In der ausführlichen trusted-Review zu TimeTac erfahren Sie alles, was Sie über das Time-Tracking-Tool wissen müssen

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Quelle: timetac.com

Welche Funktionen hat TimeTac?

TimeTac besteht grundsätzlich aus vier Modulen, die jeweils unterschiedliche Aufgabenbereiche umfassen: “Arbeitszeiterfassung” für die Erfassung, Auswertung und Abrechnung von Arbeitszeiten, “Projektzeiterfassung” für das Projekt- und Aufgabenmanagement und projektbasierte Zeiterfassung, “Urlaubsverwaltung” für die Verwaltung von Abwesenheiten, Krankheiten und Urlaubstagen sowie “Health” für die digitale 3G-Statusprüfung. Einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Features von TimeTac finden Sie im Anschluss:

Zeiterfassung per Stoppuhr

Die Zeiterfassung mit TimeTac ist mithilfe einer Stoppuhr möglich. Diese ist in der Weboberfläche ein wenig klein und versteckt, in der mobilen App allerdings dafür umso prominenter. Per Klick oder Touch starten oder pausieren Sie Ihre Arbeitszeit. Standardmäßig werden Zeiten, die Sie per Stoppuhr tracken, automatisch auf die letzte bearbeitete Aufgabe gebucht. In der Projekt- und Aufgabenübersicht haben Sie allerdings auch die Möglichkeit, Zeiten für spezifische Aufgaben zu tracken.

Mithilfe der Stoppuhr starten, pausieren und stoppen Sie die Zeiterfassung in TimeTac

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Zeiten nachbessern oder direkt manuell eintragen

Auch die manuelle Eintragung von Zeiten ist jederzeit möglich. So lassen sich sowohl bereits getrackte Zeiten im Kalender oder in der zentralen Zeitbuchungsliste nachträglich bearbeiten und anpassen, als auch komplett neue Zeiten in die Liste eintragen. Sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen also einmal vergessen, die Stoppuhr zu aktivieren, ist ein nachträgliches Hinzufügen der jeweiligen Arbeits- und Projektzeiten in TimeTac kein Problem.

Zeiten lassen sich auch manuell eintragen oder nachträglich verändern

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Diverse Arbeitszeitmodelle und gesetzliche Anforderungen

In TimeTac lassen sich individuell die unterschiedlichsten Arbeitszeitmodelle festlegen und abbilden, wodurch die Software insbesondere für große Unternehmen mit vielen Mitarbeiter:innen interessant ist. Zudem können Sie gesetzliche Anforderungen hinsichtlich Arbeits- und Ruhezeiten, Pausen, Höchstarbeitszeiten und mehr in TimeTac definieren und in der Stundenabrechnung überwachen. So verlieren Sie wichtige Anforderungen nicht aus dem Blick.

Die Stundenabrechnung ist mit TimeTac schnell gemacht

Die Stundenabrechnung erfolgt in TimeTac mit nur einem Klick und Sie bekommen so einen schnellen Überblick über die erfassten Arbeitszeiten, die Auswertung von Soll- und Ist-Arbeitszeiten, Überstunden und Zeitausgleich. Dabei berücksichtigt TimeTac alle selbst definierten Arbeitszeitmodelle, individuelle Zuschläge und Überstundenregelungen sowie Abwesenheiten und Urlaube (sofern diese im System eingetragen sind). Die entstehenden Daten lassen sich anschließend in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übertragen.

Zentrales Dashboard mit allen wichtigen Informationen

TimeTac bietet Ihnen ein zentrales Dashboard mit allen wichtigen Daten und Benachrichtigungen. Hier können Sie beispielsweise aktuell getrackte Zeiten von Mitarbeiter:innen einsehen, erhalten eine Übersicht über die getrackten Zeiten von Projekten und Aufgaben und sehen Benachrichtigungen und Kurznachrichten, die andere Mitarbeiter:innen für Sie hinterlassen haben.

Im übersichtlichen Dashboard finden Sie alle Informationen, die Sie brauchen

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Je nachdem, welche Rolle Sie im System ausfüllen, und welche Zuständigkeiten für Sie definiert sind, sehen Sie hier entweder die Arbeits- und Projektzeiten aller Mitarbeiter:innen, die Zeiten eines festgelegten Teams oder nur Ihre eigenen Zeiten und Benachrichtigungen. Welche Informationen Ihnen dabei jeweils zur Verfügung stehen, wird durch die Benutzerverwaltung und die individuelle Konfiguration von Rollen, Rechten und Zuständigkeiten im System definiert.

Statusübersicht für Überblick über alle Mitarbeiter:innen

Besonders nützlich für Vorgesetzte ist die Registerkarte “Statusübersicht”, in der Sie auf einen Blick sehen können, welche Mitarbeiter:innen sich bereits eingecheckt haben und an welchen Projekten und Aufgaben sie aktuell arbeiten, wer abwesend, im Home Office oder im Urlaub ist, wer gerade Pause macht und mehr. Das ist vor allem für die Organisation einer möglichen Home-Office-Regelung interessant und erlaubt Vorgesetzten jederzeit die Kontrolle über die Arbeitszeiten ihrer Teams.

In der Statusübersicht sehen Sie, wer gerade woran arbeitet

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Berichte und Auswertungen online oder als XLS

Mithilfe der Auswertungen in TimeTac können Sie verschiedene Arten von Berichten und so beispielsweise die Arbeitszeiten einzelner Teams oder Projekte, die aktuell geplanten Urlaubs- und Abwesenheitstage und vieles mehr auswerten. Dabei wartet TimeTac zwar mit übersichtlichen Reports, allerdings nicht durch grafische Auswertungen oder Diagramme auf. Auswertungen werden grundsätzlich in Form von Tabellen generiert. Der Vorteil allerdings: Diese lassen sich mit nur einem Klick als XML-, XLS- oder CSV-Datei exportieren oder ausdrucken.

Reports lassen sich individuell erstellen und als XLS-Tabelle exportieren

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TimeTac Health für digitale 3G-Nachweise

Ganz neu in TimeTac ist das vierte Modul “TimeTac Health” für digitale 3G-Nachweise während der Corona-Pandemie. Mitarbeiter:innen haben durch “Health” die Möglichkeit, 3G-Nachweise und Zertifikate per QR-Code einzuscannen oder einfach über die TimeTac-App hochzuladen und so zentral zu dokumentieren. Dadurch realisieren Sie eine einfache (und datenschutzkonforme) Form der Zutrittskontrolle und sind auf der sicheren Seite.

Ganz neu in TimeTac ist das neue Modul Health für digitale 3G-Nachweise

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TimeTac bringt eine Reihe von Funktionen für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung in Ihrem Unternehmen mit. Diese sind größtenteils im günstigsten Modul “Urlaubsverwaltung” enthalten und erlauben Ihnen das übersichtliche Management von Urlaubstagen und Abwesenheiten; zudem können Sie in TimeTac einen individuellen Genehmigungsprozess etablieren:

Urlaubsplaner als zentraler Kalender

TimeTac enthält einen eigenen Urlaubsplaner, in dem Sie Urlaube und andere Abwesenheiten (z.B. Krankheiten, etc.) eintragen und verwalten können. So können Sie nicht nur für alle Mitarbeiter:innen individuelle Arbeitszeitmodelle entwerfen, sondern auch deren Jahresurlaub definieren und im Urlaubsplaner im Auge behalten. Dank des Urlaubs- und Teamkalenders behalten Sie immer im Blick, welche Mitarbeiter:innen wann und wie lange ausfallen und können entsprechend planen.

Im Urlaubsplaner sehen Sie alle Abwesenheiten und Urlaube auf einen Blick

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User können in TimeTac selbstständig Urlaubsanträge stellen, die anhand Ihres individuellen Genehmigungsprozesses im System genehmigt werden. So bietet TimeTac die Möglichkeit, alle Workflows zu Abwesenheiten digital zu managen.

Individuelle Abwesenheitsarten und Feiertage

Durch die sehr hohe Möglichkeit zur Konfiguration von TimeTac haben Sie die Möglichkeit, individuelle Abwesenheitstypen und Feiertagskalender als Vorlage für Ihre Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung zu erstellen und diese einem gewissen Workflow zuzuordnen. So definieren Sie beispielsweise in einem individuellen Genehmigungsprozess, dass Urlaubsanträge zuerst von den Linienvorgesetzten bewilligt werden müssen, oder welche Feiertage in welchem Land/Bundesland gesetzlich sind und welche nicht.

Auf Wunsch lassen sich ganz individuelle Abwesenheitsarten und Feiertagskalender konfigurieren

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Die Funktionen für die Projektverwaltung in TimeTac sind größtenteils im Modul “Projektzeiterfassung” enthalten und umfassen das Anlegen einer Projekt- und Aufgabenliste (die sich als Workaround beispielsweise auch als Leistungskatalog für Dienstleister verwenden lässt) und die Zuordnung von Aufgaben und To-Dos zu einzelnen Mitarbeiter:innen.

Zentrale Projektliste mit Unteraufgaben

In der zentralen Projektliste sehen Sie alle aktuellen Projekte Ihres Unternehmens mit den jeweiligen Unteraufgaben. Jede Aufgabe lässt sich dabei einzeln bestimmten Mitarbeiter:innen zuordnen. Zeiten auf einzelne Aufgaben (und damit für das übergeordnete Projekt) tracken Sie auf Wunsch direkt aus der Projektansicht heraus mit Klick auf den Start-Button.

Die Projektliste zeigt Ihnen alle aktiven Projekte und Aufgaben

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Aufgabenübersicht und To-Dos je User

Besonders schön ist, dass hier alle Informationen zu den jeweiligen Projekten und Aufgaben in einer einzigen Ansicht vorliegen. So sehen Sie hier nicht nur, welche Aufgaben anstehen, sondern können beispielsweise auch Bemerkungen und Notizen hinterlassen oder angeben, wie viele der aufgewendeten Stunden abrechenbar sind. Ebenfalls nett ist die persönliche Aufgabenübersicht, die Sie über “Aufgaben: LiveStart” einsehen können, und die auf Wunsch alle Ihre anstehenden To-Dos als Quick-Buttons enthält, so dass Sie schnell und unkompliziert die Zeiterfassung für Ihre anstehenden Aufgaben starten können.

In Ihren To-Dos starten Sie ganz bequem die Zeiterfassung für Ihre aktuellen Tasks

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Keine zusätzlichen Projektmanagement-Funktionen

Ausgemachte Projektmanagement-Funktionen enthält TimeTac darüber hinaus allerdings nicht. Weder können Sie Projekte detailliert im System planen, noch können Sie die Aufgaben in einem anderen Projektmanagement-Modell, beispielsweise als Kanban-Board anzeigen lassen. Leider bringt TimeTac aktuell auch keine nativen Schnittstellen zu Projektmanagement-Tools mit, so dass die PM-Features der Software ein wenig verloren und kontextlos wirken. Für die Organisation projektbasierter Teams mit Hinsicht auf die Zeiterfassung reichen die enthaltenen Funktionen allerdings vollkommen aus.

Keine direkten Möglichkeiten der Rechnungsstellung

TimeTac bietet aktuell keine Möglichkeiten, getrackte Projektzeiten direkt aus dem Tool heraus in Rechnung zu stellen. Durch das Faktura-Feature (das Sie auf Wunsch im System aktivieren können) lassen sich Zeitbuchungen eines Projekts allerdings als abgerechnet kennzeichnen und damit sperren, zu Rechnungen inklusive Rechnungsnummern zusammenfassen und exportieren. Alternativ können Sie TimeTac mit FastBill und via API auch mit anderen Rechnungstools koppeln.

Was kostet TimeTac?

Die Zeiterfassungssoftware TimeTac bekommen Sie ab 16,50 Euro Grundgebühr plus Modulgebühren pro Monat bei jährlicher Zahlung; Letztere sind die Kosten für die gewählten Module (also “Arbeitszeiterfassung”, “Projektzeiterfassung” und “Urlaubsverwaltung”) und betragen 2,50 Euro für “Urlaubsverwaltung”, 4 Euro für “Arbeitszeiterfassung” und 8 Euro pro Monat und User für “Projektzeiterfassung”. Weitere Details zu den Kosten und Konditionen von TimeTac finden Sie in der ausführlichen Tarifübersicht von trusted.de:

TimeTac bietet ein günstiges und skalierbares Preismodell

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Wie benutzerfreundlich ist TimeTac?

TimeTac präsentiert sich relativ benutzerfreundlich mit einigen kleineren Lücken. Die übersichtliche Web- und Desktop-Oberfläche hält zwar mit nur wenigen Klicks alle wichtigen Übersichten und Informationen für Sie parat, könnte allerdings ansprechender gestaltet sein. Besser gelungen sind die mobilen Apps des Anbieters. Trotz der leicht unübersichtlichen Oberfläche fällt der Einstieg in TimeTac dank interaktiver Tutorials und vielen Hilfsmaterialien dennoch sehr leicht. Weitere Informationen zur Usability finden Sie hier:

Altbacken wirkende aber übersichtliche Web-Oberfläche

Die TimeTac-Oberfläche wirkt (zumindest in der Web- und Desktop-Version) ein wenig altbacken und weniger modern, als beispielsweise die Wettbewerber Clockodo oder der sehr entschlackte timeBuzzer. An stationären Geräten wirkt TimeTac eher wie eine Office-Anwendung der Nuller-Jahre, als eine moderne Time-Tracking-App; darunter leidet glücklicherweise allerdings nicht die Übersichtlichkeit, die durch eindeutig beschriebene Registerkarten gewährleistet wird.

Die Weboberfläche von TimeTac wirkt ein wenig altbacken

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Einige Handgriffe, wie beispielsweise das Anlegen neuer Projekte und Aufgaben, könnten hier allerdings intuitiver gelöst werden. Ganz allgemein ist das Handling der Web- und Desktop-Versionen von TimeTac ein wenig schwerfällig und mit kürzeren Ladezeiten verbunden. Gut gelungen ist allerdings die Aufteilung in ein Seitenmenü - das alle Funktionsbereiche enthält und nach Belieben ein- oder ausgeklappt werden kann - und die Registerkarten, die die wichtigsten Funktionen beinhalten und für jeden User individuell sind.

Durch die Registerkarten und das einklappbare Side-Menü ist für Übersichtlichkeit gesorgt

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So können alle Mitarbeiter:innen die für sie wichtigen Registerkarten offen halten und so nicht lange im Seitenmenü nach den passenden Funktionen suchen. Nur die wichtigsten Registerkarten - wie beispielsweise das zentrale Dashboard, die Stundenabrechnung und der Teamkalender - sind für Administrator:innen in TimeTac ständig geöffnet und erlauben eine schnelle und reibungslose Navigation.

Dank der Desktop-Versionen lässt TimeTac sich auch offline ohne aktive Online-Verbindung nutzen.

Schön und modern gestaltete mobile App

Schöner und ansprechender ist dagegen die mobile App der Zeiterfassungssoftware gelungen. Diese gibt es für iOS- und Android-Geräte und enthält alle wichtigen Features und Übersichten, die auch die Web- bzw. Desktop-Ansicht mitbringt - nur ein wenig moderner aufbereitet. In der mobilen App behalten Sie den Überblick über alle getrackten Zeiten und Benachrichtigungen und können schnell und einfach weitere Arbeitszeiten tracken, den Teamkalender einsehen oder Projektfortschritte verfolgen.

Die mobile App des Time-Tracking-Tools (hier im Dark Mode) macht einen viel moderneren Eindruck

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Einfaches Onboarding durch interaktive Tutorials

Besonders schön gelöst ist das Onboarding in TimeTac. Starten Sie die Software zum ersten Mal, werden Sie von einer Registerkarte “Willkommen” und einer kleinen interaktiven Tour durch die wichtigsten Software-Bereiche begrüßt, die Ihnen die ersten Schritte erleichtern soll. Fragen Sie sich, wie eine spezielle Registerkarte funktioniert und welche Funktionen sie enthält, gibt es auch dafür kleinere Touren und Tutorials, die Ihnen die wichtigsten Handgriffe näherbringen. So lernen Sie den Umgang mit TimeTac sehr intuitiv und Schritt für Schritt.

Durch die interaktive Willkommenstour lernen Sie schnell und einfach den Umgang mit der Software

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Hochgradige Anpassbarkeit und Flexibilität

TimeTac ist eine Standard-Software, die umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für Administrator:innen bietet. So gut wie alle Softwarebereiche - von den verwendeten Arbeitszeitmodell- und Abwesenheits-Vorlagen, über die Verwaltung von Teams und Verantwortlichkeiten bis hin zum individuellen Projekt- und Leistungskatalog (mit festgelegten Preisen) lassen sich anpassen und auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden. Das bedeutet (auch bedingt durch die suboptimale Web-Oberfläche) einen gewissen administrativen Aufwand, führt aber zu einer passgenauen Zeiterfassungs-Lösung.

Beachten Sie, dass der trusted-Test sich ausschließlich auf die Softwarelösungen von TimeTac konzentriert und kein Praxistest der verfügbaren Hardware möglich ist. Mehr über die Terminal-Lösungen von TimeTac erfahren Sie im übersichtlichen Tarifüberblick von trusted.de (siehe unten).

Wie sicher ist TimeTac?

TimeTac gilt als sehr sicher und DSGVO-konform. Die österreichische Zeiterfassungslösung verfügt über eine gültige Datenschutzbestimmung im Sinne der DSGVO. Alle Kundendaten werden sicher und verschlüsselt (per 256-Bit-TLS-Verschlüsselung) ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gelagert, die von Hetzner betrieben werden. Alle Daten werden gespiegelt aufbewahrt, um Datenverlusten vorzubeugen. Die eingesetzten Server verfügen über eine Zertifizierung nach ISO 27001 für IT-Sicherheit.

Welchen Kundenservice bietet TimeTac?

TimeTac leistet kostenfreien deutsch- und englischsprachigen Support sowohl per Telefon-Hotline als auch per E-Mail. Das Support-Team des Anbieters ist dabei von Montag bis Donnerstag jeweils zwischen 9 und 17 Uhr und Freitags zwischen 9 und 13 Uhr für Sie erreichbar. Möglich ist auch der Support über die Fernwartungssoftware Teamviewer, die Sie kostenfrei direkt aus der TimeTac-Oberfläche herunterladen können. Hinzu kommen diverse Online-Hilfsmittel für den Support, wie beispielsweise PDF-Anleitungen, Tutorials oder kostenfreie Webinare, die TimeTac regelmäßig veranstaltet.

Das Support-Team von TimeTac ist auf vielen Kanälen für Sie erreichbar

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Umfassendes Online-Hilfematerial

Der aufmerksame und gut erreichbare Kundensupport von TimeTac wird in diversen Bewertungen bestehender User lobend erwähnt. Wirklich großartig ist allerdings die Auswahl an Online-Dokumentationen. Neben der im Abschnitt “Usability” beschriebenen Onboarding-Funktionen bietet TimeTac direkt in der Web-Oberfläche oder in der TimeTac-App eine ganze Reihe von bebilderten Anleitungen, die einzelne Funktionen und Features erklären und den Einstieg in die Software extrem erleichtern.

Alternativ steht Ihnen online eine große Auswahl an Hilfematerial zur Verfügung

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Alle Anleitungen und Tutorials lassen sich zudem als PDF herunterladen.