KBMpro ist eine professionelle Agentursoftware, die sich durch einen leistungsstarken Funktionsumfang und hohe Anpassbarkeit auszeichnet. Mit über 700 Features und Funktionen deckt KBMpro Kundenverwaltung, Projektmanagement, Zeiterfassung und das Rechnungs- und Dokumentenmanagement ab.

Gleichzeitig ist die Software flexibel und lässt sich modular genau an deine Anforderung anpassen. Ein wahrer Alleskönner!

KBMpro ist auf die Anforderungen von Marketing- und Werbeagenturen zugeschnitten

Screenshot: trusted.de

Quelle: agenturbo.de

Ich habe mir KBMpro für dich etwas genauer angeschaut und gebe dir einen kurzen Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten, die dir das Tool im Agenturalltag bietet:

KBMpro ist in Sachen Projektmanagement stark aufgestellt und liefert Funktionen für die Projektplanung, das Aufgabenmanagement und Controlling. Durch die Verknüpfung von Projekten mit Kundendaten, Budgets und der Zeiterfassung kannst du Soll/Ist- und Kosten-Vergleiche in Echtzeit abrufen und deine Projekte sauber managen.

Außerdem bietet KBMpro automatische Warnungen, wenn Etats überschritten werden und es Abweichungen von der Zeitplanung gibt.

Weitere Funktionen sind das Job- und Aufgabenmanagement, Teamverwaltung, visuelle Projektplanung (Gantt-Chart, Listen, Tabellen etc.), Ressourcenmanagement und automatische Reportings. Damit lassen sich dann auch komplexere Projekte professionell abwickeln.

KBMpro liefert eine kompakte und übersichtliche Adressdatenbank, mit der du alle deine Kundenkontakte, Lieferanten, Unternehmen und Interessent:innen zentral verwalten kannst. Neben den Grunddaten ordnet das System allen Kontakten zugehörigeDokumente(z. B. Rechnungen, Angebote oder Belege) sowie die bisherige Korrespondenz (E-Mails, Briefe etc.) zu.

Außerdem kannst du mehrere Kontakte in Segmente zusammenfassen und kategorisieren, also etwa als Neu- und Stammkunden,Messekontakte und so weiter.

Die Datentiefe der Kontaktverwaltung ist beeindruckend und liefert dir alle kundenspezifischen Informationen zu Vorgängen in einer kompakten Schnellübersicht.

Auch das Leadmanagement deckt KBMpro ab. Das Tool liefert dir eine Angebots- und Umsatzvorschau, Übersichten zu aktueller Verkaufschancen, eine klassische Vertriebspipeline und eine lückenlose Historie zu jedem deiner Leads.

Das Angebots- und Rechnungsmanagement in KBMpro orientiert sich an den Anforderungen von Werbeagenturen und ist deshalb sehr flexibel aufgebaut. Du kannst also beispielsweise auch Rechnungen losgelöst von Angeboten und unabhängig von Projekten erstellen und versenden.

Das Tool kommt mit einem Editor, mit dem du deine Rechnungen individuell gestalten und aus eigenen Vorlagen generieren kannst.

Weitere Funktionen sind der Leistungs- und Artikelkatalog, Lagerverwaltung, ein Kassenbuch und die Zahlungsverwaltung. Daran gekoppelt liefert KBMpro ein komplettes Mahnwesen, die automatische Überwachung von Zahlungseingängen und den Einzug per SEPA-Lastschriftmandat. Obendrein unterstützt KBMpro bereits jetzt E-Rechnungen (ZUGFeRD).

Alle in Rechnung gestellten Dienstleistungen deiner Agentur sind über das System mit der Zeiterfassung und Ressourcenplanung verknüpft und werden in deinen Projekten direkt klassifiziert.

KBMpro integriert ein vollwertiges Zeiterfassung-Tool, mit dem du Anwesenheiten, projektbezogene Arbeiten und interne Vorgänge wie Meetings, Weiterbildungen und Schulungen lückenlos tracken kannst.

Mit Kernarbeitszeiten, individuellen Arbeitszeitmodellen und Pausenregelungen bildet KBMpro genau dein Unternehmen ab und ermöglicht dir eine saubere Zeiterfassung.

Darüber hinaus bietet KBMpro Optionen für die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung und deckt damit auch die Personalplanung ab. Kleines Bonus-Feautre: Das System erinnert dich automatisch über den E-Mail-Alarm, wenn Zeiten nicht eingetragen oder getrackt worden sind.

Mit KBMpro kannst du dir benutzerdefinierte Dashboards mit eigenen Widgets und Reportings zusammenstellen und so die wichtigsten Kennzahlen zu Umsätzen, Auftragsvolumen und Angeboten im Blick behalten.

Außerdem liefert das System Jahresbilanzen und ausführliche Statistiken zur Auftragsentwicklung. Und mit benutzerdefinierten Reportings stellst du dir weitere Auswertungen zu weiteren Kennzahlen, beispielsweise zur Auslastung oder Produktivität, zusammen.

KBMpro verfügt über ein automatisches Dokumentenmanagement. Das heißt konkret: Das System erkennt eingehende E-Mails und Anhänge deiner Kund:innen und ordnet sie selbstständig anhand von Indikatoren wie Kunden- oder Projektnummer dem richtigen Projekt zu.Die entsprechenden Dokumente wie Mails und Co. werden dann automatisch im richtigen Projektordner abgelegt.

Für die Buchhaltung, Vorkontierung und Belegzuweisung ist die Anwendung aber nur bedingt geeignet. Hier benötigst du also eine entsprechende Lösung über Drittanbieter-Software wie lexoffice oder sevdesk. Immerhin: Über die DATEV-Schnittstelle kannst du alle Dokumente, wie Rechnungen, Lieferscheine und Belege aus KMBpro direkt an dein Steuerbüro exportieren.

Buchhaltung und Kreditorenmanagement: Auch wenn KBMpro für meinen Geschmack in Sachen Buchhaltung etwas blass bleibt: wenn du die möglichen Funktionen im Dokumenten- und Kreditorenmanagement nutzen möchtest, solltest du unbedingt die Enterprise-Edition wählen.

KBMpro ist in drei unterschiedlichen Leistungspaketen erhältlich und kostet ab 19 Euro pro Benutzerlizenz und Monat. Ab einer Abnahme von mindestens 5 Lizenzen bietet KBMpro Staffelpreise und individuell zugeschnittene Paket-Konfigurationen an.

Wie viel kostet KBMpro?

In der Edition “Eco” kostet KBMpro ab monatlich 19 Euro pro Lizenz und bietet die Basic-Funktionen. Das Paket “Small Business” liefert erweiterte Funktionen im Projektmanagement und der Angebotsverwaltung und kostet ab 29 Euro pro Lizenz und Monat. “Enterprise” mit komplettem Funktionsumfang ist ab 39 Euro pro Monat erhältlich.

Ein Blick auf die drei Leistungspakete und Preise von KBMpro

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KBMpro läuft über redundante Server-Cluster des Anbieters in Rechenzentren in Deutschland. Alle Datenübertragungen sind mit AES-256 verschlüsselt und es gibt tägliche Backups. Das Tool ist vollständig DSGVO-konform und die Software-Pflege und Hardware-Updates sind inklusive. Durch den Verzicht auf Cloudanbieter kann KBMpro höchste Sicherheitsstandards gewährleisten.

Der Anbieter bietet einen Rundum-Support und ist von Montag bis Freitag in den Servicezeiten von 9 bis 17 Uhr erreichbar. An Support-Kanälen stehen E-Mail, Telefon und Live-Chat zur Verfügung. Außerdem gibt es ein Online-Helpcenter mit umfangreichen Guides und Tutorials. Zusätzlich bietet KBMpro seinen Nutzer:innen geführte Onboardings und individuelle Schulungen an, die allerdings kostenpflichtig sind.

Schulungen und Onboarding: KBMpro hilft dir bei der Einrichtung der Software. Dazu gehört die Datenmigration, Einrichtung von Briefköpfen und Benutzeraccounts und Voreinstellungen für die Rechnungsangaben. Bei Bedarf kannst du auch eine individuell zugeschnittene Schulungen buchen; KBMpro bietet Einzel- und Teamschulungen sowie Workshops an.