ProSonata ist eine webbasierte Agentursoftware und zeichnet sich durch einen modularen Aufbau aus, mit dem du die Anwendung optimal an deine Anforderung zuschneiden kannst.

Ein weiterer Vorteil ist das flexible und günstige Pricing: ProSonata ist bereits ab einer Einzellizenz erhältlich und eignet sich besonders für Freelancer und kleine Agenturen sowie Consulting-Unternehmen.

Agentursoftware nach Maß: ProSonata ist vor allem für Freelancer und kleine Agenturen geeignet

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Quelle: prosonata.de

Ich habe ProSonata etwas genauer unter die Lupe genommen. Hier erfährst du alles über den Funktionsumfang, Stärken und Schwächen der Anwendung und mögliche Einsatzgebiete.

Für die Projektverwaltung liefert ProSonata eine Art digitaler Projektmappe, die als zentrale Ablage und Arbeitsfläche funktioniert. Hier laufen alle wichtigen Projektdaten und Informationen zusammen: Projektplanung und -zeiten, verknüpfte Dokumente, Aufgaben und Faktura (also Angebote, Rechnungen etc.).

Auch das Projektcontrolling ist direkt hier eingebunden und gibt dir über verschiedene Grafiken und Balkendiagramme u. a. eine Übersicht über den Projektstatus und bereits erfasste Zeiten. Zudem sind die Gantt-Charts gut gelungen und geben dir einen sauberen Überblick über den gesamten Projektverlauf.

Mit Gantt-Charts kannst du deine Projekte sauber planen und den Status nachverfolgen

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Während diese Basic-Features in der Projektverwaltung zur Grundausstattung gehören, musst du erweitere Projektmanagement-Funktionen über weitere Module hinzubuchen. Damit hast du dann auch Zugriff auf Projektgruppen (Multiprojektmanagement), Projekt-Korrespondenz und Funktionen für die saubere Ressourcen- und Kapazitätsplanung.

In Sachen Kontaktverwaltung und Kundenmanagement erfindet ProSonata das Rad nicht neu, sondern greift auf bewährte Standards zurück. Du verwaltest mit dem Tool deine Kontakte in klassischen Listenansichten und kannst über die Detailansicht alle wichtigen Stamm- und Grunddaten hinterlegen.

Neben der Verwaltung von Kundenkontakten legst du auch Lieferanten, Unternehmen und sonstige Kontakte an. Letztere kannst du dabei zu Clustern, also Firmengruppen zusammenführen.

Für mehr Ordnung und eine bessere Struktur versiehst du alle Kontakte mit individuellen Tags und Labeln. Ein weiteres Feature ist die leistungsstarke Suchfunktion, hier helfen dann auch die vergebenen Tags, um Kontakte schnell zu finden.

Kontakt-Import: Über eine Vorlage, die der Anbieter bereitstellt, kannst du Kontakte ganz einfach CSV- bzw. Excel-Dateien in das System importieren. Auch der Export ist in diesen Formaten jederzeit möglich und es fallen keine zusätzlichen Kosten an.

Die Faktura bzw. das Angebots- und Rechnungsmanagement ist neben dem Projektmanagement die zweite Kernfunktion der Software und ist entsprechend stark aufgestellt. ProSonata kommt mit einem integrierten, vollwertigen Dokumenteneditor, mit dem du Angebote und Rechnungen direkt in der Anwendung erstellst.

Das Design kannst du beliebig anpassen und in deine CI einbinden. Außerdem liefert ProSonata Text-Vorlagen in Deutsch und Englisch.

Deine Faktura-Dokumente lassen sich dann problemlos via E-Mail versenden. Gleiches gilt für E-Rechnungen, die ProSonata über XRechnung und ZUGFeRD bereits jetzt unterstützt. Auch hier kannst du wieder Vorlagen und Textbausteine nutzen oder frei texten.

Weitere Features sind das integrierte Mahnwesen, benutzerdefinierte Belege und Lieferscheine, wobei du letztere über ein Zusatzmodul dazubuchen musst.

Auch im Bereich der Zeiterfassung ist ProSonata gut aufgestellt. Grundsätzlich unterscheidet das System zwischen zwei Bereichen innerhalb der Zeiterfassung: der Projekt- sowie Aufgabenzeiterfassung und der Anwesenheitserfassung deiner Mitarbeiter:innen. Dabei kannst du beide Bereiche unabhängig voneinander nutzen und so An- und Abwesenheiten genau erfassen. Gleichzeitig trackst du die projektbezogene Arbeitsleistung.

Projektzeiten haben dann den Vorteil, dass du sie mit wenigen Klicks in deine Rechnungen als Leistungsposition übernehmen kannst. Die Zeiterfassung funktioniert dabei ganz simpel über den Projekttimer (eine Art Stoppuhr) oder über manuelle Zeiteinträge.

Urlaubsverwaltung: Ein nützliches Feature (gerade in etwas größeren Agenturen) ist die integrierte Urlaubsverwaltung von ProSonata. Die ist direkt im Zeiterfassungstool mit eingebunden und erlaubt dir die effektive Verwaltung von Urlaubsanträgen und Abwesenheiten.

Für Zeiterfassungs-Fans stellt ProSonata außerdem eine Schnittstelle zur Zeiterfassungs-App Memtime bereit. Für die standardmäßige Zeiterfassung sind die vorhandenen Basic-Funktionen aber mehr als ausreichend.

Ganz ohne Erweiterungsmodule oder zusätzliche Kosten bietet die Software bereits im Basispaket umfangreiche Reportings und Auswertungen. Dazu zählen u. a. globale Reportings zu Rechnungen und Zahlungen, Projektzeiten und der Umsatzentwicklung. Außerdem zeigt dir das System eine Jahresübersicht, mit der du auch Prognosen erstellen kannst.

Auch präzise, benutzerdefinierte Auswertungen sind möglich. Die erstellst du etwa zu einzelnen Kund:innen und Auftragsunternehmen oder generierst ausführliche Projektberichte mit Erlösen, Fremdkosten und Roherträgen. Insgesamt ein solides Reporting, das sich sehen lassen kann!

Im Dokumentenmanagement und vor allem der (vorbereitenden) Buchhaltung musst du mit ProSonata einige Lücken in Kauf nehmen. Das Tool erlaubt dir zwar, Rechnungen und Belege Projekten oder Kontakten zuzuordnen, verfügt aber über keine separate Belegablage. Hier hilft dann nur der Workaround über einen FTP(s)-Client, mit dem du Dokumente, Lieferscheine und Fremdkosten-Belege auf deinen eigenen Webserver hochlädst.

Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass du einen Webserver hast – was die Sache etwas kompliziert gestaltet. Alternativ verfügt ProSonata über eine Schnittstelle zu meebox.de.

Bankabgleich: Über das gleichnamige Zusatzmodul erfasst du einfach deine Banktransaktionen. Kontoauszüge und Belege kannst du so direkt ins System laden und die Anwendung übernimmt dann automatisch den Abgleich mit deinen Ausgangsrechnungen. Das Tool unterstützt die Formate CSV, Excel und CAMT.053.

ProSonata richtet sich vor allem an Freelancer und kleinere Agenturen. Entsprechend sind die Tarife vergleichsweise kleinteilig aufgestellt: Du kannst einzelne Lizenzen erwerben oder eines der Pakete für 3, 5, 10 oder 20 Benutzer:innen buchen.

Eine Besonderheit von ProSonata ist der modulare Aufbau: während die Basisfunktionen bereits sehr umfangreich ausfallen, kannst du mit Zusatzmodulen einzelne Feature-Pakete hinzubuchen. Das gilt beispielsweise für das erweiterte Projektmanagement, die Ressourcenplanung und das CRM-Feature.

Das Einzelpaket für eine Lizenz kostet monatlich 8 Euro und jedes Zusatzmodul kann für 1 Euro pro Monat dazugebucht werden. ProSonata “3” integriert dann drei Benutzerlizenzen und alle Basisfunktionen für monatlich 18 Euro. Optionale Zusatzmodule kosten dann je 2 Euro pro Monat. Für wachsende Agenturen bietet ProSonate “20” alle Basic-Features für bis zu 20 Benutzer:innen ab 80 Euro pro Monat. Zusatzmodule kosten in diesem Tarif dann monatlich 10 Euro.

Ein Blick auf die möglichen Leistungspakete und Preise von ProSonata

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Insgesamt gehört ProSonata zu den günstigeren Agentur-Softwares und bietet selbst unter Berücksichtigung der Zusatzmodule ein tolles Preis-Leistungs-Verhältnis. Durch die flexiblen Vertragslaufzeiten und den modularen Aufbau ist ProSonata vor allem für Selbstständige und kleine Agenturen eine geeignete Lösung. Großen Agenturen rate ich aber zu Alternativen wie easyJOB oder Poool.

Die gesamte Entwicklung, das Hosting und die Kundenbetreuung findet am Standort Deutschland statt. ProSonata läuft über eigene Server des Anbieters und es sind keine Dienste von Firmen aus Drittländern (bspw. USA) in Nutzung. Datenübertragungen sind durchgängig mit AES-256 verschlüsselt und ProSonata ist vollständig DSGVO-konform.

ProSonata erreichst du in den Service-Zeiten Montag bis Freitag zwischen 9 und 17 Uhr. Allerdings gilt das nur für Supportanfragen via E-Mail. Telefonischen Support erhältst du Montag bis Freitag nur zwischen 10 und 12 Uhr, oder nach Vereinbarung. Neben der kostenlosen Demo stellt ProSonata ein umfangreiches Online-Helpcenter zur Verfügung. Hier findest du FAQs, Tipps und Tricks und Video-Tutorials.