Die Anforderungen von Unternehmen an ERP-Software können je nach Branche und Tätigkeitsfeld sehr unterschiedlich ausfallen. Standard-Lösungen helfen hier nur selten weiter. Poool wurde genau mit diesem flexiblen Anspruch entwickelt und deckt so z.B. die Bedürfnisse von (Kreativ-)Agenturen, Consulting-Unternehmen, Architekt:innen und Ingenieur:innen ab. Der Funktionsumfang ist riesig!

Poool hat einen riesigen Funktionsumfang und deckt je nach Branche verschiedenste Anforderungen ab; darüber steht aber immer der Anspruch, Prozesse und Projekte massiv zu vereinfachen

Screenshot: trusted.de

Quelle: poool.cc

Was das Tool kann und auf welche Funktionen du dich im Alltag mit Poool verlassen kannst, zeige ich dir hier:

Projekte verwaltest du mit Poool in einer digitalen Projektmappe, in der neben den grundlegenden Projektdaten alle weiteren wichtigen Informationen zusammenlaufen. Dazu gehören die interne und externe Kommunikation, Material- und Bestelllisten, Aufgabenboards und natürlich die Projekt- und Ressourcenplanung.

Die übersichtlichen Dashboards in Poool halten alle wichtigen Informationen für dich und dein Team bereit

Screenshot: trusted.de

Quelle: poool.cc

Deine Projekte visualisierst du mit verschiedenen Grafiken wie Gantt-Charts, Kanban-Boards oder einfache Listen- und Tabellenansichten.

Eine Besonderheit von Poool zeigt sich im Aufgabenmanagement: hier liefert das Tool ein Ticketsystem, mit dem du vor allem sehr kleinteilige, aber wichtige Projektaufgaben sauber managst. Das schafft Ordnung und gibt dir vor allem einen guten Überblick über Prioritäten und kritische Aufgaben.

Das Kontaktmanagement mit Poool geht über die “normale” Verwaltung von Kunden- und Stammdaten hinaus. Die Software beinhaltet ein komplettes CRM-System, mit dem du neben der Kontaktverwaltung auch Vertriebsprozesse effektiv steuern kannst.

Poool ermöglicht ein sauberes Leadmanagement, von der Akquise bis zum erfolgreichen Abschluss. Dafür liefert die Anwendung eine 360-Grad Kundenansicht, mit der du alle Aspekte der Kundenbeziehung im Blick behalten und personalisierte Interaktionen starten kannst.

Die Kontaktlisten lassen sich benutzerdefiniert gestalten. So segmentierst du deine Kontakte und teilst sie unterschiedlichen Kategorien zu. Poool zeigt hier eine hohe Anpassungsfähigkeit und du kannst die Kontaktverwaltung optimal an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen.

Das Angebots- und Rechnungsmanagement ist direkt in Poool eingebunden. Mit dem Editor lassen sich Angebote und Rechnungen aus Vorlagen oder “from Scratch” erstellen und an dein Corporate Design anpassen. Neben dem einfachen E-Mail-Versand unterstützt Poool auch E-Rechnungen über XRechnung bzw. ZUGFeRD und verfügt sogar über eine Online-Banking-Schnittstelle.

Manage deine Ausgangsrechnungen einfach und übersichtlich mit Poool

Screenshot: trusted.de

Quelle: poool.cc

Stark ist zudem der Abrechnungsassistent, mit dem du auch wiederkehrende Rechnungen automatisiert versenden kannst. Gerade bei Abonnements oder länger laufenden Beratungs-Verträgen entlastet dich Poool so im Rechnungsmanagement.

Super: Auch gebuchte Projektstunden lassen sich direkt über Poool abrechnen. Für Architektur- und Ingenieurs-Büros gibt es außerdem die Möglichkeit zur kumulativen Abrechnung.

Für Q4 2025 ist außerdem eine Schnittstelle zum Ausgabenmanagement-Tool Moss geplant. Dadurch soll es möglich sein, virtuelle Kreditkarten mit fixen Budgets für in Poool angelegte Projekte zu erstellen, um alle Projektausgaben an einer zentralen Stelle zu sammeln und gemeinsam zu verwalten.

Weitere Funktionen betreffen das Mahnwesen, das du direkt aus dem System heraus steuerst. Außerdem bietet Poool als eine der wenigen verglichenen Agentursoftwares ein Feature für die Reisekosten-Abrechnung.

Die digitale Zeiterfassung ist ein zentraler Baustein von Poool. Neben der normalen Zeiterfassung für Aufgaben und Projekte erlaubt Poool die Arbeitszeiterfassung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben. Auch Remote-Teams profitieren vom Einsatz der Software: über den Homeoffice-Assistenten verknüpft Poool die Zeiterfassung sinnvoll mit einem Arbeitsort-Widget. Das zeigt an, ob du im Homeoffice bist, auf einem Kundentermin oder im Office - Cool!

Außerdem ermöglicht Poool die Erstellung individueller Arbeitszeitmodelle, sowie die Erfassung von Gleitzeiten und Überstunden. Sogar die Urlaubs- und Vertretungsplanung lässt sich bequem über Poool erledigen.

Arbeits- und Projektzeiten laufen in Poool strikt voneinander getrennt. Einerseits erfasst du reine Arbeits- und Anwesenheitszeiten (zur Compliance mit geltenden Arbeitszeitgesetzen); andererseits erfasst du abrechenbare und nicht abrechenbare Projektstunden, die dann z.B. zur Abrechnung an die Buchhaltung weitergeleitet werden können oder für die Echtzeit-Berechnung verbliebener Projektbudgets verwendet werden.

Das Reporting in Poool ist ausgezeichnet und erlaubt dir die Auswertung aller im System befindlichen Daten. Dazu gehören natürlich in erster Linie Budgetauswertungen, Reportings zu Kund:innen und Lieferanten, Projektumsätze und Liquiditätsauswertungen. In Sachen Finanzplanung liefert Poool Umsatzprognosen, Quartals- und Jahresbilanzen sowie Zielauswertungen.

Neben diesen “Standard”-Reportings kannst du auch benutzerdefinierte Auswertungen und Berichte erstellen, also etwa zur Auslastung und Produktivität. Hinzu kommt seit neuestem eine API für die Übermittlung der Daten aus Poool an gängige Business-Analytics-Tools, um dort noch detailliertere Echtzeit-Reportings zu bauen.

Für das Dokumentenmanagement und die vorbereitende Buchhaltung stellt Poool eine Beleg- und Dokumentenablage bereit, mit der du alle Belege (Lieferscheine, Stundenzettel, Rechnungen etc.) sauber ablegst und verwaltest.

Über die automatische Belegerkennung ziehst du neue Belege ganz einfach per Drag-and-Drop ins System und Poool liest selbstständig die Inhalte aus. Die manuelle Eingabe von Belegdaten entfällt also.

Alle Rechnungen und sonstigen Dokumente kannst du direkt mit Projekten oder Kundenkontakten verknüpfen und so für die Buchhaltung und Steuer vorbereiten. Zwar ist Poool im eigentlichen Sinn nicht GoBD-konform, hier hilft aber ein kleiner Workaround: Über Zugriffsrechte und die Benutzerrollen kannst du als Admin steuern, wer in deinem Team Zugriff auf Dokumente hat und diese verändern kann.

Poool wird aktuell in vier verschiedenen Tarifen bzw. Leistungspaketen angeboten. Bis auf den Einstiegstarif “Core” sind alle Editionen über eine Basislizenz erhältlich, auf die dann die einzelnen Benutzerlizenzen aufaddiert werden. Die Abrechnung erfolgt dann Monatsweise mit flexiblen Laufzeiten.

Wie viel kostet Poool?

“Core” startet bei 27 Euro pro Lizenz und Monat und bietet die Basic-Features. “Teams” erweitert die Funktionen u. a. um Mahnwesen, Ressourcenplanung und erweitertes Auftragsmanagement. Hier kostet die Lizenz und (inklusive der Grundgebühr bzw. Basislizenz) ab 156 Euro pro Monat. Die Edition “Pro” bietet den vollen Funktionsumfang und kostet in der Basislizenz 349 Euro pro Monat. Für maßgeschneiderte Lösungen und Teams mit über 100 Mitarbeiter:innen bietet Poool noch den Tarif “Global”. Preise erfährst du hier auf Nachfrage im Vertriebsteam von Poool.

Ein Blick auf die Leistungspakete und Preise von Poool

Screenshot: trusted.de

Quelle: poool.cc

Aufgrund der Grundgebühr bzw. Basislizenz ist Poool eher eine der höherpreisigen Agentursoftwares im Vergleich. Betrachtet man Poool dagegen als vollumfängliches ERP-System, relativiert sich der hohe Preis. Denn dafür liefert die Anwendung einen riesigen Funktionsumfang und verdient tatsächlich das Prädikat “All-in-One-Software”.

Kleineren Teams würde ich zu schlankeren und damit günstigeren Lösungen raten.

Poool läuft ausschließlich über Server in Deutschland. Die Rechenzentren sind nach ISO 27017 zertifiziert und werden von der Hetzner Online GmbH betrieben. Alle Poool-Instanzen erhalten regelmäßige Backups. Datenübertragungen sind mit TLS-128 verschlüsselt. Poool ist vollständig DSGVO-konform.

Poool legt großen Wert auf den Kundensupport und ist über die Supportkanäle E-Mail und Telefon erreichbar. Die Servicezeiten sind Montag bis Freitag im Zeitraum zwischen 8:30 und 17:30 Uhr. Außerhalb der Geschäftszeiten kannst du über das Onlinehelp-Center Hilfe finden oder du nutzt das umfangreiche Angebot an kostenlosen Tutorials.