Welche Funktionen bietet Deals&Projects?

Deals&Projects bietet Ihnen praktische Funktionen aus dem Projektmanagement wie ein Kanban-Board, automatisierte wiederkehrende Aufgaben, eine Zeiterfassung und eine Verlaufshistorie. Dank der anpassbaren Vorlagen und der Artikeldatenbank erstellen Sie zügig Deals, die Sie bei Bedarf einfach in Projekte mit einzelnen Aufgaben umwandeln. Nach Abschluss des Projektes erledigen Sie bequem die Abrechnung. Das Paket wird mit umfassenden Reporting-Möglichkeiten wie den Auswertungen abgerundet.

Deals&Projects ist kein gewaltiges Tool, bietet Ihnen aber einen ausreichenden Funktionsumfang, um Ihren Agenturalltag damit zu bestreiten. Dazu gehören die Features aus dem Bereich CRM und dem Projektmanagement sowie der vorbereitenden Buchhaltung beziehungsweise Abrechnung. Zudem finden Sie im Tool unterschiedliche Möglichkeiten, mit denen Sie die Ergebnisse Ihrer Arbeit analysieren.

In Sachen Projektmanagement nutzen Sie wahlweise ein Kanban-Board (im Tool auch Pipeline genannt), eine Zeitleiste und To-do-Listen. So haben Sie für jedes Projekt den passenden Überblick. Zudem managen Sie mit der Software Ihren Workload, Budgets und Dokumente. Ein klassisches Gantt-Diagramm inklusive Abhängigkeiten finden Sie im Tool nicht.

Verwalten Sie Ihre Aufgaben in übersichtlichen Checklisten

Screenshot: trusted.de

Quelle: dealsandprojects.com

Nutzen Sie Kanban-Board, Zeitstrahl und To-do-Liste

Sie arbeiten in dieser Agentursoftware hauptsächlich Ihre Projektaufgaben mit Kanban-Boards, Tabellen, Zeitleisten und To-do-Listen ab. Letztere legen Sie in den Aufgaben an und unterteilen so jedes Projekt sinnvoll in Unteraufgaben. Vor allem das Kanban-Board, das Sie in Deals&Projects als Deals-Pipeline nutzen, fühlt sich dank Drag-and-drop angenehm dynamisch an und spart Ihnen damit Klicks und Zeit.

Nutzen Sie die Kanban-Ansicht für ihre Deal-Pipelines

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Sie haben die Option, abhängig vom Menüpunkt in andere Ansichten zu wechseln. So gibt es die Deals als Tabelle oder Kanban-Board, während Sie Ihre Aufgaben als Tabelle, Kanban-Pipeline oder Zeitstrahl anzeigen lassen können.

Nutzen Sie für Ihre Projektorganisation den praktischen Zeitstrahl

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Haben Sie sich in Deals&Projects einmal im Zuge eines Projektes einen idealen Workflow erarbeitet, dann speichern Sie dieses als Template-Projekt ab. Wird die entsprechende Vorlage benötigt, lassen sich die vorab festgelegten Aufgabenpakete ins neue Projekt importieren. Mit dieser Funktion verkürzen Sie die Planungsphase und Einrichtung Ihrer Projekte enorm.

Management für Workload, Budget und Dokumente

Deals&Projects gibt Ihnen die sogenannte Planung an die Hand, die wie eine Timeline aufgebaut ist. In dieser Ansicht sehen Sie sowohl die Verteilung der Verantwortlichkeiten innerhalb Ihrer Agentur als auch den Workload Ihrer einzelnen Team-Mitglieder. Möchten Sie freie Kapazitäten in Ihrem Unternehmen identifizieren, tun Sie das mit der Aufgaben-Auswertung.

Behalten Sie die Übersicht über die Kapazitäten Ihres Teams im Auge

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Wenn Sie wissen möchten, wie es um die Finanzen Ihrer Agentur steht, dann nutzen Sie die Auswertung unter Ihren Deals. Hier erfahren Sie dank Umsatzforecast, Planumsätzen und Co., welche Ergebnisse Sie in Sachen Einkünfte nach der Abrechnung Ihrer Deals erwarten können. Bereits in Rechnung gestellte Beträge werten Sie im Menüpunkt unter “Rechnungen” aus und identifizieren zu mahnende Zahlungen.

In Ihrem Projektreiter finden Sie die Dokumentverwaltung. Das ist Ihr Ablageort, in dem Sie alle Dokumente wie Projektinformationen, Angebote oder Belege zur Abrechnung unterbringen. Hochgeladene Objekte können mit Merkmalen ähnlich wie Tags versehen und danach gefiltert werden. Das verbessert die Auffindbarkeit einzelner Dokumente. Außerdem steht Ihnen ein umfassender PDF-Viewer zur Sichtung Ihrer Dokumente zur Verfügung.

Verwalten Sie Ihre Projektdokumente in einer eigenen Ablage

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Deals&Projects bietet Ihnen zur Verwaltung Ihrer Adressen und Kunden die übliche CRM-artige Kontaktverwaltung inklusive Kontakthistorie. Alle Einträge lassen sich mit der Software filtern und sortieren, damit Sie in Ihrem hektischen Agenturalltag wichtige Partner und Leads schneller wiederfinden.

Profitieren Sie von einem übersichtlichen CRM-System

Die Agentursoftware Deals&Projects kommt mit einer übersichtlichen und schicken Datenbank für Ihre Kontakte. Diese ist simpel aufgebaut und verbindet Ihre Kontaktverwaltung mit Ihren Leads. Sie markieren den entsprechenden Kontakt einfach mit einem der vorgefertigten Labels wie “Kunde”, “Lead” oder “Lieferant”. Eine komplette Trennung von Kontakten und Leads wie im HQ gibt es nicht. Zudem lassen sich bei Bedarf mehrere Adressen wie “Privatanschrift”, “Rechnungsanschrift” und mehr hinterlegen.

Verwalten Sie mit Deals&Projects übersichtlich Ihre Kontakte

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Im Überblick der Datenbankeinträge sehen Sie den generierten Umsatz pro Kunde, das zugehörige Unternehmen, laufende Aufträge und mehr. Von dieser Seite klicken Sie sich bequem in jeden Auftrag, der mit dem jeweiligen Kunden zu tun hat. Das funktioniert sowohl mit dem kleinen Kundenstamm eines Startups als auch einer großen Agentur mit mehreren Hundert Einträgen.

In der zugehörigen Historie finden Sie alle wichtigen Infos zum Kundenkontakt, der vorangegangenen Kommunikation, Kommentare und Ihre Akquise-Schritte. Dazu gehören auch E-Mails samt Inhalt und versendete oder angelegte Dokumente wie Rechnungen. Wie sich das für eine gute CRM-Lösung gehört, sind Importe und Exporte von Daten ebenfalls möglich.

In der Kontakthistorie finden Sie alle relevanten Kommunikationsschritte

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Mit wenigen Klicks alle “Deals&Projects” filtern

Deals&Projects erlaubt Ihnen, sämtliche Ihrer Einträge wie beispielsweise Aufgaben nach Benutzergruppen und mehr zu filtern, zu sortieren oder im Suchfeld am oberen Bildschirmrand einzugeben. So müssen Sie sich nicht in der Software bis zu Ihren gesuchten Kund:innen durchklicken, sondern erledigen das in wenigen Sekunden. Mit diesem Tool arbeiten Sie genauso zügig wie mit einer entsprechenden CRM-Software.

Filtern Sie Ihre Einträge, um schneller durch Deals&Projects zu navigieren

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In Deals&Projects sind die wichtigsten Funktionen zur Abrechnung Ihrer Belege vorhanden. Dazu gehören die Rechnungsstellung, das Schreiben von Angeboten und Mahnungen sowie der Versand per E-Mail. Für Ihre vorbereitende Buchhaltung nutzen Sie zusätzlich das Menü für Eingangsrechnungen und die Exportfunktion.

In Deals&Projects bequem Ihre Abrechnung erledigen

Für einen ununterbrochenen Workflow erledigen Sie im Tool nicht nur die Durchführung, sondern auch gleich die Abrechnung Ihrer Projekte. Sollte ein Kunde in Verzug geraten, legen Sie mit den mitgelieferten Funktionen die entsprechenden Mahnungen an.

Alle Belege lassen sich direkt aus Deals&Projects als E-Mail versenden. Dabei können Sie bei Bedarf für den Rechnungsversand eine eigene E-Mail-Adresse angeben, wie beispielsweise “[email protected]”. Der Weg über einen eigenen E-Mail-Dienst oder eine zusätzliche App entfällt. Für Ihre eigene Ablage laden Sie alle relevanten Dokumente einfach als PDF herunter. Praktisch: Sie können für Ihre E-Mails vollständige Vorlagen anlegen, um Ihre Kommunikation zu beschleunigen.

Verschicken Sie Ihre Rechnungen direkt aus Ihrer Agentursoftware

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Wenn Sie möchten, dann versenden Sie nicht nur Ihre jeweilige E-Mail aus Deals&Projects sondern erhalten dort auch die zugehörige Antwort. Allerdings müssen Sie für diesen Service Ihren regulären Posteingang per IMAP-Zugang mit der Agentursoftware verbinden.

Legen Sie Artikel für Ihre Rechnungen an

Damit Sie Rechnungen noch zügiger anlegen, nutzen Sie im Tool eine eigene Artikeldatenbank. Dort hinterlegen Sie in einer übersichtlichen Oberfläche alle Dienste, Waren und Leistungen inklusive Preis, die Sie im Unternehmen anbieten möchten. Diese wählen Sie in der Rechnung dann einfach aus und ersparen sich das manuelle Abtippen.

Über die Artikeldatenbank legen Sie noch zügiger Rechnungen an

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Nutzen Sie die Belegerfassung

Damit Ihre Finanzen alle an einem Ort bearbeitet werden können, bietet Ihnen Deals&Projects auch eine Verwaltung für Ihre Belege beziehungsweise Eingangsrechnungen. Sie wählen hierbei den passenden Kunden oder Lieferanten aus, hängen den zugehörigen Rechnungsbeleg an und legen bei Bedarf fest, wie Sie die entsprechende Eingangsrechnung zukünftig weiterverrechnen wollen.

Zum Ende des Monats exportieren Sie alle Belege bequem in das DATEV-Format, um es ohne Probleme an den Finanz-Service zu übermitteln.

Laden Sie PDF-Dateien hoch und verwalten Sie Ihre Belege

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Für die richtige Abrechnung und die Planung Ihrer Ressourcen nutzen Sie in Deals&Projects eine Zeiterfassung, einen Teamkalender sowie eine Verfügbarkeits- und Urlaubsplanung.

Eine native App gibt es leider nicht, allerdings können Sie die Software wie eine App in mobil-optimierter Form auf Endgeräten wie Smartphones oder Tablets nutzen. So haben Sie auch unterwegs die passende Oberfläche für die Verwaltung Ihrer Daten zur Hand.

Erfassen Sie Zeiten und planen Sie Abwesenheiten

Für die richtige Abrechnung Ihrer Dienstleistungen nutzen Sie die in Deals&Projects nativ eingebaute Zeiterfassung. Dabei erfassen Sie Ihre Zeiten entweder über den entsprechend benannten Menüpunkt oder direkt im jeweiligen Projekt.

Falls Sie ein Projekt nicht komplett abrechnen wollen, beschränken Sie die Abrechnung flexibel auf Ihre gewünschten Gruppen oder Unterprojekte.

Deals&Projects bietet Ihnen eine native Zeiterfassung

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Im Teamkalender vermerken Sie wichtige Termine wie Meetings, Calls, Events oder Abwesenheiten. Auch Ihre Urlaubsplanung wird über dieses Tool erledigt.

Planen Sie mit dem Teamkalender Ihre Abwesenheiten und Termine

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Apropos An- und Abwesenheit: Um Ihre Soll-Stunden korrekt zu erfassen, definieren Sie in den Einstellungen Ihre Standard-Verfügbarkeit. Diese geben Sie als feste Uhrzeit pro Wochentag ein, wie beispielsweise Montag von 08:00-12:00 und von 13.00-17:00.

So haben Sie die Möglichkeit, mit Ihrer Agentursoftware Ressourcen im korrekten Zeitfenster einzuplanen. Ob Ihre Sollzeit erfüllt wurde, zeigt Ihnen die entsprechende Auswertung.

Nutzen Sie die Zeiterfassung zur Auswertung Ihrer Projekte

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Verwalten Sie mit Ihrer Agentursoftware mehrere Standorte

Sie können Deals&Projects nicht nur an einem Standort einsetzen, sondern nutzen die im Funktionsumfang enthaltene Faktura-Mandantenfähigkeit. So haben Agenturen und Unternehmen mit mehreren Standorten die Möglichkeit, die Agentursoftware als gemeinsamen Informationspool zu nutzen und gegebenenfalls wichtige Daten untereinander auszutauschen.

In der Hilfe zur Agentursoftware Deals&Projects finden sie die Anleitung zur Einrichtung von Mandanten

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Arbeiten Sie mit einem Gast oder Freelancer zusammen

Wenn Sie in einem größeren Unternehmen arbeiten, kann es Sinn ergeben, manche Aufgaben an einen Freelancer abzugeben. In Deals&Projects haben Sie die Möglichkeit, für den fairen Preis von 50 Cent pro Tag und Platz einen Gastzugang zum Tool zu gewähren.

Gewähren Sie einem Freelancer zeitlich begrenzten Zugang zur Agentursoftware in Ihrem Unternehmen

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Die Rechte der jeweiligen Person sind dabei stark eingeschränkt. Sie kann nur die ihr zugeteilten Aufträge einsehen und Termine im Teamkalender anlegen. Ein praktischer Service, der die Zusammenarbeit mit Externen stark vereinfacht.

Bestimmen Sie individuelle Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeiter

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Hinterlassen Sie in Deals&Projects Kommentare und Notizen

Die Notizen-Funktion finden Sie sowohl in den Projekten als auch Ihren Deals. Hinterlassen Sie damit für Ihr CRM-Team wichtige Kommentare zu einem Kunden, Feedback für einen externen Freelancer oder Kommentare und Ergebnisse zu Kundengesprächen. Außerdem können Sie damit Ergebnisse aus Meetings oder Sonderinformationen zu einer Abrechnung festhalten.

Gewähren Sie einem Freelancer zeitlich begrenzten Zugang zur Agentursoftware in Ihrem Unternehmen

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Damit Ihnen in Ihren Projekten nichts entgeht, ist im Funktionsumfang von Deals&Projects sowohl ein anpassbares Dashboard als auch eine Handvoll Analyse-Möglichkeiten enthalten. So haben Agenturen aller Art die Möglichkeit, die Ergebnisse Ihrer Projekte auszuwerten.

Nutzen Sie das flexible Dashboard

In Deals&Projects werden Sie beim Login von Ihrem Dashboard begrüßt. Hier blenden Sie nach Bedarf Widgets wie etwa die Anwesenheitsanzeige ein und aus oder verschieben diese. Bis ins Detail anpassbar wie beispielsweise die Startseiten von easyJOB oder KBMpro ist das Dashboard von Deals&Projects allerdings nicht.

Auf dem anpassbaren Dashboard behalten Sie Ihre Aufgaben und Auswertungen im Blick

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Ein spezielles Gimmick ist das Traum-Widget, auf dem Sie die Ziele für Ihr aktuelles Arbeitsjahr auf der Oberfläche Ihres Dashboards einblenden. Ein netter Service des Anbieters julitec, der Sie im Agenturalltag motivieren soll.

Formulieren Sie eine Mission für Ihr laufendes Arbeitsjahr

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Erstellen Sie semi-benutzerdefinierte Reports

Wenn Sie sich in Ihrer Agentur mit dem Controlling beschäftigen, dann profitieren Sie von den Auswertungen für die Zeiterfassung, Ihre Projekte und Ihre Kontakte. Mit diesen Werkzeugen sehen Sie beispielsweise, welches Projekt den größten Gewinn abwirft oder wer Ihre umsatzstärksten Kund:innen sind. Alle Ergebnisse und Daten lassen sich in unterschiedlichen Diagramm-Typen anzeigen und als Excel-Datei exportieren.

Sie arbeiten mit einem Mix aus Standard- und benutzerdefinierten Reports. Sie haben ein paar Parameter, mit denen Sie die Auswertungen nach Ihren Bedürfnissen anpassen. So frei wie im Tool Das HQ, wo Sie beispielsweise tagesgenaue Zeiträume einstellen, wird es aber nicht.

Nutzen Sie die Auswertungen von Deals&Projects für Ihr Controlling

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Die Zusammenfassung der eben beschriebenen Features und Funktionen finden Sie in der trusted-Tarifübersicht zum Deals&Projects.

Was kostet Deals&Projects?

Je nach Vertragslaufzeit kostet eine Deals&Projects-Lizenz von julitec zwischen 29€ pro Monat im Jahres- und 35€ pro Monat im Monatstarif. Wählen Sie das Jahresabo, bezahlen Sie jährlich im Voraus. Zudem verlängert sich der Vertrag ohne Kündigung automatisch um die initiale Laufzeit. Für beide Zahlungsarten gilt eine Mindestzahl von 3 Benutzern. Zeiterfasser und Freelancer erhalten gegen eine Gebühr von 50 Cent pro Tag einen Gastzugang. Wollen Sie einen ersten Eindruck gewinnen, nutzen Sie dazu die 30-tägige kostenlose Demo.