Anmeldung & Verwaltung: Schnell, klar, fehlerfrei
Im trusted Test bietet clockin eine absolut reibungslose Benutzerverwaltung!
Die Anmeldung klappte durchweg schnell und einfach. Neue Mitarbeiter:innen-Accounts waren schnell erstellt und Pflichtfelder sinnvoll (und datenschutzkonform) beschränkt. So war der Prozess weder unnötig kompliziert, noch unvollständig.
Erster Schritt der Einrichtung: Das Anlegen aller Mitarbeiter:innen im System. Glücklicherweise klappt das mit clockin superschnell und einfach.
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockin.de
Auch das Design von clockin überzeugte direkt von Start: übersichtlich, klar strukturiert und leicht verständlich – auch für Einsteiger:innen.
Besonders positiv: clockin bietet mehrere Wege zur Aktivierung neuer Mitarbeiter:innen, z.B. als Einladungs-E-Mail, aber auch mithilfe eines individuellen Zugangscodes für die App. Damit adressiert clockin vor allem die Deskless Workforce, die häufig nicht per Mail, sondern direkt über mobile Endgeräte eingebunden wird.
clockin zielt vor allem auf diejenigen Teams ab, die nicht ständig am Schreibtisch sitzen; standardmäßig lädst du dein Team also via Code zur mobilen App ein, sodass deine Mitarbeiter:innen nicht einmal eine E-Mail-Adresse brauchen, um clockin nutzen zu können.
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockin.de
Weitere praktische Features:
- CSV-Import für größere Datenmengen (inklusive Vorlage und dreistufigem Assistent)
- Vorlagen für Standards wie Arbeitszeitmodelle, Standorte, Rollen & Berechtigungen
Klasse (aber nicht überall selbstverständlich) ist der Import von Mitarbeiter:innen per CSV. So bekommst du dein Team schnell, einfach und gesammelt ins System, ohne jeden Account einzeln anlegen zu müssen.
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Quelle: clockin.de
Lediglich die vordefinierten Benutzerrollen “Mitarbeiter”, “Projektleiter” und “Admin” könnten im System noch genauer erklärt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Besonders beeindruckt hat mich das klare, moderne Design: große Buttons, gut lesbare Formulare und eine aufgeräumte Struktur. So verliert man sich nicht in Untermenüs, sondern weiß jederzeit, wo man gerade ist. Highlight war für mich die integrierte Personalakte, mit der clockin auch Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems abdeckt – praktisch für Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen oder Schriftverkehr.
Das Ergebnis deiner Mühen sind übersichtliche und aussagekräftige Mitarbeiterprofile, die dazu auch noch etwas hermachen. Es lässt sich nicht bestreiten: clockin sieht einfach schick aus!
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockin.de
Einrichtung & Konfiguration: Stark, aber nicht grenzenlos
Die Einrichtung von clockin gelingt schnell – volle Flexibilität fehlt nur in Spezialfällen.
Für den Start stehen bereits die wichtigsten Arbeitszeitmodelle vorgefertigt zur Verfügung:
Diese lassen sich individuell anpassen und neue Modelle als Vorlagen anlegen. So lassen sich auch individuelle Regelungen für Vergütung, Pausen, Arbeits- und Ruhezeiten, Wochen- und Monatsstunden problemlos umsetzen.
Arbeitspläne lassen sich in clockin sehr tiefgreifend und detailliert individualisieren; das kostet am Anfang etwas Zeit, lohnt sich aber, um deine ganz individuellen Arbeitszeitmodelle im System abzubilden.
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Quelle: clockin.de
Sehr gelungen ist die Möglichkeit, Pausen- und Ruhezeiten individuell je Arbeitsplan zu definieren – nicht global für das gesamte Unternehmen. Hilfreich z.B. für internationale Teams mit unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen.
Durch die vielen Optionen lassen sich sehr viele verschiedene Zeitmodelle reibungslos in clockin abbilden: Vollzeit und Teilzeit sind kein Thema; auch Gleitzeit und andere Modelle (z.B. Werkstudent:innen) sind durch die Angabe der wöchentlichen Arbeitszeit erst einmal kein Problem!
Schwieriger wird es bei komplexeren Gleitzeitmodellen mit Rahmen- und Kernarbeitszeiten.
Mit clockin kannst du zwar Flex- und Kernzeiten definieren; jedoch nicht in Kombination miteinander und nur in Verbindung mit einer fixen täglichen Arbeitszeit.
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Ein Modell aus meinem Test ließ sich dadurch leider nicht lückenlos umsetzen: Ein Gleitzeitmodell mit 38 Stunden pro Woche aber flexiblen Stunden pro Tag, dafür mit fixen Rahmen- und Kernarbeitszeiten. Hier hätte ich entweder die Wochenarbeitszeit von 38 Stunden angeben können – dann aber keine Möglichkeit gehabt, Kernarbeitszeiten und Rahmenarbeitszeiten zu definieren – oder die Kern- und Rahmenarbeitszeiten zu definieren – hätte dann aber eine tägliche Soll-Arbeitszeit fix festlegen müssen, was nicht im Sinne des Zeitmodells ist. Mein Workaround: Den fiktiven Kollegen mit 38 Wochenstunden anlegen und Rahmen- und Kernarbeitszeiten außerhalb von clockin regeln.
Auch im Rest überzeugte das System: Virtuelle Touren erleichterten den Einstieg erheblich, Unternehmensdaten ließen sich schnell hinterlegen, Abwesenheitstypen waren umfangreich vordefiniert.
Kritik habe ich nur an den Genehmigungsworkflows, die sich nicht individuell anpassen lassen. Standardmäßig ist immer der jeweilige Vorgesetzte verantwortlich für Urlaubs- und Korrekturanträge, was sich leider auch nicht ändern lässt.
Besonders schön finde ich an clockin die Anpassbarkeit; so konnte ich mein Testsystem mit einem Logo und einer eigenen Farbgebung ausstatten, um die CI meines Unternehmens abzubilden. Fein!
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockin.de
Zeiterfassung & Self Service: Intuitiv, mit winzigen Einschränkungen
In Sachen Zeiterfassung und Self Service gehört clockin zu den benutzerfreundlichsten Tools im trusted Test!
clockin ist auf absolute Übersichtlichkeit ausgelegt und überzeugt mit einer klaren Trennung in zwei Bereiche:
- Arbeiten (Digitale Stempeluhr; aka Arbeitszeiten erfassen)
- Mein Bereich (Self Service für Anträge, Auswertungen, etc.)
Die Zeiterfassung per Start/Stopp-Uhr funktioniert intuitiv; manuelle Einträge sind über die Korrekturfunktion möglich.
Ein Hardware-Terminal bzw. Partner-Produkte gibt es bei clockin nicht; allerdings lässt sich ein beliebiges Mobilgerät (z.B. Tablet, Smartphone) als Terminal einrichten und zentral anbringen. Dann klappt auch die Zeiterfassung vor Ort.
Der Self Service in der mobilen App ist hervorragend umgesetzt: Arbeitszeiten erfassen, Urlaubsanträge stellen oder den Status von Anträgen prüfen – all das funktioniert reibungslos. Auch die Übersicht über Tages-, Wochen- und Monatswerte war klar strukturiert.
Besonders stark ist das Nachrichten-Feature von clockin. Hier kann ich jedem Mitarbeiter, der seine Mail-Adresse in clockin hinterlegt hat, eine Nachricht direkt auf seine Mail-Adresse senden. Perfekt für dezentrale und Remote-Teams.
Dagegen erscheint die Web-Version ein wenig mager. Hier liefert das Dashboard nur die nötigsten Daten, lässt sich nicht individuell anpassen und auch die eigenen Daten sind nur eingeschränkt anpassbar.
Auch hier wird der starke Fokus auf die “Deskless Workforce” spürbar: Die mobile App ist der geplante Standard für alle Mitarbeiter:innen, während die Browser-Version (das sogenannte “Büro-Center”) größtenteils von Admins und Teamleads genutzt werden soll.
