Eine kleine To-do-Liste, bevor es an die Schichtplanung geht
Einfach anmelden und mit dem ersten Schichtplan loslegen – schön wär’s! Wie bei jeder anderen Dienstplan-Software auch musste ich mir ShiftJuggler erstmal einrichten. Dazu gehört zum Beispiel das Anlegen deiner Mitarbeiter:innen – ohne klappt’s mit dem Dienstplan nicht – sowie meiner Abteilungen und Schichtgruppen.
Obwohl es viele Knöpfe, Ankreuzfelder und Auswahlmenüs gibt, ist mir die intuitive Bedienung von ShiftJuggler gleich zu Beginn positiv aufgefallen. So konnte ich auch meine acht Teammitglieder schnell anlegen (dafür reicht der Name, die Abteilung und die E-Mail-Adresse) und auch meine Organisationsstruktur war schnell im System hinterlegt.
Hierbei mag ich besonders, dass ich für jeden Arbeitsbereich eigene Schichtgruppen mit unterschiedlichen Farben erstellen kann. Das ist ziemlich cool, denn so legst du einerseits praktische Vorlagen an und behältst später bei der Planung den Überblick.
Einzelne Mitarbeiter:innen sind schnell angelegt
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftjuggler.com
Damit allein ist es aber leider noch nicht getan. Damit ich meinen ersten Online-Dienstplan erfolgreich erstellen konnte, musste ich vorher noch ein paar Konfigurationen vornehmen:
- Konfliktmeldungen (z. B. unterschrittene Ruhezeiten) einrichten
- Wöchentliche oder monatliche Arbeitszeitkontingente festlegen
- Stundenlöhne und Zuschläge definieren
Du solltest das Tool am besten gleich zu Beginn an dein Unternehmen und deine Bedürfnisse anpassen. Das spart dir eine ganze Menge Zeit und Nerven – glaub mir! Ich habe diese Schritte am Anfang nämlich nicht ordentlich gemacht und das hat mich später stark aufgehalten.
In Sachen Verwaltung legt ShiftJuggler eine Punktlandung hin, es gibt nur einen Haken: Deine Mitarbeiter:innen musst du einzeln anlegen, einen zeitsparenden Massenimport gibt es nicht. Wenn du ein größeres Team hast, solltest du dir für dieses Tool ein bisschen mehr Zeit einplanen.
Hier funktioniert ja gar nichts! Oder: Warum du dir das Handbuch nicht entgehen lassen solltest
Genug zur Verwaltung, jetzt geht’s an die Schichtplanung! Das Grundprinzip hierfür ist relativ simpel. Du erstellst Schichten für jede Abteilung bzw. Schichtgruppe, weist dein Personal per Drag-and-Drop oder Auswahlliste zu und schon ist der Dienstplan fertig.
So weit, so einfach!
Das wollte bei mir in der Praxis aber einfach nicht funktionieren! Immer und immer wieder habe ich Schichten im übersichtlichen Kalender angelegt und als ich mein Personal auswählen und zuweisen wollte, hat ShiftJuggler gestreikt.
Als ich nach mehreren Fehlversuchen ziemlich verärgert war, habe ich mir dann doch das Handbuch heruntergeladen – und musste über mich selbst lachen.
Es hat lediglich eine kleine Einstellung im Mitarbeiterprofil gefehlt, die ich schlicht übersehen hatte: jedes Teammitglied muss einem Arbeitsbereich (bei mir zum Beispiel “Station” oder “Verwaltung”) zugeordnet werden.
Du musst deinem Personal Arbeitsbereiche zuordnen, die sich hinter einem Aufklappmenü verstecken
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftjuggler.com
Ist ja logisch, sonst weiß das System ja gar nicht, wer wo eingesetzt werden darf und wo nicht. Nachdem ich also nochmal jedes Teammitglied einem entsprechenden Arbeitsbereich zugeordnet hatte, konnte ich meinen Schichtplan für eine Woche endlich fertigstellen:
Mein erster ShiftJuggler-Schichtplan kann sich durchaus sehen lassen
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftjuggler.com
Ich muss zugeben, ich bin ein wenig hin- und hergerissen. ShiftJuggler kommt nämlich mit einigen durchdachten Features, zeigt aber auch Ecken und eine äußerst scharfe Kante:
Äußerst hilfreich und zeitsparend fand ich zum Beispiel, dass es Vorlagen für so gut wie jeden Zweck gibt. Du kannst dir so etwa einzelne Wochen, die du gut geplant hast, als Vorlage speichern oder die aktuelle Belegung automatisch in die nächste Woche übertragen.
Ebenfalls praktisch ist die Wiederholungs-Funktion. So konnte ich gleich sieben Schichten auf einmal planen und musste nicht siebenmal die gleiche Schicht von vorn anlegen. Außerdem kannst du so spielend leicht Rollpläne erstellen.
Noch besser gefallen mir aber die automatischen Konfliktmeldungen und das intelligente System dahinter. Ich wollte natürlich auch herausfinden, was passiert, wenn ich ein Teammitglied in zwei aufeinander folgenden Schichten einteile.
Das Ergebnis: ShiftJuggler hat mir eine Doppel-Planung einfach nicht ermöglicht. Super! Solltest du doch mal eine Zusatzschicht benötigen, kannst du die Schicht jederzeit anpassen.
ShiftJuggler lässt keine Doppelschichten zu
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftjuggler.com
Das Tool zeigt dir obendrein, ob und inwiefern dein Personal für die Woche und den Monat schon ausgelastet ist. Richtig gut funktioniert hat das aber nicht, denn eine Mitarbeiterin stand mir plötzlich nur 32 statt der vereinbarten 40 Stunden zur Planung zur Verfügung.
Lieb gemeint, aber unnötig, fand ich die Funktion “Schnellzuweisung”. Dabei handelt es sich nicht etwa um eine automatische Belegung, stattdessen musst du erst deine zu belegenden Schichten anklicken, dann das gewünschte Personal und mit einem Klick werden die ausgewählten Schichten befüllt.
Für mich war das sogar langsamer, als die Drag-and-Drop-Belegung.
Bei der Belegung solltest du dich nicht vollständig auf ShiftJuggler verlassen, das Tool hat bei einer unterschrittenen Ruhezeit nämlich nicht Alarm geschlagen!
Die arme (erfundene) Saskia Schwänzer muss nun direkt nach der Nachtschicht (06:30 Uhr) zur Mittelschicht ab 14:00 Uhr antanzen – das sind ein paar Ruhestunden weniger als die von mir hinterlegten 12. An dieser Stelle muss ShiftJuggler unbedingt nachbessern!
Für Rollpläne gibt es in ShiftJuggler eine eigene Funktion, die Zeit kostet
Du kannst mit ShiftJuggler auch sogenannte “Schichtfolgen” erstellen. Damit legst du Vorlagen für Dienstpläne an, die sich sogar in einem längeren Zeitraum regelmäßig wiederholen (Rollplan). Das ist besonders dann praktisch, wenn du Teams hast, die sich mit den Schichten abwechseln.
So hat zum Beispiel Gruppe 1 in geraden Wochen die Frühschicht, während Gruppe 2 die Schicht in den ungeraden übernimmt. Nach einiger Zeit wird gewechselt.
Schichtfolgen sind praktisch, wenn du über einen längeren Zeitraum im Voraus planst
Screenshot: trusted.de
Quelle: shiftjuggler.com
Auch hier ist ShiftJuggler wieder schön intuitiv, erfordert aber ein bisschen Geduld. Du siehst beim Anlegen nämlich nicht, ob das wöchentliche bzw. monatliche Arbeitszeitkontingent schon erreicht ist und Konflikte meldet dir das Tool ebenfalls nicht.
Da hat mir die Wiederholungs-Funktion wesentlich besser gefallen; regelmäßige Schichten mit der gleichen Belegung planst du dort nämlich genauso gut.
Fazit: ShiftJuggler überzeugt (fast) auf ganzer Linie
Fassen wir das Geschriebene doch noch mal zusammen: Ich mag ShiftJuggler, weil es einfach zu bedienen ist, schnell eingerichtet und auch die Schichtplanung geht zügig von der Hand – sofern man sich das Handbuch im Gegensatz zu mir vor dem Start einmal aus der Nähe ansieht.
Die volle Punktzahl konnte sich das bequeme Tool bei mir aber nicht abholen. ShiftJuggler hat mir zum Beispiel keine Konfliktmeldung ausgegeben, als ich bei der Planung die gesetzliche Ruhezeit nicht beachtet hatte. Erst als ich die Unterschreitung in den Einstellungen verboten habe, hat das Tool wie gewünscht die Fehlplanung verhindert. Da sollte der Anbieter noch mal ein Auge darauf werfen!
Das Wichtigste zur Schicht- und Dienstplanung mit Papershift
- Schichtgruppen: Lege verschiedene Schichtgruppen an und spare dir Zeit bei der Planung
- Drag-and-Drop-Funktion: Belege deine Schichten bequem per Drag-and-Drop oder weiße dein Personal mit wenigen Klicks zu
- Schichtvorlagen: Speichere dir einzelne Wochen als Vorlage oder kopiere deinen Schichtplan auf die nächste Woche
- Rollpläne: Nutze Schichtfolgen oder die Wiederholungs-Funktion, um Wechselschichten zu erstellen
- Öffne Schichten: Wenn du Schichten öffnest, kann sich dein Personal auf diese bewerben
- Auslastung: ShiftJuggler zeigt dir an, wie sehr dein Personal ausgelastet ist
- Ansichten: Begutachte deinen Plan in mehreren Ansichten und entscheide selbst, welche für dich übersichtlicher ist
