Es ist ein Kreuz mit dieser Schichtplanung! Während meiner Ausbildung im Einzelhandel und zahlreichen Studentenjobs in der Gastronomie, Gebäudereinigung, Callcenter & Co. wurden mir schon einige Personaleinsatzpläne vor die Nase gelegt, bei denen ich mir dachte:

“Ich soll schon das vierte Mal in Folge am Wochenende arbeiten?” oder “Ich habe doch gesagt, dass ich an dem Tag nicht kann! Warum wurde ich trotzdem eingeteilt?”

Solche frustrierenden Gedanken sind die Folge eines unflexiblen Schichtplans, der nicht auf kurzfristige Änderungen wie Urlaubswünsche oder Krankheitstage reagiert. Aber gut, wie flexibel sind schon Instrumente wie Excel-Listen und Kalender? Moderne PEP-Tools wie Papershift versprechen Abhilfe und sollen die Gestaltung von Schichtplänen zum Kinderspiel machen – und nebenbei die Planungssicherheit deiner Angestellten erhöhen.

Papershift machte einen guten und aufgeräumten ersten Eindruck

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Ob Papershift wirklich Zeit spart, wollte ich am eigenen Leib erfahren. Deshalb habe ich mir das schicke Tool geschnappt und ausführlich in der Praxis getestet. Da ich die Software gleich einem Härtetest unterziehen wollte, habe ich mich für die Planung eines Drei-Schicht-Betriebes entschieden, genauer gesagt, eines Altenpflegeheims.

Wie gut es mit der Planung von Früh-, Spät- und Nachtschichten für eine Woche im Voraus geklappt hat (und was im Test nicht so gut funktionierte) verrate ich dir jetzt in meinem Papershift-Review:

Mitarbeiterdaten sind schnell angelegt – und dank Emojis auch datenschutzkonform

Bevor es mit der Schichtplanung in Papershift losgehen kann, ist erstmal ein bisschen Fummelei notwendig.

Du musst zuerst deine Mitarbeiter:innen im System anlegen – sonst hast du ja niemanden, den du verplanen kannst. Das funktioniert in Papershift aber ziemlich schnell, denn im Prinzip musst du lediglich den Namen angeben – oder alternativ nur ein Emoji eintragen.

Mit Emojis statt echten Namen gehst du in Sachen Datenschutz auf Nummer sicher

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Letzteres hat mich im ersten Moment eher verwundert. Aus Datenschutz-Gründen ist diese Idee aber gar nicht so doof, wie sie vielleicht klingt!

Wusstest du schon? Wenn du deinen Dienst- bzw. Schichtplan veröffentlichst, sollten die Namen deiner Angestellten sowie ihre Einsatzzeiten für andere Teammitglieder nicht sichtbar sein. Außer, du hast dir von allen Kolleg:innen eine schriftliche Zustimmung geben lassen. Mit der Emoji-Alternative umgeht Papershift den lästigen Papierkram.

Wenn du deine Schichten gleich planen möchtest, reicht die Angabe von Namen bzw. Emojis natürlich aus. In der Personalakte kannst du später immer noch weitere Details hinzufügen, etwa das nicht ganz unwichtige Arbeitszeitkontingent oder Stundenlöhne.

Das habe ich für meine fiktiven Mitarbeiter:innen gleich erledigt. Das war zwar etwas mühselig, aber notwendig – und ging bei meinen acht erfundenen Angestellten auch gut von der Hand.

Nicht so gut gefällt mir, dass es keinen Massenimport gibt. So musst du gerade mit einem großen Team mehr Zeit einplanen, bevor du dich mit der eigentlichen Einsatzplanung beschäftigen kannst.

Plane erst die wöchentlichen Arbeitszeitkontingente, bevor du Schichten planst

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Lehne dich zurück und lass Papershift deine Schichten für dich belegen

Nachdem ich mich im Tool eine Weile lang herumgeklickt habe, bin ich auf eine (meiner Meinung nach) geniale Funktion gestoßen: die automatische Schichtplanung. Auf diese Weise befüllt das Tool erstellte Schichten ganz automatisch per Knopfdruck. Damit das gelingt, musste ich im Test zunächst ein paar Schichten anlegen.

Das ging dank einer weiteren praktischen Funktion viel schneller als gedacht. Du kannst nämlich entscheiden, ob sich die Schichten wiederholen sollen. Die Schichtlänge und Häufigkeit bestimmst du selbst, sowie einzelne Pausen innerhalb der Schichten. So bastelst du dir die Schichtplanung genau für dein Business zurecht.

Einen Rollplan mit regelmäßig wechselnden Schichten erstellst du mit Papershift im Nu

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Auf diese Weise legst du zum Beispiel fest, dass deine Angestellten von Abteilung A in jeder geraden Woche in der Frühschicht ist, während Gruppe B in den ungeraden Wochen dran ist.

Cool! Das hat mir während des Tests einiges an Zeit erspart, denn so musste ich die einzelnen Schichten nicht für jeden Tag immer und immer wieder angeben.

Nun fehlen nur noch ein paar Konfigurationen, dann kann es mit der automatischen Schichtplanung auch schon losgehen. Der Planer benötigt nämlich noch mehr Informationen zu deinen Schicht-Regeln, etwa, ob gesetzliche Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden eingehalten und ob Schicht-Bewerbungen deiner Angestellten berücksichtigt werden sollen.

Hier ist mir etwas aufgefallen, was für deinen Ausbildungsbetrieb eventuell problematisch sein könnte: Du kannst mit Papershift leider keine zwei verschiedenen Ruhezeiten einplanen. So hätte ich neben erwachsenen Vollzeit-Kräften auch meine fiktiven minderjährigen Azubis einplanen können, stattdessen habe ich über einen kleinen Workaround einfach eine allgemeine Pause von 12 Stunden eingeplant.

Mit wenigen Klicks bereitest du die automatische Schichtplanung vor

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Die automatische Schichtplanung hat auf den ersten Blick gut funktioniert. Mein erfundenes Personal war eingeteilt und lediglich ein paar Schichten blieben rot (unterbesetzt).

Dann fiel mir allerdings auf, dass das “smarte” Tool die wöchentlichen – und zum Teil sogar monatlichen – Sollarbeitszeiten überschritten hat. Und das, obwohl ich das in den Einstellungen ausdrücklich verboten habe.

Wenn dein Team Arbeitszeitkontingente nicht überschreiten soll, du aber nicht auf die automatische Planung verzichten möchtest, kommst du um ein paar manuelle Handgriffe also nicht herum.

Das Ergebnis der automatischen Schichtplanung kann sich sehen lassen

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Alternativ lassen sich geplante Schichten aber auch schlicht kopieren. Die gesamte Planung inklusive deiner Schichten und der Belegung überträgt das smarte Tool einfach auf die gewünschte Woche. Schneller hätte ich die nächsten Wochen im Voraus kaum planen können!

Du hast eine Woche richtig gut geplant? Dann nimm sie doch einfach als Vorlage!

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Papershift weiß haargenau, wer verfügbar ist und wer nicht

Du willst deine Schichtpläne lieber selbst “schreiben”? Auch das ist mit der modernen Software kein Problem. Papershift unterstützt dich dabei durch eine Übersicht der verfügbaren Teammitglieder.

Papershift warnt dich bei der manuellen Belegung automatisch, wenn Ruhezeiten unterschritten werden

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Toll fand ich im Test, dass ich gleich gesehen habe, wessen Ruhezeiten unterschritten wurden und wer noch wie viele Stunden im Monat offen hat. Diese Unterstützung bei der Planung hätte ich mir auch bei der Belegung von Rollplänen und der automatischen Planung gewünscht!

Hier siehst du auch, ob sich jemand auf eine Schicht bereits beworben hat. Dadurch kannst du die Bedürfnisse deiner Angestellten optimal berücksichtigen und gerätst mit dem Arbeitszeitgesetz nicht in Konflikt.

Von zwei mobilen Apps ist keine für die Schichtplanung von unterwegs gedacht

In meinem Papershift-Praxistest habe ich mir natürlich auch die mobile App angeschaut – bzw. die mobilen Apps. Vom Anbieter findest du nämlich gleich zwei Versionen für unterwegs; einmal “Papershift Plan” und “Papershift Station”. Mit “Plan” schauen sich deine Mitarbeiter:innen ihre Dienstpläne an und erfassen Abwesenheiten; “Station” ist für die Zeiterfassung gedacht.

Sie dir deine kommenden Schichten in der mobilen App an

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Fazit: Die Schichtplanung ist flexibel und geht schnell, ist aber nicht perfekt

Insgesamt bietet Papershift alles, was du für eine ordentliche Planung benötigst. Hinzu kommen coole Features wie die automatische Belegung oder die Wiederholungs-Funktion für Rollpläne, mit denen dir die Planung deiner individuellen Schichten quasi per Knopfdruck gelingt.

Hier und da bin ich auch auf Probleme gestoßen, die ich aber mit ein paar kreativen Workarounds (oder ein wenig Geduld) lösen konnte. Fehlen würde mir aktuell, dass Papershift die Arbeitszeitkontingente meiner Angestellten korrekt und von allein berücksichtigt und dass das Tool auf gesetzliche Ruhezeiten von Azubis achtet.

Das Wichtigste zur Schicht- und Dienstplanung mit Papershift

Alle Features, die Papershift für die Schichtplanung im Gepäck hat, siehst du hier in der Übersicht:

• Schichten anlegen: Lege so viele Schichten an, wie du möchtest – ganz egal wie lang oder kurz diese sind.
• Automatische Belegung: Hast du deinen Personal-Pool erst einmal angelegt, übernimmt Papershift die Schichtbelegung für dich.
• Wiederholungs-Funktion: Erstelle mit nur wenigen Klicks Rollpläne für die kommenden Wochen und Monate.
• Vorlagen: Kopiere gut geplante Wochen einfach in die Zukunft und spare dadurch wertvolle Zeit.
• Schichten manuell belegen: Plane deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nach ihrer Verfügbarkeit ein und beachte gleichzeitig Ruhezeiten und Kontingente.
• Konfliktmeldungen: Papershift warnt dich (in den meisten Fällen), wenn z. B. gesetzliche Ruhezeiten nicht eingehalten werden.
• Mobile Schicht-App: Sieh die Schichten deines Teams sowie deine eigenen auch von unterwegs aus ein.
• Schichtplan-Ansichten: Wechsle flexibel zwischen den Ansichten und verschaffe dir so einen besseren Überblick.
• Kalendersynchronisation: Schichten und Abwesenheiten siehst du auch auf deinem Google- oder Outlook-Kalender.
• Tags: Füge einer Schicht sogenannte “Tags” hinzu, um ihnen mehr Informationen beizusteuern.
• Tastenkürzel: Mit Tastenkürzeln (für Windows und Mac) kannst du Schichten massenhaft bearbeiten.

Teile deinen Schichtplan per Knopfdruck mit allen, aber nicht an einzelne

Damit du deinen fertigen Schichtplan auch an dein Team bekommst, bietet Papershift eine Veröffentlichungs-Funktion. Per Knopfdruck landete die fertige Planung innerhalb von Sekunden im E-Mail-Postfach meiner Mitarbeiter:innen.

Hoppla, versehentlich habe ich den Schichtplan an alle geschickt

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Das ging schon fast schneller als von mir gewünscht, denn ich konnte gar nicht auswählen, wer den Dienstplan überhaupt bekommen soll. Hätte ich den Schichtplan erst meiner erfundenen Abteilungsleitung schicken wollen, hätte ich Pech gehabt. Eine Art Verteiler wäre eine sinnvolle Sache.

Als umständliche Lösung für dieses Problem, bietet Papershift die Möglichkeit, Schichtpläne als PDF herunterzuladen und anschließend im Nachrichtencenter zu verteilen.

Immerhin kannst du den Schichtplan im PDF-Format an einzelne Angestellte versenden

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Das Nachrichtencenter ähnelt einem integrierten E-Mail-Postfach

Papershift hat für dich ein integriertes Nachrichtencenter mit an Bord. Von hier aus kannst du Nachrichten an dein Team schicken – alternativ an ganze Abteilungen oder einzelne Angestellte – und Nachrichten, die an dich gerichtet sind, empfangen.

Ganz cool ist, dass du deinen Nachrichten auch Dokumente beifügen kannst. Das bietet sich zum Beispiel dann an, wenn du Abrechnungen versenden möchtest.

Schicke deinem Team doch einfach eine Nachricht, wahlweise sogar mit Dokument

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Etwas Besonderes ist das Nachrichtencenter meiner Meinung nach aber nicht, da habe ich im aktuellen Vergleich schon ausgeklügeltere Chats gesehen. Immerhin kannst du auf eingegangene Nachrichten direkt antworten.

Mit etwas Übung und gegen Aufpreis bekommst du automatische Benachrichtigungen

Wenn du deine Mitarbeiter:innen nicht manuell über neue Schichtpläne informieren möchtest oder über andere Dinge automatisch benachrichtigt werden willst, gibt es auch dafür eine Lösung. Du kannst nämlich für jede Kleinigkeit individuelle Workflows einrichten – das klappt allerdings nur mit einem kostenpflichtigen Add-on.

Mir gefällt das generell einfache Grundprinzip der Workflows sehr gut. Sofern du dich ein bisschen mit den “Und-Oder-Regeln” auskennst, kreierst du kurzerhand deinen ersten Workflow.

Workflows selbst anzulegen ist mit Papershift kein Hexenwerk, unkompliziert ist es aber auch nicht

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Bei mir war das anfangs etwas schwierig und hat ein bisschen gedauert. Das lag vor allem daran, dass ich den Inhalt der Benachrichtigungen mithilfe von Platzhaltern anpassen musste, was ziemlich tricky war. Schließlich habe ich es aber doch hinbekommen, meine Automatisierung zu schreiben. Nun werde ich automatisch informiert, wenn ein Teammitglied die gesetzlichen Ruhephasen nicht einhält.

Der Self Service bietet alles und mehr

Im Self Service von Papershift findet dein Team alles, was es braucht – und sogar noch ein paar Features darüber hinaus.

Deine Angestellten kümmern sich einfach selbst um den Schichttausch

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Kommen wir zunächst zu den Basics. Sobald du Schichtpläne veröffentlicht hast, sieht auch dein Team die eigenen Dienstpläne. Mir gefiel hier gut, dass mir meine Schichten farblich hervorgehoben angezeigt wurden. Außerdem konnte ich mir auch gezielt meine eigenen Pläne anzeigen lassen. So wurde das Ganze noch übersichtlicher.

Ein tolles Extra ist die integrierte Schichttauschbörse. Wenn mir ein Termin nicht passt, kann ich mit nur einem Klick meine Kolleg:innen für einen Schichttausch animieren. Das ist cool gemacht und trägt dazu bei, dass deine Angestellten nicht bei dir an die Bürotür klopfen und einen Schichtwechsel anfragen müssen.

Dein Team kann auch unkompliziert Verfügbarkeiten angeben – optimal für Aushilfen und Werkstudent:innen!

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Deine Mitarbeiter:innen können im Self Service aber noch mehr machen, als den eigenen Schichtplan anzusehen und unpassende Schichten zu tauschen:

• Verfügbarkeiten mit wenigen Klicks angeben
• Abwesenheiten wie Krankheits- und Urlaubstage beantragen und Salden einsehen
• Zeiten stempeln und das eigene Zeitkonto im Blick behalten
• Nachrichten schreiben, lesen und kommentieren
• Eigene Stammdaten ändern
• Die Systemsprache wechseln (das hat auch in der Praxis überragend funktioniert)
• Eigene Dokumente einsehen und hochladen, etwa Verträge oder Zeugnisse
• Den Schichtplan mit dem eigenen Kalender synchronisieren

Gesetzliche Pausen sind bereits vordefiniert

Bevor ich dir nun alles zu Papershifts Zeit- und Abwesenheits-Management erzähle, muss ich eines vorweg lobend erwähnen. Der Anbieter hat für dich gesetzliche Pausen bereits im System hinterlegt. Wenn deine betrieblichen Pausen also nichts anderes vorsehen, kannst du das einfach so stehen lassen.

Papershift hat mitgedacht und gesetzliche Pausen für dich im System hinterlegt

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Solltest du in deinem Unternehmen andere Regelungen haben, kannst du das ganz easy in den Einstellungen ändern. Das hat bei mir im Test auch bei unterschiedlichen Standorten hervorragend funktioniert.

Du musst entscheiden, wie deine Angestellten Zeiten erfassen dürfen

Kommen wir zur Zeiterfassung. Papershift bietet dir verschiedene Zeiterfassungs-Optionen. Deine Angestellten haben beispielsweise die Möglichkeit, Zeiten via Browser, mobiler App oder am Tablet zu stempeln. Alternativ bindest du via Schnittstelle auch Hardware-Terminals an.

So flexibel wie das klingt, ist das Tool dann allerdings doch nicht. Du kannst deinen Angestellten nämlich nur eine Stempelart gleichzeitig erlauben. Das ist für mich ein bisschen unverständlich und stört vor allem dann, wenn deine Mitarbeiter:innen teilweise im Home-Office sind.

Urlaubsanträge verschwinden auf magische Weise

Das Abwesenheitsmanagement hat Papershift (eigentlich) gut umgesetzt. Du findest im System bereits Standard-Abwesenheiten, etwa Krankheit oder Urlaub, kannst neue hinzufügen und bist auch in der Verteilung deiner Urlaubskontingente völlig frei und flexibel.

In der Theorie gut! In der Praxis hat das schlicht nicht funktioniert und der Abwesenheitsantrag meiner fiktiven Kollegin tauchte nicht in meinem Dashboard auf. Nun wartet die gute Saskia Schwänzer schon seit Wochen auf ihre Urlaubsbestätigung. Vergeblich!

Und wie du siehst, siehst du nichts – obwohl es offenbar zwei neue Anträge gibt

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Hier besteht in jedem Fall Verbesserungsbedarf!

Wer abwesend ist, zeigt dir das Tool übrigens nicht in deiner Schichtplanung, sondern in einem eigenen Kalender. Das mag ja für die einen übersichtlicher sein, für mich persönlich wäre eine gemischte Ansicht von Urlauben und Schichten praktischer gewesen.

Mit etwas Nacharbeit und dem nötigen Kleingeld kann sich die digitale Personalakte sehen lassen

Papershift hat für deine Personalverwaltung so einiges in petto, unter anderem eine digitale Personalakte. Mir gefällt besonders der große Umfang, zum Beispiel konnte ich im Test mühelos Stammdaten (z. B. Kontaktdaten) sowie Arbeits- und Abwesenheitszeiten für alle erfundenen Angestellten hinterlegen.

Vorteilhaft finde ich, dass Papershift sowohl Kostenstellen als auch Kostenträger berücksichtigt. So weißt du ganz genau, welches Teammitglied wo Kosten verursacht.

Einige für mich wichtige Infos fehlten allerdings, etwa die Lohnsteuerklasse oder die Steuer-ID. Die habe ich aber mal eben über benutzerdefinierte Felder selbst hinterlegt.

Dir fehlen relevante Informationen? Ergänze sie einfach in den Einstellungen

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

So ganz ohne Wenn und Aber kommt mir Papershift aber auch hier nicht davon.

Das Dokumentenmanagement ist nämlich schon wieder ein kostenpflichtiges Add-on, das aber einiges kann. Dazu gehört nicht nur das reine Ablegen von Dokumenten, mithilfe von eigenen Vorlagen kreierst du aus deinen Mitarbeiterdaten auch neue Verträge. Das klingt cool, ist aber mit Aufwand verbunden.

Um ehrlich zu sein: Ich habe nicht genau verstanden, wie das funktioniert – trotz der Anleitung im Helpcenter – und habe mich irgendwann geschlagen gegeben. Dass es das aber gibt, fand ich schon ziemlich gut!

Deine Organisationsstruktur bildest du mit Papershift mühelos ab

Papershift gibt sich sehr flexibel, auch wenn es darum geht, deinen Betrieb zu verwalten. Ich konnte selbst verschiedene Standorte anlegen und mithilfe von “Arbeitsbereichen” diverse Abteilungen bilden, etwa meine Station mit Klient:innen, die Küche und die Verwaltung.

Neue Arbeitsbereiche bzw. Abteilungen legst du mit einem Klick an

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Dieses Prinzip kannst du individuell auf dein Unternehmen anwenden. Für Restaurants bildest du zum Beispiel Bereiche wie “Bar” und “Service”, usw. Auf diese Weise kannst du auch Teams bilden oder Mitarbeiter:innen einer Qualifikationsstufe zuordnen. Für mich ist das eher umständlich gelöst.

Super dagegen: Wenn du einen neuen Standort anlegst, kannst du aus verschiedenen branchenspezifischen Systemvorlagen die passende auswählen. Papershift war fleißig und hat dir bereits einige Arbeitsbereiche und Einstellungen für diverse Betriebe hinterlegt, etwa für A wie Apotheke oder S wie Sicherheitsdienst. Dadurch ersparst du dir zumindest den einen oder anderen Handgriff.

Spar dir Zeit mit Systemvorlagen

Screenshot: trusted.de

Quelle: papershift.com

Spätestens jetzt weißt du, was Papershift so alles kann. Aber was zahlst du für den ganzen Spaß? Das hängt in erster Linie davon ab, was du alles an Funktionen und Features benötigst.

Papershift bietet dir drei Kernmodule an, die du einzeln buchen oder frei miteinander kombinieren kannst – eben so, wie es für dein Business optimal ist. Die Personaleinsatzplanung kostet dich dann (inklusive Personalverwaltung) lediglich 4,40 € pro User und Monat.

Die Urlaubsverwaltung gibt es für 2,20 € pro User mit dazu und die Zeiterfassung bekommst du für weitere 4,40 €.

Wenn dir dieser Funktionsumfang noch nicht ausreicht, kannst du weitere Add-ons hinzubuchen. Etwa für deine Analytics oder Payroll-Funktionen. Damit ist sogar eine komplette Entgeltabrechnung möglich, sogar mit Anmeldung bei den Sozialversicherungsträgern. Dank der passenden Add-ons wächst das Tool mit deinem Bedarf einfach mit.

Mein Tarif-Tipp: Du bist dir nicht sicher, welches Funktionspaket das richtige für dich ist und was es mit allen Add-ons auf sich hat? Keine Sorge, das nette Papershift-Team stimmt deinen Bedarf mit dir ab, bevor du dich für das Tool entscheidest.

Wenn du dir einen eigenen ersten Eindruck verschaffen willst, kannst du Papershift mit allen Funktionen einfach selbst 14 Tage lang kostenlos testen.

Obwohl ich nicht jede Funktion von Papershift für mich selbsterklärend war, bekommt der Schichtplaner in Sachen Usability von mir (fast) durchweg gute Bewertungen. Das liegt an der modernen Benutzeroberfläche, die schlicht und aufgeräumt ist und ohne jeglichen Schnickschnack auskommt.

Was man dem engagierten Papershift-Team aber zugutehalten muss, sind die zahlreichen Video-Tutorials für jeden (und ich meine JEDEN) Use Case. Zum Beispiel zeigt dir der Anbieter, wie du einen mobilen Pflegedienst, eine Arztpraxis oder einen Kurierdienst in kürzester Zeit organisierst. Schulungen für dich als Admin und deine zukünftigen User gibt es übrigens auch im Video-Format.