In jedem Unternehmen ist es immer wichtig zu wissen, wie Ihre Ressourcen gerade verteilt sind und wo die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter:innen hinfließt. Für diese Aufgaben gibt Ihnen easyJOB verschiedene Möglichkeiten zur Zeiterfassung an die Hand. Zudem nutzen Sie unterschiedliche Kalender aus Sicht Mitarbeiter/Team/Kunde und verwalten Abwesenheiten in Form von Urlaub, Krankheit, etc.
Managen Sie die Zeiten und Abwesenheiten Ihres Teams
Die Zeiten, die von Ihnen und Ihren Teammitgliedern erfasst werden, finden Sie auch säuberlich aufgelistet in den jeweiligen Projekten. Um Zeiten zu erfassen, nutzen Sie beispielsweise das Stundenpanel auf der Startseite oder die easyJOB-App.
Als Mitarbeiter:in steht Ihnen eine Aktivitätshistorie zur Verfügung. Aus dieser können Sie bequem kürzlich abgeschlossene Tätigkeiten per Drag-and-drop in das Stundenpanel ziehen, ohne alles noch einmal abtippen zu müssen.
Stunden lassen sich schnell und einfach eintragen und auf Projekte bzw. einzelne Aufgaben buchen
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Um einen Überblick zu haben, welche Arbeitskräfte zu welchen Zeiten in Ihrem Betrieb verfügbar sind, nutzen Sie das Kalender-Tool. Dort vermerken Sie wichtige Termine, Urlaube, das nächste große Event und mehr. Sie haben die Wahl, ob Sie bestimmte Ereignisse in Ihrem persönlichen oder Ihrem Team-Kalender hinterlegen möchten.
Zeiterfassung einfach und granular, auch per App
Die Zeiterfassung funktioniert in easyJOB einfach und intuitiv und ist auf viele unterschiedliche Arten möglich:
Arbeitszeiten werden im “Stundenpanel” erfasst. Hier sind pro Tag mehrere Zeitblöcke möglich, die den Arbeitsantritt, das Arbeitsende sowie Pausen dokumentieren und sich minutengenau anpassen lassen. Hinzu kommt die Möglichkeit, Home-Office-Tage im Tool zu kennzeichnen sowie Krankheitstage, Urlaube und andere Abwesenheiten zu erfassen.
Auf Wunsch springt die Arbeitszeiterfassung mit dem Login in easyJOB automatisch an und stoppt mit dem Logout. Alternativ klappt die Arbeitszeiterfassung auch per Stoppuhr oder in der mobilen easyJOB-App (auf Wunsch mit NFC-Stickern). Warnungen und Erinnerungs-E-Mails sorgen dafür, dass gesetzliche oder betriebliche Vorgaben in Sachen Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden.
Ebenfalls im Stundenpanel, per digitaler Stoppuhr oder nachträglich in einer Wochenübersicht haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Projektstunden für einzelne “Jobs” und Aufgaben festzuhalten.
Dabei ist es ganz Ihren internen Prozessen überlassen, wie granular das Stundenschreiben aussehen soll – ob Zeiten z.B. auf Projekt- bzw. Job-Ebene, auf “Leistungsebene” (z.B. Beratung, etc.) oder auf Ebene einzelner Aufgaben und Tasks (z.B. spezifische Meetings, etc.) gebucht werden sollen.
Im Stundenpanel haben alle Mitarbeiter:innen Überblick über Arbeitszeiten und Projektstunden
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Für Übersicht sorgen auch in Sachen Projektstunden automatische Warnungen und Notifications. Die springen z.B. an, wenn die allgemeine “Arbeitszeit” nicht mit den gebuchten Projektstunden übereinstimmt. Im Stundenpanel wird das Verhältnis der Arbeitszeit zu den erfassten Stunden jederzeit angezeigt – in einem Widget mit kumulierten Zeiten, oder als grafische Auswertung.
Genauso individuell und granular gestaltet sich das Controlling der Arbeitszeiten für HR und Management. Zeiten – sowohl Arbeitszeiten als auch Projektstunden – lassen sich aus verschiedenen Blickwinkeln und auf verschiedene Arten auswerten und überblicken. Für Arbeitszeiten gibt es z.B. für alle Mitarbeitenden ein individuelles Arbeitszeitkonto, in dem getrackte Zeiten, Abwesenheiten, Überstunden sowie Krankheitstage gesammelt und übersichtlich aufgelistet werden.
Für das Controlling stehen Ihnen in easyJOB diverse Möglichkeiten der Auswertung von Zeiten zur Verfügung
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Um Zeiten auszuwerten, lassen sich erfasste Zeiten in einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht anzeigen; zudem sind Auswertungen nach Mitarbeitern, der jeweiligen “Arbeitszeitart”, sowie für Projektstunden auch nach Mandanten bzw. Projekten möglich. easyJOB ermöglicht einen Soll/Ist-Vergleich sowie automatisierte Reports.
Besonders interessant ist die Auswertung im sogenannten “Jobcenter” bzw. dem Projektblatt. Dort werden die getrackten Projektstunden in Echtzeit mit den kalkulierten Stunden und dem kalkulierten Budget verglichen.
Projektmanager und Controller haben so jederzeit einen Überblick darüber, ob sich ein Projekt im Soll befindet und wirtschaftlich ist – oder eben nicht. Tracken Mitarbeiter also Zeiten für ein Projekt, tracken sie gleichzeitig die Projektkosten, die sich z.B. aus dem Stundenlohn pro Mitarbeiter ergeben.
