Staffcloud denkt in “Einsätzen” statt in “Schichten”
Gleich zu Beginn eine wichtige Info vorweg: Staffcloud ist explizit nicht für die klassische Schichtplanung, sondern für die Verplanung von flexiblen Arbeitskräften gedacht. Mit Staffcloud lassen sich beispielsweise Event-Teams, Aushilfen oder Springer:innen verplanen.
Ein Beispiel: Neben dem Studium hatte ich zum Teil mehrere Jobs gleichzeitig. Hin und wieder war samstags Kinderschminken angesagt, während ich unter der Woche am Nachmittag in einem Café ausgeholfen habe.
Für meine Führungskräfte wäre Staffcloud äußerst praktisch gewesen, denn sie hätten mich und andere Aushilfen sowie Werkstudent:innen flexibel einplanen können. Optimal also, wenn du regelmäßig Personal auf Lohnbasis (“Wage-Earners”) einsetzt.
Willst du stattdessen Voll- oder Teilzeitzeitkräfte in Schichten einteilen (z. B. Früh-, Spät- und Nachtschicht), wie im Einzelhandel oder in der Pflege, dann ist Staffcloud nicht die beste Wahl für dich. Trotzdem wollte ich mir einmal anschauen, wie Staffcloud im Vergleich mit anderen Softwarelösungen so performt!
Eine gute Vorbereitung war für mich das A und O
Was mich bei Staffcloud direkt nach dem Log-in abgeholt hat: Das Tool ist umfassend anpassbar. Diverse Anpassungen und Konfigurationen musst du sogar vornehmen, um deinen ersten Einsatzplan zu erstellen. Dazu gehört beispielsweise:
- Das Anlegen von Mitarbeiter:innen
- Stundenlöhne festlegen
- Konfliktmeldungen einrichten
- und einiges mehr
Das Hinzufügen meines Teams hat mich besonders viel Zeit gekostet. Das lag aber daran, dass es in Staffcloud keinen Massenimport gibt (bzw. nur als Extra-Service im teuersten Tarif) und ich viele Angaben im Mitarbeiterprofil gleich vorweg ausfüllen musste.
Nimm dir mehr Zeit, um dein Personal anzulegen, Employee Data Fields gibt es nämlich einige!
Screenshot: trusted.de
Quelle: staff.cloud.de
Mir hat aber gefallen, dass ich in den Einstellungen selbst entscheiden konnte, welche Pflichtangaben unbedingt notwendig sind, und welche nicht. Das hat zumindest ein wenig Zeit gespart.
Ein weiteres und äußerst wichtiges To-do ist, dass du Qualifikationen anlegst und deinen Mitarbeiter:innen zuordnest. Ganz einfach war das auf Anhieb nicht; nach einem kurzen Blick ins gut sortierte Helpcenter war aber auch das recht zügig erledigt.
Wichtig: Diesen Step solltest du auf gar keinen Fall überspringen. Die Qualifikationen deiner Teammitglieder sind nämlich für die Einsatzplanung ausschlaggebend.
Wenn du Staffcloud nur einmal kennenlernen bzw. in der Praxis selbst testen möchtest, kannst du dir diese Schritte übrigens sparen. Der Anbieter hat für dich nämlich schon Beispieldaten und -projekte im System hinterlegt. So fängst du nicht bei null an.
In mehreren Schritten, mit etwas Geduld und Nachhilfe zur projektbasierten Personalplanung
Kommen wir zum Main-Act: der Einsatzplanung! Den Begriff “Einsatzplanung” nehme ich hier wörtlich, denn Schichten – im eigentlichen Sinn – planst du damit nur mit Mühe.
Das heißt konkret: Du kannst mit Staffcloud (weitgehend) problemlos einzelne Termine, Events, Standorte oder Stationen anlegen und anschließend deine Mitarbeiter:innen darauf verteilen. Wochenschichtpläne, wie du sie vielleicht von anderen Tools kennst, setzen ein wenig Fleißarbeit voraus.
Um deine Einsätze zu planen, musst du insgesamt vier Steps erledigen:
- Projekt anlegen und benennen
- Events erstellen (also deine Einsätze, inklusive Ort und Zeit)
- Die Qualifikationen deines Teams bestimmen
- Teammitglieder einladen und per Drag-and-Drop den Diensten zuweisen
Die ersten drei Schritte haben mit einigen Workarounds relativ gut funktioniert. Beim letzten Step – dem Einladen meines Teams – hatte ich allerdings so meine Probleme. Staffcloud wollte mir meinen Wochen-Schichtplan einfach nicht ausgeben, trotz mehrerer Neuanfänge und Besuche im Helpcenter.
Am Ende lag es daran, dass ich einen Filter falsch eingestellt hatte. Das war kein Beinbruch und der falsche Fehler war schnell behoben – allerdings erst, nachdem ich eine “Nachhilfestunde” beim Supportteam von Staffcloud eingelegt habe. Das hat mich dann ein ganzes Stück weiter gebracht!
Wie gut, dass du vom Anbieter ein geführtes Onboarding bekommst, bevor du dich auf das Tool stürzt. Ich habe darauf absichtlich verzichtet, um herauszufinden, wie weit ich mit meinem Vorwissen komme – wie ich feststellen musste: nicht sehr weit. Wenn du bisher noch kaum mit komplexeren Tools gearbeitet hast, würde ich dir ein Meeting mit dem netten Support-Team wärmstens empfehlen!
Immerhin: Mein fertiger “Schichtplan” kann sich – nach all der Plackerei – dafür sehen lassen:
Im fertigen Dienstplan siehst du einen Tag nach dem anderen
Screenshot: trusted.de
Quelle: staff.cloud.de
Toll ist aber, dass dir Staffcloud – nachdem du deine Projekte bzw. Events angelegt hast – auch eine Kalenderansicht zur Verfügung stellt. Wenn du also den Schichtplaner als Ansicht bevorzugst und gewöhnliche Planer nicht deinen Bedürfnissen entsprechen, kommst du mit Staffcloud an dieser Stelle voll auf deine Kosten!
Neben meinen Verständnisproblemen bin ich allerdings auf weitere Herausforderungen gestoßen. So musst du bei der Einsatzplanung du selbst darauf achten, dass du gesetzliche Ruhezeiten einhältst und auch die Arbeitszeitkontingente nicht überschreitest.
Da das Tool für diese Zwecke (zumindest aktuell) nicht ausgelegt ist, ist das durchaus verzeihlich – etwas müßig ist es aber trotzdem.
Fazit: Einsatzplanung? Easy! – Schichtplanung? Nur über Umwege.
Du denkst jetzt vermutlich: “Hui, Staffcloud klingt bisher ja nicht so dolle!” Und zugegeben, ich hatte so meine Probleme mit dem Tool. Das lag schlicht und einfach daran, dass ich auf Teufel komm raus Schichten planen wollte, obwohl Staffcloud nicht für die Schichtplanung gebaut wurde. Das hat mich viel Zeit und Nerven gekostet, hat aber an meiner Bewertung (fast) nichts gerüttelt.
Apropos Zeit sparen: An einigen zeitsparenden bzw. praktischen Features hat es mir an Staffcloud im Vergleich zu anderen Tools noch gefehlt. Du kannst zum Beispiel keine Vorlagen erstellen und einen übersichtlichen Teamkalender gibt es auch nicht. Ich musste außerdem gesetzliche Ruhezeiten sowie Arbeitszeitkontingente selbst beachten – auch das klappt bei anderen Anbietern von ganz allein.
Kurzfassung: Du planst einzelne Einsätze oder Events für dein Business oder deine Kund:innen? Dann schau dir Staffcloud doch einmal genauer an. Suchst du stattdessen nach einem Tool, mit dem du deinen Mehrschicht-Betrieb planen kannst? In diesem Fall sind Tools wie Planday, Shiftbase, Papershift und Co. für dich interessanter.
Das Wichtigste zur Schicht- und Dienstplanung mit Staffcloud
- Projektbasierte Einsatzplanung: Plane einzelne oder mehrere Einsätze gleichzeitig mit Staffcloud.
- Qualifikationen: Weise dein Team entsprechend ihrer Qualifikationen einzelnen Einsätzen ganz bequem via Drag-and-Drop zu.
