Deals&Projects ist mittlerweile Teil des Portfolios der everii Group und gehört damit zum selben Unternehmen wie die Agentur-Softwares helloHQ, PROAD und TEAMBOX. Anders als die Schwester-Anwendungen fokussiert sich Deals&Projects auf die Anforderungen in kleinen Agenturen und ist entsprechend zugeschnitten.

Deals&Projects ist stark im Vertrieb und Kundenmanagement

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Quelle: dealsandprojects.com

Ich habe mir Deals&Projects genauer angeschaut. Hier verrate ich dir, was die Software kann, welche Vor- und Nachteile sie mitbringt und wie du sie optimal einsetzen kannst:

Neben CRM-Funktionen ist das Projektmanagement die zweite Säule von Deals&Projects und entsprechend stark aufgestellt. Genau wie Vertriebsprozesse kannst du deine Projekte lückenlos tracken und hast hier eine eigene “Projekt-Pipeline” in Form eines Kanban-Boards. Damit lassen sich Aufgaben sauber visualisieren, zuweisen und verwalten.

Die digitale Projektmappe bietet eine hervorragende Übersicht und bündelt alle wichtigen Projektinformationen: Projektplanung (Zeitplan), Dokumentenablage für Angebote und Rechnungen, projektbezogene Zeiterfassung und eine Budgetübersicht.

Mit der digitalen Projektmappe verwaltest du deine Projekte effektiv und übersichtlich

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Das ist insgesamt gut gelungen und trotz der Funktions- und Datendichte ist das Projektmanagement vergleichsweise einfach im Handling.

Große Lücken konnte ich hier nicht ausmachen; schön wäre eventuell noch die Möglichkeit, Gantt-Charts für die Planung von zeitlichen Abhängigkeiten nutzen zu können. Das ist aber wirklich Meckern auf hohem Niveau.

In der Kontaktverwaltung fällt sofort auf, dass Deals&Projects einen starken Fokus auf Vertrieb und Salesprozesse legt: Das Tool liefert nämlich ein vollwertiges CRM-System.

Neben Kundenkontakten, Lieferanten und Unternehmen hast du Zugriff auf Funktionen im Leadmanagement (Erfassung, Qualifizierung etc.). Dazu gehört dann auch eine Sales-Pipeline, die dir einen erstklassigen Überblick über Leads und Deals während jeder Vertriebsphase liefert.

Gut gefallen hat mir auch die Datentiefe der Kontaktkarten, hier findest du nämlich neben den Stamm- und Grunddaten alle laufenden Angebote, Projekte, Dokumenten und Aufgaben. Top: du hast Platz für interne Notizen, kannst den Kommunikationsverlauf tracken und hast so eine ausführliche Kontakthistorie.

Hier fehlt kein Detail und die Anwendung gibt dir eine 360-Grad Sicht auf deine (potenziellen) Kund:innen.

Die Kontaktkarten bündeln alle wichtigen Kundeninformationen kompakt an einer Stelle

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Weil alle Daten transparent abgebildet sind, unterstützt Deals&Projects die Zusammenarbeit im Team. Teammitglieder können sich ein vollständiges Bild vom Salesprozess machen und wissen genau über Status und anstehende Aufgaben Bescheid.

Wie erwähnt setzt Deals&Projects auf Kompaktheit und reduziert die Funktionsbereiche. Das bedeutet konkret, dass du Angebote und Rechnungen immer projektbezogen verwaltest. Anders als in vielen Agentur-Softwares verzichtet Deals&Projects auf eine separate Dokumentenablage für Angebote und legt diese direkt in der Projektmappe ab.

Das hat natürlich den Vorteil, dass du alle Dokumente immer an der richtigen Stelle hast und dir die Zuordnung sparst. Andererseits bringt das leichte Nachteile in der Angebotsverwaltung mit sich, weil dir so eine Gesamtübersicht fehlt. Immerhin liefert Deals&Projects aber eine Rechnungsablage mit entsprechenden Auswertungen.

Ansonsten gibt es am Rechnungsmanagement kaum was zu kritisieren. Der integrierte Dokumenteneditor ist easy-to-use und über Vorlagen, Textbausteine und die individuelle Anpassung geht die Erstellung von Angeboten und Rechnungen schnell über die Bühne:

Angebote, Rechnungen und Belege erstellst du mit dem Editor in Bestzeit

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E-Rechnungen: Bisher unterstützt Deals&Projects noch keine E-Rechnungen. Das ist ein echter Nachteil, gerade mit Blick auf die neue Gesetzeslage ab 1. Januar 2025. Da aber alle anderen Agentur-Softwares der everii Group über dieses Feature verfügen, darf man mit einem baldigen Update in dieser Richtung rechnen.

Deals&Projects bietet ein Zeiterfassungs-Tool, mit dem du die Team-Anwesenheit sowie projektbezogene Aufgaben erfasst und auswertest. Das System unterscheidet hier zwischen internen Zeitaufwändig und abrechenbaren Stunden.

Gut gefallen haben mir die verschiedenen Möglichkeiten zur Visualisierung von erfassten Zeiten. Mit Balken- oder Kreisdiagrammen lässt sich so gezielt auswerten, welche Aufgaben, Projekte oder internen Vorgängen am meisten Zeit verschlingen. Top!

Für die Termin- und Teamplanung liefert das Tool dann noch einen Kalender. Allerdings eignet der sich wirklich nur für die Terminplanung. Professionelles Workload-Management und detaillierte Kapazitätsplanungen sind damit praktisch nicht möglich.

Auch in Sachen Reporting und Controlling setzt Deals&Projects konsequent auf Kompaktheit. Auswertungen zu Projekten findest du beispielsweise direkt in den einzelnen Projektmappen. Reportings zu Rechnungen und Verbindlichkeiten sind dann der Rechnungsablage zugeordnet; gleiches gilt für Auswertungen zur Zeiterfassung.

Das bedeutet aber nicht, dass die Reportings oberflächlich sind: Du kannst präzise Reportings zu Kosten und Zeitaufwänden ziehen und deine Projektbudgets komfortabel managen. Außerdem arbeitet Deals&Projects viel mit Visualisierungen und Grafiken, die dir einen schnelle Auswertung ermöglichen.

Auswertungen und Reportings lassen sich mit unterschiedlichen Diagrammen und Grafiken anzeigen

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Verzichten musst du lediglich auf ein zentrales Dashboard mit benutzerdefinierten Widgets und eigenen Reportings.

Wie weiter oben schon ausgeführt, ordnet Deals&Projects Dokumente und Angebote über die digitale Mappe direkt Projekten zu. Lediglich für Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften liefert die Anwendung separate Listenansichten. Hier findest du dann auch Auswertungen zu Lieferanten, Dauerrechnungen und offenen Beträgen.

Insgesamt zählt die Buchhaltung aber zum schwächsten Bereich in Deals&Projects.

Deals&Projects hat ein simples Preismodell: entweder du nutzt die flexiblen Laufzeiten des Monatspaketes oder wählst den Jahresplan. Als dritte Option bietet Deals&Projects noch ein individuelles Paket an, das sich vor allem an Enterprise-Teams richtet. Details zur Preisgestaltung erfährst du im Salesteam des Anbieters.

Wie viel kostet Deals&Projects?

Der Monatsplan kostet 35 Euro pro Monat und User. Mit dem Jahresplan sinken die monatlichen Kosten für eine Benutzerlizenz auf 29 Euro. Grundgebühren fallen in keinem der Pläne an. Die Mindestabnahme für Lizenzen liegen bei 3 Usern/Nutzer:innen.

Ein Blick auf die Leistungspläne und Preise von Deals&Project

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Deals&Projects wird über Server mit Standorten Niederlande und Nordirland gehostet. Betreiber der Rechenzentren ist Microsoft Azure. Alle Rechenzentren sind nach ISO 27017 und ISO 27018 zertifiziert. Weitere Sicherheitsstandards sind: ISO 20000, ISO 22301, ISO 27701, ISO 9001, SOC 1, SOC 2, SOC 3, WCAG 2.0.

Datenübertragungen sind mit AES-256 verschlüsselt und Deals&Projects ist vollständig DSGVO-konform.

Im Kundensupport ist Deals&Projects sehr engmaschig aufgestellt und bietet in den Servicezeiten Montag bis Freitag eine Erreichbarkeit zwischen 9 und 17 Uhr an. An Suppportkanälen stehen E-Mail und eine Telefon-Hotline zur Auswahl. Neben dem “Deals&Projects-Blog” stellt der Anbieter außerdem ein Online-Helpcenter bereit, in dem du Update-News, Tutorials und Tipps und Tricks findest.