So habe ich biduum getestet
Ich habe die Schichtplanung von biduum im Browser und auf dem Smartphone in 9 Testkriterien geprüft. Um Funktionsumfang und Usability zu testen, habe ich den Dienstplan für einen fiktiven 3-Schicht-Betrieb mit 5 Mitarbeiter:innen erstellt und dafür geprüft, welche Funktionen das Tool mitbringt und wie einfach (1 bis 5 Sterne) die Schichtplanung funktioniert hat. Außerdem habe ich eine Einschätzung der Kosten getroffen und die vorhandenen Sicherheits-, Datenschutz- und Support-Optionen auf Basis praxisnaher Anforderungen geprüft. Meine Ergebnisse findest du hier:
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Wochendienstpläne erstellt
Welche neuen Blickwinkel wirft biduum von SIEDA wohl auf die Dienstplanung? In meinem Testbericht erfährst du es!
Screenshot: trusted.de
Quelle: sieda.com
Kommen wir gleich zur Sache: Die Schichtplanung mit biduum ist ein Klacks!
Nein, wirklich! Hast du erst einmal deine Mitarbeiter:innen im System angelegt und deine Dienste – wie Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht, etc. – definiert, kannst du sofort damit loslegen, deinen Dienstplan zu erstellen!
Neue Mitarbeiter:innen sind dank der übersichtlichen Eingabemasken schnell hinzugefügt
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Beides geht schnell und bequem, auch weil du beim ersten Start der Software von einer interaktiven digitalen Führung begrüßt wirst. Die zeigt dir erstmal die wichtigsten Funktionsbereiche und die ersten Schritte, sodass du biduum schnell und einfach für dich einrichten kannst. Anschließend geht’s dann direkt los mit der Erstellung deiner Dienstpläne.
Beim ersten Start begrüßt biduum dich mit einem interaktiven Tutorial und einer Führung durch das Tool
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Fehlender Datenimport für die Einrichtung der Mitarbeiterdaten
Einziges Manko an dieser Stelle: gerade für die Pflege der Mitarbeiter-Daten hätte ich mir eine Import-Funktion gewünscht! Die scheint aktuell noch zu fehlen, daher musste ich meine Teammitglieder selbstständig ins Tool einpflegen.
Wie sich herausgestellt hat, fehlt der automatisierte Import tatsächlich. Für Enterprise-Kund:innen bietet biduum den Import der Daten als Zusatzleistung an.
Nicht wild; immerhin habe ich für meinen Testlauf nur 5 Mitarbeiter:innen anlegen müssen. Bei einer großen Belegschaft kann das Fehlen eines Import-Features aber stören.
Übersichtlicher digitaler Dienstplan steht im Zentrum der Software
Schauen wir uns nun den Kern der Software an: den digitalen Dienstplan.
Ein erster Blick auf die Dienstplanung in biduum
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Der ist in biduum recht minimalistisch, dadurch aber auch sehr übersichtlich. Noch auffälliger: Dein Dienstplan ist immer das Erste, was du siehst, wenn du biduum öffnest. Hier gibt es keine Dashboards oder Startseiten mit irgendwelchen Auswertungen; auch keine ellenlange Seitenleiste mit verschiedenen Reitern und Funktionsbereichen.
Nein, die meisten Einstellungen nimmst du direkt auf deinem Dienstplan vor, der so tatsächlich zum absoluten Kern der Software wird. Nett!
Mehrere Planungsebenen und Ansichten für deine Schichtplanung
Der Dienstplan von biduum bietet eine Monats- und eine Wochenansicht, also die gängigsten Planungshorizonte. Das i-Tüpfelchen wären hier noch eine Tages- und/oder eine Quartalsansicht gewesen. Die fehlen aktuell noch, das ist aber zu verschmerzen.
- Als Dienstplan; das heißt, du weist allen Mitarbeiter:innen im gewählten Planungshorizont ihre Schichten pro Tag zu.
- Als Besetzungsplan; das heißt, du definierst die täglich nötigen Schichten je Arbeitsbereich (z.B. “Küche” und “Service”) und verteilst dann deine Mitarbeiter:innen auf die jeweiligen Schichten.
Ersteres ist perfekt, wenn du allen Mitarbeiter:innen eine bestimmte Anzahl von Schichten zuweisen willst, um Vertragsstunden zu füllen. Letzteres eignet sich, wenn du jeden Tag eine gewisse Anzahl von Schichten vollkriegen musst – und um benötigte Qualifikationen für bestimmte Arbeitsplätze zu sehen sowie Über- und Unterbesetzung zu vermeiden.
Neben der Standard-Ansicht “Dienstplan” ist in biduum auch die Erstellung eines “Besetzungsplanes” möglich
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Beispiel 1: Du hast ein Team aus 10 Leuten, die alle auf einem kommenden Event arbeiten sollen. Dann wählst du die “Dienstplanung” und weist deinen Mitarbeiter:innen die entsprechenden Schichten zu, z.B. “Frühschicht - Einlass”, “Spätschicht - Garderobe” oder “Spätschicht - Service”.
Beispiel 2: Du musst in deinem Pflegewohnheim jeden Tag drei Schichten (Früh-, Spät- und Nachtschicht) mit je zwei Mitarbeiter:innen (Pflegefachkraft, Pflegeassistenz) befüllen. Dann wählst du die “Besetzungsplanung”, die dir jeden Tag die zu füllenden Schichten anzeigt, und trägst dort nun noch die freien Mitarbeiter:innen ein.
Im “Besetzungsplan” bekommst du am unteren Bildschirmrand eine Fortschrittsanzeige, mit der du sehen kannst, ob dein Tag voll besetzt ist und ob noch Mitarbeiter:innen fehlen.
Umgekehrt wird dir beim “Dienstplan” (also auf Mitarbeiter:innen-Ebene) angezeigt, wie oft du welche Schichten pro Tag verplanen musst, um deinen Dienstplan vollzukriegen. Du musst also auch hier nicht auf Komfort verzichten. biduum scheint an alles gedacht zu haben!
Sehr einfach, Schichten zu planen und zu befüllen
Die Schichtplanung selbst geht – wie oben schon angedeutet – beinahe spielend. Auf der rechten Seite des Bildschirms ist dein Dienst-Pool mit allen definierten Schichten, die du im System angelegt hast. Von dort ziehst du dir deine Dienste ganz einfach per Drag-and-Drop an die passende Stelle im Plan und legst sie dort ab.
Die Erstellung eines Dienstplanes mit biduum ist kein Hexenwerk und auch mobil einfach möglich
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That’s about it. Bereits eingeplante Schichten kannst du mit der Maus markieren, kopieren oder per Kontextmenü wieder löschen. Leider klappt das nicht per Tastenkürzel, aber immerhin!
Nützliche Komfortfunktionen erleichtern die Schichtplanung zusätzlich
Eine Besonderheit ist mir im Test noch aufgefallen. Die verbirgt sich bei biduum hinter dem unspektakulären Namen “ausgewählten Dienst übertragen”, ist aber ein kleiner Game-Changer. Einmal aktiviert, musst du mit dem Tool nur eine Schicht – z.B. “Frühschicht” – anklicken und schon “klebt” die Schicht an deinem Cursor und kann per Klick nacheinander für alle gewünschten Tage eingetragen werden.
So musst du die Schicht nicht immer per Drag-and-Drop aus der Seitenleiste ziehen. Das klingt nicht nach etwas Besonderem – aber gerade bei größeren Schichtplänen spart dieses Feature eine ganze Menge Zeit!
Verschiedene Filter sorgen für Überblick, könnten aber zahlreicher sein
Filter helfen dir dabei, den Überblick zu behalten, was sich vor allem bei großen Teams lohnt. Einziges Manko: Ich hätte mir noch einen Filter “Einsatzort” bzw. “Abteilung” gewünscht, um gezielt Schichtpläne für einzelne “Stationen” zu erstellen. biduum kann zwar nach Qualifikationen der Mitarbeiter:innen filtern – nicht aber nach einzelnen Arbeitsstätten.
Das könnte ein Problem z.B. für die Gastro sein, da du so zwar Köche, Küchenhilfe und Co. nach ihren jeweiligen Jobs planen kannst; aber nicht den Einsatzort “Küche” in seiner Gesamtheit.
Automatische Konfliktmeldung erkennt auch gesetzliche Ruhezeiten
Super sind die automatischen Konfliktmeldungen von biduum. Die springen immer dann an, wenn das System einen Konflikt zwischen zwei Schichten erkennt; z.B.:
- Wenn zwei sich überschneidende Schichten für eine Person geplant sind
- Wenn eine Schicht für eine Person geplant ist, die sich im Urlaub befindet
- Wenn eine Schicht die maximalen Arbeitsstunden einer Person sprengen würde
- Oder wenn zwischen zwei Schichten nicht mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen
Damit deckt biduum alle wichtigen Konfliktfälle ab. Vor allem die automatische Anzeige der Ruhezeiten ist ein supernützliches Feature, das nicht alle Schichtplanungstools im Vergleich liefern! So bist du in Sachen Arbeitszeitgesetz immer auf der sicheren Seite!
Konflikte wie Überschneidungen oder nicht eingehaltene Ruhezeiten erkennt biduum sofort und schlägt Alarm
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Wiederkehrende bzw. Rollpläne sind dank Kopierfunktion schnell erstellt
Für meinen Praxistest wollte ich nicht nur einen Dienstplan für eine Woche erstellen, sondern diesen auch (mehr oder weniger identisch) in die Zukunft verplanen, um meinen Dienstplan für mehrere Wochen/Monate im Voraus anzulegen.
Um mittel- bis langfristig zu planen, hat biduum mehrere Möglichkeiten: Entweder lassen sich fertige Dienstpläne kopieren und einfügen:
Deinen Dienstplan weiter in die Zukunft zu kopieren, ist schnell und einfach gemacht. Zuerst musste ich dafür die Tage markieren, die ich kopieren wollte.
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Oder du arbeitest mit rotierenden Schichten bzw. “Dienstfolgen”. Dabei erstellst du einen Wochenplan mit Schichten und freien Tagen und ziehst diesen einfach per Drag-and-Drop an die passende Stelle im Dienstplan.
Mithilfe von Dienstfolgen planst du einfach wiederkehrende Schichtpläne für einzelne Mitarbeiter:innne oder dein ganzes Team
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Beides funktioniert schnell, einfach und intuitiv. So hatte ich innerhalb kürzester Zeit einen fertigen Dienstplan für mein Team, der mehrere Wochen in die Zukunft reichte.
biduum enthält außerdem eine Wiederholungsfunktion. Damit kannst du Schichten für einzelne Angestellte ganz einfach auf die kommenden Wochen übertragen und erstellst so ganz einfach und mit nur wenigen Handgriffen Rollpläne.
So konnte ich mit biduum schnell und einfach einen Dienstplan für mein fiktives Team erstellen
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Notifications bei Schichtplanänderung plus Genehmigungsprozesse
Bis hierher lief also – bis auf kleinere, verschmerzbare Lücken – alles reibungslos. Leider konnte biduum mich im nächsten Arbeitsschritt dann nicht mehr überzeugen. Denn in der Kommunikation der Schichtpläne an dein Team ist biduum eher schwach.
Als mein Dienstplan fertig war, wollte ich ihn zunächst einmal abspeichern und dann an mein Team weitergeben. Das klappte mit ein paar wenigen Klicks.
Um deinen Dienstplan zu veröffentlichen, schickst du ihn für den gewählten Zeitraum an dein Team
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Den Schichtplan erhalten also automatisiert alle Mitarbeiter:innen, die am Plan beteiligt sind. Auch bei Änderungen eines bereits veröffentlichten Plans erhalten alle beteiligten Mitarbeiter:innen eine Benachrichtigung. Sehr schön!
Benachrichtigungen von biduum erhältst du nur, wenn du diese auch in den Einstellungen aktivierst.
Was mir auf den ersten Blick gefehlt hat, war eine Möglichkeit, fertige Dienstpläne freigeben bzw. genehmigen zu lassen. Falls du als Abteilungsleiter oder Teamlead deinen Schichtplan erst noch von deinem Vorgesetzten absegnen lassen musst, ist das eine relevante Funktion. Die bietet biduum auch; allerdings ein wenig versteckt in den Einstellungen.
Einfach gesagt bietet biduum die Option, “Arbeitsbereiche” anzulegen und zu bearbeiten. Für jeden Arbeitsbereich lassen sich dann individuelle Verantwortliche bestimmen, die die Berechtigung zur Genehmigung haben.
Höherer Kommunikationsaufwand durch fehlende Features
Auch sonst ist biduum in Sachen Kommunikation ziemlich schwach auf der Brust. Es fehlt z.B. an automatischen Schichterinnerungen bzw. Verfügbarkeitserinnerungen. Auch die Möglichkeit, Mitarbeiter:innen zu offenen Schichten einzuladen gibt es nicht; geschweige denn einen internen Messenger oder Chat.
Für überschaubare Teams, die sich sowieso anderweitig und regelmäßig – im Teamchat oder per WhatsApp – austauschen, ist das kein Beinbruch!
Aber in größeren Unternehmen erhöht es den Planungs- und Kommunikationsaufwand schon stark. So musst du deinem Team immer hinterherlaufen, wenn sich noch nicht alle für die offenen Schichten eingetragen haben; oder um an anstehende Schichten zu erinnern. Rundmails an dein Team bleiben da nicht aus.
Kommentare und Notizen sollen fehlenden Teamchat ausgleichen
Das höchste der Gefühle in Sachen Kommunikation ist die Notizen- und Kommentar-Funktion. Damit hinterlässt du in der Planung auf einzelnen Schichten Notizen für deine Mitarbeiter:innen oder diese kommentieren ihren Dienstplan aus der mobilen Web-App.
Möglichkeiten für den Self Service im “Mitarbeiterportal”
Besser hat mir im Test dann wieder der Self Service gefallen; obwohl es auch hier ein paar Lücken gibt. Aber von vorne:
Obwohl biduum keine native mobile App bietet, lässt sich das Tool doch flexibel und komfortabel auf mobilen Geräten nutzen. biduum ist als Progressive Web App konzipiert und glänzt daher mit einer komfortablen Bedienung und einer ansprechenden Oberfläche im mobilen Browser. Planer:innen können also auch mobil Schichten planen; wichtiger ist mir hier aber die Nutzung als mobiles “Mitarbeiterportal”.
Die Funktionalitäten für Mitarbeiter:innen in der App sind sinnvoll. So kann dein Team Zeiten für den aktuellen Tag erfassen, Zeiten für vergangene Tage nachreichen, Urlaube planen oder eine Krankmeldung eingeben, die dann wiederum in der Schichtplanung berücksichtigt werden kann.
Das alles geht schnell und mit ein paar wenigen Klicks – bzw. Touches.
Mitarbeiter:innen bewerben sich per App auf offene Schichten
Weniger gut umgesetzt war das Offene-Schichten-System. biduum erlaubt bei der Dienstplanung grundsätzlich die Erstellung “offener” Schichten, ohne dass du diese deinen Mitarbeiter:innen zuweisen musst. Stattdessen sollen deine Mitarbeiter:innen sich selbstständig in die gewünschten Schichten eintragen.
Offene Schichten werden dir im Dienstplan als solche angezeigt. Über die Übersicht der offenen Schichten können Mitarbeiter:innen sich einfach und schnell auf die Schichten “bewerben”.
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Das funktioniert in der App auch reibungslos, wenn man die Funktion einmal gefunden hat. Im Test hatte ich zuerst versucht, mich durch Tippen auf die entsprechende Schicht dafür zu bewerben, was leider nicht geklappt hat. Stattdessen musste ich über das Menü zum Punkt “offene Schichten” navigieren, erhielt dort dann eine Übersicht aller geplanten offenen Schichten und konnte mich dann dafür bewerben.
Keine Interaktionsmöglichkeiten in der biduum-App
Ebenfalls schade: Mitarbeiter:innen haben in der App keine weiteren Möglichkeiten, mit den Schichten oder miteinander zu interagieren. So ist es z.B. nicht möglich, in der App Schichtwünsche zu hinterlassen oder sich miteinander in Verbindung zu setzen, um Schichten bequem zu tauschen.
Hier zeigt sich erneut, dass biduum keinen Fokus auf die Kommunikation zwischen den Mitarbeiter:innen legt.
Aber gerade solche Optionen sind zum Beispiel wichtig, wenn du regelmäßig oder durchgehend mit (studentischen) Aushilfen arbeitest – etwa in der Gastro oder auf Events. Hier kommt es gerne mal auch zu kurzfristigen Änderungen, denen du mit biduum bedauerlicherweise nicht hundertprozentig gewachsen bist.
Sehr gute digitale Zeiterfassung per Smartphone oder per Terminal
Du siehst schon: Mein Test mit biduum ging ein bisschen auf und ab. Spätestens, als ich bei den Features für die Zeiterfassung angelangt war, zeichnete sich aber wieder Besserung ab.
Machen wir es kurz: Für die Zeiterfassung stehen in biduum alle wichtigen Informationen zur Verfügung. Mitarbeiter:innen tracken ihre Zeiten selbst (sofern sie dafür berechtigt sind) und mobil. Das klappt mit nur einem Touch auf die aktuelle Schicht, schon startet der Tracker.
Die Zeiterfassung funktioniert in der mobilen Version von biduum auf Knopfdruck.
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Zeiten für vergangene Schichten lassen sich nachträglich ebenfalls erfassen.
Du möchtest lieber, dass sich deine Kolleg:innen klassisch über eine Hardware “einstempeln”? Das ist mit der Kiosk-App fürs Tablet möglich. Dafür müssen deine Teammitglieder lediglich eine PIN eingeben, die sie bei erstmaliger Nutzung des Terminals selbst festlegen.
Dabei kannst du für jedes Teammitglied die Soll-Stunden individuell im Mitarbeiterprofil festlegen. So lassen sich auch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle in biduum abbilden. Auch individuelle Pausenzeiten lassen sich vorab einrichten und später manuell abändern.
Super: Die Soll-Stunden deiner Mitarbeiter:innen blendest du bei Bedarf direkt im Dienstplan ein; so hast du immer im Blick, wie viele Stunden du für ein Teammitglied noch verplanen musst und wer seine vertraglich festgelegten Zeiten schon abgeleistet hat.
Urlaubsverwaltung mit individuellen Genehmigungseinstellungen
Mit von der Partie ist außerdem ein digitaler Urlaubskalender. Deine Mitarbeiter:innen können dafür selbstständig Urlaubstage oder andere Abwesenheiten (ebenfalls bequem per Mitarbeiterportal) beantragen. Diese lassen sich genehmigen und dann direkt in die Schichtplanung übertragen.
So hast du auch immer auf dem Schirm, welche Mitarbeiter:innen du wegen eines aktuellen Urlaubs nicht verplanen kannst.
Ähnlich läuft es auch mit Krankheitstagen. Auch diese können deine Mitarbeiter:innen selbstständig per Mitarbeiterportal einreichen, sofern sie die nötigen Berechtigungen dafür haben. Da ist bei biduum aber noch nicht Schluss, denn zusätzlich zu den vordefinierten Standard-Abwesenheiten kannst du auch eigene, individuelle Abwesenheitsarten hinzufügen und mit einem Farbcode für bessere Übersichtlichkeit ausstatten.
Zusätzlich zu den vordefinierten Abwesenheiten kannst du in biduum auch individuelle Abwesenheitsarten erstellen
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Das geht schnell und einfach in deinen Einstellungen. So lassen sich auch Abwesenheiten wie Elternzeit, Sabbaticals, Prüfungsphasen (bei Studierenden) oder jede andere Art von Abwesenheit mit biduum im Blick behalten.
Zusammenfassend: In Sachen Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung habe ich in biduum keine wichtigen Funktionen vermisst. Sehr schön!
Abschließende Worte
Zum Abschluss meines Tests bleibt noch zu sagen, dass ich biduum keineswegs schlecht finde. Trotz der mauen Bewertung (vor allem in Sachen Kommunikation) hast du mit biduum eines der wahrscheinlich leichtgängigsten Schichtplanungstools in der Hand, die ich für trusted getestet habe.
Der Fokus liegt hier eben auf dem Wesentlichen: Der einfachen und übersichtlichen Planung. Sollte biduum die bestehenden Lücken in Zukunft noch konsequent ausmerzen, sehe ich keinen Grund, warum das Tool nicht in der Top 3 meines Vergleichs mitspielen können sollte.
Im Anschluss fasse ich dir meine Eindrücke und die wichtigsten Funktionen und Features, die zu meiner Bewertung beigetragen haben, noch einmal übersichtlich zusammen.
