Eine faire Personaleinsatzplanung ist kein leichtes Unterfangen. Du musst die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter:innen berücksichtigen und dabei noch auf gesetzliche Ruhezeiten, Freizeitausgleich, Jugendarbeitsschutzgesetz und vieles mehr achten. Gleichzeitig musst du jede benötigte Schicht optimal besetzen – ändert sich etwas spontan, kommen Tabellen oder reine Textdokumente schnell an ihre Grenzen.

Mithilfe moderner PEP-Tools wie Shiftbase soll die Schichtplanung weitaus einfacher und flexibler sein und dir ganz nebenbei noch jede Menge Zeit und Nerven sparen. Aber stimmt das auch?

Dein übersichtliches Start-Dashboard informiert dich über alles, was wichtig ist

Screenshot: trusted.de

Quelle: shiftbase.com

Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, habe ich die Shiftbase-Software ausführlich in der Praxis getestet. Dafür habe ich mir einen kleinen Drei-Schicht-Betrieb ausgedacht (die trusted cares GmbH) und wollte einen Schichtplan für eine ganze Woche erstellen.

Wie gut das mit dem Tool geklappt hat und welche Erfahrungen ich auf meinem Weg zum Schichtplan gemacht habe, erfährst du jetzt in meiner umfassenden Shiftbase-Review:

Beim Anlegen neuer Mitarbeiter:innen führen mehrere Wege zum Ziel

Bevor du dich in Shiftbase auf die Schichtplanung stürzen kannst, musst du erst ein paar Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anlegen. In meinem Admin-Account habe ich dafür gleich mehrere Möglichkeiten entdeckt, die aber allesamt schnell von der Hand gingen.

Du kannst zum Beispiel Mitarbeiter:innen einzeln anlegen, dafür benötigst du lediglich den Namen sowie das Team, das du vorher in den Einstellungen anlegst. Nun kannst du entweder gleich die ganze digitale Personalakte befüllen oder du erledigst das einfach später. Ich habe mich aus Zeitgründen für “später” entschieden.

Mit dem Namen und dem richtigen Team legst du neue Angestellte in Windeseile an

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Wenn du gleich mehrere Angestellte anlegen möchtest, bietet dir Shiftbase gleich zwei Optionen an; eine übersichtliche Tabelle, in der du nur den Namen und die E-Mail-Adresse benötigst oder den bequemen (aber ausführlicheren) Massenimport.

Die Schichtplanung geht dank Vorlagen schnell, benötigt aber eigene Denkleistung

Du hast in Shiftbase genau zwei verschiedene Möglichkeiten, um Schichten und Dienste zu planen. Entweder, du trägst alle Schichten einzeln per Hand ein, oder du sparst dir sehr viel mehr Zeit und legst dir so viele Schichtvorlagen an, wie du möchtest.

Die für dich passenden Schichtvorlagen legst du in den Einstellungen an

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So konnte ich zum Beispiel für mein Stationsteam einen Drei-Schicht-Betrieb anlegen, während mein Küchenpersonal nur in zwei Schichten (Früh- und Tagschicht) arbeitet. Meine Verwaltung erhielt dagegen das reguläre Nine-to-Five-Modell.

Ich mochte besonders, dass ich mir verschiedene Farben für einzelne Dienste aussuchen konnte. Dadurch lassen sich die einzelnen Schichten im Dienstplan später besser voneinander unterscheiden.

Angekommen im Schichtplan, musste ich nur noch die passende Schichtvorlage auswählen und schon war mein fiktives Personal eingeteilt. Das muss ich aber nicht für alle Tage und Mitarbeiter:innen mühevoll einzeln erledigen; es gibt nämlich auch eine Wiederholungs-Funktion, mit der du Schichten in einem bestimmten Rhythmus duplizierst.

Mit Schichtwiederholungen sparst du dir jede Menge Zeit!

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Auf diese Weise erstellst du in Windeseile Rollpläne und Wechselschichten. Das klappt auch für längere Zeiträume und hilft dir dabei, langfristig (und in kürzester Zeit) im Voraus zu planen.

Bei deiner Planung musst du allerdings auch einiges beachten, wie ich leider selbst feststellen musste. Shiftbase berücksichtigte im Test weder gesetzliche Ruhezeiten (die ich auch nirgendwo einstellen konnte), geschweige denn die wöchentlichen Arbeitszeitkontingente meiner fiktiven Teammitglieder.

Das Tool hat mir zwar Konfliktmeldungen ausgegeben, allerdings nicht, als meine fiktive Mitarbeiterin Saskia Schwänzer am Mittwoch in der Nachtschicht eingeteilt war und am nächsten Tag in der Frühschicht arbeiten sollte. Lediglich die fehlenden Kompetenzen hat mir Shiftbase angemarkert – das ist zwar nett, hat mir in diesem Fall aber nur wenig genützt.

Hier musste ich also einiges manuell nachjustieren, was mich sehr geärgert hat! Dank des einfachen Drag-and-Drop-Editors konnte ich Planungsfehler immerhin schnell ausmerzen. Das hätte zwar nicht sein müssen – das Ergebnis kann sich trotzdem sehen lassen:

Ich sehe rot! Aber leider nicht wegen der richtigen Gründe

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Schichten kannst du auch von unterwegs aus planen

Shiftbase hat für dich eine mobile App mit im Gepäck. Die habe ich mir für dich auch einmal ganz aus der Nähe angesehen. Genau wie die Browser-Version bringt dir das Hosentaschen-Shiftbase einige nützliche Funktionen, zum Beispiel kannst du Schichten von unterwegs aus einplanen.

Egal ob in der U-Bahn oder im Eiscafé – plane deine Schichten einfach in der Shiftbase-App

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Das klappt ganz genau so, wie im Browser und dank der Wiederholungs-Funktion auch mobil für einen längeren Zeitraum. Gesetzliche Ruhezeiten oder Arbeitszeitkontingente zeigt dir die mobile Version allerdings auch hier nicht. Dafür bietet dir die App noch diese Features:

• Du kannst Abwesenheiten beantragen und genehmigen (oder ablehnen)
• Du siehst aktuelle Tauschanfragen deines Teams
• Über Geburtstage hält dich Shiftbase auch auf dem Laufenden
• Die Arbeitszeitprotokolle deines Teams behältst du auch im Blick
• Du kannst deine Dokumente auch mobil verwalten (und neue hochladen)
• Gib deine Verfügbarkeiten an

Beantrage unterwegs auch Urlaub, gib deine Verfügbarkeiten ein und vieles, vieles mehr!

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Eine Funktion habe ich in der mobilen App allerdings vermisst: Ich kann meinen fiktiven Teammitgliedern keine Nachrichten schicken.

Ein Nachrichtencenter oder Ähnliches hätte man der mobilen App noch spendieren können!

Fazit: Der unkomplizierten Schichtplanung fehlt es an wichtigen Features

Fassen wir meinen ersten Eindruck zur Software Shiftbase doch noch einmal zusammen: Das schicke Tool ist unglaublich einfach zu bedienen und spart dir dank praktischer Schichtvorlagen und der Wiederholungs-Funktion einiges an Zeit ein. Wenn du die mobile App nutzt, klappt das auch von unterwegs.

Da du wegen der fehlenden Konfliktmeldungen zu Ruhezeiten noch einiges manuell nachjustieren musst, musst du deine ersparte Zeit allerdings auch wieder aufwenden. Die Arbeitszeitkontingente deines Teams berücksichtigt das Tool leider auch nicht. Shiftbase muss sich von seinen Konkurrenten Papershift oder Planday noch ein großes Scheibchen abschneiden – aber sicherlich nicht in Sachen Usability!

Das Wichtigste zur Schicht- und Dienstplanung mit Shiftbase

• Schichtvorlagen: Erstelle individuelle Schichtvorlagen in unterschiedlichen Farben für jede Abteilung in deinem Unternehmen
• Wiederholungs-Funktion: Lege einen festen Rhythmus für wiederkehrende Schichten fest und plane so langfristig
• Drag-and-Drop: Verschiebe unpassende Schichten bequem per Drag-and-Drop, bis sie passen
• Mobile Schichtplan-App: Plane deine Schichten bequem von unterwegs
• Kompetenzen: Hinterlege Qualifikationen im Mitarbeiterprofil und lass sie von Shiftbase automatisch in der Schichtplanung überprüfen
• Offene Schichten: Plane offene Schichten ein, auf die sich dein Team bewirbt

Veröffentliche deine Schichtpläne manuell oder automatisch im Voraus

In Shiftbase gibt es genau zwei Möglichkeiten, wie du deinen Schichtplan an dein Team kommunizieren kannst: entweder manuell, oder vollautomatisch.

An der manuellen Option stört mich, dass ich damit nicht den ganzen fertigen Schichtplan, sondern nur einzelne Dienste an mein Team schicken kann. So erfährt mein fiktiver Mitarbeiter Lukas Lauser beispielsweise, dass er am Donnerstag Frühdienst hat, aber nicht wie er die restliche Woche arbeitet. Das ist mir persönlich zu intransparent und aufwändig!

Veröffentliche deinen Schichtplan doch einfach automatisch

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Besser finde ich dagegen die automatische Veröffentlichung. Hier legst du fest, wie viele Tage im Voraus dein Team über den neuen Schichtplan informiert werden soll, bzw. wann sie diesen im Self Service einsehen können. Ich habe im Test 10 Tage eingestellt. Du kannst aber selbst entscheiden, ob dir das zu lang oder zu knapp ist.

Das fand ich ziemlich praktisch, denn so musste ich lediglich eine Einstellung vornehmen und konnte mich dann voll und ganz auf die Planung konzentrieren. Gleichzeitig haben meine Mitarbeiter:innen die volle Planungssicherheit und müssen sich nicht am Sonntagabend fragen, ob und wann sie am Montag arbeiten müssen. Spitze!

Standard-Benachrichtigungen landen in einem unübersichtlichen Postfach

Wenn du stets über alles auf dem Laufenden sein möchtest, bist du bei Shiftbase genau richtig. Mit dem Tool kannst du dich ganz unkompliziert mit automatischen Notifications benachrichtigen lassen, zum Beispiel, wenn jemand vergessen hat einzustempeln oder bei Schichttausch-Anfragen.

Automatische Benachrichtigungen kriegst du zum Dienstplan und zur Zeiterfassung

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Das Einrichten ging zügig von der Hand und hat auch sehr zuverlässig funktioniert. Mir war die Anzahl der Benachrichtigungen aber zu viel – gerade als Admin bekommst du davon nämlich eine ganze Menge.

Ich mag sehr, dass ich entscheiden kann, wer über was benachrichtigt werden soll. Dafür hat Shiftbase ein ausgeklügeltes Rollen- und Rechtesystem integriert. So schickt das Tool beispielsweise Infos, die den Schichtplan betreffen, einfach an die “Personal-Planer”, während Abwesenheitsanfragen beim “Manager” landen.

Ein weiterer (kleiner) Kritikpunkt: Die Textinhalte der Benachrichtigungen sind standardisiert und nicht anpassbar. Ein paar freundliche Worte hätte ich meinem Team gerne automatisch mitgeteilt.

Sobald du die mobile App installiert hast, erhältst du auch Push-Benachrichtigungen von Shiftbase. So hast du zwar auch unterwegs alles im Blick – gerade bei vielen Notifications wirkt das allerdings schnell überladen. Glücklicherweise lässt sich das in den Einstellungen aber deaktivieren.

Wie aus einer Kommentar-Funktion ein Teamchat entsteht

Einen direkten “Chat”, wie du ihn vielleicht aus WhatsApp oder Telegram kennst, gibt es in Shiftbase nicht. Stattdessen könnt ihr euch im Team Neuigkeiten mitteilen und euch mithilfe von Kommentaren dazu austauschen.

Was ich cool finde, ist, dass du eine Neuigkeit auch an eine ganze Abteilung richten kannst. So konnte ich im Test meiner Station mitteilen, dass die Verfügbarkeiten für den kommenden Monat noch fehlen. Das hat wunderbar funktioniert!

Teile mit deinem Team tolle oder auch nicht so tolle Neuigkeiten

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Im Self Service findet dein Team mehr als nur die Basics

Wenn es um den Self Service geht, hat Shiftbase wirklich an alles gedacht – und sogar darüber hinaus. Deine Mitarbeiter:innen sehen den automatisch veröffentlichten Schichtplan in der Team- und Einzelansicht, können Verfügbarkeiten angeben, Abwesenheiten beantragen und vieles mehr:

• Den Schichtplan mit dem eigenen Kalender synchronisieren
• Den Schichtplan ausdrucken
• Anfragen für den Schichttausch stellen
• Ein- und Ausstempeln
• Eigene Stammdaten bearbeiten (wenn es mir erlaubt wurde)
• Dokumente selbst managen
• Eigene Abwesenheits- und Arbeitszeitkontingente einsehen
• Benachrichtigungen und Neuigkeiten ansehen – und darauf antworten

Am besten gefällt mir aber, dass deine Mitarbeiter:innen (genau wie du) das eigene Dashboard anpassen können.

Selbst das Mitarbeiter-Dashboard ist vollständig anpassbar

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Beim Herumstöbern ist mir aufgefallen, dass ich mir als fiktive Saskia Schwänzer sogar die aktuelle Wettervorhersage aufs Dashboard packen kann – das fand ich ziemlich cool! So weiß ich, ob ich für meine Spätschicht besser eine Regenjacke mitnehmen soll.

Nicht nur der Self Service der Browser-Version hat mich voll überzeugt (obwohl meine Wettervorhersage nicht rosig aussah). In der mobilen App befinden sich nämlich die gleichen Funktionen – sogar der Dokumentenupload. Shiftbase hat sich die vollen 5 Punkte redlich verdient!

Die Zeiterfassung ist (fast) perfekt

Wie die Zeiterfassung mit Shiftbase aussieht, habe ich mir für dich natürlich auch genauer angesehen. Die ist im Tool relativ simpel aufgebaut. Eine Stempeluhr gibt es sowohl im Browser als auch in der mobilen App.

Damit konnte ich im Test nur meine Schicht einstempeln, was in den meisten Fällen aber ausreicht.

Gelungen finde ich, dass Shiftbase eine standortbezogene Zeiterfassung mit im Gepäck hat. Das ist vor allem dann praktisch, wenn du Mitarbeiter:innen im Bau- oder Reinigungsgewerbe beschäftigst oder wie in meinem Fall dein Team zu Klient:innen schickst. Auf diese Weise hast du einen zusätzlichen Nachweis – deine Angestellten können schließlich nur einstempeln, wenn sie auch wirklich dort sind.

Richte verschiedene Standortbegrenzungen für die Zeiterfassung problemlos ein

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Kaum dachte ich, ich hätte schon alles entdeckt, bin ich erneut über etwas Nützliches gestolpert (besonders für Teams im Außendienst): Shiftbase trackt sogar deine Kilometer mit. Cool! Stationäre Teams dagegen profitieren von der Möglichkeit, Shiftbase als Kiosk-App auf dem Tablet zu nutzen, oder mit Hardware-Terminals von Datafox oder Easysecure zu verbinden. So regelst du direkt auch die Zutrittskontrolle.

Ein (kleines) Manko habe ich dann aber noch entdeckt: Shiftbase hat keine gesetzlichen Pausenzeiten für dich im System hinterlegt. Da ich das ziemlich schnell selbst erledigen konnte, hat das an meinen Bewertungen aber nichts gerüttelt.

Alle Abwesenheitsarten sind bereits vordefiniert

Gesetzliche Pausenzeiten findest du zwar bei deinem Start mit Shiftbase nicht im Tool vor, dafür alle Abwesenheitsarten. Ich hätte gerne noch eine hinzugefügt, wenn ich wüsste, welche. Hier habe ich absolut nichts zu meckern!

Alle wünschenswerten Abwesenheitsarten sind da

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Schön finde ich, dass du ganz einfach Urlaubssperren einrichten kannst. Ich habe das auch mal ausprobiert und um die Weihnachtszeit maximal drei gleichzeitige Urlaube erlaubt. Das kommt dir besonders dann zugute, wenn dein Business saisonal bedingt mal mehr und mal weniger Personaleinsatz erfordert.

Was der Personalakte fehlt, ergänzt du einfach selbst

Jede gute Software für die Personalplanung benötigt auch eine digitale Personalakte – schließlich verwaltest du mit dem Tool ja auch dein Personal. Auch Shiftbase bringt eine digitale Personalakte mit; und in der habe ich so gut wie alle Informationen speichern können, die ich im Test gebraucht habe.

Wenn es dir an Infos fehlt, trägst du sie ganz einfach nach

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Mir hat es lediglich an der Sozialversicherungsnummer und der Steuer-ID gefehlt, doch auch dieses “Problemchen” konnte ich mithilfe von benutzerdefinierten Feldern schnell lösen.

Je nach Bedarf kannst du so auch andere relevante Infos in der Personalakte speichern, wie die Kleidergröße für die Arbeitskleidung oder die Führerscheinklasse für dein Team im Außendienst. Um die nächste Firmenfeier besser zu planen, lassen sich sogar Hobbys deiner Mitarbeiter:innen hinterlegen – das bleibt ganz dir überlassen.

Deine Organisationsstruktur könntest du nicht schneller anlegen

Was mir an Shiftbase (unter anderem) richtig gut gefällt, ist die sehr unkomplizierte Organisationsverwaltung. In keinem anderen Tool konnte ich meine Standorte, Abteilungen und einzelne Teams so schnell anlegen, wie hier.

Die Organisation deiner Organisation ist Shiftbase wirklich gut gelungen!

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Schön fürs Auge ist auch, dass du deine Teams farblich voneinander trennen kannst. Das sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit im Schichtplan.

So viel zu dem, was Shiftbase alles kann. Aber was kostet der Spaß eigentlich? Das kommt ganz auf dich, deine Unternehmensgröße und deinen gewünschten Funktionsumfang an.

Mit dem kleinsten Paket “Free” verplanst du bis zu 75 (aktive) Mitarbeiter:innen. Die kannst du zwar in insgesamt 5 Teams aufteilen, legst aber nur eine einzige Abteilung an. Obwohl der Tarif völlig kostenlos ist, kannst du damit schon einiges anstellen. Zum Beispiel deine Schichten planen, die mobile App gratis mitnutzen und mit deinem Team über das Nachrichtencenter kommunizieren.

Shiftbase ist sogar kostenlos zu haben

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Ab einem (lächerlich günstigen) Einstiegspreis von 3 €/Mitarbeiter:in/Monat geht mit “Basic” schon wesentlich mehr. Jetzt verwaltest du unbegrenzt viele Mitarbeiter:innen und Teams – in maximal 5 Abteilungen – managst verschiedene Rollen, trackst deine Zeiten und greifst auf die wichtigsten Basics der Urlaubsverwaltung zu.

Beachte: Für den Basic-Tarif solltest du mindestens 10 Mitarbeiter:innen mitbringen. Beim Premium-Tarif ist dagegen eine Mindestuserzahl von 15 Personen notwendig.

Ab 4 € pro User und Monat bekommst du mit dem “Premium”-Tarif den vollen Zugriff zu Shiftbase, mit so vielen Teams und Abteilungen, wie du möchtest. Das ist nicht nur leistungsstark, sondern auch noch preiswert. Jetzt kannst du das Tool nach deinen Wünschen anpassen und dir sogar das Wetter vorhersagen lassen.

Du willst es lieber maßgeschneidert auf dein Business? Dann ist vielleicht der Enterprise-Tarif etwas für dich. Hier profitierst du von individuellen Einstellungen, musst den Preis beim Anbieter aber erst anfragen.

Was mir am Pricing von Shiftbase besonders gut gefällt, sind nicht nur die sehr niedrigen Einstiegspreise. Du kannst jeden Tarif (außer Enterprise) für 14 Tage kostenlos testen. So kannst du schnell sehen, ob Shiftbase für deine Zwecke geeignet ist, oder nicht.

Shiftbase war für mich im Test eines der wenigen Tools, die ich von Anfang an verstanden habe. Kleine Info-Knöpfchen verraten dir, was jedes Feature zu bedeuten hat (sogar ausführlich und einfach erklärt), während die unkomplizierte Benutzeroberfläche schlicht selbsterklärend ist.

Natürlich habe ich nicht jede Ecke des Tools gleich kapiert, hin und wieder war auch mal ein Blick ins Helpcenter notwendig. Dort fand ich aber zu beinahe jedem Thema ein gut gemachtes Tutorial-Video, das für Aha-Momente bei mir gesorgt hat. Mit starken 4,9 von 5 Punkten in der Kategorie “Usability” gehe ich zufrieden aus dem Test. Stark!