Troi

Zielgruppe

Troi richtet sich mit seinen drei verschiedenen Software-Versionen (siehe unten) an Agenturen verschiedenster Größenordnung. Freelancer und Kleinstagenturen werden ebenso abgeholt, wie große Teams mit bis zu 40 und mehr Mitarbeitern - Letztere sind Hauptzielgruppe des Providers. Durch den modularen Aufbau des Tools will Troi sicherstellen, dass die Komplexität des Tools Ihren Anforderungen daran jederzeit angemessen ist.

Zu den Kernkunden von Troi zählen (natürlich) vor allem Agenturen, Fotografie- und Designbüros, Beratungsfirmen sowie Architekturbüros. Letztere profitieren (zumindest in der Schweiz) besonders vom optionalen SIA-Modul.

Preise und Plans

Troi gibt es in drei verschiedenen Software-Versionen bzw. -Paketen. Diese unterscheiden sich untereinander in ihrem modularen Aufbau und in der der Anzahl an möglichen Mitarbeitern bzw. Mandanten:

Troi Creation - Für kleine und Kleinstagenturen

Troi Creation soll sich vor allem für Kleinstteams zwischen 1 und 4 Mitarbeitern eignen. Es bringt die nötigen Basics für die Agenturarbeit mit. So sind (neben dem Basis-Modul), außerdem das Projekt-Modul, das HR-Modul sowie das Buchhaltungsmodul integriert. Specials und tiefergreifende Features wie Analytics und Reports, Public Relations oder die Sales Stage sind dagegen nicht mit an Bord. Troi Creation beschränkt sich auf das Nötigste. Mandantenfähig ist es zwar - allerdings nur für je einen Standort, weswegen Sie hier haushalten sollten. Auf Schnittstellen zu Drittentwickler-Tools müssen Sie ebenfalls größtenteils verzichten.

Die drei Troi-Modulpakete Creation, Ability und Relation

Screenshot: troi.de

Troi Ability - Für mittelgroße Teams

Troi Ability ist dagegen schon umfangreicher und will Teams mit einer Größe zwischen 5 und 40 Mitarbeitern bedienen. Alle Grundfunktionen sind integriert; neben den Modulen, die bereits in Troi Creation vorhanden sind, kommen hier außerdem das Vertriebsmodul, das PR-Modul, das Auswertungs- und das Währungsmodul hinzu. Schnittstellen zu diversen Projektmanagement-, Buchhaltungs- und anderen Tools gibt es ebenfalls (mehr dazu unten). Zudem ist Troi Ability mandantenfähig für bis zu 2 Standorte.

Troi Relation - Für große Agenturen und Enterprise-Kunden

Das größte Paket hört auf den Namen Troi Relation. Die Enterprise-Lösung wartet als Premium-Tool mit allen Grundfunktionen und Schnittstellen auf und bringt zusätzliche Specials wie den Troi Vault (einen integrierten File-Server) und das Freigabemodul mit. Die Mandantenfähigkeiten für 3 und mehr Standorte ist ebenfalls integriert.

Keine pauschalen Preis- oder Vertragsinfos

Über die zu erwartenden Kosten gibt es von Seiten des Providers nur ungefähre Angaben. So beginnen die Preise für Troi Creation bei rund 23 Euro pro Nutzer/Monat und steigen von Paket zu Paket kontinuierlich an. Kostentechnisch kommt es auch darauf an, ob Sie Zusatzleistungen (wie beispielsweise Hosting oder Maintenance) hinzubuchen und welche Vertragslaufzeit Sie wählen. Grundsätzlich gilt: Für Langzeitmieten gibt es bei Troi Rabatte.

Wollen Sie Troi zunächst einmal unverbindlich testen, haben Sie dazu mit einer 30-tägigen kostenlosen Demoversion Gelegenheit, die auch ein kostenfreies Webinar seitens des Providers umfasst.

Informationen über die Vertragsmodalitäten und die in den einzelnen Paketen enthaltenen Module erhalten Sie in der Troi-Kostenübersicht.

Funktionsumfang

Bei Troi handelt es sich um eine sehr funktionsstarke Lösung. Egal, welche Aufgabe im Agentur-Alltag begegnet - Projektverwaltung, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Controlling, etc. - Troi bietet in der Regel ein Modul oder eine Funktion dafür. Die einzelnen Features sind in acht Grund-Module gegliedert; einige Individualentwicklungen kommen auf Wunsch und gegen Zusatzkosten hinzu.

Kontaktverwaltung und Zeiterfassung

Im Basis-Modul sind alle wichtigen Grundfunktionen enthalten, die auf Ihrem persönlichen virtuellen “Schreibtisch” wichtig sind. Hier legen Sie Termine, Aufgaben- und To-Do-Listen an, verwalten Kunden- und Partner-Kontakte, erfassen die Zeiten Ihrer Mitarbeiter (letzteres auch via mobiler App). Ein Kalender für die Terminplanung sowie ein Schwarzes Brett sind ebenfalls dabei. Letzteres informiert Sie immer über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen, was vor allem für größere Agenturen eine nette Sache ist.

Auf Ihrem persönlichen Schreibtisch haben Sie alle wichtigen Infos, Projekte und Termine im Überblick

Screenshot: troi.de

Projektplanung und -management

Mit dem Projektmodul verwalten Sie Ihre aktuellen Projekte als Projektliste und weisen diesen Teams, Aufgaben und Stundensätze zu. Zudem steuern Sie von hier aus die Vor- und Nachkalkulation des Projektertrags und stellen individuelle Alarme für einzelne Tasks und Termine ein. Im Projektplan passen Sie Fristen und Deadlines an (per Drag-and-Drop) und aktualisieren damit gleichzeitig die Ressourcenplanung und den Terminkalender für Projektaufgaben.

Auf dem flexiblen Projektplan verwalten Sie Ihre Projekte und Ressourcen

Screenshot: troi.de

Die Projektverwaltung stellt sozusagen den Kern von Troi dar: Alle anderen Module sind mit der Projektverwaltung verbunden oder bauen darauf auf.

Analyse und Reportings

Das Auswertungsmodul eröffnet Ihnen die Möglichkeit, individuelle Analysen und Reports zu erstellen. Umsatz-Kennzahlen, Budgetübersichten und Buchhaltungsauswertungen sind ebenso möglich, wie Berichte über Projektstati, Zeitmanagement oder die Rentabilität Ihrer Projekte.

Mit dem integrierten Reporting vollziehen Sie Ihre Erfolge nach und decken Optimierungspotential auf

Screenshot: troi.de

Buchhaltung, Rechnungs- und Belegverwaltung

Wollen Sie in Troi auch Ihre Rechnungen und Belege verwalten, benötigen Sie das Buchhaltungsmodul. Hier pflegen Sie Eingangsrechnungen und Belege ein, erstellen Rechnungs- und Angebots-Vorlagen, legen Debitoren-Listen an und führen ein Kassenbuch. Eine Liste offener Positionen informiert Sie jederzeit darüber, welche Rechnungen noch offen sind. Automatische Zahlungsvorschläge unterstützen Sie zusätzlich.

Im Buchhaltungs-Modul pflegen Sie Rechnungen und Belege und behalten Ihre Finanzen im Blick

Screenshot: troi.de

Klasse: Für die Steuererklärung lassen sich alle Daten ins DATEV-Format überführen und per passender Schnittstelle in das Buchhaltungs-Tool überführen.

Pressearbeit und -kontakte

Das PR-Modul hilft Ihnen bei der Strukturierung Ihrer Public-Relations-Bemühungen. Hier legen Sie eine Datenbank mit Pressekontakten an und erstellen einen Presseverteiler, um Pressemeldungen und andere wichtige Mitteilungen an die betreffenden Ansprechpartner zu verteilen. Ein Follow-Up-Feature dient dazu, Reminder für Wiedervorlagen zu setzen, um die Kommunikation immer im Fluss zu halten.

Mitarbeiterdatenbank und Rollenverwaltung

Das Human-Resources-Modul gibt Ihnen Zugriff auf Ihre Mitarbeiterdatenbank, das Rollen- und Rechtesystem sowie die Übersicht über Stunden- bzw. Tagessätze aller Teammitglieder. In den digitalen Personalakten hinterlegen Sie Dokumente oder legen Termine für Gespräche und Meetings fest. Zudem ist eine Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung integriert.

Sales Stage und Kundenakquise

Mit dem Vertriebsmodul steuern Sie Ihre Akquiseprozesse aus Troi heraus. Kern des Moduls ist die “Sales Stage”, die Ihnen als Cockpit dient. Hier haben Sie alle wichtigen Informationen über neue Leads und Bestandskunden, können effektiv nachfassen und verpassen keine Gelegenheit zum Up- oder Crossselling.

Internationale Währungen

Das Währungsmodul ist vor allem für international agierende Agenturen interessant. Mit dem Zusatzmodul, das in Troi Ability und Troi Relations enthalten ist, rechnen Sie Preislisten sowie Angebots- und Rechnungsdokumente in Fremdwährungen um (nach aktuellem Rechnungskurs); umgekehrt werden Reportings und Auswertungen automatisch an Ihre Systemwährung angepasst.

Starke Analytics mit der Troi Live App

Um einen schnellen und umfassenden Überblick über Umsatzzahlen und Projektfortschritte zu gewährleisten, bringt Troi als zusätzliche Ergänzung zu den bereits umfangreichen Modulen seit Mai 2019 auch die Troi Live App mit. Mit der mobilen App erhalten Sie schnell und einfach die wichtigsten Zahlen über Umsätze, die Leistung Ihres Teams und mehr. Die gesammelten Daten stammen direkt aus Troi und sind in Echtzeit vom Smartphone abrufbar. Damit integriert Troi eine Möglichkeit des Projektmonitorings anhand verschiedenster Dimensionen. Die App ist vor allem für Projektverantwortliche wie CEOs, Teamleiter oder Projektmanager geeignet, kommt allerdings auch mit einer neu konzipierten Zeiterfassung für alle anderen Teammitglieder, mit der regelmäßig Stunden erfasst werden können.

Die Troi Live App erleichtert Ihnen mit visualisierten Echtzeit-Daten jederzeit einen Überblick über die wichtigsten Zahlen - auch von unterwegs

Screenshot: troi.de

Spezialmodule

Hinzu kommen noch einige Specials und Zusatzmodule, beispielsweise ein eigener Fileserver (der “Troi Vault”), ein Freigabemodul oder ein SIA-Modul, um Honorare nach der SIA-Norm zu kalkulieren. Letzteres ist vor allem für Architektur-Büros in der Schweiz interessant, für deutsche Kunden dagegen vernachlässigbar.

Mit dem Spezialmodul “Freigabe” verwalten Sie Ihre Freigabeprozesse mit Ihren Kunden

Screenshot: troi.de

Einen umfassenderen Überblick über einzelne Funktionen und Features finden Sie in der Troi-Funktionsübersicht von trusted.

Usability

Troi legt großen Wert auf ein klares und modernes Design. Die Benutzeroberfläche ist daher sehr ansprechend gestaltet, könnte allerdings aufgeräumter sein. Gerade auf Ihrem persönlichen Schreibtisch tummeln sich eine ganze Reihe an Kacheln zu einzelnen Modulen oder Funktionen, die hier mehr oder weniger wahllos angeordnet zu sein scheinen. Zudem verbergen einzelne Kacheln teilweise noch Untermenüs, die sich durch Klicken ausklappen lassen.

Das Ergebnis: Obwohl sehr chique und offensichtlich mit dem Vorsatz der Übersichtlichkeit gestaltet, hat Troi das Potential, in der ersten Zeit ein wenig suchaufwändiger zu sein, als die Konkurrenz von beispielsweise MOCO oder HelloHQ. Dieser Effekt wird zusätzlich dadurch verstärkt, dass auf eine zentrale Navigationsleiste verzichtet wurde, bzw. diese nur aus Icons und grafischen Buttons besteht, anstatt aus Text. Haben Sie sich allerdings erst einmal eingearbeitet, werden Sie sich jederzeit gut zurechtfinden - zumal jeder Nutzer seinen Schreibtisch selbst gestalten und so an seine Bedürfnisse anpassen kann - und können dann das ungeschlagen schöne Design von Troi in vollen Zügen genießen.

Zusätzlich dazu hat Troi außerdem die Troi Live App im Gepäck, eine mobile App für die Datenerfassung- und Auswertung sowie für die Projektzeiterfassung. Diese ist vor allem für Projektverantwortliche interessant und informiert jederzeit über die wichtigsten Projektkennzahlen wie Umsatz, Projektfortschritt, etc. Auch alle anderen Mitarbeiter (besonders im Außendienst sowie Remote) profitieren von der einfachen Zeiterfassung und Abwesenheitserfassung per App.

Datenschutz und Sicherheit

Troi legt großen Wert auf die Sicherheit Ihrer persönlichen und Geschäftsdaten. Die Sicherheitsvorkehrungen umfassen regelmäßige (tägliche) Backups aller Daten in ein abgetrenntes Rechenzentrum (redundante Datensicherung), SSL-Verschlüsselung der Datenübertragung und diverse Erweiterungen des SSL-Standards. Die Rechenzentren von Troi stehen in der österreichischen Hauptstadt Wien und sind nach ISO-Standard 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert.

In Sachen Datenspeicherung arbeitet Troi mit dem österreichischen Dienstleister Nessus zusammen. Das hochmoderne Rechenzentrum besticht mit einer ausfallsicheren Energieversorgung und biometrischem Zutrittschutz.

Service und Support

In Sachen Kunden- und technischem Support setzt Troi auf einen abgeschlossenen Helpdesk, in den Sie sich mit Ihrem Nutzerdaten einloggen können, um via Ticket-System Kontakt mit dem Anbieter aufzunehmen. Das ist auch über eine (leider kostenpflichtige) Support-Hotline möglich. Zudem steht Ihnen eine Email-Adresse als Kontaktmöglichkeit zur Verfügung. Eine umfangreiche FAQ-Datenbank sowie eine Online-Dokumentationen erleichtern die ersten Schritte mit dem Programm und gehen teilweise auch auf spezifische Probleme und Fragestellungen ein.

Troi stellt eine umfassende Online-Hilfe zur Verfügung - Teil davon sind die FAQ, die erste Fragen klären

Screenshot: troi.de

Nett: Neukunden bzw. Nutzer in der 30-tägigen kostenlosen Demoversion kommen in den Genuss eines Webinars durch den Provider. Troi ist Ihnen hier bei der Einrichtung der Software behilflich und kann Ihnen erste Fragen beantworten bzw. das Handling der Software erläutern.

Troi bietet (gegen Aufpreis) auch Prozessberatung an und unterstützt dadurch sowie durch ein System-Setup vor Ort die Implementierung der Software in Ihrer Agentur.

Schnittstellen

Troi bringt diverse Schnittstellen mit. Eine der wichtigsten Integrationen ist die Schnittstelle zu DATEV, die Ihnen den Export Ihrer Finanzdaten im DATEV-Format ermöglicht und somit Ihre Steuererklärung vereinfacht. Als externe Projektmanagement-Lösungen sind außerdem JIRA, Asana und Sage angebunden. Mit Microsoft Exchange steht außerdem eine Schnittstelle zum Mailserver zur Verfügung.

Reißen alle Stricke bringt Troi außerdem eine offene API mit, mit deren Hilfe Sie eigene Schnittstellen und Datenkanäle hinzufügen können. Dieser ist allerdings ausschließlich im größten Paket Troi Relation verfügbar.

Zusammenfassung

Troi ist eine mächtige Agentur-Plattform, die vom Projektmanagement über die Zeiterfassung über die Mitarbeiterverwaltung, die Buchhaltung und das Reporting bis hin zum Controlling so gut wie alles mitbringt, was eine Agentur benötigt. Dabei haben Sie jeweils die Wahl, welchen Modul-Mix Sie bevorzugen bzw. welches der angebotenen Pakete am besten zu Ihren Anforderungen passt. Von Kleinstagenturen bis hin zu großen Enterprises wird alles abgedeckt. Ein kleines Manko: Das abstrakte (und sehr schöne!) Design geht gerade am Anfang ein wenig zugunsten der Übersichtlichkeit und der Usability. Auch ein wenig schade ist, dass einige der besonders nützlichen Features (bestimmte Schnittstellen und die offene API beispielsweise) erst in den kostenintensiveren Paketen freigeschaltet werden.

Ein wichtiger Hinweis: Im Moment wird das Design der Software nochmals überarbeitet; bis Ende des Jahres sollen viele Workflows vereinfacht und damit die hohe Komplexität des Tools deutlich reduziert werden.