clockin hat es sich zum Ziel gemacht, die Büros deutscher kleiner und mittelständischer Unternehmen vom Zettelchaos zu befreien. Das händische Abtippen von Auftragsdaten oder Stundenzettel bei der Zeiterfassung sollen damit der Vergangenheit angehören.

Wie schlägt sich clockin im Zeiterfassungssysteme-Vergleich von trusted?

Screenshot: trusted.de

Quelle: office.clockin.de

Ob du dein papierloses Büro aber auch so einfach einrichten kannst, wie clockin sich das vorgestellt hat, verrate ich dir jetzt in meinem clockin-Toolüberblick:

Deine täglichen Arbeits- und/oder Projektzeiten trackst du mit clockin über verschiedene Optionen, beispielsweise im Browser. Hierbei läuft die Stempeluhr einfach unauffällig im Browser mit (fast genau so, wie beim Konkurrenten Clockodo). Das ist optimal für alle, die im Büro oder Home-Office arbeiten.

Alternativ holst du dir die mobile App für Android oder Apple und “stempelst” dich bequem von unterwegs ein. Praktisch ist, dass du deine Zeiten auch gleich auf diverse Projekte buchen kannst.

Ob Arbeitszeit oder Projektzeit – mit clockin genügt ein Klick und die Zeit läuft!

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Das kommt dir besonders dann zugute, wenn du es täglich mit unterschiedlichen Projekten zu tun hast. Sehr bequem an clockin ist, dass du dich nicht bei jedem Projekt aus- und wieder einstempeln musst. Ein Klick auf den nächsten Auftrag genügt und die sekundengenaue Zeiterfassung läuft zuverlässig weiter – ganz ohne Zeitverlust.

In der mobilen App kannst du neben verschiedensten Projekten auch deine Fahrtzeit, Ladezeit sowie Dienstgänge tracken. Auch das klappt unkompliziert per Knopfdruck! Solltest du mal keine Internetverbindung haben, ist das auch kein Problem. Alle erfassten Daten werden nachträglich mit clockin synchronisiert.

Neben der App klappt die Zeiterfassung auch per Tablet. Das nutzt du entweder mobil oder stationär im Büro oder in der Werkstatt. Dann stempeln sich auch deine Mitarbeiter:innen bequem per PIN oder QR-Code ein.

Gerade in der Dienstleistungsbranche und im Baugewerbe ist die Zeiterfassung vor Ort äußerst nützlich. In diesen Geschäftszweigen profitierst du noch von einem weiteren clockin-Feature: dem GPS-Tracking. So weißt du ganz genau, dass dein Team auch wirklich dort ist, wo es sein soll.

Beachte: Die via GPS erfassten Daten gehören zu den personenbezogenen Daten, die laut Datenschutzgrundverordnung nicht einfach so getrackt werden dürfen. Du darfst diese Funktion nur nutzen, wenn deinerseits ein berechtigtes Interesse besteht; etwa, weil deine Angestellten schon in der Vergangenheit Unfug getrieben haben oder du die GPS-Daten als Leistungsnachweis benötigst.

clockin liefert dir sehr übersichtliche Reportings. Dank individueller Einstellungen hast du die Möglichkeit, ganz eigene Berichte und Auswertungen zu erstellen. Das betrifft etwa:

• deinen gewünschten Zeitraum
• einzelne Mitarbeiter:innen, über die du mehr wissen möchtest
• ganze Abteilungen
• die bisher getrackte Zeit pro Projekt
• einzelne Geräte (Smartphone, Tablet), mit denen Zeiten und Projekte erfasst wurden

Mir gefällt hieran besonders, dass du dir alle Infos unterschiedlich grafisch aufbereitet ausgeben lassen kannst – vom klassischen Tortendiagramm bis zum übersichtlichen Säulendiagramm.

An Reportings kommst du mit nur wenigen Klicks

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Stark projektbasierte Teams oder Agenturen könnten hier Informationen fehlen, z. B. Budgets oder Projektfortschritte.

clockin bietet dir nicht nur eine durchdachte Arbeits- und Projektzeiterfassung, sondern auch eine sehr ordentliche Urlaubsverwaltung.

Ich konnte unkompliziert Abwesenheitsanträge stellen und bearbeiten, individuelle Urlaubstage für alle Mitarbeiter:innen einzeln hinterlegen und sogar regionale Feiertage mit nur wenigen Klicks einrichten. So gefällt mir das!

Ich war zudem begeistert davon, wie viele vordefinierte Abwesenheitsarten bereits im System hinterlegt sind:

• Elternzeit
• Fehlzeit unentschuldigt
• Schule
• Seminar/Lehrgang
• Kurzarbeit
• Krankheit (Betriebsunfall oder ohne Lohnfortzahlung)
• Mutterschaftsurlaub
• Kind krank

clockin hat hier schon an vieles gedacht. Schade fand ich nur, dass ich keine eigenen Abwesenheitsarten (z. B. Sabbatical) hinzufügen konnte. Das wäre für mich noch das Sahnehäubchen auf dem clockin-Eisbecher gewesen.

Die Abwesenheitsverwaltung verträgt noch ein kleines Upgrade

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Obwohl clockin für dein Projektmanagement keine besonderen Extras wie Gantt-Charts, Kanban-Boards oder andere Planungshilfen bereitstellt, ist das hauseigene Projekt-Feature meiner Ansicht nach dennoch gut gelungen.

Das liegt unter anderem am recht simplen Projekt-Prozess mit clockin: Du musst lediglich Kund:innen anlegen, Projekte mit Unterprojekten erstellen und bei Bedarf noch Checklisten anlegen. Dank der Checkliste vergessen deine Teammitglieder keine wichtigen To-dos.

Checklisten für deine Projekte erstellst du gleich im Tool

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Mein persönliches Highlight ist die umfassende Projektdokumentation. clockin hat für jedes deiner Projekte eine eigene Projektakte im Gepäck. Darin kannst du alle Vorgänge und Fortschritte deines Projekts dokumentieren.

Das Beste daran ist: In der App kannst du für deine Tätigkeitsnachweise direkt Notizen sowie Skizzen erstellen, Fotos machen und sogar digitale Unterschriften deiner Kund:innen einholen. Perfekt z. B. für Handwerksbetriebe, Dienstleister:innen oder das Baugewerbe!

Die mobile Projektdokumentation ist ein tolles Extra von clockin

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Quelle: office.clockin.de

Schade: Eine eigene Rechnungsstellung hat clockin nicht, dafür aber eine Schnittstelle zu lexoffice.

Wenn du lexoffice-Nutzer:in bist, kannst du die in clockin erfassten Projektdaten ganz unkompliziert übertragen und daraus Rechnungen zaubern. Dafür musst du lediglich das Projekt auswählen, den Stundensatz angeben und den Rest erledigt die Schnittstelle.

Wie genau die Rechnungserstellung via lexoffice-Schnittstelle funktioniert, siehst du in diesem Video:

Gestört hat mich hieran nur, dass ich nicht zwei oder mehr unterschiedlichen Stundensätze angeben konnte. Immerhin kostet jemand mit Meistertitel mehr, als die Auszubildende. Das wäre aus meiner Sicht noch das i-Tüpfelchen gewesen! Ob das für dein Business ein Störfaktor ist oder nicht, musst du letzten Endes für dich selbst entscheiden.

Wie viel kostet clockin?

clockin kostet dich zwischen 3,99 € und 9,99 € pro Monat und User im flexiblen Monatsabo. Die Kosten für dein Business setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen. Einerseits die Menge der User und andererseits die Wahl des Tarifs mit der gewünschten Vertragslaufzeit. Neben den drei Preispaketen gibt es nämlich auch drei mögliche Nutzungszeiträume.

In der nachfolgenden Tabelle erfährst du, welche Kosten pro User abhängig von Tarif und gewählter Vertragslaufzeit anfallen:

Der kleinste Tarif “Digitale Stechuhr” steht dir bereits ab 3,59 € pro Nutzer:in zur Verfügung. Hier bekommst du die nötigsten Basics für deine digitale Zeiterfassung. Deine Zeiten erfasst du dabei über den Browser, die zugehörige mobile App oder als stationäres (aber gleichzeitig transportfähiges) Terminal-Tablet. Zusätzlich bekommst du alle Features für die Urlaubsverwaltung und die Anbindung an DATEV.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis kann sich absolut sehen lassen!

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Quelle: office.clockin.de

Im nächst größeren Tarif “Projekt Zeiterfassung” bekommst du, was draufsteht: alle Funktionen für die Projektzeiterfassung. Hier erfasst du einzelne Leistungen, die in Ober- und Unterprojekte aufgeteilt sind, kannst Kund:innen anlegen und dank der lexoffice-Schnittstelle automatisch Rechnungen erstellen. Deine Projekte trackst du mit clockin schon ab 6,29 € pro Monat.

Im größten Paket “Zeiterfassung & Dokumentation” erwartet dich das Komplettpaket mit einigen Extras. Du kannst nun beispielsweise Checklisten sowie Formulare erstellen, deine Arbeit bei Kund:innen vor Ort mit dem Smartphone dokumentieren, Skizzen sowie Notizen in der mobilen App erstellen und deine Kund:innen sogar unterschreiben lassen. Den Preis von mindestens 8,99 € pro Monat halte ich persönlich bei diesem Funktionsumfang für angemessen.

clockin ist vollkommen DSGVO-konform. Das Tool wird in Deutschland (genauer: bei DTS) in zertifizierten Rechenzentren gehostet und unterliegt dem strengen deutschen Datenschutz. Deine Daten werden dabei ausschließlich per TLS-/bzw. SSL-Verschlüsselung übertragen. Ob alles seine Richtigkeit hat, überprüft regelmäßig ein Datenschutzbeauftragter aus der eigenen Stadt (Münster).

Damit du dich in clockin gut auskennst, liefert dir der Anbieter zahlreiche Hilfsangebote. Ich wurde sowohl in der Web-App als auch in der mobilen App von einer Hilfstour begrüßt, die mir die wichtigsten Schritte einmal zeigte. Ergänzend zur Anwendung gibt es noch das Helpcenter sowie eine große Auswahl an Video-Tutorials zu entdecken.

Wenn du lieber persönlich mit dem Support-Team Kontakt aufnehmen möchtest, kannst du das telefonisch oder via Live-Chat tun. Das Team steht dir zwischen Montag und Freitag von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr zur Verfügung.