Troi

Welche Funktionen bietet Troi?

Je nach Modulwahl bietet Ihnen die Troi Agentursoftware eine umfassende Palette an Werkzeugen. Die verfügbaren Werkzeuge reichen von Projektmanagement, Buchhaltung, Reporting und Controlling über PR bis hin zur Mitarbeiterverwaltung. Welche Teile der Software Sie nutzen, ist von Ihrem gewählten Tarif abhängig. Diese orientieren sich an der Größe der Firmen und sind für Teams mit 15 bis 500 Mitarbeiter:innen optimiert.

Sie finden in Troi die wichtigsten Grundfunktionen, die Sie zur Bewältigung Ihres Agenturalltags benötigen. Dazu gehören vor allem das Kontakt- und Projektmanagement, die Stundenerfassung, die Kalkulation von Budgets und die Rechnungs- wie Angebotserstellung.

Die Troi Agentursoftware bietet Ihnen viele nützliche Optionen zur Kontaktverwaltung, wie die Kontaktdatenbank selbst, eine eigene Datenbank für Ihre Pressekontakte und die entsprechenden Kontakthistorien.

Erstellen Sie sich eine umfassende Personenkartei

Wie bei KBMpro, easyJOB und Co. finden Sie auch in Troi eine Kontaktverwaltung. Über die Professional-Lizenz nutzen Agenturen mit dem PR-Modul zusätzlich eine Kartei für ihre Pressekontakte. Über die Kategorien lassen sich eigene Labels wie “Kunde”, “Mitarbeiter” oder “Lead” vergeben. Eine Abtrennung der Lead-Datenbank wie in deals&projects gibt es allerdings nicht.

Ab dem Tarif “Professional” erhalten Sie Zugriff auf die PR-Funktionen wie die Pressekontakte

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Wenn Sie beispielsweise einen Kunden auswählen, stehen Ihnen unterschiedliche Optionen wie die Hinterlegung von Bildern zur Verfügung. Das ist eventuell für Agenturen mit Schwerpunkt Film oder Fotografie interessant, die sich so eine Darsteller-Datenbank aufbauen können. Ein weiteres wichtiges Feature ist die Kontakthistorie, mit der Sie pro Kontakt genau den Ablauf der letzten Konversationen und Bearbeitungsschritte nachvollziehen.

In der allgemeinen Kontaktverwaltung unterscheiden Sie Kontakte durch Labels und eigene Kategorien

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Mit der Suche und den Filtern schneller an Ihren Infos

Die Troi Agentursoftware bietet Ihnen an so gut wie allen Stellen Möglichkeiten, um Ihre Kontakte, Historieneinträge, Kunden und dergleichen zu filtern. Am oberen Bildschirmrand finden Sie zudem eine alles übergreifende Suchleiste.

So wie viele Softwareprodukte auch enthält Troi ein Kanban-Board für Ihr Projektmanagement. Zudem nutzen Sie einen Zeitstrahl für Ihre Projektpläne sowie die klassischen To-do-Listen, mit denen Sie Ihre Aufgaben der Reihe nach abarbeiten. Der Kern von Troi sind allerdings seine Tabellenansichten.

Planen Sie Projektzeiten, Aufgaben und haken Sie To-dos ab

Sie arbeiten in Troi meist mit Zeitplänen und Tabellen. Das ist gerade für Nutzer:innen relevant, die eventuell vorher MS Excel für ihre Projektplanungen genutzt haben und sich in einem solchen Umfeld gut zurechtfinden. Die Zeitpläne, die sich in Troi “Projektplanung” nennen, enthalten die klassischen Meilensteine. Abhängigkeiten definieren Sie aber im Gegensatz zu einem üblichen Gantt-Chart nicht.

Die Planung von Abhängigkeiten ist bereits als kommendes Feature angekündigt.

In Troi nutzen Sie Tools wie die Gantt-artige Projektplanung

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Stattdessen definieren Sie Unterprojekte für Ihre Vorhaben und dürfen diese für mehr Anschaulichkeit farblich passend codieren. Haben Sie für die Projekte einzelne Aufgaben definiert, dann haken Sie diese in der Aufgabenübersicht wie auf einer To-do-Liste ab. Alternativ nutzen das mitgelieferte Kanban-Board des Tools, auf dem Sie komfortabel mit einer Drag-and-drop-Steuerung arbeiten. Nach der Erledigung des Projektes lässt sich das Board archivieren und dient Ihnen zukünftig als wichtige Informationsquelle.

Auf Ihrem Schreibtisch finden Sie zudem Ihre privaten To-dos. Dort vermerken Sie zusätzliche Aufgaben wie Telefonate, Reminder und Besorgungen, die eventuell nicht zu einem spezifischen Projekt gehören.

Nutzen Sie das praktische Aufgaben-Board

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Bauen Sie mit der Troi GmbH zeitsparende Projektvorlagen

Troi gibt Ihnen die Option, Projekte als Vorlagen anzulegen. Auf diese Weise ersparen Sie sich die permanente Anlage neuer Projekte und können Ihre Produktivität auf wichtigere Bereiche wie die Projektakquise oder das Projektcontrolling legen.

Verwalten Sie Auslastungen, Budgets und Dokumente

In vielen Fällen ergibt es Sinn, sich die genauen Workloads Ihres Teams anzusehen. In Troi tun Sie das über die Arbeitszeiterfassung, die Ihnen IST und SOLL der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen angibt. Das befähigt Sie zu einer effizienteren Ressourcenplanung.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Budgetverwaltung. Diese finden Sie auf unterschiedliche Elemente in der Software verteilt. Beispielsweise im Menüpunkt offene Positionen, mit dem Sie zügig überfällige Zahlungen identifizieren, oder die Kalkulationsbalken der Projekte. Mit diesen farblich codierten Elementen erfassen Sie auf einen Blick den jeweiligen Projektstatus.

Die Kalkulationsbalken verraten Ihnen in Troi, wie weit Ihre Projekte Ihre Zeitbudgets ausgereizt haben

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Zu guter Letzt bekommen sie noch Zugriff auf die Dokumentenablage, wo Sie Bilder, Texte, Rechnungsdokumente und mehr verwalten und ordnen. Diese finden Sie als eigenen Reiter in jedem Projekt. Dort finden Sie zu jedem Dokument eine Änderungshistorie sowie Häkchen zur Verwaltung der Dokumentenfreigabe.

Troi unterstützt Sie nicht nur in der Projektverwaltung, sondern auch bei der vorbereitenden Buchhaltung. Sie erledigen im Programm Ihre Rechnungen, erstellen für jeden Kunden das passende Angebot, managen Ihre Belegerfassung und exportieren Ihre Datensätze bequem an DATEV.

Erstellen Sie die passenden Rechnungen zu Ihren Leistungen

Sie haben die Möglichkeit, direkt in Troi Ihre Abrechnung durchzuführen. Bei Zahlungsverzug lassen sich auch gleich Mahnungen daraus generieren. Haben Sie ihr Wunschdokument erzeugt, lässt sich dieses direkt aus Troi heraus per E-Mail versenden. Sollten Sie die entsprechenden Dokumente noch an anderer Stelle brauchen, dann exportieren Sie diese einfach als PDF.

Kalkulieren Sie Zeiten für Dienstleistungen und wandeln Sie diese in PDF-Dateien um

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Übersichtliche Belegerfassung für Agenturen

Um die vorbereitende Buchhaltung Ihrer Agentur zu komplettieren, laden Sie in Troi Ihre Beleg-Dokumente hoch und erstellen für diese im System die passenden Eingangsrechnungen. Diese werden Ihnen im Programm an einer Stelle übersichtlich aufgelistet, wo Sie die Eingabe der Details und die Projektzuordnung übernehmen.

In Troi weisen Sie Belege dank übersichtlicher Maske zügig Ihren Projekten zu

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Eine Besonderheit des Tools ist sein sogenanntes Hermes-System. Hierbei generiert Ihnen Troi projektspezifische Mail-Adressen, an die Sie wichtige Belege und dergleichen direkt im passenden Projekt oder in der Kontakthistorie ablegen.

Für Ihre interne Verwaltung nutzen Sie die native Zeiterfassung, das Workload-Management und die Dokumentenablage. So generieren Sie nicht nur für externe Prozesse den passenden Workflow.

Erfassen Sie im Tool Zeiten und Abwesenheiten

Für Ihre Abrechnungen finden Sie in Troi eine native Zeiterfassung. Diese hilft Ihnen nicht nur bei der Kostenkalkulation für Ihre Projekte, sondern wird auch für die Auslastungsangaben Ihrer Mitarbeiter:innen genutzt. Zudem verwenden Sie in Troi mit dem Kalender eine praktische Abwesenheitsverwaltung. Den Kalender finden Sie auf Ihrer Startseite, wo Sie wichtige Termine wie Schulungen, Urlaub und Krankheitstage, sowie Meetings und andere relevante Events sehen.

Im Kalender hinterlegen Sie alle relevanten Ereignisse in Ihrem Unternehmen

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Tauschen Sie sich auf dem Schwarzen Brett aus

Einen Chat finden Sie in Troi nicht, dafür das Schwarze Brett. Hier finden Sie sowohl einen Feed für die neuesten Nachrichten aus aller Welt als auch ein Diskussionsboard, auf dem Sie sich mit Ihren Kolleg:innen vernetzen. Diese Form der Kommunikation ist eine Besonderheit von Troi und ermöglicht Ihnen den Austausch in Ihrer Agentur über den Projektalltag oder alles abseits davon.

Am Schwarzen Brett informieren Sie sich zum Weltgeschehen oder tauschen sich mit Kollegen aus

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Damit Sie immer wissen, was in Ihrem Unternehmen so los ist, nutzen Sie die Startseite von Troi als Ihr Dashboard. Zudem haben Sie die Option, an verschiedenen Stellen im Programm Informationen als Bericht zu exportieren.

Immer up to date mit dem “Schreibtisch”

Ihre Startseite nennt sich “Schreibtisch” und dient Ihnen als dynamisches Dashboard, auf dem Sie jederzeit die neuesten Entwicklungen Ihrer Projekte vorfinden. In den schmucken Widgets, die Sie individuell in Ihrer Ansicht anordnen können, finden Sie Ihre aktuellen Jobs, einen Kalender und Ihre Kontaktanzeige. Mit Letzterer erhalten Sie einen nützlichen Shortcut zu Ihren Mitarbeiter:innen und den Projektverantwortlichen. Außerdem finden Sie separate Widgets für Ihre persönlichen To-dos, Ihre Projektzeiten und auf Wunsch die Troi News.

Auf dem Schreibtisch werden Ihnen alle relevanten Werte zu Ihren Projekten und To-dos angezeigt

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Nutzen Sie das Auswertungsmodul für Ihre Reports

Wenn Sie die “Professional”-Lizenz nutzen, erhalten Sie Zugriff auf das Auswertungs-Modul. Dieses bietet Ihrer Agentur nützliche Statistiken für Ihr Controlling. Dazu gehören beispielsweise die Auswertung für die Arbeitszeit und die Sales-Stage. Über die Schnittstelle zu Power-BI integrieren Sie zudem ein äußerst mächtiges Auswertungs-Tool, mit vielen benutzerdefinierten Grafiken und Statistiken. So wird der Erfolg Ihres Projektgeschäfts direkt messbar.

Profitieren Sie unterwegs von der Troi Live App

Für die schnelle Zeit- und Belegerfassung unterwegs gibt Ihnen der das Troi-Team seine Live App an die Hand. Mit dieser rufen Sie Ihre wichtigsten Daten zu Projekten und Auswertung bequem unterwegs ab. Das ist ideal für alle Nutzer:innen, die nicht exklusiv am Schreibtisch im Büro tätig sind. Um die App zu nutzen, müssen Sie diese als kostenpflichtiges Add-on für 50€ pro Monat und Agentur hinzubuchen.

In der Troi-Tarifübersicht finden Sie alle genannten Features noch einmal im kompakten Überblick.

Was kostet Troi?

Sie erhalten Troi in zwei verschiedenen Modulen. Für die Nutzung von Troi benötigen Sie immer mindestens eine “Professional”-Lizenz für 49,90€ pro Monat und User. Diese enthält alle Funktionen der Software. Für Teammitglieder gibt es die reduzierte Lizenz-Variante “Teams” für 19,90€ pro Monat und Nutzer:in. Die Software ist mit dem Connect-Modul für 100€ pro Monat und Unternehmen erweiterbar und bietet Ihnen eine Palette an Schnittstellen für Ihr Tool. Für den mobilen Einsatz nutzen Sie die Live App für 50€ pro Monat und Unternehmen.

Troi Tarife

Troi bietet Ihnen zwei unterschiedliche Tarife, in denen verschiedene Features enthalten sind. Beide Versionen erhalten Sie zur Miete als cloudbasierte SaaS-Lösung. Sie haben hierbei die Wahl, ob der Anbieter für Sie hosten soll oder ob Sie das selbst übernehmen möchten.

Die Tarifpakete von Troi

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Troi Professional

Der größere Tarif nennt sich Troi Professional und schlägt mit 49,90€ pro Monat und User zu Buche. “Professional” enthält alle Funktionen der Software und dient Ihnen als Basis. Sie benötigen zur Nutzung von Troi nämlich mindestens eine dieser Lizenzen. Für Ihre Mitarbeiter:innen, Zeiterfasser:innen und Co., die keinen Zugriff auf die administrativen Bereiche des Tools benötigen, nutzen Sie die Teams-Lizenzen.

Troi Teams

Troi Teams ist das kleinere Paket und kostet Sie 19,90€ pro Monat und User. Das Paket enthält den Kalender, die Kontaktverwaltung, die Projektaufgaben sowie die Zeit- und Materialerfassung. Zudem nutzen Sie die Schreibtisch-Ansicht und das schwarze Brett.

Troi Add-ons

Troi bietet Ihnen zur Erweiterung zwei unterschiedliche Module an. Das ist zum Einen Troi Connect, mit dem Sie zahlreiche Schnittstellen für die Agentursoftware freischalten. Der Kostenpunkt liegt bei 100€ pro Monat und Unternehmen. Die offene API hingegen ist weiterhin Teil der Troi-Lizenzen. Den Zugriff auf diese Schnittstelle müssen Sie sich nicht über “Connect” einkaufen.

Zum Anderen bietet Ihnen Troi seine Live App. Mit dieser verwalten Sie Projekte in Ihrer Agentur auch unterwegs. Hier zahlen Sie pro Unternehmen 50€ im Monat.

Einrichtung und Kosten

Troi kommt mit einmaligen Einrichtungskosten, die Sie bei der Anschaffung beachten sollten. Die Einrichtungskosten beginnen bei 1.000€ und richten sich nach dem Implementierungs-Aufwand. Die tatsächlichen Kosten für Ihr eigenes Unternehmen erfahren Sie in einem Beratungsgespräch mit dem Anbieter. In der Implementierung enthalten sind Services wie die Übertragung Ihrer Stammdaten, die Vor-Konfiguration des Systems und die Erstellung der Templates für Angebote und Rechnungen inklusive Kunden-CI.

Troi Vertragslaufzeiten und Kündigung

Es gilt eine initiale Vertragslaufzeit von 36 Monaten, solange Sie sich im Zuge des Angebotes nicht ausdrücklich mit dem Anbieter auf eine andere Laufzeit einigen. Die Kündigungsfrist für den Service beträgt 6 Wochen vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Andernfalls verlängert sich Ihr Vertrag nach Ablauf der Frist automatisch um 12 Monate. Die Zahlungen an Troi erfolgen monatlich oder jährlich.

Sie finden eine kompakte Zusammenfassung zu den Preisen und den Tarifen in der trusted-Tarifübersicht zu Troi.

Troi Testphase

Sie können für Troi eine freie Demo laden. Diese besteht allerdings nur aus Slideshows für Use Cases, mit denen Sie sich einen ersten Eindruck der Software verschaffen. Wenn Sie auch selbst Hand anlegen wollen, fragen Sie einen kostenlosen Zugang beim Troi-Team an. Auf Wunsch erhalten Sie vom Team eine Führung durch das Tool.

Wie benutzerfreundlich ist Troi?

Troi erfordert durch den Funktionsumfang eine längere Einarbeitungszeit. Die Menüführung fällt etwas komplexer aus als bei anderen Tools, da Sie sich gelegentlich in mehrstufige Untermenüs des Tools klicken müssen. Zudem benötigen Sie bei “Professional” etwas Übung, um sich zu merken, wo die von Ihnen benötigten Funktionen im Tool zu finden sind. Nach der Eingewöhnungsphase freuen sie sich aber über die klare Aufteilung der Aufgabenbereiche in die einzelnen Abschnitte und das schicke Design der Oberfläche.

Troi überzeugt mit einer soliden Steuerung und einer schicken Optik. Das Onboarding erfordert etwas Zeit und sollte unter Anleitung des Troi-Teams in Angriff genommen werden.

Die Troi Agentursoftware: Schicke, aber kleinteilige Optik

Trois Look ist edel und vermittelt den Eindruck eines Designbüros. Jede Ansicht ist clean, in funktionale Tabellenstrukturen gegossen und mit filigraner Schrift ausgestattet. Das ist auf manchen Bildschirmen etwas schwer zu entziffern, ein wenig Zoom in die Software behebt dieses Problem. Das Tool spart sich grafische Schnörkel und Spielereien, was Troi für den Einsatz in datenlastigen Betrieben wie Beratungsfirmen oder Architekturbüros qualifiziert.

Solide Steuerung mit kleinen Eigenheiten

Die Steuerung von Troi ist im Kern logisch und geht gut von der Hand. Sie müssen sich lediglich an gewisse Konventionen anpassen, die andere Softwareprodukte in dieser Form nicht aufweisen. Das ist beispielsweise die permanent gegenwärtige Stundenerfassung am unteren Bildschirmrand, auf deren Höhe Sie manchmal auch Buttons zum Anlegen neuer Projekte und andere Funktionen finden. Diese Elemente finden Sie in anderen Tools am oberen Bildschirmrand oder als großen farbigen Button in der Bildschirmecke. Bei Troi verschwinden die Kontext-Knöpfe nahezu im Rest des Interfaces.

Sie finden manche Aktionsbuttons schon fast versteckt am unteren Bildschirmrand

Screenshot: trusted.de

Quelle: troi.de

Mit ein wenig Übung und einem geschulten Blick finden Sie sich aber schon nach kurzer Zeit im Tool zurecht und klicken sich zielsicher durch die Menüs ‒ besonders, wenn Sie die kleinere Teams-Lizenz nutzen. Zusätzlich hilft Ihnen hier das ausgiebige Consulting und der kostenlose Support.

Langfristiges Onboarding

Das Onboarding von Troi ist, ähnlich wie bei PROAD, semi-schwierig zu meistern. Die Bedienung ist nach kurzer Zeit verstanden und die Felder in den Masken sinnvoll beschriftet. Daher erklären sich einige Aspekte der Agentursoftware quasi von selbst. Was allerdings einiges an Übung erfordert, ist die Navigation durch die Menüs des Professional-Tarifs. Sie müssen sich an vielen Stellen auswendig merken, wo Sie welche Funktion im oberen Aufklapp-Menü finden. Das kann etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Durch das Klappmenü am oberen Bildschirmrand sind Sie außerdem auch ein wenig langsamer als bei anderen Software-Vertretern mit einfacher gestalteten Menüs wie Das HQ oder deals&projects. Je nachdem, wie groß Ihr Tarif ausfällt, kommt noch Übungszeit für die reine Menge an Funktionen hinzu. Schließlich wollen alle Werkzeuge und ihre Bedienung erst erlernt werden. Hierfür bietet Ihnen Troi ein umfassendes Angebot an Webinaren, das Ihnen einen kostenlosen Überblick über bestehende und neue Features bietet.

Falls Sie wissen wollen, wie sich Troi im Vergleich mit anderer Agentur-Software schlägt, schauen Sie gern im trusted-Vergleichsbericht zu Agentursoftware vorbei.

Wie sicher ist Troi?

Wenn Sie sich für ein Hosting bei der Troi GmbH entscheiden, werden Ihre Daten auf einem Server in Wien abgelegt. Dieser ist nach ISO 27001 zertifiziert. Die Datenübertragung erfolgt mit einer sicheren SSL-Verschlüsselung. Sie haben auch die Möglichkeit, selbst zu hosten. In diesem Fall sind Sie selbst für die Sicherheit Ihrer Informationen und deren gesetzlich korrekte Aufbewahrung verantwortlich. Troi erlaubt Ihnen zudem ein DSGVO-konformes Arbeiten.

Welchen Kundenservice bietet Troi?

Sie erreichen den Support von Troi über den kostenlosen Helpdesk. Bei Fragen finden Sie auf der Website einen FAQ-Bereich. Wenn Sie möchten, dann buchen Sie eine kostenlose Demo, bei dem Ihnen die Funktionen der Software live vorgeführt werden. Im Anschluss erhalten Sie für einen Testlauf auch eine kostenlose Demoversion. Haben Sie sich für Troi entschieden, können Sie optional eine kostenpflichtige Schulung buchen, die gerade größeren Unternehmen empfohlen wird. Der Preis richtet sich individuell nach dem Stundenaufwand.