features wundert es mich nicht, dass Shiftbase auch nicht über Funktionen für die Rechnungserstellung verfügt. Shiftbase hat immerhin ganz andere Qualitäten für andere Businesses im Gepäck. Solltest du auch an dieser Stelle passende Tools suchen, solltest du dir Hubstaff oder Harvest genauer ansehen.

Wie viel kostet Shiftbase Zeiterfassung?

Shiftbase gibt es bereits zum Nulltarif. Beachtlich ist, dass du für 0 € monatlich schon bis zu 75 Mitarbeiter:innen in Schichten einteilst und sie dabei auch noch 5 Teams steckst. Ab 3 € pro Monat bekommst du sogar noch die Abwesenheitsverwaltung mit dazu. Für 4 € je Monat und Teammitglied profitierst du von allerhand Verwaltungsoptionen.

Dazu gehört etwa:

• Überstundenverwaltung
• Budgetplanung
• Veröffentlichung von Dienstplänen
• Einrichtung von Urlaubssperren
• Verwaltung der Kiosk-App fürs Tablet
• und einiges mehr

Insgesamt bietet Shiftbase damit alles, was es für eine ordentliche Arbeitszeiterfassung im Schichtbetrieb benötigt – und geht noch weit darüber hinaus. Am Preis-Leistungs-Verhältnis gibt es absolut nichts zu meckern!

Alle nötigen Basics bekommst du schon zum Nulltarif

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Beachte: Damit sich Shiftbase für dich auch preislich rentiert, solltest du ab den größeren Tarifen “Basic” und “Premium” mindestens 10 bzw. 15 Teammitglieder am Start haben.

Shiftbase ist rundum gesetzes- und datenschutzkonform. Die Personalplanung-Software ist ISO-27001-zertifiziert, genau wie die Server, auf denen das Tool gehostet wird (Google Cloud Plattform). Der Hosting-Anbieter unterliegt zusätzlich einer SOC-2-Zertifizierung. Bedeutet: Selbst kritische Datensicherheitsstandards werden erfüllt. Damit deine Daten auch sicher übertragen werden, verhindert ein TLS-/SSL-Zertifikat den unbefugten Zugriff.

Ich bin ein großer Fan vom Shiftbase-Serviceteam. Das hat gleich mehrere Gründe: Einerseits glänzt das Support-Team mit einer hervorragenden Erreichbarkeit (Montag – Freitag zwischen 09:00 Uhr und 17:00 Uhr) und punktet dabei auch noch mit Freundlichkeit, Know-how und Kritikfähigkeit.

Andererseits gefällt mir sehr, dass es für jeden Zweck ein eigenes Tutorial-Video und überaus nützliche Hilfsanleitungen im Helpcenter gibt. Wusste ich einmal trotz allem nicht weiter (was lediglich einmal bei der Berechnung meiner Urlaubstage vorgekommen ist), konnte ich mich per Telefon, via Chat oder E-Mail melden und erhielt nach nicht einmal einer Stunde schon eine Antwort. Spitzenklasse!