Anmeldung & Mitarbeiterverwaltung: Schnell, aber mit Stolpersteinen
Neue Mitarbeiterkonten lassen sich leicht anlegen – die Oberfläche bremst dich dabei aber aus.
Das Anlegen von neuen Mitarbeiter:innen in TimeTac ist auf das Nötigste reduziert. Für ein neues Konto in deinem System brauchst du nur einen Namen, Benutzernamen und ein Einstiegsdatum.
Eine E-Mail-Adresse ist nicht Pflicht; sehr schön für Mitarbeiter:innen, die nicht am Schreibtisch/PC arbeiten!
Das Anlegen von neuen Benutzer:innen geht in TimeTac sehr schnell und einfach.
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Einmal angelegt, lassen sich neue Mitarbeiter:innen weiter bearbeiten und z.B. mit einem Arbeitszeitmodell ausstatten. In meinem Demo-System waren bereits vorgefertigte Modelle verfügbar; im Zweifel musst du vorher noch ein entsprechendes Modell anlegen, das du zuweisen kannst. Individuelle Modelle pro Mitarbeiter:in sind nicht möglich.
Einmal angelegt landen neue Benutzerkonten direkt in der Mitarbeiterdatenbank.
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Ganz anders ist das mit den Berechtigungen und Benutzergruppen, die sich sehr kleinteilig einstellen lassen.
Schade: Ich bin Fan davon, solche Einstellungen direkt beim Anlegen eines Accounts vorzunehmen. Bei TimeTac muss ich allerdings das Konto erst anlegen, speichern und dann zum neuen Datenbankeintrag navigieren, um mit dem Account weiterzuarbeiten. Kein Beinbruch, aber es stört ein wenig; vor allem, wenn du eine Reihe von Mitarbeiter:innen manuell anlegen musst; einen manuellen Import von Mitarbeiterdaten bietet TimeTac nämlich nicht.
Mein Verdikt:
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Ich habe beim Start mit TimeTac keine großen Hürden gehabt, aber einige kleine Unstimmigkeiten erlebt. Die überladene und nicht eben einladende Oberfläche ist nur eine davon. Gelegentlich kommt es auch zu kleinen Anzeigefehlern (wie Navigationselemente, die Bildschirminhalte überdecken) oder lange Ladezeiten. Für sich genommen sind alle diese Kleinigkeiten kein Beinbruch; in Summe haben sie allerdings zu Punktabzügen geführt. Trotzdem bewerte ich TimeTac in Sachen Mitarbeiterverwaltung immer noch als “gut”; denn hat man sich einmal daran gewöhnt, wie TimeTac tickt, gibt es keine Probleme mehr.
Zu solchen kleinen Anzeigefehlern – hier verdeckt das Menü auf der linken Seite Teile des Bildschirms – kommt es in TimeTac hin und wieder; die sind aber schnell behoben und kein Beinbruch.
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Einrichtung & Konfiguration: solide, aber nicht selbsterklärend
Die Einrichtung von TimeTac im trusted Test war sehr flexibel, was Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten und Genehmigungsworkflows angeht – Arbeitszeitregeln dagegen waren ein Problem!
TimeTac bietet von Start viele Vorlagen für Arbeitszeitmodelle, die du individuell anpassen kannst. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind vielfältig:
- Für jedes Arbeitszeitmodell lassen sich einzelne Wochentage als “Arbeitstag” kennzeichnen.
- Pro Tag ist die Anzahl der Soll-Stunden möglich.
- Für Gleitzeitmodelle lassen sich zusätzlich Beginn und Ende der Kernarbeitszeiten festlegen.
- Über einen “Tagesplan” kannst du auch eine Rahmenarbeitszeit vorgeben.
Die Arbeitszeitmodelle in TimeTac sind sehr detailliert und lassen sich individuell und flexibel anpassen.
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Mit diesen Möglichkeiten lässt sich schon eine ganze Menge machen! Standard-Modelle wie Voll- und Teilzeit sind überhaupt kein Problem; dank Kern- und Rahmenarbeitszeiten sind auch exotischere Gleitzeitmodelle prinzipiell möglich.
Ähnlich flexibel ist das Tool, wenn es um Abwesenheitsarten und Rollen/Berechtigungen geht. Für Abwesenheitstypen lässt sich z.B. festlegen, wer diese Abwesenheit eintragen kann, ob sie als Arbeitszeit gilt und ob sie genehmigt werden muss. Zuständigen und Genehmigungen lassen sich ebenfalls klar definieren und zuweisen. Darüber hinaus gibt es für alle Mitarbeiter:innen individuelle Benutzergruppen und Berechtigungen, die Zugriff und Optionen im System detailliert regeln. Sehr gut!
TimeTac geht oft sehr tief ins Detail; hier z.B. kannst du nicht nur Abwesenheitstypen für die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung definieren, sondern noch dazu einstellen, wer die Abwesenheit nutzen darf, wer sie genehmigen muss, und so weiter.
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Bleibt nur ein Problem:
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Erstens hat es mir die oft unaufgeräumte Oberfläche hier wieder ein wenig schwer gemacht. Viel schwerwiegender ist allerdings, dass ich im Test nirgendwo die Möglichkeit gefunden habe, Arbeitszeitregeln fix zu definieren. Dass es diese Möglichkeiten gibt, sehe ich in der Benutzerverwaltung, da ich Mitarbeiter:innen neben den Arbeitszeitmodellen auch Regelungen für Überstunden, Pausen und Co. zuweisen kann. Wo diese Einstellungen im System zu finden sind, habe ich im Test allerdings nicht herausgefunden. Das hätte man besser lösen können, z.B. mithilfe eines Guides für den Einstieg, der erklärt, wo sich welche Einstellungen befinden und was die erste Schritte im System sein sollten. So einen gibt es zwar – allerdings für erfassende Mitarbeiter:innen, nicht für mich als Admin.
Die Oberfläche von TimeTac kann auf den ersten Blick ein wenig erschlagend wirken; nicht nur gibt es eine Menüleiste links, auch oben sind noch einmal wichtige Bereiche als Schnellleiste strukturiert. Wichtige Elemente – wie die Stoppuhr zum Starten der Zeiterfassung oben rechts – gehen da teilweise unter.
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Zeiterfassung & Self Service: intuitiv und stark umgesetzt!
Mitarbeiter:innen finden sich leicht zurecht und erfassen Zeiten ohne Probleme.
Die Zeiterfassung per Stoppuhr, Kalender oder manueller Eingabe klappte im Test super intuitiv und einfach.
Zeiten lassen sich in TimeTac per digitaler Stoppuhr tracken oder manuell ein- und nachtragen.
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Quelle: timetac.com
Das User-Dashboard liefert gleichzeitig einen guten Überblick über die eigenen Stunden, Resturlaub und Anträge.
Auf dem zentralen Dashboard siehst du immer einen Überblick über die aktuellen Zeiten, Nachrichten, Aufgaben und mehr.
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Quelle: timetac.com
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Zur Zeiterfassung aus Mitarbeitersicht gibt es nicht viel zu sagen. Hier wirkt TimeTac besonders rund und ist für dein Team besonders attraktiv. Self Service, intuitive Bedienung und transparente Zeitkonten fördern die Akzeptanz im Team und sorgen dafür, dass alle TimeTac gerne nutzen. So soll es sein!
Alle erfassten Zeiten landen automatisch in der Stundenabrechnung, die alle Einträge mit Kommen/Gehen-Zeiten, Pausen und anderen Fehlzeiten auflistet.
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Quelle: timetac.com
Berichtswesen: stark in Funktion, schwach im Design
TimeTac glänzt im trusted Test mit vielen Standardberichten und flexiblen Filtern, die beinahe einen vollumfänglichen Berichts-Editor ersetzen.
Ob Mitarbeiterstunden, Projektzeiten oder Abwesenheiten – die Berichte in TimeTac sind umfassend und klar strukturiert. Das Berichtswesen gestaltet sich einfach und flexibel. Anpassungen an Standardberichten sind einfach möglich.
Hier zeigt sich TimeTac funktional überlegen, aber optisch (weiterhin) zurückhaltend: Hübsche grafische Auswertungen fehlen nämlich (noch).
Mehr über die enthaltenen Berichte erfährst du weiter unten in diesem Testbericht unter “Analytics & Reporting”.
Personalisierung & Anpassbarkeit: solide, aber limitiert
In Sachen Personalisierung bietet TimeTac ein individuelles Branding und eine sehr feinporige Rechteverwaltung, allerdings keine benutzerdefinierten Felder oder Dashboards.
Ein Logo hochladen, Module und Softwarebereiche flexibel ein- und ausschalten und die Rechte für verschiedene Nutzerrollen feinjustieren – all das klappt in TimeTac problemlos. So kannst du die Software individuell auf deine Bedürfnisse zuschneiden und sogar für eine individuelle CI sorgen. Zumindest mit einem eigenen Logo; die Fargbegung des Systems lässt sich nicht anpassen.
Die Module (z.B. “Arbeitszeiterfassung”, “Projektzeiterfassung” und “Urlaubsplanung” lassen sich unabhängig voneinander global aktivieren oder deaktivieren; zudem können Mitarbeiter:innen nur die Bereiche der Software sehen, für die sie entsprechende Berechtigungen erhalten haben. Das sorgt für Übersichtlichkeit.
Weniger überzeugend sind die Möglichkeiten, Dashboards mit Widgets anzupassen. Die Dashboard-Widgets sind fix:
- Kurznachrichten
- Benachrichtigungen
- Stunden pro Mitarbeiter:in
- To-dos
- Stunden pro Projekt
Eigene Widgets lassen sich nicht hinzufügen; bestehende Widgets nicht neu anordnen, ausblenden oder austauschen.
Auch benutzerdefinierte Felder gibt es in TimeTac nicht, bzw. nur für die Projektdatenbank. Hier kannst du bis zu 3 benutzerdefinierte Felder definieren. In Mitarbeiterprofilen oder in der Kundenübersicht klappt das allerdings nicht.
