Sehr guter Einstieg mit kleinen Hürden: Die Einrichtung von TimeTrack
4,5 von 5 Sternen bekommt TimeTrack für die Anmeldung, Benutzerverwaltung und Einrichtung; dank interaktiver Touren und Videos gelingt der erste Einstieg in TimeTrack quasi mühelos!
Der erste Eindruck im trusted Test war entsprechend positiv! Nach der reibungslosen Anmeldung wirst du von einer interaktiven Tour durch das System geführt. Klickst du zum ersten Mal auf einen neuen Funktionsbereich, stehen dir zudem erklärende Videotutorials zur Verfügung. Das erleichtert die Einarbeitung enorm!
Die Einrichtung von TimeTrack ist schnell erledigt und erfolgt in wenigen Schritten.
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetrackapp.com
Die wichtigsten Erkenntnisse aus meinem Test:
- Die Anmeldung im Tool klappt schnell und reibungslos.
- Der Prozess zum Anlegen neuer Mitarbeiter:innen ist klar strukturiert und intuitiv.
- Die Eingabe von Mitarbeiterdaten ist einfach, unkompliziert und auf die wesentlichen Daten beschränkt.
- Damit auch Nutzer:innen ohne Firme-E-Mail die Zeiterfassung nutzen können, lassen sie sich alternativ mit einem “Benutzernamen” anmelden, statt mit der E-Mail-Adresse
- Die Zuweisung von Rollen (Admin, Teamleitung, etc.) ist einfach und feinporig; Berechtigungen lassen sich als Vorlagen speichern
Super: TimeTrack liefert einen simplen Import per CSV-Datei. Hast du eine Liste deiner Mitarbeiter:innen im CSV-Format, kannst du so deine gesamte Belegschaft auf einmal anlegen. Konfigurieren und einladen musst du die einzelnen Mitarbeiter:innen dann aber trotzdem noch.
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Nur drei Punkte haben mich bei der Ersteinrichtung von TimeTrack (leicht) gestört: 1. Dass ich Arbeitszeitmodelle, Soll-Stunden oder Urlaubsansprüche nicht direkt beim Anlegen neuer Mitarbeiter:innen vergeben konnte. Stattdessen musste ich erst den Account anlegen, dann abspeichern, dann den neuen Mitarbeiter dann noch einmal öffnen und konfigurieren und zum Schluss sogar noch manuell per E-Mail einladen. Das kann nerven, wenn du mehrere Mitarbeiter:innen hintereinander anlegen willst. 2. Dass es keine voreingestellten Arbeitszeitmodelle gibt. Voreinstellungen hat TimeTrack nicht, auch wenn es während der Anmeldung hieß, dass das System auf Basis meiner Daten für die Zeiterfassung in Deutschland vorbereitet wird. Am Ende musste ich dann doch alles selbst von Grund auf konfigurieren, inklusive Arbeitszeitregelung, Feiertagskalender und Co. Selbst das klassische 40-Stunden-Modell gab es nicht als Vorlage. 3. Dass sich Gleitzeitmodelle nur mit einem Workaround anlegen lassen. Grundsätzlich ist in TimeTrack für jedes Arbeitszeitmodell eine fixe Stundenzahl pro Tag vorgesehen – was komplex wird, wenn die Arbeitsstunden variieren bzw. flexibel sind. Das sind alles keine Ausschlusskriterien – geht aber einfacher! Enterprise-Kund:innen haben diese Probleme übrigens (teilweise) nicht. Entscheidest du dich für das teuerste Paket, bekommst du eine Vorzugsbehandlung und TimeTrack richtet alle nötigen Vorlagen für dich ein.
Neue Benutzer:innen bzw. Mitarbeiter:innen legst du erstmal nur mit den wichtigsten Informationen an.
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetrackapp.com
Zwei Welten: Die strikte Trennung von Arbeits- und Projektzeiten
Die größte Hürde im alltäglichen Gebrauch von TimeTrack ist die parallele Erfassung von Anwesenheits- und Projektzeiten, die zu Verwirrung und Mehraufwand führen kann.
TimeTrack eignet sich sowohl für die reine Arbeitszeiterfassung, als auch für die spezifische Projektzeiterfassung (um Zeiten auf Projekte, Aufgaben oder Kund:innen zu buchen). Das ist erstmal super!
Ein Blick auf die Arbeitszeiterfassung (“Anwesenheiten”) in TimeTrack. Zeiten lassen sich bequem per Stoppuhr oder in der Stundentafel per Drag-and-Drop erfassen.
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetrackapp.com
Anders als z.B. bei Clockodo, wo beides Hand in Hand geht, existieren die beiden Module bei TimeTrack aber unabhängig voneinander im System. Das bedeutet:
- Es gibt zwei verschiedene Wochenübersichten, die aber identisch aussehen
- Es gibt zwei separate Stoppuhren, die an unterschiedlichen Stellen in der Oberfläche untergebracht sind; eine für die reine Anwesenheit, eine für Projektzeiten
- Erfasste Anwesenheitszeiten können nicht auf Projekte gebucht werden; umgekehrt tauchen Projektzeiten nicht im digitalen Stundenzettel der Arbeitszeiterfassung auf.
Diese strikte Trennung ist erstmal ein Vorteil für Unternehmen, die Arbeits- und Projektzeiten unabhängig voneinander tracken. So wird das Büro z.B. über die reine Arbeitszeiterfassung abgewickelt, der Außendienst mit Kundenterminen über die Projektzeiterfassung.
Ich sehe aber auch das Potenzial für Verwirrung, Fehleinträge und Doppelbearbeitung; vor allem, wenn dein Team vorher mit einer Zeiterfassungslösung gearbeitet hat, in der es diese strikte Trennung nicht gab.
Allerdings kannst du bei Bedarf auch den jeweils nicht benötigten Funktionsbereich ausblenden, um die Übersicht zu erhöhen. Das klappt dann nur nicht für Mitarbeiter:innen, die sowohl die reine Anwesenheit tracken wollen, als auch Zeiten auf Projekte buchen.
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Maximilian Reichlin
trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software
Abgesehen von dieser Problematik ist die Bedienung im Alltag aber phänomenal einfach. Die digitale Stoppuhr ist mit einem Klick gestartet und fungiert gleichzeitig als Fortschrittsanzeige, die deine verbleibenden Soll-Stunden anzeigt. Vergangene Zeiteinträge lassen sich unkompliziert korrigieren oder per Drag-and-Drop in der Wochenansicht nachtragen.
Flexibel, aber ohne Farbe: Die Anpassungsmöglichkeiten von TimeTrack
Für die Anpassbarkeit und Personalisierbarkeit des Systems erhält TimeTrack im trusted-Test 3,5 von 5 Sternen; solide, aber nicht bahnbrechend.
Beginnen wir mit dem Positiven: Die Benutzeroberfläche von TimeTrack lässt sich bis zu einem gewissen Grad anpassen. Auf den ersten Blick wirkt das Tool durch seinen großen Funktionsumfang ziemlich überladen; allerdings lässt sich jeder Funktionsbereich, den du nicht brauchst, in den globalen Einstellungen ausblenden. Das reduziert die Komplexität und sorgt für ein aufgeräumtes und übersichtliches Interface.
Zusätzlich lassen sich Dashboards flexibel gestalten. Mithilfe von Widgets kannst du individuelle Übersichten für verschiedene Nutzerrollen erstellen. Auch die Darstellung von Listen, zum Beispiel in der Stundenübersicht, kann durch eigene Filter und Sortierungen angepasst werden.
Abzüge gibt es hier in der B-Note:
- Kein Branding: Du kannst weder ein eigenes Firmenlogo hochladen, noch die Farbgebung des Tools an dein Corporate Design anpassen.
- Limitierte Datenfelder: Benutzerdefinierte Felder gibt es nicht; willst du unternehmensspezifische Daten z.B. für Mitarbeiter:innen pflegen, gibt es dafür nur vier “Freie Felder”, die sich aber auch nicht umbenennen lassen.
Zeiterfassung per Terminal: Möglich, aber preislich unsicher
TimeTrack lässt sich mit Hardware-Terminals verschiedener Hersteller (Datafox, PCS, Assa Abloy, Easy Secure) verbinden und bietet als Alternative eine Terminal-App für Tablets an.
Neben der Erfassung per Webbrowser ist damit auch die stationäre Zeiterfassung abgedeckt. Das ist interessant für Unternehmen in der Produktion, im Gesundheitswesen oder mit hohen Sicherheitsanforderungen. Die Zeiterfassung ist dann z.B. mit Chipkarten, RFID-Karten oder per Fingerabdruck möglich.
Terminals von Datafox lassen sich einfach mit TimeTrack koppeln; TimeTrack bietet die Geräte in der gewünschten Konfiguration auch selbst zum Kauf an und wickelt den Einrichtungsprozess und den Support ab.
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetrackapp.com
TimeTrack bietet einen übersichtlichen Preisrechner auf der Website, in dem du dir ein Datafox-Terminal in Kombination mit TimeTrack individuell zusammenstellen kannst. Kauf, Einrichtung und Service für deine Geräte laufen vollständig über TimeTrack, sodass du als User von einer Komplettlösung profitierst. Allerdings gibt es die Terminals von TimeTrack nur zum Kauf (mit Einmalpreis), nicht als flexible Miet-Option.
Neben den Datafox-Geräten, die TimeTrack selbst anbietet, empfiehlt der Anbieter noch weitere Terminals von Assa Abloy und Easy Secure – wenn auch die Zutrittskontrolle eine Rolle spielt. Insgesamt werden 8 verschiedene Geräte empfohlen – darunter zwei spezielle Terminals für den Einsatz in der Produktion.
