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easyJOB

Agentursoftware

5
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Fazit der Redaktion

Mit easyJOB von Because Software erhalten Sie eine funktionsstarke Komplettlösung für alle gängigen Geschäftsprozesse in Agenturen. Das Tool unterstützt insbesondere die kaufmännische Projektabwicklung und bringt darüber hinaus noch viele weitere Funktionsbereiche mit – Projektmanagement (PM), Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Controlling und Reporting stellen nur einige dar. Die Anwendung überzeugt vor allem durch ihre Funktionstiefe und die vielfältigen Möglichkeiten zur Individualisierung. Selbstredend ist eine so umfassende All-in-One-Lösung nicht für jede Firma erforderlich; vor allem kleinere Agenturen müssen gegebenenfalls mit einer gewissen Einarbeitungszeit rechnen, die für die korrekte Nutzung essentiell ist.

  • Sehr großer Funktionsumfang
  • Modular erweiterbar/skalierbar
  • Individuell anpassbar
  • Persönlicher Support mit Ansprechpartner
  • Einstiegslösung easyJOB compact
  • Vollversion nicht cloud-basiert
  • Potentiell lange Einarbeitungszeit
Maximilian Reichlin
Redaktionsleiter von trusted
easyJOB
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Zielgruppe

easyJOB versteht sich als Komplettlösung für alle Dienstleister und Agenturen mit Projektgeschäft. Insbesondere stehen inhabergeführte Agenturen im Fokus, die einen Großteil der aktuell rund 800 Kunden ausmachen. Kernzielgruppe sind Agenturen aus den Bereichen Full-Service, PR, Event, Design, Produktion, Social-Media, Digital und Media. Auch in Marketingabteilungen größerer Firmen ist easyJOB im Einsatz.

Durch die Skalierbarkeit der Software und die Möglichkeit, easyJOB durch zusätzliche Funktionen zu erweitern, ist der Einsatz in kleinen bis großen Unternehmen möglich. Nur Kleinstunternehmen und Freelancer werden dadurch nicht oder nur bedingt abgedeckt.

Preise und Plans

easyJOB wird bereits im Basispaket mit umfangreichen Funktionen ausgeliefert. Dabei stehen Ihnen drei verschiedene Lizenztypen zur Verfügung, die jeweils per Mitarbeiter vergeben werden und definieren, was der jeweilige Mitarbeiter mit easyJOB tun kann. Die Preise für das Tool lassen sich daher nicht pauschal angeben; sie sind abhängig von der Anzahl der benötigten Lizenzen, der Art der Lizenzen sowie der Ergänzung des Basisumfangs durch etwaige Zusatzmodule. Als Richtwert lässt sich allerdings festhalten, dass in der Mischkalkulation pro Mitarbeiter mit rund 600 Euro gerechnet werden muss.

easyJOB folgt einem Maßschneider-Ansatz. Das bedeutet: Anhand Ihrer internen Prozesse und spezifischer Workflows wird das Tool in Zusammenarbeit mit den Beratern von Because Software an Ihre Bedürfnisse angepasst.

Für kleine Agenturen bis 10 Mitarbeiter hat Because Software außerdem easyJOB compact im Angebot. Der kleine Bruder der Kaufvariante ist cloudbasiert und folgt einem Mietmodell. Rund 40 Euro pro Monat werden für diese Version fällig, die den Basisumfang von easyJOB nebst dem Zusatzmodul “Zahlungskontrolle” umfasst. Nett: Auf Wunsch nutzen Sie easyJOB compact für den Einstieg in die Software und upgraden später auf die Kaufversion.

Weitere Informationen über die Kosten von easyJOB compact erhalten Sie in der Kostenübersicht.

Beachten Sie: Die Mindestvertragslaufzeit bei easyJOB beträgt ein Kalenderjahr; das bedeutet: buchen Sie ein Abo während des Jahres, haben Sie erst zum Ende des Folgejahres die Möglichkeit zur Kündigung - nicht nach Ablauf von 12 Monaten.

Funktionsumfang

easyJOB ist eines der funktionsstärksten Agentur-Tools im aktuellen trusted-Vergleich. Die Featureliste des Tools ist sehr umfangreich und wird durch optionale Zusatzmodule zusätzlich aufgebohrt. Die wichtigsten Kernfeatures sind diese:

Dashboard

Das Dashboard ist der Einstieg in die Agentursoftware. Bereits auf dieser Startseite finden Sie in einem personalisierten Cockpit alle relevanten Informationen. Widgets und Funktionsaufrufe lassen sich hier ganz nach Gusto anordnen und organisieren, so dass Sie immer nur das sehen, was Sie benötigen. So erhalten Sie einen schnellen Überblick und können häufig genutzte Funktionen und Abfragen aufrufen.

Das zentrale und frei anpassbare Dashboard hat immer die wichtigsten Infos und Zahlen
© because-software.com - Das zentrale und frei anpassbare Dashboard hat immer die wichtigsten Infos und Zahlen

Jobabwicklung

Im sogenannten Jobblatt steuern Sie all Ihre Projekte. Hier kalkulieren Sie Leistungen im Ein- und Verkauf, fragen Lieferanten an und erstellen flexibel einen Kostenvoranschlag.

Im Jobblatt nehmen Sie die Kalkulierung Ihrer Aufträge vor
© because-software.com - Im Jobblatt nehmen Sie die Kalkulierung Ihrer Aufträge vor

Projektabwicklung und -controlling

Herzstück von easyJOB ist das Jobcenter. Dieses liefert Ihnen eine kompakte Übersicht über alle Jobs mit den wichtigsten Kennzahlen. Vielfältige Auswahl-, Bearbeitungs- und Reporting-Möglichkeiten bieten Ihnen umfassende Funktionen für das Controlling Ihrer Projekte.

Im Jobcenter von easyJOB finden Sie eine kompakte Übersicht aller laufenden Jobs
© because-software.com - Im Jobcenter von easyJOB finden Sie eine kompakte Übersicht aller laufenden Jobs

Projekt- und Ressourcenplanung

In der Projektplanung definieren Sie für Ihre Projekte Aufgaben und verteilen diese direkt an Ihre Mitarbeiter. Bei der Ansicht für Aufgaben und Termine haben Sie die freie Wahl:

Entweder wählen Sie die klassische Listen-Ansicht, das Gantt-Diagramm für Projekte im zeitlichen Verlauf oder - für agiles Arbeiten - das Kanban-Board.

Auf Wunsch lassen Sie sich Ihre Aufgaben und To-Do’s in der dynamischen Kanban-Ansicht anzeigen
© because-software.com - Auf Wunsch lassen Sie sich Ihre Aufgaben und To-Do’s in der dynamischen Kanban-Ansicht anzeigen

Dabei unterstützt Sie auch die Ressourcenübersicht, mit der Sie die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter überblicken. So lassen sich auch im Projektverlauf kurzfristige Änderungen durchführen. Hat ein Mitarbeiter sich zum Beispiel zu viel Arbeit vorgenommen oder es kommt in einem anderen Projekt zu Verzögerungen, die die Ressource binden? Dann lassen sich Aufgaben flexibel auf Mitarbeiter mit freien Kapazitäten umverteilen.

Mit der Ressourcenübersicht steuern Sie Ihre Mitarbeiter abhängig von deren Kapazitäten
© because-software.com - Mit der Ressourcenübersicht steuern Sie Ihre Mitarbeiter abhängig von deren Kapazitäten

Zeiterfassung

Auch ein Time-Tracking-Tool ist in easyJOB integriert. Zeiten buchen Sie direkt auf Ihre Projekte. Passend zur individuellen Arbeitsweise bietet Ihnen easyJOB eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie die Zeiterfassung durchführen können:

  • In einer Wochenübersicht (für längere Projekte)
  • Direkt im Job oder über Aufgaben/Termine im Kalender
  • Per App zur Stundenerfassung auf iOS- und Android-Geräten
  • Als automatische Stundenerfassung für bestimmte Terminarten (z.B. Urlaub)
  • Oder im Stundenwidget per Drag and Drop

Zur Auswertung der Effektivität können Sie außerdem aussagekräftige Reports über die geleisteten Arbeitsstunden erstellen.

Das Time-Tracking-Tool von easyJOB hilft Ihnen dabei, geleistete Arbeitsstunden abzurechnen
© because-software.com - Das Time-Tracking-Tool von easyJOB hilft Ihnen dabei, geleistete Arbeitsstunden abzurechnen

CRM/Groupware

Auch CRM- und Groupware-Funktionen sind in easyJOB integriert. Hier pflegen Sie Adress- und Kontaktdaten für verschiedene Kontaktarten - Kunden, Lieferanten, Interessenten, etc. Die gesamte Kommunikation mit einem Kontakt lässt sich dabei hier oder beim entsprechenden Projekt ablegen. Zusätzlich hilft Ihnen eine Kontakthistorie dabei, nachzuvollziehen, welche Kontaktpunkte es bereits mit einem Kunden gab und wie der aktuelle Stand des Projektes ist.

Im integrierten CRM organisieren Sie Adress- und Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten
© because-software.com - Im integrierten CRM organisieren Sie Adress- und Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten

Der IMAP-fähige Email-Client, den Sie mit Ihrem bestehenden Postfach koppeln können, macht es möglich, Nachrichten direkt aus easyJOB heraus zu verschicken. Eingehende Emails können Sie in der Kontakthistorie speichern.

Dokumentenmanagement

Ein integriertes DMS hilft Ihnen dabei, Dokumente wie Angebote, Rechnungen, etc. zentral zu lagern, zu kategorisieren und bei Bedarf wieder aufzurufen. So verlieren Sie keine wichtigen Dokumente und alle Mitarbeiter haben zentralen Zugriff auf die Dateien - sofern sie über die nötigen Rechte verfügen.

Abrechnung und Buchhaltungsvorbereitung

Im Abrechnungsworkflow von easyJOB erstellen Sie Ausgangsrechnungen mit wenigen Klicks. Auch Teil- und Sammelabrechnungen und Rechnungssplits sind hier möglich.

Auch Ausgangsrechnungen für Jobs lassen sich mit easyJOB mit wenig Aufwand generieren
© because-software.com - Auch Ausgangsrechnungen für Jobs lassen sich mit easyJOB mit wenig Aufwand generieren

Zudem erfassen Sie auch Eingangsrechnungen. Mit dem optionalen Zusatzmodul “Zahlungskontrolle”, das in easyJOB compact bereits integriert ist, erhalten Sie einen Überblick über offene Rechnungen und organisieren das Mahnwesen. Mit dem Zusatzmodul SEPA wickeln Sie außerdem Ihren Zahlungsverkehr elektronisch ab; die Fibu-Schnittstelle übergibt die fertigen Buchungen für die gesammelten Belege an die Buchhaltung.

Controlling

Die Controlling-Funktionalitäten von easyJOB sind - wie auch der Rest der Software - sehr mächtig. easyJOB leistet Deckungsbeitragsrechnungen z.B. nach Jobs, Etats, Units, Kunden, etc. Auch Soll- und Ist-Zahlen zu einzelnen Projekten können Sie damit einfach gegenüberstellen, um Einspar- und Verbesserungspotential zu entdecken. Aber auch projektübergreifende Auswertungen, z.B. nach Leistungen oder Belegdatum, sind schnell erstellt. So erhalten Sie alle relevanten Informationen; je nach Wunsch entweder auf dem Bildschirm oder als gedruckte Reports.

Ein Highlight von easyJOB ist die von Because Software entwickelte easyDataVisualizer-Technologie (eDV). Damit lassen Sie sich auf Wunsch bestimmte Daten anzeigen. Dabei konfigurieren Sie selbst die Anzeigelayouts und bestimmen beispielsweise, welche Daten Sie in welcher Reihenfolge sehen möchte, sortieren Felder oder löschen sie, fassen Zeilen zusammen, heben Werte farbig hervor, pivotieren gewisse Daten oder exportieren die Auswertungen in ein bestimmtes Format.

Ein kleines Highlight von easyJOB sind die hochgradig anpassbaren Datenansichten mit eigens entwickelter eDV-Technologie
© because-software.com - Ein kleines Highlight von easyJOB sind die hochgradig anpassbaren Datenansichten mit eigens entwickelter eDV-Technologie

Eine umfassendere Übersicht über die integrierten Funktionen von easyJOB finden Sie im easyJOB-Funktionsüberblick von trusted.

Usability

Seit einem umfassenden Re-Design im Jahr 2017 macht die Nutzeroberfläche von easyJOB einiges her und wirkt nun viel moderner und übersichtlicher. Die Benutzerfreundlichkeit ist grundsätzlich gut; allerdings hat das Tool durchaus das Potential, für Anfänger und Neueinsteiger schnell unübersichtlich zu werden. Auch mit dem Multiwindowing, dem Öffnen mehrerer Fenster, müssen Sie sich trotz der Vorteile (Multitasking, etc.) gegebenenfalls erst anfreunden. Eine gewisse Einarbeitungszeit - je nach gewähltem Umfang des Tools mit Zusatzmodulen, etc. - ist Voraussetzung. Da ist es schön zu wissen, dass der Provider Because Software Sie mit einem persönlichen Ansprechpartner unterstützt und so schnell Hilfestellung bei akuten Problemen leisten kann.

Für kleine Agenturen bis 10 Mitarbeiter bietet sich die compact-Version von easyJOB an. Diese verspricht einen schnellen Start und Einstieg zu einem vertretbaren (weil branchendurchschnittlichen) Preis.

Beachten Sie: Bei easyJOB compact handelt es sich um eine Cloud-Variante des Tools; easyJOB hingegen ist die On-Premise-Version und muss entweder im externen Rechenzentrum oder auf Ihren eigenen Servern gehostet werden.

Service und Support

easyJOB beziehungsweise Because Software legt Wert auf einen sehr persönlichen Kundensupport. Sie erreichen Ihren persönlichen Ansprechpartner bei Fragen und Problemen entweder per Mail oder Telefon. Zusätzlich gibt es eine ständig besetzte allgemeine Support-Hotline. Zudem bietet Because Software online eine Vielzahl von Materialien: ein integriertes kontextsensitives Wiki, Kundenportal mit Anleitungen, PDF-Broschüren zum Download und FAQ.

Because Software ist offizieller Partner des renommierten AgenturCamps und Veranstalter eigener regelmäßiger Events.

Schnittstellen

easyJOB bringt einige wichtige Schnittstellen und Integrationen mit, wie z.B. die FiBu-Schnittstellen DATEV, SAP, Onlinebanking SEPA und DTAZV, zum Projektmanagement- und Ticketing-Tool JIRA sowie zu Microsoft Exchange und zur Spesenerfassung Rydoo. Die Anbindung von Drittprogrammen über API und eine Mitarbeitersynchronisation über Active Directory ist möglich. Der Datenimport und -Export funktioniert mithilfe von CSV oder Excel-Dateien.

Zusammenfassung

easyJOB ist eine Agentursoftware mit sehr großer Funktionstiefe, die als All-in-One-Lösung alle relevanten Bereiche des Agenturalltags abdeckt. Gleichzeitig ist die Software dank des Maßschneider-Ansatzes des Herstellers allerdings auch flexibel und anpassbar. easyJOB selbst wird mit umfangreichen Basisfunktionen ausgeliefert; optional sind bis zu 25 Zusatzmodule verfügbar, die den Funktionsumfang nochmals erweitern und Spezialanforderungen abdecken. So wächst easyJOB bei Bedarf mit Ihnen mit. Dass der große Funktionsumfang mit einem gewissen initialen Aufwand für die Einarbeitung und die Datenpflege einhergeht, muss Ihnen allerdings klar sein. Fans von Cloud-Lösungen kommen hier ebenfalls nicht auf Ihre Kosten - easyJOB gibt es nur als On-Premise-Variante. Lediglich die Einstiegsversion easyJOB compact (für bis zu 10 Nutzer) ist cloudbasiert.

easyJOB Video

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1 Bewertung
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Ungenügend
100% Weiterempfehlung
David Ihl
1 Bewertung
29. Januar 2020

Der Mercedes unter den Agentursoftware Anbietern

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Sehr flexibel, passt sich sehr gut an unsere Workflows an. Besonders überzeugt hat uns die Möglichkeit, über eine API von externen Tools Daten auszulesen bzw. in easyJOB einzspielen.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

So mächtig das Programm ist, so komplex gestaltet sich das Onboarding. Das Design ist leider schon etwas in die Jahre gekommen.

Wofür verwenden Sie easyJOB? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Anbindung JIRA an Verrechnung/Zeiterfassung/CRM

Bewertungsquellen

Über easyJOB

Die easyJOB-Produktfamilie (aktuell in der Version easyJOB 5) wird von Because Software entwickelt und vertrieben. Die Entwicklungsabteilung mit Inhouse-Entwicklern befindet sich bei der Muttergesellschaft der GmbH in Wien; bei der Tochter Because Software AG in München sind dagegen Marketing, Vertrieb und Beratung angesiedelt. Because ist bereits ein alter Hase in der Branche. Schon seit 1988 ist die Firma am Markt vertreten. Rund 50 Mitarbeiter betreuen aktuell 800 Kunden mit ca. 19.000 Anwendern.

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